Handleiding Perinatale Audit Registratiesysteem voor regioteams (PARSregio)

Transcriptie

1 STICHTING PERINATALE AUDIT NEDERLAND Mercatorlaan BL Utrecht Tel E info@perinataleaudit.nl I Handleiding Perinatale Audit Registratiesysteem voor regioteams (PARSregio)

2 REVISIEHISTORIE versie 1 juni 2010 uitgave van Stichting PAN versie 2 oktober 2013 toegevoegde functionaliteit Regiomanager handleiding PARS (versie oktober2013) 3

3 Inhoud 1 Inleiding Het Perinatale Audit Registratie Systeem voor regioteams Voor wie is deze handleiding bedoeld? Toegang tot PARSregio Gebruikte icoontjes Vragen Inhoudelijke vragen en opmerkingen Technische vragen 6 2 Regiomanager Doel Hoe werkt het Aantal bijeenkomsten en besproken casus Deelnemers Frequentie deelnemers Doodsoorzaken Morbiditeitsoorzaken Conclusies en verbeterpunten 12 3 Bijeenkomst van het regioteam Invoer van gegevens over de bijeenkomst van het regioteam Bijeenkomst Deelnemers aan de bijeenkomst Samenvatting van de bijeenkomst 16 4 Training gegeven door het regioteam Training Traininggevers Samenvatting van de training 19 handleiding PARS (versie oktober2013) 4

4 1 Inleiding Het perinatale audit registratiesysteem voor regioteams (PARSregio) is een registratiesysteem om twee activiteiten van het regioteam bij te houden: bijeenkomsten van het regioteam; en trainingen gegeven door het regioteam of waar leden van het regioteam bij betrokken zijn als traininggever. N.B. Deelname van leden van het regioteam aan lokale of regionale auditbijeenkomsten wordt vastgelegd in PARS. Deze gegevens zijn bruikbaar voor het jaarverslag van de regioteams en voor de landelijke monitoring. 1.1 Het Perinatale Audit Registratie Systeem voor regioteams PARSregio is een webbased applicatie. Toegang: De applicatie is gemaakt voor gebruik van de browser Internet Explorer PARSregio is opgebouwd uit twee elementen: 1. Bijeenkomsten van het regioteam (waar, wanneer) en de deelnemers aan die bijeenkomsten. 2. Trainingen georganiseerd door het regioteam. Deze gegevens zijn bruikbaar voor het jaarverslag van de regioteams en voor de landelijke monitoring van de activiteiten van regioteams. Daarom zijn deze gegevens, samen met andere gegevens, essentieel voor de onderbouwing van de inzet van regioteams en het daarvoor benodigde budget. PARSregio is een uitbreiding van de PARS-databank. Dat betekent dat iedere zorgverlener of andere betrokkene maar één keer ingevoerd hoeft te worden in PARS. Daarna is deze persoon zowel in PARS voor auditbijeenkomsten als in PARSregio aan te klikken via dropdownmenu s. 1.2 Voor wie is deze handleiding bedoeld? Deze handleiding is bedoeld voor de rapporteurs van de bijeenkomst van de regioteams en de trainingen uitgevoerd door de regioteams. 1.3 Toegang tot PARSregio De applicatie is te benaderen via: waarna een inlogscherm verschijnt, waarin u uw gebruikersnaam en wachtwoord moet invullen. Gebruikersnaam en wachtwoord worden aangemaakt door het bureau van de stichting Perinatale Audit Nederland (PAN) ( ). Als u al toegang hebt tot PARS voor de registratie van de auditbijeenkomsten, worden de rechten uitgebreid. N.B. de applicatie is gemaakt voor optimaal gebruik met de browser Internet Explorer. handleiding PARS (versie oktober2013) 5

5 1.4 Gebruikte icoontjes voor bewerking. voor weggooien. Pas op, weggooien is een definitieve actie. Het systeem vraagt eerst nog wel of weggooien echt de bedoeling is. voor opslaan. Als u tussentijds stopt met registreren, sla dan de gegevens altijd op. Daarna kunt u verder gaan door op bijeenkomst of op auditresultaten het bewerkingsicoon aan te klikken. voor toevoegen van nieuwe informatie. voor exporteren van data naar een rtf-bestand, hierbij Ctrl-toets ingedrukt houden. Dit rtf-bestand kan in Word worden geopend. voor afsluiting bijeenkomst of training. Pas op, afsluiten is een definitieve actie, waarna het niet meer mogelijk is gegevens te wijzigen. 1.5 Vragen Inhoudelijke vragen en opmerkingen info@perinataleaudit.nl; (kantooruren) Technische vragen Helpdesk EMI (kantooruren) of Servicedesk@rivm.nl handleiding PARS (versie oktober2013) 6

6 2 Regiomanager 2.1 Doel Om het regioteam inzicht te verschaffen in de auditresultaten van de eigen regio, biedt PARS door middel van de functionaliteit Regiomanager de (vice)voorzitter/implementatiemedewerker de mogelijkheid om bepaalde zaken in te kijken. Het regioteam kan dan samen met de VSV s knelpunten signaleren en oplossen. De regiomanager heeft inzicht in de datums van de bijeenkomsten, het aantal deelnemers en het aantal besproken casus. De geboden informatie geeft tevens inzicht in de voorgang van de perinatale audit en de compleetheid van de gegevens. Ook auditresultaten in de regio worden zichtbaar: De substandaard factor(en) (SSF), de betrokken beroepsgroepen, de omstandigheden en oorzaken van het gebeurde, de doodsoorzaken (Wigglesworth, ReCoDe, Tulip), de mogelijke relatie tussen SSF en het overlijden, en tot slot de conclusies en aanbevelingen. Uit deze informatie kan het regioteam onderwerpen voor de regionale audit halen, of tijdig signaleren dat voor bepaalde onderwerpen regionale of landelijke aanpassingen nodig zijn. Voorheen had alleen het landelijk bureau inzage in deze gegevens. Voor inzage door de regiomanagers hebben de VSV s toestemming verleend. In het enkele geval waarin het toestemmingsformulier (nog) niet ontvangen en geregistreerd is door het landelijk bureau, heeft de regiomanager geen zicht op de bijeenkomsten en auditresultaten van dat VSV. 2.2 Hoe werkt het Via het menu-item <<Managementinformatie>> (rechts boven in zwarte band) krijgt u als regiomanager inzicht in de stand van zaken binnen uw regio. Via de sub-menu-items kunt u inzage krijgen in de bijeenkomsten, deelnemers, frequentie deelnemers (per beroepsgroep), doodsoorzaken, morbiditeitsoorzaken, en de conclusies en verbeterpunten. Hieronder volgen voorbeelden van de overzichten die PARS biedt op het niveau van uw regio Aantal bijeenkomsten en besproken casus Keuze voor kalenderperiode, lokale bijeenkomst, regionale of kernteam bijeenkomst. ZHCode Ziekenhuis Bijeenkomsten Mortaliteit Nieuw Mortaliteit Opnieuw Morbiditeit Nieuw 1 Ziekenhuis A Ziekenhuis B Ziekenhuis C Morbiditeit Opnieuw handleiding PARS (versie oktober2013) 7

7 2.2.2 Deelnemers Keuze voor kalenderperiode. Beroepsgroep Lokaal Regionaal Kernteam Totaal Verloskundig actieve huisarts Klinisch verloskundige Gynaecoloog 2e lijn Algemeen kinderarts 2e lijn Verpleegkundige verloskunde Frequentie deelnemers Keuze voor kalenderperiode. Beroepsgroep 1 keer 2 keer 3 keer 4 keer >4 keer Totaal AIOS gynaecoloog AIOS kinderarts Algemeen kinderarts 2e lijn Anders ANIOS ANIOS gynaecoloog Coassistent Gynaecoloog 2e lijn Gynaecoloog 3e lijn handleiding PARS (versie oktober2013) 8

8 2.2.4 Doodsoorzaken Keuze voor jaar bijeenkomst, geboortejaar kind, en type bijeenkomst (alle/lokaal/regionaal/kernteam). Ook keuze voor What / When / Why WHAT: ReCoDe Groep Item A: Fetus A: Fetus anomaly Item optie 2.1 Chronic 2. Infection A: Fetus 2. Infection 2.2 Acute A: Fetus A: Fetus A: Fetus 2. Infection 3. Nonimmune hydrops 4. Isoimmunisation 2.3 Unknown Aantal Meest belangrijke Relatie niet te beoordelen Geen Mogelijk Substandaardfactor Onwaarschijnlijk Waarschijnlijk Zeer waarschijnlijk Geen consensus

9 WHEN: Wigglesworth Groep Item Item optie Aan tal Substandaardfactor Relatie niet te beoordelen Geen Onwaarschijnlijk Mogelijk Waarschijnlijk Zeer waarschijnlijk Geen consensus Delivery <24 at: wks Delivery at: wks Delivery at: wks Delivery at: wks Delivery at: wk Delivery at: 41 wks Mortality at: Intra uterine Mortality at: Intrapartum Mortality at: Neonatal Mortality at: Mortality at: Neonatal Neonatal first day (0-23 hrs) 24hrs (second day) - 6 days (completed week zero) 7 days (second week) - 27 days (completed week three) handleiding PARS (versie oktober2013) 10

10 WHY: Tulip Groep Item Item optie Aantal Anomaly Anomaly 1. Chromosomal defect Numerical 1. Chromosomal defect Structural Anomaly 1. Chromosomal defect Microdeletion/u niparental disomy Anomaly 2. Syndrome Monogenic Anomaly 2. Syndrome Other Anomaly Anomaly 3. Central nervous system 4. Heart and circulatory system Relatie niet te beoordelen Geen Mogelijk Substandaardfactor Onwaarschijnlijk Waarschijnlijk Zeer waarschijnlijk Geen conse Anomaly 5. Respiratory system Anomaly 6. Digestive system Anomaly 7. Urogenital system 9. Endocrine/ metabolic system Anomaly Anomaly 10. Neoplasm handleiding PARS (versie oktober2013) 11

11 2.2.5 Morbiditeitsoorzaken Tabellen vergelijkbaar met de tabellen onder Mortaliteitsoorzaken Conclusies en verbeterpunten Keuze voor jaar bijeenkomst en geboortejaar kind. Voorbeeld: Soort conclusie Conclusie Verbeterpunt Organisatorisch Organisatorisch Organisatorisch Organisatorisch Communicatie Het is niet terug te vinden in het systeem (mosos) als patiënten regelmatig afspraken verzetten. Ook niet terug te vinden of secretaresse patiënte later plannen door bijvoorbeeld drukte op de poli Er is onterecht niet besloten tot verwijzing bij mogelijke IUGR Gebruik maken van de landelijke formulieren voor obductie. CTG pas afsluiten indien CTG als normaal beoordeeld is. Eenduidig proactief beleid opstellen indien er sprake is van een inleiding op basis van een medische indicatie bij een hoog risico patiënt. - zorgsysteem zodanig inrichten dat het verzetten of afzeggen van afspraken duidelijk worden. Ok als afgeweken wordt van wat afgesproken is door gynaecoloog Er is in de audit besproken dat bij rokende vrouwen de nieuwe afspraak is dat er een extra groeiecho zal plaatsvinden bij weken en dat bij twijfel verwezen wordt naar 2e lijn Overleg met de patholoog of met de landelijke formulieren gewerkt kan worden. CTG pas afsluiten indien CTG als normaal beoordeeld is. Overleg tussen alle 2e lijns gynaecologen om op één lijn te komen rondom proactief beleid bij inleidingen. Vanuit het overleg een eenduidig besluit nemen. Individueel mw is te laat onder controle gekomen ligt buiten onze invloedsfeer Organisatorisch slechte ontslagbrief alle brieven moeten worden ondertekend worden door een staflid Communicatie CTG was moeilijk te beoordelen en in de rapportage is nihil gerapporteerd over de beoordeling van de CTG's. Zorgverleners moet geschoold worden in het lezen en eenduidig omschrijven van CTG's. handleiding PARS (versie oktober2013) 12

12 3 Bijeenkomst van het regioteam 3.1 Invoer van gegevens over de bijeenkomst van het regioteam Hiervoor klikken op <<Regioteam>> en <<Bijeenkomst>> (links boven in zwarte band). In het overzicht wordt dan zichtbaar welke bijeenkomsten van uw regioteam al geregistreerd of in behandeling zijn. Voor een nieuwe bijeenkomst klikken op Hierna worden twee tabbladen zichtbaar: <<Bijeenkomst>> en <<Deelnemers>>.

13 3.1.1 Bijeenkomst Klik uw regioteam aan in het dropdown menu (de lijst bevat alleen uw eigen regioteam) Vul de datum van de bijeenkomst, begin en eindtijd in. Kies de voorzitter van de bijeenkomst: dat kan de regiovoorzitter zijn, iemand anders uit uw team of iemand van buiten uw team. Is de voorzitter een van de leden van uw regioteam, dan kunt u deze aanklikken in het dropdown menu. In geval van een voorzitter van buiten het regioteam, zoek deze in het PARS-bestand via de knop <<Zoeken>>. U komt dan in onderstaand scherm, zoek op naam of BIG-nummer. handleiding PARS (versie oktober2013) 14

14 of als deze ontbreekt in PARS, voer dan deze persoon in door op in het volgende scherm in en sla op. te klikken, en voer de gegevens Deelnemers aan de bijeenkomst Open vervolgens het tabblad <<Deelnemers>>. De voorzitter is dan al vastgelegd. Vink de overige aanwezige leden uit het regioteam aan en klik op <<Toevoegen>>. Gebruik de om andere deelnemers uit het PARS-bestand toe te voegen of om nieuwe deelnemers aan te maken (zie 2.1.1). Als alle deelnemers zijn gekozen, sla dan de bijeenkomst op. handleiding PARS (versie oktober2013) 15

15 3.1.3 Samenvatting van de bijeenkomst Op het eerste tabblad (<<Bijeenkomst>>) kunt u in het tekstveld bijzonderheden/besluiten van de bijeenkomst noteren. U kunt deze gegevens exporteren via, waarbij u Ctrl-toets ingedrukt houdt. U krijgt een rtf-bestand, dat u in Word kunt openen. Als de registratie van deelnemers en bijzonderheden/besluiten geheel afgerond is kan de casus via onderaan dit tabblad definitief gemaakt worden. Sluit pas af als de registratie geheel gereed is. Als u niet afsluit maar opslaat, blijft de training als in behandeling opgeslagen en is in een later stadium verder aan te vullen of te bewerken. INDIEN DE BIJEENKOMST DEFINITIEF GEMAAKT WORDT KAN ER WERKELIJK NIETS MEER VERANDERD WORDEN EN IS DE CASUS IN DE PARS-DATABASE ALS DEFINITIEF OPGESLAGEN. handleiding PARS (versie oktober2013) 16

16 4 Training gegeven door het regioteam Kies via <<Regioteam>> (zwarte balk links boven) de knop <<Trainingen>>. Als er al trainingen door u zijn ingevoerd, krijgt u het overzicht te zien van trainingen die in behandeling zijn of al afgesloten zijn. Via kunt u een nieuwe training invoeren. Er openen zich dan twee tabbladen: <<Training>> en <<Traininggevers>>. handleiding PARS (versie oktober2013) 17

17 4.1 Training Vul het tabblad in en kies de doelgroep uit het dropdown menu. Deze zijn gerangschikt op locatie van het ziekenhuis van het Verloskundig Samenwerkingsverband. U kunt ook uw hele regio kiezen als doelgroep. Sla op. handleiding PARS (versie oktober2013) 18

18 4.2 Traininggevers Open het tabblad <<Traininggevers>>. Vink de traininggevers aan uit het regioteam en klik op <<Toevoegen>>. Voeg eventuele andere traininggevers uit PARS toe door te klikken op zonodig nieuwe personen aan (zie paragraaf 2.1.1). en te zoeken in het PARS-bestand. Maak Samenvatting van de training Op het eerste tabblad (<<Training>>) kunt u in het tekstveld bijzonderheden/besluiten van de bijeenkomst noteren. handleiding PARS (versie oktober2013) 19

19 U kunt deze gegevens exporteren via rtf-bestand, dat u in Word kunt openen., waarbij u de Ctrl-toets ingedrukt houdt. U krijgt een Sla de gegevens op. Sluit pas af als de registratie geheel gereed is. Als u niet afsluit maar opslaat, blijft de training als in bewerking opgeslagen en is in een later stadium verder aan te vullen of te bewerken. INDIEN DE TRAINING DEFINITIEF GEMAAKT WORDT KAN ER WERKELIJK NIETS MEER VERANDERD WORDEN EN IS DE CASUS IN DE PARS-DATABASE ALS DEFINITIEF OPGESLAGEN. handleiding PARS (versie oktober2013) 20