Europese aanbesteding DKW (Droge Kruideniers Waren) VUmc Aanbestedende Dienst: VU medisch centrum Referentie: /5

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Europese aanbesteding DKW (Droge Kruideniers Waren) VUmc Aanbesteding Europese aanbesteding DKW (Droge Kruideniers Waren) VUmc Aanbestedende Dienst: VU medisch centrum Referentie: /5 Omschrijving: Een Europese aanbesteding DKW (Droge Kruideniers Waren) VUmc, openbare procedure. Contractperiode van 4 jaar. De stuurgroep heeft de projectgroep de opdracht gegeven om een Europese aanbesteding te starten. Logistieke- en producteisen zijn beschreven in het Programma van Eisen. De uitvoering van de opdracht wordt geborgd in het contractmanagementplan. VUmc heeft een maatschappelijke taak de kosten van de top preferente zorg betaalbaar te houden voor iedereen die dergelijke zorg nodig heeft. VUmc heeft tijdens de marktconsulatieronde de genodigden verzocht een onderscheidend kwalitatief plan te presenteren. De projectleden hebben destijds geconstateerd dat er geen sprake is van groot onderscheidend vermogen in de levering van DKW tussen de verschillende potentiële aanbieders zoals VUmc dit wenst. De inschrijvers hebben gedurende de Europese aanbesteding de mogelijkheid om zogenaamde A merken, B merken of huismerken te offreren en hiermee hun onderscheidend vermogen kenbaar te maken. Voorgaande in ogenschouw genomen acht VUmc het verantwoord om te gunnen op laagste prijs. Toelichting: Betreft Programma van eisen Vraag Programma van eisen 2.1. In deze eis geeft u aan dat ieder consumentenproduct voorzien moet zijn van een ean codering. In uw artikeluitvraag zitten artikelen waarvan de consumenteneenheid geen ean code betreft, zoals bijvoorbeeld roombotercupjes. Klopt het dat u van dergelijke artikelen de omverpakking bedoeld? Daar waar het niet mogelijk is om op de consumentenverpakking een EAN code te plaatsen volstaat een EAN code op de omverpakking. Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Indexering 2 Vraag In de aankondiging van de opdracht II.1.4. geeft u aan dat NZA indexering van toepassing is. In eis 2.13 geeft u aan dat CBS01100 van toepassing is. Kunt u aangeven welke indexering van toepassing is? De CBS01100 is van toepassing. Excuses voor de verwarring. Categorie Bewijslast Betreft Geschiktheidseis bijlage C 3 Vraag Geschiktheidseis bijlage C. U vraagt hier ISO Voldoet HACCP en ISO14001? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 8

2 HACCP EN ISO14001 voldoen als alternatief. Dus beide geldige certificaten. Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Duurzame producten 4 Vraag In uw aanbesteding bij paragraaf 1.4 geeft u aan dat duurzaam inkopen en duurzame producten een belangrijke factor is voor het VUMC. Tevens geeft u aan dat de aanbesteding op de laagste prijs wordt beoordeeld. Kunt u aangeven welke concrete duurzame doelstellingen u voor uw assortiment heeft? Of mogen wij er vanuit gaan dat u afziet van beoordeling op de goedkoopste inschrijving? VUmc acht het anno 2015 mogelijk om duurzaam in te kopen tegen scherpe tarieven. Kwaliteits eisen zijn geborgd in het Programma van Eisen. VUmc ziet niet af van gunning op de laagste prijs, zoals gemotiveerd in de leidraad en op Tenderned. Betreft Programma van eisen Vraag Programma van eisen 2.9. Hierin eist u dat grammage en millimeters niet mogen afwijken bij de rood gemarkeerde artikelen. Echter betreft dit onder andere een huismerk artikel van een leverancier, kern mosterd 246 sachets. Deze artikelen worden speciaal voor de leverancier, of voor u, gemaakt. Het is voor een andere leverancier niet mogelijk hier een juist alternatief op aan te bieden. Kunt u deze eis laten vervallen voor huismerk artikelen? U er wordt nergens gesteld dat uw exact dezelfde DKW dient aan te leveren. U heeft de mogelijkheid om alternatieve producten aan te leveren, mits de afwijking in grammage en mililiters niet groter is dan 10%. Vervolgens worden uw producten getest en beoordeeld door een smaakpanel, zoals beschreven in de leidraad. Indien ik mosterzakjes invoer in Google krijg ik ongeveer 638 "hits" met diverse aanbieders en alternatieve mosterdzakjes. Er is voldoende keuze. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Vraag Bij de algemene inkoopvoorwaarden 20.7 stelt u dat u zonder opgaaf van reden de overeenkomst, met inachtneming van 3 maanden, het contract kunt onbinden. Graag zien wij dat u de toevoeging, zonder opgaaf van reden, laat vervallen. Is dat akkoord? Ja. Voorafgaand aan de ontbinding zal VUmc schriftelijk onderbouwen wat de reden is van de ontbinding. De termijn van 3 maanden blijft onverminderd van kracht. Betreft PvE Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 8

3 U vraagt om op iedere doos een ordernummer van VUmc te plaatsen. Het is niet gebruikelijk om iedere verpakking te voorzien van stickers met daarop andere informatie dan de originele ingrediënten sticker. Door extra stickers op de verpakking te plakken kan de originele etikettering beschadigd raken en is daardoor mogelijk niet meer leesbaar. Wij voorzien de paklijst van het originele VUmc ordernummer. Kan worden volstaan met het plaatsen van duidelijke stickers die voorzien zijn van ordernummers per verzendeenheid, per locatie en op afdelingsniveau? Graag ontvangen wij uw akkoord hierop. Het inkoopordernummer dient altijd zichtbaar te zijn op alle omdozen en niet op de DKW zelf. Betreft PvE Vraag U stelt hier het volgende: de THT houdsbaarheidsdatum voor DKW producten bedraagt minimaal 90 kalanderdagen na aflevering bij VUmc. Een THT van 90 dagen is, mede met oog op optimale kostenbeheersing van de voorraad en voorkomen van derving, voor DKW producten niet redelijk en billijk (denk aan banketkoeken, chips en snacks etc.). In onderstaand overzicht de THT dagen voor DKW per productgroep die wij hanteren. Kunt u bevestigen met deze aanpassing akkoord te gaan? Subgroep THT (incl. leverdag) DKW: 6 weken Koffie: 4 weken Chips & snacks: 2 weken Droge worst: 2 weken Koek: 2 weken Daar waar dit niet mogelijk is volstaat, in overleg tussen beide partijen, een andere THT datum. Voor alle andere DKW geldt een THT datum van minimaal 90 dagen. Categorie Bewijslast Betreft Geschiktheidseis bijlage D 9 Vraag Geschiktheidseis bijlage D vraagt u een Dun&Bradstreet rapport aan welke niet ouder is als 3 maanden. Echter aan het opvragen van een dergelijke rapportage zitten kosten verbonden. Is het akkoord indien wij voor het aanbestedingstraject een rapportage overleggen welke ouder is als 3 maanden? Uiteraard overleggen wij na eventuele gunning graag een recent rapportage, welke wij speciaal voor het VUMC op zullen vragen Ja, akkoord. Echter, indien blijkt dat bij een eventuele gunning uw D & B rapport (niet ouder dan 3 maanden) niet voldoet aan de gestelde geschiktheidseis (rating 1 en 2) dan komt uw organisatie niet in aanmerking voor de opdracht. Betreft Programma van eisen Vraag Programma van eisen 1.9. U eist hier dat u de pakbon in 3-voud hardcopy geleverd wilt krijgen. Normaliter zit er 1 pakbon bij de levering. Uit mvo overweging willen wij u vragen of u deze eis om wilt zetten in een wens Nee. De eis blijft onverminderd van kracht. Dit i.v.m. cross docking binnen VUmc. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 8

4 Betreft Programma van eisen Vraag Programma van eisen Hierin eist u dat overige artikelen niet meer als 10% mogen afwijken met grammage en millimeters. Ook hier betreft het bijvoorbeeld artikelen die speciaal voor u gemaakt zijn of een huismerk van uw huidige leverancier betreft. Hierdoor is het voor een andere leverancier als huidig onmogelijk een juiste aanbieding te doen, rekeninghoudend met deze eis. Kunt u deze eis laten vervallen? U heeft de mogelijkheid om de huidige producten, huismerken en B merken te offreren. U heeft dus de mogelijkheid 20% (10% afwijking naar boven en 10% afwijking naar beneden) af te wijken t.o.v. het huidige assortiment. Deze eis komt derhalve niet te vervallen. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Inkoopvoorwaarden: Artikel 19 Aansprakelijkheid 12 Vraag De aansprakelijkheid van leverancier wordt in dit artikel wel erg ver opgerekt en legt op voorhand ieder mogelijk schadegeval op het bordje van leverancier. Wij willen derhalve graag dit alternatief voorstellen, dat naar onze mening veel meer aansluit bij hetgeen in de branche gebruikelijk is. Zie onderstaand ons alternatief voorstel. Graag ontvangen wij uw bevestiging van akkoord hierop. 1. Opdrachtnemer garandeert dat het geleverde voldoet aan hetgeen is overeengekomen. 2. Opdrachtnemer aanvaardt wettelijke verplichtingen tot schadevergoeding voor zover dat uit dit artikel blijkt. 3. De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst is beperkt tot vergoeding van directe schade en zal in geen geval meer bedragen dan per gebeurtenis. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: (1) de redelijke kosten die Opdrachtgever zou moeten maken om de prestatie van Opdrachtnemer aan de overeenkomst te laten beantwoorden; (2) redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op directe schade in de zin van deze voorwaarden; (3) redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade in de zin van deze voorwaarden. 4. Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten tenzij de schade het gevolg is van opzet of grove schuld aan de zijde van Opdrachtnemer. 5. Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor schade welke is gedekt onder de aansprakelijkheidsverzekering is beperkt tot het bedrag dat op grond van die verzekering wordt uitgekeerd. Opdrachtnemer heeft zich tegen deze aansprakelijkheid voldoende verzekerd en verstrekt Opdrachtgever op eerste verzoek het certificaat van de assuradeur. 6. De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst ontstaat slechts indien Opdrachtgever Opdrachtnemer onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, stellende daarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming, en Opdrachtnemer ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekort blijft schieten. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, zodat Opdrachtnemer in staat is adequaat te reageren. 7. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Opdrachtgever de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan schriftelijk bij Opdrachtnemer meldt. Nee, VUmc maakt reeds een uitzondering op artikel 19 Algemene Inkoopvoorwaarden VUmc. Uitzondering is beschreven in de concept raamovereenkomst. Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Aankondiging van een opdracht: II.1.4 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 8

5 13 Vraag U stelt in de aankondiging van de opdracht het volgende: Frequentie en waarde van de te gunnen opdrachten: Maximaal budgetplafond gedurende de contractperiode exclusief jaarlijkse NZA indexeringen. Bij 5.5 in de programma van eisen stelt u het volgende: Indien de performance van de leverancier minimaal gelijk of beter is dan de gestelde norm van de 3 KPI's dan heeft de leverancier de mogelijkheid om maximaal 1 maal per jaar te indexeren conform de index CBS01100 voedingsmiddelen. De genoemde indexeringsmethodes komen niet met elkaar overeen. Het NZA index heeft geen relatie tot de markt van voedingsmiddelen. Kunt u bevestigen dat de CBS01100 index het uitgangspunt is voor alle partijen? VUmc bevestigt dat de CBS01100 voedingsmiddelen index leidend is en niet de NZA index. Dit zal als zodanig worden vastgelegd in de raamovereenkomst. Hiermee wordt afgeweken van de Algemene Inkoopvoorwaarden VUmc. Betreft PvE 5.1/ Vraag Een percentage van 99% uitleveringsgraad op product en regelniveau behalen achten wij, mede met het oog op de onderhavige productgroep, niet binnen de normen van redelijkheid en billijkheid. Overigens blijkt uit de formulering van eis 5.4 dat de uitleveringsgraad tevens op colli aantal niveau wordt gemeten. U stelt dus dat de uitleveringsgraad op regelniveau en op colli niveau wordt gemeten. Wij stellen voor om te komen tot een KPI die betrekking heeft op de uitleveringsgraad van 98,5 % op het totaal aangeleverde regels (niet op colli niveau) per kwartaal. Kunt u bevestigen hiermee akkoord te gaan? Nee, VUmc wijkt hier niet van af. Het niet leveren van de gevraagde DKW is niet in het belang voor onze patiënten en in mindere mate voor onze bezoekers. VUmc hecht grote waarde aan de logistieke component, zodat onze complexe patiënten doelgroep krijgen wat ze nodig hebben. Betreft PvE Vraag De gestelde boeteregeling uit 5.4 staat naar onze mening niet in verhouding tot de gestelde leverprestatie. Bovendien lijkt het ons redelijk en billijk dat een boeteregeling pas in werking treedt nadat er een redelijke termijn van herstelmogelijkheid is geboden. Wij stellen derhalve voor dat de boeteregeling pas in werking treedt na een opeenvolgend kwartaal waarin de KPI met betrekking tot de uitleveringsgraad niet zijn gerealiseerd. VUmc acht het wenselijk om niet direct boetes op te leggen en de leverancier een redelijke termijn tot herstel te bieden en dus in eerste instantie in gesprek gaan met de leverancier. Indien blijkt dat de leverancier opnieuw (2e keer) de performance afspraken (3 KPI's) niet haalt in het daaropvolgende kwartaal dan behoudt VUmc zich het recht voor om boetes te heffen. VUmc gaat akkoord met uw voorstel. Dit zal als zodanig worden vastgelegd in de raamovereenkomst. Betreft PvE 5.1/ Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 8

6 In de realisatie van de gevraagde uitleveringsgraad is een heldere afspraak ten aanzien van het overeengekomen assortiment van belang. Immers indien VUmc artikelen afneemt waarover geen afspraken zijn gemaakt is het voor de inschrijver ook niet mogelijk om hier zonder meer de gestelde uitleveringsgraad te garanderen. Wij stellen voor dat de uitleveringsgraad met een percentage van 98,5 % alleen geldt voor het standaard assortiment dat tussen partijen wordt overeengekomen. Nieuw toe te voegen artikelen aan dit standaard assortiment worden in de uitleveringsgraad pas meegenomen na een redelijke termijn voor inschrijver om haar voorraden aan te passen op het afname patroon van VUmc. Kunt u bevestigen hiermee akkoord te gaan? VUmc gaat hiermee niet akkoord. De uitleveringsgraad van 99% acht VUmc proportioneel in relatie tot onze ziekenhuisdoelgroep en hoge complexe zorg. U heeft een jaaroverzicht ontvangen van de afnamen van de producten van het huidige assortiment. Op basis van deze informatie dient u voldoende voorraad aan te houden. Betreft PvE Vraag Wij achten het niet redelijk en billijk dat een jaarlijkse prijsindexatie (ten behoeve van marktconformiteit) verbonden wordt aan de logistieke prestaties (benoemd onder 5.1, 5.2 en 5.3) welke niet direct gerelateerd zijn aan marktconformiteit. Wij stellen voor deze relatie te laten vervallen. Kunt u hiermee akkoord gaan? VUmc gaat niet mee akkoord met uw voorstel. De logistieke component is een zeer belangrijke component in het inkopen van DKW. Het ontbreken van DKW goederen voor onze hoog complexe zorg patiënten en in mindere maten voor onze bezoekers moeten tot een minimum beperkt worden. De logistieke leveringsgraad van 99% acht VUmc daarmee proportioneel en is een haalbare performance mede ingegeven door de opgedane kennis in de marktverkenningsgesprekken met diverse potentiële leveranciers. Betreft PvE Vraag U stelt dat indexatie enkel mag worden doorgevoerd na goedkeuring van de inkoper/budgethouder VUmc. De huidige strekking impliceert dat inkoper/budgethouder een finaal besluit kan nemen. Dit achten wij niet binnen de normen van redelijkheid en billijkheid daar hier geen criteria en escalatiemodel genoemd worden. Kunt u aangeven welke criteria (te toetsen door beide partijen, naast de KPI s gesteld onder 5.1, 5.2 en 5.3) inkoper/budgethouder hanteert voor de toetsing van de indexatie? Indien de leverancier van DKW de performance afspraken (maximaal 3 KPI's) behaalt heeft de leverancier het recht om haar tarieven te verhogen conform de CBS index. VUmc wil meer controle houden over de uitgaven van (belasting) gelden. De vrijblijvendheid om "zomaar" tarieven te verhogen door leveranciers wordt door middel van een extra goedkeuringsslag door de budgethouder en inkoper hiermee gereduceerd en houdt VUmc meer controle en grip over eventuele extra prijsverhogingen voor het komende jaar (CBS indexering) mede in het kader van het opstellen van de jaarlijkse begroting van unit voeding VUmc. Betreft PvE Vraag In geval er tussen opdrachtnemer en opdrachtgever een geschil is met betrekking tot de jaarlijkse indexatie. Welk escalatiemodel hanteert VUmc in dergelijke gevallen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 8

7 VUmc hanteert normaliter de NZA indexering zoals beschreven in de Algemene inkoopvoorwaarden VUmc. Aangezien het een Europese aanbesteding betreft voor het inkopen van DKW vindt VUmc het logisch om de voedingsindexering te hanteren en dus af te wijken van het gebruikelijke, de CBS index Dit zal als zodanig worden vastgelegd in de raamovereenkomst, zodat hierover geen onduidelijkheid kan ontstaan voor beide partijen. Een escalatiemodel is daarom niet aan de orde. Betreft ISO Vraag Onze organisatie is momenteel nog niet ISO gecertificeerd. Echte is er wel een kwaliteitsmanagement handboek opgesteld waarin de processen beschreven zijn. Is het voldoende om de inhoudsopgave van dit kwaliteitshandboek zonder certificering te kunnen overleggen? Voldoen wij hiermee aan de gestelde eis? Nee. U dient een geldig ISO certificaat of een geldig vergelijkbaar certificaat aan te leveren, dit laatste ter beoordeling door VUmc. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Jaaromzet Vraag Kunt u aangeven wat de jaaromzet van 2014 was voor het uitgevraagde pakket? Nee. Categorie Contractvoorwaarden Betreft Algemene inkoopvoorwaarden Vraag Bij de algemene inkoopvoorwaarden 5.1 stelt u dat de overeengekomen prijzen vast staan voor de duur van de overeenkomst, te weten 4 jaar. In de overige documenten wordt aangegeven dat een jaarlijkse prijsindexatie van toepassing is. Kunnen wij er vanuit gaan dat we jaarlijks de prijzen mogen indexeren? Ja, u kunt uw tarieven jaarlijks indexeren conform de CBS voedingsmiddelen index, mits de performance afspraken (3 KPI's) worden gerealiseerd door de leverancier. Betreft Programma van eisen Vraag Programma van eisen 2.5. In deze eis geeft u aan dat, indien het gewenste kwaliteitsniveau van een alternatief niet voldoende is, het huidig gevraagde product dient te worden geleverd voor dezelfde prijs. Kwaliteitsniveau van artikelen betreft een subjectief oordeel. Kunt u aangeven hoe u de producten op het gewenste kwaliteitsniveau gaat beoordelen? 1. Door middel van een ingrediënten controle. Het alternatief aangeboden product wordt vergeleken t.o.v. het huidige product subjectieven meningen van koks en/of keukenpersoneel VUmc. VUmc zal de uitkomst schriftelijk aan u communiceren. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 8

8 Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Aankondiging van een opdracht: II Vraag U stelt hier het volgende: Frequentie en waarde van de te gunnen opdrachten: Maximaal budgetplafond gedurende de contractperiode exclusief jaarlijkse NZA indexeringen. In het gehele document treffen wij geen nadere informatie aan ten aanzien van dit maximale budgetplafond. Kunt u dit nader toelichten en ons voorzien van nadere informatie? "Slip of the Pen". Excuses voor de verwarring. VUmc hanteert geen budgetplafond. Gunning vindt plaats d.mv. de laagste prijs zoals gemotiveerd in de leidraad en op Tenderned. Betreft PvE Vraag U spreekt over CBS index, kunt u bevestigen dat er sprake is van een samengesteld gewogen gemiddelde indexering? Correct. Het betreft CBS voedingsmiddelen (2e kolom van het CBS overzicht), dus inderdaad het samengestelde gemiddelde indexering en dus niet per productgroep. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 8