Verkoop primair onderwijs: Stenvert Systems & Service B.V. Heutink Primair Onderwijs BV Postbus AN Amersfoort Postbus AE Rijssen

Transcriptie

1 Handleiding Uitgever: Verkoop primair onderwijs: Stenvert Systems & Service B.V. Heutink Primair Onderwijs BV Postbus AN Amersfoort Postbus AE Rijssen Nederland Nederland Telefoon: Telefoon: Fax: Fax: Internet: Internet:

2 Stenverts Bookstore Junior Stenvert Systems & Service B.V. BookStore Junior is speciaal ontwikkeld voor het basisonderwijs en is het jongste product uit de Stenverts BookStore software producten range voor mediatheekbeheer. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname, Internet, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst besteedde zorg, kan noch de redactie noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in de uitgave en/of op de bijbehorende CD-ROM kunnen voorkomen. Internet Explorer, Microsoft, MS en MS Agent zijn geregistreerde handelsnamen van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. Windows is een handelsmerk van Microsoft Corporation. BookStore is een geregistreerde merknaam van Stenvert Systems & Service Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 2

3 Inhoud 1 Inleiding Installatie BookStore Junior Systeemeisen Installatie BookStore Junior Starten Registratie Boeken invoeren Update 2000/ Boekenlijst Catalogusmodule Zoeken Trefwoord Omslag boek Pictogrammen Top Inleveren Onderhoudsmodule Bestand Overzichten Onderhoud Materialen Leerlingen Auteurs Niveaus Series Uitgevers Internetsites Media soorten Trefwoorden Top Pictogrammen Systeembeheer Database onderhoud Toegangscode Definities Gegevens importeren Back-up/Restore Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 3

4 Lijst met figuren Figuur 1: Onderhoudsmodule - Materialen inactiveren... 9 Figuur 2: Bookstore basisbestand titels Figuur 3: BookStore Junior hoofdscherm Figuur 4: BookStore Junior - Catalogus Figuur 5: Catalogusmodule - Trefwoord scherm Figuur 6: Catalogusmodule - Trefwoordkaart Figuur 7: Informatiekaart Figuur 8: Catalogusmodule - Titel lenen Figuur 9: Catalogusmodule - Omslag boek Figuur 10: Catalogusmodule Pictogrammen Figuur 11: Pictogrammen Dieren Figuur 12: Trefwoordkaart - Haan Figuur 13: Catalogusmodule - Top Figuur 14: Catalogusmodule Titels innemen Figuur 15: Onderhoudsmodule Invoerscherm Figuur 16: Onderhoudsmodule - Zoeken op titel Figuur 17: Onderhoudsmodule - Trefwoord koppelen Figuur 18: Onderhoudsmodule Leerling Figuur 19: Onderhoudsmodule - Auteurs Figuur 20: Onderhoudsmodule - Niveau Figuur 21: Onderhoudsmodule Series Figuur 22: Onderhoudsmodule - Uitgevers Figuur 23: Onderhoudsmodule Internetsites tabblad URL s Figuur 24: Onderhoudsmodule - Internetsites tabblad extra gegevens Figuur 25: Onderhoudsmodule - Internetsites tabblad Koppelingen Figuur 26: Onderhoudsmodule - Internetsites koppelingen Figuur 27: Onderhoudsmodule - Media soorten Figuur 28: Onderhoudsmodule Trefwoorden Figuur 29: Onderhoudsmodule - Top Figuur 30: Onderhoudsmodule - Top 10 materiaal zoeken Figuur 31: Onderhoudsmodule Pictogrammen Figuur 32: Onderhoudsmodule - Database onderhoud Figuur 33: Onderhoudsmodule - Toegangscode Figuur 34: Onderhoudsmodule - Definities Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 4

5 Voorwoord BookStore Junior is het jongste product in de Stenverts BookStore software range en is speciaal ontwikkeld voor het basisonderwijs. Uit de praktijkervaringen van BookStore gebruikers, bleek een behoefte te bestaan aan een Bookstore variant met minder mogelijkheden en een fraaie pictogrammen interface, speciaal voor de jeugdige gebruikers (met name voor groep 2 en 3). In BookStore Junior kunt u de gehele schoolbibliotheek beheren in de computer en bent u op de hoogte welke boeken zijn uitgeleend. Daarnaast kunt u Internetlinks aan materialen koppelen, zodat leerlingen over een bepaald onderwerp direct actuele informatie via Internet kunnen raadplegen. Om aan de wensen van de verschillende soorten mediatheek gebruikers tegemoet te komen, zijn de volgende Stenverts BookStore producten leverbaar: BookStore Junior is speciaal ontwikkeld voor groep 1 t/m 5; BookStore Standaard (BookStore 2000 en hoger) biedt een volledige en veilige integratie met Internet en de uitleenadministratie kan zelfs uitgebreid worden met een barcode scanner; BookStore Server is een extra module waardoor uw BookStore in een Intranet omgeving draait (alleen leverbaar bij BookStore standaard) De keuze voor een bepaald product is mede afhankelijk van de technische infrastructuur (netwerk), de wens om gebruik te willen maken van Internet en wat u wilt beheren (alleen boeken of ook andere materialen). Bij installatie van BookStore Junior wordt ook een demoversie van BookStore Standaard geïnstalleerd. Deze handleiding beschrijft met name de functies van BookStore Junior. Heeft u daarnaast tips, opmerkingen en/of suggesties voor BookStore Junior, dan kunt u dit doorgeven aan de helpdesk. De helpdesk is te bereiken via: helpdesk@bookstore.nl Heeft u problemen met de werking van BookStore Junior, dan kunt u zich wenden tot onze Internet-site ( of tot onze helpdesk. De Internet-site biedt de laatste product informatie, vragen en problemen van gebruikers en een formulier om uw problemen aan te melden. Onze dank gaat uit naar iedereen die heeft bijgedragen aan de ontwikkeling en samenstelling van BookStore Junior. Stenvert Systems & Service B.V Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 5

6 1 Inleiding BookStore Junior bestaat uit twee onderdelen: 1. Catalogusmodule: een grafisch vormgegeven interface geschikt voor jong en oud. Op diverse manieren kan de gebruiker zoeken, bijvoorbeeld via afbeeldingen van boeken of via pictogrammen. Deze module is voor iedereen toegankelijk. 2. Onderhoudsmodule: dit deel is alleen toegankelijk via een toegangscode (beheerders zoals de docenten of bibliotheek medewerkers). Dit onderdeel is de bron voor de catalogusmodule, want hier worden alle gegevens zoals boektitels, leerlingnamen, trefwoorden en Internetlinks ingevoerd. In deze handleiding vindt u stap-voor-stap beschreven, welke handelingen verricht moeten worden om met BookStore Junior te werken. Hieronder vindt u een korte omschrijving van de hoofdstukken: 1. Installatie BookStore Junior: beschrijft welke handelingen verricht moeten worden voor het installeren van het programma op de harde schijf van uw computer; 2. BookStore Junior Starten: BookStore Junior start na de installatie altijd op in een niet-geregistreerde versie. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u de licentie gegevens kunt invoeren; 3. Catalogusmodule: beschrijft welke zoekmogelijkheden er zijn om informatie te vinden en hoe het uitlenen werkt; 4. Onderhoudsmodule: geeft inzicht in de methode van beheer voor nieuwe boektitels, leerlingen, enzovoorts. In deze module kunnen tevens diversen overzichten worden afgedrukt. In de handleiding worden schermafdrukken met kabouters getoond. Op verzoek van scholen kan BookStore Junior geleverd worden met vogels i.p.v. kabouters (downloaden vanaf Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 6

7 2 Installatie BookStore Junior 2.1 Systeemeisen De minimale systeemeisen voor BookStore Junior zijn: Microsoft Windows 95 of hoger Computer (pentium-processor) met muis BookStore Junior is speciaal ontwikkeld voor een schermresolutie van 800x Installatie Voer de volgende stappen uit om BookStore Junior te installeren: 1. Start Windows 2. Plaats de BookStore CD-ROM in de CD-ROM drive 3. CD start automatisch. Indien er geen BookStore installatie menu verschijnt kunt u het menu als volgt starten: a. Selecteer het Windows menu Start Uitvoeren b. Typ de opdrachtregel d:\setup.exe in (d is de drive letter van uw CD- ROM drive, dit kan in uw situatie een andere letter zijn) en klik op de knop Ok 4. Volg de instructies op uw beeldscherm op (door op de knop verder te klikken) Indien u de beschikking heeft over een server, installeert u alleen de runtime bestanden op de werkstations Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 7

8 3 BookStore Junior Starten BookStore Junior wordt standaard geïnstalleerd als een demo versie. Dit houdt in dat u geen materialen kunt toevoegen. Door uw licentiegegevens in te voeren, kunt u actief aan de slag met BookStore Junior. De licentiegegevens krijgt u door ons toegezonden nadat u het licentieformulier heeft opgestuurd. 3.1 Registratie De licentiegegevens voert u als volgt in: 1. Start BookStore Junior (via Start programma s BookStore 2000 BookStore Junior); 2. Selecteer de knop Beheer ; 3. Typ uw toegangscode in (standaard is dit start) in het invoervak naast de knop Beheer.; 4. Klik in de BookStore Onderhoudsmodule op het menu Systeembeheer en daarna op Definities; 5. Er verschijnt nu een dialoogvenster met als titel BookStore programma instellingen ; 6. Klik op de knop BookStore licentiegegevens ; 7. Er verschijnt nu een dialoog met de titel BookStore licentiegegevens ; 8. Typ hier de licentiegegevens in die u per post heeft ontvangen; 9. Klik daarna op de knop Registreer. Als u niet de melding krijgt dat de registratie is gelukt dan heeft u waarschijnlijk ergens een typefout gemaakt. U dient alle gegevens letterlijk over te nemen, ook hoofdletters en kleine letters. BookStore berekent namelijk de licentiecode op basis van uw naam, adres, postcode en plaats. Als de registratie is gelukt kunt u alleen nog het adres en de contactpersoon aanpassen (zie ook paragraaf 5.4.3). BookStore gebruikt deze velden niet om de code te berekenen. U kunt van veld veranderen door de TAB toets te gebruiken. 3.2 Boeken invoeren Update 2000/2001 map BookStore Junior wordt standaard uitgeleverd met een selectie van boektitels die in het jaar 2000 en 2001 verschenen zijn t.b.v. het documentatiecentrum. Indien deze boektitels niet bij u aanwezig zijn in de mediatheek kunt u ze inactief zetten of verwijderen Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 8

9 Voer de volgende stappen uit om de titels inactief te zetten: 1. Start BookStore Junior; 2. Selecteer de knop Beheer ; 3. Typ in het invoervak naast de knop Beheer uw toegangscode in (standaard is dit start); 4. Selecteer het menu-item Onderhoud Materialen; 5. Klik op de knop. In de rechterpagina van de opengeslagen ringband wordt het zoekscherm getoond. In het onderstaande figuur zijn de bewuste onderdelen met een cirkel aangegeven; 6. Klik op de knop Zoek. Let op: niets in het invoervak invullen. Vervolgens wordt een lijst van alle aanwezige materialen getoond; 7. Klik op het aankruisvakje voor Actief (het kruisje verdwijnt); 8. Vervolgens klikt u op de knop om het volgende materiaal te bekijken en eventueel te inactiveren. Deze zoekmethode wordt gebruikt om alle boeken in de database te kunnen bewerken. U kunt natuurlijk ook op boektitel gaan zoeken (voor meer informatie over Onderhoud Materialen, raadpleeg paragraaf 5.3.1). Figuur 1: Onderhoudsmodule - Materialen inactiveren Boekenlijst Bij de installatie van BookStore Junior wordt ook een programma geïnstalleerd waarmee u uit een overzicht van ruim informatieve boektitels uw boeken Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 9

10 kunt selecteren. Er is ook een apart bestand voor uw leesboeken beschikbaar (AVI). Vervolgens kunt u ze importeren. Dit bespaart u veel invoerwerk. Om boeken uit dit basisbestand toe te voegen, voert u de volgende stappen uit: 1. Start BookStore basisbestand titels (via Start programma s BookStore 2000 BookStore basisbestand titels). Het onderstaande scherm wordt getoond; Figuur 2: Bookstore basisbestand titels 2. Standaard staan alle titels op niet actief. U kunt via het menu Bewerken in één keer alle titels en/of series activeren of inactiveren. In deze situatie gaan we ervan uit dat u maar een paar titels wilt toevoegen en voert u stap 3 uit; 3. Klik op de gewenste serie. In de rechterpagina van de opengeslagen ringband ziet u de titelnamen die bij de serie horen. Indien u het boek in uw mediatheek heeft, klik dan op het vierkantje voor de titel. Er verschijnt een vinkje. Dit betekent dat dit boek wordt toegevoegd in het export bestand; 4. Nadat u alle boeken volgens de vorige stap heeft aangegeven, selecteert u het menu-item Bestand Gegevens exporteren; 5. Vervolgens wordt een dialoogvenster getoond om het export bestand op te slaan. Sla het bestand bijvoorbeeld op onder de naam export op uw harde schijf; 6. Selecteer het menu-item Programma afsluiten om de applicatie BookStore basisbestand titels te beëindigen; 7. Start BookStore Junior; 8. Selecteer de knop Beheer ; Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 10

11 9. Typ in het invoervak naast de knop Beheer uw toegangscode in (standaard is dit start). U moet wel systeembeheerdersrechten hebben om gegevens te kunnen importeren; 10.Selecteer het menu-item Systeembeheer Gegevens importeren; 9. Vervolgens wordt het standaard open dialoogvenster getoond. Selecteer als filtertype BookStore gegevens import (*.sbs). U dient de folder te selecteren, waar u het export bestand heeft opgeslagen (stap 5); 10.Selecteer het export bestand en klik op de knop Open ; 11.Vervolgens verschijnt een venster met als melding Wilt u de volgende gegevens importeren?. Klik op de knop Ja om de titels toe te voegen aan BookStore Junior. Standaard wordt als mediasoort naslagwerken meegegeven. U kunt dit per geïmporteerde titel aanpassen via het menu-item Onderhoud Materialen; Indien uw titelgegevens al in een digitaal bestand staan, dan kunt u bij de helpdesk informeren of deze gegevens kunnen worden overgezet. Wij kunnen gegevens vanuit o.a. DocuDisk, DocuDoorkijk, Bibliobas, PC-File, DISplay importeren. Hieraan zijn kosten verbonden. Titels die u niet digitaal beschikbaar heeft, kunt u onbeperkt handmatig invoeren. Binnen BookStore standaard (zie de demo versie) bestaat er ook de mogelijkheid om gegevens vanaf Internet te kopiëren Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 11

12 4 Catalogusmodule De catalogusmodule is voor iedereen toegankelijk. Dit onderdeel is beveiligd tegen het aanbrengen van wijzigingen in de gegevens. Met behulp van diverse zoekmethoden kan de gebruiker materiaalgegevens raadplegen. Daarnaast kunnen de materialen uitgeleend en/of ingenomen worden. Nadat BookStore Junior is opgestart, verschijnt het volgende scherm: Figuur 3: BookStore Junior hoofdscherm Selecteer de knop Catalogus, vervolgens verschijnt het volgende scherm: Figuur 4: BookStore Junior - Catalogus Het catalogusscherm omvat de volgende onderdelen: Trefwoord: zoeken op een trefwoord; Titel: zoeken op titel; Omslag boek: zoeken door een omslag van een boek (afbeelding) te selecteren; Pictogrammen: zoeken via pictogrammen; Top 10: voor iedere groep kan een top 10 getoond worden; Inleveren: het innemen van een uitgeleend boek/materiaal; Hoofdmenu: terug naar het beginscherm (zie Figuur 3) Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 12

13 4.1 Zoeken Het zoeken naar een specifiek materiaal kan op trefwoord, omslag boek, pictogram of via de top Trefwoord Selecteer de knop Trefwoord (zie Figuur 4), vervolgens verschijnt het volgende scherm: Figuur 5: Catalogusmodule - Trefwoord scherm Op drie manieren kan een trefwoord gevonden worden: 1. Selecteer de juiste letters van het toetsenbord gedeelte, zoals de letter A. Indien een trefwoord begint met deze letter, wordt deze getoond; 2. Typ de juiste letters in. Bij het invoeren dient de muis aanwijzer in een horizontale streep te veranderen. Indien dit niet het geval is, klik dan met uw muis in het rechthoekige vak; 3. Scroll met de muis. In het scherm worden standaard alle trefwoorden getoond die gekoppeld zijn aan materialen. Door het vinkje Toon alle trefwoorden te selecteren (Figuur 5), worden alle trefwoorden getoond die in het systeem aanwezig zijn. Dus ook de trefwoorden waaraan geen materialen zijn gekoppeld. Nadat het juiste trefwoord is gevonden, kunt u dubbelklikken op het trefwoord of de knop Toon trefwoordkaart selecteren. De knop Toon trefwoordkaart toont altijd de kaart van het trefwoord waar een voorstaat Trefwoordkaart De trefwoordkaart toont een overzicht van alle materialen die aan een bepaald trefwoord zijn gekoppeld. In het voorbeeld (Figuur 6) is over Amsterdam 1 boek beschikbaar, namelijk een informatieboekje Amsterdam Zuidoost Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 13

14 Figuur 6: Catalogusmodule - Trefwoordkaart Daarnaast worden er drie knoppen onderaan in het trefwoordkaart scherm getoond: 1. Kopieer tekst: de tekst wordt gekopieerd en vervolgens wordt de standaard Windows Kladblok applicatie geopend. Selecteer de menukeuze Bewerken Plakken van deze applicatie en vervolgens wordt de informatie in het Kladblok geplakt. Deze informatie kan ook in andere Windows applicaties geplakt worden, zoals MS Word; 2. Meer informatie: Selecteer een materiaal en klik op de knop Meer informatie, vervolgens wordt Figuur 7 getoond; 3. Terug: terug naar het vorige scherm (Figuur 5). Dubbelklik op een materiaal en direct wordt meer informatie van het materiaal getoond Informatiekaart / meer informatie Een informatiekaart omvat informatie over bijvoorbeeld een boek, zoals schrijver, beknopte inhoud en status. Het statusveld geeft aan of het boek aanwezig is, zodat het eventueel uitgeleend kan worden. De informatiekaart bevat de volgende knoppen: Terug naar trefwoordenkaart: terug naar het vorige scherm (zie Figuur 6); Kopieer tekst: een standaard functionaliteit om tekst te kopiëren en naar het Kladblok te plakken; Meer informatie: update de kaartinformatie. Stel het boek is net uitgeleend, maar het statusveld wordt niet automatisch aangepast. Als op de knop Meer informatie wordt geklikt, wordt het statusveld aangepast (nu wordt bijvoorbeeld alle exemplaren van dit boek zijn uitgeleend getoond); Lenen: het getoonde boek kan geleend worden (zie Figuur 8); Terug: terug naar trefwoord scherm (zie Figuur 5) Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 14

15 Figuur 7: Informatiekaart Nadat de gebruiker de knop Lenen heeft geselecteerd, wordt het volgende scherm getoond: Figuur 8: Catalogusmodule - Titel lenen Middels de knop Zoeken wordt een lijst van alle leerlingen en docenten getoond. Deze namen worden ingevoerd via de onderhoudsmodule (zie paragraaf 5.3.2). Het is tevens mogelijk om de leerling gegevens in te lezen via een EDEX bestand (zie paragraaf 5.4.4). Door op de knop Uitlenen te klikken wordt het boek aan de geselecteerde leerling/docent uitgeleend Omslag boek Het zoeken op omslagen is de tweede methode van zoeken. Selecteer de knop Omslag boek van het catalogusscherm (zie Figuur 4). Vervolgens wordt het volgende scherm getoond: Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 15

16 Figuur 9: Catalogusmodule - Omslag boek Op het scherm worden een drietal knoppen en een lijst venster getoond. Met de knoppen Vorige pagina en Volgende pagina kan door de boek omslagen heen gebladerd worden. De knop Menu betekent terug naar het catalogusscherm (Figuur 4). Door het lijstvenster te gebruiken, kan de gebruiker selecteren uit alle titels of uit diverse soorten series zoals in dit voorbeeld de serie Informatie mini. Indien de gebruiker met de muis op een boek omslag klikt, wordt de bijbehorende informatiekaart getoond. De gebruiker kan dan het boek lenen. De werking van de informatiekaart is reeds beschreven in paragraaf Pictogrammen Het zoeken op pictogrammen is de derde methode van zoeken. Het is bedoeld voor 4- tot 8-jarigen, zodat ze zelfstandig informatie kunnen verwerven. De logische ordening van de materialen zal in het begin voor veel jonge kinderen niet zo gemakkelijk te doorzien zijn. Door het plaatmateriaal, via het systeem van kleuren en pictogrammen, is het echter wel toegankelijk. Elke hoofdcategorie heeft een eigen kleur en elke subcategorie heeft een eigen pictogram. Bij de indeling van subcategorieën is zowel rekening gehouden met de min of meer logische ordening zoals kinderen die maken, als met een meer wetenschappelijke indeling, zoals die te vinden is in encyclopedieën e.d. De methodiek is gebaseerd op Voorloper Stenverts documentatiecentrum. Uw materialen kunt u voorzien van zelfklevende pictogrametiketten, welke in sets op vellen verkrijgbaar zijn. Selecteer de knop Pictogrammen van het catalogusscherm (zie Figuur 4). Vervolgens wordt het volgende scherm getoond: Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 16

17 Figuur 10: Catalogusmodule Pictogrammen De gebruiker wil bijvoorbeeld informatie zoeken over dieren. De gebruiker selecteert hiervoor de afbeelding van het paard of de knop Dieren. Vervolgens worden alle trefwoorden over de categorie Dieren getoond. Indien de gebruiker bijvoorbeeld de afbeelding van een vogel selecteert, wordt het volgende scherm getoond: Figuur 11: Pictogrammen Dieren Door de diverse afbeeldingen van dieren te selecteren, wordt iedere keer de lijst van alle trefwoorden behorende bij de afbeelding getoond. De knop Terug betekent toon het pictogrammen scherm (zie Figuur 10). De gebruiker selecteert bijvoorbeeld het trefwoord Haan uit de lijst van alle vogelsoorten. Vervolgens wordt de trefwoordkaart van de Haan getoond (zie Figuur 12). Voor meer uitleg over de trefwoordkaart, raadpleeg paragraaf Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 17

18 Figuur 12: Trefwoordkaart - Haan Top 10 Het zoeken op Top 10 is de vierde methode van zoeken. Selecteer de knop Top 10 van het catalogusscherm (zie Figuur 4). Vervolgens wordt het volgende scherm getoond: Figuur 13: Catalogusmodule - Top 10 In het voorbeeld is op de knop Groep 5 geklikt. Indien de gebruiker op een boeknummer klikt, wordt de informatiekaart getoond (voor meer uitleg, zie paragraaf ). De Top 10 kan ingevoerd worden in de onderhoudsmodule (voor meer informatie raadpleeg paragraaf ) Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 18

19 4.2 Inleveren De boeken kunnen uitgeleend worden door één van de vier zoekmethoden te gebruiken en vervolgens de knop Lenen te selecteren. Het innemen geschiedt via een apart inneem scherm. Klik op de knop Innemen van het catalogusscherm (zie Figuur 4) en het volgende scherm wordt getoond: Figuur 14: Catalogusmodule Titels innemen Standaard wordt het tabblad Innemen op titel getoond. Het scherm toont alle titels die op dit moment zijn uitgeleend. Door op het tabblad Innemen op naam te klikken, wordt een lijst van alle gebruikers getoond die boeken hebben geleend. Door met de muis een titel of naam te selecteren en vervolgens de knop Inleveren te selecteren, wordt het boek ingenomen. De knop Ok sluit het titels inleveren scherm af Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 19

20 5 Onderhoudsmodule De onderhoudsmodule is alleen toegankelijk met een toegangscode. Deze toegangscode kunt u als beheerder zelf invoeren. Het belangrijkste verschil met de catalogusmodule, is dat u alle gegevens kunt toevoegen, wijzigen en verwijderen. Hiermee bepaalt u wat in de catalogusmodule aan de gebruiker getoond wordt. De onderhoudsmodule is te herkennen aan een opengeslagen ringband, waaromheen een aantal pictogrammen zijn afgebeeld. De onderhoudsmodule wordt aan de hand van elke menukeuze beschreven. Figuur 15: Onderhoudsmodule Invoerscherm Om de onderhoudsmodule te starten, selecteert u de knop Beheer van het BookStore Junior hoofdscherm (zie Figuur 3). Vervolgens kunt u in het vak naast de knop Beheer uw toegangscode invoeren. Het standaard wachtwoord is start. Nadat u op de knop Enter heeft gedrukt van uw toetsenbord, verschijnt er een melding welke rechten u heeft. 5.1 Bestand Het menu Bestand bevat twee menukeuzen: Catalogus: Het catalogusscherm (zie Figuur 4) wordt getoond, zonder dat u wordt afgemeld in de onderhoudsmodule; Stoppen: BookStore Junior wordt afgesloten Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 20

21 5.2 Overzichten Met het menu Overzichten kunt u allerlei standaard rapportage afdrukken of exporteren naar een bepaald formaat om het verder te bewaren/bewerken. Het menu bevat de volgende menukeuzen: Materiaal (met een submenu: titel, serie/titel en uitgever/titel): toont een lijst van alle titels; Niveau s: toont een lijst van alle niveau soorten (bijvoorbeeld de kleuren blauw, geel, rood); Uitgever: toont een lijst van alle uitgeversnamen; Schrijver: toont een lijst van alle auteurs; Trefwoorden: toont een lijst van alle trefwoorden in de vorm van twee kolommen op een pagina; Leerlingen: toont een lijst van alle gebruikers met informatie als pasnummer, leerlingnaam en in welke groep de leerling zit; Series: toont een lijst van alle serie namen; Internet links: toont een lijst van alle ingevoerde Internetlinks; Uitleen met een submenu: toont een lijst van welke gebruiker welk materiaal heeft geleend en wanneer het materiaal is uitgeleend. 5.3 Onderhoud Materialen Nadat het menu-item Onderhoud Materialen is geselecteerd wordt Figuur 15 getoond. De pictogrammen/knoppen hebben de volgende betekenis: Zoeken Terugbladeren binnen de selectie (zoekpagina) Zoeken op titel, trefwoord, enzovoorts Verder bladeren binnen de selectie (zoekpagina) Opslaan van informatie Nieuw materiaal toevoegen Materiaal verwijderen Extra informatie over het materiaal Trefwoorden gekoppeld aan het materiaal Einde onderhoudsmodule Om een materiaal te zoeken, klikt u op het pictogram. Op de rechterpagina van de ringband, verschijnt onderin een aantal lijstvensters en een invoervak (zie onderstaand figuur) Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 21

22 Figuur 16: Onderhoudsmodule - Zoeken op titel In het invoervak, achter de tekst Zoeken naar:, voert u bijvoorbeeld de gewenste titel in. Standaard staat het lijstvenster Zoeken op op titel. U kunt ook zoeken op serie of nummer. Tevens kunt u de zoekmethode aangeven, zoals moet het gezochte woord in een gedeelte van een titel voorkomen Terugbladeren binnen selectie Met dit pictogram bladert u terug binnen de door u opgegeven zoekselectie. Om deze optie te gebruiken moet uw selectie uit meer dan één materiaal bestaan Verder bladeren binnen selectie Met dit pictogram bladert u vooruit binnen de door u opgegeven zoekselectie. Om deze optie te gebruiken moet uw selectie uit meer dan één materiaal bestaan Opslaan van informatie Met dit pictogram kunt u de ingevoerde informatie opslaan. Standaard wordt de door u ingevoerde informatie automatisch opgeslagen. Het kan voorkomen dat u binnen bepaalde netwerken problemen ondervindt met het opslaan. Klik dan op deze knop na een mutatie of toevoegen van een titel Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 22

23 Nieuw materiaal toevoegen Om een nieuw materiaal aan de database toe te voegen, klikt u op dit pictogram. Op uw beeldscherm verschijnt de melding: Typ de naam van de titel in die u wilt toevoegen. Kiest u voor de knop Annuleren, dan verlaat u deze optie. Selecteert u de knop Ok na het invoeren van een titel, dan wordt de titel toegevoegd aan de database. Vervolgens toont het scherm lege lijstvensters en invoervakken, waarmee u de gewenste materiaalinformatie kunt invoeren: Titel: de volledige titel van het materiaal; Serie: tot welke serie het materiaal behoort; Auteur: wie de schrijver is; Niveau: voor welk leeftijd, groep of niveau het boek geschikt is; Deel: welk deel uit de serie; Nummer: het unieke nummer in de mediatheek; SISO: SISO code; Aantal: het aantal exemplaren dat in de mediatheek aanwezig is; Media: soort media (bijvoorbeeld tijdschriften, videobanden). Etiket: informatie die bijvoorbeeld als etiket op een boek kan worden geplakt; Eigen code: eigen unieke codering; Eigen etiket: indien u een ander etiket wilt, dan standaard is aangeven bij etiket; ISBN: het unieke boeknummer; Inhoud: waar gaat het materiaal over; Afbeelding: afbeelding die u aan het materiaal wilt koppelen, zoals een omslag van een boek. Mocht de titel reeds bestaan, dan wordt u daarvan op de hoogte gebracht. Indien de informatie niet in het lijstvenster aanwezig is, kunt u middels de knop Nieuw de informatie toevoegen. Standaard staat de optie Actief geselecteerd. Indien u deze optie deselecteert, dan worden de gegevens wel opgenomen in de database. Dit materiaal wordt dan echter niet in de catalogusmodule getoond Materiaal verwijderen Wordt een materiaal, door bijvoorbeeld slijtage, uit de mediatheek genomen dan kunt u met dit pictogram het materiaal uit de database verwijderen. 1. Selecteer het desbetreffende materiaal met de optie Zoeken (zie paragraaf ). De materiaalgegevens verschijnen dan op de linkerpagina van de opengeslagen ringband. 2. Klik op het pictogram Materiaal verwijderen 3. Op uw beeldscherm verschijnt de vraag: Weet u zeker dat u titel ( ) wilt verwijderen? 4. Klik op de knop Ja als u het materiaal wilt verwijderen Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 23

24 Als u de knop Ja kiest wordt het materiaal definitief verwijderd. Wilt u weer over die materiaal gegevens beschikken dan moet u alle gegevens opnieuw invoeren! Een alternatief is om het materiaal inactief te zetten Extra info Indien u op dit pictogram klikt, verschijnt er in de rechterpagina van de opengeslagen ringband de volgende informatie: Etiket Eigen code Eigen etiket ISBN Inhoud Afbeelding U kunt in deze gegevens wijzigingen aanbrengen of als u een nieuw materiaal aan het invoeren bent dan kunt u deze gegevens complementeren. Ga met de cursor op het veld staan dat u wilt invullen en voer de juiste gegevens in. Deze gegevens worden automatisch opgeslagen Trefwoordenbak Met dit pictogram kunt u trefwoorden aan het materiaal koppelen. U kunt een trefwoord toevoegen of verwijderen. Figuur 17: Onderhoudsmodule - Trefwoord koppelen Koppelen Het toevoegen van trefwoorden doet u als volgt: 1. Selecteer de knop Trefwoord toevoegen ; 2. Een nieuw venster verschijnt (zie Figuur 17); 3. Typ in het veld Zoek een trefwoord in of selecteer het trefwoord uit de lijst door met de muis te scrollen; Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 24

25 4. U kunt een verwijzing naar bijvoorbeeld een bepaalde pagina in het boek opnemen. Voer deze gegevens in bij het vak Verwijzing. 5. Klik op de knop >>. Het trefwoord wordt dan aan de lijst van geselecteerde trefwoorden toegevoegd. Mocht dit niet juist zijn, dan selecteert u het trefwoord en klikt u op de knop << ; 6. Klik op de knop Ok als u alle trefwoorden heeft toegevoegd. Mocht het trefwoord niet in de lijst voorkomen, typ het trefwoord bij Zoek in en druk op de toets Enter van het toetsenbord. Ontkoppelen Voor het ontkoppelen van een trefwoord moet u de volgende stappen uitvoeren: 1. Selecteer het trefwoord dat u wilt verwijderen door het aan te klikken; 2. Klik op de knop Trefwoord verwijderen ; 3. Kies Ja als u het trefwoord wilt ontkoppelen Einde onderhoudsmodule Met dit pictogram kunt u de onderhoudsmodule (ringband) afsluiten Leerlingen Nadat het menu-item Onderhoud Leerlingen is geselecteerd wordt het volgende venster getoond: Figuur 18: Onderhoudsmodule Leerling Het venster bevat de volgende knoppen: Toevoegen: een venster verschijnt waar u de naam van de leerling in kunt voeren; Wijzig: een venster verschijnt met de naam van de geselecteerde leerling. U kunt deze naam wijzigen; Verwijderen: de geselecteerde leerling wordt verwijderd. <<: Kunt u naar de vorige leerling naam gaan; >>: Kunt u naar de volgende leerling naam gaan; Ok: Sluit het venster af Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 25

26 Het tabblad Groep bevat een extra knop voor het updaten van de groep gegevens van de geselecteerde leerling. Indien u start met het aanmaken van leerlingen, maak dan altijd gebruik van de menukeuze Systeembeheer gegevens importeren. Dit bespaart u een hoop extra werk, omdat alle leerlingnamen in 1 keer worden geïmporteerd. Uw administratieprogramma moet dan wel de EDEXstandaard ondersteunen (bijvoorbeeld CITO, ESIS en LAR) Auteurs Nadat het menu-item Onderhoud Auteurs is geselecteerd wordt het volgende venster getoond: Figuur 19: Onderhoudsmodule - Auteurs In het voorbeeld zijn geen auteurs ingevoerd. De methode van bewerken is gelijk aan wat is beschreven in de vorige paragraaf (zie 5.3.2), echter wordt in plaats van een leerlingnaam een auteur toegevoegd, gewijzigd en/of verwijderd Niveaus Nadat het menu-item Onderhoud Niveaus is geselecteerd wordt het volgende venster getoond: Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 26

27 Figuur 20: Onderhoudsmodule - Niveau De methode van invoer is gelijk aan wat is beschreven in paragraaf Series Nadat het menu-item Onderhoud Series is geselecteerd wordt het volgende venster getoond: Figuur 21: Onderhoudsmodule Series De methode van invoer is gelijk aan wat is beschreven in paragraaf Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 27

28 5.3.6 Uitgevers Nadat het menu-item Onderhoud Uitgevers is geselecteerd wordt het volgende venster getoond: Figuur 22: Onderhoudsmodule - Uitgevers De methode van invoer is gelijk aan wat is beschreven in paragraaf Internetsites Nadat het menu-item Onderhoud Internetsites is geselecteerd wordt het volgende venster getoond: Figuur 23: Onderhoudsmodule Internetsites tabblad URL s Het venster bevat drie tabbladen: Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 28

29 1. URL s: het huidige tabblad met daarin een overzicht van alle URL namen; 2. Extra gegevens: bevat de adresgegevens van de geselecteerde Internetlink; 3. Koppelingen: kunt u trefwoorden koppelen of ontkoppelen aan een Internetlink. Het tabblad Extra gegevens toont invoervakken, waarmee u de volgende gegevens kunt invoeren: 1. URL: de naam van de Internetlink (ingevoerd in het eerste tabblad URL s) 2. Protocol: selecteer het protocol uit de lijst. Meestal is dit Als het protocol er niet tussen staat kunt u die intypen. 3. Domein: typ hier de domeinnaam of bestandsnaam in, zonder het protocol. Bijvoorbeeld en niet 4. Sub-domein: typ hier het sub-domein in. Dit is de tekst die achter.nl staat. Bijvoorbeeld /index.htm. Figuur 24: Onderhoudsmodule - Internetsites tabblad extra gegevens Het tabblad Koppelingen toont twee knoppen waarmee u een trefwoord kunt koppelen of ontkoppelen (zie Figuur 25) Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 29

30 Figuur 25: Onderhoudsmodule - Internetsites tabblad Koppelingen Nadat u de knop Koppelen heeft geselecteerd, verschijnt het volgende venster: Figuur 26: Onderhoudsmodule - Internetsites koppelingen Om een trefwoord aan een Internetlink te koppelingen, voert u de volgende stappen uit: 1. Typ in het veld Zoek een trefwoord in of selecteer het trefwoord uit de lijst door met de muis te scrollen; 2. Klik op de knop >>. Het trefwoord wordt dan aan de lijst van geselecteerde trefwoorden toegevoegd. Mocht dit niet juist zijn, dan selecteert u het trefwoord en klikt op de knop << ; 3. Klik op de knop Ok als u alle trefwoorden heeft toegevoegd Media soorten Nadat het menu-item Onderhoud Media soorten is geselecteerd wordt het volgende venster getoond: Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 30

31 Figuur 27: Onderhoudsmodule - Media soorten Een media indeling zou bijvoorbeeld kunnen zijn naar soort zoals videoband, boeken, tijdschrift. De methode van invoer is gelijk aan wat is beschreven in paragraaf Trefwoorden Nadat het menu-item Onderhoud Trefwoorden is geselecteerd wordt het volgende venster getoond: Figuur 28: Onderhoudsmodule Trefwoorden De methode van invoer is gelijk aan wat is beschreven in paragraaf Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 31

32 Top 10 Met de top 10 kunt u per leergroep 10 boeken invoeren. De top 10 wordt getoond in de catalogusmodule (zie paragraaf 4.1.4). Nadat u het menu-item Onderhoud Top 10 heeft geselecteerd, wordt het onderstaande dialoogvenster getoond: Figuur 29: Onderhoudsmodule - Top 10 Selecteer eerst de leergroep uit de lijst. Vervolgens kunt u op de knop Wijzig klikken waarna een dialoogvenster wordt getoond waarmee u naar een bepaald materiaal kunt zoeken (zie Figuur 30). U kunt op twee manieren een materiaal vinden: 1. Typ de titel in of een gedeelte daarvan in het invoervak Zoeken naar. U kunt tevens aangeven hoe u wilt zoeken zoals op titel, serie of nummer en welke zoekmethode u wilt gebruiken. 2. Scroll met de muis in de lijst van alle aanwezige titels. Nadat u het juiste materiaal heeft gevonden, klik u op de knop Selecteren. De knop Annuleren sluit het venster af zonder dat de titel wordt toegevoegd aan de top 10 lijst Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 32

33 Figuur 30: Onderhoudsmodule - Top 10 materiaal zoeken Pictogrammen Het onderhoud van de pictogrammen heeft betrekking op de getoonde trefwoorden bij de diverse pictogrammen in de catalogusmodule (zie bijvoorbeeld Figuur 11). Nadat u het menu-item Onderhoud Top 10 heeft geselecteerd, wordt het onderstaande dialoogvenster getoond: Figuur 31: Onderhoudsmodule Pictogrammen Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 33

34 De lijst van trefwoorden tonen alle trefwoorden welke in het systeem zijn ingevoerd t.b.v. de pictogrammen. U kunt deze zelf uitbreiden via de knop Toevoegen. De lijst van pictogrammen is gebaseerd op de methodiek van Voorloper Stenverts documentatiecentrum. Het pictogram veld geeft aan welk pictogramnummer aan het geselecteerde trefwoord is gekoppeld. Het dialoogvenster bevat de volgende knoppen: Toevoegen: toont een dialoogvenster, waarmee u in het invoervak een nieuw trefwoord kunt toevoegen. Klik vervolgens op de knop Ok van het getoonde venster. De knop Annuleren betekent dat het venster wordt afgesloten, zonder dat het ingevoerde trefwoord wordt toegevoegd aan de lijst van bestaande trefwoorden; Wijzig: toont een dialoogvenster, waarmee u het geselecteerde trefwoord van naamgeving kunt wijzigen; Verwijderen: verwijdert het geselecteerde trefwoord; Ontkoppel >>: het geselecteerde trefwoord is niet meer gekoppeld aan de pictogram categorie. Het pictogram veld toont geen lettercode meer; << Koppel: koppelt het geselecteerde trefwoord aan de pictogram categorie. Het pictogram veld toont de lettercode van de pictogram categorie; Ok: Sluit het venster. 5.4 Systeembeheer Database onderhoud Na verloop van tijd groeit uw database. Niet alleen door het invoeren van nieuwe gegevens maar ook doordat er nog informatie in staat die u heeft verwijderd. BookStore biedt u de mogelijkheid om de database op te schonen en om de huidige status te bekijken. Maak altijd eerst een back-up van uw database voordat u de database gaat repareren of comprimeren (zie paragraaf 5.4.5). Nadat de menukeuze Systeembeheer Database onderhoud is geselecteerd, wordt het volgende venster getoond: Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 34

35 Figuur 32: Onderhoudsmodule - Database onderhoud Het dialoogvenster toont een lijst van tabelnamen met het aantal records. In het voorbeeld zijn 4579 trefwoorden aanwezig, waarvan 897 gekoppeld zijn aan materialen. De volgende knoppen worden getoond: 1. Databases repareren: kunt u gebruiken als er een fout in de database is ontstaan. 2. Databases comprimeren: kunt u gebruiken om overbodige data uit de database te verwijderen; 3. Ok: sluit het dialoogvenster af. Als u tijdens het opstarten van BookStore Junior een database foutmelding krijgt, dan kunt u proberen BookStore Junior te starten met de parameter repair. De opdrachtregel wordt dan: c:\sbs2000\sbsjunior.exe repair Toegangscode De menukeuze Systeembeheer Toegangscode toont een scherm, waarmee u wachtwoorden of toegangscode kunt invoeren. BookStore Junior onderscheidt de volgende drie soorten gebruikers: 1. Medewerker: heeft alleen toegang tot de catalogusmodule en overzichten. Deze gebruiker heeft geen rechten om gegevens te wijzigen; 2. Onderhouder: heeft toegang tot de catalogusmodule en de onderhoudsmodule maar geen toegang tot het menu systeembeheer. Deze gebruiker mag tevens gegevens wijzigen; 3. Systeembeheerder: heeft toegang tot de catalogusmodule en alle menu s van de onderhoudsmodule. Deze gebruiker mag alle gegevens inzien en wijzigen. De beheerder van de mediatheek is over het algemeen de systeembeheerder van BookStore Junior Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 35

36 Figuur 33: Onderhoudsmodule - Toegangscode Definities De menukeuze Systeembeheer Definities toont een scherm, waarmee een aantal algemene BookStore instellingen gewijzigd kunnen worden. Met de knop BookStore licentiegegevens kunt u éénmalig de licentiegegevens invoeren, waarna u pas met BookStore Junior aan de slag kunt gaan (zie hoofdstuk 3). Anders kunt u alleen de gegevens bekijken. Daarnaast toont het venster een tweetal instellingen betreffende de uitleen: Termijn: het aantal dagen dat een materiaal uitgeleend mag worden; Max. aantal boeken per leerling: het aantal boeken dat een leerling tegelijk uitgeleend mag hebben. Figuur 34: Onderhoudsmodule - Definities Gegevens importeren BookStore kan gegevens van het zogenaamde EDEX-formaat importeren. EDEX staat voor EDucatieve EXport en is een standaard die een aantal grote leveranciers van leerlingadministratie software hebben afgesproken. Informeer bij uw leverancier of uw administratieprogramma ook EDEX bestanden kan aanmaken Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 36

37 In het onderstaand voorbeeld maakt u een EDEX bestand aan en het wordt geïmporteerd in BookStore Junior vanuit ESIS-A. Activiteiten: 1. Start ESIS-A en maak de EDEX bestanden aan. (als het goed is moet u dit doen via het menu leerlingen overige en dan het meest rechter menu). De EDEX bestanden zijn nu aangemaakt in de Admin directory van ESIS. Kopieer vanuit de Admin directory het bestand EDEXLL.TXT op een diskette. Mocht u er niet uitkomen informeer dan bij uw leverancier. Het kan voorkomen dat deze stappen anders werken bij ESIS onder Windows. 2. Start BookStore Junior (ga naar de onderhoudsmodule). 3. Klik op het menu-item Systeembeheer Gegevens importeren. 4. U krijgt nu een dialoog te zien. Standaard staat het filtertype op EDEX leerlingen (edexll.txt). 5. Klik bovenin het dialoogvenster op de map sbs2000 en selecteer het diskette station. 6. In de bestandenlijst verschijnt nu EDEXLL.TXT. Klik 1x op dit bestand. 7. Klik op de knop Open. 8. U krijgt nu de melding om het bestand te importeren. Klik op de knop Ja. 9. De leerlingen worden nu in een paar seconden ingelezen. U kunt de leerling gegevens naderhand zelf aanpassen (zie paragraaf 5.3.2) Back-up/Restore Alle gegevens die u in BookStore invoert, worden in een database opgeslagen. Echter, het kan altijd gebeuren dat deze database per ongeluk gewist wordt, uw computer crasht etc. waardoor u een gedeelte of zelfs alle gegevens kunt kwijtraken. Om een back-up te maken moet u de Bookstore folder c:\sbs2000\data\*.* kopiëren. Het programma WinZip maakt het mogelijk om bestanden te comprimeren (verkleinen). Het is het meest gebruikte programma op Internet om bestanden te versturen. BookStore gebruikt WinZip om een back-up te maken. Indien u nog geen WinZip heeft geïnstalleerd op uw computer, dient u eenmalig de volgende stappen uit te voeren: 1. Plaats de BookStore CD-ROM in uw CD-ROM drive. 2. Start de Windows Verkenner. 3. Selecteer in de Windows Verkenner de BookStore CD-ROM en zoek de download folder op Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 37

38 4. Klik binnen de download folder op de map Winzip en klik dubbel op het bestand Winzip80.exe. 5. Het Setup-programma wordt gestart. Klik op de knop Setup en volg de instructies op uw beeldscherm op. Maak regelmatig een back-up! Voor de back-up kunt u programma s als Winzip gebruiken. Let op: Winzip is een shareware programma. Kijk voor meer informatie op Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 38