Time Management Slim Taak Management

Transcriptie

1 Jos van Mil Time Management Slim Taak Management Time Management op basis van MS Outlook

2 Time Managent STM 2 Log.nl jos@i Log.nl Copyright Jos van Mil, Log.nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur Jos van Mil. Voorzover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b Auteurswet 1912 jo, het besluit van 20 juni 1974, Stb. 351, zoals gewijzigd bij besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471, en artikel 17 auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de stichting Reprorecht (Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp). Voor het overnemen van (een) gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 auteurswet 1912) dienst men zich te wenden tot de auteur via jos@i Log.nl De auteur en de uitgever zijn zich bewust van hun taak een zo betrouwbaar mogelijke uitgave te verzorgen, niettemin kunnen zij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor onjuistheden die eventueel in deze uitgave voorkomen. Microsoft, Windows, Outlook en Exchange zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Andere producten en bedrijfsnamen in dit boek kunnen handelsmerken zijn van de betreffende bedrijven. De voorbeeldbedrijven, organisaties, producten, namen, e mailadressen, mensen en gebeurtenissen zijn allen fictief. Enige overeenkomst met bestaande bedrijven, organisaties, producten, namen, e mailadressen, mensen en gebeurtenissen berusten op toeval.

3 Jos van Mil 3 Inhoud Voorwoord... 5 Voor wie is dit boek? Inleiding Slimmer werken De problemen in de dagelijkse werkomgeving De oplossing Gegevens verzamelen Fysieke gegevens Mentale gegevens Digitale gegevens Samenvattend Gegevens verwerken Acties & Taken IN bakje verwerken E mails verwerken Taken bijhouden Outlook Inleiding Outlook Agenda Afspraak en Actie maken De actielijst Tijd weergeven als Terugkerende afspraak Vergaderingen plannen (E) Vergaderruimte reserveren (E) Andere agenda s bekijken (E) Groepsplanning (E) Items en documenten bijsluiten Outlook E mail verwerken Wanneer moet u uw e mail verwerken? E mail snel verwerken Archiveren in Outlook Wachten op antwoord Efficiënt e mailen Regels & protocollen Standaard e mails en sjablonen Taken Een taak aanmaken... 77

4 Time Managent STM Takenlijst: de verschillende views De slimme takenlijst Contactpersonen Extra s Exchange en overige Public Folders (Mail enabled) (E) Gewiste items terughalen (E) Forwarding e mail Handige zaken Agenda (en overige mappen) delen (E) Gedeelde mappen openen (E) Weeknummers weergeven Outlook openen in Agenda Meer informatie (E) Functie is alleen beschikbaar als Outlook is verbonden met een Microsoft Exchange server.

5 Inleiding 5 Voorwoord Dit boek is een optelsom van mijn ervaringen als werknemer, zelfstandig ondernemer, docent, trainer, coach, echtgenoot en vader. Het is het resultaat van een optelsom van ervaringen: zelf meemaken hoe het niet moet en vervolgens zien hoe het wel kan; in mijn geval was dit de beste leerschool. In welke hoedanigheid ik ook bezig ben geweest, ik zocht altijd naar manieren om zaken te optimaliseren, gemakkelijker te maken. Hierdoor ben ik uiteindelijk in de automatisering terecht gekomen en werk ik al meer dan 10 jaar intensief met de Microsoft Exchange Server, de server die alles regelt achter de applicatie Outlook van Microsoft. Al snel bleek dat hiermee veel zaken geoptimaliseerd konden worden waar iedereen dagelijks mee in aanraking komt. In de loop van de jaren heb ik organisaties van binnenuit leren kennen en zien veranderen op basis van bepaalde modellen. Ik heb kennis gemaakt met methodes als ITIL en PRINCE2 om zaken te structureren, in te richten en te managen. Echter de gewone dagelijkse werkomgeving blijkt niet zo goed gestructureerd te zijn als deze methodes, want zover reiken de technieken in deze methodes, standaarden, enz. niet. Als in de dagelijkse werkomgeving geen structuur wordt aangebracht, zorgt de dagelijkse hoeveelheid aan informatie voor een overvol (computer)systeem en een overvol hoofd. Boeken als Getting Things Done van David Allen en First Things First van Stephen Covey kunnen dan helpen. Op basis van de basistechnieken die in deze boeken worden uitgelegd en aangevuld met mijn eigen kennis van ICT systemen en de ervaringen als trainer, coach, docent, ondernemer, medewerker en privé persoon heb ik de inhoud van dit boek samengesteld. Dit boek bevat dus de meest simpele en eenvoudig toe te passen technieken. Bovendien heb ik als uitgangspunt gehanteerd dat de technieken snel, efficiënt en simpel zijn, anders blijft u ze niet toepassen. Hierin zit de kracht van dit boek. Tot slot wil ik iedereen uitdagen om de technieken uit het boek toe te passen en uit te proberen in de werkomgeving om te bekijken hoe u samen met uw collega s de communicatie, de gegevensstromen en bedrijfsprocessen kunt optimaliseren. Werkt u als kenniswerker veelal op kantoor en maakt u gebruik van Outlook, dan kunt u veel profijt hebben van de technieken in dit boek. De minimale vereisten voor uw PC zijn: Windows XP met Outlook 2003 of Als Outlook gekoppeld is aan een MS Exchange Server, dan kunt u alle technieken uit dit boek toepassen. Een Exchange server kan bij uw organisatie staan, maar kan ook als service via Internet aangeboden worden. Is Outlook verbonden met een Exchange Server, dan ziet u in Outlook Postvak Uw naam in de lijst staan. Ook ziet u dan rechts beneden op de statusbalk Verbonden staan (Outlook 2003) of Verbonden met Microsoft Exchange (Outlook 2007). Is Outlook niet gekoppeld aan een Exchange Server, dan ziet u links in de lijst Persoonlijke mappen staan. In de inhoudsopgave is door middel van een (E) aangegeven of een paragraaf functionaliteiten beschrijft die alleen maar beschikbaar zijn als Outlook is verbonden met een Exchange Server.

6 Time Managent STM 6 Voor wie is dit boek? Dit boek is bedoeld voor mensen die graag hun eigen productiviteit willen verhogen. Het hier beschreven systeem is toe te passen op het werk en privé. Het kan zelfs helpen de balans terug te vinden tussen werk en privé. Dit boek laat ook allerlei opties zien die in een bedrijfsmatige omgeving voor optimalisatie van processen zouden kunnen zorgen. Deze opties hebben veelal te maken met samenwerking en communicatie. Herkent u uzelf in één of meer van onderstaande punten, dan is dit boek ook voor u geschikt: Te veel informatie te verwerken, problemen met het stellen van prioriteiten, dingen vergeten, lange termijn zaken uistellen, deadline niet halen, te weinig tijd, spullen kwijtraken, tijd verliezen met zoeken, gek worden van alle reminders, pop up schermen en alarmen, overvolle (e )mailbox. Herkent u uzelf in een groot aantal van deze punten, lees dan absoluut verder. In de eerste hoofdstukken wordt toegelicht hoe u structuur aan kunt brengen in uw werken leefomgeving, zodat u bovenstaande punten kunt gaan oplossen. Daarna wordt aangegeven hoe u deze structuur kunt onderbrengen in Microsoft Outlook. De kennis van Outlook die vereist wordt gaat niet verder dan de basiskennis die vrijwel iedereen bezit die dagelijks met Outlook werkt. Dus als u een e mail, een afspraak en een taak kunt aanmaken, dan hebt u voldoende kennis om Outlook in te richten volgens deze methode. Het inrichten van Outlook vergt een investering van 30 tot 60 minuten en staat gedetailleerd beschreven in de hoofdstukken 5 t/m 10. Als u Outlook op deze wijze heeft inricht, kost het bijhouden minder tijd dan het bijhouden van uw papieren takenlijstje. Dit boek gaat uit van Outlook 2003 en 2007 en toont afbeeldingen uit deze versies. Daar waar Outlook 2003 afwijkt van versie 2007, staat dit vermeld. Het beschreven systeem kan zelfs zonder problemen in Outlook/Office XP (Office 2000) ingericht worden. Gebaseerd op een Technical Preview van Outlook/Office 2010 is het systeem ook in deze versie volledig op deze wijze in te richten. Een Exchange Server maakt het mogelijk om optimaal samen te werken met collega s. In dit boek worden naast Outlookfuncties ook functionaliteiten besproken die alleen beschikbaar zijn als er een Exchange Server aanwezig is. Enkele van deze functionaliteiten kunnen alleen maar beschikbaar gesteld worden of aangepast worden door een systeembeheerder of iemand anders die de Exchange server beheert. Is deze server in eigen beheer, dan moet u contact opnemen met een collega of de afdeling die de Exchange Server beheert.

7 Inleiding 7 Is het beheer uitbesteed of maakt u gebruik van hosted Exchange via het Internet, dan moet u met deze externe partij contact opnemen om bepaalde functies te activeren of aan te passen. Beschikt uw organisatie niet over een Exchange server, dan kunt u in dit boek enkele van de mogelijkheden zien die deze server toevoegt aan Outlook. U kunt een Exchange Server aanschaffen en in uw eigen organisatie inrichten of u kunt gebruik maken van hosted Exchange Services via het Internet. Voor kleine organisaties is de hosted Exchange Service eenvoudiger en meestal goedkoper.

8

9 Inleiding 9 1 Inleiding Slimmer werken Waarschijnlijk heeft niemand u ooit geleerd hoe u e mail moet gebruiken en verwerken. Net als iedereen, gaat u er gewoon vanuit dat u wel weet hoe u dit moet doen. Maar als u helemaal overstelpt wordt door e mail en andere informatie terwijl u geen idee hebt hoe u om moet gaan met die enorme hoeveelheid aan informatie en de claims op uw tijd door de binnenkomende informatie, is er niemand die opstaat en u komt helpen. Eigenlijk begint het probleem nog veel eerder. Nog voordat we massaal e mail gingen gebruiken kwam alle informatie op papier en telefonisch binnen. Ook toen heeft niemand ons geleerd hoe we efficiënt met deze hoeveelheid aan informatie en stapels papier om moeten omgaan. We zullen dus slimmer moeten omgaan met deze stortvloed aan informatie. Dat betekent dat we eerst aandacht moeten besteden aan de algemene principes van het efficiënt verzamelen en verwerken van gegevens. Het is de bedoeling dat we deze ruwe gegevens (data) verwerken tot informatie waar we iets mee kunnen. De kwaliteit van deze informatie hebt u zelf in de hand, want hoe beter u de gegevens verwerkt, des te beter is de kwaliteit van de informatie. Volgens Russel Ackhoff (Ackoff, R. L., "From Data to Wisdom", Journal of Applies Systems Analysis, Volume 16, 1989 p 3 9) wordt informatie gedefinieerd door: Informatie = Data die zijn verwerkt zodat ze bruikbaar zijn: geeft antwoord op vragen als wie, wat, waar en wanneer. Data Patronen herkennen Informatie Kennis Wijsheid Relaties herkennen Principes herkennen Figuur 1 Het verwerken van data is de eerste, belangrijke stap Deze informatie komt uiteindelijk in Outlook terecht en dit bepaalt wat we op een dag gaan doen, rekening houdend met prioriteiten. De kwaliteit hiervan bepaalt ook hoe nuttig en zinvol Outlook gebruikt kan worden. Met andere woorden: als de juiste informatie op de juiste plaats staat, dan is Outlook onmisbaar in de dagelijkse werkomgeving van de moderne kenniswerker. Wat is echter "juiste" informatie? Het antwoord hierop wordt gegeven in de hoofdstukken 2 en 3.

10 Time Managent STM 10 Twee kenmerken van "juiste" informatie kunnen we al noemen: zinvol en uitvoerbaar. Informatie Uitvoerbaar Niet Uitvoerbaar Zinvol Acties plannen Taken naar takenlijst Zinloos Achterhaald, nog niet verwerkt Figuur 2 Soorten informatie Bij sommige mensen is de mailbox enorm uitgedijd (> berichten) met absoluut zinloze informatie, vaak zinloos geworden in de tijd. Vraag uw collega s maar eens hoeveel berichten ze in hun mailbox hebben of wie steeds de melding krijgt de omvang van uw mailbox heeft de limiet bereikt. Een afspraak in uw agenda die zich al tientallen dagen meldt via een reminder en die u al net zoveel dagen uitstelt met weer een dag via de Snooze knop: dat is zinloze informatie. Voorbeeld 1 Een item in de takenlijst zoals: "Nieuwe marketingstrategie opzetten" waar u eigenlijk al lang aan had moeten beginnen is waarschijnlijk niet uitvoerbaar, tenminste niet in één keer uitvoerbaar. Dat is waarschijnlijk ook de reden waarom u nog niet aan deze taak bent begonnen. Voorbeeld 2 Stelt u zich voor dat u elke dag opnieuw uw inbox leeg hebt; zowel de digitale inbox als het fysieke IN bakje. Stel u hebt één locatie waar u exact kunt zien wat u vandaag allemaal moet doen. Stel u hebt één overzicht waarin alle lange termijn zaken staan. U hebt controle over uw inbox in plaats van steeds reageren op binnenkomende berichten waardoor uw hele werkdag ontspoort. Stel dat dit aan de hand van dit boek zou lukken, is dat niet de wens van elke kenniswerker? Iedereen herkent wel de gedachte: "Ik heb vandaag hard gewerkt, maar wat heb ik nou eigenlijk gedaan." Dit boek leert u technieken die u nodig hebt om goed met e mail om te gaan, controle te hebben over de eigen agenda, maar ook hoe u flexibel kunt zijn en grip kunt hebben op de korte termijn én de lange termijn zaken. Het liefst wilt u die lange termijn zaken direct oppakken, maar u komt er maar niet aan toe. In het tweede deel van dit boek (vanaf hoofdstuk 5) ligt de nadruk op Outlook. In de eerste vier hoofdstukken worden Time Management technieken behandeld. Zie dit boek niet zien als een vervanger voor een training Time Management. Wel leert dit boek u alle technieken die nodig zijn om: 1. gegevens effectief te verzamelen 2. gegevens te verwerken tot zinvolle informatie waar u iets mee kunt 3. de juiste informatie op de juiste plaats in Outlook op te slaan 4. Outlook effectiever te gebruiken

11 Inleiding 11 Time Management trainingen gaan veel dieper in op veel meer aspecten en bieden een complete oplossing voor efficiënt werken zonder stress. Dit boek leert u niet de enige juiste manier van werken. De inhoud bevat een wel hoop tips, technieken en trucs die het leven van iemand die iedere dag veel informatie moet verwerken, een stuk gemakkelijker maken. Hiermee krijgt u weer controle over uw werk en uw leven. Outlook wordt hiermee een intelligent extern geheugen, waar u 100% op kunt vertrouwen. Het uiteindelijke doel is: Een aanzienlijke reductie van de dagelijkse stress. Dit bereiken we door alles wat op korte en lange termijn moet gebeuren in uw intelligente externe geheugen op te slaan: Outlook. Het resultaat is: niets meer in uw hoofd hoeven te onthouden dus rust in uw hoofd en overzicht over uw werkzaamheden. Om dit te bereiken moeten we met nieuwe gegevens steeds opnieuw een standaard proces doorlopen: Gegevens verzamelen Gegevens verwerken tot nuttige informatie Informatie opslaan in slim extern geheugen Gedurende de dag Continu het externe geheugen raadplegen wat u NU moet doen Einde van de dag Externe geheugen bijwerken Nieuwe acties bepalen Planning bijwerken Ligt u vaak s avonds in bed te denken aan allerlei zaken die u eigenlijk nog had moeten doen of die u niet moet vergeten morgen te doen? Dit boek leert u om hier vanaf te komen. 1.1 De problemen in de dagelijkse werkomgeving In het proces dat op de vorige pagina is beschreven gaat een hele hoop mis. Dat begint al bij het verzamelen van gegevens. Ga eens bij uzelf na hoe vaak u gegevens verzamelt en ze later niet meer terugvindt. Het gaat hier niet alleen over gegevens op papier of in een e mail, maar ook over gegevens in uw hoofd. Regelmatig vragen mensen u iets of denkt u "ik moet niet vergeten om straks...". En hoe vaak lukt het u om daadwerkelijk op het juiste moment hieraan te denken en actie te ondernemen. Vaak denkt u hier pas aan als het te laat is of als u er niets mee kunt. Veel mensen hebben vooral last van deze "triggers" in hun

12 Time Managent STM 12 hersenen als ze 's avonds in bed liggen en eigenlijk willen gaan slapen. Dat lukt dan niet omdat ze steeds maar weer denken ik moet niet vergeten morgen die e mail te beantwoorden. Onderzoek heeft uitgewezen dat het korte termijn geheugen een capaciteit heeft van circa 30 seconden. Dat betekent dat u normaal gesproken iets weer vergeten bent na 30 seconden (de wetenschappelijke term hiervoor is: decay). Voorbeelden U stapt in uw auto en legt een brief op de bijrijderstoel met het idee deze te posten. Meestal ziet u de brief pas weer als u thuis komt. En hoe vaak lukt het u om inderdaad om 18 uur naar een bepaald televisieprogramma te kijken? U denkt er waarschijnlijk pas weer aan als het programma net is afgelopen. Uw hersenen vormen dus geen betrouwbare bron van informatie. Als u niks met deze gegevens doet vormen ze een bron van onrust in uw hoofd, omdat de gegevens weer naar boven komen op de momenten dat u er niks meer mee kunt. Naast deze mentale gegevens raken we ook vaak papiertjes, brieven, post its, bonnetjes e.d. kwijt of moeten we weer tijd besteden aan het zoeken naar deze gegevens. Hoe vaak denkt u niet "ik heb dit toch ergens opgeschreven..." of "waar heb ik die brief nou toch gelaten...". Ook deze fysieke gegevens vormen dus een bron van onrust in uw hoofd als u ze niet gestructureerd verwerkt. Vaak verdwijnen deze op een stapel die u dagelijks ziet liggen en waarvan u denkt: "daar moet ik nog eens naar kijken". Eenzelfde "stapel" creëren we in onze e mail inbox. Honderden e mails die we nog eens moeten opruimen" en tientallen e mails die we hebben gemarkeerd als Ongelezen, zodat we zien dat we hier "nog iets mee moeten". Dit zijn maar enkele voorbeelden van verzamelpunten waar we allerlei gegevens verzamelen waar we in de loop van de tijd nog iets mee moeten. Ga voor uzelf eens na hoeveel verzamelpunten u hebt voor allerlei verschillende soorten gegevens. Probeer de lijst compleet te maken en u zult versteld staan van de enorme hoeveelheid verzamelpunten:

13 Inleiding 13 notitieblokken (hoeveel?) Agenda (papieren agenda, Outlook, kalender thuis) e mail inbox (hoeveel e mail adressen hebt u?) stapels op uw bureau lade waarin theaterkaartjes liggen portemonnee met bonnetjes Post its op uw monitor koffer/tas met documenten bakje(s) op uw bureau stapel op de woonkamer tafel whiteboard met magneetjes prikbord koelkastdeur met magneetjes uw hoofd (niet vergeten straks te vragen of...) De kern van dit verhaal is dat we overal om ons heen vanalles verzamelen waar we nog iets mee moeten, maar dat we de verzamelpunten niet consequent leegmaken. Als we er niks mee doen, dan heeft het verzamelen ook weinig zin. Wat we vergeten is dat we op het moment dat we de gegevens verzamelen concreet moeten maken wat er met die verzamelde gegevens moet gebeuren. Vervolgens vergeten we dat we de gegevens verzameld hebben en tot onze schrik komen we er te laat achter dat we de actie die we hadden moeten uitvoeren niet (op tijd) hebben uitgevoerd. Vervelend wordt het als we tot deze conclusie komen wanneer de baas vraagt naar dat rapport dat hij gisteren zou krijgen. Maak het uzelf een stuk gemakkelijker door zo min mogelijk verzamelpunten in gebruik te hebben. In hoofdstuk 2 zult u zien wat zinvolle verzamelpunten zijn en hoe u het aantal tot een minimum terug kunt brengen. Informatiestress De hiervoor beschreven stortvloed aan gegevens leidt bij veel mensen tot informatiestress. We hebben het niet meer onder controle. De e mail inbox loopt helemaal vol, overal liggen stapels papier en ons hoofd zit helemaal vol met dingen die we nog moeten doen. En dan zijn er nog die lange termijn zaken die onze aandacht vragen. En elke dag opnieuw nemen we ons voor morgen hieraan te gaan werken. En elke dag opnieuw komen er zoveel dingen tussendoor dat we weer niet toegekomen zijn aan dat rapport, dat nieuwe beleid of de opzet van dat project. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we niet elke dag naar huis gaan met de gedachte: "Ik heb hard gewerkt, maar wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag?"

14 Time Managent STM De oplossing In de volgende hoofdstukken laat zien we hoe u: slim en efficiënt gegevens kunnen verzamelen, zeker weet dat alle belangrijke informatie in uw (computer)systeem terecht komt, de gegevens moet verwerken tot bruikbare informatie, acties en taken, het systeem moet inrichten en vormgeven, lange termijn zaken kunt aanpakken, continu in de gaten houdt van wie u nog informatie moet krijgen, op tijd ziet wanneer u weer aandacht moet besteden aan zaken die op de lange termijn gerealiseerd moeten worden, in Outlook een dashboard maakt waarin alles staat wat u nodig hebt, met heel weinig tijd en moeite het systeem bijhoudt, technieken die u nu waarschijnlijk nog niet kent slim kunt gebruiken. Het belangrijkste is dat we een praktische oplossing aanreiken die door iedereen toegepast kan worden, zonder direct een whizzkid te moeten zijn. De uiteindelijke oplossing zorgt voor twee zaken: A. Totaaloverzicht We gaan in Outlook een totaaloverzicht maken van alles wat nu, straks en op de lange termijn gedaan moet worden en alles dat onze aandacht vraagt, nu en later. We gaan hier zelfs zaken in onderbrengen waar u nu nog geen aandacht aan kunt of wilt besteden, maar die u niet wilt vergeten. Deze zaken komen vanzelf weer bovendrijven (zonder toeters, bellen en reminders) op een moment dat u zelf vooraf hebt bepaald. B. Rust in uw hoofd U zult merken dat u niet meer aan dingen hoeft te denken als u zeker weet dat alles in uw systeem staat. Het gevolg is dat u steeds meer ruimte in uw hoofd krijgt om over dingen na te denken en dat u creatiever wordt. Meer rust en ruimte in uw hoofd zodat u uw hersenen kunt gebruiken waar ze echt goed in zijn. Dit alles kunt u natuurlijk op het werk toepassen, maar ook thuis. Als u alles in één systeem kunt onderbrengen werkt dat geweldig, maar niet iedereen is in staat om altijd en overal in Outlook te kijken. In dat geval kunt u twee identieke systemen opzetten: werk en privé. Duizenden cursisten hebben al ervaren hoe geweldig het voelt om alles onder controle te hebben en eindelijk het gevoel te hebben alles uit Outlook te halen. U bepaalt hoe Outlook werkt in plaats van dat Outlook (e mail, pop ups, reminders) bepaalt wat u moet doen.

15 Gegevens verwerken 21 3 Gegevens verwerken In de vorige hoofdstukken hebben we gezien hoe we op een slimme en efficiënte manier gegevens verzamelen. Dit heeft ertoe geleid dat er nu twee plekken zijn ( IN bakje en e mail inbox) waar vanalles ligt waar we nog iets mee moeten. Vergelijk dat eens met het aantal plekken waar u voorheen vanalles had liggen... Deze twee verwerkingspunten zult u dagelijks leeg moeten maken. Stuk voor stuk zult u alles moeten bekijken en bepalen wat u ermee moet en wanneer dat moet gebeuren. Alleen zo hebt u alles gezien en kunt u alles onderbrengen in een slim externe geheugen. Ook kunt u dan een onderscheid maken tussen kleine klusjes (direct uitvoerbare acties) en de grotere "projecten". Omdat de kreet "project" een specifieke betekenis heeft noemen we in dit boek de grotere klussen taken. 3.1 Acties & Taken Een taak is een verzameling acties die op den duur moeten leiden tot een bepaald resultaat. De uit te voeren acties zijn op dit moment waarschijnlijk nog niet allemaal te definiëren en soms ook het eindresultaat nog niet. Vaak is nog geen enkele actie bepaald. In de loop van de tijd zult u regelmatig aandacht aan een taak moeten besteden en hieruit acties moeten halen om het gewenste eindresultaat op tijd te bewerkstelligen. Soms komt u iets tegen waar u nu niks mee kunt of wilt, maar waar u later wellicht wel iets mee kunt of moet. M.a.w. u wilt er over een bepaalde tijd weer opnieuw aan herinnerd worden en er nog eens over nadenken. Een voorbeeld taak zou kunnen zijn: "Nieuwe versie Office leveren en installeren bij Bedrijf BV". Deze taak kan niet met één actie afgerond worden en dus is het een taak. Waarschijnlijk hebt u wel 30 acties nodig om deze taak helemaal af te ronden. Zolang de taak niet helemaal afgerond is moet het op uw takenlijst blijven staan. Een voorbeeld actie: "klant bellen: afspraak verplaatsen naar woensdag 10 uur ( )" Dit is een concreet uitvoerbare actie die u vandaag of morgen kunt uitvoeren en helemaal kunt afronden. Zet bij dit soort acties ook het telefoonnummer erbij. Uit de praktijk blijkt dat men deze acties veel sneller uitvoert, als is aangegeven wat er concreet moet gebeuren. Het is immers een hapklare brok geworden. We zullen in hoofdstuk 6 zien dat we acties in Outlook een specifieke plek gaan geven. Ook taken krijgen een aparte plek in Outlook en we gaan deze op een speciale manier vastleggen. Kijk eens naar de soorten acties die de gemiddelde kenniswerker dagelijks uitvoert. Deze zijn in vier categorieën in te delen:

16 Taken bijhouden 29 4 Taken bijhouden In hoofdstuk 3 is uitgelegd dat we iets dat bestaat uit meerdere acties liever een taak dan een project noemen. Het kenmerk van een taak is dat er meer dan één actie nodig is om het af te ronden. Als we op zo'n manier tegen werkzaamheden aankijken komen we tot de conclusie dat veel meer zaken een taak zijn dan we in eerste instantie denken. Taken moeten we op een speciale manier behandelen. Doet u dat niet, dan loopt u een groot risico dat u "uitstelgedrag" gaat vertonen: elke dag opnieuw neemt u zich voor om aan dat "project" te gaan werken, maar elke dag opnieuw wordt u zo in beslag genomen door de dagelijkse dingen, de ad hoc zaken, dat u er niet aan toe komt. U realiseert zich na enkele weken dat u er nog steeds niets aan gedaan hebt. In de Outlook takenlijst zijn al enkele van deze "taken" rood gekleurd omdat de einddatum die u had gesteld al voorbij is. Dit kunt u voorkomen met onderstaande werkwijze: 4. Taak Nieuwe begindatum bepalen voor taak 1. Taak Over nadenken, aandacht aan besteden 3. Actie Plannen of Uitvoeren 2. Actie Eerstvolgende actie halen uit taak Figuur 10 Taken continu bijhouden Regelmatig (enkele keren per week) nemen we de tijd om eens rustig naar de takenlijst te kijken. Hiervoor moet u even de tijd nemen, want u moet zich concentreren en nadenken over de verschillende taken. Omdat u niet continu naar de takenlijst kijkt, wilt u die ook niet steeds op het beeldscherm hebben staan, dat leidt alleen maar af. De takenlijst in Outlook leent zich hier uitstekend voor. We zullen deze lijst alleen moeten aanpassen aan deze werkwijze. Welke taak u als eerstvolgende gaat bekijken hangt af van een aantal zaken: Deadline Hoeveelheid werk (uren) Prioriteit Deze eigenschappen van een taak moet uzelf bepalen, maar aan welke taak nú aandacht besteed moet worden en wat de status van die taak is, wordt een stuk gemakkelijker door de takenlijst in Outlook heel "slim" te maken.

17 Outlook Inleiding 33 5 Outlook Inleiding De in de voorgaande hoofdstukken behandelde technieken en methodes zijn grotendeels de basis voor de komende hoofdstukken. Hierin wordt getoond hoe dit allemaal in Outlook ondergebracht kan worden. Daarnaast worden ook de basistechnieken van Outlook behandeld en hele specifieke en geavanceerde mogelijkheden. Veel organisaties passen deze mogelijkheden nu toe nadat ze gezien hebben hoeveel voordeel ze met deze technieken kunnen behalen. Outlook 2003 In de basis verschillen de versies van Office Outlook 2003 en Office Outlook 2007 niet veel. Hier en daar zijn er wel enkele verschillen. Dit boek gaat uit van Outlook Als iets aan de orde komt dat specifiek is voor Outlook 2003 dan kom staat in de marge de tekst Outlook In een organisatie zal Outlook niet vaak zelfstandig werken, maar samenwerken met een Microsoft Exchange Server. Deze server zorgt ervoor dat: binnenkomende e mail wordt verdeeld over de mailboxen van de medewerkers, uitgaande e mail wordt verwerkt, agenda s (en andere Outlook onderdelen) gedeeld kunnen worden, vergaderingen gepland kunnen worden, u via internet aan uw e mail kunt (webmail, Outlook Web Access), adreslijsten beschikbaar zijn, taken toegewezen kunnen worden aan anderen, en nog veel meer. Niet iedereen die Outlook gebruikt is per definitie gekoppeld aan een Exchange server. U kunt dit herkennen aan de term Postvak en Openbare mappen in de mappenlijst. Figuur 12 Exchange Server zorgt voor een "Postvak" en Openbare mappen Bent u niet gekoppeld aan een Exchange Server, dan ziet u geen Postvak, maar Persoonlijke mappen en er zijn geen Openbare mappen.

18 Time Managent STM 34 Figuur 13 Persoonlijke mappen Geen Exchange server In de volgende hoofdstukken worden de volgende onderwerpen behandeld: Agendagebruik Afspraken en Acties Gebruik van Labels Outlook 2003 Gebruik van Categorieën Vergaderingen Ruimten reserveren Items bijsluiten Bestanden bijsluiten Verwerken van E mail Naar afspraken en acties Archiveren Wachten op Regels (CC s en nieuwsbrieven verwerken) Sjablonen Takenlijst Verschillende Views Slimme takenlijst Tijdlijnen Contactpersonen Distributielijsten Exchange Server mogelijkheden Openbare mappen Distribution Groups Contacts Forwarding Outlook Web Access (OWA) Agenda s delen

19 Time Managent STM Tijd weergeven als Als u in de agenda iets toevoegt dan kunt u opgeven of de tijd weergegeven moet worden als: Vrij Voorlopig bezet Bezet Niet aanwezig Figuur 24 Tijd weergeven als... Vaak wordt ten onrechte gedacht dat collega s deze informatie alleen maar kunnen zien als ze toegang hebben tot uw agenda. Alle collega s (iedereen die aangesloten is op de Exchange Server) kunnen deze informatie echter gewoon raadplegen als ze een vergadering plannen via Outlook of als ze een Groepsplanning (zie 6.8) opvragen. Er is echter een duidelijk verschil tussen: A. Beschikbaarheidinfo B. Toegang tot agenda inhoud Ook al hebt u geen toegang tot iemands agenda, dan nog is de beschikbaarheidinfo zichtbaar. In paragraaf 6.8 wordt de groepsplanning behandeld, maar hieronder staat alvast een afbeelding van een Groepsplanning waarin dit verschil duidelijk te zien is (Figuur 25). De gevulde blauwe en paarse vlakken zijn afspraken in de agenda s van personen waar u geen toegang toe heb. Uit de afbeelding kunt u opmaken dat u wel toegang heb tot de agenda van Peter van Haren. Figuur 25 Groepsplanning met en zonder detailinformatie

20 Time Managent STM 46 Figuur 31 Deelnemers uitnodigen en beschikbaarheid controleren Vergeet niet om het onderwerp, de locatie en eventuele bijlagen bij te sluiten en klik daarna op verzenden. 6.6 Vergaderruimte reserveren (E) U kunt ook meteen controleren of een vergaderruimte (en andere resources) beschikbaar is en deze direct reserveren. Voorwaarde is wel dat de beheerders van het netwerk deze resources hebben aangemaakt op het netwerk. Ziet u ze niet in de adressenlijst, vraag dan of ze alle resources op het netwerk willen definiëren. In onderstaande afbeelding kunt u zien dat naast de drie personen ook twee vergaderruimten zijn opgenomen en twee beamers. Omdat Conference Room 1 en Beamer Sony 1 vanaf 13:30 uur bezet zijn, is Conference Room 2 en Beamer Dell 2 toegevoegd. Deze zijn wel vrij, dus nu kan Conference Room 1 en Beamer Sony 1 uit de lijst verwijderen worden. Klik nu op Verzenden. Figuur 32 Vergadering plannen en ruimte reserveren U ziet een bevestiging dat de resources zijn gereserveerd.

21 Outlook E mail verwerken 53 7 Outlook E mail verwerken In het eerste deel van dit boek is uitgelegd dat het heel belangrijk is om het IN bakje en uw Postvak In minimaal 1 keer per dag leeg te maken. Dit hoofdstuk laat zien hoe u controle krijgt over uw e mail en uw Postvak In enkele keren per dag leeg krijgt. 7.1 Wanneer moet u uw e mail verwerken? Vanaf vandaag moet u stoppen met het direct lezen van en reageren op elke e mail die binnenkomt. Gemiddeld raakt de kenniswerker hierdoor per dag 1 2 uren tijd kwijt. Steeds als u ergens mee bezig bent en hiermee stopt om een nieuwe e mail te lezen, hebt u redelijk wat tijd nodig om zich weer te concentreren op de taak waar u mee bezig was. Waarschijnlijk hebt u niet eens de e mail verwerkt, maar alleen even gelezen. De verleiding is natuurlijk groot, want elke keer als een e mail binnenkomt wordt u gewaarschuwd door: 1. Een geluid, 2. Een muiscursor die even van vorm verandert, 3. Een pictogram van een gele envelop, 4. Een transparante pop up op het bureaublad Figuur 40 De waarschuwing nieuwe e mail leidt u steeds af Voor uw concentratie kunt het best deze waarschuwingen uitschakelen:

22 Outlook E mail verwerken 63 Figuur 55 Een archief aanmaken van uw Postvak U kunt zelf instellen hoe de verschillende mappen in uw postvak gearchiveerd moeten worden. De standaardinstellingen kunt u als volgt instellen:

23 Outlook E mail verwerken 69 Figuur 64 Een submap voor e mails waarop u nog een antwoord moet krijgen Door de namen van de verschillende submappen met een cijfer te laten beginnen kunt u zelf bepalen in welke volgorde de submappen staan. Als u een e mail verstuurt waarop u antwoord verwacht, versleep de verstuurde e mail vanuit de map Verzonden items naar de nieuw aangemaakte map Wachten op Sorteer deze map op datum oudste bovenaan. Controleer deze map elke dag even. Dat kost slechts enkele seconden. Vindt u dat het te lang duurt voordat iemand reageert, dan kunt u actie ondernemen. 7.5 Efficiënt e mailen Veel van de interne, maar ook heel wat externe e mails kosten meer tijd dan strikt noodzakelijk is. De schrijver besteedt te veel tijd aan te uitgebreide teksten en de lezer is teveel tijd kwijt met het lezen hiervan. Door de onderwerpregel van een e mail slim te gebruiken bent u vaak in staat alle nodige informatie hieruit te halen. Bekijk de volgende voorbeelden: Figuur 65 Efficiënt gebruik van de onderwerpregel Als iedereen op deze manier mailt, dan kunt u heel snel bepalen wat u met een mail moet en of u hem nog wel moet openen. Vaak is het niet eens nodig om tekst in de mail op te nemen. 7.6 Regels & protocollen Een van de gemakkelijkste manieren om het Postvak In opgeruimd te houden is het gebruik van regels. Velen van jullie gebruiken ze al, maar er valt nog veel meer voordeel te halen. Niet alleen in uw eigen Postvak In, maar voor de hele afdeling en de hele organisatie. Het is een kwestie van nadenken over de verschillende processen die zich afspelen en afspraken maken. Een voorbeeld: Stel u bent kantoor verantwoordelijk voor het bestellen van bepaalde producten. Elk 14 dagen bestelt u alles in één keer. Als een collega merkt dat van de producten die hij gebruikt de voorraad te laag wordt, stuurt hij u een e mail met de vraag 500 stuks te bestellen. Dat doen alle collega s. Het openen, lezen en verwerken van deze mails en het

24 Outlook Aandachtspunten & de takenlijst 83 Figuur 84 Agenda met acties, afspraken en taken 8.3 De slimme takenlijst We moeten de takenbalk nog opmaken. Aan de weergave stellen we enkele voorwaarden: Zichtbaar: taken waar we de komende dagen aandacht aan moeten of willen besteden, Sorteren op begindatum Zichtbare kolommen: uren, begindatum, omschrijving Taken waar we de komende weken niets mee doen, willen we ook niet zien in deze lijst. Daarvoor hebben we de takenlijst als totaaloverzicht. Naarmate de tijd vordert, verschijnen taken die u 2 maanden uitgesteld hebt weer op de lijst. Het opmaken van de takenlijst gaat als volgt: Klik met de rechter muisknop op de kolomkoppen en kies Aangepast

25 Time Managent STM 90 Vul een naam in voor de lijst en klik op de knop Leden Selecteren om nieuwe leden aan de lijst toe te voegen. Nu wordt het venster geopend waarin u personen kunt selecteren. U kunt verschillende bronnen gebruiken om leden te selecteren: Figuur 90 De adressenlijsten waaruit gekozen kan worden Outlook adresboek Contactpersonen Dit zijn alle contactpersonen in uw persoonlijke contactpersonenlijst waar u een e mail adres hebt ingevuld. Outlook adresboek Algemeen Dit zijn contactpersonen die in een Openbare Map staan met de naam Algemeen. Deze map heb ik zelf aangemaakt. (Openbare mappen bespreek ik in 10.1). Algemene adressenlijst (default) Deze lijst bevat alle objecten die op de server zijn aangemaakt door de beheerders. Waarschijnlijk zullen hier alleen maar uw collega s in staan. In het voorbeeld ziet u hier ook andere objecten staan. Hier kom ik op terug bij de behandeling van Server op pagina 92. De overige keuzes (All Contacts, All Groups, All Users) zijn filters van de algemene lijst. De Keuzes Amsterdam Maintenance en Amsterdam Sales zijn door mijzelf aangemaakte sublijsten om het zoeken gemakkelijker te maken. Alle objecten in elke oproepbare lijst kunt u toevoegen aan de distributielijst. Dit betekent dat u aan een distributielijst ook een andere distributielijst of groep kunt toevoegen. Voeg de gewenste leden toe en klik op Opslaan en sluiten om de distributielijst op te slaan. Deze distributielijst staat nu in uw contactpersonen. U herkent een distributielijst doordat deze vet wordt weergegeven en een ander icoontje heeft: (Outlook 2003) en (Outlook 2007). U kunt nu een distributielijst toevoegen aan de geadresseerden van een e mail net zoals u een contactpersoon toevoegt.

26 Time Managent STM 100 Figuur 99 U kunt de snelkoppelingen indelen in groepen Voeg een nieuwe groep toe door op de link Nieuwe groep toevoegen. De groepen Project Equipp en Nieuwbouw heb ik zelf toegevoegd. Een koppeling naar een Outlookonderdeel voegt u toe via de link Nieuwe snelkoppeling toevoegen. Een koppeling naar een map op uw computer maakt u door die map vanuit de verkenner te verslepen naar de zojuist aangemaakte groep. Zo kunt u ook de het adres van een website vanuit de browser verslepen naar deze groep. Figuur 100 Neem webadressen op in Outlook Op deze manier kunt u een dashboard creëren waarin u alles snel bij de hand hebt, van e mail, acties en afspraken tot websites en projectdocumentatie Agenda (en overige mappen) delen (E) Via de Exchange server is het mogelijk om uw agenda te delen met collega s. Niet alleen uw agenda, maar alle Outlookonderdelen kunnen gedeeld worden: contactpersonen, Notities, Taken, Postvak In, Verzonden Items. Vaak delen mensen hun agenda en dan krijgen ze toch de opmerking terug dat de ander er niet in kan. Dat komt omdat ze bij het delen vergeten zijn het Postvak zelf open te stellen. U moet op het hoogste niveau Postvak de juiste machtigingen instellen, anders heeft de betreffende persoon totaal geen toegang tot uw Postvak en dus ook niet tot de onderliggende delen, ook al hebt u daar wel de juiste machtigingen staan.