Vijf misvattingen over goederencodes en classificatie

Transcriptie

1 AEB White Paper Vijf misvattingen over goederencodes en classificatie En 3½ reden om de feiten op een rijtje te zetten. Software, consultancy and services for global trade and supply chain management

2 Inhoud 1. Managementsamenvatting Classificatie meer dan het zoveelste hulpmiddel Een proces in tien stappen: structuur van goederencodes Vijf misvattingen over goederencodes 06 1 De goederencode is helemaal niet zo belangrijk. Wij doen alleen aan export We hebben al goederencodes aan onze producten toegewezen dat is genoeg Iemand anders is verantwoordelijk voor de classificatie van nieuwe goederen, niet ik Er is geen goederencode die overeenstemt met onze producten, dus heeft het geen zin om te zoeken Zelfs als de goederencode in het ERP-systeem van de onderneming zit, moet elk land zelf zorgen voor de classificatie van producten ½ reden om nu de feiten op een rijtje te zetten Onwetendheid van de wet is geen verdediging Bedrijven die de AEO-status aanvragen moeten het classificatieproces van hun producten documenteren Idem dito als u uw vereenvoudigde douaneprocedures wilt behouden ½. De extra halve reden: software oplossingen van AEB 10 Wie is AEB? 11 Wat is een White Paper? 11 2

3 1. Managementsamenvatting Goederencodes spelen een centrale rol in de internationale handel. Ze zijn ook complex: Als u vandaag de dag goederen classificeert, moet u een nomenclatuur van 21 afdelingen, 99 hoofdstukken en meer dan onderverdelingen doorbladeren om de juiste code te vinden. Dit is meestal een ingewikkeld proces, waarvoor een hoge mate van deskundigheid vereist is. Een incorrecte classificatie van uw producten kan ernstige gevolgen hebben, en dus wordt ondernemingen aanbevolen om maatregelen om fouten tot een minimum te beperken in hun risicomanagementstrategieën op te nemen. U kunt hierbij ondersteund worden door software oplossingen die het classificatieproces van uw producten zo veel mogelijk automatiseren. 3

4 2. Classificatie meer dan het zoveelste hulpmiddel Auto s, machines, chemische producten en zelfs dagelijkse consumentengoederen zoals koffie, voeding en textiel: Eurostat (het bureau voor de statistiek van de Europese Unie) meldt dat de totale handel van de EU- 27 met de rest van de wereld (de som van alle export en import buiten de EU) een waarde had van EUR miljoen in Dit verkeer van goederen werd en wordt gecontroleerd door de douanekantoren in elke lidstaat. Dit betekent dat u een aantal wettelijke voorschriften moet naleven op basis van de aard van de goederen en dat u verscheidene maatregelen in verband met import en export moet nemen. Om een uniforme procedure te verzekeren, krijgen alle goederen een goederencode toegewezen. Goederencodes zijn de belangrijkste classificator in de internationale handel en zijn belangrijker dan u zou denken. Goederencodes bepalen bijvoorbeeld de douanerechten waaraan geïmporteerde goederen onderhevig zijn, alsook de import- en exportbeperkingen en documentatieverplichtingen. gevolgen hebben. De goederencode beïnvloedt niet alleen fiscale zaken zoals douanerechten, btw op import en accijnzen, maar ook verbodsbepalingen en beperkingen, import-/ exportlicenties en vergunningsvereisten, Intrastat/Extrastat (aanvullende eenheid), documentatieverplichtingen en de verplichting om bepaalde aanvullende informatie te verstrekken. Nog een reden om serieus na te denken over classificatie van goederen: goederencodes moeten gerapporteerd worden in combinatie met het goederenverkeer binnen de EU en de handel met derde landen buiten de EU. Bovendien en nu komen we in het hart van de zakelijke kwesties speelt de goederencode een belangrijke rol in de goedkeuring van vereenvoudigde douaneprocedures. De Gecombineerde Nomenclatuur geldt ook buiten de Europese Unie: landen die bilaterale handelsakkoorden met de EU hebben, zoals Turkije, maken ook gebruik van de GN. Een verkeerde goederencode ingeven in een elektronisch douanesysteem kan verregaande 4

5 3. Een proces in stappen: structuur van goederencodes Afzonderlijke cijfers en combinaties van cijfers in de goederencode hebben specifieke betekenissen en worden gelezen door het douanekantoor. In het algemeen vereisen exports een goederencode van acht cijfers. Dit geldt voor de volledige EU. Imports zijn onderhevig aan aanvullende voorschriften op basis van de nationale wetgeving, zoals degene betreffende de btw op imports. Om deze reden vereisen imports een goederencode van tien cijfers (in sommige landen 11), die bekend staat als een goederencode. De eerste acht cijfers zijn dezelfde als de goederencode die vereist is voor exports. De negende en tiende cijfers zijn TARIC-onderverdelingen, die de douanerechten bepalen die in de EU geïmporteerd worden op basis van hun oorsprong. Deze cijfers bevatten ook informatie over EU-maatregelen, zoals antidumpingverordeningen, douanevrijstellingen of douanecontingenten. Het elfde cijfer dat in sommige landen gebruikt wordt, is voor nationale doeleinden. U kunt de juiste goederencode zoeken in de online databank van douanetarieven van de Europese Commissie (TARIC), in nationale systemen zoals de elektronische douanetarieven van Duitsland (EZT) of het nederlandse Douane Tariefs Voorziening - DTV, of door een bindende tariefinlichting (BTI) aan te vragen. Neem de volgende stappen voor de beste resultaten bij het bepalen van de goederencode: STAP 1 Beoordeel de eigenschappen van de goederen. Dit duidt vooral op de eigenschappen van het materiaal evenals het aangewezen gebruik en doel van de goederen. STAP 2 Controleer het precieze taalgebruik en de opmerkingen. Dit is nodig om voldoende rekening te kunnen houden met specifieke beschrijvingen en opmerkingen. STAP 3 Pas de overige voorschriften toe. Houd rekening met de zogenaamde algemene richtlijnen die van toepassing kunnen zijn op bijvoorbeeld onafgewerkte goederen of speciale containers, maar ook de hierboven vermelde speciale gevallen. Hoewel het belang van goederencodes buiten kijf staat, worden ze vaak buiten beschouwing gelaten of onvoldoende gewaardeerd in de dagelijkse gang van zaken. In deze White Paper hebben we de vijf meest voorkomende misvattingen over goederencodes en hun betekenis samengevat. 5

6 4. Vijf misvattingen over goederencodes 1. De goederencode is helemaal niet zo belangrijk. Wij doen alleen aan export. Jammer genoeg is het allemaal niet zo simpel. Een correcte classificatie van goederen middels het Gebruikerstarief is de basis van alle import- en exportprocessen. Dit betekent dat productclassificatie een belangrijk onderdeel is van risicomanagement. Bedrijven die foutieve goederencodes toewijzen kunnen hierdoor ernstige gevolgen ondervinden. Dat komt doordat de goederencode de toepasselijkheid bepaalt van verboden, beperkingen en buitenlandse handelsmaatregelen zoals licentievereisten. De goederencode bepaalt zelfs welke documenten overhandigd moeten worden. Het gebruik van een verkeerde goederencode kan leiden tot een onbevoegde export of betaling van de verkeerde douanerechten. Als gevolg hiervan is het mogelijk dat bedrijven te veel belastingen en douanerechten betalen of nog erger: te weinig. Bedrijven die de status van geautoriseerde marktdeelnemer (AEO) of toegelaten exporteur aanvragen, zijn eveneens verplicht om te documenteren hoe zij hun douanestamgegevens beheren. Het aanvaarden van de goederencode van een aanleverende partij zonder deze te verifiëren, kan overigens ook als nalatig of zelfs strafbaar gedrag beschouwd worden. De aangever of exporteur is verantwoordelijk om de juiste goederencode te voorzien. Om deze reden alleen al moeten bedrijven die de AEO-status aanvragen, documenteren hoe zij de goederencode bepalen. Bij het bepalen van de goederencode mag u ook niet vergeten dat als u verkeerde informatie doorgeeft aan uw zakenpartners, dit gevolgen voor hen kan hebben als zij de informatie aannemen zonder ze te verifiëren, tenminste. 2. We hebben al goederencodes aan onze producten toegewezen dat is genoeg. Helaas niet. De goederencodes en hoofdstukken veranderen constant. Om die reden worden bijgewerkte goederencodes in het algemeen aangekondigd op 31 oktober, met ingang van 1 januari. Goederen worden vaak geconsolideerd onder een (soms nieuwe) goederencode of opgesplitst in meerdere goederencodes. Het komt ook vaak voor dat GN-onderverdelingen helemaal stopgezet worden. In dit geval moet u uw goederen opnieuw classificeren. Het is eveneens mogelijk dat de autorisatie aangepast moet worden voor vereenvoudigde douaneprocedures. Voor u betekent dit dat als u uw stamgegevens niet bijwerkt aan het begin van een nieuw jaar, u mogelijks incorrecte goederencodes toewijst met de hierboven beschreven gevolgen. Daarom moet u regelmatig uw stamgegevens controleren, om te garanderen dat uw producten correct geclassificeerd worden. Dit is de enige manier om zeker te zijn dat u alle douanevoorschriften naleeft, uw goederenverkeer vlot verloopt en de correcte douanerechten betaald worden. De huidige Gecombineerde Nomenclatuur wordt overigens jaarlijks gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie. 3. Iemand anders is verantwoordelijk voor de classificatie van nieuwe goederen, niet ik. Grote ondernemingen laten de classificatie van nieuwe producten vaak over aan hun lokale entiteiten. In kleinere ondernemingen 6

7 wordt dit vaak echter gedaan op één centrale locatie door één persoon die ervaring heeft met het product en ermee vertrouwd is. Ook hier biedt een team met collectieve kennis vaak toch een snellere weg naar succes dan een enkel iemand. Daarom kan het geen kwaad om wat collega s aan boord te nemen als het aankomt op de classificatie van producten. Dit geldt vooral als verschillende afdelingen en locaties werken met goederencodes. Grote ondernemingen worden geconfronteerd met de volgende uitdagingen bij de structuur van hun classificatieprocessen: Steun voor (automatische) productclassificatie Gecentraliseerde globale productclassificatie (meertalige, internationale contentproviders, enz.) Integratie van productclassificatie in verscheidene systeemomgevingen (ERP en douanesystemen) Opname van bijzondere bepalingen op regionaal en nationaal niveau De complexiteit van het toewijzen van goederencodes aan producten wijst erop dat de productclassificatie nog steeds niet naadloos gebeurt, maar men zou alles in het werk moeten stellen om voor transparantie en verantwoording in het proces te zorgen of dit nu beheerd wordt door een team of een individu. Helaas is dit maar zelden het geval, ook al zijn ondernemingen die de AEO-status aanvragen verplicht om hun classificatieproces te documenteren. 4. Er is geen goederencode die overeenstemt met onze producten, dus heeft het geen zin om te zoeken. Wist u dat de goederencode voor schoenen begint met als de schoenen gebruikt zijn? Als de schoenen asbest bevatten, begint de goederencode echter met Orthopedische schoenen worden geclassificeerd onder Kort gezegd: voor alles is er wel een goederencode. Om deze te vinden, moeten bedrijven het taalgebruik van het gebruikstarief/ec TARIC vergelijken met de eigenschappen van het materiaal. De opmerkingen die behoren bij aan de afdelingen, hoofdstukken, verdelingen en onderverdelingen in de nationale tarieven/ec TARIC zijn ook relevant, aangezien ze vaak de details en verwachtingen beschrijven die het verschil maken. Ondanks alles is een nauwkeurige classificatie een complexe taak en niet alleen voor orthopedische schoenen die asbest bevatten. Als vuistregel geldt dus dat wanneer twee onderverdelingen van toepassing zijn, de meest nauwkeurige gekozen dient te worden. Als geen van de beschrijvingen passen bij de goederen, kiest u de verdeling die er het dichtst bij aansluit. Een aantal bijzondere gevallen compliceren het classificatieproces. Textiel is een goed voorbeeld: De keuze van een goederencode hangt ervan af of de kleding of het beddengoed onderdeel is van een set, en zelfs de maat van een kledingstuk kan van invloed zijn. De classificatie van alcohol hangt onder andere af van het type verpakking. Onderdelen van geassembleerde producten kunnen geclassificeerd worden onder het afgewerkte product. Bedrijven kunnen meer informatie vinden over verboden, beperkingen en exportvergunningen in de EU-lijst van producten voor Dual Use, bij de relevante nationale bevoegdheid, zoals in Nederland het Team Precursoren, Strategische goederen en Sanctiewetgeving (POSS) of het Duitse bureau voor economie en exportcontrole (BAFA), en overige bronnen. Zij die op zoek zijn naar een bepaalde mate van rechtszekerheid kunnen bij de douaneautoriteiten een bindende tariefs inlichti ng aanvragen voor de goederen. 7

8 5. Zelfs als de goederencode in het ERP-systeem van de onderneming zit, moet elk land zelf zorgen voor de classificatie van producten. Gelukkig is dit niet het geval. Wereldspelers kunnen de classificatie van hun producten centraliseren, zolang dat ze rekening houden met de nationale afwijkingen en die van de EU. Met andere woorden: de eerste zes cijfers zijn identiek wereldwijd. Enkel de zevende en achtste cijfers hangen af van de EUrichtlijnen. Op het gebied van import geldt uiteraard hetzelfde voor de negende, tiende en elfde cijfers. Dit vereenvoudigt de productclassificatie aanzienlijk niet alleen voor nieuwe producten, maar ook voor de herclassificatie van bestaande producten aan het begin van een nieuw jaar. Aan het einde van de dag blijft de classificatie van producten een zeer tijdrovende taak met een even groot potentieel voor risico s. 8

9 5. 3½ reden om nu de feiten op een rijtje te zetten. U heeft gemerkt dat de acht tot elf cijfers van de goederencode een aardige invloed hebben op ondernemingen. Er is minstens 3½ reden om het onderwerp van goederencodes eens goed onder de loep te nemen: REDEN 01 Onwetendheid van de wet is geen verdediging. Goederencodes vormen de basis voor het bepalen van invoerrechten, import-/ exportbeperkingen en documentatievereisten. Een foutieve classificatie kan ervoor zorgen dat bedrijven te veel belastingen betalen als ze geluk hebben! In het andere geval kunnen ze beschuldigd worden van belastingontduiking. Een foutieve classificatie kan ook leiden tot een onbevoegde export met alle bijbehorende sancties van dien. REDEN 02 Bedrijven die de AEO-status aanvragen moeten het classificatieproces van hun producten documenteren. Goederencodes zijn de centrale taxonomie van de internationale handel. Dit wil zeggen dat de classificatie van producten van kapitaal belang is, en daarom moeten bedrijven die de status van geautoriseerde marktdeelnemer (AEO) willen bereiken het classificatieproces van hun producten documenteren. REDEN 03 Idem dito als u uw vereenvoudigde douaneprocedures wilt behouden. Bedrijven die al dan niet bewust de huidige wetgeving niet naleven, lopen het risico dat ze niet kunnen genieten van vereenvoudigde douaneprocedures. Een incorrecte goederencode kan al gauw leiden tot vertragingen in de supply chain wat vaak behoorlijk duur kan uitkomen. Een verkeerde achtcijferige code kan leiden tot een exportverbod, waardoor uw goederen niet verzonden kunnen worden. Dit kan een pijnlijke les voor uw bedrijf zijn. Nu meer dan ooit hangt het succes van een bedrijf namelijk af van efficiëntie, flexibiliteit en tijdige prestaties. En dit zijn nu net de concurrentiële voordelen die u in gevaar brengt als u uw bijzondere douanevoorrechten kwijtraakt. 9

10 6. 3½. De extra halve reden: software oplossingen van AEB Elektronische douane aangifte biedt talrijke voordelen voor bedrijven. Nu komt er nog een voordeel bij: classificatie met behulp van software. ASSIST4 Classification zal uw classificatieproces versnellen en grotendeels automatiseren. Naadloos: Alle noodzakelijke informatiebronnen wetgeving, EU-lijst van producten voor Dual Use, databanklinks zijn slechts een muisklik verwijderd. Bedrijven worden op de hoogte gebracht wanneer nieuwe goederencodes in werking treden aan het begin van een nieuw jaar, en herclassificatie op basis van oude gegevens gebeuren op een snelle en betrouwbare manier, zodat u nooit nog een deadline hoeft te missen. Alle productclassificaties vinden plaats binnen een transparante, volledig gedocumenteerde workflow. Zoals alle producten in de ASSIST4-reeks kan ASSIST4 Classification aangepast worden om te voldoen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf, terwijl u uw gekoppelde toepassingen zonder probleem kunt blijven upgraden. 10

11 Wie is AEB? AEB is een van de toonaangevende aanbieders in Europa van software voor de supply chain, advies en dienstverlening en voorziet klanten al meer dan 35 jaar van uiteenlopende oplossingen. Het bedrijf heeft wereldwijd meer dan klanten, die worden bediend vanuit vestigingen in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Singapore, Zwitserland, Zweden, Nederland, Tsjechië, Frankrijk en de Verenigde Staten. Het belangrijkste product van AEB - ASSIST4 - is een uitgebreide oplossingssuite voor alle logistieke processen in een wereldwijd opererend bedrijf. ASSIST4 biedt een complete set van zakelijke diensten voor logistieke end-to-end-processen, waaronder internationaal goederenverkeer, die standaardisatie en automatisering van bedrijfsprocessen in de toeleveringsketen mogelijk maken. ASSIST4 zorgt tevens voor transparantie en biedt een betrouwbare basis voor het nemen van de juiste beslissingen op het gebied van planning, bewaking, beheersing en voortdurende optimalisatie van de supply chain - zelfs buiten de grenzen van het bedrijf. De ASSIST4-suite biedt volledige functionaliteit via een uitgebreid gamma van modules, zoals het Visibility & Collaboration Platform, Order Management, Warehouse Management, Transport & Freight Management, Customs Management en Compliance & Risk Management. Contact met AEB AEB helpt u graag wanneer u behoefte heeft aan meer informatie over AGS3-Export of gerelateerde softwarevragen. Bereik AEB per mail via: info.nl@aeb.com; Ga naar de website van AEB via: Wat is een White Paper? Voor AEB is een White Paper een document met gekwalificeerde, onpartijdige informatie over een bepaald onderwerp. Een White Paper kan betrekking hebben op wetten en regelgeving, normen, technologieën, oplossingen of processen - geanalyseerd en uitgelegd door onze experts. Een White Paper geeft de stand van zaken weer zoals die is op het moment van schrijven - dat er vervolgens wijzigingen optreden in de aanvankelijke omstandigheden, kan niet worden uitgesloten. AEB GmbH Publicatie okt 2015 Afdruk: AEB Nederland Rivium Boulevard LK Capelle aan den IJssel Telefoon: info.nl@aeb.com Web: 11

12 AEB Nederland Rivium Boulevard LK Capelle aan den IJssel Telefoon: Fax: AEB Germany Headquarters Telefoon: AEB Switzerland Telefoon: AEB UK Telefoon: AEB Asia Pacific Telefoon: AEB Sweden Telefoon: Software, consultancy and services for global trade and supply chain management