Handleiding duurzaam printen versie 2.8.2

Transcriptie

1 Handleiding duurzaam printen versie Print&Share Eco Haal méér uit uw Ricoh MFP

2 Duurzaam printen Introductie Print&Share Eco is een speciale uitvoering van Print&Share Lite die aanvullende duurzame functies bevat voor uw Ricoh MFP's en printers. Door gebruik te maken van Print&Share Eco kunnen we u helpen om grotere kostenbesparingen te realiseren en duurzamer te printen. Print&Share richt zich op het optimaliseren van de huidige milieuvriendelijke functies van de Ricoh MFP's en printers, zoals bijvoorbeeld dubbelzijdig afdrukken of het verlagen van de resolutie om inkt te besparen. Daarnaast kunt u de printopdracht ook dusdanig bewerken met Print&Share dat het aantal vellen papier dat nodig is voor het afdrukken van het document, tot een minimum beperkt wordt. Printopdracht als parameter Print&Share kan een printopdracht aanpassen, waardoor u duurzaam kunt printen. Dit kan bereikt worden op basis van: De printopdracht in het algemeen Gaan we de printopdracht wel of niet afdrukken? Gebruik de standaard afdrukvoorbeelden van Print&Share. Hiervoor kunnen we een automatisch criterium bepalen in een kanaal. De beslissing kan genomen worden aan de hand van triggers. Een trigger * kan bijvoorbeeld de aanwezigheid van kleur zijn in een document, het maximum aantal pagina s van een document, enz. Printopdracht afdrukken in zwart-wit Dit kan ingesteld worden als een vaste instelling of door middel van een trigger *. Een trigger kan bijvoorbeeld het programma zijn waar vanuit de afdruk wordt gemaakt. Het selecteren of deselecteren van pagina s Print&Share kan een automatische selectie of deselectie maken van bepaalde pagina s. Dit kan gedaan worden door vaste pagina s aan te duiden of door een trigger die bijvoorbeeld de hoeveelheid kleur controleert (%) of de hoeveelheid bedrukking met inkt (%, cm) op de individuele pagina s. Ook kan de gebruiker net voor het afdrukken zelf beslissen wat hij wil afdrukken. Dit kan men doen door te schakelen tussen kanalen (toggling) of een afdrukvoorbeeld van de printopdracht te bekijken. Optimaal gebruik te maken van de papieroppervlakte Print&Share kan de inhoud van een printopdracht verkleinen door: o o o o de witruimten tussen pagina's te verwijderen of, de witruimte tussen de tekst op één pagina te verwijderen of, de - ondertekening en vaste teksten te verwijderen of, Meerdere pagina's op één vel papier af te drukken. Print&Share kan ook kop- en voetteksten verwijderen om nog meer papier te besparen. * Triggers worden gebruikt in een cascade systeem en zijn enkel beschikbaar in de Corporate versie. Page 2 of 13

3 Eco Lite Profess. Corporate Overzicht van kenmerken Hieronder een overzicht van de duurzame kenmerken van Print&Share Eco: Print&Share versies Eigenschappen Printopdracht omzetten in zwart-wit Afdrukken op basis van een trigger = kleur Afdrukken op basis van een trigger = max. aantal pagina s Autom. omzetten in zwart-wit door trigger = softwaretoepassing Vaste selectie van pagina s Handmatige selectie van pagina s Autom. selectie van pagina s d.m.v. trigger = kleur (%), inkt (%) Autom. selectie van pag's d.m.v. trigger = witruimte (%) Autom. selectie van pagina's d.m.v. trigger = bedrukking (cm) Pagina-inhoud samenvoegen Kop- en voettekst verwijderen bij 'Pagina-inhoud samenvoegen' Verwijderen witruimte tussen tekstblokken Verwijderen ondertekeningen en vaste voetnoten Beperken afdruk door eerdere verstuurde mails weg te laten (1) Meerdere pagina s op 1 vel Eenvoudig schakelen tussen duurzame kanalen Eenvoudig schakelen tussen Pagina-inhoud samenvoegen en Pagina's op 1 vel Eenvoudige combinatie van Pagina-inhoud samenvoegen en Pagina's op 1 vel Profielbeveiliging N.B.: Voor de andere kenmerken van Print&Share Eco die hetzelfde zijn als Print&Share Lite, verwijzen we naar Bijlage 1 en 2 in de Print&Share handleiding. (1) Kan niet gecombineerd worden met Verwijderen witruimte tussen tekstblokken. Page 3 of 13

4 Kenmerken van Print&Share Eco Afdrukken in zwart-wit Omzetten in zwart-wit Het dialoogvenster Kanaalconfiguratie van de afdrukfunctie bevat een selectievakje genaamd [Kleur]. Als dit selectievakje niet aangevinkt is, zet Print&Share de printopdrachten om in zwart-wit. Tip: U treft ook een kleurselectievakje aan in de Quick Editor. Deze instelling is tijdelijk en wordt niet bewaard. Enkel de Corporate kan automatisch beslissen om af te drukken in zwart-wit. Zie in de handleiding het hoofdstuk over Cascades en Triggers. Pagina selectie Vaste selectie van pagina s Handmatige paginaselectie Paginabereik selecteren met herkenningsfunctie In Print&Share kunt u een vaste selectie van pagina s bepalen door gebruik te maken van de functie [Paginaselectie] in het dialoogvenster Kanaalconfiguratie. In het dialoogvenster Paginaselectie kunt u kiezen tussen de instelling voor alle pagina s, de eerste pagina, de oneven pagina s, de even pagina s, de enalaatste pagina, de laatste pagina of een aangepast paginabereik. In het overzichtvenster met Actieve pagina s kunt u bepalen welke pagina s u wenst af te drukken. Selecteer of deselecteer een pagina met uw muis in het afdrukvoorbeeld van de betreffende pagina. Raadpleeg het hoofdstuk "Snel aan de slag - Het basisvenster" in de handleiding voor meer informatie over Actieve pagina's. Deze duurzame functie kan nuttig zijn bij het afdrukken van lange berichten. Met deze functie kunt u namelijk een printopdracht van een kleiner maken door het paginabereik te beperken tot bijvoorbeeld 4 e- mailantwoorden. Om het paginabereik tot bijvoorbeeld 4 antwoorden te beperken, kunt u controleren op het voor de vierde keer voorkomen van het woord 'Onderwerp:'. Deze functie is een uitbreiding van het item Paginaselectie. U kunt de functie vinden onder de knop [Paginaselectie] in het dialoogvenster Kanaalconfiguratie. Selecteer de radioknop [Aangepast] en voer bijvoorbeeld de volgende opdracht in: Recognition(Onderwerp:,4). Page 4 of 13

5 Functie: Recognition(Tekst, Aantal, Per pagina) Instellingskenmerken: Tekst Aantal Per pagina Een tekenreeks die symbool staat voor de te zoeken waarde in het document (bijv. Onderwerp:). Geen hier het aantal keer op dat de tekst gevonden moet worden waardoor het paginabereik wordt beperkt. 0 of niet gespecificeerd = mag meermaals voorkomen per pag. 1 = per pag. mag de waarde maar één keer meegeteld worden. Deselectie op witruimte Pagina s kunnen automatisch worden gedeselecteerd in de printopdracht als zij veel witruimte bevatten. Deze functie controleert hoeveel witruimte (in %) er is tot het einde van de pagina. U kunt deze instelling vinden onder de knop [Paginaselectie] in het dialoogvenster [Kanaalconfiguratie] op het tabblad [Pagina dekking]. De items uit bovenstaand dialoogvenster hebben alleen effect vanaf de tweede pagina van de printopdracht. Selectie op bedrukkingshoogte Kleur selectie Pagina s kunnen ook automatisch worden geselecteerd met een tegenovergestelde vereiste t.o.v. het vorige kenmerk. De trigger [Minimum vereiste hoogte van bedrukking] controleert de individuele pagina s op een minimale bedrukking (in centimeters) in zwart of kleur. Selecteer de [Pagina selectie] knop in het dialoogvenster [kanaalconfiguratie] en kies de [Pagina dekking] tab om deze eigenschap te gebruiken. U kunt automatisch pagina s selecteren met bepaalde kleurvereisten. Om enkel pagina s te printen met zwart/wit bedrukking, selecteer [Pagina mag alleen grijs/zwart bevatten]. Page 5 of 13

6 Papier selectie Als uw documenten zijn samengesteld uit A4 en A3 pagina s en u wilt enkel de pagina s met A4 afdrukken, dan kunt u deze pagina selecteren met de tab [Pagina-indeling vereisten]. Page 6 of 13

7 Optimaliseren van de gebruikte ruimte op papier Pagina-inhoud samenvoegen Met deze duurzame printfunctie kunt u meerdere pagina s combineren op één vel papier. Print&Share berekent de witruimte aan het einde van de huidige pagina en de bedrukking van de volgende pagina s. Afhankelijk van het resultaat kan Print&Share deze pagina s combineren. Om deze functie te gebruiken, kiest u het venster [Kanaalconfiguratie] en vinkt u vervolgens het selectievakje [Pagina-inhoud samenvoegen] aan. De hyperlink opent een dialoogvenster voor specifieke instellingen. Kop- en voettekst verwijderen Om de drie voorgaande functies optimaal te kunnen benutten, kan het noodzakelijk zijn om de kop- en voettekst van uw document te verwijderen of niet mee te rekenen. Klik op de tekst [Pagina-inhoud samenvoegen] om de hoogte van de boven- en onder marge te bepalen. Invoegen witruimte Als de eigenschap [Pagina-inhoud samenvoegen] twee of meerdere pagina s kan samenvoegen op basis van de berekening van de bedrukking, dan zal Print&Share opnieuw de originele witruimte invoegen boven de samengevoegde pagina. U kunt de hoogte van de ingevoegde witruimte aanpassen met [Voeg witruimte toe bovenaan iedere pagina]. U hebt eveneens de mogelijkheid de witruimte onderaan elke pagina in te voegen. De ingevoegde witruimte kan een [Koptekst] of een [Voettekst], bijv. een paginanummer, bevatten. Page 7 of 13

8 Verwijderen witruimte Deze eigenschap is een krachtige optie bij Pagina-inhoud samenvoegen. Met deze eigenschap kunt u witruimte verwijderen tussen de tekst op alle pagina s. U kunt een minimum vereiste witruimte bepalen alvorens de eigenschap de witruimte zal verwijderen. Eenmaal verwijdert kunt opnieuw een minimum witruimte invoegen, die een symbool bevat dat aantoont waar de witruimte werd weggeknipt. Voorbeeld van een resultaat: Page 8 of 13

9 Inhoud verwijderen In de tweede tab [Inhoud verwijderen] van het dialoogvenster kunt u de tekst bepalen die u wenst te verwijderen van de printopdracht. Typische voorbeelden van tekst om te verwijderen van een zijn ondertekeningen en voetteksten met legale informatie. U kunt kiezen om ofwel een tekstblok of een aparte lijn te verwijderen. Klik op de knop [Toevoegen] voor een nieuw profiel waarin u de grenzen van de te verwijderen tekstblok kunt bepalen. Als u bijvoorbeeld wenst uw eigen ondertekening te verwijderen van uw afdrukken, met uitzondering van uw naam (zie het voorbeeld hieronder), dan kunt u met reguliere expressies, My company specificeren voor de Grens bovenaan en als Grens onderaan. Page 9 of 13

10 Voor meer informatie over Herkenning en Reguliere Expressies verwijzen we naar de handleiding van Print&Share. Meerdere pagina's op één vel Met deze instelling kunt u één of meerdere pagina s op één vel papier plaatsen. Bijvoorbeeld twee A5-pagina's o op één A4-vel. Let op dat het dialoogvenster [Kanaalconfiguratie] wordt weergeven als 'Pagina s op één vel'. Page 10 of 13

11 Eenvoudig gebruik van duurzame eigenschappen Eenvoudig omschakelen (toggle) Een profiel van Print&Share kan zodanig geconfigureerd worden, dat u gemakkelijk een keuze kunt maken tussen de beschikbare kanalen. U hoeft bijvoorbeeld alleen maar op een afdrukvoorbeeld in het basisvenster te klikken om het kanaal te selecteren. De andere beschikbare kanalen worden hierdoor automatisch inactief. Om deze eenvoudige omschakeling tussen kanalen in te stellen, klikt u met de rechtermuisknop op een kanaal op het tabblad [Algemeen] in het algemene profielvenster en selecteert u [Toggle]. Page 11 of 13

12 Eenvoudige selectie In Print&Share Eco kunt u eenvoudig wisselen tussen de duurzame functies [Pagina-inhoud samenvoegen] en [Pagina's op 1 vel]. Deze mogelijkheid is beschikbaar in het overzicht Actieve Pagina s. Open het venster Actieve Pagina s via het onderstaande icoon dat verschijnt in de rechter bovenhoek in de achtergrond van het venster [Overzicht] als u met de muis beweegt over deze zone. Klik op de knop [Pagina-inhoud samenvoegen] of [Pagina's op 1 vel] voor de betreffende functionaliteit. Eenvoudige combinaties In Print&Share kunt u ook eenvoudig de eigenschappen Pagina-inhoud samenvoegen en Pagina's op 1 vel combineren in het dialoogvenster Actieve Pagina s. Druk op de twee knoppen [Pagina-inhoud samenvoegen] en [Pagina's op 1 vel] om deze functionaliteiten te combineren. Page 12 of 13

13 Ontworpen door Winking bvba, Belgium. Winking bvba is een Premier Plus Member van het Ricoh Developer Program. Copyright Copyright by Winking bvba, BE , België. Alle rechten voorbehouden. Deze publicatie mag niet gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd, opgeslagen in een retrieval systeem of gedistribueerd worden in elke vorm of via elke manier; elektronisch, mechanisch, fotokopiëren, vastleggen of anderszins, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Gedrukt in België. Handelsmerken Winking is een geregistreerd handelsmerk van Winking bvba. OPTIsend is een geregistreerd handelsmerk van Gerdi Staelens. Ricoh is een geregistreerd handelsmerk van Ricoh Corporation Ltd. Ricoh Developer Program is een handelsmerk van Ricoh Co. Ltd. Print&Share is een merknaam. Ricoh is de exclusieve dealer van Print&Share software. Microsoft, Word for Windows, Excel en Outlook zijn geregistreerde handelsmerken. Windows is een handelsmerk van Microsoft Corporation. Lotus Notes is een geregistreerd handelsmerk van IBM. Crystal Reports is een geregistreerd handelsmerk van Business Objects SAP. Acrobat en PDF zijn geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Inc. Overige handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaars. Page 13 of 13