Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding

2 Inhoudstafel Over PrintShop Mail... 5 Contactgegevens... 7 PrintShop Mail Help gebruiken... 9 PrintShop Mail installeren Wat is er nieuw in PrintShop Mail? PrintShop Mail upgraden Aan de slag Printerstuurprogramma installeren Dongle installeren Nieuw document maken Standaardinstellingen Layoutgrootte instellen Database openen Verbinding maken met een SQL-Server Variabele tekst toevoegen Notatie van variabelen instellen Serienummers maken Statische en variabele afbeeldingen toevoegen Layoutcondities Layoutherhaling Papierlade selecteren Aantal exemplaren Document controleren Document opslaan Documenten publiceren Basishandelingen voor afdrukken Standaard PostScript Geoptimaliseerd PostScript AHT Creo VPS Fiery FreeForm Fiery FreeForm PPML PPML/VDX PrintStreamer VIPP Pagina-instellingen Subsetafwerking Overzicht Geautomatiseerd afdrukken Opdrachtregelargumenten Extended Scripting DDE HotFolder Venster Eigenschappen Het venster Eigenschappen Eigenschappen van een PDF-pagina Afbeeldingseigenschappen Eigenschappen van tekst Tekenstijl Alinea-opmaakprofiel Layoutelementen Hulplijnen Vouwlijnen Bleedmarge Uitsnijdmarkeringen Objecten selecteren Objecten verplaatsen en de grootte wijzigen Objecten kopiëren Objecten uitlijnen Objecten rangschikken Objecten vergrendelen Tekstobjecten koppelen Overzicht werkbalken

3 2 Werkbalk Database Werkbalk Objecten Werkbalk Standaard Werkbalk Tekstopmaak Werkbalk Tekstlink Werkbalk Extra Werkbalk Beeld Ondersteunde databaseformaten Ondersteunde afbeeldingsformaten Programma-instellingen Instellingen afdruktaak Herhalingsinstellingen Impositie-instellingen PrintShop Web-instellingen Overzicht expressies Overzicht van favoriete expressies Favoriete expressies - Beginhoofdletters Favoriete expressies - Aanhef Favoriete expressies - Aangepaste serienummers Overzicht functies Expressieoperators Overzicht barcodefuncties CODABAR CODE CODE EAN EAN ITF (Interleaved 2 van 5) JAN JAN KIX MSI Plessey NW ONECODE POSTNET UPCA UPCE YUBAR Overzicht layoutfuncties BLANK PRINT SKIP Overzicht logische functies AND FALSE FILE_EXIST IF NOT OBJECT_EMPTY OR TRUE Overzicht van getalfuncties ABS CHR COUNTER DIV INT LAYOUT_COUNT LAYOUT_NR MOD PAGE_COUNT PAGE_NR RECORD_COUNT RECORD_NR ROUND SGN VAL

4 Overzicht stringfuncties ASC CONTAINS DATE LEFT LEN LOWER LTRIM MID POS PROPER REPLACE RIGHT RTRIM STR TEXT_FILE TODAY TRIM UPPER Plug-ins Sneltoetsen - Windows Sneltoetsen Macintosh Licentieovereenkomst Glossary Index

5

6 Over PrintShop Mail Gebruikershandleiding PrintShop Mail Gebruik maken van het potentieel van uw gegevens door het afdrukken van variabele afbeeldingen en tekst op basis van unieke informatie voor elke individuele ontvanger. Overzicht PrintShop Mail is een snel, efficiënt en gebruiksvriendelijk professioneel softwareprogramma waarmee u snel en eenvoudig gepersonaliseerd kunt afdrukken. Hiermee kunt u het samenvoegen van database-informatie met een ontwerp optimaliseren. Voor advertenties, direct mailing, flyers en andere typen promotiematerialen kunt u vertrouwen op PrintShop Mail. Met PrintShop Mail kunnen gebruikers eenvoudige en complexe afdruktaken met variabele gegevens uitvoeren voor middelgrote tot grote uitvoervolumes. Door een databaseveld eenvoudigweg op de documentindeling te slepen, maakt PrintShop Mail een koppeling tussen het databaseveld en het document. In PrintShop Mail kunt u een afdrukvoorbeeld bekijken en u beschikt over krachtige controlemogelijkheden voor correct afdrukken. Gebruik de uitgebreide set voorwaardelijke regels voor een databasegebaseerde opzet. Document controleren vóór afdrukken. Herhalingsinstellingen weergeven. Ondersteuning voor verticale tekst en dubbel-bytetekens. Tijdens het afdrukproces worden de variabele gegevens uit de database direct naar de printer gestuurd. Het statische gedeelte van de afdruktaak hoeft niet opnieuw te worden verzonden. Op deze manier wordt het afdrukproces drastisch verkort en voorkomt u onnodige belasting van het netwerk. Met PrintShop Mail kunt u dan met uw PostScript -printer afdrukken op of nabij de optimale snelheid, afhankelijk van de RIP-capaciteit. Hierdoor wordt het afdrukken van variabele gegevens een efficiënt proces. Voordelen Gebruiksvriendelijk: Geen programmeerkennis nodig U kunt uw huidige ontwerpprogramma, database, PostScript RIP en printer blijven gebruiken. Variabele gegevens afdrukken op de optimale snelheid van de printer. Lagere drukkosten en minder drukafval. Tijd en geld besparen dankzij efficiënt productieproces. Open architectuur: makkelijk in te zetten in de bestaande workflow. Direct een voorbeeld weergeven om de resultaten te bekijken voordat u afdrukt. Zo kunt u de nauwkeurigheid verhogen. Layout en database kunnen apart van elkaar worden gemaakt. Broncontrole op betrouwbaarheid van de printstroom. Afwerkopties per record of per set. Inclusief negen gratis barcodelettertypen. Bedrijfstoepassingen Beoogde advertenties Drukwerk samenvoegen op hoge snelheid Direct mailings Kortingsbonnen Ansichtkaarten Flyers Tickets Certificaten Brieven en meer 5

7

8 Contactgegevens Gebruikershandleiding PrintShop Mail Voor een kantoor van Objectif Lune bij u in de buurt en voor meer informatie over onze producten en diensten, gaat u naar 7

9

10 PrintShop Mail Help gebruiken Aan de slag met PrintShop Mail Hieronder vindt u enkele tips voor het gebruik van deze online Help voor PrintShop Mail. Over het Help-venster U kunt in dit Help-systeem op verschillende manieren navigeren. De Help is verdeeld in een linker- en rechterframe. Het rechterframe bevat de eigenlijke Help-teksten en enkele navigatiehulpmiddelen. Het linkerframe is speciaal voor navigatie. Boven het linkerframe staan de volgende vier knoppen: Verbergen/Weergeven:voor het weergeven of verbergen van de inhoudsopgave. Terug: voor het weergeven van het vorige onderwerp dat werd getoond. Volgende: voor het weergeven van het volgende onderwerp dat werd getoond. Afdrukken: voor het afdrukken van een of meerdere onderwerpen. Tabbladen Inhoud, Index, Zoeken en Verklarende woordenlijst In het linkerframe staan de volgende tabbladen, waarmee u toegang krijgt tot de navigatiemiddelen: Inhoud Index Zoeken Verklarende woordenlijst Hyperlinks en Verwante onderwerpen In het rechterframe zijn de volgende navigatiemiddelen beschikbaar: Hyperlinks Verwante onderwerpen De navigatiemiddelen in de Help gebruiken Inhoud Opmerking: de Inhoud wordt standaard weergegeven als de Help wordt geopend. Klik op de andere tabbladen voor de overige navigatiemiddelen. 1. Als de inhoudsopgave niet wordt weergegeven, klik dan op het tabblad Inhoud. De inhoudsopgave verschijnt in het linkerframe. Het wordt weergegeven als een boomstructuur met pictogrammen in de vorm van een boek. Deze boeken zijn hiërarchisch gestructureerd. 2. Klik op een boekpictogram. 3. Klik op een paginapictogram. De overeenkomende Help-tekst verschijnt in het rechterframe. Index 1. Klik op het tabblad Index. 2. Voer in het tekstvak de eerste letter van het trefwoord in waarover u informatie zoekt of voer het hele trefwoord in. De lijst onder het tekstvak springt naar het eerste woord in de lijst dat begint met de letters die u hebt ingevoerd. Het geselecteerde trefwoord is gemarkeerd. 3. Ga verder met invoeren van meer letters om de selectie verder te beperken of klik op het juiste trefwoord in de lijst, indien dit wordt weergegeven. 4. Klik op Weergeven. De overeenkomende Help-tekst wordt in het rechterframe weergegeven. Zoeken 1. Klik op het tabblad Zoeken. Boven in het tabblad Zoeken staat een tekstvak waarin u een trefwoord kunt invoeren. 9

11 2. Klik op Onderwerpen. Er verschijnt een lijst met onderwerpen waarin het trefwoord voorkomt. 3. Klik op het gewenste onderwerp. 4. Klik op Weergeven. De Help-tekst wordt in het rechterframe weergegeven. Het geselecteerde trefwoord is gemarkeerd. Verklarende woordenlijst 1. Klik op het tabblad Verklarende woordenlijst om termen uit PrintShop Mail te tonen. 2. Klik op een term in de lijst om de definitie weer te geven. Hyperlinks De Help-teksten bevatten hyperlinks. Deze zijn onderstreept. Klik op de onderstreepte tekst om het Help-onderwerp te bekijken. Verwante onderwerpen Met de knoppen Verwante onderwerpen kunt u Help-teksten openen over gerelateerde onderwerpen. Klik op de knop Verwante onderwerpen. Als er slechts 1 verwant onderwerp is, wordt het onderwerp meteen geopend. Als er meerdere verwante onderwerpen zijn, verschijnt er een lijst waaruit u een onderwerp kunt kiezen. 10

12 PrintShop Mail installeren Aan de slag met PrintShop Mail Voordat u begint Als u PrintShop Mail wilt installeren op een computer met Windows 2000, XP of 2003, zorg er dan voor dat u inlogt met de volledige beheerderrechten voordat u het installatieprogramma start. PrintShop Mail installeren Windows 1. Zoek op de cd-rom het bestand Setup.exe. 2. Dubbelklik op dit bestand om de installatiewizard te starten. 3. Selecteer de taal die u tijdens installatie wilt gebruiken. 4. Klik op OK. 5. Klik op Volgende. 6. Lees de licentieovereenkomst en selecteer de optie Ik ga akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst. (Als u de optie Ik ga niet akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst selecteert, wordt de installatie gestopt.) 7. Klik op Volgende. 8. Geef op of PrintShop Mail voor alle gebruikers van de computer beschikbaar moet zijn of alleen voor de huidige gebruiker. 9. Klik op Volgende. 10. Kies tussen Volledige of Aangepaste installatie. Als u op Volledig klikt, worden alle benodigde programmafuncties geïnstalleerd. Alle andere talen worden automatisch geïnstalleerd. Als u Aangepast selecteert, kunt u in het volgende venster programmafuncties selecteren of deselecteren. Een aangepaste installatie uitvoeren 1. Klik op het pictogram voor de vaste schijf om voor de geselecteerde functie vier opties te bekijken: Deze functie wordt geïnstalleerd op de lokale vaste schijf. Deze functie en de subfuncties worden geïnstalleerd op de lokale vaste schijf. Deze functie wordt alleen geïnstalleerd indien dit nodig is. Deze functie is niet beschikbaar. 2. Selecteer de gewenste opties. 3. Als u de standaardmap wilt wijzigen, klikt u op Wijzigen en selecteert u de map waar u PrintShop Mail wilt installeren. Bij beide opties kunt u de instellingen controleren. 11. Nadat u de gewenste optie hebt ingesteld, klikt u op Volgende. 12. Klik op Installeren om verder te gaan met de installatiewizard. 13. Klik op Voltooien. Mac OS 1. Zoek op de cd-rom het installatieprogramma van PrintShop Mail. 2. Dubbelklik op dit bestand om de installatiewizard te starten. Het startvenster van PrintShop Mail verschijnt. 3. Klik op Doorgaan. 4. Lees de licentieovereenkomst en selecteer de optie Ik ga akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst. (Als u de optie Ik ga niet akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst selecteert, wordt de installatie gestopt.) 5. Klik op Doorgaan. 6. PrintShop Mail wordt automatisch geïnstalleerd in de programmamap. U kunt desgewenst een andere locatie kiezen om PrintShop Mail te installeren. 7. Klik op Doorgaan. 8. Kies het Installation Type: Als u op Easy Install klikt, worden alle benodigde programmafuncties geïnstalleerd. 11

13 Als u Aangepast selecteert, kunt u programmafuncties selecteren of deselecteren. 9. Klik op Installeren om verder te gaan met de installatiewizard. 10. Er verschijnt een dialoogvenster met de melding "Installation was successful". Als u klaar bent, klikt u op Sluiten om het installatieprogramma te sluiten. Als u meer installaties wilt uitvoeren, klikt u op Doorgaan. U kunt de dongle vanuit dit venster installeren of deze later installeren. Zie voor meer informatie Dongle installeren. 11. Alles is geïnstalleerd in een map met de naam "PrintShop Mail". 12

14 Wat is er nieuw in PrintShop Mail? Aan de slag met PrintShop Mail Klik op een kop voor meer informatie: Windows Afdrukken PrintShop Mail is niet meer afhankelijk van Adobe Acrobat voor het verwerken van PDF-pagina's. Afdrukvoorbeeld is geïmplementeerd om op het beeldscherm een voorstelling van de afdrukuitvoer weer te geven. Variabelen Ondersteuning voor USPS OneCode-barcode is toegevoegd. Ondersteuning voor XML-databases is toegevoegd. Documenten Ondersteuning voor Twee kleuren is toegevoegd. Afbeeldingen kunnen worden weergegeven en afgedrukt in Twee kleuren. PrintShop Mail-documenten kunnen worden opgeslagen als PrintShop Mail-sjablonen. Sjablonen zijn PrintShop Mail-documenten die zijn ontworpen voor later gebruik. Deze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt als basis voor nieuwe documenten en voor het publiceren naar PrintShop Web. De sjablonen bevatten de basis- (achtergrond-) layout en de documentinstellingen. Het is mogelijk om plug-ins te gebruiken. Gebruikersinterface De gebruikersinterface is verder verbeterd, bijvoorbeeld: Koppelende vensters, waarmee u de gebruikersinterface kunt aanpassen aan uw persoonlijke voorkeuren. Interfacethema (skins), waarmee u het uiterlijk van de gebruikersinterface van het programma kunt wijzigen. In het menu Bestand is een nieuw submenu Operatorinstructies toegevoegd. Een documentontwerper kan hier een opmerking plaatsen met instructies over instellingen voor dubbelzijdig afdrukken, papiergewicht, enz.. Dit is een snelkoppeling naar het bewerkingsvak Opmerkingen in de eerste stap van de wizard Publiceren naar PrintShop Web. Mac OS Afdrukken Ondersteuning voor afdruktechnologie AHT. Variabelen Ondersteuning voor USPS OneCode-barcode. Documenten Het is nu mogelijk om teksteigenschappen (attributen) van meerdere tekstobjecten gelijktijdig te bewerken. U kunt nu uw favoriete expressies opslaan in PrintShop Mail. Hierdoor kunt u expressies eenvoudig hergebruiken in andere documenten en kunt u uw favorieten exporteren naar en importeren op andere computers. 13

15 Gebruikersinterface De werkbalk Tekst is toegevoegd. 14

16 PrintShop Mail upgraden Aan de slag met PrintShop Mail Voor bepaalde functies van PrintShop Mail, bijvoorbeeld voor specifieke afdruktechnologieën of geautomatiseerd afdrukken, moet u uw dongle upgraden voordat u deze functies kunt gebruiken. Tijdens het upgraden ziet het programma welke upgrade-opties er beschikbaar zijn en kunt u hieruit een keuze maken. Er zijn licenties verkrijgbaar voor 1 gebruiker, meerdere gebruikers en netwerklicenties. Voor informatie over officiële prijzen, raadpleegt u de website van PrintShop Mail en klikt u op Order Now/Price List. Licenties voor 1 gebruiker: Er zijn licenties voor 1 gebruiker verkrijgbaar die zijn geprogrammeerd voor een onbeperkt of specifiek aantal records: 1. Met de versies Unlimited en Professional kunt u onbeperkt records afdrukken. 2. Met de versies Limited en Standard kunt u records afdrukken. Licenties voor meerdere gebruikers (alleen Windows) Met een licentie voor meerdere gebruikers kunnen meerdere gebruikers een PrintShop Mail-taak gelijktijdig afdrukken op een printer op het lokale netwerk (LAN). Met alle licenties voor meerdere gebruikers kunt u een onbeperkt aantal databaserecords samenvoegen. Upgrade-opties voor PrintShop Mail Upgrade-opties Upgrades voor PrintShop Mail 6 Upgrade PrintShop Mail-versie Windows Macintosh PrintShop Mail 98 Ja Niet beschikbaar PrintShop Mail 4.X Ja Ja PrintShop Mail 5.X Ja Nee Upgrades voor PrintShop Windows Macintosh Mail-producten Standard of Professional Ja Ja Technologie-upgrade Windows Macintosh Standard Production Standard Production VIPP Niet beschikbaar Ja Niet beschikbaar Ja Geautomatiseerd afdrukken De dongle upgraden In het menu Help kunt u drie verschillende upgrade-opties kiezen: Bon Aanvraag upgraden Dongle activeren Bon Niet beschikbaar Ja Niet beschikbaar Niet beschikbaar Als u een bonnummer van PrintShop Mail hebt, klikt u op "Bon". Er wordt een webpagina geopend waarin u PrintShop Mail kunt upgraden met een bon. Hier vult u het bonnummer en enkele aanvullende gegevens in om de aanvraag te bevestigen. 15

17 Upgraden Als u tegoeden wilt toevoegen, de versie wilt upgraden of OL CARE of een andere optie aan uw dongle wilt toevoegen, klikt u op "Upgrade". De upgradepagina voor PrintShop Mail wordt geopend. Hier selecteert u de gewenste opties en vult u aanvullende informatie in om de aanvraag te bevestigen. Dongle activeren Als u een autorisatiecode terugkrijgt van uw bon- of upgradeaanvraag (per ), moet u deze code invoeren in het venster voor activering van de dongle. Selecteer vervolgens "Dongle activeren" en klik op "Activeren". Om de dongle-informatie te bekijken, selecteert u Help/Tegoeden. De upgradeopties zijn alleen beschikbaar als er een PrintShop Mail-dongle op de computer is bevestigd terwijl de upgradeprocedure wordt uitgevoerd. Oudere PrintShop Mail-documenten De nieuwe versies van PrintShop Mail kunnen uw bestaande PrintShop Mail-documenten lezen. Oudere versies van PrintShop Mail kunnen echter geen documenten lezen die zijn opgeslagen in het nieuwere PrintShop Mail-formaat. Zie voor meer informatie Document opslaan. Nieuwe versies van PrintShop Mail worden pas herkend nadat de dongle-upgrade is uitgevoerd. 16

18 Aan de slag Gebruikershandleiding PrintShop Mail Hieronder vindt u de basisstappen voor het installeren van PrintShop Mail en voor het maken van PrintShop Maildocumenten. Klik op een onderwerp om door de stapsgewijze handleiding te bladeren. PrintShop Mail installeren Installatieprocedure Gids met stapsgewijze instructies Nieuw document openen Database openen Statische en variabele afbeeldingen invoegen Variabele tekst maken Layoutcondities (wordt ook "pagina kiezen" genoemd) Papierlade selecteren Layout herhalen Afdrukvoorbeeld Layout controleren Document opslaan Nadat u een PrintShop Mail-document hebt gemaakt en gecontroleerd, is het klaar om af te drukken of te publiceren naar PrintShop Web. Afdruktechnologie kiezen Afdrukopties instellen Documenten publiceren 17

19 Printerstuurprogramma installeren Aan de slag met PrintShop Mail Om PostScript-output te maken, moet PrintShop Mail communiceren met een PostScript-printerstuurprogramma. Wij raden u aan het PostScript-printerstuurprogramma van Adobe of Microsoft te gebruiken. Adobe PostScript-printerstuurprogramma Voor het installeren van de printer met het Adobe PostScript-printerstuurprogramma zijn het installatieprogramma van AdobePS en een PPD-bestand nodig (PostScript Printer Description). De cd-rom van PrintShop Mail bevat zowel het installatieprogramma van AdobePS als een aantal gangbare PPDbestanden. Voor meer informatie over het Adobe PostScript-stuurprogramma kunt u terecht op Microsoft PostScript-stuurprogramma (alleen Windows) U kunt een printer installeren met het Microsoft PostScript-stuurprogramma via de wizard Printer toevoegen in het Configuratiescherm. De wizard vraagt om een INF-bestand, dat specifieke informatie over de printer bevat. De cd-rom van PrintShop Mail bevat geen INF-bestanden maar de leverancier van uw printer moet u de juiste bestanden kunnen leveren. 18

20 Dongle installeren Aan de slag met PrintShop Mail Over de dongle Zonder de dongle kan PrintShop Mail alleen in de Designer mode worden gebruikt. In deze modus zijn alle functies beschikbaar, maar er kunnen per sessie slechts 25 records worden afgedrukt. Ook wordt er over elke layout PrintShop Mail afgedrukt. Als u een dongle hebt van een oudere versie van PrintShop Mail, moet u deze upgraden. Anders is PrintShop Mail alleen te gebruiken in de Designer mode. Zie voor meer informatie PrintShop Mail upgraden. Zie de afbeelding van de USB-dongle (dongles kunnen licht afwijken): Met elk tegoed kunt u 1 record afdrukken. De dongle installeren Windows Sluit de dongle aan op een USB-poort van de computer. Kijken hoe veel tegoed de dongle nog heeft: 1. Start PrintShop Mail. 2. Kies in het menu Help de optie Tegoeden. Mac OS 1. Sluit de dongle aan op een USB-poort. 2. Blader naar de map "Dongle Drivers". 3. Dubbelklik op "AKSUSB Install.pkg". 4. Er wordt een Welkomstbericht weergegeven. Klik op Doorgaan. 5. Er wordt een LeesMij-bestand weergegeven. Klik op Doorgaan. 6. De HASP-software wordt standaard geïnstalleerd op het volume "Macintosh HD". Klik op Doorgaan. 7. Klik op Installeren. 8. Er verschijnt een dialoogvenster met de melding "Installation was successful". 9. Klik op Sluiten om de installatie te voltooien. 10. Om te controleren of het stuurprogramma correct is geïnstalleerd, start u PrintShop Mail en selecteert u in het menu Help de optie Tegoeden. Opmerkingen: 1. Om het stuurprogramma van de dongle te installeren, dient u in te loggen als "root". 2. Voordat u de dongle installeert voor Mac OS X, dient u ervoor te zorgen dat de dongle-stuurprogramma's voor Mac OS 9x van het systeem zijn verwijderd. De stuurprogramma's van OS 9x zijn niet compatibel met OS X. Als deze stuurprogramma's op het systeem aanwezig blijven, zal de dongle voor OS X niet werken. Procedure: Druk op Command + F en zoek op de lokale schijven naar MacHasp (normaalgesproken staat dit in de systeemmap van de OS9-uitbreidingsmap). Wanneer er een lijst verschijnt met daarin MacHasp4Shim en MacHaspUsbDD, verwijdert u deze bestanden en leegt u vervolgens de prullenbak. 19

21 Kijken hoe veel tegoed de dongle nog heeft: 1. Start PrintShop Mail. 2. Kies in het menu Help de optie Tegoeden. 20

22 Nieuw document maken Hoe kan ik... Windows Er zijn twee manieren om een nieuw PrintShop Mail-document te maken: Een nieuw document met een lege layout Een document waarvan de inhoud en afmetingen van de layout zijn gebaseerd op een bestaand PDF- of afbeeldingsbestand. Beginnen met een leeg document Wanneer PrintShop Mail wordt gestart, wordt er altijd een lege layout weergegeven. U kunt PrintShop Mail ook een nieuw leeg document laten maken door in het menu Bestand de optie Nieuw leeg document te kiezen of de sneltoets CTRL+N te gebruiken. De grootte van deze lege layout is ingesteld op Passend op pagina. Zie voor meer informatie over layoutafmetingen De layoutgrootte instellen. Nu kunt u met de ontwerphulpmiddelen van PrintShop Mail statische en variabele objecten aan de layout toevoegen. Zie voor meer informatie Een database openen, Afbeeldingen toevoegen en Variabele tekst toevoegen De inhoud van een layout baseren op een PDF- of afbeeldingbestand Selecteer in het menu Bestand de optie Nieuw document, gebaseerd op PDF of druk op CTRL+SHIFT+N. Met deze optie kunt u ook een Microsoft Word-document importeren, dat automatisch wordt omgezet in een PDF-bestand. Zo maakt u layouts die overeenkomen met die van de pagina's in het PDF-bestand. Opmerking: Nadat u een nieuw document hebt gemaakt dat is gebaseerd op een PDF-bestand, worden de PDF-pagina's behandeld als afzonderlijke objecten. Het is mogelijk de schaal van de PDF-pagina's in de layout te wijzigen. U kunt ook een PDF-bestand plaatsen door in het menu Invoegen de optie PDF te kiezen of door op de knop PDF plaatsen te klikken op de werkbalk Extra. Als u op deze manier een PDF-bestand importeert, kunt u het bestand proportioneel schalen en de PDF op elke willekeurige plaats van de layout zetten. PrintShop Mail-sjablonen Met PrintShop Mail kunt u PrintShop Mail-sjablonen maken. Sjablonen zijn PrintShop Mail-documenten die u kunt ontwerpen voor later gebruik, bijvoorbeeld voor het publiceren naar PrintShop Web. De sjablonen bevatten de (achtergrond) layout en de documentinstellingen. Een sjabloon maken Er zijn twee manieren om een PrintShop Mail-sjabloon te maken: Van een PrintShop Mail-document: 1. Start PrintShop Mail. 2. Maak het gewenste PrintShop Mail-document. 3. Kies in het menu Bestand de optie Opslaan als sjabloon. Nieuw sjabloondocument: 1. Start PrintShop Mail. 2. Kies in het menu Bestand de optie Nieuw document, gebaseerd op sjabloon. 3. Zoek een sjabloonbestand. 4. Klik op Openen. 5. Maak de gewenste wijzigingen. 6. Kies in het menu Bestand de optie Opslaan als sjabloon. PrintShop Mail-sjablonen worden opgeslagen met de extensie ".PSMT". PrintShop Mail-sjablonen worden standaard opgeslagen in de map Template die zich bevindt in de programmamap van PrintShop Mail. 21

23 Het sjabloon wijzigen Het is mogelijk om PrintShop Mail-sjablonen aan te passen om de documentinstellingen of de inhoud te wijzigen. 1. Kies in het menu Bestand de optie Sjabloon openen. 2. Maak de gewenste wijzigingen. 3. Kies in het menu Bestand de optie Opslaan als sjabloon. Opmerking: In een sjabloon wordt geen koppeling opgeslagen naar de database die u mogelijk hebt gebruikt tijdens het ontwerpen van het PrintShop Mail-document. Mac OS Wanneer PrintShop Mail wordt gestart, wordt er altijd een lege layout weergegeven. De grootte van de lege layout is ingesteld op Automatisch. Voor het wijzigen van het layoutformaat raadpleegt u De layoutgrootte instellen. 22

24 Standaardinstellingen Hoe kan ik... De standaardinstellingen in PrintShop Mail besparen u tijd. Als de standaardinstellingen niet passen bij uw manier van werken, zult u elk document elke keer moeten aanpassen voordat u kunt beginnen. U kunt de standaardinstellingen van PrintShop Mail resetten in de Voorkeuren. Hiertoe voert u de volgende stappen uit: 1. Start PrintShop Mail. 2. Kies in het menu Bestand de optie Sluiten. Wanneer PrintShop Mail wordt gestart, wordt er altijd een lege layout weergegeven. (Windows): Kies in het menu Bewerken de optie Voorkeuren (CTRL+K). (Mac OS): Selecteer in het menu PrintShop Mail (Command) de optie Voorkeuren. 3. Maak de gewenste wijzigingen. Opmerking: Als u de instellingen aanpast terwijl er geen documenten geopend zijn, worden deze instellingen de standaardinstellingen voor alle nieuwe documenten. Wijzigingen die u aanbrengt terwijl er een document geopend is, zijn alleen van toepassing op dat document. De standaardinstellingen die voor alle documenten kunnen worden aangepast, zijn: Programma Afdruktaak Herhaling Impositie PrintShop Web 23

25 Layoutgrootte instellen Hoe kan ik... Windows Een PrintShop Mail-document kan bestaan uit 1 of meerdere layouts die mogelijk allemaal een andere grootte hebben. PrintShop Mail ondersteunt meerdere layoutgrootten binnen een document. Wanneer PrintShop Mail wordt gestart, wordt er altijd een lege layout weergegeven. De grootte van deze lege layout is ingesteld op Passend op pagina. De grootte en afdrukstand (staand of liggend) kunnen per layout worden ingesteld door in het menu Layout de optie Grootte te kiezen of door de layout te selecteren in het Venster Layouts. Het dialoogvenster zoeken Layout > Grootte In onderstaande tabel staat meer informatie over de opties in het dialoogvenster Layoutformaat. Instelling Grootte Breedte Hoogte Vorm Toepassen op Omschrijving Selecteer een standaardformaat voor het PrintShop Mail-document: A3, A4, A5, B5, US Letter of US Legal. Selecteer Aangepast formaat om aangepaste instellingen in te voeren. Voer de aangepaste breedte in. Deze instelling is bewerkbaar wanneer u "Aangepast formaat" selecteert. Voer de aangepaste hoogte in. Deze instelling is bewerkbaar wanneer u "Aangepast formaat" selecteert. Selecteer Staand of Liggend. Huidige layout Dit punt naar voren Hele document Mac OS Een PrintShop Mail-document kan bestaan uit 1 of meerdere layouts die allemaal dezelfde grootte hebben. Er zijn twee manieren om het formaat en de afdrukstand in te stellen. Automatische layoutgrootte U kunt de layoutgrootte baseren op het papierformaat dat is geselecteerd in het dialoogvenster Afdrukinstellingen. Hiertoe selecteert u in het menu Layout de optie Automatische layoutgrootte. PrintShop Mail zal de grootte van de layouts dynamisch aanpassen zodat deze op het papier passen, ook als u layoutherhaling gebruikt. 24

26 Vaste layoutgrootte U kunt een vaste layoutgrootte instellen in het dialoogvenster Layoutgrootte. Hierdoor blijft de layoutgrootte gelijk, ongeacht de printer en het papierformaat die geselecteerd zijn. Het dialoogvenster zoeken Layout > Grootte > Vast In onderstaande tabel staat meer informatie over de opties in het dialoogvenster Layout opzetten. Instelling Grootte Breedte Hoogte Afdrukstand Omschrijving Selecteer een standaardformaat voor het PrintShop Mail-document: A4, A5, B5, US Letter of US Legal. Selecteer Aangepast formaat om aangepaste instellingen in te voeren. Voer de aangepaste breedte in. Deze instelling is bewerkbaar wanneer u "Aangepast formaat" selecteert. Voer de aangepaste hoogte in. Deze instelling is bewerkbaar wanneer u "Aangepast formaat" selecteert. Selecteer Staand of Liggend. 25

27 Database openen Hoe kan ik... Zie voor een lijst van ondersteunde databaseformaten Ondersteunde databaseformaten. Traditionele databases zijn geordend op veld, record en bestand. Een veld is een enkelvoudig stuk informatie, een record is een complete set velden en een bestand is een verzameling records. Voorbeeld van database Postcode AUTO TYPE AUTO Mustang A Explorer B Windstar C Explorer B ZIP, AUTO en TYPE AUTO zijn velden, de rest zijn records. Een database openen Windows 1. Kies in het menu Database de optie Openen. 2. Zoek een databasebestand. 3. U kunt ook verbinding maken met een gegevensbron op een server door in het linkerdeelvenster op het pictogram ODBC-gegevensbronnen te klikken. 4. Dubbelklik op de naam van een gegevensbron. Opmerking: U kunt nieuwe gegevensbronnen opgeven of bestaande gegevensbronnen aanpassen in het dialoogvenster ODBC-gegevensbronbeheer. Dit dialoogvenster opent u via het Configuratiescherm. In Windows 2000, XP en 2003 staat dit onder Systeembeheer. Beperkingen: In PrintShop Mail is het niet mogelijk meerdere tabellen gelijktijdig te activeren. Als een database meerdere tabellen bevat, verschijnt er een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd een van de tabellen te selecteren. PrintShop Mail ondersteunt geen relationele databases. Gegevensvelden Om PrintShop Mail-documenten naar PrintShop Web te publiceren, kunt u een PrintShopMaildocument ontwerpen met of zonder koppeling naar een database. De invoer in het venster Gegevensveld in PrintShop Mail zijn gegevensvelden die in het document voorkomen. Naar deze velden wordt verwezen in expressies (voor variabelen of layoutvoorwaarden zonder dat deze direct aan een database gekoppeld hoeven te zijn), of deze velden verwijzen naar daadwerkelijke databasevelden (wanneer het document al aan een specifieke database is gekoppeld). Gegevensveldeigenschappen zijn relevant voor het publiceren naar PrintShop Web. Voor meer informatie over Gegevensvelden, raadpleegt u Documenten publiceren. Door de inhoud van de database bladeren Nadat u de database hebt geopend, wordt de inhoud weergegeven in het venster Gegevensvelden. U kunt door records in de database bladeren door op de bladerknoppen te klikken op de werkbalk Database, of door de volgende items te selecteren in het menu Database: Eerste record (ALT + pijltje omhoog) Vorige record (ALT + pijltje-links) Volgende record (ALT + pijltje-rechts) Laatste record (ALT + pijltje omlaag) 26

28 De database sorteren 1. Selecteer in het menu Database: Sorteren > Bewerken. 2. Geef de sorteervoorwaarden op. 3. Klik op OK. De database filteren U kunt in de database een filter instellen door in het menu Database de opties Filter > Bewerken te kiezen, bijvoorbeeld als u alleen een bepaald bereik aan postcodes wilt afdrukken (1000 t/m 2100). U kunt kiezen uit: Is gelijk aan Is niet gelijk aan Is kleiner dan Is kleiner dan of gelijk aan Is groter dan Is groter dan of gelijk aan Is leeg Is niet leeg Als u meer dan 1 filtervoorwaarde hebt en deze ALLEMAAL moeten worden toegepast, selecteert u AND om deze te combineren. Als u slechts een van de voorwaarden wilt toepassen, selecteert u OR. U kunt ook Extended Scripting gebruiken om de database te filteren. Zie Extended Scripting voor meer informatie. 27

29 Mac OS PrintShop Mail ondersteunt de volgende databaseformaten: DBF, TXT en XLS 1. Kies in het menu Database de optie Openen. Opmerking: Er verschijnt een dialoogvenster met de melding "Wanneer het databasebestand geen DBFbestand is, slaat PrintShop Mail een kopie op in DBF-formaat". 2. Selecteer het databasebestand. Een originele database gebruiken (DBF) De volgende regels gelden voor het koppelen van een bestand in het originele databaseformaat (bijvoorbeeld.dbf) aan een PrintShop Mail-document: De eerste regel in de database moet de veldnamen bevatten. Veldnamen mogen alleen alfanumerieke tekens en underscores bevatten en uit maximaal 10 tekens bestaan. De variabele gegevens moeten onder de eerste regel staan. Variabele gegevens mogen geen aanhalingstekens bevatten. Hoewel PrintShop Mail het dbf3- en dbf4-formaat ondersteunt, moet de bestandsnaam eindigen op ".dbf" (en niet op dbf3 of dbf4). Een tekstbestand als database gebruiken De volgende regels gelden voor het gebruik van een tekstbestand als database: De eerste regel in het tekstbestand moet de veldnamen bevatten. Veldnamen mogen alleen alfanumerieke tekens en underscores bevatten. De records moeten op de volgende regels staan. Het veldscheidingsteken is een tab, komma, spatie, puntkomma of een teken dat is gespecificeerd door de gebruiker (geen alfanumeriek teken of underscore). Deze scheidingstekens mogen niet worden gebruikt in de veldinhoud. Als een veld een veldscheidingsteken bevat, moet dit tussen dubbele aanhalingstekens staan, zodat het als een string wordt behandeld. Als er twee veldscheidingstekens achter elkaar staan, betekent dit dat er een leeg veld staat. Het recordscheidingsteken is een teken ter aanduiding van een nieuwe regel. Eventuele ontbrekende velden aan het eind van een regel worden leeggelaten. Een tekstbestand als database openen 1. Kies in het menu Database de optie Openen. 2. Blader naar de map waar het databasebestand is opgeslagen. 3. Selecteer het tekstdatabasebestand en klik op Openen. 4. Selecteer in het dialoogvenster de Scheidingsmarkering die u wilt gebruiken. Een XLS-bestand als database openen Opmerking: Voor deze optie is Microsoft Excel vereist. Wanneer u een a XLS-databasebestand selecteert, past PrintShop Mail Excel toe en kopieert het Excel-bestand als een platte-tekstbestand. Vervolgens zet PrintShop Mail dit plattetekstbestand om in een DBF-bestand. Het DBF-bestand wordt gebruikt. 1. Kies in het menu Database de optie Openen. 2. Blader naar de map waar het databasebestand is opgeslagen. 3. Selecteer het xls-databasebestand en klik op Openen. De database sorteren U kunt een groot aantal sorteersleutels definiëren om toe te passen op de geopende database. Het definiëren van sorteersleutels en hun prioriteit gebeurt onafhankelijk van het in- of uitschakelen, zoals hieronder is uitgelegd. 1. Open de floater Database en klik op Bewerken, naast het selectievak Sorteren. 28

30 2. Selecteer een databaseveld in de lijst aan de linkerzijde en klik op Toevoegen om het veld te kopiëren naar de lijst Sorteervolgorde aan de rechterzijde. U bereikt hetzelfde effect als u op de veldnaam dubbelklikt. Herhaal de stappen met alle velden die u wilt gebruiken als verdere sorteersleutels. 3. Het is mogelijk om de Sorteervolgorde te specificeren per geselecteerd veld. Deze volgorde is Oplopend of Aflopend. Hiertoe selecteert u een sorteersleutel in de lijst aan de rechterzijde en sleept u deze omhoog of omlaag, of verwijdert u een sorteersleutel door deze te selecteren en op Wissen te klikken of op de sorteersleutel te dubbelklikken. 4. Klik op Sorteren om de database te sorteren en op Ready om het dialoogvenster te sluiten. De database filteren Met PrintShop Mail kunt u de database filteren waaraan u een document wilt koppelen. Dit betekent dat slechts een selectie van de database zal worden gebruikt. 1. Open het venster Database en klik op de knop Bewerken, naast het selectievak Filteren. 29

31 30 2. Voer een expressie in waarvan het resultaat alleen True of False kan zijn. 3. Selecteer in het menu Database de optie Filter of schakel in het venster Database het selectievak Filter in om uw filterinstellingen toe te passen. Door de filterfunctie in- of uit te schakelen, schakelt u tussen het gebruik van de hele database of alleen de gefilterde records. De filterfunctie is alleen beschikbaar wanneer de database geopend is.

32 Verbinding maken met een SQL-Server Hoe kan ik... Voordat u verbinding kunt maken met een SQL-server, moet u als volgt een ODBC-gegevensbron opzetten. 1. Kies in het Configuratiescherm van Windows de optie ODBC-gegevensbronbeheer. (In Windows 2000, XP en 2003 vindt u dit onder Systeembeheer.) Het venster ODBC-gegevensbronbeheer verschijnt. 2. Klik op het tabblad Gebruikers-DSN op de knop Toevoegen. Het venster Nieuwe gegevensbron maken verschijnt. U wordt gevraagd welk stuurprogramma u wilt gebruiken voor de gegevensbron. 31

33 3. Dubbelklik op SQL-server. 4. Voer een naam en beschrijving in voor de gegevensbron. 5. Geef de naam of het IP-adres van de SQL-server op. 6. Klik op Volgende. 32

34 7. Selecteer SQL Server-verificatie met aanmeldings-id en door de gebruiker ingevoerd wachtwoord. 8. Geef een aanmeldings-id en een wachtwoord op. 9. Klik op Clientconfiguratie. 10. Selecteer in het venster Netwerkbibliotheekconfiguratie toevoegen onder Netwerkbibliotheken de optie TCP/IP. Opmerking: u mag de servernaam en het poortnummer niet wijzigen, tenzij uw systeembeheerder hiertoe opdracht geeft. 11. Klik op OK. 33

35 12. Selecteer De standaarddatabase wijzigen in: en kies SQL Test (of de naam die u aan de gegevensbron hebt gegeven). 13. Klik op Volgende. 14. Klik op Voltooien. 34

36 15. Controleer de instellingen in het venster Instellingen Microsoft SQL Server en klik op Gegevensbron testen om de verbinding te testen. 16. Klik op OK om te beginnen de gegevensbron in PrintShop Mail te gebruiken. 35

37 Variabele tekst toevoegen Hoe kan ik... Over variabele tekst In PrintShop Mail kunnen tekstobjecten zowel statische als variabele tekst bevatten, die is gescheiden door scheidingstekens. (apenstaartje) is het standaardscheidingsteken voor variabelen. Elke variabele is gekoppeld aan een expressie. Een expressie is een berekening die normaalgesproken is gebaseerd op de inhoud van uw database. Variabele tekst toevoegen Opmerking: als alternatief voor onderstaande stappen, kunt u gegevens ook direct uit uw database slepen en op de layout neerzetten. Zo maakt u automatisch een tekstvak en een naam voor de variabele. 1. Klik op de werkbalk Extra op de knop Variabele tekst plaatsen of kies in het menu Invoegen de optie Variabele tekst. (Windows): Selecteer in het menu Venster de optie Gegevensvelden (Ctrl+3), of selecteer het venster Gegevensvelden in het venster Eigenschappen. (Mac OS): Kies in het menu Venster de optie Variabelen weergeven. 2. Voer de tekst in. Op de positie waar u variabele gegevens wilt plaatsen, typt u een herkenbare naam tussen twee scheidingstekens. (apenstaartje) is het standaardscheidingsteken voor variabelen. U kunt de scheidingstekens wijzigen in de Voorkeuren. 3. Klik buiten het tekstvak wanneer u klaar bent. De variabelen die u hebt gedefinieerd, verschijnen automatisch in het venster Variabelen (Windows) of in de floater Variabelen (Mac OS). Databasevelden aan de variabelen koppelen De volgende stap is de variabelen te koppelen aan velden in de database. Voer hiertoe de volgende stappen uit: 1. (Windows): Dubbelklik op een variabele in venster Variabelen om de Expressie-editor te openen, of klik met de rechtermuisknop op het tekstobject en selecteer de variabele in het submenu Expressie bewerken. (Mac OS): Dubbelklik op een variabele in de floater Variabelen. Gebruik de Expressie-editor om een expressie toe te wijzen aan de variabele. 36

38 2. Dubbelklik op het databaseveld waaraan u de variabele wilt koppelen. 3. Klik op OK om het venster te sluiten. Opmerking: U kunt het resultaat van deze expressie bekijken in het venster Variabelen of in de floater Variabelen (Mac OS). Een voorbeeld van de variabelen weergeven In de modus Voorbeeld kunt u het resultaat in het tekstvak zelf bekijken. Om te schakelen tussen de modi Voorbeeld en Ontwerp, klikt u op deze knop op de werkbalk Beeld of selecteert u in het menu Beeld de optie Voorbeeld (Windows). Selecteer in het menu Beeld de optie Voorbeeld of gebruik de sneltoets Command + Y (Mac OS). U kunt de tekenstijl wijzigen (bijvoorbeeld lettertype, grootte, kleur, stijl) van elk tekstonderdeel in een tekstobject met de werkbalk Tekstopmaak of in het menu Tekst. 37

39 Mac OS De functie Lege regels verwijderen kan worden ingeschakeld met een selectievak in het venster Expressie-editor. 38

40 Notatie van variabelen instellen (alleen Windows) Hoe kan ik... Over de notatie van variabelen Met de notatie van variabelen kunt u instellen hoe getallen, valuta, en datums worden weergegeven en afgedrukt. Dit kunt u voor elk object met variabele tekst in het document instellen, volgens de landinstellingen. De notatie van variabelen instellen Kies het venster Variabelen en selecteer de variabele waarvan u de notatie wilt definiëren. U kunt de notatie van de volgende categorieën instellen: Getal Valuta Datum Tekst Getal De categorie Getal bevat alle notatieopties die op het systeem beschikbaar zijn. 39

41 Optie Decimaalteken Aantal decimalen Groeperingsteken cijfers Cijfergroepering Minteken Negatieve notatie Voorloopnullen Toelichting Het symbool selecteren dat als decimaal scheidingsteken wordt gebruikt. Het aantal cijfers selecteren dat achter het decimaalteken wordt weergegeven. Het symbool selecteren waarmee cijfers worden gegroepeerd in grote getallen (bijvoorbeeld 1,000,000). Het aantal cijfers in de groep selecteren. Het symbool selecteren waarmee een negatief getal wordt aangegeven. De notatie selecteren waarin negatieve getallen worden weergegeven. Kiezen of u breuken wilt weergeven met of zonder voorloopnullen (bijvoorbeeld 0,7 of,7). Valuta Met de categorie Valuta kunt u een numerieke waarde laten weergeven in de valutanotatie. Optie Locatie Valutasymbool Positieve notatie Negatieve notatie Decimaalteken Decimale plaatsen Groeperingsteken cijfers Cijfergroepering Toelichting Een land selecteren. Het valutateken selecteren. De notatie voor positieve valutawaarden selecteren. De notatie selecteren voor negatieve valutawaarden. Het symbool selecteren dat als decimaal scheidingsteken wordt gebruikt. Het aantal cijfers selecteren dat achter het decimaalteken wordt weergegeven. Het symbool selecteren waarmee grote valutagetallen worden gegroepeerd. Het aantal cijfers in de groep selecteren. Datum Met de categorie Datum kunt u een datum opmaken wanneer deze de verwachte invoernotatie heeft. De verwachte invoernotatie is "JJJJMMDD" 40

42 Optie Locatie Datumnotatie Voorbeeld Toelichting Een land selecteren. Datumnotatie selecteren MM/dd/jjjj Tekst De categorie Tekst is de standaardoptie waarop een variabele wordt ingesteld. Als u de notatie op deze categorie instelt, behandelt PrintShop Mail variabele numerieke inhoud als een tekststring. Als u de notatie instelt op deze categorie zal PrintShop Mail controleren of er iets in de notatie ontbreekt, zoals "@" en "." 41

43 Over serienummers Serienummers maken Hoe kan ik... Serienummers zijn gekoppeld aan de functie COUNTER. Een serienummer maken 1. Voeg een variabele in in de tekst waar het nummer moet verschijnen. (Windows): Dubbelklik in het venster Variabelen van het venster Eigenschappen op de variabele die u net hebt gemaakt, of klik met de rechtermuisknop op het vak met variabele tekst en selecteer Expressie bewerken om de Expressie-editor te openen. (Mac OS): Kies in het menu Venster de optie Variabelen weergeven. 2. Dubbelklik op de functie COUNTER om het venster Expressieassistent te openen. 3. Voer de waarden in die de teller moeten genereren. 4. Klik op OK. Bijvoorbeeld: COUNTER(1, 100) genereert een teller die begint met 1 en eindigt met 100. Opmerking: Om een onbeperkte teller te maken, dubbelklikt u op COUNTER. Wanneer het venster Expressieassistent wordt geopend, klikt u op OK. De operator COUNTER() maakt dan een teller die begint met 1 en eindigt met het getal dat is ingesteld als het maximale getal bij Items zonder database, zoals ingesteld in de Programma-instellingen. Om de resultaten te bekijken, bladert u naar de records met de knoppen op de werkbalk Database. De teller geeft 1, 2, 3, enz. weer als u door de records bladert. Opmerking: om deze functie te gebruiken, hoeft u geen database te openen. 42

44 Wanneer er geen database geopend is, kunt u het totaal aantal records wijzigen op de werkbalk Database. Hiertoe voert u het gewenste aantal records in en drukt u op Enter. Zie voor een voorbeeld met aangepaste serienummers Aangepaste serienummers. 43

45 Statische en variabele afbeeldingen toevoegen Hoe kan ik... In PrintShop Mail kunnen afbeeldingobjecten statische of variabele afbeeldingen bevatten. Wanneer u in PrintShop Mail variabele afbeeldingen gebruikt, kunt u uw documenten personaliseren met foto's. Zie voor een lijst van ondersteunde afbeeldingsformaten Ondersteunde afbeeldingsformaten. Over statische afbeeldingen Statische afbeeldingen zijn niet gekoppeld aan een variabele. Dit betekent dat altijd hetzelfde afbeeldingsbestand wordt opgeroepen. Afdruktechnologieën gebruiken dit gegeven om de afdruktijd te optimaliseren door per opdracht slechts 1 maal statische afbeeldingen te versturen. Een statische afbeelding invoegen 1. Klik op de werkbalk Extra op de knop Afbeeldingsbestand invoegen of kies in het menu Invoegen de optie Afbeeldingsbestand. 2. Selecteer in het dialoogvenster de afbeelding die u wilt invoegen. 3. Klik op Openen. Over begrensde vakken Het begrensde vak van een statische afbeelding geeft de grootte van de afbeelding weer. Als u de grootte van het object aanpast, blijft de hoogte-/breedteverhouding behouden. De initiële grootte van een afbeelding is afhankelijk van de resolutie. PrintShop Mail gebruikt standaard een resolutie van 96 dpi (Dots Per Inch: punten per inch), behalve voor EPS- (72 dpi) en TIFF-bestanden. De resolutie van een TIFF-bestand is in het bestand zelf bepaald. Over variabele afbeeldingen Variabele afbeeldingen worden op dezelfde manier aan variabelen gekoppeld als variabele tekst. Het resultaat van een expressie die wordt gebruikt bij een variabele afbeelding moet de bestandsnaam van een afbeelding zijn. Afdruktechnologieën optimaliseren de afdruktijd door per opdracht slechts eenmaal een herhalende variabele afbeelding te versturen. PrintShop Mail voor Windows handhaaft de kleurruimte in de afbeeldingsformaten EPS en JPEG. Alle andere afbeeldingsformaten worden geconverteerd naar de RGB-kleurruimte. Windows Een variabele afbeelding invoegen 1. Klik op de werkbalk Extra op de knop Afbeeldingsvak invoegen of kies in het menu Invoegen de optie Afbeeldingsvak. 2. Dubbelklik in het venster Variabelen op de naam van de variabele afbeelding om de Expressieeditor weer te geven. Als alternatief kunt u ook met de rechtermuisknop op de variabele afbeelding klikken en de optie Expressie bewerken kiezen. 3. Definieer in de Expressie-editor een expressie of selecteer een databasebestand dat de afbeeldingsbestandsnaam bevat. 44

46 PrintShop Mail kan veldinformatie uit de database gebruiken om variabele afbeeldingen te maken. Deze informatie wordt op twee manieren gebruikt: Met "As is" wordt aan de hand van de veldgegevens aan het afbeeldingvak verteld wat de bestandsnaam van de afbeelding is. Met "Trigger" worden veldgegevens gecombineerd met een logische expressie om het resultaat van de afbeeldingsbestandsnaam te maken. Beide worden regelmatig gebruikt voor het genereren van variabele gegevens. Variabele gegevens "As is" invoegen Database-instellingen Postcode AUTO AUTOFOTO Mustang Mustang.jpg Explorer Explorer.jpg Windstar Windstar.jpg Explorer Explorer.jpg Expressie Het veld "AUTOFOTO" wordt gebruikt om het afbeeldingvak te vertellen wat de bestandsnaam is: 45

47 Variabele gegevens "Trigger" invoegen Gegevenstriggers kunnen letters, cijfers of symbooltekens zijn. De eenvoudigste manier om een Trigger-veld in te stellen, is door korte tekenstrings te gebruiken van 1 tot 3 tekens. Database-instellingen Postcode AUTO TYPE AUTO Mustang A Explorer B Windstar C Explorer B 46

48 Expressie IF([TYPE AUTO] = "A", "Mustang.jpg", IF([TYPE AUTO ] = "B", "Explorer.jpg', IF([TYPE AUTO] = "C", "Windstar.jpg",""))) Het veld "TYPE AUTO" wordt gebruikt met een voorwaardelijke logische formule om de naam van het afbeeldingbestand te genereren. De resultaten controleren en weergeven U kunt het resultaat bekijken in het venster Variabelen. De afbeelding wordt weergegeven in de modus Voorbeeld. Om te schakelen tussen de modi Voorbeeld en Ontwerp, klikt u op deze knop op de werkbalk Beeld of selecteert u in het menu Beeld de optie Voorbeeld (Windows). Selecteer in het menu Beeld de optie Voorbeeld of gebruik de sneltoets Command + Y (Mac OS). Opmerking: EPS-afbeeldingen worden alleen in de modus Voorbeeld weergegeven wanneer deze een TIFF-voorbeeld bevatten. De kwaliteit van deze TIFF-afbeelding kan afwijken van de afdruk. Om de eigenschappen van afbeeldingsobjecten te bekijken, raadpleegt u Afbeeldingseigenschappen. Mac OS 1. Klik op de werkbalk Extra op de knop Variabele afbeelding plaatsen en sleep een rechthoek van de gewenste grootte op de layout, of selecteer in het menu Invoegen de optie Variabele afbeelding. 2. Dubbelklik in het venster Variabelen op de naam van de variabele afbeelding om de Expressie-editor weer te geven. 3. Definieer in de Expressie-editor een expressie of selecteer een databaseveld dat de afbeeldingbestandsnaam bevat. PrintShop Mail voor Macintosh converteert de kleurruimte in de afbeelding naar de kleurruimte van het printerstuurprogramma. Om de kleurruimte van het printerstuurprogramma te controleren, selecteert u in het menu Bestand de optie Print/ColorSync. 47