Handleiding. alexioncrm. alexion. s o f t w a r e

Transcriptie

1 Handleiding alexioncrm alexion s o f t w a r e

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Voorwoord... 6 Missie... 6 Inleiding... 6 Doelstellingen... 7 Support via Hulp op Afstand Basis Alexion CRM Alexion CRM opstarten De weergave en de knoppen van Alexion CRM De menubalk De boomweergave De werkbalk en sneltoetsen Overige sneltoetsen De kaartweergaven De lijstweergave Bedrijfsgegevens invoeren Gebruikers invoeren Adresgegevens invoeren Organisatiegegevens invoeren Persoonsgegevens invoeren Bewerken van Organisatie- en Persoonsgegevens Het zoeken van Organisaties en Personen binnen Alexion CRM Geavanceerd zoeken Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties Verzamelen Een Verzameling bewerken Een Selectie maken Een selectie bewerken Printfunctie De printfunctie in de kaartweergave Gebruiker De printfunctie in de kaartweergave Organisatie De printfunctie in de kaartweergave Persoon De printfunctie in de kaartweergave Project Het instellen van de printfunctie Correspondentie Correspondentie met Personen binnen een Organisatie (Word)... 61

3 Inhoudsopgave 7.2 Het opslaan van correspondentie Correspondentie direct per versturen Dymo labelprinter Het bewerken van correspondentie correspondentie: Outlook importeren correspondentie: filteren Notities Notities bij Personen Het bewerken van notities Het werken met notities Projecten Invoeren van Projecten Invoeren van nieuwe Projecten via de kaartweergave Project Deelnemers toevoegen aan een Project Documentbeheer binnen een Project Een projectmap aanmaken Uitgaande correspondentie bij een Project Documenten importeren Notities aanmaken binnen een Project Uren registreren bij een Project Uren uitprinten Logboek bijhouden van een Project Invoeren van nieuw Project via de kaartweergave Organisatie Invoeren van nieuwe Projecten via de kaartweergave Persoon Hulptabellen Hulptabel sjablonen Hulptabel volgnummer Hulptabel kenmerk Hulptabel Land Acties binnen Alexion CRM Acties in de kaartweergave Gebruiker Acties in de kaartweergave Organisatie Acties met kenmerken Selecteren met de actieknop Snelstartopties met de actieknop Maak een mailing met de actieknop Verstuur met de actieknop Verstuur Dm-Cards met de actieknop Acties in de kaartweergave Persoon Acties in de kaartweergave Project

4 Inhoudsopgave 11.5 Acties in de hulptabellen Acties in de overige tabellen Overige tabellen Instellingen Het tabblad Algemeen Tooltips Wizard bij nieuwe Organisatie en Persoon Grote iconen Geavanceerde knoppen Voorletters in hoofdletters uitschakelen bij personen Skype Telefoonnummers altijd met landcode beginnen Alexion CRM in het systeemvak Minimaliseren bij afsluiten Onderwerp notities automatisch vullen Nederlandse Sofi/BSN check Verkoop-panel Het tabblad Unieke velden Het tabblad Systeem Documenten Database Meerdere Gebruikers Het tabblad Projecten Projecten Lijstweergave deelnemers Het tabblad Overig Het tabblad Plus! Plus Logboeken Importeren externe documenten Het tabblad Labelwriter Brother Label Opties Het tabblad Snelstart SnelStart MDB Snelstart SQL Inloggegevens Overig Het tabblad Outlook Importeer Outlook

5 Inhoudsopgave Outlook contactpersonen Outlook contactgegevens importeren Het tabblad Rechten Het tabblad Maatwerk Het tabblad Scanner Algemeen Scanner Formaat Het tabblad DmCards Het tabblad Quicknote Het tabblad Opstartscherm Extra s Kolomnamen lijstweergaven aanpassen aan individuele wensen sjabloon aanmaken DM-Cards versie Diensten van Alexion software Onze diensten Aanvullende modules De pakketten van Alexion CRM Online back-up Aantekeningen

6 Voorwoord VOORWOORD Alexion software is opgericht in 2000 door AnToine van Maarle. Hij wilde vanaf het begin CRM software ontwikkelen voor MKB bedrijven van één tot circa twintig Gebruikers. Laagdrempelige Nederlandstalige CRM software volgens een uitgekiend uniek groeiconcept. Starters kunnen Alexion CRM twee maanden uitgebreid testen met een gratis Basic versie, voorzien van alle noodzakelijke basisfunctionaliteiten. Daarna kunnen updates en aanvullende modules worden aangeschaft. Hiermee groeit het softwarepakket mee met de draagkracht van de onderneming. Indien gewenst zijn klantspecifieke maatwerkaanpassingen mogelijk. MISSIE Alexion software heeft zich tot doel gesteld om duidelijke en heldere CRM software te maken voor MKB bedrijven met 1 tot 20 medewerkers. Een laagdrempelige instapmogelijkheid Een eenvoudige start (basis)module Overzichtelijk en doeltreffend Optimaal bedieningsgemak Een gunstige prijs/prestatieverhouding Modulaire uitbreidbaarheid Voor het MKB ontbreekt het niet aan CRM software. Voor kleinere bedrijven is deze vaak te uitgebreid, onnodig ingewikkeld en kostbaar. Alexion software biedt daarom een gemakkelijk te bedienen standaard CRM software programma: Alexion CRM. Software die mee kan groeien met de behoefte van de ondernemer. INLEIDING In deze handleiding leert u werken met de basisprincipes van Alexion CRM. Wij gaan er van uit dat Alexion CRM al op uw netwerk is geïnstalleerd. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u op de nodige instructies vinden om Alexion CRM te installeren. Alexion CRM kent vier hoofdtaken: Adressen opslaan, opzoeken en bijwerken. Correspondentie bijhouden, opslaan, versturen en bewerken. Notities bijhouden en opslaan. Projecten bijhouden en opslaan. Binnen deze vier hoofdtaken werkt u met functies als: - Gegevens bewerken - Aanmaken - Bewerken - Verwijderen - Zoeken - Verzamelen - Groeperen 6

7 Doelstellingen - Printen - Acties Naast de vier hoofdtaken kent Alexion CRM ook de functionaliteit Hulptabellen. Deze functionaliteit zal voornamelijk door één Persoon binnen uw bedrijf beheerd worden. Met behulp van de functionaliteit Hulptabellen kunt u de standaard van uw bedrijf instellen. Als laatste is er de functionaliteit Overige tabellen, hierin vindt u een overzicht van alle handelingen en data binnen Alexion CRM. Alexion Software is een dynamisch bedrijf dat constant in ontwikkeling is. Hierdoor kunnen afbeeldingen van vensters en functies in deze handleiding afwijken van de versie van Alexion CRM die uw organisatie zal gebruiken. Laat u zich hierdoor niet in verwarring brengen, de functies en de wegen die u in deze handleiding aanleert kunt u prima gebruiken binnen uw versie van Alexion CRM. DOELSTELLINGEN Na het lezen van deze handleiding en het maken van de opdrachten kunt u: - Gegevens invoeren van Gebruikers, Organisaties, Personen en Werknemers. - Gegevens bewerken en opzoeken. - Een Verzameling maken en bewerken. - Een Selectie maken en bewerken. - Documenten en Rapportages vanuit Alexion CRM uitprinten. - Vanuit Alexion CRM uw Correspondentie voeren, opslaan, bewerken en versturen. - Notities bijhouden en bewerken. - Projecten invoeren en beheren. - Sjablonen aanmaken. - Kenmerken aanmaken. - De zoekfunctie in alle kaartweergaven toepassen. - Bij verschillende landen een eigen briefaanhef maken - De Actieknop gebruiken in de verschillende kaartweergaven en tabellen. - De instellingen aanpassen aan uw behoeften. - Alle bovenstaande acties combineren en koppelen. - Op een volwaardige en professionele manier uw relaties beheren. Mocht u na het lezen van deze handleiding nog problemen tegenkomen, dan kunt u gebruik maken van Hulp op afstand. 7

8 Support via Hulp op Afstand SUPPORT VIA HULP OP AFSTAND Heeft u vragen of problemen? Dan bieden wij u hulp op afstand. Nu ook beschikbaar binnen het programma Alexion CRM via menu: Hulp op afstand. Hulp op afstand gebeurt via een beveiligde internetverbinding. Om hulp op afstand uit te kunnen voeren moet u een werkende internetverbinding hebben. U belt met de supportmedewerker van Alexion Software op nummer (050) Op aangeven van onze supportmedewerker kunt u een klein bestandje downloaden. Hierna klikt u 2x op de knop uitvoeren. Na installatie krijgt u een venstertje te zien met een ID-nummer. Geef dit nummer aan de supportmedewerker door. Hiermee creëert u een beveiligde verbinding tussen uw computer en Alexion CRM en kunnen wij uw probleem oplossen. De kosten voor hulp op afstand zijn 1,15 per minuut voor gebruikers met een update-abonnement en 2,10 per minuut voor gebruikers zonder updateabonnement (december 2010) en worden per 5 minuten afgerekend. Gaat u akkoord met de kosten? Dan kan in veel gevallen het probleem op deze manier samen met u worden opgelost. Als laatste ontvangt u van Alexion CRM een factuur per voor de geboden hulp. 8

9 1 Basis Alexion CRM 1 BASIS ALEXION CRM Alexion CRM is een softwaresysteem waarbinnen alle gebieden die uw klanten raken geïntegreerd worden tot één geheel. Het biedt u de mogelijkheid om klantgegevens en interacties met klanten te beheren. Alexion CRM gaat er van uit dat uw onderneming de contacten met uw klanten wil optimaliseren. Alexion CRM stelt niet uw eigen onderneming of product, maar de individuele klant centraal. Met Alexion CRM heeft u controle over de relatie met uw klanten, de ervaringen van uw klanten, en daarmee ook de waardering van uw klanten met betrekking tot uw eigen onderneming. Het idee hierachter is dat u door een goede klantenbinding uw bedrijfsvoering en daarmee uw winstkansen optimaliseert. Om winst te maken is het noodzakelijk klanten langdurig aan u te binden; tevreden klanten leidden tot meer omzet, meer winst en daarmee continuïteit voor uw onderneming. Het doel van Alexion CRM is dat u op een overzichtelijke wijze relaties aan kunt gaan met uw klanten, deze relaties kunt onderhouden en uit kunt bouwen op een manier die voor u en uw klanten een win-win situatie oplevert. Hiermee biedt Alexion CRM u de mogelijkheid duurzaam een belangrijk concurrentievoordeel op te bouwen. U kunt met Alexion CRM bijvoorbeeld gegevens bijhouden van Organisaties, Contactpersonen en Projecten. U kunt Verzamelingen, Selecties en Wordmailingen maken, notities vastleggen en rapportages uitprinten. In hoofdstuk 1 leert u hoe Alexion CRM is opgebouwd en met welke knoppen u bepaalde acties kunt uitvoeren. U leert de basisbegrippen kennen en gaat alle tabellen en velden bij langs. Met deze basis bent u in staat te navigeren binnen Alexion CRM. In de daarop volgende hoofdstukken gaan we in op de werking van Alexion CRM. 1.1 ALEXION CRM OPSTARTEN Alexion CRM kan zich op twee plaatsen op uw computer bevinden; onder de startknop bij programma s, of op uw bureaublad. Het icoon van Alexion CRM ziet er als volgt uit: Het kan zowel op uw bureaublad als in de onderste werkbalk staan. OPDRACHT 1 Start Alexion CRM op. Kies een Gebruikersnaam en vul uw wachtwoord in. Druk daarna op de knop OK. U ziet het openingsvenster van Alexion CRM. 9

10 1 Basis Alexion CRM 1.2 DE WEERGAVE EN DE KNOPPEN VAN ALEXION CRM In dit hoofdstuk is het de bedoeling dat u tijdens het lezen van de tekst meekijkt op het scherm van uw computer en de weergaven en de knoppen van Alexion CRM leert herkennen en benoemen DE MENUBALK U begint bij de menubalk, deze staat onder het icoontje van Alexion CRM. Er staan 6 standaardknoppen op de menubalk. Wanneer u een kaartweergave open hebt staan komt hier nog de knop Bewerken bij. Met behulp van de menubalk kunt u navigeren binnen Alexion CRM, maar ook backups maken, importeren en exporteren naar andere bestanden, uw licentie beheren en hulp krijgen. De werking van de menubalk komt in de volgende hoofdstukken daar waar nodig aan de orde. Links in uw beeld ziet u de boomweergave van het programma. Tip U kunt de boomweergave in- en uitklappen door op de of te klikken. 10

11 1 Basis Alexion CRM In het midden van uw beeld ziet u een kaartweergave. Dit is vaak bij de eerste keer opstarten de kaartweergave Organisatie. Boven de kaartweergave ziet u een werkbalk met 11 standaardknoppen. Met deze knoppen kunt u de kaartweergave bewerken en acties uitvoeren. Onder de kaartweergave Organisatie ziet u een volledige lijstweergave met alle Organisaties die ingevoerd zijn binnen Alexion CRM DE BOOMWEERGAVE Door middel van de boomweergave kunt u binnen het programma navigeren. Standaard staat de boomweergave open. Mocht dit niet het geval zijn dan kunt u op de plus voor Alexion CRM klikken om de boomweergave open te klappen. Onder Alexion CRM ziet u FAQ staan. Als u hierop klikt, komt u op Alexion CRM Forum nieuws. Hier vindt u tips omtrent het werken met Alexion CRM. U kunt hier zelf vragen stellen en de vragen bekijken die anderen over ons programma gesteld hebben. U vindt hier bijvoorbeeld antwoord op vragen als: ik heb een scanner, kan ik ook documenten inscannen?. Onder Forum ziet u Gebruikers staan. Hier vindt u alle Personen die gebruik maken van het programma Alexion CRM binnen uw eigen bedrijf. 11

12 1 Basis Alexion CRM Onder Gebruikers staat het Hoofdmenu. Wanneer u op Hoofdmenu klikt ziet u alle acties die mogelijk zijn binnen het hoofdmenu. Het hoofdmenu bestaat uit de kaartweergaven Organisatie, Persoon, en Project. U kunt met de linkermuisknop de betreffende kaartweergave openen. Onder het uitgeklapte hoofdmenu ziet u nog twee functies. De eerste is de functie Hulptabellen. 12

13 1 Basis Alexion CRM Als u op Hulptabellen klikt, krijgt u het volgende venster te zien: Met de Hulptabellen kunt u een persoonlijke bedrijfsopmaak realiseren. Over het algemeen zal deze functie door één persoon in het bedrijf gebruikt worden, daarom worden de Hulptabellen in een apart hoofdstuk behandeld. De tweede functie onder het hoofdmenu is Overige tabellen. Als je deze functie aanklikt krijg je het volgende venster te zien: 13

14 1 Basis Alexion CRM Met behulp van deze functie kunt u een overzicht krijgen van alle handelingen en data die binnen Alexion CRM ingevoerd zijn. Deze functie zal het meest gebruikt worden door leidinggevenden en wordt om die reden apart in hoofdstuk 10 behandeld. Voorbeeld Stel u wilt als leidinggevende weten welke notities nog niet afgerond zijn binnen uw onderneming. U kunt dan in de Overige Tabel > Notities een Verzameling maken van alle onafgeronde notities. Alexion CRM laat u alle notities van al uw Werknemers zien die nog niet afgerond zijn. Hoe u een Verzameling maakt leert u in hoofdstuk DE WERKBALK EN SNELTOETSEN De werkbalk van Alexion CRM heeft elf knoppen. De knoppen worden gebruikt om de kaartweergave die weergegeven wordt te bewerken. In het onderstaande schema ziet u kort de functie van de knoppen. Ook zijn de sneltoetsen weergegeven. Het voordeel van de sneltoetsen is dat u op uw toetsenbord kunt blijven werken en niet de muis hoeft te gebruiken. In de volgende hoofdstukken wordt de werking van de verschillende knoppen op de werkbalk uitgebreid behandeld. Knoppen Functie Sneltoets Nieuw F7 Opslaan F9 of Ctrl + S Annuleren ESC Bewerken F8 Verwijderen Ctrl + D Zoeken F2 of Ctrl + F 14

15 1 Basis Alexion CRM Verzameling F3 Selectie - Afdrukken Ctrl + P Acties - Lijstweergave aan/uit Ctrl + L OVERIGE SNELTOETSEN Andere sneltoetsen die handig kunnen zijn voor het werken met Alexion CRM zijn: Exporteren Samenvoegen met Word Lijstweergave aanpassen Afsluiten Afsluiten Opslaan Toevoegen aan de lijst Wissen uit de lijst Boomweergave aan / uit Vorige Volgende Vorige kaart Volgende kaart F4 F5 F6 Alt + F4 Ctrl + Q Ctrl + S Ctrl + T Ctrl + Delete Ctrl + Shift + T Alt + Alt + Ctrl + Ctrl DE KAARTWEERGAVEN Er zijn drie soorten kaartweergaven. De kaartweergave Organisatie De kaartweergave Persoon De kaartweergave Project De drie kaartweergaven hebben ieder een eigen opmaak. De kaartweergave Organisatie bestaat optioneel uit twee panels. Het hoofdpanel met de Organisatiegegevens verschijnt standaard op uw scherm. 15

16 1 Basis Alexion CRM Het hoofdpanel Het verkooppanel In het hoofdpanel kunt u het adres, de contactgegevens, de Werknemers en aantekeningen over Organisaties invoeren waarmee u een relatie onderhoudt. Daarnaast kunt u notities, documenten en Projecten met betrekking tot de Organisatie bijhouden en het logboek gebruiken. In het optionele verkooppanel kunt u de verkoopgegevens van deze relatie bijhouden. Opmerking Het verkooppanel bij Organisatie, Persoon en Project kan optioneel aangezet worden. Meer hierover leest u in het hoofdstuk Extra s. De kaartweergave Persoon heeft ook een hoofdpanel en optioneel een verkooppanel en ziet er als volgt uit: In de kaartweergave Persoon kunt u de gegevens van uw relatie bijhouden. Dit zijn contactgegevens, maar ook gegevens over notities, documenten en Projecten die betrekking hebben op deze Persoon. Het is ook mogelijk om de privé contactgegevens in te voeren. 16

17 1 Basis Alexion CRM De kaartweergave Project heeft een hoofdpanel met een geïntegreerde verkooppanel en ziet er als volgt uit: In de kaartweergave Project kunt u uw Projectgegevens bijhouden. Dit kunnen algemene gegevens zijn, gegevens over de deelnemers, uit te voeren werkzaamheden, notities en documenten. Tip Met de sneltoets Ctrl + pijl naar boven kunt u naar de vorige kaartweergave gaan. Met de sneltoets Ctrl + pijl naar beneden gaat u naar de volgende kaartweergave DE LIJSTWEERGAVE De lijstweergave staat altijd onder de kaartweergave en is afhankelijk van de kaartweergave die op het scherm staat. Bij de kaarweergave Organisatie krijgt u een overzicht van alle Organisaties binnen uw bestand, bij de kaartweergave Persoon krijgt u een overzicht van alle Personen en bij de kaartweergave Project krijgt u een overzicht van alle Projecten. Tip U kunt de lijstweergave aan en uitzetten met de sneltoets Ctrl + L. 17

18 2 Bedrijfsgegevens invoeren 2 BEDRIJFSGEGEVENS INVOEREN Voordat we verder gaan met de werking van Alexion CRM is het noodzakelijk dat u de gegevens van uw eigen onderneming invoert in Alexion CRM. Deze bedrijfsgegevens heeft Alexion CRM nodig voor bijvoorbeeld de opmaak van uw correspondentie. OPDRACHT 1 Klik op Extra in de menubalk bovenaan Alexion CRM. Er verschijnt een uitklapmenu. Klik hier op Bedrijfsgegevens. OPDRACHT 2 Vul uw bedrijfsgegevens zo goed mogelijk in. Als u de cursus met meerdere leden van uw Organisatie volgt hoeft slechts één cursist de data in te voeren. Als u bepaalde velden nu nog niet in kunt vullen, kunt u de gegevens later bewerken. 18

19 3 Gebruikers invoeren OPDRACHT 4 Klik op OK. Uw bedrijfsgegevens worden nu opgeslagen binnen Alexion CRM. 3 GEBRUIKERS INVOEREN Als u uw bedrijfsgegevens ingevoerd heeft, dient u zichzelf als Gebruiker te registreren. Als Gebruiker kunt u gebruik maken van bepaalde functionaliteiten die een bezoeker niet heeft. Bovendien worden de handelingen van elke Gebruiker apart bijgehouden binnen Alexion CRM. Zo weet u wie wat en wanneer gedaan heeft en wie wat wanneer nog moet doen. Wanneer er meer mensen binnen uw Organisatie met Alexion CRM werken dienen zij zich ook als Gebruiker te registreren. U kunt alleen Personen als Gebruiker registreren. Dit betekent dat u eerst de nieuwe Gebruiker als Persoon moet invoeren in Alexion CRM. In hoofdstuk 4.2 wordt behandeld hoe u Persoonsgegevens invoert. Als de nieuwe Gebruiker reeds als Persoon ingevoerd is in Alexion CRM kunt u de volgende stappen uitvoeren: OPDRACHT 1 Klik op Gebruikers in de boomweergave. Op uw scherm verschijnt de kaartweergave Gebruiker. Wanneer er al een Gebruiker geregistreerd is verschijnen zijn gegevens op de kaartweergave. Mocht er nog geen enkele Gebruiker geregistreerd zijn dat verschijnt een blanco kaartweergave. 19

20 3 Gebruikers invoeren Om uzelf als Gebruiker te registreren doet u het volgende: OPDRACHT 2 Klik op de knop Nieuw in de werkbalk bovenaan de kaartweergave. Er verschijnt een lege kaartweergave Gebruiker op uw scherm. Onder de kaartweergave Gebruiker ziet u een lijst met de Personen die binnen uw onderneming als Gebruikers geregistreerd zijn. OPDRACHT 3 Klik op Persoon en selecteer de gewenste Persoon uit de lijst van Alexion CRM. Vul nu uw gegevens in op de kaartweergave Gebruiker. 20

21 3 Gebruikers invoeren OPDRACHT 4 Sla uw gegevens op door op de Opslaan knop te klikken. U staat nu binnen Alexion CRM geregistreerd als Gebruiker. U kunt nu alle kaartweergaven binnen het programma bewerken. Hoe u dit doet komt in de volgende hoofdstukken aan de orde. 21

22 4 Adresgegevens invoeren 4 ADRESGEGEVENS INVOEREN Eén van de hoofdtaken van Alexion CRM is het beheren van adressen. In dit hoofdstuk leert u adressen invoeren, opslaan en bewerken in de kaartweergave Organisatie en Persoon. Bij het invoeren van adressen van Organisaties maakt u gebruik van de werkbalk en de kaartweergave Organisatie. Van de kaartweergave Organisatie behandelen we hier het hoofdpanel. Het verkooppanel is daarom niet afgebeeld. Omdat we ons in dit hoofdstuk concentreren op het invoeren van gegevens worden een aantal pictogrammen in de kaarweergaven niet behandeld in dit hoofdstuk. Deze komen aan bod in de volgende hoofdstukken. 4.1 ORGANISATIEGEGEVENS INVOEREN Open de kaartweergave Organisatie. Dit kan via de boomweergave gedaan worden door onder het hoofdmenu op Organisatie te klikken. Wanneer u al Organisaties heeft ingevoerd in Alexion CRM, verschijnen automatisch de Organisaties op alfabetische volgorde in beeld. In de werkbalk ziet u twee grijze knoppen; de knop om op te slaan en de knop om te annuleren. Deze knoppen zijn in deze modus uitgeschakeld. OPDRACHT 2 Open een nieuwe Organisatiekaart door op de werkbalk de knop Nieuw aan te klikken. = de knop Nieuw. Er verschijnt een nieuwe blanco Organisatiekaart waarop u de gegevens van de Organisatie kunt invullen. De werkbalk vertoont nu 6 grijze knoppen. Deze knoppen zijn weer bruikbaar zodra u de ingevoerde gegevens heeft opgeslagen. Zolang u de gegevens niet hebt opgeslagen is de kaart in bewerkingsmodus. Als een kaart in de bewerkingmodus is kunt u alleen de witte velden invullen. Om de blauwe velden in te vullen (bijvoorbeeld het veld Werknemers) dient u eerst de gegevens op te slaan. De gegevens van een Organisatie voeren we in op de tabbladen Algemeen, Overig en Kenmerken. De adresgegevens worden ingevoerd op het tabblad Algemeen. 22

23 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 3 Standaard opent de kaartweergave in het tabblad Algemeen. Als dit niet het geval is, open dan het tabblad Algemeen. Voer de naam van een (fictieve) Organisatie in bij zoeknaam. Bijvoorbeeld Alexion CRM. Wanneer u het veld Zoeknaam verlaat, verschijnt automatisch de ingevoerde zoeknaam in het veld Naam Officieel. Tip Vul bij de Zoeknaam verschillende zoektermen in zodat u de ingevoerde organisatie makkelijk terug kunt vinden als u de zoekfunctie gaat gebruiken. U heeft bijvoorbeeld een ICT bedrijf als klant dat Kracht heet. Wanneer u als Zoeknaam Kracht en ICT en Automatisering invult kunt u op alle drie de zoektermen zoeken in het geval dat u de officiële naam niet meer weet, maar wel dat het bijvoorbeeld om een ICT bedrijf gaat. De zoekfunctie gebruikt namelijk het veld Zoeknaam als informatiebron. Vul vervolgens in het veld Naam Officieel de officiële naam in. 23

24 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 4 Vul onder het tabblad Algemeen de adresgegevens van een (fictieve) Organisatie in. Bijvoorbeeld: Bieslookstraat 31-1, 9731HH, Groningen. Het land vult u in door op de koppelknop te klikken en het gewenste land te selecteren. De koppelknop koppelt het land aan het invulveld. Als u geen land invult wordt automatisch het land ingevuld dat u via menu Extra > Bedrijfsgegevens heeft ingevuld Opmerking Mocht het bezoekadres afwijken van het postadres, dan kunt u onder het tabblad Afwijkend bezoek adres de gegevens van het bezoekadres invullen. Opmerking Wanneer een adres overeenkomt met een reeds ingevoerd adres wordt het veld dat al in het bestand staat oranje. Bijvoorbeeld 24

25 4 Adresgegevens invoeren Tip U kunt via de helpknop in de menubalk het postcodeboek downloaden. Als u hiervoor kiest Moet u wel Alexion CRM opnieuw opstarten. Het voordeel van het postcodeboek is dat u eerst de postcode in kunt vullen waarna Alexion CRM de straat, de plaats en het kengetal van het telefoonnummer automatisch invult. OPDRACHT 5 Vul nu de contactgegevens van een (fictieve) Organisatie in het veld contactgegevens. Bijvoorbeeld: Opmerking In het veld Relatie type Kunt u met de uitklapknop een relatietype selecteren. Standaard staan er een aantal relatietypen in het programma. U kunt nieuwe relatietypen toevoegen door de naam van de nieuwe relatietype in het veld te typen en daarna op Ctrl +t te drukken. Het programma vraag u dan of u het woord wilt toevoegen aan de keuzelijst. U kunt ook relatietypen wissen door de relatietype te selecteren en op Ctrl+delete te drukken. 25

26 4 Adresgegevens invoeren Opmerking Wanneer u tijdens het werken met de kaartweergave Organisatie op de wereldbol naast het veld Website klikt, maakt Alexion CRM voor u een directe verbinding met de ingevulde website. Als u tijdens het werken met de kaartweergave Organisatie op het icoontje naast het veld klikt, opent Alexion CRM uw programma en vult het adres vast voor u in. Let op: u werkt dan niet meer in Alexion CRM. Alexion CRM slaat de dus niet binnen Alexion CRM op en maakt ook geen notitie van de aanmaak van de ! Hoe u de aangemaakte kunt importeren in Alexion CRM leert u in hoofdstuk 7 en hoofdstuk Naast het ingevoerde adres kunt u aantekeningen bijhouden die de Organisatie betreffen. Naast het veld aantekeningen staan drie hulpknoppen die u daarbij kunnen helpen. De bovenste knop vult automatisch de datum in wanneer u er op klikt. De tweede knop De derde knop is om aantekeningen te kopiëren. is om aantekeningen te plakken. OPDRACHT 6 Maak een (fictieve) aantekening bij de ingevoerde Organisatie. Bijvoorbeeld; Alexion software levert database maatwerk voor het MKB: Alexion CRM (het programma waarmee u nu werkt) is een Relatiebeheer programma waarmee u gegevens van uw klanten en leveranciers kunt vastleggen, brieven aanmaken en archiveren, notities maken, etc. Alexion CRM houdt voor u bij welke aantekening door wie is toegevoegd. OPDRACHT 7 Sla de ingevoerde gegevens op door op de knop Opslaan te klikken. Voer vervolgens nog vier (fictieve) Organisaties in. U kunt hiervoor eventueel gegevens uit uw eigen database gebruiken. Dit is nodig om een oefenbestand op te bouwen voor latere opdrachten. 26

27 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 8 Voeg bij twee door u ingevoerde Organisaties het relatietype klant toe. Naast de contactgegevens kunt u de Werknemers van een Organisatie invoeren. Gebruik hiervoor de kleine werkbalk onderaan het veld. Net als in de grote werkbalk, klikt u eerst op de knop Nieuw. Het veld wordt dan actief. Alexion CRM vraagt u door middel van een Wizard of u een nieuw of een bestaand Persoon in wilt voeren. Wanneer u kiest voor de optie: Bestaand Persoon, vraag Alexion CRM u een Selectie te maken uit alle reeds ingevoerde Personen. Als u nog geen Personen ingevoerd heeft verschijnt hier een lege lijst. 27

28 4 Adresgegevens invoeren Wanneer u voor een Nieuw Persoon kiest, krijgt u onderstaande te zien: U heeft, met andere woorden de kaartweergave Persoon geopend. In hoofdstuk 4.2 behandelen hoe u hier Persoonsgegevens invoert. We vullen eerst nog het tabblad Overig in zodat de gegevens van de Organisatie compleet zijn. 28

29 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 9 Open het tabblad Overig in de kaartweergave Organisatie. OPDRACHT 10 Klik op de knop Nieuw. U kunt nu de overige gegevens, zoals het Kamer van Koophandelnummer, het Bankrekeningnummer, het BTW nummer en dergelijke van de Organisatie invullen. OPDRACHT 11 Voer de overige gegevens van de Organisatie in. U kunt hiervoor uw eigen gegevens gebruiken. Sla daarna de gegevens op door op de knop Opslaan klikken. te Tip U kunt een map aan de Organisatie koppelen door een bestaande map te selecteren (of eerst een nieuwe map aan te maken en vervolgens te selecteren) onderin het tabblad Overig. U kunt vervolgens alle documenten die deze organisatie betreffen in deze map opslaan. 29

30 4 Adresgegevens invoeren U weet nu hoe u de algemene en de overige gegevens van een Organisatie in kunt voeren in Alexion CRM. In hoofdstuk 10.3 leert u hoe u kenmerken aan een Organisatie (en Persoon) kunt koppelen via het tabblad Kenmerken. U gaat eerst leren hoe Persoonsgegevens ingevoerd worden. 4.2 PERSOONSGEGEVENS INVOEREN In de kaartweergave Persoon kunt u gegevens van Personen invoeren en koppelen aan een Organisatie. De Persoon wordt dan tevens een Werknemer. In de kaartweergave Persoon worden ook alle notities, documenten, en Projecten bijgehouden waar deze Persoon aan gekoppeld is. OPDRACHT 1 Open de kaartweergave Persoon. Dit kunt u op verschillende manieren doen: De eerste mogelijkheid, via de Organisatiekaart, heeft u reeds uitgevoerd. Deze mogelijkheid is vooral handig wanneer u bezig bent een nieuwe Organisatie en dus Werknemers van deze nieuwe Organisatie in te voeren. Als u een nieuwe Persoon of Werknemer in wilt voeren nadat u alle Organisatiegegevens al ingevoerd en opgeslagen heeft kunt u de kaartweergave Persoon openen door middel van de boomweergave aan de linkerkant. De kaartweergave Persoon staat als tweede onder het hoofdmenu. Het venster opent automatisch en op alfabetische volgorde met een Persoon die reeds ingevoerd is. Net als bij de kaartweergave Organisatie kunt u ook in de kaartweergave Persoon een nieuwe kaart openen door op de knop Nieuw klikken. Onderstaande figuur verschijnt op uw scherm: te 30

31 4 Adresgegevens invoeren De opbouw van de kaartweergave Persoon is dezelfde als de kaartweergave Organisatie. Het invoeren geschied op dezelfde wijze. OPDRACHT 2 Voer een (fictief) Persoon in op het tabblad Algemeen. U kunt één van de Personen kiezen uit uw eigen gegevens. OPDRACHT 3 Sla de Persoon op door op de knop Opslaan te klikken. Voor u verschijnt een Wizard die u vraagt of u een Organisatie aan de ingevoerde Persoon wilt toevoegen. U kunt kiezen voor de optie Nieuwe Organisatie, of Bestaande Organisatie. Wanneer u voor de Nieuwe Organisatie kiest verschijnt er een lege Organisatiekaart op uw scherm. U kunt hier een nieuwe Organisatie invoeren. Als u voor de optie Bestaande Organisatie kiest kunt u een bestaande Organisatie selecteren uit de getoonde lijst. 31

32 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 4 Koppel de zojuist ingevoerde Persoon aan een reeds door u ingevoerde Organisatie. Dit doet u door een bestaande Organisatie te selecteren en op OK te klikken. Vervolgens verschijnt er een Werknemerskaart op uw scherm. Bijvoorbeeld: 32

33 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 5 Vul op de Werknemerskaart de gegevens in van de (fictieve) Persoon die u ingevoerd heeft. Klik daarna op OK. U keert automatisch terug naar de kaarweergave Persoon. Daar ziet u dat de zojuist ingevoerde Werknemer gekoppeld is aan de geselecteerde Organisatie. Bijvoorbeeld: Opmerking De zojuist ingevoerde persoon staat bij terugkeer naar de kaartweergave Persoon boven aan de lijstweergave geselecteerd. Bijvoorbeeld: 33

34 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 6 Voer nog vier (fictieve) Personen in. U kunt hiervoor gegevens uit uw eigen bestand gebruiken. Koppel deze vier (fictieve) Personen aan een reeds ingevoerde Organisatie. Dit is nodig om een oefenbestand op te bouwen voor latere opdrachten. Opmerking Ook in de kaartweergave Persoon kunt u het tabblad Overig invullen met gegevens als het SoFi/BSNnummer en het Bankrekeningnummer. 4.3 BEWERKEN VAN ORGANISATIE- EN PERSOONSGEGEVENS U heeft nu geleerd hoe u gegevens van Organisaties en Personen in kunt voeren in Alexion CRM. Ook heeft u gezien dat deze gegevens aan elkaar gekoppeld zijn. Wanneer u gegevens wilt veranderen, kunt u dit zowel bij de kaartweergave Organisatie als bij de kaartweergave Persoon doen door de knop bewerken te gebruiken. OPDRACHT 1 Verander bij één ingevoerd Persoon het telefoonnummer met behulp van de knop bewerken. Sla de veranderde gegevens op door middel van de opslaan knop Opmerking Wanneer u binnen Alexion CRM een kaartweergave aan het bewerken bent en u gaat naar een andere kaartweergave zonder de bewerking op te slaan of te annuleren, ziet u dat de kaartweergave die u aan het bewerken bent in de boomweergave geel kleurt. Hiermee waarschuwt Alexion CRM u dat de bewerking nog niet voltooid is. 34

35 4 Adresgegevens invoeren 4.4 HET ZOEKEN VAN ORGANISATIES EN PERSONEN BINNEN ALEXION CRM Wanneer u met Alexion CRM werkt en u snel een Organisatie of Persoon binnen het bestand wilt opzoeken kunt u dat op verschillende manieren doen. De eerste manier is via de lijstweergave. Als u een Organisatie zoekt opent u de kaartweergave Organisatie via de boomweergave. OPDRACHT 1 Open de kaartweergave Organisatie. Vervolgens scrollt u door de lijstweergave van Organisaties die onder de kaart op uw scherm staat, en selecteert u de Organisatie die u zoekt door een vinkje te plaatsen in het vakje voor de Organisatie. Bijvoorbeeld: OPDRACHT 2 De geselecteerde Organisatie verschijnt vervolgens in de kaartweergave Organisatie op uw scherm. Het zoeken van een Persoon gaat op dezelfde wijze, alleen opent u dan eerst de kaartweergave Persoon via de boomweergave, zodat de lijstweergave van Personen op uw scherm verschijnt. Een tweede manier om te zoeken is via de knop zoeken in de werkbalk boven de kaartweergave Organisatie of Persoon. Klik op de zoekknop. Het zoekvenster verschijnt op uw scherm: Zoek een Instantie of Zoek een Persoon. 35

36 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 3 Klik op een Organisatie of Persoon die u zoekt. De regel wordt blauw. Als u vervolgens op OK klikt, verschijnt de betreffende Organisatie of Persoon in de kaartweergave Organisatie of Persoon op uw scherm. Het kan zijn dat u niet meer de volledige naam van een Organisatie of Persoon weet, of u herinnert zich bijvoorbeeld alleen de woonplaats of een straatnaam. U kunt dan zoeken op gedeelten van tekst. OPDRACHT 4 Als u in het bovenstaande voorbeeld bijvoorbeeld in de Postadreskolom bevat de tekst bies zou typen en in de Postcode woonplaatskolom de tekst groningen zou typen verschijnt automatisch de Organisaties of Personen die aan deze kenmerken voldoen in beeld. OPDRACHT 5 Vervolgens selecteert u de Organisatie of Persoon die u zoekt en klikt op OK. Standaard staan de kolommen waar u op kunt zoeken in een vaste volgorde. Vooraan staat de Naamkolom, daarnaast de Adreskolom en daarnaast de Postcode woonplaatskolom. U kunt de volgorde van de kolommen echter ook veranderen door op de knoppen aan de linkerkant van de kolommen te klikken. 36

37 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 6 Wanneer u bijvoorbeeld op de knop klikt, verschuift de kolom naar voren, en kunt u eenvoudig zoeken op gedeelten van het adres door deze in het zoekvenstertje bevat de tekst onder de kolom te typen. Als u op de Bezoekknop klikt, verschijnt het bezoekadres in de tweede kolom en kunt u hier eenvoudig op zoeken. Naast de OK knop ziet u de knop Geavanceerd staan. Met deze knop kunt u heel gericht zoeken. 37

38 4 Adresgegevens invoeren GEAVANCEERD ZOEKEN Als u op andere criteria wil zoeken dan ; adres of naam gebruikt u de functie geavanceerd zoeken. OPDRACHT 1 Open het zoekvenster bij de kaartweergave Organisatie. Klik daarna op de knop Geavanceerd. U ziet dat het zoekvenster veranderd is. In de kolomhoofden staan nu uitklapknoppen. 38

39 4 Adresgegevens invoeren OPDRACHT 2 klik op het uitklappijltje in de Naamkolom. Er verschijnt een uitklapmenu. U ziet dat u nu aan de hand van heel veel criteria kan zoeken. Stel dat u bijvoorbeeld alleen een bankrekeningnummer heeft, maar niet meer weet bij welke Organisatie dat banknummer hoort. Selecteer banknummer als criteria. Alexion CRM verandert de kolom van een Naamkolom naar een Banknummerkolom. Wanneer u nu onder in het zoekveld van de Banknummerkolom het banknummer (of een gedeelte ervan) intypt zoekt Alexion CRM voor u de betreffende Organisatie bij het banknummer. 39

40 4 Adresgegevens invoeren U kunt op deze manier de zoekcriteria van alle drie de kolommen aanpassen en gericht zoeken. We oefenen verder met geavanceerd zoeken in hoofdstuk 5, bij het maken van een Selectie en een Verzameling. Opmerking Vanaf versie 3.6 kunt u ook zoeken door in de kaartweergave op het veld te gaan staan waarop u wilt zoeken, en op schift+f2 te klikken. Een voorbeeld: u bent bezig in de kaartweergave Persoon en wilt zoeken op straatnaam. U gaat op het veld straatnaam onder Priveadres staan en klikt op schift+f2. Op uw scherm verschijnt een zoekscherm met in de eerste kolom straatnaam. U kunt nu verder zoeken op straatnaam via de invulvelden. 40

41 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties 5 VERZAMELEN & SELECTEREN VAN PERSONEN & ORGANISATIES U heeft nu een oefenbestand opgebouwd. Met dit oefenbestand kunt u de functies Verzamelen en een Selectie maken aanleren. Verzamelen en een Selectie maken zijn belangrijke functies binnen Alexion CRM. Ze bieden u bijvoorbeeld de mogelijkheid gericht Organisaties en Personen op bepaalde kenmerken te selecteren en deze Verzameling of Selectie te gebruiken bij uw werkzaamheden. U kunt hierbij denken aan specifieke mailingen, overzichten uitprinten of het maken van adreslabels. 5.1 VERZAMELEN Stel dat u een overzicht wilt van al uw klanten in Groningen. U wilt deze Verzameling maken voor huidig en toekomstig gebruik. U maakt dan een Verzameling aan met twee logische zoektermen, namelijk: Woonplaats: Relatietype: Groningen Klant OPDRACHT 1 Ga naar de kaartweergave Organisatie. Klik op de knop Verzamelen boven in de werkbalk van de kaartweergave. Op uw scherm verschijnt een verzamelvenster. Onderaan het venster ziet u drie Selectiefuncties. U kunt hier selecteren op Postcode/woonplaats; Postadres en Zoeknaam. U kunt hier dus een Verzameling maken aan de hand van de logische zoekterm Woonplaats. U wilt echter een Verzameling maken op woonplaats en relatietype. U moet dus de Selectiefunctie relatietype activeren. 41

42 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties OPDRACHT 2 Klik op de knop Geavanceerd onderaan het verzamelvenster. U ziet dat er nu uitklappijltjes zijn verschenen bovenin de kolomhoofden. OPDRACHT 3 Klik op het uitklappijltje in de kolom post_adres. Er verschijnt een uitklapmenu. De balk naast het uitklapmenu staat standaard onderaan het uitklapmenu. OPDRACHT 4 Verschuif de balk van het uitklapmenu naar boven. Selecteer relatie_type. U ziet dat nu de relatietypen van de Organisaties zichtbaar zijn in de tweede kolom. 42

43 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties OPDRACHT 5 Type nu in het zoekvak onderaan de eerste kolom: Groningen. Type in het zoekvak onderaan de tweede kolom: toeleverancier. Alexion CRM laat meteen de Verzameling zien. Klik daarna op OK. Alexion CRM vraagt u om de Verzameling een naam te geven. OPDRACHT 6 Geef de Verzameling de naam: Toeleveranciers in Groningen. Op uw scherm verschijnt de Verzameling toeleveranciers in Groningen in de kaartweergave Organisatie. U ziet de eerste Organisatie van de Verzameling weergegeven als een kaartweergave. De overige Organisaties van de Verzameling ziet u weergegeven in de lijstweergave onder aan de kaartweergave. 43

44 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties Wanneer u nu op het plusje voor Organisatie in de boomweergave klikt, ziet u dat de Verzameling toeleveranciers in Groningen is toegevoegd. Opmerking Een Verzameling is gebaseerd op logische kenmerken die u zelf invoert. Een Verzameling is dynamisch. Dat wil zeggen dat Alexion CRM alle nieuwe Organisaties of Personen die u aan Alexion CRM toevoegt automatisch aan de Verzameling toevoegt als de nieuwe Persoon of Organisatie aan de logische voorwaarden van de Verzameling voldoet. Opmerking Vanaf versie 3.6 is het mogelijk op een veld een verzameling te maken. U gaat hiervoor op het veld staan en klikt op Schift+F3. 44

45 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties EEN VERZAMELING BEWERKEN Als u de Verzameling wil verwijderen, herbenoemen of bewerken, klikt u met uw rechtermuisknop op de Verzameling. De volgende mogelijkheden verschijnen dan in beeld. Wanneer u hier op Nieuwe Verzameling klikt, heeft u de mogelijkheid om binnen de reeds bestaande Verzameling een nieuwe Verzameling aan te maken. U kunt Verzamelingen maken en bewerken binnen de kaartweergaven Organisatie, Persoon en Project. Tip U kunt een Verzameling eenvoudig verlaten door op Organisatie in de boomweergave te klikken. U zit dan namelijk weer in de hoofdverzameling van alle Organisaties. 45

46 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties 5.2 EEN SELECTIE MAKEN De Selectiefunctie heeft veel overeenkomsten met de Verzamelfunctie, maar kent enkele wezenlijke verschillen. Een Selectie maakt u namelijk in principe aan voor eenmalig gebruik. Stel dat u, vanuit PR oogpunt, eenmalig aan uw klanten in Groningen een bijzondere attentie wilt sturen ter gelegenheid van Bommen Berend (een feestdag in Groningen). U wilt graag een lijst met adressen van uw klanten in Groningen voor op de pakketjes die u gaat versturen. U bent niet van plan deze Selectie voor andere doeleinden te gebruiken. De stappen die u volgt om deze Selectie aan te maken zijn dezelfde als de stappen die u volgde bij het maken van een Verzameling. OPDRACHT 1 Klik op de Selectieknop in de kaartweergave Organisatie, en maak een Selectie op de logische criteria: relatietype klant en woonplaats Groningen. De logische criteria: relatietype klant selecteert u door middel van geavanceerd selecteren. Klik daarna op OK. Alexion CRM vraagt u nu wat u met de Selectie wilt doen. U heeft hier vier mogelijkheden. U kunt de bestaande Selectie overschrijven door de nieuwe Selectie, de nieuwe Selectie samenvoegen met de reeds bestaande Selectie, de nieuwe Selectie van de bestaande Selectie aftrekken en een nieuwe Selectie maken binnen de huidige Selectie. 46

47 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties OPDRACHT 2 Als u met de net gemaakte Selectie wilt werken klikt u op Overschrijf de bestaande Selectie. Alexion CRM vertelt u hoeveel kaarten er voor de huidige Selectie geselecteerd zijn. OPDRACHT 3 Klik op OK. U ziet dat Alexion CRM de geselecteerde kaarten aangevinkt heeft in de lijstweergave onderaan de kaartweergave Organisatie. De Selectie wordt weergegeven in de hele lijstweergave. Op dit moment geeft Alexion CRM nog geen overzicht van alleen de gemaakte Selectie. U kunt nu deze Selectie gebruiken om de adressenlijst uit te printen. OPDRACHT 4 Klik op de printknop in de kaartweergave Organisatie. 47

48 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties OPDRACHT 5 Selecteer Adressenlijst en klik op afdrukvoorbeeld. U krijgt een overzicht van de adressen die in uw Selectie staan. (De sjabloon in dit overzicht is volledig naar wens aan te passen, kleur,stijl, logo etc.) U heeft nu een Selectie gemaakt op logische criteria. U kunt binnen deze logische criteria echter ook willekeurige criteria toevoegen. Stel dat u ook aan een andere Organisatie buiten Groningen de attentie toe wil sturen. U kunt deze Organisatie handmatig aan de huidige Selectie toevoegen. Opmerking Een Selectie kan willekeurig samengesteld worden. Een Verzameling niet. Wel kunt u binnen een Verzameling een willekeurige Selectie maken. OPDRACHT 6 Voeg handmatig één willekeurige Organisatie toe aan de huidige Selectie door de Organisatie aan te vinken in de lijstweergave. OPDRACHT 7 Klik daarna op de printknop bovenaan de kaartweergave Organisatie en vraag om een afdrukvoorbeeld van de adressenlijst. U ziet dat uw willekeurig toegevoegde Organisatie nu ook op de adressenlijst staat. U kunt natuurlijk ook altijd een willekeurige Selectie handmatig via de lijstweergave maken door de betreffende Organisaties (of Personen of Projecten) aan te vinken. 48

49 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties EEN SELECTIE BEWERKEN Een aangemaakte Selectie blijft bestaan totdat u het overschrijft of opheft. Ook als u Alexion CRM afsluit zal Alexion CRM de Selectie weer tonen bij het opstarten. U kunt de huidige Selectie bewerken via de lijstweergave. OPDRACHT 1 Ga met uw muis naar de lijstweergave en klik op de rechtermuisknop. Op uw scherm verschijnt een keuzevenster waarmee u uw Selectie kunt bewerken. U kunt de lijstweergave van uw Selectie veranderen door op de uitklapknop naast Sorteren te klikken. Zoals u ziet: U kunt op heel veel criteria sorteren. 49

50 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties OPDRACHT 2 Open het uitklapmenu Sorteren door op het uitklappijltje te klikken en bekijk de mogelijkheden die er zijn om uw Selectie te sorteren. Sorteer uw Selectie op huisnummer postadres. In plaats van een logische of willekeurige Selectie te maken kunt u ook alle Organisaties, Personen of Projecten binnen Alexion CRM selecteren. OPDRACHT 3 Ga met uw muis op de lijstweergave onder de kaartweergave Organisatie staan. Klik op de rechtermuisknop. Klik op Selecteer alles. Alexion CRM vraagt telkens als u een nieuwe Selectie maakt of een Selectie aan het bewerken bent of u de bestaande Selectie wilt overschrijven. Dit is vanwege het feit dat de Selectie meestal voor eenmalig gebruik is. U kiest hier in principe altijd voor Ja. OPDRACHT 4 Klik op Ja. U ziet dat nu voor alle Organisaties een vinkje in de lijstweergave staat. Alexion CRM heeft nu alle Organisaties geselecteerd. OPDRACHT 5 Als u klaar bent met uw werkzaamheden rondom de huidige Selectie kunt u de Selectie opheffen. Ga met uw muis op de lijstweergave onder de kaartweergave Organisatie staan. Klik op de rechtermuisknop. Klik op Selectie opheffen. U ziet dat Alexion CRM nu alle vinkjes verwijderd heeft. Er is geen Selectie meer actief binnen Alexion CRM. Wanneer u weer een nieuwe Selectie wilt maken gaat u naar de betreffende kaartweergave (Organisatie, Persoon of Project) en klikt op de Selectieknop. Tot nu toe heeft u een Selectie gemaakt op logische of willekeurige criteria. U kunt ook een negatieve Selectie maken. Dat wil zeggen dat u eerst een Selectie maakt van Organisaties (of Personen of Projecten) die u juist niet in een Selectie wilt opnemen. Daarna keert u de Selectie om waardoor de geselecteerde Organisaties uit de huidige Selectie verdwijnen. Stel, u heeft een groot bestand aan Organisaties in Alexion CRM staan. U wilt alle Organisaties aanschrijven, behalve Organisaties in Amsterdam. Nu is het heel veel werk om alle andere woonplaatsen als Selectiecriteria in te voeren, dus 50

51 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties OPDRACHT 6 maakt u eerst een Selectie van alle Organisaties in Amsterdam en draait u daarna de Selectie om. Maak een Selectie van alle Organisaties in Amsterdam. OPDRACHT 7 Ga met uw muisknop op de lijstweergave staan. Klik op de rechtermuisknop. Klik op Selectie omkeren. Alexion CRM heeft nu een Selectie gemaakt van al uw opgeslagen Organisaties behalve de Organisaties in Amsterdam. De laatste bewerking binnen Selecties is het aanpassen van de lijstweergave. Soms wilt u bijvoorbeeld niet alleen het adres en de officiële naam van de Organisatie op de lijstweergave zien staan, maar bijvoorbeeld ook het relatietype. U kunt de lijstweergave zo aanpassen dat ook het relatietype zichtbaar wordt. OPDRACHT 8 Ga met uw muisknop op de lijstweergave staan. Klik op de rechtermuisknop. Klik op Lijstweergave aanpassen. Selecteer vervolgens Relatietype, klik op Toevoegen en OK. 51

52 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties U ziet dat er nu aan de lijstweergave de nieuwe kolom Relatietype is toegevoegd. U kunt deze functie natuurlijk altijd gebruiken om uw lijstweergave aan te passen aan uw Persoonlijke wensen. Opmerking De extra velden kunnen niet door u worden aangepast. Als u de extra velden aangepast wilt hebben voor criteria binnen uw bedrijf kan dat wel via maakwerk van Alexion CRM. Alleen binnen de lijstweergave kunt u zelf de extra velden aanpassen door ze toe te voegen aan de lijstweergave en daar de naam te wijzigen. OPDRACHT 9 OPDRACHT 10 Tot nu toe zijn we ervan uit gegaan dat de Selectie waarmee u werkt voor eenmalig gebruik is. Mocht u een Selectie toch willen bewaren voor toekomstig gebruik dan bestaat er een mogelijkheid om uw Selectie op te slaan. Maak een Selectie van alle Organisaties in Amsterdam (u kunt natuurlijk ook de huidige Selectie weer omkeren). Klik op Bewerken in de menubalk van Alexion CRM. Klik vervolgens op Selectie en op Opslaan Selectie. 52

53 5 Verzamelen & Selecteren van Personen & Organisaties OPDRACHT 11 Sla de Selectie op onder de naam Org in Amsterdam. Klik vervolgens op Opslaan. U kunt de Selectie weer openen door: Bewerken > Selectie > Selectie openen. OPDRACHT 12 Open de Selectie Org in Amsterdam. U kunt de opgeslagen Selectie verwijderen door de Selectie te selecteren en op de rechtermuisknop te klikken. Vervolgens kiest u de optie Verwijderen. U kunt alle Selectiehandelingen die u verricht heeft zowel binnen de kaartweergaven Organisatie, Persoon als Project uitvoeren. 53

54 6 Printfunctie 6 PRINTFUNCTIE U kunt binnen Alexion CRM in alle kaartweergaven de printfunctie gebruiken. De printfunctie kent verschillende afdrukfuncties die u kunt gebruiken. Deze afdrukfuncties noemen we Rapporten. De rapporten verschillen per kaartweergave. Opmerking Wanneer u nieuwe rapportvelden wilt aanmaken kan dat door de rapportagemodule aan te schaffen. U kunt dan de knoppen Nieuw, Verwijderen, Bewerken en Hernoemen activeren. 6.1 DE PRINTFUNCTIE IN DE KAARTWEERGAVE GEBRUIKER Hieronder ziet u het overzicht van rapporten die u binnen de kaartweergave Gebruiker kunt afdrukken. Als u gebruik maakt van de printopties dient u altijd een datumselectieveld in te vullen. Dit veld is in het Engels opgesteld. U geeft hier een begin- en einddatum aan van de gegevens die u wilt uitprinten. 54

55 6 Printfunctie Met de optie Notities kunt u een overzicht printen van alle Notities van de betreffende Gebruiker. U ziet hieronder een voorbeeld van deze rapportage. Met de optie Overzicht Medewerker (of Gebruiker)kunt u een uitdraai printen van de startdatum van de Gebruiker en het uurloon dat deze Gebruiker ontvangt. Hieronder ziet u een voorbeeld. Met de optie Overzicht uren kunt u een overzicht van het aantal uren dat de Gebruiker aan een bepaald project heeft gewerkt uitdraaien. Op de rapportage staat ook de status en de activiteit die uitgevoerd is. Hieronder ziet u een voorbeeld. 55

56 6 Printfunctie Met de optie Overzicht uren met notities, krijgt u een gelijksoortig overzicht als bovenstaand overzicht. Als extra optie worden hier ook nog alle notities behorende bij de uitgevoerde uren en het project afgebeeld. Met de optie Standaard overzicht kunt u een overzicht printen van de naam, de inlognaam, de datum waarop de Gebruiker in dienst is getreden en het uurloon. U ziet hier een voorbeeld. Met de optie Taken Gebruiker kunt u een overzicht uitprinten van de onafgeronde notities van Gebruiker. U ziet hieronder een voorbeeld. 56

57 6 Printfunctie 6.2 DE PRINTFUNCTIE IN DE KAARTWEERGAVE ORGANISATIE Hieronder ziet u het overzicht van de rapporten die u binnen de kaartweergave Organisatie kunt afdrukken. U kunt een adressenlijst; contactpersonen & kenmerken; een overzicht van documenten; een standaard overzicht en een testafdruk maken. 6.3 DE PRINTFUNCTIE IN DE KAARTWEERGAVE PERSOON Binnen de kaartweergave Persoon zijn vier rapportagemogelijkheden; het Standaard overzicht, Notities, Taken en het Verjaardagen overzicht. 57

58 6 Printfunctie 6.4 DE PRINTFUNCTIE IN DE KAARTWEERGAVE PROJECT Binnen de kaartweergave Project ziet u zes rapportagemogelijkheden; Deelnemers, Notities, Omzet projecten, Projectlijst, Taken en Uren. 6.5 HET INSTELLEN VAN DE PRINTFUNCTIE De printfunctie kunt u op drie manieren instellen. U kunt printen vanuit een Verzameling, een Selectie of vanuit de kaart waarmee u aan het werken bent. Voordat u een printopdracht gaat geven maakt u een Verzameling of een Selectie. U wilt bijvoorbeeld een standaard overzicht uitprinten van al uw klanten. OPDRACHT 1 Maak een Selectie van uw klanten in de kaartweergave Organisatie. U heeft reeds geleerd hoe dit moet. OPDRACHT 2 Klik op de printknop bovenin de werkbalk van de kaartweergave. Er verschijnt een Overzichtsvenster op uw scherm. Selecteer Selectie en Detailoverzicht en klik op Afdrukvoorbeeld. 58

59 6 Printfunctie U krijgt een detailoverzicht van uw klanten, met naam, plaats, telefoon, fax en website. In de linkerbovenhoek ziet u het aantal pagina s dat uw Selectie bevat. In dit voorbeeld is die één pagina. Als er meerdere pagina s zijn ziet u het volgende: 59

60 6 Printfunctie Als er meerdere pagina s zijn om af te drukken kunt u de pagina s bekijken door de blauwe Selectieknopjes bovenin de taakbalk te gebruiken. Als er maar één pagina is, zijn alle Selectieknopjes grijs. U kunt het document afdrukken door het afdrukvoorbeeld te sluiten (door links boven in de taakbalk op close te klikken) en op Afdrukken te klikken. Verderop in de cursus zal er meer geoefend worden met de printfunctie. 60

61 7 Correspondentie 7 CORRESPONDENTIE Eén van de hoofdfuncties van Alexion CRM is het bijhouden, opslaan en bewerken van correspondentie naar Organisaties en Personen. In dit hoofdstuk leert u hoe u de correspondentie kunt voeren, opslaan, bewerken, en hoe u sjablonen voor uw eigen Organisatie kunt gebruiken. 7.1 CORRESPONDENTIE MET PERSONEN BINNEN EEN ORGANISATIE (WORD) Vanuit uw eigen Organisatie voert u correspondentie met andere Organisaties. Over het algemeen zult u echter uw correspondentie niet naar de Organisatie als instantie sturen, maar naar een Persoon binnen de Organisatie. Daarom kijken we eerst naar de correspondentie met Personen binnen een Organisatie. Opmerking U kunt uw correspondentie op meerdere manieren voeren. De meest gebruikte methode is via de kaartweergave Organisatie en via de kaartweergave Persoon. Het hangt van uw persoonlijke voorkeur af welke ingang u kiest. Alexion CRM houdt de correspondentie in beide kaartweergaven bij omdat deze gekoppeld zijn. U kunt uw correspondentie in verschillende documenten voeren. Het meest gangbare document is een Word document. Maar u zult misschien ook Excel of andere documenten gebruiken. Alle in Alexion CRM aangemaakte correspondentie naar één bepaalde Persoon binnen een Organisatie wordt voor u bijgehouden onder het tabblad Documenten in de kaartweergave Organisatie van de betreffende Organisatie. Wanneer u met een Persoon binnen een Organisatie wilt corresponderen, kunt u dat eenvoudig doen vanuit de kaartweergave Organisatie. OPDRACHT 1 Open de kaartweergave Organisatie via de boomweergave. Selecteer een Organisatie waarmee u wilt corresponderen. Klik vervolgens op de Persoon met wie u binnen de Organisatie wilt corresponderen in het Werkt bij veld. De regel kleurt blauw. Als u vervolgens op de Wordknop onder in het veld klikt, kunt u een document maken bij de geselecteerde medewerker. 61

62 7 Correspondentie OPDRACHT 2 Klik op de Wordknop. Er verschijnt een sjabloonvenster. Een sjabloon bestaat uit een vaste opmaak. Het is een bestand dat u keer op keer kunt gebruiken. U hoeft bijvoorbeeld niet steeds opnieuw een brief op te maken, met een sjabloon bepaalt u dit van tevoren. Het voordeel van een sjabloon is dat uw correspondentie er altijd hetzelfde uitziet. De uitstraling van uw Organisatie wordt hierdoor professioneler. Standaard wordt Alexion CRM met een vast aantal sjablonen geleverd. U kunt echter ook uw eigen sjabloon aanmaken, of de meegeleverde sjablonen aanpassen. Hoe dit moet leert u in het hoofdstuk over Hulptabellen: We gaan eerst kijken hoe u een eenvoudige standaardbrief kunt opmaken. Opmerking Wanneer u, na verloop van tijd, een hele lijst aan sjablonen hebt, kunt u specifieke sjablonen via het veld bevat de tekst zoeken zoals u geleerd heeft bij de zoekfunctie. 62

63 7 Correspondentie OPDRACHT 3 Selecteer de sjabloonnaam brief, en druk op OK. Als u ingesteld heeft dat Alexion CRM standaard vraagt of u een project wilt koppelen aan correspondentie, verschijnt er een venster waarin u gevraagd wordt de correspondentie aan een project te koppelen. Als dit het geval is klikt u op annuleren. Vervolgens verschijnt het volgende venster: Alexion CRM vult automatisch de adresgegevens voor u in en maakt een briefsjabloon aan. U kunt in dit Correspondentievenster aanvullende gegevens invullen als; betreft, briefnaam, of fax. Naast de adresgegevens ziet u drie knoppen staan. Met de bovenste knop kunt u de datum bij de adresgegevens voegen. De andere twee knoppen zijn om eventuele aanvullingen te kopiëren en te plakken. 63

64 7 Correspondentie Tip Door op de knop te klikken kunt u de aanhef van de brief wijzigen van geachte achternaam, naar beste voornaam. In het veld Soort kunt u selecteren wat voor soort correspondentie het betreft. Normaal gesproken hoeft u dat veld niet te veranderen. OPDRACHT 4 Alexion CRM slaat dit dan voor u op. We gaan nu een brief aanmaken. Vul het veld Betreft in met bijvoorbeeld; cursus, en klik op OK. Op uw scherm verschijnt een Worddocument met briefsjabloon die u kunt bewerken. Opmerking Wanneer het Worddocument niet direct op uw scherm verschijnt. Kijk dan onder in de taakbalk. U kunt daar op de knop voor het Worddocument klikken. De brief opent zich dan op uw scherm. Het kan zijn dat u uw bedrijfsnaam niet ingevuld heeft in hoofdstuk 2. Wanneer u dit wel gedaan heeft kunt u verder naar opdracht 6. 64

65 7 Correspondentie Als u uw bedrijfsgegevens standaard ingevuld wilt hebben, sluit u de voorbeeldbrief en gaat u naar de bovenste taakbalk van Alexion CRM. Klik op Extra. In het uitklapmenu dat verschijnt, kiest u de optie Bedrijfsgegevens. Op uw scherm verschijnt het volgende venster: OPDRACHT 5 Vul uw bedrijfsgegevens in, of importeer uw gegevens met de knop klaar bent. uit het bestand van Alexion CRM. Klik op de knop OK als u OPDRACHT 6 We keren nu terug naar de opdracht om een brief aan te maken. Open opnieuw een briefsjabloon bij de Persoon waar u eerder mee wilde corresponderen. Vul opnieuw het veld betreft in met bijvoorbeeld: cursus. Klik vervolgens op OK. U ziet dat uw bedrijfsgegevens rechts bovenaan de brief vermeld staan. 65

66 7 Correspondentie OPDRACHT 7 Schrijf een korte brief naar de betreffende Persoon. En sla het document op. Als u daarna het document op het tabblad Documenten wilt openen kan dat door er op te dubbelklikken. 66

67 7 Correspondentie 7.2 HET OPSLAAN VAN CORRESPONDENTIE OPDRACHT 8 Daarna slaat u de brief op in Word. Dit doet u door linksboven via de Officeknop op de opslaanknop van Word te klikken. Alexion CRM slaat de brief automatisch voor u op onder het tabblad Documenten. U hoeft het document dus niet onder naam op te slaan. Al uw gevoerde correspondentie met betreffende Persoon of Organisatie kunt u altijd terug vinden onder het tabblad Documenten. Als u zelf een naam wilt geven aan uw document kunt u het gewenste document selecteren en in de werkbalk van het tabblad Documenten op de opslaanknop klikken. U opent dan de mogelijkheid van: opslaan als.. Opmerking U kunt uw brief in Word zelf af laten drukken door de gebruikelijke Word-methode te volgen: Bestand > Afdrukken > OK of: Ctrl + P 7.3 CORRESPONDENTIE DIRECT PER VERSTUREN Wanneer u over een volledig Outlookprogramma beschikt (dus niet de outlook Express), kunt u het document direct per versturen door op de verstuurknop te klikken onder in de werkbalk. Stel, u heeft een brief geschreven aan Tattje Trainingen over een bug in uw programma. U wilt de brief direct per versturen. Opmerking U kunt deze oefening ook uitvoeren met de reeds gemaakte brief. U selecteert dan bij het overzicht van de documenten de brief die u toe wilt voegen aan de . OPDRACHT 9 Klik op het -icoontje. U opent hierdoor het adres venster. 67

68 7 Correspondentie Alexion CRM voert standaard het adres in van de kaartweergave waarbinnen u aan het werk bent. U kunt het adres hier ook veranderen als dat gewenst is. OPDRACHT 10 klik op OK. En open daarna de nieuwe door onderin uw scherm op de taakbalk op het -icoontje bericht verschijnt op uw scherm. te klikken. Het nieuwe Alexion CRM heeft het document nu als bijlage toegevoegd. U hoeft alleen nog de te schrijven en te verzenden. Deze wordt niet in Alexion CRM opgeslagen omdat u nu in Outlook aan het werk bent U kunt de wel in Alexion CRM importeren. Hoe dit moet leert u in hoofdstuk 7.6. Opmerking Er is een manier om s als Worddocument onder het tabblad Documenten op te slaan. In hoofdstuk 13 komt dit als extra aan de orde. 68

69 7 Correspondentie 7.4 DYMO LABELPRINTER Als u uw correspondentie niet per , maar per post wilt versturen kunt u met een Dymo labelprinter direct het goede adres bij de correspondentie afdrukken. Wanneer u een Dymo labelprinter direct op uw computer aangesloten heeft is dat heel gemakkelijk. U klikt gewoon op de Dymo labelprinterknop onderin de werkbalk en volgt de instructies op. Als uw Dymo labelprinter op het netwerk is aangesloten, is er aparte software voor nodig om de Dymo labelprinterknop in Alexion CRM goed te laten functioneren. Alexion CRM helpt u graag met hulp op afstand om de juiste software hiervoor te installeren. Opmerking U heeft nu geleerd hoe u uw correspondentie in Alexion CRM kunt uitvoeren, opslaan en versturen. Al deze handelingen heeft u verricht in het tabblad Documenten. U kunt al deze handelingen ook uitvoeren via het tabblad Algemeen. De werkknoppen staan dan onder het Werknemersveld. Wanneer u uw correspondentie via een andere kaartweergave wilt voeren is de procedure dezelfde. 7.5 HET BEWERKEN VAN CORRESPONDENTIE. Het bewerken van uw correspondentie gaat als volgt: OPDRACHT 9 Ga naar het tabblad Documenten van de door u geselecteerde Persoon. Selecteer het document dat u wilt bewerken. Met de taakbalk van het tabblad Documenten kunt u nu het document gaan bewerken. U kunt uw document verwijderen, bekijken, opzoeken, openen en eventueel een nieuw document importeren. OPDRACHT 10 Open het door u geselecteerde document en wijzig de inhoud. Klik op de opslaanknop van Word als u de verandering op wilt slaan. Alexion CRM slaat de verandering dan ook op. 69

70 7 Correspondentie 7.6 CORRESPONDENTIE: OUTLOOK IMPORTEREN U kunt Alexion CRM koppelen aan Outlook. Het voordeel hiervan is dat u s uit uw inbox direct kunt importeren in Alexion CRM. U kunt uw s in Alexion CRM koppelen aan Organisaties, Personen of Werknemers. U kunt op dit moment nog geen s rechtstreeks koppelen aan Projecten. U leert hier hoe u s vanuit uw inbox kunt importeren en aan een Organisatie kunt koppelen. Als u deze vaardigheid beheerst kunt u ook s koppelen aan Personen en Werknemers door eerst via de boomweergave de betreffende kaartweergave te openen en vervolgens dezelfde handelingen uit te voeren OPDRACHT 1 Open de kaartweergave Organisatie via uw boomweergave. Selecteer in de lijstweergave een Organisatie waaraan u de wil koppelen. Open het tabblad Documenten van de betreffende Organisatie. OPDRACHT 2 Onderaan het tabblad Documenten ziet u een werkbalk. klik op de knop Importeer Document. Er verschijnt een uitklapmenu op uw scherm. 70

71 7 Correspondentie OPDRACHT 3 Klik op de optie Outlook. Er verschijnt een venster op uw scherm waarop u alle s uit uw postvak in kunt zien. OPDRACHT 4 U kunt nu de selecteren die u aan de Organisatie wilt koppelen. Dubbelklik op de die u aan de Organisatie wilt koppelen. Er verschijnt een Selectievenster op uw scherm. U kunt hier de tevens koppelen aan een Project. Klik op Annuleren. 71

72 7 Correspondentie Er verschijnt een correspondentievenster op uw scherm. Het onderwerp van de e- mail is ingevuld bij het veld Betreft. U kunt de andere velden hier ook bewerken, maar meestal wilt u alleen de koppelen aan de Organisatie en volstaat het om op OK te klikken. U ziet dat het de als Outlookdocument opgenomen is in de lijst van documenten. 72

73 7 Correspondentie CORRESPONDENTIE: FILTEREN Wanneer uw inbox erg vol is, is het moeilijk om de gewenste in één oogopslag te vinden. Alexion CRM biedt u twee manieren om het importeren van s makkelijker te maken. U kunt ten eerste een limiet stellen aan het aantal s dat Alexion CRM u laat zien uit uw inbox. U kunt het maximaal aantal s dat Alexion CRM laat zien instellen door middel van de knop Extra in de menubalk van Alexion CRM. OPDRACHT 1 klik op de knop Extra in de menubalk bovenin het scherm. Klik vervolgens op Instellingen. Open bij de instellingen het tabblad Outlook. U ziet het instellingenvenster met het tabblad Outlook. 73

74 7 Correspondentie OPDRACHT 2 Vul in het veld Max. aantal in te lezen het aantal s in dat u wilt zien wanneer u s gaat importeren. In dit voorbeeld is dat 50. Klik daarna op OK. Alexion CRM laat nu niet al uw s zien als u een wilt importeren, maar het maximaal ingestelde aantal. Een tweede manier om makkelijker s te importeren is het gebruik van een filter. Met de filter kunt u kiezen voor de optie om alle (maximaal aangegeven) s te laten zien of alleen de s van en naar de Organisatie die op de kaartweergave staat. Met andere woorden: Alexion CRM filtert uw s op het adres dat ingevoerd is op het tabblad Algemeen van de Organisatie waarmee u op dat moment aan het werken bent. U kunt de filter aanzetten via de menuknop Extra. OPDRACHT 3 klik op de knop Extra in de menubalk bovenin het scherm. Klik vervolgens op Instellingen en open het tabblad Outlook. U ziet weer het instellingenvenster met het tabblad Outlook. 74

75 7 Correspondentie OPDRACHT 4 Plaats een vinkje voor de optie: Filter op adres bij importeren. Klik daarna op OK. U heeft nu het filter standaard aangezet. Dit is vooral handig als u het filter altijd aan wilt hebben staan. Wanneer u het filter alleen af en toe gebruikt, kunt u het filter via het s in venster aan- en uitzetten. OPDRACHT 5 Open de kaartweergave Organisatie via de boomweergave. Selecteer via de lijstweergave als Organisatie Alexion CRM. Klik in de kaartweergave van Alexion CRM op het tabblad Documenten. Klik vervolgens op Selecteer Document en selecteer Outlook. U ziet nu een lijst van alle s van en naar Alexion CRM. Wanneer u weer alle (maximaal aangegeven) s wilt zien klikt u onderaan het venster op de knop Filter Uit. Alexion CRM laat u nu weer alle (maximaal aangegeven) s zien. U kunt ook in de kaartweergave Persoon s importeren vanuit Outlook. De procedure is hetzelfde als hierboven aangegeven. Opmerking De importeerknop is ook klein weergegeven in het veld Werknemers op de kaartweergave Organisatie. U kunt hier s koppelen aan Werknemers. 75

76 8 Notities 8 NOTITIES De derde hoofdfunctie van Alexion CRM is het bijhouden, opslaan en bewerken van notities over Organisaties, Personen en Werknemers. Dit kan een zeer handige functie zijn voor uw Organisatie omdat Alexion CRM de datum, tijd en de Gebruiker die de notitie aangemaakt heeft, bijhoudt. Zo vormt zich automatisch een notitiearchief waarin u kunt zien wanneer en wie welke acties met welke andere Organisaties en Personen heeft ondernomen. In dit hoofdstuk leert u hoe u de notities kunt bijhouden, opslaan en bewerken. U kunt uw notities op verschillende manieren aanmaken: via de kaartweergave Organisatie, de kaartweergave Persoon en via de kaartweergave Project. U kunt ook notities aanmaken via het Werknemersveld. U leert eerst hoe u een notitie bij een bepaald Persoon kunt aanmaken. 8.1 NOTITIES BIJ PERSONEN Stel, u wilt een notitie bijhouden bij een bepaald Persoon. U heeft bijvoorbeeld tijdens het wekelijks overleg besloten dat uw bedrijf Alexion CRM wilt installeren om uw relaties te beheren. U wilt een cursus volgen om de overgang naar een nieuw programma soepel te laten verlopen. U besluit een cursus Basis Alexion CRM te volgen. Aangezien u met een grote groep de cursus wilt volgen gaat u kijken of een korting mogelijk is. U noteert bijvoorbeeld dat u de heer AnToine van Maarle van Alexion CRM wilt bellen om te vragen of een groepskorting van 10% mogelijk is, wanneer u met meer dan 15 cursisten een training gaat volgen. De notitie is bedoeld als herinnering aan de voorgenomen actie. OPDRACHT 1 Ga naar de kaartweergave Persoon en selecteer een Persoon waarvan u een notitie wilt bijhouden. Open het tabblad Notities. Op uw scherm verschijnt het volgende venster: 76

77 8 Notities OPDRACHT 2 Open een nieuwe notitie door op de knop Nieuw klikken. Het Notitievenster verschijnt op uw scherm: in de taakbalk aan te U ziet dat u uw notitie kunt koppelen aan een Project. Zolang u echter nog geen Projecten heeft aangemaakt/ingevoerd kunt u hier alleen kiezen voor de optie: mijn eerste Project. We laten dit onderdeel eerst liggen. Het aanmaken en beheren van Projecten komt in het volgende hoofdstuk aan bod. We gaan nu kijken welke mogelijkheden een notitie u kan bieden. U kunt binnen de notitie twee tabbladen openen. Het tabblad Inhoud staat standaard open. U kunt hier datagegevens en tijden voor uw notitie invullen. U kunt dit handmatig doen, of door op de kalenderknoppen voor de velden te klikken en een datum te selecteren. Alexion CRM vult automatisch voor u het eerste datumen tijdveld in. 77

78 8 Notities In de praktijk zult u vooral het veld invullen. Het veld tot en de velden waar u de tijd in kunt vullen zijn vooral bedoeld voor toekomstig gebruik. Alexion CRM zal in de toekomst een koppeling realiseren met de agenda in Outlook, waardoor de notitie automatisch geagendeerd zal worden. Alexion CRM vult automatisch voor u in wie de notitie maakt. Als u meerdere Gebruikers binnen uw bedrijf heeft kunt u in het veld verwerken. selecteren welke Gebruiker de notitie dient te OPDRACHT 3 Vul in wanneer de notitie verwerkt dient te worden. Wanneer u veel notities bij wilt houden is het handig de notities te categoriseren. Dit kunt u doen in het veld Soort. Het uitklapmenu bij het veld Soort is standaard leeg. U kunt hier zelf notitiecategorieën bedenken en opslaan voor toekomstig gebruik. Bijvoorbeeld afspraak of belnotitie. OPDRACHT 4 Vul in het veld Soort een notitiecategorie in. Bijvoorbeeld: belnotitie of briefnotitie. Druk vervolgens op Ctrl+t. Het Woord toevoegen venster verschijnt in beeld. U kunt nu de categorie toevoegen door op Ja te klikken. 78

79 8 Notities Wanneer u de categorie weer wilt verwijderen selecteert u de categorie en drukt op Ctrl+delete. Het Woord verwijderen venster verschijnt in beeld: Door op Ja te klikken wordt de categorie weer verwijderd. Tip U kunt aan bijna alle uitklapmenu s binnen Alexion CRM zelf mogelijkheden of categorieën toevoegen met de combinatie Ctrl+t. U kunt uw toevoeging altijd weer verwijderen met Ctrl+delete. Uitklapmenu s zijn herkenbaar door het uitklappijltje. Het uitklapmenu Status en Geslacht kunt u niet aanpassen. U kunt de status van een notitie aangeven d.m.v. het uitklapmenu Status. U kunt kiezen uit vier mogelijkheden: Onafgerond; Mee bezig; Afgerond en Wachten. OPDRACHT 5 Selecteer de status Mee bezig voor uw huidige notitie. Notities worden door Alexion CRM opgeslagen aan de hand van het onderwerp dat u intypt. OPDRACHT 6 Typ een onderwerp in, bijvoorbeeld; Korting cursus Basis Alexion CRM. OPDRACHT 7 Klik op het kalenderknopje rechts naast het veld Notitie. Alexion CRM vult nu boven de te maken notitie automatisch de datum, het tijdstip en de initialen van degene die de notitie aanmaakt, in. 79

80 8 Notities OPDRACHT 8 Typ nu uw notitie in, bijvoorbeeld; Mr. Van Maarle bellen over mogelijkheden korting cursus Basis-Alexion CRM. Inzetten op 10% bij 15+. Klik vervolgens op OK. U keert nu terug naar de kaartweergave Persoon, tabblad Notities. U ziet dat uw notitie is toegevoegd bij het tabblad Notities. U kunt ook meteen zien wanneer de notitie af moet zijn en wie daar voor verantwoordelijk is. Opmerking Wanneer u Alexion CRM de notitie eenmaal opgeslagen heeft, wordt automatisch het tabblad Overzicht binnen de notitie ingevuld met de gegevens van de persoon wie de notitie betreft. Als u deze persoon bijvoorbeeld wilt bellen kunt u hier direct het telefoonnummer zien. 8.2 HET BEWERKEN VAN NOTITIES Omdat een notitie een werkdocument is zult u ze vaak moeten bewerken. U kunt dit doen d.m.v. de werkbalk onderaan het tabblad Notities. U kunt met de werkbalk uw notities verwijderen; bewerken; bekijken; opzoeken; afronden; agenderen en filteren. OPDRACHT 9 Selecteer de notitie Korting cursus Basis Alexion CRM en klik op de knop Bewerken. De notitie verschijnt nu op uw scherm. De actie van deze 80

81 8 Notities OPDRACHT 10 OPDRACHT 11 OPDRACHT 12 notitie is; bellen. Klik op het tabblad. U ziet nu het telefoonnummer dat u kunt bellen. Nadat u fictief de actie heeft uitgevoerd gaat u de notitie bewerken. Ga terug naar het tabblad. Klik op het kalenderknopje rechts naast het veld notitie. Bovenaan de notitie verschijnt de nieuwe datum en tijd. Typ hieronder de volgende tekst: 5% korting bedongen bij 15+. Schriftelijk bevestigen. Maak van deze bewerking een briefnotitie. Doe dit door in het veld Soort briefnotitie te typen en op Ctrl-t te drukken. Voeg briefnotitie toe. Verander het veld Status in Mee bezig, en druk op OK. U heeft nu de volgende bewerkingen uitgevoerd: Wanneer u deze notitie gaat afronden (door een schriftelijke bevestiging van het gesprek op te sturen) kunt u de adresgegevens van de Persoon terugvinden op het tabblad Overzicht. 81

82 8 Notities 8.3 HET WERKEN MET NOTITIES U heeft in het vorige subhoofdstuk een notitie aangemaakt bij een Persoon via het tabblad Notities. Deze notitie is alleen zichtbaar bij deze Persoon, en niet bij de Organisatie waarbij deze Persoon werkt. Zo kunt u ook notities maken die alleen zichtbaar zijn bij de Organisatie waar de notitie betrekking op heeft door in de kaartweergave Organisatie het tabblad Notities te openen en daar een notitie aan te maken. Wanneer u echter wilt dat de notitie zowel bij de Persoon als bij de Organisatie waar de Persoon voor werkt zichtbaar is, kunt u uw notitie aanmaken in het veld Werknemers op de kaartweergave Organisatie door middel van de Notitieknop onder in de werkbalk. U kunt ook via de kaartweergave Persoon de notitie aan Organisatie en Persoon koppelen, door de notitie aan te maken in het veld Werkt bij. 82

83 8 Notities Opmerking Notities aangemaakt via het tabblad Notitie in de kaartweergaven worden enkel aan de Organisatie of de Persoon verbonden. Notities aangemaakt in de velden Werkt bij en Werknemers worden zowel aan de Persoon als aan de Organisatie gekoppeld. Op een gegeven moment zult u veel notities hebben. Er zijn een aantal mogelijkheden waardoor u makkelijker met notities kunt werken. Wanneer u bijvoorbeeld alleen de notities wilt zien die vandaag afgehandeld dienen te worden klikt u op de knop onderaan op de werkbalk van het tabblad Notities in de kaartweergaven Organisatie, Persoon of Project. Alexion CRM selecteert dan voor u alleen de notities die vandaag afgehandeld dienen te worden. U kunt uw notitieoverzicht ook overzichtelijker maken door de filterknop te gebruiken. Wanneer u op de filterknop klikt, verschijnt er een uitklapmenu. U kunt nu uw notities filteren op de aangegeven mogelijkheden. Als u op Uitgebreid filter klikt, kunt u notities ook selecteren op datum en status. 83

84 8 Notities 84

85 9 Projecten 9 PROJECTEN De laatste hoofdfunctie van Alexion CRM is het bijhouden van Projecten. Veel Organisaties werken met kortdurende of langlopende Projecten en opdrachten. Met behulp van de functie Projecten kunt u alle gegevens rondom deze Projecten en opdrachten overzichtelijk bijhouden. Notities en documenten worden dan niet alleen gekoppeld aan Organisaties en/of Personen, maar ook aan een Project. 9.1 INVOEREN VAN PROJECTEN U kunt een Project aanmaken bij de kaartweergave Organisatie, bij de kaartweergave Persoon en bij de kaartweergave Project. Het aanmaken van een Project gebeurt bij alle kaartweergaven volgens hetzelfde principe. Toch zijn er enkele verschillen. U kunt voor uzelf uitmaken welke manier van werken het beste bij u past. We kijken eerst naar het aanmaken van een nieuw Project via de kaartweergave Project INVOEREN VAN NIEUWE PROJECTEN VIA DE KAARTWEERGAVE PROJECT U kunt een nieuw Project aanmaken door de kaartweergave Project te openen via de boomweergave. OPDRACHT 1 Open de kaartweergave Project. Op uw scherm verschijnt het Projectvenster: 85

86 9 Projecten OPDRACHT 2 Onder de kaartweergave Project ziet u de lijstweergave waar alle Projecten die u aangemaakt heeft, staan weergegeven. Open een nieuwe kaartweergave Project. Doe dit door op de knop Nieuw klikken. U kunt de kaartweergave Project nu gaan aanmaken. te OPDRACHT 3 Vul een Projectnaam, een Projectnummer en een soort in op het tabblad Algemeen. In het uitklapmenu Soort kunt u net als in de andere uitklapmenu s opties toevoegen met Ctrl-t. Hieronder staat een voorbeeld gegeven. OPDRACHT 4 Vul de begin- en einddatum in van het Project. Dit doet u met de kalenderknoppen aan de linkerkant van de kaartweergave. U kunt natuurlijk de einddatum ook openlaten. OPDRACHT 5 Vul vervolgens een Projectleider en een Opdrachtgever in. De Projectleider is diegene binnen uw organisatie die verantwoordelijk is voor het project. Deze persoon moet ingevoerd zijn als Gebruiker zodat u deze kunt selecteren via het keuzeknopje. De Opdrachtgever dient vermeld te staan in de kaartweergave Persoon of Organisatie, zodat u deze hier kunt selecteren. U kunt hier niet rechtstreeks een naam invullen. Sla nu uw project op door op de opslaanknop te klikken. 86

87 9 Projecten Opmerking Wanneer er achter een relatieveld een vakje met puntjes staat (het keuzeknopje), kunt u het veld niet zomaar invullen, maar dienen de gegevens eerst ingevoerd te worden via een kaartweergave DEELNEMERS TOEVOEGEN AAN EEN PROJECT Wanneer u met meer dan één Persoon aan een Project werkt kunt u de deelnemers aan het Project toevoegen aan het Project via het tabblad Deelnemers. OPDRACHT 6 Open het tabblad Deelnemers van de kaartweergave Project. Klik onder aan de kaartweergave op de knop Nieuw. Op uw scherm verschijnt het Deelnemer kiezen venster. Selecteer Persoon en klik op OK. In dit voorbeeld voegen we een Persoon toe als deelnemer aan een Project. U kunt ook een Organisatie of een Werknemer aan het Project toevoegen als deelnemer. Om de deelnemers te kunnen selecteren dienen ze wel ingevoerd te zijn op een kaartweergave. OPDRACHT 7 Selecteer een Persoon bij uw Project en klik op OK. 87

88 9 Projecten Het volgende Project Koppelingvenster verschijnt op uw scherm: U kunt in dit venster aangeven op welke wijze de deelnemer betrokken is bij het Project. 88

89 9 Projecten OPDRACHT 8 Vul bij Opmerking in waar de deelnemer zich mee bezig houdt binnen het Project. Vul bij Beschrijving in wat dat concreet inhoudt. U kunt hier een datum en tijd aan plakken door op de kalenderknop te klikken. Klik daarna op OK. U ziet op de volgende bladzijde een voorbeeld dat u kunt gebruiken. U ziet dat de deelnemer en zijn taak binnen het Project nu zichtbaar zijn op het tabblad Deelnemer. 89

90 9 Projecten 9.2 DOCUMENTBEHEER BINNEN EEN PROJECT U zult voor uw Project meerdere documenten, correspondentie en notities aanmaken. Het is handig als u alle documenten betreffende een Project in een map opslaat. U kunt hiervoor een speciale map selecteren EEN PROJECTMAP AANMAKEN OPDRACHT 9 U gaat nu een map selecteren om documenten met betrekking tot dit Project in op te slaan. Klik hiervoor op het keuzeknopje achter het veld Project map. Het volgende venster verschijnt op uw scherm: U kunt nu een bestaande map selecteren of een nieuwe map aanmaken voor uw Project. Een reeds bestaande map kunt u gemakkelijk uit de boomweergave van uw computer selecteren en toevoegen. Als u nog geen bestaande map heeft dient u eerst naar de plaats te gaan waar u de nieuwe map wilt aanmaken. OPDRACHT 10 Ga via het keuzeknopje achter Project map naar uw lokale station (c:). Maak hier op de door uw gewenste plaats een nieuwe map Projecten aan. 90

91 9 Projecten OPDRACHT 11 Maak binnen de map Projecten een nieuwe map aan met de Projectnaam die u aan het huidige Project wil koppelen. In dit voorbeeld geeft u de nieuwe map de naam: communicatietraining. In het veld Project map verschijnt nu de naam van de door u geselecteerde map. Alexion CRM maakt voor u een koppeling met deze map in uw eigen computerbestand. Wanneer u de volgende keer op de Projectmapknop klikt, zit u meteen in de door u geselecteerde map. U kunt nu al uw documenten betreffende dit Project hier opslaan UITGAANDE CORRESPONDENTIE BIJ EEN PROJECT Wanneer u uitgaande correspondentie wilt voeren over een Project kunt u dat doen via het tabblad Documenten in de kaartweergave Project. 91

92 9 Projecten OPDRACHT 12 Open het tabblad Documenten in de kaartweergave Project. Onderaan het tabblad ziet u de functies: Nieuw; Verwijderen en Open document. OPDRACHT 13 Klik op de knop Nieuw. Op uw scherm verschijnt het volgende venster: OPDRACHT 14 U kunt hier kiezen of u een correspondentie aan wil maken bij een Organisatie een Persoon of een Werknemer. Selecteer Organisatie en klik op OK. Het volgende Selectievenster verschijnt op uw scherm. 92

93 9 Projecten OPDRACHT 15 Selecteer hier een Organisatie en klik weer op OK. Het volgende Selectievenster verschijnt op uw scherm. U kunt hier het gewenste sjabloon selecteren en uw correspondentie voeren zoals u eerder geleerd heeft. Alexion CRM koppelt deze correspondentie aan het Project waar u mee bezig bent. 93

94 9 Projecten Opmerking U ziet dat u bij Selectievensters altijd de mogelijkheid heeft om een zoekactie uit te voeren. U hebt reeds geleerd hoe u een zoekactie kunt uitvoeren. 94

95 9 Projecten DOCUMENTEN IMPORTEREN Binnen de kaartweergave Project wordt alleen de uitgaande correspondentie en notities betreffende het Project opgeslagen en zichtbaar bijgehouden. Wanneer u een ander bestand aan een Project wil koppelen kan dat door het document in de Projectmap te plaatsen. Het document is dan echter niet zichtbaar op de kaartweergave Project. Wanneer u een ander document dan een notitie of uitgaande correspondentie zichtbaar wil hebben op de kaartweergave Project dient u het document te importeren via de kaartweergave Organisatie, de kaartweergave Persoon of de kaartweergave Werknemer. U wilt bijvoorbeeld een agenda plaatsen in de kaartweergave Project zodat iedereen die aan het Project werkt, weet wanneer wat moet gebeuren. Ga dan eerst naar de kaartweergave van uw eigen Organisatie. OPDRACHT 16 Maak een Worddocument aan. Sla het document op onder bureaublad. de naam agenda op uw OPDRACHT 17 Ga naar de kaartweergave Organisatie. Klik op de knop Importeer Document. 95

96 9 Projecten OPDRACHT 18 Selecteer Bestand. OPDRACHT 19 Selecteer Bureaublad. En dubbelklik op Agenda. Er verschijnt een venster op uw scherm waar u het Project waaraan u het document wilt koppelen kunt selecteren. 96

97 9 Projecten OPDRACHT 20 Selecteer het Project communicatietraining door er twee keer op te klikken. Het Correspondentievenster verschijnt op uw scherm: OPDRACHT 21 Klik op OK. Er verschijnt een venster op uw scherm waarin gevraagd wordt of u het originele bestand wil verwijderen. Als u het document alleen binnen het Project nodig heeft kiest u voor ja. Wanneer u het document ook op uw eigen harde schijf wilt bewaren kiest u nee. U ziet dat het document nu opgeslagen en zichtbaar is op het tabblad Documenten op de kaartweergave Organisatie. 97

98 9 Projecten Wanneer u nu via de boomweergave de kaartweergave Organisatie opent, en op het tabblad Documenten kijkt, ziet u dat het document ook hier nu zichtbaar is NOTITIES AANMAKEN BINNEN EEN PROJECT Naast documenten gaat u waarschijnlijk ook notities betreffende uw Project aanmaken. Dit kunt u doen via het tabblad Notities in de kaartweergave Project. U heeft reeds geleerd hoe u een notitie kunt aanmaken. Alexion CRM koppelt uw aangemaakte notitie aan het Project waar u aan werkt. 98

99 9 Projecten 9.3 UREN REGISTREREN BIJ EEN PROJECT U kunt binnen een Project het aantal uren dat de deelnemers aan het Project werken bijhouden. Opmerking U kunt de functie uren registreren optioneel aanzetten door op Extra in de menubalk te klikken en daar voor Instellingen te kiezen. Open hier het tabblad Projecten, en zet een vinkje voor Uren registratie gebruiken. U dient Alexion CRM nu wel opnieuw op te starten. OPDRACHT 1 Open het tabblad Uren op de kaartweergave Project en klik onderaan het venster op Nieuw. 99

100 9 Projecten Op uw scherm verschijnt het Urenvenster. U ziet dat het registreren van gewerkte uren alleen bedoeld is voor interne Gebruikers. 100

101 9 Projecten OPDRACHT 2 Vul het aantal uren, de activiteit en een uitwerking van de activiteit in. Koppel datum en tijd aan de notitie door de kalenderknop te gebruiken. Klik daarna op OK. Als voorbeeld kunt u onderstaand figuur gebruiken. U kunt in het urenvenster ook aangeven wat de status van de uren is. U heeft de keuze tussen: Declarabel; Overhead en Overig. Het keuzevakje achter het activiteitenveld geeft u de mogelijkheid uw eigen ingetypte activiteit op te slaan voor toekomstig gebruik door Ctrl + T te gebruiken. Dit heeft u reeds eerder geleerd. 101

102 9 Projecten UREN UITPRINTEN Om te zien hoeveel uren een medewerker aan een Project gewerkt heeft kunt u een uitdraai printen van de gewerkte uren. OPDRACHT 3 Open het tabblad Uren. Klik vervolgens boven in de werkbalk op de printknop. U krijgt nu een Overzicht van rapporten op uw scherm. Selecteer Overzicht Uren en klik op Afdrukvoorbeeld. Op uw scherm verschijnt een Zoekvenster. Hier kunt u een selectie maken door een begin en een einddatum in te voeren. 102

103 9 Projecten In dit geval kunt u gewoon op OK klikken. Op uw scherm verschijnt een afdrukvoorbeeld. U ziet dat de uren afgedrukt worden in de standaardrapportage van Alexion CRM. Wanneer het afdrukvoorbeeld voldoet kunt u het afdrukken. Opmerking U kunt voor uw organisatie de rapportage van alle printbare velden aanpassen met de Rapportage module. Met de Rapportage module kunt u bijvoorbeeld uw eigen logo toevoegen aan alle rapportages. Ook kunt u alle velden van de rapportage aanpassen aan uw eigen wensen. U kunt bijvoorbeeld het lettertype aanpassen en velden toevoegen of verwijderen. Hieronder ziet u een stukje van de Rapportage module. 103

104 9 Projecten 9.4 LOGBOEK BIJHOUDEN VAN EEN PROJECT Als u een Plusmodule heeft, houdt Alexion CRM de handelingen die binnen een Project uitgevoerd worden voor u bij in een logboek. U moet de logboekfunctie in de Plusmodule wel eerst aanzetten via de menubalk Extra. Hieronder ziet u een voorbeeld van een logboek. U kunt niet zelf gegevens invoeren in het logboek. 9.5 INVOEREN VAN NIEUW PROJECT VIA DE KAARTWEERGAVE ORGANISATIE Tot nu toe hebben we vooral met Projecten gewerkt vanuit de kaartweergave Project. U kunt echter ook Projecten aanmaken en bewerken via de kaartweergave Organisatie. OPDRACHT 1 Ga naar de kaartweergave Organisatie. Selecteer onderin de lijstweergave de Organisatie waarbij u een nieuw Project wil aanmaken. Klik vervolgens op de kaartweergave het tabblad Projecten aan. U ziet dat er binnen het tabblad Projecten nog twee subtabbladen geopend kunnen worden. 104

105 9 Projecten U kunt hier kiezen of u een Organisatie aan een Project wil koppelen als deelnemer of als opdrachtgever. Opmerking Een Organisatie kan zowel deelnemer aan als opdrachtgever van een Project zijn. Een Persoon kan alleen een deelnemer aan een Project zijn. OPDRACHT 2 Selecteer het tabblad Opdrachtgever van. Onderaan de kaartweergave Organisatie ziet u nu de knoppen Nieuw; Verwijderen en Bewerken. U kunt bestaande Projecten verwijderen of bewerken met de knop Verwijderen en de knop Bewerken. U kunt een nieuw Project aanmaken met de knop Nieuw. 105

106 9 Projecten OPDRACHT 3 Klik vervolgens onderaan de kaartweergave Organisatie op de knop Nieuw. Alexion CRM vraagt u of u een nieuw Project aan de geselecteerde Organisatie wilt toevoegen of een bestaand Project. Door de keuze Nieuw Project te selecteren kunt u een nieuw Project aanmaken bij de Organisatie waarbinnen u nu aan het werken bent. OPDRACHT 4 Selecteer Nieuw Project en klik op OK. Op uw scherm verschijnt een nieuw Projectvenster. U kunt nu een nieuw Project aanmaken zoals u reeds geleerd heeft. Vergeet niet het nieuwe Project op te slaan door op OK te klikken. Alexion CRM koppelt het Project dan aan de Organisatie waarbinnen u het Project heeft aangemaakt. 106

107 9 Projecten 9.6 INVOEREN VAN NIEUWE PROJECTEN VIA DE KAARTWEERGAVE PERSOON Het is ook mogelijk om via de kaartweergave Persoon nieuwe Projecten aan te maken en bestaande Projecten te bewerken. In principe werkt dit hetzelfde als het aanmaken en bewerken van Projecten binnen de kaartweergave Organisatie. Alleen wordt het Project nu niet automatisch aan de Organisatie gekoppeld, maar aan een Persoon. OPDRACHT 1 Open de kaartweergave Persoon. Selecteer onder in de lijstweergave de Persoon waarbij u een nieuw Project wil aanmaken. Klik vervolgens in de kaartweergave op het tabblad Projecten. Via de kaartweergave Persoon kunt u alleen Personen als deelnemers aan een Project koppelen, er is dus ook maar 1 tabblad zichtbaar. U kunt nu op dezelfde manier als u eerder geleerd heeft Projecten aanmaken en bewerken. 107

108 9 Projecten Opmerking Alexion CRM gaat uit van het motto: twee weten meer dan één. Daarom zijn alle kaartweergaven voor alle Gebruikers binnen uw Organisatie te zien en te bewerken. Wanneer u als Organisatie bepaalde handelingen binnen de verschillende kaartweergaven wil beperken (bijvoorbeeld wegens veiligheidsoverwegingen), dan kunt u de module Rechten Beheer aanschaffen. Met deze module kunt u elke handeling via alle kaartweergaven beperken of blokkeren. U ziet hier bijvoorbeeld dat u een Gebruiker wel binnen een Project kunt laten werken (Actie), maar dat u de opties Nieuw; Wijzig en Verwijder kunt blokkeren. 108

109 10 Hulptabellen 10 HULPTABELLEN De Hulptabellen helpen u om uw Organisatie een eigen gezicht te geven binnen Alexion CRM. U kunt er uw eigen kenmerken aanmaken; sjablonen aanpassen en opmaken; nieuwe volgnummers aanmaken, landen toevoegen en nieuwe Werknemerskaarten aanmaken. In de praktijk zal niet ieder lid van uw Organisatie deze handelingen uitvoeren. U wilt immers graag een uniforme opmaak realiseren die uw Organisatie herkenbaar maakt voor andere Organisaties. Het is daarom raadzaam afspraken te maken wie verantwoordelijk is voor de Hulptabellen binnen Alexion CRM, zodat de uniformiteit gewaarborgd blijft HULPTABEL SJABLONEN U kunt uw correspondentie een eigen opmaak meegeven door middel van de sjablonenfunctie binnen Alexion CRM. OPDRACHT 1 klik de Hulptabellen open in de boomweergave door op het +je voor Hulptabellen te klikken. Klik vervolgens op Sjabloon. Het Sjabloonvenster verschijnt op uw scherm. 109

110 10 Hulptabellen Onder het Sjabloonvenster ziet u een lijstweergave van alle sjablonen die Alexion CRM u standaard aanbiedt. U kunt nu op twee manieren een nieuw sjabloon aanmaken. Ten eerste door te werken vanuit een bestaand sjabloon binnen Alexion CRM en ten tweede door zelf een geheel nieuwe sjabloon aan te maken. U gaat beide manieren oefenen. Eerst gaat u een bestaand sjabloon aanpassen. 110

111 10 Hulptabellen OPDRACHT 2 Selecteer in de lijstweergave van sjablonen het sjabloon Brief. U ziet dat in het Sjabloonvenster nu het sjabloon voor Brief verschijnt. Ook kunt u zien welke documenten gebaseerd zijn op dit type sjabloon. Als u op de knop Nieuw onderaan het Sjabloonvenster klikt, kunt u een brief aanmaken op de reeds aangeleerde manier. Uw brief wordt dan opgemaakt via een bestaand sjabloon. We willen nu echter het sjabloon Brief aanpassen aan uw eigen wensen. 111

112 10 Hulptabellen OPDRACHT 3 Klik op Open in Word rechts midden in het Sjabloonvenster. Onder in uw taakbalk verschijnt het icoontje van het te openen document. OPDRACHT 4 Klik op het icoontje. Het document verschijnt tot versie 3.7 onder in de taakbalk. Als u over versie 3.7 of hoger beschikt verschijnt het document op uw scherm. De verschillende samenvoegvelden zijn blauw aangegeven. U kunt deze blauwe samenvoegvelden verwijderen of nieuwe velden toevoegen. 112

113 10 Hulptabellen OPDRACHT 6 Klik boven in de taakbalk van Word op Samenvoegvelden invoegen. Er verschijnt een uitklapmenu op uw scherm. 113

114 10 Hulptabellen In dit uitklapmenu staan alle mogelijke samenvoegvelden die u in Alexion CRM aan uw sjabloon kunt toevoegen of kunt verwijderen. De samenvoegvelden zijn gerelateerd aan de gegevens van de verschillende kaartweergaven van Alexion CRM. De benaming van de samenvoegvelden correspondeert niet in alle gevallen met gelijknamige begrippen die gebruikt worden in de kaartweergaven. Voor u is het belangrijk dat u weet welke samenvoegveldnamen corresponderen met welke begrippen uit de kaartweergaven. Daarom volgt hieronder een kort schematisch overzicht. Samenvoegveldnaam Functie (of func_) Persoon (of pers_) Instantie (of inst_) Medewerker Bedrijfsgegevens Kaartweergave begrip (of uitleg) De Medewerker van de Organisatie aan wie u de correspondentie richt. De Privé Persoon aan wie u de correspondentie richt. De Organisatie waaraan u uw correspondentie richt. Gebruiker (uzelf). De gegevens van uw eigen Organisatie. U gaat nu oefenen met het aanpassen van een bestaand sjabloon. Let op, u dient eerst met uw cursor op de juiste plek in de sjabloon te gaan staan, anders voegt Alexion CRM het veld automatisch bovenaan in. Voeg de samenvoegvelden uit de volgende opdrachten toe op de door u logisch geachte plek. OPDRACHT 8 Stel, u wilt uw eigen bedrijfsgegevens bovenaan de brief vermelden. Ga met uw cursor bovenaan het document staan. Klik vervolgens op Samenvoegvelden invoegen. Klik daarna op bedrijfs_gegevens_adres. U ziet dat Alexion CRM het samenvoegveld bedrijfs_gegevens_adres heeft toegevoegd aan uw sjabloon. 114

115 10 Hulptabellen Opmerking Het lettertype dat Alexion CRM gebruikt voor dit nieuwe samenvoegveld kan afwijken van de reeds bestaande invoegvelden. U kunt de opmaak aanpassen door het samenvoegveld eerst in het document te selecteren, vervolgens op uw rechtermuisknop te klikken en het lettertype te selecteren zoals u gewend bent binnen Word. Opmerking Om te zien wat er veranderd is aan het sjabloon klikt u op Voorbeeld van het resultaat bovenin de taakbalk. OPDRACHT 9 Bekijk het resultaat van uw wijziging. U ziet dat alleen de straat en het huisnummer ingevuld zijn. U dient voor een volledige weergave van uw bedrijfsgegevens ook nog het samenvoegveld bedrijfs_gegevens_naam en het samenvoegveld bedrijfs_gegevens_woonplaats toe te voegen. U kunt het aantal velden natuurlijk zoveel uitbreiden als u wilt. Voeg in ieder geval nog twee velden op de juiste plaats toe. Sluit de opdracht af door het telefoonnummer van uw bedrijf onder medewerker_functie toe te voegen. U ziet nu, als u het resultaat bekijkt, dat het adres van uw bedrijf bovenaan het sjabloon vermeldt staat en dat onderaan uw telefoonnummer toegevoegd is. 115

116 10 Hulptabellen U hebt de briefsjabloon van Alexion CRM nu aangepast. Omdat u deze sjabloon ook in de toekomst wilt gebruiken slaat u deze sjabloon op. OPDRACHT 10 Sla de briefsjabloon via de normale Wordprocedure op en sluit Word af. U heeft nu uw eigen briefsjabloon aangemaakt. U hoeft het document niet te herbenoemen. Wanneer u de volgende keer in de sjablonenlijstweergave Brief selecteert, gebruikt Alexion CRM de net door u aangepaste versie van de briefsjabloon. U kunt nu elk bestaand sjabloon van Alexion CRM aanpassen. Hierna leert u hoe u zelf een geheel nieuw sjabloon aanmaakt. OPDRACHT 11 Open het sjabloonvenster. Zorg dat er in de lijstweergave nergens een hokje is aangevinkt. U hebt met andere woorden geen sjabloon geselecteerd in de lijstweergave. Klik vervolgens op Nieuw bovenin de werkbalk. 116

117 10 Hulptabellen Er verschijnt een leeg Sjabloonvenster op uw scherm. OPDRACHT 12 Vul de naam van uw nieuwe sjabloon in, bijvoorbeeld: Vertrouwelijke brief. Vul ook de velden Beschrijving en Betreft in. U kunt hiervoor onderstaand figuur gebruiken. 117

118 10 Hulptabellen Opmerking U kunt ook een volgnummer instellen. Vooral als het om een factuursjabloon gaat kan dit handig of noodzakelijk zijn. Dit wordt behandeld in hoofdstuk OPDRACHT 13 Sla de sjabloon op door op de opslaan knop in de werkbalk te klikken. OPDRACHT 14 Alexion CRM vraagt of u het bestaande bestand wilt gebruiken. Aangezien u een geheel nieuwe sjabloon wilt maken kiest u voor de optie Nee. Alexion CRM vraagt dan nog een keer of u deze sjabloon wilt baseren op een reeds bestaande sjabloon. U kiest weer voor Nee. U ziet dat Alexion CRM het sjabloon Vertrouwelijke brief heeft toegevoegd aan de sjablonenlijstweergave. OPDRACHT 15 De sjabloon is echter nog niet aangepast aan uw specifieke wensen. Om de sjabloon op te maken selecteert u in de sjablonenlijstweergave Vertrouwelijke brief. 118

119 10 Hulptabellen OPDRACHT 16 Vervolgens klikt u op Open in Word in het sjabloonvenster. OPDRACHT 17 Het document verschijnt tot versie 3.7 niet op uw scherm, maar onder in de taakbalk. Klik op het icoontje voor het Worddocument. Er verschijnt nu een leeg Worddocument op uw scherm. U maakt nu een geheel nieuw sjabloon aan door samenvoegvelden in te voegen op de manier die u reeds geleerd heeft. OPDRACHT 18 Maak de sjabloon voor de Vertrouwelijke brief op naar uw eigen wensen. Sla daarna uw opgemaakte sjabloon op via de Wordprocedure. U kunt vanaf nu deze sjabloon gebruiken voor uw vertrouwelijke correspondentie. 119

120 10 Hulptabellen 10.2 HULPTABEL VOLGNUMMER U kunt binnen Alexion CRM een volgnummer toevoegen aan uw sjablonen. Dit is handig en vaak noodzakelijk voor een goede administratie. Standaard levert Alexion CRM twee volgnummers. U kunt echter ook zelf een nieuw type volgnummer aanmaken. U gaat nu oefenen met het aanmaken van een nieuw volgnummer en het toevoegen van volgnummers aan sjablonen. OPDRACHT 1 Klik op Volgnummer onder Hulptabellen in de boomweergave. Op uw scherm verschijnt het Volgnummervenster. 120

121 10 Hulptabellen U ziet onder het Volgnummervenster een lijstweergave van de verschillende volgnummers die binnen uw versie van Alexion CRM actief zijn. Standaard zijn dat het Factuurvolgnummer en het Offertevolgnummer. In het Volgnummervenster ziet u aan welke sjablonen een bepaald volgnummer gekoppeld is. U kunt binnen dit Volgnummervenster een nieuw volgnummer aanmaken. Stel dat u graag een volgnummer aan uw notulen wil toevoegen, omdat u in één oogopslag wilt zien om welke notulen het gaat. OPDRACHT 2 Klik op Nieuw bovenin de werkbalk van het Volgnummervenster. Er verschijnt een leeg Volgnummervenster op uw scherm. OPDRACHT 3 Vul in het veld Naam in: Notulen volgnummer. Vul in het veld Laatst gebruikte volgnummer in. OPDRACHT 4 Sla het volgnummer op door op de Opslaan knop werkbalk van het Volgnummervenster. te klikken bovenin de U ziet dat in de volgnummer lijstweergave nu het Notulen volgnummer is toegevoegd. 121

122 10 Hulptabellen Om een volgnummer aan een sjabloon te koppelen gaat u weer terug naar de boomweergave. OPDRACHT 5 Klik op Sjabloon onder Hulptabellen in de boomweergave. OPDRACHT 6 Selecteer het sjabloon Notulen in de sjablonenlijstweergave door een vinkje te plaatsen in het hokje voor Notulen. U ziet dat het sjabloon voor Notulen in het Sjabloonvenster verschijnt. OPDRACHT 7 Klik op de knop Bewerken boven in de werkbalk van het Sjabloonvenster. Klik vervolgens op het keuzeknopje achter het veld Volgnummer. Er verschijnt een Zoek een volgnummervenster op uw scherm. 122

123 10 Hulptabellen OPDRACHT 8 Klik op Notulen volgnummer en vervolgens op OK. U ziet dat het Notulen volgnummer is toegevoegd aan het sjabloon Notulen. Opmerking U kunt aan verschillende sjablonen hetzelfde volgnummer toevoegen. Het voordeel hiervan is dat Alexion CRM voor u de reeks van het volgnummer voortzet binnen de verschillende sjablonen. 123

124 10 Hulptabellen Opmerking U kunt de standaard volgnummers van Alexion CRM zelf aanpassen door het volgnummer te selecteren in de volgnummerlijstweergave en vervolgens op de Bewerken knop te klikken boven in de werkbalk van het volgnummervenster. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u het laatst gebruikte volgnummer wilt wijzigen. Ook hier wijzen wij erop dat het verstandig is als één persoon binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het beheren van de Hulptabellen en dus ook de volgnummers. Een ondoordachte wijziging kan uw administratie danig in de war brengen HULPTABEL KENMERK U kunt binnen Alexion CRM bepaalde kenmerken toevoegen aan Organisaties en Personen. De inhoud van de kenmerken kunt u geheel zelf bepalen via de Hulptabel Kenmerk. Een kenmerk kan handig zijn voor bepaalde Selecties. Stel dat u met uw Organisatie jaarlijks een bepaalde beurs bezoekt; bijvoorbeeld de Bouw & ICT beurs, die jaarlijks in de RAI gehouden wordt. U wilt uw klanten graag informeren over het feit dat u een stand heeft op deze beurs. Sommige van uw klanten weten echter al dat u jaarlijks op deze beurs staat omdat zij reeds één of meerdere malen de beurs bezocht hebben. Andere klanten weten nog niet dat u op de beurs staat. U wilt twee verschillende mailingen naar uw klanten sturen. Eén mailing voor klanten die de beurs en uw aanwezigheid daar reeds kennen, en één mailing voor klanten die de beurs en uw aanwezigheid daar niet kennen. Om een onderscheid te maken tussen deze twee type s mailingen maakt u het kenmerk Bouw & ICT beurs aan. U kunt dit zelfs per beursjaar doen, zodat u ook weet in welk jaar uw klant uw bezocht heeft op de beurs. OPDRACHT 1 Open het Kenmerkvenster door op Kenmerk te klikken onder de Hulptabellen in de boomweergave. 124

125 10 Hulptabellen U ziet dat u in het Kenmerkvenster een nieuw kenmerk kunt aanmaken. U kunt hier ook een beschrijving geven bij het kenmerk. In het tabblad Overige gegevens ziet u aan welke Organisaties of Personen het kenmerk gekoppeld is. OPDRACHT 2 Klik op de knop Nieuw in het kenmerkvenster. Vul vervolgens het veld Naam en Beschrijving in volgens onderstaand figuur. 125

126 10 Hulptabellen OPDRACHT 3 Klik vervolgens op de knop Opslaan. U ziet dat Alexion CRM het kenmerk Bouw & ICT beurs 2008 heeft toegevoegd aan de kenmerken lijstweergave onder het Kenmerkvenster. U kunt nu aan de Organisaties waarvan u weet dat ze uw (fictieve) stand bezocht hebben op de beurs van 2008 dit kenmerk toevoegen. OPDRACHT 4 Klik op Organisatie in de boomweergave. Selecteer Alexion CRM als Organisatie en open het tabblad Kenmerken. Klik onderaan het veld Kenmerken op Nieuw. Er verschijnt een Zoekvenster op uw scherm. Hier kunt u kenmerken opzoeken en selecteren. 126

127 10 Hulptabellen OPDRACHT 5 Selecteer het kenmerk Bouw & ICT beurs 2008 en klik op OK. Er verschijnt een Kenmerk_Koppelingvenster op uw scherm. U kunt hier uw kenmerk koppelen aan een Organisatie, maar ook aan een Persoon en een Werknemer. OPDRACHT 6: Koppel het kenmerk aan een Persoon door achter het veld Persoon op het keuzeknopje te klikken. Er verschijnt een zoekvenster op uw scherm waarin u de gewenste Persoon kunt selecteren. 127

128 10 Hulptabellen Opmerking U kunt hier alleen Personen zoeken die u in Alexion CRM ingevoerd heeft. OPDRACHT 7 Selecteer AnToine van Maarle als Persoon, klik vervolgens op OK. U ziet dat Alexion CRM het veld voor u ingevuld heeft. Het kenmerk is nu zowel aan de Organisatie Alexion CRM als aan de Persoon ACHG van Maarle gekoppeld. U kunt hier eventueel ook nog de functie van de Persoon koppelen door het veld Werknemer in te vullen op dezelfde wijze als u net het veld Persoon ingevuld heeft. OPDRACHT 8 Vul het venster verder in naar onderstaand voorbeeld. Klik vervolgens op OK. 128

129 10 Hulptabellen U ziet dat Alexion CRM het kenmerk Bouw & ICT beurs 2008 heeft toegevoegd aan de kenmerken van Alexion CRM. Opmerking Wanneer u nu de kaartweergave Persoon van de heer ACHG van Maarle opent, ziet u dat het kenmerk ook hier gekoppeld is. U kunt op deze manier de door u gewenste kenmerken aan de door u geselecteerde Organisaties en Personen koppelen. Met deze kenmerken kunt u een Selectie maken voor bijvoorbeeld uw correspondentie. Omdat kenmerken in Hulptabellen opgeslagen worden kunt u echter geen Selecties en Verzamelingen binnen de kaartweergaven maken. U kunt alleen een Selectie van kenmerken maken door middel van de Actieknop. Hoe dit moet leert u in hoofdstuk 11: Acties binnen Alexion CRM HULPTABEL LAND De laatste functie binnen de Hulptabellen is de Hulptabel Land. U kunt hier per land bepalen in welke taal u de aanhef en afsluiting van uw correspondentie wilt stellen. Standaard heeft Alexion CRM een aantal landen ingevoerd. Zo kunt u onder Amerika een Engelse aanhef vinden en onder Frankrijk een Franse aanhef. Voor de meeste landen is nog geen aanhef en afsluiting ingevoerd. U kunt dit zelf doen als u hier gebruik van wil maken. 129

130 10 Hulptabellen OPDRACHT 1 Open de Hulptabel Land via de boomweergave. Op uw scherm verschijnt de Hulptabel Land met als eerste land Amerika. U ziet op het tabblad Algemeen dat de landcode, het telefoonnummer, de officiële landnaam en de plaats van de Persoon, het huisnummer en de postcode bepaald zijn. 130

131 10 Hulptabellen Onderaan de tabel ziet u de landen lijstweergave. U ziet dat Alexion CRM de landnaam, de landcode en het telefoonnummer weergeeft. U kunt hier ook zelf opmerkingen plaatsen. Dit gaat echter niet via de lijstweergave, maar via de Hulptabel Land. U leert zo hoe dat moet. Eerst kijken we naar de lijstweergave. U kunt de landen lijstweergave aanpassen met uw rechtermuisknop. OPDRACHT 2 Ga met uw muis op de lijstweergave staan. Klik op uw rechtermuisknop. Klik op Lijstweergave aanpassen. 131

132 10 Hulptabellen U ziet dat u verschillende mogelijkheden heeft om uw lijstweergave aan te passen. U gaat hier nu verder niet mee oefenen, u heeft reeds alle stappen geleerd om een lijstweergave aan te passen. U gaat eerst oefenen hoe u kunt werken met de Hulptabel Land. OPDRACHT 3 Selecteer in de lijstweergave het land Frankrijk. Op uw scherm verschijnt de Hulptabel Land van Frankrijk. Klik vervolgens op het tabblad Adressering. Hier ziet u welke aanhef Alexion CRM gebruikt voor correspondentie naar Frankrijk. 132

133 10 Hulptabellen Als u dit een goede aanhef en afsluiting vindt hoeft u niets te veranderen. Zoals al eerder opgemerkt zijn niet alle landen ingevuld. Stel dat u een regelmatige correspondentie met een klant in Canada wilt voeren. OPDRACHT 4 Selecteer Canada in uw lijstweergave onder de Hulptabel Land. U ziet dat er nog geen aanhef en afsluiting ingevoerd zijn. OPDRACHT 5 Klik op Bewerken bovenin de werkbalk van de Hulptabel Land. U kunt nu zelf de aanhef en afsluiting invoeren zoals u dat wenst. Er is hier nu nog niet de mogelijkheid om gegevens te importeren. In de toekomst zal dit wel mogelijk worden. Sluit af door de ingevoerde gegevens op te slaan of te annuleren. Het kan voorkomen dat u regelmatig correspondentie voert met een land dat niet in de lijstweergave voorkomt. U kunt zelf landen aanmaken. 133

134 10 Hulptabellen OPDRACHT 6 Klik bovenin de werkbalk van de Hulptabel Land op de knop Nieuw. Op uw scherm verschijnt een lege Hulptabel Land. U kunt deze nu naar eigen wens invullen. Sluit u af met het opslaan van de gegevens of door te annuleren. Opmerking De Hulptabel Land is gekoppeld aan het land dat u ingevoerd heeft op de kaartweergave Organisatie en Persoon en dus ook automatisch aan de kaartweergave Werknemer. Wanneer u correspondentie voert met een Organisatie in bijvoorbeeld Engeland, kunt u een speciaal sjabloon maken voor correspondentie naar Engeland gebaseerd op een bestaand briefsjabloon. U dient dan wel de tekstvelden als Betreft naar het Engels te vertalen (in dit geval Subject). Alexion CRM verandert alleen de aanhef en de afsluiting in de ingestelde taal. U zou de Brief bijvoorbeeld als sjabloon Brief GB op kunnen slaan bij de Hulptabel sjablonen. U kunt opmerkingen in de landentabel toevoegen door de tabel van het betreffende land te openen, op de Bewerkenknop te klikken en het tabblad Opmerkingen te openen. U kunt nu hier uw opmerkingen plaatsen en de tabel opslaan. 134

135 11 Acties binnen Alexion CRM 11 ACTIES BINNEN ALEXION CRM Met de Actieknop kunt u een aantal handelingen binnen Alexion CRM uitvoeren die het werken vereenvoudigen. De Actieknop maakt gebruik van al de gegevens die u ingevoerd heeft binnen Alexion CRM. De knop is dus niet gebonden aan één kaartweergave of tabel. De Actieknop is op alle kaartweergaven en tabellen bovenin de werkbalk te vinden. De Actieknop is niet overal (even) actief. In dit hoofdstuk gaat u kort per kaartweergave en tabel bekijken wat de mogelijkheden van de Actieknop zijn ACTIES IN DE KAARTWEERGAVE GEBRUIKER In de kaartweergave Gebruiker heeft de Actieknop geen functie. OPDRACHT ACTIES IN DE KAARTWEERGAVE ORGANISATIE In de kaartweergave Organisatie heeft de Actieknop (in december 2010) maximaal elf mogelijkheden. Het aantal mogelijkheden is afhankelijk van de versie van Alexion CRM die u gebruikt en het aantal extra modules dat u aangeschaft heeft. Hier worden alle mogelijkheden behandeld. Open de kaartweergave Organisatie via de boomweergave. Klik daarna op de Actieknop boven in de werkbalk van de kaartweergave. Er verschijnt een uitklapmenu met een aantal mogelijkheden. 135

136 11 Acties binnen Alexion CRM OPDRACHT 2 U kunt hier diverse acties uitvoeren. Bedenk hierbij dat Alexion CRM u steeds zal vragen of u de acties toe wilt passen op een Selectie, een Verzameling of op de huidige kaart. Als u de actie toe wilt passen op een Selectie of Verzameling dient u eerst deze Selectie of Verzameling aan te maken ACTIES MET KENMERKEN Met de actie Kenmerk toevoegen aan kunt u op een snelle manier aan verschillende Organisaties een kenmerk toevoegen. U hoeft het kenmerk niet handmatig per Organisatie in te voeren. Stel dat u aan een aantal Organisaties het kenmerk Basiscursus wilt toevoegen, omdat medewerkers van deze Organisaties een basiscursus van uw programma hebben gevolgd. Maak eerst het kenmerk Basiscursus aan via de hulptabel Kenmerk, zoals u geleerd heeft in hoofdstuk Selecteer in de lijstweergave van Organisaties drie Organisaties door ze aan te vinken. Klik dan boven in de werkbalk van de kaartweergave Organisatie op de Actieknop en selecteer Kenmerk toevoegen aan Er verschijnt een keuzevenster op uw scherm. Klik op Huidige Selectie en vervolgens op OK. 136

137 11 Acties binnen Alexion CRM Er verschijnt een venster op uw scherm waarin alle kenmerken die u ingevoerd heeft aangegeven zijn. U kunt hier uw gewenste kenmerk selecteren. Wanneer u veel kenmerken heeft, kunt u hiervoor de zoekfunctie gebruiken zoals u eerder geleerd heeft. OPDRACHT 3 Klik op Basiscursus en vervolgens op OK. Alexion CRM vraagt u of u een memo of een opmerking aan het kenmerk wilt koppelen. OPDRACHT 4 Klik op Ja. Er verschijnt nu een Hulptabel in beeld. Hier kunt u eventuele opmerkingen koppelen aan het kenmerk. 137

138 11 Acties binnen Alexion CRM OPDRACHT 5 Klik op Annuleren. Alexion CRM laat een voortgangsdialoog zien waarop te zien is hoeveel kenmerken geëxporteerd zijn. U kunt dit dialoog sluiten door op Close te klikken. Wanneer u nu in de kaartweergave van één van de geselecteerde Organisaties in het tabblad Kenmerken kijkt, ziet u dat het kenmerk toegevoegd is SELECTEREN MET DE ACTIEKNOP De overige Selectieacties onder de Actieknop beheerst u grotendeels door de eerdere oefeningen bij verzamelen en selecteren. U kunt door middel van de Actieknop selecteren op Kenmerk, Medewerkers, Organisaties zonder medewerkers en Personen SNELSTARTOPTIES MET DE ACTIEKNOP De actieknop heeft drie SnelStartopties: 1. Alles Importeren van SnelStart. 2. Exporteren naar SnelStart. 3. Zet SnelStart Electronisch Factureren aan. Met de optie Alles importeren van SnelStart, kunt u in 1 keer alle klanten en of leveranciers van SnelStart naar Alexion CRM importeren. Er wordt een koppeling tussen beide programma s gelegd. Het klantnummer wordt vanuit SnelStart meegenomen naar Alexion CRM. Als u nu iets wijzigt in Alexion CRM, 138

139 11 Acties binnen Alexion CRM worden deze wijzigingen automatisch doorgevoerd in SnelStart. Hiervoor hoeft u SnelStart niet op te starten. U kunt ook vanuit Alexion CRM gegevens exporteren naar SnelStart. Als u de optie Exporteren naar SnelStart aanklikt, verschijnt er een keuzevenster op uw scherm. U kunt hier kiezen of u de Organisatie (s) als Klant, als Leverancier, of als beide wilt exporteren naar SnelStart. Als u hier een keuze heeft gemaakt en op OK klikt, vraagt Alexion CRM u nog of u de huidige kaart, een Verzameling of een Selectie wilt exporteren. Als de gegevens geëxporteerd zijn worden er automatisch vinkjes gezet in de kaartweergave en nieuwe klantnummers aangemaakt. 139

140 11 Acties binnen Alexion CRM Als laatste kunt u hier het elektronisch factureren vanuit SnelStart toepassen op een Verzameling of Selectie. Wanneer u slechts 1 Organisatie of Persoon een elektronische factuur wilt sturen doet u dat door in de kaartweergave een vinkje te zetten achter voor facturering. OPDRACHT MAAK EEN MAILING MET DE ACTIEKNOP Met de actieknop kunt u in 1 keer een brief of ander schrijven naar meerdere Personen of Organisaties aanmaken. Dit heet een mailing. Stel dat u aan een aantal Organisaties een brief wilt sturen. De inhoud van de brief is voor alle Organisaties hetzelfde. U wilt alleen dat Alexion CRM op elke brief het adres en de aanhef (en eventuele andere gegevens die in Alexion CRM ingevoerd zijn) van de betreffende Organisatie plaatst, zodat u de brieven alleen nog maar hoeft uit te printen in de envelop en op de post kunt doen. Om een mailing te maken moet u een brief hebben die u wilt versturen en een verzameling of een selectie van Organisaties (of Personen) aan wie u de brief wilt sturen. U moet eerst uw brief aanmaken. Ga naar Hulptabellen in de boomweergave en klik op Sjabloon. OPDRACHT 7 Maak een nieuwe Sjabloon aan zoals u geleerd heeft in hoofdstuk U kunt deze bijvoorbeeld: Eerste mailing, noemen. 140

141 11 Acties binnen Alexion CRM Sla de mailing op door op de Opslaanknop te klikken. Alexion CRM vraagt nu of u uw Sjabloon wilt baseren op een reeds bestaand Sjabloon. In dit voorbeeld gaan we uit van een bestaand Sjabloon. U kunt natuurlijk ook een nieuw Sjabloon aanmaken. OPDRACHT 8 Klik op Ja en selecteer het gewenste bestaande Sjabloon. In dit voorbeeld nemen we het Sjabloon Brief. Selecteer het Sjabloon Brief uit de weergegeven lijst. Klik op OK onder aan de lijst. 141

142 11 Acties binnen Alexion CRM OPDRACHT 9 Alexion CRM opent de Brief zoals u het heeft aangemaakt. U past de samenvoegvelden aan zoals u wilt en typt de inhoud van de brief die u als mailing wilt gaan gebruiken. OPDRACHT 10 Klik op de Opslaanknop van Word en sluit het document af. U heeft nu aan de eerste voorwaarde voor een mailing voldaan. U heeft een brief aangemaakt die u wilt gebruiken voor de mailing. Vervolgens gaat u deze brief koppelen aan een Verzameling of Selectie. OPDRACHT 11 Maak een verzameling of Selectie van Organisaties aan wie u de mailing wilt sturen. Klik vervolgens op de actieknop in de kaartweergave Organisatie. Alexion CRM vraagt u of u de mailing wilt sturen naar de huidige Verzameling of Selectie. 142

143 11 Acties binnen Alexion CRM Maak uw keuze en klik op OK. Er verschijnt een selectievenster. U selecteert hier: Eerste mailing, de brief die u klaargezet heeft om uw mailing te maken. Klik daarna op OK. Alexion CRM kan u nu vragen de betreftregel in te voeren als u dat nog niet in uw brief heeft ingevuld. U kunt hier bijvoorbeeld: Eerste mailing intypen. OPDRACHT 12 Klik op OK. Alexion CRM koppelt nu de organisatiegegevens aan de brief. U kunt nu alle brieven uitprinten en posten. 143

144 11 Acties binnen Alexion CRM VERSTUUR MET DE ACTIEKNOP OPDRACHT 13 Maak een Selectie van drie Organisaties in de lijstweergave onder de kaartweergave Organisaties door de Organisaties aan te vinken. Klik vervolgens op de Actieknop en selecteer sturen. OPDRACHT 14 Selecteer huidige Selectie en klik op OK. U ziet dat Alexion CRM Outlook geopend heeft en voor u de adressen van de geselecteerde Organisaties heeft ingevuld. De adressen worden in het BCC-vak geplaatst omdat u niet wilt dat de ontvanger ziet aan wie de allemaal verstuurd is. U kunt in het Aan-vak eventueel uw eigen adres invullen als u de wilt archiveren. 144

145 11 Acties binnen Alexion CRM VERSTUUR DM-CARDS MET DE ACTIEKNOP Deze actie gebruikt u als u aan een Verzameling of een Selectie DM-Cards wilt versturen. Als u aan 1 Persoon of organisatie een kaartje wilt sturen gebuikt u de DM-knop kunt gebruiken. op de kaartweergaven. In hoofdstuk 14 leest u hoe u deze knop 11.3 ACTIES IN DE KAARTWEERGAVE PERSOON In de kaartweergave Persoon zijn geen nieuwe acties. Hieronder ziet u het uitklapmenu van de actiemogelijkheden. U weet al hoe u deze acties kunt toepassen ACTIES IN DE KAARTWEERGAVE PROJECT In de kaartweergave Project kunt u in 1 keer aan een Verzameling of Selectie van projecten uren toevoegen ACTIES IN DE HULPTABELLEN In de Hulptabellen is de Actieknop alleen actief bij de Hulptabel Volgnummer. In de Hulptabel Volgnummer kunt u de volgende acties ondernemen: 145

146 11 Acties binnen Alexion CRM Deze volgnummers staan niet in relatie met de factuur-, offerte- of andere ingevoerde volgnummers, maar met de volgnummers op de kaartweergaven. Alexion CRM geeft Documenten, Organisaties, Personen en Projecten automatisch een volgnummer. In het onderstaande voorbeeld ziet u dat Alexion CRM het volgnummer 466 heeft toegekend aan Adviesbureau Meinema. Als u met eigen volgnummers werkt kunt u hier de volgnummers wijzigen ACTIES IN DE OVERIGE TABELLEN De overige tabellen komen in hoofdstuk 12 aan de orde. Hier kan alvast opgemerkt worden dat bij de overige tabellen de Actieknop alleen actief is bij de Overige Tabel Werknemer De actiemogelijkheden zijn niet anders dan de reeds behandelde actiemogelijkheden. 146

147 12 Overige tabellen 12 OVERIGE TABELLEN In de Overige Tabellen kunt u alle data die u ingevoerd heeft in de kaartweergaven Organisatie, Persoon en Project terug vinden. Bij de overige tabel Werknemer vind u alle informatie over alle Werknemers van alle Organisaties die u ingevoerd heeft. In de Overige Tabel - Correspondentie kunt u alle gevoerde correspondentie terug vinden. In de Overige Tabel - Notities staan alle gemaakte notities naar status gesorteerd. In de Overige Tabel - Kenmerken kunt u alle kenmerken terug vinden. In de Overige Tabel - Projectkoppeling vindt u alle Projecten en deelnemers aan deze Projecten terug. In de Overige Tabel - Uren vindt u de gemaakte uren bij de verschillende Projecten terug. 147

148 13 Instellingen 13 INSTELLINGEN In het cursusboek is het instellingenvenster al meerder malen zijdelings aan de orde geweest. In dit hoofdstuk leert u alle mogelijkheden die het instellingenvenster te bieden heeft. Het geniet de voorkeur goed na te denken over welke instellingen u wel of niet wilt gebruiken binnen uw bedrijf. Een goede instelling zorgt voor een optimaal gebruik van Alexion CRM. U gaat naar Instellingen via de optie Extra, bovenin de menubalk. Als u het instellingenvenster activeert ziet u verschillende tabbladen. Het aantal tabbladen is afhankelijk van de modules die u heeft aangeschaft. In dit hoofdstuk worden alle mogelijke tabbladen besproken. Onderaan het instellingenscherm ziet u een aantal mogelijkheden staan die de instellingen beheren. Als u uw (gewijzigde) instellingen alleen op uw eigen computer wilt opslaan kiest u voor de optie OK. Wanneer u instellingen wijzigt en wilt opslaan (wegschrijven) in uw database, klikt u op de knop Naar database schrijven. Alexion CRM onthoudt nu alle instellingen zoals ze op dat moment zijn ingesteld. Wanneer u met meerdere computers werkt kunt u (of uw medewerkers) uw instellingen overnemen op de andere computers door op de knop Ophalen uit database te klikken. Het voordeel 148

149 13 Instellingen hiervan is dat slechts 1 persoon de instellingen hoeft te wijzigen of in te stellen, de overige gebruikers van Alexion CRM kunnen de instellingen dan overnemen. Om u een beeld te geven van de mogelijkheden geven we het volgende voorbeeld: U kiest voor een instelling en schrijft deze weg naar uw database. Vervolgens bent u tijdens het werken met Alexion CRM aan het experimenteren met de instellingen. U wijzigt een paar instellingen en hebt meerdere malen op OK geklikt om de instellingen uit te proberen. Na afloop bent u niet tevreden over uw instellingen en wilt u uw oude instellingen weer terug. U hoeft nu alleen maar op Ophalen uit database te klikken om terug te keren naar de oude instellingen. Let op: u moet dan natuurlijk wel in eerste instantie de oude instellingen weggeschreven hebben in uw database. Ook bij het instellen van de instellingen geldt dat het de voorkeur geniet om goede afspraken te maken over wie de instellingen (in de database) beheert HET TABBLAD ALGEMEEN Het tabblad Algemeen heeft twee hoofdfuncties; Weergave en Gebruik. Bij de Weergave heeft u de mogelijkheid het scherm van Alexion CRM aan te passen aan uw specifieke wensen. Bij Gebruik past u de werking van Alexion CRM aan. In de volgende subhoofdstukken worden alle mogelijke instellingen op het tabblad Algemeen uitgelegd. Voor de meeste instellingen geldt dat u Alexion CRM opnieuw moet opstarten om de nieuwe instelling te activeren TOOLTIPS Wanneer u een vinkje zet voor Gebruik Tooltips, kiest u ervoor dat Alexion CRM vermeld wat de functie van een knop is als u over een knop heen gaat met uw cursor. U ziet hieronder een voorbeeld van de functie. Als u met uw cursor over de Lijstweergaveknop in de werkbalk gaat verschijnt de taakomschrijving van de knop WIZARD BIJ NIEUWE ORGANISATIE EN PERSOON U heeft tijdens het oefenen met Alexion CRM meerdere malen gebruik gemaakt van wizard bij nieuwe Organisatie en Persoon. Deze wizard vraagt u na het invullen van een nieuwe Organisatie of Persoon of u deze Organisatie of Persoon aan een nieuwe of bestaande Organisatie of Persoon wilt koppelen. 149

150 13 Instellingen Als u voornamelijk met Personen werkt, en niet met Organisaties kan deze wizard u gaan irriteren. U kunt deze functie hier uitschakelen door het vinkje dat er standaard staat te verwijderen GROTE ICONEN U kunt met deze instelling de grote van de knoppen in de werkbalk instellen. De knoppen worden afgebeeld door iconen. Standaard staat deze instelling aangevinkt. U ziet grote iconen in uw werkbalk. Als u liever met kleine knoppen werkt kunt u het vinkje verwijderen. Hieronder staat de weergave van de kleine iconen. U ziet dat Alexion CRM hier andere iconen gebruikt dan in de grote weergave. De volgorde en de werking is uiteraard hetzelfde gebleven GEAVANCEERDE KNOPPEN Met deze instelling kunt u bepalen of u naast het adresblok in de kaartweergave Organisatie een Wordicoontje wilt activeren of niet. 150

151 13 Instellingen Wanneer u het standaardvinkje voor deze instelling weghaalt verdwijnt het wordicoontje. U kunt dan niet meer rechtstreeks vanuit het adresblok uw correspondentie voeren VOORLETTERS IN HOOFDLETTERS UITSCHAKELEN BIJ PERSONEN Alexion CRM gaat er van uit dat voorletters hoofdletters horen te zijn. Ingevoerde voorletters worden dan ook standaard als hoofdletters weergegeven. Het kan zijn dat u dit liever zelf handmatig doet. U kunt zich bijvoorbeeld voorstellen dat u de voornaam Thomas liever wil afkorten als Th. Mocht dit het geval zijn dan kunt u het vinkje voor deze instelling verwijderen. Alexion CRM maakt dan niet meer automatisch hoofdletters van de voorletters. Let wel: u dient dan heel zorgvuldig om te gaan met uw voorlettergebruik SKYPE Wanneer u deze instelling aanvinkt komt er naast alle telefoonnummervelden een Skype-icoontje. Door op het icoontje te klikken belt Alexion CRM voor u. Deze instelling is uiteraard alleen functioneel als u over skype beschikt TELEFOONNUMMERS ALTIJD MET LANDCODE BEGINNEN U kunt er voor kiezen om alle telefoonnummers automatisch door Alexion CRM aan te laten vullen met de landcode. Dit kan handig zijn wanneer u een Outlookkoppeling heeft of met een telefooncentrale werkt ALEXION CRM IN HET SYSTEEMVAK Wanneer u Alexion CRM minimaliseert, staat het icoontje van Alexion CRM standaard links in uw werkbalk onderaan uw scherm. In sommige gevallen staat het icoontje achter de uitklappijltjes. Het icoontje is hier een snelkoppeling. Als u het icoontje liever in het systeemvak rechts onderaan weergegeven ziet, kiest u voor de optie Ga naar het systeemvak bij minimaliseren. Het icoontje staat dan bij minimalisatie rechts onderin het systeemvak naast de datum en tijd. Met een dubbelklik opent of maximaliseert u Alexion CRM. 151

152 13 Instellingen MINIMALISEREN BIJ AFSLUITEN Als u deze instelling aanvinkt sluit Alexion CRM niet af als u rechtsboven op het kruisje klikt. In plaats daarvan minimaliseert het programma. Alexion CRM blijft nu altijd open staan. U kunt Alexion CRM dan nog wel via: menubalk > bestand > afsluiten, helemaal afsluiten. U kunt Alexion CRM natuurlijk ook altijd met Alt+F4 afsluiten ONDERWERP NOTITIES AUTOMATISCH VULLEN Bij het maken van een notitie is het verplicht om het onderwerpveld in te vullen. Sommige gebruikers vinden dit vervelend. U kunt met deze instelling er voor kiezen dat Alexion CRM automatisch de eerste 30 karakters van het memoveld van uw notitie gebruikt voor het onderwerp. Het voordeel is dat u dan zelf geen onderwerp meer in hoeft te vullen. Een nadeel kan zijn dat de eerste 30 karakters niet de inhoud van de notitie dekken. U ziet hieronder een voorbeeld NEDERLANDSE SOFI/BSN CHECK Alexion CRM kan voor u de waarde van elk ingevoerde SoFi/BSN nummer controleren op juistheid. Standaard staat deze instelling aan. Wanneer u nu een foutief nummer intypt krijgt u de volgende melding. Ook als u een nummer vergeet of teveel invoert wordt u gewaarschuwd. 152

153 13 Instellingen Wanneer u per ongeluk een letter intypt krijgt u de volgende melding. Het kan zijn dat u veel met buitenlandse nummers werkt. In dat geval kunt u hier de mogelijkheid uitvinken om de controle niet uit te voeren VERKOOP-PANEL Alexion CRM biedt u de mogelijkheid om uw verkoopgegevens bij te houden in een apart verkooppanel. Het verkooppanel is gekoppeld aan de kaartweergave Organisatie en Persoon en is geïntegreerd in de kaartweergave Project. Het verkooppanel wordt niet standaard weergegeven. U dient het panel zelf aan te zetten. Om het verkooppanel aan te zetten zet u een vinkje voor Gebruik verkooppanel. Het verkooppanel verschijnt op uw scherm naast de kaartweergave Organisatie en Persoon. 153

154 13 Instellingen 13.2 HET TABBLAD UNIEKE VELDEN Het tabblad Unieke velden is ontwikkeld om te voorkomen dat u personen of bedrijven dubbel invoert. U kunt op dit tabblad aangeven op welke velden u wilt dat Alexion CRM controleert of deze gegevens al in de database aanwezig zijn. Als de gegevens van een veld niet uniek (dus niet eenmalig) zijn kleurt het veld oranje. In bovenstaand voorbeeld komt de naam van Velsen reeds voor in het bestand. Of u een veld wilt laten controleren is afhankelijk van de soort gegevens die u in uw bestand heeft. Wanneer u bijvoorbeeld veel bedrijven in uw bestand heeft die in 1 gebouw gevestigd zijn is het onhandig om het postcode+huisnummerveld aan te vinken. U zult immers veel dezelfde postcodes in uw bestand hebben. Een ander voorbeeld: sommige families hanteren 1 adres voor meerdere 154

155 13 Instellingen gezinsleden. Wanneer u veel met families werkt is het aanvinken van de controle op dit veld onhandig HET TABBLAD SYSTEEM Op het tabblad Systeem ziet u uw systeeminstellingen. U ziet waar uw documenten opgeslagen worden en wat de instelling van uw database is. Er zijn drie manieren om Alexion CRM te instaleren. 1. U kunt Alexion CRM op 1 computer instaleren (een stand-alone installatie). Wanneer dit het geval is hoeft u de instellingen van dit tabblad niet te wijzigen. 2. U kunt Alexion CRM op 1 hoofdcomputer instaleren die verbonden is met meerdere computers. De hoofdcomputer functioneert dan in feite als een server. 3. U kunt Alexion CRM op uw server instaleren. Alle computers hebben dan via uw server toegang tot Alexion CRM. Het is aan te raden het tabblad Systeem alleen te bewerken als u inzicht heeft in systeembeheer. Als hier problemen optreden kunt u het beste contact opnemen met uw eigen systeembeheerder of Alexion CRM. Voor de meer ingewijden kan de FAQ van Alexion CRM uitkomst bieden. Op de FAQ vindt u bijvoorbeeld informatie over het instellen van Alexion CRM op uw server. Hieronder worden kort enkele mogelijkheden van dit tabblad besproken. 155

156 13 Instellingen DOCUMENTEN In het veld Documenten ziet u waar uw sjablonen, e-malsjablonen en documenten worden opgeslagen. Alexion CRM installeert standaard submappen op uw harde schijf. U kunt deze vinden onder user-data. Wanneer u Alexion CRM op 1 computer geïnstalleerd heeft is het aan te raden hier niets te veranderen. Wanneer u een gedeelde netwerkschijf heeft, dient u netwerkmappen te instaleren. Het pad naar de user-data in de netwerkmappen moet dan op alle gedeelde computers apart ingesteld worden. Dit kan gemakkelijk met de functie Ophalen uit database. U ziet onder in het veld Documenten de mogelijkheid om persoonlijke mappen te gebruiken. Sommige gebruikers van Alexion CRM hebben reeds een bestaande documentenstructuur en willen deze structuur behouden. Het voordeel is dat de bestaande data niet geïmporteerd hoeft te worden in de hoofdmap van Alexion CRM. Wanneer u echter een andere harde schijf gaat gebruiken, is de kans groot dat de directory verandert. Als dit het geval is dient u alle kaarten met een persoonlijke map te controleren en opnieuw in te stellen. Vanwege dit nadeel raadt Alexion CRM u af om deze mogelijkheid te gebruiken. 156

157 13 Instellingen DATABASE Onder het veld Documenten staat het veld Database. In het veld Database staan de gegevens van de Database server en de Database locatie. De Database server staat standaard op local host of op Wanneer u met een hoofdcomputer werkt kunt u hier de naam van de hoofdcomputer instellen. Bijvoorbeeld dell- 03. De Database locatie verandert u niet. Wanneer u Alexion CRM op uw server wilt installeren dient u een netwerkinstallatie uit te voeren. Op de FAQ van Alexion CRM staat de netwerkinstallatie als volgt uitgelegd: Netwerk ZONDER server: 1. Je wijst één pc aan als "Hoofd PC". 2. Op die Hoofd PC installeer je Alexion CRM volgens de standaard methode. 3. Je deelt de map voor de Sjablonen en Documenten als 'Alexion' Normaal gaat het om deze map: C:\Program Files\Alexion Software\Relation Manager\user-data 4. Op de overige pc's installeer je Alexion CRM als cliënt installatie 5. Tijdens opstarten geeft je als "Database server": naam of IP adres van de Hoofd PC. Het pad naar de "Database locatie" laat je ongemoeid op C:\Program Files\Alexion Software\... etc. 6. Na opstarten ga je naar menu Extra > Instellingen > Systeem. Daar stel je de paden voor de Sjablonen en Documenten goed in naar de gedeelde map op de Hoofd PC. Bijvoorbeeld voor de Sjablonen is dat: \\hoofd-pc\alexion\sjablonen Netwerk MET server: 1. Installeer Alexion CRM op de server volgens de standaard methode 2. Maak een map aan (Alexion) op een van de shares 3. Verplaats alle mappen (behalve xml) uit de user-data map naar deze share 4. Noteer het LOKALE pad dat de server heeft voor deze share waar database-arm.fdb staat, bijvoorbeeld D:\Shared Data\Alexion 5. Op de overige pc's installeer je Alexion CRM als cliënt installatie 6. Tijdens opstarten geeft je als "Database server": naam of IP adres van de Server 7. Het pad naar de "Database locatie": D:\Shared Data\Alexion Let op: dus NIET het UNC pad! 8. Na opstarten ga je naar menu Extra > Instellingen > Systeem. Daar stel je de paden voor de Sjablonen en Documenten goed in naar de gedeelde map op de server. Bijvoorbeeld voor de Sjablonen is dat: \\server\share\alexion\sjablonen MEERDERE GEBRUIKERS Als laatste treft u op dit tabblad het veld Meerdere gebruikers op deze server aan. Wanneer uw hoofdcomputer een terminal server is kunt u hier meerdere gebruikers aanvinken. 157

158 13 Instellingen 13.4 HET TABBLAD PROJECTEN U kunt er voor kiezen wel of niet met projecten te werken in Alexion CRM PROJECTEN In het veld Projecten treft u meerdere instellingsmogelijkheden aan. Wanneer u het standaardvinkje voor Projecten ingeschakeld weghaalt verdwijnt de kaartweergave Project uit Alexion CRM. U ziet dan een boomweergave zonder projecten. Als u Controleren op unieke projectnamen aanvinkt, controleert Alexion CRM voor u of de door u ingevoerde projectnaam reeds in de database aanwezig is. Als dit het geval is verschijnt het volgende venster op uw scherm: 158

159 13 Instellingen U kunt bij uw projecten een urenregistratie bijhouden door een vinkje te zetten voor Uren registratie gebruiken. U ziet nu op de kaartweergave Project een extra tabblad Uren. Als u dit tabblad opent kunt u met de knop Nieuw het aantal uren en de uitgevoerde activiteiten bijhouden. U kunt notities en correspondentie koppelen aan Projecten door vinkjes te zetten voor Notities en Projecten. Alexion CRM vraagt dan bij elke notitie of correspondentie of u deze wilt koppelen aan een Project. Wanneer u weinig met projecten werkt kan dit vervelend zijn. In dat geval kunt u de vinkjes verwijderen LIJSTWEERGAVE DEELNEMERS Onderaan het tabblad Projecten Kunt u kiezen of u bij deelnemers aan een Project via een dubbelklik op 1 van de deelnemers op de Organisatie-, de Werknemer- of de Persoonskaart terecht komt. U klikt op het uitklapmenu en selecteert de optie die u wenst. 159

160 13 Instellingen Stel dat een deelnemer aan een project in Alexion CRM gekoppeld is als Werknemer aan een Organisatie, dan zou Alexion CRM in principe drie kaarten van deze persoon kunnen openen; de Organisatiekaart (waarvoor de persoon werkt); de Werknemerskaart of de Persoonskaart. Als u bijvoorbeeld voor Persoonskaart kiest, opent Alexion CRM de kaartweergave Persoon als u dubbelklikt op een deelnemer van het project in plaats van bijvoorbeeld de Kaartweergave Organisatie HET TABBLAD OVERIG Op het tabblad Overig ziet u enkele geavanceerde instellingen. U kunt hier de zoekvertraging instellen. Een zoekvertraging zorgt ervoor dat Alexion CRM in de zoekfunctie een aantal milliseconden wacht met zoeken na de laatste toetsaanslag. Dit heeft als voordeel dat er niet meteen al op de eerste toetsaanslag gezocht gaat worden. Als u namelijk over zeer grote hoeveelheden data beschikt zou dit te erg veel tijd gaan kosten. U kunt een zoekvertraging instellen van 0, 400 of 800 milliseconden. Stel dat u voor de optie 800 milliseconden kiest, dan duurt het dus 0,8 seconde na de laatste toetsaanslag voordat Alexion CRM begint met zoeken. 160

161 13 Instellingen Een andere functie die u hier in kunt stellen is de volgorde van de e- mailadressen die Alexion CRM kiest om een te sturen aan een persoon. In de praktijk stuurt u een naar een persoon via de Werknemerskaart (de persoon is dan een functie). Echter, als hier geen adres staat kan Alexion CRM kiezen om het e- mailadres te gebruiken dat via de Organisatie(instantie)kaart aan de persoon gekoppeld is of het adres dat aan de Persoonskaart gekoppeld is. U kunt hier instellen welke volgorde uw voorkeur heeft door op het uitklapmenu te klikken en de gewenste volgorde te selecteren. Verder kunt u hier bepalen of u wilt dat Alexion CRM bij het opstarten verbinding maakt met internet om de FAQ pagina te openen en updates uit te voeren. Als u deze instelling uitvinkt maakt Alexion CRM dus geen contact met het internet en zult u ook geen tips over het gebruik van Alexion CRM zien bij het opstarten. Als u deze functie sowieso niet waardeert kunt u deze hier ook uitvinken. U kunt hier ook de functie van Google Maps aan- of uitzetten. Als u Google Maps aanzet ziet u naast het adres in de kaartweergave het Maps-icoontje staan. Als u hier op klikt opent u Google Maps. Wanneer u echter de verbinding met het internet hebt uitgevinkt, zal ook deze optie niet werken. Als laatste kunt u hier de logbestanden wissen door op de knop Leeg logbestanden te klikken. In de logbestanden staat alles wat u met Alexion CRM gedaan heeft. De logbestanden worden door Alexion gebruikt om foutmeldingen te analyseren. U kunt via menu > help de logbestanden naar Alexion versturen voor 161

162 13 Instellingen een analyse. Alexion raadt u aan eens per jaar de logbestanden te wissen om ruimte te besparen HET TABBLAD PLUS! Het tabblad Plus! Hoort bij de Plusmodule. De Plusmodule kunt u los aanschaffen, maar zit standaard bij alle betaalde pakketten in. U ziet drie velden op het tabblad staan: Plus; Logboeken; Importeren externe documenten PLUS In het veld Plus ziet u de mogelijkheid om correspondentie namens een Persoon, een Werknemer of een Organisatie te versturen. Wanneer u dit vakje aanvinkt ziet u als u een brief aanmaakt in het correspondentievenster op het tabblad Documenten een extra optie: Verzonden namens. 162

163 13 Instellingen U kunt hier een Organisatie, Werknemer of Persoon kiezen namens wie u de correspondentie voert. Stel dat u een accountant bent die een brief aan de belasting wilt sturen namens een klant. U volgt dan de volgende stappen: 1. U vinkt in het Plusveld van het tabblad Plus! De optie correspondentie namens aan. 2. U start Alexion CRM opnieuw op (dat hoeft uiteraard alleen de eerste keer dat u het vinkje zet om deze wijziging in de instellingen door te voeren). 3. U maakt een namensbriefsjabloon aan via de functie hulptabellen. U heeft reeds geleerd hoe dit moet. In uw namensbriefsjabloon kunt u velden invoegen die beginnen met Inst_ en Pers_. Zo kunt u bijvoorbeeld met het namensinvoegveld Pers_naam_volledig_formeel_c de naam van de persoon door Alexion CRM in laten vullen. U ziet hier een voorbeeld van een namensbriefsjabloon waar gebruik wordt gemaakt van de naam en het BSN van uw klant, terwijl de brief is gericht aan de belasting. U ziet eerst de invoegvelden en dan het resultaat. 163

164 13 Instellingen 4. U maakt een brief aan via de kaartweergave Organisatie Belasting. U selecteert in het correspondentievenster op het tabblad Document in het veld Verzonden namens, de Persoon namens wie u de correspondentie voert. 5. U maakt uw correspondentie af. Documenten die u op deze manier aanmaakt vindt u terug onder het tabblad Documenten van de Organisatie aan wie de correspondentie gericht is en op het tabblad Documenten van de Persoon namens wie u de correspondentie verstuurd heeft. U zult zien dat hier een extra tabblad is verschenen: naast het tabblad Documenten staat nu het tabblad; Verzonden namens. 164

165 13 Instellingen LOGBOEKEN Alexion CRM houdt een logboek bij van alle wijzigingen die u aanbrengt in de velden van Alexion CRM. Ook wordt bijgehouden wie van de gebruikers de wijziging heeft doorgevoerd en op welke computer dit gebeurd is. Standaard slaat Alexion CRM de oude waarde (dat hoe het was) voor u op. De nieuwe waarde kunt u aflezen in het veld zelf. In het veld logboeken staan drie opties: Logboek zichtbaar; Memoveld loggen; uitgebreid loggen. Als u Logboek zichtbaar aanvinkt ziet u in de kaartweergaven een extra tabblad Logboek. Hier vindt u alle wijzigingen terug. Alexion CRM maakt een onderscheid tussen memovelden en andere velden. Memovelden zijn velden waar willekeurige informatie ingetypt kan worden. Een voorbeeld van een memoveld is het veld Aantekeningen bij Organisatie. U kunt er voor kiezen dat Alexion CRM alle wijzigingen in de memovelden voor u bijhoudt. Dit kost u wel veel ruimte. Het hele memoveld wordt namelijk telkens in zijn totaal opnieuw opgeslagen als u ook maar een punt wijzigt. Alexion CRM raadt u dan ook niet aan een vinkje te zetten voor Memoveld loggen. Wanneer u echter hele belangrijke informatie in de memovelden noteert kunt u hier voor deze optie kiezen. Als laatste kunt u hier de optie Uitgebreid loggen instellen. Het logboek slaat dan niet alleen de oude, maar ook de nieuwe waarde op. U ziet dus wat er eerst in het veld stond en wat veranderd is. De verandering wordt weergegeven door een pijl. In het voorbeeld ziet u dat de voorletter H verandert is naar H.. Het uitgebreid loggen geldt niet voor de memovelden. In de memovelden wordt alleen de oude waarde opgeslagen. 165

166 13 Instellingen IMPORTEREN EXTERNE DOCUMENTEN Hier kunt u instellen hoe u uw externe documenten wilt invoeren. Er zijn verschillende opties mogelijk. In principe kunt u als u aan het werk bent met Alexion CRM telkens 1 document importeren. Alexion CRM laat dan bij elk document een Correspondentiekaart zien waar u het onderwerp van het document kunt invullen. Het kan echter zijn dat u veelvuldig meerdere documenten wilt importeren. Als u hier deze optie aanvinkt kunt u met de Ctrl-toets meerdere documenten in 1 keer importeren. Met Ctrl+a Kunt u alle documenten in 1 keer selecteren. Wanneer u meerdere documenten in 1 keer geïmporteerd heeft vult Alexion CRM automatisch de bestandsnaam van het document als onderwerp voor u in op de Correspondentiekaart. U krijgt geen correspondentiekaarten meer te zien. Als u dit niet op prijs stelt omdat u wel bij elk geïmporteerde document een onderwerp aan wilt geven kunt u hier de optie laat Correspondentiekaart zien bij meerdere imports aanvinken. Na het importeren van een document kunt u Alexion CRM verschillende opties laten vragen. U kunt kiezen voor de optie wissen. Alexion CRM vraagt dan na het importeren van een document of u het originele document wilt wissen. U kunt ook kiezen voor laten staan. Alexion CRM vraagt u dan na het importeren of u het originele document wilt laten staan. Verder is het hier mogelijk om Afbeeldingen als Multi-pagina pdf te importeren. Stel dat u een tiental afbeeldingen heeft die u als 1 geheel op wilt slaan, in plaats van als 10 aparte documenten. U vinkt dan hier de optie Afbeeldingen als Multi-pagina pdf importeren. U selecteert dan de 10 verschillende afbeeldingen en laat het opslaan als 1 multi-pagina. U vindt deze 10 afbeeldingen dan onder 1 bestandsnaam terug in Alexion CRM. Wanneer u uw afbeeldingen altijd als pdf wilt opslaan, kunt u hier kiezen voor de optie; Enkele afbeelding als pdf importeren. U kunt hier dan ook nog bepalen of u de afbeelding in zijn originele formaat wilt opslaan of dat Alexion CRM elke afbeelding opslaat als A-4 formaat. 166

167 13 Instellingen 13.7 HET TABBLAD LABELWRITER Alexion CRM is compatibel met twee types labelwriters: Dymo en Brother. Als u een Dymolabelwriter heeft, installeert u eerst de meegeleverde software van Dymo op uw computer. Op dit moment kent Dymo twee versies; versie 7 en versie 8. Beide versies hebben een eigen installatiehandleiding. Het is van belang dat u de juiste software installeert. Als u Dymo op uw netwerk wilt installeren raden wij u aan Alexion CRM in te schakelen. Als u Dymo lokaal wilt installeren (via een USB-poort op uw eigen computer) kunt u de volgende stappen uitvoeren: U zet een vinkje voor Dymo inschakelen. U selecteert het label dat meegeleverd is in de software van uw dymolabelwriter. In dit voorbeeld staat het label op de K-schijf. Standaard staat het in de user-data map (waar ook de documenten staan) subdirectory DYMO. 167

168 13 Instellingen Als u het label heeft geselecteerd typt u de naam van de labelwriterprinter in het veld Printer. De naam van de printer kunt u vinden in hetconfiguratiescherm. In dit voorbeeld typt u DYMO labelwriter 320 in. Als laatste dient u het veld Contact objectnaam en het veld KIXCode objectnaam in te vullen. Hiermee bepaald u waar DYMO de adresgegevens op het label afdrukt. Om deze velden in te kunnen vullen opent u eerst DYMO. DYMO heeft haar eigen software met een eigen handleiding. Het gaat hier te ver om de werking van DYMO te behandelen. Wij bieden u hier de kennis die nodig is om Dymo goed te laten communiceren met Alexion CRM. Om het zo helder mogelijk uit te leggen gebruiken we het label van Alexion CRM als voorbeeld. Op de volgende afbeelding ziet u dit label afgedrukt. U ziet het adres (Contact objectnaam) links uitgelijnd staan. De KIXcode (KIXCode objectnaam) staat eronder. Het logo staat rechts. 168

169 13 Instellingen Dit logo is ontworpen met de Designerknop. Om de veldnamen van het veld Contact objectnaam en het veld KIXCode objectnaam te achterhalen, klikt u op de Designerknop. U kunt nu met uw linkermuisknop op het adres klikken. Er verschijnt een raster. Klik met uw rechtermuisknop op de lijn van het raster. Er verschijnt een uitklapmenu. Hier selecteert u Object Properties. Het volgende venster verschijnt op uw scherm: Ga nu naar Alexion CRM. In het veld Contact objectnaam op het tabblad Labelwriter, vult u de Reference Name in. In dit geval is dat ADRES. U gaat terug naar DYMO en klikt met uw linkermuisknop op de KIXcode. Er verschijnt een raster om de KIXcode. U klikt met uw rechtermuisknop op de rasterlijn en selecteert weer Object Properties. 169

170 13 Instellingen U ziet dat dit veld de Reference Name KIX heeft. U vult deze naam in in het veld KIXCode objectnaam op het tabblad Labelwriter van Alexion CRM. Let op; om in eerste instantie een KIXcode aan te kunnen maken kiest u in DYMO het lettertype KIX barcode lettergrote 10. DYMO en Alexion CRM zijn nu in staat te communiceren over de plaats waar het adres en de KIXcode afgedrukt moet worden. U begrijpt dat dit een voorbeeld is. U gebruikt waarschijnlijk een andere uitlijning voor beide velden en uw logo zal ook op een andere plek staan. De Reference Names zullen dan ook anders zijn. Het gaat erom dat u er voor zorgt dat de Reference Names die u wilt toepassen bekend zijn bij Alexion CRM door de juiste Referense Names in te vullen in de velden Contact objectnaam en KIXCode objectnaam BROTHER LABEL Wanneer u een BrotherLabelwriter heeft kunt u deze hier ook met Alexion CRM verbinden. Ook hier installeert u eerst de software die Brother meelevert op uw eigen computer. U vinkt vervolgens Brother inschakelen aan in Alexion CRM. U selecteert het label dat meegeleverd is in de software van uw Brotherlabelwriter. In dit voorbeeld staat het label op de K-schijf. Standaard staat het in de user-data map (waar ook de documenten staan) subdirectory Brother. 170

171 13 Instellingen Als u het label heeft geselecteerd typt u de naam van de Brother labelwriter printer in het veld Printer. De naam van de printer kunt u vinden in het Control Panel OPTIES Als laatste kunt u op dit tabblad nog een tweetal opties instellen. U kunt Alexion CRM laten vragen hoeveel afdrukken u wilt. U kunt deze ook standaard op een aantal instellen. In onderstaand voorbeeld vraagt Alexion CRM naar het aantal afdrukken en geeft standaard 2 aan. Voor het afdrukken verschijnt het volgende venster dan op uw scherm. Klikt u nu op Enter, dan drukt uw labelwriter 2 labels af. U kunt hier ook nog het aantal wijzigen en dan op Enter klikken. 171

172 13 Instellingen 13.8 HET TABBLAD SNELSTART SnelStart kent 2 typen administratie. Op dit tabblad kunt u het gewenste administratietype invoeren. U kunt kiezen voor SnelStart MDB of Snelstart SQL SNELSTART MDB Voor SnelStart MDB selecteert u door middel van het keuzeknopje het gewenste bestand op uw harde schijf of netwerk. Alexion CRM controleert vervolgens of het gekozen pad het juiste is SNELSTART SQL Als u SnelStart SQL als administratietype wilt selecteren, typt u eerst de naam van uw administratie in SnelStart in het veld Administratie. In dit voorbeeld is Alexion als administratienaam ingetypt. Vervolgens kunt u handmatig de servernaam intypen in het veld Server. In dit voorbeeld is de servernaam: HP-07\SQLEXPRESS. 172

173 13 Instellingen Wanneer u de naam van uw server niet weet kunt u op de knop Kies SnelStart Database klikken. Er verschijnt een venster van SnelStart op uw scherm. U klikt op de knop SQL-servers onder in het venster en selecteert de gewenste server. Als dit niet lukt, kunt u via Mijn Netwerklocaties de juiste server selecteren. U opent Mijn Netwerklocaties door op het plusje te klikken en selecteert de SQL-server. 173

174 13 Instellingen In dit voorbeeld is dat wederom HP-07\SQLEXPRESS. Als u de SQL-server selecteert ziet u in het rechterveld 1 of meerdere bestandsnamen. U opent hier uw administratienaam van SnelStart. In dit voorbeeld: Alexion. Alexion CRM vult vervolgens de juiste gegevens in op het tabblad SnelStart. Als laatste staat hier de mogelijkheid om Verificatie door Windows aan te vinken. Deze optie is alleen van toepassing bij oudere versies van Windows en wordt nu feitelijk niet meer gebruikt INLOGGEGEVENS U vult hier uw wachtwoord en gebruikersnaam van SnelStart in. Als u nog geen wachtwoord voor SnelStart heeft kunt u deze aanmaken via Menu > Extra > Gebruikersbeheer. 174

175 13 Instellingen OVERIG Het veld Overig correspondeert met het tabblad SnelStart in de kaartweergaven van Alexion CRM. De waarden die u hier invoert worden opgeslagen als de standaard instelling. Zo kunt u de Standaard krediettermijn instellen op bijvoorbeeld 14 dagen. Standaard wordt nu de krediettermijn in uw facturen op 14 dagen gesteld. U kunt nu het krediettermijn voor een bepaalde factuur nog wel handmatig veranderen via het tabblad SnelStart in de kaartweergave van Alexion CRM. Hieronder ziet u bijvoorbeeld een handmatig aangepaste krediettermijn van 21 dagen. 175

176 13 Instellingen Verder kunt u in het veld Overig er voor kiezen uw klanten standaard aan te manen als Onderneming of als Consument. Deze instellingen corresponderen met SnelStart. U kunt in het veld Overig ook nog kiezen voor de optie om zelf klant- en leveranciernummers in de kaartweergave van Alexion CRM in te voeren door een vinkje te zetten voor Klant-en leveranciernummer. Als u hier geen vinkje zet vult Alexion CRM automatisch het klantnummer voor u in. Dit nummer haalt Alexion CRM op uit SnelStart. Het veld Overig kent ook de optie om aan te sluiten bij de mogelijkheid van SnelStart op elektronisch te factureren. 176

177 13 Instellingen U kunt hier kiezen of u zelf wilt bepalen dat uw factuur als pdf aan een e- mail gekoppeld wordt, of dat altijd gebeurt of dat het alleen bij nieuwe klanten gebeurt waar u nog niets hebt ingesteld HET TABBLAD OUTLOOK Op het tabblad Outlook kunt u instellen op welke manieren u uit Outlook wilt installeren of importeren en welke adres van de contactpersonen Alexion CRM moet gebruiken voor uw correspondentie. U kunt op dit tabblad ook contactgegevens vanuit Outlook installeren IMPORTEER OUTLOOK In alle kaartweergaven ziet u het tabblad Documenten. Onderin de werkbalk van dit tabblad heeft u de mogelijkheid om gegevens te importeren. Standaard kunt u gegevens als bestand, of als Outlook-item importeren. Als u de scannermodule heeft kunt u hier ook vanaf uw scanner afbeeldingen importeren. Als u op de importeerknop klikt, verschijnt het volgende uitklapmenu: 177

178 13 Instellingen Indien u geen Outlook heeft, kunt u niet direct s importeren. De keuzemogelijkheid Outlook is dan overbodig. Door een vinkje te zetten voor: Verberg de Outlook optie bij het importeren van documenten, verwijdert u de Outlook optie. Indien u wel over Outlook beschikt zijn de volgende mogelijkheden interessant voor u: U kunt bij het importeren van Outlookitems filteren op het adres van de Organisatie of Persoon waar u binnen Alexion CRM aan het werken bent, door een vinkje te zetten voor: Filter op adres bij importeren. Alexion CRM laat nu alleen de berichten zien die afkomstig zijn van de Organisatie of de Persoon waar u op dat moment mee aan het werk bent. Het is niet mogelijk om op het adres van een werknemer in de Organisatiekaart te filteren. Als u deze optie aangevinkt heeft kunt u het filter wel handmatig uitschakelen door op de Filter Uit knop linksonder in het -importerenvenster te klikken. Alexion CRM laat dan weer alle berichten uit het postvak zien. Standaard importeert Alexion CRM de s uit het Postvak-In van Outlook. Het kan zijn dat u ook uit andere mappen s wilt importeren. Als dit vaak het geval is kunt u hier de optie: Vraag om map bij elke import aanvinken. 178

179 13 Instellingen Wanneer u een Outlookitem wilt importeren verschijnt dan het volgende venster: U kunt door op de plusjes te klikken de gewenste map selecteren. Alexion CRM laat 1 berichten map zien bij het importeren. Als het veld onder: Outlook berichten map leeg is, importeert Alexion CRM automatisch de berichten uit het Postvak In. U kunt echter ook onder: Outlook berichten map selecteren vanuit welke map Alexion CRM de berichten ophaalt. Over het algemeen zal dit uw Postvak In zijn, maar u kunt hier dus ook Verzonden Items of andere mappen selecteren. Standaard haalt Alexion CRM alle berichten op uit de geselecteerde map. Dit kost tijd en is wellicht niet nodig. U kunt het aantal op te halen s beperken door het gewenste aantal in te typen achter: Max. aantal in te lezen . In het onderstaande voorbeeld is het aantal ingesteld op maximaal 50. U kunt ook tijdens het importeren de Esc. toets gebruiken om het importeren te stoppen. Alexion CRM laat dan de s zien die tot deze onderbreking geïmporteerd zijn. 179

180 13 Instellingen OUTLOOK CONTACTPERSONEN Als u de Plusmodule heeft kunt u Alexion CRM koppelen met de contactpersonen in Outlook. Op het moment dat u: Outlook ingeschakeld aan heeft gevinkt verschijnt (na opnieuw opstarten) op de kaartweergaven onder Contactgegevens de optie Outlook. In dit voorbeeld staat geen vinkje omdat het hier een reeds bestaande kaart betreft. U wilt immers niet dat Alexion CRM in 1 keer alle contactgegevens van alle kaartweergaven in Outlook gaat importeren. Alleen bij nieuwe kaarten wordt de optie automatisch door Alexion CRM aangevinkt. De contactgegevens van de nieuwe kaart worden nu wel automatisch in Outlook geïmporteerd. U kunt op reeds bestaande kaarten wel de optie aanvinken door de kaart te bewerken. U kunt hier kiezen op welke kaartweergaven u de Outlookoptie wilt weergeven. Wanneer u voornamelijk met bedrijven werkt is het handig om alleen de optie Werknemer aan te vinken. Alexion CRM noteert dan namelijk zowel de gegevens van de Werknemer als Persoon en de gegevens van de Organisatie waar de Werknemer werkt op 1 kaart in Outlook. Outlook heeft als extra optie dat u alle contactpersonen die de betreffende dag jarig zijn als pop-up te zien krijgt. Om deze optie te blokkeren zet u een vinkje voor: Verjaardagen niet synchroniseren. 180

181 13 Instellingen U kunt hier ook nog de map selecteren waarheen Alexion CRM de contactgegevens wegschrijft binnen Outlook. In dit voorbeeld is dat Outlook\Postvak-AnToine van Maarle\Contactpersonen. Als u met meerdere gebruikers binnen Alexion CRM werkt kan dit handig zijn OUTLOOK CONTACTGEGEVENS IMPORTEREN U kunt ook vanuit Outlook contactgegevens importeren naar Alexion CRM. U doet dit door op de Importeer Outlook Contactpersonen knop te klikken. Alexion CRM maakt dan een kaart aan met de gegevens van de betreffende personen HET TABBLAD RECHTEN Dit tabblad hoort bij de Rechtenmodule. U kunt op het tabblad Rechten alleen het wachtwoord voor Rechtenbeheer wijzigen. Deze optie is gemaakt om te voorkomen dat de toegang tot de Rechten geblokkeerd worden wanneer geen enkele gebruiker over een wachtwoord beschikt. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als u al meerdere gebruikers heeft aangemaakt en dan de Rechtenmodule aanschaft. 181

182 13 Instellingen Om de instellingen van de Rechtenmodule te bewerken klikt u op Extra bovenin de menubalk en selecteert u de optie: Rechtenbeheer HET TABBLAD MAATWERK Dit tabblad verschijnt zodra u maatwerk van Alexion CRM heeft. U stelt op dit tabblad het pad naar het maatwerk in. 182

183 13 Instellingen HET TABBLAD SCANNER U kunt hier de instellingen van uw scanner vastleggen indien u over de scannnermodule beschikt ALGEMEEN Als u geen scanner heeft kunt u bij Algemeen een vinkje zetten voor: Scan optie verbergen als er geen scanner beschikbaar is. Bij het importeren van documenten wordt de optie Scannen niet meer weergegeven. Heeft u wel een scanner, dan wordt de optie altijd weergegeven SCANNER U kunt 1 of meerdere scanners hebben. Indien u over meerder scanners beschikt kunt u Alexion CRM bij elke scanactie laten vragen welke scanner gebruikt moet 183

184 13 Instellingen worden door een vinkje te zetten voor: Altijd vragen welke scanner gebruikt moet worden. Als u slechts 1 scanner wilt gebruiken, kunt u deze scanner instellen als standaardscanner door op de Scanner selecteren knop te klikken. Er verschijnt een selectievenster waar u de gewenste scanner kunt selecteren. De volgende optie is het al dan niet instellen van geavanceerde scansoftware. Als u hier niets instelt maakt de scanner gebruik van Windows. Er wordt bij het importeren van een scan direct een scan gemaakt. Indien u gebruik wilt maken van de scannersoftware met extra opties, zet u een vinkje voor: Geavanceerde instellingen weergeven voor scannen. Als u een scanner zonder automatische documenteninvoer heeft kunt u de optie: Na elke scan vragen of er nog een pagina gescand moet worden aanvinken. U heeft dan na elke scan de mogelijkheid een nieuw document onder de scanner te leggen. U kunt hier ook bepalen waar uw gescande documenten opgeslagen worden. Standaard slaat Alexion CRM op in de map die u op het tabblad Systeembeheer aangegeven heeft bij Pad naar documenten. U kunt er ook voor kiezen om uw gescande documenten in een submap op te slaan. Indien u hier voor kiest vult u een naam in voor de submap waarin u uw scans wilt opslaan. Alexion CRM maakt 184

185 13 Instellingen dan zelf een submap aan en plakt deze achter de map waar uw overige documenten in opgeslagen worden. In het voorbeeld heet de submap: scans. U kunt hier ook een volledig pad invullen, maar loopt dan wel het gevaar de koppeling te verliezen als het netwerkpad niet meer bestaat (bijvoorbeeld omdat u een nieuwe harde schijf installeert). Als laatste kunt u Alexion CRM de opdracht geven bij elke import te vragen in welke map de scan opgeslagen dient te worden. U zet een vinkje voor: Altijd om submap vragen. Alexion CRM vraagt u dan een map te kiezen. Wanneer u een submap aangemaakt heeft, wordt deze hier standaard weergegeven. U kunt de submap veranderen in de gewenste map FORMAAT Als u meerdere scans onder 1 bestandsnaam wilt opslaan vinkt u: Multipagina gebruiken aan. Deze optie werkt alleen bij scans die u opslaat als PDF. Alexion CRM gebruikt als standaardformaat PDF voor uw scans. Als u een ander formaat wilt gebruiken kunt u deze selecteren in het veld achter Standaardformaat. 185

186 13 Instellingen Bij Kwaliteit kunt u de kwaliteit van de scan instellen. Alexion CRM zet de kwaliteit standaard op 90 procent om ruimte te besparen HET TABBLAD DMCARDS Als u een DmCardsmodule heeft kunt u op het tabblad DmCards uw Gebruikersnaam, wachtwoord en Secretword van DmCards invullen HET TABBLAD QUICKNOTE Als u Outlook heeft en over geldige updates beschikt verschijnt het tabblad QuickNote. De QuickNoteknop vindt u naast de adresgegevens van Personen, Organisaties en onder in de werkbalk van Werknemers. De QuickNoteknop in Alexion CRM helpt u op een makkelijke manier een taak of afspraak aan te maken in Outlook. Wanneer u in Alexion CRM op de QuickNoteknop klikt, verschijnt er een klein venster in beeld. In dit venster kunt u drie opties aanvinken. U kunt er voor kiezen een Outlook-taak aan te maken, of een Outlook-afspraak (agenda). U kunt er ook voor kiezen beide opties aan te vinken. Er verschijnt dan zowel een taakvenster als een afspraakvenster van Outlook op uw beeldscherm of in de taakbalk. Alexion CRM vult in het taak- of 186

187 13 Instellingen afspraakvenster de gegevens in van de desbetreffende Organisatie, Werknemer of Persoon. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van het werken met de QuickNoteknop. Voorbeeld: U wilt een taak aanmaken betreffende Alexion CRM. U gaat naar de kaartweergave Organisatie en selecteert als Organisatie Alexion CRM. U vinkt: Gebruik outlook taken aan en klikt op OK. Er verschijnt er een taakvenster van Outlook op uw scherm of onder in de taakbalk. Alexion CRM heeft als onderwerp de naam van de Organisatie ingevuld (hier: Alexion Software), en de adresgegevens in taakveld geplaatst. U kunt nu uw taak aanmaken. Let wel u bent nu niet meer aan het werk in Alexion CRM. Hier genoteerde gegevens zijn dus niet beschikbaar binnen Alexion CRM. U kunt er voor kiezen om de gemaakte keuze op te slaan door op: Onthoud deze instellingen aan te vinken. Wanneer u dit doet verschijnt de volgende keer dat u de Quicknoteknop gebruikt niet meer het kleine Quicknotevenster op uw scherm. U kunt uw keuze alleen nog maar wijzigen via het tabblad QuickNote bij de instellingen. 187

188 13 Instellingen HET TABBLAD OPSTARTSCHERM U kunt hier instellen met welk opstartscherm Alexion CRM opstart. Bij het opstarten van Alexion CRM krijgt u telkens een andere afbeelding met het logo van Alexion CRM als opstartscherm te zien. Als u zich stoort aan de wisselende afbeeldingen vinkt u: Gebruik standaardopstartscherm aan. U krijgt dan voortaan 1 vaste afbeelding met het logo van Alexion CRM te zien tijdens het opstarten. U kunt er ook voor kiezen een eigen afbeelding als opstartscherm te gebruiken. De afbeelding moet dan wel voldoen aan de eisen die gesteld worden op het tabblad (formaat 332x247 pixels, type.png). Door op het selectieknopje achter: Eigen opstartscherm te klikken kunt u een eigen afbeelding selecteren. 188

189 14 Extra s 14 EXTRA S In dit hoofdstuk worden extra mogelijkheden van Alexion CRM besproken die nog niet in de cursus aan de orde gekomen zijn. Dit hoofdstuk is aan verandering onderhevig en daarom nooit af. Mochten er nog extra s zijn die u graag behandeld zou zien, dan kunt u dit aan de trainers doorgeven KOLOMNAMEN LIJSTWEERGAVEN AANPASSEN AAN INDIVIDUELE WENSEN U kunt de kolomnamen in de lijstweergaven aanpassen aan uw eigen wensen. Dit gaat als volgt: Ga met uw muis op de lijstweergave staan en klik op de rechtermuisknop. Er verschijnt een uitklapmenu. Klik op Lijstweergave aanpassen. Er verschijnt een lijstweergave aanpassen venster op uw scherm. 189

190 14 Extra s Selecteer de kolomnaam die u wilt wijzigen. Bijvoorbeeld Officiële naam. Klik vervolgens op de knop Naam wijzigen. Er verschijnt een venster op uw scherm waarin u en nieuwe kolomtitel in kunt voeren. In dit voorbeeld zou dat Organisatie kunnen zijn. Vul de door u gewenste naam in en klik op OK. Klik daarna nog een keer op OK in het lijstweergave aanpassen venster. Alexion CRM heeft nu de kolomnaam voor u veranderd van Officiële naam in Organisatie. 190

191 14 Extra s SJABLOON AANMAKEN Als u over Word en Outlook beschikt kunt u binnen Alexion CRM voor uw uitgaande correspondentie via één of meerdere sjablonen aanmaken. Het voordeel van een sjabloon is dat de uniformiteit van uw correspondentie ook in uw verkeer wordt doorgevoerd. Daarnaast wordt uw ook direct als Worddocument opgeslagen onder het tabblad Documenten. Uw overzicht van uw gevoerde correspondentie wordt hiermee vollediger. Om een sjabloon aan te maken gaat u naar de Hulptabel Sjabloon. Open een nieuw sjabloon door op de knop Nieuw te klikken. Geef het nieuwe sjabloon de naam en geef een korte beschrijving. Als laatste zet u een vinkje achter het veld sjabloon. U kunt het onderstaande sjabloon als voorbeeld gebruiken. Sla het sjabloon op door op de Opslaanknop te klikken. 191

192 14 Extra s Opmerking U kunt uw een volgnummer geven door een volgnummer te selecteren. Eventueel kunt u een volgnummer aanmaken. Om dit te doen gaat u naar de Hulptabel volgnummer en maakt een nieuw volgnummer aan zoals u reeds geleerd heeft. Alexion CRM vraagt u of u uw nieuwe sjabloon wilt baseren op een reeds bestaand sjabloon. Kies hier voor de optie Nee om met een geheel nieuw/leeg document te beginnen. Uw nieuwe sjabloon staat nu in de sjablonenlijstweergave weergegeven. Selecteer het sjabloon en klik op Open in Word. U kunt het Worddocument openen door onder in de taakbalk op het wordicoontje te klikken. Wanneer u een foutmelding krijgt als u op Open in Word klikt staat het document al klaar in de taakbalk. Om uw sjabloon geschikt te maken voor internet klikt u bovenaan in de menubalk op Beeld, en kiest de optie Weblay-out. Hierdoor weet u zeker dat uw opmaak met eventuele afbeeldingen goed weergegeven zal worden. 192

193 14 Extra s Vervolgens klikt u boven in de menubalk op Verzendlijsten. Hier kunt u op de reeds bekende manier Samenvoegvelden invoegen om de opmaak van uw vast te stellen. Voeg een aantal Samenvoegvelden in en sla het document op door op de Opslaan knop van Word te klikken. U kunt het onderstaande voorbeeld gebruiken. Om een duidelijk onderscheid te maken tussen samenvoegvelden en door uzelf getypte tekst, kunt u op de knop Samenvoegvelden markeren klikken. De samenvoegvelden worden dan grijs weergegeven. U heeft nu een sjabloon aangemaakt. Als u dit sjabloon wilt gebruiken voor uw correspondentie gaat u naar de betreffende Persoon of Organisatie in Alexion CRM. U kunt bijvoorbeeld in de kaartweergave Organisatie de 193

194 14 Extra s organisatie Tattje Trainingen selecteren. In de kaartweergave klikt u op de werknemer in het werknemersveld waarmee u wilt corresponderen. In dit voorbeeld met Heike Tattje. Vervolgens klikt u op de Wordknop onderin de werkbalk. Alexion CRM vraagt of u uw correspondentie op een sjabloon wilt baseren. Hier klikt u naast de sjablonenlijst op de knop Outlook. Alexion CRM laat u nu de sjablonen zien die een opmaak hebben. 194

195 14 Extra s Selecteer het sjabloon waarmee u wilt corresponderen. Alexion CRM vraagt of u het document aan een Project wilt koppelen. Kies hier nu voor annuleren. Er verschijnt een Correspondentievenster op uw scherm. Vul de velden in die u nodig acht. Klik daarna op OK. Alexion CRM vraagt u nu of u het document als wilt versturen. Als u dit wilt volgt u de aangegeven stappen op. U gaat dus eerst het document bewerken (het document kunt u onder in de taakbalk openen). Daarna slaat u het op door op de Word Opslaanknop te klikken en vervolgens op Ja in het verzenden venster te drukken. Uw document wordt nu via Outlook verzonden en opgeslagen onder het tabblad Documenten. 195

196 14 Extra s 14.3 DM-CARDS Met de DmCardsmodule kunt u snel een eenvoudig een gepersonaliseerde echte kaart sturen naar een Organisatie of een Persoon (of via de actieknop naar een Selectie of verzameling). Informatie over de werking van DmCards vindt u op onder Frequently Asked Questions (FAQ). U typt in het zoekveld van FAQ DmCards in. U klikt op Go en vervolgens op de blauw gekleurde tekst. Op uw scherm verschijnen de instructies die u kunt doornemen en opvolgen om DmCards te versturen. Voordat u vanuit Alexion CRM DmCards kunt versturen, dient u zich eerst op te registreren. 196

197 14 Extra s Let hierbij op dat u bij het veld 'Welke CRM software gebruikt u?' kiest voor 'Alexion CRM'. Nadat dit gebeurd is zal DmCards contact opnemen met de gegevens die u nodig heeft om in Alexion CRM in te vullen VERSIE 3.7 Vanaf is versie 3.7 beschikbaar. In versie 3.7 zijn de volgende verbeteringen doorgevoerd: 1. DYMO labelwriter toegevoegd: de afdeling van een Organisatie of Medewerker kan (optioneel) meegeprint worden. 2. DmCards meer mogelijkheden: variabele velden voor aanhef, onderwerp en adressering. 3. Notities verbeterde navigatie: In een Notitie pop-up in Bewerk modus werken de linkjes naar Organisatie, Persoon, Werknemer & Project. 4. Ondersteuning voor FireBird SQL versie 2.1 (geavanceerde functionaliteit voor systeembeheerders). 5. Bewerken van meerdere kaarten tegelijk! Gemakkelijk n veldwaarde (bv Relatie type) veranderen voor een Verzameling of Selectie van kaarten. 6. SnelStart extra: facturering naar , koppelen Moederorganisatie voor facturering. 7. MijnWinkel importeren: Herkenning klanten mogelijk op (mijnwinkel/snelstart)klantnummer. 8. Briefaanhef persoonlijk gemaakt: Aangeven per Persoon of hij/zij formeel of informeel aangesproken wil worden. 9. Persoon extra veld: Geboorteplaats toegevoegd. 10. Sneller Notities bekijken minder klikken: In de lijst van Notities bij Organisatie & Persoon snel de memovelden weergeven zonder dubbelklikken, via on-mouse-over of selectie. 11. Installatie vlotjes: Voortaan met één klik installeren. Het programma onthoudt de instellingen voor de volgende keer. 12. Zoeken op datum vandaag: Zoeken en Verzamelen kan op Vandaag bij datumvelden. Handig bij bijvoorbeeld Actie datum op het Verkooppanel om alléén de acties van vandaag (of eerder) te tonen 197

198 15 Diensten van Alexion software 15 DIENSTEN VAN ALEXION SOFTWARE Alexion CRM biedt u verschillende diensten die u kunnen helpen uw relaties nog beter te beheren ONZE DIENSTEN Koppeling tussen Alexion CRM en SnelStart Als u met Alexion CRM en SnelStart werkt, is het mogelijk een koppeling te laten leggen tussen deze twee programma's. Door middel van de scriptfunctionaliteit van ARM en de Gatewaymogelijkheid van SnelStart kan er een real-time koppeling tot stand worden gebracht. De koppeling zorgt ervoor dat adresgegevens van klanten alléén in ARM hoeven worden ingegeven. Automatisch worden deze in SnelStart toegevoegd en bijgehouden. Deze koppeling kan door ons gemaakt worden. Met deze koppeling is het mogelijk om nieuwe klanten in ARM tegelijkertijd ook in SnelStart aan te laten maken. Er wordt dan direct ook een koppeling gelegd zodat ook wijzigingen in de toekomst in SnelStart worden doorgevoerd. Dit scheelt tijd en voorkomt fouten. Koppeling tussen ARM en Mijn Winkel Voor ARM is het mogelijk om een koppeling te verkrijgen tussen ARM en Mijn Winkel. Met deze koppeling kunt u gegevens vanuit uw MijnWinkel webshop (business account) via de xml bijlage inlezen in Alexion CRM, controleren op juistheid en doorsturen naar SnelStart. Herhalende klanten worden herkend op basis van adres en/of postcode en huisnummer. Nieuwe klanten kunnen eenvoudig worden aangemaakt in SnelStart (klik op de knop). Ook is het mogelijk deze module te gebruiken als u een zelfgemaakte (maatwerk) webshop heeft. Vraag uw programmeur of zij een xml bestand van de bestelling kunnen maken. Maatwerk voor ARM Als u bepaalde tabbladen of velden wilt gebruiken die niet aanwezig zijn in onze software, is het natuurlijk mogelijk om deze bij te laten maken. Dit noemen we maatwerk. Wij maken de software op maat voor u. Voor bijvoorbeeld een autorijschool is het noodzakelijk dat er bepaalde velden komen als: Datum TTT, Datum rijexamen, Kandidaatnummer etc. Dit soort aanpassingen zijn een ideale oplossing voor bedrijven die hun eigen veldnamen willen gebruiken. Dit is dan ook mogelijk binnen maatwerk. Helpdesk Heeft u hulp nodig? U kunt altijd contact opnemen met onze helpdesk. Hier staan onze medewerkers u graag te woord om uw probleem te verhelpen. Ook hebben wij sinds kort een nieuwe functionaliteit: Hulp op afstand. Hiermee is het mogelijk dat wij met u meekijken via de computer. Met een veilig programma is het mogelijk om uw computer over te nemen en met u mee te kijken. Hierdoor kunnen wij u nog sneller en nog efficiënter helpen. De eerste vijf minuten zijn gratis. Voor kleine problemen e.d. kunt u ons gerust bellen en gebruik maken van deze Hulp op afstand functionaliteit. 198

199 15 Diensten van Alexion software 15.2 AANVULLENDE MODULES De Plus!module De Plus! Module biedt de volgende 5 aanvullende mogelijkheden: 1) Mailing registratie Met de mailingregistratie module kunt u de Word mailingen die u vanuit Instanties maakt, laten archiveren zodat u kunt zien aan welke instantie u een mailing heeft gestuurd. Dit is een aanvulling op het huidige documentbeheer of een combinatie van documentbeheer en "samenvoegen met Word" via menu <Bestand>. 2) Import module Met de import kunt u adres- en Persoonsgegevens vanuit een tekstbestand importeren. Bijvoorbeeld uit Excel, Outlook, Davilex of uw boekhoudsoftware. 3) DYMO & Brother labelprinter ondersteuning. Gemakkelijk met één druk op de knop adres gegevens printen bij Instantie, Functie, Persoon en Orders. 4) Logboek Met het logboek wordt automatisch per kaart bijgehouden wat er is gewijzigd. Zo kunt u altijd terugvinden door wie/wanneer bv het adres is gewijzigd. 5) Diverse andere kleine functionaliteiten Outlook integratie Contactpersonen kunnen worden gesynchroniseerd met Outlook. U kunt heel eenvoudig alle contactpersonen uit Outlook importeren. Ook worden de contactpersonen bijgewerkt als u een adres in ARM wijzigt. NB voor multi-user zijn er wel beperkingen. Module SnelStart De SnelStart module geeft u de mogelijkheid om adresgegevens uit te wisselen met de boekhoudsoftware van SnelStart. Meer informatie over het programma SnelStart vind u op de website van SnelStart: Daar kunt u ook gratis een volledig werkende demo versie downloaden en uitproberen. Module MijnWinkel Met de MijnWinkel module kunt u de orders die via de website zijn besteld naar SnelStart zetten (hiervoor heeft u de SnelStart module nodig). U hoeft dan geen adres gegevens en orders meer in te voeren. Meer informatie over de webwinkels van MijnWinkel vind u op de website van MijnWinkel: U kunt daar 3 maanden lang een webwinkel gratis openen en uitproberen. Module Maatwerk Met de maatwerkmodule kunt u in heel het programma extra tabbladen en eigen velden laten maken. 199

200 15 Diensten van Alexion software Module Scannen Met de Scanmodule is het mogelijk om multi-pagina documenten te scannen, ook als u geen sheetfeeder op uw scanner heeft. Ook kunt u zelf kiezen naar welk formaat u wilt scannen: PDF, TIFF, JPEG etc. Verder kunt u ook de standaardinstellingen wijzigen.de gescande documenten worden onder het tabblad Documenten gearchiveerd zodat u ze met een dubbelklik kunt openen. DmCards module Met enkele muisklikken snel en eenvoudig een echte gepersonaliseerde kaart per post versturen vanuit Alexion CRM voor bedanken, uitnodigen, feliciteren etc. Rapportage module De rapportage module is mogelijk vanaf versie 3.2. Met de rapportage module kunnen geavanceerde overzichten gemaakt worden. De module heeft bijvoorbeeld een eigen reporting tool, het is geïntegreerd in Alexion CRM, u kunt uw eigen plaatjes en opmaak inpassen, berekeningen laten maken ect. Rechten module Met de Rechtenmodule kunnen per Gebruiker autorisaties worden toegekend. Bepaald kan worden of een gebruiker bv Organisatiekaarten mag aanmaken, verwijderen of aanpassen. Op deze manier kunt u groepen gebruikers aanmaken en deze beheersrechten toekennen DE PAKKETTEN VAN ALEXION CRM Welke modules voor u handig of noodzakelijk zijn hangt af van uw bedrijfsvoering. Alexion CRM heeft een aantal modules gebundeld in pakketten. Alexion CRM biedt vier verschillende pakketten aan: 1. Basis 2. Business 3. Professional 4. Premium Op kunt u de inhoud van de pakketten bekijken. 200