Procesbegeleidingsdocumenten NTMB-zorgsysteem van producenten en leveranciers van natuurtechnische oeverbeschermingsmaterialen

Transcriptie

1 Procesbegeleidingsdocumenten NTMB-zorgsysteem van producenten en leveranciers van natuurtechnische oeverbeschermingsmaterialen Begeleidend document H. Maes 1/06/2010 Be-con/KZ/HM/ Studie in opdracht van Departement Leefmilieu, Natuur en Energie afdeling Milieu-integratie en subsidiëringen (Bestek: LNE/MIS/NTMB/08-01)

2 Inhoudstafel 1 Inleiding Het procesmodel Inleiding De sturende processen De directieverantwoordelijkheid Meten, analyseren en verbeteren De ondersteunende processen De inkoop Het productieproces De zelfcontrole De verkoop De standaardformulieren Directieverklaring - NTMB-FOR Kwaliteitsbewaking - NTMB-FOR Organogram - NTMB-FOR Jaarlijkse directiebeoordeling - NTMB-FOR Registratie opleiding - NTMB-FOR Specificaties grondstoffen of aangekochte materialen/producten - NTMB-FOR Register (afgekeurde) grondstoffen of aangekochte materialen - NTMB-FOR Leveranciersbeoordeling - NTMB-FOR Productieproces - NTMB-FOR Register onderhoud - NTMB-FOR Register (afgekeurde) eindproducten - NTMB-FOR Specificaties zelfcontrole - NTMB-FOR Beheer meetapparatuur - NTMB-FOR Register zelfcontrole - NTMB-FOR Specificaties NTMB-materialen - NTMB-FOR Klantenbevraging - NTMB-FOR Klachtenbehandeling - NTMB-FOR Klacht NTMB-FOR 017a Ontwerp en ontwikkeling - NTMB-FOR Het conformiteitsattest - NTMB-FOR Tot slot

3 1 Inleiding Dit begeleidend document legt in een notendop uit hoe de leverancier/producent van NTMB-materialen de procesbegeleidingsdocumenten kan gebruiken om het NTMB-zorgsysteem in zijn bedrijf te implementeren. De procesbegeleidingsdocumenten dienen opgevat te worden als een handig hulpmiddel om een eenvoudige opstart van het NTMB-zorgsysteem mogelijk te maken. Bijgevolg is er geen enkele verplichting tot gebruik van deze standaardformulieren verbonden. De leverancier/producent kan gebruik maken van zelf ontworpen documenten om zich in regel te stellen met de eisen van het NTMBzorgsysteem (zie lastenboek). De procesbegeleidingsdocumenten bestaan uit een procesmodel en een twintigtal standaardformulieren. Het procesmodel vormt de rode draad doorheen deze formulieren en geeft bijgevolg de samenhang ervan weer. In dit begeleidend document wordt het procesmodel toegelicht aan de hand van drie soorten processen: de sturende, ondersteunende en realisatieprocessen. Tevens wordt de nadruk gelegd op de verantwoordelijkheid van de directie van het betreffende bedrijf en het belang van een jaarlijkse evaluatie en bijsturing van het NTMB-zorgsysteem. Vervolgens wordt van elk van de standaardformulieren toegelicht aan welke eisen ze binnen het NTMBzorgsysteem tegemoet komen, hoe ze ingevuld en gebruikt kunnen worden en hoe ze uiteindelijk kunnen worden gearchiveerd. In dit document worden gebruikstips voor zowel het procesmodel als de standaardformulieren in het cursief vermeld. Tevens wordt voor elk hoofdstuk aangegeven met welke eis uit het lastenboek van het NTMB-zorgsysteem het overeenstemt. Het spreekt voor zich dat het procesmodel en de standaardformulieren zullen evolueren op basis van de noden en de ervaring met het NTMB-zorgsysteem. Tot slot wordt elke gebruiker van de procesbegeleidingsdocumenten veel succes toegewenst bij de uitwerking ervan! 3

4 2 Het procesmodel 2.1 Inleiding Het procesmodel toont de zorg van een leverancier/producent van NTMB-materialen om de materialen met een juiste kwaliteit op de markt te zetten. Uit dit model blijkt duidelijk dat er daartoe binnen het bedrijf drie soorten processen te onderscheiden zijn. In eerste instantie dienen de realisatieprocessen te worden vermeld. Met deze processen is het bedrijf in staat de vraag van de klant tot verkoop van NTMBmaterialen te beantwoorden. Om tijdens de productie of import/export de juiste kwaliteit van de NTMBmaterialen te verzekeren, bestaat er binnen het bedrijf een tweede soort processen, met name de ondersteunende processen. De sturende processen zorgen voor een continu onderzoek naar en realisatie van de verbetering van de kwaliteit van de NTMB-materialen. In dit hoofdstuk wordt het belang van de sturende en ondersteunende processen binnen het NTMB-zorgsysteem toegelicht. Vervolgens wordt aangegeven welke standaardformulieren (NTMB-FOR) voor beide processen voorhanden zijn om het NTMB-zorgsysteem in het bedrijf van de leverancier/producent te implementeren. De gebruiker van deze procesbegeleidingsformulieren heeft een digitale versie van het procesmodel ter beschikking. Dit procesmodel wordt geplaatst in een digitale map NTMB-zorgsysteem. Het procesmodel wordt vervolgens bedrijfspecifiek gemaakt. Voorbeeld: Een leverancier van NTMB-materialen zal de titel vervangen door Procesmodel voor het leveren van NTMB-materialen. Het logo van het bedrijf kan hierbij opgenomen worden. In de balk van de realisatieprocessen wordt produceren van NTMB-materialen verwijderd. De algemene term NTMB-materialen kan desgewenst vervangen worden door de eigen productnamen. 2.2 De sturende processen De sturende processen zorgen voor een continu onderzoek naar en realisatie van de verbetering van de kwaliteit van de NTMB-materialen. Dit gebeurt via meten van criteria van de NTMB-materialen, nemen van corrigerende en preventieve maatregelen en meten van de klanttevredenheid. De verantwoordelijkheid van de directie bestaat er dan in om op basis van de registraties van het meetproces een kwaliteitsbewaking te realiseren. Een jaarlijkse directiebeoordeling van de kwaliteitsdoelstellingen is dan ook onontbeerlijk. In het procesmodel worden de sturende processen daarom onderverdeeld in processen die de effectiviteit van het NTMB-zorgsysteem meten, analyseren en verbeteren (rechts) en processen die het NTMBzorgsysteem bewaken (links). De acties genomen binnen de sturende processen worden in de groene kaders vermeld. De gegevens die ontstaan door deze acties worden genoteerd (of dus geregistreerd) in de standaardformulieren. De bijhorende standaardformulieren staan vermeld in de beige kaders. De lichtblauwe pijlen duiden de jaarlijkse cyclus van het procesmodel aan De directieverantwoordelijkheid Lastenboek: hoofdstuk 5.1 en De implementatie van het NTMB-zorgsysteem start bij het vastleggen van de kwaliteitsdoelstellingen inzake de productie en levering van NTMB-materialen door de directie/het management van het bedrijf. In het NTMB-zorgsysteem wordt bijzondere aandacht besteed aan de wijze waarop jaarlijks de kwaliteitsdoelstellingen bij de directie/het management van het bedrijf tot stand komen. Enkel indien deze kwaliteitsdoelstellingen passen binnen het korte- en langetermijnperspectief van het bedrijf, zal het bedrijf 4

5 ook effectief bereid zijn om deze kwaliteitsdoelstellingen te realiseren. Dit dient aangetoond te worden vanuit de missie, visie en strategische doelstellingen die door het bestuur van het bedrijf zijn vastgelegd. De directie/het management verklaart vervolgens haar intenties en verantwoordelijkheid inzake het NTMB-zorgsysteem in het standaardformulier NTMB-FOR 001 Directieverklaring. Om de jaarlijkse kwaliteitsdoelstellingen te realiseren zal de directie/het management specifieke acties definiëren, plannen en opvolgen. De directie/het management beschikt hiervoor over het formulier NTMB-FOR 002 Kwaliteitsbewaking. De acties kunnen door verschillende werknemers van het bedrijf worden uitgevoerd. Door middel van het formulier NTMB-FOR 003 Organogram toont het bedrijf aan dat deze werknemers de bevoegdheid, competentie en expertise hebben om tot deze acties over te gaan. De verdere opleiding van deze medewerkers wordt bevestigd via formulier NTMB-FOR 005 Registratie opleiding. Na een periode van één jaar is het tevens de verantwoordelijkheid van de directie/het management om de doeltreffendheid van het eigen NTMB-zorgsysteem te evalueren. Deze evaluatie wordt genoteerd op het formulier NTMB-FOR 004 Directiebeoordeling. Nieuwe of bijgestuurde kwaliteitsdoelstellingen voor het volgende jaar worden opgenomen in een nieuw formulier NTMB-FOR 001 Directieverklaring. De bijhorende actiepunten worden dan vervolgens weer genoteerd in het formulier NTMB-FOR 002 Kwaliteitsbewaking. Voor de realisatie van deze nieuwe kwaliteitsdoelstellingen stelt de directie/het bestuur zowel de noodzakelijke middelen als personeel ter beschikking Meten, analyseren en verbeteren Lastenboek: hoofdstuk Voor de jaarlijkse beoordeling van de werking van het NTMB-zorgsysteem en van de mate waarin de kwaliteitsdoelstellingen werden bereikt, heeft de directie/het bestuur een 5tal registraties ter beschikking: de klantenbevraging (NTMB-FOR 016), de klachtenbehandeling (NTMB-FOR 017), het register van de zelfcontrole (NTMB-FOR 014), het formulier van de kwaliteitsbewaking (NTMB-FOR 002), de leveranciersbeoordeling (NTMB-FOR 008). Door middel van deze 5 registratieformulieren wordt de werking van het NTMB-zorgsysteem gedurende een heel jaar gemeten. Een grondige analyse van deze metingen geeft inzicht in de te nemen stappen naar een verdere kwaliteitsverbetering van zowel de NTMBmaterialen als de bijhorende dienstverlening. Nieuwe ontwerpen en ontwikkelingen binnen het productieproces of van de NTMB-materialen zelf, worden genoteerd in het formulier NTMB-FOR 018 Ontwerp en ontwikkeling. 2.3 De ondersteunende processen De ondersteunende processen hebben een invloed op de volgende stappen binnen de realisatieprocessen: inkoop, productieproces, zelfcontrole en verkoop De inkoop Lastenboek: hoofdstuk 6.1 De kwaliteit van de NTMB-materialen hangt in een belangrijke mate af van de kwaliteit van de grondstoffen. In het formulier NTMB-FOR 006 Specificaties grondstoffen of aangekochte materialen/producten, 5

6 neemt het bedrijf de bedrijfseigen specificaties van de grondstoffen of aangekochte materialen/producten op vanuit haar productie- of eindproducteisen. Vanuit deze eisen wordt uiteindelijk een leverancier(s) gezocht en dus niet omgekeerd. Met andere woorden, het is niet de bedoeling eerst een leverancier te kiezen en vervolgens zijn specificaties van de producten over te nemen. Belangrijk ook is dat het bedrijf van elke specificatie aangeeft volgens welke normen of methodes de cijferwaarden zijn bekomen. Bedoeling is om met formulier NTMB-FOR 006 te komen tot enkel deze specificaties die effectief relevant zijn voor de bedoelde grondstoffen en dus ook voor de uiteindelijke eindproducten. Dit formulier dient ook om het bedrijf te stimuleren verdere expertise op te bouwen in verband met de aangekochte grondstoffen en materialen. Voor een leverancier van NTMB-materialen is formulier NTMB-FOR 006 Specificaties grondstoffen of aangekochte materialen/producten gelijk aan het formulier NTMB-FOR 015 Specificaties NTMB-materialen. Door zelfcontrole dient het bedrijf ervoor te zorgen dat enkel de geleverde grondstoffen die aan de door haar gevraagde specificaties (zie NTMB-FOR 006) voldoen, verder in de realisatieprocessen gebruikt worden. Het bedrijf gebruikt formulier NTMB-FOR 007 Register (afgekeurde) grondstoffen voor de registratie van de geleverde goederen. Indien tijdens de zelfcontrole blijkt dat bepaalde partijen niet voldoen, worden deze afgekeurd. Dit wordt tevens geregistreerd in NTMB-FOR 007. Belangrijk is dat het bedrijf ervoor zorgt dat deze producten niet opnieuw in de keten terecht komen. Het kan hiervoor zichtbare maatregelen treffen (bijvoorbeeld rode sticker of lint) of een aparte lokatie voorzien. Deze maatregel wordt ook in het desbetreffende formulier opgenomen. Voor een leverancier van NTMB-materialen is formulier NTMB-FOR 007 Register (afgekeurde) grondstoffen of aangekochte materialen/producten gelijk aan het formulier NTMB-FOR 011 Register (afgekeurde) eindproducten. Aan de hand van deze formulieren kan het bedrijf op jaarlijkse basis voor elk van haar leveranciers een beoordeling uitvoeren. Het gebruikt daarbij het formulier NTMB-FOR 008 Leveranciersbeoordeling. Deze leveranciersbeoordelingen kunnen als input dienen voor de jaarlijkse directiebeoordeling en bijgevolg tot correctieve maatregelen of verbeteracties leiden Het productieproces Lastenboek: hoofdstuk Het bedrijf dient kennis te hebben van het productieproces van de NTMB-materialen die het op de markt brengt. Dit geldt dus niet alleen voor de producenten maar ook voor de leveranciers van NTMBmaterialen. Dit is nodig om verder inzicht te bekomen in de relevante specificaties van de NTMBmaterialen. Om verder inzicht in dit productieproces te stimuleren, wordt via NTMB-FOR 009 Productieproces het bedrijf verplicht de verschillende stappen in het productieproces te noteren. De beschrijving van het productieproces start bij de grondstoffen, dus ook in de mate van het mogelijke bij het productieproces van de grondstoffen, en eindigt bij het verlaten van het bedrijf van de NTMB-materialen. Naast de beschrijving wordt ook gevraagd om de kritische punten in het productieproces te noteren die de kwaliteit van de NTMB-materialen bepalen. Dit inzicht is belangrijk om een degelijk zelfcontroleproces op te bouwen. In het formulier NTMB-FOR 010 Onderhoud wordt aangegeven welk onderhoud preventief (inclusief frequenties) moet worden uitgevoerd. Ook het onderhoud of herstellingen die bij hoogdringendheid werden uitgevoerd worden genoteerd. Bedoeling is om op die manier door gepaste en tijdige ingrepen in de productie-installaties, preventief te kunnen werken en kwaliteitsverlies te vermijden. Door zelfcontrole binnen het NTMB-zorgsysteem dient het bedrijf er ook voor te zorgen dat enkel de eindproducten die aan de door haar vastgelegde specificaties (zie NTMB-FOR 015 Specificaties NTMBmaterialen) voldoen, ook effectief op de markt worden gezet. In het formulier NTMB-FOR 007 Register 6

7 (afgekeurde) eindproducten wordt na registratie van de geproduceerde goederen, ook aangegeven welke partij afgekeurd werd. Belangrijk is dat het bedrijf ervoor zorgt dat deze producten niet opnieuw in de keten terecht komen. Het kan hiervoor zichtbare maatregelen treffen (bijvoorbeeld rode sticker of lint) of een aparte lokatie voorzien. Deze maatregel wordt ook in het desbetreffende formulier opgenomen De zelfcontrole Lastenboek: hoofdstuk 6.2 De meest essentiële schakel van het NTMB-zorgsysteem is de zelfcontrole door de producent/leverancier. De zelfcontrole situeert zich bij de inkomende goederen, het productieproces en de eindproducten. In het formulier NTMB-FOR 012 Specificaties zelfcontrole noteert de producent/leverancier de objecten/parameters die een invloed hebben op de kenmerken van de NTMB-materialen en die bijgevolg door hem dienen gecontroleerd te worden. Ook de controle van de grondstoffen en eindproducten behoren tot de opdracht van de producent/leverancier. Op die manier beschikt hij over een controleplan waarin hij ook de frequenties van controles opneemt en de toegelaten afwijkingen. Deze toegelaten afwijkingen maken afkeuring van grondstoffen en eindproducten mogelijk. De opvolging en de resultaten van deze zelfcontrole worden geregistreerd in het formulier NTMB-FOR 012 Register zelfcontrole. Indien de leverancier van NTMB-materialen niet kan steunen op controles uitgevoerd door de producent, dient hij zelf een controle op de aangekochte goederen uit te voeren om te zorgen dat er geen afwijkende NTMBmaterialen op de markt worden gebracht. Tot de zelfcontrole kan een visuele controle horen maar ook effectieve metingen (bijvoorbeeld weging). Dit betekent dat aan de zelfcontrole ook meetapparatuur is gekoppeld. Er kunnen enkel nauwkeurige resultaten bij die metingen bekomen worden indien ook de meetapparatuur op een correcte wijze wordt beheerd. Hiertoe dient het formulier NTMB-FOR 013 Beheer meetapparatuur De verkoop Lastenboek: hoofdstuk 6.3 In het kader van het NTMB-zorgsysteem draagt de producent/leverancier bijzondere aandacht voor de informatie die het over de NTMB-materialen verstrekt. Commerciële brochures en technische fiches mogen enkel specificaties van NTMB-materialen bevatten waarvan de relevantie gekend is. Met behulp van het formulier NTMB-FOR 015 Specificaties NTMB-materialen wordt de leverancier/producent verplicht zich te verdiepen over de relevante specificaties voor de NTMB-materialen en de wijze waarop men tot de aangegeven cijferwaarden is gekomen. Dit formulier vormt ook de basis voor de opmaak van het conformiteitsattest (NTMB-FOR 019) voor elk van de NTMB-materialen. Dit conformiteitsattest dient de uniformiteit van de verspreide gegevens te bevorderen. Bij dit attest dient een handleiding voor gebruik en plaatsing te worden toegevoegd. Beide documenten worden enerzijds naar de admistratieve zetel van de klant verstuurd (bijvoorbeeld als bevestiging van de bestelling) en anderzijds bij de partij geleverde NTMB-materialen gevoegd. Op die manier zijn deze documenten ook op de werf beschikbaar. 7

8 3 De standaardformulieren In dit hoofdstuk wordt het gebruik van de verschillende beschikbare standaardformulieren toegelicht. Hieronder zijn ze in volgorde opgenomen. Van de 19 formulieren behoren er 11 tot de ondersteunende processen, de resterende 8 tot de sturende processen. De gebruiker van deze standaardformulieren heeft hiervan een digitale versie ter beschikking. De formulieren die in gebruik zijn, worden geplaatst in een aparte map NTMB-FOR in de digitale map NTMB-zorgsysteem. De formulieren worden vervolgens bedrijfspecifiek gemaakt door het plaatsen van het eigen logo in plaats van bedrijf links in de bovenste balk. Rechts in de bovenste balk wordt de datum van invulling van het formulier genoteerd. De afdrukdatum past zich automatisch aan. Het versienummer duidt op de wijzigingen die het standaardformulier heeft ondergaan en dient door de gebruiker niet te worden aangepast. De wijzigingen aan het standaardformulier zijn opgenomen in de historiek onderaan elk formulier. Een grote wijziging wordt door toename van de eenheden aangeduid, een kleine wijziging na het punt. Formulieren die na verloop van tijd verouderd zijn, worden geplaatst in een aparte map verouderde documenten in de digitale map NTMB-zorgsysteem. Bijvoorbeeld na de jaarlijkse directiebeoordeling wordt een nieuwe directieverklaring (NTMB-FOR 001) voorbereid. Het NTMB-FOR 001 van het vorige jaar wordt geplaatst in de map verouderde documenten, het nieuwe formulier NTMB-FOR 001 in de map NTMB-FOR. De tekst tussen < > in elk formulier geeft uitleg over hoe het formulier moet uitgewerkt worden. Deze tekst mag na het invullen van het formulier verwijderd worden. 3.1 Directieverklaring - NTMB-FOR 001 Dit formulier wordt jaarlijks opgemaakt door de directie/het management vanuit de visie, missie en strategie bepaald door het bestuur van het bedrijf. Bij de opstart van het NTMB-zorgsysteem wordt dit formulier als eerste opgemaakt. Na één jaar wordt dit op basis van de directiebeoordeling NTMB-FOR 004 vernieuwd met uitzondering van de missie en de visie. De strategie kan wijzigingen ondergaan hebben maar dit hoeft niet jaarlijks. 3.2 Kwaliteitsbewaking - NTMB-FOR 002 Dit formulier wordt eveneens jaarlijks opgemaakt op basis van de directieverklaring. Het maakt een opvolging en bijsturing mogelijk van de acties die tot de realisatie van de kwaliteitsdoelstellingen moeten leiden. Indien de actiepunten leiden tot een ganse reeks gegevens dan kunnen deze in bijlage toegevoegd worden. De bijlagen worden dan vermeld in de laatste kolom opmerkingen. 3.3 Organogram - NTMB-FOR 003 Het organogram wordt opgemaakt bij de opstart van het NTMB-zorgsysteem en vernieuwd bij een verandering in het personeelsbestand. 8

9 3.4 Jaarlijkse directiebeoordeling - NTMB-FOR 004 De directie/het management beoordeelt jaarlijks of de verschillende vooropgestelde kwaliteitsdoelstellingen werden bereikt. Dit kan aanleiding geven tot nieuwe kwaliteitsdoelstellingen voor het volgende jaar. Indien een bepaalde kwaliteitsdoelstelling nog niet volledig bereikt werd, kan op basis van de evaluatie van de oorzaak deze kwaliteitdoelstelling opnieuw opgenomen worden voor het volgende jaar. Ook de strategie wordt geëvalueerd en eventueel bijgestuurd. Deze jaarlijkse directiebeoordeling kan door het bestuur aangewend worden om de strategische doelstellingen te evalueren. Wijzigingen in strategie kunnen ook reeds opgenomen worden in dit document. 3.5 Registratie kennisontwikkeling- en overdracht - NTMB-FOR 005 Bedoeling is dat het bedrijf verdere expertise opbouwd in verband met de NTMB-materialen en NTMB meer algemeen. Dit kan door personeelsleden specifieke opleidingen te laten volgen om verder te groeien in bepaalde competenties. De gevolgde opleidingen worden in de loop der jaren geregistreerd. Door te noteren welke syllabus/documentatie over de verschillende opleidingen in het bedrijf aanwezig zijn, kan dit ook in de toekomst voor andere personeelsleden nuttig zijn. Ook opleidingen die het bedrijf zelf organiseert in het kader van kennisoverdracht kunnen in dit document geregistreerd worden. 3.6 Specificaties grondstoffen of aangekochte materialen/producten - NTMB-FOR 006 Binnen het NTMB-zorgsysteem wordt een bijzondere nadruk gelegd op de juiste specificaties van de grondstoffen en de aangekochte NTMB-materialen. Tevens wordt gevraagd naar de relevantie van de verschillende specificaties die de leverancier/producent vooropstelt. Formulier NTMB-FOR 006 dient bijgevolg prioritair behandeld te worden. Voor een leverancier van NTMB-materialen is dit formulier hetzelfde als formulier NTMB-FOR 015, gezien hij de aangekochte NTMB-materialen zonder wijziging doorverkoopt. 3.7 Register (afgekeurde) grondstoffen of aangekochte materialen/producten - NTMB- FOR 007 De gebruiker dient te beschikken over een register van alle aangekochte grondstoffen of materalen/producten. Tevens moet hij aanduiden welke daarvan door hem werden afgekeurd en op welke wijze. Hierbij wordt de verwijzing gemaakt naar het register van de zelfcontrole NTMB-FOR 014. De gebruiker mag dit formulier NTMB-FOR 007 hanteren voor alle materialen. Hij mag dit ook enkel voor de afgekeurde materialen gebruiken indien hij op een andere wijze alle aangekochte materialen registreert. Voor een leverancier van NTMB-materialen is dit formulier hetzelfde als formulier NTMB-FOR 011, gezien hij de aangekochte NTMB-materialen zonder wijziging doorverkoopt. 3.8 Leveranciersbeoordeling - NTMB-FOR 008 Op jaarlijkse basis de samenwerking met de verschillende leveranciers evalueren is geen overbodige luxe. Bedoeling is dat de gebruiker van het standaardfomulier NTMB-FOR 008 zijn eigen selectiecriteria voor zijn verschillende leveranciers opstelt en deze noteert in tabel II. De voorbeelden die in deze tabel opgenomen zijn, dienen ook alsdusdanig beschouwd te worden. 9

10 3.9 Productieproces - NTMB-FOR 009 Van de leverancier/producent wordt verwacht dat hij kennis heeft van het productieproces van de NTMBmaterialen die hij op de markt zet. In dit formulier kan hij een beschrijving geven van het productieproces waarbij hij vervolgens de kritische punten in het proces dient aan te duiden die een negatieve invloed kunnen hebben op de kwaliteit van de NTMB-materialen. Het spreekt voor zich dat ook daarbij wordt vermeld welke specificaties van de NTMB-materialen negatief worden beïnvloed. Ook het transport van de NTMB-materialen van producent naar leverancier/werf zal worden geëvalueerd op mogelijke risico s (bijvoorbeeld beschadiging) Register onderhoud - NTMB-FOR 010 Dit formulier is niet van toepassing op de leverancier van NTMB-materialen. De producent van NTMBmaterialen dient daarentegen vast te leggen welk onderhoud aan de productiemachines van de NTMBmaterialen moet worden uitgevoerd en met welke frequenties. Hiervoor is tabel 1 bestemd. In tabel 2 houdt de producent de verschillende onderhoudsbeurten bij. Bepaalde vaststellingen/opmerkingen of defecten kunnen in de laatste kolom genoteerd worden Register (afgekeurde) eindproducten - NTMB-FOR 011 De gebruiker dient te beschikken over een register van alle verkochte NTMB-materalen. Tevens moet hij aanduiden welke daarvan door hem werden afgekeurd en op welke wijze. Hierbij wordt de verwijzing gemaakt naar het register van de zelfcontrole NTMB-FOR 014. De gebruiker mag dit formulier NTMB-FOR 011 hanteren voor alle materialen. Hij mag dit ook enkel voor de afgekeurde materialen gebruiken indien hij op een andere wijze alle verkochte materialen registreert. Gevraagd wordt om in het kader van de traceerbaarheid van de materialen ook de werf te noteren waar de materialen worden ingezet. Ook dient de leverancier/producent zijn conformiteitsattesten te registreren. Dit kan eveneens via dit formulier. Voor een leverancier van NTMB-materialen is dit formulier hetzelfde als formulier NTMB-FOR 007, gezien hij de aangekochte NTMB-materialen zonder wijziging doorverkoopt Specificaties zelfcontrole - NTMB-FOR 012 Op basis van de kritische punten binnen het productie-proces (zie NTMB-FOR 009) kan een zelfcontroleprogramma opgesteld worden door de leverancier/producent. Indien de leverancier niet kan steunen op de controles uitgevoerd door de producent, zal hijzelf controles uitvoeren die dit kunnen ondervangen Beheer meetapparatuur - NTMB-FOR 013 Dit formulier wordt gebruikt indien voor de zelfcontrole bepaalde meetapparatuur noodzakelijk is. In de bovenste tabel wordt aangegeven welke meetapparatuur wordt gebruikt. In de tweede kolom van deze tabel wordt vermeld welke controles en onderhoud (inclusief frequenties) noodzakelijk zijn opdat de meetapparatuur zijn nauwkeurigheid blijft behouden. In de onderste tabel worden de controles en onderhoudsbeurten geregistreerd. 10

11 3.14 Register zelfcontrole - NTMB-FOR 014 Voor kwaliteitszorg Dit formulier toont de verschillende controles volgens de specificaties vermeld op NTMB-FOR 012. Op basis van dit formulier worden geleverde grondstoffen of NTMB-materialen al dan niet afgekeurd. Zie NTMB-FOR 007 en NTMB-FOR Specificaties NTMB-materialen - NTMB-FOR 015 Binnen het NTMB-zorgsysteem wordt een bijzondere nadruk gelegd op de juiste specificaties van de verkochte NTMB-materialen. Tevens wordt gevraagd naar de relevantie van de verschillende specificaties die de leverancier/producent vooropstelt. Formulier NTMB-FOR 015 dient bijgevolg prioritair behandeld te worden. Voor een leverancier van NTMB-materialen is dit formulier hetzelfde als formulier NTMB-FOR 006, gezien hij de aangekochte NTMB-materialen zonder wijziging doorverkoopt Klantenbevraging - NTMB-FOR 016 De maatstaf voor de kwaliteit van de NTMB-materialen is de tevredenheid van de gebruikers ervan. De gebruikers van de NTMB-materialen zijn de klanten van de leverancier/producent. Het jaarlijks meten van de klanttevredenheid is dan ook een essentiële schakel binnen het NTMB-zorgsysteem. De gebruiker van het formulier NTMB-FOR 016 noteert in tabel II de beoordelingcriteria relevant voor zijn NTMBmaterialen. De voorbeelden die in deze tabel opgenomen zijn, dienen ook alsdusdanig beschouwd te worden. Ook dient er ruimte gelaten te worden voor de criteria die de klant zelf relevant vindt Klachtenbehandeling - NTMB-FOR 017 Ontvangen klachten dienen door de leverancier/producent bekeken te worden als een bron van informatie zowel over zijn materialen en zijn dienstverlening, als over de werking van het NTMB-zorgsysteem in het algemeen. Daarom wordt gevraagd om een register met de verschillende ontvangen klachten bij te houden. Dit kan in formulier NTMB-FOR 017. Hierop kan ook de jaarlijkse statistische evaluatie worden genoteerd Klacht NTMB-FOR 017b Indien een meer gedetailleerde beschrijving van een klacht, een betere evaluatie en behandeling bevordert, kan formulier NTMB-FOR 017b een nuttig hulpmiddel zijn Ontwerp en ontwikkeling - NTMB-FOR 018 Een goed werkend NTMB-zorgsysteem zal een verdere verbetering en innovatie van de NTMB-materialen stimuleren. De leverancier/producent kan zijn verbeteringen en nieuwe ontwikkelingen of ontwerpen in formulier NTMB-FOR 018 noteren. In de laatste kolom kan hij aanduiden welke bijlagen nog voorhanden zijn met gegevens omtrent deze innovaties. 11

12 3.19 Het conformiteitsattest - NTMB-FOR 019 Het NTMB-zorgsysteem stimuleert eveneens een uniforme verspreiding van gegevens over de commerciële NTMB-materialen. Hierbij zal gebruik gemaakt worden van een conformiteitsattest dat door de leverancier/producent wordt opgemaakt. De eigenschappen die vermeld worden zijn deze uit formulier NTMB-FOR 015. De gebruiker van het formulier dient dit ook weer bedrijfspecifiek te maken: logo, merknaam NTMB-materialen, bedrijfsgegevens, handtekening. Een foto van het materiaal in kwestie wordt ook sterk aanbevolen. Tevens wordt gevraagd om een handleiding inzake het gebruik en de plaatsing van de materialen te verbinden aan het conformiteitsattest. Beide documenten worden naar de adminstratieve zetel van de klant gestuurd en samen met de NTMB-materialen naar de werf. 4 Tot slot De standaarformulieren zijn bedoeld als hulpmiddel voor de individuele leverancier/producent van NTMB-materialen bij het implementeren van het NTMB-zorgsysteem in zijn bedrijf. Dit betekent dan ook dat de gebruiker van deze documenten ze mag aanpassen aan de eigen noden en eventueel zelf nog bijkomende eigen formulieren mag ontwikkelen. Uiteraard dient men er in dat geval voor te zorgen dat de eisen van het NTMB-zorgsysteem volgens het lastenboek voldaan blijven. Het gebruik van deze formulieren brengt ongetwijfeld nieuwe suggesties tot wijzigingen aan de formulieren met zich mee. Deze suggesties mogen gericht worden aan Departement Leefmilieu, Natuur en Energie afdeling Milieu-integratie en subsidiëringen Dienst NTMB, Graaf de Ferrarisgebouw, Konign Albert II- Laan 20 bus 8, 1000 Brussel. 12