PDF-instructies. Opmaakinstructies Proefschriften. Geachte promovendus,

Transcriptie

1 Opmaakinstructies Proefschriften Geachte promovendus, Het door u in te leveren bestand van uw proefschrift moet voldoen aan technische eisen en het bij AUP gangbare formaat. Voor de technische verwerking moet AUP uw proefschrift ontvangen als drukgerede PDF, op het formaat 15,6 x 23,4 cm. staand, fonts en illustraties ingesloten en geen elementen met een resolutie lager dan 300 dpi. U kunt daarvoor uw proefschrift door een zetter laten opmaken, waarvoor AUP u doorverwijst naar een zetter waarmee u zelf de (prijs-)afspraken regelt. De kosten daarvan vallen buiten de offerte van AUP. U kunt ook zelf uw bestand drukgereed aanleveren. Hierna volgt de instructie hoe u daaraan kunt voldoen. Onduidelijkheden in deze instructie graag melden aan proefschriften@aup.nl. Wij wensen u veel succes met het schrijven en verzorgen van uw proefschrift. PDF-instructies 1 van

2 1 Tekstdocument instellen Beschreven voorbeelden zijn gebaseerd op tekstverwerking in Word. Gebruikt u een andere tekstverwerker, ga dan na hoe u de gevraagde instellingen in uw tekstverwerker kunt bereiken. Uw proefschrift wordt gepubliceerd op het vaste formaat van 15,6 x 23,4 cm. staand. U moet uw proefschrift dan ook op dat formaat aanleveren. In Word kunt u dat als volgt instellen: 1. klik in de werkbalk links boven op Bestand en kies uit het drop down menu Pagina-instelling: 2. Er verschijnt een venster met tabbladen: kies het tabblad Papier PDF-instructies 2 van

3 3. Naast het venster Papierformaat staat een pijltje. Als u daarop klikt volgt een drop down menu. Scroll naar beneden en selecteer aangepast. 4. Vul dan in bij breedte 15,6 cm en bij hoogte: 23,4 cm. Attentie: Let wel op dat in het onderste venster links hele document is geselecteerd! PDF-instructies 3 van

4 5. Klik nu op het tabblad Marges Vul overal 2 cm. in behalve bij Rugmarge. De positie van de rugmarge is Links - Kies Afdrukstand Staand - Selecteer Heel document 6. Klik nu op het tabblad Indeling: - Selecteer Nieuwe pagina - Stel de maten bij koptekst en voettekst in op 12 mm. - Selecteer bij verticaal uitlijnen Boven - Toepassen op: Heel document - Klik op OK Uw Word document heeft nu het juiste formaat en de juiste marges. U kunt het document nu bewerken. Ook uw bestaande Word document kunt u op deze wijze aanpassen aan de juiste formaten en marges. Noten en eventuele automatisch gegenereerde gegevens zoals inhoud en register worden automatisch mee aangepast. Pas op: tabellen worden niet mee aangepast. Sla het aan te passen document altijd eerst onder een andere naam op, zodat u uw oorspronkelijke document nooit verliest! PDF-instructies 4 van

5 2 Tabellen en Illustraties Als u een bestaand document heeft aangepast waarin u tabellen heeft verwerkt, zult u die moeten aanpassen. Raadpleeg daarvoor uw oorspronkelijke document, omdat door de formaataanpassing delen van de tabellen in het aangepaste document buiten beeld kunnen zijn geraakt. 2.1 Illustraties en grafieken Resolutie en formaat Om illustraties in druk kwalitatief goed weer te kunnen geven, is een resolutie van 300 dpi vereist. Omdat de resolutie behalve de bestandsgrootte ook afhankelijk is van het gebruiksformaat volgt hier een eenvoudige methode om de resolutie van uw illustratie te bepalen: Bepaal de grootte van uw beeld in pixels U kunt dat bijvoorbeeld doen door uw illustratie te openen in Microsoft Office Picture manager. 1. Klik op Bestand Eigenschappen. 2. Rechts worden breedte en hoogte van de illustratie in pixels weergegeven. Bereken nu het maximaal bruikbare formaat bij 300 dpi: (Breedte in pixels : 300) 25,4 = maximaal bruikbare breedte in mm. (Hoogte in pixels : 300) 25,4 = maximaal bruikbare hoogte in mm. Voorbeeld: Bovenstaande illustratie heeft een bestandgrootte van 3,17 Mb en meet pixels. Volgens bovenstaande formule is het maximaal bruikbare formaat bij 300 dpi: Breedte: (3968 : 300) 25,4 = 335,96 mm Hoogte: (2976 : 300) 25,4 = 251,97 mm PDF-instructies 5 van

6 Omdat het paginaformaat (15,6 x 23,4 cm.) al kleiner is dan dit beeld formaat voldoet deze illustratie dus ruimschoots aan de vereiste criteria. U kunt dit ook omdraaien: U wilt een illustratie plaatsen in het formaat 7 x 6 cm. Het minimaal aantal pixels moet dan zijn: Breedte: (70 : 25,4) 300 = 827 pixels Hoogte: (60 : 25,4) 300 = 709 pixels. Als de door u gekozen illustratie die waarden heeft, kunt u die dus zonder meer plaatsen. Vallen de waarden daaronder, dan kunt u beter op zoek gaan naar een illustratie van betere kwaliteit Kleur of zwart-wit Als is afgesproken dat uw proefschrift alleen in zwart wordt afgedrukt, moet ook alle illustratiemateriaal in zwartwit worden meegeleverd. U kunt dat heel eenvoudig zelf doen. 1. Klik op de in Word geplaatste illustratie met de rechtermuisknop 2. Kies Afbeelding opmaken Kies tabblad Afbeelding Kies bij Kleur uit het dropdown menu Grijswaarde Grafieken die u plaatst kunnen op dezelfde wijze omgezet worden. Pas op dat u niet zwart-wit kiest uit het drop down menu: er worden dan geen grijstinten weergegeven. PDF-instructies 6 van

7 3 Tekstverwerking 3.1 Voorwerk Aan uw proefschrift moet een voorwerk worden toegevoegd dat moet voldoen aan de voorschriften van uw promotiereglement. U kunt deze terugvinden in het Promotiereglement van uw Universiteit. U dient hier de voorgeschreven vorm van AUP te volgen en wordt daarin gecontroleerd en begeleid door een redacteur van AUP: pag. 1: Alleen de titel (Franse titel). pag. 2: Copyrightpagina. AUP verstrekt hiervoor de gegevens (ISBN, copyrightvermelding, etc.). pag. 3: Titelpagina. Uw proefschrift titel en evt. ondertitel en promotiegegevens. pag. 4: Samenstelling van de promotiecommissie (conform promotiereglement) Let op: op deze eerste 4 pagina s geen paginacijfer plaatsen! pag. 5: Inhoudsopgave, normale nummering. (Op deze pagina staat dus het paginanummer 5) pag. 6: Vervolg inhoudsopgave of andere pagina s, normaal genummerd. Let erop dat hoofdstukken, de introductie, de conclusie e.d. telkens op een rechter (oneven) pagina moeten beginnen. 3.2 Tekstdeel Voor goede leesbaarheid kunt u Times New Roman 11 punten gebruiken. U kunt de leesbaarheid nog verhogen door de tekst 1 of 2 pt te verhogen. (U selecteert uw tekst en gaat dan naar: Opmaak Lettertype tabblad Afstand en positie verhoogd Met: 2 pt). Houdt er rekening mee dat er dan minder regels op een pagina passen en uw boek dus een grotere omvang kan krijgen. Paginering kunt u zelf instellen in de voet of in de kopregel. Kies hiervoor bij voorkeur geen letter die groter is dan de tekstletter. Het is gebruikelijk dat blanco pagina s geen paginacijfer hebben. Omdat dat in Word lastig te verwezenlijken kan zijn kan dat eventueel achteraf in de aan te leveren PDF voor u worden verwijderd. AUP kan u daarvoor naar een externe dienstverlener doorverwijzen. Hier kunnen wel extra kosten aan verbonden zijn. 3.3 Inhoud en Index maken In de helpfunctie van Word kunt u hiervoor de uitgebreide instructies vinden. Toets de functietoets F1 en tik in Inhoudsopgave maken of Index maken. PDF-instructies 7 van

8 4 Vervaardigen van een drukgerede PDF Hiervoor is het nodig dat u beschikt over een professionele PDF-converter. De meest gebruikelijke hiervoor is Adobe Acrobat. Het heeft de voorkeur dat u uw PDF vervaardigt op dezelfde PC waarop u ook uw proefschrift vervaardigt, om verrassingen door instellingsverschillen te voorkomen. De hierna volgende instructies en voorbeelden zijn op basis van Adobe Acrobat. 1. Open uw definitieve proefschrift en druk op de toetscombinatie Ctrl+P, alsof u wilt printen. Selecteer uit het dropdown menu Adobe PDF. NB: dit is natuurlijk alleen mogelijk als Acrobat op uw computer staat geïnstalleerd. Klik dan rechts daarnaast in het venster op de knop Eigenschappen 2. Op het Eigenschappenscherm dat verschijnt ziet u het tabblad voor Adobe instellingen. Kies uit het dropdown menu Drukwerkkwaliteit. 3. Bij Paginaformaat klik op de knop rechts Toevoegen om het afdrukformaat aan te passen. PDF-instructies 8 van

9 4. Selecteer Aangepast uit het dropdown menu van het popup scherm 5. en overschrijf het woord Aangepast met het afgewerkte formaat van uw boek: 15,6 x 23,4 cm ofwel 156 x 234 mm 6. En klik op de button links onderin Toevoegen/Wijzigen. 7. Klik nu op het driehoekje achter Paginaformaat Adobe PDF en kies uit de verschijnende dropdown de naam van het nieuw toegevoegde formaat; 8. haal het vinkje weg bij Fonts niet naar Adobe PDF verzenden. Als u dat vinkje vergeet weg te halen worden de fonts NIET ingesloten in uw bestand en is uw PDF onbruikbaar. Zoals u hiernaast ziet staat het hokje standaard aangevinkt. Let er dus goed op dat u het weghaalt (zie het voorbeeld scherm op pag. 10)! PDF-instructies 9 van

10 9. Controleer het scherm nog een keergoed: Drukwerkkwaliteit, het juiste paginaformaat 15,6 x 23,4 cm. en GEEN vinkje bij Fonts niet naar Adobe PDF verzenden. Klik dan op het tabblad Papier/Kwaliteit bovenin. 10. Vink nu het bolletje aan bij Zwart-wit en klik rechts onder op de knop OK. 11. U bent nu weer terug bij het opdrachtscherm voor afdrukken. Klik rechts onder op OK en uw drukgerede PDF wordt PDF-instructies 10 van

11 Als u geen Adobe Acrobat op uw pc heeft Het is aanbevolen om de PDF te maken op de PC waarop ook het proefschrift is geschreven. Mocht op uw computer echter geen Acrobat geïnstalleerd staan, dan kunt u de PDF van uw Word document ook op een andere PC vervaardigen, waar dat programma wel geïnstalleerd staat. Let wel op: andere computers kunnen andere instellingen hebben, al hebben ze dezelfde systeemfonts. Dat kan tot ongewenste afwijkingen leiden. Bijvoorbeeld in tabellen kan dat verloop tot gevolg hebben. Open daarom uw document op de vreemde computer en kijk het eerst zorgvuldig na. Voor het overige kunt u voorgaande instructies voor het aanmaken van de PDF weer volgen. Kunt u niemand vinden met dat programma, overleg dan met AUP. AUP kan u naar iemand doorverwijzen die de conversie voor u kan verzorgen. Ook hier geldt dan natuurlijk dat er afwijkingen kunnen voorkomen. U moet uw PDF te allen tijde grondig controleren alvorens het voor druk bij AUP in te leveren. PDF-instructies 11 van