(beknopte handleiding)

Transcriptie

1 Snel aan de slag met Bookstore (beknopte handleiding) Uitgever: Verkoop primair onderwijs: Stenvert Systems & Service B.V. Heutink Primair Onderwijs BV Postbus AN Amersfoort Postbus AE Rijssen Nederland Nederland Telefoon: Telefoon: Fax: Fax: Internet: Internet:

2 Voorwoord Met de informatie in deze beknopte handleiding kunt u snel uw weg in BookStore vinden. Als naslagwerk kunt u de handleiding 101 vragen en antwoorden over BookStore 2000 en/of de BookStore Junior handleiding gebruiken. Deze handleiding is gebaseerd op praktijkervaringen binnen het primair onderwijs en op ervaringen van gebruikers. Tevens zijn de meest gestelde helpdesk vragen in deze handleiding verwerkt. Heeft u tips, opmerkingen en/of suggesties voor de BookStore producten? Dan kunt u dit doorgeven aan de helpdesk. Heeft u problemen met de werking van BookStore, dan kunt u zich wenden tot de Internet-site ( of tot de helpdesk. De Internet-site biedt de laatste product informatie, vragen en problemen van gebruikers en een formulier om uw problemen aan te melden. De helpdesk is te bereiken via: helpdesk@bookstore.nl Stenvert Systems & Service B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname, Internet, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst besteedde zorg, kan noch de redactie noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in de uitgave en/of op de bijbehorende CD-ROM kunnen voorkomen. Internet Explorer, Microsoft, MS en MS Agent zijn geregistreerde handelsnamen van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. Windows is een handelsmerk van Microsoft Corporation. BookStore is een geregistreerde merknaam van Stenvert Systems & Service Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 2

3 Inhoud 1 Installatie Systeemeisen Activiteiten Server Praktijkvoorbeeld Aanmeldscripts Registratie BookStore Standaard BookStore Junior Titelgegevens Importeren via het basisbestand/inventarisatielijst Informatie reeksen Importeren via Internet Update mappen Gebruikers Praktijkvoorbeeld Niveau s en kleurcoderingen Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 3

4 1 Installatie 1.1 Systeemeisen De minimale systeemvereisten voor BookStore Junior/Standaard zijn: Microsoft Windows 95/98/ME of hoger; Scherm met een resolutie van 800x600 is bij BookStore Junior noodzakelijk; Toegang tot het Internet om te kunnen profiteren van Edulinks (duizenden educatieve Internet links) en boeken invoer via Internet. De systeemeisen van de BookStore Server (optie bij BookStore standaard): Windows NT server 4.0 SP6 of hoger (de voorkeur gaat uit naar Windows 2000 server); Internet Information Server 4.0 of hoger. 1.2 Activiteiten De BookStore CD-ROM installeert de BookStore mediatheek programma s. U kunt een aantal titels invoeren, daarna dient u een licentiecode in te voeren om verder met BookStore aan de slag te kunnen. 1. Plaats de CD-ROM in de CD-ROM drive; 2. Indien niet automatisch de set-up wordt gestart, dubbelklik op het programma setup.exe vanaf de CD-ROM; 3. Het volgende scherm verschijnt: De handleiding van BookStore Junior (junior.doc) en BookStore Standaard (101vragen.doc) treft u tevens op de CD- ROM aan in de directory handleiding. 4. U kunt de installatie afbreken via de knop Afsluiten. Selecteer de knop Verder om door te gaan met de installatie. Het volgende scherm verschijnt: Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 4

5 5. Met de knop Terug gaat u naar het vorige scherm en met de knop Verder gaat u door naar het volgende installatiescherm; 6. Volg de instructies op uw beeldscherm op. BookStore Junior: uw toegangscode is start BookStore standaard: uw gebruikersnaam is start en uw wachtwoord is start 1.3 Server Indien u de beschikking heeft over een server, installeert u op ieder werkstation de run-time bestanden: 1. Plaats de CD-ROM in de CD-ROM drive; 2. Indien niet automatisch de set-up wordt gestart, dubbelklik op het programma setup.exe vanaf de CD-ROM; 3. Klik iedere keer op de knop Verder, totdat het installatie scherm van het werkstation verschijnt: Indien u de BookStore Server module heeft aangeschaft, dan hoeft u geen runtime bestanden op de werkstations te installeren om met de BookStore Browser te kunnen werken. Voor de BookStore Server module verwijzen wij u naar de installatie instructies (zie hiervoor de setup.htm op de CD-ROM in de map Server module of diskette) Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 5

6 1.4 Praktijkvoorbeeld Scholen met een netwerk hebben over het algemeen een systeembeheerder en/of een externe partij die betrokken dient te worden bij de BookStore installatie. U kunt BookStore op een werkstation installeren, eventueel inrichten met uw titel- en leerlinggegevens en daarna laten verplaatsen naar het netwerk door de systeembeheerder. De procedure is dan als volgt: 1. Installeer via de setup vanaf de CD-ROM de programma bestanden, run-time bestanden en de agent op een werkstation (alle knoppen behalve de pictogrammen van het installatiescherm); 2. Voer uw titelgegevens en/of leerlinggegevens in; 3. Verplaats de hele sbs2000 map naar de server (bijv. e:\software\sbs2000). De map software moet gedeeld (geshared) zijn. Daarnaast dient iedereen die BookStore gaat gebruiken lees- en schrijfrechten op de BookStore map (sbs2000) te hebben; 4. Installeer op elk werkstation de run-time bestanden en de agent (laatste scherm van de installatie). Maak een snelkoppeling naar de browser en/of junior op elk werkstation. U kunt ook via het laatste installatiescherm de pictogrammen aanmaken. U dient dan wel het pad naar de server op te geven Aanmeldscripts Scholen met netwerken werken met aanmeldscripts. Voor een leerling is alleen de BookStore browser (browser.exe) en BookStore Junior benodigd (sbsjunior.exe). Dit zijn twee zoekprogramma s, waarbij de BookStore Browser meer voor de bovenbouw bedoelt is. Voor de beheerder van BookStore zijn de volgende programma s in het aanmeldscript benodigd: BookStore Verkenner: verkenner.exe is de onderhoudsmodule; BookStore Uitleenadministratie: uitleen.exe is de uitgebreide uitleenmodule; BookStore SbsBasisPo: SbsBasisPo.exe is het algemene basisbestand met boektitels; BookStore Report: report.exe maakt m.b.v. SQL opdrachten overzichten in Microsoft Word; BookStore Browser: Browser.exe is de zoekmodule voor de bovenbouw; BookStore Junior: sbsjunior.exe is de zoekmodule met kabouter of vogel layout (sbsjunior_vogel.exe) voor groep 3 t/m 6. Heeft u vragen? Raadpleeg dan de BookStore Helpdesk: Bekijk bestaande installatieproblemen bij het menu leden/faq Voer een nieuwe vraag in bij het menu leden/helpdesk Indien u BookStore Junior met een vogel wilt, dan start u sbsjunior_vogel.exe. Als u de snelkoppeling niet wilt aanpassen, kunt u sbsjunior.exe hernoemen als sbsjunior_ka.exe. Vervolgens hernoemt u sbsjunior_vogel.exe als sbsjunior.exe Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 6

7 1.5 Registratie BookStore wordt standaard geïnstalleerd met een demo database. U kunt hiermee experimenteren hoe BookStore werkt. Indien u meer dan 50 boektitels heeft ingevoerd wordt BookStore automatisch geblokkeerd. Het licentieformulier vindt u bij de handleidingen in de BookStore map. Een BookStore Standaard licentie activeert ook BookStore Junior, echter deze licentie code kunt u niet in BookStore Junior invoeren BookStore Standaard De licentiegegevens voert u als volgt in: 1. Start BookStore Verkenner; 2. Typ uw wachtwoord en gebruikersnaam in (standaard is de gebruikersnaam start en het wachtwoord ook start) 3. Selecteer de menukeuze Extra en vervolgens de menukeuze Programmainstellingen ; 4. Er verschijnt nu een dialoogvenster met als titel BookStore programma instellingen ; 5. Klik op de knop BookStore licentiegegevens ; 6. Er verschijnt nu een dialoog met de titel BookStore licentiegegevens ; 7. Typ hier de licentiegegevens in die u heeft ontvangen; 8. Klik daarna op de knop Registreer. Als u niet de melding krijgt dat de registratie is gelukt dan heeft u waarschijnlijk ergens een typefout gemaakt. U dient alle gegevens letterlijk over te nemen, ook hoofdletters en kleine letters. BookStore berekent namelijk de licentiecode op basis van uw naam, adres, postcode en plaats. Als de registratie is gelukt kunt u alleen nog het adres en de contactpersoon aanpassen. BookStore gebruikt deze velden niet om de code te berekenen BookStore Junior De licentiegegevens voert u als volgt in: 1. Start BookStore Junior (via Start programma s BookStore 2000 BookStore Junior); 2. Selecteer de knop Beheer ; 3. Typ uw toegangscode in (standaard is dit start) in het invoervak naast de knop Beheer.; 4. Klik in de BookStore Onderhoudsmodule op het menu Systeembeheer en daarna op Definities; 5. Er verschijnt nu een dialoogvenster met als titel BookStore programma instellingen ; 6. Klik op de knop BookStore licentiegegevens ; 7. Er verschijnt nu een dialoog met de titel BookStore licentiegegevens ; 8. Typ hier de licentiegegevens in die u heeft ontvangen; 9. Klik daarna op de knop Registreer Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 7

8 2 Titelgegevens Er zijn diverse methodes beschikbaar om uw titelgegevens in BookStore Standaard te zetten: 1. Importeren via het basisbestand/inventarisatielijst; 2. Importeren via Internet; 3. Importeren van DISplay/BookStore 98 gegevens (alleen op aanvraag via 4. Handmatige invoer (zie vraag 5 en 6 van de handleiding 101 vragen en antwoorden); 5. Converteren van uw titelgegevens (stuur een met het verzoek naar helpdesk@bookstore.nl). BookStore Junior heeft geen importeer mogelijkheden via Internet. Voor meer informatie over boeken invoer in BookStore Junior, raadpleeg paragraaf 3.2 van de BookStore Junior handleiding. Indien u BookStore standaard heeft, dan beheert u de mediatheek gegevens via de BookStore Verkenner. BookStore Junior werkt ook op dezelfde database, echter BookStore Junior heeft beperkte functionaliteit. 2.1 Importeren via het basisbestand/inventarisatielijst Als u voor het eerst aan de slag gaat met BookStore of de informatiereeksen van Wolters-Noordhoff wilt toevoegen, dan gebruikt u de basisbestand methode voor het invoeren van materialen. Het basisbestand bevat een verzameling van titels die sinds 1970 zijn verschenen en door het basisonderwijs werd aangeschaft ten behoeve van het documentatiecentrum. Het basisbestand start u via een snelkoppeling Basisbestand titels of SbsBasisPo. Mocht u niet de beschikking hebben over zo'n snelkoppeling, informeer bij u ICT-beheerder of maak zelf een nieuwe snelkoppeling aan van het programma SbsBasisPo.exe in uw BookStore map (sbs2000 map). Regelmatig wordt dit bestand bijgewerkt met de informatie reeksen van de Wolters-Noordhoff en andere series. In de map handleiding op de BookStore cd-rom treft u een inventarisatielijst aan met alle titels die in het basisbestand zijn opgenomen. Het laatste bestand en de inventarisatielijst staan op de bookstore Internet site ( U dient zich aan te melden met de aanmeldcode die u ontvangen heeft. Met de genoemde inventarisatielijst gaat u de mediatheek inventariseren. Vervolgens gaat u deze lijst via het basisbestand invoeren. Om boeken uit dit basisbestand te selecteren, voert u de volgende stappen uit: 1. Start BookStore basisbestand titels (via Start programma s BookStore 2000 BookStore basisbestand titels of SbsBasisPo.exe). Het onderstaande scherm wordt getoond; Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 8

9 2. Standaard staan alle titels op inactief. U kunt via het menu Bewerken in één keer alle titels en/of series activeren of inactiveren. De serie? omvat boeken die niet aan een serie gekoppeld zijn. 3. Klik op de gewenste serie. In de rechterpagina van de opengeslagen ringband ziet u de titelnamen die bij de serie horen. Indien u het boek in uw mediatheek heeft, klik dan op het vierkantje voor de titel. Er verschijnt een vinkje. Dit betekent dat dit boek wordt toegevoegd in het export bestand; 4. Nadat u alle boeken volgens de vorige stap heeft aangegeven, selecteert u het menu-item Bestand Gegevens exporteren; 5. Vervolgens wordt een dialoogvenster getoond om het export bestand op te slaan. Sla het bestand bijvoorbeeld op onder de naam export op uw harde schijf. U kunt het beste opslaan in de map van BookStore, zodat u het direct kunt terugvinden; 6. Selecteer het menu-item Programma afsluiten om de applicatie BookStore basisbestand titels te beëindigen; 7. Start de BookStore Verkenner (zie vraag 23 1, vanaf punt 10); Let op: als u weer SbsBasisPo.exe gaat gebruiken, zorg dan dat u alle series inactief zet. Het programma onthoudt namelijk de aangevinkte titels (anders zou u dubbel gaan importeren)! U kunt ook een bereik activeren via de menukeuze Bestand In/activeer een bereik. Mocht u de melding krijgen Ongeldige waarde. De van waarde moet kleiner zijn dan de tot waarde dan dient u er een nul(len) voor te zetten. Bijvoorbeeld 1 tot 14 moet dan zijn 01 tot 14. Nadat de BookStore Verkenner is gestart, gaat u de gegevens importeren. Voer hiervoor de volgende stappen uit: 1. Selecteer de menukeuze `Titelgegevens importeren ; 1 De handleiding 101 vragen en antwoorden over BookStore Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 9

10 2. Een dialoogvenster verschijnt waarmee u het bestand kunt openen. Selecteer het bestand dat u wilt importeren en klik vervolgens op de knop openen. Als het bestand niet geopend wordt, controleer dan of er een bestandsnaam is ingevuld in het veld bestandsnaam ; Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 10

11 3. Een dialoogvenster verschijnt waarmee u het bestand kunt openen. Selecteer het bestand dat u wilt importeren en klik vervolgens op de knop openen. Als het bestand niet wilt openen, controleer dan of er een bestandsnaam is ingevuld in het veld bestandsnaam ; 4. Vervolgens krijgt u een melding over het aantal titels dat u wilt importeren; 5. Selecteer de knop Ja ; 6. Selecteer de knop Ok. De melding geeft aan dat al uw titels in de map Import worden gezet. Deze map kunt u vervolgens een andere naam geven of de titels uit deze map naar andere map slepen; 7. U ziet onderin de statusbalk een teller lopen. Als alles geïmporteerd is, verschijnt er de melding dat de gegevens geactualiseerd zijn. Klik vervolgens op de map media (in het plusteken) en daarna op de map Import (in het plusteken). U ziet rechts in het scherm uw titels verschijnen die u heeft geïmporteerd Informatie reeksen Indien er een uitgave van de Ruiter boekjes verschijnt (informatie reeksen, Wolters-Noordhoff), dan wordt het SbsBasisPo bestand bijgewerkt. Dit bestand en de bijbehorende afbeeldingen (omslagen van de boeken) wordt op Internet gezet. Via de BookStore nieuwsbrief ontvangt u informatie wanneer het bestand is bijgewerkt, zodat u het kunt downloaden. 2.2 Importeren via Internet Nadat u de inventarisatielijst verwerkt heeft, zult u waarschijnlijk nog boeken hebben die niet op deze lijst voorkwamen. Deze kunt u invoeren via de Internetmethode. Voer hiervoor de volgende stappen uit: 1. Start de BookStore Verkenner (indien het nog niet geopend was); 2. Links onderin het beeldscherm ziet u de tabbladen Mediatheek en Internet; Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 11

12 3. Selecteer het tabblad Internet en u ziet in de rechter gedeelte van het scherm staan. Klik op deze link om verbinding met het Internet te maken. In het onderstaande figuur staat deze link in het rood vermeld; 4. Als u verbinding heeft gemaakt met Internet wordt er een pagina getoond, waarmee u naar boeken kunt zoeken (zie onderstaand figuur); 5. U kunt handmatig zoeken. Op deze manier kunt u op verschillende manieren naar een boek zoeken. De snelste methode is om met de barcode pen het boek te scannen en daarna de knop Verzenden te selecteren. U kunt natuurlijk ook het barcode nummer (978 ) handmatig invoeren en Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 12

13 vervolgens op de knop Verzenden klikken. In dit voorbeeld wordt de handmatige methode uitgewerkt. Klik op nummer 1 om handmatig te zoeken. De site van KB wordt getoond; 6. Selecteer uit de lijst met de naam Trefwoorden, titelwoorden, de keuze ISBN. Voer vervolgens in het lege veld het ISBN van een boek in (bijvoorbeeld ). U klikt hiervoor met de muis in het lege veld, waarmee u naar boeken kunt zoeken (zie onderstaand figuur); 7. Selecteer uit de lijst met de naam Trefwoorden, titelwoorden, de keuze ISBN. Voer vervolgens in het lege veld het ISBN van een boek in (bijvoorbeeld ). U klikt hiervoor met de muis in het lege veld, waarna u een nummer kunt invoeren; 8. Druk op de knop Zoeken of druk op de Enter toets; 9. Een nieuwe pagina verschijnt met de gegevens van het boek; Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 13

14 10.Klik nu met de muis net voor de tekst Titel: en houd uw linkermuisknop ingedrukt. Beweeg uw muis (met de linkermuisknop ingedrukt) tot achter de naam van de auteur en laat de muisknop los. De hele tekst is nu geselecteerd; 11.Klik nu binnen de geselecteerde tekst 1x met uw linkermuisknop, houd deze knop ingedrukt en beweeg uw muis naar de mediamap waarin u de informatie wilt plaatsen (bijvoorbeeld de map Documentatiecentrum). De muisaanwijzer verandert naar een plusje of een rechthoek met streepjes erin. Laat de muisknop nu los en u ziet het onderstaande venster verschijnen. U kunt de informatie nog aanpassen. U kunt meerdere trefwoorden achter elkaar invoeren door een ; te gebruiken als scheidingsteken. Let op dat u de trefwoorden met een hoofdletter invoert en het liefst in enkelvoud. In BookStore staan namelijk alle trefwoorden in het enkelvoud en beginnen met een hoofdletter. Druk op de knop Importeren Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 14

15 2.3 Update mappen BookStore wordt standaard geïnstalleerd met een aantal update mappen met boeken erin. In deze mappen staan boeken die in dat jaar zijn uitgekomen. Als u importeren via het basisbestand heeft uitgevoerd, dan moet u de mappen update2000 en update2001 verwijderen. Anders heeft u deze boeken dubbel in BookStore staan. Selecteer eerst alle boeken in een update map (rechtermuisklik, vervolgens menukeuze Alles selecteren ). Vervolgens drukt u op de delete toets of via rechtermuisklik de menukeuze Verwijderen. Vervolgens dient u eerst alles in de prullenbak te verwijderen, alvorens u de map kunt verwijderen. 3 Gebruikers BookStore kan gegevens van het zogenaamde EDEX-formaat importeren. EDEX staat voor EDucatieve EXport en is een standaard die een aantal grote leveranciers van leerlingadministratie software hebben afgesproken. Informeer bij uw leverancier of uw administratieprogramma ook EDEX bestanden kan aanmaken. Voor meer informatie voor BookStore Junior, raadpleeg paragraaf van de BookStore Junior handleiding. Het onderstaande voorbeeld demonstreert de werking via de BookStore Verkenner. Indien u leerlingen of leerkrachten wilt importeren, dient u de volgende activiteiten te verrichten: Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 15

16 1. Start uw (leerling) administratiesysteem en maak de EDEX bestanden aan. Kopieer de bestanden EDEXLL.TXT en EDEXLK.TXT naar een diskette of zet het ergens op het netwerk waar u toegang heeft; 2. Open de BookStore Verkenner; 3. Selecteer het menu-item EDEX bestand importeren (leerling) 4. Een dialoogvenster verschijnt waarmee u het bestand kunt openen. Selecteer het EDEXLL.TXT als u de leerlingen wilt importeren en klik vervolgens op de knop openen. Als het bestand niet geopend wordt, controleer dan of er een bestandsnaam is ingevuld in het veld bestandsnaam. Als u de leerkrachten wilt importeren, selecteer dan bij het bestandstype leerkrachten (edexlk.txt). U kunt dan het bestand EDEXLK.TXT selecteren; Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 16

17 5. Nadat u op knop Openen heeft geklikt, verschijnt er een meldingsvenster. Klik op de knop Ja. De gegevens worden geïmporteerd. Mocht u nogmaals een meldingsvenster krijgen, klik dan op de knop Nee. 6. Vervolgens kunt u naar de map Gebruikers gaan en ziet u alle geïmporteerde gebruikers staan. BookStore beschikt altijd over minimaal 1 gebruiker die u niet kunt verwijderen, namelijk de systeembeheerder. Als u als gebruikersnaam start gebruikt met het wachtwoord start, dan meldt u zich aan als systeembeheerder met alle rechten. Maak daarom altijd minimaal 1 gebruiker aan voor leerlingen en koppel die aan het profiel leerlingen. Op deze manier kunt u afscherming van Internet regelen. 3.1 Praktijkvoorbeeld In de praktijk komt het vaak voor dat alle leerlingen onder één dezelfde naam aanmelden, bijvoorbeeld de gebruikersnaam leerling met als wachtwoord leerling. Als u de BookStore Verkenner heeft gestart, kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken in de map Gebruikers. Voer de volgende stappen hiervoor uit: Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 17

18 1. Klik op de map Gebruikers, vervolgens op de knop in de knoppenbalk. 2. Pas de naam nieuw item aan in bijvoorbeeld leerling. 3. Dubbelklik vervolgens op dit item (leerling) en het eigenschapvenster verschijnt. Klik op het tabblad Gebruikers en dan op het tabblad Toegangsrechten. Typ als gebruikersnaam en toegangscode leerling in. U ziet dat een nieuwe gebruiker automatisch wordt gekoppeld aan het profiel leerlingen. Door middel van het gebruikersprofiel bepaalt u wat de gebruiker allemaal mag doen. Bijvoorbeeld: geen weergave van de url balk in de BookStore Browser. Hoe gebruikersprofielen werken staat beschreven in vraag Niveau s en kleurcoderingen Materialen kunnen aan een niveau en kleurcodering gekoppeld worden. Deze informatie wordt bij het materiaal getoond in de BookStore Browser. U kunt bijvoorbeeld een hele serie tegelijk selecteren en aan een kleurcodering koppelen. Vraag 14 1 behandelt het aanmaken van kleuren, vervolgens kunt u deze kleur selecteren uit de lijst. Als u de map Niveau s selecteert, krijgt u een overzicht van alle niveau s. De boeken in het basisbestand zijn gekoppeld aan 4 niveau s. De kleur geel bijvoorbeeld is voor groep 3/4/5. Als u de kleur geel selecteert en vervolgens klikt op de rechtermuisknop, dan verschijnt er een menu. Als u naam wijzigen selecteert, kunt u de kleur geel naar groep 3/4/5 wijzigen. Vraag 9 1 beschrijft de betekenis van de kleuren. 2 De handleiding 101 vragen en antwoorden over BookStore Stenvert Systems & Service B.V. Pagina 18