Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade dinsdag 9 april 2013 Aanwezig volgens presentielijst: 30 personen 1. Opening De voorzitter, Yvonne Castelein, opent de 32 e Algemene Ledenvergadering om uur en heet alle aanwezigen welkom. Het is goed om te zien dat er een grote opkomst is. Iedereen aan de tafel wordt voorgesteld, Mario le Large (2 de secretaris), Peter de Vries (secretaris) en Herman Staas, onze penningmeester, wordt in het bijzonder welkom geheten. Afzeggingen ontvangen van: Wandy Rijsdijk, Ralph Metten, Elvira de Vos van Vliet, Erik Bontenbal, René van Aalderen, Dennis Stosiek, Patrick en Aidan Voskamp, Natasja de Fuijk en David Groenenboom. 2. Wijzigingen en/of aanvullingen op de agenda Punt 8 Voorstel wijziging Huishoudelijk Reglement wordt na de pauze gehouden. Punt 5 en 7 worden naar voren gehaald als punt 3 en 4. We hebben 4 verzoeken binnengekregen van Aad-Tobias Huijbens & Arjan Zadelhoff betreffende opleiding/certificering Ribcraft, jongerenbeleid, huidige HHR en andere regelgeving en voorstel wijziging HHR. Hier komen verderop in de vergadering op terug. 3. Jaarrekening 2012 en gewijzigde begroting 2013 In het jaarverslag zitten nog een aantal kleine foutjes: o Pagina 18; 3 de alinea; hier staat dat EHBO geen onderdeel meer is van de ZRB, dit moet zijn van financiële deel ZRB Algemeen. o Pagina 18; 4 de alinea; er wordt verwezen naar pagina 21, dit moet pagina 22 zijn. o Pagina 19; 1 ste alinea; na het woord contributie staat een punt, deze moet weg. o Pagina 24; bij contributies; hier staat het bedrag van , dit moet zijn En het is een stijging van (6,9 %). Er is een andere manier van administratie aangehouden als voorgaande jaren. Het betreft voornamelijk de posten voorraden en voorzieningen. De voorraden stonden al vanaf 2002 op de balans. In de afgelopen jaar is er geen verandering hierop geweest. Een accountant zou een actueel overzicht willen zien van deze voorraden. Als ZRB kennen wij eigenlijk geen voorraden dit is meer voor winkels en fabrieken. Bij de ZRB zullen dat voornamelijk activa zijn. De post is daarom geëlimineerd. Als vaste activa zullen we investeringen opnemen welke hoger zijn dan en enkele jaren van waarde blijven. Als voorbeeld is dit de nieuwe boot van waar we jaarlijks op afschrijven en deze afschrijfpost ten laste komt van CVR. Al het overige is afgeschreven tot 1. Voorzieningen bij een ZRB zouden bijvoorbeeld kunnen zijn achterstallige contributie. Of als voorbeeld de gevallen dame over de staalkabel, dan zou men de schade claim als voorziening kunnen opnemen voor het volgend jaar. Grote bedrijven gebruiken voorzieningen om een hoge winst te drukken en zo minder belasting te hoeven te betalen. Voorzieningen dienen altijd terug te komen in het resultaat. In voorgaande jaren is dit niet gebeurd, maar op een andere manier gedaan.

2 Nu is de balans door onderliggende stukken te overleggen; bank saldi, boot, contributie (achterstallig) en wat kleine schulden (facturen). De penningmeester geeft een voorbeeld van het starten van een zwemvereniging om aan te geven hoe helder financieel beleid gevoerd moet worden. Joop de Groot (als oud penningmeester): er is in voorgaande jaren altijd wel een verslaglegging geweest van de voorzieningen. We moeten als brigade gaan sparen voor grote investeringen. Als wij bijvoorbeeld een nissenhut of clubhuis nodig hebben, zal dit uit het verenigingsvermogen betaald moeten worden. Elk jaar zou je een beetje winst moeten maken om dit te kunnen bekostigen. Er wordt een toelichting geven over de begroting voor In het overzicht zijn de verschillen te zien wat commissies hebben opgegeven en wat de uiteindelijke begroting is geworden. De verschillen hebben o.a. te maken met verschil in inschatting stijging kosten en een interne miscommunicatie over subsidie. De penningmeester vraagt wat de commissies willen zien aan cijfermateriaal. Dit zou bijvoorbeeld kwartaal- of maandcijfers kunnen zijn. Dit is zeer welkom. Koos le Large; geeft aan dat hij de vraag typisch is, want in een AB vergadering dient het financiële overzicht per commissie besproken te worden. De voorzitter geeft aan dat daar meer naar ZRB breed naar de financiën wordt gekeken. Koos le Large; vraagt wat staat er als reservering voor het clubhuis? Hier is geen aparte reservering meer voor opgenomen. Koos le Large; geeft aan dat de ZRB nu een grote pot geld heeft en niet duidelijk is wat daarmee moet gebeuren of waarvoor deze is bedoeld. Wanneer een bepaalde commissie een grote investering nodig heeft, krijg je een discussie over het gebruik van de pot geld. De penningmeester geeft aan dat voorgaande jaren de post voorzieningen eigenlijk niet boekhoudkundig juist is gebruikt. Wanneer je gebruik maakt van voorzieningen, wordt je eigenvermogen 0,00 en komt dit als verlies bij de commissies. Er kan eventueel wel aangegeven worden waarvoor het vermogen van de brigade bestemd is. Maar dan als opsomming en niet als voorziening of reservering. Joop de Groot (als oud penningmeester); meldt dat het voorgaande jaren niet verkeerd is geboekt, maar op een andere manier is geboekt. Dit wordt bevestigd en dat het altijd netjes inzichtelijk is geweest. Aad-Tobias Huijbens; vraagt of het clubhuis niet op de vaste activa moet staan. Deze staat er ook op, maar is volledig afgeschreven. Aad-Tobias Huijbens; vraagt waarom de inkomsten hoger begroot zijn voor de EHBO lessen dan de kosten zijn. Dit is omdat we ook extern soms een cursus geven die meer betalen. Aad-Tobias Huijbens; vraagt waarom de kosten van de herhaling EHBO hoger zijn, wat wellicht leden tegen houdt om het te volgen. Voorheen werd alleen de kosten van de verlenging doorberekend. Nu hebben we ervoor gekozen om ook de materiaalkosten door te belasten. Aad-Tobias Huijbens; vindt dat de kosten gedragen moeten worden door de ZRB. Wanneer wij dit doen, zullen wij de kosten via andere inkomsten moeten halen. Dit zou bijvoorbeeld de contributie kunnen zijn. Maar aangezien deze (voornamelijk Zwem-ABC) niks met EHBO te maken heeft, hebben we besloten om dit aan de EHBO kandidaten zelf te vragen. Daarnaast vinden wij 20 per twee jaar een zeer schappelijke prijs. Bij overige verenigingen betaal je vele malen meer. Nog een kleine aanvulling op de begroting 2013 is dat de contributie voor de eerste maanden van 2013 er goed uit ziet. De contributie wordt altijd gebruikt als sluitpost voor de begroting. Maar toch willen wij een voorstel doen voor een contributieverhoging. Deze is al verwerkt in de begroting. Koos le Large; voordat we de begroting 2013 goedkeuren, moeten we ook de contributieverhoging goed gekeurd hebben. Dit klopt, na dit akkoord zal ook de begroting voor akkoord gevraagd worden. Na akkoord van de contributieverhoging, gaat de Algemene Ledenvergadering ook akkoord met de begroting Joop de Groot leest, namens de Financiële Commissie, het verslag voor over de controle van de boeken en rekeningen van de Zoetermeerse Reddings Brigade ten huize van de voorzitter. Alles Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade - dinsdag 9 april 201 2

3 is naar behoren verantwoord en het Bestuur vraagt de Algemene Ledenvergadering om de penningmeester te dechargeren voor het gevoerde financiële beleid. Dit wordt akkoord bevonden. Joop de Groot; geeft aan dat de verslaglegging door de penningmeester er zeer goed en duidelijk is gedaan. Er wordt een korte uitleg gegeven over de ledenaantallen binnen de brigade. Het ledenaantal stijgt iets, dit zal mede komen doordat de gemeente stopt met schoolzwemmen en de cultuurcheque van de gemeente. In 2012 hebben we wel een terugval van zwemmend redden leden. De reden is vaak dat het slecht te combineren is met school of andere sporten. Gelukkig is er nu al in 2013 een flinke groei. Door de kennismakingscursus zijn er een aantal kinderen lid geworden en ook kinderen die lid blijven na het behalen van C diploma. Brenda Bontenbal; in 2012 staan er 8 instructeurs en in 2011 zijn dat er 2, ik heb die groei niet gezien. Dit moeten er 4 zijn, stijging van 2 komt door leden die geen commissielid meer zijn of die weer zijn komen lesgeven. Brenda Bontenbal; de snorkelaars kunnen er vanaf. Klopt, gaan we doen. Patrick Olsthoorn; kan er een totaalaantal bij komen? Ja, gaan we doen. Natalie Baas; het aantal ereleden in 2011 hadden er ook 8 moeten zijn. Klopt. We hebben veel opzeggingen gehad, maar dit zijn voornamelijk wat oudere leden die opgezegd hebben. De wachtlijst is stabiel. Via een kaartje van de regio wordt een overzicht gegeven waar onze leden wonen. 4. Voorstel contributieverhoging Door de steeds hogere wordende kosten, is het noodzakelijk om een minimale contributieverhoging voor te stellen. Momenteel is de ZRB nog steeds één van de goedkopere verenigingen in Zoetermeer. We willen voorstellen om onderstaande verhogingen per 1 juli 2013 in te laten gaan. heden Voorstel maand jaar Maand Jaar 30 minuten leszwemmen elementair 13,00 156,00 13,25 159,00 30 minuten (les)zwemmen overig 13,00 156,00 13,50 162,00 45 minuten (les)zwemmen overig 17,50 210,00 18,00 216,00 Bestuursleden 0,00 25,00 Commissieleden 13,00 25,00 Instructeurs, niet les zwemmende (hulp)instructeurs 15,50 25,00 Leszwemmende hulpinstructeurs 8,75 105,00 9,00 108,00 Bewakingsleden en ondersteunende leden 15,50 16,00 10 strippenkaart voor 30 minuten vrijzwemmen 36,25 37,00 Inschrijfgeld 7,50 10,00 Aan bestuur en commissies is de vraag gesteld om contributie betalen. Koos le Large; als iemand een dubbele functie heeft, betaalt die dan dubbel? Nee, alleen de hoogte functie telt dan. Laurens de Groot; waarom is er gekozen om voor Zwem-ABC een lagere verhoging door te voeren? Bij zwemmend redden is meer materiaal nodig en dat wordt uit de contributie betaald. Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade - dinsdag 9 april 201 3

4 Natalie Baas; vindt een contributieverhoging goed. Maar ze is van menig dat de huidige verhoging niet in verhouding is. Een commissielid betaalt nu evenveel als een kaderlid, of zelfs meer dan bewakingslid, terwijl een commissielid (veel) meer doet. Gevoelsmatig zou hier een verschil moeten zitten. De overige aanwezigen kunnen het hierin vinden. Voor bewakingsleden is bewust gekozen om een lage contributie te houden, momenteel zijn er weinig bewakingsleden en wordt er ook bij andere brigades nagevraagd of zij bewakingsleden kunnen leveren. De contributie willen we dan niet als drempel hebben. Er wordt voorgesteld om de contributieverhoging zo te laten voor dit jaar en dan te kijken bij een volgende verhoging om dan een verschil in aan te brengen. De Algemene leden vergadering gaat akkoord met de contributieverhoging, zoals hierboven aangegeven, per 1 juli Alle kosten, zoals bv zwembadhuur, gaan altijd per 1 januari omhoog. Aangezien wij pas halverwege het jaar de contributie verhogen, lopen we altijd een half jaar achter. We willen voorstellen dat wij als Bestuur het mandaat krijgen om, wanneer wij het echt noodzakelijk vinden, per 1 januari een contributieverhoging van maximaal 1 door te mogen voeren. Paul Exterkate; vraagt of dit alleen voor de maand januari geldt? Nee, vanaf 1 januari, dus elke maand erna ook. Koos le Large; geldt dit mandaat alleen voor het komend jaar (2014)? Ja, dit geldt voor één jaar. Maarten Voskamp; vraagt waarom we niet gewoon een hele euro stijgen, ipv centen, aangezien we nog steeds erg goedkoop zijn ten opzichte van andere verenigingen. We willen, indien nodig, flexibel kunnen zijn met de verhoging, tot maximaal Pauze De pauze wordt eerder ingelast. 6. Van het Bestuur Er wordt een terugblik gegeven van 2012 doormiddel van foto s en video s. Natuurlijk is er in 2012 een nieuwjaarduik geweest, hier kort een kort video van getoond. Er worden diverse highlights genoemd zoals: o heropening van het clubhuis met aanwezigheid van de Burgemeester, directeur Reddingsbrigade Nederland en andere verenigingen; o doop van onze nieuwe reddingsboot door een afgevaardigde van het ANWB fonds; o vele bewakingsevenementen gehad; o helaas weinig bewakingsdagen, maar op de dagen dat we er waren is er veel EHBO gedaan. Maurice van der Meer; vraagt hoe het kan dat er minder bewaakt is, maar wel meer geld binnengekomen is. Dit komt door de vele elementen waar we geholpen hebben. Dit levert geld op en deze dagen worden niet opgenomen in de bewakingscijfers. We hebben ook weer meegedaan aan een grote regionale oefening Lek, welke vanuit Reddingsbrigade Nederland georganiseerd is. Er wordt een video getoond van de oefening Wetland om een beeld te geven hoe zo n dag verloopt. Bij veel evenementen hebben wij geholpen, dit heeft ook aardig wat geld opgebracht. Een overzicht van de vele evenementen wordt getoond. Daarnaast zijn er veel interne evenementen en activiteiten geweest. Eveneens wordt een overzicht getoond. Bij bijvoorbeeld de EHBO lessen waren ook leden van reddingsbrigade Leidschendam aanwezig. Zij betalen extra voor deze cursus, wat voor ons weer geld oplevert. Vorig jaar hebben we veel in de kranten gestaan, dit is belangrijk voor onze naamsbekendheid. Enkele voorbeelden wordt getoond. We hebben de nieuwe reddingsboot inmiddels een jaar in ons bezit. Er wordt een korte video met beelden van de boot getoond. De voorzitter bedankt de secretaris voor het maken van de drie getoonde video s. In het jaar dat we de boot hebben is er veel gebeurd, natuurlijk is hij gedoopt. Maar ook goed ingevaren, instructeurs en examinatoren hebben zelf ervaringen opgedaan en bevoegd schipper Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade - dinsdag 9 april 201 4

5 verklaard, theorieboeken en examen zijn herschreven en het praktijkexamen is herschreven. Momenteel wordt het praktijkexamen getest en dan wordt nog exacte examenstof vastgesteld. Er zijn twee afgeronde werkgroepen. o Doop Boot (Yvonne, Maarten, Robert, Peter) o Nieuwe diplomalijn (Patrick V, Maarten, Brenda, Peter) Na de terugblik volgt er een korte vooruitblik wat ons te wachten staat in We krijgen een ledenwervingspresentatie vanuit een andere reddingsbrigade. We gaan kijken wat wij daar van kunnen overnemen. Momenteel hebben zij zelfs een wachtlijst voor zwemmend redden. De herhalingslessen EHBO starten weer Er wordt een RVR (Regionale Voorziening Reddingsbrigade) getekend in Haaglanden. Op 25 mei is er een grote oefening in en om de Noord-Aa voor de bewakingsleden. Er staan diverse examens gepland voor elementair, zwemmend redden en ribcraft. Wij doel weer belangeloos mee aan Kinderbeestfeest in Amsterdam. Het zwembad de Driesprong wordt gerenoveerd. Dit betekent dat wij 4 lessen voor de zomervakantie geen gebruik kunnen maken van het bad. We kunnen die weken op de maandagavond terecht in het zwembad de Keerpunt vanaf uur. Er is minimaal geschoven met de groepen. Als het goed is, is er geen uitloop van de verbouwing. Marcel van der Ploeg en Koos le Large; Wat als leden niet kunnen op de maandagavond, krijgen die compensatie? Als leden aangeven dat zij niet kunnen, moeten wij inderdaad aan compensatie denken. Laurens de Groot; Is er een plan B als de verbouwing uitloopt na de vakantie? Nee, deze is er niet. Dan gaan we tijdig met de gemeente in overleg. Die hebben het zwembad zelf ook nodig. Wij hebben drie brieven gekregen van Aad-Tobias Huijbens en Arjan van Zadelhoff met als samenvattende titel Jongerenbeleid. Deze hebben we reeds als Dagelijks Bestuur met ze besproken. De punten snijden zeker hout, maar dienen niet voor de avond van de ALV. Hier moeten wij als brigade en Bestuur eerst over nadenken en dan een voorstel presenteren. Een aantal punten in de brieven zijn door misverstand, van de inzenders, over de bezetting van commissies en het niet altijd op de hoogte zijn van wat er allemaal (al) speelt, opgepakt is, georganiseerd wordt, gedaan wordt binnen de brigade. Punten over jongerenbeleid zijn zeker interessant om verder op te pakken. Als Bestuur zullen wij de brieven officieel nog schriftelijk beantwoorden. En vervolgens wordt het opgepakt in een werkgroep (wellicht in combinatie met ledenwerving). Maarten Voskamp; vraagt of het niet beter is om het aantal commissieleden op sterkte te krijgen? Ja, dat is zeker van belang, maar dat kan ook met jongeren. Brenda Bontenbal: geeft aan dat jongeren nooit zijn tegen gehouden om deel te nemen in een commissie, ze kunnen zelf ook actie nemen. Klopt, maar wellicht moeten we er meer sturing aan geven. We denken volgende werkgroepen op te richten o Jongerenbeleid (misschien samen met ledenwerving) o Ledenwerving en behoud o Verzekeringen 7. Notulen Algemene Ledenvergadering van 18 april 2012 De notulen worden akkoord bevonden. 8. Jaarverslag 2012 De voorzitter bedankt iedereen die heeft meegewerkt aan het jaarverslag. Commissies bedankt voor de input, secretaris bedankt voor gehele verslag, kopieerder bedankt en Talitha Sandifort bedankt voor het in elkaar zetten van het boekje. Het is weer een jaarverslag waar we trots op kunnen zijn. Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade - dinsdag 9 april 201 5

6 Er zijn geen vragen over het verslag. Het jaarverslag 2012 is akkoord. De Algemene Ledenvergadering dechargeert het Bestuur voor het gevoerde beleid van de brigade. 9. Voorstel wijziging Huishoudelijk Reglement Er wordt een toelichting gegeven dat het huidige Huishoudelijke Reglement stamt uit In 2008 zijn hier kleine wijzigingen op aangebracht, welke zijn goedgekeurd door de ALV. Er wordt een voorstel gedaan om deze te actualiseren met enkele aanpassingen. Vooraf zijn alle voor te stellen wijzigingen beschikbaar gesteld. In het uitgedeelde document zijn de woorden en ledenadministrateur in Hoofdstuk 6, artikel 10.5 niet groen gemaakt, maar dit had wel gemoeten. Kleine wijzigingen zijn onder andere spelfouten, juiste benaming en modernisering. Grote wijzigingen zijn: o Het Dagelijks Bestuur willen we weer, zoals in de statuten beschreven staat, laten bestaan uit een voorzitter, penningmeester en secretaris. o De ledenadministrateur wordt onderdeel van het Algemeen Bestuur. o De Beheerscommissie krijgt dezelfde samenstelling als de overige commissies. We willen naast de eerder gestuurde documenten een aanvullende wijziging voorstellen. Momenteel worden de (plaatsvervangende) algemeen strandcommandant voor 1 jaar gekozen. Dit willen we aanpassen naar 2 jaar. Dan wordt de tekst in het Huishoudelijk Reglement: Hoofdstuk 6, artikel 10.5; De voorzitters van de commissies, (plaatsvervangende) algemeen strandcommandant en ledenadministrateur worden door de algemene ledenvergadering, voor de duur van twee jaar, benoemd. Er zijn concept Huishoudelijke Reglementen beschikbaar tijdens de vergadering zoals het eruit komt te zien (in de nieuwe huisstijl) als de wijzigingen akkoord worden bevonden. Het voorstel is om het nieuwe Huishoudelijk Reglement in te laten gaan per 1 mei De Algemene Ledenvergadering gaat akkoord met de wijzigingen en invoering van het Huishoudelijk Reglement per 1 mei Benoeming en herbenoeming Er wordt voorgesteld om niet meer schriftelijk te stemmen, maar middels het opsteken van gekleurde kaart als je voor (groen), tegen (oranje) of blanco (geel) bent. Meerdere aanwezigen geven aan dat ze hier tegen zijn en dat ze schriftelijk willen stemmen. Vanuit Bestuur wordt aangegeven dat wij het jammer vinden, maar wel begrijpen. Als mensen tegen stemmen, horen wij helaas nooit wat de reden is waarom iemand tegen stemt. Dit geeft degene, waartegen gestemd is, niet de kans om zich eventueel aan te passen of te verbeteren. Laurens de Groot oppert om een ideeënbus neer te zetten. Goed idee, alleen wij geven ook altijd al aan om op de achterzijde van stembriefjes te gebruiken om je stem toe te lichten. Helaas wordt hier zelden tot nooit gebruik van gemaakt. Joop de Groot; geeft aan dat het misschien per vergadering gevraagd kan worden. Nee, wij zullen schriftelijk blijven stemmen, dit kan dan voorbereid worden. Koos le Large en Joop de Groot worden gevraagd om het stembureau te bemannen. Zij gaan hiermee akkoord. Joop geeft aan dat er in totaal 118 stemmen waren waarvan 4 stemmen middels machtigingen. Benoeming voor 2 jaar ledenadministrateur Mario le Large: 118 stemmen voor, 0 tegen en 0 blanco. Akkoord bevonden. Herbenoeming voor 2 jaar voorzitter CVR Paul Exterkate: 110 stemmen voor, 4 tegen en 4 blanco. Akkoord bevonden. Herbenoeming algemeen strandcommandant Rogier de Groot: 118 stemmen voor, 0 tegen en 0 blanco. Akkoord bevonden. Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade - dinsdag 9 april 201 6

7 Herbenoeming plaatsvervangend algemeen strandcommandant Maarten Voskamp: 114 stemmen voor, 4 tegen en 0 blanco. Akkoord bevonden. Herbenoeming voor 2 jaar voorzitter TC Natalie Baas: 114 stemmen voor, 4 tegen en 0 blanco. Akkoord bevonden. Er wordt gevraagd of er iemand wil aantreden als lid voor de Financiële Commissie Maurice van der Meer en Joop de Groot worden gekozen als lid en Paul Castelein wordt gekozen als reserve lid. 11. Wat er verder nog ter tafel komt Yvonne Castelein; laat eerst via oude foto s de jubilarissen zien. Maarten Voskamp; vraagt de voorzitter de voorzittershamer volgend jaar mee te nemen. 12. Sluiting De voorzitter bedankt iedereen voor de aanwezigheid en sluit de vergadering om uur. De BEP wordt bedankt voor verzorging van de avond. Namens het Bestuur, Peter de Vries Secretaris Notulen Algemene Ledenvergadering Zoetermeerse Reddings Brigade - dinsdag 9 april 201 7