Inhoud. Voorwoord 3. Over de deelcodes 4. Mededinging 5. Zakelijke Retailaanbieding 6. Klantinformatie 7. Kartelrecht 8.

Transcriptie

1 Zó doen wij dat! Over integer handelen bij KPN

2 Inhoud Voorwoord 3 Over de deelcodes 4 Mededinging 5 Zakelijke Retailaanbieding 6 Klantinformatie 7 Kartelrecht 8 Voorwetenschap 10 Nevenactiviteiten 11 Zakelijke transacties en relatiegeschenken 12 Gedragsregels voor het financiële werkveld 13 Bedrijfsinformatie 14 Communicatie- en bedrijfsmiddelen 15 Teksten > de TekstGroep Vormgeving > Corps Ontwerpers Illustraties > Stang 2

3 Eerlijk handelen Code integriteit Onze kernwaarden ( eenvoud, persoonlijk en vertrouwen ) zijn uitgewerkt in praktische gedragsregels in onze deelcodes. In deze deelcode integriteit hebben we uitgewerkt hoe we ons dienen te gedragen: eerlijk, fatsoenlijk en volgens de regels. Kortom, integer. Dit verwachten we van al onze medewerkers. Samen met de drie kernwaarden vormt integriteit ons collectief geweten ; de basis voor onze bedrijfscultuur en dagelijkse werkzaamheden. Daarom is het belangrijk dat we de gedragsregels op de juiste manier toepassen. Alleen dan kunnen we onze klanten optimale, betrouwbare dienstverlening bieden. Jouw gedrag bepaalt hoe klanten, leveranciers en Nederlanders over ons denken. We zijn met elkaar verantwoordelijk voor integer gedrag en indien nodig spreken wij elkaar hierop aan. Goede afspraken dragen bij aan een efficiënter, kwalitatiever en leuker bedrijf. Een bedrijf waar medewerkers en klanten zich thuis voelen en tevreden zijn met onze producten en diensten. Met vriendelijke groet, Eelco Blok 3

4 De deelcodes: bij zakendoen horen bepaalde regels KPN doet er alles aan om klanten te behouden en nieuwe binnen te halen, maar moet zich daarbij uiteraard aan bepaalde regels houden. Er zijn verschillende pakketten regels waar verschillende scheidsrechters toezicht op houden. De Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) en de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit (Opta) houden bijvoorbeeld toezicht op de naleving van de Mededingingswet respectievelijk de Tele communicatiewet. De in juli 2008 uitgebrachte Bedrijfscode en de daaruit voortvloeiende deel- en subcodes helpen ons om ons aan die regels te houden en geven aan hoe we met de wereld om ons heen moeten omgaan. Zo beschrijven de kernwaarden eenvoud, persoonlijk en vertrouwen de manier waarop we klanten, relaties, aandeelhouders, concurrenten en elkaar horen te behandelen. De deelcodes gaan een stap verder dan de algemene termen in de Bedrijfscode. Die bestaan uit vier clusters: Mededinging, Voorwetenschap, Integriteit en Security. Mededinging gaat over de algemene regels voor het Mededingingsrecht, het Kartelrecht, Zakelijke Retailaanbieding en Wholesale. Voorwetenschap spreekt voor zich en Integriteit bestaat uit Nevenactiviteiten, Zakelijke transacties en relatiegeschenken en de Code of Ethics for the financial function ofwel Gedragsregels voor het financiële werkveld. Het cluster Security slaat op Bedrijfsinformatie en Communicatie- en bedrijfsmiddelen. Iedere KPN er moet zich zo goed mogelijk bewust zijn van deze deelcodes. Dat is nodig om de juiste beslissingen te kunnen nemen. In dit boekje is niet gestreefd naar volledigheid, het is bedoeld om de strekking van de deelcodes duidelijk te maken. 4

5 Deelcode: Mededinging Alles draait om concurrentie Stel dat jij bij KPN werkt en je broer bij T-Mobile. Mag je dan met elkaar over concurrentiegevoelige KPN-zaken praten? Nee dus. Het mededingingsrecht is bedoeld om de concurrentie te bevorderen en vraag en aanbod zo zuiver mogelijk hun werk te laten doen. Het verbiedt kartel vorming en misbruik van machtsposities en controleert vooraf het samengaan van bedrijven. KPN heeft op sommige markten een sterke positie, een zogenoemde econo-mische machtspositie. Die macht mag niet worden misbruikt door bijvoorbeeld te hoge of te lage prijzen te vragen. Ook koppelverkoop, onredelijke voorwaarden en het weigeren of discrimineren van leveranciers zijn niet toegestaan. De NMa, die toeziet op de naleving van het mededingingsrecht, treedt streng op tegen eventueel misbruik en kan hoge boetes opleggen. Daarnaast heeft KPN ook te maken met het branchespecifieke telecommunicatierecht, dat door de Opta wordt gecontroleerd. De Opta onderzoekt periodiek welke partijen in welke markten een zogeheten aanmerkelijke marktmacht hebben en kan aan zo n partij voor een bepaalde periode verplichtingen opleggen. Daarom mag KPN bijvoorbeeld sommige diensten niet onder de kostprijs verkopen en concurrenten wél. KPN heeft dus met de regels van de NMa én de Opta te maken. zie TEAM KPN > Bedrijfscode > De Deelcodes > Mededinging 5

6 Subcode: Zakelike Retail aanbieding Je maakt geen misbruik van je machtspositie Bij klantaanbiedingen, kortingen en offertes moet je je telkens afvragen of KPN op die markt een economische machtspositie heeft. Is dat zo, dan is de volgende vraag: pleegt KPN machtsmisbruik door wat ik nu doe? Is het antwoord hierop ook ja, dan heb je een probleem. Misbruik maken van een machtspositie is domweg verboden. KPN moet bij klantaanbiedingen, in offertes, contracten en marketingcampagnes aan regels van zowel de NMa als de Opta voldoen. Het telecommunicatierecht is ten aanzien van klantaanbiedingen duidelijker dan het mededingingsrecht. De Opta onderzoekt markten immers vooraf en legt verplichtingen op aan bedrijven die een sterke positie, een zogenoemde aanmerkelijke marktmacht hebben. KPN heeft volgens de Opta zo n positie bij vaste telefonie en sommige vaste verbindingen. We mogen deze zogeheten gereguleerde diensten niet onder de kostprijs verkopen, omdat we daarmee op de lange duur concurrenten kunnen wegvagen. We mogen onze positie evenmin misbruiken door gelijke gevallen op ongelijke wijze te behandelen te discrimineren. In de subcode Zakelijke Retailaanbieding is een aantal regels opgesteld voor medewerkers van commerciële afdelingen en voor medewerkers die offertes uitbrengen. Laat ook anderen naar offertes kijken omdat het vaak om ingewik - kelde regels gaat. zie TEAM KPN > Bedrijfscode > De Deelcodes > Mededinging - Zakelijke Retailaanbieding 6

7 Subcode: Klantinformatie Je gebruikt gegevens alleen waar ze voor bedoeld zijn Als een klant gebruik maakt van Carrier Select (bijvoorbeeld Tele2 of Pretium), weet onze afdeling Carrier Services welke aanbieder die klant gebruikt en hoeveel hij naar welke bestemming belt. Helaas voor marketing en sales, maar gebruik van deze informatie zou geen eerlijke concurrentie zijn. Zowel de Mededingingswet als de Telecommunicatiewet verbiedt dit. KPN mag veel informatie over zijn klanten vrijelijk gebruiken. Maar er zijn wel spelregels aan verbonden. Daarvoor is de subcode Klantinformatie opgesteld. Ook voor de Wholesale-organisatie is er een subcode waarin klantinformatie centraal staat. Informatie over vaste telefoondiensten en vaste verbindingen mag alleen onder bepaalde voorwaarden worden gebruikt. Retail Zakelijke Markt, Consumentenmarkt, Mobiel en Sales hebben factuur-, verkeersen analysegegevens waarmee ze klanten specifieke aanbiedingen kunnen doen. Maar het mag niet altijd. Als een klant aangeeft géén prijs te stellen om op de hoogte te worden gehouden van nieuwe aanbiedingen, mag hij die ook niet krijgen. Vergelijkbaar met de Nee-Nee-stickers op de brievenbus. Wholesale KPN is voor wat betreft interconnectie, bijzondere en ontbundelde toegang door de Opta aangewezen als partij met aanmerkelijke marktmacht. En dus mag klanteninformatie, bijvoorbeeld over het gebruik van Carrier Select, alleen worden toegepast voor het doel waarvoor deze informatie is verstrekt. En als een concurrent bij ons aanklopt voor interconnectie, zijn we verplicht deze op dezelfde manier te behandelen als een eigen bedrijfsonderdeel met dezelfde vraag. TEAM KPN > Bedrijfscode > De Subcodes > Klantinformatie 7

8 Subcode: Kartelrecht De consument mag niet lijden onder prijsafspraken Je mag wel naar een borrel gaan van een oud-collega die nu voor een concurrent werkt, als je maar niet overlegt over hoe je samen de concurrentie of marktwerking kunt belemmeren. Een kartel is een aaneensluiting van bedrijven die de markt willen beheersen en concurrentie uitsluiten. Juridisch heet het afspraken tussen ondernemingen die de mededinging beperken, uitsluiten of vervalsen. Kartelafspraken zijn volgens het mededingingsrecht verboden, omdat de consument er slechter van wordt. De prijzen stijgen, de keuze wordt minder. De enigen die er van profiteren, zijn de leden van het kartel. Zowel horizontale als verticale kartelafspraken zijn verboden. KPN en Vodafone mogen bijvoorbeeld samen geen prijsafspraken maken (horizontaal). Ook mag KPN geen beperkende afspraken met onafhankelijke distributiekanalen maken over bijvoorbeeld de winkelprijzen (verticaal). Je mag een externe telecomwinkel wel een adviesprijs geven voor telefoontoestellen, tv-decoders of andere producten, maar alleen als het verkooppunt zélf kan bepalen of het dat advies opvolgt of niet. Er zijn uitzonderingen mogelijk op het kartelverbod. Dan moeten de voordelen voor de economie opwegen tegen de nadelen. Zo zijn afspraken tussen concurrenten toegestaan wanneer het de consument voordeel oplevert of als het 8

9 bijdraagt aan de technische of economische vooruitgang. Als twee mobiele operators samen een umts-netwerk willen aanleggen, moeten deze ondernemingen heel zorgvuldig zelf inschatten of dat inderdaad een uitzondering op het kartelverbod is. Als de NMa achteraf toch vaststelt dat er sprake is van een verboden kartel, kan die een torenhoge boete opleggen. Voor KPN ers die vanwege hun functie met concurrenten moeten omgaan, gelden speciale regels. Als je bij een vergadering met concurrenten zit en een andere onderneming wil verboden onderwerpen agenderen, geef dan duidelijk aan dat jij hierover niet mag praten en verwijder het punt van de agenda. Maak ook een gespreksverslag of, als dit door een ander bedrijf wordt gedaan, controleer dit en maak zo nodig schriftelijk kanttekeningen. Komen er ondanks alles toch verboden onderwerpen ter sprake, maak daar dan bezwaar tegen en verlaat de vergadering. Zorg er wel voor dat je vertrek in het verslag wordt vermeld. Alleen dan valt jou niets te verwijten. En nog een waarschuwing: hoe je contact hebt met een concurrent doet niet ter zake. Dus of het nu in een vergadering is, tijdens een persoonlijk gesprek, in een telefoontje, brief of per wees je bewust van de regels en formuleer helder om misverstanden en misstanden te voorkomen. Het kartelverbod geldt overigens niet alleen voor mondelinge en schriftelijke afspraken, maar óók voor stilzwijgende afspraken. Ook het uitwisselen van concurrentiegevoelige of strategische informatie kan onder het kartelverbod vallen. Stel dat je op een golfdag met een accountmanager van Vodafone of T-Mobile aan de praat raakt over hun portfolio. Mag dat? Zolang het om openbare informatie gaat wel. Maar als je hem vraagt wat voor toekomstplannen zij hebben, bijvoorbeeld in een bepaalde regio of met een bepaald product, ga je te ver. zie TEAM KPN > Bedrijfscode > De Deelcodes > Mededinging - Kartelrecht 9

10 Deelcode: Voorwetenschap Je handelt niet in aan delen als je voorwetenschap hebt Stel, je werkt als controller bij Connectivity en je ziet dat de resultaten daar erg goed zijn of juist tegenvallen. Is dat voorwetenschap? Wél als de informatie effect kan hebben op de koers van het aandeel KPN. Wie zich met geheime, koersgevoelige informatie op de beurs tracht te verrijken en wordt betrapt, kan een boete of zelfs gevangenisstraf krijgen. Ook een geheime tip geven is strafbaar. Een opmerking als: Ik vertel niet waarom, maar koop onmíddellijk aandelen KPN, is dus uit den boze. Als beursgenoteerd bedrijf moet KPN regels opstellen voor medewerkers over de handel in effecten. De deelcode, waarin sancties (van berisping tot ontslag) op overtreding van de regels staan, is alleen voor aangewezen personen. Dat zijn KPN ers die door hun functie kunnen beschikken over koersgevoelige informatie. Die mogen tijdens gesloten periodes (van de eerste dag van een kwartaal totdat de cijfers over het vorige kwartaal worden gepresenteerd) niet handelen in KPN-aandelen en ook hun personeelsopties niet uitoefenen. De tweede belangrijke regel is dat de aangewezen personen buiten die periodes alleen in het aandeel KPN mogen handelen na dat aan de compliance officer Voorwetenschap te hebben gemeld. Die onderzoekt dan of deze mensen op dat moment voorwetenschap kúnnen hebben. Voor bestuurders, commissarissen en een klein groepje vooraanstaande leidinggevenden geldt als extra voorwaarde dat zij hun transacties moeten aanmelden bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM). zie TEAM KPN > Bedrijfscode > De Deelcodes > Voorwetenschap 10

11 Deelcode: Nevenactiviteiten Het mag, maar overdrijf niet Als je op basis van je deskundigheid op een bepaald gebied langdurig drie, vier avonden per week lesgeeft, hou je overdag onvoldoende energie over om je dagtaak bij KPN naar behoren te vervullen. Dus moet je een goede balans vinden tussen je werk voor KPN en je nevenactiviteiten. Maatschappelijk actief zijn, is ook vanuit bedrijfsoogpunt een prima zaak. KPN ers in verenigingswerk, liefdadigheidsinstellingen en politiek houden het bedrijf immers in alle geledingen van de maatschappij vertegenwoordigd. En het kan bijdragen aan het vroegtijdig signaleren van nieuwe ontwikkelingen en trends. Maar nevenactiviteiten kunnen ook strijdig zijn met de belangen van KPN. In de deelcode Nevenactiviteiten, die voor álle medewerkers is bedoeld, staat beschreven wat wel en niet kan. Openheid kan problemen voorkomen. Er is sprake van conflicterende belangen wanneer nevenactiviteiten maatschappelijk onaanvaardbaar zijn, het bedrijfsimago (dreigen te) schaden of zo n zware belasting met zich meebrengen dat je niet meer optimaal kunt functioneren. Het kan ook gebeuren dat nevenactiviteiten na verloop van tijd steeds meer tijd en energie vergen. In zo n geval is het verstandig om een tandje terug te schakelen. Uiteraard mogen nevenactiviteiten ook niet concurreren met de bedrijfsactiviteiten. Zo had KPN ooit een medewerker die een website bouwde waarop hij producten van concurrenten aanbood. Dit was gelukkig een uitzondering, maar het kan vanzelfsprekend niet. Bespreek in elk geval met je manager wat je naast het werk doet of wilt doen. zie TEAM KPN > Bedrijfscode > De Deelcodes > Nevenactiviteiten 11

12 Deelcode: Zakelijke transacties en relatiegeschenken Neem alleen aardig heidjes aan Als je door een relatie wordt uitgenodigd voor een lunch, diner of sportwedstrijd, mag je ja zeggen als daar een zakelijke reden voor is en het bij de relatie en jouw functie past. Krijg je relatiegeschenken thuisbezorgd, dan moet je die terugsturen en het je manager melden. Dan kan die eventueel contact opnemen met de gulle gever. KPN wil fair en betrouwbaar zaken doen met leveranciers en klanten. De deelcode Zakelijke transacties en relatiegeschenken sluit aan op internationale standaarden, die ook KPN heeft onderschreven. De regels helpen bij het maken van de juiste afwegingen. Corruptie en omkoperij zijn uiteraard altijd taboe. Steekpenningen of overdreven relatiegeschenken moet je resoluut weigeren. Wees daar altijd alert op. Meld zulke gevallen bij je leidinggevende en de Helpdesk Security, Compliance & Integriteit. Je neemt als KPN er dus geen betalingen in geld of natura aan die je persoonlijk ten goede komen en een goede marktwerking verstoren. Omgekeerd doen we dit zelf ook niet om opdrachten te verwerven. Maar waar houden relatiegeschenken op en begint corruptie? Een vuistregel is dat je alleen aardigheidjes aanneemt, die in verhouding staan tot de aard van de relatie. Wees ook altijd open over geschenken of uitnodigingen en meld geschenken met een waarde hoger dan 50 aan je manager. Beding geen kortingen bij leveranciers voor privé-doeleinden en verleen ook geen kortingen in ruil voor privé-voordeel. zie TEAM KPN > Bedrijfscode > De Deelcodes > Zakelijke transacties en relatie geschenken 12

13 Deelcode: Gedragsregels voor het financiële werkveld Je knoeit niet met geld of cijfers Medewerkers in het financiële werkveld moeten integer werken, hun rug recht houden en misstanden aan de kaak stellen. Met andere woorden: je knoeit niet met geld of cijfers en maakt op geen enkele wijze misbruik van wat je weet. Als je dit door andere belangen niet meer kunt, is het mis. De deelcode Gedragsregels voor het financiële werkveld heet eigenlijk Code of ethics for the financial function. Deze KPN code is zodanig ontworpen, dat fout gedrag en misstanden kunnen worden gesignaleerd. De code moet daarnaast bijdragen aan een eerlijke en integere werkwijze van de financiële medewerkers, aan het tijdig en volledig openbaar maken van relevante informatie en aan het naleven van wet- en regelgeving. Van betrokkenen wordt verwacht dat zij de code naleven en overtredingen van deze code ook direct melden. Overigens wordt natuurlijk niet alleen van de financiële mensen integriteit verwacht, maar van iedereen. zie TEAM KPN > Bedrijfscode > De Deelcodes > Code of Ethics for the Financial Function 13

14 Deelcode: Bedrijfsinformatie Pas op je woorden en let op je spullen Vanuit de trein bel je enthousiast met een collega over een deal die je binnenkort hoopt af te ronden. En passant vertel je ook nog welke aanbieding je de klant hebt gedaan. Wat je niet weet, is dat een alerte medewerker van een concurrent in de coupé naast je meeluistert. Zo lek je onbewust gevoelige bedrijfsinformatie. Bedrijfsinformatie omvat niet alleen informatie van en over onze producten, diensten en resultaten, maar ook informatie over klanten, leveranciers en medewerkers. Dit soort informatie mogen we nooit laten slingeren of ondoordacht verspreiden. De deelcode Bedrijfsinformatie beschrijft hoe we informatie moeten opstellen, verspreiden, opslaan én vernietigen. Zorgvuldigheid, eigen verantwoordelijkheid en integriteit staan centraal. Let bijvoorbeeld op wat je zegt als je buiten de bedrijfsgebouwen een sigaretje rookt of tijdens de maaltijden in de kantine. Het is elders wel eens voorgekomen dat een journalist zich in een groepje rokers mengde. En ook bij KPN zijn ooit door zo n meeroker van een naburig bedrijf vertrouwelijke bedrijfsplannen uitgelekt. Laat documenten niet op printers of kopieerapparaten liggen. Dagelijks bezoeken honderden mensen van buiten het bedrijf onze panden en die worden niet altijd adequaat begeleid. Ook raken vertrouwelijke documenten zoek door verlies van laptops en koffertjes en door onzorgvuldig handelen tijdens en en internetten. Wees alert op virussen en controleer altijd of je het mailtje juist hebt geadresseerd. Informatie vertegenwoordigt waarde. Als vertrouwelijke of geheime informatie in verkeerde handen valt, kan dat het bedrijf meer schade berokkenen dan alleen een gedeukt imago. zie TEAM KPN > Bedrijfscode > De Deelcodes > Bedrijfsinformatie 14

15 Deelcode: Communicatie- en bedrijfsmiddelen Wees betrouwbaar en laat dat zien Jaarlijks raken honderden communicatie- en bedrijfsmiddelen zoek door onzorgvuldigheid of diefstal. Laptops, mobiele telefoons en company cards spannen daarbij de kroon. Buitensporig privé-gebruik van mobiele telefoons, langdurig internetten op het werk voor privé-doeleinden en het niet teruggeven van geleend gereedschap zijn voorbeelden van misbruik van bedrijfsmiddelen. We krijgen voor ons werk tal van middelen ter beschikking gesteld, zoals pc s en laptops, telefoons, bedrijfsauto s en gereedschap. Die middelen moeten zorgvuldig en efficiënt worden gebruikt. Verlies van of schade aan bedrijfsmiddelen is natuurlijk een slechte zaak, maar het wordt nog vervelender wanneer daarmee ook vertrouwelijke of kostbare informatie verloren gaat. Zulke informatie op laptops is weliswaar vaak gecodeerd of op een andere manier beveiligd, maar specialisten kunnen dat vrijwel altijd kraken. Laat dergelijke spullen dus niet onbeheerd achter in openbare ruimtes of in auto s. Zorg ook altijd voor back-ups. Verlies van unieke bestanden kan onze bedrijfsprocessen grondig verstoren en grote schade berokkenen. KPN ers moeten niet alleen betrouwbaar zijn, maar moeten dat ook dagelijks laten zien. zie TEAM KPN > Bedrijfscode > De deelcodes > Communicatie- en bedrijfsmiddelen 15

16 Meer informatie: De Bedrijfscode en de deelcodes kun je via de TEAM KPN vinden, rechtsboven bij sites of via de zoekfunctie. Vragen en meldingen over de KPN bedrijfscode en deelcodes: Je kunt bij de Helpdesk terecht voor de inhoud en naleving van de KPN Bedrijfscode en deelcodes. Voor ieder segment van KPN is er een zogenoemde Compliance Officer die jou verder helpt in geval van vragen. De Helpdesk is bereikbaar via: e druk, november 2012 AD-5706/