Jaardocument Maatschappelijk Verslag

Transcriptie

1 Jaardocument 2011 Maatschappelijk Verslag

2 Inhoud Maatschappelijk verslag Voorwoord 2 1. Uitgangspunten van de verslaggeving 3 2. Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen van goed bestuur Raad van Bestuur Toezichthouders - Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Organogram Lijst van afkortingen Jaarrekening Jaarverslag Stichting Boschhuis Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 1

3 Voorwoord Triade Trotse Mensen Triade helpt kwetsbare mensen weer trots te zijn. Trots hoeft geen grote belofte te zijn. Trots zit vooral in kleine resultaten en in grote resultaten. Een cliënt die in staat is zelf aan te geven wat hij op zijn boterham wil, terwijl hij niet kan praten. Een locatie die in 2009 afbrandde, hebben we in 2011 opnieuw opgebouwd en geopend als een mooi vergadercentrum. Een cliënt die voor het eerst slaapt in zijn eigen appartement. Ik ben trots op onze medewerkers die dit hebben helpen realiseren! Triade heeft in 2011 grote stappen gemaakt. Begin van het jaar is het programma Naar een gezond Triade gestart. Directeuren en clustermanagers kregen de opdracht voor alle locaties een locatieplan te schrijven met als doel dat iedere locatie zelfstandig een positief resultaat kan behalen, zowel voor de zorgexploitatie, de huisvestingsexploitatie als voor kwaliteit. De ondersteunende afdelingen zorg, financiën en P&O stonden de clustermanagers met raad en daad ter zijde. Eind 2010 werd bekend dat de zorg in Nederland een grote verbouwing tegemoet kan zien. Om in te kunnen spelen op deze stelselwijzigingen in de zorg heeft Triade een programma opgesteld waaronder verschillende projecten hangen waarmee Triade zich voorbereidt op de veranderende markt. Triade heeft al goed zicht op de positie die Triade straks wil innemen in de gemeentelijke WMO-markt en welke producten Triade wil gaan leveren. De zelfredzaamheid van de cliënt willen wij verder bevorderen. Daarnaast zijn in 2011 door Triade een aantal prachtige locaties gestart. In Emmeloord is de parkflat geopend. Hier wonen cliënten in hun eigen appartement met 24-uursbegeleiding. In Lelystad opende het Geldersehout, een uniek project waar Triade samen met s Heerenloo 36 cliënten met moeilijk verstaanbaar gedrag begeleidt. Ook opende in Lelystad aan de Stavorenstraat woningen voor mensen met de diagnose schizofrenie. In Almere is een locatie aan de Polenstraat geopend waar cliënten in hun eigen appartement wonen met 24-uursbegeleiding. Cliënten die op een actieve manier het contact met de buurt zoeken. Triade is weer in control. Triade heeft haar systemen en processen op orde. Dat betekent niet dat we nu achterover kunnen leunen. Nu is het zaak onze systemen en processen te optimaliseren zodat we nog beter kunnen inspelen op alle veranderingen die op ons afkomen. Ook willen we onze medewerkers nog beter in staat stellen onze cliënten goed te ondersteunen, zodat zij zoveel mogelijk regie kunnen hebben op hun eigen leven. In 2012 ligt daar een mooie uitdaging! Mr. drs. M.A.M. Adriaansens, Raad van Bestuur Triade Lelystad, 23 mei 2012 Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 2

4 1. Uitgangspunten van de verslaggeving In de Nederlandse gezondheidszorg neemt verantwoording een steeds belangrijker plaats in. De zorg wordt uit publieke middelen bekostigd en de zorg geeft uitvoering aan een maatschappelijk vastgestelde opdracht. De jaarverantwoording 2011 van de Stichting Bestuur en Toezicht Triade is, zoals wettelijk verplicht, gebaseerd op het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Zorg. Naast AWBZ-zorg biedt Triade ook jeugdzorg. Deze activiteiten vallen echter buiten de reikwijdte van de Regeling verslaglegging WTZI en zijn niet geïntegreerd in het landelijk model jaardocument. In het Jaardocument 2011 van Triade wordt in het maatschappelijk verslag en de jaarrekening ook voorzien in de wettelijke verantwoording voor de provincie Flevoland (Wet op de Jeugdzorg). In een aparte bijlage bij dit jaardocument wordt aanvullend verslag gedaan over de onderwerpen die specifiek van belang zijn voor de jaarverantwoording in het kader van de Wet op de Jeugdzorg. De inspanningen van Triade op het terrein van de jeugdzorg zijn hierdoor duidelijk zichtbaar. Triade legt in het Jaardocument 2011, zoals bedoeld in het model Jaardocument, primair verantwoording af op concernniveau. Het jaardocument is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur en is vastgesteld op 23 mei De Raad van Toezicht heeft in zijn vergadering van 23 mei 2012 goedkeuring verleend aan het jaarverslag en de jaarrekening. Dit jaardocument van Triade wordt in beperkte oplage verspreid en is ter inzage voor belanghebbenden beschikbaar. Het Jaardocument 2011 is vanaf 1 juni 2012 op internet toegankelijk via de website Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 3

5 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende Stichting Bestuur en Toezicht Triade rechtspersoon Adres Waagstraat 1 Postcode 8232 DZ Plaats Lelystad Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres bvlieger@triade-flevoland.nl Internetpagina Structuur van het concern De Stichting Bestuur en Toezicht Triade is statutair gevestigd in Lelystad. De Stichting is in 1999 opgericht. In 2011 bestaat de holding uit de volgende rechtspersonen (stichtingen): Stichting Triade Stichting Boschhuis Stichting Acomplex Stichting Horeca Almere Stichting MMM Stichting Zorgboerderij Noordoostpolder Stichting Kinderboerderij De Stek SWAF Triviumfonds (tot 21 november 2011) Stichting Vrienden van het Boschhuis Statutair zijn alle bestuurlijke en toezichthoudende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van in de holding deelnemende rechtspersonen eenduidig neergelegd bij de holding Triade. Sinds 2010 vindt een herstructurering van de stichtingstructuur plaats met als doel de structuur van Stichting Bestuur en Toezicht Triade overzichtelijker te maken. In 2011 heeft dit geleid tot een fusie met Triviumfonds. Daarnaast zijn in 2011 de voorbereidingen van fusies met Stichting MMM, Stichting Zorgboerderij Noordoostpolder, Stichting Horeca Almere en Stichting Acomplex in gang gezet. Naar verwachtingen worden deze fusies gerealiseerd in Bestuur en toezicht De verdeling van de bevoegdheden tussen de Raad van Toezicht en de Bestuurder is geregeld in de statuten van de holding. De Bestuurder is belast met het bestuur van Triade en is bevoegd om de stichtingen te vertegenwoordigen en rechtsgeldige besluiten te nemen. De Bestuurder heeft voor een aantal aangelegenheden de goedkeuring nodig van de Raad van Toezicht, in overeenstemming met de statuten van stichting Bestuur en Toezicht Triade. De Raad van Toezicht spreekt door goedkeuring van de jaarstukken (inhoudelijk en financieel) impliciet een oordeel uit over de taakuitoefening en de werkwijze van de Bestuurder. De remuneratiecommissie heeft regelmatig gesprekken met de Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 4

6 Bestuurder en bespreekt o.a. haar functioneren. Deze commissie bestaat uit de voorzitter en de vicevoorzitter van de Raad van Toezicht. De Bestuurder geeft leiding aan het directie- en managementteam van de organisatie die bestaat uit twee divisiedirecteuren, directeur Zorg & Ontwikkeling, een divisiemanager, de concerncontroller, de manager HR en kwaliteit, de communicatiemanager en het bestuurssecretariaat. De dagelijkse leiding van de organisatie ligt bij de eenhoofdige Raad van Bestuur. De Bestuurder heeft bepaalde bevoegdheden gedelegeerd aan directeuren en managers op basis van het bevoegdhedenreglement. Organisatorische structuur De organisatie is opgebouwd uit locaties waar cliënten wonen of waar dagbesteding wordt geboden, en/of teams. Een of meerdere locaties en/of teams vormen een cluster. Een cluster wordt aangestuurd door een clustermanager. De clusters zijn onderdeel van een van de drie divisies van Triade, te weten Triade Wonen, Triade Jeugd of Triade Dagbesteding, Leren en Werken (DLW). De divisies zijn verantwoordelijk voor het primaire proces; zij bieden zorg en ondersteuning aan de cliënten. De ondersteunende diensten Zorg & Ontwikkeling, Financiën & ICT, HR en kwaliteit, Huisvesting & Facilitair en Communicatie, ondersteunen de divisies in de voorwaardenscheppende sfeer. De divisies en de ondersteunende diensten vormen samen de organisatie Triade. Triade wordt bestuurd door de Raad van Bestuur. De organisatie van het primaire proces is volgens deze lijn opgebouwd uit de drie productgeoriënteerde divisies: Triade Wonen (volwassen cliënten met een AWBZ VG of GGZ-C indicatie). Triade Jeugd (kinderen t/m 18 jaar met jeugdzorg of ABWZ VG of GGZ-C indicatie). Triade Dagbesteding, Leren en Werken. Wijzigingen structuur ondersteunende diensten De ondersteunende staf van Triade kent twee soorten taken: de ondersteunende taken en de control taken. De ondersteunende taken worden vooral verricht ten behoeve van het primair proces. De control taken worden vooral verricht ten behoeve van de Bestuurder, maar ook aan de directeuren/manager DLW om adequaat te kunnen bijsturen en processen te kunnen verbeteren. Medio 2011 is de structuur van de ondersteunende diensten aangepast om beter aan te sluiten op de vragen uit de organisatie. De dienst Bedrijfsvoering is opgesplitst in een afdeling Huisvesting & Facilitair en een afdeling Financiën & ICT. Kwaliteit vormt samen met afdeling P&O, de nieuwe dienst HR en kwaliteit. Triade kent de volgende ondersteunende afdelingen Ondersteuning & Control: Ondersteuning: - Financiën & ICT - Zorg & Ontwikkeling - HR en Kwaliteit - Huisvesting - Communicatie Het organogram van Triade is weergegeven in bijlage 1. Toelatingen Triade levert zorg die is omschreven in de AWBZ en heeft een contract gesloten met een zorgkantoor in de regio. Triade heeft contracten afgesloten met Achmea Zorgkantoor Zwolle en met Agis Zorgkantoor. Deze zorgkantoren zijn gefuseerd in Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 5

7 In het kader van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) is Triade toegelaten voor de vijf onderscheiden hoofdfuncties: persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf. Voor de functie verblijf heeft Triade een toelating voor de volgende doelgroepen: mensen met een verstandelijke of meervoudige beperking; mensen met een lichamelijke beperking; mensen met een chronische psychiatrische beperking. Triade levert tevens jeugdzorg die wordt gefinancierd door de provincie Flevoland op basis van subsidiebeschikkingen. Medezeggenschapstructuur Vanuit haar visie hecht Triade grote waarde aan de medezeggenschap en inspraak van zowel cliënten als medewerkers. Medewerkers Triade heeft een actieve ondernemingsraad. De raad is samengesteld door middel van kiesgroepen en is een afspiegeling van de organisatie. De OR heeft een proactieve houding. Middels commissies is de OR gesprekspartner van divisiedirecteuren/manager en de manager HR en kwaliteit bij het ontwikkelen van hun werkplannen en denkt de OR actief mee in het formuleren van toetsingscriteria wanneer een plan en de implementatie geslaagd is. Daarnaast wordt de ondernemingsraad nauw betrokken bij belangrijke ontwikkelingen voor de organisatie zoals het transitieprogramma Naar een gezond Triade en het programmaplan Stelselwijzigingen AWBZ. De ondernemingsraad wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Cliënten De medezeggenschap van cliënten is op alle niveaus van de instelling vormgegeven. Op het niveau van locaties (bijvoorbeeld een woning of een dagcentrum) krijgt de medezeggenschap vorm in huiskamer- of werkoverleggen. Op het niveau van clusters en specifieke doelgroepen zijn er lokale cliëntenraden actief. Op centraal niveau oefent de centrale cliëntenraad medezeggenschap en inspraak uit. In de lokale en centrale cliëntenraad nemen naast cliënten ook wettelijke vertegenwoordigers van cliënten deel. Daarmee is de medezeggenschap op alle niveaus in de organisatie geregeld. Cliëntencoaches helpen cliënten invulling te geven aan hun medezeggenschap. De coördinator cliëntmedezeggenschap bevordert die medezeggenschap en de communicatie tussen en met de cliëntenraden. De centrale cliëntenraad wordt gefaciliteerd met een ambtelijk secretaris. 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Triade biedt zorg en ondersteuning aan kinderen en volwassenen en hun sociale omgeving, die leven met een verstandelijke, meervoudige, sociale of psychiatrische beperking. Triade is actief op de gebieden van de AWBZ-zorg aan verstandelijk en lichamelijk gehandicapten, de jeugdgezondheidszorg en de geestelijke gezondheidszorg. Triade heeft circa 130 locaties in Flevoland. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 6

8 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Tabel: Kerngegevens per 31 december 2011 AWBZ Holding Triade Aantal intramurale cliënten (ZIN) op 31 dec. 572 n.v.t. Aantal extramurale cliënten (ZIN) op 31 dec. 748 n.v.t. (niet opgenomen in een instelling) Aantal dagen intramurale productie (ZIN) n.v.t. (over het gehele verslagjaar) Aantal dagdelen extramurale productie (ZIN) n.v.t. (over het gehele verslagjaar) Aantal uren extramurale productie (ZIN) n.v.t. (over het gehele verslagjaar) Aantal personeelsleden in loondienst (incl stagiaires) Aantal FTE personeelsleden in loondienst (incl. 766,67 892,37 stagiaires) Aantal personeelsleden in loondienst Aantal FTE personeelsleden in loondienst ,12 Totaal bedrijfsopbrengsten Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten in euro's Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Tabel: Kerngegevens verblijfplaatsen Doelgroep Verblijfplaatsen per categorie Licht Zwaar Beveiligd Psychiatrische aandoening 108 Psychosociale problemen Lichamelijke handicap (functiestoornis) 1 Verstandelijke handicap Zintuiglijke handicap (functiestoornis) Somatische aandoening of beperking Psychogeriatrische aandoening of beperking Werkgebieden Triade is werkzaam in de zorgkantoorregio Flevoland. 2.4 Samenwerkingsrelaties Triade streeft naar het versterken van de samenhang in de zorg voor haar cliënten door samenwerking en dialoog met andere organisaties. Triade voert een actief beleid richting interne en externe belanghebbenden. Belangrijke interne en externe belanghebbenden zijn: cliënten en hun organisaties, medewerkers en hun vertegenwoordigers (zoals vakbonden), samenwerkings- en ketenzorgpartners, lokale en landelijke overheid, media, brancheorganisaties, zorgverzekeraars en onderwijsinstanties. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 7

9 Cliëntenorganisaties Triade hecht grote waarde aan de emancipatie van mensen met een beperking. Om dat emancipatieproces te steunen werkt Triade samen met Landelijke Federatie Belangenverenigingen Onderling Sterk, voor en door mensen met een verstandelijke beperking. Triade werkt ook samen met Ypsilon een belangenorganisatie van ouders/verwanten van mensen met schizofrenie. Samenwerkings- en ketenzorgpartners In Flevoland werkt Triade samen met een aantal ketenpartners in de jeugdzorg, gehandicaptenzorg, GGZ, thuiszorg, ouderenzorg en onderwijs. Het karakter van de samenwerking met de verschillende partners is divers. Onderstaand een beknopt overzicht. Onderaannemersrelatie Triade is leverancier van dagbestedingsactiviteiten voor een aantal cliënten van collega-zorgaanbieders. Triade is onderaannemer van o.a. s Heerenloo, Omega, Kwintes en Philadelphia. In 2011 zijn de afspraken met deze zorgaanbieders geëvalueerd en waarnodig herzien. Samenwerking met zorgaanbieders Triade heeft met een aantal collega-zorgaanbieders samenwerkingsovereenkomsten afgesloten: - Geldersehout: in 2011 heeft Triade samen met s Heerenloo in Lelystad een woon- en dagbestedingslocatie geopend voor 36 cliënten met moeilijk verstaanbaar gedrag. De samenwerking is vormgegeven in een maatschap. - Vitree: Triade trekt samen op met Vitree op het gebied van jeugdzorg JLVG. - GGZ Centraal: Triade ondersteunt cliënten met een chronische psychiatrische aandoening. Triade behandelt deze cliënten niet. Met GGZ Centraal zijn afspraken voor crisissituaties wanneer een cliënt met spoed behandeling nodig heeft. - Convenant Autisme: samen met diverse zorgaanbieders in Flevoland zet Triade zich in voor het bevorderen van een integraal zorgaanbod voor mensen met autisme in alle levensfasen. - Crisisprotocol: Triade heeft langlopende afspraken met een aantal zorgaanbieders en het zorgkantoor voor crisisopvang van cliënten in de regio. - In 2011 is Triade samen met Amerpoort een verkenning gestart voor een gezamenlijk project voor LVG-cliënten. - Samen met 20 andere maatschappelijke organisaties in Almere heeft Triade in 2011 een intentieverklaring ondertekend voor samenwerking rond vrijwilligerswerk. Carante Groep Triade is aangesloten bij de landelijke Carante Groep. In de Carante Groep werken verschillende zorgorganisaties, zowel uit de VG-sector als de VVT-sector, samen op inhoudelijk en voorwaardenscheppend terrein. Deze samenwerking krijgt gestalte in projecten en activiteiten op het gebied van personeel en organisatie, huisvesting, financiën, informatisering & automatisering en zorgontwikkeling. De gezamenlijke aanpak levert aanzienlijke efficiencyvoordelen op, bijvoorbeeld bij de gezamenlijke inkoop van automatiseringssystemen. Triade kan ook een beroep doen op de specialistische kennis die aanwezig is binnen de organisaties aangesloten bij Carante Groep. Die expertise heeft veel gezichten: van juristen en organisatieadviseurs tot bouwkundigen en veiligheidsadviseurs. De Bestuurder van Triade participeert in het bestuurdersoverleg van Carante Groep, waarin het strategisch beleid van Carante Groep wordt besproken. Daarnaast is de Bestuurder voorzitter van de stuurgroep Informatisering. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 8

10 Intersectorale samenwerking Bij de ontwikkelingsgerichte behandeling en begeleiding van kinderen is het van belang dat de beschikbare kennis en expertise van andere sectoren ingezet kunnen worden. Inmiddels heeft een aanzienlijk aantal kinderen en jeugdigen bij Triade zorg ontvangen in het kader van de AWBZ GGZ-C. Het betreft dan met name de care van de GGZ. In Almere werkt Triade een samen met GGZ Centraal. Onderwijs Triade maakt zich al jaren sterk voor zorg zo dicht mogelijk bij de cliënt. Dat betekent ook dat Triade ondersteuning kan bieden in de onderwijsomgeving, zodat leerlingen beter functioneren in de klas. In 2012 heeft Triade met het project Sterk in de Klas de GAAF stimuleringsprijs gewonnen. In de aanloop naar de overheveling van de jeugdzorg naar de gemeenten en de ontwikkeling naar Passend Onderwijs wordt vanuit de politiek ingezet op een verbeterde aansluiting tussen jeugdzorg en onderwijs, voorkomen van vroegtijdige uitval en zorg dichtbij de leefwereld van kinderen. In het kader van dit snijvlakexperiment zoekt Triade in het project Sterk in de Klas, samen met partners uit het onderwijs, naar meer eenduidigheid in de zorg gekoppeld aan onderwijs. Doel van dit experiment is te komen tot een werkend en overdraagbaar model voor leerlingen uit het speciaal (basis)onderwijs ter voorkoming van vroegtijdige uitval. Door inzet van een geïntegreerd programma op maat: in school, na school en in de thuissituatie. Overheid Triade heeft in 2011 op actieve wijze contact onderhouden met verschillende overheden. Triade vindt het belangrijk zowel de lokale als de landelijke politiek op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in de zorg. In het voorjaar en de zomer hebben Tweede Kamerleden werkbezoeken gebracht aan Triade. Zij bezochten een aantal woonlocaties o.a. voor mensen met een psychiatrische beperking. Daarnaast bezochten zij het Startblock waar Triade samenwerkt met een welzijnsinstelling om de integratie van mensen met een beperking in de maatschappij te bevorderen. Provincie Flevoland Triade voert formeel en informeel overleg met de provincie Flevoland als regievoerder en financier van de jeugdzorg krachtens de Wet op de Jeugdzorg. Gemeentelijke overheden Triade heeft gemeentelijke overheden actief benaderd om de gevolgen van de stelselwijzigingen onder de aandacht te brengen. Deze ontmoetingen hadden een voorlichtend en verkennend karakter. Om goed voorbereid te zijn op de overgang van een deel van de AWBZ-zorg en de jeugdzorg naar de gemeenten, vindt Triade het belangrijk in gesprek te blijven met gemeenten. Media Triade wil de kracht en participatie van de cliënten in de maatschappij vergroten. De media speelt hierin een belangrijke rol. Via artikelen in kranten, tijdschriften, nieuwsitems in tv programma s etc. bereiken we de burgers en agenderen wij maatschappelijke thema s. Afgelopen jaar werd bijvoorbeeld de beeldvorming van schizofrenie positief beïnvloed. De woonlocaties Kick Wilstraplantsoen en Stavorenstraat waren onderwerp van gesprek in het tv-programma De Wereld Draait Door. Maar ook landelijke media-aandacht voor bijvoorbeeld NLdoet en Burendag zorgen ervoor dat onze cliënten midden in de maatschappij staan. Het thema Jeugdzorg kreeg regionaal aandacht in verschillende media in Flevoland. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 9

11 Regionale en lokale media helpen commerciële locaties zoals tante Truus en het Eksternest op de kaart te zetten. Zorgkantoor Flevoland Triade voert tweemaal per jaar formeel overleg met het zorgkantoor: eenmaal in het voorjaar, en eenmaal in het najaar. In het voorjaar ligt de nadruk op de inhoudelijke ontwikkeling van de zorgverlening. Het overleg in het najaar is opgegaan in het zorginkoopoverleg. In dit overleg komen de bedrijfsvoering, gerealiseerde productie en beleidsvoornemens voor het volgend jaar aan de orde. Naast deze overleggen voert Triade regelmatig tussentijds overleg met het zorgkantoor. Het zorgkantoor heeft in oktober een werkbezoek gebracht aan de Stavorenstraat, een woonlocatie voor mensen met een chronische psychiatrische beperking. Belangrijke gespreksonderwerpen met het zorgkantoor zijn de vraagontwikkeling in provincie Flevoland en de gevolgen van de stelselwijzigingen AWBZ. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 10

12 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen van goed bestuur De Raad van Toezicht en de Bestuurder van Triade onderschrijven de algemene opvattingen in de zorg over goed bestuur, toezicht en verantwoording ( good governance ) zoals samengebundeld in de Zorgbrede Governancecode. De opvattingen van de Zorgbrede Governancecode zijn (nader) geconcretiseerd in de statuten van Triade. Sinds 2010 is de hernieuwde Zorgbrede Governancecode van kracht. Met deze code is de Governancecode verhelderd, vernieuwd en op een aantal punten aangescherpt. De nieuwe code positioneert de dialoog met belanghebbenden als fundament voor de zorgorganisatie als maatschappelijke onderneming. Kwaliteit en veiligheid De Governancecode vraagt een meer kritisch en strikter toezicht op kwaliteit en veiligheid. De Bestuurder bewaakt de kwaliteit en veiligheid van zorg voortdurend. Kwaliteit en veiligheid zijn een vast agendapunt tijdens kwartaalverantwoordingsgesprekken met het management. Daarnaast rapporteren de incidentencommissie en de kwaliteitsmanager ieder kwartaal aan de Bestuurder. Zowel de kwartaalrapportages, de rapportages van de incidentencommissie en de rapportages naar aanleiding van in- en externe kwaliteitsaudits worden besproken in de Raad van Toezichtvergadering. In 2011 is veiligheid van gebouwen als specifiek thema geagendeerd geweest. Ieder kwartaal wordt een risicoanalyse opgesteld en besproken met de Raad van Toezicht. Samenstelling en deskundigheid Raad van Toezicht In 2011 is een nieuw lid benoemd voor de Raad van Toezicht. Bij de werving & selectie is gehandeld volgens de Governancecode. Belanghebbenden ondernemingsraad en cliëntenraad zijn betrokken geweest bij het opstellen van het profiel. Er is een advertentie gezet in een landelijke dagblad. De benoemde kandidaat heeft de vereiste deskundigheid en kennis van het primaire proces in de (jeugd)zorg. De introductieperiode loopt nog. Nevenfuncties Jaarlijks worden de nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur in kaart gebracht. Geëvalueerd wordt of deze nevenfuncties kunnen leiden tot belangenverstrengeling of een uitvoering van de functie in de Raad van Toezicht kunnen belemmeren. Klokkenluidersregeling Triade hanteert een klokkenluidersregeling die regelt dat werknemers (of anderen die in een contractuele relatie tot Triade staan) ernstige misstanden in de onderneming op een veilige manier kunnen melden. Deze regeling is begin 2011 aan de Raad van Toezicht ter besluitvorming voorgelegd. Deze regeling is gepubliceerd op de website en op het intranet van Triade. Scholing voor de leden van de Raad van Toezicht De Bestuurder en de Raad van Toezicht van Triade bespreken jaarlijks op welke onderdelen behoefte is aan individuele of collectieve bij- of nascholing. Nieuwe leden van de Raad van Toezicht volgen indien noodzakelijk - een scholingsprogramma, gericht op de zorgorganisatie en op de verantwoordelijkheden als toezichthouder. Leden van de Raad van Toezicht zijn aangesloten bij de Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 11

13 Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ). Daarnaast wordt d.m.v. themabijeenkomsten kennis van de organisatie en de sector verdiept. De eigen verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening voor de Raad van Toezicht Voor de Raad van Toezicht is informatie niet alleen een recht, het is ook een plicht. De Raad van Toezicht wordt geacht onafhankelijk te zijn van het bestuur. Tegelijkertijd is de Raad van Toezicht voor zijn informatievoorziening afhankelijk van de Bestuurder. Daarom heeft Triade in het reglement Raad van Toezicht naast elementen als taken en werkwijze, ingestelde commissies, honoraria etc. ook de rechten en plichten vastgelegd van zowel Raad van Toezicht als de afzonderlijke toezichthouders om bij de Bestuurder en/of externe accountant informatie in te winnen. Naast afspraken over welke informatie wanneer en op welke wijze beschikbaar komt, zijn ook afspraken vastgelegd over andere informatiebronnen (bijv. werkbezoeken, ondernemingsraad, cliëntenraad). Verder rapporteert de Bestuurder per kwartaal over de voortgang van het jaarplan. Goedkeuringsbevoegdheden van de Raad van Toezicht In de Governancecode 2010 is een aantal belangrijke onderwerpen waarop de Raad van Toezicht toezicht houdt, concreet beschreven: kwaliteit en veiligheid, risicomanagement en het toezien op de verhouding van Triade met belanghebbenden. De reglementen en de statuten zijn hierop aangepast. Aanscherping van het artikel belangenverstrengeling In het Reglement van de Raad van Toezicht zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht inzake het tegengaan van belangenverstrengeling opgenomen. Zowel bij de benoeming van een nieuw lid als de herbenoeming van een drietal bestaande leden is expliciet aandacht besteed aan het voorkomen van (de schijn van) tegenstrijdige belangen. De dialoog met belanghebbenden Het beleid van Triade beschrijft wie haar belanghebbenden zijn, hoe en waarover belanghebbenden worden geïnformeerd en worden geraadpleegd. Dit beleid sluit aan op wettelijke kaders (WMCZ, WOR etc.). Dit beleid is vastgesteld door de Bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht is actief betrokken bij cliënten en medewerkers door tweemaal per jaar aan te sluiten bij vergaderingen van de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad. Honorering leden van de Raad van Toezicht Per 1 januari 2011 wordt in de begroting een afzonderlijk budget opgenomen voor de Raad van Toezicht. 3.2 Raad van Bestuur In het reglement van de Raad van Toezicht is tevens geregeld op welke wijze. verantwoordelijkheden, besluitvorming, omgaan met medezeggenschap, openheid en verantwoording plaatsvindt, evenals de wijze waarop het functioneren van de Bestuurder met de Raad van Toezicht wordt geëvalueerd en hoe belangenverstrengeling bij de Raad van Bestuur wordt voorkomen door o.a. openheid over nevenfuncties. De remuneratiecommissie beoordeelt jaarlijks het functioneren van de Bestuurder. De Bestuurder wordt bezoldigd conform de adviesregeling van de Nederlandse Vereniging van Zorgdirecteuren (NVZD). In het verslagjaar heeft er geen aanpassing van de bezoldigingssystematiek plaatsgevonden. De Bestuurder krijgt Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 12

14 geen vaste onkostenvergoeding. Eventuele onkosten van de Bestuurder worden volgens de gebruikelijke systematiek binnen de instelling gedeclareerd. Voor de overige arbeidsvoorwaarden voor de Bestuurder wordt zoveel mogelijk de CAO GZ gehanteerd. Triade is in 2011 het gehele jaar bestuurd door mevrouw mr. drs. M.A.M. Adriaansens. Samenstelling Raad van Bestuur Triade in 2010 Periode Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties Vanaf 16 november 2009 Mr. drs. M.A.M. Adriaansens Bestuurder Merem Behandelcentra - voorzitter klachtencommissie Interapy - lid klachtencommissie 3.3 Toezichthouders - Raad van Toezicht Samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht van Triade bestaat uit zeven leden. De Raad van Toezicht heeft uit zijn midden een voorzitter en een vice-voorzitter benoemd. De taken, verantwoordelijkheden en werkwijze van de Raad van Toezicht zijn in de statuten van Triade opgenomen. De Raad van Toezicht werkt volgens een reglement. Medio 2011 is het reglement geëvalueerd en herzien waardoor het nu volledig beantwoordt aan de Zorgbrede Governancecode. Jaarlijks evalueert de Raad van Toezicht zijn eigen functioneren in een vergadering. In 2011 is, in verband met het aflopen van zijn zittingstermijn, de voorzitter van de Raad van Toezicht afgetreden. De leden van de raad hebben een nieuwe voorzitter gekozen uit hun midden. Vervolgens is een nieuw lid geworven met behulp van een extern bureau en aangesteld. Het wervingsprofiel is opgesteld met actieve inbreng van het managementteam, de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad. In de wervingsprocedure is nadrukkelijk gezocht naar een kandidaat met ervaring in de (jeugd)zorg. Er zijn vier kandidaten gepresenteerd aan de Bestuurder en de sollicitatiecommissie van de Raad van Toezicht. De gekozen kandidaat functioneert, net als alle leden van de Raad van Toezicht, onafhankelijk van het orgaan dat hen heeft voorgedragen. In het verslagjaar is er geen belangenverstrengeling opgetreden tussen de Raad van Toezicht en/of zijn leden en de instelling. Het recht van voordracht voor de Raad van Toezicht berust bij: de centrale cliëntenraad van Triade (1 zetel); de ondernemingsraad van Triade (1 zetel). Commissies De Raad van Toezicht van Triade kent drie commissies, te weten de financiële commissie, de vastgoedcommissie en de remuneratiecommissie. Deze commissies worden gevormd door een afvaardiging van de Raad van Toezicht. De financiële en vastgoedcommissie werken volgens een reglement. In deze reglementen is het aandachtsgebied van de commissie beschreven alsmede de taken en bevoegdheden. Zowel de financiële als de vastgoedcommissie heeft een adviserende rol naar de Bestuurder en beide bereiden de besluitvorming van de Raad van Toezicht voor. Daarnaast hebben de commissies de bevoegdheid om onderzoek in te stellen. Eind 2011 is besloten per 1 januari 2012 de financiële en Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 13

15 vastgoedcommissie samen te voegen tot één auditcommissie. Voor deze commissie is een nieuw reglement vastgesteld. De remuneratiecommissie wordt volgens het reglement van de Raad van Toezicht gevormd door de voorzitter en de vice-voorzitter van de Raad van Toezicht. De remuneratiecommissie is gedelegeerd voor het bepalen van de arbeidsvoorwaarden, de bezoldiging en het voeren van beoordelings- en functioneringsgesprekken met de Bestuurder. Vergaderingen In het verslagjaar 2011 heeft de Raad van Toezicht zesmaal vergaderd. De agenda bevat een aantal vaste agendapunten als financiën en vastgoed(projecten). Regulier worden bij de bespreking van de kwartaalmanagementrapportages onderwerpen als kwaliteit en veiligheid en de algehele voortgang besproken. De vergaderingen van de Raad van Toezicht worden door de Bestuurder en de voorzitter van de Raad van Toezicht voorbereid. De Raad van Toezicht heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de bestuurder. Financiën Begroting 2011 Meerjarenbegroting Liquiditeit Jaarrekening Stichting Bestuur en Toezicht Triade 2010 (Her)financiering Begroting 2012 Holding Fusie Stichting Triviumfonds en Stichting Triade Organisatie Klokkenluidersregeling Kaderbrief 2012 Jaarplan Triade Provinciale Jeugdzorg 2012 Vastgoed Realisatie- en huurovereenkomst Ambachtsmark Herbouw Eksternest Verhuizing tijdelijke huisvesting Schoener Langetermijnhuisvestingsplan Opzegging huurcontract Waagstraat 3 Renovatie Prof. Ter Veenstraat Verbouw eetcafé Tante Truus Samenwerking Oprichting Maatschap Geldersehout Dienstverleningsovereenkomst met s Heerenloo (inzake Geldersehout) Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 14

16 Andere specifieke onderwerpen die binnen de Raad van Toezicht aan de orde kwamen: Managementletter 2010 Accountantsverslag 2010 Aanstelling nieuwe accountant Treasurybeleid 0-meting Accountant (incl. administratieve blauwdruk Triade) Risicoparagrafen Transitieprogramma Naar een gezond Triade Kwaliteitsrapportages Sociaal Plan (Brand)Veiligheid Aanbesteding Cliëntenvervoer PGB-advies Carante Groep aangelegenheden. (Her)benoeming leden Vergaderrooster Samenvoeging vastgoed- en financiële commissie tot auditcommissie. Deskundigheid Naast de reguliere vergaderingen zijn in 2011 themabijeenkomsten georganiseerd om voor specifieke onderwerpen een verdiepingsslag te maken met de Raad van Toezicht. De themabijeenkomsten zijn in 2011 gewijd aan de volgende onderwerpen: - Methodieken: Triade heeft gekozen voor 4 evidence based (begeleidings)methodieken voor cliënten. Deze methodieken zijn gepresenteerd en toegelicht. - Huisvesting: De gevolgen van de invoering van de normatieve huisvestingscomponent (NHC) in het algemeen en voor Triade zijn belicht. Ook is aandacht besteed aan capaciteitsgroei. De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft samen met de Bestuurder en manager Zorg deelgenomen aan een invitational conference van de Inspectie voor de Gezondheidzorg over het toezichtkader Kwaliteit & Veiligheid. Wijze van overleg met de externe accountant De externe accountant heeft in 2011 de vergadering van de Raad van Toezicht tweemaal bijgewoond tijdens de bespreking van de Managementletter en tijdens de bespreking van het maatschappelijk jaarverslag en de jaarrekening. Daarnaast heeft de accountant in de financiële commissie op de Managementletter een uitgebreidere toelichting gegeven. De Raad van Toezicht heeft in 2011 een nieuwe accountant geselecteerd. Hiertoe zijn bij vier accountantskantoren offertes opgevraagd. Belangrijkste selectiecriteria hierbij waren ervaring in zowel AWBZ- als jeugdzorg, vastgoedkennis en naast verantwoordelijke partner ook als de controleleider kunnen functioneren. Op basis van de offerte en presentatie is gekozen in zee te gaan met KPMG. Toezicht op prestaties Het toezicht op strategie en prestaties van Triade wordt vormgegeven door vaststelling van de jaarlijkse kaderbrief van de Bestuurder. De kaderbrief vloeit voort uit het meerjarenbeleid dat is vastgelegd in de strategienota en beschrijft de aandachtspunten voor het komende jaar. De kaderbrief vormt daarmee de basis voor de jaarplannen. De Bestuurder heeft in 2011 ieder kwartaal gerapporteerd over de prestaties van de organisatie. Tijdens de bespreking van de managementrapportages is naast de prestaties ook aandacht voor (het Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 15

17 functioneren van) de interne beheers- en controlesystemen en voor de analyse van de uitkomsten in de rapportage. Aanvullend op de managementrapportage informeert de Bestuurder de Raad van Toezicht ieder kwartaal met een risicoanalyse over de te verwachten risico s en de manier waarop deze beheerst worden. Bezoldiging aan toezichthouders De Raad van Toezicht heeft de honorering van de leden van de Raad van Toezicht vastgesteld per 1 januari 2011 volgens de richtlijn van de Beloningscode Bestuurders Zorg (BBZ). In de begroting 2011 is een budget voor de Raad van Toezicht opgenomen. Categorie functie Honorarium Lid opslag voorzitter 50%: optioneel (vanwege extra werkzaamheden) commissie opslag 25% (max. 2 commissies) vicevoorzitter opslag 25% Het betreft maximale brutobedragen, waarover belasting dient te worden ingehouden. Tabel: Samenstelling en (neven)functies Raad van Toezicht per 1 januari 2011 Naam/ Geboortedatu m Dhr. D.H.A. van Hemmen Dhr. J. Oudhof Bestuurs- Functie Voorzitter (tot ) Lid (tot ) Voorzitter (va ) Werkzaamheden/nevenfuncties Burgemeester van Nunspeet Lid archiefcommissie Streekarchivariaat* Beschermheer Oranjevereniging Nunspeet* Beschermheer Harmonie Nunspeet* Voorzitter Raad van Toezicht Spectrum Centrum Maatschappelijke Ontwikkeling Gelderland Voorzitter Raad van Toezicht Careander te Harderwijk (onafhankelijk) voorzitter Regionaal Bestuurlijk Handhavingsoverleg van de Handhavingssamenwerking Noord-Veluwe Voorzitter van de Maatschappij voor Handel en Nijverheid, departement Veluwe/Flevoland Voorzitter bestuur regio Noord-Veluwe* Bestuurslid IZA Burgemeesterskring Noord-Veluwe Lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Bibliotheek Noordwest-Veluwe Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 16

18 Dhr. J.W. de Vletter Mw. G.M.C. Jonkman- Jansen Mw. W.L. de Ru Dhr. L. T. van Bloois Dhr. E. Sloot Mevrouw T.A. Roelofs Vicevoorzitter Lid op voordracht Ondernemingsraad Lid op voordracht Centrale Cliëntenraad Lid Lid Lid Prins Bernhard Cultuurfonds Flevoland Han Lammers Fonds Stichting Vrienden van het Almeers Jeugd Symfonie Orkest Stichting Bosland Almere Stichting Grunerie te Oegstgeest Stichting Willem van Genk Stichting Casa Casla architectuurcentrum Almere) Adviseur Stichting Dutch Garantee Fund for Housing Adviseur gemeente Almere inzake woningbouw en ruimtelijke ordening. Lid bestuur Flevolandschap Voorzitter Raad van Commissarissen Sportbedrijf Lelystad Voorzitter Bestuur Centrum Kunst en Cultuur De Kubus Lid van de Raad van Toezicht van het Roelof van Echten college te Hoogeveen Lid van de Beroepenveld-commissie van de Hogeschool van Utrecht Bestuurder Stichting Vrienden van het Boschhuis** Bestuurder Triviumfonds**(tot 21/11/2011) Algemeen directeur Cyclus NV Adviseur/interim-manager Voorzitter Raad van Toezicht Jan van Es instituut Vicevoorzitter Raad van Toezicht Merem behandelcentra Bestuurder Stichting Vrienden van het Boschhuis** Bestuurder Triviumfonds**(tot 21/11/2011) Voorzitter Stichting Vrienden van De Paviljoens Statenlid Provincie Flevoland Voorzitter Raad van Bestuur De Stek Jeugdhulp Bestuurslid Jeugdzorg Nederland Voorzitter Samenwerkende Jeugdzorginstellingen Zuid-Holland Lid pensioenraad PFZW Voorzitter bestuur fonds Seacrest (*)nevenfuncties uit hoofde van de hoofdfunctie (zogeheten qualitate qua-nevenfuncties) (**)functies uit hoofde van de bestuursfunctie bij Triade. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 17

19 Lid Rooster van aftreden Raad van Toezicht per 1 januari 2011 Datum benoeming eerste 4-jaarstermijn Datum Herbenoeming tweede 4- jaarstermijn Uiterste datum van aftreden D.H.A. van Hemmen 1 januari juli 2011 W. de Ru 1 juli juli juli 2013 J.W. de Vletter 1 juli juli juli 2013 L. van Bloois 1 januari januari januari 2016 E. Sloot 1 januari januari januari 2016 G.M.C. Jonkman-Jansen 1 januari januari januari 2016 J. Oudhof 1 januari januari januari 2018 T.M. Roelofs 1 oktober oktober oktober Bedrijfsvoering Uitgangpunten van de bedrijfsvoering De uitgangspunten van de bedrijfsvoering van Triade zijn kwalitatief goede, veilige en rechtmatige zorg te verlenen binnen de door de zorginkopers (financiers) gestelde (financiële) kaders. Continuïteit van zorg voor onze cliënten en voor de organisatie zijn van wezenlijk belang. Om deze doelstellingen te behalen is een gezond weerstandsvermogen noodzakelijk. In 2011 is een belangrijke bijdrage geleverd aan deze randvoorwaarde. Structuurwijziging De dienst Bedrijfsvoering is halverwege 2011 gesplitst in de afdeling Financiën en ICT en de afdeling Huisvesting en Facilitair. De afdeling Financiën en ICT wordt aangestuurd door de concerncontroller en de afdeling Huisvesting en Facilitair door de manager Huisvesting & Facilitair. Beide leidinggevenden leggen verantwoording af aan de Bestuurder. Afdeling CPR Er is in 2011 een aanvang gemaakt met de kwaliteitslag van de afdeling Cliënten Productie Registratie (CPR). De afdeling CPR is een onderdeel van Financiën en ICT. Naast het voorstel voor reorganisatie van de afdeling CPR is er ook een nieuw functieprofiel opgesteld voor de toekomstige, allround medewerker CPR. De Bestuurder heeft een advies ingediend bij de OR en de OR heeft haar goedkeuring verleend. Met de te realiseren kwaliteitsslag wordt ingespeeld op interne en externe ontwikkelingen (zoals stelselwijzigingen) die een ander soort van competenties vragen van de ondersteunende dienst. Planning & controlcyclus In 2011 is de planning & controlcyclus meer gestructureerd. Er is een planning gemaakt voor o.a. de jaarverantwoording, de zorginkoop, de begroting en de kwartaalgesprekken. Er wordt steeds meer gewerkt met multidisciplinaire teams waarin zowel lijn- als staffunctionarissen vertegenwoordigd zijn. Aan de kwartaalgesprekken (verantwoordingsgesprekken) gaan voorbereidende gesprekken vooraf. Er vinden kritische analyses plaats op afwijkingen ten opzichte van de begroting. De rapportages zijn inhoudelijk verbeterd en samen met de verbetering in het proces krijgen de verantwoordingsgesprekken steeds meer diepgang. Er is een risicoparagraaf opgesteld waarin de risico s voor het lopende jaar en de komende jaren zijn genoemd en waar mogelijk gekwantificeerd. Het gaat hierbij om risico s ten gevolge van invoering normatieve huisvestingscomponent Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 18

20 (NHC), overgang AWBZ zorg van zorgkantoor naar zorgverzekeraar, overheveling deel AWBZ zorg extramuraal en Provinciale Jeugdzorg naar WMO, verlagen IQ grens, herinrichting PGB en invoeren scheiden wonen en zorg. De risicoparagraaf wordt ieder kwartaal geactualiseerd. Waar mogelijk wordt er geanticipeerd op de risico s. Er is een programmaplan stelselwijzigingen opgesteld. Daarin worden de verschillende items en de verwachte invoerdata benoemd. Per item is/wordt een projectplan opgesteld. De voortgang van het programmaplan wordt bewaakt door de stuurgroep stelselwijzigingen. Businessmodel Eind 2010 is het businessmodel geïntroduceerd. Het businessmodel staat voor opbrengsten en kosten in evenwicht per locatie. Dit betekent dat Triade de substitutie van opbrengsten tussen verschillende activiteiten en locaties zo veel mogelijk wil vermijden. Door solidariteit op locatieniveau kan op een transparante wijze verantwoording worden afgelegd over de opbrengsten en kosten per cliënt. In 2011 is het businessmodel vormgegeven door een eerste aanzet te maken tot de omvorming van budgetsturing naar resultaatsturing. Er is een programma gestart Naar gezond Triade waarbij alle locaties zijn doorgelicht en plannen zijn/worden gemaakt om te komen tot (financieel) gezonde locaties. In 2011 is het begrotingsproces 2012 ingericht op resultaatsturing en zijn er nieuwe rapportages ontwikkeld in de Business Intelligence software. In 2012 wordt er voor het eerst gestuurd op resultaten uit opbrengsten minus kosten. Exploitatieoverzichten In 2011 zijn de maandelijkse exploitatieoverzichten van het concern tijdig verschenen. Er is extra aandacht besteed aan het analyseren en toelichten van de productiecijfers (opbrengsten). Hierdoor is de productie zowel qua prijs als hoeveelheid goed volgbaar. Als maatregel voor het reduceren van het aantal open plaatsen heeft de Bestuurder in november een plaatsingscommissie in het leven geroepen. De eerste resultaten tekenen zich eind 2011 af en worden naar verwachting in het resultaat van 2012 geëffectueerd. Daarnaast heeft de Bestuurder een bezuinigingsmaatregel afgekondigd. In de jaarrekening van 2011 is het effect hiervan terug te zien. Treasury Op het gebied van treasury is voorzien in een meerjarenliquiditeitsprognose. In het lopende jaar wordt deze prognose gespecificeerd naar een maandprognose. Per maand wordt de liquiditeitsprognose geconfronteerd met het werkelijke verloop van de liquiditeit. Over 2011 bleek de prognose doelmatig. De werkelijke uitkomst van de liquiditeit is gunstiger dan de prognose. Het bouwkrediet is in 2011 onder gunstige voorwaarden omgezet naar langlopende leningen bij de huisbankier. Hiermee is het financieringsrisico voor de komende jaren aanzienlijk gereduceerd. Er zijn voorbereidingen getroffen voor het vestigen van hypotheek. Begin 2012 zal de akte passeren. Het overschot aan liquide middelen is op een bonusrekening en/of een deposito weggezet. ICT De meeste werkprocessen van Triade zijn in grote mate afhankelijk van een stabiel en correct werkende ICT-infrastructuur. Met een relatief beperkt budget wordt de basisinfrastructuur onderhouden en ingespeeld op nieuwe mogelijkheden. Het beperken van de risico s op disfunctioneren van de ICT-infrastructuur vraagt daarom specifieke aandacht. Daarnaast stelt de wet- en regelgeving steeds hogere eisen aan zorgorganisaties voor wat betreft de inrichting van de informatiebeveiliging. In het najaar van 2011 is een advies opgesteld naar aanleiding van een risicoanalyse van de serveropstelling en ruimte. Aan de meest urgente onderdelen wordt begin 2012 opvolging gegeven. Voor 2012 wordt de Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 19

21 aandacht gericht op het formaliseren van beleid voor informatiebeveiliging en het maken van plannen voor praktische toepassingen. Waar relevant wil Triade voldoen aan NEN7510:2011. Vastgoedportefeuille In 2011 heeft Triade een analyse van de vastgoedportefeuille opgesteld. De analyse van de vastgoedportefeuille (zowel huur als eigendom) is op totaalniveau als uitgangspunt gehanteerd om te beoordelen of er aanleiding is voor impairment. Gezien de resultaten uit de analyse is er geen aanleiding voor impairment. De uitkomsten op pandniveau zijn als input gebruikt voor het langetermijnhuisvestingsplan (LTHP) en het langetermijnonderhoudsplan (LTOP). Vervoer In 2011 is er een vervoerscoördinator aangesteld. Zij heeft zich voornamelijk bezig gehouden met het in balans brengen van opbrengsten en kosten voor geïndiceerd vervoer. Vanaf 2013 wordt het geïndiceerd vervoer normatief vergoed en is er geen sprake meer van nacalculatie. Om het risico op overschrijdingen te voorkomen heeft Triade hier o.a. proactief op gereageerd door: Te streven naar opbrengsten maximalisatie. Er is bij de herschikking 2011 een aanzienlijk groter deel van het geïndiceerd vervoer binnen de contracteerruimte afgesproken. Reductie van de kosten door een onderhandse aanbesteding. Inkoop Voor een aantal producten en diensten is al dan niet in samenwerking met de Carante Groep - de inkoop centraal georganiseerd. Op deze manier kan beter gebruik worden gemaakt van schaalvoordelen. Denk hierbij aan gezamenlijke inkoop van telefonie en energie. Ook voor kleinere horecagerelateerde producten als koffie en frisdranken vindt centrale inkoop plaats. In 2011 zijn de eerste mogelijkheden verkend om voor meer producten de inkoop te gaan coördineren. In 2012 krijgt dit een vervolg. Dit moet uiteindelijk leiden tot minder administratieve last, financieel en kwalitatief voordeel. Control In haar bedrijfsvoering richt Triade zich op het duurzaam gezond worden van de organisatie. In 2011 lag het accent op beheersing. Er is een verbeterslag gemaakt van diagnostisch naar interactief control. Processen zijn beter ingericht waardoor minder reparatie nodig is. Voor 2012 zal de aandacht gericht zijn op het zoeken naar een balans in ontwikkelen en consolideren. 3.5 Cliëntenraad Structuur medezeggenschap cliënten Cliëntenoverleg Basis voor de medezeggenschap is het cliëntenoverleg op locatie (huiskameroverleg of werkoverleg). Hier praten de cliënten met elkaar en met de begeleiders over onderwerpen die te maken hebben met de dagelijkse gang van zaken op de locatie. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt dat wordt besproken in het teamoverleg. Cliëntenraad Op managementniveau is er de cliëntenraad. De samenstelling van deze raad hangt af van de locatie. Sommige locaties van Triade zijn groot en kunnen een eigen cliëntenraad samenstellen. Andere locaties vormen gezamenlijk een cliëntenraad. Bij voorkeur bestaat een cliëntenraad uit cliënten, eventueel aangevuld met cliëntvertegenwoordigers. De leden van een cliëntenraad komen zoveel mogelijk uit Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 20

22 dezelfde woonplaats. Centrale cliëntenraad De centrale cliëntenraad is het wettelijk medezeggenschapsorgaan van Triade volgens de WMCZ, WJZ en GGZ. De centrale cliëntenraad werkt volgens een vastgesteld reglement (onderdeel KMS). De leden van de centrale cliëntenraad zijn een brede afspiegeling van de organisatie. Dit betekent dat er leden zijn vanuit individueel wonen, groepswonen in de wijk, beschut wonen, dagbesteding, leren & werken, jeugd en GGZ. De centrale cliëntenraad wordt geïnformeerd over en krijgt input van de lokale cliëntenraden. Ondersteuning van de cliëntenraden Centrale cliëntenraad De centrale cliëntenraad wordt ondersteund door de coördinator cliëntmedezeggenschap. Daarnaast verzorgt de ambtelijk secretaris de verslaglegging en bereidt de agenda voor. Cliëntenraad De leden van de cliëntenraden worden ondersteund door een cliëntencoach. Cliëntenoverleg Het cliëntenoverleg wordt ondersteund door een medewerker op de locatie. Triade ondersteunt de cliëntenraad in natura en in een vrij besteedbaar budget. Ondersteuning in natura Triade verzorgt voor de cliëntenraad in ieder geval vergaderruimtes, koffie en thee bij vergaderingen, een werkplek, gebruik apparatuur (bijv. kopieerapparaat, computer), kantoorartikelen en verzendkosten. Daarnaast worden noodzakelijke kosten die de leden van de cliëntenraad maken vergoedt. De centrale cliëntenraad beschikt over visitekaartjes en een adres van Triade. Voor communicatie kan de centrale cliëntenraad gebruik maken van het intranet en het huismagazine van Triade, de Trialoog. Vrij besteedbaar budget De cliëntenraden beschikken over een budget dat is bestemd voor reiskosten, PRmateriaal (folders, poster, jaarverslag etc.), scholing en deskundigheidsbevordering, lidmaatschappen en abonnementen op vakliteratuur, inhuur externe ondersteuning, jaarlijkse bijeenkomst voor alle leden van de cliëntenraad, om kennis te maken en kennis te delen, representatiekosten (cadeau bij jubileum en dergelijke), catering en een jaarlijks uitje. De cliëntenraden geven jaarlijks aan de budgethouder door wat hun wensen zijn met betrekking tot scholing en advies, representatiekosten, jaarlijks uitje, etc. De centrale cliëntenraad heeft in 2011 positief geadviseerd over de volgende onderwerpen Het aangepaste beleid Cliëntvertrouwenspersoon Het aangepaste beleid is direct toegepast bij de aanstelling van een nieuwe CVP. Vergoedingsregeling cliëntenraden. Beleid cliëntenvervoer De voorzitter van de CCR is betrokken bij de invoering van het beleid binnen Triade en heeft geadviseerd bij de aanbesteding van het vervoer. Epilepsieprotocol. De CCR heeft Triade geadviseerd een risicoanalyse van de woon-werklocatie te maken waar een cliënt met epilepsie woont of werkt. Dit advies is niet overgenomen, aangezien in het OSP van de cliënt en het epilepsieprotocol een Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 21

23 persoonlijke risicoanalyse gemaakt wordt. Hierin staat beschreven wat van belang is in het kader van de veiligheid van de cliënt. Een risicoanalyse per woning draagt niet bij aan de veiligheid voor de cliënt omdat de cliënt ook op andere plekken verblijft (dagbesteding, familiebezoek etc.). Nieuwe structuur medezeggenschap Aanvullend advies van de CCR: De regie dient bij de cliënten en verwanten/vertegenwoordigers te liggen en niet bij de medewerkers van Triade. Het streven is de structuur van de medezeggenschap zo eenvoudig mogelijk vorm te geven. Er dient een evaluatie van de nieuwe structuur medezeggenschap plaats te vinden zodat, indien gewenst, aanpassingen doorgevoerd kunnen worden. De raden die al zijn gevormd en die goed lopen blijven bestaan. Er moet aandacht zijn voor de verbinding tussen de centrale cliëntenraad en de andere lokale raden en aandacht voor scholing en ondersteuning van cliënten m.b.t. het deelnemen aan een cliëntenraad. De adviezen van de CCR zijn overgenomen en verwerkt in de kadernotitie cliëntenparticipatie. Dit beleid wordt bekend gemaakt via intranet en via mededeling in de Trialoog. Gezondheidsbeleid: Zó actief. Dagbesteding en onderaanneming. Uitkomsten Kwaliteitskader. Veranderde facturering PGB-cliënten. Sluiting ATC De Steiger in Almere. Sluiting ATC Piramide in Almere Naar aanleiding van onder andere het advies van de CCR inzake het sluiten van locaties en de late betrokkenheid van de CCR hierover, heeft Triade een procesbeschrijving Sluiting locaties ontworpen. In deze procesbeschrijving heeft ook het informeren van de CCR een duidelijke plek heeft gekregen. Fusie stichting MMM-boerderij en stichting Triade. Fusie stichting Triviumfonds en stichting Triade. De volgende beleidsthema s zijn tevens aan de orde geweest in 2011 Centraal inluisteren. Veiligheid (n.a.v. locatiebezoek). Overzicht leegstaande panden. Overzicht sluitingsdagen Voeding. Begroting 2011 en jaarverantwoording Cliëntendossiers in PlanCare. Evaluatie De cliënt en zijn/haar netwerk als basis. Naamstelling organisatieonderdelen. Internettoegang voor cliënten. Vrije tijd. Uitwerking vervoersbeleid individueel vervoer en PGB. Evaluatie Gezin Centraal. Productenboeken. Jaarverslag incidentencommissie. Manieren van begeleiden (methodieken). Beleid privacy cliënten/cliëntdossiers. Cliënttevredenheidsonderzoek Enkele CCR-leden konden meekijken naar de vragenlijsten die gebruikt zijn bij het cliënttevredenheidonderzoek. Vervoer. Kadernotitie Cliëntenparticipatie. De stelselwijzigingen. Kaderbrief Financiële situatie Triade. Sluitingsdagen Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 22

24 Eigen bijdrage cliënten Enkele CCR-leden denken mee in de werkgroep eigen bijdrage cliënten. Commissie vertrouwenslieden Triade is via het lidmaatschap van de VGN aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV). In 2011 heeft noch de bestuurder noch de cliëntenraad de LCvV geconsulteerd. 3.6 Ondernemingsraad Participerende ondernemingsraad De ondernemingsraad geeft zijn participerende werkwijze concreet vorm door steeds aan te sluiten bij ontwikkelingen binnen Triade. Dit jaar heeft hij dat gedaan door ontwikkelingen als gevolg van het transitietraject Naar een sterk en gezond Triade op clusterniveau te volgen. Aan het eind van het jaar maakte de ondernemingsraad met de Bestuurder de afspraken op welke wijze de ondernemingsraad wordt betrokken bij de acties die Triade uitzet in het kader van de stelselwijzigingen in de AWBZ-zorg. De ondernemingsraadwerkgroepen zijn actief in gesprek met de directeuren en hoofden van dienst. Succesvol implementeren Implementeren van beleid is een terugkerend thema binnen ondernemingsraadvergaderingen. Bij een projectmatige aanpak worden juist verwachtingen over het resultaat gestuurd. Eén centrale regievoering is hierin belangrijk. Wanneer er consequent op een projectmatige manier gewerkt wordt zal het resultaat van het traject aansluiten bij de vooraf gewekte verwachtingen. Hierover heeft de ondernemingsraad aanbevelingen gedaan in een memo. De Bestuurder heeft deze memo in het directieberaad besproken. De inbreng van de ondernemingsraad wordt meegenomen in een plan om te komen tot een meer resultaatgerichte manier van werken binnen Triade. Samenstelling OR 2011 Eén OR-lid heeft haar lidmaatschap opgezegd. Twee medewerkers hebben zich als nieuw lid bij de ondernemingsraad gevoegd. De ondernemingsraad bestond aan het eind van 2011 uit 13 leden. De ondernemingsraad wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Instemmingsvragen (WOR art. 27) De ondernemingsraad heeft ingestemd met de volgende voorgenomen besluiten: Plan van aanpak Risico-inventarisatie en evaluatie. Opleidingsbeleid Verplichte vrije dagen Sociaal Plan Wijziging contracten MBO-leerlingen. De volgende voorgenomen besluiten zijn nog in behandeling: Addendum beleid Werving en Selectie. Sluitingsdagen Geschenkenregeling. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 23

25 Adviesaanvragen (WOR art. 25) De ondernemingsraad heeft positief geadviseerd over de volgende voorgenomen besluiten: Nieuwe clusterindeling. Implementatie Klokkenluidersregeling naar voorbeeld Carante BOZ. Geldersehout Samenwerking s Heerenloo-Triade. Structuurwijziging ondersteunende diensten. Reorganisatie afdeling CPR. Fusie stichting Triviumfonds en stichting Triade. Sluiting AC De Piramide en AC De Steiger. Bevoegdhedenregeling en aanpassing Bevoegdhedenregeling. Bureau Personeelsplanning. Fusie stichting MMM-boerderij en stichting Triade. Overige thema s die zijn besproken in de ondernemingsraadsvergaderingen Plan van aanpak herinrichting functiehuis. Financiën: begroting en meerjarenbegroting, maandelijkse financiële cijfers, liquiditeitsprognose, bezuinigingsmaatregelen. Sociaal plan. Werkkostenregeling. Transitieprogramma Naar een gezond Triade. Kwartaalmanagementrapportages. Cliënten- en productieregistratie. Doorontwikkeling facilitaire ondersteuning. Triade en Social Media. Herbenoeming en werving lid Raad van Toezicht. Medewerkersbijeenkomsten. Kaderbrief Businessmodel OR-aangelegenheden: ondernemingsraadvacatures, participerende ondernemingsraad, OR-achterbancommunicatie, ORcommissiessamenstelling. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 24

26 4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid In de strategienota van van Triade Bij mens en maatschappij staat beschreven waar Triade zich tot 2015 op zal richten. De strategie waarmee Triade zich ten opzichte van concurrenten onderscheidt, is diversificatie: het leveren van een palet van producten die een toegevoegde waarde leveren voor de cliënt. Zorg en ondersteuning leveren die er toe doet. Triade wil weten wat cliënten écht belangrijk vinden en zorgen dat op die aspecten een duidelijke meerwaarde wordt gecreëerd. Triade levert met haar productportfolio voordelen op voor de cliënt. Triade streeft naar synergie tussen de verschillende producten. Bijvoorbeeld bij de overgang van jeugd VG naar volwassenen VG. De producten van Triade onderscheiden zich door: de kwaliteit, service, diversiteit en de locatie. Triade realiseert de meerwaarde als volgt: 1. Door de mensvisie te praktiseren. Triade ziet cliënten als burgers, met universele en specifieke behoeftes. Door met cliënten samen te werken aan het onderzoeken van hun werkelijke vraag en het ontwikkelen van hun mogelijkheden. Door hen in hun levensloop en ontwikkeling te volgen. Door sociale rollen en vriendschappen te stimuleren. Door grenzen te verleggen als dat nodig (en mogelijk) is. 2. Door het netwerk rond de cliënt te benutten en te betrekken bij de uitvoering van het zorgplan en het oplossen van problemen. Door ook aan de andere kant de plek van de cliënt in de samenleving te bevorderen. Ook indirect door een rol te spelen bij ontwikkelingen in wijk en stad en in het debat daarover. 3. Door de medewerkers. Medewerkers maken het verschil! Zeker in een krappe arbeidsmarkt. De tevredenheid van de cliënt wordt immers in belangrijke mate bepaald door de match tussen cliënt en medewerker van Triade. Vaste gezichten maken Triade persoonlijk en vertrouwd. De kracht van Triade zit in de attitude, kennis en kunde van de medewerkers. 4. Door het continu verbeteren van de zorg en ondersteuning. Door het stimuleren van het lerend vermogen van de organisatie. Daarvoor is van belang dat we kennis delen, leren van gesprekken met betrokkenen bij de organisatie, gemeenschappelijke doelen nastreven en open en transparant communiceren. 5. Door een zorgcontinuüm voor cliëntgroepen te creëren. Triade kan door zijn omvang, werkvelden en expertise als geen ander de verschillende sectoren verbinden en overstijgen. Het organiseren van zorg rondom de vraag van de cliënt, het realiseren van samenhang in de keten, zo nodig met andere aanbieders rond specifieke zorgvragen. 6. Door passende huisvesting, waar de cliënt zich thuis voelt. Triade stimuleert het zelfstandig wonen, als dat tot de mogelijkheden van de cliënt behoort. Zelfstandigheid kan ook in een collectieve setting gestimuleerd worden: de cliënt heeft bijvoorbeeld een eigen studio en deelt met andere cliënten een gezamenlijke woonkamer. Samen eten behoort tot de mogelijkheden, maar de cliënt kan ook zelf zijn eten bereiden. 7. Door financieel gezond te zijn. Door te sturen op netto marge. Op operationeel niveau dienen keuzes gemaakt te worden. Investeringen zijn toekomstbestendig en worden terugverdiend. Triade streeft een risicovermogen na van 15%. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 25

27 Twee productlijnen Triade heeft globaal twee productlijnen: 1. Verblijf & productmarktcombinaties Verblijf wordt vooral gekenmerkt door meer langdurige trajecten, gericht op het verzorgen en ondersteunen van de cliënt en waar mogelijk het begeleiden bij zijn ontwikkeling. 2. Jeugdzorg & Ketenvorming De jeugdzorg en de aanverwante ketens worden voornamelijk gekenmerkt door kortdurende trajecten gericht op uitstroom van de cliënt. In beide productlijnen wordt het netwerk van de cliënt betrokken. Tien doelstellingen Onderstaand wordt beschreven op welke wijze de tien doelstelling uit de strategienota van Triade in 2011 zijn nagestreefd. 1. Triade levert zorg en ondersteuning van goede kwaliteit Als professionele organisatie heeft Triade kwaliteit hoog in het vaandel staan. Het kwaliteitsmanagementsysteem(kms) helpt de kwaliteit van zorg die Triade biedt, te bewaken. Het KMS wordt steeds meer ingezet als hulpmiddel om processen te volgen en de prestaties van Triade in kaart te brengen. Eind 2010 is Triade opnieuw gecertificeerd volgens het Harmonisatiemodel Kwaliteit Zorg. Een mooi resultaat. Belangrijker is echter dat in de praktijk de kwaliteit en ondersteuning continue punt van aandacht is. In 2011 is de ondersteuningsplansystematiek verder aangescherpt en worden registraties en evaluaties vastgelegd in Plancare Dossier, het digitale ondersteuningsplan. 2. Triade ontwikkelt expertise In 2011 is gestart met de implementatie van de 4 evidenced based methodieken. Het projectplan implementatie methodieken voorziet in een meerdaagse cursus voor alle medewerkers in het primaire proces, clustermanagers en gedragsdeskundigen. In 2011 is op locaties voor cliënten met moeilijk verstaanbaar gedrag gestart met het invoeren van de Triple-C methodiek. 3. Triade heeft goede medewerkers Medewerkers maken het verschil. Goede, tevreden en gemotiveerde medewerkers zorgen voor tevreden cliënten. Afdeling P&O heeft een opleidingsplan voor opgesteld. Daarnaast is er veel aandacht besteed op de arbeidsomstandigheden van medewerkers door gefaseerd voor alle locaties een risico-inventarisatie en evaluatie uit te voeren. Aan de hand van de uitkomsten hiervan stellen clustermanagers een plan van aanpak op om de knelpunten te verhelpen. Om het verzuimcijfers terug te dringen is eind 2011 de visie op het omgaan met verzuim herijkt. Met een activeringsbeleid wil Triade de gezondheid van de medewerkers bevorderen en ziekteverzuim voorkomen. 4. Triade is een financieel gezonde organisatie 2011 stond in het teken van het transitieprogramma Naar een gezond Triade. Alle locaties van Triade zijn in 2011 doorgelicht op zorgexploitatie en huisvestingsexploitatie. Doelstelling is dat alle locaties zowel op zorg- als op huisvestingsexploitatie een positief resultaat creëren. Clustermanagers maken voor iedere locatie een locatieplan. De productieregistratie is in 2011 grotendeels op orde gebracht. Hierdoor is Triade goed in staat de productie te moniteren en te verantwoorden aan het zorgkantoor. De liquiditeitspositie van Triade in is 2011 sterk verbeterd. Triade heeft een liquiditeitsprognose opgesteld tot en met 2013 Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 26

28 5. Triade biedt continuïteit en samenhang De in- en doorstroom van cliënten bij Triade is een continue punt van aandacht. Met name de doorstroom van cliënten uit kinderdagcentra naar dagbestedings- en woonlocaties voor volwassenen is een aandachtspunt geweest in Het is belangrijk dat voor cliënten die te oud worden voor een kinderdagcentrum een goed vervolgplek beschikbaar is. 6. Optimalisatie verblijf In het kader van het programma Naar een gezond Triade (zie doelstelling 4) is veel aandacht besteed aan het product verblijf. Een aantal woonlocaties bleek niet rendabel te zijn. Om de zorg voor cliënten te kunnen garanderen zijn creatieve oplossingen gezocht. Bijvoorbeeld door vanuit woonlocaties cliënten die begeleid zelfstandig wonen te ondersteunen. 7. Jeugdzorg & Ketenvorming De ontwikkeling in Jeugdzorg & Ketenvorming zijn beschreven in het jaarverslag Triade Jeugd (bijlage 4) 8. Goede (rendabele) huisvesting voor cliënten Triade biedt cliënten een prettige, passende woonomgeving. Belangrijk hierbij is dat de woonomgeving veilig en goed onderhouden is. In 2011 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld wat het mogelijk maakt investeringen in huisvesting beter te beheersen. Daarnaast zijn in het langetermijnhuisvestingsplan de kaders beschreven aan de hand waarvan de huisvestingsportefeuille toekomstbestendig kan worden gemaakt. Hierin is rekening gehouden met de invoer van de normatieve huisvestingscomponent. 9. Kantoorhuisvesting Eind 2011 is gestart met de inventarisatie van het aantal kantoorwerkplekken binnen Triade. Op basis van deze inventarisatie zullen keuzes worden gemaakt over welke kantoorruimtes worden afgestoten of verhuizen en welke kantoren gehandhaafd blijven. 10. Versterken profilering Triade In 2011 is het nieuwe corporate profile van Triade geïntroduceerd: Trotse Mensen. Trots zit in kleine en grote zaken; cliënten en medewerkers van Triade mogen trots zijn op de kleine stapjes die ze dagelijks samen zetten. Om het corporate profile te ondersteunen zijn 4 kernwaarden benoemd: Sterk, Resultaatgericht, Klantgericht en Deskundig. De huisstijl van Triade is aangepast op het corporate profile. Kaderbrief In 2011 is een kaderbrief geschreven aan de hand van de strategienota met de kaders voor de jaarplannen Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 27

29 4.2 Algemeen beleid Transitieprogramma Naar een gezond Triade Een belangrijke doelstelling uit de strategienota is te komen tot een financieel gezond Triade. Dit is een voorwaarde om kwalitatief goede zorg te kunnen blijven bieden. Om dit te bereiken is in 2011 het programma Naar een gezond Triade gestart. Doel van het transitieproces is te komen tot locaties die financieel en kwalitatief gezond zijn. Hiervoor wordt per locatie zowel een zorg- als vastgoedexploitatie gemaakt. Locatiecalculator Triade heeft een calculatiemodel ontwikkeld waarmee op basis van het aantal cliënten per locatie en hun indicatie met bijbehorende opbrengsten kan worden bepaald of de bestaande situatie een rendabele exploitatie op kan leveren. Met het rekenmodel kunnen wijzigingen in de personele bezetting of in de cliëntenpopulatie worden doorberekend. Eind 2011 is een aanzet gemaakt ook de vastgoedopbrengsten en kosten in de calculator te verwerken. Multidisciplinair traject De financiële kaders vormen een belangrijk criterium in het transitietraject, maar zeker niet het enige. Daarom is van meet af aan gekozen voor een multidisciplinaire benadering van de transitie. Clustermanager zijn bij de situatieanalyse van hun locaties ondersteund en geadviseerd door gedragsdeskundigen en personeelsadviseurs. Hiermee zijn de kwaliteit van zorg en gevolgen voor medewerkers continue bewaakt. Resultaat In het derde kwartaal zijn de eerste locatieplannen vastgesteld. Locaties waar een snel resultaat kon worden behaald zijn direct overgegaan tot uitvoeren van de plannen. Een aantal dagbestedingslocaties is samengevoegd. De kleine locaties bleken als zelfstandige locatie niet rendabel te zijn, terwijl hetzelfde zorgaanbod op andere locaties met dezelfde of betere kwaliteit aan de cliënten geboden kan worden. Bij sluiting of ingrijpende wijzigingen op locaties worden de ondernemingsraad en de centrale cliëntenraad steevast geconsulteerd Stelselwijzigingen Zorg Begin 2011 maakte het ministerie VWS bekend het zorgstelsel ingrijpend te hervormen. Een deel van de cliënten is vanaf 2014 aangewezen op de WMO. Triade krijgt te maken met andere inkopende partijen zoals gemeenten en zorgverzekeraars. Om goed te kunnen inspelen op de naderende veranderingen heeft Triade een programma Stelselwijzigingen opgesteld. Binnen dit programma bereidt Triade zich in verschillende projecten voor. De volgende portefeuilles worden uitgewerkt: AWBZ naar WMO, jeugdzorg naar gemeenten, Scheiden van Wonen en Zorg, Governance Code en wet Cliëntenrechten zorg Huisvesting In 2011 is de integrale businesscase ingevoerd als besluitvormingsinstrument voor de Bestuurder inzake huisvestingsprojecten. De integraliteit houdt in dat er zowel naar de verwachte vastgoed- als naar de zorgexploitatie van locaties wordt gekeken. Hierbij worden zoveel mogelijk aspecten gewogen en meegenomen in de beoordeling. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 28

30 In 2011 is de vastgoedportefeuille op pandniveau beschreven en gewaardeerd. De aanstaande invoering van de NHC maakt dat er meer behoefte is aan sturingsinformatie voor huisvesting. Hiervoor is een verbetering van de bronbestanden in gang gezet. In samenspraak met de financiële administratie is de eerder gemaakte opzet voor een administratie van de huisvestingslasten op voordeurniveau ingevoerd. Hierdoor wordt de vastgoedexploitatie per voordeur steeds meer inzichtelijk. De proef om het bestuurlijk goedgekeurd budget, de verplichtingen en de kosten per project in een projectadministratie door de financiële administratie te laten vastleggen, is afgerond en als geslaagd beoordeeld. Met ingang van 2011 wordt voor elke project een dergelijke projectadministratie gevoerd. Vanaf dit moment worden budget en verplichtingen aan het begin van een project vastgelegd. De uitgaven worden mede bewaakt vanuit de financiële administratie. De centralisatie van de onderhoudsafdeling is in 2011 afgerond en het meldpunt Klachtenonderhoud is ingevoerd. Het meldpunt registreert alle onderhoud- en reparatieverzoeken en zorgt voor afhandeling hiervan. Het beheerprogramma dat Triade al in gebruik had voor de vastgoedportefeuille is hierop aangepast. De eerste voordelen van centralisatie, uniforme afhandeling voor de gehele provincie of meer zicht op de kosten per locatie, beginnen zich af te tekenen. In 2012 zal dit tot verdere verbetering van de efficiency moeten leiden. In 2011 is de vastgoedportefeuille op pandniveau beschreven en gewaardeerd. De aanstaande invoering van de NHC maakt dat er meer behoefte is aan sturingsinformatie voor huisvesting. Hiervoor is een verbetering van de bronbestanden in gang gezet. Het langetermijnhuisvestingsplan is in 2011 vastgesteld door de Bestuurder. Nieuwe initiatieven zijn de voor- en eindopname van woningen/appartementen die worden verlaten en al dan niet opnieuw worden ingezet. Daarnaast worden voortaan jaarlijks de functionele aanpassingen geïnventariseerd, geprioriteerd en vanaf 2012 binnen de begroting verbijzonderd. Het binnen Triade gehanteerde sleutelsysteem wordt met ingang van 2011 centraal bewaakt. Er worden voorbereidingen getroffen om het systeem digitaal beschikbaar te maken. Huisvestingsprojecten In de strategienota is beschreven dat Triade haar prestaties verbetert als ze zich meer richt op haar kernactiviteit verblijf. Triade vindt het belangrijk haar producten continue te verbeteren en in te spelen op de zorgvragen van haar cliënten. Onderstaand een overzicht van de projecten die Triade ontwikkelt. Valkappel Begin 2011 is in Dronten project Valkappel geopend. Valkappel richt zich op de ouderwordende cliënt en is onderdeel van verzorginghuis De Regenboog van Coloriet. De locatie bevindt zich op de tweede verdieping van het verzorgingstehuis en is toegankelijk via een lift. Er zijn 4 zit/slaapkamers met eigen sanitair en 2 zit/slaapkamers met gedeeld sanitair. Dit laatste in verband met de fysieke zorg aan meervoudig gehandicapten. Parkflat Op feestelijke wijze is 20 april 2011 de Parkflat geopend. Parkflat is een appartementencomplex in Emmeloord. Het bestaat uit 16 appartementen waar cliënten op basis van 24-uur zorg en op basis van BZW (Begeleid Zelfstandig Wonen) wonen. Parkflat richt zich op mensen met een licht Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 29

31 verstandelijke beperking die, weliswaar met ondersteuning, zo zelfstandig mogelijk wonen. Naast deze beperking kunnen er ook zorgvragen liggen op psychiatrisch gebied. Het Geldersehout In september 2011 is het Geldersehout opgeleverd. Het Geldersehout ligt aan de rand van Lelystad in een gebied dat bestaat uit veel bos en weiland. Triade werkt hier samen met collega-zorgaanbieder s Heerenloo aan een uniek project voor mensen vanaf 18 jaar met een verstandelijke beperking en moeilijk verstaanbaar gedrag. De 36 appartementen aan het Geldersehout zijn geschikt voor mensen die alleen of in kleine groepen wonen. Elk appartement heeft een eigen tuin, er is een ontmoetingsruimte en een buitenruimte. Op het terrein worden ook werk- of dagbestedingplekken gerealiseerd. De plekken worden zo ingericht dat de cliënten er rustig kunnen werken. Ook zijn er veel buitenactiviteiten. Stavorenstraat Samen met gemeente Lelystad en Centrada heeft Triade de Stavorenstraat in Lelystad omgebouwd tot een woonproject voor mensen met schizofrenie of met een chronische psychose. De straat is publieksluw gemaakt. Zo ontstaat er een beschermde woonomgeving waar deze doelgroep behoefte aan heeft. Aan de cliënten wordt ondersteuning bij wonen geboden vanuit een inloopcentrum in de straat. Het is uitdrukkelijk geen behandelcentrum. De woningen zijn in het voorjaar van 2011 onder grote mediabelangstelling opgeleverd. Eksternest In het Vroege Vogelbos in Almere opende Triade in 2005 een theehuis en een zorgboerderij t Ooievaarsnest. Het Ooievaarsnest was gevestigd in een karakteristieke pionierswerkplaats in Flevoland dat later als educatief centrum t Eksternest werd geëxploiteerd door gemeente Almere. Door een brand werd in 2008 het boerderijgedeelte van Het Ooievaarsnest verwoest. Bij de herbouw is gekozen de locatie te gaan exploiteren als zalencentrum die als leer- en werklocatie kan worden gebruikt voor cliënten. Begin 2012 is de locatie met zijn originele naam t Eksternest heropend. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteit is een belangrijk thema in de governance van Triade. Het omvat het leveren van goede en veilige zorg in een veilige omgeving. Het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) helpt de kwaliteit van zorg die Triade biedt te bewaken en te verbeteren en ondersteunt de managers en medewerkers bij hun werkzaamheden. Het KMS van Triade is gebaseerd op de normen van de HKZ. Triade heeft daarvoor in 2010 opnieuw drie certificaten behaald, namelijk het HKZcertificaat Gehandicaptenzorg, versie 2008, het HKZ-certificaat GGZ, versie 2002 en HKZ-certificaat Jeugdzorg, versie Als hoofdschema gebruikt Triade het schema van de gehandicaptenzorg en dit schema is aangevuld met de extra normen vanuit de GGZ en de jeugdzorg. In 2011 heeft DEKRA, de certificerende instelling een vervolgaudit uitgevoerd. Deze audit is met succes afgerond. In het nieuwe schema van de gehandicaptenzorg is extra aandacht gekomen voor veiligheid. Dit heeft bij Triade o.a. geresulteerd in verdere ontwikkeling van het veiligheidsbeleid met daarin aandacht voor risicoanalyse en beheersing op individueel niveau en procesniveau. In de jaarplannen geven de leidinggevenden een vertaling van hun verantwoordelijkheden op het gebied van kwaliteit en veiligheid. Het betreft o.a. het voldoen aan de kwaliteitseisen, het werken met het KMS en verantwoordelijkheden op het gebied van veiligheid. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 30

32 Control De manager HR en Kwaliteit, concerncontroller en manager Huisvesting & Facilitair vervullen een controlfunctie ten behoeve van de directeuren, managers en de Bestuurder. De manager Zorg controleert en rapporteert over de cliëntveiligheid naar aanleiding van de incidentmeldingen (o.a. medicatie). De manager HR en Kwaliteit bewaakt de veiligheid van medewerkers, o.a. door de RI&E, het bevorderen van verbeteringen, het monitoren daarvan en het rapporteren daarover. Het centraal monitoren van belangrijke sturings- en kwaliteitsprocessen is mogelijk geworden door het invoeren van een systeem van kwartaalrapportages. Zo wordt het mogelijk het verloop van processen inzichtelijk te maken en daar waar nodig bij te sturen. Kwaliteit van informatie en registratie, gegevensbeveiliging Begin 2011 is een concept informatiebeveiligingsbeleid en een uitwerking van richtlijnen conform de NEN7510 normen voor Triade opgesteld. Dit beleid en een voorstel voor een vervolgaanpak is besproken in het directieberaad. Het directieberaad heeft de directeur Bedrijfsvoering opdracht gegeven een plan van aanpak te laten ontwikkelen voor verdere implementatie van gerichte beveiligingsmaatregelen. Vervolgens is een start gemaakt door te inventariseren in hoeverre Triade voldoet aan NEN Daarnaast is besloten vast te stellen wat voor Triade de reikwijdte en diepgang moet zijn in het toepassen van informatiebeveiliging. Triade vindt een heldere en duidelijke informatieverstrekking aan cliënten belangrijk. De cliënt ontvangt bij start informatie over de mogelijkheden en beperkingen van het aanbod van Triade en vervolgens mondelinge en schriftelijke informatie over de voorbereiding, start, uitvoering en afsluiting van de ondersteuningsovereenkomst. De cliënt krijgt een map waarin hij alle schriftelijke informatie kan verzamelen en bundelen. Hierin zit ook informatie over de rechten van de cliënt (privacy, klachten en medezeggenschap). Triade maakt voor alle cliënten een dossier en stelt daaraan de eisen die voortkomen uit het KMS (normen HKZ), de WGBO en de WBP. In het vastgestelde dossierbeleid staat beschreven hoe Triade omgaat met registratie en gegevensbeveiliging. (Brand)Veiligheid In 2011 is een plan opgesteld voor integraal (brand)veiligheidsbeleid. Gekozen is om voor iedere locatie een niveau van veiligheid vast te stellen en het afgesproken niveau van veiligheid vast te leggen in een veiligheidsregister per locatie. Dit register bevat de van toepassing zijnde wet- en regelgeving met betrekking tot het pand. Het bevat een korte uitleg over de wet- en regelgeving, de bijbehorende documentatie en indien van toepassing de certificaten. Medio 2012 zijn alle registers op de locaties geïmplementeerd en worden ze onderhouden. De clustermanager is verantwoordelijk voor het handhaven van het veiligheidsniveau. De afdeling Huisvesting doet jaarlijks een audit naar het veiligheidsregister en controleert de locaties en werkwijzen op veiligheid. Daarnaast wordt vanaf 2012 één keer per twee jaar een technische controle gedaan (ISO). Alle medewerkers volgen training over de Basis Veiligheid Instructies (=BVI) deels via E-learning en een deels in de praktijk (onder andere ontruimingsoefening). Het praktijkgedeelte van de training vindt plaats op de locatie waar men werkzaam is. In 2011 is voor zowel het directieberaad als voor de Raad van Toezicht een themabijeenkomst Veiligheid georganiseerd. Sinds 2009 zijn de eisen met betrekking tot brandmeldinstallaties verzwaard. Sinds die tijd worden alle brandmeldinstallaties geactualiseerd en waar nodig gecertificeerd. Deze werkzaamheden zullen doorlopen tot in Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 31

33 Een eerste integrale verkenning met betrekking tot de ambitie ten aanzien van het gewenst veiligheidsniveau heeft plaatsgevonden. Bij de adviesgroep Gewenst brandveiligheidsniveau waren medewerkers van de locatie, van het management, Zorg & Ontwikkeling en Huisvesting betrokken. Daarnaast nam een vertegenwoordiger van de ondernemingsraad deel aan de adviesgroep. Op basis van de vigerende wet- en regelgeving en als aanvulling op het ambitieniveau is eind 2011 een Quick Scan bij 14 gebouwen uitgevoerd. Bij de Quick Scan zijn de gebouwen getoetst aan de hand van deze eisen en wensen in relatie tot het gebruik. In 2012 worden de resultaten vanuit de Quick Scan uitgewerkt in een Plan van Aanpak. 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit van zorg Kwaliteit van zorg en ondersteuning VG Triade heeft deelgenomen aan de meting van de zorginhoudelijke indicatoren van het landelijke kwaliteitskader gehandicaptenzorg. Het vernieuwde kwaliteitskader bestaat uit drie pijlers. Alleen pijler 1 en 2a zijn voor 2011 uitgevraagd; pijler 2b en 3 zijn nog in ontwikkeling. Triade heeft, conform de nieuwe werkwijze van het kwaliteitskader, gegevens aangeleverd voor pijler 1 en 2a. Pijler 1 betrof een concernbrede vragenlijst die centraal is ingevuld. Op 6 van de 13 in pijler 1 opgenomen kwaliteitsdimensies scoort Triade bovengemiddeld; op 5 kwaliteitsdimensies gemiddeld en op géén kwaliteitsdimensie scoort Triade beneden het gemiddelde (voor twee dimensies is geen spiegelinformatie bekend). Voor pijler 2a is, conform de afspraken die door de VGN zijn gemaakt, gebruik gemaakt van digitale vragenlijsten op individueel cliëntniveau van cliënten die in de maanden januari, februari en maart 2012 hun zorgplanbespreking hebben gehad. Triade scoort op 3 kwaliteitsdimensies bovengemiddeld en op 5 dimensies gemiddeld. Ook hier scoort Triade nergens beneden het gemiddelde. Over 10 kwaliteitsdimensies is geen informatie beschikbaar, omdat deze op te weinig cliënten van toepassing zijn om vergelijkingsinformatie te kunnen genereren. Mede naar aanleiding van de resultaten heeft Triade voor 2012 in overleg met de centrale cliëntenraad - een nieuw kwaliteitsdoelstelling opgesteld: voor AWBZcliënten met een lichamelijke en/of een psychische aandoening worden de risico s die ontstaan door deze aandoening in kaart gebracht. In het ondersteuningsplan worden afspraken met de cliënt op welke wijze met deze risico s wordt omgegaan, vastgelegd. Cliëntwaarderingsonderzoek In 2011 zijn afspraken gemaakt met Effectory, een extern bureau, gespecialiseerd in cliëntwaarderingsonderzoek, over de uitvoering van een onderzoek bij Triade. In het eerste kwartaal van 2012 worden de vragenlijsten verspreid onder de cliënten en hun verwanten. Naar aanleiding van een eerder cliëntwaarderingsonderzoek in 2009 is in 2011 een kwaliteitsdoel opgesteld gericht op het versterken van de sociale netwerken van cliënten. Gestart is in 2011 met de cliëntengroep BZW. De doelstelling daarvoor is behaald. Op 31 december 2011 is voor 100% van de cliënten van BZW een netwerkkaart opgenomen in het dossier. Deze kaart geeft informatie over de Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 32

34 mensen die in het netwerk van cliënten betrokken zijn en de afspraken die met hen gemaakt zijn. Ook bij alle nieuwe cliënten bij wonen is in 2011 gestart met het werken met steuncirkels. Andere kwaliteitsdoelstellingen in 2011 waren: In 2011 hebben alle cliënten een ondertekende ondersteuningsovereenkomst en een geldig ondertekend ondersteunings- of hulpverleningsplan. De zorg en ondersteuning is gericht op het behalen van de in de ondersteunings- en hulpverleningsplannen afgesproken doelen (doelrealisatie). Bijna alle cliënten (95-97%) hebben een geldig ondersteuningsplan. Een ondersteuningsplan is niet geldig als het ouder is dan een jaar en/of niet wederzijds ondertekend is. In 2012 wordt dit opnieuw een kwaliteitsdoelstelling. Eén van de instrumenten om veiligheid te registreren en naar aanleiding daarvan verbetermaatregelen op te stellen en uit te voeren is het incidentenmeldingensysteem. De meeste incidenten die gemeld worden, houden verband met agressie. Voor 2011 is hiervoor een kwaliteitsdoelstelling gesteld: het verlagen van het aantal agressiemeldingen t.o.v Het aantal agressiemeldingen is niet gedaald. In 2012 worden Triadebreed de nieuwe methodieken ingevoerd en ligt het in de verwachting dat de agressiemeldingen dalen. Dit wordt gevolgd in een nieuwe kwaliteitsdoelstelling. Deze stijging van incidenten doet zich met name voor in de divisie wonen. In het derde kwartaal is een nieuwe locatie voor cliënten met moeilijk verstaanbaar gedrag geopend. In het vierde kwartaal zijn daar veel agressie-incidenten gemeld. Er wordt extra inspanning geleverd om de methodiek Triple C in de praktijk te brengen. Daarnaast is een breed plan van aanpak opgesteld. Basis voor dit plan is het landelijke rapport wat is opgesteld door de Inspectie voor de gezondheidszorg over de cultuuromslag terugdringen vrijheidsbeperking. Bij de andere divisies is het aantal meldingen nagenoeg gelijk gebleven. Dit heeft waarschijnlijk te maken met een vertraging van de invoering van de methodieken. Deze vindt nu Triade-breed plaats in GGZ In Almere (en sinds half 2011 ook in Lelystad) is er een locatie specifiek voor GGZcliënten, waar de cliënten semi-murale of ambulante ondersteuning krijgen in het kader van care Klachten Op grond van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ), de Wet Bijzondere Opnemingen in de Psychiatrische Ziekenhuizen (wet BOPZ) en de Wet op de Jeugdzorg zijn zorgaanbieders verplicht over een regeling te beschikken voor de behandeling van klachten. Triade heeft een Klachtenreglement vastgesteld die voor een ieder ter inzage ligt. Ook is het reglement gepubliceerd op de website van Triade. Daarnaast wordt in de algemene informatiebrochure van Triade en de informatiebrochure voor cliënten van Triade uitleg gegeven over de procedure van de klachtenbehandeling. De Klachtencommissie van Triade is samengesteld conform de eisen die hieraan gesteld worden in de WKCZ, de wet BOPZ en de Wet op de Jeugdzorg, waarbij nadrukkelijk de onafhankelijkheid van de Klachtencommissie is gewaarborgd. Triade verplicht zich de Klachtencommissie de middelen en faciliteiten ter beschikking te stellen die nodig zijn voor de uitvoering van haar taken. De klachtencommissie wordt door Triade secretarieel ondersteund. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 33

35 In 2011 zijn er bij de klachtencommissie van Triade 7 klachten ingediend. Vijf klachten zijn gegrond verklaard en twee klachten zijn niet ontvankelijk verklaard. Bij alle gegronde klachten was er sprake van een onvoldoende communicatie door Triade met ouders/wettelijk vertegenwoordigers. Daarnaast was er bij twee klachten sprake van onvoldoende zorg door Triade, omdat Triade niet de zware zorg kon bieden die deze cliënten nodig hadden. De groep waar deze zorg geboden werd is ondertussen gesloten en de cliënten zijn naar een passende behandelplek overgeplaatst. Adviezen klachtencommissie Maatregelen Triade 1 Zorgvuldiger handelen en communiceren met ouders Scholing en coaching medewerkers. Scherpere controle op ondersteuning door gedragsdeskundigen. Scholing medewerkers in omgang en communicatie met ouders. 2 Vanuit goed hulpverlenerschap contactpersoon informeren en meer mensen rond netwerk cliënt organiseren. Aanpassen intake en daarin vermelden dat contactpersonen over belangrijke punten worden geïnformeerd. 3 Meer en tijdiger communiceren. Zie 1 4 Verwanten meer betrekken bij besluiten. Werken volgens vastgestelde ondersteuningsystematiek. 5 Duidelijker communiceren en vastleggen afspraken. Werken volgens vastgestelde ondersteuningssystematiek. Op 16 mei is de jaarbijeenkomst van de klachtencommissie gehouden. Hierbij is de Bestuurder aangesloten. Deze vergadering stond in het kader van kennismaken. Voorts is het jaarverslag 2010 en het klachtenreglement besproken. Jeugdzorg De klachtenafhandeling van de onderdelen van Triade Boschhuis is apart georganiseerd. Klachten van cliënten uit de AWBZ vallen onder de klachtenregeling van Triade. Klachten van cliënten met een jeugdzorgindicatie worden behandeld in de sectorale klachtencommissie voor de jeugdzorg in Flevoland die provinciaal opereert, de klachtencommissie Zorgaanbieders Jeugdzorg. In 2011 is er geen klacht betreffende Triade Boschhuis binnengekomen Cliëntvertrouwenspersoon Het is voor cliënten of wettelijk vertegenwoordigers niet altijd eenvoudig om hun rechten te kennen en te begrijpen. Daarom heeft Triade cliëntvertrouwenspersonen. Cliënten of wettelijk vertegenwoordigers kunnen bij hen terecht. Zij bieden een luisterend oor en informeren mensen over hun rechten. Verder adviseren zij over te ondernemen stappen. De cliëntvertrouwenspersoon is onafhankelijk en partijdig, dat wil zeggen dat hij/zij aan de kant van de cliënt staat. De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en de ondersteuning is altijd tijdelijk. Hoe de cliënt de situatie beleeft is het uitgangspunt. De cliëntvertrouwenspersoon gaat uit van de eigen verantwoordelijkheid en mondigheid van de cliënt. De cliënt spreekt met de cliëntvertrouwenspersoon af welke ondersteuning hij krijgt. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 34

36 Triade maakt gebruik van verschillende cliëntenvertrouwenspersonen. Voor cliënten met een ABWZ-indicatie heeft Triade een cliëntvertrouwenspersoon in dienst. Cliënten met een jeugdzorgindicatie kunnen terecht via het Advies- en Klachtenbureau Jeugdzorg (AKJ) bij een cliëntenvertrouwenspersoon in de regio. 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Sociaal Plan In 2011 is met de vakbonden onderhandeld over een nieuw sociaal plan tot Het lopende sociaal plan was geldig tot 30 juni Ultimo het verslagjaar is een zogenoemd onderhandelsakkoord bereikt. Naar verwachting wordt het nieuwe sociaal plan in het eerste kwartaal van 2012 van kracht. Er zijn 39 medewerkers herplaatst. Dit betreft zowel kandidaten met een medische indicatie als boventalligen. Per 31 december stonden 16 medewerkers op de lijst voor herplaatsing, waarvan 3 met een medische indicatie. Werving personeel In 2011 is het aantal opengestelde vacatures ten opzichte van het voorgaande jaar met 40 afgenomen (in 2011 totaal 103 vacatures en in vacatures). Over het algemeen zijn vacatures intern vervuld. Er is 41 keer extern verworven. In het vierde kwartaal van 2011 is Bureaupersoneelsplanning van start gegaan, waardoor de werving van flexmedewerkers nu geheel via het team Werving en selectie van P&O verloopt Functiehuis In 2011 is een start gemaakt met de harmonisatie van het functiehuis. Er heeft een opschoning plaatsgevonden van de administratieve systemen en het aantal functies. Verder is er in 2011 een projectplan opgesteld om in 2012 een geheel nieuw functiehuis voor Triade in te voeren. Gedacht wordt aan het invoeren van resultaatgerichte beschrijvingen en het koppelen van competenties aan functies. Hierbij zullen de competenties die vastgelegd zijn in het corporate profiel, te weten; sterk, deskundig, resultaatgericht en klantgericht, een grote rol spelen. Opleidingsbeleid In 2011 zijn er scherpe keuzes gemaakt wat betreft de besteding van de beschikbare middelen voor opleidingen. De eerste prioriteit lag bij de scholingen en trainingen waaraan een wettelijke of een contractuele verplichting ten grondslag ligt. Daarnaast is er in het 3 e kwartaal van 2011 een start gemaakt met de scholing en training in het kader van de strategische keuze voor vier begeleidingsmodellen, te weten; Vlaskamp, Triple C, Gezin Centraal en BOL/EIM. In totaal hebben 889 medewerkers van Triade in 2011 een inhoudelijke scholing gevolgd op basis van een van de vier methodieken en 358 medewerkers hebben een andere vorm van scholing en/of training gevolgd. Triade heeft aan de CAO G verplichting voldaan door 40 leerlingen in de zogeheten BBl route en ongeveer 250 BOL/HBO stagiaires op te leiden. Jaargesprekken In 2011 hebben 512 jaargesprekken plaatsgevonden. Dit is 31% van het totaal. Omdat Triade belang hecht aan het houden van jaargesprekken wordt in 2012 extra aandacht besteed aan het houden van jaargesprekken en de discipline daarop. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 35

37 4.5.2 Kwaliteit van het werk Verzuim Het verzuim voor geheel Triade bedroeg in ,36%. Dit is ten opzichte van 2010 een verhoging van 0,66%. Met name binnen de divisie wonen is het verzuim gestegen. De belangrijkste oorzaak van deze stijging vormt het langdurig verzuim. Medewerkers van Triade zijn gemiddeld 8 dagen langer ziek (22 dagen) vergeleken met het gemiddelde in onze branche (14 dagen). In de loop van 2011 is aan het verzuim hoge prioriteit gegeven. Er is extra aandacht gegeven aan het herplaatsen van medewerkers die om medische redenen niet meer (volledig) hun eigen werk kunnen doen. Ultimo het verslagjaar is de visie op verzuim herzien en dit heeft zijn beslag gekregen in een geheel vernieuwd activeringsbeleid, dat in 2012 wordt uitgevoerd. Uitgangspunt is dat medewerkers van Triade zo snel mogelijk weer arbeid verrichten, waarbij de focus ligt op wat de medewerker nog kan. Er zal een invoeringstraject plaatsvinden dat zich zowel op de leidinggevende als op de medewerker richt. RI&E In 2011 is een start gemaakt met de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) per divisie. De RI&E bij de divisie Jeugd is afgerond. De resultaten bij deze divisie zijn aanleiding geweest voor een wijziging in de manier waarop knelpunten worden geïnventariseerd. Minder geautomatiseerd en meer met behulp van het afnemen van een (groeps)interview. In aangepaste vorm is een start gemaakt met de inventarisatie voor de divisie Dagbesteding, Leren en Werken. De verwachting is dat de resultaten van deze divisie medio 2012 beschikbaar zijn. Fysieke belasting In 2011 is het beleid fysieke belasting geëvalueerd en bijgesteld. Doel is het voorkomen van fysieke overbelasting voor de medewerkers. Dit preventiebeleid levert een bijdrage aan het welzijn, de veiligheid en de tevredenheid bij de medewerkers. Inmiddels is het aangepaste beleid geïmplementeerd en wordt er gewerkt met ergo-coach coördinatoren (fysiotherapeuten met aandachtsgebied fysieke belasting) en ergo-coaches (medewerkers met taakgebied fysieke belasting). Door gebruik te maken van het til-transferprotocol/checklijst tilbanden/tilthermometer/rugrader wordt het beleid over fysieke belasting goed geborgd binnen de organisatie. Vaccinatiebeleid In 2010 heeft een inventarisatie plaatsgevonden m.b.t. vaccinatie hepatitis/ beschermd voor medewerkers die in de directe zorg werken. Per 2011 is het vaccinatiebeleid aangepast. Alle nieuwe medewerkers in de directe zorg worden benaderd voor inenting Hepatitis B en er is een inhaalslag gemaakt voor de medewerkers die niet zijn ingeënt of niet geregistreerd zijn (vanaf 2011 zijn alle medewerkers die ingeënt of een afstandsverklaring hebben getekend geregistreerd in het personeelsinformatiesysteem). Na inventarisatie heeft een aantal medewerkers ervoor gekozen om alsnog de vaccinatie te laten plaatsvinden. Aan het einde van het verslagjaar zijn 630 medewerkers, die in de directe zorg werken, gevaccineerd. 4.6 Samenleving en belanghebbenden Van huis uit is Triade betrokken bij maatschappelijke ontwikkelingen zoals bij ouderinitiatieven en wijkontwikkeling. Triade werkt hierbij samen met welzijnsorganisaties, woningbouwcorporaties en scholen. Triade neemt vanuit deze rol deel aan het maatschappelijk debat. Vanuit maatschappelijke betrokkenheid meent Triade de cliënt beter te kunnen ondersteunen bij zijn participatie in de Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 36

38 samenleving. Triade wil de stem van cliënten breder laten horen. Laten zien dat cliënten (op deelgebieden) volwaardig kunnen participeren. Met het huismagazine de Trialoog informeert Triade belanghebbenden zesmaal per jaar over haar activiteiten. In ieder uitgave staat een thema centraal. Vanuit verschillende perspectieven - organisatie, cliënten, medewerkers, ouders worden de thema s belicht. Middels de Trialoog worden belanghebbenden ook geïnformeerd over relevante maatschappelijke ontwikkelingen. De Trialoog wordt verspreid onder medewerkers, cliënten en familieleden en verschillende stakeholders. Triade sluit aan bij bestaande maatschappelijke activiteiten zoals NL.doet en de nationale burendag. In 2011 organiseerde Triade verschillende activiteiten voor vrijwilligers. Op burendag nodigde Triade buurtgenoten op verschillende locaties uit om kennis te maken met cliënten. Samen met leerlingen van het ROC Flevoland organiseerde Triade het project Zo Actief om sport en beweging voor mensen met een beperking te stimuleren. Een succesvol project waardoor een groot aantal cliënten inmiddels regelmatig sport of intensief beweegt. Daarnaast biedt het project stageplaatsen aan voor ROCstudenten van de richting Sport & Vrije tijd. Het project werd in 2011 genomineerd voor de Univé-Paladanusprijs en werd uitgeroepen tot stagebedrijf van het jaar door de gemeente Almere. Ook bij andere projecten probeert Triade voortdurend samenwerking te zoeken met scholen en maatschappelijke organisatie. In Almere heeft het Groenhorst College als stageopdracht een belevingstuin ontworpen voor locatie Bachweg. De belevingstuin is ook bestemd voor buurtbewoners en bijvoorbeeld peuterspeelzalen in de omgeving van de Bachweg. Door de omgeving naar binnen te halen wil Triade de kloof tussen cliënten en de samenleving overbruggen. Op Urk heeft een groenteam van cliënten een contract afgesloten met gemeente Urk voor het onderhoud van de parkeervoorziening en het plantsoen aan de Urkerweg 64 te Urk In Almere heeft Triade samen met 20 andere maatschappelijke organisatie een intentieverklaring ondertekend voor samenwerking rond vrijwilligerswerk. Hiermee onderschrijft Triade het belang dat zij hecht aan de inzet en betrokkenheid van vrijwilligers. In 2012 zal het vrijwilligersbeleid bij Triade worden geëvalueerd en vernieuwd. Triade als grote werkgever, levert een belangrijke bijdrage aan de werkgelegenheid in Flevoland. Vanuit haar verantwoordelijkheid als werkgever én zorgaanbieder vindt Triade een gedegen opleidingsaanbod in Flevoland daarom belangrijk. De krimpende arbeidsmarkt vraagt om een investering in goed opgeleid zorgpersoneel. Triade onderhoudt daarom contacten met onderwijsaanbieders om onderwijs en arbeid beter op elkaar af te stemmen. Met de Vrije Universiteit heeft Triade bijvoorbeeld een samenwerkingsovereenkomst voor een stageplaats voor een gedragsdeskundige. 4.7 Financieel beleid In 2011 is de ingezette trendbreuk in het financiële beleid van Triade verder voortgezet. In 2010 is de basis gelegd voor de resultaten in Belangrijkste ingrediënten in het bewerkstelligen van de trendbreuk zijn: - Het terugbrengen van de overhead. - In overeenstemming brengen van personeelskosten en de daaraan gerelateerde omzet. Dit zal de komende jaren doorgezet worden. - Versoberen en beheersen van de materiële kosten. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 37

39 - Benutten van de mogelijkheden om binnen de regelgeving extra opbrengsten te genereren. - Tijdig onderkennen van financiële risico s en deze neutraliseren. - Tevoren nieuwe projecten doorrekenen met een intern vastgesteld rendement op zowel de exploitatie als het vastgoed. - Voorbereiden op de stelselwijzigingen en keuzes maken op het gebied van dienstverlening. Het financieel beleid van Triade beoogt een gezond eigen vermogen te bereiken van minimaal 15%. Daartoe is een meerjarenexploitatieprognose gemaakt. Uitgangspunt is een rendement op het lopend bedrijf van minimaal 2,5% per jaar. Voor 2011 is het resultaat op 1,5 miljoen begroot. Met het gerealiseerde resultaat van 1,9 miljoen is Triade ruimschoots geslaagd in het behalen van de doelstelling. De budgetratio in 2011 komt uit op 9,8%. De budgetratio is ten opzichte van 2010 met 2,51% verbeterd. De balansratio (eigen vermogen gerelateerd aan het balanstotaal) stijgt van 9,46% in 2010 naar 12,23% in In 2011 is de kostenkant van het lopende bedrijf verder gestabiliseerd. Op hoeveelheid is de productie achtergebleven bij de begroting. Dit is ruim gecompenseerd door prijseffecten. Het proces van herindicatie dat eind 2010 in gang is gezet, heeft in 2011 zijn vruchten afgeworpen. De achtergebleven productie verblijf is veroorzaakt door de vele cliëntbewegingen ten gevolge van ingebruikname nieuwe locaties. Eind 2011 is dit knelpunt nagenoeg opgelost. De onderproductie bij ambulante zorg wordt veroorzaakt door een terugloop in het aantal uren. Lopende 2011 is een aantal nieuwe projecten in bedrijf genomen. In de opstartfase is een overschrijding op personele kosten te zien. Per saldo zijn de opbrengsten en kosten eind 2011 weer in evenwicht. Triade verwacht voor 2012 een plus op het begrote meerjarenresultaat. Concreet een positief resultaat van ongeveer 2 miljoen. Gezien de omzetstijging is een hoger resultaat nodig om aan een rendement > 2,5% te voldoen. Gezien de effecten van kas naar jaarbasis nieuwe projecten en de verwachte uitkomsten uit het transitietraject Naar gezond Triade lijkt dit een realistische opgave. Een rendement > 2,5% wordt als noodzaak gezien vanwege de toenemende risico s waar zorgorganisaties de komende jaren mee te maken krijgen. Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 38

40 Bijlage 1 Jaardocument 2011 Stichting Bestuur en Toezicht pagina 39