Notitie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp 2016 en 2017 Continuïteit en middelen nodig voor zorgvuldige inrichting van de Tijdelijke Werkorganisatie

Transcriptie

1 Notitie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp 2016 en 2017 Continuïteit en middelen nodig voor zorgvuldige inrichting van de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp

2 INHOUDSOPGAVE Continuïteit en middelen nodig voor zorgvuldige inrichting van de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp 3 1. TWO stelt twee sporen voor t.b.v. een zorgvuldige inrichting en personeelsopbouw Spoor 1: Een vaste kern van medewerkers langdurig bij Holland Rijnland detacheren onder voorwaarden Spoor 2: Flexibele schil van expertise- en ondersteuningsfuncties inzetten bij Holland Rijnland 8 2. Begrotingswijziging 2016 nodig Toelichting begrotingswijziging Vaststellen begroting Nieuwe SLA afsluiten onder DVO Holland Rijnland SP Nieuwe naam voor de TWO: TWO Jeugdhulp Bestuurlijke route en planning Bijlagen 14 Bijlage 1: Gezamenlijk opdrachtgeverschap Jeugdhulp in Regio Holland Rijnland 14 Bijlage 2: Gezamenlijk opdrachtgeverschap vindt plaats binnen de Governance Jeugdhulp 15 Bijlage 3: Besluitvormingsproces schematisch weergegeven 16 Bijlage 4: Werking TWO binnen gezamenlijk opdrachtgeverschap 17 Bijlage 5: Missie en diensten TWO 18 Bijlage 6: Benodigde formatie TWO 20 Bijlage 7: Benodigde functies voor uitvoering diensten TWO 21 Bijlage 8: Zie bijgevoegd PDF bestand voor de Begroting uitvoeringsk osten Jeugdhulp en de kostenverdeling per gemeente 25 2

3 Continuïteit en middelen nodig voor zorgvuldige inrichting van de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Hart voor de Jeugd als vertrekpunt voor gezamenlijk opdrachtgeverschap in Holland Rijnland Per 1 januari 2015 zijn gemeenten zowel inhoudelijk als financieel verantwoordelijk voor het hele jeugdhulpstelsel. Dertien gemeenten in Holland Rijnland hebben de handen ineen geslagen om de nieuwe taken anders én beter uit te voeren. De sturingsfilosofie is om vanuit inhoud en visie een aanbod van integrale hulp mogelijk te maken, waarbij de jeugdigen en ouders de regie hebben over hun hulpplan. Centraal in de visie staat het gegeven dat iedereen een rol heeft in het opgroeien van onze jeugd, en als centraal doel is geformuleerd dat de jeugd in Holland Rijnland gezond en veilig opgroeit. In het jeugdhulpmodel is dit vertaald in hulp en ondersteuning die zo veel mogelijk is ingebed in het dagelijks leven van de kinderen. Dichtbij, integraal en met hulp op maat, zonder onnodige bureaucratie. Er is daarbij niet alleen sprake van een transitie, maar ook van een inhoudelijke en organisatorische transformatie van de jeugdhulp. Model Jeugdhulp Holland Rijnland 3

4 Het vraagt van de gemeenten en instellingen een grote inspanning om het veranderingsproces dat bij de transformatie hoort vorm te geven. Er is daarom afgesproken in gezamenlijkheid met dertien gemeenten binnen de regio Holland Rijnland en met de organisatie Holland Rijnland het opdrachtgev erschap uit te voeren. Het gezamenlijk opdrachtgeverschap betreft het proces van en rondom de contractering van de jeugdhulp, waarbij permanente verbetering van het opdrachtgeverschap van de samenwerkende gemeenten en transformatie centraal staan 1. Het gezamenlijk opdrachtgeverschap heeft als basis dat de administratie wordt beperkt tot hoogst noodzakelijk en dat er wordt samengewerkt in een vorm van partnerschap met de jeugdhulpaanbieders. Holland Rijnland faciliteert de samenwerking van het gezamenlijk opdrachtgeverschap Binnen het regionaal maatschappelijk domein is een traditie opgebouwd dat gemeenten samen initiatieven nemen en uitwerken. De organisatie Holland Rijnland levert daarbij afwisselend lichte (platformfunctie) en zwaardere ondersteuning (bijdrage aan de ontwikkeling van regionaal jeugdbeleid en ambtelijke en bestuurlijke afstemming en coördinatie). De transformatie vereist dat gemeenten gezamenlijk beleid ontwikkelen en opstellen en een gezamenlijke visie hebben op de jeugdhulp. De Strategische Eenheid faciliteert het gezamenlijk opdrachtgev erschap via de Werkagenda Jeugd, het Ambtelijk Overleg Jeugd en het Portefeuillehoudersoverleg Maatschappij vanuit de reguliere platformfunctie. Via deze route worden de voorstellen voor beleid en beleidsrealisatie afgestemd met alle gemeenten om vervolgens tot besluitvorming te komen. Bij de uitvoering van haar taken werkt de Strategische Eenheid nauw samen met de bij Holland Rijnland ondergebrachte uitvoeringsorganen, waaronder de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp (hierna TWO). Gemeenten geven TWO een uitvoeringsopdracht binnen het gezamenlijk opdrachtgeve rschap Dertien gemeenten in Holland Rijnland hebben in 2015 het DB van Holland Rijnland gevraagd zorg te dragen voor de inrichting van een Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp voor twee jaar ( ). De TWO heeft de volgende missie: Namens de deelnemende gemeenten realiseren van een adequaat aanbod van goede, passende en tijdige (specialistisch e) hulp aan jeugdigen en gezinnen. Deze missie wordt vormgegeven door de uitvoeringsopdracht en diensten van de TWO die in navolgende tabel zijn weergegeven. Hierin wordt zichtbaar welke rol de TWO vervult binnen het gezamenlijk opdrachtgeverschap. 1 Zie bijlage 1 voor de beschrijving en visuele weergave van het gezamenlijk opdrachtgeverschap. 4

5 Onderdelen gezamenlijk opdrachtgeverschap Doel en strategiebepaling (beleidskeuzes) Concretiseren, selecteren en contracteren Beheren Uitvoeringsopdracht TWO onder- Transformatie / steuning Beleid Relatiebeheer Contractering Relatiebeheer Contractmanagement Monitoring Relatiebeheer Contractmanagement Diensten TWO 2 Het faciliteren van procesregie op de te realiseren transformatie in de jeugdhulp 3 ; Het verzamelen van gemeentelijke wensen en behoeften, alsmede het leveren van input aan gemeenten voor evt. verdere beleidsontwikkeling op het terrein van jeugdhulp; Het voorbereiden van de inkoop van jeugdhulp, het contracteren van jeugdhulpaanbieders; Het voeren van contractmanagement en beheer; Het verstrekken van periodieke managementrapportages aan gemeenten over budgetuitputting, zorggebruik en prestatie-indicatoren; Signaleren, analyseren, monitoren en sturen o.b.v. de periodieke managementrapportages t.b.v. beleidsontwikkeling, inkoop, budgetuitputting en contractmanagement; Financieel beheer Het bieden van een Servicedesk voor vragen van aanbieders of gemeenten (cliënten dienen zich tot gemeenten te wenden). Accorderen van facturen en zorgdragen voor tijdige betaling; Veiligheid Archivering Regionaal inrichten van de toeleiding naar de Raad voor de Kinderbescherming Het optreden als budgethouder en het verantwoorden van de bestede middelen o.b.v. toetsing aan het contract; Archivering van alle relevante (contract) stukken inzake het opdrachtgeverschap; Inrichtingen, bemensen en doorontwikkelen van de Jeugdbeschermingstafel. Vormgeven aan de samenwerking met partners in het domein veiligheid 2 Zie bijlage 5 voor de volledige beschrijving van de missie en diensten van de TWO 3 De transformatie vereist dat gemeenten gezamenlijk beleid ontwikkelen en opstellen en een gezamenlijke visie hebben op de zorg. De ontwikkeling van dit gezamenlijke beleid geschiedt door gemeenten, daarbij ondersteund vanuit de platformfunctie van Holland Rijnland (reguliere taak Holland Rijnland). De TWO levert daarbij input. 5

6 Archivering en secretariële ondersteuning is centraal ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsbureau van Holland Rijnland. De TWO gebruikt deze ondersteunende diensten t.b.v. het uitvoeren van de opdracht. Voortzetting gezamenlijk opdrachtgeverschap na 2017 leidt tot voortzetting TWO Naar aanleiding van de inkoopstrategie 2017, is onlangs door dertien gemeenten besloten voor een periode van twee jaar en na een evaluatie wederom twee jaar in gezamenlijkheid het opdrachtgev erschap uit te voeren binnen een onveranderde Governance 4. Dit leidt tot voortzetting van de TWO, waarbij de TWO meer ingebed zal worden in de organisatie Holland Rijnland. Keuzes nodig in personeelsopbouw TWO De TWO is in 2015 gestart als een netwerkorganisatie met een klein kernteam van medewerkers, veelal gedetacheerd door gemeenten. Dit kernteam krijgt ondersteuning van Servicepunt71 waar de technische uitvoeringstaken op basis van een dienstverleningsovereenkomst zijn ondergebracht. Gedurende 2015 is een beter inzicht ontstaan in de huidige uitvoeringsopdracht en de middelen menskracht en budgetten die nodig zijn om de bij de opdracht behorende taken en werkzaamheden zorgvuldig uit te kunnen voeren. Het is de verwachting dat de omvang van de transformatie- en verantwoordingsopdracht voor 2017 en daarna, niet zal afnemen. Na het besluit, dat leidt tot verlenging van de uitvoeringsopdracht van twee jaar en na evaluatie wederom twee jaar, is eind 2015 binnen de TWO geïnventariseerd wat nodig is om de uitvoeringsopdracht goed uit te kunnen voeren en de kwaliteit en continuïteit te borgen in 2016 en verder. Op basis van deze inventarisatie hebben de medewerkers van de TWO inmiddels de werking van de TWO binnen het gezamenlijk opdrachtgeverschap5 en de missie en diensten van de TWO 6 geherdefinieerd. Daarnaast is intern de werk- en taakverdeling heringericht, wat inzicht heeft geboden in de benodigde formatie 7. 4 Zie bijlage 2 en 3 voor omschrijving van de Governance en besluitvormingsprocessen Jeugdhulp binnen Holland Rijnland 5 Zie bijlage 4 voor de visuele weergave van de werking van de TWO binnen het gezamenlijk opdrachtgeverschap. 6 Zie bijlage 5 voor de beschreven missie en diensten van de TWO 7 Zie bijlage 6 voor de benodigde formatie 6

7 1. TWO stelt twee sporen voor t.b.v. een zorgvuldige inrichting en personeelsopbouw Om de personeelssamenstelling te optimaliseren kan worden gevarieerd met de manier waarop medewerkers aan de organisatie Holland Rijnland worden gebonden. Er zijn vier manieren om personeel aan te trekken. Dat zijn achtereenvolgens een vaste aanstelling, een detachering, een plaatsing vanuit een deelnemende gemeente en een contract voor bepaalde tijd. Om een goede keuze te kunnen maken in de personeelsopbouw, zijn de voor- en nadelen per manier van aantrekken beoordeeld. De beoordelingscriteria die hiervoor zijn gebruikt, zijn binding, continuïteit, stabiliteit, kosten, frictiekosten, flexibiliteit en aansturing. Hierbij wordt opgemerkt dat de beoordeling vanuit verschillende invalshoeken anders gewaardeerd kan worden. Vanuit de bedrijfsvoering is flexibiliteit een logisch uitgangspunt, vanuit de inhoud en personeelsoogpunt is voorkeur voor continuïteit. Verder geldt dat sinds 1 juli 2015 de Wet werk en zekerheid van toepassing is, waardoor werknemers volgens de zogenaamde ketenbepaling na drie tijdelijke contracten binnen twee jaar recht hebben op een vast contract. Dit geldt niet voor detacheringsafspraken tussen overheden. Op basis van een integrale afweging van alle criteria en de gewijzigde wetgeving, kan geconcludeerd worden dat het vast in dienst nemen van medewerkers voor wat betreft de continuïteit, binding en stabiliteit de meest duurzame optie is. Echter, het besluit om twee jaar en na evaluatie wederom twee jaar het gezamenlijk opdrachtgeverschap voort te zetten, vraagt in de personeelsopbouw keuzes te maken die in lijn zijn met dit besluit. Een keuze voor langdurig detacheren is dan de meest passende oplossing. Om het risico op frictiekosten bij beëindiging van de opdracht te beperken ligt het voor handen te varieren in de keuzes om personeel aan te trekken. Het voorstel is dan ook te kiezen voor een vaste kern van medewerkers die onder voorwaarden langdurig gedetacheerd worden en een flexibele schil van expertise- en ondersteuningsfuncties die op detacheringsbasis, via (tijdelijke) inhuur of een tijdelijke aanstelling werkzaamheden uitvoert. Dit voorstel wordt verder uitgewerkt in twee sporen. 1.1 Spoor 1: Een vaste kern van medewerkers langdurig bij Holland Rijnland de tacheren onder voorwaarden Vaste kern medewerkers vervult een belangrijke functie in de uitvoeringsopdracht van de TWO Het borgen van kennis, kwaliteit en relatieopbouw met jeugdhulpaanbieders en gemeenten is een voorwaarde voor het vormgeven en realiseren van een langdurige transformatie in de jeugdhulp. De accountmanagers zijn verantwoordelijk voor het accountmanagement richting aanbieders en gemeenten en de strategische advisering. Daarnaast zijn de thema s binnen de Werkagenda Jeugd onder de accountmanagers verdeeld om de beleidsinitiatie richting de Werkagenda Jeugd te kunnen stroomlijnen. De manager (1 fte) en accountmanagers (4,22 fte) zijn op dit moment werkzaam op basis van detachering. Ook de controlefunctie (0,5 fte) is gezien de verantwoordelijkheid van het DB voor de verantwoording van het jeugdhulp budget, essentieel. 7

8 Voorwaarden aan detachering voor binding en borging continuïteit en kwaliteit Gezien de belangrijke functie van bovengenoemde medewerkers is het voorstel deze te binden aan de organisatie Holland Rijnland middels een langdurige detachering onder de volgende voorwaarden: 1. Holland Rijnland kan hiërarchisch leidinggeven. Voor het bevorderen van de stabiliteit van de samenwerking is het van belang dat de manager van de TWO het team met gedetacheerden niet alleen functioneel, maar ook hiërarchisch kan aansturen. Dit houdt in dat de manager primair verantwoordelijk is voor de aansturing van de gedetacheerde medewerkers en dat zij meedraaien in de bestaande gespreks- en beoordelingscyclus en registratiesystemen van de organisatie Holland Rijnland. 2. Holland Rijnland kan een beperking opleggen op het terugroepen van de gedetacheerde. Vanwege het belang van binding van medewerkers en het daarmee borgen van continuïteit en kwaliteit, is het gewenst dat een medewerker zo lang mogelijk verbonden kan zijn aan de TWO. Het is dan ook noodzakelijk dat de detacheerder de medewerker niet elk moment kan terugroepen, maar dat er langdurig gedetacheerd wordt. 3. Holland Rijnland kan eisen stellen aan de detacheerder. Gezien de omvang en complexiteit van de uitvoeringsopdracht, moet de manager eisen kunnen stellen aan de kwaliteit, beschikbaarheid, kennis en competenties van de gedetacheerde medewerkers. 4. Gemeenten staan garant voor mogelijke frictiekosten. De huidige gedetacheerde medewerkers zouden in het kader van de Wet werk en zekerheid langer gedetacheerd kunnen worden, echter stelt het de detacheerders voor het probleem van het langdurig missen en vervangen van de gedetacheerden. Bij een mogelijk einde van de TWO en terugkeer naar de detacheerder zou sprake kunnen zijn van boventalligheid. Er is nog geen jurisprudentie beschikbaar, maar de rechter neigt bij protest van de gedetacheerde tegen boventalligheid, om dan de werkelijke situatie van de terugkerende gedetacheerde te beoordelen en de inlener Holland Rijnland dan als feitelijke werkgever te gaan beschouwen. Op deze manier ontstaat het risico dat de organisatie Holland Rijnland geconfronteerd wordt met frictiekosten. De dertien gemeenten moeten hiervoor garant staan. 1.2 Spoor 2: Flexibele schil van expertise- en ondersteuningsfuncties inzette n bij Holland Rijnland Rondom het kernteam is een aantal flexibele functies nodig. Gezien de aard van de functies en mogelijke piekbelasting binnen het takenpakket is het voorstel deze functies te vervullen op detacherings basis, inhuur of een tijdelijke aanstelling. Er is een onderscheid tussen expertise functies en ondersteunende functies. Met de expertisefuncties worden een contractmanager, adviseur gegevensanalyse kwaliteitszorg en een financieel adviseur beoogd van elk 0,67 fte. Deze expertise is nodig om het inhoudelijk accountmanagement goed uit te kunnen voeren en te borgen dat de gemaakte afspraken met aanbieders worden bewaakt, uitgevoerd en gemonitord. Bij het afronden van de bestuurlijke aanbesteding zal ook het inkoopteam uitvoegen. Voor wat betreft de ondersteunende functies is daarom een junior accountmanager van 1 fte begroot ter ondersteuning van de senior accountmanagers. Daarnaast is er een functie van organisatieondersteuning voor 2 fte 8

9 begroot om het proces en de werkzaamheden van het gehele team te faciliteren. Dit betreft o.a. ondersteuning van het expertteam, organiseren van contractbesprekingen, contractbeheer en invulling aan de Servicedesk Jeugdhulp. JBT medewerkers organisatorisch onderbrengen bij de TWO in 2017 De gemeenten zijn vanaf 1 januari 2015 ook verantwoordelijk voor de hulp aan kinderen en jeugdigen waarvan een gezonde en veilige ontwikkeling wordt bedreigd. Hulp in het gedwongen kader kan dan noodzakelijk blijken. Op 31 oktober 2014 heeft het Pho Maatschappij positief geadviseerd over het samenwerkingsprotocol tussen de gemeenten in de regio Holland Rijnland en de regio Midden Holland met de Raad voor de Kinderbescherming. Onderdeel van deze samenwerkingsovereenkomst is de oprichting van de Jeugdbeschermingstafel (JBT) als overleg waar besloten wordt tot het wel of niet starten van een Raadsonderzoek. Vervolgens hebben alle gemeenten ingestemd met het Samenwerkings protocol waarna de JBT van start is gegaan. Ambtelijk en met de partners is verder vorm gegeven aan de JBT. Op 1 april 2015 heeft het Pho Maatschappij aan de gemeenten geadviseerd Holland Rijnland te verzoeken het platform te bieden voor de JBT voor de periode maart 2015 tot en met 31 december 2016, het verlenen van de hiervoor benodigde mandaten aan het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland en de kosten voor de JBT te dekken uit de regionale begroting jeugdhulp. Het voorstel voor 2017 is de werkzaamheden van de JBT voort te zetten als zijnde de toeleiding naar de Raad voor de Kinderbescherming en de JBT organisatorisch onder te brengen bij de TWO. Hiermee maakt de JBT onderdeel uit van de TWO en worden de medewerkers functioneel aangestuurd door de manager TWO. De (beleids)inhoudelijke aansturing en doorontwikkeling vindt plaats vanuit de TWO in samenwerking met de werkgroep Kind & Veiligheid. De twee voorzitters van de JBT worden gedetacheerd vanuit de Raad voor de Kinderbescherming, de secretaris vanuit een gemeente. De formatie betreft 1,42 fte aan voorzitters en 0,81 fte voor de secretaris. 9

10 2. Begrotingswijziging 2016 nodi g De uitvoeringskosten maken onderdeel uit van de begroting Jeugdhulp. Hierdoor is er een relatie tussen de begroting Jeugdhulp en de begroting Holland Rijnland. In de begroting Jeugdhulp 2016 is een bedrag opgenomen van voor de uitvoeringskosten (excl. BTW, uitvoeringskosten JBT en inzet inkoopteam 2017). Met deze begroting is door het PHO Maatschappij ingestemd op 16 december Dekking meerkosten in 2016 door herschikking middelen In voorgaande hoofdstukken is inzicht geboden welke middelen menskracht en budgetten nodig zijn om de bij de uitvoeringsopdracht behorende taken en werkzaamheden zorgvuldig uit te kunnen voeren. Dit heeft voor 2016 een begrotingswijziging 9 tot gevolg. De dekking van de meerkosten in 2016 wordt gevonden door herschikking van de middelen in de begroting Jeugdhulp In de onderstaande tabel wordt een samenvatting weergegeven van de voorgestelde wijziging in de begroting Jeugdhulp Deze bedragen zijn exclusief BTW, overhead en inzet inkoopteam Uitvoeringskosten Begroting Holland Rijnland 2016 Laatste versie begroting Jeugdhulp 2016 Voorstel wijziging begroting Jeugdhulp 2016 Verschil Begroting TWO - HR Begroting SP Subtotaal (excl. BTW) Begroting JBT Totaal (excl. BTW) Totaal aan BTW Totaal (incl. BTW) NB: dit bedrag is nog niet verwerkt in de oorspronkelijke begroting Holland Rijnland Hierin staat een bedrag van (incl. BTW) opgenomen. 9 Na goedkeuring door de dertien colleges van de bij deze notitie gevoegde begroting vindt een wijziging plaats van de begroting 2016 van Holland Rijnland. Die aanpassing wordt verwerkt door middel van een begrotingswijziging, waarmee de overheveling van de middelen van de begroting Jeugdhulp naar de begroting Holland Rijnland wordt geformaliseerd en gerealiseerd. 10 De kosten voor een nieuw inkoopteam maken op z n vroegst pas in 2019 mogelijk onderdeel uit van de begroting. Dit vanwege de voorgenomen aanbesteding van de jeugdhulp voor een periode van drie jaar. Gezien het incidentele karakter (en dekking) van deze kosten zijn deze niet in de begroting van 2017 opgenomen. Vanaf 2017 komt de structurele inzet van de inkoopadviseur te vervallen. Wel is een bedrag voor incidentele inzet voor inkoopadvies afgestemd op het bestuurlijk aanbestedingstraject opgenomen. 10

11 2.1 Toelichting begrotingswijziging De begroting van de TWO bestaat uit een drietal onderdelen die merendeels opgebouwd zijn uit kosten voor personeelsinzet en de vergoeding van te leveren diensten. Hieronder volgt per onderdeel een toelichting op de begrotingswijziging. Kleine toename aantal fte bij de TWO zorgt voor stijging Begroting TWO HR In bijlage 6 staat een vergelijking aangegeven tussen de bezetting van de TWO in 2015/2016 en de benodigde formatie in 2016, 2017 en verder. In bijlage 7 zijn de taken, werkzaamheden en taakverdeling aangegeven waarop deze formatie gebaseerd is. Er is sprake van een kleine toename van het aantal benodigde fte s voor met name accountmanagement en de ondersteuning daarvan. Daarnaast is er een verschuiving zichtbaar van werkzaamheden tussen de TWO en SP71. Bij het opstellen van de begroting is voor de berekening van de personeelsinzet de indeling in functieschalen volgens HR21 als uitgangspunt genomen. Ook is een werkbudget aan de begroting toegevoegd. Vanuit dat budget kunnen kosten voor incidentele projecten ICT, periodieke inzet in het kader van de verantwoordings - en auditwerkzaamheden, extern advies en het opstellen van de kwartaalrapportages worden gedekt. Afname werkzaamheden SP71 11 In 2015 is gebleken dat door de TWO minder werkzaamheden bij SP71 zijn afgenomen dan opgenomen in de begroting 2015 van SP71. Ook in 2016 gaat een verschil ontstaan tussen de begroting en de te verwachten realisatie. Op basis hiervan is het voorstel de huidige Service Level Agreement en bijbehorende begroting voor 2016 van SP71 aan te passen. Inzet JBT maakt uitvoeringskosten hoger Gezien het huidig aantal casussen is voor de JBT al in 2016 uitbreiding nodig tot 1,42 fte voor de functie van voorzitter en 0,81 fte voor de functie van secretaris. In de praktijk is namelijk gebleken dat de geraamde uren ontoereikend zijn voor de uitvoering. De verwachting is dat het aantal casussen niet zal dalen, maar juist toeneemt. Naast het voorzitten van de tafels (voorbereiding, agendering, voorzitten tafel en evaluatie bij inzet preventieve jeugdbescherming), wordt van hen verwacht dat zij actief meewerken aan de samenwerking en aansluiting tussen de G.I. s, jeugd- en gezinsteams, Veilig Thuis, Raad voor de Kinderbescherming en het Crisis interventie Team. Uitvoeringskosten blijven onder de 3% De uitvoeringskosten zijn uitgedrukt in een percentage ten opzichte van het jeugdhulpbudget gering. Waar landelijk door gemeenten gerekend wordt op een totaal van 3%, is dit voor Holland Rijnland beperkt tot 1,41% aan regionale lasten. Voor deze berekening geldt het referentiejaar De kosten voor de JBT zijn in de bepaling van dit percentage niet meegenomen omdat dit de jeugdhulp zelf betreft. Vanwege de afnemende budgetten, de doorbelasting van overheadskosten en rekening houdend met de lokale inkoop van gemeenten vanaf 2017 stijgt dit percentage naar maximaal 2,29%. Ter vergelijking: zorgverzekeraars rekenen met een percentage van 4% van de te verlenen zorg voor de uitvoeringskosten. 11 Zie bijlage 6 voor de verhouding tussen benodigde formatie SP71 en TWO 11

12 3. Vaststellen begroting 2017 In het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland, komt op 6 juli a.s. de vaststelling van de begroting Holland Rijnland 2017 aan de orde. In onderstaand overzicht is de toelichting van de uitvoeringskosten (Programma Opdrachtgeverschap Jeugdhulp) 2017 opgenomen. De eerder genoemde onderdelen blijven in 2017 (en 2018) vooralsnog ongewijzigd (zie toelichting hoofdstuk 2). Echter, vanaf 2017 gaat Holland Rijnland een bedrag van ,- aan overheadkosten voor de huisvesting van en ondersteuning aan de TWO doorbelasten. Uitvoeringskosten Gewijzigde begroting Jeugdhulp 2016 Voorstel begroting Jeugdhulp 2017 Begroting TWO HR Begroting SP Begroting JBT Overhead n.v.t Totaal (excl. BTW) Totaal BTW Totaal (incl. BTW) In de conceptbegroting van Holland Rijnland 2017 is bovenstaande cijfermatig verwerkt. In de begroting 2017 Holland Rijnland zijn de kosten inclusief BTW geraamd. Voor de uitvoeringskosten bedraagt de raming in de begroting van Holland Rijnland Het verschil van , de geraamde BTW, ontvangen deelnemende gemeenten terug. Dit heeft dus geen gevolgen voor de netto bedragen, die de gemeenten betalen. Voor 2017 volgt later dit jaar de nieuwe begroting Jeugdhulp. Een volledige weergave van de meerjarenbegroting ( ) is terug te vinden in bijlage 8. 12

13 4. Nieuwe SLA afsluiten onder DVO Holland Rijnland SP71 Holland Rijnland heeft voor het opdrachtgeverschap Jeugdhulp in 2015 voor het uitvoeren van een aantal advies- en bedrijfsvoeringstaken een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met Servicepunt71 (SP71) in Leiden afgesloten. In het kader van het hostingsvraagstuk van Holland Rijnland wordt op dit moment een nieuwe DVO voorbereid voor het hosten van diverse organisatieonderdelen van Holland Rijnland bij Servicepunt71. Met de continuering van de TWO binnen Holland Rijnland lijkt het efficiënt gezamenlijk op te trekken in het afsluiten van een nieuwe DVO met SP71. De functies en diensten die de TWO vanaf 2017 wil afnemen bij SP71 wijken af van de Service Level Agreement bij de huidige dienstverleningsovereenkomst. Dat houdt in dat gestreefd wordt naar een gezamenlijke DVO waaraan een afzonderlijke Service Level Agreement voor de taken van de TWO vanaf 2017 en de jaren daarna wordt toegevoegd. In de bijgevoegde begroting, bijlage 8, zijn de begrote werkzaamheden voor 2017 en verder aangegeven. 5. Nieuwe naam voor de TWO: TWO Jeugdhulp In 2015 is bewust gekozen voor de T van de TWO aangezien het opdrachtgeverschap tijdelijk werd belegd. Met het voortzetten van de TWO van mogelijk twee keer twee jaar en het inbedden van de organisatie binnen Holland Rijnland is het gewenst het woord tijdelijkheid uit de naam te halen. Het instituut TWO is echter inmiddels een gevestigd begrip binnen de regio. Er lijkt binnen de gemeenten daarom weinig animo te bestaan om deze naam te wijzigingen. Voor gesteld wordt om de TWO niet meer als Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap te gebruiken, maar hiervoor voortaan de naam TWO Jeugdhulp te gaan hanteren. De T kan dan desgewenst voor het begrip transformatie staan. 6. Bestuurlijke route en planning In de onderstaande tabel is de routering van deze notitie aangegeven: April Mei Juni Juli Data Verzenden DB Voorstel in DB Verzenden AO 19 april 28 april 26 april Voorstel in AO 10 mei Verzenden PHO Voorstel in PHO 10 mei 25 mei Verzenden DB Voorstel in DB Voorstel in Colleges 31 mei 25 mei 14 jun 9 juni Verzenden AB 14 jun Voorstel in AB 6 juli 13

14 7. Bijlagen Bijlage 1: Gezamenlijk opdrachtgeverschap Jeugdhulp in Regio Holland Rijnland 12 Het gezamenlijk opdrachtgeverschap bestaat uit drie onderdelen 1. Doel en strategiebepaling (beleidskeuzes) Gemeenten bepalen gezamenlijk welke maatschappelijke resultaten zij willen bereiken en welke opdracht zij onder welke voorwaarden aan aanbieders willen geven; 2. Concretiseren, selecteren en contracteren Aanbieders worden geselecteerd en gecontracteerd om de opdracht van de gemeenten uit te voeren; 3. Beheren De gemaakte afspraken met aanbieders worden bewaakt, uitgevoerd en gemonitord. Doel en strategiebepaling (beleidskeuzes) Transformatie Jeugdhulp Beheren Concretiseren, selecteren en contracteren 12 De beschrijving is afkomstig uit de Notitie gezamenlijk opdrachtgeverschap jeugdhulp februari De visuele weergave is een toevoeging op de beschrijving. 14

15 Bijlage 2: Gezamenlijk opdrachtgeverschap vindt plaats binnen de Governance Jeugdhulp Gemeenten zijn eindverantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering van de jeugdhulp. Gemeenteraden stellen derhalve de beleids- en financiële kaders vast waarbinnen het opdrachtgeverschap moet worden uitgevoerd. Deze kaders worden vertaald in programma s van eisen die worden voorgelegd aan de gemeentelijke colleges van B&W. Besluitvormingsproces bestaat uit drie routes In het besluitvormingsproces voor de besteding van de budgetten en de beleidsvorming rond de transformatie van de jeugdhulp is een onderscheid te maken in de programmering, de contractering en de verantwoording, waarbij de verantwoording 2 afzonderlijke bestuurlijke routes kent. 1. Programmering Programmering (beleid) gaat langs gemeenteraden, niet het DB. 2. Contractering Contractering gaat via het DB, als contractpartner, op basis van advies van het PHO. Het is in naam van de 13 samenwerkende gemeenten, met het mandaat bij het DB via de DVO. 3. Verantwoording Verantwoording gebeurt in twee stromen. De Jaarrekening Holland Rijnland is een bekende stroom waarin de apparaatslasten van de TWO worden verantwoord in het onderdeel verantwoording jeugdhulp. De andere stroom betreft de jaarrekening jeugdhulp. Beslissingen inzake de contracten die vervolgens met de aanbieders worden aangegaan, zijn de verantwoordelijkheid van het DB van Holland Rijnland. Daarin wordt het DB geadviseerd door het PHO Sociale agenda. Het DB verleent ondermandaat aan de TWO voor het aangaan en tekenen van contracten en accorderen van facturen. Het DB wordt tevens verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering. Ook hierin kan het DB ondermandaat verlenen. Het PHO Sociale agenda adviseert in deze zaken aan het DB: niet bij gewone meerderheid, maar bij een gekwalificeerde meerderheid van 2/3 e waarbij de stemmen worden gewogen naar rato van de jeugdhulpbudgetten van de gemeenten. Het DB verbindt zich aan het advies van het PHO, tenzij het DB meent dat dit op grond van juridische of bedrijfsvoering overwegingen niet verstandig is. In dat geval legt het DB de kwestie gemotiveerd terug bij het PHO voor herziene advisering. In geval van verschil van inzicht dient opgeschaald te worden naar de colleges van B&W. 15

16 Bijlage 3: Besluitv ormingsproces schematisch weergegeven

17 Bijlage 4: Werking TWO binnen gezamenlijk opdrachtgeverschap In onderstaand figuur is de structuur en werking van de TWO binnen het gezamenlijk opdrachtgeverschap schematisch weergegeven. Hierin zijn de verhoudingen tussen de verschillende betrokken partijen zichtbaar gemaakt, met aandacht voor de onderdelen van het gezamenlijk opdrachtgeverschap (rechts) en de functies van Holland Rijnland (links). Betrokken partijen buiten gemeenten om, zoals het OOGO Jeugd, zijn in onderstaand schema niet weergegeven. 17

18 Bijlage 5: Missie en diensten TWO 13 De gemeenten in Holland Rijnland hebben het DB van Holland Rijnland gevraagd zorg te dragen voor de inrichting van een Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp. De Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp heeft de daarbij de volgende missie: Namens de deelnemende gemeenten realiseren van een adequaat aanbod van goede, passende en tijdige (specialistische) hulp aan jeugdigen en gezinnen. Diensten TWO 14 Het faciliteren van procesregie op de te realiseren transformatie in de jeugdhulp; Het verzamelen van gemeentelijke wensen en behoeften, alsmede het leveren van input aan gemeenten voor evt. verdere beleidsontwikkeling op het terrein van jeugdhulp 15 ; Het voorbereiden van de inkoop van jeugdhulp, het contracteren van jeugdhulpaanbieders; Het voeren van contractmanagement en beheer; Het verstrekken van periodieke managementrapportages aan gemeenten over budgetuitputting, zorggebruik en prestatie-indicatoren Signaleren, analyseren, monitoren en sturen o.b.v. de periodieke managementrapporta g es t.b.v. beleidsontwikkeling, inkoop, budgetuitputting en contractmanagement; Accorderen van facturen en zorgdragen voor tijdige betaling; Het optreden als budgethouder en het verantwoorden van de bestede middelen o.b.v. toetsing aan het contract; Archivering van alle relevante (contract) stukken inzake het opdrachtgeverschap; Het bieden van een Servicedesk voor vragen van aanbieders of gemeenten (cliënten dienen zich tot gemeenten te wenden). Inrichtingen, bemensen en doorontwikkelen van de Jeugdbeschermingstafel. Vormgeven aan de samenwerking met partners in het domein veiligheid Het DB van Holland Rijnland draagt de eindverantwoordelijkheid voor deze diensten. Uitgangspunten bij inrichting TWO voldoende deskundig is op inhoud, inkoop en beheer; mee vorm kan geven aan de transformatie en innovatie van de jeugdzorg; kostenefficiënt en doelmatig werkt; indien gewenst, later ook andere opdrachtgeverschap taken kan uitvoeren; gescheiden is van de uitvoering van zorg; er een slagvaardige bestuursstructuur aanwezig is; 13 De diensten en uitgangspunten zijn o.a. gedestilleerd uit het Portefeuillehoudersoverleg Sociale Agenda, de bestuurlijke stuurgroep 3D, de ambtelijke stuurgroep 3D en het regionale beleidsplan.

19 zo ingericht is dat de komende jaren aangepast kan worden; zoveel mogelijk gebruik maakt van bestaande kennis en infrastructuren en dat er geen zelfstandige nieuwe organisatie wordt gebouw 19

20 Bijlage 6: Benodigde formatie TWO 2015 Voorstel 2016 en verder 2015/2016 TWO 2015/2016 SP71/externen Manager werkorganisatie 0,8 1 Servicedesk, contractbeheer en organisatieondersteuning 2016/2019 kern 1 2 Accountmanagers 3 4,22 Junior Accountmanager 1 Adviseur gegevensanalyse en kw aliteitszorg 0,5 0,67 Contractmanager 0,3 0,67 Financieel Adviseur 1 0,67 Concerncontroller 0,2 0,5 Medewerker factuurcontrole 0,5 1 Jeugdbeschermingstafel SP71 - Voorzitters 1,2 1,42 - Secretarissen 0,6 0,81 - Financiële administratie Juridisch (inkoop)advies 2 0,3 2016/2019 flex 6,8 7,3 5,72 10,54 Totaal 14,1 16,26

21 Bijlage 7: Benodigde functies voor uitv oering diensten TWO Gezamenlijk opdrachtgeverschap Doel en s trategiebepaling (beleids keuzes) Diensten Holland Rijnland TWO Rol SE Holland Rijnland Rol gemeenten Benodigde functies TWO Het faciliteren van procesregie op de te realiseren transformatie in de jeugdhulp 16 ; Faciliteren beleidsontwikkeling via Werkagenda AO Jeugd, AO-Jeugd en PHO. Gezamenlijk beleid ontwikkelen en opstellen, ondersteund vanuit de SE Holland Rijnland, met input vanuit TWO Vaststellen beleidsinhoudelijke en financiële kaders. Accountmanagers Junior Accountmanager Het verzamelen van gemeentelijke wensen en behoeften, alsmede het leveren van input aan gemeenten voor evt. verdere beleidsontwikkeling op het terrein van jeugdhulp; Faciliteren beleidsontwikkeling via Werkagenda AO Jeugd & besluitvorming via AO-Jeugd en PHO. Verzamelen van lokale wensen en behoeften t.b.v. beleidsontwikkeling en inkoopstrategie Accountmanagers Junior Accountmanager 16 De transformatie vereist dat gemeenten gezamenlijk beleid ontwikkelen en opstellen en een gezamenlijke visie hebben op de zorg. De ontwikkeling van dit gezamenlijke beleid geschiedt door gemeenten, daarbij ondersteund vanuit de platformfunctie van Holland Rijnland (reguliere taak Holland Rijnland). De TWO levert daarbij input. 21

22 Gezamenlijk opdrachtgeverschap Concretiseren, s electeren en contracteren Diensten Holland Rijnland TWO Rol SE Holland Rijnland Rol gemeenten Benodigde functies TWO Het voorbereiden van de inkoop van jeugdhulp, het contracteren van jeugdhulpaanbieders; Het voeren van contractmanagement en beheer; Faciliteren beleidsontwikkeling via Werkagenda AO Jeugd & besluitvorming via AO-Jeugd en PHO. Leveren van inhoudelijke input via werkagenda AO Jeugd voor inkoop(strategie), ondersteund vanuit TWO Vaststellen inkoopstrategie en inkoopplan Leveren van inhoudelijke input (via werkagenda AO Jeugd en accountgesprekken tussen TWO en gemeenten) Inkoopteam 17 - Projectleider - Inkoopadviseur - Projectondersteuning - Financieel adviseur - Juridisch adviseur Accountmanagers Junior Accountmanager Contractmanager Adviseur gegevensanalyse en kwaliteitszorg Organisatieondersteuner Accountmanagers Junior Accountmanager Contractmanager Adviseur gegevensanalyse en kwaliteitszorg Organisatieondersteuner 17 I.v.m. de eerder geaccordeerde incidentele uitgaven, is de uitwerking van het inkoopteam niet verder meegenomen 22

23 Gezamenlijk opdrachtgeverschap Beheren Monitoren en Sturen Beheren t.b.v. doel en strategiebepaling (beleidskeuzes) en concretiseren, selecteren en contracteren Diensten Holland Rijnland TWO Rol SE Holland Rijnland Rol gemeenten Benodigde functies TWO Het verstrekken van periodieke managementrapportages aan gemeenten over budgetuitputting, zorggebruik en prestatie-indicatoren; Signaleren, analyseren, monitoren en sturen o.b.v. de periodieke managementrapportages t.b.v. beleidsontwikkeling, inkoop, budgetuitputting en contractmanagement; Informeren en agenderen AO-Jeugd en PHO Monitoren van de uitvoering van het beleid en bijstellen van beleid (PDCA) Accountmanagers Adviseur gegevensanalyse en kwaliteitszorg Contractmanager Financieel adviseur Beheren Accorderen van facturen en zorgdragen voor tijdige betaling; Financieel adviseur Medewerker Factuurcontrole Financiële administratie Het optreden als budgethouder en het verantwoorden van de bestede middelen o.b.v. toetsing aan het contract; Archivering van alle relevante (contract) stukken inzake het opdrachtgeverschap; Concerncontroller Contractmanager Financieel adviseur Accountmanager Secretariaat TWO Medewerkers Archief HR 23

24 Overig Diensten Holland Rijnland - TWO Rol SE Holland Rijnland Rol gemeenten Benodigde functies Informeren doelgroep via de communicatiemiddelen en bieden van een Servicedesk voor vragen van aanbieders of gemeenten (cliënten dienen zich tot gemeenten te wenden). Organisatieondersteuner Junior Accountmanager Verbeteren interne structuur TWO Aansluiten, beschrijven en inregelen (interne) werkprocessen Inrichtingen, bemensen en doorontwikkelen van de Jeugdbeschermingstafel. Vormgeven aan de samenwerking met partners in het domein veiligheid Faciliteren informeren AO- Jeugd en PHO Voorzitters JBT Secretarissen JBT 24

25 Bijlage 8: Zie bijgevoegd PDF bestanden voor de Begroting uitv oeringskosten Jeugdhulp en de kostenverdeling per gemeente 25