1 De jaarrekening: balans & winst-en-verliesrekening

Transcriptie

1 1 De jaarrekening: balans & winst-en-verliesrekening 1.1 INLEIDING Als jurist krijgt u met cijfers te maken. Het is belangrijk te bedenken dat er binnen een organisatie verschillende soorten cijfers circuleren. Deze verschillende cijfers worden voor de diverse belangengroepen opgesteld. De belangrijkste groepen die geïnteresseerd zijn in de financiële gang van zaken van een onderneming zijn: Het management Voor het management worden interne stukken opgemaakt die vaak heel gedetailleerd zijn. Dit zijn veelal de beste cijfers om analyses op te baseren en om de vaak beperkte externe jaarstukken nader te kunnen begrijpen. Het management gebruikt deze immers om de onderneming draaiende te houden en om waar nodig bij te sturen. Ze geven vaak een goed beeld van de sterke en de zwakke punten van ondernemingen. Uit concurrentieoverwegingen lopen ondernemingen daarom niet te koop met deze gegevens. In de praktijk zal het derhalve vaak lastig zijn om ze te bemachtigen. Interne stukken De fiscus Ook de fiscus wil inzicht in de onderneming hebben en zal inzicht in de cijfers verlangen. Het doel van de fiscus is de grondslag te berekenen waarover belasting geheven wordt. Als de fiscale cijfers geanalyseerd worden dient altijd bedacht te worden dat deze voor fiscale doeleinden zijn opgesteld. De ondernemer wil normaal gesproken de winst zoveel mogelijk naar beneden bijstellen om een lagere belasting te bewerkstelligen. De fiscale cijfers wijken daarom vaak af van de gepubliceerde cijfers, met name bij wat grotere ondernemingen. Fiscale cijfers De externe belanghebbende, uitgezonderd de fiscus Externe belanghebbenden kunnen hun informatie verkrijgen uit de jaarstukken die door een groot aantal ondernemingen op grond van de wet gepubliceerd dienen te worden. Een belangrijk deel van de te publiceren informatie vormt de jaarrekening. Jaarrekening 13

2 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN 1.2 DE BALANS EN DE WINST-EN-VERLIESREKENING Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting. De gegevens die nodig zijn om een jaarrekening op te kunnen stellen moeten hoofdzakelijk uit de financiële administratie, de boekhouding, worden gehaald. De jaarrekening geeft inzicht in de financiële positie en het resultaat van de onderneming. Dit is van belang voor de ondernemer zelf maar ook voor derden zoals de bank en de fiscus. Voor de meeste rechtspersonen (zoals de besloten en de naamloze vennootschap) geldt de verplichting om de jaarrekening (geheel of ten dele) te publiceren bij de Kamer van Koophandel. Deze is daar voor iedereen in te zien. Hierna worden de eerste twee elementen uit de jaarrekening besproken. Momentopname De balans De balans bevat een overzicht van het op een bepaald tijdstip in de onderneming vastgelegde vermogen. Het is nadrukkelijk een momentopname. De presentatie van de balans vindt doorgaans plaats in scontro-vorm. Dit is een T-vorm met een linkerkant (debet) en een rechterkant (credit): Debet (Activa) (Passiva) Credit Vaste activa Vlottende activa Eigen vermogen Vreemd vermogen Totaal vermogen Totaal vermogen Debet Vaste activa Vlottende activa Debet staat het geld dat is geïnvesteerd in verschillende bezittingen van de onderneming. Men spreekt in plaats van bezittingen ook wel van activa of van bedrijfsmiddelen. De activa kunnen worden onderscheiden in vaste en vlottende activa. Het onderscheidende criterium is de tijd dat een actief dienstbaar is aan de onderneming. Vaste activa gaan in de regel langer dan één productieproces mee, zoals een bedrijfspand en inventaris. Bij aankoop van vaste activa wordt gesproken van een investering. Vlottende activa gaan in de regel één productieproces mee. Te denken valt aan voorraden, aan vorderingen en aan banktegoeden. Deze vlottende activa zijn over het algemeen weer snel om te zetten in geld, bij vaste activa is dat over het algemeen niet de bedoeling omdat de vaste activa duur zaam ten dienste moeten staan van de onderneming. Credit Vreemd ver mogen Eigen vermogen Aan de creditkant staan de bronnen van het vermogen. Hier staat het antwoord op de vraag hoe de activa zijn verkregen, de wijze van financieren. De vermogens bronnen zijn te onderscheiden in vreemd en eigen vermogen. Het vreemd vermogen is het vermogen dat door derden is verschaft. Eigen vermogen wordt door de eigenaren ingebracht: te denken valt aan de storting van geld van de privé-rekening van een ondernemer met een eenmanszaak op een bankrekening 14

3 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR die is bedoeld voor zijn onderneming. Een ander voorbeeld is het aandelenkapitaal dat door de aandeelhouders van een besloten vennootschap in de onderneming is gestort. De wijze van financieren wordt onder meer bepaald door de aard van de activa, dus door de samenstelling van de debetkant van de balans. Zo zal een goede ondernemer vaste activa meestal financieren met langdurig ter beschikking staand vermogen zoals langlopende leningen en eigen vermogen Het boekhoudkundig evenwicht De balans is per definitie in evenwicht. Debet staat de aanwending van het ondernemingsvermogen in de vorm van verschillende bezittingen. Elke euro die in een bezitting is geïnvesteerd moet ook op een of andere manier zijn verkregen. Bezittingen Debet (Activa) (Passiva) Credit Bezittingen Eigen vermogen Vreemd vermogen Totaal vermogen Totaal vermogen Het vermogen staat zowel debet, de investeringskant, als credit, de financieringskant. Er is per definitie evenwicht omdat elke bezitting moet zijn gefinancierd. Het evenwicht kan als volgt in een vergelijking worden uitgedrukt: Bezittingen = Eigen vermogen + Vreemd vermogen Deze vergelijking is ook te schrijven als: Bezittingen / Vreemd vermogen = Eigen vermogen Bezittingen minus vreemd vermogen is derhalve gelijk aan het eigen vermogen. De bezittingen en het vreemd vermogen vormen zo de samenstellende bestanddelen die de omvang van het eigen vermogen bepalen; het eigen vermogen vormt het sluitstuk. Het eigen vermogen is derhalve gelijk aan het per saldo door de ondernemer geïnvesteerde vermogen. Waar iedere ondernemer naar streeft is dat het eigen vermogen in de loop van de tijd toeneemt door winst uit de onder neming. Van winst wordt in de bedrijfseconomie gesproken als de opbrengsten van de ondernemersactiviteiten groter zijn dan de kosten. Deze bedrijfsmatige veranderingen (opbrengsten en kosten) van het eigen vermogen worden administratief getoond in een winst-en-verliesrekening die ook wel de resultatenrekening, exploitatierekening of de staat van baten en lasten wordt genoemd. Geïnvesteerd vermogen Winst 15

4 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN De winst-en-verliesrekening Ook een winst-en-verliesrekening kan in scontro-vorm worden opgesteld. Debet staan de kosten. Credit staan de opbrengsten. Van winst is sprake als de opbreng sten groter zijn dan de kosten. Bij een verlies zijn de kosten groter dan de opbrengsten. Winst-en-verliesrekening Kosten Opbrengsten Winst Totaal Totaal of Winst-en-verliesrekening Kosten Opbrengsten Verlies Totaal Totaal De scontro-vorm is gebaseerd op het boekhoudkundige evenwicht. In de te publiceren jaarrekening wordt een andere presentatiewijze gebruikt. De winst-enverliesrekening wordt dan in staffelvorm opgezet. De opbrengsten en de kosten staan onder elkaar waarbij de kosten van de opbrengsten worden afgetrokken en als saldo het resultaat wordt berekend. Opbrengsten / Kosten Resultaat Opbrengsten Baten Kosten Lasten Opbrengsten zijn de vergoedingen die de ondernemer in rekening brengt voor geleverde goederen of verleende diensten en worden ook wel de omzet genoemd. Het eigen vermogen stijgt daardoor. In het jaarrekeningenrecht worden opbrengsten ook wel baten genoemd (Titel 9 Boek 2 BW). De ondernemer moet echter ook doelmatige offers brengen om de productie of de diensten te kunnen leveren en de onderneming draaiende te houden. Deze worden kosten genoemd. Kosten verlagen het eigen vermogen van de ondernemer. In het jaarrekeningenrecht worden kosten ook wel lasten genoemd (Titel 9 Boek 2 BW). De winst-en-verliesrekening geeft de bedrijfsmatige veranderingen weer in de omvang van het eigen vermogen over een bepaalde periode. Waar de balans te vergelijken is met een foto kan men de winst-en-verliesrekening vergelijken met een film. Die film wordt gemaakt van de periode die verstrijkt tussen het opmaken van de balans aan het begin en de balans aan het eind van die 16

5 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR periode. Eerder hebben we gezien dat het eigen vermogen de sluitpost is van de balans. De sluitpost op de winst-en-verliesrekening bestaat uit het resultaat. Dit is het verschil tussen de opbrengsten en kosten. Het resultaat kan zijn een winst of een verlies. Van winst spreekt men als de opbrengsten groter zijn dan de kosten. Omgekeerd, als de kosten groter zijn dan de opbrengsten, dan is sprake van verlies. Bij winst is het eigen vermogen bedrijfsmatig per saldo gestegen, bij verlies is het eigen vermogen bedrijfsmatig per saldo gedaald. Mochten opbrengsten en kosten (praktisch) gelijk zijn aan elkaar, dan spreken we van een break-even situatie. Resultaat Voor de winst-en-verliesrekening bestaan twee soorten modellen. Bij de categoriale opstelling zijn de kosten naar categorieën ingedeeld. Vereenvoudigd voorbeeld: Netto-omzet / Kosten: Kosten van grond- en hulpstoffen Lonen en salarissen Afschrijvingen Overige bedrijfskosten Bedrijfsresultaat / Rente Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening voor belastingen / Belastingen Resultaat na belastingen De functionele indeling geeft een indeling van de kosten naar functie. Vereenvoudigd voorbeeld: Netto-omzet / Kostprijs van de omzet Bruto-omzetresultaat / Verkoopkosten / Algemene beheerskosten Netto-omzetresultaat / Rente Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening voor belastingen / Belastingen Resultaat na belastingen 17

6 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN Om didactische redenen wordt verder in dit hoofdstuk nog niet bij één van deze twee modellen aangesloten, maar wordt een mix van de twee modellen gebruikt. In dit hoofdstuk zullen we de volgende indeling hanteren: Omzet / Kostprijs van de omzet Brutomarge / Afschrijvingen / Bedrijfskosten / Rentekosten Winst Storting Onttrekking Privé-mutaties De omvang van het eigen vermogen verandert dus door het resultaat, maar kan ook veranderen doordat de ondernemer zelf vermogen in de onderneming stort of er juist aan onttrekt. Van een storting wordt gesproken als de ondernemer vanuit privé geld of geldswaarden in de onderneming stort. Dit kan bijvoorbeeld bij de start van een onderneming het geval zijn om daaruit de eerste investeringen te kunnen betalen. Omgekeerd moet de ondernemer met een eenmanszaak regelmatig gelden uit de onderneming onttrekken om in zijn levensonderhoud te kunnen voorzien. De ondernemer kan met zichzelf immers geen arbeidsovereenkomst aangaan en geniet derhalve geen salaris uit zijn onderneming. Omgekeerd heeft de onderneming dus geen salariskosten voor het werk dat de ondernemer verzet. In de winst van de eenmanszaak zit daarom nog een component die men wel het ondernemersinkomen zou kunnen noemen. Om op de lange duur levensvatbaar te zijn moet een normaal te noemen ondernemersinkomen uit de winst kunnen worden onttrokken. De ondernemer heeft anders immers geen geld om in zijn levensonderhoud te voorzien, terwijl hij in een dergelijke situatie tevens in feite voor niets werkt. Privé-mutaties zijn niet bedrijfsmatig en mogen daarom niet in de winst-en-verliesrekening worden verantwoord. 18

7 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR Opbrengsten en kosten versus ontvangsten en uitgaven Wat opvalt is dat in de winst-en-verliesrekening wordt gesproken over opbrengsten en kosten (baten en lasten). Het accrualbeginsel, ook wel het aangroeibeginsel of toerekeningsbeginsel genoemd, bepaalt dat opbrengsten en kosten worden verantwoord in de periode waarop ze betrekking hebben, ongeacht of zij tot ontvangsten of uitgaven in diezelfde periode hebben geleid. Opbrengsten en kosten zijn namelijk niet per definitie gelijk aan ontvangsten en uitgaven. Accrualbeginsel Bedrijfseconomische beginselen rekenen de opbrengsten en kosten toe in de tijd: Het realisatiebeginsel rekent opbrengsten toe aan de periode waarin een goed of een dienst wordt geleverd (prestatie). De realisatie staat dus los van de ontvangsten die eerder of later kunnen plaatsvinden. Wordt er niet contant betaald dan ontstaat er een vordering op de afnemer, ook wel debiteur genoemd, en die vordering heeft waarde en wordt dan ook op de balans opgenomen. In beginsel mag de verkoper er immers van uitgaan dat de koper hem (binnen de overeengekomen krediettermijn) zal betalen. Pas op het moment van betaling is er sprake van een ontvangst. In feite is dit echter niets anders dan een wijziging binnen de activa op de debetzijde van de balans: een vordering verdwijnt; het saldo op de bank neemt toe. Voor de winst-en-verliesrekening heeft dit geen consequentie, daarin is de opbrengst reeds verantwoord en wel op het moment dat de levering heeft plaatsgevonden. Blijkt onverhoopt in een later stadium een vordering niet of slechts gedeeltelijk inbaar, dan brengt het voorzichtigheidsbeginsel (zie hierna) met zich mee dat de waarde van de vordering naar beneden wordt bijgesteld. Een dergelijke afboeking op de vordering vindt plaats ten laste van het resultaat. Realisatie - beginsel Het matchingbeginsel houdt in dat de uitgaven die samenhangen met de omzet als kosten worden verantwoord in dezelfde periode als waarin deze omzet is gerealiseerd (product matching). Als de uitgaven eerder zijn gedaan dan op het moment waarop de omzet wordt gerealiseerd dan worden die uitgaven geactiveerd op de balans. Voor niet direct met de omzet samenhangende bedrijfskosten geldt dat deze moeten worden toegerekend aan de periode waarin men er baat bij heeft (period matching). Als bijvoorbeeld de verzekeringspremie voor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor één jaar vooruit wordt betaald mag dat niet in één keer het resultaat drukken maar moet aan elke maand een twaalfde deel als kosten worden toegerekend. Matching- beginsel Het voorzichtigheidsbeginsel stelt dat de ondernemer zich niet rijker mag rekenen dan hij of zij is. Dit kan een rem zijn op de toepassing van het realisatie- en het matchingbeginsel. Winsten worden pas genomen als in beginsel zeker is dat Voorzichtigheids- beginsel 19

8 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN ze zijn behaald. Verplichtingen die hun oorsprong vinden voor het einde van het boekjaar worden in acht genomen. Mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het boekjaar kunnen in acht worden genomen. Als bij voorbeeld blijkt dat een debiteur in zodanige liquiditeitsproblemen verkeert dat hij waarschijnlijk niet in staat is zijn verplichtingen na te komen, dan moet daarmee rekening worden gehouden door het vermoedelijk oninbare bedrag ten laste van het resultaat te brengen (dubieuze debiteuren) en dus administratief af te waarderen. Juridisch blijft de vordering vanzelfsprekend integraal bestaan. Een ander voorbeeld: als onzekerheid gaat ontstaan of gedane uitgaven wel terugverdiend kunnen worden (dus kunnen worden omgezet in geld), dan moet ook een afwaardering plaatsvinden via het resultaat (bijvoorbeeld indien voorraden mogelijk incourant zijn). Het tijdstip van toerekening van opbrengsten en kosten valt, zoals gezegd, lang niet altijd samen met het moment waarop de geldstromen zich voordoen. De volgende varianten komen het meeste voor: a. ontvangsten geen opbrengsten; b. (geen) uitgaven geen kosten; c. opbrengsten tegelijkertijd ontvangsten; d. kosten tegelijkertijd uitgaven; e. opbrengsten geen ontvangsten; f. kosten geen uitgaven. Ter verduidelijking volgen van elk der varianten één of soms meerdere voorbeelden. De voorbeelden worden behandeld aan de hand van een fictieve fietsenhandelaar die op 1 januari een onderneming heeft gestart en aan het eind van de maand januari een balans en een winst-en-verliesrekening op wil stellen. Ontvangsten en uitgaven vinden steeds plaats via een bankrekening die wordt aangehouden op grond van een rekening-courantovereenkomst met de huisbankier. 20

9 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR VERWERKING VAN FINANCIËLE FEITEN In het volgende voorbeeld van een fietsenhandelaar worden steeds de mutaties op de balans getoond en daarbij de eventuele invloed op het eigen vermogen. Tevens zal de eventuele invloed van deze mutaties op de winst-en-verliesrekening worden vermeld. a. Ontvangsten geen opbrengsten Een ondernemer besluit een fietsenhandel te starten. 1. Om de benodigde investeringen te kunnen financieren wordt e eigen vermogen gestort. 2. Ook is op verzoek van de ondernemer door de huisbankier een lening verstrekt van e De balans van de fietsenhandel wordt als volgt geopend: Eigen vermogen: Kapitaal e Bank e Lening e e e De storting leidt tot een stijging van het eigen vermogen maar heeft geen invloed op de winst-en-verliesrekening. De onderneming heeft immers nog geen activiteiten verricht. Het is een ontvangst maar geen opbrengst. De lening van de bank is ontvangen op de rekening-courantrekening. Daar staat aan de creditkant een schuld tegenover ter waarde van e De ondernemer is armer noch rijker geworden door geld te lenen. Wederom dus een ontvangst maar geen opbrengst en derhalve geen mutatie in de winst-en-verliesrekening. b.1. Uitgaven geen kosten De ondernemer koopt voor e inventaris tegen contante betaling (pinbetaling). De balans verandert als volgt: Inventaris + e Eigen vermogen e Bank / e e 21

10 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN en wordt dan: Inventaris e Eigen vermogen: Kapitaal e Bank Lening e e Dit is een voorbeeld waarbij geld wordt uitgegeven terwijl de ondernemer daar niet armer van wordt. Het ene activum (geld) wordt gedeeltelijk omgezet in een ander activum, inventaris. De inventaris wordt gewaardeerd tegen de prijs die ervoor is betaald, de zogenaamde verkrijgingsprijs of kostprijs. In dit voorbeeld is een vlottend actief omgezet in een vast actief, de inventaris. Dit is een investering. b.2. Geen uitgaven geen kosten De fietsenhandelaar koopt 10 racefietsen van e per stuk op rekening. De balans verandert als volgt: Voorraad + e Eigen vermogen e Crediteuren e e Ook in dit geval wordt de ondernemer niet armer. Hij krijgt een schuld aan de leverancier maar daar staat de verkrijging van de voorraad fietsen tegenover. De leverancier wordt een crediteur van de ondernemer. De nieuwe balans wordt: Inventaris e Eigen vermogen: Kapitaal e Voorraad Lening Bank Crediteuren e e c. Opbrengsten tegelijkertijd ontvangsten De fietsenhandelaar verkoopt en levert 5 fietsen met een verkrijgingsprijs van e per stuk voor een verkoopprijs van e per stuk. De koper betaalt onmiddellijk per bank. 22

11 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR. 1.3 De balans verandert als volgt: Eigen vermogen: Voorraad / e Winst + e Bank e e en wordt dan: Inventaris e Eigen vermogen: Kapitaal e Winst Voorraad Lening Bank Crediteuren e e Als een verkoopovereenkomst wordt afgesloten ontstaan er twee verbintenissen: de koper moet betalen, de verkoper moet leveren. Als de verkoper minder opoffert dan de waarde van de tegenprestatie door de koper dan maakt hij winst. In het voorbeeld is dit het geval. De opbrengst is gerealiseerd nu de fietsenhandelaar heeft geleverd, dit is het realisatiebeginsel. Aan de andere kant moet de fietsenhandelaar nu ook laten zien wat hij opoffert, de 5 fietsen die de handelaar per stuk e hebben gekost. Dit zijn kosten op grond van het matchingbeginsel. De kosten zijn op dit moment geen uitgave. Deze feiten zijn ook zichtbaar in de winst-en-verliesrekening: Deze gebeurtenis Cumulatief Omzet e e Kostprijs van de omzet (12.500) (12.500) Brutomarge Afschrijvingen Bedrijfskosten Saldo winst (of verlies) e e d. Kosten tegelijkertijd uitgaven Voorbeelden zijn de betaling van bedrijfskosten zoals salarissen, huur en overige huisvestingskosten die betrekking hebben op de periode waarin de uitgave plaatsvindt. Veronderstel dat de fietsenhandelaar het bedrijfspand huurt en voor de lopende maand (januari) e huur betaalt. 23

12 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN De balans verandert als volgt: Eigen vermogen: Bank / e Winst / e / e / e en wordt dan: Inventaris e Eigen vermogen: Kapitaal e Winst Voorraad Lening Bank Crediteuren e e Deze betaling vertegenwoordigt kosten over de maand januari. Ook deze kosten zijn terug te vinden in de winst-en-verliesrekening: Deze gebeurtenis Cumulatief Omzet e Kostprijs van de omzet (12.500) Brutomarge Afschrijvingen Bedrijfskosten e (1.500) (1.500) Saldo winst (of verlies) e (1.500) e e. Opbrengsten geen ontvangsten De fietsenhandelaar verkoopt en levert 3 fietsen met een verkrijgingsprijs van e per stuk voor een verkoopprijs van e per stuk. De koper ontvangt de rekening en zal pas later betalen. De balans verandert als volgt: Voorraad / e Eigen vermogen: Debiteuren Winst + e e e

13 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR. 1.3 en wordt dan: Inventaris e Eigen vermogen: Kapitaal e Voorraad Winst Debiteuren Lening Bank Crediteuren e e Opnieuw gelden het realisatie- en het matchingbeginsel. Per saldo is het eigen vermogen met e toegenomen. Dit is de winst van de verkoop. De winst is al genomen (driemaal de winst van e per verkochte fiets), terwijl er nog niets is ontvangen. Het realisatiebeginsel gaat ervan uit dat de opbrengst genoten is omdat de fietsenhandelaar een vordering heeft gekregen op de afnemer. Deze vordering heet debiteuren en wordt in beginsel gewaardeerd tegen de nominale waarde. De winst-en-verliesrekening ziet er na deze transactie als volgt uit: Deze gebeurtenis Cumulatief Omzet e e Kostprijs van de omzet (7.500) (20.000) Brutomarge Afschrijvingen Bedrijfskosten (1.500) Saldo winst (of verlies) e e f. Kosten geen uitgaven 1. De fietsenhandelaar schrijft elke maand e 250 af op de inventaris omdat inventaris geleidelijk door gebruik in waarde zal verminderen. De balans verandert als volgt: Inventaris / e 250 Eigen vermogen: Winst / e 250 / e 250 / e

14 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN en wordt dan: Inventaris e Eigen vermogen: Kapitaal e Voorraad Winst Debiteuren Lening Bank Crediteuren e e De uitgave die is gedaan ten tijde van de investering wordt over langere tijd als kosten gespreid. Zo wordt telkens een klein deel van de kosten aan een periode toegerekend. Dit is een voorbeeld van het matchingbeginsel: elke periode moet zijn eigen kosten dragen. Het zou immers bedrijfseconomisch niet juist zijn om uitgaven in verband met investeringen die langere tijd mee gaan in één keer als kosten toe te rekenen aan de periode waarin de investering heeft plaatsgevonden. De winst-en-verliesrekening ziet er na dit feit als volgt uit: Deze gebeurtenis Cumulatief Omzet e Kostprijs van de omzet (20.000) Brutomarge Afschrijvingen e (250) (250) Bedrijfskosten (1.500) Saldo winst (of verlies) e (250) e De fietsenhandelaar besluit om rekening te houden met mogelijke garantieverplichtingen die uit de levering van de racefietsen voort kunnen vloeien. Hij besluit een voorziening te vormen van e De balans verandert als volgt: Eigen vermogen: Winst / e Voorziening e e 26

15 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR. 1.3 en daarna ziet de balans er als volgt uit: Inventaris e Eigen vermogen: Voorraad Kapitaal e Debiteuren Winst Bank Voorziening Lening Crediteuren e e Deze voorziening wordt getroffen om voor onzekere maar waarschijnlijke toekomstige verplichtingen nu de kosten te nemen omdat deze kosten samenhangen met gedurende deze periode gerealiseerde opbrengsten volgens het matchingprincipe. In verband met de verkoop van fietsen ontstaat een garantieverplichting. De exacte omvang van die verplichting is nog niet vast te stellen maar als de ondernemer een redelijke schatting kan maken van de waarschijnlijke toekomstige uitgaven in verband met de garantieverplichtingen dan moeten nu al kosten worden genomen. De nog te verwachten uitgaven worden toegerekend aan de kostprijs van de in deze periode verkochte fietsen. De voorziening vormt samen met de schulden het vreemd vermogen. Voorziening De winst-en-verliesrekening ziet er na dit feit als volgt uit: Deze gebeurtenis Cumulatief Omzet e Kostprijs van de omzet (20.000) Brutomarge Afschrijvingen (250) Kosten voorzieningen e (1.000) (1.000) Bedrijfskosten e (1.500) (1.500) Saldo winst (of verlies) e (1.000) e Ten slotte volgen in onderdeel g. nog enige voorbeelden van geldstromen die zich gedurende de verslagperiode voor kunnen doen. g. Enkele geldstromen 1. De debiteur van transactie e. betaalt e De balans verandert als volgt: Debiteuren / e Eigen vermogen e Bank e e 27

16 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN en wordt dan: Inventaris e Eigen vermogen: Kapitaal e Winst Voorraad Voorziening Debiteuren Lening Bank Crediteuren e e Dit is een voorbeeld van een ontvangst die geen opbrengst is. De winst-enverliesrekening en het eigen vermogen veranderen niet. De bate is al genomen ten tijde van de verkoop en levering toen de vordering ontstond (realisatiebeginsel). 2. Aan de crediteur (van transactie b.2) wordt e betaald. De balans verandert als volgt: Eigen vermogen e Bank / e Crediteuren / / e / e en wordt: Inventaris e Eigen vermogen: Kapitaal e Winst Voorraad Voorziening Debiteuren Lening Bank Crediteuren e e Dit is een voorbeeld van een uitgave die geen kosten vormt. Van het betalen van schulden wordt men immers niet armer. Tegenover de uitgave staat een verlaging van de schuld tot hetzelfde bedrag. De winst-en-verliesrekening wordt door deze betaling niet geraakt. Wat opvalt is dat er nu minder geïnvesteerd vermogen in de onderneming aanwezig is, het krediet dat de leverancier (de crediteur) gaf is immers gedaald. Ook het laatste voorbeeld betreft nog een uitgave die voor de onderneming geen kosten vormt: 3. De fietsenhandelaar neemt e op uit de onderneming om in zijn levensonderhoud te voorzien terwijl hij niet voornemens is om dit bedrag later weer in de onderneming te steken. 28

17 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR. 1.4 De balans verandert als volgt: Eigen vermogen: Bank / e Kapitaal / e / e / e en wordt: Inventaris e Eigen vermogen: Kapitaal e Winst Voorraad Voorziening Debiteuren Lening Bank Crediteuren e e Dit is een voorbeeld van een onttrekking. Het is een uitgave die weliswaar het eigen vermogen verlaagt maar niet tot kosten leidt omdat de ondernemer voor zichzelf in privé het geld heeft onttrokken en deze onttrekking niet als loon wordt aangemerkt. De transactie heeft dus geen invloed op de winst-en-verliesrekening. Het eind eigen vermogen na alle transacties is dus e e = e Samenvattend kunnen we van het voorbeeld van de fietsenhandelaar een zogenaamde balansmutatiestaat opstellen die op de bladzijde hierna is weergegeven. Deze wordt horizontaal opgesteld waarbij de activa en passiva naast elkaar staan op één regel. Het voordeel van deze opstelling is dat elk financieel feit op één regel kan worden weergegeven. Het evenwichtsdenken van de balans komt nu mogelijk nog duidelijker tot uitdrukking. Het totaal aan veranderingen per regel aan de debetzijde van de balans moet gelijk zijn aan dat van de veranderingen aan de creditzijde van de balans. 1.4 VERMOGENSVERGELIJKING Tussen de beginbalans en de eindbalans bestaat een logisch verband. Het blijkt dat het eigen vermogen volgens de eindbalans (eind eigen vermogen) kan worden berekend door uit te gaan van het eigen vermogen op de beginbalans (begin eigen vermogen) en daarbij alle mutaties in privé en alle mutaties die leiden tot winst of verlies te verrekenen. Anders gesteld: de privé-mutaties en de mutaties die leiden tot resultaat vormen de brug tussen beginvermogen en eindvermogen. Begin eigen vermogen + of / Resultaat + Privé-stortingen / Privé-onttrekkingen Eind eigen vermogen 29

18 30 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN

19 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR. 1.4 Dit model kan in een andere vorm ook worden gebruikt om het resultaat te berekenen door de vermogens met elkaar te vergelijken. Dit model wordt meestal fiscaal gebruikt. Deze methode werkt als volgt: Eind eigen vermogen / Begin eigen vermogen Vermogensverschil + Privé-onttrekkingen / Privé-stortingen Resultaat Het vermogensverschil dat ontstaat door van het eind eigen vermogen het begin eigen vermogen af te trekken, bestaat uit privé-mutaties en uit het resultaat. Het resultaat kan worden bepaald door de privé-mutaties te corrigeren op het eind eigen vermogen. Het eind eigen vermogen kan immers ook veranderd zijn door niet bedrijfsmatige activiteiten. Zo kan het zijn gestegen door privé-stortingen. Door die er weer af te trekken resteert het eind eigen vermogen dat niet is beïnvloed door privé-stortingen. Omgekeerd kan het eind eigen vermogen zijn verlaagd door privé-onttrekkingen. Tel deze weer bij het eind eigen vermogen op en de invloed van privé-onttrekkingen is uit het eind eigen vermogen verdwenen. Het vermogensverschil bestaat dan nog slechts uit bedrijfsmatige veranderingen die samen te vatten zijn onder de term resultaat. Privéstortingen en privéonttrekkingen worden samen ook wel genoemd: rechtstreekse mutaties in het eigen vermogen. Bij rechtspersonen bestaan er naast de privémutaties ook nog andere mutaties die rechtstreeks in het eigen vermogen worden verwerkt. Vermogensverschil Privé-stortingen Privéonttrekkingen Rechtstreekse mutaties in het eigen vermogen Ingevuld met het voorbeeld van de fietsenhandelaar: Eind eigen vermogen e / Begin eigen vermogen 0 Vermogensverschil Privé-onttrekkingen / Privé-stortingen Resultaat e Nadeel van deze methode van resultaatberekening is dat geen inzicht wordt verkregen in de oorzaken van het resultaat. Wil men dat bereiken, dan moet er een winst-en-verliesrekening worden opgesteld waarin alle veranderingen die zijn ontstaan door de exploitatie van de onderneming gespecificeerd zijn opgenomen. 31

20 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN De fietsenhandelaar kon de volgende winst-en-verliesrekening opstellen over de maand januari: Cumulatief Omzet e Kostprijs van de omzet (20.000) Brutomarge Afschrijvingen (250) Kosten voorzieningen (1.000) Bedrijfskosten (1.500) Saldo winst (of verlies) e of: Kosten Winst-en-verliesrekening januari Opbrengsten Kostprijs omzet e Omzet e Afschrijvingen 250 Bedrijfskosten Saldo winst e e KASSTROOMOVERZICHT In de vorige paragrafen is inzicht verschaft in de bedrijfsmatige veranderingen van het eigen vermogen. De winst-en-verliesrekening geeft een specificatie van deze veranderingen: de opbrengsten en de kosten. Om inzicht te krijgen in de geldstromen van een periode wordt vaak een kasstroomoverzicht, vroeger gepresenteerd als mutatie-overzicht van balansposten (staat van herkomst en besteding van middelen), opgesteld. In het voorbeeld van de fietsenhandelaar zou de boekhoudkundige presentatie (staat van herkomst en besteding van middelen) als volgt kunnen luiden: Besteding Herkomst Toename Inventaris + e Toename Voorzieningen + e Toename Voorraad Toename Leningen Toename Debiteuren Toename Crediteuren Onttrekking (afname EV) Nettowinst Afschrijvingen Toename Bank Storting (toename EV) e e

21 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR. 1.6 De presentatie van het kasstroomoverzicht kan er als volgt uitzien: Kasstroom uit operationele activiteiten Nettowinst + e Afschrijvingen Toename Voorzieningen Toename Debiteuren / Toename Voorraad / Toename Crediteuren e Kasstroom uit investeringsactiviteiten Toename Inventaris / e / e Kasstroom uit financieringsactiviteiten Toename Leningen + e Onttrekking / Storting e Toename Bank + e DE ADMINISTRATIE Om didactische redenen is tot nu toe na elke gebeurtenis de balans en de winsten-verliesrekening bijgewerkt waarin de gevolgen van financiële feiten zijn uiteengezet. In de dagelijkse praktijk schiet deze administratievorm tekort. Met het toenemen van het aantal te verwerken mutaties wordt deze methode al snel onoverzichtelijk en is praktisch niet uitvoerbaar. Toch is blijkens het voorgaande een goede administratie voor een ondernemer van groot belang, onder andere om met enige regelmaat inzicht te hebben in het resultaat. Daarom zijn er alternatieven. In de vorige paragraaf is aan de orde geweest op welke wijze de winst over een bepaalde periode kan worden bepaald. De winst kan worden bepaald door de winst-en-verliesrekening op te stellen en door vermogensvergelijking. Winstbepaling volgens deze laatste methode wordt toegepast bij enkel boekhouden. Bij deze methode wordt in principe alleen een balans opgemaakt aan het einde van een periode. Tussentijds kan in aparte boeken nog het een en ander worden bijgehouden. Zo kan er een kasboek zijn waarin de contante geldstromen worden geregistreerd. Doorgaans zal men alleen een boek bijhouden van die zaken waarvoor men een dagelijkse hoeveelheidscontrole wenst. Aan het einde van de periode kan men dus van een aantal zaken (zoals de liquide middelen) de actuele stand uit de boeken halen. Voor de actuele stand van de meeste bezittingen en schulden zal men echter moeten gaan inventariseren. Dit betekent dat men bijvoorbeeld het magazijn in moet om de voorraad te tellen, alle openstaande inkoopfacturen moet optellen, de nog openstaande debiteuren Enkel boekhouden 33

22 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN moet optellen enzovoort. Nadat men van alle bezittingen en schulden de actuele stand weet kan men een balans opstellen. Een balans met als sluitstuk het eigen vermogen. Vervolgens kan men het eigen vermogen vergelijken met het eigen vermogen van de vorige balans. Het verschil na correctie van de privé-mutaties is de behaalde winst tussen de twee balansdata. Een groot nadeel van deze methode is dat men tussendoor nooit weet wat de hoogte van de bezittingen en schulden is. Ook heeft men geen tussenstand van het resultaat. Wanneer men dit tussen tijds wenst te weten zal men moeten inventariseren. Door de huidige mogelijk heden van geautomatiseerde gegevensverwerking wordt het enkel boekhouden nauwelijks nog toegepast, zoals reeds opgemerkt gebruikt de fiscus de methode van vermogensvergelijking nog wel als winstbepalingsmethode naast de opstelling van een fiscale winstberekening in de vorm van een winst-enverliesrekening. Dubbel boekhouden Het overgrote deel van de ondernemingen heeft een administratie waarbij zij de balans en winst-en-verliesrekening continu bijhouden. Dit wil zeggen dat de balans en winst-en-verliesrekening na elke financiële gebeurtenis worden aangepast. Het grote voordeel van deze methode is dat men op elk gewenst moment kan zien wat de bezittingen en de schulden zijn, wat het eigen vermogen is en wat het resultaat van de onderneming is. De voornoemde methode staat bekend als de methode van het dubbel boekhouden. De veranderingen in bezittingen en vreemd vermogen worden geregistreerd net als alle veranderingen in het eigen vermogen. De bedrijfsmatige veranderingen in het eigen vermogen worden geregistreerd op zogenaamde hulprekeningen van het eigen vermogen. Grootboekadministratie 1.7 DUBBEL BOEKHOUDEN, DE GROOTBOEKADMINISTRATIE In deze wijze van administreren worden niet alleen de veranderingen in de bezittingen en schulden vastgelegd maar ook de veranderingen in de omvang van het eigen vermogen. De grootboekadministratie wordt hierna kort en in stappen beschreven. Voor de geïnteresseerden is in appendix 1 een voorbeeld van een grootboekadministratie opgenomen die gemaakt kan worden door de fietsenhandelaar zoals hiervoor besproken Inventarisatie Bij de start van deze wijze van administreren wordt een inventarisatie gemaakt van alle bezittingen en schulden. Alle aanwezige bezittingen en schulden worden geteld en gemeten. Dit is ook van belang als een ondernemer geen goede administratie heeft bijgehouden of als een ondernemer de methode van het zogenaamde enkel boekhouden hanteert. Uit de inventarisatie kan men de beginbalans opstellen. Vervolgens wordt voor elke balanspost een grootboekrekening geopend. Een grootboekrekening is, net als de balans, in scontro-vorm opgesteld. Uitgangspunt is weer het comptabel evenwicht. 34

23 DE JAARREKENING: BALANS & WINST-EN-VERLIESREKENING PAR Verwerking van financiële feiten Het bijwerken van de balans en winst-en-verliesrekening na elke gebeurtenis is zoals we in paragraaf 1.3 gezien hebben dus wel mogelijk maar de methode van de mutatiebalans zal bij het toenemen van de transacties een grote administratieve last veroorzaken. Men heeft dit opgelost door alle transacties eerst te verzamelen en alvast de gelijksoortige transacties bij elkaar te plaatsen. Bijvoorbeeld: kasontvangsten en kasuitgaven worden bijgehouden in het Kasboek; bankontvangsten en bankuitgaven worden bijgehouden in het Bankboek; inkoop van goederen en diensten in het Inkoopboek; verkoop van goederen en diensten in het Verkoopboek; diverse postenboek (memoriaal). Dergelijke boeken worden dagboeken genoemd. De dagboeken worden bijgewerkt aan de hand van zogenaamde boekstukken. Boekstukken zijn bijvoorbeeld bankafschriften, inkoopfacturen, verkoopfacturen en kassarollen. Nadat er enige systematiek in de gebeurtenissen is aangebracht worden de balans en de winst-en-verliesrekening opgesteld. Het systeem is nu dat elke gebeurtenis vanuit de dagboeken in de grootboekrekeningen wordt verwerkt. Begint men dus met het Bank-dagboek te verwerken (dit proces heet journaliseren) dan weet men in ieder geval dat bij die gebeurtenissen de bank dient te worden bijgewerkt. Elke gebeurtenis brengt echter in ieder geval twee veranderingen in de balans teweeg, maar het kunnen er ook meer zijn. Zou dit niet het geval zijn dan zou de balans nooit in evenwicht blijven. Dagboeken Journaliseren Voorbeelden zijn: een post aan de debetzijde daalt, een andere post aan de debetzijde stijgt (per bank wordt bijvoorbeeld een auto aangeschaft); een post aan de creditzijde daalt, een andere post aan de creditzijde stijgt (er wordt een langlopende lening aangetrokken waarmee direct het bankkrediet wordt afgelost); een post aan de debetzijde daalt, post creditzijde daalt (met banktegoeden wordt een lening afgelost); een post aan de debetzijde stijgt, post creditzijde stijgt (er wordt een lening aangetrokken welke op het banktegoed van de onderneming wordt gestort). We willen achteraf kunnen zien waardoor het eigen vermogen is veranderd. De bedrijfsmatige veranderingen in het eigen vermogen worden hiertoe in de winst-en-verliesrekening gespecificeerd. De stijging van het eigen vermogen wordt veroorzaakt door opbrengsten, de daling van het eigen vermogen wordt veroorzaakt door kosten die in de winst-en-verliesrekening per soort verandering 35

24 JAARREKENINGLEZEN VOOR JURISTEN Hulprekening worden bijgehouden. Uit het voorgaande blijkt duidelijk dat de winst-enverliesrekening een hulprekening van het eigen vermogen is. Het geeft een specificatie van de bedrijfsmatige veranderingen in het eigen vermogen. In het voorbeeld van de contante verkoop stijgt de kas, daalt de voorraad, stijgen de opbrengsten en stijgen de kosten. Als de opbrengsten meer stijgen dan de kosten leidt dat per saldo tot een stijging van het eigen vermogen. Vergelijk bijvoorbeeld mutatie c. in het voorbeeld van de fietsenhandelaar. In het systeem van het dubbel boekhouden worden de bedrijfsmatige veranderingen in het eigen vermogen dus bijgehouden via de winst-enverliesrekening. Dit systeem is voldoende om een sluitende boekhouding te voeren. Van een aantal posten op de balans wil de onderneming echter niet alleen weten hoe hoog ze zijn maar ook wat of wie er achter de bedragen zit. Uit de post debiteuren blijkt hoe hoog deze post is, maar men wil ook weten wie de debiteuren zijn. Hetzelfde geldt voor de post crediteuren. Ook van de post voorraad is het handig om te weten waaruit deze bestaat. Deze informatie kan worden gevonden in de sub-grootboeken. Het systeem van het dubbel boekhouden kan als volgt schematisch worden weergegeven: Inventaris Beginbalans (begin periode) opening Dagboeken Journaal Grootboek Proefbalans Saldibalans Winst-enverliesrekening Feiten in de periode controle Eindbalans Subgrootboeken Tellingen- en saldilijsten Een uitgebreid voorbeeld van dubbel boekhouden is in appendix 1 opgenomen. Het behandelde systeem van administreren zult u als jurist vaak niet zelf hoeven uit te voeren, tenzij u uw eigen administratie voert. Ook het handmatig voeren van een administratie door ondernemingen komt steeds minder voor. Gestandaardiseerde boekhoudpakketten hebben hun weg naar de meeste ondernemingen gevonden. Het boekhoudpakket voert de besproken stappen geautomatiseerd uit. De kans op verkeerd journaliseren is sterk afgenomen. Ook bij een geautomatiseerde administratie is het mogelijk om de grootboeken en de sub-grootboeken uit te draaien. 36

25 D E J A A R R E K E N I N G : B A L A N S & W I N S T - E N - V E R L I E S R E K E N I N G P A R Nu in dit hoofdstuk de totstandkoming van de administratie is besproken zal in het volgende hoofdstuk worden beschreven aan welke vereisten een balans en een winst-en-verliesrekening volgens het jaarrekeningenrecht moeten voldoen. 37