Exact e-synergy geïntegreerd samenwerken. Gebruikers aan het woord

Transcriptie

1 Exact e-synergy geïntegreerd samenwerken Gebruikers aan het woord

2 Voorwoord Eind 1999 introduceerde Exact Software een compleet nieuw informatiesysteem: Exact e-synergy, een oplossing voor on-line samenwerken. Het biedt via het Web toegang tot real-time informatie, opgeslagen in één centrale databron. Exact e-synergy structureert bedrijfsprocessen, integreert informatiestromen en geeft medewerkers een platform waarop zij optimaal kunnen samenwerken. Een revolutionair concept, dat van meet af aan enthousiast is ontvangen en diverse internationale prijzen in de wacht heeft gesleept. Het bijzondere van Exact e-synergy zit niet in de functionaliteit van de verschillende onderdelen, maar juist in de integratie daarvan. Dankzij het revolutionaire One-X concept zijn alle gegevens aan elkaar gekoppeld en hoeven ze nog slechts eenmalig te worden vastgelegd. Dit biedt ongekende mogelijkheden om gegevens op te zoeken, te rapporteren en te analyseren. Dankzij deze transparantie beschikken niet alleen medewerkers, maar ook klanten en leveranciers altijd over actuele informatie. Door op deze wijze informatie met elkaar te delen, kunnen ze effectiever communiceren en samenwerken. Daarbij maakt het niet uit waar iedereen zich bevindt, want alle informatie is altijd en overal beschikbaar via internet. Sinds de introductie is het aantal gebruikers gestaag gegroeid. Organisaties uit de meest uiteenlopende branches hebben Exact e-synergy in gebruik genomen, ieder met zijn eigen oplossingsgebieden. Geen systeem is hetzelfde, overal is Exact e-synergy aangepast aan processen, procedures en gegevens. Of men is er nog mee bezig, want gebruikers ontdekken telkens weer nieuwe toepassingsmogelijkheden. In 2005 is Exact e-synergy door Microsoft uitgeroepen tot meest innovatieve softwareproduct. Eén ding hebben alle gebruikers gemeen: ze zijn bijzonder enthousiast en willen dat graag met u delen. Want stiekem zijn ze ook wel een beetje trots: dat zij vooroplopen en hun zaakjes uitstekend voor elkaar hebben. Van een aantal gebruikers hebben we de ervaringen opgetekend in dit boek. Lees het eens door en proef het gevoel dat de verhalen uitstralen. Hopelijk werkt het aanstekelijk. 2

3 Inhoud Iedereen kan ermee uit de voeten AAA administratiekantoor 5 We hebben onze zaakjes voor elkaar Accountantskantoor Korteschiel 7 Klein beginnen, stap voor stap uitbreiden Afvalzorg 9 Exact e-synergy steunt Bernard van Leer Foundation Bernard van Leer Foundation 11 Exact e-synergy voorziet in meer dan ik verwachtte Crop 13 Wij zijn nu een stuk verder dan de concurrentie Dancohr 15 We zouden zo in Spanje kunnen beginnen Doornbos Verhuur 17 Van houtje-touwtje pakket tot perfect hulpmiddel Dosign Admin 19 Mailen met de bakker en de slager Drukkerij Gielen 21 Op advies van KPMG Energyst 23 Exact e-synergy geknipt voor Euro Hair Fashion Euro Hair Fashion 25 Cultuurverandering door Exact e-synergy Euromail 27 Helicopterview met een F-16 Eurosalt 29 We benutten misschien nog maar twintig procent Florein Zorg 31 Nog net zo flexibel als bij de start Houtappels B.V. 33 Ik zou niet weten hoe het anders zou moeten HSO - Hertzinger Satelliet Ontvangst 35 Een systeem voor echte ondernemers Hub. A. van Laarhoven B.V. 37 Exact e-synergy als cockpit ICS (Industrial Control Sysytems) 39 Produceren alleen is niet genoeg J.G. Zeeman B.V. 41 Openheid voor medewerkers en klanten JVR Consult 43 Stroom-lijn Kabeltex 45 Het maximale met een minimale bezetting Maximum Trading 47 Besparing van kosten die je niet ziet MCAP Cable & Glassfiber Assemblies 49 Een systeem op maat voor trainingen op maat Mofundus 51 Exact e-synergy is eigenlijk heel simpel en functioneel Multiweld 53 Tal van nieuwe parameters Novotek 55 Winst door management by exception Orbis Software 57 Rust op het bureau, rust in het hoofd Ottenschot Letselschadespecialisten 59 Exact e-synergy innoveert onderwijs Pat Onderwijsinnovatie 61 Jullie hebben vrijdag niet veel gedaan Pentoprint 63 Schoolvoorbeeld van efficiënt werken Pro Management Onderwijs Support 65 Niet meer al die briefjes Roberts Holland 67 Direct zien hoeveel aandacht er voor klanten is Smiths Medical Nederland 69 Een zorg minder Stichting Gehandicaptenzorg Limburg 71 De hele wereld in één database Uniglobe Merk Travel 73 Naar buiten en uren maken Verion 75 Exact e-synergy gaat het prikbord vervangen Wildeboer 77 Het is essentieel dat we op het juiste moment bellen World Present 79 Exact e-synergy per branche 80 Exact e-synergy Users Forum 82 Contact 83 3

4 Iedereen kan ermee uit de voeten Hans Bins - directeur

5 Directeur Hans Bins van AAA administratiekantoor is met recht een happy user van Exact e-synergy. Hij kan nauwelijks een nadeel van het systeem noemen en is erg enthousiast over de gebruiksvriendelijkheid ervan. Volgens hem is een halve dag introductie genoeg om met Exact e-synergy te kunnen werken. AAA ADMINISTRATIEKANTOOR administratieve diensten en adviezen 10 users "Mijn secretaresse heeft alle dossiers van onze klanten gescand en in Exact e-synergy gehangen. Toen ze vroeg wat ze met de papieren documenten moest doen, zei ik: 'Haal maar door de papierversnipperaar'. Dat was wel even slikken. We hebben namelijk jaren gedaan over het opbouwen van die dossiers. Maar nu we Exact e-synergy gebruiken, kunnen we alle documenten digitaal raadplegen. Dat levert overigens een hoop kastruimte op!" Altijd en overal raadplegen "We verzorgen voor ongeveer honderd bedrijven de administratie - of delen daarvan. Sinds twee jaar werken we daarbij met Exact e-synergy en dat bevalt uitstekend. Ik zou nooit meer terug willen naar de tijd vóór Exact e-synergy. Het grote voordeel ervan is dat klanten zélf hun jaarrekeningen, begrotingen en andere documenten kunnen raadplegen, ook al beheren wij ze. Bovendien kunnen verschillende mensen tegelijkertijd hetzelfde document inzien. Als voorheen iemand bezig was met een bepaald dossier, dan haalde hij dat uit de kast en was het op dat moment voor anderen niet beschikbaar. Met Exact e-synergy hebben we dat probleem niet meer." Het grote voordeel is dat cliënten zelf hun jaarrekeningen, begrotingen en andere documenten kunnen raadplegen. Stap voor stap "We maken nog niet optimaal gebruik van Exact e-synergy. Ik wil bijvoorbeeld ook automatisch de workflows van onze klanten in de gaten houden. Ik weet dat dat kan met Exact e-synergy, maar we zijn er nog niet aan toegekomen om die toepassing daadwerkelijk te gebruiken. Dat is wel het fijne van het systeem: je hoeft niet alles tegelijk te gebruiken. Dan zou je door de bomen het bos niet meer zien. Nee, wij voeren alle toepassingen van Exact e-synergy stap voor stap in." 5

6 We hebben onze zaakjes voor elkaar Wout Korteschiel - directeur/eigenaar

7 Net voor de kerst van het jaar 2002 wist Wout Korteschiel dat hij had gevonden wat hij al jaren zocht. Op de eerste werkdag van het nieuwe jaar ging hij aan de slag met Exact e- Synergy. "Het was precies wat we nodig hadden om een papierloos kantoor te realiseren." ACCOUNTANTSKANTOOR KORTESCHIEL financieel, bedrijfseconomisch en bedrijfsjuridisch advies 10 users "Het duurde even voordat alle cliëntdossiers waren ingescand. Maar nu dat achter de rug is, hoeven we niet meer heen en weer te lopen met dossiers. Er staan nu dertigduizend documenten in ons systeem, die allemaal in één tel kunnen worden opgevraagd. Sinds dit jaar gebruiken we daarvoor het Modulair Archief Systeem van Exact e-synergy. Als er nu post of informatie van een cliënt is ingevoerd, wordt er meteen een taak in de werkstroom aangemaakt. Ook wordt er meteen een verzoek aan gekoppeld. Zo wordt hetmanagen van de werkstroom stukken gemakkelijker. Dat vergroot de controle op alle werkzaamheden." Cruiseschip "De winst die we met Exact e-synergy behalen is moeilijk in geld uit te drukken. Overal ter wereld, zelfs op een cruiseschip midden op de oceaan, kan ik inloggen op ons eigen portal om een vraag van een medewerker of cliënt te beantwoorden. Onze relaties kunnen via internet ook zelf hun dossiers raadplegen. Ze hoeven niet meer te bellen. De jaarrekening stellen we als pdf-bestand beschikbaar. Alle bestanden kunnen in pdf, Word of Excel worden gedownload." Het was precies wat we nodig hadden om een papierloos kantoor te realiseren. Onder de indruk "We merken ook dat met Exact e-synergy het aantal telefonische contacten afneemt. Daardoor houden we meer tijd over voor gesprekken op niveau. Er is meer gelegenheid om het een en ander toe te lichten. Cliënten zijn daarvan onder de indruk. Die zien dat we als kantoor voorop lopen en onze zaakjes voor elkaar hebben." Audit "Dankzij Exact e-synergy is ons werk ook makkelijker te controleren. Om de paar jaar komt bij ons de Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten (NOvAA) over de vloer voor een kwaliteitsonderzoek. Normaal gesproken neemt zo'n audit een of twee dagen in beslag en wordt er daarna nog een rapport opgesteld. Met Exact e-synergy waren we op de eerste dag om drie uur al klaar en kregen we meteen een afschrift. Alles was dik in orde." 7

8 Klein beginnen, stap voor stap uitbreiden Niels Olijerhoek - adviseur ICT

9 Afvalzorg is een innovatief bedrijf waar afval binnenkomt en wordt gestort, en in toenemende mate verwerkt wordt tot nieuwe grondstoffen zoals bemest zand en groensnippers. Alle transporten van bedrijfsafval en gevaarlijk afval moeten worden geregistreerd door Afvalzorg. "Dankzij Exact e-synergy is dat nu eenvoudiger", zegt adviseur ICT Niels Olijerhoek. AFVALZORG beheer en ontwikkeling van afvalverwerking 60 users "We moeten bij de overheid precies doorgeven wat we aannemen en welke bestemming het krijgt. De registratie gebeurt met afvalstroomnummers en allerlei landelijke en Europese codes. Daar is speciale software voor ontwikkeld, met koppelingen met Exact e-synergy. Voor onze accountmanagers hebben we door Exact Software een maatwerksysteem voor relatiebeheer laten ontwikkelen. Dat moest hen toegang geven tot de afvalstofcontracten, offertes en projectinformatie. In de praktijk bleek het nog niet toegankelijk genoeg. De komst van Exact e-synergy heeft dat opgelost. We hoeven niet meer te investeren in het maatwerksysteem. Alle informatie is nu automatisch in alle zeven vestigingen beschikbaar." We hoeven niet meer te investeren in het maatwerksysteem. Groeiproces "We gebruiken Exact e-synergy niet alleen om snel klantgegevens op te vragen maar ook voor de nieuwsvoorziening tussen de collega's. Zaken als foto's van een feestje tot en met informatie over een nieuw bedrijfsplan publiceren we via internet op de nieuwspagina. Ook het agendabeheer is stukken eenvoudiger geworden. Wekelijkse overzichten van afspraken zijn vaak al verouderd op de dag waarop ze worden verspreid. Met de realtime informatie van Exact e-synergy heeft de organisatie daar geen last meer van." "De implementatie van Exact e-synergy is een groeiproces. We hebben een half jaar uitgetrokken om ook ons documentenbeheer en het Human Resource Management over te zetten. Momenteel wordt er nog veel per gecommuniceerd, in de toekomst willen we meer met werkstromen gaan werken. Elke week doen we samen met een consultant weer enkele stappen. Dat is de beste manier om een grote organisatie rijp te maken voor de nieuwe werkwijze. Ik kan iedereen aanraden om met Exact e-synergy klein te beginnen en dan stap voor stap uit te breiden." 9

10 Exact e-synergy steunt Bernard van Leer Foundation Rutger Wijnands - manager Support Services

11 Wie de jeugd een goede toekomst wil geven, kan er het beste zo vroeg mogelijk bij zijn. De Bernard van Leer Foundation richt zich daarom op kansarme kinderen tot 7 jaar. "Om ons werk zo efficiënt mogelijk te doen, ondervinden we zelf ondersteuning van de handige, open structuur van Exact e-synergy", zegt Rutger Wijnands, manager Support Services. BERNARD VAN LEER FOUNDATION early childhood development programmes 65 users "Onze inkomsten komen uit de nalatenschap van Bernard van Leer, oprichter van de Koninklijke Emballage Industrie Van Leer. Daarmee ondersteunen we zo'n 140 meerjarige projecten in 40 landen om de gezondheid, het sociaal functioneren, schoolprestaties en het zelfvertrouwen van jonge kinderen te bevorderen. De projecten, die we samen met overheids- en particuliere organisaties uitvoeren, richten zich op kinderen en op de omgeving waarin ze opgroeien, zoals kinderopvangcentra, scholen en consultatiebureaus. Om de effectiviteit van onze projecten te bevorderen, onderhouden we ook contacten met universiteiten en wetenschappelijke instituten voor research naar bijvoorbeeld opvoeding en gezondheid. Daar publiceren we over." Gebruikerssite "Bedrijfsinformatiesystemen voor fondsen zijn er bijna niet. De meeste zijn gericht op productie en dienstverlening. Ook Exact e-synergy. Maar dankzij de open structuur van dit systeem kunnen we het naar onze hand zetten en monitoren we er onze projecten mee. De projectstructuur van Exact e-synergy maakt het mogelijk om al onze documenten, zoals inkomende facturen, correspondenties en publicaties, per project te digitaliseren. Nu werken we nog met een papieren archief, maar dat is niet altijd even overzichtelijk. Zeker niet als je een project in het buitenland bezoekt en wat documentatie wilt doornemen. Via 'requests' is het grantmakingproces - het toekennen van geld aan processen - met Exact e-synergy nu al op kantoor voor iedere betrokkene inzichtelijk. Dit jaar willen we het mogelijk maken om ook thuis of in het buitenland 24 uur per dag in te loggen. De omzetting van een papieren naar een digitale documentatie moet nog grotendeels gebeuren. Een gebruikerssite van Exact e-synergy om tips en trucs hierover uit te wisselen zou ons goed uitkomen." De projectstructuur van Exact e-synergy maakt het mogelijk om al onze documenten per project te digitaliseren. 11

12 Exact e-synergy voorziet in meer dan ik verwachtte Martin Leijenhorst - manager ICT

13 Crop registeraccountants en belastingadviseurs was al enige tijd op zoek naar geschikte software op het gebied van documentbeheer en kennisdeling, met name geschikt voor fiscale advisering. Via Exact Software kwamen ze met Exact e-synergy in aanraking. Martin Leijenhorst, manager ICT van Crop, was verrast door de mogelijkheden van het systeem. CROP registeraccountants en belastingadviseurs users "Tijdens de demo van Exact e-synergy merkte ik dat het systeem in meer dingen voorziet dan ik verwachtte. Exact e-synergy is veel meer dan documentbeheer. Het blijkt een geïntegreerde oplossing te zijn voor relatie- en documentbeheer, HRM en planning. Ook complete integratie met de financiële administratie is mogelijk. Het is erg prettig dat in Exact e-synergy het complete cliëntendossier onder de betreffende klant terechtkomt. Zo kunnen we bijvoorbeeld de werkstromen goed in de gaten houden. Daarnaast is het voor ons management handig dat zij real-time de beschikking hebben over de eigen financiële gegevens." Zorg voor juiste implementatie "Ik ben heel tevreden met Exact e-synergy. Wat ik potentiële gebruikers wil meegeven, is dat je veel aandacht moet besteden aan de implementatie ervan. Het goed in kaart brengen van de bedrijfsprocessen en documentstromen draagt bij aan een optimale inrichting van Exact e-synergy. Ik raad iedereen daarom aan om de implementatie te laten doen door iemand die verstand heeft van Exact e-synergy én iemand die goed inzicht heeft in de documentstromen en processen binnen het bedrijf. Tevens is een goede training essentieel. Wij hebben een bedrijfsbrede, maar redelijk oppervlakkige training gedaan. Om voldoende gebruikersacceptatie en draagvlak binnen de organisatie te creëren, zijn minimaal twee trainingsdagen per gebruiker nodig." Exact e-synergy blijkt een geïntegreerde oplossing te zijn voor relatieen documentbeheer, HRM en planning. 13

14 Wij zijn nu een stuk verder dan de concurrentie Ramon Spitters - directeur

15 In 2003 werden de vijf verschillende bedrijfsonderdelen van cosmeticahuis Dancohr samengebracht in één locatie. "'Ik wilde ook één grote database waar je alles in stopt", vertelt directeur Ramon Spitters. Exact Globe 2003 en Exact e-synergy werden in 2004 tegelijk ingevoerd. Een omvangrijke operatie die een jaar duurde. "Nu weten we al niet meer beter." DANCOHR cosmeticahuis 45 users "Voor de professionele markt produceren wij make-up, huidverzorging- en pedicuremerken, maar bijvoorbeeld ook behandelstoelen en randapparatuur. We exporteren naar meer dan 54 landen, voornamelijk binnen Europa. Groeimarkten zijn voor ons Oost- Europa en tegenwoordig ook Azië. Tien jaar geleden waren er nauwelijks trends in onze branche, nu volgen ze elkaar steeds sneller op. Vooral de vraag naar luxe producten neemt toe. In het verleden stonden de bedrijfsonderdelen los van elkaar. Dat leidde bijvoorbeeld tot misverstanden tussen de afdelingen productie en verkoop. Lastig was ook dat de Dancohr Corporation bestond uit twee B.V.'s. Na de fysieke samenvoeging van de bedrijfsonderdelen hebben we de twee administraties samengevoegd. Ik kan nu precies zien wie wat wanneer doet. Of een klacht goed en snel wordt behandeld bijvoorbeeld. Dankzij de transparantie die Exact e-synergy biedt, kunnen we ook sneller inspelen op de behoeften van de klant. Ikmag wel zeggen dat we een stuk verder zijn dan de concurrentie." Verkoop via internet "De implementatie van Exact e-synergy hebben we grotendeels zelf gedaan. Het meekrijgen van de medewerkers was, na een wenperiode, niet meer moeilijk. Alleen de productiemedewerkers bij ons werken er niet mee. We zijn nu klaar voor de volgende fases: onze klanten toegang bieden tot ons systeem en het hele ISO-9001 en via Exact e-synergy implementeren. Je moet daar natuurlijk wel voorzichtig mee zijn. Exact e- Synergy biedt wat dat betreft goede beveiligingsmogelijkheden. De volgende stap zal zijn dat we onze producten en service ook via internet gaan verkopen." Dankzij de transparantie die Exact e-synergy biedt, kunnen we sneller inspelen op de behoeften van de klant. 15

16 We zouden zo in Spanje kunnen beginnen Dirk Biewenga - controller

17 Op de website staan de vestigingen van Doornbos Verhuur in Rotterdam, Southampton en Odense bijna achteloos door elkaar. Achter de schermen is het bedrijf één organisatie, vertelt controller Dirk Biewenga. "De administratie voor Engeland en Denemarken wordt dankzij Exact e-synergy gewoon vanuit Nederland gevoerd." DOORNBOS VERHUUR verhuur van professioneel materiaal voor de professionele klant 60 users "In Engeland werken zo'n vijftien mensen op twee depots. In Denemarken hebben we twee medewerkers. Onderling wordt er dure apparatuur uitgewisseld. Als er in Nederland bijvoorbeeld vraag is naar een hogedrukreiniger kunnen we hier zien dat die in Engeland beschikbaar is. Door die internationale oriëntatie kunnen we kostbare apparatuur tegen concurrerende prijzen bieden. En dankzij de interactie tussen Exact Globe 2003 en Exact e-synergy kunnen we de administratie probleemloos op afstand verzorgen. De gegevens uit de financiële administratie in Exact Globe 2003 worden gerepliceerd naar Exact e- Synergy en zijn daardoor voor iedereen beschikbaar. In de buitenlandse vestigingen kunnen ze Exact e-synergy via internet bereiken. We merken hier nauwelijks dat collega's in Engeland of Denemarken het systeem gebruiken. Of het moet zijn dat we eraan moeten denken dat we in het Engels moeten communiceren." Gebruiksgemak "Door onze nieuwe manier van werken zijn we heel flexibel. We zouden bijvoorbeeld nu eenvoudig een vestiging in Spanje kunnen beginnen. Een lokale accountant doet de salarisadministratie en zorgt ervoor dat de lokale regels worden nageleefd. En als we ter plekke de juiste commerciële mensen hebben gevonden, kunnen we de rest vanuit Nederland doen. Deze werkwijze hebben we in samenwerking met Exact Software ontwikkeld. De introductie van Exact e-synergy is voor ons een grote vooruitgang. Het gebruiksgemak is echt stáppen vooruit gegaan. De integratie met reguliere Microsoftapplicaties als Word en Excel is bijvoorbeeld bijzonder gemakkelijk. Het systeem is in één woord fantastisch." De administratie voor Engeland en Denemarken wordt dankzij Exact e-synergy gewoon vanuit Nederland gevoerd. 17

18 Van houtje-touwtje pakket tot perfect hulpmiddel Arthur van den Oudenhoven - directeur

19 Dosign Admin gebruikte Exact e-synergy al toen het nog in het embryonale stadium verkeerde. "Vijf jaar geleden zaten we in het groepje pilot-klanten", herinnert directeur Arthur van den Oudenhoven zich. "Het was nog een houtje-touwtje pakket, met omslachtige modules en een Engelstalige interface. Maar ik zag al heel snel de mogelijkheden. Voor administratieve dienstverleners zoals wij is het perfect." AAA ADMINISTRATIEKANTOOR administratieve diensten en adviezen 10 users "Dosign Admin doet de financiële administratie voor ondernemers in het MKB in de regio's Rotterdam en Den Haag. Vooralsnog, tenminste. Want we hebben een duidelijke, op groei gerichte doelstelling. We zijn nu zeven jaar bezig, onze tweede vestiging is net geopend en Dosign Admin telt momenteel vijftien medewerkers. Het plan is om de komende vijf jaar autonoom door te groeien naar drie vestigingen - de derde in Amsterdam - met elk twintig medewerkers, en dan ook de echt grote ondernemingen te bedienen. We hebben een heel enthousiast team en de sfeer is uitstekend. Bij ons geen stoffige boekhouders. Wij vinden het belangrijk om niet alleen plezier maar ook kwaliteit uit te stralen. Exact e-synergy helpt daarbij. Als ik op locatie werk, is het bijvoorbeeld prettig om voor de klant even de workflow van de afgelopen week op te roepen. Dat komt niet alleen heel professioneel over, het ís ook professioneel. Qua techniek loopt Exact e-synergy voorop. We hebben er in onze markt nu nog een duidelijke voorsprong mee. On-line boekhouden gaat op gigantische schaal ingang vinden. Exact e- Synergy is daar een geweldig hulpmiddel bij." Voor administratieve dienstverleners zoals wij is het perfect. In één oogopslag "Voor ons zijn de grote voordelen van Exact e-synergy, enerzijds, de uitstekende urenregistratie. Anderzijds verloopt de communicatie tussen onze verschillende vestigingen nu veel beter dan voorheen. Voor onze klanten is het grote voordeel dat je in real-time je winst- en verliesrekening kunt opvragen. Als klant kun je 's avonds in één oogopslag zien hoe je onderneming die dag gedraaid heeft. Dat is natuurlijk groot gebruikersgemak." 19

20 Mailen met de bakker en de slager Frits Gielen - directeur/eigenaar

21 Drukwerk. Websites. Printservice. Huis-aan-huis-bladen. Frits Gielen is niet iemand die zich in het pak steekt voor een jacht op grote drukwerkorders. Hij koos ervoor zijn bedrijf in de breedte te laten groeien. Inmiddels verzorgt hij fraai reclamedrukwerk, maar ook tientallen advertenties voor zo'n bedrijven in de wijde omgeving van Bergeijk. DRUKKERIJ GIELEN drukkerij en printshop 5 users "Ons eerste dorpsweekblad maken we al eenendertig jaar. Tien jaar geleden is daar een tweede bijgekomen. Het inplannen van de advertenties daarvoor werd steeds tijdrovender. Met de hand liepen we de lijsten met afspraken met adverteerders na. Sommige adverteren in even weken, andere in oneven weken. Bovendien adverteren ze in verschillende formaten en willen middenstanders elke keer aanbiedingen opnemen. Dat betekende in de praktijk dat we vaak de slager en de bakker moesten bellen om ze eraan te herinneren dat ze die informatie moesten aanleveren. Tegenwoordig doen we dat per e- mail. Door middel van mail-merge sturen we de adverteerders een herinnering." Nieuwsbrief "Daarnaast hebben we nog allerlei andere klanten, van architect tot machinefabriek. Die sturen we vier maal per jaar een nieuwsbrief. Daarin schrijven we over bijvoorbeeld nieuwe apparatuur, nieuwe medewerkers of een prijs die we hebben gewonnen. De vormgeving verzorgen we zelf met Dreamweaver. Maar het versturen van de nieuwsbrieven gebeurt automatisch met Exact e-synergy." Het versturen van de nieuwsbrieven gebeurt automatisch met Exact e-synergy. Personeelszaken "Alle activiteiten omtrent Customer Relationship Management zijn essentieel voor ons bedrijf. Een jaar of vier geleden hebben we een student van de TU laten onderzoeken hoe we die het best konden automatiseren. We werkten toen nog met Grote Beer onder DOS. Overstappen op Windows lag voor de hand. Uit het onderzoek bleek dat we onze wensen het best konden realiseren met Exact e-synergy. Onze orderadministratie, voor- en nacalculatie doen we daar nog niet mee. Wel alle personeelszaken, van arbeidscontracten tot en met de verslagen van de functioneringsgesprekken. Ook is de planning en de agenda gekoppeld aan een ipaq. Als ik met iemand afspreek dat ik hem na drie maanden zal bellen, word ik daar automatisch aan herinnerd." 21

22 Op advies van KPMG Gerard Kessels - IT-manager

23 Hoe weet je als IT-manager van een nieuw bedrijf met zeventien vestigingen in zeven landen welk systeem de bedrijfsambities het beste ondersteunt? Simpel: je stelt harde criteria op, laat KPMG een studie uitvoeren en implementeert het systeem dat als winnaar uit de bus komt. Aan het woord: Gerard Kessels, IT-manager van Energyst uit Bladel. ENERGYST verhuuroplossingen voor stroomvoorziening en temperatuurbeheersing users "Zo simpel was het natuurlijk niet, maar in grote lijnen komt het daar wel op neer. Energyst is een verhuurbedrijf dat in 2003 is ontstaan door een joint venture van Caterpillar - leverancier van apparatuur voor temperatuurbeheersing en stroomvoorziening - en haar Europese dealers. De nieuwe organisatie vroeg om een nieuw systeem. En met spoed, want het contract van onze Engelse vestiging, meteen de grootste, liep binnen een half jaar af. Naast de verhuurfunctionaliteit en de prijs vonden we de uitroltijd dan ook een wezenlijke factor." Grootschaligheid "Nadat de keuze - mede op advies van KPMG - op Exact e-synergy was gevallen, hadden we drie maanden voor een pilot op het hoofdkantoor voor de Benelux én de installatie van het systeem in Engeland. Toen we die klus hadden geklaard - met dank aan Exact Software, eerlijk is eerlijk - konden we het systeem uitrollen over onze andere vestigingen. Eind 2004 waren we daarmee klaar. Het was een tropentijd, maar wel een die veel heeft opgeleverd. De kracht van ons bedrijf zit 'm in de grootschaligheid. We hebben een enorme 'fleet' die we door heel Europa kunnen inzetten. Het is de kunst om dat zo doelmatig mogelijk te doen. Doordat de vestigingen via één systeem naadloos met elkaar kunnen communiceren, kan dat ook." Eigenlijk ging Exact e-synergy altijd voor. Daar plukken we nu de vruchten van. Commitment "Tijdens het implementatietraject heeft de directie heel duidelijk gevraagd om commitment van de medewerkers. Eigenlijk ging Exact e-synergy altijd vóór. Dat heeft ertoe geleid dat het systeem zeer snel ingeburgerd is geraakt. Daar plukken we nu de vruchten van." 23

24 Exact e-synergy geknipt voor Euro Hair Fashion Steward Guliker - operations officer

25 In drukke tijden zijn to-do-lijstjes erg handig. De bedoeling is altijd om de taken die erop staan zo snel mogelijk weg te werken. "Mensen willen immers geen lijstjes", zegt operations officer Steward Guliker van Euro Hair Fashion. "Maar werkstromen in Exact e- Synergy draaien daar juist om. Als je workload-overzicht leeg is, betekent dit dat er morgen geen baan voor je is." EURO HAIR FASHION groothandel in haarextensies en haaraccessoires 71 users "Als importeur en groothandel van haarextensies en haaraccessoires is de Nederlandse vestiging van Euro Hair Fashion in Schipluiden een echte verkooporganisatie. Maar ook innovatie hebben we hoog in het vaandel staan. Daarom beschikken we over onze eigen Research and Development-afdeling. Onze zestig medewerkers zitten dagelijks op de weg en in het vliegtuig. Dankzij Exact e-synergy kunnen we wereldwijd op elk gewenst moment bezoekrapporten bijwerken en klantinformatie inzien. Het enige wat we nodig hebben is een internetaansluiting." Werkstromen "Toen we ons in het systeem verdiepten, bleek Exact e-synergy veel meer te zijn dan een programma om onze klantrelaties te beheren. Het is namelijk ook een systeem waar je uitstekend werkstromen mee kunt implementeren en organiseren. Erg handig. De werkstromen aan de verkoopkant van onze organisatie draaien nu allemaal rond de persoonlijke agenda's van de medewerkers. Je kunt de werkstromen vanuit diverse perspectieven benaderen. Bijvoorbeeld vanuit een klant of vanuit een project. We nemen er onze afspraken voor bezoeken en seminars in op, maar gebruiken ze ook om collega's met een taak of verzoek erop te attenderen dat ze iemand moeten terugbellen. Zo heeft iedereen zijn eigen planning met zijn eigen takenlijst." Het is ook een systeem waarmee je uitstekend werkstromen kunt implementeren en organiseren. Grip "De planningen helpen ons om te zien wat we voor een bepaalde klant of project doen. Op basis van onze bevindingen met de agenda's van de verkopers hebben we ook de backoffice van ons bedrijf nu beter georganiseerd. Zo zijn onze R&D-medewerkers op de afdeling productontwikkeling en onze DTP'ers nu ook allemaal in de werkstromen opgenomen. Ze kunnen in één oogopslag zien wat er in Hongkong gebeurt en onze collega's aldaar aansturen. Het verstevigt de grip op de organisatie. Exact e-synergy is geknipt voor ons." 25

26 Cultuurverandering door Exact e-synergy Ernst Jan Tak - directeur

27 "Het gebeurde in het verleden wel dat onze vestiging in Rotterdam met een andere offerte kwam dan onze Haagse vestiging. Dat kan natuurlijk niet", vertelt Ernst Jan Tak, directeur van Euromail Rotterdam. Dankzij Exact e-synergy komt dat niet meer voor. EUROMAIL het complete pakket aan DM diensten 55 users "Met elf vestigingen door het hele land verspreid en zo'n 150 medewerkers zijn wij toonaangevend op het gebied van direct mail, fulfillment en transactiedocumenten. Het merendeel van onze klanten zit in het MKB. We bieden een compleet pakket aan, inclusief e-commerce- en IT-services, maar de hoofdmoot blijft direct mail. acties klik je snel weg en vergeet je. Fysieke direct mail blijft op een bureau liggen en heeft in het algemeen meer effect." "Snelheid is heel belangrijk in onze branche. Een mailing moet meestal binnen een week of zelfs een dag op de post. De klant wil het liefst binnen tien minuten een offerte hebben. Op een vestiging komen per dag meerdere orders binnen, waarvan een relatief groot deel herhaalorders. Voor een gedecentraliseerd bedrijf als Euromail is een zo modern mogelijke administratieve omgeving dus essentieel. Vroeger maakten we overal aparte documenten voor en daar zaten dan ook weer afwijkingen in. Dankzij het dwingende Exact e-synergysysteem gebeurt dat niet meer. Als je de offerte hebt gemaakt, is de factuur eigenlijk al bijna klaar. Wat vandaag binnenkomt is volgende week gefactureerd. Vroeger was dat eind van de maand. Offertes waar nog niet op is gereageerd, openstaande posten, mijn top 10 van klanten - ik kan het allemaal met één druk op de knop zien." Exact e-synergy heeft een cultuurverandering teweeggebacht. Cultuurverandering "Exact e-synergy heeft een cultuurverandering teweeggebracht. Elke vestiging heeft aan het eind van de maand direct een overzicht van haar eigen resultaten, en die van de andere vestigingen. De directeuren komen tegenwoordig maandelijks bijeen, om te benchmarken en te kijken wat we verder kunnen verbeteren. In het begin moesten we wel wennen aan de transparantie die Exact e-synergy biedt. Je kunt elkaar immers direct aanspreken op elkaars resultaten. Inmiddels weten we niet beter en zijn we er allemaal zeer over te spreken." 27