Gebruikershandleiding voor informatiebeheerders, versie 1.8 november Gebruikershandleiding INVIS

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding INVIS

2 Welkom bij INVIS Hartelijk welkom als informatiebeheerder binnen INVIS. INVIS (Interactief Vraaggestuurd InformatieSysteem) heeft als doel aanbod en aanbieders inzichtelijk te maken voor het publiek en de medewerkers in de gemeentelijke loketten en Centra voor Jeugd en Gezin. Zij moeten snel en efficiënt het publiek kunnen informeren, adviseren en doorverwijzen. Het is dan ook van groot belang dat uw gegevens op de juiste manier in INVIS staan. De adviezen in de loketten over uw organisatie en producten zijn op deze informatie gebaseerd. Maar ook de bezoekers van het digitale loket die in INVIS informatie opzoeken, moeten er op kunnen vertrouwen dat de gegevens correct zijn. Het is dan ook van groot belang dat uw gegevens op de juiste manier in INVIS staan. De adviezen in de loketten over uw organisatie en producten zijn op deze informatie gebaseerd. Maar ook de bezoekers van het digitale loket die in INVIS informatie opzoeken, moeten er op kunnen vertrouwen dat de gegevens correct zijn. Met deze gebruikershandleiding hopen we u te ondersteunen bij uw inspanningen om uw informatie zo optimaal mogelijk op het digitale loket te plaatsen. Heeft u vragen die niet beantwoord worden in de gebruikershandleiding, neemt u dan contact op met de INVIS Servicedesk, waar u op werkdagen altijd persoonlijk wordt geholpen. Meer informatie hierover vindt u in paragraaf 1.2 van deze handleiding. Veel succes! Elkander Bezoekadres: De Mudden AW Groningen Postadres: Postbus CM Groningen T (050) E service@elkander.nl W W W W Hoewel bij de totstandkoming van dit document de uiterste zorgvuldigheid is betracht, kan zowel Stichting Elkander als de auteur, geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor typfouten en andere onjuistheden. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden gewijzigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Stichting Elkander.

3 Inhoud 1 Algemeen Over deze gebruikershandleiding Over het aanmeldings- en implementatieproces Invultermijn Activatie Beheer INVIS Servicedesk Opbouw van INVIS Locatie Product Contactpersonen Bestanden Taalgebruik Manier van opslaan gegevens Wat wel en wat niet op INVIS plaatsen Volgorde van invullen, wat eerst en wat als laatst? Verplichte velden Vragen niet van toepassing? 4 2 Inloggen Bewaren inlogcode Inloggegevens verloren Meerdere beheerders INVIS opslaan in favorieten Locaties beheren Status van een locatie In ontwikkeling Actief Geblokkeerd Missende informatie Locatie toevoegen 7 4 Vaste onderdelen Reminders Instellingen Profiel Wachtwoord wijzigen Nieuwsbrieven Informatie uitwisseling Helpfunctie Uitloggen 11 5 Locatiemenu Navigatiebalk Reminders Reminder aanmaken Reminders bekijken Reminder verwijderen Geschiedenis 13 6 Algemene informatie invullen/beheren Contactgegevens Omschrijving AWBZ zorgfuncties Logo/Foto Bestaande of nieuwe foto uploaden Logo of foto verwijderen Categorieën Contactpersonen bij Algemene informatie Nieuwe contactpersoon toevoegen Contactpersoon verbinden aan Algemene informatie 22

4 6.6.3 Gegevens contactpersonen wijzigen of verwijderen Bestanden bij Algemene informatie Bestand toevoegen Bestand verbinden aan de Algemene informatie Bestanden wijzigen 25 7 Productinformatie invullen/beheren Productcategorie toevoegen/verwijderen Leeg product vullen Onvolledige producten Product toevoegen/invullen/kopiëren Verplichte velden Naam product/dienst Werk-/Levergebied De vragen in het product Vraag onduidelijk? Contactpersonen en Bestanden/Links Het product Cursussen en trainingen 30 Afbeelding 7-0, aanmeldformulier tonen op het loket 30 Afbeelding 7-1, onderdelen van het aanmeldformulier 31 Afbeelding 7-2, voorbeeld van een cursus in het cursusbeheer Invulling gereed, wat nu? 31 8 Contactpersonen beheren Contactpersoon toevoegen Laad waardes Contactpersoon wijzigen Contactpersoon verwijderen 35 9 Bestanden en/of links beheren Bestand toevoegen Bestand wijzigen Bestand verwijderen Statistieken Preview Digitaal Loket Overzicht ingevoerde gegevens Synchroniseren Synchroniseren in de praktijk Synchronisatie overslaan 43 Ruimte voor aantekeningen 44

5 1 Algemeen 1.1 Over deze gebruikershandleiding In deze handleiding wordt uitgelegd hoe het beheersysteem van INVIS werkt en vindt u tips en aanbevelingen voor het aanleveren van uw informatie. Heeft u nog niet eerder informatie in INVIS aangeleverd, dan bevelen we aan dat u de volgorde zoals in de handleiding gehanteerd, als leidraad neemt. Deze is het meest efficiënt en u leert het systeem er goed door kennen. In deze handleiding wordt op een aantal punten gebruik gemaakt van voorbeelden. Deze voorbeelden werken door in de hoofdstukken. Tips herkent u aan de kaders met de gele achtergrond en het symbool:. Dringende adviezen/opmerkingen herkent u aan de kaders met een oranje achtergrond en het symbool: 1.2 Over het aanmeldings- en implementatieproces Het aanmeldings- en implementatieproces heeft een structureel verloop, waarbij u waar gewenst regelmatig contact kunt hebben met de Servicedesk. Zij werken in opdracht van de gemeente, en het is dan ook de gemeente waarmee u de afspraak hebt om de informatie aan te leveren. Voor inhoudelijke vragen m.b.t. het systeem kunt u bij onze Servicedeskmedewerkers terecht. Na uw aanmelding middels het digitale aanmeldingsformulier, bent u benaderd door een van onze medewerkers om uw aanmelding door te nemen. Tijdens dit gesprek heeft de medewerker de typering van uw organisatie en de productcategorieën met u doorgenomen. Daarnaast is er een invultermijn met u afgesproken waarin u uw producten kunt invullen. De invultermijn kunt u beschouwen als uw verbintenis met de gemeente om informatie voor hun digitale loket aan te leveren Invultermijn Tot het moment dat uw invultermijn afloopt, heeft u de tijd om uw vermelding aan te vullen. Hieraan zult u telkens herinnert worden wanneer u inlogt op het systeem. Onder de naam van uw locatie zal de invultermijn staan. Bovendien zal hier een melding van missende productinformatie komen te staan zolang dit het geval is. In het beheersysteem herkent u de producten waar iets mist door het uitroepteken achter de productnaam met de opmerking 'onvolledig'. Op het moment dat uw invultermijn verloopt, gaan wij ervan uit dat u uw vermelding volledig heeft ingevuld. Als dit niet het geval is, zult u via de mail een herhaald verzoek tot aanlevering van informatie ontvangen. Mocht u wegens omstandigheden niet in de gelegenheid zijn om binnen de gestelde termijn uw informatie aan te vullen, dan kunt u ons een sturen waarin u aangeeft hoeveel extra tijd u nodig denkt te hebben Activatie Wanneer u binnen de gestelde invultermijn de benodigde (product)informatie aangevuld heeft, voldoet u aan de minimale eis die gesteld is om als organisatie geactiveerd, ofwel publiekelijk getoond te mogen worden op de gemeentelijke digitale loketten voor wonen, welzijn en zorg. Onze medewerkers zullen hier een melding van krijgen en uw vermelding controleren. Wanneer deze in orde is, zal uw vermelding geactiveerd worden en wordt u hiervan via de mail op de hoogte gesteld. Binnen 24 uur zal uw vermelding terug te vinden zijn in het digitale loket van uw gemeente Beheer Op het moment dat uw vermelding geactiveerd wordt, start de beheerfase en bent u de beheerder. Zolang de informatie in INVIS staat bent en blijft u als beheerder verantwoordelijk voor de getoonde 1

6 informatie in uw vermelding. Zodra een aanpassing in de vermelding nodig of gewenst is, kunt u vanaf elke computer met een internetverbinding de informatie aanpassen in het systeem. Om de kwaliteit van de vermelding op de digitale loketten te waarborgen en u te ondersteunen bij uw beheertaken, sturen wij u als beheerder elke 4 maanden een om uw vermelding te controleren op correctheid. Wanneer u vervolgens inlogt op het systeem zult u op de zogenaamde controlepagina terecht komen. Is uw vermelding nog actueel en correct, dan klikt u op De door mij beheerde informatie is actueel en correct. U krijgt dan een bericht met een bedankje namens alle bezoekers. Wanneer u gegevens wilt wijzigen klikt u op Ik wil graag aanpassingen/wijzigingen doen in mijn gegevens. Vergeet na het aanpassen van gegevens niet terug te keren naar het controlescherm om daar alsnog de gegevens voor actueel en correct te verklaren. Doet u dit niet, dan loopt u het risico dat uw informatie uiteindelijk verwijderd wordt van het digitale loket. Wij moeten de garantie hebben dat de informatie nog klopt; als wij deze niet krijgen middels uw verklaring zijn wij tot verwijdering van de informatie genoodzaakt. 1.3 INVIS Servicedesk Als u na het lezen van de handleiding nog vragen heeft over INVIS en/of het aanleveren van informatie in INVIS, dan kunt u gebruik maken van onze servicedesk. Op werkdagen staan er altijd mensen telefonisch voor u klaar van 9:00 17:00 op telefoonnummer (050) Tevens zijn wij per te bereiken op service@elkander.nl. 1.4 Opbouw van INVIS INVIS bestaat uit een paar basiselementen: locaties, producten, contactpersonen en bestanden Locatie Een locatie is een fysiek- en/of postadres van een organisatie waar mensen naar doorverwezen kunnen worden als men aanbod wil afnemen of meer informatie wil hebben over het aanbod. U kunt één of meerdere locaties in INVIS beheren Product Met het woord product wordt het aanbod van een organisatie bedoeld. Uiteraard zijn dit in veel gevallen ook diensten, maar voor de uniformiteit is gekozen voor één term: product. Bij uw aanmelding heeft u op het INVIS aanmeldformulier waarschijnlijk productcategorieën (zie afbeelding 1-1) aangevinkt. Hiermee heeft u aangegeven aanbod te hebben op die gebieden. De Servicedesk koppelt die productcategorieën aan uw locatie(s) en vervolgens kunt u zelf weer één of meerdere producten binnen die productcategorieën aanmaken. Een product is een digitale vragenlijst waarmee u, als u die invult, iets verteld over een bepaald product dat u aanbiedt of bepaalde dienstverlening waarvoor het publiek bij uw organisatie terecht kan. Elke productcategorie bevat een andere lijst met vragen. Deze lijst met vragen is in ontwikkeling en wordt bepaald op basis van de vragen uit het werkveld. Het kan dus zijn dat er na een tijd nieuwe vragen worden toegevoegd aan een productcategorie en u gevraagd wordt daar de antwoorden op te geven. 2

7 Afbeelding 1-1, overzicht productcategorieën in aanmeldingsformulier INVIS Contactpersonen Contactpersonen zijn veelal medewerkers van uw organisatie waar het publiek contact mee kan zoeken als zij meer informatie over de organisatie of specifieke producten/diensten wil hebben. Contactpersonen kunnen per locatie worden aangemaakt en verbonden worden aan de Algemene informatie en/of de producten Bestanden Een bestand kan een word-document, pdf-document, foto, maar ook een link naar een andere website zijn. Deze bestanden kunnen aan een locatie worden toegevoegd en verbonden worden aan de Algemene informatie en/of de producten. 1.5 Taalgebruik Zoals u de informatie in INVIS invoert, wordt deze ook op het loket getoond. Zie het als een brochure die u ook goed en volledig aan het publiek zou willen tonen. Het is immers uw visitekaartje op internet. Neem net als bij een brochure spelling-, grammatica- en interpunctieregels in acht en maak de zinnen niet te lang. U bereikt de internetlezer het beste met korte, bondige teksten. Gebruik kopjes om de tekst prettig leesbaar en overzichtelijk maken. Opsommingen worden in de regel ervaren als vervelend om te lezen. 1.6 Manier van opslaan gegevens Als u op een pagina informatie hebt aangepast, dan slaat INVIS deze op wanneer u de pagina verlaat door op een andere knop binnen INVIS te klikken. U ziet dan heel kort het volgende bericht in beeld (afbeelding 1): Afbeelding 1-2, melding bezig met opslaan Ook als u geen aanpassing heeft gemaakt op de pagina die u verlaat, zal dit bericht getoond worden. In dat geval zal INVIS constateren dat er geen aanpassingen gemaakt zijn en gebeurt er verder niks. Het automatische opslaan gebeurt niet wanneer u een (wijziging in een) contactpersoon of bestand wilt opslaan. Om dat te doen dient u onderaan het formulier op Opslaan te klikken. 3

8 Hoe voorkom ik het automatische opslaan als ik een veld per ongeluk heb gewijzigd? Om de wijziging die u heeft gemaakt niet op te slaan, klikt u simpelweg op de Back (ook wel Vorige ) knop in uw internetbrowser. INVIS gaat dan een pagina terug en u kunt van daaruit weer verder gaan. 1.7 Wat wel en wat niet op INVIS plaatsen Wij gaan er vanuit dat alle informatie die u op INVIS plaatst, met uitzondering van uw eigen gebruikersprofiel, publieksinformatie is en toegankelijk is voor iedereen die dat wil bekijken. Bedenk daarom goed welke informatie u wel en niet op het internet getoond wil hebben. Sommige productinformatie die gevraagd wordt, verstrekt u om wat voor reden dan ook, misschien liever niet. Niettemin is uw invulling bepalend voor de oriëntatie op het aanbod, door loketmedewerkers en bezoekers van het digitale loket. Des te minder informatie u verstrekt, des te minder snel men naar u kan doorverwijzen en/of zich over u kan en zal informeren. 1.8 Volgorde van invullen, wat eerst en wat als laatst? We bevelen sterk aan om per locatie te werken en binnen de locatie eerst de Algemene informatie, vervolgens de producten en daarna eventuele extra bestanden en contactpersonen (voor zover niet toegevoegd bij Algemene informatie en producten) toe te voegen. U hoeft dus binnen een locatie enkel van boven naar beneden te werken. 1.9 Verplichte velden Verplicht in te vullen velden zijn gemarkeerd met een rood sterretje (*). Als u deze vragen overslaat kunt u in sommige gevallen de pagina niet opslaan. U kunt dan niet verder met de andere pagina s totdat de vraag is beantwoord (bijvoorbeeld bij Contactgegevens en bij werkgebieden van producten). In andere gevallen zal het onderdeel waartoe de vraag behoort op onvolledig komen te staan (bij verplichte velden in een product). Zodra een product onvolledig gemarkeerd is, wordt het in zijn volledigheid niet getoond op de digitale loketten Vragen niet van toepassing? Wanneer een vraag niet van toepassing is op uw product, locatie of contactpersoon, dan kunt u deze overslaan, tenzij deze verplicht is. In het laatste geval vult u niet van toepassing in. 4

9 2 Inloggen Om gegevens aan te leveren en/of te wijzigen dient u in het bezit te zijn van uw eigen inloggegevens. Uw gebruikersnaam krijgt u van ons per toegestuurd. U kunt zelf uw wachtwoord activeren door te klikken op de link die vermeld staat in de . Om in te loggen, surft u naar U komt dan in het inlogscherm van INVIS. Vul vervolgens uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Inloggen (zie afbeelding 2). Afbeelding 2, inlogscherm 2.1 Bewaren inlogcode Bewaar uw inloggegevens goed. U heeft deze weer nodig als u op een ander moment uw informatie wilt aanpassen. 2.2 Inloggegevens verloren Mocht u uw wachtwoord zijn kwijtgeraakt, dan kunt u deze opnieuw ontvangen door te klikken op Wachtwoord vergeten? U wordt gevraagd om uw gebruikersnaam in te vullen en uw adres wordt gecontroleerd. Vervolgens ontvangt u een link per om uw wachtwoord te herstellen. Wanneer u uw gebruikersnaam bent vergeten klikt u op Gebruikersnaam vergeten? in het inlogscherm. U wordt gevraagd om uw adres in te vullen. Als het adres bekend is, dan worden daar de bijbehorende inloggegevens naartoe gestuurd. Als u niet meer zeker weet met welk adres u bij ons bekend bent, neemt u dan contact op met de INVIS servicedesk. 2.3 Meerdere beheerders Een locatie kan meerdere beheerders hebben en een beheerder kan meerdere locaties beheren. Als u bijvoorbeeld het beheer met een collega wilt delen en hij/zij heeft nog geen inloggegevens, dan dient hij/zij contact op te nemen met de INVIS Servicedesk. Het delen van dezelfde inloggegevens met meerdere mensen raden we sterk af. Wanneer er dan fouten ontstaan in de informatie, is het niet meer te achterhalen wie waarvoor verantwoordelijk geweest is en kunnen er onnodig vervelende situaties ontstaan. 2.4 INVIS opslaan in favorieten Omdat u niet altijd de met inloggegevens bij de hand hebt, is het verstandig om de link naar het inlogscherm van INVIS in uw lijst met favoriete links (ook wel Favorites / Bookmarks ) op te slaan. U kunt dit automatisch doen door in het inlogscherm te klikken op Klik hier om deze pagina aan uw favorieten toe te voegen. 5

10 3 Hoofdmenu Als u bent ingelogd, komt u terecht in uw hoofdmenu van INVIS (zie afbeelding 3). Van hieruit kunt u uw locaties beheren, te herkennen aan het volgende symbool: Afbeelding 3, hoofdmenu 3.1 Locaties beheren In het voorbeeld is er beheer over twee locaties van het Projectbureau WWZ (zie afbeelding 3). Een locatie op het Kwinkenplein en een op de Grote Markt. Om deze te beheren moet u eerst naar hun locatiemenu gaan van deze locatie. Doe dit door op de naam van de locatie klikken. Voor meer informatie over het locatiemenu, zie Hoofdstuk 5: Locatiemenu. 3.2 Status van een locatie In het voorbeeld staat achter de naam van de locatie in ontwikkeling (zie afbeelding 3), dit is de status van de locatie. INVIS kent een aantal statussen per locatie. Een status zegt iets over de wijze waarop de locatie beheerd mag worden, dan wel getoond wordt op het digitale loket In ontwikkeling De status in ontwikkeling betekent dat de beheerder mag beheren, maar dat de locatie plus alle onderliggende informatie nog niet wordt getoond op de digitale loketten. Deze status hebben alle locaties in de invulperiode Actief De status actief betekent dat de beheerder mag beheren en dat de locatie plus alle onderliggende informatie wordt getoond op de digitale loketten. Deze status volgt op in ontwikkeling en wordt verkregen als de ingevulde informatie conform de minimumeis is. Meer over de minimumeis vindt u in paragraaf Geblokkeerd De status geblokkeerd betekent dat de beheerder niet meer mag beheren en dat de locatie plus alle onderliggende informatie niet meer wordt getoond op de digitale loketten. Deze status wordt door de hoofdbeheerders van INVIS toegekend als de informatie die valt onder de locatie consequent onwaar blijkt te zijn en/of wanneer de informatie te lange tijd niet gecontroleerd is op actualiteit en de beheerders niet reageren op verzoeken om de informatie te controleren hierop. 6

11 3.3 Missende informatie Onder een locatie kan staan: 'Let op! Er mist nog productinformatie' (zie afbeelding 3-1). Dit is bedoeld als geheugensteuntje en geeft aan dat één of meerdere producten, vallende onder die locatie, nog niet conform de minimumeis zijn ingevuld (onvolledig zijn). Als u voor de eerste keer inlogt staat deze melding er altijd. Zodra een productcategorie wordt toegekend door een INVIS medewerker, wordt er automatisch één leeg product aangemaakt met de naam <Leeg product (gelieve in te vullen)>. Als u de productinformatie conform afspraak heeft ingevuld, dan zal de melding verdwijnen. Voor het toevoegen van productinformatie zie: hoofdstuk 7 Productinformatie invullen/beheren. Zolang er nog een melding over missende informatie onder een locatie staat, is de invulling nog niet akkoord (conform de minimumeis) en zullen we u blijven vragen de ontbrekende informatie aan te leveren. De minimumeis houdt in dat u tenminste elk verplicht veld in uw producten heeft voorzien van gegevens. Als uw locaties de status actief krijgen, wordt uw invulling voorgelegd aan de loketmedewerkers die gebruik maken van het digitale loket waarin uw informatie getoond wordt. Zij bepalen uiteindelijk of de kwaliteit van uw invulling ook conform de wens van de gemeente is. NB: het voorleggen aan loketmedewerkers gebeurt ook bij actieve locaties, waarvan een product van onvolledig naar volledig is gegaan. Afbeelding 3-1, melding missende informatie 3.4 Locatie toevoegen Wilt u een locatie toevoegen? Stuur dan een naar de INVIS servicedesk om deze aan te vragen. U kunt zelf geen locatie toevoegen, de medewerkers van INVIS doen dit graag voor u. Vermeld in uw tenminste: - De naam van de locatie - Postcode en huisnummer van het bezoek- of postadres van de locatie - Telefoonnummer waarop de locatie te bereiken is Zonder deze gegevens kunnen de medewerkers geen nieuwe locatie toevoegen. Geef daarnaast aan welke productcategorieën aan de locatie verbonden moeten worden. 7

12 4 Vaste onderdelen Bovenaan het scherm staan een aantal menu-items die altijd zichtbaar zijn, de vaste onderdelen (zie afbeelding 4-1). Deze worden van links naar rechts behandeld in dit hoofdstuk. Afbeelding 4-1, vaste onderdelen menu 4.1 Reminders Via deze knop gaat u naar het overzicht van reminders. Meer informatie over reminders vindt u onder 5.2.2: reminders. 4.2 Instellingen Onder Instellingen kunt u de gegevens beheren die alleen op u van toepassing zijn, zoals uw gebruikersprofiel, wachtwoord en uw abonnement op de Nieuwsbrieven, zie afbeelding 4-2. Afbeelding 4-2, opties onder Instellingen Profiel Klik op Profiel om uw eigen contactgegevens voor INVIS te bekijken en/of te wijzigen, zie afbeelding 4-3. Profielgegevens worden alleen getoond aan de medewerkers van INVIS en niet publiekelijk. 8

13 Afbeelding 4-3, overzicht profielgegevens Wachtwoord wijzigen Als u voor de eerste keer inlogt, is uw wachtwoord nog gelijk aan uw gebruikersnaam. Dit is voor mensen die kwaad willen te eenvoudig om te kraken. Daarom verzoeken we u dringend om bij de eerste keer dat u inlogt uw wachtwoord te wijzigen. Dit kunt u doen via Instellingen, maar ook door op de link in het hoofdmenu te klikken (zie afbeelding 5). Afbeelding 5, melding wachtwoord wijzigen Vervolgens krijgt u het volgende scherm in beeld: Afbeelding 6, wachtwoord wijzigen 9

14 Vul eerst uw huidige wachtwoord in en daarna twee keer het nieuwe gewenste wachtwoord. Alle karakters van 0 t/m 9, A t/m Z en a t/m z worden geaccepteerd. Het wachtwoord is gevoelig voor hoofd- en kleine letters en dient uit tenminste 4 karakters te bestaan. Klik op Opslaan om het nieuwe wachtwoord vast te leggen Nieuwsbrieven Als u producten in INVIS heeft, kunt u zich abonneren op twee verschillende nieuwsbrieven: de eerste houdt u op de hoogte van alle ontwikkelingen rondom een product en de tweede over ontwikkelingen binnen uw werkgebied (congressen etc.). De nieuwsbrieven zijn gebaseerd op de productcategorieën die vallen onder de locaties die u beheert; u kunt zich U kunt zich slechts abonneren op die productcategorieën die vallen onder de locaties die u beheert. U ontvangt dan per automatisch de ontwikkelingen van alle organisaties die ook producten hebben aangemaakt onder dezelfde productcategorie en die in hetzelfde werkgebied vallen als uw eigen product(en). Zo blijft u op de hoogte van alle ontwikkelingen in uw sector en omgeving. Om u te abonneren op de productnieuwsbrie(f)ven vinkt u de productcategorieën aan waarover u nieuwsbrieven wilt ontvangen. Om u op de tweede nieuwsbrief te abonneren vinkt u het hokje wat hierachter staat aan. Klik vervolgens op Opslaan. Afmelden kan eenvoudig door de vinkjes te verwijderen en op 'Opslaan' te klikken. -- Met deze service wordt binnenkort gestart Informatie uitwisseling Alle informatie die u invoert in INVIS wordt beschouwd als openbare informatie, uitgezonderd uw gebruikersgegevens. INVIS staat open voor en stimuleert het delen van informatie met andere initiatieven, zoals informatiesystemen en sociale kaarten. Dit om versnippering van informatie tegen te gaan en dubbel werk te voorkomen. Dit betekent dat (delen van) uw INVIS-informatie ook in andere systemen getoond kan worden. Te denken valt bijvoorbeeld aan de sociale kaarten van de G!ds en Zorgwijzer. Zo bereikt u meer mensen met een gelijkblijvende inspanning. Uw informatie wordt door ons niet doorgegeven aan initiatieven met een commercieel oogmerk of verkocht voor (tele)marketing doeleinden. Wilt u niet dat uw informatie wordt doorgegeven aan andere initiatieven vinkt u dan het hokje uit. 4.3 Helpfunctie Op elke willekeurige pagina binnen INVIS kunt u op de Help knop klikken. Vervolgens verschijnt een pop-up waarin wordt getoond wat u op die pagina kunt doen en hoe (afbeelding 7). Ook kunt u zoeken in het helpbestand. Het helpbestand en deze gebruikershandleiding overlappen elkaar qua inhoud. 10

15 Afbeelding 7, helpfunctie 4.4 Uitloggen Als u klaar bent met invullen of beheren van uw informatie klikt u op Uitloggen. De verbinding met INVIS wordt dan als het ware verbroken en komt niet weer tot stand totdat u inlogt. Uitloggen is in het bijzonder aan te bevelen als u op een publieke computer werkt waar ook anderen toegang toe hebben. U voorkomt met het uitloggen dat zij na uw vertrek de mogelijkheid hebben om onder uw naam aanpassingen in INVIS te maken. 11

16 5 Locatiemenu Zodra u in het hoofdmenu op de naam van een locatie klikt, komt u in het menu van die locatie: het locatiemenu (zie afbeelding 8). Dit menu is het startpunt voor het beheer van alle gegevens die onder de locatie vallen. Afbeelding 8, locatiemenu 5.1 Navigatiebalk Nu u zich in het locatiemenu bevindt, verschijnt er automatisch een navigatiebalk in de balk boven de naam van de locatie (zie afbeelding 8). Hiermee kunt u snel zien hoe diep u in INVIS zit en hoe u snel kunt terugkeren naar hoger gelegen menu s. Dit kunt u doen door op de namen in de navigatiebalk te klikken. Een andere manier om een stapje hoger gaan, is door op Terug ( rechtsboven in afbeelding 8). ) te klikken (zie 5.2 Reminders Wanneer u nu al weet dat bepaalde informatie gaat veranderen over een half jaar, dan kunt u een reminder ( ), ofwel een soort kattenbelletje maken die over een half jaar bezorgd gaat worden op uw adres. Zo herinnert u zichzelf aan het beheren van bepaalde informatie Reminder aanmaken Klik op Reminder in het locatiemenu om een reminder aan te maken. Het volgende scherm verschijnt (zie afbeelding 9). 12

17 Afbeelding 9, reminder aanmaken U kunt aangeven hoe laat u op welke datum de reminder wilt laten bezorgen op uw adres. Controleer of u tevreden bent met het onderwerp en vul het bericht in waarmee u zichzelf wilt attenderen. Klik vervolgens op Opslaan. Het venster sluit zich en kunt doorgaan met datgene wat u nog wilde doen in INVIS Reminders bekijken Klik op Reminders in het vaste onderdelen menu (zie afbeelding 4-2). Het overzicht van reminders verschijnt (afbeelding 10). Klik op Lezen om een reminder te bekijken. Afbeelding 10, reminder bekijken Reminder verwijderen Als u een reminder wilt verwijderen, selecteer dan het hokje achter de reminder (zie afbeelding 10) en klik op Verwijderen. 5.3 Geschiedenis Als u klikt op Geschiedenis bij de Algemene informatie, maar ook bij producten, ziet u welke aanpassingen er door wie zijn gemaakt op de pagina (zie afbeelding 11). Zo heeft u altijd in beeld wie wat wanneer op welke manier (zie afbeelding 12) heeft aangepast. 13

18 Afbeelding 11, overzicht geschiedenis Afbeelding 12, melding binnen geschiedenis 14

19 6 Algemene informatie invullen/beheren Klik op Algemene informatie in het locatiemenu (zie afbeelding 8) om de algemene informatie over de locatie te wijzigen. U komt dan in het volgende scherm (afbeelding 13). Afbeelding 13, algemene contactgegevens locatie Aan de linkerkant van het scherm staan de tabbladen. Door hierop te klikken gaat u naar de verschillende pagina s waar de vragen over de Algemene informatie gesteld worden. Automatisch begint u bij het eerste tabblad. U herkent de pagina waarin u zich bevindt ook door de rode kleur van het tabblad. Onderaan de pagina s kunt u tevens klikken op Vorige en Volgende om door de tabbladen te navigeren. Tip: verklarende tekst Als u niet precies weet wat u moet invullen, ga dan op het vraagtekentje ( krijgt dan een verduidelijking op de vraag te zien. ) achter de vraag staan. U 6.1 Contactgegevens Vul bij dit scherm de algemene contactgegevens van de locatie in. Om het adres in te vullen, hoeft u enkel de postcode en het huisnummer in te vullen en naar de volgende vraag te gaan. Het adres wordt automatisch ingevuld. Bij een postbusadres kunt u de postcode in het eerste veld kwijt en het postbusnummer in het veld voor het huisnummer. Het item Telefoonnummer bestaat uit 3 velden. Veld 1 is voor het netnummer, het 2e voor het abonneenummer en het derde voor een eventuele toevoeging, bijvoorbeeld: [050] [ ] [Receptie: 0,10 per minuut] Bij WWW-adres kunt u het internetadres van uw organisatie invullen. U hoeft geen voor het adres te plaatsen, dit doen wij automatisch. Doet u dit wel, dan wordt dit bij het opslaan alsnog automatisch verwijderd en door het systeem toegevoegd. 15

20 6.2 Omschrijving Bij Omschrijving kunt u in algemene bewoordingen aangeven wat uw organisatie doet. Bedenk goed dat deze tekst bepalend is voor de eerste indruk die het publiek of een loketmedewerker van uw organisatie krijgt. Het tekstveld heeft, wat betreft de hoeveelheid tekst die erin past, geen limiet. Wij adviseren u echter het publiek in één of twee alinea s te informeren. De gemiddelde internetlezer heeft weinig geduld. Tip: Dubbel beheerwerk voorkomen. Voer gegevens zo min mogelijk dubbel in. Zet bijvoorbeeld in de omschrijving niet nog eens de naam van de organisatie en of contactgegevens. Een verwijzing naar de website kan het beste algemeen gehouden worden. Bijvoorbeeld: Meer informatie kunt u vinden op onze website. Het adres van de website is immers al ingevuld bij de contactgegevens. Hetzelfde geldt voor telefoonnummers en namen + gegevens van contactpersonen. Zo voorkomt u dat u telkens moet onthouden wat u waar heeft neergezet. U verkleint hiermee het risico dat informatie per ongeluk niet wordt bijgewerkt en voorkomt dat u uw beheertaak onnodig verzwaart. 6.3 AWBZ zorgfuncties Vul dit scherm alleen in als het voor u van toepassing is. Levert u zorg op basis van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ), dan kunt u hier aangeven welke functies u levert. U kunt aangeven of u de zorg in natura levert en of men ook met een PGB hiervoor bij u terecht kan. Doe dit door het bijbehorende hokje aan te vinken achter de functie (afbeelding 13). Afbeelding 13, AWBZ-functies 6.4 Logo/Foto De meeste mensen hechten waarde aan illustraties bij de tekst. U kunt daarom bij Logo/Foto bijvoorbeeld een logo, een foto van het bedrijfspand of een andere illustratie plaatsen (zie afbeelding 14). Toegestane bestandsformaten hiervoor zijn jpg, jpeg en gif. De maximale bestandsgrootte is 1000 Kbyte (1Mb). De afbeelding zal worden vergroot/verkleind naar 200x132 pixels met behoud van de afbeeldingverhoudingen. 16

21 Afbeelding 14, foto uploaden Bestaande of nieuwe foto uploaden Als er al foto s geplaatst zijn bij vergelijkbare organisaties en/of organisaties die binnen uw beheer vallen, dan worden deze getoond en kunt u die gebruiken als de uwe door erop te klikken (afbeelding 15). Zijn er geen foto s voorhanden waaruit u kunt kiezen, dan ziet u deze optie niet (afbeelding 14). Wilt u een nieuwe afbeelding plaatsen, klik dan boven het knopje Uploaden op Browse (of Bladeren ), zie afbeelding 15. Afbeelding 15, bestaande foto 17

22 Afbeelding 15, bladeren in de computer Ga op uw computer naar de map waar de afbeelding staat die u wilt plaatsen, selecteer het bestand en klik op Open. Het volgende scherm verschijnt, waarin de link naar het bestand ingevuld is: Afbeelding 16, pad naar de te uploaden afbeelding. 18

23 Klik nu op uploaden, om de afbeelding te plaatsen. Het volgende scherm verschijnt: Afbeelding 17, afbeelding succesvol geupload. De nieuwe afbeelding wordt getoond, het uploaden is gelukt. Klik op Volgende om door te gaan. Vindt u dit onderdeel moeilijk, is het bestand te groot of niet goed door uzelf passend te maken, dan kunt u het bestand ook per sturen naar de INVIS Servicedesk (zie paragraaf 1.2). Wij plaatsen het dan voor u, uiteraard kosteloos Logo of foto verwijderen Om een bestaand logo of foto te verwijderen gaat u naar de locatie waar het logo of de foto onder valt. Klik vervolgens in het locatiemenu (afbeelding 8) op Algemene informatie. Ga naar het tabblad Logo/Foto. Klik vervolgens op Foto verwijderen, zoals te zien in afbeelding Categorieën Bij het onderdeel categorieën kunt u aangeven in welke categorie de organisatie valt. U kunt maximaal drie categorieën aanvinken. Klik vervolgens u op 'volgende' onderaan de pagina, of op 'voltooien' links in het tabblad. 6.6 Contactpersonen bij Algemene informatie Het is belangrijk voor zowel de bezoekers van het digitale loket als voor de loketmedewerkers dat er snel en effectief kan worden doorverwezen als men meer informatie wil hebben. Daarom kunt u in INVIS contactpersonen aanmaken waar naar doorverwezen moet worden voor meer informatie over de organisatie en/of over het aanbod. De contactpersonen die moeten worden getoond bij uw Algemene informatie, kunt u hier aanmaken. De contactpersonen die moeten worden getoond bij een product, kunt u bij het product aanmaken. Ook kunt u via het locatiemenu naar de contactpersonen gaan en contactpersonen aanmaken om ze daarna te verbinden aan de Algemene informatie of aan één of meerdere producten, zie hoofdstuk 8: Contactpersonen beheren. In het voorbeeld, zie afbeelding 18, zijn er al twee contactpersonen aangemaakt, waarvan één (Paul de Groot) aangevinkt is en dus wordt getoond bij de Algemene informatie in het digitale loket. 19

24 Afbeelding 18, overzicht contactpersonen bij Algemene informatie Nieuwe contactpersoon toevoegen Om nog iemand als contactpersoon te tonen bij de Algemene informatie (in het voorbeeld kiezen we voor de fictieve persoon Renate van Zwiers), klikt u op Klik hier om een contactpersoon toe te voegen, het volgende scherm verschijnt (afbeelding 19). 20

25 Afbeelding 19, contactpersoon aanmaken bij Algemene informatie 21

26 U kunt nu het formulier direct invullen of, voor het gemak, de gegevens van een contactpersoon die u al eerder heeft aangemaakt in het formulier inladen. Om dit laatste te doen, klik op Laad waardes boven het formulier. Het volgende scherm verschijnt: Afbeelding 20, waardes inladen bij contactpersoon Selecteer nu uit de lijst de persoon waarvan u de gegevens in het nieuwe formulier wilt inladen en klik op OK. De gegevens staan nu voor u ingevuld. Nu hoeft enkel nog de naam aangepast te worden, in het voorbeeld wordt dit Renate van Zwiers. Klik op Opslaan als u de gegevens van de contactpersoon (in het voorbeeld Renate van Zwiers ) hebt ingevuld. Het volgende scherm verschijnt (afbeelding 21): Afbeelding 21, contactpersoon toegevoegd bij Algemene informatie Contactpersoon verbinden aan Algemene informatie Om er voor te zorgen dat Renate van Zwiers ook getoond wordt bij de Algemene informatie op het digitale loket, vinkt u het hokje voor haar naam aan en klik op Volgende of een andere link in INVIS. 22

27 6.6.3 Gegevens contactpersonen wijzigen of verwijderen U kunt de gegevens van een contactpersoon wijzigen door op (Wijzigen) te klikken achter de naam van de contactpersoon (zie afbeelding 21). Een contactpersoon verwijderen gaat via het kopje Contactpersonen in het locatiemenu (afbeelding 8). Meer informatie hierover vindt u in hoofdstuk 8: Contactpersonen. 6.7 Bestanden bij Algemene informatie In het loket wordt geïnformeerd en doorverwezen, maar kan men vaak ook direct geholpen worden bij het aanvragen en invullen van formulieren of andere zaken. Daarom kunt u bestanden plaatsen en deze verbinden aan de Algemene informatie en aan de producten. Het principe werkt net zoals bij contactpersonen. Alleen bestanden met de extensies jpg, jpeg, gif, pdf, doc en rtf zijn toegestaan. De maximale bestandsgrootte is 3000 Kbyte (3Mb). Afbeeldingen worden automatisch door INVIS verkleind naar 640x480 pixels indien deze groter zijn. In het voorbeeld is er al 1 bestand geplaatst en wel een link naar de website van INVIS, zie afbeelding 22. Deze wordt echter nog niet getoond bij de Algemene informatie op het digitale loket. Dit is te zien door het ontbreken van het vinkje voor de naam van het bestand. Afbeelding 22, overzicht bestanden bij Algemene informatie Bestand toevoegen Klik op Klik hier om een bestand toe te voegen om een nieuwe link of bestand toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt: 23

28 Afbeelding 23, aanmaken nieuwe bestand bij Algemene informatie Een bestand zoals genoemd in INVIS kan een bestand zijn dat u vanaf uw computer naar INVIS upload of een internetlink naar een website. Bepaal eerst of u een bestand wilt uploaden of dat u een link wilt maken door Bestand of Link te selecteren. Bestand Als u voor Bestand kiest (daar staat hij standaard op geselecteerd), selecteer dan daarna eerst het bestand op uw computer dat u wilt uploaden door op Browse (ook wel Bladeren ) te klikken. Ga vervolgens op uw computer naar de map waar het bestand staat dat u wilt plaatsen. Selecteer het bestand en klik op Open. Geef het bestand vervolgens de naam zoals u wilt dat het bestand genoemd wordt in het digitale loket, bijvoorbeeld Foto bedrijfspand of Aanmeldingsformulier thuiszorg. U kunt tevens een toelichting plaatsen. Als mensen in het digitale loket met hun muispijltje op het bestand gaan staan, dan zien zij deze toelichting. Als alles is ingevuld, klikt u op Opslaan. Link Als u Link selecteert, verdwijnt de button Browse (ook wel Bladeren ). U kunt nu de internetlink invoeren in het veld. Het voorvoegsel is niet nodig. Geef de link vervolgens de naam zoals u wilt dat de link genoemd wordt in het digitale loket, bijvoorbeeld Aanmeldingsformulier thuiszorg of Website van Onze Branchevereniging. U kunt tevens een toelichting plaatsen bij het bestand. Als mensen in het digitale loket met hun muispijltje op het bestand gaan staan, dan zien zij deze toelichting. Als alles is ingevuld, klikt u op Opslaan. U keert nu terug naar waar u gebleven was bij de Algemene informatie. In het voorbeeld is er een link gemaakt naar de website van de branchevereniging. Het bestand/de link is nu toegevoegd, zie afbeelding 24. Het is nu mogelijk om het bestand te verbinden aan de Algemene informatie. 24

29 Afbeelding 24, bestand toegevoegd Bestand verbinden aan de Algemene informatie Er staan nu twee bestanden die verbonden kunnen worden aan de Algemene informatie. Om het zojuist aangemaakte bestand te laten zien bij de Algemene informatie op het digitale loket, vinkt u het hokje voor het bestand aan. Klik op Voltooien om op te slaan en terug te gaan naar het locatiemenu of klikken op een van de tabbladen (de blauwe velden links) om snel naar die pagina te gaan als daar nog informatie aangepast moet worden Bestanden wijzigen Bestanden en hun koppelingen naar de Algemene informatie en/of producten, kunt u wijzigen onder het kopje Bestanden in het locatiemenu (zie afbeelding 8). Zie voor meer informatie hierover ook hoofdstuk 9: Bestanden beheren. 25

30 7 Productinformatie invullen/beheren Om uw productinformatie in te vullen en/of te beheren, klikt u op Productinformatie in het locatiemenu (zie afbeelding 8). Het overzicht van uw Productinformatie (afbeelding 25) verschijnt: Afbeelding 25, overzicht Productinformatie Op deze pagina kunt u nieuwe producten toevoegen en bestaande producten aanpassen/verwijderen. In het voorbeeld zijn er drie productcategorieën (maaltijdvoorziening, verpleeghuis en zorgarrangement) waaronder een product aangemaakt mag worden. 7.1 Productcategorie toevoegen/verwijderen Als u van mening bent dat u uw gegevens niet kwijt kunt onder de afgesproken productcategorieën, neemt u dan contact op met de INVIS servicedesk. De productcategorieën kunnen alleen worden toegevoegd of verwijderd worden door de medewerkers van INVIS. Samen met hen wordt bepaald welke productcategorieën toegevoegd/verwijderd moeten worden. 7.2 Leeg product vullen Onder elke productcategorie staat standaard een leeg product, te herkennen aan de naam Leeg Product (Gelieve in te vullen). Deze kunt u aanpassen door op Wijzigen voor de naam te klikken. 7.3 Onvolledige producten Elk product bevat vragen (velden) die verplicht zijn om in te vullen. Zolang deze velden niet ingevuld zijn, is het product onvolledig. Onvolledige producten worden in hun geheel niet getoond in het digitale loket. Onvolledige producten? Invoer niet akkoord. Zolang er onvolledige producten zijn, is de invoer niet akkoord en wordt u (als u nog voor de eerste keer aan het invullen bent) hiervan op de hoogte gesteld per , wanneer de afgesproken invultermijn is verstreken. Hierin wordt u verzocht om de productinformatie aan te leveren. Reageert u hier meermaals niet op, dan wordt uiteindelijk het implementatietraject eenzijdig afgesloten en de gemeente, zijnde de partij met wie u feitelijk samenwerkt via INVIS, hiervan op de hoogte gesteld. 26

31 7.4 Product toevoegen/invullen/kopiëren In het voorbeeld is het de bedoeling om de maaltijdvoorziening Dinner is served op te nemen als een product in INVIS. Deze fictieve dienst is bedoeld voor de inwoners van de gemeente Schoneland van 100 jaar en ouder zonder huisdieren die een maaltijd bezorgd willen hebben of deze willen nuttigen in het restaurant waarmee wordt samengewerkt door de organisatie. Om dit te doen, klik op Product toevoegen bovenin het overzichtscherm (afbeelding 25). De volgende pagina (afbeelding 26-1) verschijnt: Afbeelding 26-1, product toevoegen, stap 1 Eerst moet bepaald worden in welke productcategorie Dinner is served valt. In het voorbeeld is dat een maaltijdvoorziening. Wat moet ik waar onder zetten? Wanneer u het moeilijk vindt om uw dienstverlening in producten in te delen, neem dan gerust contact op met de INVIS Servicedesk (zie ook 1.2). Samen met u wordt de beste oplossing gevonden. Vervolgens kunt u ervoor kiezen om een helemaal leeg formulier in te vullen. In het voorbeeld valt echter te zien dat het product ook alvast voor u gevuld kan worden op basis van een eerder ingevuld product uit dezelfde productcategorie (afbeelding 26-2). Afbeelding 26-2, product toevoegen, stap 2 Als u een product wilt inladen, dan kunt u kiezen uit de producten van de locatie waarin u op dat moment werkt, maar ook uit producten uit dezelfde productcategorie van andere locaties waar u het beheer over heeft. Het inladen kan u veel werk schelen als het product dat u wilt toevoegen, op veel punten gelijk is aan eerder ingevulde producten uit dezelfde productcategorie. Tevens zorgt deze gelijke invulling er ook voor dat INVIS sneller kan zien of er gesynchroniseerd moet worden. Meer over synchroniseren vindt u in hoofdstuk 13: Synchroniseren. In het voorbeeld wordt gekozen voor Leeg product. Klik vervolgens op OK. Het productformulier van uw nieuwe, nog lege, product verschijnt (afbeelding 27-1). 27

32 Afbeelding 27-1, productformulier Maaltijdvoorziening Verplichte velden De vragen gemarkeerd met een rood sterretje (*) zijn verplicht. Vult u verplichte velden niet in, dan verschijnt er een uitroepteken in het tabblad waar het veld onder valt (zie afbeelding 27-2). Daarbij geldt dat u bij de items Werk-/levergebied (zie afbeelding 27-1) en Doelgroepen sowieso iets direct moet selecteren. Doet u dit niet, dan zal u niet verder kunnen gaan naar de volgende pagina. Afbeelding 27-2, markering bij tabbladen met niet ingevulde velden Zolang deze ( ) uitroeptekens in het product aanwezig zijn, is uw product onvolledig en wordt deze niet getoond in het digitale loket Naam product/dienst Natuurlijk moeten uw producten door iedereen gevonden kunnen worden. De mensen die uw product al kennen zullen rechtstreeks op de naam van het product willen zoeken. Deze productnaam vult u in bij Naam product/dienst. Dit is de naam zoals het product in uw organisatie heet. In het voorbeeld wordt hier Dinner is served ingevuld. Heeft uw product/dienst geen naam, omschrijf dan zo kort mogelijk (ongeveer drie woorden) het in het product beschreven aanbod, zodat mensen alsnog snel weten wat u product inhoudt Werk-/Levergebied Een van de belangrijkste dingen in INVIS is het werk-/levergebied van producten (zie afbeelding 27-1). Door een werk-/levergebied te selecteren geeft u aan in welke gemeente(s) u het product dat u aan het invullen bent, aanbiedt. U zegt hiermee dat de inwoners van de geselecteerde gemeenten in aanmerking komen om het product af te nemen. Geef het werk-/levergebied van het product aan door een gemeente te selecteren in het veld links en onder dit veld op Selecteren te klikken. Hierdoor wordt de gemeente van het linker naar het 28

33 rechterveld verplaatst en is daarmee geselecteerd. Ook kunt u dubbelklikken op de gemeentenamen om deze te selecteren of gebruik maken van de Ctrl en Shift -toets om meerdere gemeentes in één keer te selecteren. Strikt genomen kan uw werk-/levergebied heel Nederland zijn wanneer u niemand op geografische gronden uitsluit, maar u bent vrij om ook enkel de gemeenten in de regio te selecteren als u niet in elk loket getoond wilt worden. In het voorbeeld wordt enkel de gemeente Schoneland geselecteerd, omdat het product buiten die gemeente niet wordt geleverd. INVIS regelt op basis van het werk-/levergebied welke informatie waar en op welke manier wordt getoond, zodat de bezoekers van de digitale loketten enkel voor hun relevante organisaties en producten vinden. Ik heb geen werkgebied! Het kan voorkomen dat u geen mensen uitsluit (of mag uitsluiten) om gebruik te maken van uw producten/diensten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij zorg op basis van de AWBZ. Selecteer in dat geval alle gemeenten in de lijst. Ik zie aan de rechterkant provincienamen staan, is de gehele provincie nu geselecteerd? De provincienamen dienen enkel als een rubriek waaronder de gemeente(s) die u selecteert, kunnen worden geplaatst. Het betekent dus niet dat de hele provincie is geselecteerd als werk-/levergebied. Voor het werk-/levergebied dient elke gemeente dat in het werk-/levergebied valt, apart geselecteerd te zijn De vragen in het product Nu de naam en het werk-/levergebied zijn ingevuld, kunt u verder gaan met het productformulier (afbeelding 28). Hier worden vragen gesteld over uw product. De vragen zijn ingedeeld in genummerde tabbladen. Vul de vragen zo klantgericht mogelijk. Ga er in uw teksten vanuit dat degene die uw product straks op het digitale loket bekijkt, nog nooit van u of uw product(en) gehoord heeft. Afbeelding 28, vragen in een product 29

34 7.4.5 Vraag onduidelijk? Als niet precies duidelijk is hoe u de vraag moet beantwoorden, ga dan met de muis over het vraagteken (wanneer aanwezig) achter de vraag voor een uitleg (zie afbeelding 29). Afbeelding 29, verduidelijking bij een vraag Contactpersonen en Bestanden/Links Evenals bij de Algemene informatie, kunt u contactpersonen aanmaken waar naar doorverwezen moet worden voor meer informatie over het aanbod. Dit kan op dezelfde manier als bij de Algemene informatie, zoals omschreven in paragraaf 6.6. Ook kunt u Bestanden en/of links plaatsen en verbinden aan de producten. Deze handeling kunt u eveneens vinden in het hoofdstuk over de Algemene informatie, in paragraaf Het product Cursussen en trainingen Dit product heeft naast standaard vragen een ingebouwde mogelijkheid om per cursus een inschrijfformulier te plaatsen bij de cursusinformatie op het loket. Mensen kunnen zich op deze manier inschrijven voor de cursus. Bij Inschrijving kunt u aangeven of u het formulier wilt tonen op het loket (zie afdeelding 7-0) Afbeelding 7-0, aanmeldformulier tonen op het loket Vervolgens kunt u o.a. aangeven in welke periode mensen zich kunnen inschrijven en hoeveel beschikbare plaatsen er zijn. Bij onderdelen van het aanmeldformulier kunt u zelf selecteren welke velden u wel en niet wilt tonen. De meest gebruikte velden staan al vermeld. U kunt velden toevoegen door te klikken op het pijltje naast Selecteer velden voor het inschrijfformulier. Wanneer u klikt op Toon formulier ziet u hoe het eruit komt te zien op de website. 30

35 Afbeelding 7-1, onderdelen van het aanmeldformulier In het hoofdmenu kunt u het aantal inschrijvingen volgen. U kiest in het hoofdmenu voor Beheer cursus-aanmeldingen. Alle cursussen met het aantal inschrijvingen komen dan in beeld, zie onderstaand voorbeeld. Afbeelding 7-2, voorbeeld van een cursus in het cursusbeheer 7.6 Invulling gereed, wat nu? Als u klaar bent met het invullen van uw Algemene informatie, productinformatie, contactpersonen en bestanden, hoeft u vervolgens even niets te doen. INVIS controleert automatisch aan het einde van de afgesproken invultermijn of de invulling conform de minimumeis is (meer over de minimumeis in paragraaf 3.3, oranje kader). Deze controledatum staat vermeld in de waarin ook uw inloggegevens staan en staat tevens onder uw locatienaam in het hoofdmenu. Als de invulling akkoord (conform de minimumeis) is, ontvangt u een waarin u uw locatie(s) kunt activeren, ofwel online kunt zetten. Is de invulling niet akkoord, dan ontvangt u hier ook per een bericht over en wordt u gevraagd de missende informatie aan te leveren. Ook hieraan is een invultermijn verbonden en ook deze staat in de vermeld. 31

36 8 Contactpersonen beheren Het is belangrijk voor zowel de bezoekers van het digitale loket als voor de loketmedewerkers dat er snel en effectief kan worden doorverwezen of contact gezocht kan worden als men meer informatie wil hebben. Daarom kunt u in INVIS contactpersonen aanmaken waarmee contact gezocht moet worden bij een doorverwijzing of voor meer informatie over de organisatie en/of over het aanbod. Contactpersonen kunnen per locatie worden aangemaakt en verbonden worden aan de Algemene informatie en/of de producten. 8.1 Contactpersoon toevoegen Ga naar de locatie waar de Algemene informatie of het product onder valt, waar de contactpersoon straks aan verbonden moet worden. Klik in het locatiemenu op Contactpersonen, waarna de overzichtspagina verschijnt (afbeelding 30). Hier worden alle contactpersonen in een overzicht getoond, die onder de locatie vallen. Afbeelding 30, overzichtspagina contactpersonen Klik vervolgens op Contactpersoon toevoegen. Het volgende scherm verschijnt: 32

37 Afbeelding 31, invulformulier contactpersoon 33

38 De informatie over de contactpersoon kan hier worden ingevuld. Vervolgens kan aangevinkt worden of deze contactpersoon getoond moet worden bij de Algemene informatie en/of bij (een van) de producten Laad waardes Ook kunt u de gegevens van een contactpersoon die u al eerder heeft aangemaakt in het formulier inladen. Om dit laatste te doen, klik op Laad waardes boven het formulier, een pop-up verschijnt (afbeelding 32). Afbeelding 32, waardes inladen bij contactpersoon Selecteer nu uit de lijst de persoon waarvan u de gegevens in het formulier wilt inladen en klik op OK. U kunt ook kiezen uit de contactpersonen die al toegevoegd zijn bij andere locaties die onder uw beheer vallen. Als u deze contactpersonen laadt, worden de koppelingen met de Algemene informatie en de producten worden waar mogelijk overgenomen. 8.2 Contactpersoon wijzigen Om de gegevens van een contactpersoon te wijzigen, gaat u naar de locatie waar de contactpersoon onder valt. Klik in het locatiemenu op Contactpersonen. De overzichtspagina (afbeelding 30) verschijnt. Klik op wijzigen (voor de naam van de contactpersoon) om de gegevens aan te passen. Klik na het wijzigen op Opslaan. 34

39 8.3 Contactpersoon verwijderen Als een contactpersoon nergens meer van toepassing is, kunt u twee dingen doen. Of u laat de contactpersoon in de lijst staan, maar vinkt de koppelingen naar de Algemene informatie en producten uit of u verwijdert de contactpersoon uit de lijst. Met deze laatste handeling wordt de contactpersoon, en automatisch de bijbehorende koppelingen, permanent verwijderd uit INVIS. Om dit te doen gaat u naar de locatie waar de contactpersoon onder valt. Klik op Contactpersonen om naar de overzichtspagina (afbeelding 30) te gaan. Selecteer het hokje achter de naam van de contactpersoon en klik op verwijderen (boven de lijst). Vervolgens wordt gevraagd of u het zeker weet. Zo ja, klik op OK. De contactpersoon is verwijderd. 35

40 9 Bestanden en/of links beheren In het loket wordt doorverwezen, maar kan men vaak ook direct geholpen worden bij het aanvragen en invullen van formulieren of andere zaken. Daarom kunt u bestanden en/of links plaatsen en deze verbinden aan de Algemene informatie en aan de producten. Het principe werkt net als bij contactpersonen. Een bestand kan een bestand zijn dat u vanaf uw computer naar INVIS upload of een link (url) naar een website. Alleen bestanden met de extensies jpg, jpeg, gif, pdf, doc, rtf en xls zijn toegestaan. De maximale bestandsgrootte is 3000 KB (3Mb). Afbeeldingen worden automatisch door INVIS verkleind naar 640x480 pixels indien deze groter zijn. Afbeelding 33, overzichtspagina bestanden 9.1 Bestand toevoegen Ga naar de locatie waar de informatie staat, waarbij het bestand straks getoond moet worden. Klik vervolgens in het locatiemenu (afbeelding 8) op Bestanden/Links, waarna de overzichtspagina van de bestanden verschijnt (afbeelding 33). Hier worden alle bestanden die onder de locatie vallen in een overzicht getoond. Klik vervolgens op Bestand/Link toevoegen. Het volgende scherm verschijnt: 36

41 Afbeelding 34, bestand en/of link toevoegen Bepaal eerst of u een bestand wilt uploaden of dat u een link wilt toevoegen, door Bestand of Link bij het item Type te selecteren (zie afbeelding 34). Bestand Als u voor Bestand kiest (daar staat hij standaard op), selecteer dan daarna eerst het bestand op uw computer dat u wilt uploaden door op Browse (ook wel Bladeren ) te klikken. Ga vervolgens op uw computer naar de map waar de afbeelding staat die u wilt plaatsen (uploaden). Selecteer het bestand en klik op Open. Geef het bestand vervolgens de naam zoals u wilt dat het bestand genoemd wordt in het digitale loket, bijvoorbeeld Foto bedrijfspand of Aanmeldingsformulier thuiszorg. U kunt tevens een toelichting plaatsen. Als mensen in het digitale loket met hun muispijltje op het bestand gaan staan, dan zien zij deze toelichting. Bepaal nu waar het bestand getoond moet worden door onderaan het formulier de hokjes aan te vinken bij Algemene informatie en/of bij de producten. Als alles is ingevuld, klikt u op Opslaan. Link Als u Link selecteert, verdwijnt de button Browse (ook wel Bladeren ). U kunt nu op die plek de link invoeren in het veld. Het voorvoegsel is niet nodig. Geef de link vervolgens de naam zoals u wilt dat hij getoond wordt in het digitale loket, bijvoorbeeld Aanmeldingsformulier thuiszorg of Website v/d branchevereniging. U kunt tevens een toelichting plaatsen. Als mensen in het digitale loket met hun muispijltje op het bestand gaan staan, dan zien zij deze toelichting. Bepaal nu waar het bestand getoond moet worden door onderaan het formulier de hokjes aan te vinken bij Algemene informatie en/of bij de producten. Als alles is ingevuld, klikt u op Opslaan. 9.2 Bestand wijzigen Om de gegevens van een bestand te wijzigen, gaat u naar de locatie waar het bestand onder valt. Kies vervolgens in het locatiemenu Bestanden/Links. De overzichtspagina (afbeelding 33) verschijnt. Klik op Wijzigen (voor de naam van het bestand) om de gegevens aan te passen. Na het wijzigen klikt u op Opslaan. 37

42 9.3 Bestand verwijderen Als een bestand nergens meer van toepassing is kunt u twee dingen doen. Of u laat het bestand in de lijst staan, maar vinkt de koppelingen naar Algemene informatie en producten uit of u verwijdert het bestand uit de lijst. Met deze laatste handeling wordt het bestand, en automatisch de bijbehorende koppelingen, permanent verwijderd uit INVIS. Om het bestand permanent te verwijderen gaat u naar de locatie waar het bestand onder valt. Klik vervolgens op Bestanden/Links om naar de overzichtspagina (afbeelding 33) te gaan. Selecteer het hokje achter de naam van de het bestand en klik op Verwijderen (boven de lijst). Vervolgens wordt gevraagd of het zeker weet. Zo ja, klik op OK. Het bestand is verwijderd. 38

43 10 Statistieken U kunt zelf bekijken hoe vaak uw gegevens worden geraadpleegd door op Statistieken te klikken in het locatiemenu (afbeelding 8). Afbeelding 8, Locatiemenu Hierna verschijnt de overzichtspagina (afbeelding 35). De statistieken zijn onderverdeeld in de statistieken van de pagina met de Algemene informatie op het digitale loket en uw productpagina s. Er wordt geregistreerd hoe vaak uw pagina s zijn geraadpleegd over een bepaalde periode (afbeeldingen 36 en 37). Deze periode kunt u zelf instellen. Onder de statistieken worden de trefwoorden getoond die door bezoekers van het digitale loket gebruikt zijn om uw pagina s te bereiken. Daarnaast kunt u hier de beoordelingen over uw vermelding bekijken die gegeven zijn door bezoekers van uw pagina (zie afbeelding 38). Afbeelding 35, Overzichtspagina Statistieken Afbeelding 36, Statistieken Algemene informatie 39

44 Bij de productstatistieken wordt naast het aantal keer dat het product bekeken is, ook getoond hoe vaak het product met een ander product uit dezelfde productcategorie is vergeleken. De organisaties waarmee het product is vergeleken, worden onder de afbeelding in het scherm getoond. Afbeelding 37, Statistieken producten Afbeelding 38, Beoordelingen vermelding 40

45 11 Preview Digitaal Loket Mocht de locatie die u beheert nog de status in ontwikkeling hebben (zie ook paragraaf 3.2), dan laat de preview zien hoe uw gegevens op het loket getoond zouden worden als de organisatie de status actief zou hebben gehad. Zo kunt u snel even kijken of u tevreden bent met het resultaat van uw inspanningen, zonder dat u het risico loopt dat nog incorrecte gegevens direct door iedereen op het internet te zien zijn. Onvolledige producten worden logischerwijs ook niet in de preview getoond. Klik in het locatiemenu op Preview Digitaal loket om de preview te bekijken. Afbeelding 39, preview digitaal loket 41

46 12 Overzicht ingevoerde gegevens Het Overzicht ingevoerde gegevens geeft u een handzaam en printbaar overzicht van alle gegevens die binnen een locatie zijn ingevoerd. Deze functie laat dus ook de invulling bij onvolledige producten zien (afbeelding 40). U kunt het overzicht gebruiken wanneer u uw organisatie in moet om nog enkele gegevens te verzamelen en u uw collega s de vragen wilt voorleggen. U kunt het overzicht bekijken door in het locatiemenu te klikken op Overzicht ingevoerde gegevens. U kunt dit overzicht gemakkelijk printen door op Print deze pagina te klikken linksboven in het overzicht (zie afbeelding 40). Afbeelding 40, overzicht ingevoerde gegevens 42

47 13 Synchroniseren Als u meerdere producten binnen een productcategorie beheert, al dan niet verspreid over verschillende locaties, dan is het in een aantal gevallen mogelijk om te synchroniseren. U hoeft dan slechts één keer een veld aan te passen en INVIS kan deze aanpassing dan direct overal waar dat mogelijk en wenselijk is, automatisch voor u doorvoeren Synchroniseren in de praktijk Elke keer dat u iets aanpast in een product, controleert INVIS of datgene wat u heeft aanpast ook op die manier nog in een ander product staat. INVIS zal dan de suggestie doen om in een keer in alle producten dat veld op dezelfde manier aan te passen. Synchroniseren kan u dus veel werk schelen, zeker als u veel locaties met (qua invulling) sterk op elkaar lijkende producten beheert. In het voorbeeld wordt het product Broodmaaltijden aangepast, omdat de broodmaaltijden nu ook kunnen worden afgehaald. Op het moment dat u op Volgende of een andere knop klikt waardoor de aanpassing wordt opgeslagen, verschijnt het synchronisatiescherm (afbeelding 41). Afbeelding 41, synchronisatiescherm Omdat de aanpassing in het voorbeeld ook geldt voor het product Dinner is served, kan dat product aangevinkt worden. Klik vervolgens op Synchroniseer. De aanpassing wordt nu ook in Dinner is served doorgevoerd. Na de synchronisatie keert u automatisch terug naar de pagina waar u heen zou gaan als het synchronisatiescherm niet tevoorschijn was gekomen. Ik heb dezelfde informatie ergens anders staan, maar hij synchroniseert niet! Synchroniseren steekt erg nauw. INVIS kan alleen synchroniseren als datgene wat u hebt aangepast, exact op dezelfde manier ergens anders ook staat. Een letter, spatie of een komma verschil en INVIS zal geen synchronisatie kunnen aanbieden. Er kan ook niet op lege velden gesynchroniseerd worden Synchronisatie overslaan Wanneer het synchronisatiescherm verschijnt, maar de aanpassing is niet van toepassing op andere producten, sla dan de synchronisatie over. Doe dit door geen producten aan te vinken en direct onderaan de pagina op Overslaan te klikken. U keert dan automatisch terug naar de pagina waar u heen zou gaan als het synchronisatiescherm niet tevoorschijn was gekomen. 43