Ontwerp van een portaalsite ter ondersteuning van crisiscommunicatie bij hoogwatersituatie

Transcriptie

1 departement Mobiliteit en Openbare Werken Ontwerp van een portaalsite ter ondersteuning van crisiscommunicatie bij hoogwatersituatie ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG Openingszitting offertes Woensdag 21 september 2011 om 11u00 in het Waterbouwkundig Laboratorium, Berchemlei 115, 2140 Borgerhout WL_11_08 WL Bestekken Vlaamse overheid

2 VLAAMSE OVERHEID DEPARTEMENT MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN Waterbouwkundig Laboratorium ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR ONTWERP VAN EEN PORTAALSITE TER ONDERSTEUNING VAN CRISISCOMMUNICATIE BIJ HOOGWATERSITUATIE BESTEK nr. WL_11_08 Opening van de offertes: 21 september 2011 om 11:00 uur. Adres: Waterbouwkundig Laboratorium Berchemlei Borgerhout

3 Inhoudstafel Inhoudstafel... I 1 ALGEMENE BEPALINGEN Voorwerp en aard van de opdracht Duur van de overeenkomst Aanbestedende overheid Aanvullende informatie Informatiesessie Indienen en openen van de offertes Indienen van offertes... 2 Opening van offertes... 3 Leidende dienst - leidend ambtenaar Beschrijving van de te presteren diensten Documenten van toepassing op de opdracht Wetgeving Documenten betreffende de opdracht Offertes In de offerte te vermelden gegevens Geldigheidsduur van de offerte Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden Prijzen Prijzen Prijsherziening Aansprakelijkheid van de dienstverlener Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria Selectiecriteria Uitsluitingscriteria Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Lijst van de gunningscriteria Waterbouwkundig Laboratorium I

4 Borgtocht Opleveringen Keuring van de uitgevoerde diensten Uitvoering van de diensten Termijnen en clausules Termijnen Uitvoeringsvoorwaarde Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd Evaluatie van de uitgevoerde diensten Facturatie en betaling van de diensten Aanbestedingsberichten en rechtzettingen Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Geschillen BIJLAGEN Inleiding Situering van de opdracht Doelstelling van de opdracht Functionele vereisten Gegevens Statische gegevens Dynamische gegevens Geografische gegevens Functies Algemeen Functie beheerder Functie Organisatie Functie Communicatie Functie Bronnen Functie Logging Functie Kaarten Mock-up Technische vereisten Waterbouwkundig Laboratorium II

5 Algemene opbouw en werking van de portaalsite Beschikbaarheid (SLA) Schaalbaarheid Koppelingen Beschrijving architectuur Hosting Ondersteuning Aanpak en methodiek Hosting Fase 1: ANALYSE Fase 2: DESIGN Fase 3: REALISATIE Fase 4: IMPLEMENTATIE Fase 5: OPLEVERING Planning Onderhoudscontract SLA informatiesysteem en hosting Beschikbaarheid van helpdesk services Correctief onderhoud Adaptief onderhoud Evolutief onderhoud Meetstaat Waterbouwkundig Laboratorium III

6 1 ALGEMENE BEPALINGEN. Voorwerp en aard van de opdracht. De onderhavige opdracht betreft het ontwerp van een portaalsite ter ondersteuning van crisiscommunicatie bij hoogwater. Hiervoor wordt de procedure van de algemene offerteaanvraag gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht volgens globale prijzen (K.B. 8 januari 1996, art. 86). Duur van de overeenkomst. De opdracht begint met een startvergadering en wordt afgesloten voor een periode van 6 maanden Een verlenging van de geldigheidsduur van de opdracht is niet voorzien. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt Aanbestedende overheid Aanvullende informatie. Deze opdracht vloeit voort uit de CIW Werkgroep Overstromingsrichtlijn en is een gezamenlijke aanbesteding met gedeelde financiering tussen VMM-Afdeling Operationeel Waterbeheer, W&Z nv, nv de Scheepvaart, Afdeling Kust en MOW-Waterbouwkundig Laboratorium. De aanbestedende overheid is de Vlaamse Overheid, vertegenwoordigd door de minister bevoegd voor openbare werken. De administratieve leiding van het project ligt bij het Waterbouwkundig Laboratorium. Aanvullende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Lieve Van de Water, , lieve.vandewater@mow.vlaanderen.be Aanvullende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij Hans Vereecken, , hans.vereecken@mow.vlaanderen.be Informatiesessie. Gelet op de complexiteit van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist tussen de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de dag van de opening van de offertes, een informatiesessie te houden ten behoeve van de kandidaat-inschrijvers. Deze informatiesessie zal doorgaan op 25 augustus 2011 om 14u op het volgende adres: Berchemlei 115, 2140 Borgerhout. Tijdens deze informatiesessie zal eerst een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. Vervolgens wordt ruimte gegeven voor het stellen van vragen. Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen worden de kandidaat-inschrijvers die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht hun vragen aan de aanbestedende overheid te bezorgen via of fax. Het adres is hans.vereecken@mow.vlaanderen.be. Het faxnummer is Enkel de vragen die uiterlijk 22 augustus 2011 om 12u s middags lokale tijd bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen tijdens de informatiesessie worden beantwoord. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht de identiteit van de Waterbouwkundig Laboratorium 1

7 onderneming die zij vertegenwoordigen en hun volledig adres te vermelden op een aanwezigheidslijst. Naderhand zal de aanbestedende overheid aan alle aanwezigen een proces-verbaal van de informatiesessie opzenden en dit ook als bijlage bij het bestek publiceren. De kandidaat-inschrijvers die niet op de informatiesessie aanwezig konden zijn, kunnen het procesverbaal ook opvragen bij de aanbestedende overheid (per op het adres of per fax op het faxnummer Indienen en openen van de offertes. Indienen van offertes De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. Offerte verstuurd via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater van het KB van 8 januari Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Ongeacht eventueel toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in gescand om ze bij de offerte te voegen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996). De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. De indiening van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website : of via de e-procurement helpdesk op het nummer : +32 (0) Offerte die niet elektronisch wordt ingediend De offertes die niet elektronisch worden ingediend, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: het nummer van het bestek; de datum en het uur van de opening van de offertes. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; het adres van de bestemmeling: Waterbouwkundig Laboratorium Berchemlei Borgerhout Waterbouwkundig Laboratorium 2

8 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: 1 zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2 en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996 worden gebruikt. Opmerking : Om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte. Opening van offertes Op 21 september 2011 om 11 uur, wordt in het Waterbouwkundig Laboratorium, zaal Palingplaat overgegaan tot de elektronische opening in openbare zitting van de offertes ingediend voor deze opdracht. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld. Beschrijving van de te presteren diensten. De huidige opdracht betreft de ontwikkeling van een publieke portaalsite (publiek/media). De bestaande informatieplatformen (intern de bevoegde organisaties) zullen een verdere standaardisatie ondergaan ingevolge de standaarden gezet voor de publieke portaalsite. Op deze publieke portaalsite wordt informatie ter beschikking gesteld op basis van verschillende gebruikersprofielen Waterbouwkundig Laboratorium 3

9 Documenten van toepassing op de opdracht. Wetgeving. - De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; - Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage : algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; - Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; Documenten betreffende de opdracht. - Onderhavig bestek nr. WL_11_08. Offertes. In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij het bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier is in 1 exemplaar bij het bestek gevoegd. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes. Waterbouwkundig Laboratorium 4

10 Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna); - De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen - Gedetailleerde samenstelling van de inschrijvingsprijs (volgens bijlage) Prijzen. Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. In deze prijzen zijn ook alle verslagen, rapporten en andere beschrijvende documenten inbegrepen die voortvloeien uit deze opdracht, evenals inbegrip van alle transportkosten. Prijsherziening. Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. Waterbouwkundig Laboratorium 5

11 Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria. Selectiecriteria. De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 11.3 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. Uitsluitingscriteria. Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die het mogelijk maken zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd..1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die welke slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2 op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan EURO, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, ten laatste daags voor de uitsterste ontvangst van de offertes op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot 8 en 10, van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1 voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 2 in orde zijn met de bepalingen van 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders. Waterbouwkundig Laboratorium 6

12 .3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver. De inschrijver voegt bij zijn offerte een passende bankverklaring, uitgeschreven door de bank, waarin deze haar vertrouwen in de solvabiliteit van de inschrijver uitdrukt; De bankverklaring kan volgende vorm aannemen: Met betrekking tot: Overheidsopdracht n ***, gepubliceerd in ***, op datum van***.hierbij bevestigen wij U dat de (naam ***) onze cliënt is sinds (datum ***)Wat betreft de financiële relatie bank-cliënt. De financiële relaties die wij onderhouden met (naam van de vennootschap***) hebben tot op heden, (datum ***), beantwoord aan onze verwachtingen. Op basis van de gegevens waarover onze bank vandaag beschikt hebben wij geen ongunstige elementen vastgesteld en de (naam van de vennootschap***) heeft tot op heden, voor zover wij kunnen nagaan en met betrekking tot de ons gekende contracten en projecten, de financiële capaciteit gehad om de contracten of projecten uit te voeren die haar werden toegewezen. De (naam van de vennootschap ***) geniet ons vertrouwen en: Ofwel: onze bank stelt op dit ogenblik volgende kredietlijnen ter beschikking van deze vennootschap (alleen vermelden met de voorafgaande schriftelijke toestemming van de klant) ***. Ofwel: onze bank stelt op dit ogenblik kredietlijnen ter beschikking van de vennootschap. Ofwel: onze bank is bereid eventuele kredietaanvragen of een aanvraag voor borgstelling met het oog op de uitvoering van de opdracht te onderzoeken Ofwel: (geen van de drie voorafgaande verklaringen). Deze verklaring houdt geen verbintenis in van onzentwege voor de toekomst en onze bank neemt dienaangaande geen enkele verantwoordelijkheid. Wat betreft de notoriëteit van de cliënt: De (naam van de vennootschap ***) bekleedt een belangrijke plaats(ofwel: is actief) in de sector van ***. Tot op heden en voor zover we konden nagaan heeft ze een uitstekende (ofwel: goede) technische reputatie en is gebleken dat ze werd geleid door bekwame en achtbare personen. De bank kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de juistheid en de volledigheid van haar verschafte informatie. De feiten die in de toekomst deze verklaring zouden beïnvloeden kunnen U niet automatisch worden medegedeeld. Opgemaakt te *** op ***. Handtekeningen: ***. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver moet minstens over 3 referenties van diensten binnen één van de volgende domeinen beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar: - Ontwikkeling van webgebaseerde informatieplatformen - Ontwikkeling van data-interface - Koppeling databanken Indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke Waterbouwkundig Laboratorium 7

13 personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen, of bij ontstentenis, door een verklaring van de inschrijver. Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. Gunningscriteria. Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen. Lijst van de gunningscriteria. De gunningscriteria zijn [tussen haakjes staat de belangrijkheidswaarde die in de evaluatiemethode aan het criterium zal gegeven worden]: 1. [extreem belangrijk] - 50 punten De technische waarde van de inschrijving en de beschrijving ervan. Deze beschrijving wordt opgenomen in een plan van aanpak en zal onder meer beoordeeld worden op de volledigheid, de voorgestelde elementen die volledig deel uitmaken van de inschrijving en zo meer. Op deze manier zal rekening gehouden worden met de expertise en know-how die voor deze opdracht zal ingezet worden. De technische waarde van de inschrijving zal uiteraard rechtstreeks in verband gebracht worden met de toepasbaarheid ervan in de realiteit. Daarnaast wordt ook rekening gehouden met de mate waarin de in de offerte voorgestelde invulling van de opdracht en de voorgestelde wisselwerking tussen het Waterbouwkundig Laboratorium en de opdrachtnemer overeenstemmen met de vereisten die in het bestek werden gesteld 2. [extreem belangrijk] - 50 punten Het bedrag van de offerte. Per schijf van 10% prijsverschil met de goedkoopste aanbieding zullen 5 punten in mindering worden gebracht voor dit criterium. Voor de evaluatie van de offertes, kan de overheid bijkomende algemene of specifieke vragen stellen aan één of meerdere inschrijvers, ten einde de vereiste duidelijkheid te bekomen inzake de opbouw van de prijzen en/of meer algemeen de inhoud van de voorstellen. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogere tiental EURO. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtocht worden gesteld, hetzij onder de vorm van een bankwaarborg of verzekeringswaarborg. Waterbouwkundig Laboratorium 8

14 De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postrekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr ) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naar gelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5) hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naar gelang van het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. Waterbouwkundig Laboratorium 9

15 Opleveringen. Keuring van de uitgevoerde diensten. De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een stuurgroep samengesteld door de aanbestedende overheid. Uitvoering van de diensten. Termijnen en clausules. Termijnen De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 6 maanden te rekenen vanaf de startvergadering De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de dienstverlener worden niet meegerekend. De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die het onomstotelijk mogelijk maakt de datum van versturing te bepalen, naar de dienstverlener verstuurd. De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst. Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO, zoals ze opgenomen zijn in punt van dit bestek, te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement kan, op basis van artikel 20, 1, 4 van de Algemene aannemingsvoorwaarden, bijgevoegd bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996, aanleiding geven tot de toepassing van maatregelen van ambtswege voorzien in 6 van hetzelfde artikel en meer bepaald tot de eenzijdige verbreking van de opdracht. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd. De diensten zullen worden uitgevoerd in de kantoren van de dienstverlener. Evaluatie van de uitgevoerde diensten. Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een bericht, dat nadien zal worden bevestigd met een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen. Waterbouwkundig Laboratorium 10

16 Facturatie en betaling van de diensten. De dienstverlener zendt op basis van uitgevoerde diensten een deelfactuur (in één exemplaar) bij beëindiging van fase 2 en bij definitieve oplevering van het geheel naar het volgende adres: Waterbouwkundig Laboratorium Berchemlei Borgerhout Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de keuring van de schuldvordering, voor zover de aanbestedende overheid binnen de vastgelegde termijn over de andere, eventueel vereiste documenten beschikt. De factuur dient te worden opgesteld in EURO. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van onderhavig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie. De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. Waterbouwkundig Laboratorium 11

17 2 BIJLAGEN. - inlichtingenblad; - offerteformulier. - inventaris Waterbouwkundig Laboratorium 12

18 III. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN Inleiding Van de kandidaat-aanbieders wordt verwacht een prijs op te geven voor het geheel van de activiteiten nodig om de beschreven functies, gegevensstructuren en visualisaties te ontwikkelen en operationeel te maken ten behoeve van een portaalsite. In onderhavig bestek worden de betrokken partijen, de aard en hoeveelheid van de gegevens, de vereiste functies en de technische vereisten beschreven. Op basis van deze informatie, uw ervaring met het onderwerp en het soort activiteit, verzoeken wij om een totaalprijs. Situering van de opdracht Overstromingen gebeuren en zijn van alle tijden. De laatste jaren kampt Vlaanderen verschillende keren met aanzienlijke overstromingsschade, het risico op overstromingen in Vlaanderen is dan ook reëel en substantieel. Overstromingen kunnen niet 100% tegengehouden worden, maar wel beheerst. Mede door deze vaststelling en de beslissingen van de CIW (Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid) van 18/12/2008 en 26/5/2009 is er beslist om bij dreigende overstromingen het crisisbeheer te stroomlijnen. Overstromingen voorkomen Schade van over stromingen voorkomen of beperken Preventie Snelle Detectie (DE) Snelle Alarmering (AL) Snelle én juiste reactie (RE) Metingen Voorspellingen Juiste maatregelen bij (dreigend) hoogwater; nood-en interventieplannen Het heeft geen zin te proberen overstromingen tot elke prijs te vermijden. Dat zal nooit 100% mogelijk zijn. Wel kunnen de waterbeheerders in Vlaanderen de situatie zo proberen te sturen dat een overstroming het minst schade en menselijke ellende aanricht. Door een combinatie van maatregelen willen de verschillende waterbeheerders de schade en menselijke ellende door overstromingen in de toekomst in grote mate inperken, bijvoorbeeld door gebieden te laten overstromen waar een overstroming weinig schade aanricht. Waterbouwkundig Laboratorium 13

19 Overstromingen en hoogwatersituaties hebben aangetoond dat een adequate informatie-uitwisseling van extreem belang is: 1. Binnen de betrokken organisaties 2. Tussen de betrokken organisaties 3. Naar het publiek In de praktijk is de beheersing van het overstromingsgevaar geen eenvoudige opdracht. Veel gegevens en verantwoordelijkheden zitten verspreid over verschillende beleidsniveaus en verschillende instanties. Verschillende bevoegde instanties CIW De Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid (CIW) is verantwoordelijk voor de coördinatie van het integraal waterbeleid in Vlaanderen. VMM De Vlaamse Milieumaatschap pij (VMM) coördineert het integraal waterbeleid. Ze volgt de toestand van de watersystemen op, beheert de onbevaarbare waterlopen van eerste categorie en het grondwater MOW (HIC) Het Hydrologisch Informatie Centrum (HIC) verzamelt en beheert alle hydrologische gegevens die relevant zijn voor het beheer van de bevaarbare waterlopen. nv De Scheepvaart/RIS onderhoudt, exploiteert, beheert en commercialiseert de bevaarbare waterwegen het Albertkanaal, de Kempense kanalen, de Schelde - Rijnverbinding en de gemeenschappe - lijke Maas. W&Z/RIS Waterwegen en Zeekanaal (W&Z) onderhoudt, exploiteert, beheert en commercialiseert de bevaarbare waterwegen in het westen en het centrum van Vlaanderen en heel wat gronden erlangs. MDK (Afd Kust) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het patrimonium tegen het geweld van de zee, de stormvloeden en overstromingen + Provincies, steden en gemeenten, polders en wateringen Waterbouwkundig Laboratorium 14

20 Doelstelling van de opdracht Vlaanderen is koploper in het verzamelen van hydrologische informatie, zowel op kwalitatief als kwantitatief vlak. De distributie en uitwisseling van deze informatie verloopt echter niet optimaal. Met andere woorden, Vlaanderen heeft behoefte aan: - een zekere centralisatie van watergegevens en kennis - een gecoördineerde aanpak over de grenzen van diensten en bestuursniveaus heen Deze centralisatie van informatie en gecoördineerde samenwerking tussen de verschillende waterbeheerders heeft als doel de juiste informatie op de juiste tijd bij de juiste personen te brengen om de juiste beslissingen te nemen. - Informeren in de aanloop naar een (dreigende) hoogwatersituatie - Informeren tijdens een (dreigende) hoogwatersituatie - Informeren na een (dreigende) hoogwatersituatie (1) Tussen de verschillende professionele organisaties en (2) naar de burger/media Informeren Metingen Voorspellingen Alarmering In de aanloop naar een hoogwatersituatie Tijdens een hoogwatersituatie Informeren Koppeling met nood- en interventieplanning Informeren Na een hoogwatersituatie Onderhavige opdracht betreft de ontwikkeling van een publieke portaalsite (publiek/media). De bestaande informatieplatformen (intern de bevoegde organisaties) zullen een verdere standaardisatie ondergaan ingevolge de standaarden gezet voor de publieke portaalsite. Op deze publieke portaalsite wordt informatie ter beschikking gesteld op basis van verschillende gebruikersprofielen: - Professionele gebruiker o Waterbeheerder o Hulpdienst o Provincie o Stad/gemeente Waterbouwkundig Laboratorium 15