Financiën. Samenwerkingsverband Boven de Schelde Financiën 2

Transcriptie

1 Samenwerkingsverband Boven de Schelde Versie 26 januari 2012 Financiën Voorwoord werkgroep Financiën Aan de werkgroep Financiën is door de projectgroep verzocht advies uit te brengen c.q. aanbevelingen te doen, betrekking hebbende op de financiële aspecten van de samenwerking. De werkzaamheden van de werkgroep om te komen tot een helder advies werden fors belemmerd door de volgende factoren: 1. Onduidelijkheid omtrent de gebouwenproblematiek. 2. Het ontbreken van recente jaarrekeningen van een aantal betrokken parochies (er is gewerkt met cijfers uit de jaarrekeningen 2008 en begrotingen 2010) 3. Onvolledige informatie over de personele bezetting in het samenwerkingsverband (bijv. m.b.t. secretariaat, werksters) 4. Het ontbreken van informatie vanuit het pastoraal team m.b.t. haar visie op de praktische inrichting van het pastoraal werken in het samenwerkingsverband (bijv. wel of geen secretariaat, huisvesting secretariaat, werkplekken teamleden). De werkgroep is er zich van bewust dat haar advies/aanbevelingen dan ook niet volledig zijn, het is dan ook te verwachten dat er voor de werkgroep nog werk in het verschiet ligt (zie hierna). Gezien het ontbreken van de benodigde informatie heeft de werkgroep besloten het onderdeel gebouwen dat in het originele discussie stuk was opgenomen, nu buiten dit voorlopig advies te houden (is dus verwijderd). Inleiding algemeen Binnen het samenwerkingsverband Boven de Schelde komen twee Zelfstandige parochies: de Heilige Mariaparochie op Walcheren en een nieuw te vormen parochie op De Bevelanden en Schouwen-Duiveland. Op de onderdelen Gebouwen en Financiën heeft elke parochie zijn eigen verantwoordelijkheid. Het financiële beleid van de ene parochie kan het beleid van de andere parochie beïnvloeden( bijv. investeringen ten laste van het vermogen). Afstemming van deze velden binnen het samenwerkingsverband is dus noodzakelijk. De lokale geloofsgemeenschap de parochiekern krijgt in de visie van Boven de Schelde een belangrijke positie toebedeeld. Vitale en zelfdragende parochiekernen vormen de basis van de parochies in het samenwerkingsverband. Samenwerkingsverband Boven de Schelde Financiën 1

2 Financiën Algemeen In het model van samenwerkingsverband Boven de Schelde staan de vitale en zelfdragende parochiekernen centraal. Dat uitgangspunt wordt breed onderschreven. De huidige parochies willen die uitdaging voor de toekomst aangaan. Voor de toekomstige parochiekernen ligt geen afwachtende houding in het verschiet. Bij problemen richting parochiebestuur kijken zal niet de oplossing brengen. Men zal de eigen broek moeten ophouden in activiteiten, in voldoende vrijwilligers en in financiën. Direct gevolg van de visie is dat het huidige en toekomstige vermogen van de parochiekern zichtbaar blijft in de administratie van de nieuwe parochie en in principe voor de parochiekern aangewend wordt. De bezittingen en schulden (samen het vermogen) van de voormalige parochies (nu parochiekernen) worden formeel bezittingen en schulden van de nieuwe parochie(s), de nieuwe kerkelijke rechtspersoon. De eindbalans van de huidige parochies, vormen de beginbalans van de nieuwe parochie. De kasbeheerder van de parochiekern beheert in opdracht van het parochiebestuur de bankrekening waarop de inkomsten van de parochiekern worden ontvangen en waarvan de uitgaven van de parochiekern worden betaald. De bankrekening van de parochiekern staat op naam van de parochie en luidt verder t.b.v. Het parochiebestuur machtigt de kasbeheerder tot het doen van uitgaven tot een maximaal bedrag van 5.000,00 per transactie, uiteraard passend binnen de goedgekeurde begroting (mandaat). De door de parochiekern verschuldigde bijdragen aan de parochie (gemeenschappelijke kosten), worden maandelijks/ per kwartaal d.m.v. automatische incasso bijgeschreven op de bankrekening van de parochie. De penningmeester van de parochie heeft ten allen tijden de beschikkingsmacht over de hiervoor genoemde bankrekening van de parochiekern. Bijzondere situaties daargelaten, zal de penningmeester slechts na overleg met de betrokken kasbeheerder gelden aan de bankrekening onttrekken. In overleg met het parochiebestuur kan de parochiekerncommissie in de parochiekern een bijzondere financiële actie voeren voor een omschreven doel. De opbrengst van die actie wordt besteed voor het aangegeven doel of als bestemmingsreserve opgenomen in de balans van de parochie. Wanneer de parochiekern giften (bijvoorbeeld een legaat) met een bijzondere bestemming aanvaardt, worden deze gelden met de aangegeven bestemming opgenomen in de balans van de parochie. Het afzonderlijk geadministreerde vermogen ten behoeve van de parochiekern wordt jaarlijks aangepast c.q. beïnvloed door het resultaat van de exploitatierekening van de parochiekern. Gevolg is dat parochiekernen aangesproken kunnen blijven worden op hun vitaliteit en hun zelfdragendheid. Belangrijk is dat de geldwerving binnen de parochies wordt verzorgd door de parochiekernen. Om te kunnen functioneren, krijgen de parochiekernen op basis van een begroting Samenwerkingsverband Boven de Schelde Financiën 2

3 een budget toegewezen. De parochie zelf heeft gelden nodig voor het personeel, secretariële ondersteuning, kantoorkosten en andere zaken, die de parochiekern overstijgen. De geldwerving gebeurt door de parochiekernen. Aktie kerkbalans De actie kerkbalans wordt door de parochiekerncommissie ten behoeve van de parochie in de parochiekern uitgevoerd. Bijdragen worden gestort op de rekening van de parochie t.b.v. de betreffende parochiekern. Het beleid ten aanzien van de actie kerkbalans wordt bepaald door het parochiebestuur, de uitvoering geschiedt door de parochiekerncommissie. Het behouden van de lokale betrokkenheid is een must wil men de bijdragen op peil houden c.q. kunnen verhogen. Het is van essentieel belang dat de tot nu toe in gebruik zijnde bankrekeningnummers gehandhaafd blijven, slechts de te naamstelling dient gewijzigd te worden. Normatief begroten In de twee parochies en het samenwerkingsverband is er zorg voor een gezonde financiële huishouding en een verantwoord financieel beleid. Bij de begroting en bij de uitgaven hanteren de parochies normatief begroten (45% voor de kosten van de pastorale beroepskrachten, 5% aan overig personeel, 25% aan gebouwen, 15% aan afdracht aan dekenaat en bisdom en 10% aan programmakosten) als richtlijn. Uitgangspunt is een sluitende begroting en jaarrekening per parochiekern en uiteraard per parochie. De parochies zetten samen met de parochiekernen in op een actief beleid om de parochiebijdragen verder te laten toenemen. Samenwerkingsverband Beide parochies zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het pastoraal team, de secretariële ondersteuning en het overig personeel dat ten dienste staat van het pastoraal team (bijv. huishoudster). Via een samenwerkingsovereenkomst wordt dit geregeld. De financiële haalbaarheid van het gewenste personeelsbestand moet worden bekeken in samenhang met de andere uitgaven/kosten van de parochies. De benodigde gelden worden op basis van een verdeelsleutel ter beschikking gesteld door de 2 parochies. De verdeelsleutel dient te worden bepaald aan de hand van objectieve en objectief toetsbare gegevens. Het hanteren van de diocesane verdeelsleutel voert tot een ongewenste uitkomst. De kosten voor de IPV parochie zullen fors toenemen wat leidt tot (grotere) exploitatie tekorten. Het exploitatie resultaat van de H. Maria parochie blijft negatief. Opm. een en ander op basis van gegevens jaarrekeningen 2008! De werkgroep stelt voor de kosten van beide parochies te bevriezen op het huidige niveau, d.w.z. ook in de toekomst kost het pastoraal team de beide parochies niet meer dan nu. Uiteraard dient wel met een indexatie van de lonen, hogere pensioen last, rekening te worden gehouden. Hierbij wordt opgemerkt dat niet utgesloten is dat deze wijze van verdelen van de kosten in de toekomst onhoudbaar zal blijken te zijn. Samenwerkingsverband Boven de Schelde Financiën 3

4 De beide parochies bepalen zelf op welke wijze zij hun bijdrage t.b.v. het pastoraal team en overige gemeenschappelijke kosten van het samenwerkingsverband, doorbelasten aan de parochiekernen. Zowel m.b.t. de door de parochies als de parochiekernen verschuldigde bedragen t.b.v. het pastoraal team enz, wordt het voorschot principe gehanteerd. Jaarlijks vindt er een eindafrekening plaats. Onder de gemeenschappelijke kosten van het samenwerkingsverband vallen: -De loonkosten enz van de leden van het pastoraal team -De loonkosten enz, van de huishoudelijke ondersteuning van de priesters -De huisvestingskosten van de priesters. -De personeelkosten enz. van de secretariële ondersteuning. -De kosten van het gemeenschappelijke secretariaat (icl. Kantoorkosten) -Kosten van gemeenschappelijk regionaal blad en website Begroting/jaarrekening Jaarlijks is er de cyclus van begrotingen en jaarrekeningen van de parochiekernen, de beide parochies en het samenwerkingsverband. De jaarrekeningen van de parochiekernen worden geconsolideerd als basis voor de jaarrekening van de parochie. De goedgekeurde begroting dient als budget voor de parochiecommissie. Jaarlijks wordt aan de hand van een verdeelsleutel de bijdrage per parochiekern aan de parochie berekend. De jaarrekening van het samenwerkingsverband is voor 1 maart gereed.da De jaarrekening van de parochiekernen is voor 1 mei gereed. De jaarrekening van de parochies, incl. afrekening samenwerkingsverband, is voor 1 juli gereed. De begroting van het samenwerkingsverband is voor1 september gereed. De begroting van de parochiekernen voor 1 oktober gereed. De begroting van de parochies, incl. samenwerkingsverband is voor1 december gereed. Werkgeverschap Er is sprake van één werkgever voor alle personen die in loondienst zijn bij de twee parochies. De ÏPV parochie zal als zodanig optreden. Uiteraard zullen de kosten verrekend worden. Financiële administratie De financiële administratie wordt gevoerd d.m.v. het programma Navision, er vanuit gaande dat dit programma voldoende stabiel/betrouwbaar is. Het rekeningschema van Navision is leidend, in de loop van 2012 zal een bijeenkomst met de administrateurs van de parochiekernen en parochies worden belegd, waarin nadere afspraken omtrent het uniform hanteren van het rekeningschema zullen worden gemaakt. In diezelfde bijeenkomst zal door het bisdom een praktische toelichting worden gegeven over het gebruik in de praktijk van Navision. Samenwerkingsverband Boven de Schelde Financiën 4

5 Financiële commissie De financiële mensen uit de parochiekerncommissies vormen onder leiding van de penningmeester van de parochie een financiële commissie. Een taakomschrijving van deze commissie moet door het nieuwe parochiebestuur worden opgesteld. Samenwerking/afstemming tussen de financiële commissies van beide parochies is aan te bevelen. Kascommissie De werkgroep adviseert kascommissies te vormen t.b.v. de parochiekernen en de parochies. Zij werken conform de richtlijnen van het bisdom. Solidariteitsfonds In het visiedocument is aangegeven een solidariteitsfonds te vormen, het visie document zegt daarover: Deze kan gebruikt worden indien een parochiekern tijdelijk niet aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Indien een parochiekern niet voldoende zelfdragend meer is (activiteiten, vrijwilligers, financiën), wordt door de parochie samen met de parochiekern een actieplan opgesteld. In een beperkt aantal jaren (bijvoorbeeld 3) moet er weer een gezonde, reguliere situatie ontstaan. Tijdens de uitvoering van het actieplan kan de parochiekern (gedeeltelijk) worden vrijgesteld van betaling. De ontbrekende middelen kunnen dan uit het solidariteitsfonds komen. De parochie beheert het solidariteitsfonds. De werkgroep is zeker geen tegenstander van het vormen van een solidariteitsfonds maar stelt zich de vraag of vorming ervan gezien de financiële situatie van het merendeel van de huidige parochies wel reëel is. Daarbij komt de vraag naar voren, in welke situaties kan er van het fonds gebruik worden gemaakt (zie hierna). Vorming van het solidariteitsfonds door middel van een jaarlijkse (substantiële) dotatie die ten laste van het exploitatieresultaat komt, voert onherroepelijk tot (grotere) tekorten op die exploitatierekening. De werkgroep ziet als mogelijkheid een fonds te vormen in de vorm van een garant stelling, d,w,z, de parochiekernen/parochies verplichten zich in een voorkomend geval een afgesproken bedrag ter beschikking te stellen aan het solidariteitsfonds. Op deze wijze blijven de jaarlijkse inkomsten van het garant gestelde bedrag, ten goede komen aan de parochiekernen. Alvorens tot het formuleren van voorwaarden enz. te komen, heeft e werkgroep zich gebogen over de vraag in welke gevallen kan er een beroep op het fonds worden gedaan? De werkgroep is van mening dat dit alleen maar kan wanneer er sprake is van een incidentele en tijdelijke situatie, de werkgroep denkt echter dat er in bijna alle gevallen sprake zal zijn van een Samenwerkingsverband Boven de Schelde Financiën 5

6 structurele situatie (bijv. Teruglopende parochiebijdrage). Of en zo ja en in welke gevallen vorming van een solidariteitsfonds mogelijk is, is dan ook een vraag waarover de parochies zich moeten buigen. Advies/aanbevelingen In haar eerste rapportage (voorjaar 2010) heeft de werkgroep reeds aangegeven dat de financiële situatie van de huidige parochies noopt tot het NU nemen van maatregelen. De werkgroep herhaalt met klem dit advies. De parochies/parochiekernen dienen direct werk te maken van het opstellen van plannen om te komen tot een positief exploitatieresultaat. Meer inkomsten genereren door de parochies/parochiekernen is een essentieel punt, maar niet eenvoudig gezien de demografische samenstelling van de parochies. Kosten reductie is net zo belangrijk. In dat kader moet niet geschuwd worden om pijnlijke keuzes te maken. Ook hier geldt zachte heelmeesters maken.. Alle kosten dus ook de kosten van het pastoraal team, overig personeel en de kosten van de gebouwen dienen zeer kritisch te worden beoordeeld. Vervolgopracht: De werkgroep wil graag voor half maart de beschikking hebben over meer recente financiële gegevens zodat een advies gestoeld op meer actuele cijfers kan worden opgesteld. In dat verband verzoekt de werkgroep de projectgroep er zorg voor te dragen dat zij de beschikking krijgt over: 1; De jaarrekeningen 2010 van de huidige parochies. 2. De voorlopige cijfers 2011 van de huidige parochies. 3. De begrotingen 2012 van de huidige parochies. Tot slot wijst de werkgroep er nogmaals op dat problemen nu aangepakt moeten worden en niet doorgeschoven moeten worden naar de toekomst. Ovezande, 26 januari 2012 Werkgroep Financiën Samenwerkingsverband Boven de Schelde Financiën 6