Project Management Platform

Transcriptie

1 Project Management Platform DOOR: Tom Toepoel BEGELEIDER: Peter Buis

2 COLOFON Auteur: Tom Toepoel Studentnummer: Opleidingsinstituur: Hogeschool van Amsterdam Major: Communication & Multimedia Design Afstudeerjaar: 2014 Afstudeerbegeleider: Peter Buis

3 Fusion Waar methodieken en tools een eenheid vormen 3

4 VOORWOORD Dit afstudeerverslag is geschreven voor de opleiding Communication and Multimedia Design aan De Hogeschool van Amsterdam. Het is een verslag over het platform Fusion, dat voor projectmanagers uit de sector digitale media is onderzocht. Het project duurde 6 maanden en startte op 14 April Tijdens mijn afstudeerstage bij Zapaday van 11 September 2013 tot 11 April 2014 ben ik geïnteresseerd geraakt in het vak projectmanager. In 8 maanden tijd heb ik als rookie projectmanager veel geleerd op het gebied van communicatie, beslissingen nemen, plannen en werken met tijdsdruk. Tijdens deze periode ben ik de functie projectmanager erg gaan waarderen en heb ik veel gesproken met ervaren projectmanagers binnen de sector digitale media. Tijdens deze gesprekken merkte ik dat ieder zijn eigen aanpak hanteert en dat er veel manieren zijn om project management toe te passen. Ook ben ik erachter gekomen, dat zelfs de meest ervaren projectmanagers nog dagelijks zoekende zijn naar de juiste methode die geschikt is voor een bepaald project, bedrijf of klant. Deze kwestie heeft mij zodanig aan het denken gezet dat ik mijn eindproject in dienst wilde stellen van het zoeken en vinden van geschikte combinaties tussen methodieken en tools. Omdat er verschillende methoden en tools worden gecombineerd heb ik het project Fusion genoemd. Allereerst bedank ik hierbij mijn stagebedrijf Zapaday en stagebegeleider Stefan Hoevenaar voor de kans die ik heb gekregen om als projectmanager aan de slag te mogen gaan. Verder bedank ik mijn afstudeerbegeleider Peter Buis voor zijn wekelijkse begeleiding, flexibele tijden m.b.t. feedback geven en de relaxte sfeer binnen de projectgroep. Daarnaast dank aan mijn 2e lezer Stan Scheerder voor zijn tijd en waardevolle feedback tijdens bijeenkomsten en de groenlicht presentatie. 4

5 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING 2. ONDERZOEKSRESULTATEN Management samenvatting 7 Agile en doelgroeponderzoek 18 Probleemstelling 10 Deelvragen 11 Opdrachtgever 12 Doelstelling 14 Onderzoeksmethode 15 Stakeholders 16 Agile methodieken en tools 23 Projectmanager 24 Enquete 25 Respondenten 25 Resultaten interviews 26 Bestaande initiatieven 32 Concurentie 33 Tools onderzoek 36 User stories CONCEPT & ONTWERP 4. CONCLUSIE & FUTURE WORK Randvoorwaarden 44 Conceptgeneratie 45 Elementen 45 Taskflows 47 Conclusie 61 Future work 62 Literatuur 63 Bijlagen 63 Designbeslissingen 48 Testresultaten 51 Functioneel ontwerp 53 5

6 INLEIDING 6

7 MANAGEMENTSAMENVATTING Dit onderzoeks- en ontwerp rapport is geschreven voor projectmanagers die werken voor of in de digitale sector. Een project manager werkt meestal volgens een bepaalde methodiek. In de digitale sector zijn de zogeheten Agile methodieken erg populair. Deze methodieken proberen risico s [1] te verminderen en beslaan korte overzichtelijke periodes. Elke periode kan worden gezien als een miniatuurproject op zichzelf en omvat elk noodzakelijke taken zoals planning, ontwerp, communicatie naar klanten/team, financiën, taken verdelen, projectrapporten opstellen en testen. Methodieken worden tegenwoordig ondersteund door één of meerdere tools die aansluiten op de miniatuurprojecten. Zo is er voor de meeste taken wel een tool op de markt die de project manager helpt bij het leiden van een project. De vraag naar tools is groot, maar het aanbod nog veel groter. Mede hierdoor staat de gemiddelde projectmanager soms voor een dilemma. Welke tool is nu geschikt en past bij de situatie of bij het project? Er is vaak weinig tijd om diverse tools te testen en er is op het web minimale ondersteuning te vinden die projectmanagers helpt om de juiste combinatie te vinden tussen een methodiek en tools. Door middel van het gebruikersonderzoek is vastgesteld dat er behoefte is naar een plek waar bestaande methodieken en tools samenkomen, en waar op eenvoudige wijze hulp wordt geboden bij het kiezen van tools die passen bij de projecten. Fusion moet voor projectmanagers de uitkomst bieden om op een snelle, betrouwbare en educatieve manier de juiste tools te selecteren die passen bij het project of de bedrijfscultuur. Om het Fusion platform zo objectief mogelijk te houden worden de gekozen tools beoordeeld door de gebruikers zelf. Deze strategie zorgt ervoor dat de gebruiker een eerlijk beeld over de tools voorgeschoteld krijgt en daar zijn keuze op kan bepalen. 7 [1] Tabel 1: pag. 9

8 MANAGEMENTSAMENVATTING In het onderzoek is gezocht naar het antwoord op de volgende vraag: HOOFDVRAAG: Hoe kan een digitaal platform projectmanagers in de digitale sector helpen bij het vinden van de juiste combinatie tussen een projectmanagement methodiek en tools die daar op aansluiten? 8

9 MANAGEMENTSAMENVATTING Tabel 1: laat risico s zien waar projectmanagers mee te maken hebben. 9

10 PROBLEEMSTELLING Hoe kan een digitaal platform project managers in de digitale sector helpen bij het vinden van de juiste combinatie tussen een projectmanagement methodiek en tools die daar op aansluiten? Er zijn tegenwoordig talloze tools en Agile methodieken beschikbaar die projectmanagers over de hele wereld ondersteunen tijdens hun werk. Agile methodieken worden al sinds het begin van de ontwikkeling van software gebruikt. Digitale tools die daar op aansluiten zijn daarentegen nog relatief nieuw. Tools schieten tegenwoordig als paddestoelen uit de grond. Helaas zijn veel van deze tools kwalitatief ondermaats, voldoen niet aan de verwachtingen of er zijn vergelijkbare tools die veel meer bieden voor dezelfde prijs. Omdat er onder de tools zo veel ruis rondzwerft is het voor projectmanagers binnen de digitale sector geen gemakkelijke opgave om de juiste Agile methodiek of tool te vinden die past bij hun werkwijze of project. Daarnaast is er onvoldoende ondersteuning om de juiste combinatie te vinden tussen methodieken en tools. De meeste tools die door bedrijven worden aangeboden maken gebruik van slimme marketing technieken waardoor het lijkt alsof de tool in kwestie geschikt is voor elke projectmanager. Op het moment dat een projectmanager zo n tool gaat gebruiken, kan het veel tijd in beslag nemen om deze volledig te begrijpen. Dan kan blijken dat het moeilijk is om er een project aan te koppelen of running te krijgen binnen een designteam. Als achteraf blijkt dat de tool toch niet helemaal geschikt is voor het bedrijf of project, heeft het dus voor onnodige problemen en tijdverspilling gezorgd. 10

11 DEELVRAGEN: 1. Wat zijn de voornaamste taken en behoeften van een project manager in de digitale sector? 2. Wat zijn de grootste verschillen tussen start-ups, kleine, middelgrote en grote bedrijven? 3. Welke methodieken en tools zijn er momenteel beschikbaar, wat zijn hiertussen de grootste verschillen en welke sluiten het beste aan op een divers scala van project managers en hun behoeften? 4. Welke soortgelijke oplossingen bestaan er al op het gebied van aanbevelingen en informatie? 5. Hoe kan ik de opgedane kennis verwerken in een concept en een functioneel ontwerp? 6. Hoe zorg ik ervoor dat de focus van het platform community based wordt en het informatieve en adviserende gedeelte niet de overhand krijgt? 7. Waar moeten tools aan voldoen om deel uit te mogen maken van het Fusion platform? 8. Welke problemen lost het Fusion platform voor de gebruiker op en waar zal dit in resulteren? 9. Welke functies moet het Fusion platform bieden om het einddoel van de gebruiker te kunnen verwezenlijken? 11

12 OPDRACHTGEVER Het idee voor een platform is ontstaan bij mijn stagebedrijf Zapaday. Dit bedrijf is ook het ideale voorbeeld van een organisatie die zoekende is naar de juiste bundel. Zapaday is een start-up die twee jaar actief is op gebied van het verzamelen en creëren van informatie over de toekomst. Deze informatie wordt gesorteerd in gecategoriseerde kalenders die beschikbaar worden gesteld voor journalisten, nieuwsorganisaties en nieuws-gerelateerde bedrijven over de hele wereld. Het team van Zapaday bestaat uit designers, developers, editors, een scrum master, sales mensen, productmanagers en een creative director. Zelf heb ik zes maanden stage gelopen als productmanager en interaction designer. Tijdens mijn periode bij Zapaday was ik verantwoordelijk voor o.a. de planning, communicatie binnen het team en technische ondersteuning naar klanten. Tijdens mijn periode als product manager ben ik tegen een aantal problemen aangelopen: Communicatie tussen development en Zapaday team. Eenheid en structuur creëren binnen het developers team. Realistische en heldere releases opzetten. Teststructuur opzetten voor nieuwe features en bugs. Technische ondersteuning en communicatie naar klanten toe. Het combineren van projectmanagement-tools en projectmanagement. 12

13 OPDRACHTGEVER Zapaday zou het platform graag willen gebruiken omdat ze zelf veel tijd steken in het uittesten van tools. Deze kostbare tijd stoppen ze liever in projecten. Ik heb ervoor gekozen om mijn afstudeerproject zelf te managen zonder ondersteuning van een bedrijf. De reden hiervan is dat ik in de toekomst wellicht andere personen of organisaties wil benaderen die mij kunnen helpen bij de realisatie van dit project. Wel is Zapaday zeer betrokken geweest bij het onderzoeksrapport en zullen zij mij bijstaan tijdens het testen van het prototype. 13

14 DOELSTELLING: Het doel van dit project is om een platform te ontwikkelen waar projectmanagers uit de digitale sector terecht kunnen voor informatie, ondersteuning en aanbevelingen m.b.t. methodieken, tools en bundels. Een belangrijk onderdeel daarvan is een community based platform, waar gebruikers met elkaar kunnen communiceren. Dit kunnen ze doen in de vorm van vragen stellen, feedback geven en hun ervaringen met elkaar te delen. Het streven is dat het platform projectmanagers mogelijk maakt om elk hun eigen bundel te laten creëren die aansluit op hun behoeftes, projecten en/of bedrijf-structuur. Fusion moet een plek worden voor projectmanagers uit de digitale sector om een overzichtelijk beeld te krijgen van de tools die momenteel verkrijgbaar zijn. Deze tools worden getoetst door de gebruiker zelf. Hierdoor ontstaat een betrouwbare en eerlijke beoordeling waardoor de gebruiker een gerichte keuze kan maken tussen methodieken en tools die aansluiten op het project of de bedrijfscultuur. De keuze kan extra worden ondersteund door de aanbevelingen die het Fusion platform aanbiedt. 14

15 ONDERZOEKSMETHODEN Tijdens dit onderzoek wordt gebruik gemaakt van User Centred Design (UCD). Dit is de mindset en houdt in dat de doelgroep vanaf het begin van het project centraal wordt gesteld. Er wordt een gebruiksvriendelijk en interactief product ontworpen die aan de behoeften van deze gebruiker voldoet. In dit document wordt omschreven hoe dit proces is verlopen en welke methoden er gebruikt zijn tijdens het onderzoeks- en ontwerpproces. De volgende onderzoeksmethoden worden gebruikt: Definitie van Agile en waarom het gebruikt wordt (pag. 19 t/m 23) Definitie van een projectmanager in de digitale sector (pag. 24) Doelgroeponderzoek (pag, 19 en 25 t/m 31) Bestaande initiatieven (pag. 32 t/m 35) Tools onderzoek (pag. 36 t/m 40) Doormiddel van het systematisch beantwoorden van de deelvragen is het mijn doel de hoofdvraag te beantwoorden. 15

16 STAKEHOLDERS 16

17 STAKEHOLDERS Het platform, in het vervolg Fusion genaamd, heeft drie belangrijke stakeholders. Dit zijn bedrijven, tool ontwikkelaars en projectmanagers. Hieronder worden de voordelen voor de stakeholders uiteengezet. Voor de tool-ontwikkelaars: De dienst die Fusion aanbiedt, zorgt ervoor dat tool-ontwikkelaars meer inkomsten zullen genereren door de extra ondersteuning die wordt geboden aan hun klanten (de project managers, en dus de bedrijven) via het Fusion platform. Aan de andere kant kan Fusion, naar mate de tijd vordert, commissie vragen als een gebruiker via het Fusion platform een aankoop doet. Er kan echter pas over een commissie-plan worden nagedacht als het Fusion platform genoeg tevreden gebruikers heeft die content genereren of daadwerkelijk de tools van de ontwikkelaars aanschaffen. Voor de projectmanagers: Projectmanagers worden door Fusion ondersteund en geadviseerd tijdens hun zoektocht naar de ideale combinatie van een methodiek en tools. Deze ideale combinatie noemen we een bundel. Elke bundel heeft zijn eigen eigenschappen en past bij een specifiek bedrijf of project. Aan de andere kant vervullen project managers automatisch een content rol op het Fusion platform en helpen zij het platform te laten groeien. Dit doen ze door o.a. reviews te schrijven, ervaringen te delen en interactie met andere gebruikers. Voor de bedrijven: Voor bedrijven zal dit platform ook voordelen hebben. Fusion helpt projectmanagers bij het maken van de juiste keuzes omtrent methodieken en tools. Inplaats van een projectteam dat veel tijd besteedt aan het uitzoeken en testen van tools, kan dat team deze kostbare tijd steken in de projecten waarvoor zij zijn aangenomen. 17

18 ONDERZOEKSRESULTATEN 18

19 INLEIDING - AGILE & DOELGROEPONDERZOEK Tijdens de onderzoeksfase heb ik gekeken wat de definitie van Agile is en waarom projectmanagers uit de digitale sector er gebruik van maken. Om dit te begrijpen is het van belang om te kijken waar de behoefte van Agile vandaan komt en waarom er tools op de markt zijn gekomen die deze methodieken ondersteunen. Uitkomsten op pagina 20 t/m 24 Na het onderzoeken van de Agile manifesto heb ik de doelgroep van Fusion geanalyseerd. Doormiddel van een enquete heb ik bekeken wie de doelgroep van Fusion is en wat hun behoeften en gedragingen zijn. Daarna heb ik met een aantal potentiële gebruikers diepte interviews gehouden. Ik heb o.a. gevraagd wat zij precies verwachten van zo n platform en waarom zij denken dat Fusion een hulpmiddel zou zijn voor projectmanagers in het vakgebied. De uitkomsten van dit onderzoek heb ik gevisualiseerd in een persona, dat het uitgangspunt vormt voor het verdere concept en ontwerp. Persona op pagina 30 t/m 31 Tijdens de onderzoeksfase van de doelgroep ligt de focus op: Verschillen tussen projectmanagers in de digitale sector. Verschillen tussen bedrijven in de digitale sector. Verschillen tussen concepten, producten en projecten van deze bedrijven. Verschillen tussen werken met of zonder opdrachtgevers. Welke tools worden gebruikt door de doelgroep. Wat de gebruikers willen bereiken met Agile en tools. Hoe de gebruiker het liefst geïnformeerd en ondersteund wilt worden. Uitkomsten op pagina 25 t/m 31 19

20 WAAROM AGILE? De belangrijkste voordelen van Agile: [1] Delen van kennis: beslissingsmomenten worden vaker met elkaar gedeeld waardoor je automatisch van elkaar leert. Klant betrokkenheid: De klant maakt dagelijks de voortgang van het project mee en kan hier direct op reageren. Voortschrijdend inzicht: Doordat iedere betrokkene dagelijkse updates krijgt over de voortgang van het project, is het veel makkelijker om bij te sturen wanneer zaken minder goed of effectief blijken te zijn. Plannen: Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd aan meerdere projecten werken en kunnen elkaars taken overnemen. Een project manager kan nu makkelijker plannen doordat hij binnen zijn team kan gaan schuiven over diverse projecten. Niemand zit op deze manier meer zonder werk. Plezier en minder stress: Je leert van elkaar in een hoog tempo en het is een leuke manier om op volgens deze methode met elkaar samen te werken. Principes van het Agile Manifesto (Fowler & Highsmith, 2001) [1] - Hill, G. M. (2009). The Complete Project Management Methodology and Toolkit (Herz. ed.). New York, Amerika: CRC Press. 20

21 WAAROM AGILE? Waarom gebruiken projectmanagers uit de digitale sector Agile methodieken? Agile is een verzamelnaam voor herhalend projectmanagement. Stromingen binnen Agile zijn onder andere Scrum en XP. De Agile benadering is een benadering waarbij de projectmanager een project opsplitst in meerdere miniatuurprojecten. Deze projecten worden in een kort tijdsbestek gebouwd, getest en opgeleverd, om zo sneller tot een beter eindresultaat te komen. Agile is ontstaan in de software development industrie en biedt een oplossing voor project managers die met snel veranderende werkzaamheden, doelen en taken van een project moeten omgaan. Bij sectoren waar veel denkwerk plaatsvindt, zoals bij programmeurs en productontwikkelaars, is Agile dan ook goed op zijn plaats. Agile methodieken zorgen in veel gevallen voor minder stress en meer werkplezier binnen het projectteam. De projectmanager kan betere planningen maken en het zorgt voor een betere besluitvorming. [1] Hoewel veel projectmanagers uit de digitale sector werken met Agile methodieken, is de toepassing ervan in de designwereld nog vrij nieuw. Projectmanagers uit die sector zijn vaak nog zoekende hoe ze deze techniek het beste kunnen toepassen en welke hulpmiddelen hiervoor beschikbaar zijn. [1] - Hulscher, J. (2010, 18 oktober). Waterval vs. Agile Scrum [Blog post]. Geraadpleegd op 21

22 WAAROM AGILE? De belangrijkste voordelen van Agile: [1] [1] - Berkun, S. (2008). Making Things Happen: Mastering Project Management (Herz. ed.). Sebastopol, Amerika: O Reilly Media. 22

23 AGILE METHODIEKEN & TOOLS Waarom zou je Agile methodieken combineren met digitale tools? Het gebruik van tools in Agile projecten kan leiden tot discussie. Traditioneel wordt gebruik gemaakt van eenvoudige middelen zoals papier of een whiteboard. Een groot project, of een project met speciale eisen, is echter vaak lastig te managen op een whiteboard. Daarnaast is de informatie op een whiteboard maar op één plek toegankelijk. Tegenwoordig werken veel mensen thuis of op meerdere werkplekken en loopt de communicatie met klanten ook digitaal. Klanten willen in veel gevallen op de hoogte gehouden worden en betrokken blijven tijdens het project. Hierdoor zijn digitale (Agile) taakborden in combinatie met andere tools onvermijdelijk geworden. Projectmanagers in de digitale sector hebben te maken met een breed scala aan taken die met behulp van van Agile in een kort tijdsbestek uitgevoerd kunnen worden. Hieronder vallen o.a.: [1] Communicatie met klanten Communicatie met het designteam Financiën en budgetten maken en beheren Plannen Task Management (taken verdelen en bijhouden, bug tracking) Project-rapporten opstellen Het creëren en onderhouden van een database met bestanden. Gelukkig is er een diversiteit aan tools die de projectmanager in de digitale sector ondersteunt bij deze taken. Veel tools zijn gebaseerd op de Agile methodieken die veel projectmanagers hanteren. [1] - Hill, G. M. (2009). The Complete Project Management Methodology and Toolkit (Herz. ed.). New York, Amerika: CRC Press. 23

24 PROJECTMANAGERS VS PROJECTMANAGERS UIT DE DIGITALE SECTOR Project Manager Een project manager: is iemand die plant en budgetten maakt en beheert. Accountmanagement: het onderhouden van contact met klanten. De ene klant is een droom om mee te werken, maar het contact kan ook leiden tot een nachtmerrie. [1] Als de klant pas op het laatst wordt betrokken krijg je het in de implementatiefase vaak lastig. Zodra de hij weet wat hem te wachten staat lanceert hij allemaal goede ideeën. Ideeën die eigenlijk heel zinvol zijn, maar nu te laat om nog te implementeren Het betrekken van de klant tijdens het proces is dus erg belangrijk, maar kost veel tijd en energie. De taak van de project manager is het tevreden houden van de klant, zelfs als je slecht nieuws brengt. Salesmanagement: een project manager staat het dichtst bij de marketing goals van het project of van de klant en moet dus kunnen meedenken over de kansen en risico s die deze goals met zich meebrengen. Wat moet een project manager uit de digitale sector extra kunnen? [2] [3] Digitaal strategisch bekwaam zijn: een project manager uit de digitale sector moet niet alleen mee kunnen denken met de klant, maar ook met het designteam en de developers. Hij moet dus verstand hebben van het bouwen van het product. Denk hierbij aan de architectuur, design, user experience, content, SEO/search, social media en analytics. Quality specialisme: Een QA manager kan testen en nog meer testen maar een product manager is uiteindelijk verantwoordelijk voor het eindproduct en moet de laatste testen kunnen uitvoeren. Een project manager uit de digitale sector moet dus over veel meer kwaliteiten beschikken dan project managers uit andere sectoren. Dit is ook de voornaamste reden waarom veel projectmanagers tegenwoordig gebruik maken van Agile methodieken. [1] - Jacobs, T. (2011, 26 april). Vergeet je klanten niet [Blog post]. Geraadpleegd op [2] - Interactive Project Manager Responsibilities. (z.j.). Geraadpleegd op 24 [3] - James. (z.j.). Interactive Project Manager. Geraadpleegd op job interactive-project-manager.htm

25 ENQUETE De rol van Projectmanagers in de digitale sector kan al redelijk goed gedefineerd worden. Onderstaande onderwerpen wil ik nog verder onderzoeken d.m.v. een digitale enquête. Het soort bedrijven waar ze voor werken. Het type projecten waaraan ze werken. De diversiteit tussen eigen projecten en projecten voor klanten. Waar liggen de behoeftes van de doelgroep m.b.t. methodieken en tools. Om meer inzicht in te krijgen in bovenstaande punten heb ik een enquête opgesteld. Deze heb ik vervolgens verspreid via een aantal gerelateerde Facebook pagina s. Ook heb ik acht Projectmanagers gevonden binnen mijn netwerk die bereid waren mijn enquête in te vullen. De enquete is uiteindelijk door 10 respondenten volledig ingevuld. Uit deze enquête zijn de volgende resultaten tot stand gekomen. Zie bijlage voor PDF voor volledige enquete DE RESPONDENTEN Belangrijkste uitkomsten Zijn voornamelijk mannen tussen de 27 en 35 jaar oud. Hebben vaak een opleiding gevolgd m.b.t grafisch ontwerpen of development. Hebben vaak werkervaring met zowel design als development en zijn langzamerhand uitgegroeid tot projectmanager. Werken meer dan drie jaar als Project Manager in de sector. Bij de meeste Project Managers is dit hun eerste baan als Project Manager. Spreken meestal goed tot vloeiend Engels. Werken meer aan producten voor klanten dan aan een eigen product. Hebben niet veel ervaring met tools en gebruiken de meest voor de hand liggende. Google Docs, Jira of Basecamp. Zijn niet zeker van het feit of ze de juiste strategie en tool(s) gebruiken die passen bij het project. Gebruiken naast weinig tools tijdens het communiceren met klanten 25

26 RESULTATEN INTERVIEWS Voor dit onderzoek heb ik 5 projectmanagers geïnterviewd 1 heeft een eigen start-up 2 werken bij een klein bedrijf 1 werkt bij een middelgroot bedrijf 1 werkt bij een groot bedrijf Ik was van plan om voor elk type bedrijf minimaal twee projectmanagers te vinden voor het diepte interview. Uiteindelijk heb ik in totaal vijf projectmanagers gevonden die bereid waren om mee te werken aan het interview. Opvallend genoeg bleek dat de uitkomst van de interviews tussen de verschillende type bedrijven weinig van elkaar verschilden. De behoeften van een project manager met een eigen start-up verschilt dus niet veel van een project manager die bij een groot bedrijf werkt. De grootste verschillen en behoeften lagen voornamelijk tussen bedrijven die hun eigen producten maken en bedrijven die rekening moeten houden met de klant waarvoor zij werken. 26

27 RESULTATEN INTERVIEWS Behoefte aan de volgende categorieën (Max 100%) Type project 27

28 RESULTATEN INTERVIEWS Type bedrijven 28

29 BELANGRIJKSTE RESULTATEN Project managers: Deze vijf projectmanagers: Zijn over het algemeen enthousiast over het concept en het prototype van het Fusion platform. Hebben in het verleden (sommigen zelfs nog steeds) problemen ondervonden met het vinden van de juiste tool die past bij een project of klant. Hebben weinig tijd om tools te zoeken en te testen. Zouden waarde hechten aan extra ondersteuning en eventuele (eerlijke) aanbevelingen bij het kiezen van een tool. Zijn nieuwsgierig naar ervaringen van andere project managers binnen de sector. Zijn bereid om voor een tool te betalen maar willen eerst meer informatie en zekerheid. Zijn over het algemeen bekend met de Agile methodieken en passen deze ook regelmatig toe. Hebben de voorkeur om zo min mogelijk tools te hoeven gebruiken voor een project. Zijn over het algemeen enthousiast over het bundel idee maar gebruiken het liefst niet meer dan 2 bundels voor alle projecten. De meeste staan open om als testpersoon te figureren tijdens het proces en willen het ontwerp evalueren voor feedback. 29

30 PERSONA Uit de resultaten van het doelgroeponderzoek heb ik een persona opgesteld, volgens de richtlijnen uit het boek About Face 3 : The essentials of Interaction Design van Alan Cooper. De persona is het archetype van een potentiële gebruiker. Het concept en het ontwerp wordt op hem gebaseerd. (Cooper 77). We noemen hem Stan. Stan is een ondernemende project manager die werkt bij een klein design bureau in Amsterdam. Hij stuurt een designteam aan van twee designers, een developer en een QA tester. Het designbureau werkt aan meerdere projecten tegelijkertijd met een maximaal tijdsbestek van 4 maanden, afkomstig van verschillende klanten. Stan s behoeften zijn: Stan wil (zonder er veel tijd in te steken) meer te weten komen over verschillende methodieken en tools die hem en zijn team kunnen ondersteunen tijdens projecten. Stan heeft weinig ervaring met project management tools. Daarom heeft hij behoefte aan ondersteuning bij het zoeken van een geschikte combinatie tussen een tool en de methodiek die hij hanteert. Stan werkt dagelijks onder een bepaalde tijdsdruk. Daarom zou het voor hem goed uitkomen als hij op een snelle en effectieve manier aanbevelingen zou kunnen krijgen m.b.t. methodieken en tools die passen bij zijn projecten. Stan is nieuwsgierig hoe andere projectmanagers uit de digitale sector te werk gaan. Hij zou graag willen weten welke methodieken en tools zij gebruiken. Daarnaast zou hij willen weten wat anderen vinden van zijn manier van werken. 30

31 PERSONA 31

32 INLEIDING - BESTAANDE INITIATIEVEN Na de doelgroep onderzoeksfase weet ik wat de doelgroep verlangt van het platform. Daarna is het tijd om te kijken wie de concurrentie is en wat zij doen op gebied van informeren en ondersteunen m.b.t. Agile en tools. De bestaande initiatieven ga ik op de volgende wijze testen: Laten ze relevante informatie zien over Agile methodieken en tools? Kan de gebruiker tools met elkaar vergelijken? Zo ja, hoe? Ik neem het gebruikersgemak onder de loep. Zijn de website s up to date en hoe groot is de database? Hoe worden de tools bij de bestaande initiatieven beoordeeld? Zijn de initiatieven gespecialiseerd in Agile? Hoe maken de initiatieven winst? 32

33 BESTAANDE INITIATIEVEN CONCURENTIE Na het doelgroep onderzoek, ben ik op zoek gegaan naar bestaande initiatieven op het web of applicaties die soortgelijks doeleinden hebben als Fusion. Doormiddel van dit onderzoek probeer ik inzicht te krijgen in de werking van deze initiatieven. Daarnaast probeer ik erachter te komen wat hun sterktes en zwaktes zijn. Tijdens dit onderzoek sla ik interessante bevindingen op die als inspiratie kunnen dienen voor Fusion. De websites die ik heb onderzocht zijn: Ik doe projecten - ikdoeprojecten.nl Webdesignbooth - webdesignbooth.com Getapp - getapp.com Optelsom - optelsom.nl Top ten reviews - online-projectmanagement-review.toptenreviews.com De initiatieven die ik heb onderzocht hebben in ieder geval een relatie met projectmanagers, methodieken of tools. Echter zijn de meesten NIET gespecialiseerd op de digitale sector maar op projectmanagers in het algemeen. Dit betekent dat project managers uit de digitale sector veel ruis zullen ondervinden op deze platformen. Skyje - skyje.com Ik heb gezocht naar initiatieven die de volgende kenmerken bevatten: Het informeren en vergelijken van tools of methodieken De websites heb ik beoordeeld op relevante informatie, gebruiksgemak, up to date, interactieve mogelijkheden, aanbevelingen, en het winstmodel. Het aanbevelen van een tool die past bij de gebruiker Interactieve elementen waarbij gebruikers elkaar kunnen ondersteunen 33

34 RESULTATEN Relevante informatie over methodieken en tools De websites lichten meerdere tools uit en op één website is het zelfs mogelijk om de tools met elkaar te vergelijken. Helaas staan de tools op de websites vaak random door elkaar en is het voor de gebruiker niet mogelijk om zelf te categoriseren of te filteren. De gebruiker moet uitgaan van de informatie die de website bij de tool plaatst, en zijn er geen gebruikersreviews waar waarde aan gehecht kan worden. Dit maakt het voor de gebruiker niet makkelijk om de juiste tool(s) te vinden. Gebruiksgemak en interactieve mogelijkheden Het gebruiksgemak verschilt per website. Bij een aantal websites hebben ze een duidelijk verschil gemaakt tussen tools en methodieken. Andere websites zijn volledig gespecialiseerd op tools en is het voor de gebruiker niet mogelijk om informatie te vinden over methodieken. Over het algemeen missen de websites belangrijke elementen als het gaat om gebruiksgemak. De meeste websites focussen zich puur op één element (methodieken of tools), dat maakt het minder interessant voor projectmanagers uit de digitale sector. Één website werkt met het geven van waarderingen, dit doen ze in de vorm van een aantal sterren. Het is helaas niet helemaal duidelijk waar deze scores op zijn gebaseerd aangezien de bezoekers geen waardering kunnen geven aan een tool. De website lijkt hierdoor met gebruikers-content te werken maar dat is dus niet het geval. Up to date De websites die ik heb bekeken zijn niet altijd up to date. Veel nieuwe relevante tools zijn niet te vinden. Daarnaast ontvangen de website s vaak een vaste of variabele vergoeding als jij via hen een tool koopt. 34