Productiever werken door slim te digitaliseren.

Transcriptie

1 Productiever werken door slim te digitaliseren.

2 2 Probleemloos documenten verwerken. Betere bedrijfsresultaten. Zelfs in organisaties die overstappen naar digitale verwerking, worden documenten nog vaak afgedrukt, van annotaties voorzien, gekopieerd en in PDF-indeling of op papier verspreid. Maar beheer van informatie op papier is lastig en duur. En PDF-documenten zijn zonder de juiste programma's inflexibel en moeilijk te bewerken. Een inefficiënte verwerking van documenten heeft een nadelig effect op de slagvaardigheid van uw bedrijf en kan ertoe leiden dat deals niet worden gesloten, problemen van klanten niet worden opgelost of producten niet worden geleverd. Dit soort knelpunten kost uw organisatie tijd en geld. En het kan u zelfs klanten kosten. U beschikt waarschijnlijk over mobiele apparaten met hogeresolutiecamera's en krachtige MFP's (multifunctionele printers) waarmee u papieren documenten snel en betrouwbaar kunt scannen en omzetten naar PDF-documenten die u kunt delen. Maar kunt u deze scans of foto s ook met één druk op de knop opnemen in uw procedures? Kunt u ze beveiligen en met de juiste mensen op de juiste plek delen? Met de opkomst van de 'lerende werkers' is er sprake van een nieuwe ontwikkeling. Lerende werkers zijn uitermate waardevol voor een organisatie omdat ze zich moeiteloos aanpassen aan veranderingen op de werkplek. Ze werken mobiel, kunnen zelfstandig denken, krijgen nieuwe programma's om sneller te werken gemakkelijk onder de knie, kunnen samenwerken en schrikken er niet voor terug om zelf de bedrijfsprocessen aan te passen zodat deze op de meest effectieve manier kunnen worden ingezet. Ze moeten overal kunnen werken en toegang tot alle informatie hebben. Digitalisering van documenten is daarvoor het sleutelwoord. Biedt u uw lerende werkers alles wat ze nodig hebben zodat uw organisatie de vruchten kan plukken? a Scannen b Verwerken c Verbinden herkennen verbeteren extraheren Samenwerken met vrijwel elk back-endsysteem Mappen/FTP/sFTP Multifunctioneel apparaat converteren batch Smartphones en tablets WORD XLS PPT PDF SharePoint, documentmanagement en bedrijfsprogramma's Cloud-opslag Met ecopy ShareScan verloopt de verwerking van documenten soepel en worden belangrijke workflows geautomatiseerd zodat ingewikkelde taken eenvoudig worden.

3 3 Neem documenten met één knop op in uw zakelijke informatie. Uw medewerkers hebben nu snel toegang tot documenten op al hun favoriete plaatsen: één druk op de knop is voldoende. Met ecopy ShareScan beschikt u over een uiterst eenvoudige methode om documenten snel en zonder fouten te scannen en te converteren naar indelingen waarmee uw bedrijf soepel kan werken. U kunt meerdere documenten naar één document scannen, direct op de MFD. Met geen enkel programma werkt u zo prettig als met ecopy ShareScan. U profiteert van een optionele voorbeeldweergave van documenten op het scherm, zoekopdrachten waarbij uw invoer automatisch wordt aangevuld en rappid, een functie die uw gegevens onthoudt, wat het nog gemakkelijker maakt om documenten steeds opnieuw met dezelfde instellingen te scannen. Sneller werken met de gebruiksvriendelijke workflowknoppen van ecopy ShareScan Kostbare fouten voorkomen met de voorbeeldfunctie van ecopy ShareScan ecopy ShareScan werkt perfect samen met Microsoft Office 365. Bij aanmelding van uw computer op een Microsoft-netwerk ziet uw bureaublad er altijd precies uit zoals u het heeft ingesteld en bent u verbonden met alle systemen die u nodig heeft om uw werk te doen. Het is vertrouwd omdat het uw eigen werkruimte is. Precies zo werkt ecopy ShareScan op de MFD. Dankzij de naadloze integratie met Microsoft Active Directory-services voor beveiligde aanmelding en gepersonaliseerde workflows, is het de optimale oplossing voor documentworkflows voor Microsoft Office 365. Gescande documenten kunnen naar Microsoft Office-indeling worden geconverteerd en er is directe verbinding mogelijk met Microsoft Outlook, OneDrive en SharePoint. ecopy ShareScan converteert documenten uiterst nauwkeurig naar Microsoft Word, Excel en PowerPoint. Een document ziet er precies zo uit als het origineel, met behoud van alle kolommen, afbeeldingen, kop- en voetteksten, en u kunt het bewerken alsof u het zelf op de pc heeft gemaakt. Zo kunt u uren tijd besparen die u kwijt zou zijn aan overtypen en documenten opnieuw maken. Het kan toch eigenlijk niet eenvoudiger?

4 4 Zet mobiele apparaten nog breder in. Faciliteer lerende werkers, altijd en overal. ecopy ShareScan is geïntegreerd met Nuance Business Connect, een optionele mobiele app. De workflows op de MFD kunnen nu beschikbaar worden gesteld op mobiele apparaten zodat documenten met vertrouwde ecopy-workflowknoppen naar dezelfde bestemmingen kunnen worden gescand. Maar Nuance Business Connect doet veel meer dan dat. Omdat het mogelijk is om documenten met de mobiele camera vast te leggen, gegevens met Form Overlayfuncties toe te voegen en documenten onmiddellijk door klanten te laten ondertekenen, kunnen uw medewerkers productiever werken en neemt de klanttevredenheid toe. Uw mobiele medewerkers worden veel productiever en kunnen belangrijke taken gewoon onderweg op hun mobiele apparaat uitvoeren. Digitale documenten Foto's eforms bijlagen Contentmanagementsystemen - en faxservices esignatures Groupware en samenwerking Streepjescodes Geotags Open connectiviteit Eenvoudig instellen en configureren. Flexibiliteit en kracht voor iedereen onder handbereik. Nuance ecopy ShareScan zorgt voor een drastische verbetering: multifunctionele apparaten kunnen veel flexibeler worden ingezet en mobiel vastleggen van documenten verloopt veel soepeler. Geen enkele andere netwerkoplossing voor het scannen van documenten is zo snel te installeren en configureren. U kunt het programma binnen een paar minuten in gebruik nemen. Medewerkers en afdelingsmanagers kunnen gepersonaliseerde workflowknoppen definiëren waarmee documenten direct naar specifieke mappen worden gescand, in realtime en zonder hulp van IT-personeel of netwerkbeheerders. Workflowknoppen kunnen worden gedeeld en desgewenst kunnen er leden aan de groep worden toegevoegd of eruit worden verwijderd. ShareScan regelt het voor u, zonder dat dit ten koste gaat van sterke punten als beveiliging, schaalbaarheid en hoge beschikbaarheid. Kortom, ecopy ShareScan stroomlijnt en beveiligt bedrijfsprocessen waarin documenten centraal staan, en hanteert daarbij het beginsel van eenvoud.

5 5 Delen en samenwerken. Met ecopy ShareScan heeft u met één druk op een knop van uw MFD verbinding met gangbare directory-, -, fax- en samenwerkingssystemen. De connectoren geven gebruikers toegang tot functies waarmee documenten direct naar digitale workflows worden verplaatst. Dit scheelt heel wat tijd bij de verwerking van transacties, de aflevering van documenten of het delen van inhoud in teams. Microsoft Exchange Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint Advanced Microsoft SharePoint Online Cloud-pakket: - Microsoft OneDrive - Google Drive - Dropbox SalesForce Quick Connect - Connector die zonder programmeren kan worden aangepast en waarmee u documenten onmiddellijk naar meerdere locaties tegelijk kunt verspreiden, zoals mappen, websites, databases en documentmanagementsystemen OpenText Content Server (Livelink) OpenText edocs Edition OpenText Fax Server, RightFax Edition Autonomy imanage Worksite EMC Documentum Xerox DocuShare Exact Synergy Enterprise DocuWare ACT Sage 50 Accounts HP Trim De beste manier om te scannen naar PDF. Meer doen met documenten op de pc. Bij scannen geldt vaak dat het werk pas begint als het scannen is voltooid. Volgens InfoTrends scant meer dan 50% van de bedrijven via MFD's naar pc's. Waarom? Omdat samenwerking nu eenmaal begint met het aanbrengen van wijzigingen in documenten, het toevoegen van opmerkingen, extra pagina's of inhoud en nog veel meer. ecopy ShareScan maakt deel uit van een totale oplossing en pakt deze uitdagingen op twee manieren aan. Allereerst zet ecopy ShareScan papieren documenten om in optimale PDF-versies zodat delen, zoeken en samenwerken eenvoudig en nauwkeurig verloopt. Dankzij de ongeëvenaarde OCR-nauwkeurigheid van ecopy ShareScan worden alle woorden in het gescande document herkend en aan het PDF-bestand toegevoegd. Daarmee wordt de PDF doorzoekbaar voor PDF-programma's op de pc, Microsoft Windows Desktop Search en uw documentmanagementsystemen. Bij ecopy ShareScan Elements, Office en Suite wordt bovendien ecopy PDF Pro Office geleverd, een krachtige PDF-editor voor Windows-pc's die alles biedt wat zakelijke gebruikers nodig hebben voor het bewerken van PDF-documenten. Voor de integratie met de MFD werkt ecopy PDF Pro Office met een uniek postvak. Hiermee komt inhoud die met een MFD is gescand, met één klik van de muis terecht in het systeemvak op de pc van de gebruiker. Een volledige PDF-oplossing voor bedrijven Met ecopy PDF Pro Office maakt u PDF-bestanden vanuit elk programma waarmee u kunt afdrukken. Dankzij de vele annotatie-, stempel-, zwartmaking- en tekenfuncties kunt u ideeën effectief uitwisselen. Het is mogelijk om bestanden te combineren en pagina's te verwijderen of te vervangen. U kunt pagina's in een brondocument (Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, XPS, JPG, BMP en TIF) selecteren en in een doeldocument (PDF) invoegen. Met FormTyper wordt informatie verzameld om statische formulieren automatisch te converteren naar PDF-formulieren die u kunt invullen, opslaan en per verzenden. U vindt alles wat u nodig heeft met de functie Look Like Search en geavanceerde opties voor gegevensidentificatie. Optimaal beveiligde documenten. ecopy PDF Pro Office is de perfecte uitbreiding voor MFD's met ecopy ShareScan en is een geweldig programma voor iedereen die met PDF-documenten werkt. En dat voor een verrassend lage prijs.

6 6 De ecopy ShareScan-oplossing die bij u past. ecopy ShareScan biedt alle functies die uw organisatie nodig heeft, maar Nuance begrijpt maar al te goed dat er niet één pasklare oplossing is. Uw dealer van kantoorapparatuur of MFD-verkoper kan bij Nuance vragen om de ontwikkeling van een oplossing die precies op uw organisatie is afgestemd. Niet alle toeters en bellen nodig? Met ecopy ShareScan hoeft u niet te betalen voor wat u niet nodig heeft. Niet meteen te groots aanpakken? ecopy ShareScan kan worden uitgebreid met modules waarmee u nog meer kunt verbinden en automatiseren. Heeft u meerdere MFD's, die elk aan andere vereisten van gebruikers moeten voldoen? ecopy ShareScan-edities zijn eindeloos in één installatie te combineren zodat u ze optimaal kunt inzetten. Alle ecopy ShareScan-edities bevatten dezelfde basisengine en worden via dezelfde console beheerd. Bang dat u de verkeerde keuze maakt en niet meer terugkunt? Met ecopy ShareScan kunt u geen verkeerde keuze maken. U koopt wat u nodig heeft, bijvoorbeeld een betere methode om te scannen naar , en schaft vervolgens opties aan als aanvulling voor de functies waarmee u al werkt. Opnieuw installeren van software is niet nodig. U ontvangt een nieuwe licentiecode en hoeft de functie daarna alleen nog maar in te schakelen. Gebruik ecopy op vrijwel elke MFD of scanner. De keuze is aan u. De ecopy ScanStation-kiosk bestaat uit een speciale pc met een aangepaste standaard, touchscreen en volledig toetsenbord en kan op vrijwel elke scanner of MFD worden aangesloten. Het scherm is groot en helder en het toetsenbord werkt snel en handig. Wellicht dat deze optie uw voorkeur heeft, zelfs als uw slimme MFD het ecopy ShareScanprogramma ondersteunt. De invoer van indexgegevens verloopt veel sneller en u profiteert van een uitstekende voorbeeldweergave en uitgebreide connectiviteit met kopieerapparaten, MFD's en scanners die geen ingesloten programma's ondersteunen. Nuance biedt ecopy ShareScan in vijf edities aan. Edities voor uitvoering op een ondersteunde slimme MFD: ecopy ShareScan Elements: Verbetering van essentiële zakelijke samenwerkingsprocessen, zoals scannen naar , gedeelde mappen, basismappen en verzenden naar het bureaublad van de pc. ecopy ShareScan Office: Alle functies van ecopy ShareScan Elements plus een van onze aanvullende bestemmingsconnectoren voor documentmanagementsystemen, zoals Microsoft SharePoint of opslaglocaties in de cloud. ecopy ShareScan Suite: Alle functies van ecopy ShareScan Elements plus drie van onze aanvullende bestemmingsconnectoren voor documentmanagementsystemen, zoals Microsoft SharePoint of opslaglocaties in de cloud. Verder beschikt u over essentiële zakelijke verwerkingsfuncties, zoals verwerking van streepjescodes en formulieren en Bates-stempels. ecopy ShareScan Enterprise: Zeer schaalbaar en geautomatiseerd platform voor scanworkflows. Alle Nuance ecopy-connectoren en -extenders zijn opgenomen in één aantrekkelijk geprijsde licentie voor implementaties met 50 of meer MFD's. Edities voor koppeling aan vrijwel elke MFD of scanner: ecopy ScanStation: Met deze vrijstaande kiosk verandert elke MFD of scanner in een full-service station voor automatisch scannen. De juiste oplossing voor bedrijven van elke willekeurige grootte. Snelle implementatie. Volledige controle. Oneindige uitbreidingsmogelijkheden. ecopy ShareScan is bijzonder snel te installeren. Installatie op de server is in minder dan 10 minuten voor elkaar. Het is een ideale oplossing voor kleine bedrijven met weinig ITresources, die echter ook voldoende krachtig en schaalbaar is voor de allergrootste ondernemingen. De centrale beheerconsole van ecopy ShareScan is voorzien van een simulator. U kunt dus verbindingen en workflows ontwikkelen en ermee experimenten zonder ze op een MFP te installeren. Zodra u weet hoe uw configuratie werkt, kunt u deze naar een willekeurig aantal MFD's met een licentie uitrollen. Hierdoor kunt u profielen voor scanworkflows razendsnel configureren, testen, beveiligen en implementeren voor alle gebruikers en apparaatgroepen, ongeacht het merk en model.

7 7 Vergelijking van de ecopy ShareScan-productfamilie Enterprise Zeer schaalbaar en geautomatiseerd platform voor scanworkflows. Alle Nuance ecopy-connectoren en -extenders zijn opgenomen in één aantrekkelijk geprijsde licentie voor implementaties met 50 of meer MFD's. ScanStation Extra: beveiligde, toegankelijke kiosk voor netwerkscanprogramma's die hoge eisen stellen aan de beveiliging, toegankelijkheid of connectiviteit met MFD's en scanners. Suite Extra: workflows voor automatische documentverwerking. Biedt routering op basis van formulierzones- en streepjescodeherkenning. Office Extra: workflows voor documentmanagement. Biedt integratie met documentmanagementsystemen. Elements Basisplatform plus samenwerkingsworkflows. ecopy PDF Pro Office voor zakelijke PDF-oplossingen 1 werkplek 5 werkplekken 10 werkplekken 10 werkplekken Apart verkrijgbaar MFD-client/gebruikersinterface Ingesloten MFD-interface met gepersonaliseerde toegang op basis van referentiegegevens van gebruikers Volledig toetsenbord en extern interactief touchscreen Beheer en implementatie Beveiligingsfuncties met volledige verificatie en audittrails, evenals tracering en rapportage Hoge beschikbaarheid Taakverdeling voor uiterst schaalbare implementaties Documentverwerking en -workflows Batchverwerking en bestanden splitsen op basis van een lege pagina of de bestandsgrootte Schaalbare conversie van bestanden op de server naar: Word, Excel, doorzoekbare PDF, PDF/A, JPG, TIFF Beeldverbetering: Optimaliseren, rechtzetten, kleur verwijderen, lijnen verwijderen, enzovoort. Highlight and Redact Extender Database Lookup: voor XML-imports en zoekacties in elke willekeurige gegevensbron/lijst Invoegtoepassing Cost Recovery Extender: kosten bijhouden en rapporteren aan doorbelastingsystemen Invoegtoepassing 1 selecteren Streepjescodeherkenning en batchverwerking voor 1D- en 2D-streepjescodes Invoegtoepassing Invoegtoepassing Bates Stamping/Numbering Extender voor het stempelen en goedkeuren van documenten Invoegtoepassing Invoegtoepassing SmartForms , fax, map en printer Routeren naar Exchange- /Exchange Online (365), Lotus Notes en via SMTP- met LDAP Faxen via Exchange, Lotus Notes en SMTP ondersteunt vrijwel elke faxoplossing Routeren naar persoonlijk bureaublad/basismap Beschikbaar Niet beschikbaar Invoegtoepassing = beschikbaar tegen extra vergoeding (vervolg)

8 (vervolg) Elements Office Suite ScanStation Enterprise Routeren naar printer maakt afdrukken via elke willekeurig apparaat en/of scanpunt mogelijk Routeren naar bestand: netwerkmap, WebDAV, FTP, Secure FTP Universele connector voor routering naar mappen, SQLen Oracle-databases en uitvoer van configureerbare Invoegtoepassing 1 selecteren XML- en CSV-indexbestanden OpenText RightFax-connector Invoegtoepassing 1 selecteren 3 selecteren 3 selecteren Programmaconnectoren voor documentmanagement HP WorkSite, EMC Documentum, SharePoint, OpenText (LiveLink of edocs DM), Salesforce, DocuShare, ACT!, Sage 50, HP Trim, SharePoint Server Edition Invoegtoepassing 1 selecteren 3 selecteren 3 selecteren Functies voor beveiliging en naleving Verificatie via Active Directory en Novell edirectory Eenmalige aanmelding (SSO)/aanmelden bij sessie Bestanden coderen & veilig verwijderen en afleveren Beschikbaar Niet beschikbaar Invoegtoepassing = beschikbaar tegen extra vergoeding Ga voor meer informatie over Nuance-workflowoplossingen in uw eigen taal naar onze websites: NEDERLANDS ENGLISH FRANÇAIS DEUTSCH ESPAÑOL ITALIANO Voor ondersteuning kunt u ons bellen: Benelux Verenigd Koninkrijk en Ierland Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland Scandinavische landen Zuidwest-Europa Oost- en Centraal-Europa Informatie over Nuance Communications, Inc. Nuance Communications, Inc. is wereldwijd een toonaangevende leverancier van spraak- en taaloplossingen voor bedrijven en consumenten. Dankzij de technologieën, programma's en diensten van Nuance hebben mensen eenvoudiger toegang tot apparaten en systemen. Dagelijks genieten miljoenen mensen en talloze bedrijven van de toepassingen van Nuance, die hun waarde meer dan bewezen hebben. Ga voor meer informatie naar netherlands.nuance.com. Copyright 2017 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Nuance, het Nuance-logo, ecopy, ScanStation en ShareScan zijn handelsmerken en/of geregistreerde handelsmerken van Nuance Communications, Inc. of zijn dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle andere merk- en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de respectieve bedrijven. NDI NLD, JUN 2017