SLIM 3.0. Sluit Nederland aan op Internationale Metadatastandaarden ONDERDEEL: RDA. NOTITIE 2b Het beschrijven van workflows. Datum 21 januari 2013

Transcriptie

1 SLIM 3.0 Sluit Nederland aan op Internationale Metadatastandaarden ONDERDEEL: RDA 2013 NOTITIE 2b Het beschrijven van workflows Datum 21 januari 2013

2 Documentgeschiedenis 09 november 2012: 1 e versie Laura Peters 21 november 2012: Besproken in projectgroep op 19 november, 2 e versie 28 november 2012: Commentaar Joke Webbink verwerkt, 3 e versie. 21 januari 2013: Commentaar Projectgroep verwerkt, 4 e versie SLIM 3.0 2

3 Inhoudsopgave 1. INLEIDING 4 2. UITGANGSPUNTEN VOOR EEN WORKFLOW Uitgangspunten Doel Variaties en keuzemogelijkheden VOORSTEL Workflow Thomas Brenndorfer Beheer van de workflow Opname in de RDA Toolkit CONSEQUENTIES Toelichting op de tijdsinvestering Toelichting op de financiële investering Consequenties voor de huidige catalogiseerpraktijk... 6 BIJLAGE 1: EEN RDA-BESCHRIJVING IN 10 STAPPEN 7 BIJLAGE 2: LIJST REEDS BESCHIKBARE WORKFLOWS IN DE RDA TOOLKIT 10 SLIM 3.0 3

4 1. Inleiding Tekst uit het Programmaplan (15 mei 2012): Het beschrijven van werkprocessen. Nagaan of het maken en onderhouden van algemeen toepasbare workflows in het Nederlands als geïntegreerde inpassingen in de RDA Toolkit mogelijk is en indien dat zo is, voorstellen voor realisatie uitwerken. 2. Uitgangspunten voor een workflow 2.1. Uitgangspunten We gaan uit van een catalogiseerder die op het punt staat een specifiek object te beschrijven en een compleet RDA-record, conform de FRBR- en FISO-principes, oplevert. De RDA Projectgroep werkt een algemene workflow uit op hoofdlijnen. We gaan ervan uit dat ieder catalogiserend instituut in Nederland, al dan niet gezamenlijk, een eigen aanvullende handleiding maakt omdat er met verschillende systemen, materialen en toepassingen wordt gewerkt Doel Het doel van algemeen toepasbare workflows in het Nederlands als geïntegreerde toepassing in de RDA Toolkit is, om de catalogiseerder te ondersteunen bij zijn werkzaamheden. Zowel in de overgang naar RDA als daarna. Een workflow zal een generieke werkwijze, conform de RDA-regels, stimuleren. Dit alles zal een positief effect hebben op de kwaliteit van de beschrijvingen Variaties en keuzemogelijkheden Mogelijkheden die de RDA Toolkit biedt De RDA Toolkit biedt ruimte om eigen workflows, mappings, trainingmateriaal, beleidsstukken, best practices en dergelijke aan te maken. De eigen documenten kunnen gelinkt worden naar de relevante gedeeltes van de RDA-instructies. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Global workflows, Local workflows en My workflows. De producent van de workflow kan de beschikbaarheid van het document aanpassen naar global (iedereen), local (iedereen van het betreffende instituut of consortium, afhankelijk van het abonnement) of alleen de maker. Local beschikbaar stellen is dus alleen mogelijk als er sprake is van meerdere users binnen een abonnement. Hier zijn twee varianten in: een instituutsabonnement (RDA Toolkit Institutional Subscription) of een consortium-abonnement (RDA Toolkit Consortia and Group Subscription). Global beschikbaar stellen is ook bij individuele abonnementen mogelijk. Er wordt gewerkt aan de mogelijkheid workflows binnen samenwerkverbanden te delen. De workflows zijn voor de gebruiker beschikbaar in het Tools -gedeelte van de RDA Toolkit, onder het kopje Workflows. Zie bijlage 2 voor een lijst van documenten die nu beschikbaar zijn in de RDA Toolkit. SLIM 3.0 4

5 Vorm van de workflow Van alle mogelijke vormen voor een workflow zijn er twee varianten die op dit moment het meeste overwogen worden. 1) Workflows die titelbeschrijvingen op volgorde van de vorm van het record beschrijven. Bij een GGCrecord wordt, bijvoorbeeld, kmc voor kmc beschreven welke vastgelegd moet worden en hoe. 2) Workflows die ingestoken zijn vanuit de FRBR- en FISO (find, identify, search, obtain)-principes. Er wordt daardoor vanuit het klantperspectief data vastgelegd. Thomas Brenndorfer van de Guelph Public Library (Ontario, Canada) heeft een algemene workflow vanuit de FRBR- en FISO-principes ontwikkeld, die gezien de generieke manier waarop hij is opgezet ook in Nederland te gebruiken is. 3. Voorstel Workflow Thomas Brenndorfer Het voorstel vanuit de RDA Projectgroep is om de workflow die Thomas Brenndorfer van de Guelph Public Library (Ontario, Canada) te vertalen naar het Nederlands en aan te passen naar de Nederlandse situatie. Een vertaling is meegeleverd in bijlage Beheer van de workflow Voorstel voor beheer van de workflow is om dit te laten doen door het nog op te richten RDA Centrum Nederland Opname in de RDA Toolkit De RDA Projectgroep zorgt dat de workflow wordt opgenomen in de RDA Toolkit, bij Tools Workflows, zodat de workflow beschikbaar komt voor alle catalogiseerders in Nederland. 1 Zie Notitie 2C Ondersteuning en ontwikkeling RDA SLIM 3.0 5

6 4. Consequenties 4.1. Toelichting op de tijdsinvestering Initiële investering: Toestemming vragen aan Thomas Brenndorfer Vertaling van de workflow van Thomas Brenndorfer. Dit is inmiddels gebeurd. Zie bijlage 1. Doorlopende investering: Er is behoefte aan een gremium waar deze algemene workflow beheerd wordt. Voor beheer van het document: 2 uur per half jaar Toelichting op de financiële investering Geen, ervan uitgaande dat men RDA Toolkit abonnementen heeft Consequenties voor de huidige catalogiseerpraktijk Er wordt vanuit een ander perspectief gewerkt aan titelbeschrijvingen. Dit zal niet voor iedere catalogiseerder even gemakkelijk zijn. Deze workflow zal het werk van de catalogiseerder kunnen vergemakkelijken en bovendien kan de workflow gebruikt worden bij opleiding en training 2. 2 Zie Notitie 2D Opleiding en training SLIM 3.0 6

7 Bijlage 1: Een RDA-beschrijving in 10 stappen Algemene workflow voor het maken van een titelbeschrijving volgens de RDA-regels. 1. Kijk naar het object. Registreer de gegevens waardoor de gebruiker het object kan identificeren. Neem deze over zoals ze in de publicatie te vinden zijn: title proper, other title information, variant titles, statements of responsibility/edition/publication/series, date of publication, copyright date, series statement, ISBN, etc. Maak annotaties die behoren bij elk van deze identificerende elementen, conform RDA. Beschrijf volgens de regels van Group 1 Entities Manifestations and Items, zie Ch. 2, en ook Ch Kijk nog een keer naar het object. Leg de fysieke kenmerken van het object die nodig zijn om de juiste publicatie te selecteren vast: media type, carrier type, number of pages, dimensions, font size if appropriate, etc. Vul deze identificerende elementen in, conform RDA. Beschrijf volgens de regels van Group 1 Entities Manifestations and Items, zie Ch. 3, en ook Ch Bekijk hoe het object is verworven en hoe deze ter beschikking wordt gesteld. Registreer dat wat relevant is voor het verkrijgen van de publicatie: price, contact information, restrictions on access, restrictions on use, URL, etc. Beschrijf volgens de regels van Group 1 Entities Manifestations and Items, zie Ch. 4, en ook Ch Bekijk vorm en inhoud van het object. Registreer de gegevens die gebruikers kunnen helpen bij het identificeren van de inhoud van de publicatie: preferred title [formerly "uniform title"], form of work, date of work, place of origin (see Ch. 16 to identify places), history of the work, content type, language of expression, identifiers, etc. Maak tot slot het authorized access point voor het work aan, terwijl de andere identificerende elementen in nieuwe of bestaande bibliographic of authority fields beschreven worden. Maak alternatieve access points, conform RDA. Maak authorized access points voor gerelateerde werken ( bijvoorbeeld series), conform RDA. Beschrijf volgens de regels van Group 1 Entities Works and Expressions, zie Ch. 6, en ook Ch Bekijk de inhoud van het object opnieuw. Registreer aan de hand van de inhoud die eigenschappen die de gebruiker kunnen helpen bij het selecteren van deze publicatie: nature of contents, coverage of contents, intended audience, summary of content, illustrative content, details of language used to express contents, supplementary material (index, bibliography), colour content, awards, etc. Beschrijf volgens de regels van Group 1 Entities Works and Expressions, zie Ch. 7, en ook Ch. 5. SLIM 3.0 7

8 6. Bekijk welke persons, families and corporate bodies gerelateerd zijn aan de publicatie. Registreer wat bijdraagt tot het identificeren van een person/family/corporate body. Voor een person, gebruik: name (kies preferred name and record variant names), dates, title, fuller form of name, gender, country associated with person, place of residence, affiliation, language of the person, field of activity, profession or occupation, biographical information, identifiers, etc. Maak tot slot het authorized access point voor de person/family/corporate body, waarbij de andere identificerende elementen in nieuwe of bestaande authority fields worden verwerkt. Maak alternatieve access points, conform RDA. Beschrijf volgens de regels Group 2 Entities Persons, Families and Corporate Bodies, zie Chs N.B.: Om plaatsen gerelateerd aan een person/family/corporate body te vinden ga naar Ch. 16. [Place is een Group 3 Entity] N.B.: Het authorized access point voor een person/family/corporate body zal waarschijnlijk nodig zijn als onderdeel van het authorized access point voor een work in Ch Toon de primary relationships tussen work, expression, manifestation en item in de publicatie. Maak het de gebruiker mogelijk alle gegevens te vinden die de works en expressions vormen, evenals alle items waaruit de manifestatie bestaat. Leg de primary relationships in de publicatie vast door gebruik te maken van identifiers, authorized access points of maak samengestelde beschrijvingen die de works en expressions combineren met een beschrijving van de manifestatie. Beschrijf volgens de regels: Primary Relationships between Group 1 Entities, zie Ch Toon de relaties tussen work/expression/manifestation/item en persons, families en corporate bodies. Help de gebruiker alles te vinden dat in verband kan worden gebracht met de publicatie door deze relaties vast te leggen. Geef de relaties met persons, families en corporatie bodies aan door identifiers, authorized access points, relationship designators en notes te gebruiken, conform RDA. Beschrijf volgens de regels: Relationships between Group 1 and Group 2 Entities, zie Chs N.B.: Een person, family of corporate body is vaak nodig om het authorized access point voor een work te maken (zie ). 9. Toon de relaties tussen work/expression/manifestation/item en andere works, expressions, manifestations en items. Help de gebruiker alle works, expressions, manifestations, and items te vinden die gerelateerd zijn aan het object door deze relaties vast te leggen. Help de gebruikers de relaties tussen twee of meer works, expressions, manifestations, of items te begrijpen. Geef relaties aan door gebruik te maken van identifiers, authorized access points, relationship designators, structured or unstructured descriptions, numbering of part, along with source consulted notes, cataloguer s notes en explanations of relationships, conform RDA. SLIM 3.0 8

9 Beschrijf volgens de regels: Relationships between Group 1 Entities Chs Toon relaties tussen persons, families, corporate bodies en andere persons, families en corporate bodies. Help de gebruiker de persons, families en corporate bodies te vinden die gerelateerd zijn aan persons/families/corporate bodies die te maken hebben met het object door deze relaties vast te leggen. Help gebruikers de relaties tussen twee of meer persons, families, or corporate bodies te begrijpen. Geef relaties aan door gebruik te maken van identifiers, authorized access points, relationship designators, samen met source consulted notes, cataloguer s notes en uitleg van de relaties, conform RDA Beschrijf volgens de regels: Relationships between Group 2 Entities, zie Chs Gebaseerd op: RDA in 10 easy steps, Created by Thomas Brenndorfer <tbrenndorfer@library.guelph.on.ca> SLIM 3.0 9

10 Bijlage 2: Lijst reeds beschikbare workflows in de RDA Toolkit Archival Collections Braille fiction Braille music Cataloging a print serial CONSER RDA Cataloging Checklist for Textual Serials (DRAFT) Courtauld exhibition catalogues Electronic Books workflow GCelectronicres Glossarium (Nederlands) GSLIS UIUC Cartographic Resources (Bothmann) LC Staff: Adding Attributes For Persons with Surnames and Given Names LC Staff: Simple Book (MARC) LC Staff: Simple Book LC Staff: Simple Multipart Book (MARC) LC Staff: Simple Multipart Book LC Staff: Transcribing Mary's Test of Simple Book Workflow RDA 199: Basic Modes and Types RDA 199: Controlled Lists of Terms in the RDA Instructions RDA 199: Relationship Designators Workflow RDA 201: Simple Book RDA 201: Fashioning Effective Workflows--Links RDA 201: Nonmusical Audio Recordings RDA 201: Simple Multivolume Book RDA 201: Three Minute Makeover: Minute #1 RDA 201: Three Minute Makeover: Minute #2 RDA 201: Three Minute Makeover: Minute #3 RDA 201: Workflow Basics Cheatsheet RECORDING Content, Media, Carrier Type Reproductions RNIB Accessible Images template RNIB DAISY template RNIB Electronic template Stanford MDU serials TSMUOHIO - Copy Cataloging-Monograph Web Sites and Databases SLIM