Met deze nieuwsbrief informeren wij je over een aantal wijzigingen en belangrijke onderwerpen. 1 Muteren door de werknemer 3

Transcriptie

1 Nieuwsbrief 8 november 2015 Met deze nieuwsbrief informeren wij je over een aantal wijzigingen en belangrijke onderwerpen. Deze nieuwsbrief is exclusief voor providers van Loket.nl Inhoud 1 Muteren door de werknemer 3 2 Qwoater Documentgeneratie ste week 3 4 Integratie buitenlandse IBAN in één SEPA bestand 3 5 Personaliseren loonstrook Eigen loonstrook provider Eigen loonstrook werkgever 5 6 Personaliseren Werknemerloket 6 7 Personaliseren Werknemer 7 8 Stijl gerelateerde zaken Bestandsformaten Lijsten en tabellen Achtergrondkleur Aanpassing iconen bij openstaande of bevestigde loonaangifte 9 9 WKR overzicht op providersniveau 9 10 Aanpassingen verlofmodule Rekening houden met feestdagen bij een verlofaanvraag Procesverbeteringen verlof Verlofopbouw periode 1 en 13 bij 4 wekenverloning Diverse kleine aanpassingen Inlogscherm Werknemerloket Aanpassing recht Raadplegen applicatiebeheer werkgever 11 Pagina 1 Nieuwsbrief 8 november 2015

2 11.3 Componenten 1001 t/m Zichtbaarheid button opslaan/annuleren Werkgeverdossier verplaatst naar de nieuwe menu optie HRM Datum hersteld niet meer op de verlofkalender Naamswijziging 50+ bij diversen 12 Pagina 2 Nieuwsbrief 8 november 2015

3 1 Muteren door de werknemer Met deze update realiseren we een veel gehoorde klantwens, vanaf nu kunnen werknemers zelf variabele mutaties vastleggen in het Werknemerloket. Deze mutaties kunnen worden beoordeeld door de werkgever waarna de salarisadministrateurs ze kunnen doorvoeren in de salarisadministratie. Zo verleggen we het muteren naar de bron, de werknemer voert zelf zijn mutaties in waardoor dubbele invoer wordt voorkomen. Wil je alles weten over de mogelijkheden? Raadpleeg hiervoor de volledige uitleg op het helpdeskportaal. 2 Qwoater Documentgeneratie In samenwerking met Qwoater is de optie documentgeneratie ontwikkeld. Met Qwoater documentgeneratie kun je per werkgever standaard documenten opstellen. Hierbij kun je denken aan arbeidsovereenkomsten, studiekostenovereenkomsten, autoregelingen, brieven en formulieren. Aangemaakte velden worden automatisch gevuld met gegevens uit Loket.nl zodra de werkgever het document genereert. De werkgever genereert het document met één druk op de knop, na akkoord wordt deze direct aan het betreffende werkgevers- of werknemersdossier toegevoegd. Documentgeneratie maakt deel uit van Qwoater Extended. Voor meer informatie verwijzen wij naar het helpdeskportaal ste week Iedere 5 of 6 jaar heeft de 4-weken verloning te maken met een 53 e week. Voor het laatst was dit in Ook in 2015 komt deze 53 e week weer op ons pad. Loket.nl heeft voor deze bijzondere verloningsperiode een extra optie 53 e week toegevoegd aan de cao-gegevens. Uiteraard kun je hier op loonmodel- en administratieniveau van afwijken. De 53 e week wordt uitsluitend in het jaar toegepast waarin deze bijzondere periode voorkomt. Voor het jaar 2016 hoef je dus verder geen actie te ondernemen. Ook heeft deze instelling geen gevolgen voor de maandverloningen. Op het helpdeskportaal staat een nadere beschrijving van deze bijzondere verloningsperiode. 4 Integratie buitenlandse IBAN in één SEPA bestand Naast alle gangbare opties is het vanaf nu ook mogelijk om werknemers met een buitenlands IBAN op te nemen in het veld Excasso Sepa. Het veld BIC is hiervoor toegevoegd en bij buitenlandse IBAN verplicht om in te vullen ( in ieder geval nog tot 1 februari 2016). Pagina 3 Nieuwsbrief 8 november 2015

4 Op deze manier worden ook de buitenlandse IBAN meegenomen in het verloningsproces en kan in de meeste gevallen volstaan worden met één betaalbestand en zullen de buitenlandse IBAN ook opgenomen zijn op de salarisstrook en betaalstaten. Aangezien het aantal posities voor het afdrukken van het IBAN op de salarisstrook beperkt is zal er in het geval een IBAN bestaat uit 19 of meer tekens de 15 meest rechtse karakters getoond worden, aangevuld met drie puntjes aan de linkerzijde. Indien je van het bovenstaande gebruik gaat maken adviseren wij je na het vastleggen van de gegevens op het scherm Excasso SEPA de eventueel vastgelegde gegevens bij Excasso buitenland te verwijderen. 5 Personaliseren loonstrook We hebben vaak het verzoek gekregen om een loonstrook te maken met een eigen logo of een logo van een werkgever. Om deze persoonlijke touch van de loonstrook toegankelijker te maken, kun je nu zelf een logo* uploaden in Loket.nl en eenvoudig een eigen loonstrook aanbieden. Deze functionaliteit wordt zowel op providerniveau als administratieniveau geboden en is met het recht Applicatiebeheer provider te beheren. (*bestandsformaten jpg, jpeg, bmp, png en gif). 5.1 Eigen loonstrook provider Via Providerniveau Providergegevens Algemeen kun je onder het kopje Loonstrook een Loonstrook achtergrond instellen. Pagina 4 Nieuwsbrief 8 november 2015

5 Kies je daar voor Eigen afbeelding, dan komt direct de optie om een logo te uploaden. Met de -, 0 en + knop kun je het logo naar wens instellen door in of uit te zoomen of te herstellen. Via de download optie kun je direct een voorbeeld zien van de gepersonaliseerde loonstrook. Sla je de eigen afbeelding op, dan wordt dit de standaard loonstrook achtergrond voor alle werkgevers. De loonstrook met eigen afbeelding is altijd gebaseerd op het standaard sjabloon ( Zwart wit lijnen 2). 5.2 Eigen loonstrook werkgever Bij een werkgever was het al mogelijk om af te wijken van de standaard loonstrook achtergrond die op providerniveau ingesteld staat, maar nu kun je voortaan zelf een strook personaliseren door bijvoorbeeld een logo van het bedrijf te gebruiken. Via het pad Werkgeverniveau Administratie Algemeen Algemene gegevens kun je onder het kopje Loonstrook een Loonstrook achtergrond voor de werkgever instellen. Ook hier kies je voor Eigen Afbeelding en kun je een logo kiezen. Stel het logo naar wens in met de -, 0 en + knop en download eventueel een voorbeeld van de gepersonaliseerde loonstrook via de downloadoptie. Na het opslaan is dit nieuwe loonstrook achtergrond van de werkgever. De loonstrook met eigen afbeelding is altijd gebaseerd op het standaard sjabloon ( Zwart wit lijnen 2). Pagina 5 Nieuwsbrief 8 november 2015

6 6 Personaliseren Werknemerloket Om Loket.nl voor de werkgever een persoonlijker tintje te geven, maken we het mogelijk om een bedrijfslogo te uploaden in Loket.nl. Dit logo wordt tevens in het Werknemerloket getoond. Met het recht Applicatiebeheer werkgever kun je op Werkgeverniveau Start naast de NAWgegevens een bedrijfslogo uploaden. Zodra je met je muis over de afbeelding gaat, verschijnt het wijzig icoon rechtsonder in de hoek. Klik je daar op, dan krijg je de pop-up waarin het mogelijk is een bestand te selecteren. Kies het gewenste logo met als bestandsformaat jpg, jpeg, bmp, png of gif en stel het logo in met de -, 0 of + knop. Naast de opties opslaan of annuleren, heb je ook de mogelijkheid om een eerder geüpload logo te verwijderen. Zodra er een logo is opgenomen voor de werkgever, dan zal dit logo ook getoond worden in het Werknemerloket. Op deze manier kan een werkgever nog meer een eigen gezicht geven aan het Werknemerloket. Pagina 6 Nieuwsbrief 8 november 2015

7 7 Personaliseren Werknemer Om Loket.nl nog persoonlijker te maken is het mogelijk om bij een werknemer op het tabblad Persoon een foto te uploaden. De gebruiker werkgever dient hiervoor te beschikken over het recht Beheer arbeidsvoorwaarden WN of Beheer HRM. Het advies is om een pasfoto in.jpeg of.jpg te gebruiken voor het mooiste resultaat. Is de pasfoto geselecteerd, dan kan deze nog aangepast worden via de -, 0 of + knop om vervolgens op te slaan. Pagina 7 Nieuwsbrief 8 november 2015

8 8 Stijl gerelateerde zaken 8.1 Bestandsformaten De verschillende bestandsformaten van een overzicht worden voortaan met een icoon aangeduid in plaats van tekst. 8.2 Lijsten en tabellen Alle lijsten en tabellen in Loket.nl zijn visueel aangepast en hebben een moderner jasje gekregen. 8.3 Achtergrondkleur We hebben ervoor gekozen om de blauwe, paarse en oranje achtergrondkleur terug te dringen. In onderstaand voorbeeld een duidelijk voorbeeld hiervan: Voor: Pagina 8 Nieuwsbrief 8 november 2015

9 Na: 8.4 Aanpassing iconen bij openstaande of bevestigde loonaangifte We hebben een aanpassing doorgevoerd aan de iconen voor het pdf en het xml overzicht van de loonaangifte. In plaats van 2 identieke iconen tonen we de downloads voortaan op de volgende manier: Het bericht en het overzicht zijn inhoudelijk niet aangepast. 9 WKR overzicht op providersniveau Om werkgevers beter te kunnen informeren en adviseren omtrent de WKR regeling is er op providersniveau Collectief -> Overig -> Benutting werkkosten een overzicht beschikbaar waarbij snel de beschikbare vrije ruimte per werkgever bekeken kan worden. Op basis van een aantal vooraf in te stellen selecties kan dit overzicht worden opgevraagd, onderstaand tref je een voorbeeld hiervan aan. Pagina 9 Nieuwsbrief 8 november 2015

10 10 Aanpassingen verlofmodule 10.1 Rekening houden met feestdagen bij een verlofaanvraag Bij de inrichting van de verlofregeling kun je bij Feestdagen, Ja of Nee aangeven. Als deze op Ja staat wordt bij het aanvragen van verlof rekening gehouden met feestdagen in de betreffende verlofperiode. In dat geval wordt de feestdag niet als verlof aangemerkt Procesverbeteringen verlof Is bij een werkgever een verlofregeling o.b.v. uren van toepassing dan wordt in het automatische proces hier direct rekening mee gehouden. Je hoeft deze optie dus niet meer zelf op Ja te zetten. Pagina 10 Nieuwsbrief 8 november 2015

11 Betreffende verlofregeling wordt ook niet meer getoond in het scherm collectieve verlofopbouw. (Collectieve mutaties -> Verlof -> Verlofopbouw volgens regeling) Verlofopbouw periode 1 en 13 bij 4 wekenverloning Is bij een werkgever met een 4-wekenverloning een verlofregeling o.b.v. uren van toepassing dan kan in bepaalde gevallen onderstaand signaal optreden. In periode 1 zal het signaal worden gegeven als een medewerker uit dienst gaat in betreffende verloningsperiode maar vóór 1-1 van het betreffende kalenderjaar. (bv. uit dienst ) Het signaal wordt tevens getoond als een medewerker in dienst treedt in verloningsperiode 13 maar ná van het betreffende kalenderjaar. (bv. in dienst ) In die gevallen verzoeken we je de opbouw van verlof van betreffende medewerker even te controleren in eventueel aan te passen. 11 Diverse kleine aanpassingen 11.1 Inlogscherm Werknemerloket De toevoeging Vernieuwd is verwijderd van het inlogscherm van het Werknemerloket Aanpassing recht Raadplegen applicatiebeheer werkgever Met het recht Raadplegen applicatiebeheer werkgever kun je nu naast het raadplegen van de werkgever gebruiker ook zien of een werkgever gebruiker een afdelingsmanager is. Pagina 11 Nieuwsbrief 8 november 2015

12 11.3 Componenten 1001 t/m 1060 De componenten 1001 t/m 1060 worden op het mutatieverslag getoond als deze gemuteerd worden Zichtbaarheid button opslaan/annuleren Bij kleinere schermen kon het zijn dat de opslaan/annuleren button niet zichtbaar was bij het toevoegen van componenten aan een grondslag of fonds. Met de scrolfunctie is de button zichtbaar Werkgeverdossier verplaatst naar de nieuwe menu optie HRM Omdat de plaats waar de menuoptie Werkgeverdossier stond niet altijd als logisch werd ervaren hebben we besloten om de menuoptie te verplaatsen van de startpagina voor de werkgever naar de nieuwe menuoptie Werkgever HRM. ` 11.6 Datum hersteld niet meer op de verlofkalender De datum hersteld van een ziekmelding werd onterecht op de verlofkalender getoond als ziekte dag. Dat is aangepast en de hersteldatum wordt niet meer op de verlofkalender getoond Naamswijziging 50+ bij diversen In de tabel Premiekorting / mob. bonus is er een naamswijziging doorgevoerd. De omschrijving (6) Werknemer >= 50 jaar die vanuit een bepaalde uitkeringssituatie in dienst is is aangepast naar (6) Premiekorting in dienst nemen oudere werknemers. De aanpassing is conform de naamgeving die de belastingdienst hanteert. Pagina 12 Nieuwsbrief 8 november 2015