AANBESTEDINGSDOCUMENT OPENBARE EUROPESE AANBESTEDING AUDIOVISUELE MIDDELEN 2014/HRS/EU/009

Transcriptie

1 HR Services AANBESTEDINGSDOCUMENT OPENBARE EUROPESE AANBESTEDING AUDIOVISUELE MIDDELEN 2014/HRS/EU/009 Instituut/Dienst Opleiding/Afdeling Auteur(s) Functie auteur(s) Verantwoordelijk directeur HR Services Inkoop & Contractmanagement Mevr. M.A.W. Timmers Adviseur Inkoop a.i. Dhr. R.F.A.M. Ketelaar Datum 6 augustus 2014 Status (c) Hogeschool Rotterdam 2014 vastgesteld

2

3 VERSIEBEHEER Versie Bespreken/vaststellen Wanneer Gereed Hoofdstuk/pagina 1.0 Definitief Versie 1.0 Status vastgesteld Status vastgesteld Laatste versie gepubliceerd op Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina i

4 INHOUDSOPGAVE BEGRIPPEN 1 1. Inleiding Hogeschool Rotterdam Hogeschool Rotterdam Services Leeswijzer 5 2. Aanbestedingskader Algemene doelstelling Ingangsdatum en looptijd Raamovereenkomst Afroepen binnen Raamovereenkomst Percelen Samenvoegen Omschrijving van de aard en omvang van de Opdracht Varianten Algemene voorschriften aanbestedingsprocedure Communicatie met betrekking tot de aanbesteding Voorbehoud Vergoeding Verschillen en tegenstrijdigheden Klachtenregeling Volledigheid en indeling Inschrijving Intellectueel eigendom, geheimhouding, publiciteit en taal Schouw Vragenronde en het melden van tegenstrijdigheden Inleveradres en sluitingsdatum voor de Inschrijvingen Voorschriften betreffende de wijze van indiening van de Inschrijvingen Opening van Inschrijvingen Herstel van fouten en omissies, verduidelijking van de Inschrijving Planning Prijsonderhandelingen De procedure Beoordeling van de Inschrijving Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Knock-out criteria programma van eisen Beoordeling gunningcriteria Kwaliteit Prijs Totaalscore Gunning Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen 20 pagina ii

5 4.1. Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Eigen Verklaring Geschiktheidseisen Samenwerkingsverband, beroep op een derde/derden of holding Verificatie Eigen Verklaring Gunningcriteria (programma van eisen) Huidige situatie Gewenste situatie Kwaliteit Levering van AV-middelen Installatiewerkzaamheden Onderhoudswerkzaamheden Servicedesk Rapportage en overleg Bestelproces en facturatie Duurzaamheid en social return Personeel Contractuele voorwaarden Nadere uitwerking kwaliteit Prijs 34 Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina iii

6

7 BEGRIPPEN In deze aanbesteding worden de volgende definities gehanteerd, gebaseerd op de aanbestedingswet 2012: Aanbestedingsdocument Audiovisuele middelen Aw Bijlage(n) Concept Raamovereenkomst Contactpersoon Eigen Verklaring Deze uitnodiging tot indienen van een Inschrijving met daarin een beschrijving van, en toelichting op: de organisatie, de te volgen procedure, de wijze waarop Inschrijvers hun geschiktheid dienen aan te tonen, het van toepassing zijnde gunningcriterium en de Concept Raamovereenkomst. Middelen bedoeld ter ondersteuning van het onderwijs, welke gebruik maken van informatiedragers, waarop beeld en/of geluid is of kan worden vastgelegd en de apparatuur die nodig is voor opname en weergave van dat beeld en/of geluid en daaraan gerelateerde materialen. Audiovisuele middelen (hierna te noemen AV-middelen) welke binnen Hogeschool Rotterdam worden gebruikt worden gedefinieerd in het aanbestedingsdocument. Aanbestedingswet 2012, wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen. Deze wet is op 8 november 2012 gepubliceerd in het Staatsblad nummer 542. Document(en) dat in en/of bij de aanbestedingsstukken is gevoegd. Deze bijlagen vormen een onlosmakelijk onderdeel van het Aanbestedingsdocument. Een conceptdocument waarin de condities voor het uitvoeren van een Opdracht zijn vastgelegd. Het aanspreekpunt binnen Hogeschool Rotterdam voor deze aanbesteding, zoals nader gespecificeerd in paragraaf 2.8. De eigen verklaring zoals bedoeld in artikel 2.84 Aw. Om de regeldruk en daarmee de lasten voor ondernemers te verminderen werkt Hogeschool Rotterdam met de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten. Het gebruik van deze Eigen Verklaring houdt in dat de selectiefase of inschrijffase van een aanbesteding voor de Uitsluitingsgronden en de Geschiktheidseisen slechts de Eigen Verklaring afgegeven wordt, zonder dat er nadere informatie wordt verstrekt. Doel van de Eigen Verklaring is dat alleen van de winnende Inschrijver(s) de inlichtingen en gegevens uit de Eigen Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 1

8 Verklaring worden geverifieerd. Geschiktheidseisen Gunningcriteria Inschrijver Inschrijving Nadere opdracht Nota van inlichtingen Opdracht Opdrachtnemer Openbare procedure De geschiktheidseisen zijn eisen met een uitsluitend karakter en worden gebruikt om de geschiktheid van een Inschrijver te beoordelen. De criteria die van toepassing zijn bij het vaststellen van de economisch meest voordelige inschrijving in relatie tot de meest optimale uitvoering. Het bedrijf (of een combinatie van bedrijven) dat een rechtsgeldige inschrijving uitbrengt op basis van de voorwaarden zoals vermeld in het Aanbestedingsdocument. De door een Inschrijver tijdig ingediende aanbieding op basis van het door Opdrachtgever via TenderNed gepubliceerde Aanbestedingsdocument. Opdracht op basis van de Raamovereenkomst betreffende Audiovisuele middelen inclusief bijbehorende diensten en eventuele opties zoals beschreven in dit Aanbestedingsdocument. Document waarin de geanonimiseerde vragen en antwoorden op vragen van (potentiële) Inschrijvers zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen van het Aanbestedingsdocument en/of andere aanbestedingsdocumenten. De Nota van inlichtingen maakt integraal en bindend onderdeel uit van het Aanbestedingsdocument en prevaleert boven het Aanbestedingsdocument. Indien er meer Nota s van inlichtingen zijn, prevaleert in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota s van inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van inlichtingen. Het document waarmee op basis van de Raamovereenkomst de feitelijke Opdracht betreffende Audiovisuele middelen van Hogeschool Rotterdam die het voorwerp zijn van deze aanbesteding worden opgedragen (afgeroepen). Inschrijver die de economische meest voordelige inschrijving heeft gedaan en met wie de Raamovereenkomst wordt gesloten. Een procedure waarbij alle belangstellende bedrijven mogen inschrijven en waarbij de selectie van Inschrijvers en de beoordeling en rangschikking van de Inschrijvingen in één fase pagina 2

9 plaatsvinden. Raamovereenkomst Uitsluitingsgronden Contract tussen Hogeschool Rotterdam en de Inschrijver aan wie de Opdracht gegund is waarin de voorwaarden betreffende Audiovisuele middelen (en de bijbehorende diensten) die het voorwerp zijn van deze aanbesteding zijn vastgelegd. De algemene gronden van uitsluiting zoals genoemd in artikel 2.86 en 2.87 Aw. Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 3

10 1. Inleiding Voor u ligt het Aanbestedingsdocument voor Audiovisuele middelen. Deze inleiding geeft een beschrijving van de organisatie van Hogeschool Rotterdam, de doelstelling van deze aanbesteding en een korte toelichting op de inhoud van dit document Hogeschool Rotterdam Hogeschool Rotterdam is een echte Rotterdamse hogeschool waaraan ruim studenten en ruim medewerkers aan hun carrière werken. De hogeschool streeft in haar opleidingen naar kwalitatief goed onderwijs. Daarbij leggen we de lat hoog voor onszelf en zetten we de interactie tussen student en docent centraal. Uitgroeien tot de beste hogeschool van de Randstad is de ambitie die wij onszelf opleggen. Kenmerkend is de manier waarop: we bieden praktijkgericht, doordacht en flexibel onderwijs dankzij ons Rotterdams Onderwijs Model. Dus praten we over echte, vernieuwende projecten waarin onze studenten een belangrijke rol spelen. Hogeschool Rotterdam leidt studenten op tot vakkundige professionals die hun weg in de regionale beroepspraktijk feilloos kunnen vinden. De hogeschool biedt ruim 80 opleidingen, verspreid over diverse locaties in de stad, in de richtingen Kunst, Onderwijs, Gedrag en Maatschappij, Gezondheidszorg, Economie, Techniek en Media & ICT. Daarnaast heeft de hogeschool een groeiend aanbod twee-jarige hbo-opleidingen, de zogenaamde Ad's die zij aanbiedt in de Rotterdam Academy. Voor meer informatie verwijst Hogeschool Rotterdam naar Hogeschool Rotterdam Services De Europese aanbesteding Audiovisuele middelen wordt uitgevoerd in opdracht van afdeling Hogeschool Rotterdam Services (HRS). Hogeschool Rotterdam is, net als veel andere organisaties, in sterk toenemende mate afhankelijk van ICT. Als een van de grootste hogescholen van Nederland met meer dan twaalf verschillende locaties is een goed werkende ICT-infrastructuur onmisbaar. Niet alleen voor de interne organisatie, maar ook voor meer dan studenten die dag en nacht gebruik maken van de infrastructuur van de Hogeschool. De IT omgeving van de Hogeschool Rotterdam is érg uitdagend te noemen. Dit vraagt om een professionele IT afdeling waar mensen werken die IT snappen en voelen. Mensen die het als een uitdaging zien om in een omgeving als deze te werken. De missie van HRS is: Vormgeven van voorzieningen en ondersteunen van bedrijfsprocessen met aantoonbare toegevoegde waarde. En meer specifiek voor het ICT-domein: Leveren van een attractieve en productieve leer- en werkomgeving voor studenten en medewerkers. pagina 4

11 HRS ICT is een ondersteunende dienst binnen Hogeschool Rotterdam. Een van de diensten die HRS ICT aanbiedt zijn gericht op audiovisuele zaken, dit houdt in dat dit stukje van de dienst gericht is op het helpen, begeleiden en adviseren van studenten en medewerkers binnen de Hogeschool op het gebied van audiovisuele toepassingen. Ook het inrichten van lokalen met presentatie middelen is één van de diensten die HRS ICT uitvoert. HRS ICT levert kwalitatief hoogwaardige producten en diensten op het gebied van audiovisuele middelen. Een goede audiovisuele inrichting tezamen met een hoogwaardige ondersteuning van deze audiovisuele middelen heeft daarmee rechtstreeks gevolgen voor de kwaliteit van het onderwijs. Online onderwijs groeit snel. Vooral blended learning, het opnemen van lessen is de laatste jaren sterk toegenomen. Maar ook de laatste trends als flipping the classroom, webcasts ed. worden steeds sterker. Hogeschool Rotterdam heeft als primaire taken het genereren en overdragen van kennis vanuit een hoge mate van maatschappelijke betrokkenheid. Om hier op een juiste manier antwoord op te geven is professionaliteit en teamwork van grote waarde binnen de school. In de keuze voor audiovisuele middelen wordt er rekening gehouden met de eisen en wensen van de klant en ontwikkelingen, waaronder organisatorische en maatschappelijke ontwikkelingen, modernisering, ICT toepassingen, groei of krimp van de organisatie. Het is een onmisbare tool voor het onderwijs en dat betekent dat HRS een hoge betrouwbaarheid van haar dienstverlening wenst te realiseren. Op deze manier wordt de continuïteit van het primair proces geborgd. Naast de kwaliteit van de te leveren producten worden ook eisen en wensen gesteld aan de kwaliteit van de dienstverlening van de leverancier Leeswijzer In dit Aanbestedingsdocument wordt achtereenvolgens ingegaan op het onderwerp van de aanbesteding en de te volgen procedure. In hoofdstuk 2 wordt een beschrijving gegeven van het kader waarbinnen de aanbesteding plaatsvindt en de aan te besteden dienstverlening. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de selectie- en gunningprocedure uiteengezet. In hoofdstuk 4 worden de eisen met betrekking tot de organisatie van de Inschrijver beschreven en in hoofdstuk 5 vindt u de gunningcriteria en het programma van eisen. Daarnaast bevat dit Aanbestedingsdocument de volgende Bijlagen. Bijlage 1 Vragenlijst Bijlage 2 Uniforme Eigen verklaring Bijlage 3 Verklaring mededinging en belangenverstrengeling Bijlage 4 Referenties Bijlage 5 Conformiteitenlijst Bijlage 6 Beantwoording wensen Bijlage 7 Beschrijving huidige situatie Bijlage 8 Opleverprotocol Bijlage 9.1 Smartboard opstelling Bijlage 9.2 Smartboard positie met AV-kast Bijlage 9.3 Smartboard positie zonder AV-kast Bijlage 10 Prijzenblad Bijlage 11 Algemene Inkoopvoorwaarden Stichting Hogeschool Rotterdam Bijlage 12 Concept raamovereenkomst Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 5

12 Bijlage 13 Verklaring onderaanneming Bijlage 14 Verklaring terbeschikkingstelling pagina 6

13 2. Aanbestedingskader Dit hoofdstuk betreft onder meer de doelstelling van de aanbesteding, het procedurele kader waarbinnen de aanbesteding plaatsvindt en een (globale) omschrijving van de Opdracht Algemene doelstelling De doelstelling van deze aanbesteding is het afsluiten van een Raamovereenkomst met één partij voor Audiovisuele middelen conform wat verwoord is in het programma van eisen. HRS wenst een partij te contracteren die diensten verleent met een hoge betrouwbaarheid en die begrijpt dat met zijn/haar dienstverlening continuïteit van het primaire proces geborgd moet zijn. De dienstverlening dient afgestemd te zijn op de roostercomplexiteit en HRS verwacht van een leverancier een vooruitstrevende en proactieve houding. De gunning vindt plaats op basis van economisch meest voordelige inschrijving. Voor deze aanbesteding is een projectteam samengesteld waarin zowel materiedeskundigen als deskundigen op het gebied van Europees aanbesteden, contracteren, duurzaamheid, financiële en juridische zaken zijn verenigd. Met het oog op politieke, economische, budgettaire, organisatorische en/of bestuurlijke ontwikkelingen en de hiermee samenhangende groei en krimp van Hogeschool Rotterdam is het mogelijk dat het aantal locaties en andere specificaties waarop de Opdracht betrekking heeft kan uitbreiden, krimpen of wijzigen. Deze ontwikkelingen kunnen bijvoorbeeld van invloed zijn op de grootte van deze Opdracht Ingangsdatum en looptijd Raamovereenkomst De Raamovereenkomst zal worden aangegaan voor een periode van twee jaar met een verlengingsoptie van twee maal maximaal 12 maanden. De verwachte ingangsdatum is 1 januari Beëindiging van de Raamovereenkomst betekent automatisch dat alle lopende, onder deze Raamovereenkomst afgesloten Nadere opdrachten met een einddatum voorbij de einddatum van de Raamovereenkomst ook zullen worden beëindigd, zonder extra financiële consequenties voor Hogeschool Rotterdam Afroepen binnen Raamovereenkomst De beoogde Raamovereenkomst zal voor alle in dit aanbestedingsdocument genoemde Hogeschool Rotterdam locaties gelden. Gedurende de looptijd van deze Raamovereenkomst kunnen nieuwe locaties worden toegevoegd en locaties opgeheven worden. Aan de partij aan wie de Raamovereenkomst is gegund zal bij het toevoegen van een locatie gevraagd worden een (nadere) Inschrijving uit te brengen. De prijzen en tarieven van een vergelijkbare locatie zoals vastgelegd in de Raamovereenkomst gelden bij het uitbrengen van (nadere) offerte als maximaal te hanteren prijs en tarief. Op basis van een goedgekeurde Inschrijving wordt voor de desbetreffende locatie een Nadere opdracht verstrekt. Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 7

14 Indien een locatie opgeheven wordt, dan zal dit zo spoedig als mogelijk met Opdrachtnemer gecommuniceerd worden. Beëindiging van de dienstverlening en facturatie door Opdrachtnemer voor een opgeheven locatie zal vervolgens per de eerste van het opvolgende kalenderkwartaal plaatsvinden. Het voortijdig beëindigen van een (deel) van de dienstverlening of een Nadere opdracht brengt voor Hogeschool Rotterdam geen extra financiële consequenties met zich mee Percelen De opdracht bestaat uit één perceel. Er kan alleen op de gehele opdracht worden ingeschreven. Hogeschool Rotterdam is van mening dat de samenhang van de dienstverlening en de organisatorische- en beheersmatige risico s beperkende voordelen van één partij en één aanspreekpunt de voorkeur voor één perceel rechtvaardigt Samenvoegen In deze opdracht is er in die zin sprake van samenvoegen dat het leveren van Audiovisuele middelen en daaraan gerelateerde dienstverlening geldt voor alle locaties van Hogeschool Rotterdam. In het kader van de samenhang van de dienstverlening en de grote mate van invloed die Audiovisuele middelen hebben op de continuïteit van het onderwijs acht Hogeschool Rotterdam het passend om het leveren van Audiovisuele middelen en de daaraan gerelateerde dienstverlening als één opdracht op de markt te zetten Omschrijving van de aard en omvang van de Opdracht Hogeschool Rotterdam wenst de dienstverlening aan te besteden zoals omschreven in het programma van eisen. De scope van de opdracht betreft de levering van diverse AV-middelen en de daaraan gerelateerde dienstverlening. Deze dienstverlening bestaat uit installatiewerkzaamheden, verhuur van AV-middelen, en preventieve en correctieve onderhoudswerkzaamheden. In de afgelopen jaren (oktober 2010 tot en met december 2013) was de jaarlijkse opdrachtwaarde hiervan gemiddeld ,- per jaar. Het licht in de lijn der verwachting dit de komende jaren gelijk blijft. De geraamde omvang van de Opdracht bedraagt dan ook ongeveer ,- (inclusief BTW) per jaar. Aan deze opgave kunnen echter geen rechten ontleend worden. Voor de volledige omschrijving en uitwerking van de Opdracht verwijst Hogeschool Rotterdam u naar hoofdstuk 5 en de conformiteitenlijst Varianten Het aanbieden van varianten is niet toegestaan Algemene voorschriften aanbestedingsprocedure De geraamde kosten voor de gevraagde dienstverlening overschrijden de Europese aanbestedingsdrempel. Daarom is Hogeschool Rotterdam een aanbesteding conform de Aw gestart. Deze aanbesteding is officieel aangekondigd via TenderNed. Hogeschool Rotterdam gebruikt TenderNed om wijzigingen of aanvullingen te communiceren aan de markt. De Inschrijver is en blijft verantwoordelijk voor het bijhouden van TenderNed alsmede het aanvragen en downloaden van de relevante documenten. pagina 8

15 Verder gelden de volgende algemene voorschriften: Het uitbrengen van een Inschrijving betekent dat de Inschrijver instemt met de bepalingen van de aanbestedingsprocedure; Inschrijvingen en correspondentie worden na afloop niet geretourneerd; Branchevoorwaarden of algemene voorwaarden van de Inschrijver zijn uitdrukkelijk niet van toepassing; Op deze procedure is uitsluitend Nederlands recht van toepassing; en Geschillen zullen worden beslecht door de arrondissementsrechtbank van Den Haag Communicatie met betrekking tot de aanbesteding Het is de Inschrijver niet toegestaan contact op te nemen met medewerkers van Hogeschool Rotterdam en/of andere deelnemers aan de projectorganisatie, anders dan vermeld in dit Aanbestedingsdocument. Alle communicatie verloopt via de Contactpersoon: Afdeling Inkoop & Contractmanagement t.a.v. Mevr. M.A.W. Timmers Rochussenstraat EK Rotterdam 15 e etage Tel inkoop@hr.nl Indien bovengenoemde regels worden overtreden, kan dit leiden tot onmiddellijke uitsluiting van verdere deelname, ongeacht de fase van de aanbesteding. Daarnaast kan een eventueel gesloten raamovereenkomst met terugwerkende kracht worden ontbonden. Alle correspondentie in het kader van deze aanbesteding dient voorzien te zijn van het referentienummer van deze aanbesteding, te weten: ref.nr. 2014/HRS/EU/ Voorbehoud De in dit Aanbestedingsdocument gestelde eisen en wensen zijn gebaseerd op de huidige en toekomstige situatie bij Hogeschool Rotterdam. Inschrijvers kunnen geen enkel recht ontlenen aan de in dit Aanbestedingsdocument genoemde planning, aantallen of specificaties. Deze dienen slechts ter indicatie van de te contracteren leveringen/diensten en als basis voor de vergelijking van de verschillende Inschrijvers. Hogeschool Rotterdam behoudt zich het recht voor om het aanbestedingstraject tot de ingangsdatum van de Raamovereenkomst geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Inschrijvers hebben in dat geval geen recht op vergoeding van enigerlei gemaakte kosten of geleden schade in het kader van deze aanbesteding. Door het uitbrengen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver zich akkoord met deze voorwaarde. Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 9

16 2.11. Vergoeding De kosten voor deelname aan deze aanbestedingsprocedure zijn voor rekening en risico van de Inschrijver. Hogeschool Rotterdam vergoedt onder geen enkel beding de kosten voor deelname Verschillen en tegenstrijdigheden Dit document met de bijbehorende bijlagen is met grote zorg samengesteld. Hogeschool Rotterdam verzoekt de Inschrijver onvolkomenheden, procedurefouten, onduidelijkheden en/of tegenstrijdigheden betreffende de documenten terstond, doch uiterlijk op de datum en het tijdstip waarop de schriftelijke gestelde vragen moeten zijn ingediend (zie paragraaf 2.17 Vragenronde en het melden van tegenstrijdigheden), bij de Contactpersoon, te melden. Indien de Inschrijver dit niet doet, verwerpt de Inschrijver het recht in een latere fase van de procedure alsnog een beroep te doen op onvolledigheid en/of onjuistheid. In geval van verschil in tekst of interpretatiewijze zal te allen tijde de tekst en inhoud van het programma van eisen prevaleren Klachtenregeling Indien een ondernemer een klacht heeft over het onjuist handelen in deze aanbestedingsprocedure, dan kan de ondernemer zijn klacht melden bij het klachtenmeldpunt bij de dienst Algemeen Bestuurlijke Zaken (ABZ) van Hogeschool Rotterdam. Het meldpunt voor klachten is bereikbaar via Klachten over zaken, die niet eerst als vraag gedeponeerd zijn in het kader van de Nota van Inlichtingen, worden door het klachtenloket niet in behandeling genomen. Dit heeft geen betrekking op klachten die na de Nota van Inlichtingen ontstaan. Bij het indienen van een klacht, ontvangt u binnen 48 uur (regulieren kantoortijden) een bevestiging van de ontvangst van de klacht. Een inhoudelijke reactie op de klacht zal binnen een redelijke termijn plaatsvinden, afhankelijk van de complexiteit van de klacht. Een klacht is geen verzoek tot het verkrijgen van inlichtingen over de aanbestedingsprocedure. Een verzoek om inlichtingen heeft een neutraal karakter en is gericht op verduidelijking. Vragen en verzoeken gericht op verduidelijking van de aanbestedingsprocedure dienen tijdig ingebracht te worden. Hierop wordt in de Nota van Inlichtingen ingegaan. Indien de klacht wordt afgewezen, zal dit onderbouwd plaatsvinden. Bij het honoreren van de klacht heeft dit per definitie gevolg voor de aanbesteding en moet er aan alle potentiële inschrijvers gecommuniceerd worden. Het indienen van een klacht door een ondernemer zet de aanbestedingsprocedure niet stil. Hogeschool Rotterdam is vrij om al dan niet te besluiten tot opschorting van de aanbestedingsprocedure. Een klacht dient per bij het klachtenmeldpunt ingediend te worden. In de klacht maakt de ondernemer duidelijk dat: het over een klacht gaat; waar de klacht over gaat; er aangegeven wordt, hoe het knelpunt kan worden verholpen. pagina 10

17 De klacht bevat: de dagtekening, naam en het adres van de ondernemer het referentienummer van de aanbesteding Volledigheid en indeling Inschrijving De Inschrijving dient volledig en rechtsgeldig te zijn. Dat betekent dat alle gevraagde bewijsstukken en/of andere informatie moet zijn bijgesloten en de Inschrijver wordt verzocht alle in het Aanbestedingsdocument vermelde vragen, zowel algemeen als specifiek te beantwoorden. Daarnaast dient de Inschrijver bevoegd te zijn tot het aangaan van de in dit Aanbestedingsdocument bedoelde Raamovereenkomst. Het is niet toegestaan vaste teksten en indelingen in formulieren en Bijlagen te wijzigen. De Inschrijving dient conform onderstaand overzicht te worden opgebouwd: Tabblad Omschrijving Aanleveren in format 1 Rechtsgeldig ondertekende aanbiedingsbrief waarin: Vrij - gestanddoeningstermijn Inschrijving (90 dagen); - beschrijving samenwerking (indien van toepassing); - volmacht (indien van toepassing). 2 Eigen verklaring Bijlage 2 3 Verklaring mededinging en belangenverstrengeling Bijlage 3 4 Opgave referenties Bijlage 4 5 Conformiteitenlijst Bijlage 5 6 Beantwoording wensen Bijlage 6 7 Ingevuld en ondertekend prijzenblad Bijlage 10 8 Verklaring onderaanneming (indien van toepassing) Bijlage 13 Daar waar om bewijsstukken of andere informatie wordt gevraagd, voegt de Inschrijver het betreffende stuk toe onder het tabblad conform bovenstaande opzet met een eenduidige verwijzing naar tabnummers. Het is niet toegestaan te verwijzen naar Bijlagen of foldermateriaal dat niet conform bovenstaande opzet is bijgesloten. Op alle Bijlagen dient u te vermelden: de naam van uw bedrijf/combinatie het ref.nr. van de aanbesteding Hogeschool Rotterdam behoudt zich het recht voor om een onvolledige Inschrijving niet verder in behandeling te nemen Intellectueel eigendom, geheimhouding, publiciteit en taal Behoudens uitzonderingen door de Auteurswet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van Hogeschool Rotterdam niets uit dit document worden verveelvoudigd (anders dan voor het doel van deze aanbesteding) door middel van druk, fotokopie of anderszins. Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 11

18 Alle informatie uit dit Aanbestedingsdocument en andere documenten behorend bij deze aanbesteding of verkregen in de hierop volgende contacten mag uitsluitend gebruikt worden om antwoorden te formuleren op de gestelde vragen. Het is niet toegestaan de informatie te gebruiken voor andere doeleinden. Publiciteit door de Inschrijver, met betrekking tot deze aanbesteding is alleen toegestaan na schriftelijke, voorafgaande toestemming van Hogeschool Rotterdam. Alle door Inschrijver aangeboden informatie en documentatie wordt eigendom van Hogeschool Rotterdam. Hogeschool Rotterdam zal alle verkregen informatie uit deze procedure vertrouwelijk behandelen en niet gebruiken voor andere doeleinden dan beschreven, tenzij de Inschrijver anders vermeldt. Door het indienen van een Inschrijving verklaart de Inschrijver vertrouwelijk om te gaan met alle informatie die in het kader van deze aanbesteding wordt verkregen. Het is niet toegestaan informatie aan derden beschikbaar te stellen, behalve aan door Inschrijver in te schakelen partners, onderaannemers en hulppersonen. De Inschrijver blijft echter wel verantwoordelijk voor het nakomen van de geheimhoudingsplicht. De Inschrijver bevestigt door het uitbrengen van een Inschrijving dat de accountmanager en alle medewerkers die tijdens het aanbestedingstraject en in een eventuele latere fase van uitvoering van de dienstverlening contact hebben met de medewerkers van Hogeschool Rotterdam de Nederlandse taal beheersen. Alle correspondentie en documentatie die door Hogeschool Rotterdam wordt opgesteld zal alleen in het Nederlands worden uitgegeven. Correspondentie en documentatie van gegadigden wordt alleen geaccepteerd als die in het Nederlands is opgesteld. Uitzondering wordt gemaakt voor documenten die oorspronkelijk in een andere taal zijn opgesteld, bijvoorbeeld referentieverklaringen van buitenlandse opdrachtgevers, technische omschrijving van materiaal, jaarverslag, verzekeringspolis, bankgarantie etc. In voorkomend geval kan opdrachtgever om een officiële vertaling verzoeken. Eventuele kosten zijn dan voor rekening van de Inschrijver Schouw Ter toelichting op het Aanbestedingsdocument nodigt Hogeschool Rotterdam de Inschrijver uit om deel te nemen aan een schouw. Deze zal plaatsvinden op de locatie van Hogeschool Rotterdam aan de Rochussenstraat en is gepland op donderdag 18 september 2014 om 13:00 uur. De schouw heeft als doel de Inschrijver beter inzicht te geven in standaard ruimtes en opstellingen die gebruikelijk zijn binnen Hogeschool Rotterdam en de ruimtes die genoemd zijn in de casussen in het Programma van Eisen. Vragen tijdens, of naar aanleiding van de schouw kunnen na afloop via worden gesteld aan de Contactpersoon. De beantwoording ervan wordt opgenomen in het verslag van de schouw. Dit verslag wordt opgenomen in de Nota van inlichtingen. Deze wordt gepubliceerd op TenderNed en vormt daarna onlosmakelijk onderdeel van het Aanbestedingsdocument. pagina 12

19 Om de schouw efficiënt te laten verlopen, verzoekt Hogeschool Rotterdam Inschrijvers die wensen deel te nemen hun aanwezigheid uiterlijk maandag 15 september per kenbaar te maken aan de Contactpersoon. Graag ontvangt HR de namen van de personen die aanwezig zullen zijn. Per Inschrijver worden maximaal twee vertegenwoordigers bij deze schouw toegelaten. Op eventueel door andere medewerkers/vertegenwoordigers van Hogeschool Rotterdam gegeven informatie kunt u zich niet beroepen. Hetzelfde geldt voor informatie die op een andere wijze dan hiervoor beschreven is verstrekt Vragenronde en het melden van tegenstrijdigheden Geanonimiseerde vragen ter verduidelijking van deze aanbesteding dienen uiterlijk op de in de planning genoemde datum, onder vermelding van de naam van de aanbesteding, via ingediend te worden bij de Contactpersoon. De Inschrijver dient bij vragen nauwkeurig aan te geven op welk deel van het Aanbestedingsdocument de vraag betrekking heeft, onder vermelding van het nummer van de eis of wens. Op deze wijze kunnen ook vragen worden gesteld en suggesties worden gedaan ten aanzien van de Concept Raamovereenkomst. Voor het indienen van de vragen verzoekt Hogeschool Rotterdam de Inschrijver gebruik te maken van Bijlage 1. Hogeschool Rotterdam ziet de Nota van inlichtingen als een voortgaand proces en ontvangt de vragen bij voorkeur zo vroeg mogelijk. Hogeschool Rotterdam streeft ernaar binnen 48 uur met een maximum van 4 werkdagen antwoord te geven op de gestelde vragen. Vragen die tijdig zijn ingediend zullen schriftelijk en anoniem worden beantwoord in een Nota van inlichtingen. Deze Nota van inlichtingen wordt op TenderNed gepubliceerd en beschikbaar gesteld aan alle potentiële Inschrijvers. De Nota van inlichtingen maakt daarna onlosmakelijk deel uit van dit Aanbestedingsdocument. Hogeschool Rotterdam publiceert de laatste Nota van inlichtingen uiterlijk op de datum als opgenomen in de planning. Indien noodzakelijk zullen meerdere Nota s van inlichtingen gepubliceerd worden. De Nota( s) van inlichtingen vorm(en)t samen met dit Aanbestedingsdocument het enige uitgangspunt van deze aanbesteding. Mondelinge toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd door de Contactpersoon. Vragen die de uiterste datum binnenkomen worden niet beantwoord en worden niet verder in behandeling genomen bij de beoordeling. Indien vragen of meldingen van tegenstrijdigheden uitblijven, wordt de Inschrijver geacht in te stemmen met de inhoud van dit Aanbestedingsdocument en de Bijlagen Inleveradres en sluitingsdatum voor de Inschrijvingen De sluitingsdatum voor het indienen van een Inschrijving op deze aanbesteding is: Maandag 6 oktober :00uur Datum en tijdstip zijn fatale momenten. De Inschrijving wordt geadresseerd aan de Contactpersoon. De Inschrijving dient persoonlijk te worden aangeboden op het adres van de Contactpersoon, met inachtneming van de genoemde sluitingsdatum en tijdstip. Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 13

20 Inschrijvers ontvangen bij inlevering van de Inschrijving een getekend bewijs van ontvangst. Dit ontvangstbewijs is geen garantiebewijs voor compleetheid van de van Inschrijver ontvangen stukken Voorschriften betreffende de wijze van indiening van de Inschrijvingen De Inschrijving dient minimaal tot 90 dagen na sluitingsdatum geldig te zijn. De gestanddoeningstermijn dient te worden opgenomen in de aanbiedingsbrief. De Inschrijving dient schriftelijk in enkelvoud te worden ingediend bij Hogeschool Rotterdam; per post, fax, of enig ander telecommunicatiemiddel ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd. Naast hard-copy documenten dient de Inschrijver de Inschrijving digitaal (USB stick) aan te bieden overeenkomstig de gevraagde nummering en indeling uit paragraaf 2.14, met daarop vermeld de naam van de Inschrijver en de naam van deze aanbesteding. Voor de digitale versie geldt dat de prijzen apart in een Excelbestand opgeslagen moeten worden. De originele Inschrijving dient geparafeerd en ondertekend te zijn door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de Inschrijver. Dit wordt na bekendmaking van het resultaat van beoordelen geverifieerd aan de hand van de door Inschrijver ondertekende Eigen Verklaring en het te zijner tijd door Inschrijver te verstrekken uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel. Uit dit uittreksel moet de tekenbevoegdheid van de ondertekenaar duidelijk blijken. Bij strijdigheid tussen schriftelijke en digitale versie zal de schriftelijke versie bindend zijn. De Inschrijver dient voor beantwoording van eisen en wensen gebruik te maken van de formulieren die daarvoor bestemd zijn (zie Bijlagen). Antwoorden die ingediend worden in afwijkende formats kunnen worden uitgesloten van beoordeling. Op iedere pagina van de toelichting op de wensen dient duidelijk vermeld te worden welke wens het betreft. De Inschrijving (inclusief de te overleggen ingevulde Bijlagen en bijbehorende documenten) dient in een gesloten deugdelijke en voldoende stevige verpakking te worden aangeboden. Inschrijvingen die niet voldoen aan bovengenoemde voorschriften kunnen worden beoordeeld als in ernstige mate niet voldoen aan de gevraagde specificaties en terzijde worden gelegd Opening van Inschrijvingen Na de sluitingstermijn worden de Inschrijvingen geopend. Van de opening van de Inschrijvingen wordt een proces-verbaal opgemaakt. Dit proces-verbaal wordt op TenderNed gepubliceerd. Er wordt naar gestreefd om op de datum, opgenomen in de planning de beoordeling af te ronden en de geselecteerde Inschrijver schriftelijk van het resultaat van beoordelen in kennis te stellen. De niet geselecteerde Inschrijvers ontvangen daarvan gelijktijdig bericht Herstel van fouten en omissies, verduidelijking van de Inschrijving Hogeschool Rotterdam verklaart Inschrijvingen die niet voldoen aan de eisen, voorwaarden en formulieren zoals vastgelegd in dit Aanbestedingsdocument ongeldig. Indien de in de Inschrijving opgenomen informatie dusdanig algemeen van aard is, kan Hogeschool Rotterdam besluiten de Inschrijving van beoordeling uit te sluiten. pagina 14

21 Hogeschool Rotterdam is gerechtigd een Inschrijving te accepteren indien slechts sprake is van een vormfout of kennelijke verschrijving welke geen afbreuk doet aan de inzichtelijkheid, begrijpelijkheid en inhoudelijkheid van de Inschrijving. De beoordeling van voorstaande geschiedt uitsluitend door Hogeschool Rotterdam. Hogeschool Rotterdam behoudt zich het recht voor, bij klaarblijkelijke omissies, na opening van de Inschrijvingen een verzoek te doen om de omissie te herstellen. Hogeschool Rotterdam is hiertoe echter niet verplicht. De Inschrijver dient binnen de door Hogeschool Rotterdam aangegeven termijn te reageren. Het aangeleverde maakt vervolgens onlosmakelijk onderdeel uit van de Inschrijving van de Inschrijver. Indien een dergelijke reactie niet, niet op tijd en/of niet volledig ontvangen is, leidt dit tot uitsluiting van verdere deelname Planning Hogeschool Rotterdam heeft onderstaande planning vastgesteld voor het doorlopen van de aanbesteding. Aan deze planning kan de Inschrijver geen rechten ontlenen. Onderdeel Datum Verzenden aankondiging Woensdag 6 augustus 2014 Aanmelden schouw Tot maandag 15 september 2014 Schouw Donderdag 18 september 2014 Sluitingsdatum indienen van vragen Maandag 22 september 2014 Publiceren Nota van inlichtingen Maandag 29 september 2014 Indienen Inschrijving Uiterlijk maandag 6 oktober :00uur Bekendmaking resultaat beoordelen Donderdag 30 oktober 2014 Verificatie eigen verklaring Donderdag 6 november 2014 Einde Stand-still periode Woensdag 19 november 2014 Definitieve gunning Donderdag 20 november 2014 Start dienstverlening Maandag 5 januari 2015 Met het verzenden van de aankondiging, via ter publicatie in het supplement op het publicatieblad van de Europese Unie, is de aanbestedingsprocedure formeel van start gegaan Prijsonderhandelingen Er worden geen (tussentijdse) (prijs)onderhandelingen gevoerd. De prijzen en percentages zoals vermeld in de Inschrijving zijn definitief. Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 15

22 3. De procedure Hogeschool Rotterdam streeft ernaar een Raamovereenkomst met de Opdrachtnemer aan te gaan voor de gevraagde dienstverlening. Hieronder vindt u informatie over de procedure Beoordeling van de Inschrijving De ontvangen Inschrijvingen worden beoordeeld door het beoordelingsteam. De beoordeling bestaat uit een aantal fases. 1. Vaststellen van de volledigheid en juistheid van de Inschrijving; 2. beoordelen dat is voldaan aan de Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen uit hoofdstuk 4; 3. vaststellen dat voldaan is aan de knock-outeisen zoals geformuleerd in hoofdstuk 5; 4. inhoudelijke beoordeling van de gunningcriteria zoals geformuleerd in hoofdstuk 5; 5. vaststellen van de uitkomst van de beoordelingsprocedure; 6. informeren van alle Inschrijvers over de uitkomst van de beoordeling; en 7. het houden van een verificatievergadering Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Nadat de Inschrijvingen zijn getoetst op volledigheid en juistheid, wordt beoordeeld of één van de uitsluitingsgronden op de Inschrijver van toepassing is en of de Inschijver aan de geschiktheidseisen voldoet. Indien er een uitsluitingsgrond op de Inschrijver van toepassing is en/of de Inschrijver niet aan één of meerdere eisen voldoet, leidt dit tot uitsluiting van verdere deelname aan de procedure en wordt de Inschrijving niet verder beoordeeld Knock-out criteria programma van eisen Indien geen van de Uitsluitingsgronden op de Inschrijver van toepassing zijn en Inschrijver voldoet aan de Geschiktheidseisen, wordt de Inschrijving verder inhoudelijk beoordeeld. In het programma van eisen zijn knock-outeisen opgenomen ten aanzien van de dienstverlening. Deze knock-outeisen zijn opgenomen in de conformiteitenlijst in Bijlage 5. Indien de Inschrijver niet aan één of meerdere van deze eisen kan voldoen, wordt de Inschrijving uitgesloten van verdere beoordeling. Indien de Inschrijver van mening is dat een eis onuitvoerbaar is, dient de Inschrijver dit middels een vraag zoals omschreven in paragraaf 2.17 voor te leggen aan Hogeschool Rotterdam. Hogeschool Rotterdam zal vervolgens een beslissing nemen en deze beslissing opnemen in de Nota van inlichtingen Beoordeling gunningcriteria Hogeschool Rotterdam vergelijkt de ontvangen Inschrijvingen op basis van de volgende onderdelen: 1. Kwaliteit (70%); en 2. Prijs (30%). In deze paragraaf wordt nader ingegaan op de beoordeling van de gunningcriteria kwaliteit en prijs en de berekening van de totaalscore. pagina 16

23 Kwaliteit Kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van eisen en wensen zoals geformuleerd in hoofdstuk 5. Allereerst heeft Hogeschool Rotterdam diverse eisen opgesteld, aan deze eisen dient te worden voldaan. Indien de Inschrijver niet voldoet aan één van deze eisen wordt de Inschrijving uitgesloten van verdere beoordeling. Daarnaast zal het beoordelingsteam de resterende Inschrijvingen inhoudelijk beoordelen op basis van de feitelijke inhoud met betrekking tot de wensen. Per subgunningcriterium is een aantal wensen geformuleerd, waarvoor een weging is bepaald. Deze worden in onderstaande tabel weergegeven. GUNNINGCRITERIUM SUBGUNNINGCRITERIUM WEGING SUB- WEGING Kwaliteit Wens 1 Casus inrichtingsproject Plan van aanpak Offerte 75 Wens 2 Plan van aanpak casus evenement 125 Wens 3 Implementatieplan 300 Wens 4 Servicedienst 275 Wens 5 Visie monitoring audiovisueel park 50 Totaal 1000 Op basis van gunningscriteria wordt iedere Inschrijver objectief beoordeeld. Per antwoord op de wens kan een Inschrijver punten scoren. De score per wens is het gemiddelde van de beoordelingen na onderlinge consolidatie bij sterk afwijkende beoordelingen. Alle wensen worden beoordeeld op een vijfpuntsschaal: 0 Slecht, de aangeboden dienstverlening en/of goederen komen in zijn geheel niet overeen met de gevraagde dienstverlening, dan wel is niet beantwoord. 1/4 Matig, de aangeboden dienstverlening en/of goederen komen nauwelijks overeen met de gevraagde dienstverlening. 2/4 Voldoende, de aangeboden dienstverlening en/of goederen komen redelijk overeen met de gevraagde dienstverlening. 3/4 Goed, de aangeboden dienstverlening en/of goederen komen vrijwel overeen met de gevraagde dienstverlening. 1 uitstekend, de aangeboden dienstverlening en/of goederen komen volledig overeen met de gevraagde dienstverlening Rekenvoorbeeld Bij een weging van 250 en een score van 2/4 wordt de score als volgt berekend: 2/4 * 250punten = 125 punten Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 17

24 Alvorens het criterium Prijs beoordeeld zal worden, wordt vastgesteld of Inschrijver voldaan heeft aan een minimale totaalscore van 60% (600 punten) van het hoofdcriterium Kwaliteit. Indien Inschrijver een score heeft lager dan 60% zal de Inschrijving niet verder in behandeling genomen worden en wordt de Inschrijving terzijde gelegd. In Bijlage 6 is een overzicht van de wensen opgenomen met de vormvereisten Prijs Hogeschool Rotterdam beoordeelt het onderdeel prijs aan de hand van het ingevulde prijzenblad Inschrijver dient daartoe Bijlage 10 Prijzenblad in te vullen. De invulling door de Inschrijver van het prijzenblad dient er toe: Het subgunningscriterium prijs op eenduidige en vergelijkbare wijze te beoordelen bij alle Inschrijvers; na gunning zoveel mogelijk representatieve financiële uitgangspunten vast te leggen Totaalscore Op basis van de gunningcriteria wordt iedere Inschrijving objectief beoordeeld. Hogeschool Rotterdam gunt de Opdracht aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. De totale kwaliteitscore (Q) en de totaalprijs (P) wordt tenslotte volgens onderstaande formule de totaalscore (F) bepaald: f = p a / q (1-a) De totaalscore (F) representeert de voor kwaliteitsverschillen gecorrigeerde offerteprijs, uitgaande van een zogeheten geometrische weging (lager=beter). Op basis van de F-score wordt de winnende Inschrijver bepaald. A B C D E F 1 Leverancier A Leverancier B 2 Q 60% (600 p.) 82% (820 p.) 3 4 P , ,00 Q (0,70) Kwaliteit 5 P (0,30) Prijs 6 F 45, , F Totaalscore lager=beter Tabel: voorbeeld berekening totaalscore, waarbij willekeurige percentages en prijzen zijn gebruikt Waarbij C6 = (C4^0,30)/(C2^(1-0,30)) en E6 = (E4^0,30)/(E2^(1-0,30)) In het geval meerdere Inschrijvingen eenzelfde eindscore (F) behalen, zal de totaalscore op het gunningcriterium Implementatieplan (wens 3) de doorslag geven Gunning Bij de beoordeling houdt Hogeschool Rotterdam vast aan de algemene uitgangspunten van de Aw, hetgeen betekent dat de beoordelingsprocedure zonder meer transparant, objectief, niet-discriminatoir en proportioneel is ingericht. Na het doorlopen van de Geschiktheidseisen en gunningprocedure stelt het projectteam of beoordelingsteam een gunningadvies op voor de opdrachtgever binnen Hogeschool Rotterdam. Deze neemt vervolgens de gunningbeslissing. pagina 18

25 Gelijktijdig met het bekendmaken van het resultaat van beoordeling aan degene met wie Hogeschool Rotterdam voornemens is de Raamovereenkomst af te sluiten, zullen de afgewezen Inschrijvers van het resultaat in kennis worden gesteld. Hogeschool Rotterdam stuurt de afgewezen Inschrijvers een brief met het beoordelingsresultaat en een motivering voor de afwijzing De Opdrachtgever gunt de Opdracht niet eerder dan nadat een opschortingstermijn van twintig kalenderdagen na dagtekening van de hierboven genoemde mededeling is verstreken. Betrokken Inschrijvers die zich niet kunnen verenigen met het beoordelingsresultaat kunnen binnen een periode van twintig (20) dagen na dagtekening van de hierboven gedoelde mededeling hun bezwaren kenbaar maken. Indien een betrokken Inschrijver rechtsmaatregelen wil treffen tegen het beoordelingsresultaat, dient de Inschrijver binnen twintig kalenderdagen na dagtekening van de mededeling een kort geding aanhangig te hebben gemaakt tegen het beoordelingsresultaat van Hogeschool Rotterdam bij de rechtbank in Den Haag door betekening van een dagvaarding. Indien binnen twintig (20) kalenderdagen na dagtekening van een dagvaarding een kort geding aanhangig is gemaakt zal Hogeschool Rotterdam niet overgaan tot gunning voordat in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning gebiedt. Het is uiteraard mogelijk om in deze periode eerst contact op te nemen met de contactpersoon voor een toelichting op de beoordeling van uw Inschrijving. De termijn van twintig (20) kalenderdagen geldt al een fatale termijn. Indien niet binnen twintig kalenderdagen na dagtekening van het resultaat van beoordelen een kort geding aanhangig is gemaakt, hebben de gepasseerde Inschrijvers hun rechten terzake verwerkt. Hogeschool Rotterdam is in dat geval vrij om gevolg te geven aan het geuite voornemen tot gunnen. De gepasseerde Inschrijvers hebben in genoemd geval evenzeer hun rechten verwerkt in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen. Door het indienen van een Inschrijving gaat Inschrijver hiermee akkoord. De mededeling van het voornemen tot gunning en de mededing van de gunningsbeslissing houden geen aanvaarding in als bedoeld in artikel 217, eerste lid, van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek van een aanbod van een ondernemen. Opdrachtverstrekking vindt plaats na volledige ondertekening van de overeenkomst. Tot dat moment is er geen sprake van enige gebondenheid van Hogeschool Rotterdam, noch enige verplichting tot het vergoeden van schade of kosten van welke aard dan ook. Hogeschool Rotterdam is niet verplicht documenten die betrekking hebben op deze aanbesteding, zoals resultaten van onderlinge beoordelingen en vergelijkingen en adviezen betreffende kwalificatie en gunning, aan de Inschrijvers bekend te maken. Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 19

26 4. Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen De Inschrijvers worden op basis van de ingediende Inschrijving beoordeeld. Dit hoofdstuk geeft de Uitsluitingsgronden en de Geschiktheidseisen die betrekking hebben op de Inschrijver. Hogeschool Rotterdam wijst de Inschrijver erop dat alle in dit Aanbestedingsdocument gevraagde gegevens juist, volledig, op correcte wijze en op tijd dienen te worden aangeleverd. Indien sprake is van het overleggen van onjuiste, onvolledige dan wel niet correcte aanbieding van de gevraagde gegevens, kan dit leiden tot uitsluiting Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen De ingediende Inschrijving van de Inschrijver wordt eerst gecontroleerd op Uitsluitingsgronden (bijv. faillissement, valse verklaringen). Een Inschrijving waarop een Uitsluitingsgrond van toepassing is, wordt terzijde gelegd en komt niet in aanmerking voor verdere (inhoudelijke) beoordeling. Daarna wordt de geschiktheid van de Inschrijver voor de uitvoering van de Opdracht vastgesteld. Voor het bepalen van de geschiktheid zijn diverse criteria vastgesteld. Alle Geschiktheidseisen betreffen minimumeisen. Dit houdt in dat voor iedere eis afzonderlijk een op onderhavige opdracht afgestemd minimum is vastgesteld waaraan de Inschrijver moet voldoen. Een Inschrijving die niet voldoet aan één of meerdere van deze eisen wordt terzijde gelegd en komt niet in aanmerking voor verdere (inhoudelijke) beoordeling Eigen Verklaring Inschrijver verklaart door het invullen en ondertekenen van de Uniforme Eigen Verklaring dat men voldoet aan de Geschiktheidseisen, dat de omstandigheden zoals benoemd in deze verklaring niet op de onderneming van de Inschrijver van toepassing is en dat de Inschrijver in de verificatiefase de eventueel verlangde bewijsstukken/verklaringen zoals bedoeld in artikel 2.86 en 2.87 Aw op het eerste verzoek van Hogeschool Rotterdam kan verstrekken. Om de regeldruk en daarmee de lasten voor ondernemers te verminderen werkt Hogeschool Rotterdam met de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten. Het gebruik van deze Eigen Verklaring houdt in dat de selectiefase of inschrijffase van een aanbesteding voor de Uitsluitingsgronden en de Geschiktheidseisen slechts de Eigen Verklaring afgegeven wordt, zonder dat er nadere informatie wordt verstrekt. Doel van de Eigen Verklaring is dat alleen van de winnende Inschrijver(s) de inlichtingen en gegevens uit de Eigen Verklaring worden geverifieerd. Eis A Inschrijver vult de Eigen verklaring (Bijlage 2) in, ondertekent deze en voegt deze toe aan de Inschrijving. Hiermee verstrekt de Inschrijver inlichtingen met betrekking tot de identificatie (punt 1) en verklaart de Inschrijver dat op hem geen Uitsluitingsgronden van toepassing zijn (punten 2 en 3). Indien een ondertekende Eigen verklaring (Bijlage 2) geen deel uitmaakt van de Inschrijving wordt de Inschrijving uitgesloten van verdere beoordeling. pagina 20

27 4.3. Geschiktheidseisen In punt 5.1 van de Eigen Verklaring verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet aan de gestelde eisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht. Eis B Inschrijver beschikt over een adequate verzekering voor aansprakelijkheid. De Inschrijver dient per gebeurtenis voor minimaal 1 miljoen Euro verzekerd te zijn. De opzichtclausule is uitgesloten. De Inschrijver dient verzekerd te blijven gedurende de duur van de overeenkomst. In punt 5.2 van de Eigen verklaring (Bijlage 2) verklaart de Inschrijver dat zijn onderneming voldoet aan de gestelde eisen met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid. Eis C De Inschrijver dient per kerncompetentie één relevante referentie te overleggen van een opdracht die in de periode vanaf 3 jaar geleden tot en met datum inschrijving, naar tevredenheid van de betreffende opdrachtgever is uitgevoerd. De eisen waar deze referentieopdrachten aan moeten voldoen zijn hieronder verder uitgewerkt. Bovendien vult Inschrijver per referentie, Bijlage 4 in en voegt deze toe bij de Inschrijving. Hogeschool Rotterdam behoudt zich het recht voor contact op te nemen met de desbetreffende opdrachtgever en te verifiëren of de referentieopdracht daadwerkelijk, conform omschrijving en naar tevredenheid is uitgevoerd. Kerncompetentie 1 Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het leveren, installeren en bedienen van Audiovisueel apparatuur op basis van een opdracht met een totale waarde van minimaal ,- op jaarbasis. Eis D Kerncompetentie 2 Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het uitvoeren van preventief en correctief onderhoud op basis van een opdracht met een totale waarde van minimaal ,- op jaarbasis. De Inschrijver beschikt over een milieuzorgsysteem waarmee de risico s van de onderneming worden beheerst en indien mogelijk worden verminderd. Eis E Inschrijver kan dat aantonen door het overleggen van een geldig ISO 14001:2004 certificaat (of gelijkwaardig), maar ook door beschrijving van het milieuzorgsysteem waaruit het gevraagde blijkt. Inschrijver verklaart hieraan te voldoen door de Eigen verklaring te ondertekenen. De Inschrijver beschikt over een kwaliteitssysteem waarmee de interne processen op systematische wijze worden beheerst en geborgd. Inschrijver kan dit onder andere aantonen door een geldig ISO 9001:2008 certificaat (of gelijkwaardig), maar ook door beschrijving van het kwaliteitssysteem waaruit het gevraagde blijkt. Inschrijver verklaart hieraan te voldoen door de Eigen verklaring te ondertekenen. Aanbestedingsdocument openbare Europese aanbesteding pagina 21