Invoering ipad. En andere tablets. De opstap naar digitaal werken, procesgericht werken en Het Nieuwe Werken

Transcriptie

1 Invoering ipad En andere tablets De opstap naar digitaal werken, procesgericht werken en Het Nieuwe Werken Alle succes en faal factoren op een rijtje Met concept Plan van Aanpak invoering ipad Met uitgewerkte technische oplossing t.b.v. digitaal vergaderen Met uitgewerkt BYOD beleid Met Nederlandse handleiding iannotate PDF v 2.0 drs. Kees van den Tempel, MBA Native Consulting Specialisten in Vraagstukken op snijvlak van Business en IT Strategische bedrijfsvoering, Strategisch I&A- beleid, KCC, Digitaal werken, Het Nieuwe Werken, Procesgericht werken, Veranderen, Organisatieonderzoek- en advies Mail: k.van.den.tempel@nativeconsulting.nl LinkedIn: twitter:

2 Inhoudsopgave Voorwoord en leeswijzer... 2 Voor- en nadelen tablets... 4 Voordelen... 4 Nadelen en aandachtspunten... 4 Succes en faalfactoren digitaal werken en vergaderen... 5 Gebruikerswensen... 8 Gebruikersgroepen:... 8 Gebruikerswensen digitaal vergaderingen... 9 Gebruikerswensen onderhoud en ondersteuning Gebruikerswensen beveiliging en back-up van gegevens Wensen: automatiserings- en informatiebeleid Wensen: kosten en baten Overwegingen icloud en itunes Delen en uitwisselen van documenten: Dropbox, Google docs, Één oplossing voor alle overlegorganen Kosten voor de gebruiker of de organisatie PDF-Apps: iannotate, Readdledocs, Goodreader, PDFExpert Dé OPLOSSING Dé Oplossing in meer detail De centrale Publicatie server op basis van Webdav Optie 1: Dropbox voor de gebruikers t.b.v. back-up vergaderstukken Optie 2: gebruik van een leveranciersoplossing Optie 3: icloud voor de gebruikers t.b.v. back-up ipad Business Case: kosten baten analyse Kosten overzicht Baten Analyse kosten en baten Informatiemanagement ipad Beveiliging Tips en trucs Bijlage 1: Naamgevingsschema PDF documenten Opbouw document namen Bijlage 2: Onderwerpen in het Plan van aanpak Bijlage 3: Voorbeeld Plan van Aanpak en fasering Bijlage 4: BYOD beleid Bijlage 5: Technische beschrijving en vergelijk Webdav server Bijlage 6 iannotatepdf Bijlage 7: Over Native Consulting DANK Door en voor gemeenten Versie: 4.0, Datum: 15 januari 2012, Copyright 2012, Kees van den Tempel Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder bronvermelding worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door print-outs, kopieën, of op welke andere manier dan ook. Voorwoord en leeswijzer Praktische Handleiding ipad Native Consulting 2

3 In mijn vrije tijd ben ik raadslid voor de VVD in Geldermalsen. En voor mijn werk ben ik betrokken bij veel vraagstukken op het snijvlak van Business en IT, met name binnen overheden. In beide situaties is een tablet inmiddels onontbeerlijk geworden. Ik heb een ipad en een Samsung Galaxy. Natuurlijk ook om te kunnen vergelijken. Het gebruik van tablets, en de ipad in het bijzonder, is een ware hype; directies, besturen en medewerkers worden in rap tempo aangesloten op de nieuwste mogelijkheden. En dit is dan ook direct de grootste winst, boven het besparen van papier of het schrappen van uren: de ipad werkt als een katalysator om nu echt digitaal te gaan werken en als krachtige impuls om Het Nieuwe Werken tot een succes te maken. Wel is het van belang dat alle hooggespannen verwachtingen in goede banen worden geleid. Een snelle invoering van de ipad, zonder de informatiestromen degelijk te organiseren, en zonder de gebruikers goed te begeleiden, kan tot teleurstellingen leiden. En het gebruik van de ipad kan alleen besparingen opleveren als er serieuze keuzes worden gemaakt. Ik heb gemerkt dat mensen meer tijd nemen om na te denken over de effecten van tablets en andere devices op de dagelijkse bedrijfsvoering. Belangrijke ontwikkelingen zijn: 1. De meeste organisaties hebben wel een oplossing om digitaal te vergaderen. Nu wil men ook vergaderstukken van andere organisaties ontvangen en/of de rest van de organisatie digitaal laten vergaderen. Ook is uitwisseling van gegevens niet altijd goed geregeld. Er is behoefte aan standaardisatie en een eenduidige technische oplossing om digitaal te vergaderen. 2. Bring Your Own Device (BYOD) : medewerkers nemen zelf apparatuur mee naar het werk en willen aangesloten worden op het bedrijfsnetwerk voor mail, agenda en meer. Enerzijds goed dat medewerkers zo betrokken zijn, maar hoe leid je dit in goede banen? 3. Door handige Apps en het gebruik van social media ontstaat er een nieuw dienstverleningskanaal wat vaak veel gebruikersvriendelijker en laagdrempeliger is dan bestaande kanalen. Bij overheden wordt de Antwoord strategie ondermijnd door verbeterdebuurt, burgerconnect, etc. Bedrijven hebben inmiddels speciale teams in dienst om de reacties op social media te managen. Hoe anticipeer je hierop? 4. De koppeling met het nieuwe werken wordt gelegd: hoe kunnen medewerkers, o.a. door gebruik te maken van tablets, hun werkzaamheden op andere plaatsen uitvoeren? Bijvoorbeeld de intake van klantgegevens bij de klant thuis, controle en inspecties, etc. 5. Het gebruik van tablet en smartphones geeft een boost aan het gebruik van social media. Alles wordt getweet. Veel mensen geven openheid van zaken op Facebook. Via LinkedIn worden alle zakelijke contacten aan elkaar gekoppeld en belangrijker, er wordt daadwerkelijk zaken gedaan. Hoe past deze ontwikkeling in het dagelijks werk? Net zoals de uitvinding van het World Wide Web een boost aan het gebruik van internet gaf midden jaren negentig, is mijn mening dat de snelle ontwikkeling van deze devices nogmaals een versnelling van de digitalisering veroorzaakt. Deze handleiding neemt u daarom mee in een aantal strategische, maar vooral ook praktische vraagstukken rondom de implementatie van tablets. Hebt u naar aanleiding van deze handleiding suggesties, nieuwe ideeën of opmerkingen of wilt u wat vragen, schroom dan niet te bellen ( ) of te mailen. Ik kom graag in contact met u. (k.van.den.tempel@nativeconsulting.nl). Praktische Handleiding ipad Native Consulting 3

4 Voor- en nadelen tablets Voordelen De ipad is voornamelijk handig om allerlei informatie snel te raadplegen en eenvoudige s en teksten te maken. Uitgebreid tekstverwerken of presentaties maken blijft lastig, met name aangezien bestandsbeheer, het navigeren van de cursor en het selecteren van teksten voor opmaak moeizaam gaat. Ook de zoeksnelheid is een voordeel van de ipad. Dit maakt de ipad interessant om digitaal te vergaderen door gebruik te maken van speciale PDF-readers zoals iannotate, Readdledocs, PDFexpert, Goodreader, gecombineerd met de webbrowser Safari, het programma, de standaard agenda, de standaard app voor contactpersonen en Google maps. De voordelen van de ipad om digitaal te vergaderen zijn: - Alle relevante documenten direct paraat; - Snel relevante passages en informatie vinden; - Aantekeningen maken bij de documenten is mogelijk en blijft elektronisch beschikbaar; - Besparing van papier en kopieerwerk; - Een centrale online agenda en ; - Mogelijkheid om websites (ook BIS en digitale loketten) te doorzoeken; - Een zware tas vol stukken behoort tot het verleden. Om bovenstaande redenen doet de tablet snel zijn intrede bij besturen, raden en directies. Maar ook andere toepassingen zijn mogelijk, die het interessant maken voor alledaagse bedrijfsvoering: Sneller en slimmer vergaderen door direct te notuleren op de ipad. On-site raadplegen en data invoeren ten behoeve van vergunningverlening en handhaving Ten behoeve van inspecties (ministeries, lokale overheden, bedrijfsleven) Voor de formulierenbrigade; De WMO consulent gaat bij de klant langs gaat Het CRM systeem beschikbaar maken voor marketing en sales Videoconferencing via Facetime Toegang tot alle dossiers en persoonlijke documenten Monitoring van het primaire productieproces via een dashboard, gekoppeld aan het zakensysteem Er zijn vele toepassingen te bedenken die nu vaak al via webtoepassingen beschikbaar zijn. Veel partijen zijn bezig om nieuwe functionaliteit te ontwikkelen voor de ipad. Hiermee levert de ipad (tablets) een bijzondere bijdrage aan digitaal werken en aan plaats- en tijdonafhankelijk werken. Nadelen en aandachtspunten Er zijn diverse nadelen te bedenken die optreden bij de invoering van de tablet. Het belangrijkste probleem is de verwachting van de gebruiker. Er zijn reeds diverse grote organisaties die een herorientatie doen, nadat ze met grote snelheid de ipad hebben ingevoerd. Hierbij blijkt toch vaak dat digitaal werken of vergaderen heel anders is dan werken vanaf papier. Papier levert nou eenmaal ook bepaalde voordelen op ten opzichte van de ipad; je kan sneller bladeren en door documenten heen scannen, een A4-tje is nog steeds groter dan een 10 inch scherm en tijdens vergaderingen zijn papieren sneller te herschikken. Aanpassing vraagt tijd. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 4

5 Het volgende belangrijke punt betreft informatiemanagement. Gebruikers geven ook aan dat ze stukken willen bewerken op hun tablet en vervolgens deze opmerkingen verder willen bewerken op hun werkplek op kantoor en/of de informatie willen delen met collega s. Dit betekent dat gegevens centraal opgeslagen moeten worden en toegankelijk gemaakt moeten worden voor diverse devices: PC, laptop, smartphone en tablet. Naast de bovenstaande problemen volgen hieronder nog een aantal veel voorkomende uitdagingen, die serieus aandacht behoeven: 1. Hoe zorgen we ervoor dat gebruikers op termijn enthousiast blijven voor het digitaal werken. 2. Hoe ziet de totale Business Case eruit, inclusief projecturen, ondersteuning, koppeling met systemen en tijdverlies- en winst bij gebruikers 3. Sommige mensen ervaren het gebruik van smartphones en tablets als zeer verstorend in een gesprek, meeting of vergadering. De gebruikers van de devices worden afgeleid door piepjes, berichtjes en eigen nieuwsgierigheid. Een afspraak hierover is geen overbodige luxe. 4. Technische zaken werken anders: bestandsbeheer tussen Apps is niet mogelijk; niet alle lettertypes worden ondersteund; commentaar geven op stukken en/of redigeren en wijzigingen accepteren zoals in MS-Word werkt (nog) niet op de ipad; Citrix of remote desktop is niet echt ontworpen voor touchscreens; zoeken in de ipad werkt maar zeer beperkt en beperkt zich tot mail, notities, contacten en agenda; 5. Veel leveranciers leveren wel een App, maar vaak is dit een schil over hun bestaande webapplicatie heen, waardoor de toegevoegde waarde nog klein is 6. De beveiliging van de ipad is minder dan bij PC s; met de beschikbare webbrowser kon men nog geruime tijd, zonder problemen, websites met een Diginotar certificaat raadplegen nadat deze ingetrokken waren. Daarnaast is het voor gebruikers makkelijker om allerlei informatie te verzamelen en toegankelijk te maken. Bij verlies of diefstal kunnen de gegevens eenvoudig achterhaald worden. Ook leveren de verbindingen mogelijke risico s op: Wifi, 3G en bluetooth zijn vaak open verbindingen. 7. Er is nog weinig bekend over de ergonomie van tablet computers. De zorgvuldig ontworpen werkplek met in hoogte verstelbare stoel, bureau en beeldscherm wordt vervangen door een plat 8 inch schermpje wat op een tafel of op schoot ligt. Ook de handbewegingen op het scherm zijn anders dan achter een PC. 8. Eén van de eerste zaken om te bedenken is of iedereen moet overstappen op de ipad of dat mensen een keuze hebben tussen digitaal werken of werken met papier. Wanneer u de keuze laat is de overstap naar digitaal werken makkelijker, maar het kan ook een uitvlucht bieden voor mensen die weer terug willen van de ipad naar papier. Succes en faalfactoren digitaal werken en vergaderen De gebruikers van de ipad bestaan over het algemeen uit een bont gezelschap: van deskundigen tot Praktische Handleiding ipad Native Consulting 5

6 digibeten. En dit maakt de invoering tot een interessante uitdaging. Nogmaals: een goede voorbereiding is essentieel. Onderstaande tabel geeft om te beginnen een overzicht van de belangrijkste succes- en faal factoren bij de invoering van de ipad: Succes factoren Verwachtingen van gebruikers managen: snel en prettig digitaal werken en vergaderen met een tablet kost minimaal 6 maanden. Maak duidelijk dat de informatie op de ipad van de gebruiker is en dat hij/zij daar voor verantwoordelijk is. Begeleidt de gebruikers bij de invoering van de ipad: opleiding, training, evaluatie, inloopspreekuren, 1 e, 2 e en 3 e lijns helpdesk, ook buiten kantoortijden. Vergadersnelheid en handeling aanpassen op gebruik tablet: scrollen door een document kost tijd, evenals het wisselen tussen verschillende documenten. Biedt ruimte voor gebruikers om hun op- en aanmerkingen digitaal te noteren op de stukken. De snelheid van deze handelingen zal met de tijd toenemen. Het noteren van de beantwoording van vragen en reacties zorgt voor een volledig digitaal dossier. Terugzoeken van notities en documenten en vergaderstukken op datum, vergadering, trefwoord. Alle vergaderstukken beschikbaar met één druk op de knop: Keep It Simple (KIS). Maximaal 1 App om te vergaderen. En iedereen dezelfde informatiestandaard, ongeacht het soort tablet, zodat gegevens uitgewisseld kunnen worden. Probeer zo min mogelijk uitzonderingen te maken: dus ook grote vergaderstukken en vertrouwelijke stukken op de ipad. Back-up en restore goed geregeld of afgesproken: digitaal commentaar en aantekeningen mogen niet kwijtraken. Faalfactoren Digibeten zien op tegen het gebruik van digitale middelen. Geef ze de tijd en biedt ondersteuning. Wanneer de verantwoordelijkheid voor informatie niet duidelijk is, ontstaat er op een later moment een vervelende situatie over. Eenvoudig uitreiken van de ipad met minimale voorbereiding en begeleiding. Vergaderen met papier of een tablet levert verschillende snelheden op; papier is sneller en flexibeler, zeker als je documenten of pagina s binnen één document wilt vergelijken. Geen ruimte bieden aan gebruikers zorgt er voor dat gebruikers toch weer papier naast hun digitale vergaderstukken gaan gebruiken. Geen zoekmogelijkheden in voorgaande vergaderstukken. Vergaderstukken vanaf de website één voor één downloaden. Dit is te tijdintensief. Veelvuldig switchen tussen Apps tijdens vergaderingen. Maar ook problemen om gegevens uit te wisselen wanneer gebruikers verschillende Apps gebruiken. Veel uitzonderingen zorgen er voor dat gebruikers toch weer heel regelmatig naar papier grijpen, en nooit echt de overstap maken. De gebruikers regelen hun eigen back-up en restore via Dropbox, itunes, etc. Gebruikers doen dit uiteindelijk niet of zeer onregelmatig. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 6

7 Eén degelijke (technische) oplossing voor alle soorten overleg: MT leden willen de stukken van de gemeenteraad, het college, portefeuillehouder overleg, afdelingsoverleg, werkgroep overleg, etc. De ipad levert niet een directe besparing op, tenzij er bespaard kan worden op personeel: maak geen halve keuzes. De ipad ook voor social media en eigen gebruik. Het is onontkoombaar, en kijk hoe het kan bijdragen tot werkplezier en zakelijk voordeel. De invoering (voordelen, nadelen) en het vervolgtraject in beeld brengen en hierover communiceren. Geld en tijd reserveren voor het vervolg traject (koppelingen, automatiseren, handmatige stappen). Koppel de ipad aan digitaal werken (vak-applicaties), het nieuwe werken en zaak(proces) gericht werken, BYOD, dienstverlening. Maak vooraf duidelijk welke documenten u wel en welk u niet op papier blijft verspreiden. Maak vergaderafspraken: zorg dat mensen in gesprek blijven en niet alleen op het schermpje kijken. Probeer eens iets nieuws met elkaar om het gebruik van de ipad te bevorderen, bijvoorbeeld videoconferencing. De organisatie moet de ipad niet configureren. Dit moet de gebruiker zelf doen. Hiermee wordt een belangrijk gedeelte van de verwachtingen van de gebruiker gemanaged. Zelf de ipad instellen zorgt er voor dat gebruikers begrijpen dat ze zelf verantwoordelijk zijn. Verschillende (technische) oplossingen afhankelijk van het soort overleg. Dit maakt het voor gebruikers onoverzichtelijk waar welke documenten staan, maar ook wordt er te weinig expertise opgebouwd over bepaalde vergader-apps. Verkeerde argumenten gebruiken om de ipad aan te schaffen; Wanneer minder papier een streven is, zorg dan dat er printers verdwijnen. De ipad alleen beschikbaar stellen voor zakelijk gebruik; de motivatie van veel gebruikers is niet alleen zakelijk. De gebruikersverwachtingen niet managen; toegeven aan de druk van managers en bestuurders om op de kortst mogelijke termijn digitaal te kunnen werken. Geen middelen voor het vervolg. De ipad als losstaande incidentele ontwikkeling. Geen duidelijkheid verschaffen leidt tot veel discussie over wanneer wel en wanneer niet gebruikers iets verwachten. Gebrek aan goede vergaderafspraken: twitterende, surfende, mailende, zoekende tafelgenoten. Stilstand is achteruitgang. Wanneer de organisatie de ipad compleet geïnstalleerd aflevert, zullen gebruikers de verwachting hebben dat alles door de organisatie geregeld wordt. Hierdoor neemt de druk alleen maar toe. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 7

8 Gebruikerswensen De volgende lijst geeft de belangrijkste wensen met betrekking tot het gebruik van de ipad om digitaal te werken en digitaal te vergaderen. Allereerst wordt een overzicht gegeven van de verschillende mensen en afdelingen die op de een of andere manier te maken hebben met de invoering van de ipad: Gebruikersgroepen: Bestuur MT/directie Vakafdelingen Informatie beleid Informatie management IT afdeling Secretariaat / griffie Het college/bestuur moet rechtstreeks toegang krijgen tot het gemeentelijk netwerk: vergaderstukken (vertrouwelijk en openbaar), interne memo s, rapporten, enzovoorts. Na elke bestuursvergadering zullen de stukken tekstueel aangepast worden, waarna een nieuwe versie van het document gepubliceerd wordt. Deze documenten kunnen opnieuw op de ipad geplaatst worden of beschik gemaakt worden via het Bestuurs Informatie Systeem. De wensen van een directie lijken op die van het bestuur, behalve dat de directie ook nog de bestuursstukken wil kunnen raadplegen. Vakafdelingen kunnen een tablet computer gebruiken tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Bijvoorbeeld het doen van inspecties, invullen van formulieren, etc. Ook kan de tablet gebruikt worden tijdens vergaderingen om gegevens te raadplegen en om direct notulen te maken. De informatiebeleid medewerker moet er voor zorgen dat de ipad ingepast wordt in het beleid t.a.v. digitaal werken en Het Nieuwe Werken, of andere beleidsvoornemens met betrekking tot informatievoorziening. De informatiemanager(s) moeten er voor zorgen dat de ipad ingepast wordt in de informatie- en applicatie architectuur. De informatiestroom moet in kaart gebracht worden vanaf de opsteller, naar de diverse lezers, naar de manager, naar het bestuur en daarna eventueel naar de raad. In het geval van digitaal vergaderen moeten alle papieren stappen zo veel mogelijk geëlimineerd worden. In het geval van digitaal werken moeten de backoffice systemen ontsloten worden via de ipad. De IT-afdeling is verantwoordelijk voor de technische ondersteuning van de tablet. Voor de IT-afdeling betekent de intrede van de tablet een nieuw hardware platform waarover kennis opgebouwd moet worden. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor een goed functionerend Wifi-netwerk en technische koppelingen tussen systemen. Afhankelijk van keuzes zal men een beslissing over BYOD moeten nemen. Dit vereist de nodig tijd en capaciteit. Het secretariaat/griffie is verantwoordelijk voor het gereedzetten van de vergaderstukken, termijnagenda, adviesrapportages, beleidsdocumenten en achtergrondinformatie. Vaak gebruikt de griffie/secretariaat al een document management systeem of een bestuurs- of raadsinformatiesysteem om ook de stukken te publiceren voor burgers. Het is ideaal als er vanuit dit systeem een koppeling gemaakt kan worden naar de ipad. Het achteraf verwerken van tekstwijzigingen, moties en amendementen is een belangrijk aandachtspunt. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 8

9 raadsleden Raadsleden willen zo eenvoudig mogelijk, vanuit huis, de vergaderstukken op hun ipad krijgen. Individuele raadsleden hebben verder de behoefte om alle informatie te verzamelen die betrekking heeft op hun portefeuille en hen helpt met het bepalen van een standpunt: correspondentie met burgers, rapportages en literatuur. Gebruikerswensen digitaal vergaderingen Het gebruik van de ipad moet vooral eenvoudig zijn, zodat ook digibeten de overstap kunnen maken. Dit kan door een minimaal aantal Apps te gebruiken om digitaal te vergaderen die bovendien gebruiksvriendelijk zijn. Ook het lezen van stukken op een klein scherm vereist namelijk enig aanpassingsvermogen. Gebruikers hebben tijd nodig (en geduld van hun collega s) om digitaal te leren vergaderen en werken De orde en de snelheid van de vergadering mag niet verstoord worden door de relatieve traagheid van gebruikers op de ipad. De keuze om digitaal vergaderen betekent dat zoveel mogelijk informatie digitaal aangeboden moet worden. Denk naast de vergaderstukken ook aan ingekomen post, achterliggende stukken, boekwerken, abonnementen op tijdschriften en kranten, etc. , agenda en contactpersonen moeten beschikbaar zijn via de standaard ipad Apps. Wanneer gebruikers offline zijn, moeten de vergaderstukken beschikbaar blijven. Dit betekent dat ten minste een kopie van de stukken op de ipad bewaard moeten worden. Alle vergaderstukken moeten in PDF formaat beschikbaar gemaakt worden, zodat ze door één App gelezen én bewerkt kunnen worden. Ook het ophalen en bewaren van stukken moet via dezelfde App geregeld worden. Wanneer gebruikers lid zijn van verschillende overlegorganen moet er één uniforme methode zijn om de stukken op te halen. Vergaderstukken moeten gemakkelijk toegankelijk zijn via een overzichtelijke en intuïtieve boomstructuur (bijvoorbeeld jaar, maand, overlegorgaan, specifiek dossier). Vergaderstukken moeten een duidelijke naamgeving hebben en liefst beginnen met een nummer, overeenkomstig het nummer van het agendapunt. Zo kunnen ze in een juiste volgorde weergegeven en herkend worden. Notities op PDF bestanden mogen niet algemeen beschikbaar worden gemaakt. De gebruiker wil deze notities alleen delen met door hem/haar geselecteerde gebruikers. Wel moeten dezelfde stukken toegankelijk zijn via de PC of de laptop. Gebruikers willen eenvoudige notities of notulen maken tijdens vergaderingen. Deze documenten moeten ook binnen dezelfde bovengenoemde structuur bewaard kunnen worden op een voor de gebruiker veilige plaats. Gemaakte notities moeten eenvoudig teruggevonden kunnen worden. De ipad mag niet leiden tot verstoring van vergaderingen door zoekende, twitterende en mailende deelnemers (lees ook: ) Zoekacties moeten op alle documenten plaatsvinden en binnen individuele documenten. Gebruik van de ipad tijdens vergaderingen vereist dat informatie vooral snel opgezocht kan worden. Apps voor allerlei social media moeten beschikbaar gemaakt worden. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 9

10 Gebruikers willen de ipad in privétijd voor andere zaken kunnen gebruiken. Het gebruik van een Windows omgeving op de ipad, moet zoveel mogelijk vermeden worden. Een Windows omgeving is niet geschikt om via een touchscreen te besturen is niet laagdrempelig. Dit kan bijvoorbeeld wel voor een MT of college om bijvoorbeeld stukken digitaal te tekenen. Gebruikerswensen onderhoud en ondersteuning Alle gebruikers zullen in meer of mindere mate behoefte hebben aan ondersteuning op het gebied van het gebruik van de ipad, de Apps, het structureren van informatie en het veilig stellen van informatie: back-up- en restore. Specifiek voor bestuurders en raadsleden geldt dat deze ondersteuning wellicht ook s avonds nodig is, aangezien dan het meeste raadswerk plaatsvindt. Hierbij zal ook ondersteuning geboden moeten worden op de specifieke vergaderoplossing. Alle gebruikers zullen in meer of mindere mate behoefte hebben aan ondersteuning op het gebied van techniek (werking van de ipad, verbindingen, updates, itunes). In geval van verlies of diefstal moet binnen afzienbare tijd een nieuwe ipad geregeld worden. Rechten en plichten van gebruikers moeten duidelijk vastgelegd worden in een gebruikersovereenkomst. Gebruikerswensen beveiliging en back-up van gegevens Het gebruik moet veilig zijn: wanneer een ipad kwijt raakt of wordt gestolen, moet de (gevoelige of vertrouwelijke) niet op straat komen te liggen. Gegevens op de ipad moeten na verlies of diefstal teruggezet kunnen worden met een minimaal verlies aan bestanden. Het gebruik van bluetooth, Wifi of 3G mag niet leiden tot inbraak op gegevensbestanden Wanneer gebruikers toegang krijgen tot het gemeentelijk netwerk zal de beveiliging deugdelijk geregeld moeten worden. Gebruikers moeten gebruik kunnen maken van eenvoudige en gebruiksvriendelijke Apps. Opties die het werk kunnen verwijderen of vernietigen moeten degelijk en veilig uitgevoerd zijn. Gebruikers moeten een duidelijk overzicht hebben van de personen en rechten van andere gebruikers aan wie ze rechten hebben verleend via allerlei Apps. Gebruikers moeten gebruiksvriendelijk een back-up of restore uit kunnen voeren. Wensen: automatiserings- en informatiebeleid Het gebruik van de ipad moet passen in het informatiebeleid (bijv. digitaal- en zaakgericht werken, of het Nieuwe Werken ). De implementatie van de ipad moet passen binnen de informatiearchitectuur (een koppeling met het Raads- en Bestuurders Informatiesysteem (RIS/BIS), een koppeling met de elektronische agenda en de koppeling met de server). Het dupliceren van informatie moet zo veel mogelijk vermeden worden. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 10

11 Gevoelige informatie op de ipad moet beschermd worden. Er is één uniforme technische oplossing voor alle gebruikersgroepen: verschillende overlegorganen zullen namelijk ook elkaars stukken willen raadplegen. Het gebruik van de ipad moet passen binnen de bestaande automatisering (verbinding via het gemeentelijk Wifi netwerk, verbinding via een collectief 3g-abonnement en helpdeskondersteuning). Bij vergaderstukken zou het originele document op de server moeten staan en het commentaar zou separaat opgeslagen moeten worden. Bij een technische oplossing moet men zo veel mogelijk aanhaken bij bestaande systemen Alle bestaande accounts en agenda s moeten via de ipad werken. Gemeentelijke websites en RIS/BIS systemen moeten via de ipad te benaderen zijn. Wanneer de ipad gebruikt wordt moet het gebruik van Flash vermeden worden. (bij Android werkt dit wel). De bandbreedte op de werkplekken, bestuurskamer en/of raadszaal moet voldoende zijn. Wensen: kosten en baten De ipad zou een besparing op moeten leveren in tijd en geld (zie hoofdstuk kosten baten) of kwaliteit. De ipad mag uiteindelijk niet meer werk opleveren voor de griffie of ambtelijke organisatie. Taken mogen wel verschuiven tussen afdelingen, maar dit dient uren-neutraal te gebeuren. Zo veel mogelijk leden van een overlegorgaan moeten digitaal gaan werken, aangezien anders twee systemen in stand moeten worden gehouden. Zo zouden een aantal kostenvoordelen teniet gedaan worden. De invoering van de ipad mag naar de overige medewerkers, burgers en klanten in tijden van bezuinigingen geen verkeerde beeldvorming opleveren. Nut en noodzaak moeten daarom goed gecommuniceerd worden. Met de invoering van de ipad zou het contract met de leverancier van kopieerapparaten en papier herzien moeten worden. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 11

12 Overwegingen icloud en itunes Apple heeft icloud geïntroduceerd. Dit is een gratis voorziening die naadloos samenwerkt met de meeste Apps op een ipad. Apps moeten namelijk icloud-aware gemaakt worden. Als een App icloudaware is, zorgt de icloud-voorziening er voor dat gegevens van de ipad automatisch en draadloos bewaard worden op een server van Apple. Ook zorgt icloud ervoor dat wijzigingen op het ene apparaat (bijvoorbeeld de ipad) worden gepusht naar andere apparaten van deze gebruiker (bijvoorbeeld de iphone). Zodra de gebruiker iets op één apparaat verandert, worden al zijn andere apparaten vrijwel direct draadloos bijgewerkt. De gratis icloud-voorzieningen bevatten onder andere contactpersonen, agenda en . Apple icloud is beschikbaar vanaf Apple ios 5. Gebruikers die een Apple ipad en een geldige Apple ID hebben, kunnen zich gratis aanmelden voor Apple icloud. Apple icloud gebruikers beschikken over 5 GB gratis opslagruimte. Aangeschafte muziek, Apps, boeken en foto s tellen niet mee voor de opslagcapaciteit. Overigens is het ook eenvoudig om een back-up te maken met itunes. Dit programma moet op de PC van de gebruiker geïnstalleerd worden en biedt de mogelijkheid om een back-up te maken. Bij het aansluiten van de ipad aan de PC wordt automatisch itunes opgestart en een back-up gemaakt. Deze faciliteit is ook voor argeloze PC-gebruikers prima. itunes biedt ook de mogelijkheid om foto s en muziek op de ipad te zetten. Kijk op ipad1, ipad2, ipad3 en Android Voor gebruikers van de ipad1 is het belangrijk om na te gaan wat de toegevoegde waarde is van de ipad2 specificaties, prijs en functionaliteit. De ipad2 biedt als extra een camera, zodat videoconferencing mogelijk is (via de App Facetime). En natuurlijk zal in het voorjaar van 2012 de ipad3 uitkomen. Deze zal een verbeterde camera met hogere resolutie krijgen en een batterij met een langere levensduur. De vernieuwingen zijn minimaal ten opzichte van de ipad2, maar zorgen er wel voor dat de oudere ipads snel in waarde afnemen. Naast de ipad, met het besturingssysteem ios, kan men ook kiezen voor een andere tablet. De belangrijkste concurrenten, zoals o.a. Samsung, rusten de tablet uit met het besturingssysteem Android van Google. Dit besturingssysteem is zeer krachtig en heeft als belangrijkste voordeel dat het een open systeem is en dat met name het bestandsbeheer beter geregeld is. Daarnaast is Android stevig geïntegreerd met Google, zodat dit systeem voor gmail-gebruikers interessant is. Wel is het zo dat de ipad (nog) populairder is. Ook de App-store van Apple bevat meer en betere applicaties, alhoewel Android snel de achterstand inloopt. Vooralsnog is de ipad voor de gewone gebruiker plezieriger en laagdrempeliger in gebruik, met name als men digitaal wil vergaderen. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 12

13 Delen en uitwisselen van documenten: Dropbox, Google docs, Een ander belangrijk aandachtspunt is de opslag van becommentarieerde documenten vanaf de ipad. Vergaderstukken worden op een centraal punt beschikbaar gesteld voor de gebruikers, die de documenten downloaden naar hun ipad en becommentariëren. Deze becommentarieerde stukken (en andere notities) moeten door de gebruiker opnieuw op een veilige plaats bewaard worden. Een veilige en goed toegankelijke storage oplossing ten bate van back-up en restore van gegevens is een vereiste. Eén belangrijke App die veel gebruikt wordt is Dropbox, ten behoeve van de storage en voor het delen van documenten. De grote voordelen zijn dat je gratis 1GB storage krijgt, makkelijk documenten kunt delen door andere gebruikers toe te laten en ook makkelijk een koppeling kunt maken naar je locale PC. Dit laatste kan door op je PC een programmaatje te installeren, die voortdurend de bestanden uit dropbox synchroniseert. Zo kun je dus bestanden vanuit je ipad in Dropbox zetten, delen met andere gebruikers en er thuis ook aan verder werken. Het nadeel van Dropbox is nu nog dat de beveiliging van de documenten onvoldoende is. Gebruikers hebben namelijk de mogelijkheid om elkaars stukken te overschrijven met. Daarnaast wordt de firma Dropbox mede-eigenaar van de bestanden die in de Dropbox worden geplaatst. Om deze redenen heeft de Rijksoverheid vooralsnog gekozen voor een eigen Rijks-cloud in plaats van dit over te laten aan commerciële marktpartijen. Een alternatief voor Dropbox is Box.net die professioneler opgezet is, inclusief rechten en permissiestructuur. Het nadeel is wel dat je meteen een Enterprise account moet nemen om de synchronisatie naar je desktop mogelijk te maken. Een ander alternatie is Google docs. Google biedt 1GB storage aan om documenten op te slaan. Het doel van Google is dat gebruikers met name Google docs als office-pakket gaan gebruiken in plaats van bijvoorbeeld ms-office. Om dit te bereiken staan ze een beperkte opslag (1GB) van andere documenten, zoals PDF-documenten toe. Om een Google docs account te maken heb je wel een gmail-adres nodig. Het voordeel van Google docs is dat je zeer eenvoudig documenten met elkaar kunt delen en in kunt zien. Het nadeel is dat de storage niet echt bedoeld is om PDF documenten op te slaan en daar dus ook niet voor ingericht is. Het is bijvoorbeeld minder gebruikersvriendelijk dan Dropbox. Beter nog is om na te denken aan een organisatie-brede cloud oplossing. Het is namelijk een kwestie van tijd dat veel gebruikers over een device beschikken en aangesloten willen worden. Al deze gebruikers gaan op zoek naar een storage oplossing. Het lijkt verstandiger om dit te faciliteren. Een goede insteek is de inrichting van een organisatie-cloud of gemeentecloud: Dit is een storage oplos- Praktische Handleiding ipad Native Consulting 13

14 sing voor alle tablet-gebruikers die zowel van binnen (via het LAN) als van buiten (via het WAN) bereikbaar is. Het volgende hoofdstuk verteld hier meer over. Één oplossing voor alle overlegorganen Naast het faciliteren van een goede storage oplossing voor gebruikers (zie vorige paragraaf) is het belangrijk om te bedenken dat de oplossing om digitaal te werken identiek is voor alle overlegorganen, werkgroepen en projectgroepen. Maar ook zal één type overlegorgaan toegang willen krijgen tot documenten van andere overlegorganen. Een voorbeeld: Het college wil de stukken van de raad en het portefeuillehouder overleg ontvangen Het MT/directie wil beschikken over de collegedocumenten en de raadsdocumenten Ambtelijke werkgroepen willen bij de stukken van de werkgroep en raadsstukken Maar ook in regioverband, provinciaal verband en met samenwerkingspartners zal snel de behoefte toenemen om stukken digitaal uit te wisselen, via een centrale opslagplaats. Voor de gebruiker van de ipad zou dit ideaal zijn. Met één druk op de knop krijgt hij/zij toegang tot alle relevante stukken. Dit vereist in ieder geval één uniforme organisatie oplossing, zoals reeds voorgesteld in de vorige paragraaf. Zo kan direct het storage probleem aangepakt worden. Een goede oplossing is het faciliteren van een storage oplossing op basis van Webdav en deze te plaatsen in het DMZ van uw organisatie. Ook kan een storage oplossing gekozen worden bij een provider. Kenmerk is dat de oplossing ten alle tijden bereikbaar is, iedere gebruiker er een stukje opslagruimte heeft en dat de leden van overlegorganen, projectgroepen, etc. er hun vergaderstukken kunnen ophalen. In een later hoofdstuk worden de technische details beschreven Kosten voor de gebruiker of de organisatie Een discussie die veel gevoerd wordt bij de introductie van de ipad bij diverse organisaties en met name bij gemeenten, gaat over de kosten van gebruik. Wanneer de gemeente een ipad aanschaft zijn een aantal regelingen van toepassing. Staatssecretaris Weekers van Financiën heeft een besluit gepubliceerd, waarin hij onder meer ingaat op het onderscheid tussen mobiele communicatiemiddelen (zoals een mobiele telefoon of smartphone) en computers (zoals een laptop en bepaalde tablets) voor de fiscale duiding van arbeidsvoorwaarden. Weekers heeft zijn ingenomen standpunten over smartphones en tablets opgenomen in het besluit loonheffingen. In het besluit wordt ten aanzien van vergoedingen en verstrekkingen zowel ingegaan op de situatie dat de werkkostenregeling wel en niet van toepassing is. Er is sprake van een communicatiemiddel als het apparaat voldoet aan de volgende voorwaarden: Het gaat om een apparaat met de uiterlijke kenmerken van een mobiele telefoon; Het is een toestel waarbij de communicatie een centrale rol speelt; Het beeldscherm heeft een diagonaal van niet meer dan 7 inch (dat is 17,78 cm). Zogenoemde Pocket-PC's, mininotebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Een ipad voldoet hiermee niet aan de eisen voor de soepe- Praktische Handleiding ipad Native Consulting 14

15 lere fiscale regels voor telefoons. Dit betekent dat als de gemeente de ipads koopt voor de raad, dat ze maar 10% privé gebruikt mogen worden. Is dat meer, dan wordt de ipad gezien als loon en zullen de ipads gebruteerd worden. U kunt meer hierover lezen op: g/werkkostenregeling-09.html De brutering van de ipad komt globaal neer op een verdubbeling van de investering. Wel vinden er individuele regelingen plaats. De gemeente Nijmegen heeft met de belastingdienst afgesproken dat er geen brutering plaatsvindt omdat raadsleden er voor tekenen de ipad voor minimaal 90% zakelijk te zullen gebruiken. Verder kunnen gemeenten de betaalde BTW in veel gevallen verrekenen. Gemeenten hebben hierover afzonderlijk afspraken met de belastingdienst. Er zijn gemeenten waar men 17% van de BTW kan verrekenen. PDF-Apps: iannotate, Readdledocs, Goodreader, PDFExpert Gewaardeerde Apps om PDF-documenten te lezen zijn iannotatepdf, Goodreader, Readdledocs en PDF-Expert. Al deze Apps hebben de benodigde functionaliteit om documenten op te halen vanaf een vaste locatie die de griffie/secretariaat voorbereidt. Ook beschikken de Apps over de mogelijkheid om aantekeningen op PDF documenten te maken en op te slaan. Het voordeel van iannotatepdf is dat het de mogelijkheid heeft om in alle aanwezige documenten te zoeken. Een klein nadeel, maar niet onoverkomelijk, is dat het beperkte verbindingsmogelijkheden heeft, namelijk alleen naar een lokale server, naar Dropbox en naar een Webdav-server. Readdledocs, Goodreader en PDF-Expert hebben meer verbindingsmogelijkheden, maar missen de uitgebreide zoekfunctionaliteit. Alle applicaties hebben de mogelijkheid om opgeslagen commentaar te synchroniseren met de oorspronkelijke bron. In het geval van iannotatepdf kunnen bewerkte PDF s ook naar een nieuwe (persoonlijke) locatie opgeslagen worden. Ook kunnen meerdere PDF-documenten tegelijkertijd geopend worden in iannotatepdf, die via tabbladen aangeklikt kunnen worden. Elke organisatie zal zijn eigen keuze moeten maken. Wel is het belangrijk om een goede vergelijking te maken. Hieronder bijvoorbeeld een vergelijking tussen iannotate en Readlledocs: 1. iannotate is stabieler in gebruik. Readdledocs klapt er relatief vaak uit. 2. Bij iannotate kan je gebruik maken van tags. Dat betekent dat je documenten onder meerdere rubrieken kunt brengen, en daarop kan selecteren. Daardoor is de kans om het juiste document te vinden groter. 3. Met iannotate kan je meerdere documenten tegelijkertijd open hebben staan, in totaal 8. Met Readdledocs kan je slechts 1 document per keer openen. Wel heeft Readdledocs als alternatief dat je een overzicht hebt van de 5 laatst geopende documenten. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 15

16 4. Als je zoekt op een trefwoord met iannotate toont krijg je na het openen van een van de documenten direct een lijst met de plek waar het trefwoord zich bevindt in de tekst. Bij Readdledocs moet je bij het openen van het document opnieuw het trefwoord invullen. 5. iannotate heeft veel meer annotatiemogelijkheden dan Readdledocs. 6. De zoeksnelheid van iannotate is hoger dan die van Readdledocs Onze voorkeur gaat voorlopig nog uit naar iannotate (zie bijlage 6) Praktische Handleiding ipad Native Consulting 16

17 Dé OPLOSSING Onderstaande beschrijving geeft een scenario weer om de ipad in te voeren voor uw organisatie. In grote lijnen: De gebruiker krijgt minimaal de beschikking over een ipad (32 Gb, voorbereid voor 3G), een beschermhoes, een voucher van 25,- en het Apple care protection program. Een telefoonabonnement wordt niet verstrekt en is voor rekening van de gebruiker. iannotate wordt gebruikt om digitaal te vergaderen. De vergaderstukken (vertrouwelijke en niet vertrouwelijke stukken) worden geplaatst op een Centrale Publicatie Server (CPS), altijd bereikbaar vanaf het internet (zie technische tekening). De CPS dienst als centrale locatie voor vergaderstukken van alle overlegorganen en tevens als storage oplossing voor de individuele gebruiker. De gebruikers halen voor de vergadering vergaderstukken op met de tablet door gebruik te maken van de app iannotatepdf met één druk op de knop. Alle relevante stukken worden door de afdeling DIV digitaal beschikbaar gemaakt in PDF en de juiste naamgeving op de CPS (zie bijlages), maar het DMS blijft het leidende systeem. Als er geen netwerkverbinding is, zijn de documenten ook beschikbaar. De back-up wordt kan naar de CPS gemaakt worden, waar iedere gebruiker een account heeft. Voor , agenda en contactpersonen hebben alle gebruikers een account op het lokale netwerk, waardoor optimaal gebruik gemaakt kan worden van agendafunctionaliteit. Ondersteuning en vervolg Binnen de verschillende overlegorganen wordt gestreefd naar een super-user, die optreedt als 0 e lijns helpdesk. Het AppleCareProtection program wordt aangeschaft per gebruiker. Apple fungeert als 1 e lijns helpdesk. De Griffie fungeert als 2 e lijns helpdesk, met name voor het gebruik van iannotate. De IT afdeling garandeert technische ondersteuning en fungeert als 3 e lijns helpdesk. De informatieadviseurs zorgen voor de uitvoering van de vervolgfasen bij de invoering van de tablet. Naast een aantal procedures omvatten de vervolgfasen de koppeling tussen het DMS en de CPS. In een latere fase volgt het BYOD beleid en de integratie met het Nieuwe Werken Invoering bij gebruikers De invoering van de ipad vindt groepsgewijs plaats. Hierbij is het uitgangspunt dat de ipad er primair is om digitaal informatie te raadplegen en digitaal te vergaderen. Ook zijn gebruikers zelf verantwoordelijk voor de stukken op hun ipad. Tijdens een eerste instructie aan de gebruikers wordt de ipad uitgepakt, wordt er de geconfigureerd, wordt er een AppleID aangemaakt, instructie gegevens over gebruik van de tablet, het gebruik van iannotatepdf en de gebruikerservaringen met betrekking tot digitaal vergaderen. Zo worden de verwachtingen van gebruikers optimaal gemanaged en voelen ze zich ook daadwerkelijk zelf verantwoordelijk. Een week later wordt er een inloopspreekuur gehouden. Twee maanden later wordt de eerste evaluatie gehouden. Vertel gebruikers in één van deze sessies ook iets over itunes, icloud en Dropbox: de voor- en nadelen. Dé Oplossing in meer detail Schaf een ipad aan voor raadsleden voor zowel zakelijk als privé gebruik. Zorg dat gebruikers eenvoudig kunnen werken en snel kunnen zoeken en zorg voor een goede opleiding en ondersteuning. Dit laatste kan het AppleCareProtection Plan. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 17

18 Overweeg om bestuur- en directieleden een gedeelte van de ipad zelf te laten betalen, aangezien de ipad in veel gevallen ook privé gebruikt zal worden (bijvoorbeeld 2 jaar lang 10,- per maand). Dit is beter voor de beeldvorming voor omstanders. Afhankelijk van de intensiteit van het gebruik en de gerealiseerde besparing kun je gebruikers meer of minder mee laten betalen. Geef alle gebruikers een account op het gemeentelijke netwerk. Hiermee kan het secretariaat/griffie rechtstreeks mails versturen (dit gebeurt meestal al), maar belangrijker: het secretariaat/griffie kan ook alle vergaderingen centraal beheren. Door invoer van de ipad kan het volledige agendabeheer digitaal gebeuren, wat veel tijd bespaart. Begin met een pilotgroep waarin ook sceptici plaatsnemen. Vervolgens kan de ipad breed uitgerold worden. Het digitaal werken en de waarde van de business case valt of staat met de participatie van de gehele groep of slechts een gedeelte daarvan. Start eenvoudig door alle vergaderstukken op een server op een centrale publicatie server te plaatsen. Dit hoeft niet gekoppeld te zijn aan het gemeentelijke RIS/BIS systemen tenzij een praktische en vriendelijke koppeling mogelijk is. Een secure Webdav server kan ingezet worden als Centrale Publicatie Server. Deze optie heeft de voorkeur, omdat dan ook direct een oplossing voor alle andere overlegorganen geïmplementeerd kan worden. Dropbox kan (in geval van nood) gebruikt worden wanneer de middelen en technische expertise niet aanwezig zijn en alleen als de stukken openbaar (!!!) zijn; De griffie/bestuurssecretariaat of DIV plaatst de stukken in PDF, volgens een naamgevingsschema in een overzichtelijke boomstructuur. Ons advies is om iannotatepdf te gebruiken voor het lezen en becommentariëren van PDF s. Gebruikers hebben de plicht om de documenten zelf op te halen (synchroniseren). Leveranciers bieden ook oplossingen waarbij gebruikers een notificatie ontvangen. Gebruikers hebben ook de actieve plicht om een back-up van hun becommentarieerde documenten te maken. Dit kan eenvoudig met iannotatepdf. Gebruik de ipad met 32GB intern geheugen met 3G en Wifi. 3G is ook nodig om de gegevens op de ipad van afstand te kunnen vernietigen, alhoewel dit een bepaalde mate van schijnveiligheid geeft. Datat op afstand vernietigen kan met de Find My iphoneapp, via de exchange server, via RemoteWipe of via MobileMe. Gebruikers willen zelf eenvoudige notulen bijhouden of vergaderingen notuleren. Gebruik hiervoor het standaard kladblok of een geavanceerdere versie zoals WhiteNote. Deze laatste app is ingewikkelder in gebruik, maar heeft de mogelijkheid om documenten direct bij Dropbox of Google Apps te bewaren. De centrale Publicatie server op basis van Webdav Voor de Centrale Publicatie Server(CPS) kan een secure Webdav server ingericht worden. Een Webdav server is een uitbreiding op een Internet server en is zeer eenvoudig in te richten, goedkoop, ook in beheer, voor alle gebruikersgroepen geschikt, en de meeste Apps kunnen met het Webdav protocol overweg. Ook is het beveiliging technisch een zeer aantrekkelijke oplossing omdat er geen wijzigingen in de firewall aangebracht hoeven te worden. De griffie/secretariaat/div krijgt op zijn computer binnen Windows Verkenner een drive-mapping naar deze Webdav server, dus bijvoorbeeld M-schijf. De griffie/secretariaat/div kan dus eenvoudig documenten/vergaderstukken naar de CPS kopiëren. Hier worden de vertrouwelijke en niet- Praktische Handleiding ipad Native Consulting 18

19 vertrouwelijke vergaderstukken in een overzichtelijke boomstructuur geplaatst. ipad gebruikers krijgen toegang tot de Centrale Publicatie Server om de documenten op te halen. Toegang tot deze CPS server kan in iannotatepdf eenvoudig worden geconfigureerd. Een Webdav server kan ingericht worden door gebruik te maken van: 1. Internet Information Server 7 op Windows Server 8: 2. Een webserver inrichten op een linux-variant zoals SUSE 3. Een Network Attached Storage (NAS) aan te schaffen zoals Synology en QNAP Bijlage 5 geeft een uitgebreide technische omschrijving. Voordelen Webdav oplossing - Geschikt voor alle overlegorganen. - Rechten en permissies zijn goed geregeld bij een Webdav server via standaard permissies op bestands-niveau, waardoor originele bestanden niet overschreven kunnen worden en gebruikersgroepen goed gescheiden kunnen worden. - Een Webdav server is goedkoop, eenmalige investering, lage exploitatielasten, geen kosten per gebruiker - De beveiliging kan extra opgevoerd worden door het gebruik van een SSL-certificaat. - Benodigde kennis om een Webdav server in te richten is ruim voorhanden. - Veel Apps ondersteunen het Webdav protocol (Alle PDF readers, OfficeHD2, etc.). - De oplossing is ook geschikt voor vertrouwelijke documenten. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 19

20 - Back-up en restore voor gebruikers kunnen ook via de webdav server geregeld worden. - iannotatepdf heeft de mogelijkheid om verbinding te leggen met de Webdav server. Nadelen: - Geen gespecialiseerde oplossing voor één bepaald overlegorgaaan - Zelf verantwoordelijk voor technische expertise en onderhoud Hieronder staan drie aanvullende opties weergegeven. Optie 1: Dropbox voor de gebruikers t.b.v. back-up vergaderstukken Alle gebruikers krijgen een persoonlijke Dropbox. Deze kan gebruikt worden om de becommentarieerde documenten op te slaan. Verder kan men vanuit de persoonlijke Dropbox andere gebruikers (bijvoorbeeld van de fractie of werkgroep) uitnodigen, om zo een gezamenlijke kennisbank op te bouwen binnen de fractie. Voordelen: - Dropbox is gratis - Back-up en restore van documenten kan geregeld worden via Dropbox Nadelen: - Rechten en permissies zijn niet goed geregeld bij Dropbox, waardoor originele bestanden overschreven kunnen worden door becommentarieerde versies van gebruikers (!!!) - Wordt afgeraden door de Rijksoverheid Optie 2: gebruik van een leveranciersoplossing In dit scenario wordt gekozen voor een oplossing van een leverancier (i.p.v. de webdav-server) in combinatie met het gebruik van iannotatepdf als PDF reader of de leveranciers-specifieke App. In dit scenario is één centrale oplossing van de leverancier in gebruik, die beheerd wordt door de griffier/secretariaat of DIV. Gebruikers kunnen via de App van de leverancier rechtstreeks toegang krijgen tot de benodigde documenten en informatie. iannotate PDF kan nog steeds gebruikt worden Praktische Handleiding ipad Native Consulting 20

21 om documenten te lezen en te becommentariëren. Voordelen: - Leveranciers bieden een op maat oplossing voor verschillende gebruikersgroepen, bieden ondersteuning en ontwikkelen hun oplossing verder door. - Goede opslag van becommentarieerde documenten Nadelen: - Afhankelijk van de leverancier is de oplossing geschikt voor alle gebruikers. - Per gebruiker zullen de kosten toenemen. - De leverancier bepaalt het tempo van de invoering van digitaal werken en vergaderen Optie 3: icloud voor de gebruikers t.b.v. back-up ipad Alle gebruikers krijgen toegang tot icloud. Deze kan gebruikt worden om een backup van de ipad te maken. Voordelen: - icloud is tot 5 GB gratis - Back-up en restore van de ipad kan geregeld worden via icloud - Zeer gebruikersvriendelijk Nadelen: - Niet alle Apps zijn icloud-aware: bijvoorbeeld iannotate maakt geen back-up via icloud Praktische Handleiding ipad Native Consulting 21

22 Business Case: kosten baten analyse Uit digicatie.nl: De gemeente Nijmegen start in april met het vergaderen via digitale raadsstukken op ipads. Hiermee verwacht de gemeente 106 per gebruiker, per jaar te besparen. Een ingestelde raadswerkgroep probeerde de ipad een half jaar uit en berekende dat de papieren printkosten uitkomen op 530 per raadslid per jaar. De kosten voor het vergaderen met de ipad komen neer op 424 per raadslid per jaar. Een besparing van 106 per gebruiker. Onderstaande tabel geeft de kosten voor de invoering van de ipad weer voor scenario 2. De exacte berekening zal per gemeente verschillend zijn. De bedragen in rood zijn de out-of-pocket kosten. De hieronder genoemde bedragen zijn gebaseerd op basis van een gemeentegrootte van ongeveer inwoners, met 21 raadsleden. College en directie zijn in deze berekening niet meegenomen. In de Business Case worden een aantal optionele zaken benoemd: Het gebruik van de ipad voor het ontvangen van en het beheer van een agenda vereist een user of device licentie om toegang te krijgen tot het gemeentelijke netwerk (bijvoorbeeld Microsoft of Novell). De kosten van een client access licentie zijn, afhankelijk van het licentiemodel, eenmalig ongeveer 50,- per gebruiker. Het opleiden, het onderhoud en het beheer wat nodig is om de ipad effectief te gebruiken, houdt in dat meer mankracht vereist is. Met het AppleCareProtection Plan kan de dekking van de technische ondersteuning en de hardware garantie worden uitgebreid van de standaard 90 dagen tot twee jaar na de oorspronkelijke aankoopdatum van de ipad. De gebruiker kan rechtstreeks (telefonisch) vragen stellen over het gebruik van de ipad. Dit plan biedt ook reparatiegarantie voor de ipad, de batterij en meegeleverde accessoires (inclusief onderdelen en arbeid). De kosten bedragen 79,- per jaar per ipad. De verzekering bij verlies, diefstal of wanneer de ipad kapot gaat, is een punt van aandacht. De kosten voor een verzekering om een ipad te vervangen is ongeveer 75,- per jaar per ipad. Met de komst van de ipad2 is de ipad1 in één klap tot een voorhistorisch model gedegradeerd. Apple heeft zelfs de looks van het apparaat aangepast, zodat het direct opvalt. De vraag rijst wat de levensduur en daarmee de afschrijvingstermijn van een ipad is. Het wordt sterk bepaald door onder andere de nieuwe features die Apple in de nieuwe modellen aanbrengt. Een afschrijvingstermijn van 4 jaar lijkt aan de lange kant. De beveiliging van data op de ipad vereist een investering. Met de komst van de icloud kunnen gegevens tot 5GB gratis geback-upt worden. Voor een 32GB ipad zal een aanvullend abonnement afgesloten moeten worden. Voorlopige prijzen zijn ongeveer 20,- per jaar per ipad. Onderstaand vindt u de berekening van de kosten voor scenario 2, met de volgende uitgangspunten: Aantal ipads c.q. gebruikers 25 ipads Intern uurtarief 50 euro Aantal vergaderingen per maand 6 vergaderingen Gemiddelde voorbereidingstijd per vergadering voor 3 uur per vergadering secr/griffie Gebruikersvragen per ipad (2e lijns) voor IT helpdesk 1 uur per vergadering Gemiddelde tijd onderhoud en beheer per ipad (2e lijns) 0,5 uur per maand Aantal Wifi Access points 4 accesspoints Afschrijvingstermijn 24 maanden Praktische Handleiding ipad Native Consulting 22

23 Prijs per afdruk 0,05 per afdruk gemiddeld aantal te besparen afdrukken per gebruiker 300 per maand Bijdrage van gebruikers per maand (incl. 3g abonnement) 30 per maand Gemiddelde tijd nodig om stukken te reproduceren en versturen 4 per vergadering Teruggave BTW 17% Kosten overzicht Kosten Uren eenmalig Uren structureel Eenmalige kosten Structurele kosten p/m Eenmalig totaal Kosten ipad 32Gb + Wifi + 3G: aantal ipads x 699 (aantal ipads ipads en één reserve c.q. voor de afdeling ICT) Aanschaf iannotatepdf: aantal ipads x " Synology Storageoplossing inclusief x 2 TB harde schijven en beveiligingscertificaat ( 200,-). Dit is de eigen Webdavserver die in het DMZ van het bedrijfsnetwerk wordt geplaatst. Oplossing leverancier CMS, DMS, BIS, RIS (zie bijlage B) voor de exacte kosten berekening Automatisering: koppeling DMS - storageoplossing User cliënt access licentie voor toegang tot Microsoft- of Novell netwerk: aantal ipads x uurtarief eenmalig Aanschaf managed Wifi Access points in de vergaderkamers met toegang tot LAN ( 500,- per stuk) Upgrade internetverbinding organisatie Structureel totaal p/m AppleCareProtection Plan ten behoeve van onderhoud en ondersteuning voor 2 jaar: aantal ipads x 75 eenmalig Verzekering tegen verlies of diefstal: aantal ipads x 6.25 per ipad per maand Internet (3G) abonnement: aantal ipads x 20 per maand Gebruik van de Dropbox accounts tot GB Gebruik van MobileMe of icloud Voucher van 25 voor aankoop Apps Out-of-pocket kosten Uren ICT afdeling: Oriëntatie en aanschaf ipads: 20 uur Installatie en configuratie ipads x 2 uur x uurtarief Praktische Handleiding ipad Native Consulting 23

24 Kosten Uren eenmalig Uren structureel Eenmalige kosten Structurele kosten p/m Eenmalig totaal Structureel totaal p/m Uren ICT afdeling inrichting centrale technische infrastructuur inclusief access points Deelname secretariaat/griffie in Project Digitaal werken Gereed maken van de vergaderstukken (omzetten naar PDF, upload naar centrale server of leveranciersoplossing) Gebruikersondersteuning door secretariaat/griffie: aantal ipads x ondersteu- ningstijd x uurtarief 2e Lijns gebruikersondersteuning door 0 12, IT afdeling: aantal ipads x ondersteuningstijd x uurtarief Instructie aan gebruikers over gebruik ipad en digitaal vergaderen door deskundige (2 trainingen) Totaal inclusief alle opties: , Kapitaalslast per maand Baten Baten Papier, kopieer en portokosten 300 afdrukken per maand per gebruiker printprijs per pagina : 0,05: 21x300x0,05 = 210,- Uren eenmalig Uren structureel Eenmalige baten Structurele baten p/m Eenmalig totaal Structureel totaal p/m Portokosten: 2,50 per vergadering Bijdrage gebruikers aanschaf ipad Multifunctional of printer minder (geen directe besparing) Teruggave BTW Out-of-pocket baten Uren van reproafdeling / secretariaat t.b.v. kopiëren, inbinden en verspreiden van stukken: 6 vergaderingen x 4 uur x 50,- Vereenvoudigd beheer van de uitnodigingen door digitale agenda door grif- fie/secretariaat: 8 uur per maand AppleCareProtection Plan ten behoeve van onderhoud en ondersteuning voor 2 jaar: aantal ipads x 75 eenmalig Totaal inclusief alle opties: Kapitaalslast per maand Praktische Handleiding ipad Native Consulting 24

25 Analyse kosten en baten Uit bovenstaande Business Case blijkt dat de kosten en de baten vooral veroorzaakt worden door de structurele uren. Wanneer de tijd om een vergadering voor te bereiden,korter is dan in de berekening wordt gebruikt, is het gemakkelijker om een positieve business case op te stellen. De besparing kan daadwerkelijk gerealiseerd wordt door de handlingkosten die door de reproafdeling c.q. secretariaat gemaakt worden te verzilveren. In dit voorbeeld wordt 24 uur per maand bespaard of 6 uur per week. Dit is ongeveer 0,15 FTE. De verzilvering vindt alleen daadwerkelijk plaats als deze 0,15 FTE geschrapt kan worden. De aanschaf en het gebruik van een Synology of QNAP Webdav server is meegenomen in de business case. Andere storage faciliteiten via een provider, een cloud dienst of via de eigen organisatie zullen tevens in de business case verwerkt moeten worden. Het implementatie project zelf, het opstellen van een plan van aanpak, de begeleiding van het project en de pilot zijn ook niet meegenomen in de business case en genoteerd als een PM post. Het is gebleken dat het afsluiten van een verzekering en het beleggen van 1 e lijns onderhoud en beheer bij een externe partij aantrekkelijk is. In deze business case wordt het 2 e lijns beheer wel door de IT afdeling geregeld. De Business Case is overigens sterk afhankelijk van de gekozen afschrijvingstermijn. Voor een afschrijving van 24 maanden valt de business case negatief uit. Voor een afschrijvingstermijn van 48 maanden, zijn de kosten en baten ongeveer gelijk. De Business Case wordt beter naar mate er meer vergaderingen via de ipad uitgevoerd worden. Ook kunnen de notulen tijdens vergaderingen gemaakt worden, waardoor achteraf uitwerken niet meer nodig is. Nogmaals: de besparing zit in de uren van de ambtelijke organisatie. De business case kan nadeliger worden wanneer het verstrekken van een ipad wordt gezien als salaris. Zie eerder hoofdstuk over kosten. Ook is het mogelijk om gebruik te maken van de Personal WifiHotspot functionaliteit op de iphone 4 met ios4.3 of op Android toestellen. Dan heeft de ipad de 3G functionaliteit niet meer nodig en kan de ipad een Wifi verbinding maken naar de telefoon van dezelfde gebruiker. Dan is het ook mogelijk om een goedkoper internet abonnement af te sluiten. Deze gaat namelijk in combinatie met een telefoon abonnement en komt uit op 10,- per maand. Dit scheelt in de business case 220,- per maand of 20,- per maand per ipad. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 25

26 Informatiemanagement Om de vergaderstukken op de ipad van de gebruiker te krijgen, moeten deze stukken eerst ontsloten worden. Dit is een taak van de griffie of het secretariaat. Zij zorgen er ook voor dat gebruikers toegang krijgen tot deze Webdav server door een account te regelen (bij ICT-beheer) zodat de gebruikers vervolgens met een koppeling vanuit iannotate PDF alle stukken kunnen downloaden. De griffie / bestuurssecretariaat krijgt documenten aangeleverd van een medewerker uit de organisatie per mail, vanuit het DMS via een geautomatiseerde koppeling (bv Verseon, Decos, Corsa, Al- Fresco) of via de fileserver. De griffie / bestuurssecretariaat beschikt over een M-schijf (of andere letter) zodat ze snel en efficiënt de vergaderstukken in een overzichtelijke boomstructuur kunnen plaatsen. De griffie / bestuurssecretariaat heeft tevens de taak om de naamgeving van de documenten te controleren en de documenten om te zetten naar PDF-formaat alvorens deze in de boomstructuur te plaatsen. Deze boomstructuur wordt dan overgezet naar de Webdav-server, zodat gebruikers de nieuwe documenten kunnen downloaden. Een voorbeeld van de boomstructuur met inhoud vindt u in onderstaande afbeelding: Praktische Handleiding ipad Native Consulting 26

27 Het is belangrijk dat de boomstructuur direct goed opgezet wordt. Als u besluit om op een later moment de directorystructuur te wijzigen, krijgen de gebruikers nogmaals alle nieuwe directories. Dit geldt overigens ook voor documenten waarvan de naamgeving gewijzigd wordt. De naamgeving van de documenten is ook van belang. Veel DMS systemen (Documentair Management Systeem) geven cryptische namen aan documenten. Dit is onhandig voor de vindbaarheid van documenten. Daarom is het handig om de documenten te nummeren zoals hierboven aangegeven. Hiermee worden de documenten automatisch in de juiste volgorde gezet. In geval van verlies of diefstal van de ipad kan met de applicatie Zoek mijn iphone kan deze gelokaliseerd worden op een plattegrond en eventueel kan ervoor gekozen worden om een bericht te tonen op het scherm voor de vinder of een geluid af te spelen op volle sterkte, 2 minuten lang. Tevens is het mogelijk om op afstand een toegangscode in te stellen of eventueel de gegevens permanent te wissen. Wissen kan ook met de tool RemoteWipe in de exchange server. ipad Beveiliging Beveiliging van de gegevens op de ipad is een belangrijk aandachtspunt. Enerzijds mogen de gegevens niet op straat komen te liggen, zoals bij verlies of diefstal. Het beveiligen van een ipad met een wachtwoord is vanzelfsprekend een goed idee. Daarnaast kan de ipad op afstand vernietigd worden via bijvoorbeeld MobileMe. Dit zorgt voor schijnveiligheid bij gebruikers. Een handige vinder zorgt dat de ipad geen verbinding met een netwerk krijgt. Het is beter om gebruikers integraal verantwoordelijk te maken voor de ipad en de gegevens. Wel moet er een voortdurende back-up gemaakt worden van de gegevens die op de ipad bewaard worden. Wanneer de ipad kapot gaat, moeten de gegevens via een restore op de nieuwe ipad gezet kunnen worden. Eén mogelijkheid is, om dit te realiseren via itunes. Dit betekent echter dat de gebruiker zelf regelmatig zijn ipad met zijn PC moet synchroniseren. Ook moet de gebruiker dan zelf de installatie en updates van itunes op zijn eigen PC regelen: Het lijkt verstandiger om alle gebruikersdata centraal op een server of in de cloud te bewaren en ervoor te zorgen dat gegevens eenvoudig met deze server gesynchroniseerd kunnen worden, zonder dat de gebruiker ingewikkelde zaken hoeft te ondernemen. De server moet uiteraard wel geback-upt worden. In dit opzicht is het gebruik van the cloud (Google docs, microsoft365, Dropbox) zeer interessant, maar tegelijkertijd worden deze cloud-diensten nog afgeraden door het ministerie van BZK. Maar ook commerciële partijen bieden interessante oplossingen (Zie bijlage 2). Zoals uit bovenstaande al duidelijk wordt, lijkt Apple ten aanzien van back-up en restore zelf in de toekomst voor de ideale oplossing te zorgen met de introductie van Apple icloud. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 27

28 Tips en trucs Bij de introductie van de ipad in de raad is het verstandig om te starten met een pilot. Betrek vooral de digibeten erbij. Het is belangrijk om weerstand te overwinnen. Gebruik de introductie van de ipad om een bredere discussie te voeren over digitaal- en zaakgericht werken en het nieuwe werken. Het is de mogelijkheid om het informatiebeleid van de gemeente eens te bespreken. Zorg dat de griffie / bestuurssecretariaat niet meer werk erbij krijgt. Het klaarzetten van documenten kost namelijk extra tijd. Het gelijktijdig introduceren van een digitale agenda voor raadsleden zorgt voor een tijdsbesparing. Zorg dat de ICT afdeling voldoende tijd tot haar beschikking heeft om dit traject gedegen aan te pakken. Deze afdeling ziet extra werk naar zich toekomen, maar anderzijds zijn deze ontwikkelingen ook niet te stoppen. De trend in veel organisaties is richting digitaal- en zaakgericht werken en de introductie van de ipad past in deze trend. ICT en informatievoorziening spelen een steeds belangrijkere rol in de bedrijfsvoering van een gemeente. Dit betekent dat de druk op de ICT afdeling langzaam zal toenemen. Cloud computing (werken en data bewaren op het internet) en BYOD (BringYourOwn Device) zijn mogelijkheden om de ICT kosten te drukken. Deze laatste trend is er ook één die niet te stoppen is. Mensen kopen nu eenmaal eigen devices en proberen zoveel mogelijk informatiebronnen te concentreren op hun device. Enerzijds kost dit de gemeente tijd om te ondersteunen, anderzijds hoeft een gemeente niet te investeren in bepaalde hardware. Voer de discussie hierover! De auteur of aanbieder van de documenten moet de bestandsnaam conform een vastgestelde naamgevingsconventie benoemen en het document overzetten naar PDF. Dit scheelt veel werk bij de griffie/secretariaat. Leg in de raadsverordening vast dat raadsleden niet tijdens de vergadering mailen, twitteren, enzovoorts. Alleen zoeken en raadplegen is toegestaan. Zorg voor een goede opleiding voor de gebruikers. Organiseer bijvoorbeeld een themabijeenkomst en introduceer de ipad. Probeer direct de ipad te plaatsen in trends als digitaal- en zaakgericht werken en het Nieuwe werken. Dit is een mooi moment om ook de raad eens over dit onderwerp bij te praten. Wanneer de organisatie besluit om de ipad alleen zakelijk te gebruiken (dus niet voor privégebruik), zorg dan dat de itunes gebruikersnaam en wachtwoord alleen door de ICT afdeling beheerd wordt. Dan kunnen raadsleden niet zelfstandig Apps installeren. Beveilig de ipad ten minste met een gebruikersnaam en -wachtwoord. Wanneer de ipad aangezet wordt, moet direct een 4-cijferige code ingevoerd worden. De ipad zorgt voor minder papierverbruik en draagt bij aan duurzaamheid. Wel is het zo dat wanneer er minder geprint gaat worden, de prijs per afdruk omhoog kan gaan, afhankelijk van het contract wat u hebt met de printer leverancier. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 28

29 Bijlage 1: Naamgevingsschema PDF documenten Het doel van dit document is om het volgende vast te leggen: De naamgeving van documenten Het versie beheer van documenten Op de tablet is het zowel mogelijk om te zoeken op bestandsnamen van documenten als full-tekst binnen documenten. Wanneer een zoekactie is uitgevoerd, bestaat het zoekresultaat uit een serie bestandsnamen waar de ingegeven zoekterm in voorkomt. De gebruiker kan alleen een goede keuze binnen het zoekresultaat maken als de bestandsnamen extra informatie geven. Thans worden veel bestandsnamen bepaald door DMS-systemen. De bestandsnamen bestaan dan uit een code, die geen enkele informatie aan de gebruiker geeft. Om digitaal vergaderen met de tablet te ondersteunen is het dus noodzakelijk dat de naam van het document een indicatie geeft waar het document over gaat; wanneer het geproduceerd is, waar besluitvorming plaats vindt en wat de beslisstatus is. Deze bijlage doet een voorstel om bestandsnamen van documenten te uniformeren. Opbouw document namen De bestandsnamen van PDF documenten worden als volgt samengesteld: JJJJMMDD_<overlegorgaan>_AA_<aard onderwerp>_<documentsoort>_<korte omschrijving>_<status>_vv.pdf JJJJMMDD <overlegorgaan> AA <aard onderwerp> <document soort> Omschrijving <status> VV Het jaar (JJJJ), de maand (MM) en de dag (DD) van de datum van de vergadering waarin het document behandeld wordt (datum vergadering gemeenteraad of commissievergadering). Afkorting van het soort vergadering. Voorbeelden: RD = Raad, AZM = Commissie Algemene Zaken en Middelen, RO = Commissie Ruimtelijke Ontwikkeling Het nummer van de het agendapunt waartoe het document behoort. Wanneer het nummer niet bekend is wordt 00 gebruikt. OPTIONEEL: Beschrijving aan de hand van een afkorting over welk soort onderwerp het gaat. Bijv: BP = Bestemmingsplan, PB = Programmabegroting, VJ = Voorjaarsnota Het document soort geeft aan om wat voor een type document het gaat. De volgende opties zijn mogelijk: Voorstel, Bijlage, Agenda, Besluit, Verslag, Overige Omschrijving of vrije titel van het document OPTIONEEL: De status heeft de volgende mogelijke opties: concept of definitief OPTIONEEL: Het versie nummer van het betreffende document en loopt omhoog om de verschillende versies te identificeren. De eerste versie heeft versienummer 01 Raadsvoorstel (geen agenda): _RD_00_BP_Voorstel_ Bestemmingsplan Arnhemseweg.pdf Agenda raad: _RD_00_Agenda.pdf Raadsvoorstel bij agendapunt 5: _AZM_05_VJ_Voorstel_vaststellen voorjaarsnota 2011_01.pdf Raadsbijlage bij agendapunt 6: _RD_06_bijlage_ Onderzoek plaatsing windmolens_concept_04.pdf Ingekomen stukken: _RO_04_overige_ingekomen stukken.pdf Praktische Handleiding ipad Native Consulting 29

30 Bijlage 2: Onderwerpen in het Plan van aanpak Gebruikerswensen Digitaal werken voor de gemeenteraad, college, MT, projectgroepen en/of medewerkers Papierloos of papierarm Documenten raadplegen en annoteren Digitaal paraferen / ondertekenen lezen en agendabeheer Tekstverwerken / notulen maken Presentaties maken en tonen Gebruik van social media Videoconferencing BYOD, gebruik van de iphone Faciliteren van eigen gebruik Onderhoud, beheer, opleidingen, beveiliging Eén oplossing voor alle gebruikersgroepen Eenduidige manier van werken Projectbegeleiding Globale fasering invoering ipad: eigen verantwoordelijkheid gebruikers, eigen oplossing gemeente, volledige uitbesteding aan leverancier De link met digitaal en zaakgericht werken De link naar het Nieuwe Werken Uitwerken van oplossingen Resultaat beschrijving, PKI s Schrijven plan van aanpak Begeleiding implementatie & pilot Testfase door een schaduwgroep Evaluatie Informatievoorziening Organisatie van vergaderstukken Koppeling Document management systeem Vertrouwelijke stukken Splitsing hamerstukken en bespreekstukken Koppeling agenda & Koppeling raadsinformatiesysteem Koppeling bestuursinformatiesysteem Leveranciers zoals Notubiz, etc. Rol van secretariaat en griffie m.b.t. informatievoorziening Wat als er geen verbinding is? Synchronisatievraagstukken Aankoop ipad en Apple Protection Programme Verzekering bij verlies of diefstal Raadsvoorstel c.q. collegevoorstel Software en koppelingen Techniek Welke ipad? Citrix t.b.v. gemeentelijke netwerk Webmail of standaard app? Welke Apps? Back-up- en restore Wi-Fi in het gemeentehuis Inrichting van servers en storage Beheer accounts naar overige servers Bandbreedte Beveiliging (ook Bluetooth) Gebruik ipad in buitenland Onderhoud en beheer Opslag van gegevens: icloud, server, commerciële partij, lokaal Centraal technisch beheer Beheer itunes accounts Gebruikersondersteuning en vragen Acties bij verlies of diefstal Gebruikersovereenkomst Financiën Welke gebruikers krijgen een ipad? Persoonsgebonden budget (PGB) Business Case opstellen Bijdrage van gebruikers Aankoop van Apps Het gebruik van vouchers Fiscale gevolgen Pilot met gebruikers (afhankelijk van doelgroep) Selectie gebruikers Instructie gebruikers o Gebruik van de ipad o Instellen Apps o Ophalen van de vergaderstukken o Het becommentariëren van vergader- Praktische Handleiding ipad Native Consulting 30

31 stukken o Vlak voor de vergadering: klaarzetten van stukken o Tijdens de vergadering o Zoeken, vinden en schakelen tussen documenten o Gebruik social media o Gebruik van en agenda Het maken van notulen en opmerkingen Zoeken naar achterliggende stukken Pilot: de eerste papierloze vergadering Evaluatie van de pilot Aanpassingen en bijstellen gebruikerswensen Communicatie Voorbereiding gebruikers Gebruikersovereenkomst/gedragscode Raadsverordening Rolverdeling en taken Tips en trucs Tekstformaat afspraken ipad Community bv via Intranet Beeldvorming rond aanschaf Bijlage 3: Voorbeeld Plan van Aanpak en fasering Onderstaande tabel geeft een fasering aan van de invoering van tablets, devices, in relatie tot BYOD en het nieuwe werken. Fase 1 en 2 staan vervolgens in detail uitgewerkt: Onderstaande tabel geeft het PvA voor fase 1 en 2 No Wat? Wie? Gereed? Wat levert het op? 1. Opstellen PvA inclusief actie en planning Native Concept PvA 2. Review concept PvA Project-groep Terugkoppeling 3. Aanpassing PvA naar aanleiding van op- en aanmerkingen Native/ Projectgroep Goedgekeurd PvA 4. Aanschaf benodigde tablets Gemeente Aanschaf tablets 5. Bepalen van de boomstructuur, naamgeving en productie van PDF-documenten voor de Centrale Publicatie Server (zie bijlage) DIV/ Native Onderzoek export Praktische Handleiding ipad Native Consulting 31

32 6. Inrichten (secure) webdav server in DMZ inclusief boomstructuur IT Secure webdav server 7. Aanbrengen mapping vanuit computers afdeling DIV naar boomstructuur voor het plaatsen van documenten IT Boomstructuur op fileserver 8. Kijken naar de mogelijkheid om de ipad op afstand te wissen bij verlies of diefstal (MobileMe/ MobileIron) IT Beveiligingsprocedure 9. Uitzoeken of ipad verzekering geregeld is Gemeente Verzekering ipad 10. Gebruik van de iphone configuration utility en/of MobileIron IT Centraal beheer voor de uitrol van de tablets 11. Voorbereiding invoering tablet College Native/ IT / PowerPoint - Overdracht kennis vanuit IT DIV presentatie 12. Procedure voor onderhoud en beheer beschrijven Native / IT / DIV Procedure en werkafspraak 13. Instructie aan afdeling DIV en IT over het gebruik van de DIV Instructie DIV, tablet, klaarzetten van stukken, digitaal vergaderen en beslissen over opbouw historie (Inclusief uitreiken Tablet?) 14. Stukken gereed zetten voor de eerstkomende vergadering DIV Vergaderstukken gereed Ondersteuning door Native 15. Test van de gehele oplossing met Apps, Publicatieserver DIV/IT/ Native Testresultaten en tablets, etc. 16. Aanpassing van de technische oplossing IT Aanpassingen 17. Definitieve werkafspraken t.b.v. publicatie documenten DIV/IT/ Native werkafspraken en IT beheer (DIV) 18. Instructie aan het college, configuratie van de ipad Native/ Gemeente Start pilot 2 uur 19. Eerste vergadering College met ipad en evaluatie Native/ Gemeente Evaluatie 20. Controle agenda van de instructie naar de gemeenteraad: Griffie Planning data - Instructie gemeenteraad 12 januari - Inloopspreekuur voor de eerste digitale commissievergadering op? januari - Uitnodiging versturen naar de gemeenteraad - Informeren van betrokkenen 21. Laatste afstemming invoering tablet met pilotcommissie gemeenteraad Griffie Definitieve aanpak 22. Installatie en configuratie WIFI-access-points in raadszaal en commissiekamers (voor zover nodig) IT WIFI-accesspoints 23. Beschikbaar stellen van tablet s aan griffie en afdeling DIV Installeren en configureren van tablets voor de griffie Griffie tablets voor griffie 24. Kennisopbouw tablets bij griffie medewerkers Voorlopige opbouw boomstructuur voor gemeenteraad Griffie, Native Kennis en werkafspraken Praktische Handleiding ipad Native Consulting 32

33 25. Voorbereiding Instructie raadsleden Aanschaf vouchers voor aankopen Apps Overzicht van alle configuratiegegevens Webdav account i.h.g.v. tijdelijke oplossing Overzicht van persoonlijke adressen, gebruikersnamen en wachtwoorden Overzicht van alle itunes accounts, inclusief koppeling aan voucher Referentiekaart belangrijkste instructies maken 26. Procedures voor onderhoud en beheer (2 e lijns support) door de griffie 27. Procedure voor onderhoud en beheer (3 e lijns support) door IT afdeling 28. Definitieve vergaderstukken gereed zetten voor de eerstkomende vergaderingen van? januari en commissievergadering Volgens vaste naamgevingsconventie Omzetten naar PDF 29. Testtraject: Uitreiking tablet, instructies, vergaderstukken, bandbreedte, , etc. 30. Aanpassing van de technische oplossing indien noodzakelijk 31. Doorspreken instructieavond, afstemming presentatie, rolverdeling, etc. 32. Instructie aan de raad, configuratie van de tablet van 20:00 tot 22: Nazorg en beantwoording vragen uit instructie aan gemeenteraad Voorbereiding inloopspreekuur 34. Inloopspreekuur raadsleden voor de eerste digitale vergadering Native, Griffie, IT IT IT DIV Griffie, IT en Native IT PowerPoint presentatie Communicatie naar raadsleden Procedure en werkafspraak Procedure en werkafspraak Vergaderstukken gereed Vergaderstukken gereed Aanpassingen Griffie en Native Laatste voorbereiding Griffie, IT, tablet voor Native raadsleden Griffie / Native voorbereiding Griffie/ Native inloopspreekuur 35. Eerste Digitale vergadering (Commissie vergadering) Griffie Eerste digitale vergadering 36. Evaluatie eerste digitale vergadering Griffie, IT / Native Evaluatie Praktische Handleiding ipad Native Consulting 33

34 Bijlage 4: BYOD beleid De directe aanleiding voor BYOD beleid is de snelle introductie van de tablets (o.a. ipad, Samsung), smartphones (iphone), mini s, laptops en andere persoonlijke, mobiele, met internet verbonden computer- en communicatieapparatuur. Het gebruik van deze devices geeft een boost aan digitaal werken maar ook aan plaats- en tijdonafhankelijk werken. Naast het feit dat de gemeente deze introductie omarmt, bestaat er ook het fenomeen dat medewerkers op eigen initiatief devices meenemen naar het werk. Dit wordt aangeduid met de term BYOD (bring your own device). Voor zowel de snelle introductie van allerlei devices, als BYOD is een beleidsmatig kader nodig. Een bijkomende uitdaging vormt het gebruik van Cloud toepassingen. Deze zijn vaak volledig geïntegreerd in de besturingssystemen van allerlei devices. Dit document doet op basis van de heersende inzichten een voorzet. De missie, visie, strategie van de organisatie vormen de basis voor het BYOD, Tablet, Cloud beleid, bijvoorbeeld (geleend van de gemeente Oss): Niet angst en afzondering maar vertrouwen en verbinding zijn de uitgangspunten. Zowel bestuurlijk als ambtelijk, voor wat betreft beleidsontwikkeling maar ook als het gaat om het uitvoeren van beleid of van de wet en de bedrijfsvoering. Ook de 7 kernwaarden geven richting aan het beleid (ook gemeente Oss): Samenwerken aan resultaat Flexibiliteit/diversiteit Transparantie/zichtbaarheid Professionaliteit Visie op medewerker Technologische ontwikkelingen Imago De organisatie geeft hiermee ruimte aan nieuwe ontwikkelingen en geeft ruimte om te exploreren en om fouten te maken. Dit is een belangrijk vertrekpunt. Dit betekent dat ontwikkelingen niet tegengehouden worden, maar positief omarmd worden. Belangrijke punten uit het BYOD beleid zijn: Het gebruik van tablets en cloud-diensten wordt niet gelimiteerd. Iedere gebruiker dient de Nederlandse wetten en regels in acht te nemen. Verder gelden er een aantal kernbegrippen: respect, betrouwbaar, zorgvuldig en positief. Medewerkers moeten de ruimte en het vermogen moeten hebben om, in het geval van storend gedrag bij het gebruik van device, elkaar hier op aan te spreken De ipad is de facto-standaard; de organisatie kiest deze tablet als de standaard. De gemeente ontwikkelt een standaard gebruikersprofiel voor gemeentelijke ipads, waarin een aantal beleidsmatige zaken, zoals hier beschreven, worden geregeld. Ook worden de standaard apps geïnstalleerd. De volgende gebruikers krijgen een ipad van de organisatie: o Medewerkers die meer dan 4 vergaderingen per week hebben, waarbij stukken digitaal aangeleverd worden; o Medewerkers die vanuit hun functie meer dan 4 uur per week bij klanten werkzaamheden verrichten Het gebruik van andere devices dan de ipad wordt toegestaan als de Apps op het betreffende Praktische Handleiding ipad Native Consulting 34

35 device overweg kunnen met de vastgestelde informatiestandaarden voor documenten zoals PDF, Doc, Xls, PPT, ODS, ODT en ODP. De gebruikte software of Apps moeten overweg kunnen met de door de gemeente Oss voorgeschreven informatiestandaarden om uitwisseling van gegevens tussen collega s en burgers te garanderen. Gebruiker die een device meenemen naar het werk zijn zelf (financieel) verantwoordelijk voor back-up, restore, verlies, diefstal, onderhoud en beheer. De organisatie heeft wel een adviesrol, en zorgt voor de mogelijkheid om vragen te stellen. Wanneer de gemeente tablets verstrekt aan medewerkers, is er geen extra gebruikersovereenkomst nodig. Gewenst gedrag is reeds geregeld in de arbeidsovereenkomst. De invoering van tablets en het gebruik van cloud-diensten moet aantoonbaar iets opleveren. Tablets worden alleen ingevoerd als er een sluitende business case is binnen een termijn van 24 maanden Om de business case voor tablet sluitend te maken, worden er direct een aantal multifunctionals en/of printers uitgefaseerd. Applicaties voor tablets worden ontwikkeld in HTML5 en niet specifiek voor ios of android. Alle devices die zakelijk gebruikt worden moeten een recente versie (max 3 jaar oud) van de door de gemeente Oss geaccepteerde besturingssystemen bevatten (windows, ios, android). De visie op dienstverlening zal door de introductie van smartphones en tablets aangepast worden. Apps als verbeterdebuurt, burgerconnect, etc zorgen voor een verschuiving van het verkeer op de traditionele kanalen. Openbare clouddiensten mogen NIET gebruikt worden voor werkzaamheden die onderdeel zijn van het primaire proces. Beveiliging van tablets is niet echt een issue: alles is namelijk openbaar. Vertrouwelijke stukken zullen op papier verspreid blijven worden of beveiligd worden met een wachtwoord. Deze visie vertaalt zich in de volgende projecten: Thema Projecten Ondersteuning Voorwaarden voor aansluiting eigen devices opstellen (informatiestandaard, beveiliging) Digitaal werken Procedure opstellen documenten - Invoer metadata, Auteur, Samenvatting - OF: Sjablonenset aanpassen Digitaal werken Huisstijl aanpassen met juiste lettertype geschikt voor ipages, Keynote, Numbers en voor publicatie in PDF/A formaat Digitaal werken Alle documenten publiceren in PDF/A formaat - Inclusief bookmarks van alle hoofdstukken Digitaal werken Koppeling Tablet - DMS Invoering idms: koppeling tablet met de het DMS t.b.v. het maken van documenten Invoering imeeting: koppeling tablet met de DMS-bestuursmodule Invoering van isign ten behoeve van het digitaal ondertekenen van documenten. Business Case Contract met betrekking tot printers en multifunctionals herzien Digitaal werken Export van raadsinformatie vanuit DMS naar website van de gemeente Dienstverlening Onderzoek naar de rechtsgeldigheid van de nieuwe dienstverleningskanalen: twitter, facebook, en apps zoals Verbeterdebuurt, etc Ondersteuning Handreiking voor het maken van backups voor tablets. Management Nul-meting uitvoeren t.a.v. papiergebruik Vraag Native Consulting voor een gedetailleerde BYOD beleid document. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 35

36 Bijlage 5: Technische beschrijving en vergelijk Webdav server Een Webdav server is zeer geschikt om zo het digitaal werken en vergaderen te ondersteunen. Een Webdav server kan ingericht worden door gebruik te maken van: 1. Internet Information Server 7 op Windows Server Een webserver inrichten op een linux-variant zoals SUSE 3. Een Network Attached Storage (NAS) aan te schaffen zoals Synology en QNAP Dit document geeft een vergelijk tussen de Windows Webdav oplossing en een NAS Webdav (linux) oplossing. Alle argumenten die in deze vergelijking gebruikt worden, zijn ook van toepassing op de linux variant. Een beveiligde Webdav oplossing. Het Webdav protocol is een uitbreiding op het http protocol. Een groot voordeel is dat dit protocol ook gebruik maakt van poort 80 (of 443). De meeste firewaals staan voor dit protocol reeds open. Om veilige communicatie tussen de webdav server en de ipad gebruiker mogelijk te maken, moet er altijd een SSL Certificaat gebruikt worden. Dit is ongeacht het gebruikte platform. Deze moet aangevraagd en geconfigureerd worden. Prijzen en types zijn hier te bekijken: De prijzen voor certificaten voor een Webdav server liggen tussen de 12 en 135 euro per jaar. Webdav met Windows (virtueel) Het is interessant om een virtuele server op basis van VMware te installeren. Het betreft dan een Windows installatie met IIS en de Webdav plugin. Alle andere diensten worden zoveel mogelijk uitgeschakeld en ook de lokale firewall is actief. Integratie met de AD is sterk af te raden. Het is theoretisch mogelijk maar het levert een groot veiligheidsrisico op. De DMZ moet open gezet worden om het AD-verkeer mogelijk te maken. Om risico s verder te beperken zou ook de beperkte webserver editie van Windows 2008 gebruikt kunnen worden. Wanneer Windows Server goed beheerd wordt, is het risico minimaal. Uitleg hoe de installatie van SSL certificaten werkt is hier te vinden: Of zoek met de termen install certificaat IIS en er zijn talloze beschrijvingen te vinden. Kosten Eén Windows licentie. (Voorkeur Webserver editie, kosten zijn ook het laagst) De licentie is misschien niet nodig omdat deze valt onder bijvoorbeeld een datacenter-licentie. Uren Implementatietijd webserver: 32 uur Indien een VMWare-template aanwezig is: 24 uur Risico s Het is Windows, dus regelmatig patchen is noodzakelijk. DMZ moet goed ingericht worden. Voordelen Het is Windows, dus de kennis is aanwezig bij de veel beheerders Praktische Handleiding ipad Native Consulting 36

37 De beveiliging is vaak beter dan op andere platformen vanwege de betere windows-kennis van de beheerders. Afwijkingen worden sneller herkend en opgelost. Webdav is een gratis toevoeging op IIS: De meeste organisatie beschikken over VMware en men kan een back-up maken via een snapshot. Hierdoor is er geen toegang nodig op netwerkniveau. Dit komt de beveiliging ten goede. De Webdav server draait op VMware waardoor beschikbaarheid en uitwijk goed geregeld zijn. Nadelen Patches moeten bijgehouden worden. Schijfruimte kan kostbaar zijn omdat virtuele servers vaak op dure SAN s draaien. Benodigde kennis Algemene Windows kennis met IIS 7.0 VMware inclusief back-up via snapshots Netwerk kennis t.b.v. inrichten DMZ. NAS mogelijkheden (voorbeelden) Een NAS (=Network Attached Storage) is een apart systeem dat gebouwd is voor het leveren van webdiensten zoals webservices, FTP-services en dus ook Webdav. Het heeft eigen (goedkope) schijven en heeft dus geen integratie met de rest van de ICT omgeving. Synology en QNAP leveren een mooi en zeer gebruiksvriendelijk apparaat met Webdav-ondersteuning tegen zeer acceptabele kosten. Voor EUR 400,- kan een NAS aangeschaft worden met 2TB aan opslagruimte en twee harde schijven in RAID configuratie. Het beheer is zeer intuïtief en gaat vaak via een gebruikersvriendelijke webinterface. Om te beginnen zou men een relatief klein systeem kunnen nemen om deze te testen (kosten: 400,-) Bij goedkeuring en gewenning kan men een redundant type kiezen. De eerste NAS kan dan ingezet worden als een backup/fallback unit. Een NAS (Network Attached Storage) wordt ook vaak gebruik als goedkope opslag binnen een netwerk. De back-up van een NAS is lastig te regelen en dat moet via het netwerk gebeuren. Dit betekend dat er in de DMZ extra toegang geregeld moeten worden. Voor de back-up kan het Rsync protocol gebruikt worden. Dit is vaak afwijkend van wat er reeds gebruikt wordt. De apparatuur waarop de backup wordt geschreven moet dit ondersteunen. Het kan ook via andere protocollen maar daar is geen incrementele back-up mogelijk. Installatie van het SSL certificaat is ook lastiger dan op Windows. Zie deze beschrijving voor bijvoorbeeld de Synology: Deze NAS optie is vooral aantrekkelijk voor bedrijven die nog geen uitgebreide ICT omgeving hebben. Opties Kosten Uren Qnap ( Synology ( Kosten bij een simpele NAS (4 harddisks) begin rond de 800 euro. Men kan ook een systeem nemen met maar 2 schijven, maar die zijn ook qua prestaties vaak minder. Er zijn ook 19 inch versie aanwezig. Implementatietijd: 32 uur Praktische Handleiding ipad Native Consulting 37

38 Risico s Misconfiguratie of problemen worden minder snel opgelost door onbekend met apparatuur Problemen worden ook minder snel herkend dan op een bekend platform. Lek in software, die minder snel bekend wordt dan bij Windows. Voordelen Hard OS ingebakken (vaak Linux) Gemaakt voor dit doel Goedkope storage. Relatief makkelijk te beheren. Veel functionaliteit voor weinig geld Nadelen Back-up is lastig te regelen. Niet redundant. Ook de interne componenten niet (behalve de schijven) Kennis niet aanwezig bij beheer en dit moet opgebouwd en onderhouden worden. Sommige configuratie zoals SSL certificaat en back-up vereist meer kennis. Benodigde kennis Een meer uitgebreide algemene ICT kennis. Vooral van de gebruikte protocollen, zoals bijvoorbeeld rsync t.b.v. de backup. Aanwezige kennis van een dergelijke NAS zou erg helpen. Netwerk kennis t.b.v. inrichten DMZ. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 38

39 Mobile Device Management iphone configuration utility en Mobile Iron. Er zijn er vast meer. Je kunt een aantal zaken regelen met deze tools: - Instellen van profielen t.b.v. het netwerkconnectivity, telefooninstellingen, instellingen, VPN tunnels, beveiliging, etc om enerzijds het configureren voor gebruikers (en systeembeheer) te vergemakkelijken en te versnellen en de helpdeskvragen te minimaliseren en anderzijds de beveiliging goed te regelen. - Pushen van gestandaardiseerde apps, zodat informatieuitwisseling tussen gebruikers gegarandeerd is. - Het op afstand vernietigen van de data op een device in het geval van verlies of diefstal - Het op afstand oplossen van gebruikersvragen Bij elke functie moet je je afvragen of het MMS over de juiste mogelijkheden beschikt, maar ook of je de mogelijkheden wilt aanbieden: kan het MMS alle besturingssystemen aan (en dus ook de tablets van 100,-)? Creëert het op afstand beheren niet een gemakzuchtige houding bij gebruikers (Je kunt ook Apple Care Protection Program afsluiten). Zorgt het MMS voor schijnveiligheid? Als je echt een device wilt kraken, zorg je als hacker er eerst voor dat er geen verbinding is tussen het device en het internet. Met name het initieel configureren van grote aantallen devices is interessant. Praktische Handleiding ipad Native Consulting 39

40 Bijlage 6 iannotatepdf Toegang tot (webdav)servers, dropbox via tabblad connectivity 1. Toegang tot stukken 2. Toegang tot servers/bronnen 3. Pad naar documenten 4. Selecteer folder voor synchroniseren 5. Reeds gedownload 6. Geeft het soort bestand weer 7. Nog niet gedownload 8. Gele pijl: wordt gedownload 9. Document bibliotheek sluiten 10. Terug naar servers/bronnen 11. Download Documenten 12. Opties voor weergave 13. Zoekt naar document namen Documenten downloaden 1. Download alle documenten. Dit kan even duren, maar alles is weer up-to-date 2. Download een gedeelte van de documenten, bijvoorbeeld alleen de laatste vergadering. Dit neemt weinig tijd in beslag Praktische Handleiding ipad Native Consulting 40

41 Library: toegang tot uw stukken 1. Toegang tot stukken 2. Toegang tot servers/bronnen 3. Pad naar de documenten 4. Nieuwe folder toevoegen 5. Nummer geeft aantal documenten weer 6. Document selecteren 7. Voorbeeld v.h. document 8. Document bibliotheek sluiten 9. Alles selecteren 10. Geselecteerde documenten 11. Actie op geselecteerde documenten 12. Opties voor weergave 13. Documenten ordenen/sorteren 14. Door alle documenten zoeken Navigeren in documenten 1. Toegang tot stukken 2. Document menu 3. Instellingen iannotate 4. Synchroniseren documenten 5. Menubalk aanpassen 6. Menubalk verbergen/tonen 7. Menubalken toevoegen 8. Pagina s tonen 9. Inhoud/bookmarks tonen 10. Commentaar tonen 11. Zoeken door document 12. Verberg pagina-menubalk 13. Spring naar pagina Praktische Handleiding ipad Native Consulting 41