Inhoud. Activiteitenplan Activiteitenplan Drie uitdagingen voor 2017 p Kerntaken p Marketing en groei p Projecten p.

Transcriptie

1 Inhoud 10 Activiteitenplan Drie uitdagingen voor 17 p Kerntaken p Marketing en groei p Projecten p. 5 Bijlagen: Bijlage 1: Begroting 17 Bijlage 2: Toelichting begroting 17 Activiteitenplan DRIE UITDAGINGEN VOOR 17 Dit activiteitenplan borduurt voort op het beleids- en activiteitenplan van Stichting Hoormij voor de periode wordt het derde jaar van Stichting Hoormij. Het is in de eerste twee jaar van het bestaan van de federatie gelukt om naamsbekendheid en een positief imago op te bouwen. Er is een nieuwe website die de drie verenigingswebsites vervangt. Het nieuwe Hoormij Magazine is begin 16 gelanceerd, het periodiek voor alle leden van de drie verenigingen waaruit Stichting Hoormij is opgebouwd, waarbij de kosten zijn teruggebracht zoals aangekondigd in het beleidsplan De uitvoerende activiteiten van de drie verenigingen zijn ondergebracht in de doelgroepcommissies van Stichting Hoormij, waarbij ook SpraakSaam een plek heeft gevonden. Met de start van de jongerenwerkgroep van de commissie Tinnitus & Hyperacusis gaan we onze focus geleidelijk ook richten op de preventie van gehoorschade. Ondertussen is de belangstelling op peil gebleven, zowel wat betreft bezoek aan onze websites, deelname aan onze activiteiten als ledenaantallen. Maar er valt nog veel te doen om Stichting Hoormij tot een succes te maken. De efficiency moet beter. De monitoring van uitgaven en inkomsten en het bewaken van budgetten moeten intensiever plaatsvinden. Er zijn goede inzichten opgedaan over werkbare elementen van marketing en groei maar de groei in ledental en donateurs blijft achter bij de verwachtingen omdat we nog niet de noodzakelijke schaalgrootte hebben kunnen maken. Ondertussen gaan maatschappelijke ontwikkelingen door en vragen achterban, publiek, overheid, maatschappelijke instanties en zorgverzekeraars om een grotere nadruk op zelfregie en versterking van ieders participatie. Er blijft grote behoefte aan krachtenbundeling met de dovenorganisaties. Een goede stap vooruit is de vorming van Divers Doof, de federatie van FODOK, Stichting Plotsdoven en Dove Jongeren. Het samengaan binnen Stichting Hoormij heeft zonder meer energie en synergie gebracht, zowel intern als in ons netwerk en onder onze achterban. Maar de potentie die Stichting Hoormij heeft, moet in 17 nog veel meer uit de verf gaan komen. De drie uitdagingen voor 17: 1. Inhoudelijk: Maken onze activiteiten (individuele) mensen uit onze achterban sterker? Meer nadruk op empowerment, keuze-ondersteuning, eigen regie, versterken van participatie. 2. Werving en marketing: Hoe kunnen we contacten, donaties, leden en sponsoren werven via deze activiteiten? Veel meer nadruk op het genereren van leads en het systematisch werven van donaties, sponsoren en van leden. Aantrekkelijk en opvallend profileren. Eenduidig naar buiten kunnen treden: maak van Stichting Hoormij en de drie verenigingen één Hoormij-beweging. 1

2 Systematische follow up van contacten om interesse om te zetten naar donaties, lidmaatschap en andere vormen van meedoen. 3. Interne organisatie: Hoe kunnen we het activiteitenpakket behapbaar en binnen de begroting houden? Eén van de uitdagingen daarbij: hoe kunnen activiteiten opgezet worden als projecten, met (deels) externe financiering? De organisatie moet qua werkdruk en financiële huishouding gezond blijven/worden. 10 Een vierde uitdaging: het aantrekken van een nieuwe directeur, nu directeur Joop Beelen per 1 oktober 16 een nieuwe uitdaging heeft gevonden. Ten tijde van het opstellen van dit activiteitenplan en de bijbehorende begroting ontstond een overgangssituatie met een vertrekkend directeur maar nog geen opvolger. Stichting Hoormij en de drie aangesloten verenigingen streven er naar om begin 17 een opvolger te kunnen voorstellen. 2. KERNTAKEN Lotgenotencontact en participatie 60 Commissies: Slechthorendheid: o verbeteren communicatie van medici met slechthorenden (o.a. ontwikkeling e-learning voor verzorgend en verplegend personeel); o aanbieden regiobijeenkomsten spraakafzien/gebaren en regiobijeenkomsten aanvullende hoorhulpmiddelen (als onderdelen module 1 resp. 2 van het project Regionale Activiteiten, waarin we draaiboeken ontwikkelen voor bepaalde activiteiten in de regio, die makkelijk kunnen worden ingezet door afdelingen en door groepjes vrijwilligers in de regio); o voorzitterschap EFHOH; o meer inzet commissie m.b.t. ondertiteling (nu SOAP! geen subsidie meer krijgt voor haar activiteiten); o ringleidingkeuringen en -adviezen: aanpassen werkwijze nu het keurderskorps vergrijst en de technische mogelijkheden verruimen: meer nadruk op promotie van goede voorzieningen voor slechthorenden, minder nadruk op techniek. SH-jong: Challenge life, Pinksterkamp en andere activiteiten voor SH-jongeren, gericht op onderling contact en stimuleren empowerment. Aandachtspunt: verdere versobering van activiteiten en tegelijkertijd blijven opvallen en aantrekken. CI: activiteiten voor mensen met een CI vinden plaats in het kader van OPCI, ons Onafhankelijk Platform Cochleaire Implantatie: o huiskamerbijeenkomsten: kleinschalige bijeenkomsten voor CI-dragers en kandidaten; o voorlichtingsbijeenkomsten in samenwerking met CI-fabrikanten; o overleg met de gezamenlijke en afzonderlijke CI-centra over kwaliteit van CI-aanpassing; o ontwikkelen keuzewijzers voor CI-kinderen en implementeren algemene keuzewijzer CI (in het kader van het zgn. voucherproject). Tinnnitus: o bijdragen aan HOORagendabijeenkomsten; o lanceren scriptieprijs, die moet stimuleren dat meer studenten bij hun afstuderen aandacht besteden aan tinnitus; o verder opzetten van de werkgroep jongeren en tinnitus, die o.a. aandacht vraagt voor preventie, informatievoorziening en lotgenotencontact specifieke voor jongeren met tinnitus; o bijdragen aan de kno-richtlijn voor tinnitus; o bijdragen aan een goed op elkaar afgestemd aanbod van tinnituszorg in Nederland via de methodiek van patient journey; o Week van het Oorsuizen (februari 17), Hyperacusis: o informatievoorziening en contactmogelijheid via webinars (met inzet van de Hoormijdocumentaire over hyperacusis); o bijdragen aan de afronding van het werkboek hyperacusis dat wordt opgesteld door het Nederland Tinnitus en Hyperacusis Platform. Ménière: o bijdragen aan HOORagendabijeenkomsten, 2

3 o Balance Awareness Week (oktober 17), o verkennen mogelijkheden van webinars als voorlichtingsvorm Brughoektumor: o bijdragen aan HOORagendabijeenkomsten; o bijdragen aan publieksvoorlichting. Ouder en Kind: o regiobijeenkomsten, o Informatie- en ontmoetingsdag voor ouders, gericht op informatievoorziening en uitwisseling van ervaringen (en daarbij samenwerken met SH-Jong en SpraakSaam). SpraakSaam: regiobijeenkomsten, zomerkamp, landelijke dag, gericht op onderling contact en stimuleren empowerment. Doelgroepoverstijgend: Ervaringssessies in de regio: kleinschalige bijeenkomsten gericht op uitwisseling van ervaringen. De bijeenkomsten zijn thematisch en komen voort uit het eerdere project Ervaringskennis. Vervolg op Project Regionale Activiteiten: uitrol (zie boven bij commissie SH) van het project regionaal werken in regio s met en zonder afdeling, in de regio vrijwilligers mobiliseren. Voorlichting Online wordt nog belangrijker, met name via de websites stichtinghoormij.nl, hoorwijzer.nl (vernieuwd in 16), challengelife.nl en ervaringrijk.nl. Daarnaast vergroten bereik van socialmediakanalen en digitale nieuwsbrief. Koppelen aan CRM 1 : betere monitoring, betere follow up, meer wervingspotentieel verzilveren. Bovendien moet de techniek van maken, verzenden en monitoren van de digitale nieuwsbrief sterk verbeterd worden via een nieuw CRM. HOORagenda-bijeenkomsten: efficiënter maken (o.a. met inzet nieuw CRM), vaker aanbieden in de vorm van webinar, wervingspotentieel verzilveren. 4x per jaar Hoormij Magazine. De bijlage Erbij wordt omgezet naar vier extra doelgroep- /themapagina s per editie en kan ook beschikbaar komen als aparte pdf. Deze werkwijze zorgt voor een verdere besparing en minder arbeidsintensieve logistiek. Online en print-uitgaven systematisch(er) inzetten voor werving/marketing. Focus op communicatie verschuift van doorgeefluik van allerlei nieuws naar zelf genereren van nieuws en dat campagnematig onder de aandacht brengen. Eigen profilering onderscheidt ons meer van andere partijen en maakt duidelijker wat onze toegevoegde waarde is. Belangenbehartiging Commissies komen op voor hun specifieke achterban, zie hierboven. Afdelingen komen op voor hun regionale achterban, o.a. via participatie in gemeentelijke ontwikkelingen, lokale of regionale dienstverleners e.d. Veel belangenbehartigende activiteiten zijn onderdeel geworden van projecten, o.a. Iedereen Sterk, Klantervaringen Hoorzorg/PREM (vh. CQI), Oog Op Zorg, zie hieronder bij projecten. Andere terreinen bij belangenbehartiging o.a. functiegerichte verstrekking hoorhulpmiddelen, keurmerk hoorzorg, CQI-AC. Processen en resultaten van belangenbehartiging gaan we, waar mogelijk, systematischer onder de aandacht brengen van onze achterban, met het oog op ledenbinding en werving van donaties en leden. Organisatie, instandhouding Integratie van de drie verenigingen en de federatieve stichting tot één merk, waarmee we ons eenduidig kunnen profileren en waarmee we makkelijker kunnen werven en binden. Ondersteuning vrijwilligers: werving en inwerken, Hoorzaken, 2 landelijke vrijwilligersdagen, begeleiding commissies, overleg Hoormij-bestuur/commissies en NVVS-bestuur/afdelingen. Werkdruk bureau omlaag brengen naar aanvaardbare omvang. Stichting Hoormij wordt bekender en heeft een goede naam, dat betekent dat publiek, professionals en achterban ons steeds vaker benaderen met vragen. Deze toenemende stroom vragen wordt tot nu toe zo goed mogelijk behandeld maar brengt de beschikbare tijd en benodigde diepgang op andere onderwerpen in 1 CRM=Client Relatie Managementsysteem, ook wel aangeduid als ledenadministratiesysteem maar dan met meer mogelijkheden. 3

4 gevaar. De werkdruk kan omlaag als er keuzes gemaakt worden en vaker nee gezegd wordt tegen een deel van de vragen die op ons afkomen. Huishoudboekje op orde: beheersen van uitgaven en vergroten van inkomsten conform begroting. Herstructureren ledenadministratie: het werken met CRM en het contact met de contacten, donaties, leden en sponsoren moet terug naar het landelijk bureau (niet onder blijven brengen bij een extern administratiekantoor), mede ter ondersteuning van alle marketinginspanningen. Samenwerking met Divers Doof en met Dovenschap continueren en structureel verankeren. Aandachtspunt: betere afstemming bij overlap/raakvlakken van projecten of activiteiten. 3. INVESTERINGEN Er wordt een nieuwe directeur aangetrokken na het vertrek van Joop Beelen in oktober 16. De kosten voor werving, selectie en inwerk worden als eenmalige investering opgenomen in de begroting van 17. We willen investeren in een nieuw CRM-systeem. CRM staat voor Client Relatie Managementsysteem, ook wel aangeduid als ledenadministratiesysteem maar dan met meer mogelijkheden. Ons huidige systeem voldoet goed als ledenadministratiesysteem. Maar we willen meer: we willen systematisch bij kunnen houden wie op welke boodschappen reageert en daar een systematische follow up op zetten. Op die manier kunnen we veel effectiever interesse omzetten in interactie/deelname/verkoop, en van daaruit systematisch werken aan het vergroten van het aantal donaties, sponsoren en het aantal leden. Naast die nieuwe mogelijkheden (die we nodig hebben om op grotere schaal donateurs en leden te werven) geeft een nieuw CRM ook meer mogelijkheden om processen te automatiseren. We hoeven dan bijvoorbeeld niet meer handmatig e-tickets te maken bij de inschrijving voor één van onze evenementen maar laten dat uit het systeem rollen een tijdsbesparing die kan oplopen tot 4 uur per week. Deze investering gaat gepaard met een verhoging van de jaarlijkse kosten; daar is rekening mee gehouden in de begroting 17. Overigens komen we als goed doel in aanmerking voor enige korting op de licenties, dat is al meegenomen in de begroting. Daarnaast vraagt de overstap van het ene naar het andere systeem een eenmalige investering voor overstap, implementatie en procesbegeleiding van ca Deze investering wordt afgeschreven over en periode van 5 jaar, vandaar het bedrag van op de nieuwe post Afschrijving CRM. 4. MARKETING EN GROEI Vijf conclusies uit de marketingactiviteiten van de afgelopen jaren: 1. Het lukt om meer mensen geïnteresseerd te krijgen in onze organisatie en om meer contacten, donaties, leden en sponsoren te werven. Dat hebben we kunnen aantonen in pilots in 15 en Om die positieve resultaten te kunnen opschalen d.w.z. op grotere schaal in te zetten en daarmee meer inkomsten te genereren, hebben we een nieuw CRM-systeem nodig, zie boven. 3. Naast een nieuw CRM-systeem moeten we tijd en menskracht kunnen steken in marketingacties. Dat vraagt om aanpassingen in de manier waarop we organisatiebreed ons werk doen. Dat geldt voor vrijwilligers, commissies, afdelingen en het landelijk bureau. Op het bureau moeten we gaan zorgen dat er op dagelijkse basis marketingdeskundigheid beschikbaar is, in relatie tot het nieuwe CRM-systeem. M.a.w. het werken met CRM en het contact met de achterban moet terug naar het landelijk bureau (niet onder blijven brengen bij een extern administratiekantoor), mede ter ondersteuning van alle marketinginspanningen. Het marketingteam moet een vaste plaats in de organisatiestructuur krijgen en er moet marketingdeskundigheid intern neergezet kunnen worden. 4. Naast het verwerven van individuele donaties en lidmaatschappen, moet de organisatie blijven koersen op het binnenhalen van sponsormiddelen en fondsen voor projecten. De organisatie moet nog meer gaan werken als een projectorganisatie. Want we zien dat we succes hebben met het verwerven van project- en sponsorgelden dat succes moeten we kunnen vergroten. 5. Begrotingstechnisch: de baten uit marketingactiviteiten onder één post inzichtelijk maken en niet verspreid over de twee posten Diverse baten en lasten resp. Baten bij het project marketing en groei. Daarnaast moeten geoormerkte baten (bijvoorbeeld donatie-acties voor een specifiek project) inzichtelijk geboekt worden onder het betreffende project. Actiepunten in 17 m.b.t. marketing: 4

5 Overstap naar nieuw CRM medio 17 geëffectueerd en daarna verbreden van succesvol pilots met werving van leads, donateurs, sponsors en leden. URL in bezit krijgen, om als één merk te kunnen werken. Algemene Hoormij-folder(s) ontwikkelen Differentiatie in donateurschap ontwikkelen, waarbij bestaande donateurs uitgenodigd worden om een (flink) hoger bedrag te betalen (met een aantrekkelijk aanbod) Zowel voor als na implementatie nieuw CRM: nieuwe pilots om op kleine schaal succesfactoren op het spoor te komen, die daarna op grotere schaal kunnen worden uitgerold. Tweede helft 17: marketingacties met inzet nieuw CRM 5. PROJECTEN Iedereen Sterk: tweede jaar van het zgn. voucherproject en vervolg op het eerdere voucherproject Samen Sterk, voortkomend uit de samenwerking van het Platform doven, slechthorenden en tos. Bij dit voucherproject hebben zich ook de doofblinden-organisaties aangesloten. Het project ontwikkelt keuze- en regie-ondersteunend materiaal rond vijf beleidsterreinen: zorg, onderwijs, hoorhulpmiddelen, CI en tolkvoorzieningen. Klantervaringen hoorzorg / PREM: dit project is de voortzetting van de zgn. CQI-metingen. Deze meetmethode is in 16 grondig herzien (en draagt nu niet meer de naam CQI). Dit project maakt het mogelijk dat Hoorwijzer.nl kan worden ingezet als verzamelpunt van deze klantervaringen, waarvan er tienduizenden per jaar zullen binnenlopen. Brood Op De Plank: ontwikkelen en implementeren van voorlichtingsmateriaal voor slechthorenden die nog middenin het arbeidsproces zitten. Scriptieprijs Tinnitus: project is gestart in 16. In Week van het Oorsuizen februari 17 uitreiking eerste scriptieprijs. Jongeren en Tinnitus: project is gestart in 16. In 17 verdere uitrol van depiepvantegenwoordig.nl en opzetten van een platform voor jongeren met tinnitus. Participatie in diverse ontwikkelingen van preventie van gehoorschade (in afstemming met de Nationale Hoorstichting). Regionale activiteiten, het vervolg: implementatie van de in 16 ontwikkelde modules Kennismaken met spraakafzien/gebaren i.s.m. GGMD, Kennismaken met hoorhulpmiddelen i.s.m. Hoorinfotheken en Huiskamerbijeenkomsten voor slechthorenden (op basis van de werkwijze die ingezet wordt door OPCI). Met dit project ontwikkelden we draaiboeken voor bepaalde activiteiten in de regio. Het vervolgproject wordt gericht op het in gebruik nemen van de modules: per module minimaal 2 vrijwilligers vinden die kartrekker kunnen zijn en op meerdere plekken in het land de module kunnen verzorgen in samenwerking met lokale en regionale vrijwilligers, en zodoende zorgen dat elke module er per kwartaal minimaal 4x wordt uitgevoerd. Projecten in aanvraag: Erbij Horen 2.0: vervolgproject om in de regio bijeenkomsten te organiseren voor kinderen (en in het keilzorg hiervan: met hun ouders), gericht op eigen empowerment. Erbij Horen: dit project wordt eind 16 afgerond. Mogelijk komt er een vervolgproject. Oog Op Zorg: eerste fase van het project eind 16 afgerond. We zijn in gesprek met de overheid over een follow up in 17 m.b.t. website en interactieve toepassing BIJLAGEN Bijlage 1: Begroting 17 Bijlage 2: Toelichting begroting 17 5