Self Service Portal Handleiding

Transcriptie

1 P E O P L E I M P R O V E P E R F O R M A N C E Self Service Portal Handleiding Versie

2

3 Inhoud 1. Introductie Contact Ondersteunde browsers Self Service Portal Login Overzicht Self Service Portal - Alle rollen Gebruikersrollen in de Self Service Portal Overzicht Test assistent Kandidaten selectie maken Nieuwe kandidaten toevoegen: Kandidaten zoeken: Kandidaten groeperen Test aanvraag Test beheer Groepsoverzicht maken Quick Start Aanvraag procedure Connector Ability Aanvraag procedure Reflector Aanvraag procedure Reflector Big Five Personality Overzicht Organisatie manager Nieuwe organisatie toevoegen Organisatie informatie Organisatie instellingen Abonnementen Instellingen abonnementen Wijzig teksten Subscriptie Credit velden Overzicht Profiel manager Competentie profiel toevoegen Competentie profiel wijzigen Voorbeeld Competentie profielen HR Manager overview Index 31 Self Service Portal Handleiding i

4

5 1. Introductie Deze manual beschrijft de belangrijkste kenmerken van PiCompany's Self Service Portal. Na het lezen van deze manual bent u in staat om testen te verzenden, testen te beheren en rapporten met de resultaten van de testen op te vragen. In dit Hoofdstuk Contact... 3 Ondersteunde browsers... 3 Self Service Portal Login... 4 Overzicht Self Service Portal - Alle rollen... 4 Gebruikersrollen in de Self Service Portal Contact Vragen over testinstrumenten of SSP kunt u het beste sturen naar Service@Q-Assessments.com. Wij streven er naar om op werkdagen binnen 24 uur te antwoorden Ondersteunde browsers De Self Service Portal ondersteunt de volgende browsers: Microsoft Internet Explorer 6.0+ Mozilla Firefox 2.0+ We hebben onderstaande browsers niet getest, maar we verwachten dat alle functionaliteiten van de Self Service Portal's zullen worden ondersteund: Apple Safari 3.0+ Google Chrome Opera 9.5+ Noot: Voor alle browsers geldt dat Java Runtime Environment geïnstalleerd moet zijn en dat de Pop-up blocker moet zijn uitgeschakeld. Neem contact op met uw system administrateur indien u hier vragen over heeft. Self Service Portal Handleiding - september

6 1.3. Self Service Portal Login 1 Ga naar de Self Service Portal login pagina ( 2 Vul uw login gegevens in. 3 Klik op Login 1.4. Overzicht Self Service Portal - Alle rollen De Self Service Portal (SSP) is verdeeld in 4 secties. 1 SSP MENU - geeft toegang tot de verschillende menu's in de Self Service Portal. Welke items worden getoond hangt af van je instellingen. 2 ZOEK VELDEN - om kandidaten te zoeken die al in de database staan 3 KANDIDATEN SELECTIE - toont alle kandidaten die zijn geselecteerd om te worden uitgenodigd voor een test 4 KNOPPEN - om een actie te annuleren, bevestigen of opslaan. De volgende hoofdstukken gaan verder in op de functionaliteiten van de verschillende menu's. 4 Self Service Portal Handleiding

7 1.5. Gebruikersrollen in de Self Service Portal De volgende terminologie wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen de verschillende type gebruikers: Gebruiker: Een persoon binnen de Self Service Portal met een login code. De toegang tot verschillende onderdelen wordt bepaald door de rollen die hij/zij heeft. Kandidaat: Een Self Service Portal gebruiker zonder rollen. Kan enkel testen invullen of Respondenten uitnodigen. Respondent: Een persoon die feedback geeft aan een Kandidaat in een feedback instrument zoals de Reflector 360. Elke gebruiker heeft een gebruikersnaam, wachtwoord en één of meerdere rollen. Deze rollen bepalen welke taken de gebruiker kan uitvoeren, welke menu items er zichtbaar zijn, welke data beschikbaar is en wat ze met die data kunnen doen. De verschillende rollen zijn: Testassistent HR manager Profiel manager Organisatie manager Gebruikers, kandidaten en respondenten zijn altijd verbonden met één organisatie binnen de Self Service Portal Noot: Het wordt aangeraden om iedere gebruiker tenminste de rol Testassistent te geven. Self Service Portal Handleiding - september

8

9 2. Overzicht Test assistent De rol van Testassistent rol geeft toegang tot het KANDIDATEN menu. Dit maakt het mogelijk voor u om de kandidaten van uw organisatie te beheren binnen de Self Service Portal. Begin altijd met het maken van een kandidaten selectie om vervolgens (nieuwe) kandidaten te kunnen uitnodigen of informatie op te halen over bestaande kandidaten. Om dit efficiënter te kunnen doen is er de mogelijkheid om kandidaten die hetzelfde programma volgen te groeperen in een kandidaten groep. Deze groepering maakt het eenvoudiger om deze kandidaten te beheren (bv. om informatie te verkrijgen over de status van de testen). In dit Hoofdstuk Kandidaten selectie maken... 7 Kandidaten groeperen... 8 Test aanvraag... 9 Test beheer Groepsoverzicht maken Kandidaten selectie maken Er zijn twee manieren om een kandidaten selectie te maken: 1 Nieuwe kandidaten aan de database toevoegen via Kandidaten toevoegen 2 Bestaande kandidaten uit de database gebruiken via Kandidaten zoeken Nieuwe kandidaten toevoegen: 1 Klik op KANDIDATEN TOEVOEGEN. 2 Klik op '+' om een kandidaat toe te voegen aan de lijst 3 Vul alle velden in gemarkeerd met een asterisk (*). De overige velden zijn niet verplicht. 4 Klik op Ok om de nieuwe kandidaat aan de database en huidige selectie toe te voegen. 5 Klik op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder wijzigingen op te slaan Kandidaten zoeken: 1 Klik op KANDIDATEN ZOEKEN Self Service Portal Handleiding - september

10 2 Vul je zoekterm(en) (bv. achternaam) in de beschikbare zoekvelden in en klik Zoeken. Let op: Een zoekvraag zal een maximum van 100 resultaten opleveren. Deze worden weergeven op 10 pagina's met 10 resultaten per pagina. 3 Selecteer de juiste kandidaten door per rij de hokjes aan te vinken. Indien nodig, kies de volgende pagina en ga verder met het selecteren van kandidaten. 4 Klik op Toevoegen om de geselecteerde kandidaten toe te voegen aan de kandidaten selectie. 5 Ga door totdat uw selectie compleet is. Let op: Gebruik KANDIDATEN ZOEKEN niet als u nog bezig bent met een kandidaten selectie maken. Dit reset uw gehele selectie. Gebruik in plaats daarvan de zoekvelden op de "Kandidaten zoeken" pagina en de Zoeken knop Kandidaten groeperen Kandidaten groeperen kan erg handig zijn. Kandidaten die in hetzelfde project zitten of een assessment op de zelfde dag doen kunnen gegroepeerd worden. Dit heeft het grote voordeel dat het een stuk eenvoudiger is om een kandidaten selectie te maken met deze zelfde kandidaten. 1 Maak een kandidaten selectie (indien nodig) 2 Klik op Groeperen om te beginnen met de groepering van de actieve kandidaten selectie 3 Typ een groepsnaam in het desbetreffende veld (bv. "week 38" of "Trainees") 4 Klik wederom op Groeperen. 5 Voor alle kandidaten binnen de kandidaten selectie wordt de Huidige groep en de Nieuwe groep weergegeven. 6 Klik wederom op Groeperen om de groepering te voltooien. 7 Klik op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder wijzigingen op te slaan. Let op: Een kandidaat kan op elk moment tussen verschillende groepen wisselen, echter kan maar in 1 groep zitten. Ook kan je de afdelingen in uw organisatie gebruiken om een extra laag toe te voegen aan uw kandidaten. Zo kan je bijvoorbeeld de afdeling "Trainees" toe voegen en deze afdeling onderverdelen in kandidaten. Afdelingen toevoegen maakt deel uit van de HR manager rol, zie desbetreffende instructie voor meer informatie over het gebruik van afdelingen. 8 Self Service Portal Handleiding

11 2.3. Test aanvraag Zodra u een kandidaten selectie hebt gemaakt kunt u één of meerdere testen aanvragen voor alle kandidaten. Hoe u een kandidaten selectie maakt wordt uitgelegd in "Kandidaten selectie maken". 1 Klik op Test aanvraag om de aanvraag te starten. 2 Vink de benodigde test(en) aan. 3 Selecteer een Norm / Profiel indien nodig. 4 Klik op de naam van het instrument om de instrument taal, rapportage taal en de retour datum aan te passen. Standaard wordt de taal van de kandidaat gebruikt. a) Klik op Bewaren om de nieuwe instellingen te behouden b) Klik op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder wijzigingen op te slaan. 5 Wanneer van toepassing, kies een Normgroep / Profiel. 6 Klik op Ok om door te gaan met de test aanvraag. 7 Klik op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder wijzigingen op te slaan. Self Service Portal Handleiding - september

12 Op de pagina Samenvatting aanvraag zie je een overzicht van de test(en) die u voor elk persoon heeft aangevraagd. Wanneer u alle benodigde informatie heeft ingevuld zal de achtergrondkleur van de rij met test informatie groen worden en zal er een teken in de STATUS kolom verschijnen. Wanneer er informatie mist zal er een! teken verschijnen. Als u met de cursor op dit teken wijst kunt u zien welke informatie nog mist. De instellingen kunt u aanpassen door op de naam van het instrument te klikken. 8 Klik op Ok om de test aanvraag af te ronden. De s met informatie over het invullen van de vragenlijst worden dan verstuurd naar de kandidaten. De zal worden verstuurd in de taal van de kandidaat. Meer gedetailleerde informatie over de test aanvraag procedure wordt gegeven in het "Quick Start" gedeelte Test beheer Via Test Beheer kunt u de voortgang van de test afnamen van al uw kandidaten uit de kandidaten selectie bekijken. Klik op Testbeheer om alle testen voor de kandidaten uit uw kandidaten selectie te bekijken. Testen met de status OPEN zijn verstuurd naar de kandidaat, maar de kandidaat is nog niet begonnen met de test. Deze tests kunnen aangepast worden door op BEHEER te klikken. U kunt nu: a) opnieuw uitnodigingen versturen naar elk adres. b) de rapportage taal, het profiel, de taal van de vragenlijst, sluitingsdatum en de gebruikte normgroep veranderen. c) de test verwijderen uit te lijst. Dit zorgt ervoor dat ongebruikte testen niet meer gebruikt worden, bv. wanneer uw selectie periode is beëindigd. Let op: Alleen testen waarvoor de Retour datum nog niet is verlopen en de status OPEN hebben kunnen verwijderd worden. 10 Self Service Portal Handleiding

13 Testen met de status VERWERKT zijn voltooid. Het rapport is gegenereerd en verstuurd. Klik RAPPORT om het rapport opnieuw te versturen of het online te bekijken. Testen met de status PRINTING worden gegenereerd. Zodra het rapport is gegenereerd zal de status veranderen naar PROCESSED. Normaliter duurt het minder dan een uur voordat een rapport gegenereerd is, echter soms kan dit tot maximaal 24 uur duren. Wanneer het langer duurt, neem dan contact op met uw contactpersoon Groepsoverzicht maken Wanneer een kandidaten selectie 3 kandidaten met dezelfde voltooide testen bevat kunt u een groepsrapportage genereren. 1 Maak een selectie van alle kandidaten die dezelfde testen hebben gemaakt, gebaseerd op hetzelfde competentie profiel. 2 Selecteer het instrument 3 Selecteer de taal 4 Klik Maak rapportage Self Service Portal Handleiding - september

14

15 3. Quick Start In dit Hoofdstuk Aanvraag procedure Connector Ability...13 Aanvraag procedure Reflector Aanvraag procedure Reflector Big Five Personality Aanvraag procedure Connector Ability Onderstaand wordt een gedetailleerde beschrijving gegeven voor de Connector Ability aanvraag procedure. 1 Maak een kandidaten selectie voor meerdere kandidaten 2 Klik op Test aanvraag om de aanvraag te starten. 3 Vink de Connector Ability aan 4 Kies een norm 5 Standaard wordt de taal van de kandidaat gebruikt als rapportage taal en instrument / taal. Klik op de naam van het instrument om de rapportage taal en de uiterste invoerdatum voor alle kandidaten aan te passen. 6 Klik op Bewaren om de nieuwe instellingen te behouden 7 Klik op Ok om door te gaan met de test aanvraag. Als u de rapportage taal voor een specifieke kandidaat wilt aanpassen: a) Klik op de naam van het instrument onder de naam van de kandidaat op de Aanvraag samenvatting pagina. b) Waar gewenst kunt u het nu aanpassen. c) Klik op Ok om door te gaan met de test aanvraag. 8 Klik op Ok om door te gaan met de test aanvraag. De test wordt nu verstuurd! 9 Klik op Verder om de test aanvraag te voltooien. U keert terug naar uw kandidaten selectie. Self Service Portal Handleiding - september

16 3.2. Aanvraag procedure Reflector 360 Onderstaand wordt een gedetailleerde beschrijving gegeven voor de Reflector 360 aanvraag procedure. Bij de Reflector 360 kunnen de kandidaten zelf de respondenten uitnodigen of u kunt de respondenten uitnodigen voor de kandidaat. Door het adres van de kandidaat te wijzigen in uw eigen adres heeft u volledige controle over de procedure en kunt u alles voor de kandidaat regelen en bijhouden. Kandidaat voegt respondenten toe. 1 Maak een kandidaten selectie voor meerdere kandidaten 2 Klik op Test aanvraag om de aanvraag te starten. 3 Selecteer de Reflector Kies het gewenste profiel. 5 Klik op Ok om door te gaan met de test aanvraag. 6 Klik op Ok om de uitnodigings te versturen naar de kandidaat. De kandidaat zal twee s ontvangen. Eén bevat de uitnodiging om respondenten op te geven voor de Reflector 360. De andere is een uitnodiging om de Zelf vragenlijst van de Reflector 360 in te vullen. Om de teksten te kunnen wijzigen moet u de Organisatie manager rol hebben. Zie de relevante documentatie voor meer informatie over het wijzigen van teksten. 7 Klik op Verder om de test aanvraag te voltooien. U keert terug naar uw kandidaten selectie. Test assistent voegt respondenten toe 1 Maak een kandidaten selectie voor meerdere kandidaten 2 Klik op Test aanvraag om de aanvraag te starten. 3 Selecteer de Reflector Kies het gewenste profiel. 5 Klik op Ok om door te gaan met de test aanvraag. 6 Klik op de instrumentnaam onder de naam van de kandidaat op de Samenvatting aanvraag pagina. 7 Vul voor elke respondent de velden Naam, , Taal en Respondentgroep in. Het wordt aangeraden om tenminste 1 Leidinggevende en 2 respondenten per respondent groep op te geven. Verander de taal van het rapport of de retour datum indien gewenst. 8 Klik op Ok om alle wijzigingen op te slaan. 9 Klik op Ok om de uitnodigings naar de kandidaten en respondenten te versturen 10 Klik op Verder om de test aanvraag te voltooien. U keert terug naar uw kandidaten selectie. 14 Self Service Portal Handleiding

17 3.3. Aanvraag procedure Reflector Big Five Personality Onderstaand wordt een gedetailleerde beschrijving van de Reflector Big Five Personality aanvraag procedure gegeven. 1 Maak een kandidaten selectie voor meerdere kandidaten 2 Klik op Test aanvraag om de aanvraag te starten. 3 Selecteer de Reflector Big Five Personality 4 Kies het gewenste profiel. 5 Klik op Ok om door te gaan met de test aanvraag. Indien u het profiel voor een kandidaat wilt wijzigen: a) Klik op de instrument naam onder de kandidaat op de Samenvatting aanvraag pagina. b) Wijzig het profiel c) Klik op Ok om door te gaan met de test aanvraag. 6 Klik op Ok om door te gaan met de test aanvraag. De uitnodigings zal worden verzonden! 7 Klik op Verder om de test aanvraag te voltooien. U keert terug naar uw kandidaten selectie. Self Service Portal Handleiding - september

18

19 4. Overzicht Organisatie manager De rol Organisatie manager geeft toegang tot het ORGANISATIE BEHEER menu. Hier kunt u informatie over de organisatie van uw cliënten aanpassen en nieuwe organisaties toevoegen. Binnen een organisatie hebben alle gebruikers dezelfde instellingen en toegang tot dezelfde tests en data. Wanneer u wilt dat een specifiek deel van een organisatie toegang krijgt tot een bepaald aantal instrumenten of andere instellingen, dan kunt u meerdere organisaties per klant aanmaken. In dit Hoofdstuk Nieuwe organisatie toevoegen Organisatie informatie Organisatie instellingen Abonnementen Subscriptie Credit velden Nieuwe organisatie toevoegen 1 Klik ORGANISATIE BEHEER. 2 Klik Toevoegen op de onderkant van de pagina. 3 Vul alle velden in gemarkeerd met een asterisk (*). De overige velden zijn niet verplicht. Een beschrijving van de velden wordt hieronder gegeven. Organisatie veld Bedrijfsnaam Organisatietype Taal Land Afzender vragenlijst Afzender rapportage Beschrijving De naam die u wilt gebruiken voor de organisatie Eind organisatie: Deze organisatie kan zelf geen andere organisaties aanmaken. Organisatie met licentie: Deze organisatie kan zelf andere organisaties (bv. Eind organisatie) aanmaken. De standaard systeem taal voor de organisatie. Het land waarin de organisatie zijn hoofdkantoor heeft. De naam van degene die de uitnodigings verstuurd. De naam van degene die het rapport verstuurt. 1 Click Ok to save the information 2 Klik op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder wijzigingen op te slaan. Note: You still need to add subscriptions, credits and a system administrator to this organization. Self Service Portal Handleiding - september

20 4.2. Organisatie informatie In Organisatie gegevens kunt u de organisatie instellingen aanpassen die ingesteld waren toen de organisatie gemaakt was. Organisatie veld Bedrijfsnaam Organisatietype Taal Land Afzender vragenlijst Afzender rapportage Beschrijving De naam die u wilt gebruiken voor de organisatie Eind organisatie: Deze organisatie kan zelf geen andere organisaties aanmaken. Organisatie met licentie: Deze organisatie kan zelf andere organisaties (bv. Eind organisatie) aanmaken. De standaard systeem taal voor de organisatie. Het land waarin de organisatie zijn hoofdkantoor heeft. De naam van degene die de uitnodigings verstuurd. De naam van degene die het rapport verstuurt Organisatie instellingen Bij Instellingen kunt u de velden die worden gebruikt bij het toevoegen van een gebruiker definiëren, bepalen welke normen er gebruikt kunnen worden, welke talen er gebruikt kunnen worden en of er gebruik wordt gemaakt van afdelingen binnen Self Service Portal. PERSOONSVELDEN: Hier kunt u aangeven welke velden er getoond worden en welke verplicht zijn bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker in het systeem. NORMEN: Hier kunt u aangeven welke normen er beschikbaar zijn. Normen die al geselecteerd zijn en niet kunnen worden gewijzigd zijn altijd beschikbaar. TALEN: Hier kunt u aangeven welke talen beschikbaar zijn binnen de Self Service Portal. U kunt dan s verzenden in deze taal en de instrumenten kunnen in deze taal worden ingevuld. AFDELINGEN: Afdelingen kunnen worden gebruikt om gebruikers binnen een grote organisatie te ordenen. Zodra afdelingen zijn ingesteld worden deze getoond zodra u een gebruiker wijzigt of toevoegt. U kunt aangeven dat een Testassistent alleen toegang heeft tot de eigen kandidaten in een eigen afdeling. Neem voor meer informatie hierover contact op met uw contact persoon. 18 Self Service Portal Handleiding

21 4.4. Abonnementen Een abonnement / subscriptie is een licentie om een van PiCompany's instrumenten te gebruiken. Een abonnement kan voor een bepaalde periode of een bepaald aantal tests zijn. U hebt een abonnement nodig om testen te kunnen uitsturen voor een instrument. Instellingen en Credits moeten voltooid zijn voordat een abonnement gebruikt kan worden Instellingen abonnementen Algemene instellingen Veld Automatisch printen Geen vragenlijst versturen Zichtbaar in Self Service Portal Standaard aantal respondenten Beschrijving Ja: Het rapport wordt automatisch gegenereerd zodra de vragenlijst voltooid is. Nee: Het rapport moet handmatig gegenereerd worden via Test management Ja: De vragenlijst wordt niet verstuurd. De kandidaat heeft een gebruikersnaam en wachtwoord nodig om in te loggen. Nee: Een met een directe link naar de vragenlijst wordt verstuurd. Ja: Het instrument wordt getoond in de Self Service Portal Nee: Het instrument wordt niet getoond in de Self Service Portal. Alleen voor de Reflector 360. Aantal velden dat wordt weergegeven voor het toevoegen van respondenten aan een Reflector 360. Niet alle velden hoeven ingevuld te worden. Self Service Portal Handleiding - september

22 Herinneringinterval in dagen adres credit notificatie Alleen voor de Reflector 360. Aantal dagen tussen de herinnerings s voor de kandidaat. adres dat een notificatie ontvangt wanneer het aantal credits onder de aangegeven grens is. Rapport verzenden naar: Veld Kandidaat Aanvrager Vast adres Gedrag indien het veld is aangevinkt of ingevuld Het rapport wordt verzonden naar het adres dat is opgegeven bij de kandidaat die het instrument heeft ingevuld. Het rapport wordt verzonden naar het adres van de gebruiker die de vragenlijst heeft verstuurd van uit de Self Service Portal Het rapport wordt verzonden naar het adres opgegeven in het veld. Er is geen check of het een correct adres betreft. Klik op Ok om alle wijzigingen op te slaan. Klik op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder wijzigingen op te slaan Wijzig teksten De templates (zie "Standaard templates" op pagina 21) die worden gebruikt voor het versturen van uitnodigings s, herinnerings s of rapport s zijn gelinked aan een instrument abonnement. Om een template aan te passen: 1 Klik op ORGANISATIE BEHEER Abonnementen 2 Kies het juiste abonnement en klik op Instellingen 3 Klik op Wijzig tekst 20 Self Service Portal Handleiding

23 4 Selecteer de geschikte taal 5 Selecteer de juiste template. Templates die niet relevant zijn voor een specifiek abonnement zijn gedeactiveerd 6 Wijzig de tekst 7 Klik op Ok Standaard templates Uw Self Service Portal zal zijn opgeleverd met een aantal standaard templates. Indien gewenst kunt u deze templates aan passen. Onderstaand vindt u een beschrijving van de verschillende templates die kunnen worden gebruikt. template Uitnodiging Gebruik Zal worden verstuurd naar de kandidaat van een feedback vragenlijsten zoals de Reflector 360. Het bevat een uitleg over hoe de kandidaat respondenten kan uitnodigen voor zijn / haar evaluatie. Self Service Portal Handleiding - september

24 Vragenlijst kandidaat Vragenlijst respondent Herinnering kandidaat Rapportage Wordt verstuurd naar alle kandidaten die een instrument moeten invullen. Het bevat de hyperlink naar het instrument. Wordt verstuurd naar respondenten van een feedback vragenlijst. Het bevat instructies over hoed het instrument in te vullen. Wordt verstuurd naar kandidaten van een feedback vragenlijst. Het bevat een overzicht waarin staat hoeveel respondenten de vragenlijst hebben ingevuld. Wordt verstuurd naar de personen die het rapport ontvangen. Het bevat het rapport van een instrument als attachment Subscriptie Credit velden Veld Type Granted Gebruikt Start datum Eind datum Status Deactiveren Beschrijving Prepaid: Alle credits zijn op vooraf gefactureerd Pay per use: Alleen gebruikte credits worden achteraf gefactureerd. Aantal credits voor huidige subscriptie Aantal gebruikte credits Start datum van de subscriptie. Dit kan als datum in de toekomst gezet worden. Datum tot wanneer een subscriptie actief is. Actief : Subscriptie is in gebruik. Inactieve subscripties worden niet weergegeven. Alleen credits van subscripties van sub-organisaties kunnen gedeactiveerd worden. Wanneer een subscriptie gedeactiveerd is zullen de overgebleven credits toegevoegd worden aan de basis subscriptie waar de credits oorspronkelijk vandaan komen. 22 Self Service Portal Handleiding

25 5. Overzicht Profiel manager De Profiel manager rol geeft toegang tot het PROFIELBEHEER menu. Dit maakt het voor u mogelijk om competentie profielen te maken en bij te houden. Het competentieprofiel, een selectie van competenties, definieert op welke competenties een instrument zal rapporteren. In dit Hoofdstuk Competentie profiel toevoegen Competentie profiel wijzigen Voorbeeld Competentie profielen Competentie profiel toevoegen 1 Klik PROFIELBEHEER TOEVOEGEN 2 Vul de naam van het competentie profiel in het tekstvak PROFIEL in. Noot: U moet de naam van het profiel invullen voordat u competenties selecteert. 3 Vink elke competentie (in het juiste competentie model) die nodig is in het profiel aan. 4 Klik Bewaren om het competentie profiel op te slaan. 5 Klik op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder wijzigingen op te slaan Competentie profiel wijzigen 1 Klik op PROFIELBEHEER Noot: U kunt alleen de naam van een competentie profiel veranderen, niet de geselecteerde competenties. Als u de competenties van een bepaald profiel wilt veranderen, moet u het competentie profiel verwijderen en een nieuwe aanmaken met de gewenste competenties 2 Selecteer het competentie profiel van welke u de naam wilt wijzigen. 3 Verander de naam 4 Klik op Bewaren om het competentie profiel op te slaan Self Service Portal Handleiding - september

26 5 Klik op Annuleren om terug te keren naar het vorige scherm zonder wijzigingen op te slaan. 6 Klik op Verwijderen om het competentie profiel te verwijderen 24 Self Service Portal Handleiding

27 5.3. Voorbeeld Competentie profielen 1. Commercieel medewerker binnendienst Realiseren van de verkoop van diensten/producten vanaf de werkplek en het behouden van klanten voor de toekomst. Competenties: Klantgerichtheid, Probleem analyse, Organiseren eigen werk, Resultaatgerichtheid, Flexibel gedrag en Mondelinge communicatie 2. Commercieel medewerker buitendienst Realiseren van de verkoop van diensten/producten door bij klanten langs te gaan en het behouden van klanten voor de toekomst. Competenties: Klantgerichtheid, Netwerken, Probleem analyse, Ondernemerschap, Onderhandelen, Resultaatgerichtheid, Initiatief en Vasthoudendheid 3. Facilitair medewerker Bijdragen aan een goed verloop van operationele processen, onderhoud van gebouwen en/ of andere bedrijfsmiddelen binnen de organisatie. Competenties: Plannen en Organiseren, Oordeelsvorming, Klantgerichtheid, Luisteren, Flexibel gedrag en Initiatief 4. Intern adviseur Adviseren vanuit een vakspecialistische discipline binnen de eigen organisatie. Competenties: Probleem analyse, Oordeelsvorming, Organisatie sensitiviteit, Omgevingsbewustzijn, Klantgerichtheid en Flexibel gedrag 5. Medewerker administratieve en secretariële ondersteuning Ondersteunen van organisatieprocessen en/of individuen of groepen door het beheren van de daarbij benodigde administratie en het onderhouden van contacten, correspondentie en archivering. Competenties: Organiseren eigen werk, Kwaliteitsgerichtheid, Voortgangsbewaking, Klantgerichtheid en Probleem analyse Self Service Portal Handleiding - september

28 6. Medewerker communicatie Informeren van derden over producten en diensten aanbod van de eigen organisatie en het verwerken van marktgegevens. Competenties: Plannen en Organiseren, Oordeelsvorming, Omgevingsbewustzijn, Mondelinge communicatie, Marktgerichtheid, Netwerken en Schriftelijke communicatie 7. Medewerker finance en control Bijdragen aan goed verlopende interne financiële processen. Competenties: Probleem analyse, Schriftelijke communicatie, Onafhankelijkheid, Kwaliteitsgerichtheid, Organiseren eigen werk en Oordeelsvorming 8. Medewerker servicedesk Verlenen van service aan klanten op basis van goed omschreven standaarden. Competenties: Klantgerichtheid, Oordeelsvorming, Luisteren, Mondelinge communicatie, Kwaliteitsgerichtheid en Discipline 9. Ontwikkelaar Verrichten van onderzoek binnen eigen discipline en het ontwikkelen van nieuwe producten of oplossingen. Competenties: Probleem analyse, Oordeelsvorming, Omgevingsbewustzijn, Kwaliteitsgerichtheid, Marktgerichtheid en Resultaatgerichtheid 10. Operationeel leidinggevende Leidinggevende aan een groep uitvoerende medewerkers. Competenties: Groepsgericht Leidinggeven, Plannen en Organiseren, Flexibel gedrag, Resultaatgerichtheid, Coachen en Samenwerken 11. Professioneel adviseur Adviseren vanuit een vakspecialistische discipline aan andere organisaties. Competenties: Probleem analyse, Oordeelsvorming, Klantgerichtheid, Kwaliteitsgerichtheid, Omgevingsbewustzijn en Overtuigingskracht 26 Self Service Portal Handleiding

29 12. Projectleider Managen van projecten op basis van een gedefinieerd projectplan en projectstructuur. Competenties: Probleem analyse, Plannen en Organiseren, Resultaatgerichtheid, Samenwerken, Initiatief, Onderhandelen en Besluitvaardigheid 13. Strategisch manager Eindverantwoordelijke voor een onderneming of divisie. Competenties: Leidinggeven, Besluitvaardigheid, Resultaatgerichtheid, Organisatie sensitiviteit, Omgevingsbewustzijn, Netwerken en Visie 14. Tactisch manager Eindverantwoordelijke voor een unit of afdeling. Competenties: Leidinggeven, Besluitvaardigheid, Resultaatgerichtheid, Organisatie sensitiviteit, Netwerken, Visie en Initiatief 15. Trainer Opleiden, trainen en/of begeleiden van individuen en/of groepen. Competenties: Klantgerichtheid, Probleem analyse, Mondelinge presentatie, Impact, Leervermogen en Flexibel gedrag 16. Vakdeskundige specialist Produceren van producten/diensten vanuit gespecialiseerde kennis Competenties: Oordeelsvorming, Probleem analyse, Resultaatgerichtheid, Kwaliteitsgerichtheid, Marktgerichtheid, Samenwerken en Initiatief Self Service Portal Handleiding - september

30

31 6. HR Manager overview De HR manager rol geeft toegang tot het MANAGEMENT OVERZICHT menu, een gedetailleerd overzicht van de gebruikte credits binnen de geselecteerde maand. Standaard wordt het gebruik van de huidige maand weergegeven. De pijlen kunnen gebruikt worden om een eerdere maand te selecteren. Indien nodig kunnen de filters bovenin de kolommen gebruikt worden om specifieke informatie te selecteren. U kunt maar 1 maand tegelijk selecteren. Self Service Portal Handleiding - september

32

33 7. Index A Aanvraag procedure Connector Ability - 13 Aanvraag procedure Reflector Aanvraag procedure Reflector Big Five Personality - 15 Abonnementen - 19 C Competentie profiel toevoegen - 23 Competentie profiel wijzigen - 23 Contact - 3 G Gebruikersrollen in de Self Service Portal - 5 Groepsoverzicht maken - 11 H HR Manager overview - 29 I Instellingen abonnementen - 19 Introductie - 3 K Kandidaten groeperen - 8 Kandidaten selectie maken - 7 Kandidaten zoeken: - 7 N Nieuwe kandidaten toevoegen: - 7 Nieuwe organisatie toevoegen - 17 O Ondersteunde browsers - 3 Organisatie informatie - 18 Organisatie instellingen - 18 Overzicht Organisatie manager - 17 Overzicht Profiel manager - 23 Overzicht Self Service Portal - Alle rollen - 4 Overzicht Test assistent - 7 Q Quick Start - 13 S Self Service Portal Login - 4 Standaard templates - 20, 21 Subscriptie Credit velden - 22 T Test aanvraag - 9 Test beheer - 10 V Voorbeeld Competentie profielen - 25 W Wijzig teksten - 20 Self Service Portal Handleiding - september