Hoe kan Assist het ledenbeheer, de algemene administratie én de boekhouding van mijn zwemclub vergemakkelijken? 2/06/13 Slide 1

Transcriptie

1 Hoe kan Assist het ledenbeheer, de algemene administratie én de boekhouding van mijn zwemclub vergemakkelijken? 2/06/13 Slide 1

2 In deze presentatie.! Wat is Assist en wat zijn de voordelen?! Hoe ga ik met Assist aan de slag?! Hoe beheer ik de leden van mijn zwemclub in Assist?! Hoe beheer ik de boekhouding van mijn zwemclub in Assist?! Welke administratieve taken kan ik nog in Assist beheren?! Waar kan ik terecht met vragen? 2/06/13 Slide 2

3 Wat is Assist en wat zijn de voordelen? 2/06/13 Slide 3

4 Wat is Assist?! Een online adminsitratie- en boekhoudprogramma voor vzw s en feitelijke verenigingen! Waarmee bestuursleden en vrijwilligers de volledige werking van hun vereniging kunnen beheren! Vanuit de plek waar zij dit willen! Alle gegevens zijn zoveel mogelijk met elkaar verbonden! Zodat bestuursleden op elk moment een duidelijk overzicht hebben op de algemene- en financiële situatie van de vereniging 2/06/13 Slide 4

5 Voordelen van Assist.! Conform de meest recente vzw-wetgeving! Alles-in-één! Altijd en overal toegankelijk! Nooit meer gegevensverlies door centraal gegevensbeheer op beveiligde webserver! Makkelijke gegevensoverdracht bij bestuurswissel! Zeer eenvoudig om gebruikers te beheren en rechten te bepalen 2/06/13 Slide 5

6 Hoe ga ik met Assist aan de slag? 2/06/13 Slide 6

7 Hoe kan ik mij aanmelden?! Surf naar In de Aanmeld-box vul je deze gegevens in: adres = <afkorting>@mail.zwemfed.be Wachtwoord = zie document! Bijvoorbeeld (Zwemclub Lorelei Londerzeel vzw) adres = LOR@mail.zwemfed.be Wachtwoord = zie document! Dit standaard wachtwoord kan je uiteraard nog zelf aanpassen in Assist (zie verder) 2/06/13 Slide 7

8 2/06/13 Slide 8

9 Voor je met Assist start, wordt je gevraagd om de licentieovereenkomst door te lezen en goed te keuren. 2/06/13 Slide 9

10 Vervolgens kan je enkele algemene zaken instellen zoals het juridisch statuut van je club. Normaal gezien staat deze al correct ingesteld. 2/06/13 Slide 10

11 Wil je in Assist ook de boekhouding van je club beheren, selecteer dan de startdag van jullie boekjaar. 2/06/13 Slide 11

12 Vervolgens kan je zelf bepalen hoe je club best omschreven wordt: een vereniging, een club, een stichting of een beweging. 2/06/13 Slide 12

13 Wellicht worden je leden ingedeeld in leeftijds- of trainingsgroepen. Kies Ja, leden worden in groepen ingedeeld en selecteer de soort indeling. 2/06/13 Slide 13

14 Als je wil dat Assist voor jou het jaarlijkse lidgeld per lid of per gezin automatisch berekent, selecteer dan Ja, Assist mag het lidgeld bereken. 2/06/13 Slide 14

15 Klik niet alleen nu, maar na elke wijziging in Assist op de OPSLAAN-knop ( ) om je aanpassingen te bewaren. 2/06/13 Slide 15

16 Je komt op het startscherm van Assist terecht en bovenaan verschijnt nu ook de donkerblauwe navigatiebalk. 2/06/13 Slide 16

17 Hoe kan ik het standaard wachtwoord dat we ontvangen hebben aanpassen? 2/06/13 Slide 17

18 Om het standaard wachtwoord aan te passen klik je in de donkerblauwe navigatiebalk op de knop Opties. De lichtblauwe subnavigatie verschijnt. 2/06/13 Slide 18

19 In Mijn gebruikersaccount kan je de persoonlijke gegevens waarmee je je aanmeldt in Assist aanpassen. 2/06/13 Slide 19

20 Wil je ergens in Assist iets aanpassen, klik dan steeds op de BEWERK-knop ( ). 2/06/13 Slide 20

21 Kies een nieuw wachtwoord, bevestig je nieuw wachtwoord en klik op de OPSLAAN-knop om je nieuw wachtwoord te bewaren. 2/06/13 Slide 21

22 Hoe kan ik extra (bestuurs)leden of vrijwilligers uitnodigen om ook met Assist te werken? 2/06/13 Slide 22

23 In de rubriek Gebruikers toevoegen en bewerken kan je zoveel gebruikers toevoegen als je zelf wilt. 2/06/13 Slide 23

24 Hiervoor selecteer je eerst de persoon die je als nieuwe gebruiker wilt toevoegen. 2/06/13 Slide 24

25 Per rubriek bepaal je de rechten van deze gebruiker: geen rechten (krijgt deze rubriek niet te zien) of enkel lezen of lezen én bewerken. 2/06/13 Slide 25

26 Klik ook hier op de OPSLAAN-knop om deze nieuwe gebruiker te bewaren en uit te nodigen. 2/06/13 Slide 26

27 Deze nieuwe gebruiker krijgt automatisch een uitnodigingsmail met daarin een link om zijn gebruikersprofiel te activeren. 2/06/13 Slide 27

28 Hij (of zij) komt via die link op een startpagina in Assist waarin hij zelf een wachtwoord kan kiezen en zijn profiel kan activeren. 2/06/13 Slide 28

29 Kan ik in Assist mijn gegevens ook beheren per seizoen i.p.v. per kalenderjaar? 2/06/13 Slide 29

30 In Assist kan je gegevens beheren per kalenderjaar of per seizoen. Kalenderjaren staan standaard in Assist. Seizoenen moet je zelf aanmaken. 2/06/13 Slide 30

31 Als je in Assist een nieuw record wilt toevoegen, klik je steeds op de NIEUW-knop ( ). 2/06/13 Slide 31

32 Je geeft zelf een benaming op (bijv ) en bepaalt zelf wanneer dit werkjaar aanvangt (bijv. september 2013). 2/06/13 Slide 32

33 Wil je in één keer meerdere seizoenen toevoegen, klik dan op de OPSLAAN+NIEUW-knop ( ) om meteen een nieuw, leeg formulier te openen. 2/06/13 Slide 33

34 In het overzicht staat het nieuwe seizoen in de lijst tussen alle andere kalenderjaren. 2/06/13 Slide 34

35 Hoe deel ik mijn leden op in leeftijds- of trainingsgroepen? 2/06/13 Slide 35

36 Ook in Assist kan je jouw leden opdelen in leeftijdsof trainingsgroepen. Klik in de rubriek Leden op de knop Leden in groepen indelen. 2/06/13 Slide 36

37 Selecteer Ja, leden worden in groepen ingedeeld en bepaal zelf de soort indeling. Bij de meeste zwemclubs zal het om trainingsgroepen gaan. 2/06/13 Slide 37

38 Klik op de OPSLAAN-knop om deze instellingen te bewaren. 2/06/13 Slide 38

39 Nu kan je de verschillende trainingsgroepen van jouw zwemclub één voor één ingeven. Klik op de NIEUW-knop om de eerste groep toe te voegen. 2/06/13 Slide 39

40 Per groep kan je een minimum- en maximumleeftijd instellen, het geslacht, het standaard lidgeld en de bijdrage voor de verzekering. 2/06/13 Slide 40

41 Nadat je alle groepen hebt ingegeven, krijg je een dergelijk overzicht. 2/06/13 Slide 41

42 Waar beheer ik de algemene contactgegevens en het aanbod van mijn zwemclub? 2/06/13 Slide 42

43 In de rubriek Vereniging beheer je alle nuttige informatie rond de algemene werking van je vereniging. 2/06/13 Slide 43

44 Klik op Gegevens van de vereniging om de algemene contactgegevens van je club in te geven. 2/06/13 Slide 44

45 VZW s moeten op officiële documenten het Gerechtelijk Arrondissement en het Ondernemingsnummer opgeven. Vergeet dit hier niet in te geven. 2/06/13 Slide 45

46 Helemaal onderaan dit formulier vind je de clubgegevens van de VZF, zoals de clubcode, het jaar van aansluiting en het aansluitingsnummer. 2/06/13 Slide 46

47 Grijze velden kan je zelf niet aanpassen in Assist. Deze gegevens worden beheerd door de Zwemfederatie. 2/06/13 Slide 47

48 Klik op de knop aanbod beheren om op de volgende pagina het aanbod van je zwemclub op te geven. 2/06/13 Slide 48

49 In dit formulier kan je voor iedere weekdag en per trainingsgroep het aanbod van je club opgeven. 2/06/13 Slide 49

50 Alle zwembaden in Vlaanderen werden door de Zwemfederatie al in Assist ingegeven. Selecteer het zwembad waar jouw club een aanbod heeft. 2/06/13 Slide 50

51 Selecteer de weekdag waarop je een aanbod wilt toevoegen, alsook het aanvangs- en einduur. 2/06/13 Slide 51

52 Selecteer de leeftijds- of trainingsgroep waarvoor je dit aanbod wilt toevoegen. 2/06/13 Slide 52

53 Geef eventueel aan in welk bad dit aanbod plaats vindt (bijv. sportbad of instructiebad) en klik op de PLUS-knop om dit aanbod toe te voegen. 2/06/13 Slide 53

54 De agenda wordt automatisch aangevuld met het volledige aanbod. Wil je een aanbod aanpassen, klik dan in de agenda op dat aanbod. 2/06/13 Slide 54

55 Waar kan ik de verschillende functies die leden en medewerkers in onze zwemclub uitoefenen toevoegen en beheren? 2/06/13 Slide 55

56 In de rubriek Vereniging - Functies, merk je dat de meest gebruikte functies van een vzw en/of zwemclub reeds in Assist staan. 2/06/13 Slide 56

57 Wil je toch nog een extra functie toevoegen, klik dan op de NIEUW-knop. 2/06/13 Slide 57

58 Geef een gepaste benaming voor deze nieuwe functie, eventueel wat meer informatie en klik op de OPSLAAN-knop om deze functie te bewaren. 2/06/13 Slide 58

59 Doe dit voor elke extra functie die ook nog in jouw zwemclub voorkomt. 2/06/13 Slide 59

60 Hoe beheer ik de leden van mijn zwemclub in Assist? 2/06/13 Slide 60

61 In de rubriek Leden kan je de toegetreden leden van je zwemclub beheren op kalenderjaar of per seizoen. 2/06/13 Slide 61

62 De Zwemfederatie heeft al jullie leden reeds in Assist geïmporteerd. Klik op Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken. 2/06/13 Slide 62

63 Via de keuzelijst Welke gegevens kan je in dit overzicht ofwel de Contactgegevens oplijsten ofwel de Gegevens van het lidmaatschap. 2/06/13 Slide 63

64 Die Gegevens van het lidmaatschap konden we niet importeren en moeten nog één voor één aangevuld worden. Klik naast een lid op de BEWERK-knop. 2/06/13 Slide 64

65 Op de detailfiche van dit lid kan je het lidnummer in jouw club toevoegen. 2/06/13 Slide 65

66 In het onderdeel Zwemfederatie kan je eventuele bijscholingen opgeven (zoals bijv. deze Bijscholing rond Assist). 2/06/13 Slide 66

67 Per lid kan je vervolgens aangeven in welke trainingsgroep hij of zij zit 2/06/13 Slide 67

68 en welke functie hij of zij in die groep heeft. 2/06/13 Slide 68

69 Is dit lid daarnaast nog als medewerker of vrijwilliger actief in één of meerdere werkgroepen, dan kan je dit ook hier opgeven. 2/06/13 Slide 69

70 Ook hier selecteer je de functie die dit lid in deze werkgroep heeft. 2/06/13 Slide 70

71 Is deze medewerker actief in meer dan één werkgroepen, klik dan op de PLUS-knop om een extra werkgroep toe te voegen. 2/06/13 Slide 71

72 Je kan via die PLUS-knop elk lid in zoveel trainingsgroepen of werkgroepen inschrijven als nodig. 2/06/13 Slide 72

73 Helemaal onderaan dit formulier kan je het lidgeld van dit lid beheren. In het veld Reeds betaald kan je het bedrag invullen dat reeds voldaan werd. 2/06/13 Slide 73

74 Vergeet na het aanpassen van dit formulier zeker niet op de OPSLAAN-knop te klikken om alle wijzingen te bewaren. 2/06/13 Slide 74

75 In het overzicht staat de trainingsgroep en functie nu wel ingevuld. In de kolom Saldo zie je meteen welk lid het lidgeld al dan niet nog moet betalen. 2/06/13 Slide 75

76 Geen paniek ;-) Je ledenlijst moet pas bij aanvang van het nieuwe seizoen (september) bijgewerkt zijn. 2/06/13 Slide 76

77 Hoe kan ik een nieuw lid inschrijven? 2/06/13 Slide 77

78 Klik op Nieuwe leden inschrijven en selecteer het werkjaar waarin je wilt werken. Vul de voor- en familienaam in en klik op de ZOEK-knop. 2/06/13 Slide 78

79 Assist gaat op zoek of deze persoon al dan niet in Assist staat. Zoniet, dan kan je de gegevens van deze persoon meteen aanvullen. 2/06/13 Slide 79

80 Je kan aangeven of deze persoon alleen woont, deel uitmaakt van 1 gezin, of deel uitmaakt van 2 gezinnen (indien de ouders gescheiden zijn). 2/06/13 Slide 80

81 Indien je aangeeft dat deze persoon deel uitmaakt van een gezin, dan selecteer je dat gezin in de lijst of maak je ter plekke een nieuw gezin aan. 2/06/13 Slide 81

82 Staat dit gezin reeds in Assist, dan worden de adresgegevens van dat gezin onmiddellijk opgezocht en ingevuld. Je kan meteen verder. 2/06/13 Slide 82

83 Op de volgende pagina kan je de gegevens van het lidmaatschap aanvullen. 2/06/13 Slide 83

84 Onderaan die pagina merk je dat Assist automatisch op zoek gaat naar het aantal gezinsleden om een evnetuele gezinskorting toe te kennen. 2/06/13 Slide 84

85 Klik op de OPSLAAN-knop om dit lid definitief in te schrijven. 2/06/13 Slide 85

86 Hoe vraag ik een vergunning aan voor een lid? 2/06/13 Slide 86

87 Klik in de rubriek Leden Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken op de BEWERK-knop naast het lid waarvoor je een vergunning wil aanvragen. 2/06/13 Slide 87

88 Klik bovenaan op de knop Documenten en licenties. 2/06/13 Slide 88

89 Selecteer op de pagina die verschijnt de sporttak waarvoor je een vergunning wilt aanvragen en klik op de PLUS-knop. 2/06/13 Slide 89

90 Deze sporttak verschijnt in het overzicht. Klik vervolgens op de knop Licentie aanvragen. 2/06/13 Slide 90

91 Vul het formulier aan en laad de nodige documenten op, zoals het Medisch Attest en eventueel het Transferdocument. 2/06/13 Slide 91

92 Het Medisch Attest zelf moet dus niet meer fysiek opgestuurd worden, maar de datum van dat attest moet verplicht ingevuld worden in Assist. 2/06/13 Slide 92

93 In het overzicht merk je dat de status van deze vergunning nu In aanvraag is. 2/06/13 Slide 93

94 Indien de VZF de vergunning goedkeurt, wordt het licentienummer automatisch ingevuld. 2/06/13 Slide 94

95 Een nieuw licentienummer?! Het huidige formaat had te veel beperkingen! Nieuw, uitgebreider licentienummer: bijv. LOR/10004/90 LOR = Afkorting Zwemclub 1 = Jongen 2 = Meisje 0004 = Volgnummer 90 = Geboortejaar 2/06/13 Slide 95

96 Hoe kan ik een lid schrappen? 2/06/13 Slide 96

97 Klik in de rubriek Leden Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken op de BEWERK-knop naast het lid dat je wilt schrappen. 2/06/13 Slide 97

98 Klik bovenaan op de knop Lid schrappen. 2/06/13 Slide 98

99 Klik in het pop-up venster dat verschijnt op OK om de schrapping van dit lid definitief te bevestigen. 2/06/13 Slide 99

100 Van zodra de VZF de schrapping bevestigd heeft, verschijnt dit op het startscherm van Assist. Deze melding blijft per lid 2 weken zichtbaar. 2/06/13 Slide 100

101 Hoe kan ik leden in groep overzetten van het huidige naar het volgende werkjaar? 2/06/13 Slide 101

102 Worden er in een vorig werkjaar leden gevonden, dan kan je die leden in groep overzetten van het huidige naar het volgende werkjaar. 2/06/13 Slide 102

103 Je krijgt een lange lijst met alle leden van vorig jaar (die Assist eventueel op basis van leeftijd automatisch gaat indelen in trainingsgroepen). 2/06/13 Slide 103

104 Je kan per lid uiteraard eerst nog de trainingsgroep en de functie aanpassen indien nodig. 2/06/13 Slide 104

105 Staan alle keuzelijsten op de juiste selectie, klik dan op de OPSLAAN-knop om de nieuwe ledenlijst te bewaren. 2/06/13 Slide 105

106 Hoe stuur ik een herinneringsmail naar leden die het lidgeld niet betalen? 2/06/13 Slide 106

107 Via de rubriek Leden Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken zie je in de kolom Saldo meteen wiens lidgeld al dan niet betaald is. 2/06/13 Slide 107

108 Je kan dit overzicht ook filteren door in de keuzelijst Welke leden de selectie Leden die lidgeld nog niet betaald hebben te selecteren. 2/06/13 Slide 108

109 Bij een negatief saldo, verschijnt er automatisch een MAIL-knop. Klik op deze knop om een herinneringsmail op te maken. 2/06/13 Slide 109

110 Assist maakt een voorstel mail op, op basis van de instellingen die jezelf hebt bepaald. Je kan deze mail hier nog aanpassen indien nodig. 2/06/13 Slide 110

111 Klik op de MAIL-knop om de mail te verzenden. Opgelet: de afzender van deze mail is 2/06/13 Slide 111

112 Hetzelfde kan ook per gezin. In de rubriek Lidmaatschap per gezin bekijken of bewerken krijg je een overzicht van alle gezinnen met minstens 1 lid. 2/06/13 Slide 112

113 Op de detailfiche van zo n gezin krijg je een overzicht van alle leden die gekoppeld zijn aan dit gezin én het totaalbedrag van het openstaand saldo. 2/06/13 Slide 113

114 Hoe kan ik mijn leden vanuit Assist updaten in Splash? 2/06/13 Slide 114

115 Via de rubriek Leden - Ledenlijst kan je heel wat verschillende ledenlijsten opvragen. Selecteer bijv. de keuze Alle leden naar TM (CSV). 2/06/13 Slide 115

116 En klik vervolgens op de PRINT-knop. 2/06/13 Slide 116

117 Assist opent automatisch een CSV-bestand dat je kan opslaan en importeren in Splash. 2/06/13 Slide 117

118 Via diezelfde rubriek kan je nog tal van andere PDF-documenten opmaken met verschillende ledenlijsten. 2/06/13 Slide 118

119 Via de rubriek Adresetiketten maak je diverse PDFdocumenten op met adresetiketten. 2/06/13 Slide 119

120 En via de rubriek adressen maak je verschillende lijsten op die je makkelijk kan copiëren naar het programma dat je gebruikt. 2/06/13 Slide 120

121 Hoe kan ik de boekhouding van mijn zwemclub beheren in Assist? 2/06/13 Slide 121

122 In Assist kan je een enkelvoudige boekhouding beheren, volledig conform de huidige vzwwetgeving. 2/06/13 Slide 122

123 Eerst geef je alle financiële posten in. Dit zijn alle posten waarover het geld van de vereniging verdeeld zit (kas, zichtrekening, spaarrekening, ) 2/06/13 Slide 123

124 Per financiële post geef je een unieke benaming op en de beginwaarde op de datum waarmee je in Assist met de boekhouding start. 2/06/13 Slide 124

125 Start je bijv. op 1 januari met de boekhouding in Assist, dan vul je als beginwaarde het bedrag in dat op 31 december op de rekening stond. 2/06/13 Slide 125

126 Bij een bankrekening kan je ook alle volmachten opgeven. Dat zijn alle personen die door de Raad van Bestuur deze rekening mogen beheren. 2/06/13 Slide 126

127 Als een bankrekening niet meer gebruikt wordt, kan je deze ook in Assist afsluiten. Let wel, dit kan nadien niet meer ongedaan gemaakt worden! 2/06/13 Slide 127

128 Voor je met de boekhouding start, kijk je best ook even de verschillende uitgaven- en ontvangstenrekeningen na die standaard in Assist staan. 2/06/13 Slide 128

129 Dit rekeningenstelsel is opgedeeld volgens de verschillende rekeningen-groepen die door de wet opgelegd zijn. 2/06/13 Slide 129

130 Iedere rekeningen-groep bevat standaard de meest gebruikte rekeningen. 2/06/13 Slide 130

131 Uiteraard kan je zelf rekeningen toevoegen of verwijderen of eventueel de benaming en het volgnummer aanpassen. 2/06/13 Slide 131

132 Bij de Uitgaven kan er echter verwarring ontstaan tussen de groep Goederen en diensten en de groep Diensten en diverse goederen. 2/06/13 Slide 132

133 De groep Goederen en diensten bevat alle aankopen of uitgaven die de vereniging doet om nadien door te verkopen (zoals drank bijv.). 2/06/13 Slide 133

134 De groep Diensten en diverse goederen bevat alle uitgaven die nodig zijn voor de algemene werking te vrijwaren (zoals huur, electriciteit,...). 2/06/13 Slide 134

135 Zo kan Aankopen T-shirts in beide groepen voorkomen. T-shirts aankopen om door te verkopen, valt onder Goederen en diensten 2/06/13 Slide 135

136 T-shirts aankopen om gratis weg te schenken aan vrijwilligers (bij een grote activiteit bijv.), valt onder Diensten en diverse goederen. 2/06/13 Slide 136

137 Nadien kan je verrichtingen beginnen ingeven. Je selecteert de maand en de soort verrichting (ontvangst, uitgave, vordering of schuld). 2/06/13 Slide 137

138 Meteen krijg je een overzicht van alle verrichtingen (bijv. alle ontvangsten) die in die maand reeds ingeboekt werden. 2/06/13 Slide 138

139 Het toevoegen van nieuwe verrichtingen wordt versneld door het automatisch invullen van het volgnummer en het gebruik van keuzelijsten. 2/06/13 Slide 139

140 Ook al is het absoluut niet verplicht in een enkelvoudige boekhouding, toch kan je in Assist ook schulden en vorderingen bijhouden. 2/06/13 Slide 140

141 Door ook schulden en vorderingen op te geven, krijg je een nog beter beeld van de financiële situatie van de vereniging. 2/06/13 Slide 141

142 Op elk moment kan je een overzicht opvragen van alle openstaande schulden en vorderingen. 2/06/13 Slide 142

143 Als je een schuld wilt betalen (endus een schuld wilt omzetten in een uitgave), selecteer je die openstaande schuld uit de keuzelijst. 2/06/13 Slide 143

144 Assist vult automatisch alle gegevens aan die je voordien hebt ingegeven (bij het inboeken van de schuld) in het formulier. 2/06/13 Slide 144

145 Als je nadien het overzicht van alle schulden van die maand opvraagt, merk je dat die bewuste schuld betaald is. 2/06/13 Slide 145

146 Een controle uitvoeren op de boekhouding kan op verschillende manieren. Zo kan je per financiële post een overzicht opvragen. 2/06/13 Slide 146

147 Het overzicht van een bankrekening in Assist moet bijv. perfect overeenkomen met de rekeninguitreksels die je van de bank krijgt. 2/06/13 Slide 147

148 Per financiële post kan je zowel een maand- als een jaaroverzicht opvragen. 2/06/13 Slide 148

149 Vervolgens kan je op elk moment per maand de Financiële status opvragen. 2/06/13 Slide 149

150 Per maand krijg je in één overzicht het saldo van alle financiële posten en alle openstaande vorderingen of schulden op dat moment. 2/06/13 Slide 150

151 Door al die gegevens bij elkaar op te tellen, krijg je een correct beeld van de financiële draagkracht van je vereniging. 2/06/13 Slide 151

152 Per maand kan je ook rapporten opmaken van alle ontvangsten, uitgaven, vorderingen of schulden. 2/06/13 Slide 152

153 Een interne geldoverdracht (bijv. een storting van geld uit de Kas op de Zichtrekening) wordt in een enkelvoudige boekhouding steeds 2 keer geboekt. 2/06/13 Slide 153

154 Via dit handig overzicht kan je in één oogopslag nakijken of alle interne geldoverdrachten correct (en dus in evenwicht) werden ingeboekt. 2/06/13 Slide 154

155 Indien nodig kan je van dit overzicht ook een rapport opmaken. 2/06/13 Slide 155

156 In Assist kan je 6 verschillende financiële rapporten of verslagen opmaken. 2/06/13 Slide 156

157 Je kan al deze verslagen opmaken voor een volledig boekjaar, een kwartaal of 1 enkele maand. 2/06/13 Slide 157

158 Er zijn 4 financiële verslagen voor intern gebruik en 2 verslagen voor extern gebruik (die je moet neerleggen bij de Griffie voor vzw s). 2/06/13 Slide 158

159 Je kan elk verslag sorteren op alle mogelijke manieren. 2/06/13 Slide 159

160 En je hebt de keuze om een verslag met of zonder interne geldoverdrachten op te maken. 2/06/13 Slide 160

161 Een eerste jaarverslag voor intern gebruik is het financieel dagboek, dat iedere vzw verplicht moet bewaren op de maatschappelijke zetel. 2/06/13 Slide 161

162 Dit is een voorbeeld van een financieel dagboek, gesorteerd op volgnummer. 2/06/13 Slide 162

163 Je kan ook een financieel dagboek opvragen per financiële post. 2/06/13 Slide 163

164 Je krijgt dan 1 document, met alle verrichtingen uit die maand, kwartaal of jaar, gegroepeerd per financiële post. 2/06/13 Slide 164

165 Het deel met alle verrichtingen van de zicht- of spaarrekening moet perfect overeenkomen met de betreffende rekeninguitreksels. 2/06/13 Slide 165

166 Het financieel jaarverslag per rekening is het document dat door de Algemene Vergadering moet goedgekeurd worden. 2/06/13 Slide 166

167 In dit overzicht krijg je enkel de totaalbedragen per ontvangsten- en uitgavenrekening. 2/06/13 Slide 167

168 De opmaak en de indeling komt overeen met de wettelijke verplichte regels. 2/06/13 Slide 168

169 In het financieel jaarverslag per verrichting krijg je hetzelfde overzicht, maar met alle verrichtingen in detail erbij. 2/06/13 Slide 169

170 Alle ontvangsten worden gegroepeerd per ontvangstenrekening en alle uitgaven per uitgavenrekening. 2/06/13 Slide 170

171 Er is slechts 1 reden om een financieel jaarverslag mét interne geldoverdrachten op te vragen. 2/06/13 Slide 171

172 En dat is om op het einde van het boekjaar te controleren of alle interne geldoverdrachten perfect in evenwicht ingeboekt werden. 2/06/13 Slide 172

173 Het totaalbedrag van de groep Geldoverdrachten naar... moet in dit overzicht perfect hetzelfde zijn als van de groep Geldoverdrachten van.... 2/06/13 Slide 173

174 Jaarlijks moet iedere vzw 2 bijlagen neerleggen bij de Griffie van de rechtbank van Koophandel. Beiden kunnen in Assist snel opgemaakt worden. 2/06/13 Slide 174

175 Een eerste document is de Staat van ontvangsten en uitgaven (= Bijlage B). 2/06/13 Slide 175

176 Dit document is perfect conform de wettelijke vereisten en kan je zo afprinten en opsturen. 2/06/13 Slide 176

177 Een tweede document is de Staat van het vermogen (= Bijlage C), dat een overzicht geeft van alle bezittingen van de vereniging. 2/06/13 Slide 177

178 Iedere vzw is nl. verplicht om jaarlijks een inventaris op te maken en neer te leggen bij de Griffie voor vzw s. 2/06/13 Slide 178

179 Daarvoor moet je eerst de waarderingsregels opgeven, waarmee binnen de vzw bepaald wordt over hoeveel jaar wat wordt afgeschreven. 2/06/13 Slide 179

180 Vervolgens kan je per jaar alle bezittingen ingeven. Je selecteert hiervoor eerst het soort vermogen. 2/06/13 Slide 180

181 Nadien selecteer je de vermogen-groep. Deze indeling volgt de wettelijk verplichte indeling en benamingen. 2/06/13 Slide 181

182 Per vermogen-groep krijg je een overzicht van alle bezittingen van dat jaar. 2/06/13 Slide 182

183 Je kan snel en eenvoudig een bezitting toevoegen door een omschrijving en een waarde op te geven. Eventueel geef je nog wat extra informatie mee. 2/06/13 Slide 183

184 Heeft een bezitting eigenlijk geen waarde, neem het dan toch op in de Staat van het vermogen met 1 als symbolische waarde. 2/06/13 Slide 184

185 Op het moment dat je de Staat van het Vermogen wilt neerleggen bij de Griffie van vzw s, maak je met één klik dit document op. 2/06/13 Slide 185

186 De opmaak van dit document en de gegevens die erop staan, zijn volledig conform het wettelijk verplichte document. 2/06/13 Slide 186

187 Na het goedkeuren van het financieel jaarverslag door de Algemene Vergadering, kan je de boekhouding van dat jaar definitief afsluiten. 2/06/13 Slide 187

188 Je wacht best tot na de wettelijke documenten zijn goedgekeurd door de AV én neergelegd bij de Griffie vooraleer je een boekjaar afsluit. 2/06/13 Slide 188

189 Want weet: eens je in Assist een maand hebt afgesloten, kan dit nadien in geen enkel geval ongedaan gemaakt worden. 2/06/13 Slide 189

190 Welke administratieve taken kan ik nog allemaal beheren in Assist? 2/06/13 Slide 190

191 In de rubriek Vereniging (of Club ) beheer je alle algemene zaken van je zwemclub, zoals medewerkers, werkgroepen, verzekeringen, enz. 2/06/13 Slide 191

192 In de rubriek Personen kan je niet-leden beheren, zoals contactpersonen bij andere clubs of organisaties, losse medewerkers, ouders van leden, 2/06/13 Slide 192

193 In de rubriek Adressen beheer je de gegevens van andere clubs, leveranciers, instanties, enz. Hier vind je ook alle zwembaden in Vlaanderen terug. 2/06/13 Slide 193

194 In de rubriek Activiteiten kan je per seizoen alle activiteiten beheren. Per activiteit kan je deelnemers toevoegen. 2/06/13 Slide 194

195 De rubriek Stockbeheer is vooral bedoelt voor clubs met een eigen kantine of clublokaal (vooral dranken eetwaren). 2/06/13 Slide 195

196 In de rubriek Opties kan je o.a. gebruikers toevoegen, adresetiketten instellen en gegevens exporteren naar Excel. 2/06/13 Slide 196

197 Waar kan ik terecht met vragen? 2/06/13 Slide 197

198 Waar kan ik terecht met vragen?! Download deze presentatie via het Assist-forum à 2/06/13 Slide 198

199 Bezoek het Assist-forum via de website en klik op het onderdeel Assist-ledenprogramma. 2/06/13 Slide 199

200 Klik bovenaan op het eerste item met als titel Download hier de presentatie van de Assistopleiding. 2/06/13 Slide 200

201 Klik vervolgens, in het vak met Bijlagen, op de link met als titel VZF_OpleidingAssist.pdf om het downloaden te starten. 2/06/13 Slide 201

202 Waar kan ik terecht met vragen?! Download deze presentatie via het Assist-forum à Stel je vraag (of geef zelf een antwoord) op het Assist-forum à 2/06/13 Slide 202

203 Datzelfde forum ( dient ook om elkaar te helpen. Heb je een vraag, klik dan ook op de link Assist-ledenprogramma. 2/06/13 Slide 203

204 Klik vervolgens op de titel van het onderdeel waarover je een vraag wilt stellen (in dit voorbeeld Leden ). 2/06/13 Slide 204

205 Klik vervolgens op de knop NIEUWONDERWERP om een leeg invulformulier te openen. 2/06/13 Slide 205

206 Als Onderwerptitel geef je best een beknopte versie van je vraag in. In het grote veld kan je je vraag iets meer in detail opgeven. 2/06/13 Slide 206

207 Klik onderaan op de knop Versturen om je bericht op het forum te plaatsen. 2/06/13 Slide 207

208 Je vraag wordt nu zichtbaar voor iedere gebruiker die toegang heeft tot het forum. Nu is het wachten op een antwoord. 2/06/13 Slide 208

209 Ken je het antwoord op een vraag van een collega en wil je zelf reageren op een vraag, klik dan op de knop REAGEER. 2/06/13 Slide 209

210 Geef een zo duidelijk mogelijk antwoord op de vraag (best stap-voor-stap) en klik op de knop Versturen. 2/06/13 Slide 210

211 Je antwoord verschijnt onder de oorspronkelijke vraag, zodat je collega jouw antwoord op zijn vraag makkelijk kan terugvinden. 2/06/13 Slide 211

212 Waar kan ik terecht met vragen?! Download deze presentatie via het Assist-forum à Stel je vraag (of geef zelf een antwoord) op het Assist-forum à Bezoek de Online Help van Assist voor een uitgebreide FAQ à 2/06/13 Slide 212

213 Daarnaast kan je ook op de website van Assist ( bovenaan klikken op de knop Help. 2/06/13 Slide 213

214 Je komt op een pagina terecht met tientallen veel gestelde vragen rond de algemene werking van Assist. 2/06/13 Slide 214

215 Deze FAQ is onderverdeeld per rubriek en per subrubriek. Zoek binnen zo n subrubriek naar de specifieke vraag die je je stelt en klik op de link. 2/06/13 Slide 215

216 Assist opent automatisch een PDF in een nieuw venster met een zeer uitgebreid antwoord en een stap-voor-stap handleiding. 2/06/13 Slide 216

217 Waar kan ik terecht met vragen?! Download deze presentatie via het Assist-forum à Stel je vraag (of geef zelf een antwoord) op het Assist-forum à Bezoek de Online Help van Assist voor een uitgebreide FAQ à Klik in Assist zelf op de VRAAG-knop voor een FAQ per pagina 2/06/13 Slide 217

218 Op de meeste pagina s in Assist staat rechts in de donkerblauwe titelbalk een knop met een vraagteken. 2/06/13 Slide 218

219 Als je op die knop klikt, verschijnt links onderaan een lijst met veel gestelde vragen over die specifieke pagina. 2/06/13 Slide 219

220 Als je op zo n vraag klikt, opent Assist automatisch een PDF in een nieuw venster met een duidelijk antwoord op je vraag. 2/06/13 Slide 220

221 Waar kan ik terecht met vragen?! Download deze presentatie via het Assist-forum à Stel je vraag (of geef zelf een antwoord) op het Assist-forum à Bezoek de Online Help van Assist voor een uitgebreide FAQ à Klik in Assist zelf op de VRAAG-knop voor een FAQ per pagina! Updates en extra info over Assist via mail à Via club-mailadres: 2/06/13 Slide 221