Papieren documenten rechtstreeks publiceren in iedere bedrijfsapplicatie

Transcriptie

1 Papieren documenten rechtstreeks publiceren in iedere bedrijfsapplicatie Nuance ecopy ShareScan en ecopy PDF Pro Office you can

2 Informatie in papieren documenten is de wind in de zeilen van een organisatie. Er is nu een slimme manier om deze wind kracht bij te zetten. ecopy verbindt uw Canon MFP's (multifunctionele printers) en scanners met uw bedrijfsapplicaties. Dit maakt voordelige, eenvoudige en onmiddellijke verspreiding, verwerking en beheer mogelijk van elektronische kopieën van papieren documenten en de informatie hierin. Integreer papieren documenten in uw digitale werkprocessen. Geavanceerd, maar toch gebruiksvriendelijk In combinatie met Canon imagerunner ADVANCE-apparaten levert ecopy ShareScan een krachtig en tegelijkertijd veelzijdig platform voor de automatisering van documenten, waarmee kantoorpersoneel over geavanceerde functies beschikt die gewoonlijk alleen in gespecialiseerde centrale softwaresystemen voor gegevensopname beschikbaar zijn. Efficiënter werken Met ecopy en Canon MFP's wordt het werken met documenten productiever, document processen effectiever en worden kosten aanzienlijk verlaagd, wordt informatie beter beveiligd en kan iedereen in het bedrijf efficiënter samenwerken. ecopy ShareScan automatiseert de document werkprocessen binnen bedrijven door papieren documenten eenvoudig te digitaliseren. Het kantoorpersoneel kan hiermee eenvoudig en beveiligd de imagerunner ADVANCE-apparaten gebruiken papieren documenten om te zetten in digitale informatie.

3 ecopy ShareScan helpt u Verhoog de productiviteit in de werkruimte Integreer papieren documenten en de informatie deze bevatten rechtstreeks in uw elektronische bedrijfsprocessen. Samenwerking verbeteren Deel documenten en informatie met gemachtigde gebruikers, in een indeling die zij kunnen bekijken en bewerken. Beveiliging leveren Bescherm de vertrouwelijke informatie van uw bedrijf met gebruikersverificatie en ingebouwde documentcodering en zorg dat vertrouwelijke informatie ook werkelijk vertrouwelijk blijft. Wet- en regelgeving waarborgen Behaal de doelstellingen voor wet- en regelgeving met audit trails, zodat precies wordt bijgehouden wie wat verzendt. Duurzaamheid verbeteren Verlaag de nadelige gevolgen op het milieu, veroorzaakt door verspreiding van papier via traditionele methoden (fax, koerier, postdiensten). Optimaal profiteren van netwerkbronnen Kies uit een uitvoerige lijst beschikbare connectoren, of stel zelf aangepaste verbindingen met de gewenste bedrijfsapplicaties op. Papier naar digitaal Kostendekking Documentbeheer Gegevensverwerking Samenwerking en documentenuitwisseling Desktop publishing en tekstverwerking CLIOR

4 Document werkprocessen verbeteren ecopy kan meteen met uw Canon apparatuur en belangrijkste bedrijfsapplicaties worden geïntegreerd, zodat uw medewerkers direct kunnen beginnen met de automatisering van de opname en verwerking van digitaal onbruikbare bedrijfsinformatie op papier.

5 Formuliergegevens rechtstreeks in databases invoeren Plaats document in documentinvoer of op glasplaat Werkproces verifiëren en selecteren Scan het document Opgenomen gegevens valideren en corrigeren Vertrouwelijke gegevens automatisch door de MFP laten verwijderen Selecteer bestemming Geef de woorden op die u wilt verwijderen of in het document wilt markeren Scant en doorzoekt het document ShareScan converteert, splitst, comprimeert, benoemt, classificeert, indiceert en archiveert Publiceert opgehaalde gegevens in bedrijfssystemen Verzendt, print, of archiveert een PDF waaruit vertrouwelijke info is verwijderd of geselecteerde info is gemarkeerd, op de geselecteerde bestemming Voordelen Niet langer meer alle indexvelden invoeren, maar alleen de tekens die niet zijn herkend Makkelijk toegankelijk voor alle gebruikers, maar tegelijkertijd beveiligd Bedrijfsprocessen kunnen vanaf de MFP worden voltooid. Voordelen Vertrouwelijke informatie, zoals creditcardnummers, verwijderen om de veiligheid van gegevens te waarborgen Wettelijke naleving (HIPAA, FERPA, FCRA, GLB ) Automatisch markeren bespaart tijd; lees alleen relevante informatie en versnel de procedure voor evaluatie van contracten Scannen, converteren en bewerken Leg het document in documentinvoer of op glasplaat Druk op de knop Scannen naar Word of Scannen naar Excel Scan het document ShareScan converteert uw document naar Word of Excel en verzendt het bestand naar uw PC of andere bestemming Voordelen Nauwkeurige replicatie van papieren documenten in Word-indeling voor verdere bewerking Nauwkeurige replicatie van spreadsheets en tabellen in Excel-indeling, met bewerkbare rijen en kolommen, die er precies zo uitzien als in het papieren document Geen verloren tijd en geld door documenten handmatig opnieuw te moeten namaken.

6 Verander de manier waarop u informatie in uw bedrijf verspreidt en verhoog de productiviteit, voldoe aan wet- en regelgeving en verminder de nadelige gevolgen op het milieu. Hoe u uw efficiëntie ook wilt verbeteren, de ecopy producten zorgen dat u altijd over de oplossing beschikt waarmee u dit kunt bereiken. De oplossing bij uitstek, voor iedereen. Document scannen met uw MFP ecopy ShareScan Elements is geïnstalleerd op de MFP en biedt u de mogelijkheid documenten te scannen en te delen als gecomprimeerde doorzoekbare PDF's Of kies ecopy ShareScan Office, waarmee u de beschikking heeft over meer functies en mogelijkheden voor integratie in een applicatie van uw keuze MAP FAX MAP FAX APPLICATIEPLI A IE Maak, bewerk en markeer PDFbestanden of converteer PDF's naar bewerkbare MS Office-indelingen vanaf uw PC, met gebruik van ecopy PDF Pro Office Of kies ecopy ShareScan Suite, met zijn volledige functionaliteit en mogelijkheden voor integratie in meerdere applicaties Elements: het gebruiksvriendelijke systeem voor documentopname Verbind uw MFP (multifunctionele printer) met het systeen, de fax en de netwerkmappen van uw bedrijf voor snelle documentverspreiding met ecopy ShareScan Elements. Verhoog de productiviteit van gebruikers door het makkelijker te maken de informatie uit papieren documenten te verzenden, op te slaan, op te zoeken en te openen. Gebruik audit trails om precies bij te houden wie wat verzendt en behaal zo tevens uw doelstellingen voor wet- en regelgeving. Door codering van documenten en integratie in uw netwerkbeveiliging wordt gezorgd dat vertrouwelijke informatie ook echt vertrouwelijk blijft. MAP FAX APPLICATIES Office: de voordelen van Element met extra mogelijkheden en connectiviteit Informatie op papier kan worden gescand en rechtstreeks in Microsoft Office geplaatst, dus hoeven deze gegevens nooit meer handmatig te worden ingevoerd of op papier te worden verspreid of gearchiveerd. Naast de functies voor het beveiligd scannen naar , naar PC en naar een bestand, biedt ShareScan Office de mogelijkheid de gescande documenten automatisch naar doorzoekbare PDF's of bewerkbare Microsoft Word- en Microsoft Excel-bestanden te converteren en verbinding te maken met uw documentmanagementsysteem. ecopy ShareScan Office kan bovendien worden uitgebreid met talloze connectoren en extenders om de werkprocessen voor documenten verder te automatiseren en integreren. Suite: geavanceerde documentautomatisering en uitgebreide connectiviteit met uw back-end systemen Automatiseer geavanceerde papier-naardigitaal werkprocessen door informatie uit papieren documenten in te voeren in de systemen die uw bedrijf aansturen. Daarbij krijgt u real-time integratie met veel populaire documentbeheer-, samenwerkings- en bedrijfsapplicaties. Zo wordt uw MFP een efficiënt algemeen documentinvoersysteem, dat u helpt uw processen te stroomlijnen en efficiëntie te verbeteren. En de kant-en-klare connectiviteit met Microsoft technologieën, zoals Active Directory, Exchange, SharePoint, Access en SQL Server, zorgt dat u volop kunt blijven profiteren van uw bestaande investeringen.

7 Een gemiddeld bedrijf met 50 medewerkers verliest circa /jaar door gebrek aan productiviteit, veroorzaakt door problemen met niet-compatibele PDF en Microsoft Office-indelingen. Nuance Communications 2010 Persoonlijke productiviteit verbeteren met ecopy PDF Pro Office Met ecopy PDF Pro Office worden volledige standaard PDF-bestanden gemaakt die op iedere PDF-reader/viewer kunnen worden gelezen of weergegeven. Dit is de nieuwste bedrijfsklare PDF-softwareaanvulling voor PC's. ecopy PDF Pro Office is volledig geïntegreerd met ecopy ShareScan en levert zo de meest gestroomlijnde ervaring bij het scannen van een MFP naar uw PC. De applicatie is overigens ook los verkrijgbaar als een krachtige, gebruiksvriendelijke PDF-oplossing met ongeëvenaarde functies voor het maken, converteren en distribueren van documenten, waarmee ongekende productiviteitsverbeteringen en kostenbesparingen worden gerealiseerd. ecopyscanstation De ecopy-software is geïntegreerd met uw Canon MFP met MEAP, waarmee de gebruiker via het aanraakscherm van de MFP toegang krijgt tot alle scanfuncties van ecopy. ecopy kan echter ook als externe oplossing worden geleverd. Deze oplossing wordt dan het ecopy ScanStation genoemd en wordt opgesteld naast uw Canon MFP. ecopy ScanStation bevat een apart touchscreen, toetsenbord en computer en kan uiterst gemakkelijk op iedere Canon MFP of documentscanner worden aangesloten. Het station biedt verbeterde toegang, snelle invoer van indexgegevens en connectiviteit voor copiers, MFP's en scanners die geen ondersteuning bieden voor ingesloten scanen OCR-oplossingen. De verwerking van gescande beelden wordt lokaal op het ecopy ScanStation uitgevoerd. ScanStation voor scanners Het ScanStation is tevens beschikbaar voor afzonderlijke scanners en vormt iedere scanner om tot een onderdeel van een documentverspreidingsoplossing en -werkproces. Canon ScanFront 220e De uiterst compacte ScanFront 220e netwerkscanner bevat firmware waarin ecopy is geïntegreerd, en is daarmee ideaal geschikt voor drukke kantoren of klantgerichte omgevingen.

8 Niet-compatibele documentindelingen of het handmatig opnieuw moeten reproduceren van bepaalde documenten in andere indelingen, zijn taken die in de drukke en dynamische bedrijfsomgevingen van vandaag als super ongewenste geld- en tijdverspillingen worden beschouwd. ecopy PDF Pro Office is een krachtige, gebruiksvriendelijke applicatie voor desktops met ongeëvenaarde PDF-functies voor het maken, converteren, manipuleren en samenwerken, waarmee ongekende productiviteitsverbeteringen en kostenbesparingen worden gerealiseerd. Persoonlijke productiviteit verbeteren met ecopy PDF Pro Office Inefficiëntie verbannen De meeste kantoren beschikken weliswaar over een of meer MFP's, maar niet over de juiste software voor het maken van en werken met PDF-bestanden. PDF is de open standaard voor documentenuitwisseling en de meest gebruikte indeling voor documentopname via MFP. Ruim 60% van de ondervraagde professionals gaf aan dat de vraag naar PDF hoog is, maar minder dan 10% van de PC's beschikt over de mogelijkheid PDF te kunnen maken en bewerken. Een geïntegreerde oplossing Alle ingesloten versies van ecopy Sharescan bevatten één licentie voor ecopy PDF Pro Office, de PDF-software die speciaal is ontwikkeld met het oog op de gebruiker in een kantooromgeving. Dit is de meest complete PDF-oplossing voor desktops die verkrijgbaar is, ofwel als aanvulling op ecopy ShareScan of als krachtige losstaande PDF softwaretool. Extra licenties zijn los verkrijgbaar. Compromisloos waarde toevoegen ecopy PDF Pro Office kost een fractie van de prijs van producten met vergelijkbare mogelijkheden: uitzonderlijke waarde, zonder compromis. Met ecopy PDF Pro Office kunt u: industriestandaard PDF-bestanden maken, bewerken en markeren converteren van PDF naar Office bestanden en omgekeerd. verschillende versies van een document automatisch vergelijken vertrouwelijke informatie verwijderen of automatisch tekst markeren met de geavanceerde zoekfunctie documenten elektronisch ondertekenen verbinding maken met veelgebruikte ECM-oplossingen (Enterprise Content Management) documenten hardop laten voorlezen door uw PC Met ecopy PDF Pro Office kunnen al deze taken worden uitgevoerd en meer, met gebruik van één enkel, klein softwarepakket.

9 Wat is PDF? Portable Document Format Maakt als het ware een digitale 'print' van bestanden uit alle applicaties De PDF bevat alle tekst, fonts, afbeeldingen en vectorafbeeldingen die tezamen het originele print-klare document vormde Ontwikkeld voor gemakkelijke uitwisseling van documenten, ongeacht de software die wordt gebruikt Meer over PDF PDF is een industriestandaardindeling (ISO-norm) Ruim 1800 hardware- en softwareproducten maken PDF Niet bedrijfseigen en volledig onderling verwisselbaar

10 Automatische opname en routering van binnenkomende post, met ecopy. Neem de controle van de binnenkomende papieren bedrijfsinformatie in eigen handen Het handmatig sorteren en verspreiden van inkomende post is een arbeidsintensief en tijdrovend proces. Een deel van de post moet dan ook nog aan tele- of externe werkers worden gedistribueerd, hetgeen verdere complicaties met zich meebrengt. De oplossing ecopy Mailroom van Canon lost deze problemen eenvoudig op door automatisch alle inkomende post te converteren naar elektronische bestanden, die dan naar de betreffende ontvangers worden doorgestuurd voor directe verwerking en integratie in de gebruikte applicaties. Enkele van de voordelen van ecopy Mailroom: Versterkte concurrentiekracht en hogere niveaus van klantenservice: Ontvangen post kan sneller worden verspreid, waardoor wij onze respons kunnen versnellen en problemen sneller kunnen oplossen. Kostenbesparingen: Elektronisch sorteren en routeren van inkomende post verlaagt de overheads en het risico op fouten door handmatige invoer van gegevens. Verdere besparingen worden gerealiseerd door gestroomlijnde en geautomatiseerde processen en vermindering in fysieke levering. Lage kosten van eigendom en snel rendement op de investering Dit is een oplossing met laag risico waarvoor geen grote investeringen of langetermijn ICT-projecten nodig zijn, en die binnen enkele dagen kan worden geïmplementeerd. Het centrale beheer maakt de ondersteuning ervan bovendien makkelijk te overzien. Gebruiksgemak en minimale training: De oplossing ecopy is uitermate intuïtief en makkelijk in gebruik. Het vereist minimale training en wordt uitzonderlijk snel toegepast. Klanten van Canon en ecopy in Europa

11 Dankzij de oplossing ecopy Mailroom wordt kritieke informatie nu veel sneller geleverd, zodat we vragen en problemen efficiënter kunnen oplossen. Doordat inkomende post automatisch wordt gescand en geclassificeerd, hebben onze partners nu meer tijd om zich op belangrijkere taken te richten. Dit biedt ons de mogelijkheid meer factureerbaar werk voor klanten uit te voeren. Dominic Corr, Directeur ICT-diensten, Camps Solicitors Belangrijkste kenmerken Als uw bedrijf het volgende vereist: Naleving van wettelijke normen Verbeteren van productiviteit en efficiëntie Kosten verlagen Bestaande investeringen in scanhardware maximaliseren Zichtbaarheid en toegankelijkheid van binnenkomende informatie verbeteren Gescande post bewerkbaar maken voor de ontvanger Levert de oplossing ecopy Mailroom het volgende: Audit trails en tracering van documenten Scannen naar PDF/A en encryptie Enkel punt voor invoer van inkomende papieren post Herkenning van barcodes om het scannen te stroomlijnen, voor constante en foutvrije batchverwerking Vooraf gedefinieerde regels als tijdsbesparing voor het personeel van de postkamer, door automatisch pagina's van batches papieren documenten te scheiden en rechtstreeks in elektronische mappen met de naam van de ontvanger te plaatsen Minder handmatige processen in de postkamer en binnen het hele bedrijf Personeel van de postkamer inzetten op taken die meer opbrengen Centralisering en automatisering van een enkel proces voor het hele bedrijf De mogelijkheid met de bestaande en aanwezige infrastructuur te werken; multifunctionele printers (MFP s) of scanners die op het netwerk zijn geïnstalleerd Medewerkers hebben onmiddellijk toegang tot hun post, waar ze ook zijn, en kritieke informatie kan direct aan het werkproces en de applicaties van het bedrijf worden geleverd. Markeringsfuncties, waarmee aantekeningen kunnen worden toegevoegd met gebruik van hulpmiddelen voor tekenen, tekst, markeren, blokken zwart of wit maken, en notities Interfaces voor het maken, toepassen en bewerken van dynamische kop- en voettekst, watermerken en Bates- en goedkeuringsstempels

12 Specificatie: ecopy ShareScan Elements Office Suite Scanstation Beveiligd en kostenbesparend scannen om de productiviteit van personeel te verhogen. Minimale bestelling 25 Scannen en OCRvoor kantoorpersoneel Productievolumes scannen en OCR op de MFR PC extern op de MFP of scanner aangesloten voor toegankelijkheid en beveiligingstoepassingen MFP client- /gebruikersinterface Personalisering van Mijn favorieten met "Opvolgen" Aanraakhandelingen minimaliseren met bladeren/schuiven en vervolgmenu's Ondersteuning voor extern toetsenbord* n.v.t. Volledig toetsenbord met numeriek toetsenblok Dynamische, realtime interactie met back-end bedrijfsapplicaties Offline opdrachtverwerking en opdrachtmelding versnelt batchverwerking Realtime documentverwerking Beheer MFP-paneel werkproces simulator voor snelle prototypenen inzet; geen MFP benodigd Foutbestendige, databasegestuurde architectuur Traceren en bewaken van apparaat- en groepsactiviteiten Beheer van apparaat- en groepsprofielen Uitgebreide rapporteringsfunctie voor optimalisering van implementatie Centraal management van multifunctionals en beheer over meerdere platformen Tracering en rapportering van gebruikers en documentactiviteiten, audit trail ecopy-activering voor niet ecopy-ready apparatuur Extenders voor documentverwerking *** Geavanceerde beeldverbetering Kostendekking 1 kiezen Markeren of verwijderen van vertrouwelijke informatie uit scans aan de bron Barcode-herkenning Bates-stempels / Extender voor nummering Licentie Extender formulierenverwerking Applicatieconnectoren Mappen- en documentenmanagementsystemen Autonomy imanage WorkSite applicatieconnector 1 kiezen 3 kiezen 3 kiezen EMC Documentum applicatieconnector 1 kiezen 3 kiezen 3 kiezen Microsoft SharePoint applicatieconnector 1 kiezen 3 kiezen 3 kiezen OpenText Content Server (LiveLink) applicatieconnector 1 kiezen 3 kiezen 3 kiezen OpenText DM, edocs Edition applicatieconnector 1 kiezen 3 kiezen 3 kiezen ecopy Quick Connect universele connector voor aangepaste verbindingen Scannen naar desktop (ecopy PDF Pro Office of ecopy PaperWorks) Scannen naar bestand - netwerkmap Optimaliseren van duplicatie papieren kopie met scan-naar-print connector Verbinding met meer applicaties dan in alle andere scanoplossingen mogelijk dankzij onze uitvoerige lijst connectoren van partners en fax Scannen naar Exchange en Notes Mail, ondersteuning hostomgeving(webdav, OWA, SSL), Exchange Forests-ondersteuning Scannen naar SMTP via LDAP Mail, geautomatiseerde distributievia gegevenspublicatie OpenText Faxserver, RightFax Edition applicatieconnector 1 kiezen 3 kiezen 3 kiezen Faxen via Exchange, Notes en SMTP Bestandsconversie Converteren naar Microsoft Word en Microsoft Excel Industriestandaard PDF en PDF/A Sterk gecomprimeerde kleurenbestanden, TIFF, JPEG Beveiligings- en compliance-functies Active Directory en Novell edirectory verificatie Gebruikersgroepprofielen gesynchronieerd met Active Directory groepen Single Sign-On (SSO) / aanmelden bij sessie Aanmelden bij applicatie Documentcodering Drievoudig overschrijven voor beveiligd verwijderen Uitgevoerd door MFP-beveiliging Gereed voor CAC (Common Access Card) Uitbreidbaarheid Uitbreidbaarheid ecopy en partnerconnectoren en extenders SDK Verkrijgbaar Verkrijgbaar Verkrijgbaar Verkrijgbaar Universeel formulierontwerp; één keer schrijven, implementeren op iedere v5-mfr Please confirm logos Functie voor verklarende woordenlijst voor aangepaste interfaces Installatie Ondersteunde besturingssystemen: Ondersteunde besturingssystemen: Windows XP SP3 32-bits, Windows Vista SP2 32-/ 64-bits, Windows 7 32-/ 64-bits, Windows Server 2003 SP2 32-/ 64-bits, Windows Server / 64-bits, Windows Server 2008 R2 Andere componenten (ShareScan installeert deze automatisch indien nodig).net Framework 3.5, VC++ Runtime 8.0, Java 2 SE Runtime 5.0, Apache Tomcat 5.5, SQL Express 2005 SP2 of hoger (ShareScan installeert SQL Express 2008 R2) = Verkrijgbaar = Niet verkrijgbaar = Verkrijgbaar tegen een extra betaling * Indien beschikbaar *** Extenders voor documentverwerking zijn toonaangevende technologieën voor herkenning en conversie, waarmee gebruikers met hun gescande documenten meer kunnen doen. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon Nederland N.V. Bovenkerkerweg XB Amstelveen Tel: Dutch Edition Canon Europa N.V. 2011