G-Standaard Invoerloket. Handleiding

Transcriptie

1 G-Standaard Invoerloket Handleiding

2

3 Pagina 3 1 Inleiding Online demo G-Standaard Invoerloket 5 2 Artikelen en verpakkingen Artikelen Verpakkingen bij een artikel Productcode en barcodesymbolen op verpakkingen Mogelijke soorten verpakkingen in de G-Standaard Mogelijke verpakkingshiërarchie in het G-Standaard Invoerloket Variaties en uitgangspunten van de verpakkingshiëarchie Statussen van artikelen in het G-Standaard Invoerloket Inloggen op het G-Standaard Invoerloket Uitloggen 11 3 G-Standaard Productieschema 12 4 Opstarten van het G-Standaard Invoerloket Opdracht 1: Inloggen in de online demo van het G-Standaard Invoerloket 13 5 Artikelen en verpakkingen handmatig beheren Opdracht 2: Opvoeren van een consumentenverpakking Het wijzigen van gepubliceerde artikelen Nieuwe artikelen met de status Verrijking afgekeurd Datum Verhandelbaar vanaf Het controleren van opvoer Opdracht 3: Opvoeren van kleinste aflevereenheid, consumentenverpakking, drie omdozen Een verpakkingshiëarchie bestaande uit een omdoos Een verpakkingshiëarchie bestaande uit verschillende verschijningsvormen Een verpakking bij een artikel verwijderen Een artikel of een verpakking laten vervallen/uit de handel halen Opdracht 4: Een gepubliceerd artikel en bijbehorende verpakkingen muteren 36 6 Artikelen en verpakkingen beheren via de Up-/Download Opdracht 5: Controle cijfergroepering en lijstscheiding Opdracht 6: Artikelen muteren via de Up-/Download Opdracht 7: Verpakkingen muteren via de up/download Opdracht 8: Nieuwe artikelen en verpakkingen opvoeren via de up/download Wijzigingen en nieuwe opvoer tegelijk via de Up-/Download s vanuit het G-Standaard Invoerloket 57 8 Bijlage 1: velden van een artikel 58 9 Bijlage 2: velden van een verpakking Bijlage 3: Voorbeeld-GTIN s te gebruiken bij opdrachten. 60

4 Versie 1.1 Pagina 4

5 Pagina 5 1 Inleiding In deze handleiding wordt aan de hand van opdrachten uitleg gegeven over de werking van het G-Standaard Invoerloket. Door via het G-Standaard Invoerloket nieuwe producten op te voeren of bestaande producten te wijzigen wordt uw actuele productinformatie in de G-Standaard opgenomen. Vervolgens zorgt de maandelijkse productiecyclus van de G-Standaard ervoor dat de bijgewerkte productinformatie via zogenaamde softwarehuizen in alle voorschrijf-, aflever-, en bestelsystemen in de Nederlandse zorgmarkt terecht komt. In hoofdstuk 1 krijgt u de benodigde achtergrondinformatie om met het G-Standaard invoerloket te kunnen werken. Daarna volgt uitleg over het invoerloket: assortimentsonderhoud kan zowel handmatig plaatsvinden (hoofdstuk 2) als ook semiautomatisch via de up/download-functionaliteit (hoofdstuk 3). Beide worden uitgebreid besproken in de vorm van uit te voeren opdrachten. Bij elke opdracht wordt het doel beschreven en voor elke stap staat een vinkje zodat u deze kunt afvinken. 1.1 Online demo G-Standaard Invoerloket Naast deze handleiding is ook een online demo van het G-Standaard Invoerloket beschikbaar. In deze afgeschermde demo-omgeving kunt u oefenen met artikelonderhoud zonder dat dit invloed heeft op uw actuele assortiment in de G-Standaard. De afgeschermde demo-omgeving is te bereiken via demoinvoer.g-standaard.nl. In de demoomgeving kunt u inloggen met loginnaam demo en wachtwoord demo (kleine letters). Elk weekend wordt de demo-omgeving opgeschoond.

6 Pagina 6 2 Artikelen en verpakkingen 2.1 Artikelen Uw producten worden in het G-Standaard invoerloket aangeduid als artikelen en hebben elk een uniek, door Z-Index toegekend ZI-nummer. Via het ZI-nummer kunnen voorschrijf-, aflever- en bestelsystemen onder andere medicatiebewaking, declaratie gegevens en een beperkte set logistieke informatie raadplegen in de G-Standaard. In het G-Standaard Invoerloket ziet u na inloggen uw artikeloverzicht met de bijbehorende ZI-nummers. Deze artikelen staan centraal bij alle bewerkingen die u via het invoerloket kunt uitvoeren en die later worden toegelicht. In bijlage 1 worden alle velden van een artikel in het G-Standaard Invoerloket weergegeven. 2.2 Verpakkingen bij een artikel Met behulp van het G-Standaard Invoerloket is het mogelijk om verschillende verpakkingen of verpakkingsvormen direct of indirect aan een artikel met een ZI-nummer te koppelen. Die verpakkingen hebben allen een eigen unieke, door u toegekende productcode om ze tijdens de verschillende processen te kunnen scannen en zo te identificeren. Zie de volgende paragraaf. In bijlage 2 worden alle velden van een verpakking in het G-Standaard Invoerloket weergegeven. 2.3 Productcode en barcodesymbolen op verpakkingen U kunt uw verpakkingen voorzien van een barcodesymbool. Veel gebruikte symbolen zijn: De EAN13: de ouderwetse streepjescode. Dit symbool bevat slechts één gegeven dat direct onder het symbool wordt afgebeeld: de door de leverancier toegekende productcode, in dit geval De datamatrix: het relatief nieuwe, twee dimensionale barcodesymbool. Door de geringe afmeting speciaal geschikt voor kleine aflevereenheden zoals blisters of ampullen. Maar ook door invoering van de Falsified Medicines Directives na februari 2019 verplicht voor zo goed als alle nieuwe receptplichtige geneesmiddelen. Niet te verwarren met de QRcode, deze heeft op drie hoeken grotere zwarte blokjes, bij de datamatrix zijn alle zwarte en witte blokjes even groot. De datamatrix kan veel meer gegevens bevatten: in de afbeelding wordt achter (01) de productcode, achter (17) de vervaldatum en achter (10) het batchnummer getoond. Via een 2d-scanner kunnen deze gegevens elektronisch uit de datamatrix gelezen worden.

7 Pagina 7 De GS1-128: specifiek bedoelt voor logistieke processen van grotere verpakkingen, bijvoorbeeld omdozen. Ook hier staat achter (01) de productcode, achter (15) de vervaldatum en achter (10) het batchnummer vermeld. Dit is slechts een beknopt overzicht van voorbeelden van barcodesymbolen. Alle barcodesymbolen hebben één eigenschap gemeen: ze bevatten minimaal de productcode, de GTIN (Global Trade Items). In de afbeeldingen hiervoor van de EAN13, de datamatrix en de GS1-128 ziet u als voorbeeld telkens GTIN in elk van de barcodesymbolen opgenomen. De GTIN s worden decentraal door u toegekend en dienen uniek te zijn, niet alleen in uw eigen assortiment maar ook in dat van andere leveranciers. Het G-Standaard Invoerloket controleert hierop. 2.4 Mogelijke soorten verpakkingen in de G-Standaard In het G-Standaard Invoerloket kunt u de volgende verpakkingen opvoeren en onderhouden: Kleinste aflevereenheid Bijvoorbeeld een blister of een ampul voorzien van een eigen unieke GTIN. Vooral voor bedsidescanning en toedieningsregistratie in ziekenhuizen is er grote vraag naar kleinste aflevereenheden met een eigen GTIN. De kleinste aflevereenheid heeft geen directe koppeling met het ZI-nummer. Medicatiebewaking verloopt via de gekoppelde consumentenverpakking en declaratieinformatie is niet van toepassing. Consumentenverpakking De verpakking met een eigen GTIN, geschikt voor aflevering. Deze verpakking heeft wel een directe koppeling met het ZI-nummer. Medicatiebewaking en declaratieinformatie is op die manier via de G-Standaard te raadplegen. Omdoos In een omdoos worden een aantal consumentenverpakkingen verpakt. De omdoos heeft een eigen GTIN om in de logistieke processen te kunnen scannen. De omdoos heeft in de regel geen directe koppeling met het ZI-nummer. Medicatiebewaking en declaratieinformatie zijn niet van toepassing. Is de omdoos te declareren, dan krijgt deze wel een eigen ZI-nummer. 2.5 Mogelijke verpakkingshiërarchie in het G-Standaard Invoerloket Sommige verpakkingen hebben een ZI-nummer nodig ten behoeve van medicatiebewaking, declaratie of beperkte logistieke informatie. Andere verpakkingen hebben geen ZI-nummer nodig, maar wel een GTIN in verband met scanning in logistieke processen. In het G-Standaard Invoerloket bepaalt u welke verpakking een ZI-nummer krijgt, een GTIN of beide. Op die manier ontstaat de zogenaamde verpakkingshiërarchie. Hierna worden mogelijke verpakkingshiërarchieën besproken die u via het G-Standaard Invoerloket kunt opvoeren.

8 Pagina 8 Deze verpakkingshiërarchie bestaat uit een consumentenverpakking met uniek ZI-nummer tbv medicatiebewaking en declaratie en unieke GTIN tbv scanning en logistieke processen. In ziekenhuizen is de vraag naar barcodering op de kleinste aflevereenheid zoals de losse cel of blister, ampul, enzovoort groot. Om bedsidescanning en toedieningsregistratie uit te kunnen voeren krijgt de kleinste aflevereenheid een eigen, unieke GTIN. Alle cellen op de strip hebben uiteraard wel steeds dezelfde GTIN. De losse cel kan niet gedeclareerd worden en de medicatiebewaking verloopt via de consumentenverpakking, dus een uniek ZI-nummer is voor de kleinste aflevereenheid niet nodig. Wel voor de consumentenverpakking waarin de strippen zitten, de consumentenverpakking heeft een ZI-Nummer tbv medicatiebewaking en declaratie en een eigen, unieke GTIN tbv scanning in de logistieke processen.

9 Pagina 9 Door deze verpakkingshiërarchie in de G-Standaard op te voeren geeft u aan dat de kleinste aflevereenheid een eigen, unieke GTIN heeft (alle cellen op de strip hebben wel dezelfde GTIN), dat de consumentenverpakking het ZI-nummer bevat en een eigen GTIN heeft en dat deze consumentenverpakking te bestellen is in omdozen met 20, 40 of 60 stuks. Het aantal omdozen is uiteraard per verpakkingshiëarchie door de leverancier te bepalen. In dit voorbeeld heeft de omdoos naast een GTIN ook een uniek ZI-nummer omdat deze gedeclareerd kan worden. Dit is met name bij medische hulpmiddelen zoals verbandmateriaal van toepassing.

10 Pagina 10 In dit voorbeeld heeft uw artikel verschillende verschijningsvormen. Dit kan bijvoorbeeld bij parallelimport, seizoensgebonden producten (zomer-, winterverpakkingen) of licht afwijkende verpakkingen het geval zijn. Datgene wat verpakt wordt is identiek, maar de verpakking is steeds iets afwijkend. Dus steeds hetzelfde ZI-nummer en bijvoorbeeld dezelfde Apotheekinkoopprijs maar afwijkende, unieke GTIN s om het logistieke proces goed te laten verlopen. De verschillende verschijningsvormen zijn in afzonderlijk omdozen met verschillende aantallen en dus een eigen unieke GTIN te bestellen. Het aantal omdozen is uiteraard per verpakkingshiëarchie door de leverancier te bepalen. 2.6 Variaties en uitgangspunten van de verpakkingshiëarchie Uiteraard zijn er meer variaties in de opbouw van een verpakkingshiëarchie dan de hiervoor genoemde opties. De huidige versie van het G-Standaard Invoerloket gaat uit van de volgende uitgangspunten bij de opbouw van een verpakkingshiëarchie: Per verpakkingshiëarchie minimaal één en maximaal 3 lagen. Op de eerste laag maximaal één kleinste aflevereenheid. Aantal consumentenverpakkingen en omdozen op laag 2 en laag 3 variabel. Per verpakkingshiëarchie één ZI-nummer. Zijn twee ZI-nummers gewenst, dan zullen twee afzonderlijke verpakkingshiërarchieën per ZI-nummer gebouwd moeten worden. Op regelmatige basis zullen de huidige uitgangspunten afgestemd worden met behoeftes uit de zorgmarkt.

11 Pagina Statussen van artikelen in het G-Standaard Invoerloket Alle artikelen hebben in het G-Standaard Invoerloket een status waarmee inzichtelijk is in welke fase tussen opvoer tot publicatie in de G-Standaard het artikel zich bevindt. Afhankelijk van de status kunt u wel of geen wijzigingen aanbrengen. De volgende statussen kunnen voorkomen: Status Verschijnt Toelichting Concept Verrijking Bij opvoer van een nieuw artikel na klikken op de knop Opslaan. Na klikken op knop 'Publiceren'. Het artikel is nieuw (niet gepubliceerd) en alle velden staan nog open. De gegevens verlaten het loket niet. Het artikel kan nog verwijderd worden. Het artikel wordt doorgezet naar Z-Index voor de verrijking. Alle velden staan op slot; er kan tijdelijk niks gewijzigd worden. Verrijking afgekeurd Gewijzigd Controle Gepubliceerd Na klikken op de knop 'Publiceren'. Bij wijzigen van een bestaand artikel en na klikken op de knop Opslaan. Na klikken op de knop 'Publiceren'. Na klikken op knop 'Publiceren'. Een of meerdere velden zijn niet volledig of dienen gecorrigeerd te worden. U krijgt een hierover van Z-Index. Alle velden staan weer open voor aanpassing. Een of meerdere velden zijn gewijzigd. U moet het gewijzigde artikel nog wel publiceren. Doet u dit niet, dan wordt de wijziging niet doorgezet. Na wijziging van een of meerdere zorgvelden wordt een controle door Z-Index uitgevoerd. De velden staan op slot; er kan niets gewijzigd worden. Het artikel is of wordt meegenomen in de G-Standaard productie op de datum die staat in de kolom 'G- Standaard'. 2.8 Inloggen op het G-Standaard Invoerloket Het G-Standaard Invoerloket is te benaderen via de website van Z-Index Nadat u rechts bovenin op de knop Inloggen heeft geklikt verschijnt het scherm waar u uw loginnaam en wachtoord in kunt voeren. In de brief Aanmelding webapplicatie G-Standaard Invoerloket kunt u de loginnaam en wachtwoord vinden die u nodig heeft bij het inloggen. Let op: de loginnaam en wachtwoord zijn hoofdletter gevoelig. Als u correct bent ingelogd komt u op de pagina Mijn Z-Index waar u de applicaties ziet staan waar u recht op heeft. U kunt het G-Standaard Invoerloket starten door op de desbetreffende link te klikken. 2.9 Uitloggen Uitloggen doet u door eerst op het Z-Index logo links bovenin te klikken. Na een herinnering om wijzigingen of nieuwe opvoer te publiceren (anders worden ze niet in de G-Standaard opgenomen) komt u op de homepage van Z-Index. Vervolgens klikt u rechts bovenin op uw naam en daarna op Uitloggen.

12 Pagina 12 3 G-Standaard Productieschema In de inleiding heeft u kunnen lezen dat de G-Standaard maandelijks naar afnemers wordt gedistribueerd en zo via afnemers van de G-Standaard, alle voorschrijf-, aflever-, en bestelsystemen in de Nederlandse zorgmarkt van informatie voorziet. Om de processen in goede banen te leiden wordt hierbij het G-Standaard Productieschema gehanteerd. Zie -> Actueel -> Productieschema. In de toelichting van het schema ziet u dat er twee sluitingsperiodes zijn: sluiting voor nieuwe producten (kolom 3) en sluiting voor goedkeuren mutaties (kolom 5). Tijdens de sluiting nieuwe producten (kolom 3) kunt u geen nieuwe artikelen meer aanmelden voor de eerstvolgende G-Standaardproductie. Tijdens de sluiting goedkeuren mutaties (kolom 5) is de knop Publiceren onder het artikeloverzicht uitgeschakeld. U zult moeten wachten tot de volgende openstelling (kolom 2). Bent u te laat met uw nieuwe opvoer of wijziging en is de desbetreffende sluitingsperiode aangebroken dan is er geen mogelijkheid meer om aanmeldingen en/of wijzigingen door te voeren. Lees het productieschema daarom goed! Wacht niet tot de laatste dag, u kunt al nieuwe artikelen opvoeren en wijzigingen aanbrengen in bestaande artikelen vanaf het tijdstip vermeld in kolom 2 van het productieschema. Mocht er na nieuwe opvoer correcties van u nodig zijn, dan krijgt het artikel de status Verrijking afgekeurd en ontvangt u van de afdeling VDB een hierover. Het nieuwe artikel zal niet in de G-Standaard worden opgenomen voordat u de correctie heeft aangebracht en opnieuw op de knop Publiceren heeft geklikt. Als u meer dan 30 nieuwe artikelen wilt aanmelden voor de G-Standaard van een bepaalde maand, neem dan eerst telefonisch contact op met de afdeling VDB; Zoals vermeld in de overeenkomst bent u verantwoordelijk voor het juist, volledig en tijdig aanleveren van gegevens.

13 Pagina 13 4 Opstarten van het G-Standaard Invoerloket Doel van de opdracht. Deze opdracht heeft als doel het opstarten van de demoversie van het invoerloket in de demoomgeving en inzicht krijgen in de functionaliteit van het hoofdvenster. 4.1 Opdracht 1: Inloggen in de online demo van het G-Standaard Invoerloket Om alle opdrachten in deze handleiding uit te kunnen voeren moet u inloggen in de online demo van het G-Standaard Invoerloket. Actie! Ga naar demoinvoer.g-standaard.nl en log in met gebruikersnaam demo en wachtwoord demo beide met kleine letters. In de demo-omgeving wordt de pagina Toegangsrechten overgeslagen. Wilt u in de live productieomgeving uw assortiment in de G-Standaard onderhouden, dan gaat u naar logt in met uw loginnaam en wachtwoord en klikt op G-Standaard Invoerloket om het loket te starten Het vervolg van deze handleiding gaat er vanuit dat u inlogt in de online demo van het G-Standaard Invoerloket. Voer de opdrachten NIET letterlijk uit in de productieomgeving, enkel in de demo-omgeving. Na inloggen komt u in het G-Standaard invoerloket. Het hoofdscherm is de tabel met artikelen en bijbehorende verpakkingen.

14 Pagina 14 Actie! Klik bij op het icoon om alle artikelen te selecteren. Het icoon krijgt een vinkje en alle artikelregels krijgen een donkergrijze achtergrond, ze zijn nu geselecteerd. Hiermee kunt u bijvoorbeeld alle artikelen in het overzicht in één handeling publiceren. Klik nogmaals op het icoon om de selectie ongedaan te maken. Selecteer bij uit het keuzemenu 500. Er worden nu 500 artikelregels getoond. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld alle prijswijzigingen in één keer wilt publiceren. Zet het aantal artikelregels terug op 10. Klik bij op de kolomkop ZI-nummer. Er verschijnt nu in de kolomkop in wit driehoekje om aan te geven dat die kolom gesorteerd staat. Het nieuwste ZI-nummer staat bovenaan. Klik nog een keer op ZI-nummer en het oudste ZI-nummer staat bovenaan. Klik op Omschrijving en het overzicht wordt op omschrijving gesorteerd. U kunt sorteren op alle kolommen behalve Inhoud en Verpakkingen. Het zoeken naar een artikel of verpakking bestaat uit twee stappen: Selecteer bij eerst een zoekveld. Dat kan zijn de omschrijving, ZI-nummer, Artikelcodering fabrikant of Verpakking. Selecteer ZI-nummer. Begin in het zoekvak te typen, typ: 148. Na drie karakters wordt het artikeloverzicht ververst.

15 Pagina 15 Selecteer als zoekveld Omschrijving en typ in het zoekveld PARA. Let op: alle artikelen met de zoekterm ergens in de naam (dus niet alleen beginnend met) worden getoond. Haal de zoekterm weer weg. Het overzicht laat standaard actieve artikelen zien, dus artikelen zonder vervaldatum of een vervaldatum die nog aan moet breken. Selecteer bij Vervallen. Als er vervallen artikelen zijn, dan worden ze nu getoond. Met de keuze Alles krijgt u zowel actieve als vervallen artikelen. Zet het filter weer op Actief. Bij kunt u een filter op status leggen. Stel u heeft van al uw artikelen de Apotheek inkoopprijs gewijzigd. Klik bij en selecteer Gewijzigd. U ziet nu alleen de gewijzigde artikelen, dus met de status Gewijzigd. Door ze allemaal te selecteren en te publiceren zet u uw prijswijziging door (nu niet uitvoeren). Selecteer nu bij Concept. Alle nog niet gepubliceerde artikelen worden getoond. U zou ze nu allemaal kunnen selecteren en publiceren om ze door te zetten naar Z-Index (nu niet uitvoeren). Probeer ook de andere statusfilters uit. Zet als laatste het statusfilter op Alles. Bij wordt in de kolom Vervaldatum aangegeven wanneer een artikel is vervallen of zal gaan vervallen. Bij wordt in de kolom Status aangegeven waar een artikel zich in het publicatieproces bevindt. Afhankelijk van de status kunt u geen, meer of minder wijzigingen aanbrengen. Bij wordt in de kolom G-Standaard aangegeven wanneer het artikel voor het eerst is uitgeleverd of uitgeleverd zal gaan worden via de G-Standaard. De historie gaat tot 1 januari Bij ziet u in de kolom Verpakkingen alle GTIN s (barcodes) van verpakkingen die zich in de verpakkingshiëarchie van dit artikel bevinden. Bij wordt met het! teken aangegeven dat het artikel op deze regel nog niet voldoet aan alle controles en dus nog niet gepubliceerd kan worden. Eerst moeten nog correcties worden doorgevoerd. Klik bij op de knop Toevoegen. Er verschijnt een scherm met lege velden van een nieuw artikel. Die gaan we nu niet invullen. Klik in de oranje menubalk op Artikelen of druk op Backspace. Met de knop Publiceren bij kunt u nieuwe opvoer of wijzigingen doorzetten naar Z-Index. Deze opdracht volgt later in de handleiding. wijst naar de knop Verwijderen. Een nieuw artikel met de status Concept kunt u verwijderen door het artikel eerst te selecteren en dan op deze knop Verwijderen te klikken. Deze opdracht volgt later in de handleiding. wijst naar een specifiek artikel, maar u kunt bij alle artikelen op de Omschrijving klikken om de details te bekijken. Klik bij een aantal artikelen op de omschrijving en steeds weer op Artikelen in de oranje menubalk of Backspace. Bij heeft de regel een donkergrijze achtergrond. Deze regel is geselecteerd. Door ergens op een regel te klikken behalve op de omschrijving selecteert u een regel. Wilt u meerdere wijzigingen publiceren, dan selecteert u op deze manier meerdere artikelen. Selecteer de artikelen op de regels 2, 4, 6, en 8. Hef de selectie weer op. Bij ziet u de blader-knoppen eerste, vorige, pagina s, volgende, laatste. Klik bij op de Helpknop. U ziet een venster met uitleg over het G-Standaard Invoerloket verschijnen. Lees de helpteksten door en klik dan op de knop Sluiten. De Up-/Download in de oranje menubalk en de knoppen Toevoegen, Publiceren en Verwijderen onder de tabel worden bij latere opdrachten besproken.

16 Pagina 16 5 Artikelen en verpakkingen handmatig beheren Doel van de opdracht. Doel van deze opdracht is kennis en vaardigheden te verkrijgen die nodig zijn bij het beheren van artikelen en verpakkingen. Ook wordt het publiceren van nieuwe opvoer of mutaties besproken. 5.1 Opdracht 2: Opvoeren van een consumentenverpakking Bij deze opdracht gaat u een verpakkingshiërarchie opvoeren die bestaat uit een artikel met daaraan gekoppeld een consumentenverpakking, optie 1 uit paragraaf 2.5: Actie! Mocht de tabel met artikelen en verpakkingen nog niet getoond worden, klik dan in de oranje menubalk op Artikelen om bij het artikeloverzicht te komen.

17 Pagina 17 Klik op de button Toevoegen links onderaan het scherm om het nieuwe artikel op te voeren. Op het scherm verschijnt een nieuw, leeg formulier waarin u de velden kunt invullen. Ga met de muisaanwijzer op de veldnaam ZI-nummer staan. Het pijltje krijgt een vraagteken erbij: Klik nu op ZI-nummer en een venster met uitleg wordt geopend. Lees deze uitleg en klik dan op de knop Sluiten. Klik dan op Omschrijving en lees de uitleg. Klik weer op Sluiten. Op deze manier kan van elk veld specifieke informatie verkregen worden.

18 Pagina 18 Actie! Vul de velden in zoals in de afbeelding. Het ZI-nummer wordt automatisch toegekend na opslaan. Vul als omschrijving in: ZISOLV TABLET 125MG XX Vervang XX door uw initialen. Bij Verhandelbaar vanaf wordt automatisch de eerstvolgende G-Standaard productiemaand ingevuld. Niet aanpassen. Gebruik bij prijzen als decimaalteken altijd de punt. Bij elk veld kan geklikt worden op de veldnaam klikken om uitleg over het desbetreffende veld te krijgen. In bijlage 1 en 2 van deze handleiding vindt u dezelfde helpteksten. Klik ook op de Helpknop rechts onderin. Hier krijgt u uitleg over de werking van dit scherm. Klik als u klaar bent op de knop Aanmaken. Uw opvoer wordt gecontroleerd. Gaat er iets mis, dan zal een rode foutmelding bij het desbetreffende veld getoond worden. Gaat alles goed, dan verschijnt rechts bovenin de melding Artikel is aangemaakt en wordt het toegekende definitieve ZI-nummer in het scherm getoond. De tabel met verpakkingen in het onderste blok Verpakkingen is nog leeg. Nu het artikel klaar is dient de consumentenverpakking met de unieke GTIN toegevoegd te worden. Klik op de knop Verpakking toevoegen. Het venster voor het opvoeren van een verpakking verschijnt in beeld.

19 Pagina 19 Naam op verpakking wordt overgenomen van het artikel maar is nog aan te passen. Vul hier een unieke GTIN in. Zie bijlage 3 voor te gebruiken voorbeelden. Verschijnt een foutmelding, gebruik dan de volgende GTIN uit bijlage 3. Onderscheidend kenmerk is voor deze consumentenverpakking niet van toepassing. Maak de startdatum van de consumentenverpakking gelijk aan de datum verhandelbaar van het artikel dat u net heeft opgevoerd. Verpakking bevat en Aantal worden later gebruikt om de verpakkingshiëarchie samen te stellen. Deze velden gaan we bij de omdoos gebruiken en blijven bij deze consumentenverpakking dus leeg. Afmetingen zijn niet bekend, dus laten we voor nu leeg. Lees rustig de rode tekstballonnen met uitleg in de afbeelding. Vul de velden in als in de afbeelding. Consumentenverpakking staat al aangevinkt. In een latere opdracht gaan we een omdoos en een kleinste aflevereenheid toevoegen. Klik op de knop Opslaan. U keert automatisch terug naar het scherm met de velden van het artikel. De zojuist opgevoerde verpakking wordt getoond in de tabel in het blok Verpakkingen. Door op de oranje GTIN te klikken komt u weer bij de details van de verpakking. Enkele gegevens van de verpakkingen worden in de verpakkingentabel bij dit artikel getoond. U heeft net de consumentenverpakking mét directe link naar het ZI-nummer gemaakt: het vinkje ZI-nummer is aan. De omdoos die we later gaan opvoeren krijgt geen directe link, het ZI-nummer vinkje zal daar uit zijn.

20 Pagina 20 Klik op de oranje GTIN. De afmetingen van deze consumentenverpakking zijn bekend geworden. Vul in, hoogte: 20, breedte: 120, diepte: 40. Afmetingen zijn altijd in mm. Klik op Opslaan. De bijgewerkte verpakking wordt opgeslagen en het scherm sluit. Het venster met de details van het artikel verschijnt weer in beeld. Klik op Opslaan. Rechts bovenin verschijnt de melding dat het artikel is opgeslagen. Klik in de oranje menubalk op Artikelen. Het zoekveld staat op Omschrijving. Typ zoekterm ZISOLV om uw nieuwe artikel te zoeken. De status is nog Concept, u kunt nog wijzigingen doorvoeren. Het zoekveld staat op Omschrijving, typ als zoekterm ZISOLV om uw nieuwe artikel te zoeken. De status van het artikel is Concept, dat betekent dat u nog wijzigingen kunt doorvoeren. Klik op de oranje omschrijving, het venster met de details van het artikel verschijnt in beeld. Alle velden staan bij dit Concept-artikel nog open. Klik op Artikelen in de oranje menubalk. Het artikeloverzicht met uw zoekterm verschijnt weer in beeld. Klik ergens op de regel, behalve op de oranje omschrijving om het artikel te selecteren. De regel van het artikel krijgt een donkergrijze achtergrond en staat nu geselecteerd. Als het artikel een donkergrijze achtergrond heeft, klik dan op de knop Publiceren. De status verandert in Verrijking, alle velden staan op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de verrijking gereed is. Vergeet u in de praktijk te publiceren, dan blijft de status Concept en zal het nieuwe artikel niet in de G-Standaard worden opgenomen en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt. 5.2 Het wijzigen van gepubliceerde artikelen. Een nieuw artikel krijgt als eerste de status Concept. Nadat u het gepubliceerd heeft krijgt het de status Verrijking. Is de verrijking gereed dan volgt de status Gepubliceerd, het artikel zal met de eerst volgende G-Standaard productie aan de afnemers ervan kenbaar gemaakt worden. Van artikelen met de status Gepubliceerd staan nog enkele velden open om te wijzigen, andere staan op slot. Heeft u velden gewijzigd, dan wordt de status van het artikel ook Gewijzigd. U moet de wijziging nog wel publiceren. Doet u dat niet, dan wordt de wijziging niet in de eerstvolgende G-Standaard opgenomen. Na publiceren wordt de status Controle. Z-Index voert de controle uit, alle velden staan weer op slot. Vindt Z-Index opvallende waardes, dan wordt contact met u opgenomen. Na de controle wordt de status van het artikel weer Gepubliceerd, de wijziging wordt met de eerstvolgende G-Standaard productie aan de afnemers ervan kenbaar gemaakt.

21 Pagina Nieuwe artikelen met de status Verrijking afgekeurd Z-Index heeft de mogelijkheid om uw nieuw opgevoerde af te keuren zodat u nog correcties kunt doorvoeren. Er wordt dan per contact met u opgenomen. De status van het artikel in het G-Standaard Invoerloket is op Verrijking afgekeurd gezet. Alle velden staan weer open, u kunt de gewenste correcties doorvoeren en het artikel opnieuw publiceren door het in het overzicht te selecteren en op de knop Publiceren te klikken. Hou hierbij rekening met kolom 3 Sluiting voor nieuwe producten om uur uit het productieschema. Vergeet u nieuwe artikelen met de status Verrijking afgekeurd te corrigeren en opnieuw te publiceren, dan zal het nieuwe artikel niet in de G-Standaard worden opgenomen en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt. U kunt een nieuw artikel met de status Verrijking afgekeurd ook nog verwijderen. Selecteer hiervoor het artikel in het artikeloverzicht door op de regel te klikken (behalve op de omschrijving). De achtergrond van de regel wordt nu donkergrijs. Klik vervolgens op de knop Verwijderen en het nieuwe artikel met de status Verrijking afgekeurd zal definitief verwijderd worden. 5.4 Datum Verhandelbaar vanaf Het veld Verhandelbaar vanaf vergt een toelichting. Stel, u weet in januari van het nieuwe jaar al dat u in oktober 10 nieuwe artikelen op de markt gaat brengen. U kunt dan in januari alle nieuwe artikelen voor dat jaar al opvoeren en de datum verhandelbaar vanaf alvast invullen met oktober van dat jaar. U publiceert de nieuwe artikelen naar Z-Index, Z-Index voert de controle en verrijking uit, u krijgt een mail met de uitslag hierover en de artikelen staan helemaal klaar. De status is nu Gepubliceerd, in de kolom G-Standaard ziet u oktober van dat jaar staan. Dan zullen ze voor het eerst in de G-Standaard opgenomen worden. Als later in het jaar de G-Standaard productie voor de maand oktober de eerstvolgende productie is krijgt u een herinneringsmail, de 10 nieuwe artikelen in januari opgevoerd zullen nu voor het eerst in de G-Standaard worden opgenomen en dus aan de afnemers kenbaar worden gemaakt. Wilt u dat? Zo ja, kloppen bijvoorbeeld de prijsgegevens nog? U kunt nog een aantal velden aanpassen en het artikel opnieuw publiceren. U kunt eventueel de opname in de G-Standaard uitstellen door de datum verhandelbaar één of meerdere maanden in de toekomst te verplaatsen. Kortom, door bij nieuwe artikelen de datum verhandelbaar niet op de eerstvolgende G-Standaard productie te laten staan maar een toekomstige datum te geven kunt u nieuwe artikelen al helemaal klaarzetten maar uitlevering via de G-Standaard nog tegenhouden. U bepaalt dit moment vervolgens. En voor dit moment ontvangt u een herinneringsmail. Gebruik het veld Datum verhandelbaar met zorg! Vul alleen een toekomstige Datum verhandelbaar in als u zeker weet dat de introductie dan zal plaatsvinden. De verantwoordelijkheid voor marktintroducties via de G-Standaard ligt bij u. Bent u nog niet zeker van de definitieve marktintroductie, publiceer het nieuwe artikel dan nog niet. Het artikel houdt dan de status Concept en zal het G-Standaard Invoerloket niet verlaten.

22 Pagina Het controleren van opvoer In het scherm met de details van een artikel ziet u direct naast de knop Opslaan de knop Controleren. De knop Controleren voert alle veldcontroles uit. Als u op de knop Controleren klikt worden alle afzonderlijke veldcontroles uitgevoerd. U kunt deze knop op elk moment gebruiken. Er kunnen zich twee situaties voordoen: Alle velden zijn correct ingevuld. U krijgt geen foutmeldingen te zien, het artikel kan later naar wens vanuit het artikeloverzicht gepubliceerd worden. Bij één of meerdere velden worden ongeldige waardes aangetroffen. Achter deze velden wordt de foutmeldingen weergegeven. Dit artikel kan nog niet gepubliceerd worden vanuit het artikeloverzicht. Artikelen met de aanduiding kunnen nog niet gepubliceerd worden en vergen correcties. Probeert u dit artikel vanuit het artikeloverzicht te publiceren door de regel te selecteren (de achtergrond van de regel wordt donkergrijs) en op de knop Publiceren te klikken, dan zal dat niet lukken. Er verschijnt rechtsboven een foutmelding en in de tabel wordt met het teken aangegeven dat dit artikel gecorrigeerd moet worden. Zijn alle correcties uitgevoerd, dan kan het artikel wel gepubliceerd worden. De knop Controleren slaat uw wijzigingen niet op. De knoppen Opslaan en Toevoegen doen dat uiteraard wel. De veldcontroles worden op de volgende momenten uitgevoerd: Bij het openen van een artikel, direct nadat de detailgegevens in het scherm worden weergegeven. Bij het publiceren van een artikel vanuit het artikeloverzicht. Bij het klikken op de knop Opslaan. Bij het klikken op de knop Controleren. Bij het verwerken van een upload-bestand. De uitslag wordt per aangeboden.

23 Pagina Opdracht 3: Opvoeren van kleinste aflevereenheid, consumentenverpakking, drie omdozen Bij deze opdracht gaat u een verpakkingshiërarchie opvoeren waarbij de kleinste aflevereenheid een eigen, unieke GTIN heeft (alle cellen of kleinste aflevereenheden op de strip hebben wel dezelfde GTIN), de consumentenverpakking het ZI-nummer bevat en een eigen GTIN heeft en dat deze consumentenverpakking te bestellen is in omdozen met 20, 40 of 60 stuks. De verpakkingshiëarchie die we gaan opvoeren bestaat dus uit drie lagen, zoals in deze afbeelding.

24 Pagina 24 Actie! Ga naar het artikeloverzicht en haal alle filters en zoektermen weg. Klik op de knop Toevoegen en vul de velden in zoals in de afbeelding. Het ZI-nummer wordt automatisch toegekend nadat op de knop Aanmaken is geklikt. Vul als omschrijving in: ZISOLV TABLET 250MG XX Vervang XX door uw initialen. Bij Verhandelbaar vanaf wordt automatisch de eerstvolgende G-Standaard productiemaand ingevuld. Niet aanpassen. Klik als u klaar bent op de knop Aanmaken. Uw opvoer wordt gecontroleerd. Gaat er iets mis, dan zal een rode foutmelding bij het desbetreffende veld getoond worden. Gaat alles goed, dan verschijnt rechts bovenin de melding Artikel is aangemaakt en wordt het toegekende definitieve ZI-nummer in het scherm getoond. De tabel met verpakkingen in het onderste blok Verpakkingen is nog leeg. Nu het artikel klaar is gaan we als eerste de GTIN van de kleinste aflevereenheid toevoegen. Klik op de knop Verpakking toevoegen. Het venster voor het opvoeren van een verpakking verschijnt in beeld.

25 Pagina 25 Selecteer als soort verpakking Kleinste aflevereenheid. Naam op verpakking wordt overgenomen van het artikel maar is nog aan te passen. Vul hier een unieke GTIN in. Zie bijlage 3 voor te gebruiken voorbeelden. Verschijnt een foutmelding, gebruik dan de volgende GTIN uit bijlage 3. Onderscheidend kenmerk is niet van toepassing. Hou de startdatum van deze verpakking gelijk aan de datum verhandelbaar van het artikel dat u net heeft opgevoerd. De kleinste aflevereenheid bevat zelf geen verpakkingen. Verpakking bevat en Aantal blijven dus leeg.. Afmetingen zijn niet bekend, dus laten we voor nu leeg. Lees rustig de rode tekstballonnen met uitleg in de afbeelding. Vul de velden in als in de afbeelding. Vink als soort verpakking Kleinste aflevereenheid aan. Later gaan we de consumentenverpakking en de omdozen opvoeren. Klik op de knop Opslaan. U keert automatisch terug naar het scherm met de velden van het artikel. De zojuist opgevoerde verpakking wordt getoond in de tabel in het blok Verpakkingen. Door op de oranje GTIN te klikken komt u weer bij de details van de verpakking. Enkele gegevens van de verpakkingen worden in de verpakkingentabel bij dit artikel getoond. Vinkje weghalen. U ziet dat het vinkje ZI-nummer nog aanstaat. Deze kleinste aflevereenheid krijgt in tegenstelling tot de nog op te voeren consumentenverpakking geen directe link met het ZI-nummer. Haal het vinkje in de kolom ZI-nummer daarom weg.

26 Pagina 26 U bent nu klaar met het opvoeren van de kleinste aflevereenheid. Mocht u nog velden willen wijzigen, klik dan op de oranje GTIN, en u komt weer in het scherm met de details van de verpakking. Vervolgens gaat u de consumentenverpakking toevoegen. Klik op de knop Verpakking toevoegen. Het venster voor het opvoeren van een verpakking verschijnt in beeld. Vul de velden in zoals in onderstaande afbeelding. Bij soort verpakking staat consumentenverpakking al geselecteerd. Naam op verpakking wordt overgenomen van het artikel maar is nog aan te passen. Vul hier een unieke GTIN in. Zie bijlage 3 voor te gebruiken voorbeelden. Verschijnt een foutmelding, gebruik dan de volgende GTIN uit bijlage 3. Onderscheidend kenmerk is niet van toepassing. Hou de startdatum gelijk aan de datum verhandelbaar van het artikel. Klik op het keuzemenu van verpakking bevat en selecteer de kleinste aflevereenheid. Type bij aantal 24. Deze consumentenverpakking bevat 24 kleinste aflevereenheden. Bij soort verpakking staat Consumentenverpakking al geselecteerd. Hou de startdatum van deze verpakking gelijk aan de datum verhandelbaar van het artikel. Bij Verpakking bevat selecteert u de kleinste aflevereenheid, deze wordt immers met 24 stuks verpakt door de consumentenverpakking. Bij aantal vult u 24 in. Klik op de Knop Opslaan.

27 Pagina 27 U keert automatisch terug naar het scherm met de velden van het artikel. De zojuist opgevoerde consumentenverpakking wordt nu ook getoond in de tabel in het blok Verpakkingen. Door op de oranje GTIN te klikken komt u weer bij de details van de verpakking. In de kolom Verpakkingen wordt de kleinste aflevereenheid altijd links uitgelijnd en de consumentenverpakking in het midden, Dit om de plaats/laag in de verpakkingshiëarchie aan te geven,. De consumentenverpakking heeft een directe link met het ZI-nummer, het vinkje blijft hier dus staan. U heeft nu twee lagen van de verpakkingshiëarchie opgevoerd: de kleinste aflevereenheid zonder directe link met het ZI-nummer en de consumentenverpakking met directe link met het ZI-nummer. En die consumentenverpakking bevat 24 kleinste aflevereenheden. Zowel de kleinste aflevereenheid en de consumentenverpakking hebben een eigen, unieke GTIN. Uiteraard hebben alle losse cellen in de consumentenverpakking wel allemaal dezelfde GTIN, die van de kleinste aflevereenheid. Als laatste moeten de omdozen nog opgevoerd worden.

28 Pagina 28 Klik op de knop Verpakking toevoegen. Het venster voor het opvoeren van een verpakking verschijnt in beeld. Vul de velden in zoals in onderstaande afbeelding. Selecteer als soort verpakking Omdoos. Naam op verpakking wordt overgenomen van het artikel maar is nog aan te passen. Vul hier een unieke GTIN in. Zie bijlage 3 voor te gebruiken voorbeelden. Verschijnt een foutmelding, gebruik dan de volgende GTIN uit bijlage 3. Onderscheidend kenmerk is niet van toepassing. Hou de startdatum gelijk aan de datum verhandelbaar van het artikel. Klik op het keuzemenu van verpakking bevat en selecteer de consumentenverpakking. Type bij aantal 20. Deze omdoos bevat 20 consumentenverpakkingen. Selecteer bij soort verpakking Omdoos. Hou de startdatum gelijk aan de datum verhandelbaar van het artikel. Bij Verpakking bevat selecteert u de consumentenverpakking, deze wordt immers verpakt door de omdoos. Bij aantal vult u 20 in. Klik op de Knop Opslaan.

29 Pagina 29 U keert automatisch terug naar het scherm met de velden van het artikel. De zojuist opgevoerde omdoos wordt nu ook getoond in de tabel in het blok Verpakkingen. Door op de oranje GTIN te klikken komt u weer bij de details van de verpakking. Enkele gegevens van de verpakkingen worden in de verpakkingentabel bij dit artikel getoond. U heeft net de omdoos opgevoerd geen directe link met het ZInummer. Haal het vinkje dus weg. U ziet dat het vinkje ZI-nummer bij deze omdoos nog aanstaat. Deze omdoos heeft in tegenstelling tot consumentenverpakking geen directe linke met het ZI-nummer. Haal het vinkje in de kolom ZI-nummer daarom weg. Klik op Opslaan. Alle wijzigingen worden opgeslagen. Voer nu nog twee omdozen op, een die 40 consumentenverpakkingen bevat en een die 60 consumentenverpakkingen bevat. Let op de vinkjes, geen enkele omdoos of kleinste aflevereenheid mag het vinkje ZI-nummer aanhebben, alleen de consumentenverpakking heeft het vinkje ZI-nummer aan. In de kolom Verpakkingen: - Kleinste aflevereenheden links uitgelijnd - Consumentenverpakkingen midden uitgelijnd - Omdozen rechts uitgelijnd. Alleen de consumentenverpakking heeft een directe link met het ZI-nummer, dus het vinkje aan.

30 Pagina 30 Bekijk hoe de verpakkingshiëarchie drie lagen in de afbeelding hierboven wordt weergegeven in het G-Standaard Invoerloket in de afbeelding hieronder.

31 Pagina 31 Zowel het artikel als de verpakkingshiëarchie is nu klaar, enkel het publiceren volgt nog. Klik op Opslaan als u dat nog niet gedaan had. Niet vergeten! Anders worden de wijzigingen niet opgeslagen. Klik in de oranje menubalk op Artikelen. Het zoekveld staat op Omschrijving. Typ zoekterm ZISOLV om uw nieuwe artikel te zoeken. De status is nog Concept, u kunt nog wijzigingen doorvoeren. Door op de oranje omschrijving te klikken gaat u naar de details. Alle GTIN s van de opgevoerde verpakkingen worden weergegeven. Het zoekveld staat op Omschrijving, typ als zoekterm ZISOLV om uw nieuwe artikel te zoeken. De status van het artikel is Concept, dat betekent dat u nog wijzigingen kunt doorvoeren. Alle velden staan bij dit Concept-artikel nog open. Klik ergens op de regel, behalve op de oranje omschrijving om het artikel te selecteren. De regel van het artikel krijgt een donkergrijze achtergrond en staat nu geselecteerd. Als het artikel een donkergrijze achtergrond heeft, klik dan op de knop Publiceren. De status verandert in Verrijking, alle velden staan op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de verrijking gereed is. Vergeet u in de praktijk te publiceren, dan blijft de status Concept en zal het nieuwe artikel niet in de G-Standaard worden opgenomen en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt.

32 Pagina Een verpakkingshiëarchie bestaande uit een omdoos Met name bij medische hulpmiddelen zoals verbandmateriaal kan het voor declaratie wenselijk zijn om een omdoos van een ZI-nummer te voorzien. Dat kan, maar dan dient de omdoos als enige in een verpakkingshiëarchie opgenomen te zijn. Binnen een verpakkingshiëarchie mag maar één ZI-nummer gekoppeld zijn, in dit geval dus aan de omdoos. Het artikel met de enkele omdoos in de verpakkingshiëarchie komt er in het G-Standaard Invoerloket dan zo uit te zien: Deze omdoos is te declareren en heeft dus een directe link met het ZI-nummer. Het vinkje is aan. Bepaal zelf of u als extra oefening deze verpakkingshiëarchie wilt opvoeren.

33 Pagina Een verpakkingshiëarchie bestaande uit verschillende verschijningsvormen Het kan voorkomen dat uw artikel licht afwijkende verschijningsvormen heeft, bijvoorbeeld bij parallelimport of seizoensgebonden producten (zomer-, winterverpakkingen). Datgene wat verpakt wordt is identiek, maar de verpakking is steeds iets afwijkend. Dus steeds hetzelfde ZI-nummer en oa dezelfde apotheekinkoopprijs maar afwijkende, unieke GTIN s om het logistieke proces goed te laten verlopen. De verschillende verschijningsvormen zijn in afzonderlijk omdozen met verschillende aantallen en dus een eigen unieke GTIN te bestellen. De drie consumentenverpakkingen hebben allemaal een directe link met het ZI-nummer, dus vinkje aan. Onderscheidend kenmerk wordt ook in de G-Standaard opgenomen. Bij de drie omdozen : vinkje uit.

34 Pagina 34 Let op, ook het veld onderscheidend kenmerk wordt via de G-Standaard uitgeleverd en aan de afnemers ervan uitgeleverd! Gebruik dit veld dus niet om interne notities in bij te houden. Bepaal zelf of u als extra oefening deze verpakkingshiëarchie wilt opvoeren. 5.9 Een verpakking bij een artikel verwijderen Bij het verwijderen van een verpakking uit de verpakkingshiërarchie van een artikel gelden twee regels: 1. U kunt alleen verpakkingen bij een artikel verwijderen die niet zelf verpakt worden. Dus het verwijderen van een consumentenverpakking die door een omdoos wordt verpakt is niet mogelijk. U zult eerst de omdoos moeten verwijderen voordat u de consumentenverpakking kunt verwijderen. 2. Enkel verpakkingen die niet eerder via de G-Standaard zijn uitgeleverd kunt u verwijderen. Probeert u een uitgeleverde verpakking te verwijderen, dan krijgt u een foutmelding. Een eenmaal uitgeleverde verpakking kunt u uit de handel halen door deze een stopdatum te geven. Zie het volgende hoofdstuk. Het verwijderen van een verpakking die aan bovenstaande regels voldoet doet u door op het prullenbak-icoon in de meest rechtste kolom van de tabel verpakkingen te klikken. Klikt u hierop dan wordt de regel van de verpakking doorgestreept. Het prullenbakje is nu gewijzigd in een herstel-icoon. U kunt de verwijdering nog herstellen totdat u op de knop Opslaan heeft geklikt. Klik op het prullenbakje en de verpakking wordt doorgestreept. Herstellen kan nog tot u op Opslaan klikt. Na het klikken op Opslaan zijn alle verwijderingen definitief. Klik op het herstelicoon om de verwijdering ongedaan te maken.

35 Pagina Een artikel of een verpakking laten vervallen/uit de handel halen Het G-Standaard Invoerloket werkt met verschillende datumvelden: Het artikel heeft een: - Datum Verhandelbaar vanaf: om het artikel voor de markt beschikbaar te maken. - Datum Vervallen met ingang van: om beschikbaarheid in te trekken. De verpakkingen in de verpakkingshiëarchie bij een artikel hebben elk een: - Startdatum: om voor de markt beschikbaar te maken. - Einddatum: om beschikbaarheid in te trekken. Het invoerloket controleert op samenhang tussen deze velden: - Een datum Vervallen met ingang van moet na een datum Verhandelbaar vanaf liggen. - Als een consumentenverpakking een einddatum krijgt dan moet de omdoos dezelfde einddatum krijgen of een eerdere einddatum. - Als het artikel een vervaldatum krijgt, dan moeten de actieve gekoppelde verpakkingen dezelfde einddatum krijgen of een einddatum voor de vervaldatum. Wilt u aan de markt kenbaar maken dat een artikel en alle bijbehorende verpakkingen uit de handel zullen gaan dan dient u bij het artikel de vervaldatum in te vullen. Deze moet minimaal 6 maanden in de toekomst liggen om het uitverkopen van voorraden mogelijk te maken. Alle verpakkingen dienen dezelfde einddatum of een einddatum die daarvoor ligt te krijgen. U krijgt een foutmelding als dit niet het geval is. Het gewijzigde artikel (u heeft bij het artikel een vervaldatum en bij de verpakkingen einddata ingevuld) moet als laatste gepubliceerd worden. Vergeet u dit, dan zullen de wijzigingen niet via de eerstvolgende G-Standaard productie aan afnemers ervan kenbaar gemaakt worden. Vergeet u te publiceren, dan zullen de mutaties niet in de G-Standaard worden doorgevoerd en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt. Als bij het ZI-nummer een vervaldatum wordt ingevuld, dan moeten alle verpakkingen in de verpakkingshiëarchie minimaal dezelfde einddatum krijgen.

36 Pagina Opdracht 4: Een gepubliceerd artikel en bijbehorende verpakkingen muteren Actie! Klik in de oranje menubalk op Artikelen om in het artikeloverzicht te komen indien dit overzicht nog niet geselecteerd was. Zoals uit de tabel in paragraaf 1.4 blijkt dat artikelen met de status Concept, Gepubliceerd, Gewijzigd of Verrijking afgekeurd hebben gewijzigd kunnen worden. Zoek een artikel met de status Gepubliceerd. Klik op de artikelomschrijving van dit artikel. U komt in het scherm met de velden. Wijzig enkele velden die open staan voor wijzigingen. Klik op Opslaan. Het artikel krijgt nu in het artikeloverzicht de status Gewijzigd. Selecteer de regel van dit artikel door ergens op de regel te klikken (behalve op de omschrijving). De achtergrond van de regel wordt nu donkergrijs. Klik op de knop Publiceren onder het artikeloverzicht. De status verandert in Controle, alle velden staan nu op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de publicatie gereed is. Vergeet u te publiceren, dan zullen de mutaties niet in de G-Standaard worden doorgevoerd en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt.

37 Pagina 37 6 Artikelen en verpakkingen beheren via de Up-/Download Via de Up-/Download-functionaliteit van het G-Standaard Invoerloket kunt u meerdere wijzigingen tegelijk aan artikelen en verpakkingen in uw assortiment doorvoeren: u haalt via de download uw artikelen- of verpakkingenbestand in csv-formaat over naar uw lokale computer, u voert de gewenste wijzigingen door en/of voegt een of meerdere nieuwe artikelen of verpakkingen toe aan het csv-bestand. Wijzigingen en nieuwe opvoer kan dus gecombineerd worden in één csv-bestand, u stuurt het csv-bestand terug naar het invoerloket en ontvangt een met de uitslag van de verwerking, na een laatste visuele controle publiceert u de wijzigingen in het G-Standaard Invoerloket. Dit voorkomt handwerk en dus fouten. Indien mogelijk kunt u uw backoffice-systeem het csvbestand met wijzigingen in het juiste formaat kunnen laten genereren. Handwerk wordt dan nog verder geminimaliseerd. In dit hoofdstuk krijgt u uitleg over de Up-/Download-functionaliteit. Daarbij wordt er vanuit gegaan dat u basiskennis heeft van Excel: bestanden openen, opslaan als csv, regels kopiëren tussen werkbladen en kolommen uitlijnen. Als eerste moet gecontroleerd worden of het cijfergroeperingssymbool en het lijstscheidingsteken goed staan. Dat is van cruciaal belang voor een goede werking van de Up-/Download.

38 Pagina Opdracht 5: Controle cijfergroepering en lijstscheiding Doel van de opdracht. Deze opdracht heeft als doel het controleren of de instellingen van het decimaalteken, het cijfergroeperingssymbool en het lijstscheidingsteken goed staan. Het is belangrijk dat deze instellingen goed staan. Actie! Ga naar de landinstellingen in het configuratiescherm van uw computer. Afhankelijk van het besturingssysteem kan het pad naar de landinstellingen anders zijn. Vraag desgewenst hulp van uw systeembeheerder. In Windows 7: Start -> Configuratiescherm -> Land en taal -> Meer instellingen In Windows 10: Start -> Alle apps -> Systeem -> Configuratiescherm -> De notatie voor datum, tijd of getallen wijzigen -> Meer instellingen Controleer of de instellingen van de velden met de rode tekstballonnen in de afbeelding hieronder zijn zoals aangeduid. Is dit het geval, sluit dan het configuratiescherm, Punt Komma Puntkomma Is dit niet het geval, zet de instellingen dan als volgt: - decimaalteken een punt, - cijfergroeperingssymbool een komma, - lijstscheidingsteken een puntkomma, Past de wijzigingen toe en sluit het configuratiescherm.

39 Pagina Opdracht 6: Artikelen muteren via de Up-/Download Doel van de opdracht. Doel van deze opdracht is om via de Up-/Download wijzigingen aan te brengen in een bestaand artikel. Om te kunnen oefenen met de Up-Download moet eerst een nieuw artikel met de status Concept in het G-Standaard Invoerloket worden opgevoerd. Ga naar het G-Standaard Invoerloket, klik in de oranje menubalk op Artikelen en dan op de knop Toevoegen. Voer een nieuw artikel met een consumentenverpakking op met de volgende gegevens: Vul bij XX uw initialen in. Haal een geldige GTIN uit bijlage 3. Kijk indien nodig bij hoofdstuk 5.1 opdracht 2 welke stappen hiervoor nodig zijn. Publiceer het artikel niet, het moet nog de status Concept houden! In de volgende opdracht gaat u via de Up-/Download wijzigingen aanbrengen aan dit artikel.

40 Pagina 40 Actie! Stap 1: het overhalen van het artikelbestand Klik in de oranje menubalk op Download/Upload. Het volgende scherm verschijnt: Hier ziet u het adres waarnaartoe de uitslag van een upload gestuurd wordt. Klik op de knop Artikelen in het gedeelte Download om het artikelenbestand te downloaden. Na enige tijd wordt gevraagd om het csv-bestand met artikelen op te slaan. De naam van het bestand is als volgt: NAAM BEDRIJF-NAWNR-DATUM-TIJD-A.csv Voorbeeld: DEMO A.csv Het csv-bestand eindigt op csv, daarvoor een A van artikelen, daarvoor de tijd en datum van de download, het Z-Index NAWnr en bedrijfsnaam. Sla het bestand op op uw computer. Niet direct het bestand in Excel openen! Dat moet via de Wizard Tekst importeren, Start Microsoft Excel en zorg dat een nieuwe, lege werkmap is geopend. In Excel klik op Gegevens en dan op Van tekst.

41 Pagina 41 In Excel 2010 (niet in versie 2013 en later): klik bij Bestandstype op het uitklapmenu en selecteer Alle bestanden. In Excel 2013 staat csv al geselecteerd. Zoek op uw computer het zojuist gedownloade csv-bestand, selecteer dat en klik op Importeren. De Wizzard Tekst importeren wordt gestart. Zorg dat Gescheiden staat aangevinkt. Klik op Volgende, Vink Tab UIT en vink Puntkomma AAN. Klik op Volgende,

42 Pagina 42 Punt Komma. Klik op Geavanceerd, controleer dat Decimaalteken op punt staat en Scheidingsteken voor duizendtallen op een komma. Klik op OK, Ga met de horizontale schuifbalk naar de kolom HIBC fabrikant en klik op HIBC fabrikant. De kolom wordt zwart, Klik op Tekst om aan te geven dat dit een tekstkolom is. Boven de HIBC fabrikant verschijnt nu Tekst ipv Standaard, Voer dezelfde handelingen uit voor de kolommen: HIBC Z-Index, Artikelcodering fabrikant, RVG/RVH nummer, Europees registratienummer, LET OP: u moet ALTIJD in Excel de Wizzard Tekst importeren gebruiken en genoemde stappen uitvoeren. Doet u dit niet, dan raakt u voor- en achterloopnullen kwijt!

43 Pagina 43 Klik op Voltooien. Zorg dat cel A1 geselecteerd staat en klik dan op OK. Het bestand wordt nu geladen met indien van toepassing de voor- en achterloopnullen op de juiste plaats. Klik op cel A1 Stap 1 is nu klaar, we hebben het totale artikelbestand op de juiste manier geladen in Excel. Stap 2: Een nieuw bestand met de gewijzigde artikelen maken Nu moet er een nieuw Excel-sheet gemaakt worden met daarin de juiste kopregel en verder alleen het te wijzigen artikel. Klik met de linker muistoets op de 1 van regel 1. De hele kopregel met de veldnamen is nu geselecteerd. In Excel klikt u op Start en dan Kopiëren. Klik in op Bestand, dan op Nieuw, dan op Lege werkmap, Klik op Start en dan op Plakken, Klik met de linker muistoets op de cel helemaal links boven in. Zie de linker pijl in de afbeelding hierna. Alle cellen in Excel zijn nu geselecteerd. Dubbelklik nu op de grens tussen de cel met A en de cel met B. Zie de rechterpijl in de afbeelding hierna. De kolommen zijn nu uitgelijnd. Nu moeten het juiste, aan te passen zorgartikel naar het nieuwe lege Excelsheet gekopieerd worden. Ga naar het G-Standaard Invoerloket en zoek het artikel ZISOLV TABLET 750MG XX (met als XX. Onthoud het ZI-nummer.

44 Pagina 44 Ga terug naar het Excel-sheet met alle artikelen (dus niet het nieuwe, nog lege bestand), zoek dat ZI-nummer in kolom A en selecteer de hele regel van dat artikel door op het regelnummer te klikken. De hele regel wordt omlijnd. Klik in Excel op Start en dan Kopiëren. Ga naar het Excel-sheet met de zojuist gekopieerde kopregel, Klik op de lege cel A2 en klik op Start en dan op Plakken, Vervang in cel N2 de Inkoopprijs excl. btw van in Typ in cel S2 de Artikelcodering fabrikant in 89775AA, In de praktijk zult u waarschijnlijk meer of andere velden dan de Inkoopprijs of Artikelcodering fabrikant willen wijzigen. Ook zult u meerdere artikelen tegelijk willen wijzingen. Bij deze opdracht wijzigen we slechts 1 artikel door deze naar het nieuwe lege Excel-sheet met alleen de kopregel te kopiëren. Maar het principe blijft bij meerdere artikelen uiteraard gelijk. Klik in Excel op de Start en dan op Opslaan als, Selecteer de juiste map en dan in het pulldownmenu bij Opslaan als de waarde CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)(*.csv) Typ als bestandsnaam Mutatie G-Standaard artikel + datum Klik op de knop Opslaan, Klik bij de melding van Excel op de knop Ja, Afhankelijk van uw Excel-versie kan de procedure iets anders verlopen, maar het resultaat dient hetzelfde te zijn: een nieuw csv-bestand opgeslagen op uw computer met daarin de juiste kopregel en de gewijzigde artikelen die naar het invoerloket gestuurd kunnen worden. Sluit Excel af door op het kruisje rechtsboven te klikken. Klik steeds op Nee of Niet opslaan om het bestand niet op te slaan, Ga terug naar het invoerloket, klik in de oranje menubalk op Up-/Download.

45 Pagina 45 Klik in het gedeelte bij Upload op Artikelen/Verpakkingen. Zoek het bestand Mutaties G- Standaard.csv dat u eerder heeft opgeslagen. Klik op de knop Open. De bestandsnaam van het csv-bestand en de grootte wordt nu in het scherm getoond, Klik in het invoerloket op de groene knop Upload, Als het bestand correct verstuurd is ziet u bij Status een vinkje staan. Staat hier een kruis, dan is de upload mislukt. Probeer het dan nog een keer. U krijgt een bevestiging in beeld dat het bestand is verstuurd en dat u de uitslag per wordt verzonden. In de productieomgeving ontvangt u een als de verwerking correct is verlopen. U ontvangt ook een als er iets fout is gegaan. Per regel in het csv-bestand wordt in de foutrapportage de gevonden afwijking aangegeven. Deze mailfunctionaliteit zit niet in de demo-omgeving, u ontvangt nu geen bevestigings . De die u in de productieomgeving zult ontvangen ziet er als volgt uit:

46 Pagina 46 Aan de mail zit het originele mutatiebestand gekoppeld dat u geuploadt heeft in het invoerloket plus een bestand met dezelfde naam aangevuld met Report. Zit het Reportbestand niet aan de mail gekoppeld, dan zijn er geen wijzigingen in het uploadbestand aangetroffen. Als u het report-bestand opent door erop te dubbelklikken wordt Excel geopend ziet u dit: Eerst moeten de kolommen weer uitgelijnd worden door op de twee met de pijlen aangegeven plaatsen te dubbelklikken. Dan ziet u per regel een wijziging die is doorgevoerd: - Op regel 2 ziet u dat van het veld Inkooppijs (kolom C) de oude waarde (kolom D) naar de nieuwe waarde (kolom E) is gegaan. - Idem voor de HIBC fabrikant, naam veld in kolom C, oude waarde in kolom D, nieuwe waarde in kolom E. Ga naar het G-Standaard Invoerloket. Zoek het artikel ZISOLV TABLET 750MG XX met als XX uw initialen en klik op de oranje omschrijving. Het detailscherm wordt geopend. Controleer of het veld Inkoopprijs daadwerkelijk veranderd is in en de Artikelcodering fabrikant in 98775AA. Stap 2 is nu klaar, we hebben een nieuw bestand in excel gemaakt met daarin alleen de juiste kopregel en het artikel dat gewijzigd moest worden. Dat nieuwe bestand hebben we vanuit Excel opgeslagen als csv-bestand en vervolgens via de upload naar het invoerloket gestuurd. En we hebben de wijziging daadwerkelijk zien verschijnen in het invoerloket. Nu moet de wijziging nog gepubliceerd worden. Stap 3: publiceren van de wijziging aangebracht via de upload. Klik in de oranje menubalk op Artikelen om het scherm met de velden te sluiten als dat nog open stond. Klik nu in de tabel ergens op de regel van het in stap 2 gewijzigde artikel, maar klik niet op de Omschrijving. De regel in de tabel staat nu geselecteerd. Klik op de knop Publiceren. De status verandert in Controle, alle velden staan nu op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de publicatie gereed is. Vergeet u te publiceren, dan zullen de mutaties niet in de G-Standaard worden doorgevoerd en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt. U heeft nu via de uploadfunctie een mutatie bij een zorgartikelen doorgevoerd. En als het met één lukt, dan moet het ook met meerdere lukken!

47 Pagina Opdracht 7: Verpakkingen muteren via de up/download Bij opdracht 11 heeft u geoefend met het wijzigen van velden van een artikel. Bij deze opdracht gaan we de verpakkingen die bij een artikel horen via de up/download wijzigen. Ook dit gaat in drie stappen. Ook hierbij geldt dat u via de Up-/Download één of meerdere verpakkingen kunt wijzigen waarvan het bijbehorende artikel de status Concept, Gepubliceerd, Gewijzigd of Verrijking afgekeurd heeft. Klik in de oranje menubalk op Artikelen. Leg een filter op Gepubliceerde Artikelen. Zoek het eerste ZI-nummer dat één verpakkingen heeft, waarbij dus een enkele GTIN in de kolom Verpakkingen staat. Klik op de Omschrijving van dit artikel. Het detailscherm wordt geopend. Kijk of in de tabel Verpakkingen het onderscheidend kenmerk van deze verpakking is ingevuld. Dit veld gaat we via de Up-/Download aanpassen. Noteer de GTIN. We gaan in drie stappen van deze verpakking via de Up-/Download het onderscheidend kenmerk aanpassen. Als dat lukt, kunnen we later ook andere velden aanpassen. Stap 1: het overhalen van het verpakkingenbestand Klik in de oranje menubalk op Up-/Download. Klik in het vak Download op de knop Verpakkingen. Na enige tijd wordt gevraagd om het csv-bestand met verpakkingen op te slaan. De naam van het bestand is als volgt: NAAM BEDRIJF-NAWNR-DATUM-TIJD-V.csv Voorbeeld: DEMO V.csv Het csv-bestand eindigt op csv, daarvoor een V van verpakkingen, daarvoor de tijd en datum van de download, het Z-Index NAWnr en bedrijfsnaam. Sla het bestand op op uw computer en klik op Sluiten als het bestand is gedownload Niet direct het bestand in Excel openen! Dat moet via de Wizard Tekst importeren, Start Microsoft Excel en zorg dat een nieuwe, lege werkmap is geopend In Excel klik op Gegevens en dan op Van tekst. In Excel 2010 (niet in versie 2013): klik bij Bestandstype op het uitklapmenu en selecteer Alle bestanden. In Excel 2013 staat csv al geselecteerd. Zoek op uw computer het zojuist gedownloade csv-bestand, selecteer dat en klik op Openen of Importeren. De Wizzard Tekst importeren wordt gestart. Zorg dat Gescheiden staat aangevinkt. Klik op Volgende, Vink Tab UIT en vink Puntkomma AAN. Klik op Volgende, Klik op Geavanceerd, controleer dat Decimaalteken op punt staat en Scheidingsteken voor duizendtallen op een komma. Klik op OK, Ga met de horizontale schuifbalk naar de kolom GTIN en klik op GTIN. De kolom wordt zwart, Klik op Tekst om aan te geven dat dit een tekstkolom is. Boven de GTIN verschijnt nu Tekst ipv Standaard, Voer dezelfde handelingen uit voor de kolom Verpakking bevat.

48 Pagina 48 LET OP: u moet ALTIJD in Excel de Wizzard Tekst importeren gebruiken en genoemde stappen uitvoeren. Doet u dit niet, dan raakt u voor- en achterloopnullen kwijt! Klik op Voltooien. Zorg dat cel A1 geselecteerd staat en klik dan op OK. Het bestand wordt nu geladen met indien van toepassing de voor- en achterloopnullen op de juiste plaats. Klik op cel A1. Stap 1 is nu klaar, we hebben het totale verpakkingenbestand op de juiste manier geladen in Excel. Voordat we verder gaan met stap 2 volgt een korte toelichting van de getoonde velden in het verpakkingenbestand: Excel-kolomkop Kolom A: ZI-nummer Kolom B: Gekoppeld ZI-nummer Kolom C: Soort verpakking Kolom D: GTIN Kolom E: Naam op verpakking Kolom F: Onderscheidend kenmerk Kolom G: Startdatum Kolom H: Einddatum Kolom I: Verpakking bevat Kolom J: Aantal Kolom K/L/M: Hoogte, Breedte, Diepte Omschrijving Alle verpakkingen die bij dezelfde verpakkingshiëarchie horen hebben hier hetzelfde ZI-nummer staan. Bestaat een verpakkingshiëarchie uit een consumentenverpakking en drie verschillende omdozen met allemaal een unieke GTIN, dan hebben ze alle vier hier hetzelfde ZI-nummer staan. (Zie ook kolom B, gekoppeld ZI-nummer) Hier staat welke verpakkingen binnen eenzelfde verpakkingshiëarchie een directe (1) of indirecte (0) koppeling naar het ZI-nummer hebben. De consumentenverpakking heeft in de regel een directe koppeling (1) en omdozen een indirecte koppeling (0). Dit veld is dus hetzelfde als het vinkje aan of uit in het invoerloket. KA: Kleinste Aflevereenheid CV: Consumentenverpakking OD: Omdoos De GTIN van de verpakking op die regel in het bestand. De Naam op de verpakking van de verpakking op die regel in het bestand. Het onderscheidend kenmerk op de verpakking van de verpakking op die regel in het bestand. Per wanneer is de verpakking beschikbaar? Per wanneer stopt de beschikbaarheid van de verpakking? Verwijst naar een kleinere verpakking in dezelfde verpakkingshiëarchie. Zo heeft een omdoos hier de GTIN staan van de Kleinste Aflevereenheid die in die omdoos zit. Geeft van de GTIN in kolom I het aantal weer: de omdoos bevat 25 consumenteneenheden. De afmetingen van de verpakking op die regel in het bestand.

49 Pagina 49 Stap 2: Een nieuw bestand met de gewijzigde verpakkingen maken Nu moet er een nieuw Excel-sheet gemaakt worden met daarin de juiste kopregel en verder alleen de regel van de te muteren verpakking. Klik met de linker muistoets op de 1 van regel 1. De hele kopregel met de veldnamen is nu geselecteerd. In Excel klikt u op Start en dan Kopiëren. Klik in op Bestand, dan op Nieuw, dan op Lege werkmap, Klik op Start en dan op Plakken, Klik met de linker muistoets op de cel helemaal links boven in. Zie de linker pijl in de afbeelding hierna. Alle cellen in Excel zijn nu geselecteerd. Dubbelklik nu op de grens tussen de cel met A en de cel met B. Zie de rechterpijl in de afbeelding hierna. De kolommen zijn nu uitgelijnd. Nu moeten de juiste, aan te passen verpakking naar het nieuwe lege Excelsheet gekopieerd worden. Ga terug naar het Excel-sheet met alle artikelen (dus niet het nieuwe, nog lege bestand), zoek de eerder genoteerde GTIN in kolom A en selecteer de hele regel van die verpakking door op het regelnummer te klikken. De hele regel wordt omlijnd. Klik in Excel op Start en dan Kopiëren. Ga naar het Excel-sheet met de zojuist gekopieerde kopregel, Klik op de lege cel A2 en klik op Start en dan op Plakken, Vervang in cel F2 het onderscheiden kenmerk in AKTIEVERPAKKING, In de praktijk zult u waarschijnlijk meer of andere velden dan alleen het onderscheidend kenmerk willen wijzigen. Ook zult u meerdere verpakkingen tegelijk willen wijzigen. Bij deze opdracht wijzigen we slechts 1 verpakking door deze naar het nieuwe lege Excel-sheet met alleen de kopregel te kopiëren. Maar het principe blijft bij meerdere verpakkingen uiteraard gelijk. Klik in Excel op de Start en dan op Opslaan als, Selecteer de juiste map en dan in het pulldownmenu bij Opslaan als de waarde CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)(*.csv) Typ als bestandsnaam Mutatie G-Standaard verpakking + datum Klik op de knop Opslaan, Klik bij de melding van Excel op de knop OK, Klik bij de volgende melding van Excel op de knop Ja. Afhankelijk van uw Excel-versie kan de procedure iets anders verlopen, maar het resultaat dient hetzelfde te zijn: een nieuw csv-bestand opgeslagen op uw computer met daarin de juiste kopregel en de gewijzigde verpakkingen die naar het invoerloket gestuurd kunnen worden.

50 Pagina 50 Klik in Excel op het kruisje rechts boven om Excel te sluiten. Klik steeds op Nee of Niet opslaan om het bestand niet op te slaan. Ga terug naar het invoerloket, klik in de oranje menubalk op Up-/Download. Klik in het gedeelte bij Upload op Artikelen/Verpakkingen. Zoek het bestand dat u eerder heeft opgeslagen. Klik op de knop Open. De bestandsnaam van het csv-bestand en de grootte wordt nu in het scherm getoond, Klik in het invoerloket op de groene knop Upload, Als het bestand correct verstuurd is ziet u bij Status een vinkje staan. Staat hier een kruis, dan is de upload mislukt. Probeer het dan nog een keer. U krijgt een bevestiging in beeld dat het bestand is verstuurd en dat u de uitslag per wordt verzonden. In de productieomgeving ontvangt u een als de verwerking correct is verlopen. U ontvangt ook een als er iets fout is gegaan. Per regel in het csv-bestand wordt in de foutrapportage de gevonden afwijking aangegeven. Deze mailfunctionaliteit zit niet in de demo-omgeving, u ontvangt nu geen bevestigings . De opzet van die u zult ontvangen is hetzelfde als besproken in hoofdstuk x: een report-bestand met van elk gewijzigd veld de oude en de nieuwe stand. Klik in de oranje menubalk op de Artikelen, Zoek het artikel waarvan u de GTIN van de verpakking zojuist via de upload een veld heeft gewijzigd. Klik in de tabel op de omschrijving van dit artikel. Het detailscherm wordt geopend. Controleer of het veld Onderscheidend kenmerk daadwerkelijk is veranderd in ACTIEVERPAKKING. Stap 2 is nu klaar, we hebben een nieuw bestand in excel gemaakt met daarin alleen de juiste kopregel en de verpakking die we wilde wijzigen. Dat nieuwe bestand hebben we vanuit Excel opgeslagen als csv-bestand en vervolgens via de upload naar het invoerloket gestuurd. En we hebben de wijziging daadwerkelijk zien verschijnen in het invoerloket. Nu moet de wijziging nog gepubliceerd worden. Stap 3: publiceren van de wijziging aangebracht via de upload. Klik in de oranje menubalk op Artikelen om het scherm met de velden te sluiten als dat nog geopend was. Klik nu in de tabel ergens op de regel van het bij stap 2 gewijzigde artikel, maar klik niet op de Omschrijving. De regel in de tabel staat nu geselecteerd. Klik op de knop Publiceren. De status verandert in Controle, alle velden staan nu op slot, u kunt geen wijzigingen doorvoeren totdat de publicatie gereed is. Vergeet u te publiceren, dan zullen de mutaties niet in de G-Standaard worden doorgevoerd en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt. U heeft nu via de uploadfunctie een mutatie bij een verpakking doorgevoerd. En als het met één lukt, dan moet het ook met meerdere lukken!

51 Pagina Opdracht 8: Nieuwe artikelen en verpakkingen opvoeren via de up/download Doel van de opdracht. Doel van deze opdracht is om via de upload meerdere nieuwe zorgartikelen tegelijk op te voeren. Via de Up-/Download kunt u één of meerdere nieuwe artikelen en verpakkingen toevoegen. Actie! Stap 1: Bestaand artikel als voorbeeld voor nieuw artikel In deze opdracht gaan we een nieuwe artikel met een nieuwe consumentenverpakking en omdoos opvoeren via de Up-/Download. Het opvoeren van een nieuw artikel kost de minste inspanning als een bestaand artikel dat er veel op lijkt als voorbeeld wordt gebruikt. We gaan via de Up-/Download een nieuwe variant, ZISOLV TABLET 1000MG XX en een bijbehorende consumentenverpakking en omdoos opvoeren. Als basis gebruiken we de ZISOLV TABLET 750MG XX. Met als XX steeds uw initialen. Download een vers artikel-bestand, Start Excel, Open een, leeg werkblad, voer de wizard Tekstbestanden uit, zet het scheidingsteken op Puntkomma, maak de kolommen HIBC fabrikant, HIBC Z-Index, RVG/RVH nummer, Europees registratienummer als soort Tekst. Maak een nieuw, leeg Excel worksheet en kopieer de kopregel hierin. Zoek in het complete bestand de regel van het artikel ZISOLV TABLET 750MG XX. Kopieer deze regel naar het Excel worksheet met nu nog alleen de kopregel.

52 Pagina 52 Wis in cel A2 het ZI-nummer, we gaan immers een nieuwe aanvragen. Vervang de Artikelomschrijving in cel B2 in ZISOLV TABLET 1000MG XX met als XX uw initialen. Leeg ZI-nummer, we gaan een nieuw artikel opvoeren en krijgen een nieuw ZI-nummer toegewezen. Aangepaste artikelomschrijving. Vervang in cel N2 de Inkoopprijs in Vervang in cel S2 de Artikelcodering fabrikant in 98775AB Vervang in cel T2 het RVG/RVH-nummer in Vervang in cel V2 de datum Verhandelbaar vanaf in de eerstvolgende G-Standaard productiemaand. Sla het bestand op als een csv-bestand met als naam Nieuw artikel G-Standaard.csv Sluit Excel af. Ga naar het G-Standaard Invoerloket en klik in de oranje menubalk op Up-/Download. Upload het bestand Nieuw artikel G-Standaard.csv. U krijgt een bevestiging als de upload gelukt is of een foutmelding als deze mislukt is. In de productieomgeving ontvangt u een met de uitslag van de upload. Het reportbestand dat zal worden meegestuurd ziet er als volgt uit. Een 1 geeft een nieuw artikel aan. Een 1 in kolom F2 geeft aan dat er een nieuw artikel is opgevoerd. Omdat het de opvoer van een heel nieuw artikel betreft zijn er geen oude en nieuwe waarde die worden afgebeeld. Ga naar het artikeloverzicht en zoek het nieuwe artikel op. Open het artikel door op de oranje omschrijving te klikken en controleer of alle velden ingevuld staan zoals in het upload-bestand. Noteer het ZI-nummer. Klik op Artikelen in de oranje menubalk.

53 Pagina 53 Stap 2: Opvoeren van nieuwe consumentenverpakkingen en omdoos Het via de upload opgevoerde artikel ZISOLV TABLET 1000MG XX heeft nog geen verpakkingen. Als voorbeeld zowel een consumentenverpakking als een omdoos via de upload opvoeren. Klik in de oranje menubalk op Up-/Download. Klik in het gedeelte Download op Verpakkingen. Open het csv-bestand in Excel. (Nu mag het bestand wel direct in Excel geopend worden zonder de Wizard Import tekstgegevens, we hebben alleen de kopregel nodig.) Kopieer de kopregel naar een nieuw, leeg Excel-bestand. Selecteer heel de kolommen D en I: klik op de D boven kolom D, druk de Control toets en hou hem ingedrukt en klik op de I boven kolom I. Laat de control toets los. Klik met de rechtermuistoets op de D boven kolom D. Selecteer celeigenschappen en selecteer bij Categorie Getal. Zet decimalen op 0. Nu gaan we op regel 2 de consumentenverpakking in vullen en op regel drie de omdoos. Vul op regel 2 de volgende waardes in voor de consumentenverpakking: A2: het eerder genoteerde ZI-nummer van het artikel waar we nu de verpakkingen aan gaan koppelen B2: 1. De consumentenverpakking heeft een rechtstreekse koppeling met dit ZI-nummer, dus een 1. C2: CV. Dit is de consumentenverpakking, dus de code CV. D2: een nieuwe, geldige GTIN voor deze consumentenverpakking. Zie bijlage 3. E2: Type ZISOLV TABLET 1000MG XX met als XX uw initialen.

54 Pagina 54 F2: leeglaten G2: Startdatum hetzelfde als datum verhandelbaar van het artikel H2: leeglaten I2: leeglaten, deze consumentenverpakking bevat geen verpakking met een eigen, unieke GTIN. J2: leeglaten. I2 is leeg, dus J2 ook. K2/L2/M2: leeglaten. Vul op regel 3 de volgende waardes in voor de omdoos: A3: het eerder genoteerde ZI-nummer van het artikel waar we nu deze verpakkingen aan gaan koppelen. B3: 0. Deze omdoos heeft geen rechtstreekse koppeling met dit ZI-nummer, dus een 0. C3: OD. Dit is de omdoos, dus de code OD. D3: een nieuwe, geldige GTIN voor deze omdoos. Zie bijlage 3. E3: Type ZISOLV TABLET 1000MG XX met als XX uw initialen. F3: leeglaten G3: Startdatum hetzelfde als datum verhandelbaar van het artikel en de consumentenverpakking op regel 1. H3: leeglaten I3: vul hier de GTIN in van de consumentenverpakking die in deze omdoos zit, vul hier dus de waarde van cel D2 in. J3: 25. Deze omdoos bevat 25 consumentenverpakking van regel 2, vul hier dus 25 in. K3/L3/M3: leeglaten. Sla het bestand met de naam Nieuwe verpakkingen G-Standaard en als type csvbestand. We hebben nu een nieuw csv-bestand gemaakt met de juiste kopregel, op regel 2 de gegevens van de consumentenverpakking en op regel 3 die van de omdoos. En de omdoos op regel 3 verpakt de consumentenverpakking op regel 2. Alleen de consumentenverpakking heeft een directe verbinding met het ZI-nummer, dus een 1. De omdoos niet, dus een 0. Omdoos verpakt de consumentenverpakking. Dus hier de GTIN van de consumentenverpakking. Sluit Excel. Klik in de oranje menubalk op Up-/Download Klik op Artikelen/Verpakkingen. Selecteer het csv-bestand Nieuwe verpakkingen G-Standaard met de twee nieuwe verpakkingen.

55 Pagina 55 Klik op Upload. U krijgt een bevestiging als de upload geslaagd is. Mocht de upload niet lukken, dan krijgt u ook een melding hiervan. In de productieomgeving ontvangt u een met de uitslag van de upload. Het reportbestand dat zal worden meegestuurd ziet er als volgt uit. Nieuw 1 geeft aan dat via de upload een nieuwe verpakking is toegevoegd. Klik in het G-Standaard Invoerloket in de oranje menubalk op Artikelen. Zoek en open het artikel waar zojuist via de upload de consumentenverpakking en de omdoos aan zijn toegevoegd.. Controleer of in de tabel met verpakkingen de consumentenverpakking en de omdoos verschijnen zoals we ze in het csv-bestand hebben opgevoerd. Twee nieuwe, via de upload toegevoegde verpakkingen. Stap 3: publiceren van het nieuwe artikel en de nieuwe verpakkingen Ga naar het artikeloverzicht, zoek het artikel ZIZOLV TABLET 500MG XXZISOLV TABLET 1000MG XX met als XX. Klik ergens op de regel van dit artikel maar niet op de omschrijving. De regel heeft nu een grijze achtergrond staat dus geselecteerd. KIik op de knop Publiceren. De status van het artikel wordt nu Verrijking en alle velden zitten op slot. Als de verrijking klaar is krijgt u hierover een en verandert de status in Gepubliceerd. Het nieuwe artikel en de nieuwe verpakking zullen aan de afnemers van de G-Standaard bij de eerstvolgende productie kenbaar gemaakt worden. Vergeet niet de via de upload nieuw opgevoerde artikelen en verpakkingen te publiceren. Doet u dat niet, dan zullen de nieuwe artikelen en verpakkingen niet in de G-Standaard worden doorgevoerd en dus niet aan de afnemers kenbaar worden gemaakt.