Handboek beheersing asbestrisico s

Transcriptie

1 Handboek beheersing asbestrisico s Nijestee: Bedrijfsbureau en Marketing & Communicatie Datum:

2 Inhoudsopgave Pagina Inleiding 3 1. Beleid 1.1 Waar staat Nijestee voor en waar moet Nijestee aan voldoen Hoe verwoord Nijestee haar asbest beleid Zelf aangebrachte asbest houdende toepassingen Bezitsinventarisatie 3 2. Implementatie en beheer 2.1 Implementeren van het beleid Plan van aanpak en kosten Beheer en borging Kritische succesfactoren Verantwoordelijkheid asbestbeleid 7 3. Dagelijkse praktijk en processen 3.1 Algemeen schema bij niet hechtgebonden asbest Stroomschema Bezitsinventarisatie Beleidsmatrix asbestverwijdering Calamiteiten 4.1 Inleiding Asbestbrand Blikseminslag Grondverzet werkzaamheden Hagelschade Illegale sloop Inbraak Sloop van een gebouw Stormschade Tijdens uitvoerende werkzaamheden door personen Verwering van materiaal Opgeslagen (bouw)materiaal Melden van een calamiteit Handelen bij een calamiteit Voorlichting Asbestverwijdering en toezichthouden 5.1 Toezichthouden Asbesthoudend afval Oplevering Archivering 18 1

3 6. Communicatie 6.1 Issue Kernboodschap Uitgangspunten Communicatie Communicatie met medewerkers Communicatie met bewoners Communicatie met specialisten Momenten van communicatie Calamiteit/crisis Opleiding 7.1 Opleiden medewerkers Wie is opgeleid? Automatisering 8.1 Asbestdossier Databases Bezitsinventarisatie versus primair systeem Landelijk Asbest Volg Systeem (LAVS) Melding bij gemeente Kennis op niveau houden Informeren bewoners via website Inkoop en toezicht 9.1 Inkoopbeleid Belangenverstrengeling Kwaliteitscontrole Toezichthouden Organisatie toezicht 27 Bijlagen Steekproef Brief aankondiging steekproef 31 Folder Asbest, uw en onze zorg 32 Informatie aannemers Brief aannemers 33 Folder Asbest voor aannemers 34 Meterkaststicker Meterkaststicker (voorbeeld van ontwerp) 35 Toezichthouden Checklist toezichthouden op asbestinventarisaties 36 Checklist toezichthouden op asbestsaneringen 2

4 Inleiding Nijestee is als werkgever, eigenaar en verhuurder van een omvangrijke vastgoedportefeuille verantwoordelijk voor de veiligheid, gezondheid en het welzijn van haar medewerkers, bewoners en derden. Circa 80 procent van de vastgoedportefeuille van Nijestee is gebouwd voor Op basis van het bouwjaar is per definitie circa 80 procent van het bezit van Nijestee als asbestverdacht aan te merken, omdat tot 1994 asbesthoudende materialen zijn toegepast. Asbestvezels kunnen door de materiaalstructuur een gevaar vormen voor de gezondheid. In het rapport van de Gezondheidsraad van 2010 is aangegeven dat asbest gevaarlijker is dan tot nu toe werd gedacht. Om de mogelijke risico s voor medewerkers, bewoners, derden en het milieu te beheersen is Nijestee gestart met het optimaliseren van het asbestbeleid en alle daaraan verwante processen. Dit handboek geeft op basis van de indeling van het Aedes Handboek Asbest een beknopte weergave van het asbestbeleid en het asbestbeheerplan van Nijestee. Het doel is om een duidelijk, maar toch eigen document voorhanden te hebben waarmee antwoorden op asbest vraagstukken snel gevonden kunnen worden. 1. Beleid 1.1 Waar staat Nijestee voor en waar moet Nijestee aan voldoen Nijestee is vanzelfsprekend gebonden aan geldende wetgeving op het gebied van asbest onder andere vanuit milieuwetgeving, de Arbo-wet, de Huurwet, de Zorgplicht en het Bouwbesluit. Nijestee heeft als doelstelling de risico s van asbest te beheersen. Het Handboek Asbest van Aedes is hiervoor als leidraad gebruikt. Ook heeft er afstemming plaatsgevonden met de Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie). 1.2 Hoe verwoord Nijestee haar asbest beleid Nijestee streeft ernaar om op termijn alle asbesthoudende toepassingen uit haar bezit te hebben verwijderd. Dit kan zijn bij verhuizing, bij storingen, bij kwaliteitsverbeteringen, bij verkoop of uiteindelijk bij sloop. 1.3 Zelf aangebrachte asbest houdende toepassingen Nijestee neemt de verantwoordelijk en draagt de kosten voor het veilig en op de juiste wijze afvoeren van door bewoners aangebrachte asbesthoudende materialen (conform het Aedes protocol). Enkele voorbeelden van door bewoners aangebrachte asbesthoudende materialen zijn vloerzeil en plantenbakken. 1.4 Bezitsinventarisatie Eind 2011 zijn alle voorbereidingen gedaan om een aanbesteding te doen voor een representatieve steekproef van het totale bezit. In totaal zijn er in circa 1600 woningen asbestinventarisaties uitgevoerd. De bezitsinventarisatie is in het eerste kwartaal van 2012 gestart en is begin 2013 afgerond. 3

5 2. Implementatie en beheer 2.1 Implementeren van het beleid Eind 2011 heeft Nijestee een asbest werkgroep opgericht. In deze werkgroep zijn de volgende functies vertegenwoordigd: manager Woonzaken, manager Bedrijfsbureau, projectcoördinator Bedrijfsbureau, De projectcoördinator is opgeleid tot Asbestdeskundige. De werkgroep werd geleid door een externe projectleider; Arjon Winters (Triacon) tevens medeschrijver van het Aedes Handboek Asbest en het Aedes Protocol. Om het asbestbeleid bedrijfsbreed onder de aandacht te brengen en in de werkprocessen te integreren wordt het asbestbeleid op het intranet gepubliceerd. Op verzoek kan een mondelinge toelichting op het beleid gegeven worden. Behalve de organisatie zijn ook alle stakeholders (aannemers/derden) op de hoogte gebracht van het asbestbeleid van Nijestee. Alle derden die in opdracht van Nijestee werken en bij hun werkzaamheden in aanraking met asbest zouden kunnen komen hebben een speciaal daarvoor ontwikkelde brochure met informatie over asbest en hoe daarmee om te gaan ontvangen (zie bijlage). 2.2 Plan van aanpak en kosten Eind 2011 is door Triacon een raming gemaakt van de te verwachten kosten voor de voorbereiding ten behoeve van de bezitsinventarisatie, de bezitsinventarisatie zelf en de begeleiding bij het implementeren van het beleid. De directie heeft hiermee ingestemd. Voor 2012 is een bedrag van 0,9 miljoen gereserveerd. Voor 2013 is een bedrag van 1,15 miljoen opgenomen in de begroting. Deze reserveringen zijn inclusief kosten die gemaakt worden voor het inventariseren/saneren van asbest in het kader NPO en PO. 2.3 Beheer en borging Het asbestbeleid en het beheer van asbestrisico s moet uiteraard goed worden geïmplementeerd en worden opgevolgd. Regelmatig zal dit getoetst worden op actualiteit en navolging. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de projectfase en de beheerfase. In de projectfase is de manager Bedrijfsbureau verantwoordelijk voor de borging. Na het afronden van de projectfase gaat de verantwoordelijkheid over naar een Integrale Veiligheidscoördinator. Deze functionaris is verantwoordelijk voor de borging in de beheerfase, en zal regelmatig toetsen of de processen zoals beschreven in dit handboek worden opgevolgd. Behalve het uitvoeren van regelmatige interne controles zal mogelijk ook periodiek een externe controle (audit) plaatsvinden. Aandachtspunt Verantwoordelijke tijdens beheerfase Controle interval Controle asbestbeleid versus huidige wetgeving Integrale Veiligheidscoördinator 1x per jaar Toets uitvoering sanering aan gestelde kwaliteit Integrale Veiligheidscoördinator 10% van de saneringen Controle archivering Integrale Veiligheidscoördinator 1x per kwartaal Toets raamovereenkomst inventarisatiebureau Integrale Veiligheidscoördinator 1x per jaar Toets raamovereenkomst laboratorium Integrale Veiligheidscoördinator 1 x per jaar Toets raamovereenkomst asbestsaneerder Integrale Veiligheidscoördinator 1x per jaar Toets kennis bij medewerkers bijv. bij toolbox Integrale Veiligheidscoördinator 1x per jaar Toets of voldoende opleidingen zijn gevolgd Integrale Veiligheidscoördinator 1x per jaar 4

6 2.4 Kritische succesfactoren Omschrijving Stand van zaken per Voorlopig asbestbeleid door DO geaccordeerd Oprichten asbest werkgroep Opgericht sinds eind 2011 Opleiden medewerkers In 2011 hebben 65 medewerkers een training asbestherkennen gevolgd, 5 medewerkers zijn opgeleid tot asbestdeskundige. In 2012 hebben alle projectleiders van de afdeling Planmatig Onderhoud, 2 inspecteurs en 1 projectcoördinator van de afdeling Bedrijfsbureau alsmede 2 uitvoerders van de afdeling Niet- Planmatig Onderhoud, 2 projectopzichters en 1 inspecteur van de afdeling Vastgoed een 1 daagse cursus Toezichthouden op asbestsaneringen gevolgd. Vaststellen welke woningen een risico kunnen vormen Inventarisatie sessies houden met medewerkers om kennis over asbest toepassingen in het bezit van Nijestee in beeld te krijgen. Voorbereidingen t.b.v. bezitsinventarisatie Risicobeheersing algemeen Overzicht van het bezit gemaakt met bouwjaar voor 1994 en daardoor per definitie asbest verdacht. Eind 2011 uitgevoerd op rayonniveau met medewerkers van verschillende afdelingen (projectleiders/ werkvoorbereiders PO en NPO/ allround vakmannen/ inspecteurs. Offertes t.b.v. de bezitsinventarisatie zijn aangevraagd en ontvangen. Behalve naar de prijs is ook gekeken naar de wijze van aanpak van het project en tevens naar het bieden van meerwaarde naast de uit te voeren werkzaamheden voor dit project. Uiteindelijk is besloten om Search de opdracht te gunnen. Na dit traject zijn de overige voorbereidingen ten behoeve van de bezitsinventarisatie afgerond. Middels de lijst asbest verdachte vge s en de database in Qlikview wordt inzicht verkregen in de asbesthoudende toepassingen in het bezit van Nijestee. Dit wordt op adresniveau én op bouwdeelniveau in de lijst weergegeven. Zo wordt van grof naar fijn inzicht verkregen om risico s te voorkomen, zie bezitsinventarisatie voor een nadere omschrijving. Na een sanering wordt een kopie van het vrijgavedocument door de asbestsaneerder in de meterkast opgehangen, zodat duidelijk is of een sanering inmiddels is uitgevoerd. Eigen medewerkers en derden die voor Nijestee werken weten dat ze deze informatie in de meterkast kunnen vinden. 5

7 Risicobeheersing bij reparatieverzoeken Op basis van de aard van de uit te voeren werkzaamheden wordt ieder reparatieverzoek beoordeeld door de afdeling Werkvoorbereiding (Niet Planmatig Onderhoud). Indien bij of in de buurt van de uit te voeren werkzaamheden mogelijk asbest is toegepast wordt de lijst asbestverdachte vge s/ de database in Qlikview geraadpleegd om hier inzicht in te geven. Op basis van deze informatie wordt bepaald of er voorafgaand aan de werkzaamheden een asbestinventarisatie moet worden uitgevoerd. Mochten in het werk alsnog asbest verdachte materialen aan het licht komen waaraan gewerkt moet worden dan worden de werkzaamheden gestaakt en wordt alsnog een (aanvullende) asbest-inventarisatie uitgevoerd. Risicobeheersing bij verhuizingen (mutatie) Risicobeheersing bij planmatig onderhoud Vanaf eind 2011 wordt voor alle woningen waarvan een huuropzegging ontvangen is een type A asbest inventarisatie rapport gemaakt van de gehele woning. De inventarisatie vindt plaats in een lege woning. Om de risico s van onrechtmatig (onveilig) verwijderen van asbest toepassingen door de huurder te voorkomen zal de inspecteur (van Nijestee) de bewoner tijdens de voorcontrole informeren. Vanaf mei 2012 zal niet meer standaard een asbestinventarisatie na iedere mutatie worden uitgevoerd, dit zal alleen gedaan worden als er een aanleiding is voor een sanering. Of er aanleiding is voor een sanering wordt bepaald door het gebruik van de beleidsmatrix asbestsanering (zie paragraaf 3.4). Op basis van de aard van de uit te voeren werkzaamheden wordt ieder project beoordeeld door de afdeling Werkvoorbereiding (Planmatig Onderhoud). Indien bij of in de buurt van de uit te voeren werkzaamheden mogelijk asbest is toegepast wordt de lijst asbestverdachte vge s/ de database in Qlikview geraadpleegd om hier inzicht in te geven. Op basis van deze informatie wordt bepaald of er voorafgaand aan de werkzaamheden een asbestinventarisatie moet worden uitgevoerd. Mocht het nodig zijn om een asbestinventarisatie uit te voeren dan wordt ten tijde van de 6

8 projectvoorbereiding een representatieve steekproef gedaan waarbij circa 10% van de woningen in het project worden geïnventariseerd. Dit om een beeld te krijgen van de eventueel uit te voeren voorzorgsmaatregelen/ hoeveelheid werk en de hiermee samenhangende kosten. Mocht de representatieve steekproef aanleiding geven voor een totaalinventarisatie dan worden bij de start van het project voorafgaand aan de uit te voeren werkzaamheden de resterende woningen in het project (ca. 90% ) geïnventariseerd. Bij ieder project waarbij asbest wordt gesaneerd wordt voldaan aan de eis om 100% van de woningen te laten inventariseren door een gecertificeerd bedrijf. Mochten in het werk alsnog asbest verdachte materialen aan het licht komen waaraan gewerkt moet worden dan worden de werkzaamheden gestaakt en wordt alsnog een (aanvullende) asbest-inventarisatie uitgevoerd. Risicobeheersing bij kwaliteitsverbetering In het directieoverleg van dinsdag 14 februari 2012 is afgesproken dat, naast alle woningen die door verhuizing vrijkomen, ook alle woningen in kwaliteitverbeteringsprojecten waar een risicovolle asbesttoepassing aanwezig is een sanering wordt uitgevoerd. 2.5 Verantwoordelijkheid asbestbeleid De verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van het asbestbeleid in de projectfase is ondergebracht bij de manager Bedrijfsbureau. Zodra de projectfase overgaat in de beheerfase wordt de verantwoordelijkheid overgedragen naar een functionaris die verantwoordelijk is voor het integrale veiligheidsbeleid van Nijestee. Overige onderdelen van dit integrale veiligheidsbeleid zijn brandveiligheid, dakveiligheid, legionellabeheer en installatiebeheer. 7

9 3. Dagelijkse praktijk en processen 3.1 Algemeen schema bij niet hechtgebonden asbest Niet hechtgebonden asbest Beschadigd ja/nee nee Kleefmonster ja NEN 2991 Besmetting ja/nee Saneren Risicogebied ja/nee Vrijgave Beheerplan opstellen 8

10 3.2 Stroomschema Onderstaand het stroomschema voor asbestsanering bij verhuizing. Stroomschema asbestinventarisatie en asbestsanering n.a.v. mutatie Huuropzegging woning met bouwjaar <1994 * Legenda Voorcontrole < 5dagen na huuropzegging Werkzaamheden Bedrijfsbureau Werkzaamheden Werkvoorbereiding Controle lijst asbest verdachte vge s Uitvoeren voorcontrole door inspecteur Geen asbestsanering noodzakelijk Asbestsanering van enkel hechtgebonden asbest Asbestsanering van niet hechtgebonden asbest en evt. hechtgebonden asbest Na inspectie opdracht maken voor eindcontrole door mutatie inspecteur Na inspectie opdracht maken voor asbestinventarisatie en asbestsanering Na inspectie opdracht maken voor asbestinventarisatie en asbestsanering Geen sanering noodzakelijk Eindcontrole: check restanten vloerzeil/colovinyl/ bitumen lijmlaag Plannen/uitvoeren mutatie werkzaamheden Asbest sanering noodzakelijk Na inspectie opdracht maken voor asbestinventarisatie en asbestsanering Mutatiewerkzaamheden plannen vanaf dag 13 na einde huur; 1 e dag inventarisatie/ 4 e dag rapportage/ 5 e dag beoordeling rapportage/ 6 e dag margedag/ 11 e en 12 e dag asbest saneren Mutatiewerkzaamheden plannen vanaf dag 15 na einde huur; 1 e dag inventarisatie: bij onbeschadigd niet hechtgebonden asbest inclusief kleefmonsteronderzoek/bij beschadigd niet hechtgebonden asbest inclusief NEN 2991 onderzoek/ 6 e dag rapportage/ 7 e dag beoordeling rapportage/ 8 e dag margedag/ 13 e en 14 e dag asbest saneren 9

11 3.3 Bezitsinventarisatie Ter voorbereiding op de bezitsinventarisatie is op basis van de gegevens uit de stamlijst (lijst met relevante gegevens van het vastgoed van Nijestee) bepaald welke vastgoedeenheden (vge s) per definitie in de categorie asbest verdacht behoren. Hierbij is uitgegaan van het gegeven dat alle vge s met een bouwjaar voor 1994 (totaal asbest verbod juli 1993) in principe asbest verdacht zijn. Dit heeft geresulteerd in een lijst van ruim asbest verdachte vge s. Vervolgens zijn de beschikbare asbestinventarisatie rapporten en vrijgave metingen van eerdere inventarisaties/saneringen op bouwdeelniveau verwerkt in de lijst. Door middel van het gebruik van eenvoudige coderingen is op adresniveau aangegeven of een asbesthoudend bouwdeel reeds is gesaneerd, mogelijk asbesthoudend is, danwel met zekerheid asbesthoudend is op basis van een reeds uitgevoerde asbestinventarisatie. Onderstaand ter illustratie een selectie uit de lijst asbest verdachte vge s. Ter voorbereiding op de bezitsinventarisatie is gekeken naar de mogelijkheid om de lijst met ruim vge s in te dikken om zo meer grip te kunnen krijgen op de enorme hoeveelheid te verwerken informatie. Dit is gedaan door alle vge s met hetzelfde bouwjaar en uiterlijke kenmerken samen te voegen tot 1 bouwstroom. Dit heeft geleid tot een werkbaar geheel van circa. 300 bouwstromen. Van deze bouwstromen is op rayonniveau een diapresentatie gemaakt. Middels deze presentaties zijn 3 informatiesessies gehouden met diverse medewerkers om de aanwezige kennis van asbesthoudende materialen in het bezit van Nijestee te kunnen verwerken in de lijst asbest verdachte vge s. De verkregen gegevens zijn op adresniveau én tevens op bouwdeelniveau in de lijst verwerkt. Indien er uit de bezitsinventarisaties gevaarlijke situaties naar voren komen waarbij asbestvezels kunnen vrijkomen, bijvoorbeeld bij beschadigd niet hechtgebonden asbest dan wordt met spoed een sanering in gang gezet. De asbesthoudende toepassingen die in de woning blijven zitten en volgens de matrix in een later stadium worden gesaneerd worden kenbaar gemaakt op een asbest-meterkastkaart (zie bijlage). Op deze kaart kan de bewoner, maar ook medewerkers van de corporatie en derden die werkzaamheden in de woning uitvoeren duidelijk zien waar zich asbesthoudende materialen in de woning bevinden en hoe daarmee moet worden omgegaan. De meterkastkaart wordt gemaakt op basis van de uitkomsten van de asbest steekproef. Hierdoor kan de informatie op de asbest meterkastkaart afwijken van de werkelijke situatie in de woning (door reeds uitgevoerde saneringen). 10

12 3.4 Beleidsmatrix asbestverwijdering Onderstaand de beleidsmatrix waarin een overzicht wordt gegeven op welk moment een (bouwkundige) asbesthoudende toepassing wordt verwijderd. 11

13 4. Calamiteiten 4.1 Inleiding Een calamiteit is een onverwachte gebeurtenis. Bij een calamiteit kan asbesthoudend materiaal vrijkomen en zich verspreiden. Dit is een risico voor mens en milieu. Er zijn twee soorten risico s: Actueel blootstellingsrisico: Er is sprake van een actueel risico, als er bij normaal dagelijks gebruik, asbestvezels vanuit de toplaag van het materiaal in de lucht kunnen vrijkomen. Daarbij moeten de vrijgekomen vezels tot blootstelling van gebruikers kunnen leiden. Potentieel blootstellingsrisico: Bij een potentieel risico komen er slechts vezels uit het materiaal vrij, als er extra handelingen worden verricht, zoals bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden en/of graafwerkzaamheden. Door deze handelingen wordt de normaal volledig afgedekte asbesthoudende verontreiniging bewerkt, waardoor vezels aan de oppervlakte vrij kunnen komen. Het is van belang om bij een calamiteit zo snel mogelijk te handelen om de gevaren weg te nemen. Deskundigheid is hierbij een vereiste. Calamiteiten hebben verschillende oorzaken. Hieronder worden de verschillende aanleidingen genoemd. 4.2 Asbestbrand Bij een brand kunnen asbesthoudende materialen vrijkomen. Met name bij een brand waarbij asbesthoudende golfplaten of gevelplaten betrokken zijn kunnen de asbesthoudende restanten zich (gedragen door de wind en warme luchtstromen) over een groot gebied verspreiden. De verspreidde asbestsplinters brengen risico s met zich mee. Bij het merendeel van de asbestbranden gaat het om kleine hoeveelheden, waarvan de asbestvezels goed aan materialen gebonden zijn. De vezels komen daardoor niet makkelijk vrij en het blootstellingsrisico blijft dan ook beperkt. Wel is er sprake van een relatief groot risico op het verder verspreiden van asbesthoudende delen, als het verspreidingsgebied niet direct wordt afgezet en de restanten worden opgeruimd. Middels een speciale aanpak worden de asbesthoudende resten opgeruimd. De brandweer handelt samen met de politie, gemeente en gedupeerde en diens verzekeraar, de calamiteit af volgens standaard procedures. Asbestbranden worden in categorieën ingedeeld: Categorie 1 : Er is geen emissie van asbest buiten het pand of terrein. Categorie 2 : Er is wel emissie van asbest buiten het pand of terrein, maar er is geen woonwerk- of recreatiegebied bij betrokken. Categorie 3 : Er is wel emissie van asbest buiten het pand of terrein én er is een woon-, werk- of recreatiegebied bij betrokken. 4.3 Blikseminslag Bij blikseminslag kan het dak exploderen. Hierbij kunnen asbesthoudende materialen in de nabije omgeving verspreid worden. 4.4 Grondverzet werkzaamheden In het verleden kunnen gebouwen gesloopt zijn, waarbij asbest in de bodem terecht is gekomen. Ook door het gebruik van bouw- en sloop afval, als dempings- of verhardingsmateriaal en (illegale) stort is asbest in de bodem gekomen. Tijdens grondverzet werkzaamheden kan asbest naar boven komen. Afhankelijk van de hoeveelheid en de staat waarin het materiaal zich verkeerd, geeft dit kleinere of grotere problemen. 12

14 4.5 Hagelschade Bij hagelbuien kunnen grote hagelstenen gaten slaan in asbesthoudende dakplaten. 4.6 Illegale sloop Als asbest illegaal en zonder voorzorgsmaatregelen is gesloopt, bestaat een grote kans dat de betreffende ruimte of het terrein verontreinigd is met asbestvezels. De opdrachtgever van de sloop is verantwoordelijk voor het correct afhandelen van de calamiteit. Blijkt deze onvindbaar, dan geldt de zorgplicht voor de gemeente. Zie ook hoofdstuk 5: aansprakelijkheid 4.7 Illegale stort Ook is het mogelijk dat eigenaren zich illegaal van asbestafval ontdoen. De eigenaar blijft verantwoordelijk voor het correct afvoeren van het asbesthoudende afval. Blijkt deze onvindbaar of reageert niet, dan geldt de zorgplicht voor de gemeente. In sommige gevallen dwingt de gemeente de eigenaar van het terrein waarop de illegale stort heeft plaatsgevonden, het afval te laten opruimen. 4.8 Inbraak Asbesthoudend materiaal wordt beschadigd als bij een inbraak, kluizen worden gekraakt. Een brandwerende kluisdeur is vaak gemaakt van asbesthoudend materiaal. Bij een kraak wordt de deur geforceerd en kan asbest vrijkomen. 4.9 Sloop van een gebouw Soms is niet bekend dat in het gebouw asbest aanwezig is. Tijdens sloopwerkzaamheden kunnen asbestvezels vrijkomen, omdat niet de juiste voorzorgsmaatregelen genomen zijn. Om dit soort situaties te voorkomen heeft de overheid verplicht gesteld, dat vóór uitvoering van de sloopwerkzaamheden een asbestinventarisatie dient te worden uitgevoerd. Zonder een rapport van een dergelijk onderzoek zal geen sloopvergunning worden afgegeven. Op deze manier wordt zowel de blootstelling van mensen als ook het milieu (via lucht en afvalstoffen) voorkomen Stormschade Bij rukwinden, plaatselijke wervelwinden en windhozen kunnen bouwmaterialen waar asbest in is verwerkt worden beschadigd, bijvoorbeeld asbesthoudende golfplaten Tijdens uitvoerende werkzaamheden door personen Een veel voorkomend voorbeeld is een situatie waarin iemand een gat boort in een plaat, die later asbesthoudend blijkt te zijn Verwering van materiaal Het materiaal waarin asbest is verwerkt, kan verweren. Doordat de structuur van het materiaal is aangetast, verdwijnt de verankering van de asbestvezels. De vezels komen vrij in de lucht en kunnen zich verspreiden Opgeslagen (bouw)materiaal Het komt voor dat asbesthoudend materiaal van oudsher opgeslagen ligt en er nooit maatregelen zijn genomen Melden van een calamiteit Vaak wordt een calamiteit gemeld door een handhaver. Dit kan een milieubeambte of een arbeidsinspecteur zijn. Ook aannemers of eigenaren van gebouwen melden calamiteiten. 13

15 Mocht iemand het vermoeden hebben, dat er een kans op asbestbesmetting op de werkvloer is, kan dit worden gemeld aan de Arbo-dienst of de ondernemingsraad. In de praktijk zal de aanvraag voor een onderzoek dan vaak via de ondernemingsraad of de Arbo-dienst verlopen. Ook particulieren kunnen een onderzoek aanvragen als er twijfel bestaat of er besmettingsgevaar is in een gebouw. Dit kunnen zij doen op basis van het vermoeden dat er een direct blootstellingsrisico aanwezig is. Hiervoor kan de GGD worden ingeschakeld. Via brandweer, gemeente, verzekeringsmaatschappijen, stichting Salvage en de provincie komen meldingen binnen. Stichting Salvage is opgericht door het verbond van verzekeraars. Naast de schade veroorzaakt door de calamiteit, is er in de meeste gevallen vervolgschade. Een alom bekend voorbeeld is de waterschade na een brand. De deskundigen van de stichting Salavage zijn zo snel mogelijk ter plekke bij een calamiteit. Door het geven van instructies en aanwijzingen proberen zij de vervolgschade te beperken. Zo worden meubels zeker gesteld en gebouwen na brand dichtgezet Handelen bij een calamiteit Een calamiteit is altijd onverwacht en het type en de grootte kunnen nogal uiteenlopen. Toch is het actieplan om de calamiteit op te lossen, vaak hetzelfde. Het actieplan wordt hieronder toegelicht. Stap 1 Voorzorg en voorbereiding Voorkomen is beter dan genezen. Natuurlijk moet voorkomen worden dat asbest vrijkomt. Dit kan door het preventief laten verwijderen van asbest uit gebouwen en objecten waar de kans op schade of het uitbreken van brand groot is. Met name uit leegstaande gebouwen waar de kans op vandalisme groot is en/of bestemd zijn voor sloop zou het asbest verwijderd moeten worden. Wanneer bij de brandweer en de gemeente bekend is welke gebouwen en installaties asbest bevatten, kan bij een calamiteit adequaat worden opgetreden. Daarnaast is het belangrijk in het bezit te zijn van een goed functionerend calamiteitenplan en/of bedrijfsnoodplan. Stap 2 Onderzoek en maatregelen Als er een vermoeden bestaat dat asbest vrijkomt worden de volgende acties ingezet: de aanwezigheid van asbest vaststellen, het verspreidingsgebied van asbest bepalen en afzetten, indelen in categorieën (bij brand) waarschuwen van hulpdiensten, overige betrokken instanties en bevolking het nemen van maatregelen tegen primaire en secundaire emissie. De aanwezigheid van asbest vaststellen Om vast te stellen of er werkelijk asbest is vrijgekomen moet een onderzoek plaatsvinden. Hiertoe worden materiaalmonsters en eventueel kleef- en luchtmonsters in het verontreinigde gebied genomen. 14

16 Het verspreidingsgebied van asbest bepalen en afzetten Bij een buitensituatie bijvoorbeeld een asbestbrand wordt het verspreidingsgebied visueel bepaald, dit wordt gedaan door een asbestinventariseerder. Het gedeelte waar stukjes asbesthoudend materiaal ligt, behoort tot het verontreinigd gebied. Bij een binnensituatie is het in veel gevallen niet mogelijk het verontreinigd gebied visueel te bepalen. Daarom worden lucht- en of kleefmonsters genomen. Met behulp van asbestlint of met hekken wordt het gebied afgezet en worden waarschuwingsborden geplaatst. Om het gebied op de juiste manier af te zetten zijn soms verkeersmaatregelen nodig. Indelen in categorieën (bij brand) Om de schaalgrootte van de aanpak van een asbestbrand te bepalen, wordt de brand in categorieën ingedeeld. De indeling in een categorie is met name afhankelijk van de bepaling van het verspreidingsgebied, de windsnelheid, windrichting, en de aard van de activiteiten in dit gebied. Waarschuwen van hulpdiensten, overige betrokken instanties en bevolking Bij de aanpak van grote branden en calamiteiten moeten, zeker wanneer daarbij zowel potentiële en actuele risico s voor de bevolking optreden, meerdere instanties (GGD, Dienst SZW, Provincie, schade-experts, verzekeraars e.d.) worden betrokken. De brandweer of de gemeente neemt contact op met deze instanties. Een aandachtspunt voor hulpdiensten is dat zij moeten voldoen aan het Asbestbesluit Arbeidsomstandighedenwet, zodra zij het risico lopen blootgesteld te worden aan asbest. Het waarschuwen van de bevolking, bijvoorbeeld bewoners, omwonenden en/of medewerkers, vindt alleen plaats binnen het potentiële verspreidingsgebied. De coördinatie is in handen van de gemeente, die daarbij de GGD inschakelt. De gemeente en de GGD kunnen een onafhankelijk asbestdeskundige raadplegen. Het nemen van maatregelen tegen primaire en secundaire emissie Bij een asbestbrand wordt onderscheidt gemaakt tussen het direct vrijkomen van vezels uit de brandhaard en de latere emissie van vezels uit de materialen, die bij de brand zijn beschadigd. Ook bij andere calamiteiten kan dit onderscheid worden gemaakt. Bij de aanpak van een calamiteit moeten de gevolgen van de primaire emissie worden bestreden en de secundaire emissies worden voorkomen. De verspreiding van vezels kan beperkt worden door verontreiniging van het oppervlaktewater (via het riool) met asbest zo veel mogelijk te beperken. Dit is een voorbeeld van het beperken van de primaire emissie. Het omleiden van het verkeer in het verspreidingsgebied tot na de opruimwerkzaamheden zorgt voor het voorkomen en beperken van secundaire emissie. In deze fase is er nog steeds sprake van een potentieel besmettingsgebied. De genomen monsters zijn immers nog niet geanalyseerd. Dit vindt plaats in de volgende fase. Stap 3 Analyse door laboratorium Een geaccrediteerd testlaboratorium analyseert de monsters en stelt vast of er daadwerkelijk asbestvezels zijn vrijgekomen. Het laboratorium maakt gebruik van een optische of elektronenmicroscoop. Van de bevindingen wordt een analyserapport opgesteld en aan de aanvrager van het onderzoek overhandigd. Bij de aanwezigheid van asbestvezels, wordt een vervolgonderzoek uitgevoerd. Met dit onderzoek wordt duidelijk of er een actueel (primaire vezelemissie) of potentieel (secundaire vezelemissie) blootstellingrisico aanwezig is. Met luchtmetingen wordt het actueel blootstellingsrisico gemeten, ofwel de concentratie van asbestvezels in de lucht. Met een visuele inspectie, of stof- en kleefmonsters kan het potentiële risico bepaald worden. 15

17 Stap 4 Sanering Is er geen actueel blootstellingrisico, ofwel er is geen verhoogde concentratie asbestvezels in de lucht gemeten, dan kan volstaan worden met het wegnemen van de stukjes asbest. Hiermee wordt verdere verspreiding voorkomen. Daarna wordt de omgeving stofvrij gemaakt. Is er wel een verhoogde concentratie asbest in de lucht aanwezig, dan wordt de omgeving geheel afgesloten en moet een sanering volgen. Stap 5 Eindmeting Het asbest wordt verwijderd en de omgeving schoongemaakt. Een geaccrediteerd laboratorium beoordeelt het eindresultaat door het uitvoeren van een inspectie of eindmeting. Verder moeten veilige arbeidsomstandigheden worden gewaarborgd en complexe verzekeringskwesties worden uitgezocht Voorlichting Indien asbest of asbesthoudende producten vrijkomen bij calamiteiten is niet alleen de veiligheid van de werknemers, maar ook die van de omwonenden in het geding. Voor een goed verloop van de werkzaamheden is medewerking van de omwonenden een vereiste. Tijdige en goede voorlichting is daarbij een vereiste. Mogelijk heeft de gemeente tijdens de brand reeds voorlichting gegeven over wat er precies gebeurd is, wat de risico's zijn en welke maatregelen genomen zijn om de risico's te beperken. In deze gevallen is afstemming van de voorlichting van Nijestee met de gemeente/ggd noodzakelijk, zodat de voorlichting eenduidig is. De GGD kan als onafhankelijk expert voorlichting geven aan bewoners/omwonenden over de mogelijke gevaren. 16

18 5 Asbestverwijdering en toezichthouden 5.1 Toezichthouden Nijestee oefent het toezicht uit op de uitvoering van het werk en op de naleving van de overeenkomst. De medewerker van de afdeling Onderhoud/Vastgoed hoeft alleen visueel te toetsen of de asbestverwijderaar aan zijn verplichtingen voldoet. Hij kan dat doen door te controleren of de vereiste documenten aanwezig zijn. Op de werkplek moeten aanwezig zijn: de sloopvergunning het KOMO-procescertificaat van de asbestverwijderaar het V&G-plan uitvoeringsfase het werkplan de DTA-A en het certificaat van de DTA-A van het asbest verwijderingbedrijf DAV certificaten van de asbestverwijderaars een logboek Er moet altijd registratie zijn van de aard, de duur, de mate van blootstelling en de toegepaste adembescherming van de werknemers die aan asbest blootgesteld zijn. Indien meer dan één bedrijf werkzaamheden uitvoert in de mutatiewoning, dat wil zeggen werkzaamheden in dezelfde ruimte of naaste omgeving uitvoert, wordt in het V&G-plan uitvoeringsfase in overleg met de overige werkgevers afspraken gemaakt over planning, samenwerking en afstemming. Alle betrokken werknemers worden hierover voorgelicht en geïnstrueerd. Binnen het afgeschermde werkterrein (containment of afgezette ruimte) mogen geen werkzaamheden door anderen dan werknemers van de asbestverwijderaar worden verricht. Indien visueel blijkt dat de asbestverwijderaar of andere bedrijven afwijken van de afspraken uit het V&G-plan, dient de directievoerder en/of de opzichter op te treden. 5.2 Asbesthoudend afval Volgens de wet moet Nijestee als opdrachtgever van de sloopmelding het uit het bouwwerk afkomstige asbesthoudende afval laten afvoeren overeenkomstig door het college van B & W bij de sloopmelding te stellen voorwaarden binnen een vastgestelde termijn. Doordat de sloopmelding onderdeel uitmaakt van de contractstukken met de asbestverwijderaar heeft Nijestee de uitvoering hiervan (voorlopig) opgedragen aan de asbestverwijderaar. De asbestverwijderaar moet over procedures beschikken en deze op peil houden voor de identificatie van het asbesthoudende afval. De afgelegde weg van het afval moet tot en met het de stort te achterhalen zijn. Verwijderd asbesthoudend afval moet onmiddellijk worden verzameld en in afgesloten, niet-luchtdoorlatend verpakkingsmateriaal worden opgeslagen in een afgesloten container of een afgesloten opslagplaats. Het verpakte afval en de containers moeten worden voorzien van een etiket met de vermelding dat het asbest bevat, zoals voorgeschreven op grond van het Productenbesluit Asbest. Voor het storten van het afval moet het asbestverwijderingsbedrijf een vergunning aanvragen bij Gedeputeerde Staten van de provincie. Het is verboden asbesthoudende afvalstoffen af te geven aan een inrichting die niet over de vereiste vergunning beschikt krachtens de Wet milieubeheer. Asbestbevattend sloop- en bouwafval is (nog) niet aangemerkt als een gevaarlijke afvalstof en is derhalve een bedrijfsafvalstof, die gestort kan worden op een reguliere stortplaats mits de vergunning van de desbetreffende stortplaats dit niet verbiedt. Om het asbesthoudende afval te kunnen vervoeren en storten moet men zich houden aan de voorschriften die hieromtrent zijn gegeven in de provinciale milieuverordening. 17

19 Krachtens de Wet Milieubeheer is de provincie verantwoordelijk voor de afgifte van bedrijfsafvalstoffen. Het tijdstip van storten wordt met de beheerder van de stortplaats afgesproken. Aan het einde van de werkzaamheden dient Nijestee te controleren of daadwerkelijk is gestort en vervoerd op de wettelijk voorgeschreven wijze. Deze controle kan zij uitoefenen door het stortbewijs te vragen. Op de manier handelt zij conform de maatschappelijke zorgvuldigheid en kan zij in beginsel niet worden aangesproken wanneer, ondanks als deze voorzorgsmaatregelen, het afval toch niet juist is gestort. De saneerder stuurt digitaal de eindcontroles en de stortbewijzen naar Nijestee zodat deze op adresniveau gearchiveerd kunnen worden. Zodra het LAVS (Landelijk Asbest Volg Systeem) in gebruik genomen kan worden is de controle op de stortbewijzen eenvoudig uit te voeren. 5.3 Oplevering Door Nijestee wordt tezamen met de asbestverwijderaar vastgesteld of de werkuitvoering is geschied conform de opdracht, De volgens het asbestverwijderingsbesluit verplichte uit te voeren eindcontrole zal door een onafhankelijk laboratorium, in opdracht van Nijestee worden uitgevoerd. De asbestsaneerder neemt hiervoor zelf contact op met het aangewezen laboratorium in verband met de planning van de eindcontrole. Het stortbewijs, het rapport met de resultaten van de eindmeting en het opleveringsformulier zijn voorwaarde voor Nijestee om tot betaling van het werk over te gaan. Tevens dient het eindcontrole document te worden toegevoegd bij de afmelding van de werkzaamheden aan de Gemeente. In een later stadium zal dit worden geautomatiseerd middels het LAVS. Na een sanering wordt een kopie van het vrijgavedocument door de asbestsaneerder in de meterkast opgehangen, zodat duidelijk is of een sanering inmiddels is uitgevoerd. Eigen medewerkers en derden die voor Nijestee werken weten dat ze deze informatie in de meterkast kunnen vinden. 5.4 Archivering Nadat het asbest uit woningen is verwijderd dienen alle gegevens ingevoerd te worden in de database van Nijestee. Het bijhouden/updaten van de database wordt minimaal 1 keer per maand gedaan. 18

20 6 Communicatie Asbest is een landelijk issue, het komt vaak en veel in het nieuws en door gebrek aan kennis ontstaat er gemakkelijk een onduidelijke situatie. Onduidelijkheid zorgt voor onrust en daar is de publieke opinie gemakkelijk mee te beïnvloeden. Onze communicatie in dit handboek richten we dan ook in aan de hand van ons Issuemanagementbeleid. 6.1 Issue Een issue is een tijdelijke, hevig oplaaiende (morele) kwestie, met voor- en tegenstanders. Issues kunnen organisaties veel schade berokkenen. Issues staan niet op zich, het zijn geen incidenten / calamiteiten, ze passen in een langdurige maatschappelijke trend. De gevolgen kunnen groot zijn: projecten lopen vertraging op, er is financiële schade, de reputatie en het imago loopt een deuk op en het kost vervolgens veel tijd om die schade weer te herstellen. 6.2 Kernboodschap Wil je invloed hebben op de publieke opinie en daarmee op het verloop van het issue, is het zaak om in een vroeg stadium het issue te onderkennen en proactief feiten, voorzien van je eigen betekenis, naar buiten te brengen. Kernboodschappen, zoals we bij Nijestee gebruiken, zijn hierbij een effectief instrument. Nijestee vindt een gezonde woonomgeving belangrijk. Daarom verwijderen we risicovolle toepassingen van asbest direct. Als asbest niet direct een risico vormt, vertellen we dat en geven we voorlichting over wat wel en niet mag. Dit doen we op een eenduidige en begrijpelijke manier. We vertellen wat we doen en doen wat we vertellen. 6.3 Uitgangspunten communicatie Samen voorbereiden Als er geen sprake is van een acute crisissituatie of calamiteit is er tijd om de communicatie en of voorlichting goed te organiseren. Daarmee voorkomen we misstappen, onvolledige of onduidelijke communicatie. We hebben tijd om -als dat nodig is- met specialisten, als asbestadviseur, GGD, gemeente en eventuele andere corporaties of partijen te overleggen. Het doel: eenduidig communiceren. Transparant Zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Nijestee wil onnodige onrust voorkomen en zo transparant mogelijk communiceren. Bij communicatie en voorlichting over asbest lijken deze twee zaken elkaar wel eens tegen te spreken. Toch valt het, ook voor de leek, heel goed uit te leggen wanneer asbest wel en wanneer asbest niet risicovol is. Zo lang de woordvoerder maar weet waar hij/zij over praat en er geen verschillende verhalen verteld worden. Gelijke informatie Onrust wordt vaak veroorzaakt doordat verschillende verhalen de ronde doen. Daarom is het belangrijk dat de neuzen dezelfde kant op staan; van alle betrokken partijen, maar vooral ook van alle bewoners; huurders, kopers, omwonenden. Gelijke en gelijktijdige informatie voor iedereen en een duidelijke en betrouwbare plek waar men met vragen terecht kan, zijn belangrijk. Dat betekent niet persé dat je grote groepen bewoners bij elkaar in een ruimte voorlichting geeft, maar dat je er wel voor zorgt dat mensen gelijktijdig en eenduidig geïnformeerd worden. Bijvoorbeeld door betrokken bewoners en omwonenden allemaal te informeren, ook als de omwonenden niet onze klanten zijn. 19

21 Specialisten Asbest is er in verschillende soorten en wordt op verschillende manieren toegepast. Herkennen van asbest en de risico s vergt veel specialistische kennis en soms ook specialistisch onderzoek. Nijestee kiest er daarom voor alle vragen, opmerkingen en klachten via één persoon te laten lopen, dit is de projectcoördinator van het Bedrijfsbureau. Waar nodig kan Nijestee externe specialisten inschakelen die de boodschap, die wij te vertellen hebben, onderbouwen. Een woordvoerder van de GGD bijvoorbeeld, die goed uit kan leggen of er gezondheidsrisico s zijn. 6.4 Communicatie met medewerkers Ook is bij issuemanagement goede interne communicatie cruciaal. Iedere medewerker is een bron: voor de partner, voor de kinderen, voor de buren, familie, vrienden, noem maar op. Medewerkers zijn zeer geloofwaardige bronnen en wat zij op feestjes en in de supermarkt vertellen, wordt daardoor van groot belang. Als alle neuzen dezelfde kant op staan en medewerkers weten waar we voor staan en daar ook in geloven, vertellen zij dezelfde boodschap als de directie en het persbericht. Dat wij het belangrijk vinden duidelijkheid te verschaffen over asbest dragen we ook uit in ons personeelsbeleid. Onderhoudspersoneel heeft een asbestherkenningscursus gedaan, medewerkers worden duidelijk geïnstrueerd en er zijn een aantal asbestspecialisten aangewezen die een uitgebreide opleiding hebben gevolgd. Daarnaast is er binnen Nijestee één aanspreekpunt aangewezen die alle klantvragen over asbest beantwoordt en samen met M&C zorg draagt voor de interne communicatie. Nijestee informeert medewerkers actief via het intranet. Met nieuwsberichten houden we collega s op de hoogte over de gang van zaken, over de asbestaanpak en we delen er alle beschikbare documenten. Naast communicatie middels het intranet kan op verzoek een mondelinge toelichting op het asbestbeleid worden gegeven. Als uit interne of externe controles blijkt dat er te weinig kennis is zullen er wederom een aantal informatiesessies worden georganiseerd om het gewenste kennisniveau op peil te houden. 6.5 Communicatie met bewoners Nijestee heeft de verantwoordelijkheid om haar huurders op de hoogte te brengen van de aanwezigheid van risico s, dit geldt vanzelfsprekend ook voor asbest gerelateerde risico s. Bij een potentieel issue is een goede en heldere kernboodschap hierbij van groot belang. Het helpt ons een eenduidige boodschap uit te zenden en bepaalt de toon en inrichting van de overige communicatiemiddelen en acties. Verderop in dit hoofdstuk staan de uitgangspunten voor verschillende situaties uitgewerkt; bij verhuizing, bij planmatig onderhoud of bij sloopwerkzaamheden. Ook als uit de inventarisatie blijkt dat er een asbesttoepassing in een complex aanwezig is, die bij verhuizing of renovatie niet gesaneerd wordt, zal de bewoner over de aanwezigheid van deze asbesttoepassing geïnformeerd worden. De betreffende brief wordt voor deze situaties vastgelegd in het huurderdossier. Hetzelfde geldt voor asbesthoudende toepassingen die achterblijven na een verhuizing (mutatie) en pas bij sloop of renovatie worden gesaneerd. Deze informatie zal worden vastgelegd in een bijlage van het huurcontract en tevens in de meterkast op de asbestmeterkaststicker worden aangegeven. De werkgroep asbest heeft samen met de afdeling M&C een basisbrief voor de aankondiging van de steekproefinventarisatie opgesteld. Nijestee heeft een asbest informatiefolder ontwikkeld voor het 20

22 informeren van huurders. Deze folder is verstrekt aan alle huurders in complexen gebouwd voor 1994 (voor de brief en folder zie de bijlage). 6.6 Communicatie met specialisten Onderlinge communicatie tussen specialisten of andere betrokken (zakelijke) partijen moet op eenzelfde manier ingestoken worden. Alle neuzen dezelfde kant op zorgt ook tussen de zakelijke partijen voor eenduidigheid en dat onderstreept je communicatiestrategie. In het geval van asbest onderkennen we verschillende samenwerkingspartners; Gemeente Groningen, Dienst SZW en aannemers. Gemeente Nijestee werkt transparant en wil op basis van vertrouwen samenwerken met de Gemeente Groningen. De winst die hier te behalen valt ligt in het vertrouwen dat de gemeente krijgt over de werkwijze en het beleid van Nijestee. Dit kan resulteren in minder toezicht en de mogelijkheid tot directe benadering van medewerkers bij de gemeente in geval van een calamiteit. Zaken die we met de gemeente bespreken: - Asbestbeleid Nijestee - Informatie over de bezitsinventarisatie, de aanwezigheid van asbest in het bezit - Wie zijn de contactpersonen bij de gemeente en wie is verantwoordelijk bij de corporatie? Dit is ook opgenomen in het Bouwbesluit Hoe en wanneer wil de gemeente de eindcontrole en eventueel het stortbewijs/geleidebiljet (niet wettelijk verplicht) geleverd hebben? - Een overleg met vaste frequentie waarin de asbestketen en de ervaringen besproken wordt. Tijdens dit overleg zullen medewerkers van de gemeente, asbestinventarisatiebureau, saneerder, laboratorium en Nijestee aanwezig zijn om de ervaringen te bespreken en de processen te optimaliseren. In de transparantie richting de gemeente biedt het Landelijk Asbestvolgsysteem (LAVS) ook een goede oplossing. Nijestee heeft aangegeven gebruik te willen maken van het LAVS. Op 20 februari 2012 heeft Nijestee een informatiemiddag LAVS (Aedes, Triacon) gefaciliteerd voor de regio Groningen. Hiervoor zijn alle corporaties uit de provincie Groningen uitgenodigd. Medio juni 2013 zullen er intern opleidingen worden gegeven door een extrern bureau over het gebruik van het LAVS. Communicatie met de Dienst SZW (voorheen arbeidsinspectie) Het concept handboek beheersing asbestrisico s is besproken met de Dienst SZW (23 januari 2012). Indien er zich situaties voordoen waarbij het handboek geen heldere oplossing biedt dan zal nadere afstemming met de Dienst SZW plaatsvinden over hoe te handelen. Communicatie met aannemers Een aannemer die werkzaamheden in een woning van Nijestee uitvoert wordt door de afdeling Werkvoorbereiding geïnformeerd over de mogelijke asbestrisico s die in de woning aanwezig zijn. Wanneer een asbesttoepassing aanwezig is, moet de aannemer zijn medewerkers beschermen tegen blootstelling aan of het vrijkomen van vezels. Een niet SC-530 gecertificeerde aannemer mag geen werkzaamheden aan of in de directe nabijheid van asbesthoudende toepassingen uitvoeren die in het inventarisatierapport is ingedeeld in risicoklasse 2 of 3 en waarmee mogelijk in contact kan worden gekomen. Denk hierbij aan hak- en breekwerkzaamheden in de nabijheid van een amosiethoudend plafond. De aannemer moet daarom worden geïnformeerd over waar de asbesthoudende toepassingen zijn aangetroffen, zodat zijn medewerkers deze niet kunnen beschadigen tijdens de 21

23 werkzaamheden. In de uitvoering van zijn Veiligheids- & Gezondsheidsplan (V&G-plan) neemt hij deze maatregelen op. Hij omschrijft ook hoe hij zijn werknemers informeert over de aanwezige risico s, in dit geval asbest. Nijestee heeft een informatiefolder ontwikkelt om derden die in opdracht van Nijestee werken op de hoogte te stellen van asbest regelgeving en werkafspraken. Alle derden die in deze categorie vallen hebben inmiddels meerdere informatiefolders ontvangen om uit te delen aan hun medewerkers (zie bijlage). Communicatie met de pers Bij een een issue-gevoelig onderwerp zoals asbest is het van belang goed en actief contact te (onder)houden met de pers en de pers net als de andere doelgroepen goed en eenduidige te informeren. Omdat de pers gemakkelijk de publieke opinie kan beïnvloeden is deze doelgroep extra van belang. Contact met de pers kun je ook in je eigen belang gebruiken om je boodschap snel de wereld in te krijgen. Daarvoor zijn een goede bereikbaarheid, het hebben van één vast aanspreekpunt en een goed geïnformeerde, altijd beschikbare woordvoerder belangrijk. 6.7 Momenten van communicatie Steekproef/inventarisatie Doelgroep: bewoners van (mogelijk) te inventariseren woningen Doel: informeren over steekproef Onrust voorkomen Middel: Brief, brochure, website, persoonlijk via inspecteurs, eventueel persoonlijk telefonisch Dagelijks onderhoud /Klachten Doelgroep: bewoners, vakmannen, (onder)aannemers Doel: informeren over mogelijke aanwezigheid van asbest, onrust voorkomen, instructie over welk onderhoud wel en niet uitgevoerd kan worden Middel: sticker in de meterkast, asbest-herkenningscursus, brief en folder voor (onder)aannemers. Planmatig Onderhoud & Kwaliteitsverbetering Doelgroep: bewoners, omwonenden Doel: informeren over asbestsanering als onderdeel van planmatig onderhoud en kwaliteitsverbetering, onrust en risico s voorkomen Middel: persoonlijk tijdens voorlichtingsbijeenkomst over project, tijdens huisbezoek en/of in kwaleitverbeteringsbrochure, website Extra: meterkaststicker updaten na sanering Mutatie Onderhoud Doelgroep: vakmannen, (onder) aannemers Doel: informeren over de mogelijke aanwezigheid van asbest, instrueren over welk onderhoud wel en niet uigevoerd kan worden Middel: opdrachtbon, meterkaststicker, brochure (onder) aannemers Extra: meterkaststicker updaten na sanering 22

24 6.8 Calamiteit/crisis Als er rondom asbest een calamiteit ontstaat organiseren we deze volgens het calamiteitenplan van Nijestee. Onderstaande tekst is onderdeel van het Issuemanagement beleid 2.0, waarin het calamiteitenplan van Nijestee beschreven staat. Een calamiteit is de algemeen gebruikte aanduiding voor een (natuur)ramp of een (plotselinge) nietverwachte gebeurtenis die ernstige schade kan veroorzaken. Een niet-verwachte gebeurtenis kan leiden tot ernstige schade als er sprake is van: uitval van infrastructuur, uitval van voorzieningen of ongecontroleerd gedrag bij bewoners / bevolking. Voor deze gevallen is er een calamiteitenplan, wettelijk verplicht volgens Artikel 15 van de Arbeidsomstandighedenwet. Bij Nijestee werken we met een wachtdienst. Een van de belangrijkste aspecten bij een calamiteit is goede en adequate communicatie. De processen hiervoor zijn goed ingeregeld: Calamiteit onderscheiden Wanneer is iets een calamiteit? Er zijn vier hulpvragen om dat vast te stellen: Zijn er slachtoffers / is er letsel? Is het noodzakelijk dat bewoners tijdelijk anders worden ondergebracht? Is media aandacht waarschijnlijk? Is er sprake van grote (financiële) schade (bijvoorbeeld brand)? Als de calamiteit is vastgesteld zal de wachtdienstinspecteur er voor zorgen dat er zo veel mogelijk informatie beschikbaar is, zodat er een issuedocument aangemaakt kan worden en de betrokkenen goed geïnformeerd kunnen worden. Communicatie De wachtdienstinspecteur zal bij een calamiteit (conform het bovenstaande schema) het DO, de manager Woonzaken en het hoofd M&C informeren door een melding te doen via WhatsApp. Hiervoor is een groep aangemaakt. De melding heeft als doen om de betrokkenen stand-by te hebben, niet om actie te ondernemen. 23

25 Naast het informeren van een groep kan het noodzakelijk zijn om een of meerdere collega s (of externen) te activeren. Bijvoorbeeld voor direct overleg, woordvoering, klankbord of actie ter plaatse. Dit dient altijd via een telefoongesprek te gebeuren om er zeker van te zijn dat er actie wordt ondernomen. Alle bevindingen worden vastgelegd in een issuedocument dat via GoogleDrive beschikbaar is voor de issuemanager en de door hem gevormde groep belanghouders en volgt dan het standaard issueproces voor een verdere afhandeling. 24

26 7. Opleiding 7.1 Opleiden medewerkers Het uitvoeren van het asbestbeleid betekent ervoor zorgen dat iedere medewerker weet waarover het gaat en hoe ze moeten handelen. Een goede opleiding en het ontwikkelen van de benodigde expertise helpen hierbij. Nijestee maakt medewerkers alert op het signaleren van asbest. Hierdoor kunnen ze tijdig ingrijpen en het proces tot saneren of het beschermen van de asbesttoepassing in gang gaan zetten. Daarnaast is belangrijk dat zij weten hoe de processen in elkaar zitten en wat in het beleid is vastgesteld. Bij het opleiden is het belangrijk dat de volgende zaken aan de orde komen; - wetgeving, - reden van beleid, - hieruit voortvloeiend proces en - hoe is asbest te herkennen. Nijestee heeft een drietal opleidingen gekozen - Asbest herkennen - Toezichthouden op asbestsaneringen - Asbestdeskundige 7.2 Wie is opgeleid? Functie Asbest herkennen Toezichthouden asbestsaneringen Nog uitvoeren Afgerond Eigen dienst Inspecteurs Asbestdeskundige Werkvoorbereiders Uitvoerders (1 van 3) Projectleiders (PO/VG) Werkgroep asbest (1van 3) Opzichters (VG) 25

27 8. Automatisering 8.1 Asbestdossier Nijestee bewaart de volgende gegevens ten behoeve van het asbestdossier; - asbestinventarisatierapport - opdrachtverstrekking tot sanering - werkplan - vergunning/melding - eindcontrolerapport - logboekregistratie van de stort - geleidebiljet - stortbewijs Het totale dossier maakt onderdeel uit van het LAVS. De opdrachtverstrekking wordt bijgehouden in het primair systeem (First Housing), de overige informatie wordt op adresniveau gearchiveerd in het digitale archief van Nijestee (E-Worx). De afdeling DIV zorgt voor archivering. Om dit proces werkbaar en overzichtelijk te houden is ervoor gekozen om bovenstaande informatie via 1 adres binnen te laten komen bij Nijestee (asbest@nijestee.nl). De afdeling Werkvoorbereiding is de beheerder van dit adres en zorgt zonodig voor verspreiding van de informatie. Dit geldt zowel voor asbestinformatie die betrekking heeft op werkzaamheden in opdracht van de afdeling planmatig onderhoud als van de afdeling niet-planmatig onderhoud. 8.2 Databases De toegankelijkheid en het beheer van gegevens is essentieel. Door ingenieursbureau Search wordt een database (extranet) beschikbaar gesteld waarin alle door Search uitgevoerde asbestinventarisaties zijn ondergebracht. De database is te raadplegen via Om een goed beeld te krijgen van de asbesttoepassingen in het bezit van Nijestee is tevens een database gemaakt in Qlikview. Onderstaand een voorbeeld overzicht vanuit Qlikview op basis van de steekproef. Omdat de steekproef in 1385 van de vge s voor 1994 is uitgevoerd moet het aantal toepassingen met factor 8 worden vermenigvuldigd voor een benadering van de werkelijke aantallen. 26

28 8.3 Bezitsinventarisatie versus primair systeem Belangrijk is dat op termijn het primaire systeem een signaalfunctie vervult binnen de onderhoudsprocessen. Een koppeling met een database aan ons primair systeem zou optimaal zijn. 8.4 Landelijk Asbest Volg Systeem (LAVS) Het LAVS is een online systeem die de processtroom van constatering van asbest (inventarisatie) tot het storten van asbest op de stortplaats inzichtelijk maakt. Nijestee heeft zich aangemeld als gebruiker op basis van een intentieverklaring. Het grote voordeel van het LAVS is dat elke partij in de keten (inventariseerder, certificerende organisatie, Arbeidsinspectie, gemeente en saneerder) op het juiste moment geïnformeerd wordt. In juni 2013 wordt er een cursusdag georganiseerd waarbij een instructie wordt gegeven over het gebruik van het LAVS. 8.5 Melding bij gemeente De sloopvergunning is met de komst van het nieuwe Bouwbesluit 2012 vervallen. Hiermee vervalt ook de vergunningsaanvraag via de WABO (omgevingsvergunning). Nieuwe procedure; voor aanvang asbestverwijdering een sloopmelding richting gemeente. In de regel vier weken voor aanvang van de sloopwerkzaamheden. Bij klachten- en mutatieonderhoud geldt een meldtermijn van vijf werkdagen voorafgaand aan de asbestverwijdering. 8.6 Kennis op niveau houden Kennis is met name belangrijk om risico s te minimaliseren. Het in kaart brengen van asbestrisico s in het bezit van Nijestee (lijst asbest verdachte vge s/ Qlikview/ Vastgoedportfolio Search) is een hulpmiddel om de kennis van asbesttoepassingen in het bezit van Nijestee integraal beschikbaar te stellen. De excellijst is eenvoudig voor alle medewerkers via het netwerk van Nijestee te raadplegen. De database in Qlikview en de database van Search is online te raadplegen. Vanuit het asbestbeleid wordt geformuleerd op welke wijze Nijestee de risico s minimaliseert. Door toolboxmeetings worden uitvoerende partijen regelmatig herinnerd aan alle veiligheidsrisico s. 8.7 Informeren bewoners via website Informatie voor huurders over asbest is op de website van Nijestee ( te vinden. Op de website is de asbestinformatiefolder te raadplegen en is tevens een link geplaatst naar de asbestwegwijzer van het Ministerie van infrastructuur en milieu ( 27

29 9. Inkoop en toezicht 9.1 Inkoopbeleid - Het inkoopbeleid sluit aan op het asbestbeleid - Nijestee werkt alleen met gecertificeerde bedrijven - Nijestee voorkomt belangenverstrengeling - Nijestee laat de monstername uitvoeren door een daarvoor gecertificeerd bedrijf, dit om risico s te vermijden voor medewerkers en omgeving - Nijestee laat ook alle risicoklasse 1-toepassingen door een gecertificeerd asbestverwijderingsbedrijf uitvoeren (conform Aedes protocol) - Nijestee draagt zorg voor het toezicht op de uit te voeren werkzaamheden - Nijestee evalueert de werkzaamheden 1 keer per jaar met alle partijen in de keten - Nijestee zorgt ervoor dat de uitvoerende partijen conform de vastgestelde processen van de organisatie werken - Nijestee medewerkers voeren zelf geen asbestverwijderingsactiviteiten uit - Nijestee houdt de regie in eigen hand 9.2 Belangenverstrengeling Nijestee houdt de regie in eigen hand. Dit betekent dat zij zelf partijen kiest. Hiermee wordt belangenverstrengeling voorkomen. In de uitvoering is het wel mogelijk om één of meerdere partijen de coördinatie te laten uitvoeren. 9.3 Kwaliteitscontrole Nijestee is uiteindelijk de eindverantwoordelijke en draait op voor de gevolgen die door nalatigheid ontstaan. Dit pleit voor kennis in de eigen organisatie en voor het werken met goede, gecertificeerde bedrijven. Bij Nijestee zijn meerdere werknemers opgeleid tot asbestdeskundige en hebben medewerkers van verschillende afdelingen een cursus Toezichthouden op asbestsaneringen gevolgd. Op basis van vakkundig toezicht wordt de kwaliteit gewaarborgd. 9.4 Toezichthouden Het Aedes protocol geeft aan dat het aan te bevelen is om bij circa 10 procent van de woningen toezicht te (laten) houden op de uitgevoerde werken. Nijestee neemt dit advies over. Het is wenselijk om toezicht te houden op de werken om; - de ingehuurde bedrijven scherp te houden - de afgesproken kwaliteit te monitoren - de gemeente te tonen dat Nijestee haar asbesttaken serieus neemt en goed toeziet op naleving van actuele wetgeving Voor het houden van toezicht zijn diverse medewerkers opgeleid. Bij het toezichthouden zal gebruik gemaakt worden van een checklist, deze zal op adresniveau worden gearchiveerd en tevens worden toegevoegd aan het dossier van de saneerder (van de inkoper). 28

30 9.5 Organisatie toezicht Het toezicht zal in belangrijke mate gedaan worden door het invullen van een checklist (zie bijlage). Om het toezicht te kunnen houden heeft Nijestee reeds 5 medewerkers opgeleid tot asbestdeskundige en hebben diverse medewerkers een cursus Toezichthouden op asbestsaneringen gevolgd. Indien noodzakelijk zullen meer medewerkers worden opgeleid om toezicht te kunnen houden. Ook bestaat de mogelijkheid om een deel van het toezicht op asbestsaneringen aan een onafhankelijke externe partij in opdracht te geven. Zoals in paragraaf 2.3 beheer en borging staat beschreven zal ook de toezichtrol in de periodieke audit worden meegenomen. 29

31 BIJLAGEN Steekproef Brief aankondiging steekproef Folder Asbest, uw en onze zorg Informatie aannemers Brief aannemers Folder Asbest voor aannemers Meterkaststicker Meterkaststicker (voorbeeld van ontwerp) Toezichthouden Checklist toezichthouden op asbestinventarisaties Checklist toezichthouden op asbestsaneringen 30

32 Brief aankondiging steekproefinventarisatie Geachte heer, mevrouw, Nijestee voert de komende week een asbestonderzoek uit in het gebouw waar u woont (of de straat/buurt/flat). Dit doen we omdat we een gezonde woonomgeving belangrijk vinden. We willen u daarom informeren over eventueel aanwezige asbest in of rond uw woning. In deze brief leest u daar meer over. De steekproef Nijestee heeft woningen. Wij weten niet precies waar asbest aanwezig is. Wel weten we dat asbest tot 1994 een veel gebruikt bouwmateriaal is. Omdat uw huis is gebouwd voor 1994 komt het in aanmerking voor een steekproef. Wie voert het onderzoek uit? Het onderzoek wordt uitgevoerd door Search Ingenieursbureau in de week van 27 februari tot 2 maart. Als steekproef willen zij ook graag een aantal woningen van binnen inspecteren. Het kan dus zijn dat zij bij u aanbellen. Dit onderzoek duurt ongeveer een half uur; de inspecteurs kunnen zich legitimeren. Is asbest gevaarlijk? Meestal is asbest niet gevaarlijk. Vinden we tijdens de steekproef een risicovolle toepassing, dan laten we de asbest verwijderen. Dat is veilig en gezond voor de bewoners. Het is vooral van belang dat u asbest niet beschadigt of bewerkt. In de folder bij deze brief vindt u daarover alle informatie. Wat gebeurt er verder? Zodra we weten waar en in welke woningen asbest is verwerkt, informeert Nijestee u verder over eventuele werkzaamheden. U kunt ervan uitgaan dat alles in nauwe samenspraak met de huurders gebeurt. Vragen? We rekenen erop dat u meewerkt aan deze steekproef. Dat is immers ook in het belang van uw eigen veiligheid en gezondheid. Heeft u vragen naar aanleiding van deze brief, bel dan gerust met (050) en vraag naar projectleider Willem Jan Wierenga. Met vriendelijke groet, Gaaike Euwema Directeur Woondiensten 31

33 Folder huurder 32

34 Brief aannemers Naam bedrijf: Adres: T.a.v : Datum 19 juli 2012 Ons kenmerk Onder werp Informatie over asbest Geachte {naam directeur Aannemersbedrijf}, Nijestee is verplicht om haar onderaannemers te informeren over de aanwezigheid van asbest. Dat kan voorkomen in woningen die voor 1994 zijn gebouwd. Nijestee heeft ruim woningen die in deze categorie vallen. We vinden het belangrijk dat u weet wat de regels zijn en willen ook uw medewerkers informeren. Folder voor uw medewerkers Bij deze brief ontvangt u daarom een aantal folders. Deze zijn geschreven voor de mensen die in onze woningen aan het werk gaan. Er staat in uitgelegd waar zij op moeten letten en wat ze in verschillende situaties moeten doen. Als gouden regel geldt dat bij het vermoeden van asbest altijd het werk wordt stilgelegd en dat er direct contact gezocht wordt met Nijestee (Werkvoorbereiding). Herkennen We gaan ervan uit dat uw medewerkers asbest herkennen. Is dat niet het geval dan raden wij u aan om uw medewerkers een zogenaamde Asbest herkenningscursus te geven. Deze kunt u onder andere volgen bij Search, Kjenning of FMH. Meer nodig? Vraag gerust! Heeft u naar aanleiding van deze brief of de folder vragen, wilt u meer folders ontvangen of heeft u behoefte aan meer informatie (bijvoorbeeld in een persoonlijk gesprek) neemt u dan gerust contact met ons op. We verwachten dat u meewerkt en we zo samen een gezonde werk- en leefomgeving kunnen blijven garanderen. Met vriendelijke groet, Jan Drenth Directeur Onderhoud 33

35 Folder aannemers 34

36 Meterkaststicker 35