BIJLAGE INHOUDSTAFEL. Bijlage nr. 1. Lastenboek

Transcriptie

1 BIJLAGE Bijlage nr. 1 Lastenboek INHOUDSTAFEL. A. ALGEMENE BEPALINGEN Voorwerp en aard van de opdracht Duur van de overeenkomst Aanbestedende overheid Bijkomende informatie Informatiesessie Indienen en openen van de offertes Leidende dienst - leidend ambtenaar Beschrijving van de te presteren diensten Documenten van toepassing op de opdracht Wetgeving Documenten betreffende de opdracht Offertes In de offerte te vermelden gegevens Geldigheidsduur van de offerte Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden Prijzen Prijzen Prijsherziening Aansprakelijkheid van de dienstverlener Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria Selectiecriteria Uitsluitingscriteria Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Lijst van de gunningscriteria Gesprek Eindkwotatie Borgtocht Opleveringen Keuring van de uitgevoerde diensten Uitvoering van de diensten Termijnen en clausules Termijnen Uitvoeringsvoorwaarde Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd Evaluatie van de uitgevoerde diensten Facturatie en betaling van de diensten Aanbestedingsberichten en rechtzettingen Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Geschillen Boeten wegens laattijdige uitvoering van de diensten B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN Algemene informatie a. Algemene bepalingen die dienen opgenomen worden in de offerte Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 1/21 van het bestek

2 1b. Algemene bepalingen met betrekking tot de organisatie van de verhuis die dienen opgenomen worden in de offerte c. Algemene informatie gebouwen waarmee rekening dient gehouden te worden bij de opmaak van de offerte Planning van de verhuis (onder voorbehoud, op te nemen in voorbeeld draaiboek) Coördinatie van de verhuis Schets Schildknaapgebouw en Monnaie House C. BIJLAGEN Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 2/21 van het bestek

3 Vlaamse Gemeenschapscommissie Algemene directie Ondersteuning en Facility Technologiestraat Sint-Agatha-Berchem BESTEK nr. VGC / OF-HOB1 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE VERHUIS VAN DE HOOFDSTEDELIJKE OPENBARE BIBLIOTHEEK NAAR EEN TIJDELIJKE VESTIGINGSPLAATS A. ALGEMENE BEPALINGEN. In toepassing van artikel 3, paragraaf 1, van het KB van 26 september 1996 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat er in dit bestek werd afgeweken van artikel 75 van de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 inzake de boeten wegens laattijdige uitvoering, in het bijzonder op het vlak van het percentage van de boeten per kalenderdag en van het maximum percentage van de boeten berekend op de waarde van de diensten 1. Voorwerp en aard van de opdracht. De onderhavige opdracht betreft de verhuis van de inboedel van de Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek (vanaf nu HOB genoemd) gelegen op Munt 6 te 1000 Brussel, voorafgaand aan ingrijpende verbouwings- en renovatiewerken, zowel van de publieke ruimten als van de personeelsruimten. Hiervoor wordt de procedure van de algemene offerteaanvraag gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. 2. Duur van de overeenkomst. De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt Aanbestedende overheid Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vertegenwoordigd door het College. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Hans Van Genechten, hans.vangenechten@vgc.be. Bijkomende inlichtingen inzake het inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij Ingrid Lemaire, Munt 6, 1000 Brussel, ingrid.lemaire@hob.be. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 3/21 van het bestek

4 4. Informatiesessie. Gelet op de complexiteit van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist om tussen de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en de dag van de opening van de offertes, een informatiesessie te houden ten behoeve van de kandidaat-inschrijvers. Deze informatiesessie zal doorgaan op 12 juni 2009 om 11 uur op het volgende adres : Koninginnestraat Brussel Literair salon. Tijdens deze informatiesessie zal eerst een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. Vervolgens wordt ruimte gegeven voor het stellen van vragen. Om een juist beeld te krijgen van de omvang van de opdracht kunnen alle kandidaten aansluitend een bezoek ter plaatse brengen, aan elk te ontruimen verdieping en aan de toekomstige locatie Prinsenstraat Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen worden de kandidaat-inschrijvers die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht hun aanwezigheid vooraf te melden en om hun vragen aan de aanbestedende overheid te bezorgen via of fax. Het adres is ingrid.lemaire@hob.be. Het faxnummer is Enkel de vragen die ten laatste daags voor de informatiesessie bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen tijdens de informatiesessie worden beantwoord. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht om de identiteit van hun onderneming die zij vertegenwoordigen en hun volledig adres te vermelden op een aanwezigheidslijst. Naderhand zal de aanbestedende overheid aan alle aanwezigen een proces-verbaal van de informatiesessie opzenden. De kandidaat-inschrijvers die niet op de informatiesessie aanwezig konden zijn, kunnen het procesverbaal opvragen bij de aanbestedende overheid (per op het adres ingrid.lemaire@hob.be of per fax op het faxnummer ). 5. Indienen en openen van de offertes. De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel per aangetekend schrijven opgezonden naar, ofwel persoonlijk tegen ontvangstbewijs neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - het nummer van het bestek; - de datum en het uur van de opening van de offertes. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - het woord «offerte» in de linkerbovenhoek; - op de plaats waar het adres van de bestemming moet worden vermeld: Vlaamse Gemeenschapscommissie Algemene directie Ondersteuning en Facility Technologiestraat Sint-Agatha-Berchem Op 07 juli 2009 om 14 uur zal in het Literair salon, Koninginnestraat Brussel, in openbare zitting worden overgaan tot de opening van de offertes ingediend voor deze opdracht (zonder mededeling van prijzen). Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 4/21 van het bestek

5 In het raam van het onderzoek van de offertes door de aanbestedende overheid, worden de inschrijvers erop gewezen dat zij het bezoek aan hun installaties door afgevaardigden van de aanbestedende overheid moeten toelaten. 6. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld. 7. Beschrijving van de te presteren diensten. De opdracht betreft de verhuis van de inboedel van de HOB, zowel van de publieke ruimten als van de personeelsruimten. Een gedetailleerde opsomming van de te verhuizen volumes en aantallen is opgenomen in bijlage (niet bindende raming). Tot de verhuiswerkzaamheden behoren het monteren en de monteren van meubilair / apparatuur, alsook het in- en uitpakken ervan (details zie B2) Onderaan het document vindt u schetsen van de huidige gebouw (Munt 6/ Koninginnestraat 23) en van het toekomstige gebouw (Prinsenstraat 8) van de HOB, De verhuis zal in drie stadia gebeuren (details zie B.2.) naar twee verschillende locaties, al dan niet gaande van inpakken en demonteren tot monteren en uitpakken De 2 locaties zijn : a/ extern magazijn: momenteel is de exacte locatie van het magazijn in het Brussels gewest nog niet gekend. b/ het gebouw in de Prinsenstraat 8, aan de overkant van de huidige lokatie van de HOB aan het Muntplein. 3 stadia: a/ 14 september 02 oktober 2009 extern magazijn - Demonteren van de (lege) boekenrekken - Verhuizen van de ingepakte en van stickers voorziene dozen naar extern magazijn. - Monteren van de boekenrekken volgens opstellingsplan - Uitpakken van de ingepakte en gestickerde dozen volgens de vooropgestelde volgorde (zoals inpakken). Gelieve de kilometerprijs te vermelden vermits de locatie van het extern magazijn momenteel niet gekend is. b/ 3-5 november bureaus - Interne verhuis bureaus (meubilair, ingepakte en van stickers voorziene dozen) en apparatuur (exclusief servers) in de Prinsenstraat 8 van verdieping +1 naar verdiepingen +2, +3 en +4 Waar nodig demontage en montage van het meubilair en apparatuur. - Verhuis bureaus (meubilair, ingepakte en van stickers voorziene dozen en apparatuur (exclusief servers) van de Koninginnestraat 23 naar verdieping +2, +3, +4 in de Prinsenstraat 8. Waar nodig demontage en montage meubilair / apparatuur Alle apparatuur wordt voor beide verhuizen af en aangesloten door de aanbestedende overheid c/ 6 27 november 2009 publieke ruimten - Verhuis Publieke ruimten HOB van Munt 6 naar Prinsenstraat 8, verdiepingen -1, 0 en +1. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 5/21 van het bestek

6 - Demonteren rekken en inpakken materiaal rechtstreeks in doos/pallet, de volgorde van het rek respecteren en de dozen/palletten markeren. - Monteren en uitpakken media (-1, 0 en +1) van doos/pallet volgens te respecteren volgorde opstellingsplannen - Apparatuur wordt af- en aangesloten door de aanbestedende overheid maar dient verhuisd te worden door de opdrachtnemer - Servers worden verhuisd door de aanbestedende overheid; pc s en printers dienen door de aannemer verhuisd te worden. 8. Documenten van toepassing op de opdracht Wetgeving. - De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; - Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage:algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; - Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; De opdracht valt onder de algemene reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen opgenomen in de hierna volgende wetteksten en reglementen te kennen en te aanvaarden: - De opdracht is eveneens onderworpen aan de voorschriften van onderhavig bijzonder bestek. Bij tegenspraak tussen genoemde documenten, geldt de volgende rangorde: - 1. De Wet van ; het K.B. van ; het K.B. van Onderhavig bijzonder bestek. Opmerking Onderhavige opdracht is onderworpen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de wetgeving op de overheidsopdrachten en van onderhavig bijzonder bestek. Alle andere bepalingen, onder meer de algemene verkoopvoorwaarden van de inschrijvers, zullen als ongeldig beschouwd worden Documenten betreffende de opdracht. - Onderhavig bestek nr. VGC / OF-HOB1. - De goedgekeurde offerte. 9. Offertes In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 6/21 van het bestek

7 document de conformiteit met het bij het bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier wordt in 3 exemplaren bij het bestek gevoegd. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte : - de eenheidsprijs/eenheidsprijzen in letters en in cijfers (excl. BTW); - het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW); - het bedrag van de BTW; - de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers) Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 60 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna); - De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen 10. Prijzen Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De dienstverlener wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW Prijsherziening. Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 7/21 van het bestek

8 11. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken. Elke beschadiging op de werf ten gevolge van de verhuis zal ten laste gelegd worden van de dienstverlener. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. 12. Selectiecriteria - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria Selectiecriteria. De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 12.3 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn Uitsluitingscriteria. Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uistluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Eerste uitsluitingscriterium..1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2 op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel zelfs wanneer de schuld aan bijdragen groter is dan EURO, zal de inschrijver in orde beschouwd worden indien hij, alvorens de beslissing tot het gunnen van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij, ten laatste daags voor de uitsterste ontvangst van de offertes op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot 8 en 10, Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 8/21 van het bestek

9 van de wet of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 26 van die wet, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar zijn en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdragen. 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1 voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. 2 in orde zijn met de bepalingen van 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders..3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium. Wordt uitgesloten van deelname aan de gunningsprocedure: De dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1 Deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2 Omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3 Fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4 Witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van dit uitsluitingscriterium kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een leverancier, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: 1 in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2 aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 9/21 van het bestek

10 De inschrijver mag niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dit zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder : 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 69, 4 van het KB van 8 januari De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 69 van het hierboven vermeld besluit. Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW. Zevende uitsluitingscriterium. De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver. De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren, tenzij de totale omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet ingevuld werd). De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de omzet inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten die in dit bestek worden beschreven gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren. De inschrijver dient tevens over voldoende financiële slagkracht te beschikken. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 10/21 van het bestek

11 Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IDAC of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld.deze staat dient door een erkend accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes).indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor. Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. Eerste criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver dient over voldoende (gekwalificieerd) personeel te beschikken om de opdracht binnen de gestelde termijn tot een goed einde te brengen. In dit verband voegt de inschrijver bij zijn offerte een verklaring inzake de gemiddelde personeelsbezetting en de omvang van het kader van de laatste 3 jaren, met hun hoedanigheid en kwalificaties en een lijst met namen van mogelijke arbeiders die de werkzaamheden zullen uitvoeren. Tweede criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver moet over voldoende referenties aan diensten beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar: Indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen, of bij ontstentenis, door een verklaring van de inscrhrijver. Derde criterium inzake de bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver moet over de volgende werktuigen, materieel en technische uitrusting kunnen beschikken voor de uitvoering van de diensten: De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting waarover hij zal kunnen beschikken voor de uitvoering van de diensten Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 11/21 van het bestek

12 Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria Gunningscriteria. Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen Lijst van de gunningscriteria. De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, zijn de volgende: 1. De totale prijs (50%) 2. De elementen waaruit moet blijken dat de opdracht binnen de gestelde termijn en naar behoren zal worden uitgevoerd (service:tijdsduur, planning, draaiboek met stappenplan voor verhuis, ) (50%) Aangaande het tweede gunningscriterium zal de inschrijver bij zijn offerte alle nuttige inlichtingen voegen voor de beoordeling van deze elementen (elk 10% in de weging), namelijk: - Waarborgen betreffende de uitvoeringstermijn:middelen die worden ingezet zoals het aantal verhuizers, divers materiaal voor inpakken, heffen, transporteren, en werkwijze inclusief noodplan bij eventuele problemen (op te nemen in een voorbeeld van draaiboek) - Beschrijving van de voorbereidingen voorafgaand aan dergelijk project (op te nemen in een voorbeeld van draaiboek) - Planning van de werken zodoende dat de strikte termijnen worden gerespecteerd en de onderbreking van de werking van de diverse diensten wordt geminimaliseerd (op te nemen in een voorbeeld van draaiboek) - Bondige beschrijving van de werkwijze voor de te verhuizen media (op te nemen in het draaiboek gekoppeld aan de planning en vermelding van al dan niet gebruik externe liften) - Beschrijving van de beschermingsmiddelen die ter beschikking worden gesteld in verband met het bewaren van de volgorde en het transport van bibliotheekmedia, meubilair en apparatuur Gesprek. De administratie behoudt zich het recht voor, als ze het noodzakelijk vindt, de inschrijvers uit te nodigen voor een interview. Het onderhoud kan enkel een uiteenzetting omvatten, die gegevens wordt het projectteam van de inschrijver, met het doel de inhoud van zijn offerte uiteen te zetten. (wijzigingen aan offerte zijn niet mogelijk) Eindkwotatie. De kwotaties voor de gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindkwotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 12/21 van het bestek

13 13. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental EURO. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr ) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5) hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de preciese bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 13/21 van het bestek

14 De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. 14. Opleveringen Keuring van de uitgevoerde diensten. De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart. 15. Uitvoering van de diensten Termijnen en clausules Termijnen De opdracht vangt aan op verzoek van de aanbestedende overheid. De verhuis is opgedeeld in verschillende delen waarvan het eerste deel ten vroegste kan beginnen op 14 september 2009 (zie planning verhuis). De opdracht moet uitgevoerd worden binnen de opgelegde termijnen die in dit bestek voorzien zijn. De werken moeten zo snel mogelijk afgerond worden binnen de termijnen zoals bepaald in de planning van dit bestek. Eventuele wijziging van de planning zullen bij het de informatiesessie met plaatsbezoek meegedeeld worden. Het eerste deel van verhuis materiaal (stevige dozen, stickers, plakband, ) voor het extern magazijn moet ten laatste 1 augustus 2009 aan de organisaties bezorgd worden. Het tweede deel van verhuismateriaal voor de inpak van de burelen (stevige en geschikte dozen, stickers, plakband, )moet ten laatste 1 oktober 2009 aan de overheid bezorgd worden. Voor de eigenlijke verhuis van de bibliotheekmedia is de verhuisfirma verantwoordelijk om de materialen die zullen gebruikt worden voor het in en uitpakken van de media op de desgewenste dag aanwezig zijn (zie planning). Deze termijn begint te lopen vanaf de tweede werkdag die volgt op de datum van versturing van de bestelbon. Aangezien de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is, zal het niet vermelden van deze termijn de substantiële onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de dienstverlener verstuurd. De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijën wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst. In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen, kan de uitvoeringstermijn na schriftelijke aanvraag en verantwoording van de dienstverlener verlengd worden naar verhouding van de vastgestelde vertraging van de ontvangst van de bestelbon. Indien de bestellende dienst, na onderzoek van het schriftelijk verzoek van de dienstverlener, het geheel of gedeeltelijk gegrond vindt, laat deze hem schriftelijk weten welke verlenging van uitvoeringstermijn aanvaard wordt. In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de dienstverlener onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de dienstverlener een verlenging van de uitvoeringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 14/21 van het bestek

15 In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 15 kalenderdagen (*) te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de dienstverlener, niet meer ontvankelijk Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO, zoals ze opgenomen zijn in punt van dit bestek, te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement kan, op basis van artikel 20, 1, 4 van de Algemene aannemingsvoorwaarden, bijgevoegd bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996, aanleiding geven tot de toepassing van maatregelen van ambtswege voorzien in 6 van hetzelfde artikel en meer bepaald tot de eenzijdige verbreking van de opdracht Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd. De diensten zullen worden uitgevoerd op het volgende adressen: Verhuis uit Schildknaapgebouw: Koninginnestraat Brussel Monnaie house : Muntplein Brussel Verhuis naar Prinses residence: Prinsenstraat Brussel Extern magazijn adres nog niet bekend, maar rond kleine ring Brussel Evaluatie van de uitgevoerde diensten. Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een bericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen. 16. Facturatie en betaling van de diensten. De dienstverlener zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de diensten (origineel exemplaar) naar het volgende adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Lombardstraat BRUSSEL Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de keuring van de schuldvordering, voor zover de aanbestedende overheid binnen de vastgelegde termijn over de andere, eventueel vereiste documenten beschikt. De factuur dient te worden opgesteld in EURO. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 15/21 van het bestek

16 17. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben. 18. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid. 19. Geschillen. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. 20. Boeten wegens laattijdige uitvoering van de diensten. In afwijking van artikel 75 van de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 wordt de boete wegens laattijdige uitvoering van de diensten vastgesteld op 0,5 % per kalenderdag met een maximum van 10 % van het bedrag van de uitgevoerde diensten. Er wordt afgeweken van de bepalingen van artikel 75 inzake de boeten wegens laattijdige uitvoering van de diensten wegens het belangrijk nadeel voor de Belgische Staat die de laattijdige uitvoering van de diensten met zich meebrengt. B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. 1. Algemene informatie. 1a. Algemene bepalingen die dienen opgenomen worden in de offerte Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 16/21 van het bestek

17 De inschrijvers worden verondersteld bij hun inschrijving alle mogelijke inlichtingen te hebben ingewonnen om hun prijs zo nauwkeurig mogelijk op te maken Onder het inwinnen van inlichtingen dienst verstaan te worden: a. Een bezoek aan de gebouwen (Muntplein 6, Schildknaapstraat 23 en Prinsenstraat 8). De inschrijvers noteren de gegevens die ze nodig hebben in verband met de ligging van de gebouwen en de toegang zelf van de gebouwen. b. Het bezoeken van de diverse verdiepingen op de 2 locaties (beide muntplein) en de nietlimitatieve inventaris met te verhuizen materiaal. c. Het beoordelen van de te verhuizen volumes. d. Nota nemen van eventuele veranderingen in de beoogde planning. De aannemer is gehouden voor de diensten van de onderhavig aanneming een verzekeringsovereenkomst af te sluiten met een verzekeringsmaatschappij. Alle verhuizers dienen verplicht in het bezit te zijn van een verhuizerskaart; de opdrachtgever of zijn afgevaardigde kan deze te allen tijde opvragen. In geval zij de kaart niet kunnen voorleggen heeft de opdrachtgever het recht deze persoon te laten verwijderen. De verhuizers worden ook geacht te zijn van de voorschriften in verband met het gebruik van de openbare weg (wanneer en waar mag er geparkeerd worden enz ) alsook de prijs voor nodige parkeervergunningen in hun offerte op te nemen. De onderneming verbindt er zich toe de Belgische loon- en arbeidsvoorwaarden na te leven. 1b. Algemene bepalingen met betrekking tot de organisatie van de verhuis die dienen opgenomen worden in de offerte De organisatie van de verhuis dient rekening te houden met de beschikbaarheden van de te verhuizen organisatie en de beschikbaarheid van de verschillende etages in de Prinsenstraat 8. Een kilometerprijs dient vermeld te worden voor het vervoer naar extern magazijn daar dit nog niet bekend is. De organisatie van de verhuis van de personeelsruimten moet zo zijn dat de werking van diensten zo min mogelijke tijd buiten dienst zijn (max 2 dagen incl. aansluiten ICT ). Dit geldt voor zowel de interne verhuis binnen het gebouw aan de prinsenstraat als de verhuis van het Schildknaapgebouw (HOB). De organisatie van de verhuis van de bibliotheekmedia moet zo zijn dat de verhuis van materialen op de juiste volgorde terug uitgepakt worden zodat de naverzorging minimaal blijft. Alle verpakkingsmateriaal of afval moet weggehaald worden ten laatste 14 dagen na beëindiging van de werken. De aannemer staat zelf in voor het demonteren en monteren van bureaumateriaal en bibliotheekschappen waar nodig.de verhuizende organisaties zorgen voor het leegmaken van het materiaal in de personeelsruimten (burelen).de bibliotheekmedia worden zowel in- als uitgepakt door de aannemer. Het IT-materiaal moet enkel verhuisd worden naar de voorziene plaats (ontkoppeling en aansluiting gebeurt door de aanbestedende overheid). De planten dienen mee verhuisd te worden. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 17/21 van het bestek

18 De meubelen die niet van een sticker voorzien zijn, dienen niet mee verhuisd te worden en moeten netjes achterblijven in het Monnaie House en/of het Schildknaapgebouw. Deze worden door de aanbestedende overheid zelf opgehaald en gestockeerd. Alle technisch materiaal dat niet van de wanden gedemonteerd is en niet van een sticker voorzien is zal naderhand door de aanbestedende overheid al dan niet verwijderd worden en dient dus bevestigd te blijven.hetzelfde geldt voor de bevestigde brandblussers. De aannemer bezorgt aan de aanbestedende overheid voldoende verhuismateriaal adhv de vooropgestelde planning en nodig voor de verhuis van bibliotheekmedia naar het externe magazijn. Onder dit verhuismateriaal vallen dozen, stickers en tape, Graag een berekening van de nodige capaciteiten aan verhuismateriaal (dozen, stickers, ). De aannemer zorgt eveneens voor de verhuis van fotokopieerapparaten, frankeermachine en telefonie-materialen. Deze zullen door de aanbestedende overheid af- en aangesloten worden. De servers zullen door de aanbestedende overheid verhuisd worden. De servers zullen door de aanbestedende overheid af- en aangesloten worden. Het inpakken van de bibliotheekmedia bestemd voor het externe magazijn gebeurt door de aanbestedende overheid. De opdrachtnemer dient enkel deze dozen te verhuizen en volgens de aangeduide volgorde en volgens opstellingsplan uit te pakken. Het in en uitpakken van de gevulde verhuisdozen uit de personeelsruimten gebeurt door de aanbestedende organisaties.de opdrachtnemer dient deze enkel te verhuizen naar de betreffende aangeduide plaats. Het in en uitpakken van de te verhuizen bibliotheekmedia naar de Prinsenstraat gebeurt door de opdrachtnemer volgens eigen systeem. De volgorde van opstelling dient identiek te zijn aan deze aangegeven op de opstellingsplannen en zoals op voorhand met opdrachtnemer en de verhuiscoördinator afgesproken. De organisatie van de verhuis dient op voorhand zo te zijn uitgewerkt in een draaiboek/planning dat deze voor derden in geval van nood ondubbelzinnig interpreteerbaar is. Wat dient eveneens opgenomen te zijn in het voorbeeld van draaiboek a. Het draaiboek dient een voorstel tot stickering (via stickers en opstellingsplannen adhv deze encodering) van het te verhuizen materiaal te bevatten. b. Het draaiboek dient een voorstel van planning en een voorbeeld van aanpak te bevatten 1c. Algemene informatie gebouwen waarmee rekening dient gehouden te worden bij de opmaak van de offerte. Het Monnaie house beschikt over geen liften en de media moeten via trappen en voordeur naar buiten gebracht worden. De meeste ramen in het Monnaie house kunnen niet geopend worden indien nodig kunnen ramen verwijderd worden, maar dit enkel in geval van nood en in samenspraak met de afgevaardigde van de aanbestedende overheid. Het Schildknaapgebouw beschikt over een personeelslift met een draagkracht van 600 kg. Deze personeelslift bereikt alle verdiepingen. Het gebouw aan de Prinsenstraat beschikt over een personeelslift met een draagkracht van? Deze personeelslift bereikt alle verdiepingen. De inschrijver dient rekening te houden met de beschikbaarheid van de liften. Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 18/21 van het bestek

19 Het gebruik van de liften moet maximaal worden vermeden; zoveel mogelijk materiaal dient verhuisd te worden via externe ladderliften of de trappenhal in beide gebouwen. 2. Planning van de verhuis (onder voorbehoud, op te nemen in voorbeeld draaiboek) De firma dient zelf een voorbeeld van draaiboek samen te stellen met het verloop van de verhuis waarbij rekening gehouden wordt met bovenstaande algemene bepalingen en onderstaande data. De media die verhuist dient te worden moet naar 2 verschillende locaties. Deel a: Van HOB naar extern magazijn (adres nog te bepalen) = Ingepakte media + meubilair en apparatuur Demonteren lege rekken muntplein 6 Inladen ingepakte dozen (op te bepalen locatie HOB) Verhuis Monteren rekken extern magazijn Uitpakken dozen adhv encodering en opstellingsplannen Deel b: Interne verhuis Prinsenstraat 8, verdieping +1 naar +2,+3 & +4 Verhuis burelen Schildknaapstraat 23 naar Prinsenstraat 8, +2,+3 & +4 =Meubilair, dozen en apparatuur Demonteren meubilair waar nodig Inladen ingepakte dozen ea te verhuizen materiaal (bvb planten) Verhuis Monteren meubilair waar nodig adhv encodering en opstellingsplannen Verhuis materiaal en ingepakte dozen adhv encodering en opstellingsplannen Deel c: Media HOB van muntplein 6 naar Prinsenstraat 8-1, 0 & +1 = media + meubilair Inpakken media rechtstreeks in doos/pallet, respecteren volgorde + markeren dozen/pallets Demonteren lege boekenrekken (e.a. meubilair) Verhuis Monteren boekenrekken volgens opstellingsplannen Uitpakken dozen/pallets en volgorde als inpakken (adhv markering) Bovendien dient er rekening gehouden worden met volgende voorlopige data: verhuis media extern magazijn vanaf 1 september verhuis burelen +1 Prinsenstraat 3 & 4 november verhuis burelen Schildknaapstraat 4 & 5 november verhuis media Prinsenstraat vanaf 06 november +1 beschikbaar voor media vanaf 16 november De details van deze planning kunnen in overleg met de verhuisfirma kort na de toewijzing worden gewijzigd maar zullen steeds binnen deze periode vallen. EXTRA : De burelen mogen maximum 2 dagen buiten dienst zijn dwz incl aansluiten ICT. De publieke bibliotheek moet weer volledig kunnen functioneren vanaf 5 december 2009 Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 19/21 van het bestek

20 3. Coördinatie van de verhuis De diverse verhuisfases zullen voorafgaandelijk, in strikte coördinatie met de afgevaardigde van de aanbestedende overheid voorbereid worden.er moet vóór, tijdens en zelfs na de verhuis een verantwoordelijke coördinator van de opdrachtnemer steeds bereikbaar zijn (bvb via gsm). Een verantwoordelijke coördinator van de opdrachtnemer zal leidinggevend zijn voor het volledige team verhuizers. Een verantwoordelijke coördinator van de opdrachtnemer zal deelnemen aan voorbereidende coördinatievergaderingen van de opdrachtgever. Deze vergaderingen vinden in principe éénmaal per week plaats gedurende een halve dag. Gedurende de verhuisdagen is er elke dag een coördinatievergadering. Deze vergaderingen worden gehouden om al het nodige te voorzien en alle noodzakelijke maatregelen te treffen om het uiteindelijke doel te bereiken binnen de vooraf vastgestelde termijn. Het spreekt vanzelf dat al het nodige zal ondernomen worden door de opdrachtnemer om niets te beschadigen en bescherming aan te brengen waar het nodig is. 4. Schets Schildknaapgebouw en Monnaie House De Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek is gevestigd aan het Muntplein (Munt 6) te 1000 Brussel en is ondergebracht in twee aansluitende gebouwen: het Monnaie House en het Schildknaapgebouw. Zie figuur hieronder: gevels kant Schildknaapstraat. De kantoren zijn ondergebracht op de vijf verdiepingen (incl. kelder) van het gebouw rechts. Hier is een personenlift. De media-collecties (boeken, cd, dvd, etc) voor het publiek staan opgesteld op drie verdiepingen (incl. kelder) van het blok links (monnaie house).... Monnaie house Schildknaapgebouw Lastenboek voor algemene offerteaanvraag / bladzijde 20/21 van het bestek