Beloningsbeleid Bestuurders en Functionarissen

Transcriptie

1 Beloningsbeleid Bestuurders en Functionarissen Stichting Pensioenfonds Archimedes (hierna: het pensioenfonds) legt hierin de regels vast voor de beloning van de hierin beschreven categorieën bestuurders en functionarissen en voor vergoeding van de door hen voor het pensioenfonds gemaakte kosten. In dit document wordt de taalkundig mannelijke vervoeging gehanteerd van bestuurslid, respectievelijk functionaris, maar vanzelfsprekend mag hiervoor ook de vrouwelijke vervoeging worden gelezen. Toepassingsgebied Het beloningsbeleid is van toepassing op de volgende categorieën bestuurders en functionarissen: Bestuurder: ieder werkgeversbestuurslid, deelnemersbestuurslid en pensioengerechtigdenbestuurslid voor de duur van zijn bestuurslidmaatschap met werking vanaf de voor hem geldende datum van benoeming of verkiezing, met uitzondering van degene die een arbeidsovereenkomst heeft met een bij het pensioenfonds aangesloten onderneming en met uitzondering van degene met wie het pensioenfonds een overeenkomst is aangegaan waaronder contractueel een andersoortige vergoeding is vastgelegd. Functionaris: ieder lid van het verantwoordingsorgaan of de beleggingscommissie, niet zijnde mede een bestuurder in de zin van deze regeling, van het pensioenfonds voor de duur van zijn lidmaatschap met werking vanaf de voor hem geldende datum van benoeming of verkiezing, met uitzondering van degene die een arbeidsovereenkomst heeft met een bij het pensioenfonds aangesloten onderneming en met uitzondering van degene met wie het pensioenfonds een overeenkomst is aangegaan waaronder contractueel een andersoortige vergoeding is vastgelegd. De secretaris van het pensioenfonds is in dienstbetrekking bij één van de aangesloten ondernemingen en wordt op basis van een separate overeenkomst (service level agreement) aan het pensioenfonds doorbelast. De vergoedingen aan de secretaris vallen buiten het bereik van deze regeling. 18 april 2017 Pagina 1 van 10

2 Doelstelling en achtergrond Het bestuur is verantwoordelijk voor alles wat door, namens of voor het pensioenfonds wordt gedaan. Het bestuur beoogt hiermee uitvoering te geven aan een beheerst en duurzaam beloningsbeleid dat zich verenigt met de doelstellingen van het pensioenfonds en passend is gelet op de ondernemingen waarvoor het pensioenfonds de regelingen uitvoert. Het bestuur beoogt dat de hierin vastgelegde beloning van bestuurders respectievelijk functionarissen in redelijke verhouding staat tot de gedragen verantwoordelijkheid, de aan de functie gestelde eisen en het tijdsbeslag. Voor bestuurders, ook als zij tevens onder de definitie van functionaris vallen, is met deze regeling afgestapt van de vacatieregeling. Aanleiding hiervoor is de toename van het aantal werkzaamheden, de daarvoor vereiste deskundigheid en beschikbaarheid en het daarvoor vereiste wisselende tijdsbeslag. Vergoeding op uurtariefbasis is hiervoor een passender methodiek dan de vacatieregeling. Om de kosten voor beloning van de betreffende bestuurders beheersbaar te maken is gekozen voor een gematigd uurtarief en een maximering van het aantal in rekening te brengen uren. Voor functionarissen, met uitzondering voor die personen die tevens bestuurder zijn in de zin van deze regeling, continueert het bestuur de vacatieregeling. Het bestuur is van oordeel dat met de hoogte van de geboden beloning wordt voorkomen dat de functionarissen van het verantwoordingsorgaan een financieel belang zouden hebben dat een kritische opstelling in de weg staat. Het bestuur kent in deze regeling geen prestatie gerelateerde beloningen toe en zal bij ontslag van een bestuurslid of functionaris geen ontslagvergoeding verstrekken. Voor vergoeding in aanmerking komende tijdsbesteding en gemaakte kosten Bestuurders. Voor bestuurders komen de volgende werkzaamheden in aanmerking voor vergoeding op uurtariefbasis: Vergaderingen en overleg of correspondentie: van het bestuur met het verantwoordingsorgaan van de beleggingscommissie van het dagelijks bestuur met de projectgroep toekomstbestendige uitvoering pensioenregeling met de pensioenuitvoerder 18 april 2017 Pagina 2 van 10

3 met de vermogensbeheerders met de custodian met de beheerder van de website met consultants met de werkgevers en aandeelhouders met toezichthouders met de visitatiecommissie met andere partijen na voorafgaande goedkeuring door ten minste twee andere bestuurders die geen bestuurder zijn in de zin van deze regeling Werkzaamheden terzake van: voorbereiding en opvolging van bovengenoemde vergaderingen het voorbereiden van governance documenten van het pensioenfonds rapportages van het pensioenfonds de website van het pensioenfonds communicatie van het pensioenfonds door bestuur geïnitieerde trainingen en cursussen Maximaal kunnen per dag acht (8) uren en per week veertig (40) uren worden gedeclareerd. Functionarissen. Voor functionarissen komen de volgende werkzaamheden in aanmerking voor vergoeding van vacatiegelden: Vergaderingen en daarmee verbonden overleg of correspondentie: van het orgaan waarvan de functionaris deel uitmaakt met het dagelijks bestuur of het bestuur met de vermogensbeheerders met de custodian met consultants met de werkgevers en aandeelhouders met toezichthouders met de visitatiecommissie met de projectgroep toekomstbestendige uitvoering pensioenregeling met andere partijen na voorafgaande goedkeuring door ten minste twee bestuurders. Door bestuur geïnitieerde trainingen en cursussen. Per vergaderdag/training/cursus kunnen maximaal twee (2) dagdelen van ieder vier (4) uren worden gedeclareerd. 18 april 2017 Pagina 3 van 10

4 De werkzaamheden ter voorbereiding van de vergaderingen en daarmee verbonden overleg of correspondentie vinden in beginsel in eigen tijd plaats. Evenwel in geval van voorbereiding van bovengemiddelde omvang voor een onderwerp waarvoor eenieders inbreng wordt verlangd, zoals kan gelden in het kader van een aanvraag voor advies, heeft de voorzitter van het betreffende orgaan de bevoegdheid om voor vacatiegelden tot toekenning over te gaan van aanvullend maximaal twee (2) dagdelen van ieder vier (4) uur voor de betreffende vergadering. Cursussen en abonnementskosten Het bestuur hecht eraan dat bestuursleden en functionarissen actief werken aan het ontwikkelen en bijhouden van de voor de uitoefening van hun functie relevante kennis en vaardigheden. Tegelijkertijd wenst het bestuur de kosten van de vergaring en ontwikkeling van kennis en vaardigheden beheersbaar te houden. Bestuursleden kunnen de duur van seminars of soortgelijke bijeenkomsten declareren waarvoor binnen het bestuur (per ) is afgestemd dat deze met het oog op kennisvergaring voor het bestuur wordt bijgewoond en op voorwaarde dat de betreffende bestuurder hiervan een voor de overige bestuurders functioneel relevante schriftelijke samenvatting maakt. Functionarissen kunnen de duur van seminars (omgezet in dagdelen) of soortgelijke bijeenkomsten declareren waarvoor binnen het orgaan waarvan de functionaris deel uitmaakt (per ) is afgestemd dat deze met het oog op kennisvergaring voor het betreffende orgaan wordt bijgewoond en op voorwaarde dat de betreffende functionaris hiervan een voor de overige functionarissen functioneel relevante schriftelijke samenvatting maakt. Bestuursleden en functionarissen worden overigens geacht om hun kennis en vaardigheden die benodigd zijn voor het goed uitoefenen van hun functie in hun eigen tijd en voor eigen rekening te ontwikkelen en bij te houden. De eventuele kosten van aanmelding of deelname aan voorgenoemde cursus, training, seminar of soortgelijke bijeenkomst kunnen worden gedeclareerd. Abonnementskosten worden niet vergoed. Uurtarief en vacatiegelden Het bestuur stelt het onder deze regeling geldende uurtarief (gebaseerd op een vergoeding van 80,00/uur) en de vacatiegelden jaarlijks met werking per 1 januari vast. Een richtlijn voor de hoogte van deze vergoeding is het gemiddeld uurloon van een zogenoemde 1st line management positie binnen de aangesloten 18 april 2017 Pagina 4 van 10

5 ondernemingen. Deze komt redelijk overeen met de richtlijnen van de Pensioen Federatie. In Bijlage 1 zijn de uurtarieven opgenomen. In Bijlage 2 zijn de vacatiegelden opgenomen. Het bestuur kan de Bijlagen herzien nadat hiertoe advies van het verantwoordingsorgaan is gevraagd en ontvangen. Reistijd en reiskosten Reistijd wordt niet vergoed. Reiskosten worden als volgt vergoed: gereden kilometers met de eigen auto worden vergoed met 0,19 per gereden kilometer van het woonhuis in Nederland naar KPR&T en terug, en met 0,41 per additionele kilometer te rekenen van het woonhuis naar de locatie en terug. De kilometerafstand wordt met behulp van ANWB routeplanner or Google maps berekend. Openbaar vervoer per trein, tram, metro en bus, eerste klas tarief, tegen overlegging van facturen of prints van het betreffende reistraject via of Declaraties, uitbetaling en vrijwaring voor belasting- en premieafdracht Declaraties Bestuurders. Bestuurders maken voor de indiening van een aanvraag voor vergoeding van bestede tijd en kosten gebruik van het in Bijlage 1 aangehangen declaratieformulier of van een soortgelijk formulier waarin naar het oordeel van de secretaris van het pensioenfonds de gedeclareerde tijd voldoende duidelijk wordt gespecificeerd en toegelicht. Het declaratieformulier wordt met verantwoording van de bestede tijd en reiskosten en met aanhechting van de relevante originele facturen/bonnen ingediend bij de secretaris van het pensioenfonds. De secretaris controleert de uren en activiteiten. Nadat deze controle tot tevredenheid is uitgevoerd wordt de declaratie door twee personen zijnde bestuurder, die geen bestuurder is in de zin van deze regeling, en/of de voorzitter van het verantwoordingsorgaan beoordeeld, goedgekeurd of geweigerd. Declaraties Functionarissen. Functionarissen maken voor de indiening van een aanvraag voor vergoeding van bestede tijd en kosten gebruik van het in Bijlage 2 aangehangen declaratieformulier of van een soortgelijk formulier waarin naar het oordeel van de secretaris van het pensioenfonds de gedeclareerde tijd voldoende duidelijk wordt gespecificeerd en toegelicht. Het declaratieformulier wordt met verantwoording van de bestede tijd en kosten en met aanhechting van de relevante 18 april 2017 Pagina 5 van 10

6 originele facturen/bonnen en met goedkeuring van de voorzitter van het orgaan waartoe de functionaris behoort ingediend bij de secretaris van het pensioenfonds. De secretaris controleert de uren en activiteiten. Daarna wordt de declaratie door twee (2) bestuurders beoordeeld, goedgekeurd of geweigerd. Uitbetaling. Bestuurders en functionarissen zijn onderworpen aan de voor hen geldende belastingwetten en regels. Bestuurders die niet in aanmerking komen voor de kleine ondernemersregeling onder de wet op de omzetbelasting worden via ACT uitbetaald. Overige bestuurders en functionarissen worden via Syntrus uitbetaald. Vrijwaringsverklaring bestuurders en functionarissen. Het pensioenfonds keert, via Syntrus, de vergoeding van tijd/vacatiegelden, reiskosten en andere kosten uit op bruto basis en verricht geen inhouding en/of afdracht van premies of belastingen aan belastingautoriteiten of premie-instellingen. Het is mogelijk dat terzake van de verrichte vergoedingen aan de bestuurder of functionaris belastingen of premies verschuldigd zijn. Hiervoor is de betreffende bestuurder of functionaris zelf verantwoordelijk. De bestuurder, respectievelijk de functionaris wordt gevraagd ervoor in te staan om de eventueel verschuldigde belastingen en premies terzake van de door het pensioenfonds aan hen of hun tussenpersonen gedane betalingen steeds zelfstandig en tijdig aan de bevoegde autoriteiten te voldoen en om het pensioenfonds terzake hiervan vrijwaring te verlenen. Hiertoe zullen de bestuurders en functionarissen de in Bijlage 3 opgenomen vrijwaringsverklaring ondertekenen en aan de secretaris van het pensioenfonds verstrekken. Inwerkingtreding Deze regeling is door het bestuur in haar vergadering van 21 april 2015 vastgesteld. Laatstelijk gewijzigd 20 april april 2017 Pagina 6 van 10

7 Bijlage 1 Uurtarief Bestuurders Bestuurder Bedragen in excl BTW Via Syntrus via ACT Bestuurders jonger dan de AOW-gerechtigde leeftijd 80,00 112,44 Bestuurders ouder dan de AOW-gerechtigde leeftijd, 80,00 102,21 jonger dan pensioenrichtleeftijd Bestuurders ouder dan de pensioenrichtleeftijd 80,00 94,55 Kilometertarief Bestuurders Bedragen in excl BTW Via Syntrus via ACT Aantal km heen en terug tussen woonhuis en 0,19 0,19 KPR&T Aantal additionele km heen en terug tussen woonhuis en locatie 0,41 0,41 18 april 2017 Pagina 7 van 10

8 Declaratieformulier Beloning en Kosten Bestuurders via ACT 18 april 2017 Pagina 8 van 10

9 Functionaris Bijlage 2 Vacatievergoeding Functionarissen Dagdeel van 4 uur in via Syntrus Bedragen in excl BTW Functionarissen jonger dan de AOW-gerechtigde leeftijd 250,00 Functionarissen ouder dan de AOWgerechtigde leeftijd 250,00 Kilometertarief Functionarissen Bedragen in excl BTW via Syntrus Aantal km heen en terug tussen woonhuis en KPR&T 0,19 Aantal additionele km heen en terug tussen woonhuis en locatie 0,41 Naam Bankrekening nummer Maand Voorbeeld Declaratieformulier Vacatiegelden en Kosten Datum Activiteit/reistijd Omschrijving Betrokkene(n) Dagdeel Kosten Datum indiening Handtekening functionaris Akkoord voorzitter orgaan Akkoord secretaris Akkoord bestuurder 1 Akkoord bestuurder 2 18 april 2017 Pagina 9 van 10

10 Bijlage 3 Vrijwaringsverklaring Naam: Functie bij het pensioenfonds: Aan Stichting Pensioenfonds Archimedes, Voor de als bestuurder respectievelijk functionaris voor het fonds uit te voeren activiteiten en werkzaamheden komt ondergetekende in aanmerking voor het ontvangen van beloning en onkostenvergoeding via Syntrus volgens het Beloningsbeleid van het pensioenfonds. Hierbij verklaart de ondergetekende dat hij/zij zelf verantwoordelijk is voor de tijdige en juiste afdracht van belastingen en premies over de ontvangen vergoedingen van het pensioenfonds en hij/zij vrijwaart het pensioenfonds van elke aansprakelijkheid tegenover belastingautoriteiten en premie-instellingen in dit opzicht. Deze vrijwaring is onherroepelijk. Met vriendelijke groeten, Voor ontvangst: Naam: Datum: Secretaris pensioenfonds Datum: Indien de bestuurder/functionaris is gehuwd, wordt medeondertekening van de echtgenoot of echtgenote gevraagd: Naam echtgenoot of echtgenote: Datum: 18 april 2017 Pagina 10 van 10