Handleiding Davilex Voorraad. Versie 1.1, oktober 2015

Transcriptie

1 Handleiding Davilex Voorraad Versie 1.1, oktober 2015

2 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere berichtgeving gewijzigd worden. 2

3 . Handleiding Davilex Voorraad Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding Opzet van de handleiding Help-functie De werkruimte verkennen Inleiding De werking van het lint Groep Snel aan de slag aanpassen Davilex-knop Werkbalk Snelle toegang Startscherm Lijsten Formulieren Wizards Pakbonnen genereren Inleiding Pakbon invoeren Standaard-pakbonnen Retour-pakbonnen Rapporten Bestellingen Inleiding Bestelling invoeren Bestelling definitief maken en versturen Bestelling handmatig sluiten en heropenen Standaard-bestellingen Rapporten Ontvangstbonnen Inleiding Ontvangstbon toevoegen Standaard-ontvangstbonnen Retour-ontvangstbonnen Rapporten

4 Inhoudsopgave 6 Documenten vormgeven Inleiding Sjablonen Sjabloon toevoegen Documenten afdrukken Inleiding Lay-outsjablonen Gegevens afdrukken Voorraadmutaties Inleiding Voorraadmutatie invoeren Rapporten Rapportages Inleiding Startscherm Rapportage Rapport opstellen Rapporten kopiëren naar Microsoft Excel Gegevens importeren en exporteren Inleiding Gegevens importeren Gegevens exporteren Administratiegegevens veiligstellen Inleiding Administratie beveiligen met wachtwoord Handmatig reservekopie maken Automatisch reservekopieën maken Reservekopie terugzetten Administratie overzetten naar andere computer Lijsten vormgeven Inleiding Lijsten vormgeven

5 Inhoudsopgave 13 Selectie van gegevens maken Inleiding Handmatige selectie Selectie op criteria Selecties bewerken Gegevens zoeken Zoekopties Basisgegevens onderhouden Inleiding Relatiegegevens Tabblad Inrichting Programma-instellingen Inleiding Instellingen openen Algemene programma-instellingen Algemene administratie-instellingen Snel aan de slag Favoriete rapporten Lay-out BTW-tarieven Relatiebeheer Voorraadbeheer Werken met meerdere gebruikers Inleiding Benodigd aantal modules Administratie geschikt maken voor multi-user gebruik Gebruikers en rechten Licentiebeheer Inleiding Licentie vernieuwen Nieuwe module activeren

6 Inleiding 1 Inleiding In de Snel aan de slag - handleiding heeft u alles kunnen lezen over het installeren van Davilex Voorraad en het aanmaken en inrichten van een nieuwe administratie. In deze handleiding gaan we in op de mogelijkheden van dit voorraadbeheerpakket. 1.1 Opzet van de handleiding In het volgende hoofdstuk maakt u eerst kennis met de werkruimte van Davilex Voorraad, zodat u gemakkelijk en snel uw weg kunt vinden in het programma. In de daaropvolgende hoofdstukken komen de taken die u met Davilex Voorraad uit kunt voeren aan de orde. Zo vindt u bijvoorbeeld uitleg over het aanmaken en vormgeven van pakbonnen en ontvangstbonnen en het handmatig toevoegen van voorraadmutaties. In de laatste hoofdstukken komen de meer algemene zaken aan bod, zoals het maken en terugzetten van reservekopieën, het vormgeven van lijsten en het aanpassen van de programma-instellingen. Met behulp van de Bookmarks links in uw scherm kunt u gemakkelijk navigeren door de handleiding en snel de gewenste informatie vinden. 1.2 Help-functie In Davilex Voorraad wordt veel gebruikgemaakt van lijsten, formulieren en wizards. Voordeel hiervan is dat ze erg eenvoudig in gebruik zijn; het programma wijst u als het ware de weg. Daarom volstaan we in deze handleiding waar mogelijk met een toelichting op de lijsten, formulieren en wizards: waar gebruikt u ze voor en hoe opent of start u ze. Wilt u uitleg bij het invullen van de velden op een formulier of in een wizard? Raadpleeg dan de Help in het programma. Hierin worden alle formulieren en wizards stap-voor-stap toegelicht. De Help activeert u door rechts in het lint op het vraagteken te klikken. Wilt u uitleg bij het actieve venster, bijvoorbeeld een formulier of een wizard? Druk dan op de F1-toets. Het betreffende Helponderwerp wordt dan direct geopend. Tip: U kunt er ook voor kiezen om de context-gevoelige help-informatie altijd te tonen. Druk op F1 om de context-gevoelige help te openen en markeer in het help-venster de optie Helpscherm op de voorgrond houden.. 6

7 Inleiding Rapporten Inzicht in de administratie is voor een goede en succesvolle bedrijfsvoering van essentieel belang. De diverse rapporten die u in Davilex Voorraad op kunt stellen, verschaffen u dat inzicht. Daarom worden de rapporten die betrekking hebben op het behandelde onderwerp kort toegelicht aan het eind van het betreffende hoofdstuk. In hoofdstuk 8 wordt uitgebreid aandacht besteed aan het opstellen en vormgeven van de rapporten. 7

8 De werkruimte verkennen 2 De werkruimte verkennen 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk laten we u zien hoe u gemakkelijk en snel kunt navigeren binnen Davilex Voorraad. Allereerst wordt de werking van het lint beschreven. Het lint geeft u snel toegang tot taken en opdrachten die u nodig heeft bij het voeren van uw administratie. Ook de werkbalk Snelle toegang, de Davilex-knop en het gebruik van lijsten, formulieren en wizards komen in dit hoofdstuk aan bod. 2.2 De werking van het lint Bovenaan het scherm vindt u een lint dat bestaat uit verschillende tabbladen, zoals Voorraadbeheer, Rapportage en Lay-out. Op deze tabbladen worden verschillende groepen weergegeven. Zo kent het tabblad Voorraadbeheer bijvoorbeeld de groepen Uitgifte, Bestellingen, Ontvangst, Voorraadmutaties, Relatielijsten en Artikelen. In deze groepen zijn taken en opdrachten die op het specifieke onderdeel betrekking hebben overzichtelijk gegroepeerd. In de groep Uitgifte vindt u bijvoorbeeld alle documenten die betrekking hebben op de uitgifte van goederen, zoals pakbonnen, retour-pakbonnen en standaard-pakbonnen. U opent een lijst of activeert een opdracht door erop te klikken. Wilt u bijvoorbeeld een pakbon toevoegen? Dan klikt u op het tabblad Voorraadbeheer in de groep Uitgifte op Pakbonnen. De lijst Pakbonnen wordt nu geopend. Vanuit deze lijst kunt u onder meer een pakbon toevoegen of wijzigen. Legenda 1 Het lint bevat meerdere tabbladen 2 Ieder tabblad bestaat uit één of meer groepen 3 Iedere groep bevat één of meer taken of functies Het lint minimaliseren Wilt u een groter deel van het venster weergeven, dan kunt u het lint minimaliseren. De groepen en bijbehorende opdrachten worden verborgen, alleen de tabs blijven zichtbaar. Het lint minimaliseert u door naast de tabbladen te dubbelklikken op het lint. De groepen in het lint worden weer zichtbaar zodra u op één van de tabbladen klikt of nogmaals dubbelklikt op het lint Sneltoetsen van het lint De tabbladen op het lint en de opdrachten in de werkbalk Snelle toegang kunt u ook activeren met behulp van een sneltoets. Drukt u op de ALT-toets, dan wordt bij de tabbladen en in de werkbalk een cijfer of letter getoond. Door de ALT-toets tegelijkertijd met het cijfer of de letter in te toetsen, wordt het tabblad geopend of de opdracht geactiveerd. 8

9 De werkruimte verkennen Tip: in de Help vindt u een uitgebreid overzicht van sneltoetsen in Davilex Voorraad. Activeer de Help door rechts in uw scherm op het Help-icoon te klikken en te kiezen voor Helponderwerpen. Klik op het tabblad Zoeken, vul de zoekterm Sneltoetsen in en klik op Onderwerpen. Een lijst met sneltoetsen wordt nu getoond. 2.3 Groep Snel aan de slag aanpassen Op het tabblad Start vindt u de groep Snel aan de slag. Bijzonder aan deze groep is dat u er zelf taken aan kan toevoegen. Taken die u vaak gebruikt, kunt u op deze manier snel starten. Voert u bijvoorbeeld vaak pakbonnen in? Voeg dan de taak Pakbon toevoegen toe aan de groep Snel aan de slag. U kunt het formulier Pakbon toevoegen dan voortaan met één muisklik openen. Welke taken getoond moeten worden in de groep Snel aan de slag geeft u op in de instellingen. De instellingen opent u door in de groep Snel aan de slag op het startpictogram te klikken. Markeer vervolgens de taken die u toe wilt voegen en klik op Opslaan en sluiten. U kunt maximaal 15 taken toevoegen aan deze groep. De instellingen kunt ook openen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken en vervolgens op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem te klikken op Snel aan de slag. 2.4 Davilex-knop Links boven in uw scherm vindt u de Davilex-knop. Door op deze knop te klikken, wordt een menu geopend waarmee u de volgende taken kunt uitvoeren: de wizard Nieuwe administratie starten een administratie openen, sluiten of verwijderen administratie-info oproepen modulebeheer starten en uw licentie vernieuwen uw administratie beveiligen met een wachtwoord de Help activeren en de programma-instellingen openen het programma afsluiten Klikt u op de Davilex-knop dan wordt tevens een overzicht getoond van recent geopende administraties. De administraties in deze lijst kunt u snel openen door erop te klikken. Tip: Een deel van bovenstaande taken kunt u direct starten vanuit de werkbalk Snelle toegang. Meer informatie hierover vindt u in de volgende paragraaf. 9

10 De werkruimte verkennen 2.5 Werkbalk Snelle toegang Naast de Davilex-knop vindt u de werkbalk Snelle toegang. Door te klikken op de iconen op deze werkbalk krijgt u gemakkelijk en snel toegang tot veelgebruikte functies als het maken van een reservekopie, het openen van een administratie en het inzien van de programma-instellingen. 1 Davilex-knop 2 Werkbalk Snelle toegang 2.6 Startscherm Ieder tabblad heeft een startpagina waar u informatie vindt over uw administratie en de taken die uitgevoerd moeten worden. Het startscherm bevat enkele links waarmee u bepaalde taken direct kunt starten. Signaleert het programma bijvoorbeeld dat de voorraad van één of meer artikelen onder de opgegeven minimumvoorraad is gekomen, dan wordt u er in het startscherm aan herinnerd dat er artikelen besteld moeten worden. Een overzicht van te bestellen artikelen kunt u vervolgens direct openen door op de link te klikken. 10

11 De werkruimte verkennen 2.7 Lijsten De gegevens die u invoert in Davilex Voorraad worden overzichtelijk weergegeven in lijsten. Zo is er bijvoorbeeld de lijst Pakbonnen waarin u alle pakbonnen terugvindt die in de administratie zijn ingevoerd. Met behulp van de knoppen in de werkbalk bovenaan de lijst kunt u gegevens toevoegen, wijzigen, dupliceren of verwijderen. In hoofdstuk 11 leest u meer over het vormgeven van lijsten en het gebruik van Lijstopties Informatievenster In diverse lijsten vindt u onderaan een informatievenster. Afhankelijk van de actieve regel in de lijst staan hier de belangrijkste gegevens weergegeven. In het informatievenster onderaan de lijst Relaties bijvoorbeeld staan onder andere de adres- en contactgegevens van de betreffende relatie. Desgewenst kunt u het informatievenster minimaliseren door rechts in de balk Informatie te klikken op. Klikt u opnieuw op deze knop, dan wordt het informatievenster weer gemaximaliseerd. Tip: In diverse lijsten is het ook mogelijk het informatievenster te vergroten. Klik hiervoor met uw muis op de scheidslijn tussen de regels in de lijst en het kopje Informatie. Zodra de cursor verandert, kunt u de lijn naar boven verslepen. 11

12 De werkruimte verkennen 2.8 Formulieren Om gegevens vast te leggen in uw administratie wordt in Davilex Voorraad gebruikgemaakt van overzichtelijke formulieren. Een pakbon voert u bijvoorbeeld in aan de hand van het formulier Pakbon toevoegen. Een formulier bestaat uit verschillende invoervelden. Door de velden in te vullen, verschaft u het programma alle informatie die nodig is voor een correcte verwerking van de gegevens in uw administratie. Om het invullen van het formulier te vergemakkelijken, worden velden waar mogelijk automatisch ingevuld. Het programma raadpleegt hiervoor de instellingen. Deze instellingen kunt u naar wens aanpassen. Meer hierover leest u in hoofdstuk Wizards Voor het uitvoeren van bepaalde taken wordt in Davilex Voorraad gebruikgemaakt van een wizard. Een wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het uitvoeren van de taak en zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens ingevuld worden. Zo kunt u relatiegegevens bijvoorbeeld importeren door de wizard Relaties importeren te doorlopen. 12

13 Pakbonnen genereren 3 Pakbonnen genereren 3.1 Inleiding Wanneer u goederen levert, zult u in veel gevallen een pakbon meesturen. Op deze pakbon worden de details van de zending vermeld, zoals het aantal geleverde artikelen en een artikelomschrijving. Een pakbon is uitsluitend bedoeld om de uitgaande artikelenstroom te registreren. Zo weet u welke goederen naar welke crediteur zijn gezonden en kan de voorraad automatisch worden bijgewerkt. Tip: Om ervoor te zorgen dat het programma de voorraad automatisch bijwerkt is het van belang dat bij de artikelgroep waaraan het artikel gekoppeld de optie Aantallen bijhouden is geselecteerd. Meer hierover leest u in hoofdstuk 14. De gegevens die op een pakbon vermeld worden, kunt u gemakkelijk en snel invoeren met behulp van het formulier Pakbon toevoegen. In dit hoofdstuk vindt u uitleg bij dit formulier en leest u hoe u retour-pakbonnen aan kunt maken. Daarnaast wordt uitgelegd hoe u het invoeren van pakbonnen deels kunt standaardiseren. In de volgende hoofdstukken komt het vormgeven en afdrukken van pakbonnen aan bod. 3.2 Pakbon invoeren Om een pakbon toe te voegen, opent u de lijst Pakbonnen. Klik hiervoor op het tabblad Voorraadbeheer in de groep Uitgifte op Pakbonnen. Door vervolgens in de werkbalk op Toevoegen te klikken, opent u het formulier Pakbon baseren op. In dit formulier kunt u aangeven of u een leeg formulier Pakbon toevoegen wilt openen of dat u de pakbon wilt baseren op een standaard-pakbon. Kiest u voor deze laatste optie, dan wordt het formulier Pakbon toevoegen automatisch ingevuld met gegevens uit de standaardpakbon. Meer informatie over standaard-pakbonnen vindt u in 3.3. Heeft u uw keuze gemaakt, dan klikt u op OK. Het formulier Pakbon toevoegen wordt geopend. Dit formulier bestaat uit verschillende tabbladen die onderstaand nader toegelicht worden. 13

14 Pakbonnen genereren Tip: Maakt u geen gebruik van standaard-pakbonnen? Dan kunt u in de instellingen aangeven dat het formulier Pakbon baseren op niet getoond moet worden bij het toevoegen van een pakbon. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen. Klik vervolgens op het tabblad Administratiebeheer in de groep Instellingen administratie op Voorraadbeheer. Ga naar het tabblad Vensters, demarkeer het selectievakje voor Venster Pakbon baseren op tonen bij toevoegen pakbon en klik op Opslaan en sluiten. Wanneer u nu een pakbon toevoegt, wordt direct een leeg formulier geopend Tabblad Algemeen Boven de tabbladen vindt u de velden Pakbonnummer en Debiteur. Het veld Pakbonnummer wordt automatisch voor u ingevuld met het nummer dat volgt op de laatst ingevoerde (retour)pakbon. U kunt dit nummer wijzigen, mits het nummer dat u invoert uniek is. Tip: Bij het invoeren van de eerste pakbon verschijnt automatisch het formulier Magazijnbonnummering kiezen. In dit formulier kunt u de structuur aangeven voor uw pakbonnummering. In het veld Debiteur kiest u uit de keuzelijst de debiteur voor wie de pakbon bestemd is. Is de debiteur nog niet ingevoerd in de administratie, dan kunt u in het veld Debiteur een unieke naam invoeren en op Enter drukken. Het programma zal signaleren dat de debiteur nog niet is aangemaakt en u vragen of u de debiteur toe wilt voegen. Bevestigt u deze vraag, dan wordt automatisch het formulier Relatie toevoegen geopend. 14

15 Pakbonnen genereren Zijn pakbonnummer en debiteur ingevoerd, dan kunt u op het tabblad Algemeen de pakbon- en uitgiftedatum opgeven en eventueel een afwijkend afleveradres selecteren. In het veld Referentie kunt u desgewenst een eigen referentie, bijvoorbeeld het ordernummer, opgeven. Tip: Om deze referentie op de pakbon op te nemen, voegt u in de lay-out het veld Mb referentie toe. Meer informatie over het vormgeven van magazijnbonnen vindt u in het volgende hoofdstuk Pakbonregels toevoegen Een pakbon bestaat altijd uit één of meerdere pakbonregels. Deze regels kunt u toevoegen door onder het kopje Pakbonregels op Toevoegen te klikken. Het formulier Pakbonregel toevoegen wordt geopend. In het veld Artikel selecteert u uit de keuzelijst het artikel dat op de pakbon opgenomen moet worden. Heeft u het artikel geselecteerd, dan worden de overige velden automatisch ingevuld met gegevens die bij het betreffende artikel zijn opgegeven, zoals de artikelomschrijving, de eenheid en de magazijnlocatie. In het veld Aantal voert u in hoeveel eenheden van het artikel u op wilt nemen op de pakbon. Tip: Heeft u het artikel dat u op de pakbon op wilt nemen nog niet aangemaakt in uw administratie? Voer dan in het veld Artikel een unieke omschrijving in en druk op Enter. Het programma signaleert dat het artikel nog niet bestaat en vragen of u het artikel toe wilt voegen. Klikt u op Ja, dan wordt direct het formulier Artikel toevoegen geopend en kunt u de eigenschappen van het artikel opgeven. 15

16 Pakbonnen genereren In het veld Opmerkingen kunt u tekst invoeren die enkel van toepassing is op deze pakbonregel, bijvoorbeeld over een afwijkende levertijd van een artikel. Om deze tekst af te drukken op de pakbon, neemt u het veld Opmerkingen op in de lay-outsjabloon (zie hoofdstuk 4). Voor opmerkingen die betrekking hebben op de gehele pakbon kunt u het tabblad Memo gebruiken. Zijn alle velden van het formulier Pakbonregel toevoegen correct ingevuld, dan klikt u op Opslaan en sluiten om terug te keren naar het formulier Pakbon toevoegen. Wilt u een nieuwe pakbonregel toevoegen, dan klikt u op Opslaan en nieuw Tabblad Diversen Op het tabblad Diversen kunt u eventueel interne opmerkingen noteren. Deze opmerkingen kunnen niet afgedrukt worden op de pakbon Tabblad Facturatie Op dit tabblad vindt u het factuuradres, dat eventueel op de pakbon afgedrukt kan worden. Is de pakbon niet gebaseerd op een verkooporder of factuur, dan zijn hier de debiteur voor wie de pakbon bestemd is (zoals opgegeven in het veld Debiteur) en diens standaard-factuuradres of hoofdadres ingevuld. U kunt hier eventueel een andere debiteur of een ander adres selecteren uit de keuzelijst. 16

17 Pakbonnen genereren Davilex Order/Davilex Factuur Maakt u naast Davilex Voorraad gebruik van Davilex Order en/of Davilex Factuur en heeft u de pakbon gebaseerd op een verkooporder of verkoopfactuur? Dan zijn bij Factuurrelatie en adres de waarden overgenomen die zijn ingevoerd bij verkooporder of de verkoopfactuur Tabblad Informatie Op het tabblad Informatie vindt u de datum waarop de pakbon definitief is afgedrukt. Dit is tevens de datum waarop de eventuele voorraadmutatie is uitgevoerd. Maakt u tevens gebruik van Davilex Account, dan ziet u op dit tabblad ook of de voorraad is doorgeboekt naar de boekhouding. Deze boeking maakt het programma automatisch aan als u de pakbon definitief afdrukt. Let op: De voorraad wordt alleen doorgeboekt indien de artikelen gekoppeld zijn aan een artikelgroep waarvoor de optie Wel voorraadwaarde in boekhouding is geselecteerd Tabblad Extra velden Heeft u extra velden gedefinieerd voor het onderdeel Voorraad, dan kunt u op het tabblad Extra velden de gewenste aanvullende informatie vastleggen. Meer over het gebruik van extra velden leest u in hoofdstuk

18 Pakbonnen genereren Tabblad Memo Tot slot kunt u op het tabblad Memo extra tekst toevoegen die, indien gewenst, afgedrukt kan worden op de pakbon. Voeg hiertoe het veld Memo toe aan de pakbonlay-out. 3.3 Standaard-pakbonnen Het invoeren van pakbonnen kunt u deels standaardiseren door gebruik te maken van standaardpakbonnen. Een standaard-pakbon is een pakbon waarbij een gedeelte van de gegevens standaard is ingevuld. U kunt alle mogelijke standaard-pakbonnen aanmaken. Als u bijvoorbeeld regelmatig dezelfde artikelen in dezelfde hoeveelheden verkoopt aan een bepaalde debiteur, dan kunt u hiervoor een standaard-pakbon maken. Voegt u een pakbon toe, dan kunt u deze baseren op de standaard-pakbon. Veel gegevens op het formulier Pakbon toevoegen zijn dan reeds voor u ingevuld. Op deze manier kunt u eenvoudig veel tijd besparen. Om een standaard-pakbon toe te voegen, opent u de lijst Standaard-pakbonnen. Klik hiervoor op het tabblad Voorraadbeheer in de groep Uitgifte op Standaard-pakbonnen. Klik in de werkbalk op Toevoegen om het formulier Standaard-pakbon toevoegen te openen. Dit formulier is bijna identiek aan het formulier Pakbon toevoegen. Verschil is echter dat u boven de tabbladen niet het pakbonnummer en de debiteur opgeeft, maar de zoekcode en omschrijving van de standaard-pakbon. Deze gegevens zorgen ervoor dat u de standaard-pakbon later gemakkelijk terug kunt vinden in de keuzelijst en de lijst Standaard-pakbon. Bovendien zijn de tabbladen Informatie en Extra velden in dit formulier niet beschikbaar. Uitleg over het invullen van de velden op de verschillende tabbladen vindt u in 3.2. Tip: U bent niet verplicht om alle velden in het formulier in te vullen, enkel de velden zoekcode en omschrijving moeten een waarde krijgen. 18

19 Pakbonnen genereren 3.4 Retour-pakbonnen Een retour-pakbon maakt u aan als er na het versturen van een pakbon blijkt dat er een correctie nodig is. Dat is bijvoorbeeld het geval als artikelen geretourneerd worden of als een debiteur een onjuiste pakbon heeft ontvangen. Zodra een retour-pakbon wordt opgeslagen, worden de gegevens verwerkt in de administratie. Zo wordt bijvoorbeeld de voorraad bijgewerkt en wordt, indien u ook gebruikmaakt van Davilex Account automatisch een voorraadboekstuk aangemaakt. Let op: Omdat een retour-pakbon altijd een correctie is op een pakbon kunt u er geen artikelen op vermelden die niet op de oorspronkelijke pakbon voorkomen Retour-pakbon toevoegen Om een retour-pakbon aan te maken, opent u de lijst Retour-pakbonnen. Klik hiervoor op het tabblad Voorraadbeheer in de groep uitgifte op Retour-pakbonnen. Klik vervolgens in de werkbalk op Toevoegen. Het formulier Retour-pakbon baseren op wordt geopend. In dit formulier kunt u aangeven of u een leeg formulier Retour-pakbon toevoegen wilt openen of dat u de retour-pakbon wilt baseren op een pakbon. In dit laatste geval selecteert u de betreffende pakbon uit de keuzelijst en markeert u de pakbonregels die op de retour-pakbon overgenomen moeten worden. Klik vervolgens op OK om het formulier Retour-pakbon toevoegen te openen. Heeft u in de vorige stap aangegeven dat de retour-pakbon gebaseerd moet worden op een pakbon, dan is dit formulier ingevuld met de gegevens uit de pakbon. Vul op het tabblad Algemeen de datum in waarop u de goederen retour heeft ontvangen en controleer de gegevens op de overige tabbladen. Zijn de gegevens correct, dan klikt u op Opslaan en sluiten om terug te keren naar de lijst Retour-pakbonnen of op Opslaan en nieuw om een nieuwe retour-pakbon toe te voegen. Heeft u in de vorige stap gekozen voor een leeg formulier Retour-pakbon toevoegen, dan kunt u de gegevens van de retour-pakbon handmatig invoeren. De tabbladen die beschikbaar zijn in dit formulier zijn gelijk aan de tabbladen in het formulier Pakbon toevoegen. Uitleg hierover vindt u in

20 Pakbonnen genereren 3.5 Rapporten Om inzicht te krijgen in uw voorraadadministratie kunt u verschillende rapportages oproepen. Onderstaand vindt u (in alfabetische volgorde) een korte toelichting op de inhoud van de rapporten die in dit kader relevant zijn. Rapport Pakbonnen Het rapport Pakbonnen toont per ingevoerde pakbon een overzicht van algemene informatie, zoals de debiteur, het pakbonnummer, de pakbondatum, de artikelen op de pakbon en het aantal artikelen dat geleverd is. Rapport Historisch overzicht pakbonnen Het rapport Historisch overzicht pakbonnen geeft een overzicht van alle bewerkingen, of een selectie daarvan, die de pakbonnen in uw administratie hebben ondergaan. Zo ziet u bijvoorbeeld wanneer de pakbon is aangemaakt en op welke datum de pakbon geboekt of gewijzigd is. Werkt u met meerdere gebruikers in een administratie, dan kunt u ook zien wie de betreffende bewerking heeft uitgevoerd. 20

21 Bestellingen 4 Bestellingen 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk vindt u informatie over het invoeren en (digitaal) versturen van bestellingen. Ontvangt u uw bestelling, dan kunt u eenvoudig een ontvangstbon baseren op de bestelling en zo uw voorraad snel bijwerken. Een bestelling voert u in met behulp van het formulier Bestelling toevoegen. Onderstaand vindt u uitleg bij dit formulier en leest u hoe u de invoer van bestellingen deels kunt standaardiseren. 4.2 Bestelling invoeren Om een bestelling toe te voegen, opent u de lijst Bestellingen. Klik hiervoor op het tabblad Voorraadbeheer in de groep Bestellingen op Bestellingen. In deze lijst vindt u informatie over ingevoerde bestellingen, zoals de besteldatum, het totaalbedrag en de bestellings- en leverstatus. Door in de werkbalk op Toevoegen te klikken, opent u het formulier Bestelling baseren op. In dit formulier geeft u aan of u een leeg bestelformulier wilt openen of dat u de bestelling wilt baseren op een standaardbestelling. Kiest u voor deze laatste optie, dan wordt het formulier Bestelling toevoegen automatisch ingevuld met gegevens uit de standaard-bestelling. Meer informatie over standaard-bestellingen vindt u in 4.5. Heeft u uw keuze gemaakt, dan klikt u op OK. Het formulier Bestelling toevoegen wordt geopend. Dit formulier bestaat uit verschillende tabbladen die onderstaand nader toegelicht worden. Tip: Maakt u geen gebruik van standaard-bestellingen? Dan kunt u in het formulier Bestelling baseren op de optie Dit venster tonen tijdens het toevoegen van een bestelling demarkeren. U kunt ook in de programma-instellingen aangeven dat het formulier Pakbon baseren op niet getoond moet worden. Klik hiervoor in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen. Klik vervolgens op het tabblad Administratiebeheer in de groep Instellingen administratie op Voorraadbeheer. Ga naar het tabblad Vensters en demarkeer de betreffende optie. 21

22 Bestellingen Tabblad Algemeen Boven de tabbladen vindt u de velden Bestelnummer, Crediteur en Besteldatum en informatie over de status van de bestelling. Het veld Bestelnummer wordt automatisch voor u ingevuld met het nummer dat volgt op de laatst ingevoerde bestelling. U kunt dit nummer wijzigen, mits het nummer dat u invoert uniek is. Tip: Bij het invoeren van de eerste bestelling verschijnt automatisch het formulier Bestelnummering kiezen. In dit formulier kunt u de structuur aangeven voor uw nummering. In het veld Crediteur kiest u uit de keuzelijst de crediteur bij wie u de bestelling wilt plaatsen. Is de crediteur nog niet ingevoerd in de administratie, dan kunt u in het veld Crediteur een unieke naam invoeren en op Enter drukken. Het programma zal signaleren dat de crediteur nog niet is aangemaakt en u vragen of u de crediteur toe wilt voegen. Bevestigt u deze vraag, dan wordt automatisch het formulier Relatie toevoegen geopend en kunt u de crediteurgegevens invoeren. Tip: Artikelen die u bij de nieuwe crediteur wilt bestellen, kunt u direct bij het invoeren van bestelregels aanmaken. 22

23 Bestellingen Zijn bestelnummer, crediteur en besteldatum ingevoerd, dan kunt u op het tabblad Algemeen de betalings- en leveringsvoorwaarde selecteren die op de bestelling van toepassing zijn. Standaard worden hier de betalings- en leveringsvoorwaarde getoond die vastgelegd zijn bij de crediteur (tab Crediteur van het formulier Relatie toevoegen/wijzigen). Bij Verzendadres bestelling kunt u eventueel een ander adres selecteren. In het veld Referentie crediteur heeft u de mogelijkheid een referentie op te geven. Tip: Om deze referentie op de bestelling op te nemen, voegt u in de lay-out het veld Bst referentie toe. Meer informatie over het vormgeven van bestelbonnen vindt u in het volgende hoofdstuk Bestelregels toevoegen Een bestelling bestaat altijd uit één of meerdere bestelregels. Deze regels voegt u toe onder het kopje Bestelregels. Klik op Toevoegen om het formulier Bestelregel toevoegen te openen. In het veld Artikel selecteert u uit de keuzelijst het artikel dat u wilt bestellen. Zodra u het artikel heeft geselecteerd, worden de overige velden automatisch ingevuld met gegevens die bij het betreffende artikel zijn opgegeven. Voer in het veld Aantal het aantal artikelen in dat u wilt bestellen. Tip: Is het artikel dat u wilt bestellen, nog niet ingevoerd in de administratie? Voer in het veld Artikel een unieke omschrijving in en druk op Enter. Het programma signaleert dat het artikel nog niet bestaat en vragen of u het artikel toe wilt voegen. Klikt u op Ja, dan wordt direct het formulier Artikel toevoegen geopend. 23

24 Bestellingen In het veld Opmerkingen kunt u tekst invoeren die enkel van toepassing is op deze bestelregel. Om deze tekst af te drukken op de bestelbon, neemt u het veld Opmerkingen op in de layoutsjabloon. Wilt u een opmerking toevoegen die van toepassing is op de gehele bestelling? Dan kunt u deze tekst invoeren op het tabblad Memo van het formulier Bestelling toevoegen. Zijn de velden ingevuld, dan klikt u op Opslaan en sluiten of op Opslaan en Nieuw om direct een volgende bestelregel toe te voegen Tabblad Levering Op het tabblad Levering wordt het afleveradres vermeld. Heeft u in de administratie-instellingen meerdere adressen ingevoerd, dan kunt u hier eventueel een ander afleveradres selecteren. Tip: om een afleveradres toe te voegen, opent u de administratie-instellingen door op de Davilex-knop te klikken en te kiezen voor Instellingen. Open de tab Administratiebeheer en klik op Voorraadbeheer. Ga naar de tab Afleveradressen en klik op Toevoegen Tabblad Diversen Op het tabblad Diversen kunt u interne opmerkingen noteren. Deze opmerkingen kunnen niet afgedrukt worden op de pakbon Tabblad Informatie Op het tabblad Informatie vindt u een financieel overzicht van de bestelling. U ziet onder meer het totaalbedrag van de bestelregels exclusief BTW, de hoogte van de leveringskosten en het totale BTW-bedrag. Daarnaast vindt u hier de datum waarop de bestelling definitief is gemaakt Tabblad Extra velden Heeft u extra velden gedefinieerd voor het onderdeel Voorraad, dan kunt u op het tabblad Extra velden de gewenste aanvullende informatie vastleggen. Meer over het gebruik van extra velden leest u in hoofdstuk

25 Bestellingen Tabblad Memo Tot slot kunt u op het tabblad Memo tekst toevoegen die, indien gewenst, afgedrukt kan worden op de pakbon. Voeg hiertoe het veld Memo toe aan de bestelbonlay-out Bestelling opslaan Zijn alle gegevens ingevoerd, dan kunt u de bestelling opslaan door op Opslaan en sluiten te klikken. Wilt u direct een volgende bestelling invoeren, dan klikt u op Opslaan en nieuw. 4.3 Bestelling definitief maken en versturen De bestelling die u heeft ingevoerd, vindt u terug in de lijst Bestellingen. Om de bestelling definitief te maken, klikt u in de werkbalk op de knop Definitief maken. De kolom Besteldatum wordt vervolgens automatisch ingevuld met de datum waarop u de bestelling definitief maakt. Is de bestelling definitief, dan kunt u de bestelling afdrukken of via versturen. Klik hiervoor in de werkbalk op de betreffende knop. Bij het afdrukken en digitaal versturen van een bestelling, maakt u gebruik van een sjabloon. In Davilex Voorraad vindt u hiervoor een standaardsjabloon, maar u kunt ook zelf uw sjabloon ontwerpen op het tabblad Lay-out. In hoofdstuk 7 leest u hier meer over. Is de bestelling verzonden, dan zal in de lijst Bestellingen de bestelstatus automatisch worden bijgewerkt naar Verstuurd. De leverstatus wordt aangepast zodra u voor deze bestelling een ontvangstbon aanmaakt. Tip: de standaardtekst in de kunt u aanpassen in de administratie-instellingen. Klik op de Davilex-knop en kies voor Instellingen. Ga vervolgens naar de tab Administratiebeheer, klik op Voorraadbeheer en ga naar de tab bestellingen. 25

26 Bestellingen 4.4 Bestelling handmatig sluiten en heropenen Bestellingen die u ingevoerd heeft, krijgen automatisch de status Niet geleverd. Deze status wordt aangepast naar Geleverd, zodra u de bestelling ontvangt en hiervan een ontvangstbon aanmaakt die gebaseerd is op de bestelling. Een bestelling kunt u ook handmatig sluiten, bijvoorbeeld omdat de bestelling niet geleverd wordt. De bestelling blijft dan wel zichtbaar in de lijst Bestellingen, maar wordt niet langer getoond in het venster Ontvangstbon baseren op. Om een bestelling handmatig te sluiten, selecteert u de bestelling en klikt u in de werkbalk op Handmatig sluiten. De bestelling krijgt vervolgens de status Gesloten. Wilt u de bestelling heropenen, dan dubbelklikt u op de bestelling. In het formulier Bestelling wijzigen klikt u op Heropenen en vervolgens op Opslaan en sluiten. De bestelling is nu weer zichtbaar in het venster Ontvangstbon baseren op. 4.5 Standaard-bestellingen Het invoeren van bestellingen kunt u deels standaardiseren door standaard-bestellingen aan te maken. In het formulier Standaard-bestelling toevoegen vult u een aantal gegevens in,.waaronder leverancier en artikel(en). Voegt u een bestelling toe en kiest u in het formulier Bestelling baseren op voor Standaardbestelling, dan kunt u de standaard-bestelling uit de keuzelijst selecteren. Het formulier Bestelling toevoegen wordt nu automatisch ingevuld met de gegevens uit de standaard-bestelling. Deze gegevens kunt u vervolgens aanvullen en/of wijzigen. 26

27 Bestellingen Standaard-bestelling toevoegen Standaard-bestellingen voegt u toe aan de lijst Standaard-bestellingen, die u opent door op het tabblad Voorraadbeheer in de groep Bestellingen op Standaard-bestellingen te klikken. Klik vervolgens op Toevoegen om het formulier Standaard-bestelling toevoegen te openen. Voer de gegevens van de standaard-bestelling in en klik op Opslaan en sluiten. 4.6 Rapporten Om inzicht te krijgen in uw bestellingen of na te gaan welke bestellingen gedaan zouden moeten worden, kunt u respectievelijk het rapport Bestellingen en het rapport Besteladvies openen. Onderstaand vindt u een korte toelichting op de inhoud van deze rapporten. Rapport Bestellingen Met het rapport Bestellingen roept u een overzicht op van bestellingen die ingevoerd zijn in de administratie. In de eigenschappen van het rapport kunt u onder meer de detaillering bepalen en de periode specificeren. Rapport Besteladvies Bij het toevoegen van een artikel kunt u op het tabblad Voorraad aangeven of voor het artikel een bestelsignalering afgegeven moet worden. Wanneer de voorraad beneden de door u opgegeven minimumvoorraad komt, verschijnt in het startscherm van Davilex Voorraad een melding dat artikelen besteld moeten worden. Het artikel wordt tevens opgenomen in het rapport Besteladvies. Dit rapport toont naast de artikelen waarvan de minimumvoorraad is overschreden ook informatie over bijvoorbeeld leverancier, het minimum bestelaantal en het aantal eenheden dat u van het artikel kunt bestellen om de voorraad gelijk te laten zijn aan de maximumvoorraad. 27

28 Ontvangstbonnen 5 Ontvangstbonnen 5.1 Inleiding Ontvangt u goederen, dan kunt u de voorraad op twee manieren bijwerken: door het invoeren van ontvangstbonnen en door het handmatig toevoegen van voorraadmutaties. In dit hoofdstuk staat het invoeren van ontvangstbonnen en retour-ontvangstbonnen centraal. In hoofdstuk 8 gaan we nader in op het handmatig toevoegen van voorraadmutaties. Door het invoeren van ontvangstbonnen houdt u goed overzicht over de inkomende goederenstroom en wordt uw voorraad automatisch bijgewerkt. Heeft u een bestelling aangemaakt in Davilex Voorraad, dan kunt u bij ontvangst van de goederen de ontvangstbon baseren op deze bestelling. Heeft u geen bestelling ingevoerd, dan kunt u de pakbon die is bijgevoegd bij de bestelling als basis gebruiken voor de ontvangstbon. Let op: Bij het opslaan van een ontvangstbon wordt de voorraad alleen automatisch bijgewerkt indien de artikelen die op de ontvangstbon staan, gekoppeld zijn aan een artikelgroep waarbij de optie Aantallen bijhouden is gemarkeerd. Meer informatie over de instellingen van artikelgroepen leest u in hoofdstuk Ontvangstbon toevoegen Om een ontvangstbon toe te voegen, klikt u op het tabblad Voorraadbeheer in de groep Ontvangst op Ontvangstbonnen. De lijst Ontvangstbonnen wordt geopend. In deze lijst vindt u een overzicht van reeds ingevoerde ontvangstbonnen. Door op Toevoegen te klikken, wordt het formulier Ontvangstbon baseren op geopend. 28

29 Ontvangstbonnen Geef in dit formulier aan of u een leeg formulier wilt openen, een ontvangstbon op basis van een standaard-ontvangstbon wilt aanmaken (zie 5.3) of de ontvangstbon wilt baseren op een eerder ingevoerde bestelling. Kiest u voor deze laatste optie, dan kunt u de crediteur en bestelling selecteren uit de keuzelijst en vervolgens de artikelen die geleverd zijn, markeren. De ontvangstbon wordt vervolgens met deze gegevens ingevuld. Heeft u uw keuze gemaakt, dan klikt u op OK om het formulier Ontvangstbon toevoegen te openen. Het invoeren van een ontvangstbon verschilt nauwelijks van het invoeren van een pakbon. Het formulier Ontvangstbon toevoegen is dan ook nagenoeg gelijk aan het formulier Pakbon toevoegen. Voor meer informatie over dit formulier verwijzen wij u daarom naar 3.2 van deze handleiding en naar de Help in het programma. Tip: Maakt u tevens gebruik van Davilex Account, dan wordt bij het opslaan van een ontvangstbon automatisch een voorraadboekstuk aangemaakt in het dagboek dat is opgegeven in de instellingen. Om deze instellingen in te zien en/of te wijzigen, klikt u in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen. Klik vervolgens op het tabblad Administratiebeheer in de groep Instellingen administratie op Voorraadbeheer. Onder Dagboek bij doorboeken magazijnbonnen ziet u welk dagboek gebruikt wordt en kunt u uit de keuzelijst eventueel een ander dagboek kiezen. 29

30 Ontvangstbonnen 5.3 Standaard-ontvangstbonnen Het invoeren van ontvangstbonnen kunt u deels standaardiseren door standaard-ontvangstbonnen te definiëren. Dit is handig wanneer u vaker eenzelfde bestelling plaatst bij een leverancier en daarom zendingen ontvangt die nagenoeg identiek zijn aan eerdere zendingen Standaard-ontvangstbon toevoegen Standaard-ontvangstbonnen kunt u toevoegen aan de lijst Standaard-ontvangstbonnen. Deze lijst opent u door op het tabblad Voorraadbeheer in de groep Ontvangsten op Standaardontvangstbonnen te klikken. Klik vervolgens op Toevoegen om het formulier Standaardontvangstbon toevoegen te openen. Voer de gegevens van de standaard-ontvangstbon in en klik op Opslaan en sluiten. De standaard-ontvangstbon kunt u voortaan selecteren in het formulier Ontvangstbon baseren op dat getoond wordt bij het toevoegen van een ontvangstbon. Het formulier Ontvangstbon toevoegen wordt dan automatisch ingevuld met de gegevens uit de standaard-ontvangstbon. 5.4 Retour-ontvangstbonnen Retourneert u artikelen, dan kunt u bij de zending een retour-ontvangstbon voegen. Op de retourontvangstbon kunt u details over de retourzending vermelden, zoals een omschrijving van de retour gezonden artikelen, het aantal artikelen en de gegevens van de crediteur. De retourontvangstbon voert u in Davilex Voorraad in. Bij het opslaan van de retour-ontvangstbon wordt automatisch een voorraadmutatie gemaakt. Voorwaarde hierbij is dat bij de artikelgroep waartoe de artikelen behoren de optie Aantallen bijhouden is geselecteerd Retour-ontvangstbon toevoegen Open de lijst Retour-ontvangstbonnen door op het tabblad Voorraadbeheer in de groep Ontvangsten op Retour-ontvangstbonnen te klikken. Klik vervolgens op Toevoegen; het formulier Retour-ontvangstbon baseren op wordt geopend. Selecteer de optie Leeg om een leeg formulier Retour-ontvangstbon toevoegen te openen of kies een ontvangstbon en markeer de ontvangstbonregels die overgenomen moeten worden op de retour-ontvangstbon. Klik op OK om het formulier Retour-ontvangstbon toevoegen te openen. Voer de ontbrekende gegevens van de retour-ontvangstbon in en klik op Opslaan en sluiten. 30

31 Ontvangstbonnen 5.5 Rapporten Rapport Ontvangstbonnen Met het rapport Ontvangstbonnen kunt u een overzicht oproepen van ingevoerde ontvangstbonnen. Per ontvangstbon wordt informatie getoond over onder meer de leverancier, de ontvangen artikelen, de prijs per artikel en het totaalbedrag van de ontvangstbon. Historisch overzicht ontvangstbonnen Het rapport Historisch overzicht ontvangstbonnen geeft een overzicht van alle bewerkingen, of een selectie daarvan, die de ontvangstbonnen in uw administratie hebben ondergaan. Zo ziet u bijvoorbeeld wanneer de ontvangstbon is aangemaakt en op welke datum de ontvangstbon geboekt of gewijzigd is. Werkt u met meerdere gebruikers in een administratie, dan kunt u ook zien wie de betreffende bewerking heeft uitgevoerd. 31

32 Documenten vormgeven 6 Documenten vormgeven 6.1 Inleiding In voorgaande hoofdstukken heeft u gelezen hoe u bestellingen en pakbonnen invoert. In dit hoofdstuk gaan we dieper in op de opmaak van pakbonnen en andere documenten als retourpakbonnen, bestellingen, picklists en ontvangstbonnen. U leest hoe u met behulp van het onderdeel Lay-out sjablonen aanmaakt die gebruikt worden bij het afdrukken van gegevens. 6.2 Sjablonen De lay-out van uw pakbonnen, bestellingen en andere documenten als artikeletiketten en artikelkaarten kunt u zelf bepalen. U kunt bijvoorbeeld zelf aangeven welke gegevens op de pakbon vermeld worden, het lettertype instellen en uw bedrijfslogo toevoegen. Zo kunt u eenvoudig pakbonnen en bestellingen creëren met een professionele uitstraling die passen binnen uw huisstijl. Om uw pakbonnen, bestellingen en overige documenten vorm te geven, maakt u gebruik van een sjabloon. In Davilex Voorraad zijn verschillende sjabloontypen beschikbaar. Van elk van deze sjabloontypen zijn één of meer standaardsjablonen meegeleverd. Deze standaardsjablonen zijn kant en klaar te gebruiken voor het afdrukken van documenten als pakbonnen. Daarnaast kunt u zelf sjablonen aanmaken en bestaande sjablonen aanpassen. 6.3 Sjabloon toevoegen Onderstaand vindt u uitleg over het aanmaken van een pakbonsjabloon. Op dezelfde wijze kunt u sjablonen ontwerpen voor bijvoorbeeld bestellingen, (retour)ontvangstbonnen, adres- en artikeletiketten en artikelkaarten. Om een pakbonsjabloon toe te voegen klikt u op het tabblad Lay-out in de groep Voorraad op Magazijnbon. De lijst Magazijnbonsjablonen wordt geopend. Om een nieuwe sjabloon toe te voegen, klikt u in de werkbalk op Toevoegen. Het venster Magazijnbonsjabloon toevoegen wordt geopend. Tip: U kunt er ook voor kiezen om een bestaande (standaard)sjabloon te bewerken en deze onder een andere naam op te slaan. In dit geval selecteert u de gewenste sjabloon en klikt u in de werkbalk op Dupliceren. 32

33 Documenten vormgeven Indeling sjabloon Het venster Magazijnbonsjabloon toevoegen is opgedeeld in verschillende groepen. Deze zijn herkenbaar aan de grijze balk met daarin een naam, bijvoorbeeld Koptekst. Deze balken dienen om de diverse objecten in de sjabloon te groeperen; ze verschijnen niet op de afdruk van uw document. Tip: In de Help vindt u een uitgebreide toelichting op de groepen en voorbeelden van gegevens die u in deze groepen kunt plaatsen. Het help-onderwerp activeert u door, wanneer het venster Magazijnbonsjabloon toevoegen is geopend, op de F1-toets te drukken. Klik vervolgens in de tekst op de link Indeling. 33

34 Documenten vormgeven Groepen wel of niet opnemen in sjabloon U kunt zelf bepalen welke groepen u op wilt nemen in de sjabloon. De groepen vindt u terug op het tabblad Lay-out in de groep Indeling. De gemarkeerde groepen zijn onderdeel van de sjabloon. Door het selectievakje voor een groep te demarkeren, worden de groep én de objecten in deze groep, verwijderd uit de sjabloon. Wilt u een groep toevoegen, dan markeert u het selectievakje voor de betreffende groep Positie van de groepen bepalen De indeling en het formaat van de groepen kunt u opgeven in de pagina-instelling van de sjabloon. Is het sjabloonvenster geopend, dan klikt u op het tabblad Indeling in de groep Sjabloon op Pagina-instelling. Het formulier Pagina-instelling wordt geopend. Specificeer op het tabblad Indeling het formaat de verschillende groepen. Eventueel kunt u door het (de)markeren van de selectievakjes hier ook aangeven welke groepen wel en welke niet getoond moeten worden op de sjabloon. Tip: Het is ook mogelijk om het formaat van de groepen met de muis aan te passen. U gaat dan met de muiscursor naar de betreffende grijze balk in het sjabloonvenster; de cursor verandert in een dubbel pijltje. Vervolgens klikt u op de grijze balken sleept u deze in de gewenste richting. 34

35 Documenten vormgeven Objecten toevoegen aan sjabloon Nadat u in het venster Magazijnbonsjabloon toevoegen heeft aangegeven welke groepen beschikbaar moeten zijn in de sjabloon, kunt u bepalen welke objecten u in de magazijnbonlayout wilt opnemen. U kunt teksten, velden, berekeningen, afbeeldingen, horizontale lijnen, verticale lijnen, rechthoeken of ellipsen toevoegen. Daarnaast kunt u de positie, inhoud en vormgeving van de objecten bepalen. Tip: In de Help vindt u uitleg over de verschillende objecten. Om het Help-onderwerp te openen, drukt u wanneer het venster Magazijnbonsjabloon toevoegen is geopend, op de F1-toets. Klik vervolgens onderaan op Objecten toevoegen. Om een tekst, veld, berekening of afbeelding toe te voegen, klikt u in de werkbalk op de betreffende knop. De muiscursor verandert in een kruis waarmee u het betreffende object kunt positioneren. U positioneert een object door het kruis met uw muiscursor op de gewenste plaats te zetten en één keer met de linkermuisknop te klikken. Vervolgens wordt het formulier geopend dat hoort bij het object dat u gekozen heeft. Dit is één van de formulieren Tekst toevoegen, Veld toevoegen, Berekening toevoegen of Afbeelding toevoegen. In dit formulier voert u de gegevens in wat betreft inhoud, opmaak, positie en formaat van het object. Tip: Uitgebreide uitleg over deze formulieren vindt u in de Help. De Help activeert u door op de F1 toets te drukken wanneer het betreffende formulier geopend is Objecten uitlijnen Objecten kunnen uitgelijnd worden met behulp van de knop Uitlijnen of door gebruik te maken van een raster. Objecten uitlijnen met knop Uitlijnen Met behulp van de knop Uitlijnen kunt u objecten recht onder elkaar of naast elkaar positioneren. Selecteer de uit te lijnen objecten door er met de linkermuisknop op te klikken terwijl u de SHIFTtoets ingedrukt houdt. De geselecteerde objecten worden lichtgrijs gemarkeerd. Klik nu in de werkbalk op de knop Uitlijnen. Het formulier Objecten uitlijnen wordt geopend. 35

36 Documenten vormgeven Geef in dit formulier aan hoe de objecten uitgelijnd moeten worden en klik op OK. De geselecteerde objecten worden uitgelijnd op het object dat u als eerste heeft geselecteerd Sjabloon opslaan Zijn alle objecten toegevoegd en juist gepositioneerd, dan kunt u een voorbeeld van de sjabloon oproepen door in de werkbalk op de knop Voorbeeld te klikken. Het formulier Voorbeeldgegevens kiezen wordt geopend. In dit formulier kunt u het type magazijnbon specificeren en aangeven met welke voorbeeldgegevens de magazijnbon getoond moet worden. U kunt zich zo een goed beeld vormen van de uiteindelijke lay-out van uw magazijnbon. Is de lay-out naar wens, dan kunt u de sjabloon opslaan door in de werkbalk op Opslaan te klikken. In het formulier Opslaan als dat nu geopend wordt, geeft u de sjabloon een naam en omschrijving. Klikt u op OK, dan wordt de sjabloon opgeslagen en toegevoegd aan de lijst Magazijnbonsjablonen. U kunt de sjabloon in het vervolg selecteren bij het afdrukken van magazijnbonnen. Meer hierover leest u in de volgende hoofdstukken. 36

37 Documenten afdrukken 7 Documenten afdrukken 7.1 Inleiding In de voorgaande hoofdstukken heeft u gelezen hoe u bestellingen, pakbonnen en ontvangstbonnen in kunt voeren. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over het afdrukken van documenten zoals bestellingen en magazijnbonnen. 7.2 Lay-outsjablonen Bij het afdrukken van gegevens maakt u gebruik van een sjabloon. In een sjabloon is onder meer vastgelegd welke gegevens afgedrukt worden. Davilex Voorraad bevat enkele standaardsjablonen waar u gebruik van kunt maken, zoals de sjabloon Pakbon (standaard). Maar u kunt ook zelf sjablonen aanmaken, zodat u de lay-out van uw magazijnbonnen bijvoorbeeld aan kunt passen aan uw huisstijl. In hoofdstuk 6 vindt u hier meer informatie over. 7.3 Gegevens afdrukken In deze paragraaf vindt u uitleg over het afdrukken van pakbonnen. Op dezelfde wijze kunt u ook retourpakbonnen, bestellingen, (retour)ontvangstbonnen en picklists afdrukken. Om pakbonnen af te drukken, opent u de lijst Pakbonnen. Klik hiervoor op het tabblad Voorraadbeheer in de groep Uitgifte op Pakbonnen. Selecteer de pakbon of pakbonnen die u af wilt drukken. Tip: Opeenvolgende regels in de lijst kunt u snel selecteren door op de eerste te selecteren regel te klikken en vervolgens, terwijl u de SHIFT-toets ingedrukt houdt, op de laatste regel te klikken. Niet opeenvolgende regels kunt u selecteren door de regels één voor één aan te klikken terwijl u de CTRL-toets ingedrukt houdt. Heeft u de pakbon(nen) geselecteerd, dan klikt u in de werkbalk op Afdrukken. Het formulier Gegevens afdrukken wordt geopend. In het veld Afdrukselectie kunt u aangeven welke regels u wilt afdrukken. Hier heeft u altijd de keuze tussen de regel(s) die u heeft geselecteerd en alle regels in de lijst. Bij Afdrukstijl specificeert u de afdrukstijl die u wilt gebruiken. Welke stijlen beschikbaar zijn, is afhankelijk van het type document dat u afdrukt. Bij pakbonnen heeft u de keuze uit de afdrukstijlen Magazijnbon en Lijst. Bij het afdrukken van relatiegegevens heeft u bijvoorbeeld ook de beschikking over de afdrukstijl Adresetiket. 37