Spreken en techniek. 1. De tien meest populaire manieren om je presentatie te verknallen

Transcriptie

1 Spreken en techniek 0. Inleiding 1. De tien meest populaire manieren om je presentatie te verknallen Handboeken communicatie vertellen hun lezers altijd waarop ze moeten letten en welke regels ze in het achterhoofd moeten houden. Maar misschien is het s interessant om dit onderwerp van de andere kant te bekijken. Als je de volgende tips volgt, dan zal je presentatie gegarandeerd mislukken. Het is een overzicht van de tien meest gemaakte fouten bij een presentatie. 1. Je hebt je slecht of niet voorbereid op je presentatie. Zelfs degenen die altijd goeie presentaties geven, blijven zich voorbereiden op elke presentatie. Wie zich voorbereidt en oefent, kan zijn informatie veel beter presenteren en kan veel beter op reacties en vragen anticiperen. Lees dan verder bij 1. Stap 1: De presentatie voorbereiden. 2. Je maakt een slechte eerste indruk. Een publiek oordeelt over een spreker binnen de eerste twee minuten van een presentatie. De meeste zelfs na 30 seconden. Wie dus een eerste slechte indruk maakt, verliest aan geloofwaardigheid en ziet zo zijn kansen verminderen op het geven van een efficiënte presentatie. Onthoud dus dat je nooit een tweede kans krijgt op een eerste goede indruk. Lees dan verder bij 2. Stap 2: 1.4: De presentatie uitschrijven. 3. Niemand weet wat je met je presentatie eigenlijk wil bereiken. Als jij niet weet wat je publiek zou moeten kennen/kunnen/doen na je presentatie, dan heb je geen reden om een presentatie te geven. De doelstelling(en) van je presentatie kennen is de basis voor het ontwerpen van een efficiënte presentatie. Lees dan verder bij 1. Stap 1: 1.3. Het doel van de presentatie. 4. Je presentatie heeft een slechte visuele ondersteuning. Beelden helpen je om de belangrijkste punten van je presentatie in de verf te zetten. Als een efficiënte visuele ondersteuning ontbreekt in je presentatie, gooi je één van de belangrijkste communicatiemiddelen overboord. Lees dan verder bij Stap 2: 2. De visuele middelen. 5. Je blijft op die ene tegel plakken tijdens de hele presentatie. Er is niks erger dan een spreker die besloten heeft om zijn plekje nooit meer te verlaten. Natuurlijk moet je niet plots tijdens je presentatie de volledige zaal gaan verkennen, maar een natuurlijke lichaamsbeweging van de spreker helpt om het publiek bij het onderwerp te houden. Lees dan verder bij Stap 3: 2.2. Het lichaam van de spreker. 6. Je betrekt het publiek niet in je presentatie. Je krijgt je toehoorders zeer gemakkelijk ongeïnteresseerd, als je ze toelaat om passief te blijven. Als je het publiek betrekt in je presentatie (bijvoorbeeld door aan hen vragen te stellen), dan zullen zij vlugger geneigd zijn om aandachtig te blijven. Lees dan verder bij Stap 3: Het publiek doet lastig. Spreken en Techniek 1

2 7. Je slaagt erin slechts één gezichtuitdrukking te hanteren tijdens de hele presentatie. Gepaste gezichtsuitdrukkingen helpen om bepaalde elementen uit de presentatie te beklemtonen en zo de boodschap beter over te brengen. Lees dan verder bij Stap 3: Gelaatsuitdrukkingen. 8. Je maakt geen oogcontact met je publiek. Als je een presentatie geeft, dan wil je zo efficiënt mogelijk communiceren met je publiek. Als je geen oogcontact maakt met je publiek, dan zullen zij jou en/of je boodschap niet serieus nemen. Lees dan verder bij Stap 3: Oogcontact. 9. Je hebt vakkundig elke vorm van enthousiasme uit je presentatie geweerd. Als jij al niet enthousiast bent over het onderwerp, waarom zou je publiek het dan wel zijn? Sprekers die vol passie hun presentatie geven, zijn vaak de beste. Maar let er wel op dat je hierin niet onnodig gaat overdrijven. Niet elk onderwerp verlangt een spreker barstend van enthousiasme. Lees dan verder bij Stap 3: 2. Vijf stappen in het geven van een goede presentatie. 10. Het slot van je presentatie lijkt nergens op. Zelfs al heb je bovenstaande valkuilen vermeden, dan nog kan je de efficiëntie van je presentatie ondergraven door het slot van je presentatie te verwaarlozen. Het slot verwijst terug naar het begin van de presentatie en vormt zo als het ware een beschermende ring rond je presentatie. Ook maak je hier (nog eens) duidelijk wat je van het publiek verwacht: iets kennen/kunnen/doen. Lees dan verder bij 2. Stap 2: 1.4: De presentatie uitschrijven. Uiteraard kan je op nog veel andere manieren je presentatie verknoeien, maar deze tien komen het meest voor. Hou er wel rekening mee dat de oplossingen voor deze problemen soms meer schade aanrichten dan het eigenlijke probleem. Wie bijvoorbeeld weinig of geen expressie in zijn gezicht legt, moet niet ineens gekke bekken beginnen trekken tijdens zijn presentatie. Doe alles met mate. We weten nu al welke fouten we moeten vermijden, maar dat is niet voldoende om een goede presentatie te geven. In het volgende onderdeel bekijken we al even kort hoe je uiteindelijk een goede spreker kan worden. 2. Hoe geef je een goede presentatie?: een stappenplan Bijna alle goede sprekers volgen hetzelfde bouwplan om een presentatie te geven. Dat bouwplan werkt volgens vier stappen Stap1: Tijdens de voorbereiding van de presentatie concentreert men zich eerst op de algemene situatie van de presentatie. Welk thema moet men behandelen? Wat is het doel van de presentatie? Voor welk publiek gaat men spreken? Waar en wanneer zal dat alles plaatsvinden? Heeft die locatie de geschikte apparatuur? Daarna begint men het nodige materiaal voor de presentatie bijeen te zoeken. Zo kan men uiteindelijk het onderwerp afbakenen en het overgebleven materiaal structureren. Stap 2: Uiteindelijk wordt er aan de uitwerking van de presentatie begonnen. Er wordt een inhoudelijk sterke tekst geschreven die aan de basis zal liggen van de Spreken en Techniek 2

3 presentatie. Samen daarmee maar meestal erna zullen goede sprekers vandaag een PowerPoint-presentatie in elkaar steken om hun presentatie te ondersteunen. Stap 3: Uiteraard komt ooit de dag van de waarheid waarop de presentatie gegeven zal moet worden. Tijdens zo n presentatie let een goede spreker op zijn stemgebruik en lichaamstaal. Ook kan hij of zij dan perfect omgaan met onverwachtse voorvallen Stap 4: De laatste stap wordt vaak vergeten door sprekers die slechts af en toe een presentatie moeten geven. Na de presentatie zou een spreker moeten reflecteren op de geleverde prestatie. Wat was goed? Wat kon beter? Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik die fout(en) de volgende keer niet meer maak? Kortom: Stap 1: De presentatie voorbereiden - De algemene situatie van de presentatie kennen o Aanleiding van de presentatie? o Onderwerp van de presentatie? o Doel van de presentatie? o Doelpubliek van de presentatie? o Andere sprekers voor of na je presentatie? o Plaats van de presentatie? o Tijd van de presentatie? - De presentatie voorbereiden o Materiaal zoeken o Onderwerp afbakenen o Overgebleven materiaal structureren Stap 2: De presentatie uitwerken - Een tekst als basis voor de presentatie uitwerken o Inhoudelijk sterk o Structureel correct Inleiding Midden Slot o Aantrekkelijk - Presentatie visueel ondersteunen via MS PowerPoint Stap 3: De presentatie geven - Voor de presentatie: spreekangst en zaalopstelling - De stem goed gebruiken - Een gepaste lichaamstaal hanteren - Met onverwachtse voorvallen omgaan - Na de presentatie: de vragenronde Stap 4: De presentatie evalueren - Wat was goed? - Wat kon beter? - Hoe kan de presentatie verbeterd worden? Spreken en Techniek 3

4 1. Stap 1: De presentatie voorbereiden 0. Inleiding Hoewel het overal tot treurens herhaald wordt, vergeten veel sprekers dat de voorbereiding meestal de kwaliteit van de uiteindelijke presentatie bepaalt. Problemen die later opduiken (bijvoorbeeld spreekangst), kunnen vaak weggewerkt worden door een grondige voorbereiding van de presentatie. Net zoals je eerst gaat controleren of een bepaald stuk land wel geschikt is voor het huis dat je wil bouwen, ga je ook eerst de omgeving van de presentatie verkennen. Je zal je afvragen wat de algemene situatie van de presentatie is: bijvoorbeeld, wat is de aanleiding van de presentatie, en welk onderwerp moet er behandeld worden? Maar ook de meer reële kenmerken van de presentatie mag je niet uit het oog verliezen: bijvoorbeeld, waar zal je de presentatie moeten geven, en wie zal je publiek zijn? En als we dezelfde beeldspraak van daarnet hernemen, moet je er ook voor zorgen dat de fundamenten van je huis in orde zijn, voordat je aan het eigenlijke metselwerk begint. Een gebouw zal in elkaar storten als het niet op een stevige fundering steunt. Voordat je de presentatie geeft, moet je dus goed voorbereid zijn. Eerst moet je genoeg materiaal over het onderwerp verzameld hebben. Daarna ga je de stukken selecteren die je in de presentatie zal behandelen. Uiteindelijk ga je die informatie op de gepaste manier structureren. 1. De algemene situatie van de presentatie Als je de opdracht krijgt om een presentatie te geven, dan begin je met jezelf enkele noodzakelijke vragen te stellen. Voorlopig hoef je nog geen materiaal te verzamelen of en een tekst uit te schrijven, want eerst moet je achterhalen welke soort presentatie je zal moeten geven. Het antwoord daarop zal de rest van je voorbereiding bepalen. Je probeert dus eerst volgende vragen op te lossen: - Wat is de aanleiding? - Wat is het onderwerp? - Wat is het doel? - Wie is het doelpubliek? - Komen er sprekers voor of na mij? - Waar is de presentatie? - Wanneer is de presentatie? 1. De aanleiding van de presentatie Waarom moet ik een presentatie geven? Wat kunnen de gevolgen zijn van mijn presentatie? Kadert het in een groter geheel? Is het een formele of informele bijeenkomst? 2. Het onderwerp van de presentatie Waarover zal mijn presentatie handelen? Moet ik het onderwerp sterk uitdiepen of moeten alleen de grote lijnen weergegeven worden? Het antwoord hierop hangt samen met de aanleiding, het doel, het doelpubliek en de gegeven tijd van de presentatie. Ook kunnen andere sprekers de invulling van je onderwerp beïnvloeden. 3. Het doel van de presentatie Spreken en Techniek 4

5 Je moet duidelijk voor ogen hebben wat het publiek na afloop van de presentatie zou moeten kennen/kunnen/doen. Meestal onderscheidt men vijf mogelijke doelen bij menselijke communicatie. Soorten doelen De spreker wil het publiek De spreker wil de van het publiek beïnvloeden Informatief Informeren Kennis over feiten Instructief Instructies geven Vaardigheden Persuasief Overtuigen Mening en houding Motiverend Aanzetten tot actie Bereidheid en gedragsintentie Affectief Gevoelens opwekken Emoties Volgens een recent Nederlands onderzoek (TU Delft) gaan ingenieurs vooral informatieve presentaties geven. Althans, de respondenten zelf omschreven iets meer dan de helft van hun presentaties als informatief. Verkopen 6% Adviseren 12% Informeren 51% Instrueren 14% Gemengd 17% Toch moeten hier enkele bedenkingen bij gemaakt worden. Ten eerst, een presentatie bespeelt meestal verschillende doelen tegelijkertijd. Als een publiek aangezet moet worden tot actie, dan zal je dat publiek eerst daarover moeten informeren, overtuigen waarom ze het zouden doen, en uiteindelijk instrueren hoe ze dit moeten doen. Ook kan je vragen stellen bij het begrip informatieve presentatie. Volgens bepaalde onderzoekers geef je geen presentatie om de mensen te tonen wat je kent, maar wel meestal om die mensen te overtuigen van je zaak. Bijvoorbeeld, een presentatie als Eindpresentatie aan klant van een concept boorplatform zal die klant niet alleen willen informeren over dat boorplatform maar waarschijnlijk die ook willen overtuigen van de rendabiliteit, nut, enzovoort ervan. Toch is het zeer nuttig om vooraf de doelen van de presentatie voor jezelf duidelijk te maken. Op die manier kan je de informatie op de meest gepaste manier ordenen. Bijvoorbeeld, als je het bouwontwerp van een nieuw gemeentehuis moet toelichten, dan hou je er best rekening mee dat je de burgemeester en schepenen van je plannen zal moeten overtuigen. Misschien zal een opsomming van zeer technische gegevens in je presentatie dan plaats ruimen voor een meer uitgebreide uiteenzetting van de voordelen van zo n ontwerp. Soms is een presentatie zelfs niet het meest geschikte middel om een bepaalde doel te bereiken: Spreken en Techniek 5

6 - als er veel en gedetailleerd informatie overgedragen moet worden; - als er veel informatie onthouden moet worden; - als er complexe materie overgebracht moet worden die praktisch toegepast moet worden. In deze gevallen is het veel efficiënter om het materiaal schriftelijk aan het publiek mee te geven. Ondanks deze beperkingen zijn er ook veel situaties waarin een presentatie net veel nuttiger is dan zijn schriftelijke tegenhanger. Een presentatie kan perfect: - de belangstelling opwekken voor het onderwerp; - de mening van het publiek over het onderwerp opwekken; - het publiek tot actie aanzetten; - de discussie over een bepaald onderwerp aanwakkeren. 4. Het doelpubliek van de presentatie Zoals het bekendste communicatieschema duidelijk maakt, gaat communicatie nog altijd over een zender die een boodschap stuurt naar een ontvanger. Die ontvanger moet steeds centraal staan in de voorbereiding van je presentatie, en daarom probeer je eerst volgende vragen op te lossen: - Wat is de achtergrond van het publiek? Kennen ze het onderwerp? Zo ja, hoe goed kennen ze het? Hebben ze al bepaalde ideeën over het onderwerp? - Waarom komen ze naar mijn presentatie? Wat verwachten ze te horen? - Kennen ze elkaar? - Wat is de gemiddelde leeftijd? - Welk taalgebruik associëren ze met een presentatie? - Zijn ze (niet) verplicht aanwezig? - Welke vragen zullen ze waarschijnlijk stellen? - Hoeveel personen zullen er zijn? De laatste vraag is zeer belangrijk, want zoals Amerikaanse presentatie-experts het omschrijven: Size does matter! Hoeveel personen het publiek telt, bepaalt welke soort presentatie je zal geven. Onderstaand schema toont hoe een verschillend aantal toeschouwers de presentatie een volledig andere richting uitduwt. staat centraal Visuele ondersteuning Kleine groep (tot 6 pers.) Interactieve groep (tot 12 pers.) Gestructureerde groep (tot 25 pers.) het publiek de inhoud de inhoud en de spreker geen geen doelstellingen beperkingen beperkingen van de presentatie beklemtonend Groepen in een grote zaal (vanaf 25 pers.) de spreker wel beperkingen: moet nl. gemakkelijk om te lezen zijn Bij kleine groepen staat het publiek centraal. Doordat er zo een intieme relatie ontstaat tussen publiek en spreker, gaan de toeschouwers zich belangrijk voelen. Ze krijgen de indruk dat zij de presentatie gaan sturen. Presenteerstijl, tempo of de mate van groepsinteractie lijken door het publiek bepaald, en niet door de spreker. De kwaliteit van de presentatie wordt dan niet onmiddellijk bepaald door de structuur ervan of door jouw presentatietechnieken, maar door je band met het publiek. Vanaf meer dan 6 personen wordt echte interactie tussen spreker en publiek bijna onmogelijk tijdens een presentatie. Als compensatie wordt de inhoud nu beklemtoond, Spreken en Techniek 6

7 waardoor de visuele ondersteuning de inhoudelijke doelstellingen van de presentatie nu helpt te verduidelijken. Zodra je een presentatie geeft aan een groep van personen, moet je alleen maar gefocust zijn op hoe je de boodschap zo goed mogelijk zal overbrengen. Het publiek verwacht dit ook en zal daarom niet onmiddellijk proberen om je te onderbreken. Interactie tussen spreker en publiek is zo zeer minimaal. Maar het verwacht dan wel dat de visuele ondersteuning zich concentreert op de belangrijkste doelstellingen van de presentatie. Bij zeer grote groepen moet je beseffen dat het publiek alleen afgekomen is omdat het jou wil zien. Niet alleen de inhoud van de presentatie maar ook de spreker zelf is dus nu belangrijk. Doordat de groep zo groot is, moet men ook de leesbaarheid van de visuele ondersteuning niet uit het oog verliezen. Hoe je die visuele ondersteuning nu concreet moet invullen, wordt behandeld in Stap Andere sprekers voor of na de presentatie Vaak ben je de enige die een presentatie moet geven, maar het kan toch ook voorvallen dat er andere sprekers voor of na jou optreden. Hou daarom rekening met de volgende vragen: - Zijn er andere sprekers? - Waarover zullen ze presenteren? Zal hun presentatie overlappen met die van jou? Zullen ze jouw standpunt aanvechten? 6. De plaats van de presentatie Zelfs al heb je de beste presentatie ooit in je achterzak zitten en ben jij de meest geschikt persoon om die te geven, dan nog kan de kwaliteit van je presentatie sterk tegenvallen. Wie bijvoorbeeld een schitterende PowerPoint-presentatie in elkaar gestoken heeft, ziet misschien de moed in zijn schoenen zakken als hij ontdekt dat de zaal geen computer of beamer heeft. Externe omstandigheden zorgen er soms voor dat je moet afwijken van je planning en soms gaat een presentatie dan volledig de mist in. De tijd van de presentatie is hierin een belangrijke factor, dat behandelen we straks, maar ook de plaats van de presentatie kan een belangrijke rol spelen in het slagen van je prestatie: - Waar moet ik de presentatie geven? - Kan ik die zaal op voorhand bekijken? - Is de nodige apparatuur aanwezig? (computer, projectiescherm, beamer, projector, audio-installatie) - Zal er technische bijstand aanwezig zijn? - Hoe zal de zaal opgesteld zijn? De zaalopstelling kan een presentatie kraken of maken. Als de eerste tien rijen leeg staan, dan zal niemand meer de honderd mensen opmerken die naar jou aan het luisteren zijn. Ook kan het bijvoorbeeld een intieme en opbouwende sfeer creëren, maar soms kan het net een zeer hiërarchische en autoritaire indruk geven. Uiteraard kan elke zaalopstelling ooit gebruikt worden, maar niet bij elke presentatie. Hoe je de zaal inricht, hangt af van de soort presentatie die je gaat geven: 1. Een theater Dit is vooral gepast voor grotere groepen. Alvast zorg je ervoor dat iedereen jou en de visuele ondersteuning goed kan zien. Vaak kan je niet zoveel veranderen Spreken en Techniek 7

8 aan de uiteindelijke zaalopstelling. Meestal zorgt een theater voor een zeer hoogdravende indruk, maar soms verandert de sfeer al volledig, als de banken bijvoorbeeld niet meer tegen elkaar staan, maar kleine eilandjes vormen. Zoiets noemt men dan een leslokaal-opstelling. 2. Een U Deze opstelling wordt vooral bij kleinere groepen gebruikt. Contact tussen spreker en publiek is veel directer, waardoor deze opstelling vaak gebruikt wordt voor trainingen en groepsdiscussies. 3. Een vergadertafel Bij kleinere groepen is de vergadertafel -opstelling de meest populaire. Zowel formele als informele presentaties kunnen bij zo n opstelling gegeven worden. Daarnaast kan het contact tussen spreker en publiek heel direct zijn. Het blijft wel belangrijk dat de spreker aan het hoofd van de tafel zit (of aan een andere prominente plaats), zodat de spreker alle aandacht blijft opeisen. Kortom: Een theater Een U Een vergadertafel Grootte groepen Groot Kleiner Eerder klein Sfeer Formeel Vooral informeel Zowel formeel als informeel De zaal mag nooit volledig verduisterd worden tijdens projecties, want de aandacht van het publiek zal hierdoor veel sneller verslappen. Ook kunnen ze intussen geen notities nemen, als ze dat zouden willen. Daarnaast kan de spreker geen oogcontact meer houden met zijn publiek. 7. De tijd van de presentatie Als het gaat over de tijd van de presentatie zijn er drie essentiële vragen die beantwoord moeten worden: - Hoeveel tijd heb ik om de presentatie voor te bereiden? - Hoe lang moet de presentatie duren? - Wanneer moet ik spreken? Is de presentatie aan het begin van de dag of net aan het einde ervan? Kom ik vlak voor of net na een pauze? Komt het publiek net uit een vakantie of gaan ze er net aan beginnen? Vaak krijg je voor een presentatie een opgelegd aantal minuten om te vullen, en kan je zelf niet kiezen hoe lang je zal spreken. Als je toch een van die zeldzame keren meemaakt dat je zelf de tijdsduur van je presentatie mag vastleggen, dan moet je zeker volgende informatie in het achterhoofd houden. Talrijke Amerikaanse onderzoeken toonden aan dat de gemiddelde volwassen toehoorder slechts 15 tot 20 minuten met zijn volle aandacht bij een presentatie kan blijven. (zie onderstaande grafiek) Na 5 minuten zien we al een eerste verval. Bij testen viel onder andere op dat studenten vooral de eerste minuten van een presentatie nog zeer goed konden herinneren. De tweede val in de concentratie valt onvermijdelijk na ongeveer 20 minuten. Terwijl ze enkele minuten daarvoor nog driftig notities aan het nemen waren, gaan studenten in colleges bijvoorbeeld dan hun pennen even aan de kant leggen. Sommigen gaan zelfs enkele seconden hun ogen sluiten, anderen zitten enkele minuten voor zich uit te staren zonder enige beweging te maken. Spreken en Techniek 8

9 Na 45 minuten is het onmogelijk om een publiek nog te boeien. Dan kan de aandacht niet meer bij de spreker gehouden worden. Het publiek wordt dan onrustig en begint storende geluiden te maken. Vreemd genoeg duren de meeste lessen in het hoger onderwijs vaak meer dan één uur, terwijl de laatste minuten van die colleges dus eigenlijk bijna zinloos zijn. Het publiek let toch niet meer op. Het secundair onderwijs daarentegen vangt dit probleem wel op door lesuren van 50 minuten in te voeren. Daarom, de ideale presentatie duurt: - ongeveer 20 minuten, - maar zeker niet langer dan 45 minuten! Als het mogelijk is, dan moet de spreker ook de belangrijkste informatie in de eerste vijf minuten plaatsen van zijn presentatie. Zo zal het publiek dit zeker onthouden. aandacht van het publiek tijd (minuten) 2. De voorbereiding van de presentatie Zelfs al moet je niet voortdurend presentaties geven, dan nog besef je waarschijnlijk wel dat je eerst de inhoud van je presentatie moet gaan verzamelen voordat je die kan gaan uitwerken. Hoewel dit dus voor de meeste sprekers vrij irrelevant lijkt om hier te vermelden, mogen deze onderdelen toch niet in ons stappenplan ontbreken. 1. Materiaal zoeken Uiteraard hangt het af van je onderwerp waar je de informatie ervoor gaat zoeken. Maar ook andere kenmerken van de presentatie (doelstelling, publiek, enzovoort) bepalen welk materiaal de spreker zal moeten zoeken. Toch moet je je niet laten beperken in het totale aantal materiaal. Vaak kent de spreker de materie van zijn presentatie door en door, en als expert weet hij dan uiteraard welke bronnen hij hiervoor moet aanspreken. Het blijft wel een interessante oefening om te bedenken welke bronnen je NIET gaat gebruiken. Zoals daarnet al vermeld 1, bestaan puur informatieve presentaties niet, en wordt er steeds een extra doelstelling gekoppeld aan zo n presentatie. Bij het kiezen van 1 - zie Spreken en Techniek 9

10

11 2. Stap 2: De presentatie uitwerken 0. Inleiding Nadat je alle mogelijke informatie over de presentatie hebt verzameld, moet je beginnen met de eigenlijke uitwerking. Meestal dient een uitgeschreven tekst al basis voor de latere presentatie, daarom wordt dit eerst behandeld. Daarna start je met de noodzakelijke visuele ondersteuning van je presentatie. 1. Inhoud 1. Spreken vs. schrijven Vaak herkent een publiek direct een spreker die zijn presentatie van buiten geleerd heeft. Als je aan de toehoorders dan vraagt waarom ze dit vermoeden, dan vertellen ze dat het niet natuurlijk klinkt. De spreker is moeilijk te volgen: hij gebruikt te zware woorden, vermeldt teveel details, enzovoort. Slechte sprekers schrijven inderdaad hun presentaties woord voor woord uit, memoriseren die tekst en gaan dan zo voor het publiek staan. Maar ze verliezen uit het oog dat een geschreven tekst die luidop gelezen wordt geen synoniem is voor een presentatie. Gesproken taal heeft namelijk enkele zeer kenmerkende eigenschappen, die niet voorkomen in schrijftaal. Spreektaal Korte zinnen Eenvoudige zinsconstructies Bijna geen bijzinnen: vooral en en Persoonlijke stijl: veel persoonlijke voornaamwoorden (ik, jij, wij, jullie) Vooral actieve zinnen: bijna geen zinnen met worden Eenvoudig taalgebruik: - vooral alledaagse woorden: b.v. sturen - veel kwalificerende termen: b.v. veel, een heleboel - veel alomvattende termen: b.v. geen, nooit, altijd Veel rechtstreekse aanspreekvormen: vragen en instructies Relatief veel taalfouten: o.a. ongrammaticale zinnen Relatief veel onderbrekingen: veel aarzelingen ( euh ) en onafgemaakte zinnen Schrijftaal Lange zinnen Complexe zinsconstructies Veel bijzinnen Onpersoonlijke stijl: bijna geen verwijzingen naar de schrijver Vooral passieve zinnen: zinnen met worden Moeilijk taalgebruik: - vooral ambtelijke of ouderwetse woorden: b.v. zenden - jargon - exacte aanduidingen Weinig rechtstreekse aanspreekvormen: meer indirect Alleen kleine taalfouten: vooral spelling Bijna geen onderbrekingen Bijvoorbeeld, de gemiddelde lengte van een zin is in een gesprek ongeveer 16 woorden korter. De woordenschat in een gesprek is ook veel beperkter: persoonlijke voornaamwoorden als ik en jij vormen zelfs acht procent van het totale aantal gebruikte woorden. Daarnaast zijn die gebruikte woorden gemiddeld korter dan die uit een tekst. Ook luistert een gemiddeld publiek niet graag naar een spreker die voortdurend zwakke woorden gebruikt als misschien en waarschijnlijk. Je toehoorders verwachten bijna Spreken en Techniek 11

12 altijd dat jij de expert bent en dat je niet twijfelt aan wat je vertelt. Als je dan toch niet zeker bent van je stuk, probeer je dat met de nodige gegevens te staven zodat het publiek bemerkt dat je twijfel grondig gefundeerd is. Dus: - schrijf korte en eenvoudige zinnen, - spreek je publiek aan, - zorg ervoor dat je woordenschat aangepast is aan het publiek dat voor je zit, - gebruik geen zwakke woorden. 2. Spreken vs. presenteren Sommige handleidingen voor presentaties raden hun lezers aan om bij een toespraak of voordracht hun publiek toe te spreken alsof ze met hen een gesprek aan het voeren zouden zijn. Hoewel veel toehoorders verkiezen dat sprekers op natuurlijke wijze een presentatie geven, moeten er toch drie belangrijke verschillen gezien worden tussen spreken en presenteren: - Presenteren is veel gestructureerder. Zoals stap 1 duidelijk voorschrijft, is een grondige planning vereist. Wie zich bij het begin van een presentatie excuseert dat hij het niet grondig heeft kunnen voorbereiden, gaat steevast over zijn tijdslimiet en brengt zijn verhaal zeer wanordelijk. Ook toon je eigenlijk minachting voor je publiek door je slechts gebrekkig voor te bereiden. - Presenteren is formeler dan gewoon converseren. Natuurlijk is een presentatie niet het equivalent van een gesproken formele tekst, maar het gebruikt toch veel meer formele woorden dan een spreker tijdens een gesprek. Een publiek houdt er niet van als een spreker zijn toehoorders dood slaat met moeilijke woorden, maar men hoeft het publiek ook niet te behandelen alsof het pas leren lezen heeft. Onderzoek toont aan dat te informeel taalgebruik de geloofwaardigheid van een presentatie aantast. - Presenteren vraagt een andere manier van spreken, want je moet je stem en houding aanpassen aan deze specifieke situatie. Zo moet je je zeer persoonlijke en daarom irritante maniertjes van spreken en je gedragen afgooien tijdens een presentatie. 3. Geschreven tekst vs. gesproken tekst Hou er rekening mee dat 1 uitgeschreven tekst van 1 A4 tje overeenkomt met 2 à 3 minuten praten. Een andere regel die niet vergeten mag worden, is dat 5 minuten oefentijd meestal overeenkomt met 7 minuten effectieve spreektijd. Tijdens de echte presentatie gaat namelijk alles wat trager dan wanneer je thuis alles rustig zit voor te bereiden. Oefentijd Spreektijd 5 minuten 7 minuten 10 minuten 14 minuten 15 minuten 21 minuten 4. Het uitschrijven van de presentatie Een presentatie staat of valt met de structuur ervan. Elke goede (geschreven of gesproken) tekst kent de befaamde driedeling: inleiding, midden en slot. Bij een presentatie wordt het slot vaak vergeten, waardoor het een onaffe indruk nalaat bij het publiek. Echt slechte sprekers slagen erin om de inleiding compleet te negeren en hun presentatie plots af te ronden met dat is t. Spreken en Techniek 12

13 Inleiding en slot zijn zo belangrijk dat er vaak aangeraden wordt om die twee onderdelen van buiten te leren. Op die manier kom je zeer vlot en ontspannen over tijdens die zeer belangrijke momenten in je presentatie. 1. De inleiding 1. De regels - Begroet het publiek. Je bedankt hen ook voor hun komst. Daarnaast kan je dan je jezelf voorstellen. - Stem het publiek gunstig. Soms is er een afstand tussen spreker en publiek, waardoor de boodschap nooit vlot kan overkomen. Maar als de toehoorders de spreker sympathiek vinden, zullen ze aandachtiger luisteren en een afwijkende mening vlugger aanvaarden. Daarom gaan geoefende sprekers bijvoorbeeld beginnen met een anekdote om het contact tussen hen beiden te vergemakkelijken. - Wek de aandacht voor het onderwerp. Veel onderwerpen lijken op het eerste zicht dodelijk saai. Vaak moet je een publiek verleiden om naar jou te luisteren, zelfs al zitten ze uit vrije wil in de zaal. Een gepaste invalshoek zorgt er al voor dat de meeste toehoorders zich overwonnen geven. Je vertelt welke vragen je zal beantwoorden tijdens je presentatie of waarom dit onderwerp hen zal interesseren. - Geef een korte vooruitblik op je presentatie. Je vermeldt wat de inhoud en structuur van je presentatie is, hoe lang de presentatie zal duren, of er hand-outs zijn, en wanneer het publiek vragen kan stellen. 2. Mogelijke openers - naar de actualiteit verwijzen, - een grap vertellen (maar wees dan ook grappig) die verband houdt met het onderwerp, - een (persoonlijke) anekdote (door iets van/over jezelf vertellen kan je bijna elk publiek behagen), - beeldspraak: een vergelijking, - een citaat, - een historische invalshoek, - een vraag, - het publiek verwelkomen (vooral bij zeer officiële toespraken), - het belang van het onderwerp onderstrepen, - de probleemstelling aanhalen (vaak geven presentaties een oplossing voor een probleem), - maar vergeet vooral niet: de structuur van de presentatie aan te halen, de duur van de presentatie te vermelden. 2. Het midden Het midden van je presentatie (in het Engels noemt men dit the body ) volgt de richtlijnen die aangereikt worden in het onderdeel structureren. We verwijzen dan ook graag door naar die pagina s. 3. Het slot 1. De regels - Waarschuw het publiek dat het einde van de presentatie nadert. Om alles misverstanden te vermijden vermeld je expliciet dat je nu aan het einde van de presentatie begint. Bewust of onbewust gaan je toehoorders even hun rug strekken en met hernieuwde aandacht luisteren naar wat je gaat vertellen. Spreken en Techniek 13

14 - Maak een samenvatting van belangrijkste punten van je presentatie. In je slot verduidelijk je voor het publiek nog eens wat de doelstellingen van je presentatie zijn. Als je een stelling probeert te bewijzen, herhaal je de belangrijkste argumenten om jouw verhaal te geloven. - Herhaal het besluit van je presentatie, of doe een voorstel om het probleem op te lossen. Om ervoor te zorgen dat het publiek de boodschap goed begrepen heeft, vermeld je nog eens de conclusie van je verhaal. Zorg er dan wel voor dat het publiek snapt hoe je tot dat besluit komt. In het midden van je presentatie moet je dus je argumentatie opbouwen. Als je als slot een voorstel doet, moet je ervoor zorgen dat je toehoorders de redenen weten waarom je net dat voorstelt. - Terugverwijzen naar de inleiding ( de cirkel is rond : je begint bij een bepaald punt en eindigt er ook mee). Een gemiddeld publiek houdt ervan dat de presentatie een afgerond geheel vormt. Door naar de inleiding te verwijzen creëer je samenhang in je betoog. 2. Mogelijke afsluiters - Verwijs terug naar je inleiding. - een conclusie of samenvatting, - een dankwoord (hoewel het daar vaak niet op zijn plaats staat), - oproep tot actie 5. De presentatie aantrekkelijk maken Als je de regels voor een correct inleiding en slot volgt, zijn al enkele van de grootste struikelblokken van presenteren ontweken. Toch moet je er ook voor zorgen dat het een interessant geheel blijft. Hierna krijg je enkele manieren om je presentatie aantrekkelijk te maken voor het publiek. Uiteraard gebruik je ze met mate, anders verliezen ze hun sterkte. - Doe alles in drievoud. Niet alleen bestaat elke goede tekst uit drie delen (inleiding, midden en slot), maar ook kleinere tekstonderdelen bestaan best uit drie. Als je een opsomming geeft, vermeld je er best drie. Als je vier argumenten hebt om je stelling te staven, reduceer je die best tot drie. Blijkbaar kunnen mensen iets beter begrijpen als het uit drieën bestaat. De befaamde drieslag is de vreemdste maar waarschijnlijk ook de meest efficiënte techniek om een presentatie te verlevendigen. - Herhaal. Herhaal. Herhaal. Uiteraard kan je vaak je standpunt herhalen zodat het publiek goed beseft wat je wil overbrengen. Maar ook kan je zinnen herhalen, maar natuurlijk slechts drie keer Of bijvoorbeeld slechts het begin van een bepaalde zin, zoals goede sprekers doen als ze een toespraak moeten houden. - Wees grappig. Toon een cartoon, vertel een grap, beschrijf een grappige situatie. Zorg er wel voor dat dit alles met je presentatie te maken heeft. En vooral, wees dan ook grappig. Niks pijnlijker dan een grap die mislukt tijdens een presentatie. Als het publiek niet lacht, begin dan niet de grap uit te leggen. Waarschijnlijk is dat nog pijnlijker. - Steel interessante uitspraken. Vaak gebruiken sprekers citaten om hun presentatie op te fleuren. Soms lijkt het zelfs zo dat de geciteerde autoriteit op die manier de zaak van de spreker verdedigt. - Vermeld statistieken en getallen. Spreken en Techniek 14

15 Cijfers helpen soms een situatie te verduidelijken, maar kunnen een presentatie ook verzwaren. Teveel informatie is namelijk nooit goed, maar je kan dit gevaar ontwijken door je cijfermateriaal in de PowerPoint te steken. Dan moeten je luisteraars niet voortdurend aandachtig luisteren, maar kunnen ze alles gewoon van het scherm aflezen, wat veel minder inspanning vraagt. Daarnaast is het intellectueel oneerlijk om cijfermateriaal alleen mondeling mee te delen. Je geeft het publiek dan geen kans om over die informatie na te denken. - Geef voorbeelden. Vaak kunnen toehoorders iets sneller begrijpen als je een voorbeeld geeft dat de theorie illustreert. - Vertel anekdotes in verband met het onderwerp. Als een onderwerp te theoretisch voorgesteld wordt, dan gaat het publiek veel sneller zijn aandacht verliezen. Een verhaal daarentegen scherpt de geest van je toehoorders en doet ze even rechtop zitten. Opnieuw moet je erop letten in welke context je een presentatie geeft. Heel formele evenementen vereisen soms dat je je beperkt tot het theoretisch kader. - Gebruik een persoonlijke invalshoek. Soms kan een presentatie nood hebben aan een luchtiger moment, en een persoonlijke ontboezeming kan hierbij helpen. Maar zorg ervoor dat het publiek zich geen voyeur begint te voelen. Wees dus ook niet te persoonlijk. - Bedenk aanlokkelijke titels. Uiteraard moet je presentatie een titel hebben die het publiek naar jouw voorstelling zal lokken, of tenminste een titel die beweert dat het boeiend zal worden. Maar ook moeten de verschillende dia s van je PowerPoint-voorstelling een titel krijgen. Opnieuw heb je hier de mogelijkheid om het onderwerp zonder franje te vermelden, maar je kan je toehoorders ook verleiden met een aansprekende titel 6. Welke soort tekst meenemen naar de presentatie? Je hebt drie mogelijke voorbereidingen voor een presentatie: - een tekst die volledig uitgeschreven is, - een spreekschema, - de nodige informatie die op steekkaarten is gezet. Soms is het nuttig om de tekst van je presentatie volledig uit te schrijven, - als je moet spreken in een taal die je niet volledig beheerst, - bepaalde citaten die je letterlijk wil vermelden. Maar meestal worden alleen de inleiding en slot van de presentatie volledig uitgeschreven. Zelfs geoefende sprekers doen dit soms omdat zij het belang van deze twee delen correct inschatten. Dan willen ze namelijk geen haperingen meemaken, waardoor het zou lijken alsof ze geen zelfvertrouwen hebben, Anderen opteren voor een spreekschema waarin alles met kernwoorden aangeduid wordt: - de linkermarge bevat de regieaanwijzingen: wat moet je wanneer doen? Bijvoorbeeld, een volgende dia van de PowerPoint geven, - de rechtermarge geeft de tijd die je verwacht nodig te zullen hebben om dat allemaal te vertellen. Bijvoorbeeld, na vijf minuten moet ik de volgende puntjes behandeld hebben, - de grote middenkolom bevat de presentatietekst in enkele kernwoorden. Spreken en Techniek 15

16 5. Nog meer info nodig? Wie graag nog meer over presentaties en presenteren wil weten, kan best Even uw aandacht Succesvol informatief presenteren (Academie Press, 2005) raadplegen. Marc Mombaerts en Tania Van den Bergh verzamelden de belangrijkste informatie hierover in een handig en mooi verzorgd boek. Waarschijnlijk het beste Nederlandstalige werk over dit onderwerp. Spreken en Techniek 33