H A N D L E I D I N G

Transcriptie

1 H A N D L E I D I N G AAN D E S L A G MET V A C C I N N E T update september 2013 WAT IS VACCINNET? DOEL VAN VACCINNET DOELGROEP VAN VACCINNET REGISTRATIEPROCEDURE VOOR HUISARTSEN, HAIO S EN PRAKTIJKASSISTENTEN(P.A) WAAROM IS REGISTRATIE NODIG ALVORENS JE MET VACCINNET KAN WERKEN? REGISTRATIEPROCEDURE DEEL 1: REGISTRATIE OP HET FEDERAAL PORTAAL DEEL 2: IDENTIFICATIE ALS HUISARTS DEEL 2A: IDENTIFICATIE ALS HUISARTS MET GEBRUIK TOKEN DEEL 2B: IDENTIFICATIE ALS HUISARTS MET EID EN KAARTLEZER UITEINDELIJK : AAN DE SLAG MET VACCINNET HUIDIGE VOORRAAD OPGEVEN - BESTELKREDIET CONSULTEREN - REGISTREREN - BESTELLEN OPZOEKEN VAN EEN PATIËNT VOORRAADBEHEER EN BESTELLINGEN ADRESSEN TOEZICHT VOLKSGEZONDHEID DE TOEKOMST BIJLAGE: KAARTLEZERS

2

3 W A T I S V A C C I N N E T? Het Vaccinnet is een webgebaseerd bestelssteem voor vaccins bedoeld voor de artsenvaccinatoren uit het Vlaamse Gewest en het tweetalig gebied Brussel-hoofdstad. Met deze toepassing kunnen de vaccins, die gratis verstrekt worden door de Vlaamse overheid door de vaccinatoren besteld worden. Daarnaast is het Vaccinnet een vaccinatiedatabank die enerzijds de informatie moet aanleveren die nodig is voor de opvolging van het vaccinatiebeleid en die anderzijds de vaccinatoren in staat moet stellen om via elektronische weg de vaccinatiestatus te raadplegen van de zorggebruiker waarmee ze in contact staan. Zo kan een vaccinator nagaan of die persoon nog een bepaalde vaccinatie moet krijgen of die al gekregen heeft, zodat nodeloze inentingen en onafgewerkte kalenders kunnen vermeden worden. U kan dus de vaccinatiestatus van alle patiënten nakijken, ook die eventueel een vaccin kregen van een collega, via K & G of binnen een CLB-setting. De bestelling gebeurt op basis van een elektronische registratie door de arts van het door hem toegediende vaccin. De registratie van toegediende vaccins laat enerzijds toe om na te gaan of de vaccins effectief worden toegediend aan personen uit de vooropgestelde doelgroep (alle inwoners van het Vlaamse Gewest en het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad) en biedt anderzijds aan de arts-vaccinator de mogelijkheid om, naarmate hij vaccins toedient en die toediening in het ssteem registreert, een "bestelquotum" op te bouwen dat op zeker ogenblik aanleiding geeft tot een (bij)bestelling van vaccins. D O E L V A N V A C C I N N E T de bestelling van de vaccins door de artsen-vaccinatoren vlotter en eenvormig te laten verlopen, op een geautomatiseerde manier, voor alle vaccinatoren (de georganiseerde preventie via Kind en Gezin, de Centra voor Leerlingenbegeleiding (CLB), de preventieve diensten voor bedrijfsgezondheidszorg, huisartsen en kinderartsen). De vaccinaties te registreren voor alle inwoners van het Vlaamse Gewest en het tweetalig gebied Brussel hoofdstad. Tot een eenvoudiger leveringsssteem te komen voor vaccins Een optimaal stockbeheer van vaccins te verkrijgen en dus kostenbesparend te gaan werken doordat artsen elk vaccingebruik gaan registreren met een rechtstreekse koppeling aan hun eigen voorraad en het bestelssteem. Op sstematische wijze informatie te verzamelen en te verwerken zodat de impact van de vaccinaties kan gemeten worden. Handleiding Vaccinnet 1

4 D O E L G R O E P V A N V A C C I N N E T Het Vaccinnet wordt beschikbaar gesteld aan de vaccinatoren uit het Vlaamse Gewest en het tweetalig gebied Brussel-hoofdstad. Het is ook toegankelijk voor de personeelsleden van Toezicht Volksgezondheid van de Vlaamse Gemeenschap die instaan voor de ondersteuning van de artsen bij het gebruik van Vaccinnet. Een vaccinator kan zijn: een kinderarts of huisarts in eigen praktijk of vanuit het ziekenhuis, een Centrum voor Leerlingbegeleiding, een Centrum voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning een kinderdagverblijf Als een vaccinator zich wil registreren dan moet hij in het bezit zijn van: Een RIZIV-nummer (enkel voor huis- en kinderartsen) Een geldig adres Secretariaatsmedewerkers van een huis- of kinderarts kunnen ook op Vaccinnet Secretariaatsmedewerkers van artsen kunnen toegang krijgen tot het Vaccinnet om in naam van de arts registraties en bestelling uit te voeren. Zij hoeven hiervoor geen RIZIV-nummer te hebben. Ze werken onder de verantwoordelijkheid van een specifieke arts en hun account wordt gekoppeld aan de account van deze arts. Om dit mogelijk te maken moet de arts contact opnemen met Toezicht Volksgezondheid ( annick.paeps@wvg.vlaanderen.be) in Brussel. Daar kan de arts deze gebruiker laten registreren en koppelen aan zijn account. HAIO s registreren onder hun praktijkopleider (P.O) Omdat HAIO s meestal niet lang op het zelfde adres blijven is er voor gekozen dat ze registreren onder verantwoordelijkheid van de P.O. Hun account wordt dus gekoppeld aan de account van de P.O. Stuur hiervoor een berichtje naar Annick Paeps (zie hoger). Vaccinnet voor groepspraktijken Vaccinnet heeft ook een groepspraktijkmodule. Dit houdt in dat huisartsen die groepsverband werken over een gemeenschappelijke vaccinvoorraad kunnen beschikken en toch individueel vaccinaties kunnen registreren. De groep moet hiervoor wel een procedure doorlopen: Alle artsen moeten eerst als gebruiker geregistreerd zijn in het Vaccinnet alvorens ze kunnen toegevoegd worden tot de groepspraktijk. Neem daarna contact op met Annick Paeps op het telefoonnummer of via naar vaccinnet@vlaanderen.be. Een formulier wordt u dan ge- d. Vul alle gegevens van de groepspraktijk in, zowel van de artsen die er werkzaam zijn als van de HAIO en van het personeel dat in naam van de praktijk toegang mag hebben tot Vaccinnet. Mail dit formulier terug. U krijgt een bericht van Annick Paeps zodra de groepspraktijk geactiveerd is. Handleiding Vaccinnet 2

5 R E G I S T R A T I E P R O C E D U R E V O O R H U I S A R T S E N, H A I O S E N P R A K T I J K A S S I S T E N T E N ( P. A ) Waarom is registratie nodig alvorens je met vaccinnet kan werken? Het Vaccinnet is een online besteldienst voor vaccins maar bevat ook vertrouwelijke medische informatie die enkel toegankelijk is voor een beroepsbeoefenaar van de gezondheidszorg of personen die onder het toezicht ervan staan. Om toegang te krijgen is dus authentificatie van de identiteit van de gebruikers nodig. Online helpfunctie Als u naar de startpagina gaat van Vaccinnet via komt u via de link wenst u meer informatie op de handleiding uit van Vaccinnet. Deze handleiding is niet meer al te recent (Handleiding versie 1.3 van 29/08/2005), maar wordt allicht geüpdate wanneer er belangrijke wijzigingen aan Vaccinnet worden doorgevoerd. Wanneer u naar deze handleiding bent doorgeklikt kan u via de balk aan de linker kant van de pagina naar de inhoud ervan doorklikken. R E G I S T R A T I E P R O C E D U R E Als je als nieuwe gebruiker toegang wenst te krijgen tot Vaccinnet dan zijn er 4 mogelijkheden: 1. Heb je een elektronische identiteitskaart (eid) en kaartlezer: -> klik op "Login via eid" 2. Je hebt al een token: -> Klik op "Login" 3. Je hebt nog geen elektronische identiteitskaart en geen token: -> U moet eerst een token aanvragen via om te kunnen werken met Vaccinnet. 4. Je hebt wel een elektronische ID kaart maar geen kaartlezer: -> zie 3 Handleiding Vaccinnet 3

6 Indien u tot de 3 e en 4 e groep behoort, dan bestaat het registratieproces uit twee delen: Deel 1: Registratie op het federaal portaal en aanvraag token: nodig voor zowel huisarts, HAIO als P.A. Deel 2: Identificatie als huisarts Behoort u tot groep 1 of 2 m.a.w. u hebt al een eid én een kaartlezer, of u bezit al een token, dan kan u de eerste stap overslaan. Deel 1: Registratie op het federaal portaal Ga via Vaccinnet ( Ik ben een nieuwe gebruiker. Ik wil mij nu registreren ) of via Klik dan op de link een token aanvragen/ zich registreren onder top online diensten die zich aan de onderkant van het scherm bevindt. U zal zowel uw (elektronische) identiteitskaart als uw SIS-kaart nodig hebben. Deze inschrijving wordt beveiligd door een gebruikersnaam en een paswoord dat u zelf kunt kiezen. Zorg ervoor dat u deze gebruikersnaam en dit paswoord onthoudt, want u zult het nodig hebben telkens u met Vaccinnet wil werken. Handleiding Vaccinnet 4

7 Gebruikersovereenkomt aanvaarden en doorloop de volgende stappen Kies een gebruikersnaam en een paswoord; volg de instructies over hoe een paswoord er het best uitziet. Zorg ervoor dat u ze onthoudt. Handleiding Vaccinnet 5

8 Op dit scherm moet u uw adres invoeren. Naar uw adres wordt een link doorg d die u moet aanklikken. Dit bevestigt dat u de procedure correct hebt doorlopen. Handleiding Vaccinnet 6

9 Klik op de opgegeven URL; binnen enkele dagen moet u per post een TOKEN toegestuurd krijgen. Deel 2: Identificatie als huisarts De registratie op het federaal portaal en de token bieden een uniek identificatiemiddel voor de burger. Voor gebruikers van Vaccinnet is nog een bijkomende identificatie als beroepsbeoefenaar van de gezondheidszorg vereist. Voor toegang van P.A. of HAIO dient de huisarts een aanvraag te richten aan Annick Paeps (zie onder doelgroep ). Deel 2a: Identificatie als huisarts met gebruik token Hebt u uw token toegekregen dan kunt u op Vaccinnet inloggen om uw registratieproces te vervolledigen. Dit gaat als volgt: 1. Ga naar de website van Vaccinnet ( 2. Klik op de "login" knop indien u met token werkt 3. Het login scherm wordt geopend in hetzelfde venster. Dit is het login scherm van Vaccinnet op de federale portaalsite. 4. Vul uw gebruikersnaam en paswoord in waarmee u zich geregistreerd hebt op de federale portaalsite. U hoeft niet telkens opnieuw in te loggen. Indien u altijd op dezelfde computer werk floept bij het ingeven van de eerste letter de rest van uw gebruikersnaam of wachtwoord: als u aanvinkt dat het 'onthouden' mag worden doet een normale computer dat ook. Indien u niet steeds op dezelfde computer werkt, moet u uw gebruikersnaam of wachtwoord steeds weer invullen. 5. Klik op de "login" knop om u aan te melden. 6. Er wordt een scherm geopend waar één van de 24 codes die op uw token staat gevraagd wordt. Vul de code in die overeenkomt met dit nummer. Handleiding Vaccinnet 7

10 7. Klik op de "Verzenden" knop. 8. De pagina met de gebruikersovereenkomst en privac beleid wordt getoond. 9. Indien u op de "Akkoord" knop klikt, kunt u verdergaan met het registratieproces. 10. De "Registratie" pagina, deel 3, stap 1 wordt getoond. 11. Vul uw RIZIV-nummer in. 12. Druk op de "Volgende" knop 13. De "Registratie" pagina, deel 3, stap 2 wordt getoond. 14. Vul uw profiel en leveringsinformatie in. 15. Druk op de "Volgende" knop 16. De "Registratie" pagina, deel 3, stap 3 wordt getoond. 17. Controleer en bevestig uw registratiegegevens en druk op de "Bevestigen" knop. 18. De "Bevestiging" pagina wordt getoond. Nadat uw registratieaanvraag gecontroleerd werd door Toezicht Volksgezondheid zult u via op de hoogte gebracht worden of u al dan niet toegang zult krijgen tot het Vaccinnet. Als u zich na de kantooruren heeft aangemeld kan dit wel tot s anderendaags duren alvorens u, per mail, bevestiging van registratie krijgt. Deel 2b: Identificatie als huisarts met eid en kaartlezer 1. Ga naar de website van Vaccinnet ( 2. Klik op de "login via eid Geeft uw PINCODE in. Dan pikt u aan bij de stappen zoals beschreven onder Deel 2a vanaf nummertje 8. Handleiding Vaccinnet 8

11 U I T E I N D E L I J K : A A N D E S L A G M E T V A C C I N N E T Huidige voorraad opgeven - bestelkrediet Wanneer u, nadat uw aanvraag goedgekeurd werd, de eerste keer inlogt, zult u uw huidige voorraad aan vaccins moeten opgeven. Zorg ervoor dat u vooraf de stand van uw voorraad opgenomen hebt en de voorraadgegevens bij de hand hebt voor de vaccins die tot de Vlaamse vaccinatiekorf behoren (zie startpagina Vaccinnet): Ook voor huisartsen is er een maximale voorraad van de stock bepaald. Deze maximale voorraad kan dus niet overschreden worden. Het ssteem houdt ook bij hoeveel u momenteel nog in voorraad heeft. Elke keer u een vaccin toedient dat door de Vlaamse overheid gratis ter beschikking wordt gesteld en u het heeft geregistreerd, wordt deze dosis automatisch van uw stock afgetrokken en in een bestelkrediet omgezet. U kan overgaan tot een bestelling als er tenminste drie dosissen moeten geleverd worden. Handleiding Vaccinnet 9

12 Consulteren - Registreren - bestellen Telkens u aanlogt op Vaccinnet komt u op deze startpagina. Opgelet: ook praktijkassistentes en HAIO s moeten eerst altijd inloggen voor ze op Vaccinnet kunnen (met eid of token!) U kan nu overgaan tot het registreren van een gegeven vaccin op naam van uw patiënt. U kan de vaccinatiestatus nakijken van uw patiënt en de vaccinatiekaart afdrukken. U kan uw bestellingen en openstaande leveringen bekijken U kan uw profiel bekijken en eventueel aanpassen (bijvoorbeeld als u wil dat de vaccins op een ander moment of ander adres worden afgeleverd. Handleiding Vaccinnet 10

13 Opzoeken van een patiënt Om de vaccinatiestatus na te kijken Om een vaccin te registreren Ga via de linkerbalk Zoek een persoon of via een vaccinatie registreren op de startpagina Snel zoeken kan via het rijksregisternummer. U kan ook op één of meerdere criteria zoeken zoals naam, geboortedatum enzovoort. U kan de resultaten zien van de vaccins die reeds voor deze patiënt werden geregistreerd. Handleiding Vaccinnet 11

14 U kan de resultaten schematisch zien, of in een lijstje. Er kan ook een vaccinatiekaart worden afgedrukt. Door op de datum van een gegeven dosis te gaan staan kan men doorklikken naar meer gedetailleerde gegevens o.a. de precieze datum van toediening, naam van het product dat gegeven werd en bijwerkingen. Als u niet degene bent die dit vaccin heeft toegediend kan u niets wijzigen aan de gegevens. U kan wel een bijwerking toevoegen. U kan wel een aanvraag doen om een wijziging uit te voeren omdat u bewijzen hebt dat deze gegevens niet correct zijn (naam van vaccin verkeerd bijvoorbeeld, of datum). Dan kan u op dit scherm uw vraag en reden formuleren, dit wordt dan door Toezicht Volksgezondheid nagekeken en eventueel gewijzigd. Een gegeven dosis registreren Als u uw patiënt heeft gevonden kan u ook een vaccin registreren : Ofwel via het schematisch overzicht door op het bolletje te gaan staan: dit kan enkel voor de vaccins die tot de Vlaamse vaccinatiekalender behoren: Ofwel via de vaccinatielijst: u kan dan om het even welk vaccin toevoegen dat op de Belgische markt beschikbaar is. Doet een secretaresse de registraties, dan zal ze naast op de vraag of het vaccin uit eigen voorraad komt, ook moeten kiezen voor welke arts ze deze registratie uitvoert (i.g.v groepspraktijk) Handleiding Vaccinnet 12

15 Tips Zoek steeds met de officiële naam van uw patiënt en de correcte schrijfwijze: als u naar Marieke zoekt en officieel is haar naam Maria dan zal u niet de juiste persoon vinden. Het rijksregisternummer kan dan heel handig zijn. Indien u de naam van het vaccin kent, kies dat dan altijd zo voor de registratie: dit is belangrijk als het vaccin uit uw stock komt bijvoorbeeld Tedivax pro Adulto: noem dit niet dt, want dan gaat het niet van uw stock af (en kan u het ook niet bijbestellen). Bovenaan de keuzelijst van vaccins zijn trouwens alle gratis vaccins gegroepeerd. U moet hieruit kiezen als ze uit uw stock komen! Vergeet niet om het lotnummer in te geven; mochten er zich problemen voordien met bepaalde loten van vaccins kunnen ze snel worden getraceerd. U kan ook vaccins ingeven voor uw volwassen patiënten; vooral voor reizigersvaccinatie is het nuttig om de kalenders goed op te volgen. µ Handleiding Vaccinnet 13

16 V O O R R A A D B E H E E R E N B E S T E L L I N G E N Elk geregistreerd vaccin dat door de Vlaamse overheid ter beschikking wordt gesteld wordt van uw persoonlijke voorraad afgetrokken. Dit tegoed kan in een bestelling worden omgezet als er tenminste 3 vaccins moeten geleverd worden. Klik hiervoor op Mijn voorraad of Mijn leveringen in de linkerbalk van de startpagina. Indien er toch fouten zijn geslopen in de voorraad kan u dit laten verbeteren door een mail te sturen naar vaccinnet@vlaanderen.be of te bellen naar Wanneer uw bestelling is toegekomen zal u dit in Vaccinnet moeten bevestigen. Handleiding Vaccinnet 14

17 A D R E S S E N T O E Z I C H T V O L K S G E Z O N D H E I D Uniek aanspreekpunt voor Vaccinaties en Vaccinnet: vaccinnet@vlaanderen.be telefoon: Voor meer informatie over het Vlaamse vaccinatieaanbod en voor meldingen infectieziekten kunt u terecht bij de provinciale afdelingen van Toezicht Volksgezondheid Ook bij Domus Medica kan u vragen stellen over vaccinaties info@domusmedica.be DE T O E K O M S T Vaccinnet is geen afgewerkt product. Nog steeds worden er functionaliteiten aan toegevoegd of verbeterd. De vaccinatiedatabank vereist de participatie van zoveel mogelijk vaccinatoren: de gegevens van K&G zijn opgenomen sinds 1999 deze van de CLB s pas sinds schooljaar Huisartsen en kinderartsen kunnen toegang krijgen tot Vaccinnet sinds januari Arbeidsgeneesheren en urgentiediensten volgen. Vaccinnet loopt nu naast uw eigen elektronische medisch dossier: er wordt gewerkt aan een automatisch uitwisseling tussen de twee sstemen voor een efficiëntere manier van registreren zijn. Dat is een kritische factor voor huisartsen om echt aan de slag te gaan met Vaccinnet. Vlotte uitbreiding naar nieuwe vaccins die gratis ter beschikking staan Vanaf 1 november 2013 raadpleegbaar via Vitalink. Dat betekent: -beschikbaarheid van de eigen vaccinatiegegeven voor elke burger via Vitalink - beschikbaarheid van de vaccinatiegegeven voor zorgverleners met een zorgrelatie via Vitalink VANAF 2014 WORDT VACCINNET DE ENIGE MANIER OM VACCINS UIT DE VACCINATIEKORF TE BESTELLEN BIJ DE VLAAMSE OVERHEID Handleiding Vaccinnet

18 B I J L A G E : K A A R T L E Z E R S Er zijn verschillende tpes kaartlezers op de markt die uw eid en SIS-kaarten kunnen lezen en die met uw medisch programma compatibel zijn. Let wel, er horen ook (support) licenties bij die echter niet duur zijn. Zorg er echter wel voor dat de laatste nieuwe eid software op je pc staat. Hierbij de link die je daaraan helpt, en volg gewoon de stappen volgen die voorgesteld worden. Tip: en daar Opgelet: bij oudere versies MOET voor uw EMD de BELPIC service afstaan De laatste versie (zie URL hierboven) MOET de CRL en Privacservice af staan of uw EMD leest geen SIS en eid kaarten meer... Hoe: Start, configuratiescherm, ssteembeheer, services. Daar de beschreven services STOPPEN en op "handmatig" opstarten zetten. Meer info ivm met KAARTLEZERS vind je op: Neem gerust contact op met de IT-verantwoordelijke van uw kring. Handleiding Vaccinnet 18