Bijlage beleidsplan

Transcriptie

1 Bijlage beleidsplan Doen we de dingen niet alleen goed, maar doen we ook de goede dingen? (Ten Holter, 2005) INHOUDSOPGAVE: DEEL 1: BELEID EN DOELSTELLINGEN Hoofdstuk 1: Algemeen beleid 1.1 Inleiding 1.2 Missie / visie van praktijk 1.3 Organisatiedoelstellingen op lange termijn 1.4 Doelgroepen, producten en diensten 1.5 Externe oriëntatie 1.6 Organisatieschema 1.7 Milieuverantwoorde bedrijfsvoering Hoofdstuk 2: Personeelsbeleid 2.1 Uitgangspunten 2.2 Doelstellingen op het gebied van personeel Hoofdstuk 3: Kwaliteitsbeleid 3.1 Visie van de praktijk op kwaliteit 3.2 Kwaliteitsdoelstellingen DEEL 2: METEN, VERZAMELEN VAN GEGEVENS Hoofdstuk 4: Kritische processen 4.1 Inleiding 4.2 Metingen en uitkomsten kritische processen (management review) 4.3 PDCA overzichten t.a.v. geconstateerde afwijkingen DEEL 3: EVALUATIE EN CONCLUSIES Hoofdstuk 5: Systeembeoordeling (directiebeoordeling) door de praktijkhouder Hoofdstuk 6: Evaluatie doelstellingen beleidsplan DEEL 4: PLANNEN VOOR DE KOMENDE PERIODE Hoofdstuk 7: Plannen voor het komende jaar 7.1 Jaarspecifieke doelstellingen op het gebeid van personeel 7.2 Jaarspecifieke kwaliteitsdoelstellingen Hoofdstuk 8: Doelstellingen en activiteitenplan 1

2 DEEL 1: BELEID EN DOELSTELLINGEN Hoofdstuk 1. Algemeen beleid 1.1. Inleiding: Dit beleidsplan is opgesteld door Rob Cleutjens op 12 februari 2013, om een helder beeld van de praktijk te schetsen en een visie voor de toekomst. Mede omdat de praktijk op is de praktijk veranderd van een maatschap met Gerda Jochemsen in een eenmanszaak, met de naam FysiOss Op is een analyse over het eerste half jaar gedaan en op 13-januari 2014 over de tweede helft. Praktijk gegevens: Aantal FTE s: 3,5 Verwijzers: Lokaties: Huisartsen en regionale ziekenhuizen Praktijk is sinds 1986 op de van Anrooystraat 25a gevestigd, Ingericht met 6 behandelruimten en een oefenzaal. En als neven locatie de Leeuwerikstraat 15c, met twee behandelruimtes. Beide te Oss. Openingstijden: Verbijzonderingen: Andere activiteiten: Werkdagen: Maandag t / m vrijdag van 8:00-18:00 geopend. Op dinsdag tot 21:00 Indien nodig kan hiervan worden afgeweken. Oedeemtherapie, en Oncologie Fysiotherapie Oefengroep in het water voor Bechterew patiënten. 2

3 1.2. Missie / visie praktijk: Visie praktijk: Kernwoorden voor de praktijk zijn: *Professioneel wil zeggen goed georganiseerd, een optimaal gebruik van de aanwezige capaciteit (medewerkers gediplomeerd c.q. opgeleid volgens actuele wetenschappelijke kennis en het beschikbaar hebben van kwalitatief goede bedrijfsmiddelen en infrastructuur) en het uitstralen van deze professionaliteit naar de buitenwereld. *De zorgvisie die de praktijk heeft is door gerichte individuele aandacht te komen tot een adequate en patiëntgerichte aanpak om aan de hulpvraag te voldoen. *Langdurige relaties wil zeggen dat de patiënt, bij de aanwezigheid van een (nieuwe) hulpvraag, terugkeert naar onze praktijk en dat de tevreden klant een referentie is voor nieuwe klanten. *Kwaliteit is het voldoen aan de eisen /wensen van de patiënt/cliënt binnen de mogelijkheden van de wetenschap. De praktijk voor fysiotherapie FysiOss heeft een belangrijke functie voor de behandeling van Oedeemtherapie en oncologie. Verder komen er uit de hele gemeente patiënten voor algemene fysiotherapie. De praktijk is laagdrempelig en de patiënten geven aan dat er een prettige sfeer heerst. Hierdoor kan er een waardevolle behandelrelatie ontstaan waarbij het individu voorop staat. De praktijk en alle medewerkers streven ernaar om een behandelingtraject te volgen waarbij er veel aandacht is voor de persoonlijke aspecten Organisatiedoelstellingen op lange termijn: De komende jaren, heden tot en met 2018, is het van belang om de huidige positie te handhaven. Na de overgang naar een eenmanszaak is stabiliteit zeer belangrijk. In een onzekere markt zullen we moeten proberen onze huidige positie vast te houden. Dit zullen we doen door: Kennis en expertise op het gebied van oedeemtherapie op een hoog peil houden. Professionele rapportage aan verwijzers. Verwijzers benaderen om onze behandelmogelijkheden toe te lichten. Meedoen aan doelgroep avonden/markten/dagen. Het praktijkuiterlijk aanpassen aan de huidige normen. Het potentiele patiënten monitoren en waar kansen zijn pakken. Andere vaatproblemen te gaan behandelen, claudicationet. De manueeltherapeut ondersteunen bij zijn studie. Mogelijkheden blijven onderzoeken voor groepsbehandelingen. 3

4 1.4. Doelgroepen, producten en diensten: Doelgroepen, producten en diensten: De praktijk richt haar activiteiten op patiënten met klachten van het bewegingsapparaat (algemene fysiotherapie) en met een speciale aandacht voor oedeemgerelateerde klachten/aandoeningen (oedeemtherapie) en andere vaatproblematiek. In de praktijk werken we samen met een podoloog en bandagist. Hierdoor ontstaat er de mogelijkheid klachten vanuit meerdere disciplines te behandelen. Dit komt de behandelkwaliteit zeer ten goede. We hebben we de volgende dsicplines: De specialisaties die wij u nu kunnen bieden zijn: algemene fysiotherapiebehandelingen, oedeemtherapie, manuele therapie i.o. dry needling (myofasciale therapie) oncologie fysiotherapie gesuperviseerde looptraining via het claudicationet. Mc.Kenzie therapie, Manuele therapie vlg. Mulligan en Marsman Medical taping Bechterew oefengroep aangesloten bij het rheumanetwerk Verder is er gevestigd: Praktijk voor podologie Oss Gerda jochemsen, aanmeten Therapeutisch elastische kousen Biomedisch Centrum Oss SiVAS Acupunctuur Oss 1.5. Externe oriëntatie: Zorgketen: beschrijving van de partners in de keten: Zorgverzekeraar: Met alle Nederlandse Zorgverzekeraars heeft de praktijk nu een contract afgesloten, en zal dit in de toekomst ook nastreven. De praktijk maakt afspraken met zorgverzekeraars over de vergoeding van de behandelingen. Met de zorgverzekeraar die dit verlangen zal een apart contract worden afgesloten voor behandeling van groepen. Voorbeeld hiervan is de bechterew oefengroep in het water Beroepsvereniging: De oedeemtherapeuten in onze praktijk zijn allen lid van de NVFL, en KNGF. Voor de patiënten met PAV zijn we aangesloten bij het Claudicationet. Voor patienten met bechterew zijn we lid van het rheumanetwerk. 4

5 We zijn aangesloten bij Fysion, een regionale organisatie voor oncologie fysiotherapeuten. En in de toekomst, als de manueeltherapeut i.o. klaar is zal deze ook lid worden van NVMT Inspectie voor de Gezondheidszorg: De praktijk zendt een afschrift van het beleidsplan en jaarverslag jaarlijks voor 1 juni aan de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de Inspectie voor de Gezondheidszorg en het regionale consumenten- en/of patiëntenplatform Andere partijen: De podoloog, acupuncturist en aanmeetster van TEK zijn niet in dienst van de praktijk maar wel multidisciplinair werkzaam Organisatieschema: Functies en specialisaties medewerkers, formele verhouding tussen medewerkers: De bedrijfsvorm van FysiOss is een eenmanszaak, de eigenaar is Hr. R. Cleutjens Fysiotherapeut. Alle medewerkers van de praktijk zijn in loondienst. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de praktijk zijn beschreven in bijlage van het kwaliteitshandboek. 5

6 Organogram Angela van Oorsouw Algemeen Fysiotherapeut Omer Yavuz Algemeen Fysiotherapeut Manueel therapeut i.o. Petra Hemelaar Algemeen Fysiotherapeut Oedeemtherapeut Rob Cleutjens Praktijkeigenaar Algemeen Fysiotherapeut Oedeemtherapeut Judith Tulkens Algemeen Fysiotherapeut Oedeemtherapeut Ingrid Pennings Algemeen Fysiotherapeut Oedeemtherapeut Oncologiefysiotherapeut Ineke van Mierlo Interieurverzorgster 6

7 1.7 Milieuverantwoorde bedrijfsvoering Wij streven er te allen tijde naar om een positieve bijdrage te leveren aan het milieu en duurzaamheid, waarbij wij tenminste aan de geldende wet- en regelgeving willen voldoen. Ons milieubeleid wordt gestuurd vanuit de gebieden die bij ons de grootste milieubelasting hebben: het kantoor- (elektriciteit- en papier beleid) en duurzaam inkoopbeleid. Hierbij proberen we voortdurend het evenwicht te bewaren tussen een comfortabele werk- en leefomgeving, beheersing van de kosten en bespreking van de schadelijke impact ten gevolge van onze bedrijfsvoering. De zorg voor het milieu maakt een integraal onderdeel uit van de praktijk bedrijfsvoering. Hoofdstuk 2. Personeelsbeleid 2.1. Uitgangspunten: Arbeidsomstandigheden: De veiligheid, gezondheid en welzijn van de medewerkers met betrekking tot het verrichten van arbeid moet gegarandeerd zijn. De praktijk heeft een ziekteverzuimverzekering bij Interpolis. Aan de hand van de Risicoinventarisatie en de mogelijk voor periodiek medisch onderzoek, worden passende maatregelen getroffen Arbeidsovereenkomsten: Alle medewerkers van praktijk hebben een arbeidsovereenkomst. De arbeidsovereenkomst die is ontwikkeld door de KNGF. Oudere werknemers hebben nog een overeenkomst die verwijst naar de oude CAO. Indien er dit jaar geen uitzicht komt op een nieuwe CAO zal ook aan hun het contract op basis van het KNGF voorbeeld worden aangeboden Arbeidsverzuim en vervanging: Praktijk heeft als doelstelling een zo laag mogelijk (ziekte)verzuim van haar medewerkers. Bij kortdurend verzuim zal getracht worden dit verzuim op te vangen vanuit de praktijk. Bij lang verzuim zal waarneming geschakeld worden. Verlofdagen en vakanties worden in principe intern opgelost Arbeidsvoorwaarden: De arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de model arbeidsovereenkomst van het KNGF en de, indien van toepassing, geldende CAO. Afwijken van deze voorwaarden kan alleen na goedkeuring van de praktijkeigenaar Deeltijd Binnen praktijk is het mogelijk om in deeltijd te werken. Afspraken hier omtrent dienen in overleg gemaakt en vastgelegd te worden in een arbeidsovereenkomst of als addendum hieraan toegevoegd te worden. Van medewerkers die in deeltijd werken wordt verwacht dat ze ook het praktijkoverleg en opleidingen bij wonen indien deze buiten hun reguliere arbeidstijd plaats hebben. Tevens wordt van het verwacht dat zij bij kort verzuim hun bijdrage leveren bij het oplossen van het mogelijke bezettingsprobleem. 7

8 Deskundigheidsbevordering (bij- en nascholing): Praktijk hecht veel waarde aan de professionele kwaliteit van de behandeling. Om deze kwaliteit te borgen wordt er voortdurend geïnvesteerd in na- en bijscholing. Iedere medewerker dient minimaal de opleidingen en trainingen te volgen die vanuit de wet (B.I.G.) of beroepsgroep worden verplicht Lidmaatschappen: De praktijk is lid van het kngf, een fysiotherapeut is geen lid van het KNGF wel CKR geregistreerd. De oedeemtherapeuten in onze praktijk zijn allen lid van de NVFL, en KNGF. Voor de patiënten met PAV zijn we aangesloten bij het Claudicationet. En in de toekomst, als de manueeltherapeut i.o. klaar is zal deze ook lid worden van NVMT. We zijn aangesloten bij Fysion, een regionale organisatie voor oncologie fysiotherapeuten. Voor de bechterew watergroep zijn we lid van het Rheumanetwerk en Fyranet Dienstrooster en capaciteit: De afsprakenagenda en de arbeidsduur zoals vastgelegd in de arbeidsovereenkomst vormen het uitgangspunt van de dienstroosters en de capaciteit van de dienstverlening. Verlofdagen en vakantie worden in overleg gepland Functioneringsgesprekken: Met iedere medewerker wordt jaarlijks een functioneringsgesprek gevoerd. Tijdens dit gesprek komt zowel het functioneren van de medewerker als het functioneren van zijn/haar leidinggevende ten opzichte van de medewerker ter sprake Beoordelingsgesprekken: Praktijk voert indien nodig separaat een beoordelingsgesprek met medewerker. Dit om een vertroebeling tussen het kritisch oordelen over functioneren en belonen uit te sluiten Inspraak en medezeggenschap: De praktijkhouder is altijd bereikbaar indien een medewerker over een bepaald onderwerp al dan niet een vertrouwelijk gesprek wenst. Dit onderwerp mag ook buiten de werksfeer liggen indien het de werksituatie beïnvloedt. Tijdens en/of vooraf aan regulier werkoverleg zijn alle medewerkers uitgenodigd om onderwerpen aan te dragen. Klachten en/of verbetervoorstellen van medewerkers worden genoteerd op het formulier klacht/verbetervoorstel en worden behandeld zoals beschreven in het kwaliteitshandboek. Bij problemen in de arbeidsverhouding streeft de praktijkhouder ernaar dat, waar mogelijk, deze in goed onderling overleg worden opgelost Loopbaanbeleid: Loopbaanbeleid binnen praktijk is gerelateerd aan deskundigheidsbevordering, vervanging en capaciteit. Een loopbaanplan van medewerker wordt (waar van toepassing) op basis van de wens en persoonlijke eigenschappen van de medewerker, behoefte van de organisatie en marktontwikkelingen, in overleg vastgesteld. Een loopbaanplan kan in de vorm van een opleidingsplan of persoonlijk ontwikkelingsplan voorkomen. 8

9 Ontslag en exitgesprekken: Indien praktijk en medewerker al dan niet gedwongen besluiten de arbeidsrelatie te beëindigen zal, indien mogelijk, deze relatie geëvalueerd worden tijdens een exitgesprek. Dit met als doel dat zowel medewerker als praktijk voordeel kunnen behalen uit de feedback die aan elkaar gegeven wordt en eventuele niet uitgesproken gevoelens naar elkaar uit te spreken Rechtspositieregeling: De rechtspositie van de medewerkers is geregeld zoals vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of CAO Stagebeleid: Praktijk biedt uit maatschappelijk oogpunt ruimte aan stagiaires. Hierbij wordt bij iedere aanvraag beoordeeld of de praktijksituatie het toelaat. De praktijkhouder is eindverantwoordelijk voor de stagebegeleiding Werkbegeleiding: Praktijk beschikt over een inwerkplan voor haar nieuwe medewerkers. Daarnaast maakt de praktijk gebruik van intercollegiale toetsing en casuïstiekbespreking. Dit al dan niet in IOF verband Jaarspecifieke doelstellingen op het gebied van personeel: Het doel is om 2013 een nieuwe collega in te werken na het vertrek van een maatschapslid. Ze zal voor 10 uur worden aangenomen voor algemene fysiotherapie. In verband met de bezetting in de Locatie leeuwerikstraat gaat de voorkeur uit naar een vrouw. In deze wijk wonen namelijk veel allochtonen waarvan de vrouwen behandeld willen worden door een vrouw. Affiniteit met oncologie en oedeemtherapie is gewenst. 9

10 Hoofdstuk 3. Kwaliteitsbeleid 3.1. Visie van de praktijk op kwaliteit: Medewerkers: Alle in de praktijk werkzame therapeuten zijn gediplomeerd, en ingeschreven in het BIG- Register. Voor de fysiotherapeuten geldt dat zij allen verplicht zijn de verplichte na- en bijscholing te volgen en dienen allen in het kwaliteitsregister van het KNGF te zijn opgenomen. Een fysiotherapeut is in opleiding voor manueeltherapeut, en een ander staat op de wachtlijst voor de opleiding oedeemtherapeut Integratieve samenwerking: Het belangrijkste doel van de praktijk is een hoog kwalitatieve zorgverlening aan patiënten en cliënten met oedeemklachten. Omdat met name in het geval van lymfoedeem bij oncologie de behandeling vaak zeer complex kan zijn, is er een duidelijk behandelplan noodzakelijk. Werkwijze : De patiënt komt de praktijk binnen (al of niet verwezen) na aanmelding telefonisch of persoonlijk. Aan de hand van de klachten wordt de patiënt geplaatst bij een therapeut die de intake van de patiënt verzorgd. Deze therapeut blijf in principe de behandelaar gedurende het gehele zorgproces binnen de praktijk. Er is van deze patiënt één dossier en eventueel andere therapeuten die zorg geven aan deze patiënt dienen hun bevindingen en journaal in betreffend dossier weer te geven. Alle afsluitprocedures als verslaggeving naar arts, afsluiten van het dossier en administratieve verwerking behoren tot de functie van de hoofdbehandelaar. Verder is er in de praktijk de afspraak dat bij onvoldoende inzicht in de problematiek; bij niet bezitten van de juiste competentie er ( bij instemming van de patiënt) voor onderzoek of behandeling onmiddellijk een collega (intern of extern) wordt ingeschakeld ter optimale behandeling van betreffende patiënt. Indien een ingestelde behandeling niet tot het gewenste/ verwachtte resultaat heeft geleid mag de therapeut deze behandeling niet zonder meer voort zetten, doch is hij bij uiterlijk de 6e behandeling verplicht een collega te raadplegen Scholing: Van alle medewerkers van de praktijk wordt verwacht dat zij optimale zorg kunnen verlenen op hun specifieke gebied binnen hun specifieke specialisatie. Dit vraagt om een adequate basisopleiding, maar daarenboven een optimale scholing in hun specifieke specialisatie. De praktijk ondersteunt dit in hoge mate en biedt de medewerkers alle mogelijkheden om dat kwaliteitsniveau te kunnen bereiken. Zij doet dit in verlening in tijd en geld. De bij- en nascholing moet wel passen binnen hun functie in de praktijk. Drie medewerkers van de praktijk hebben de scholing tot bedrijfshulpverlening ( BHV ) gevolgd Facilitaire zaken: Een belangrijk facet van het kwaliteitsbeleid binnen de praktijk is representativiteit. Dit dient overal in terug te komen, zowel in direct patiëntencontact, als in niet direct patiëntencontact. 10

11 Aan het gebouw, de wachtkamer, administratieruimte, behandelkamers, oefenzaal, kleedkamers, douches, toiletten, parkeerruimte wordt de grootste zorg besteed. De therapeuten dragen schone en gepaste kleding. Alle ruimten dienen steeds onberispelijk te zijn. De toestellen en apparaten zijn steeds in goede staat. Voor facilitaire zaken is de eigenaar verantwoordelijk gesteld. Hij ziet erop toe dat de regels worden nageleefd en zorgt voor aankoop van materialen en herstel van niet goed functionerende materialen en toestellen. Ook is hij verantwoordelijk voor een optimaal onderhoud van het gebouw, zowel aan de binnen- als aan de buitenkant Administratie: De financiële administratie, en contacten met zorgverzekeraars gebeurt door de praktijkeigenaar. Voor de ICT ondersteuning maakt de praktijk gebruik van Intramed. De loonadministratie gebeurt door Accountantskantoor Vendelmans Voor declaratie aan de zorgverzekeraars wordt gebruik gemaakt van Vecozo. De directe patiëntenadministratie gebeurt door de therapeuten zelf. Hiervoor zijn voor alle formulieren digitaal aanwezig, zodat alle administratieve werkzaamheden geprotocolleerd geschiedt. De dossiers worden 15 jaar bewaard (volgens huidige voorschriften). Dossiers die ouder zijn dan 15 jaar worden vernietigd door een gespecialiseerde Firma Bedrijfsorganisatie: De bedrijfsorganisatie van de praktijk is in handen van Hr. Cleutjens. Hij heeft de eindverantwoordelijkheid voor alles wat er binnen de praktijk gebeurt, zowel op patiënten- als facilitair en financieel gebied. Om de bedrijfsorganisatie van de praktijk goed op orde te krijgen via een controleerbaar, duidelijk,overzichtelijk en reproductief systeem heeft de praktijk een kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op ISO/HKZ voor extramurale fysiotherapie Patiëntenzorg: De zorg aan patiënten zowel voor wat betreft Care en Cure ligt bij de therapeuten. Zij zijn ten allen tijden verantwoordelijk voor de individuele zorg, zowel voor het zorgproces als voor het zorgproduct. Tot het zorgproces behoort ook de verslaglegging, het methodisch handelen, de verslaggeving en de bejegening. De eigenaar heeft altijd de eindverantwoordelijkheid over het handelen van de medewerkers. Deze verantwoordelijkheid kan hij alleen dragen als er controle plaats vindt op het handelen van de medewerkers. Deze controle vindt plaats door : Patiëntenbesprekingen Nakijken van de dossiers op verslaglegging, verslaggeving en methodisch handelen Controle op netheid, orde en hygiëne van de behandelkamers met toebehoren Patiënt tevredenheidonderzoeken volgens protocol Functioneringsgesprekken Van alle therapeuten is een dossier aanwezig waarin alle antecedenten worden bijgehouden Kwaliteitsdoelstellingen (SMART): 1. De praktijk behoud het HKZ certificaat in de nieuwe bedrijfsvorm in De praktijk ontvangt in 2013 maximaal drie klachten over telefonische bereikbaarheid. 11

12 3.De balans chronisch / niet chronisch. Naar 50%/50% brengen. 4. Bij de uitslag van de cq index streven we ernaar om boven gemiddeld te scoren. 5. Uitslag dossiercheck door middel van bijlage bedraagt minimaal 80%. 12

13 13