Tweede Kamer der Staten-Generaal

Transcriptie

1 Tweede Kamer der Staten-Generaal 2 Vergaderjaar Verslag van de Algemene Rekenkamer over 1991 Nr. 3 Herdruk 2 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN Vastgesteld 9 juni 1992 De Commissie voor de Rijksuitgaven 1 heeft ter voorbereiding van een uitgebreide commissievergadering enkele vragen gesteld aan de regering over het Centraal Thema van het verslag van de Algemene Rekenkamer. De Minister van Financiën heeft deze vragen beantwoord bij brief van 4 juni jl. Het antwoord op vraag 8 heeft de minister-president beant woord bij brief van 10 juni jl. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt. De voorzitter van de Commissie, Vermeend De griffier van de Commissie, Hubert 1 Leden: Van Dis (SGP), Frinking (CDA), Van Erp (VVD), De Korte (VVD), Tommel (D66), Van Rey (VVD), Vermeend (PvdA), voorzitter, Brouwer (Groen Links), Melkert (PvdA), Smits (CDA), Reitsma (CDA), Boers Wijnberg (CDA), ondervoorzitter, Vreug denhil (CDA), Vriens-Auerbach (CDA), Van Rijn-Vellekoop (PvdA), Van der Vaart (PvdA), G. de Jong (CDA), Schoots (PvdA), Ybema (D66), A. de Jong (PvdA), Kersten (PvdA), Leers (CDA), Van Heemst (PvdA). Plv. leden: Schutte (GPV), Lansink (CDA), Kamp (VVD), Blaauw (VVD), Ter Veer (D66), Linschoten (VVD), De Pree (PvdA), Rosen möller (Groen Links), Stemerdink (PvdA), Schartman (CDA), Gerritse (CDA), Van de Camp (CDA), Tuinstra (CDA), G. H. Terpstra (CDA), Van Traa (PvdA), Leerling (RPF), Paulis (CDA), Van Otterloo (PvdA), Scheltema-de Nie (D66), Vacature PvdA, Vliegenthart (PvdA), Van Houwelingen (CDA). R van Middelkoop (PvdA). 2 l.v.m. tekstuele verbeteringen F ISSN Sdu Uitgeverij Plantijnstraat 's Gravenhage 1992 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3

2 1 en 4 Is de regering bereid er alsnog voor zorg te dragen dat elk ministerie een functionaris aanstelt die het aanschaffingenbeleid coördineert? Is de regering het er mee eens dat de decentralisatie van bevoegd heden onverlet laat dat op centraal niveau in elk geval voorwaarden scheppende voorzieningen getroffen dienen te worden? Zo ja, is de regering bereid die voorwaarden scheppende taak uit de door de Algemene Rekenkamer geopperde zes elementen te laten bestaan? Kan op elk van deze zes elementen nader worden ingegaan? (pag. 72) De Rekenkamer heeft geconstateerd dat bij alle ministeries in 1990 een coördinerend directeur aanschaffingenbeleid aanwezig was (pag. 84). Echter, niet in alle gevallen waren de taken en bevoegdheden van de coördinerend directeur in een beschikking omschreven. De regering zal bevorderen dat dit daar waar nodig alsnog gebeurt. Daarbij zullen genoemde zes elementen van de Algemene Rekenkamer bij de functie omschrijving worden betrokken. Afhankelijk van de inrichting van het beheer op een departement kunnen daarbij accentverschillen optreden in de mate waarin dc coördinerende functionaris verantwoordelijk is voor de door de Algemene Rekenkamer genoemde elementen. 2, 3 en 7 Is de regering bereid de 13 aanbevelingen van de Algemene Reken kamer over te nemen en te implementeren? Zo ja, kan de regering aangeven hoe - per aanbeveling en per ministerie - deze implementatie zal plaatsvinden? (pag. 67) Zouden de aanbevelingen en de handleiding voor het contractproces van de A/gemene Rekenkamer niet een veel dwingender karakter moeten krijgen, gezien de harde conclusie van de Algemene Rekenkamer dat het contractbeheer op veel van de onderzochte punten als onvoldoende is te kwalificeren? (pag. 68) Is de regering bereid een leverancierscartotheek en een contractre gister op elk ministerie als hulpmiddel voor goed contractmanagement in te voeren? (pag. 84, tevens aanbeveling 3 van de Algemene Reken kamer) De ministerraad heeft nog geen besluit genomen over alle aanbeve lingen van de Rekenkamer, en heeft derhalve nog geen volledige uitvoering daarvan in gang gezet. Hieruit vloeit voort dat de gestelde vragen thans slechts in globale zin kunnen worden beantwoord. Wel kan, om tot een vruchtbare gedachtenwisseling te komen, een reaktie op hoofdlijnen worden gegeven. In het algemeen kunnen de aanbevelingen van de Rekenkamer worden beschouwd als belangrijke elementen voor een goed contractbeheer. Op dit ogenblik zijn reeds verschillende richtlijnen met betrekking tot contractbeheer vastgelegd. Gewezen kan worden op artikel 30 van de Comptabiliteitswet, waarin is vastgelegd dat het verrichten namens de Staat van een privaatrechtelijke rechtshandeling boven f (exclusief BTW) in de vorm van een schriftelijke overeenkomst moet worden vastgelegd. Verder kan gewezen worden op het Besluit privaat rechtelijke handelingen en op het reeds genoemde ministerraadsbesluit op grond waarvan elk ministerie een functionaris aan moet stellen die verantwoordelijk is voor de coördinatie van het aanschaffingenbeleid. Dit ministerraadsbesluit is mede tegen de achtergrond van de Herover weging Rijksaankoopbeleid 1984tot stand gekomen. Het is primair de verantwoordelijkheid van de politieke en ambtelijke leiding van de afzonderlijke departementen om een goed contractbeheer Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3

3 te voeren en de desbetreffende richtlijnen na te komen. Daarbij dient de coördinerende functionaris een stimulerende en coördinerende rol te vervullen voor het departement als geheel. Het kabinet onderkent dat het contractbeheer op onderdelen verbe tering behoeft. Het hanteren van evenwichtige en zorgvuldig getoetste algemene bepalingen, zoals wordt aanbevolen door de Rekenkamer, kan daarbij een bijdrage leveren aan het structureren van het contractbeheer. In lofez-verband zullen initiatieven worden ontplooid tot het opzetten van dergelijke algemene bepalingen. Daarbij zullen de aanbevelingen van de Rekenkamer, alsmede de door de Rekenkamer opgestelde Handreiking voor het contractproces, als aangrijpingspunten worden gehanteerd. Ook de ervaringen die een aantal departementen reeds op hebben gedaan met het beheer van contracten zullen worden betrokken bij de te ontwikkelen bepalingen. Gezien het zeer gedifferentieerde beleidsveld waarbij sprake is van contracten, is het de vraag of het verplicht voorschrijven van een interde partementaal standaardmodel voor contracten zinvol is. Er dient voldoende ruimte te blijven voor specifieke bepalingen, die kunnen worden vertaald in voorschriften voor bepaalde typen contracten. Aan de hand van de algemene aandachtspuntenlijst kunnen departementen per contract bezien welke bepalingen een zinvolle bijdrage kunnen leveren aan het desbetreffende contract. 4 Is de regering het er mee eens dat de decentralisatie van bevoegd heden onverlet laat dat op centraal niveau in elk geval voorwaarden scheppende voorzieningen getroffen dienen te worden? Zo ja, is de regering bereid die voorwaarden scheppende taak uit de door de Algemene Rekenkamer geopperde zes elementen te laten bestaan? Kan op elk van deze zes elementen nader worden ingegaan? (pag. 72) Zie antwoord op vraag 1. 5 Is de regering bereid om bij nieuwe contracten resp. de revisie van lopende contracten voortaan aan de volgende twee voorwaarden van de Algemene Rekenkamer te voldoen: - evenwichtige, volledige en sluitende contracten, waarin ook prikkels ten aanzien van de leverancier zijn opgenomen; - investeren in en onderhouden van goede contacten met leveran ciers? Wil de regering hier nader op ingaan? (pag. 73) De regering onderschrijft de door de Algemene Rekenkamer genoemde voorwaarden. Het opstellen van goede contracten en het investeren in en onderhouden van goede contacten met leveranciers is ook nu al zo veel mogelijk het streven. De uitvoering is, blijkens het onderzoek van de Algemene Rekenkamer, echter op onderdelen voor verbetering vastbaar. Met het opstellen van algemene bepalingen (zie voorgaand antwoord) wordt beoogd om waarborgen in te bouwen ter verbetering van het contractbeheer. 6 Is de regering bereid, ook indien EG-richtlijnen geen openbare aanbe steding vereisen, toch zoveel mogelijk aan te besteden volgens de proce dures zoals aangegeven in de Europese richtlijnen met betrekking tot aanbesteding? (blz. 130) Kan worden aangegeven hoeveel contracten op Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3

4 dit moment door ministeries op basis van de EG-richtlijnen worden aanbesteed? De desbetreffende EG-richtlijnen bepalen dat overheidsaankopen die bepaalde drempelbedragen te boven gaan ( Ecu ofwel circa gulden), door publikatie in het Publicatieblad van de EG openbaar moeten worden aanbesteed De ondernemers uit EG-landen die menen aan de gestelde specificaties te kunnen voldoen, kunnen vervolgens inschrijven. Indien een andere procedure wordt gevolgd, dient die schriftelijk gemotiveerd te worden. In het Verslag van de Algemene Rekenkamer wordt er op gewezen dat een aantal ministeries heeft aangegeven dat er ook nadelen aan de toepassing van deze richtlijn zijn verbonden. Soms staan specifieke hindernissen het inschakelen van buitenlandse leveranciers in de weg zoals de afstand (mede in verband met nazorg en onderhoud), taalbar rières en nationale technische standaarden. Daarnaast vergt de EG-procedure meer tijd. Mede gelet op deze overwegingen zal, in gevallen waarin de EG-richtlijnen geen openbare aanbesteding vereisen, per geval moeten worden bezien of aanbesteding volgens de procedures zoals aangegeven in de Europese richtlijnen een meerwaarde biedt. Indien geen meerwaarde is te verwachten van aanbesteding volgens de EG-richtlijnen, ligt het niet voor de hand hiertoe over te gaan. De gegevens ontbreken om vanuit één centraal punt na te gaan hoeveel contracten op basis van de EG-richtlijnen worden aanbesteed. 7 Is de regering bereid een leverancierscartotheek en een contractre gister op elk ministerie als hulpmiddel voor goed contractmanagement in te voeren? (pag. 84, tevens aanbeveling 3 van de Algemene Reken kamer) Zie antwoord op vraag 2. Vraag aan de Minister van Algemene Zaken 8 komingen in de inhoud van contracten weg te nemen? (pag. 117) Het onderhavige onderwerp (contractbeheer) is in eerste instantie een individuele verantwoordelijkheid van de afzonderlijke ministers. De Minister van Financiën is belast met het uitoefenen van toezicht op de begrotingsuitvoering van de individuele minister. Bij dat toezicht zullen de opmerkingen van de Algemene Rekenkamer over het contractbeheer uiteraard een rol spelen. In lofez-verband (overleg DG-rijksbegroting met directeuren FEZ) zullen met inachtneming van de aanbevelingen van de Algemene Reken kamer, initiatieven worden ontplooid tot het opzetten van een algemene aandachtspuntenlijst inzake het contractbeheer. Waar mogelijk zullen deze algemene aandachtspunten door de ministeries worden toegepast. Dit geldt vanzelfsprekend ook voor het ministerie van Algemene Zaken. Voorts verwijs ik naar de beantwoording in algemene zin van de vragen 2, 3, 7. Vragen aan de Minister van Buitenlandse Zaken Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3

5 9 De coördinerend directeur aanschaffingenbeleid voert namens het Ministerie van Buitenlandse Zaken periodiek overleg met zijn collegae van de andere ministeries. Gezien het karakter van Ontwikkelingssamen werking kent de Directie Controlling Financiële Zaken en Materieelvoor ziening Ontwikkelingssamenwerking/Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking een eigen aanschaffingseenheid die zich uitsluitend bezig houdt met het verwerven van goederen en diensten op het gebied van Ontwikkelingssamenwerking. Voorts wordt verwezen naar het antwoord op vraag Wordt thans aanleiding gezien om concrete criteria vast te leggen op grond waarvan de prestaties van een opdrachtnemer kunnen worden beoordeeld? (pag. 100) Het afgeven van een prestatieverklaring houdt in dat nagegaan is of de goederen of diensten geleverd zijn volgens de gemaakte afspraken en of op de factuur de juiste prijzen en betalingscondities zijn vermeld. In de sedert 1990 herziene contracten op catering en schoonmaakgebied zijn criteria ingebouwd op grond waarvan een prestatie van een opdracht nemer kan worden beoordeeld. Dit geldt eveneens voor de contracten op het gebied van automatiseringsapparatuur. Zie voorts het antwoord op vraag komingen in de inhoud van contracten, anders dan slechts bij de lease contracten, weg te nemen? (pag. 117) Zie vraag Kan de minister van Buitenlandse Zaken aangeven welke concrete maatregelen ten aanzien van contracten voor de interne bedrijfsvoering bij zijn departement in voorbereiding zijn? (pag. 117) Reeds in 1989 werd, na een interne evaluatie en controle, begonnen met de procedure tot herziening van de bestaande contracten op catering en schoonmaakgebied. Deze nieuwe contracten voldoen mijns inziens aan de criteria van de Algemene Rekenkamer voor wat betreft de procedure en de inhoud. Nog dit jaar zal een begin worden gemaakt met de verbetering van het contractbeheer. Niet alleen de registratie zal worden verbeterd maar ook zal de contractprocedure worden geünifor meerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer. Vragen aan de Minister van Justitie 13 Uit de tekst van het rapport blijkt de aanwezigheid van een aanstel Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3

6 lingsbeschikking van een coördinerend directeur aanschaffingenbeleid. De feitelijke situatie is als volgt: a. er is een speciale afdeling die, onder verantwoordelijkheid van de genoemde directeur, de taak heeft mantelovereenkomsten af te sluiten en contractbeheer in de organisatie te bevorderen; b. er bestaat een reguher overleg tussen de coördinerend directeur en de sectorale inkopers op centraal niveau; c. in het kader van de gedecentraliseerde bevoegdheden zal er in het verlengde daarvan een overlegplatform met de decentrale inkopers gevormd worden. Bij het ministerie van Justitie is geen aanleiding te veronderstellen dat aan de Ministerraadsbeslissing slechts lippendienst wordt bewezen. 14 Wordt thans aanleiding gezien om concrete criteria vast te leggen op grond waarvan de prestaties van een opdrachtnemer kunnen worden beoordeeld? (pag. 100) Nee, er zijn reeds in de huidige mantelovereenkomsten criteria opgenomen die bij het afgeven van de prestatieverklaringen kunnen worden gehanteerd (kwaliteit, betalingstermijn, boeteclausules voor niet-tijdig of niet deugdelijk leveren). Ook voor de automatiseringscon tracten wordt geen aanleiding gevonden om andere dan de reeds gehan teerde concrete criteria vast te leggen voor de beoordeling van de prestatie. Ter beoordeling van de geleverde hardware bieden de in de contracten opgenomen configuratiebeschrijvingen en acceptatieproce dures voldoende aanknopingspunten voor de beoordeling van de prestatie. Met betrekking tot de software bevatten projectdokumenten vanaf (de fase van) het basisontwerp de specificaties, aangevuld met de in het kader van het project op te stellen test en acceptatieprocedures. Tot de fase van het basisontwerp ontbreken de bedoelde concrete criteria. Criteria voor deze fase, waarin het juist gaat om het maken van specificaties, zijn moeilijk in algemene vorm te formuleren. De door Justitie gehanteerde SDM-methode geeft een algemene checklist. Voor wat betreft de uitvoering van de contracten heeft de departementsleiding overigens, mede naar aanleiding van het Rekenkamerrapport, besloten om spelregels c.q. procedures voor de uitvoering van contractbeheer te ontwikkelen. 15 komingen in de inhoud van de contracten weg te nemen, zonder dat dit euvel aan de «markt» wordt geweten? (pag. 117) De volgende verbeteringen zijn in de bepalingen van de mantelover eenkomsten aangebracht; - evaluatie; - aansprakelijkheid; - prijs en betaling; - boeteclausules; - verzuim en gebrek. Verder is er een jurist permanent belast met de controle op de juridische kwaliteit van af te sluiten (mantel) overeenkomsten. Met betrekking tot de automatiseringscontracten bestaat geen aanleiding om de in het raamcontract opgenomen aansprakelijkheid aan te scherpen, gezien de aard van het door de Algemene Rekenkamer op één onderdeel onvoldoende beoordeelde contract. Het bedoelde Justitie (II) contract betreft het enige adviescontract in het onderzoek van de Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3

7 Algemene Rekenkamer. De door de Rekenkamer geconstateerde onvol komenheid heeft betrekking op de aansprakelijkheid. Onder de huidige marktomstandigheden is de hoogte van de aansprakelijkheid afhankelijk van het financieel belang van het contract, en daarmee in het bedoelde contract bij voorbaat gering. Op het moment dat voor andere automati seringscontracten verdergaande aansprakelijkheidsbepalingen gangbaar worden (zoals ook in de huidige contractmodellen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken zijn opgenomen), bestaat het voornemen ook voor dit type adviescontracten die ontwikkeling te volgen. Vragen aan de Minister van Binnenlandse Zaken 16 Kan de Minister van Binnenlandse Zaken aangeven of, en zo ja, welke maatregelen getroffen zullen worden ter bevordering van de door haar departement ontwikkelde modelcontracten voor automatisering? Worden dergelijke maatregelen ook aan andere departementen voorgesteld? Het bevorderen van het gebruik van de modelcontracten gebeurt door middel van een aanbeveling in het kader van het Besluit Informatievoor ziening Rijksdienst (IVR), het periodiek organiseren van thema-middagen en symposia over modelcontracten en het laten opzetten van cursussen voor het toepassen van de modellen. In een aantal concrete situaties wordt ondersteuning geboden in actuele onderhandelingssituaties: Verder wordt bij de ontwikkeling en het bijstellen van de modellen samengewerkt met deskundigen van de departementen, de provincies en de gemeenten. Uitgangspunt hierbij is niet alleen het streven naar een kwalitatief zo optimaal mogelijk produkt maar ook zorg te dragen voor een brede acceptatie en daarmee voor een zo groot mogelijk gebruik. Tenslotte wordt regelmatig overleg gevoerd met vertegenwoordigende organisaties uit het bedrijfsleven op het gebied van automatisering om tot zo evenwichtig mogelijke modellen te komen en daarmee de accep tatie verder te verhogen. Bij het bevorderen van het gebruik van de modelcontracten wordt geen onderscheid gemaakt tussen het eigen departement en andere departementen. 17 Bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken is een coördinerend directeur aanschaffingenbeleid aangewezen. Tot nu toe werd aan deze functie slechts beperkt inhoud gegeven. In reactie op de nationale en internationale ontwikkelingen op het terrein van het aanschaffingenbeleid wordt momenteel de huidige inbedding en inhoud van de functie binnen de oiganisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken opnieuw bezien. Gezien de decentralisatie van beheersbevoegdheden dient de taak van deze functionaris vooral gericht te zijn op het scheppen van voorwaarden voor een optimaal verloop van het aanschaffingsproces binnen het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Deze taak zal formeel worden vastgelegd. 18 Kan nauwkeuriger worden aangeduid welke verbeteringen in ontwik keling zijn? Kan een reactie worden gegeven op het beperkte gebruik van de ontwikkelde modelcontracten voor automatisering? Kan worden gereageerd op de conclusie van de Rekenkamer dat de A VOA inhoude lijke tekortkomingen vertoont? (pag. 69) Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3

8 De reeds in gang gezette ontwikkelingen ten behoeve van bedrijfs voering binnen het departement zijn: a. Invulling geven aan en formalisering van de functie van coördi nerend directeur aanschaffingenbeleid. Hierbij zal tevens worden onder zocht in hoeverre een centrale rol op het gebied van vraagaggregatie wenselijk is (o.a. in de vorm van periodiek overleg en het afsluiten van mantelovereenkomsten). b. Vastlegging van de voorgeschreven procesgang in een Binnen landsen Zaken-brede aanschaffingsprocedure. Hiertoe zullen de bestaande (decentrale) procedures worden doorgelicht, geüniformeerd en waar nodig uitgebreid en/of verbeterd. In de procedure worden in ieder geval opgenomen voorschriften met betrekking tot: - concurrentiestelling; - het gebruik van modelcontracten en algemene voorwaarden; - juridische toetsing van aan te gane overeenkomsten; - prestatiebeoordeling en vastlegging hiervan; - dossierbeheer; - (tussentijdse) evaluatie van contracten en vastlegging hiervan. De bestaande hulpmiddelen ten behoeve van de decentrale onderdelen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken worden beoordeeld en verbeterd en er zullen nieuwe worden ontwikkeld. Gedacht wordt aan modelcontracten en een handleiding t.b.v. de totstandkoming van overige contracten waardoor de kwaliteit van de contracten verhoogd en dus de risico's beperkt worden. Tevens zouden checklists voor offerte-aanvraag en prestatiebeoordeling opgesteld kunnen worden. c. In het kader van doorlichting van lopende contracten wordt momenteel het huidige cateringcontract herzien. Hierbij worden de bevindingen van de Rekenkamer betrokken. Het open-einde-karakter wordt dichtgeschroeid. De aanbevelingen van de Rekenkamer zullen bij de bovengenoemde ontwikkelingen in de beschouwing worden meegenomen. De mate waarin de modelcontracten automatisering worden toegepast, is groeiend. Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer heeft gegevens opgeleverd over de inzet van de modellen in het eerste jaar nadat ze tot stand zijn gekomen. Een niet onaanzienlijk deel van de betalingen die door de Rekenkamer zijn onderzocht, hebben betrekking gehad op contracten die voor of vlak na de publikatie van de modelcon tracten, zijn afgesloten. Dat de Rekenkamer tot de conclusie komt dat slechts in bijna 10% van de gevallen, de modellen werden toegepast, acht de Minister van Binnenlandse Zaken daarom niet verontrustend. De Minister van Binnenlandse Zaken is voornemens om de AVOA nog dit jaar te laten herzien. In het bijzonder zal daarbij de relatie met de modeldienstverleningsovereenkomst aan de orde komen, zodat helderheid over het toepassingsbereik van AVOA en modelcontracten wordt verschaft. Bij deze herziening wordt rekening gehouden met de opmerkingen van de ARK en de actuele juridische ontwikkelingen (NBW, Auteurswet, Communautaire richtlijnen). 19 Wordt thans aanleiding gezien om concrete criteria vast te leggen op grond waarvan de prestaties van een opdrachtnemer kunnen worden beoordeeld? (pag. 100) Gestreeft wordt naar formuleringen in contracten die controle van Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3

9 prestaties mogelijk maakt. Van geval tot geval moet worden bezien of een checklist wenselijk is. 20 komingen in de inhoud van de contracten weg te nemen? (pag. 117) Zie punt b. van het antwoord op vraag 18. In de eerder genoemde procedure zal, bij afwijking van modelcontracten, een verplichte toets door een juridisch adviseur worden opgenomen. Vragen aan de Minister van Onderwijs en Wetenschappen 21 Voor het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen is in 1989 de Directeur Coördmerende Eenheid Huisvestingsbeleid aangewezen als tevens Coördinerend Directeur Aanschafprojectbeleid (CDAB). De taak van de CDAB richt zich in de eerste plaats op de coördinatie van het departementale aanschaffingenbeleid in overleg met de daarvoor verant woordelijke directeuren. Daarnaast bevordert de CDAB de totstand koming van adequate kaders (bv. mantelovereenkomsten of gezamenlijke inkoopvoorwaarden) voor de inkopen door scholen en instellingen. Hoewel de taakuitvoering van de CDAB als gevolg van reorganisatie van het departement per 1 januari 1992 heeft gestagneerd, zijn er geen redenen om te veronderstellen dat aan de ministerraadsbeslissing slechts lippendienst bewezen is. 22 komingen in de inhoud van contracten weg te nemen? (pag. 117) In de conclusie van de schoonmaak en autolease-overeenkomsten wordt als tekortkoming het te eenzijdig vastgesteld zijn van contracten gesignaleerd. Met de directie Wetgeving en Juridische Zaken is afgesproken dat naast alle nieuw af te sluiten contracten alle lopende en nog niet ter toetsing aangeboden contracten ter beoordeling worden aangeboden. Vragen aan de Minister van Financiën 23 Bestaat er enig inzicht in de schade voor de overheid als gevolg van «minder gelukkig opgestelde» contracten? (pag. 62) Van schade is niets bekend. 24 Is bekend hoe vaak een conflict beslecht moet worden tussen de overheid en een opdrachtnemer en is er iets bekend over de uitkomsten van dergelijke conflicten? (pag. 62) Neen. Bij uitvoering van de overeenkomst kunnen geschillen ontstaan. Echter door een regelmatig overleg tussen opdrachtgever en leverancier tijdens de uitvoering - kunnen mogelijke aanleidingen tot conflicten in Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3 9

10 overleg worden geregeld. In de laatste 5 jaren heeft binnen het Minis terie van Financiën geen geschil aanleiding gegeven tot inschakeling van een arbiter danwel voorlegging van het geschil aan de bevoegde rechter. 25 Kan worden uiteengezet hoe het functioneren is van de «coördinerend directeur aanschaffingenbeleid»? Welke capaciteit is met deze coördi natie gemoeid en wordt dit terugverdiend? Waarom heeft deze functio naris alleen een werkgebied in het DG-Belastingen? (pag. 64) Om tot afstemming van het beleid te komen zijn er op diverse niveaus overlegorganen ingesteld. De taak van de overlegorganen is het bepalen van de consequenties van de bestaande regelgeving en van de voorschriften die nog van kracht moeten worden, alsmede coördinatie van werkzaamheden. Binnen het Ministerie van Financiën is daartoe het Platform Inkoopbeleid Financiën ingesteld onder voorzitterschap van de coördinerend directeur aanschaffingenbeleid. Gelet op de verdeling van de aanschaffingen binnen het ministerie is als coördinerend directeur aangewezen de directeur Planning, Financiën en Control van het direc toraat-generaal der Belastingen. Het inkoopbeleid is vastgelegd in een nota. In deze nota is het complex van afwegingsfactoren geschetst dat de mate van decentralisatie bepaalt. Kernbegrippen voor dit beleid zijn standaardisatie, aggregatie en mantelovereenkomsten. De inkoopprocedures en bevoegdheden zijn in voorschriften gepubliceerd. De voorschriften hebben ten dele een dwingend karakter en ten dele het karakter van een handleiding bij het contractproces. Ten behoeve van de coördinatie aanschaffingenbeleid is één beleids medewerker aangewezen. De eenheid in beleid en procedures voorkomt veel onnodige inzet van mensen en middelen. Dit betekent onder meer dat het Kerndepartement en buitendiensten van het Ministerie van Financiën gebruik maken van met de mantelcon tracten van de belastingdienst. Vragen aan de Minister van Defensie 26 Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer heeft zich beperkt tot de zogenaamde beheersuitgaven, met name tot de contracten voor de interne bedrijfsvoering. Gelet op de aard en de financiële omvang zijn voor Defensie de contracten voor de publieke taakuitvoering echter het meest essentieel. In mijn reactie aan de Algemene Rekenkamer heb ik dan ook erop gewezen dat Defensie voor deze laatste categorie van contracten wel degelijk beschikt over een met de coördinatie van het inkoopbeleid belaste directeur. Deze directeur ressorteert onder het directoraatgeneraal materieel en geeft beleidsaanwijzingen aan de inkoopdirecteuren per krijgsmachtdeel. 27 komingen in de inhoud van contracten weg te nemen? (pag. 117) Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3 10

11 Voor de inhuur van externe adviesbureaus op het gebied van automati sering is inmiddels door de secretaris-generaal een werkinstructie vastgesteld op basis van de door de Algemene Rekenkamer gehanteerde criteria. De inkoopactiviteiten door de directeur Interne Zaken ten behoeve van de staven van de krijgsmachtdelen zijn inmiddels gestaakt; de krijgsmachtdelen zullen deze inkoopactiviteiten zelf verrichten, zodat in het algemeen de contracten voor de interne bedrijfsvoering kunnen verlopen langs de procedures die gelden voor de contracten voor de publieke taakuitoefening. Vragen aan de Minister van Verkeer en Waterstaat 28 De Directeur Facilitaire Zaken, die tevens Coördinerend Directeur Aanschaffingenbeleid is, heeft een departementaal overlegorgaan geïnstitutiotialiseerd, dat periodiek bijeenkomt. Hierin komt onder andere het aanschaffingenbeleid van Verkeer en Waterstaat op facilitair gebied aan de orde. Via dit overleg vindt wederzijdse informatieuitwisseling plaats tussen de Verkeer en Waterstaat-diensten onderling en tussen het centrale en decentrale beslissingsniveau binnen de Verkeer en Water staat-organisatie. Op deze wijze wordt concreet invulling gegeven aan deze coördinerende functie. Met deze uitgangspunten voldoet mijn departement aan het besluit van de ministerraad een Coördinerend Directeur Aanschaffingenbeleid aan te stellen. Dat dit niet middels een aanstellingsbeschikking is geschied, komt omdat binnen de besturingsfi losofie van mijn departement de Directeur Facilitaire Zaken verantwoor delijk is voor het integraal management van huisvesting, middelen en services. Hieronder valt ook inkoop en contractering op zijn vakgebied. 29 komingen in de inhoud van contracten weg te nemen, vooral bij de autolease waar zelfs tegen de richtlijnen van het eigen ministerie wordt ingegaan en de automatisering? (pag. 117) Voor mijn departement is inmiddels op 6 april 1992 een mantelcon tract gesloten inzake het wagenparkbeheer. In zowel de onderhande lingen als in de contractbepalingen is aandacht besteed aan de door de Algemene Rekenkamer gesignaleerde tekortkomingen. Met betrekking tot het verzekeringsaspect is bepaald, dat voor ieder voertuig een «Bewijs van Vrijstelling Wet Aansprakelijkheidsverzekering Motorvoer tuigen» bij het Ministerie van Financiën dient te worden aangevraagd. Sinds het onderzoek van de Algemene Rekenkamer ten aanzien van de contracten zijn de navolgende acties ondernomen. Nadat de Ministerraad op 29 augustus 1991 de aanbeveling inzake het gebruik van de nieuwe modelcontracten automatisering heeft geaccordeerd, is op 12 september 1991 een departementale aanschrijving over de toepassing van deze modelcontracten uitgegaan naar alle diensten van Verkeer en Water staat. Vele diensten hebben inmiddels een abonnement op contractmo dellen afgesloten. Gelet op de decentrale besturingsfilosofie van mijn departement blijft de verdere uitwerking van de contracten in het algemeen op decentraal niveau liggen. Problemen en ervaringen met de contractmodellen vormen periodiek onderwerp van discussie in het Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3 11

12 departementale overleg van hoofden Organisatie en Informatievoor ziening. In dit overlegorgaan zijn alle diensten vertegenwoordigd. Tevens wordt in lopende opleidingstrajecten aandacht besteed aan de proble matiek van de automatiseringscontracten. Vragen aan de Minister van Economische Zaken 30 Het is niet duidelijk waaruit geconcludeerd wordt dat aan de functie van coördinerend directeur inkoop bij Economische Zaken geen reële inhoud wordt gegeven. Vanaf zijn samenstelling in 1988 heeft deze functionaris regelmatig overleg met alle inkoopverantwoordelijken binnen het departement, inclusief de buitendiensten. Wellicht vloeit het misver stand voort uit het feit dat de Ministerraad in november 1990 besloten heeft tot beëindiging van de coördinerende bevoegdheid van de Minister van Economische Zaken ten aanzien van het overheidsaanschaffings beleid. 31 Welke activiteiten zijn ontwikkeld om het Model Algemene Voorwaarden van de Werkgroep Privatisering Algemeen Verzorgende Functies ingang te doen vinden? Kan worden verklaard dat van dit model geen gebruik wordt gemaakt en tot welke conclusie geeft dit aanleiding? (pag. 96) De Werkgroep Privatisering Algemeen Verzorgende Functies heeft in 1987 een model uitbestedingscontract aan de Minister van Economische Zaken aangeboden. Deze heeft genoemd model in 1988 aan de Minis terraad voorgelegd. Het behoefde geen formule vastlegging, maar diende om de departementen te ondersteunen bij de uitvoering van privatisering van algemeen ondersteunende functies. De Werkgroep had daarin verder geen taak. Er bestaat bij het Ministerie van Economische Zaken dan ook geen inzicht waarom van het model uitbestedingscontract geen gebruik wordt gemaakt. 32 Wordt thans aanleiding gezien om concrete criteria vast te leggen op grond waarvan de prestaties van een opdrachtnemer kunnen worden beoordeeld? (pag. 100) Ja, deze criteria worden successievelijk voor alle categorieën leveringen van goederen en diensten opgesteld. 33 komingen in de inhoud van de contracten weg te nemen? (pag. 117) De Minister van Economische Zaken heeft in zijn reactie op het verslag van de Algemene Rekenkamer onder andere vermeld dat in 1991 is gestart met contractbeheer als jaarplan-activiteit van de directie Interne Zaken. Hierbij vormen de bijlagen 2 en 5 van het verslag van de Algemene Rekenkamer goede aanknopingspunten. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3 12

13 34 Welke conclusie wordt getrokken uit de koppositie bij de bijdrage aan de catering per ambtenaar? (pag. 118) In antwoord op een eerdere vraag terzake, gesteld door een lid van de Eerste Kamer, is gesteld dat de verklaring voor de hoge bijdrage van het Ministerie van Economische Zaken ligt in het relatief hoge aandeel van de personeelskosten in het totaal (ca. 60%). Redenen hiervan zijn de gespreide huisvesting, deels in kleinere panden, en het rond serveren van koffie en thee. De personeelskosten zijn ruwweg gelijk aan de door het Ministerie van Economische Zaken geleverde bijdrage. Het Ministerie van Economische Zaken werkt geheel met gehuurd personeel. Na het ingaan van de definitieve huisvestingssituatie in 1993 kunnen de personeels kosten - en daarmee ook de bijdrage per ambtenaar - dalen. Vragen aan de Minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij 35 Wordt thans aanleiding gezien om concrete criteria vast te leggen op grond waarvan de prestaties van een opdrachtnemer kunnen worden beoordeeld? (pag. 100) Naar de mening van de Algemene Rekenkamer verdient het aanbe veling dat de ministeries duidelijker aangeven op grond van welke controles de prestatieverklaringen worden afgegeven. De regering is gevraagd of zij bereid is de 13 aanbevelingen van de Algemene Reken kamer over te nemen en te implementeren. Kortheidshalve wordt verwezen naar het antwoord op vraag komingen in automatiseringscontracten weg te nemen? (pag. 117) In 1992 zal de Toetsingscommissie Overeenkomsten een nieuwe versie uitbrengen van de departementale leidraad inzake het opstellen en afsluiten van overeenkomsten. Daarmee wordt tevens invulling gegeven aan de gewenste verbeteringen ten aanzien van de automatiseringscon tracten op het gebied van procedures en dossiervorming. Zoals ik in mijn reactie op de bevindingen van de Algemene Reken kamer reeds opmerkte (pagina 71 van het verslag) is een optimale concurrentiestelling bij automatiseringsaanschaffingen, alsmede het formuleren van objectieve criteria voor de beoordeling van de prijs/ prestatieverhouding bij de inhuur van externe adviseurs, vaak niet goed mogelijk. Dat neemt niet weg, dat in de nieuwe versie van de leidraad ook een maximaal mogelijke concurrentiestelling zal worden nagestreefd. Vraag aan de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid 37 komingen in automatiseringscontracten weg te nemen? (pag. Tot kende het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgele genheid een samenwerkingsovereenkomst op het terrein van automati sering Maatschappij voor Informaticadiensten (MID). Deze overeen Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3 13

14 komst, die omzetgarantiebepalingen bevatte, was in oktober 1988 tot stand in verband met de overname van het SoZa Computer Centrum (SCC)doorde MID. Nu deze samenwerkingsovereenkomst is komen te vervallen en derhalve de gedwongen «winkelnering» ten aanzien van uitbesteding van automatiseringsprojecten, wil het departement met betrekking to uitvoering van werkzaamheden op het gebied van Organisatie, Informatie en Automatisering via mantelovereenkomsten conform het model van Ministerie van Binnenlandse Zaken vaste afspraken maken met een geselecteerd aantal leveranciers. De selectie van deze leveranciers (short-list) geschiedt op basis van heldere criteria. Naar verwachting zal ondertekening van de contracten medio juni 1992 kunnen plaatsvindt. Tevens zal per project gebruik worden gemaakt van de standaard Nadere Overeenkomsten en offerte-aanvragen, zoals vastgelegd in de door het Ministerie van Binnenlandse Zaken opgestelde modelcon tracten. Vanuit het departementaal Informatica-overleg worden richtlijnen ontworpen ten aanzien van het aangaan, het beheer incl. interne controle alsmede de evaluatie van de contracten. Vragen aan de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur 38 De Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur heeft de directeur van de Centrale directie Apparaatszorg aangesteld als Coördi nerend Directeur Aanschaffingenbeleid (CDAB). De belangrijkste taak van de CDAB is het scheppen van voorwaarden voor een doelmatig aanschaffingsbeleid. Binnen het kernministerie wordt dit vorm gegeven door aanschaffingen via de CDAB te laten lopen (het één-loket principe). Bij de onder het Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cuituur ressorterende rijksdiensten wordt deze geëffectueerd via kaderstelling en advies. 39 komingen in de inhoud van de contracten weg te nemen? (pag. 117) De bevindingen van de Algemene Rekenkamer ten aanzien van het contractbeheer bij het Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur zijn op veel punten positief. Om te komen tot een verdere verbe tering in het proces van contractbeheer heeft de Minister van Welzijn Volksgezondheid en Cultuur het voornemen geuit om te komen tot een handreiking voor het contractbeheer. Gekozen is voor een handreiking omdat contracten zich zowel wat betreft hun inhoud als wat betreft het contractproces - van elkaar kunnen onderscheiden. Een handreiking voor contractbeheer dient de elementen te bevatten waarmee elk contract op maat kan worden gemaakt. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3 14