* * Provincie Noord-Brabant. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond Postbus AZ HELMOND

Transcriptie

1 Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond Postbus AZ HELMOND Brabantlaan 1 Postbus MC s-hertogenbosch Telefoon (073) Fax (073) info@brabant.nl Bank ING ** Onderwerp Inspectierapportage Geacht college, In het kader van het door het college van Gedeputeerde Staten uit te oefenen toezicht op de archiefzorg, bezochten de heren Koch en Van der Horst, vergezeld van de heer Vink op 8 maart 2012 de gemeente Helmond 12 april 2012om zich op de hoogte te stellen van de wijze waarop uw college de zorg voor de archiefbescheiden van uw organisatie gestalte geeft. Zij hebben die dag onder andere gesproken met de heer Lodder. Diezelfde dag hebben zij hun voorlopige conclusies besproken met de gemeentesecretaris, de heer Marneffe. Algemene indruk Over het algemeen genomen lijkt het redelijk gesteld met de archiefzorg bij de gemeente Helmond, al zijn er wel enkele aspecten die extra aandacht verdienen. De zorg voor papieren archieven lijkt in orde. De afhandeling en overdracht van dossiers verloopt naar behoren. Op dit moment houdt de gemeente Helmond daarentegen onvoldoende rekening met de duurzame toegankelijkheid van haar digitale archieven, met name de archiefbescheiden in digitale applicaties die naast Verseon gebruikt worden. In het informatiebeleid en de uitwerking daarvan dient hier nadrukkelijk aandacht aan te worden besteed. Ook is het niet helemaal duidelijk wie de regie in handen heeft ten aanzien van de ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening. Verder is de interne regelgeving op een aantal punten niet meer actueel en dient aangepast te worden. Tot slot kan ik u melden dat de archiefruimten op enkele punten na voldoen aan de gestelde eisen. Uw kenmerk - Contactpersoon F.A. van der Horst Directie Middelen Telefoon (073) Bijlage(n) - FvdHorst@brabant.nl Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereikbaar met stadsbus, lijn 61 en 64, halte Provinciehuis, met de treintaxi en met de OV-fiets.

2 Personeel en organisatie Team DIV bestaat uit 19,1 fte (waarvan 15,21 fte besteed wordt aan uitvoerende taken en werkzaamheden). Dit lijkt op dit moment voldoende. De komende jaren zal uw gemeente zich richten op het compleet digitaal afhandelen van zaken en digitaal archiveren. Met het oog op deze en andere organisatorische veranderingen zal team DIV moeten nadenken over haar toekomstige rol binnen de organisatie en de wijze waarop zij haar (reguliere) taken en werkzaamheden zal gaan inrichten. In dit verband en wellicht ten overvloede, wil ik expliciet het belang benadrukken van voldoende expertise en vaardigheden van de medewerkers om de omslag van papier naar digitaal te kunnen realiseren en digitale archivering in goede banen te leiden. Bijzonder aandachtspunt hierbij is de vraag wat de huidige en toekomstige verhouding is tussen de eenheid Informatiebeleid en Advies en het Team DIV en wie op het gebied van de informatievoorziening de regie in handen heeft. Toegankelijkheid van analoge archieven De analoge dossiers die in beheer zijn bij DIV lijken in het algemeen goed toegankelijk. Wel zijn er achterstanden aanwezig, mede veroorzaakt door de samenwerking tussen de gemeenten Asten, Deurne, Geldrop-Mierlo, Helmond en Laarbeek op het gebied van Werk en Inkomen. Daarnaast wil ik u er op attenderen dat persoonskaarten voor blijvende bewaring in aanmerking komen. In de vigerende selectielijst zijn persoonskaarten voor de bevolkingsadministratie opgenomen onder 3.7.2: Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Persoonsregister, archiefregister, elektronisch hulpregister (voorzover dit de persoonskaarten vervangt) B. Dit betekent dat u deze persoonskaarten tot aan het moment van overbrenging uiterlijk in 2015 in goede, geordende en toegankelijke staat dient te bewaren. De persoonskaarten bevinden zich op dit moment in ruimte II voor vernietigbare archiefbescheiden en zouden dus overgebracht moeten worden naar de centrale archiefruimte. Toegankelijkheid van digitale archieven De gemeente Helmond gebruikt Verseon als Document Management Systeem (DMS). U dient rekening te houden met het feit dat naast Verseon ook andere applicaties binnen de gemeentelijke organisatie digitale archiefbescheiden bevatten. Denk aan berichten, het systeem waarin de financiële administratie wordt bijgehouden, de applicatie waarin de aanvragen voor omgevingsvergunningen worden afgehandeld, cliëntenvolgsystemen, de website, ruimtelijke plannen enzovoorts. Binnen uw organisatie is momenteel echter niet inzichtelijk welke archiefstukken in welke systemen ontvangen en gecreëerd worden en of deze duurzaam beheerd (kunnen) worden. Deze situatie levert risico s op voor de integriteit en authenticiteit en voor de raadpleegbaarheid en beschikbaarheid van digitale archiefbescheiden. Ik raad u verder aan een procedure rondom conversie en migratie op te stellen zodat digitale archiefbescheiden ook op termijn in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren en beheerd kunnen worden. 2/5

3 In het bijzonder wil ik hieronder aan enkele categorieën archiefbescheiden nader aandacht besteden. Ruimtelijke plannen Sinds 1 januari 2010 dienen gemeenten hun ruimtelijke plannen zowel in digitale als analoge vorm vast te stellen en te bewaren. In artikel 1.2.3, lid 2 van het Besluit Ruimtelijke Ordening is bepaald, dat indien na vaststelling het digitale en het analoge plan tot een verschillende uitleg aanleiding geven, de digitale planverbeelding doorslaggevend is. De gemeente Helmond heeft nog niet ingespeeld op deze wetswijziging. De digitale ruimtelijke plannen worden niet bewaard in een beheeromgeving die de goede, geordende en toegankelijke staat van de plannen kan borgen. Belastingen Tijdens het bezoek bleek dat de WOZ-aanslagen vermoedelijk niet op papier worden gearchiveerd, maar enkel nog digitaal beschikbaar zijn. Het is daarbij onwaarschijnlijk dat de bewaaromgeving zodanig is dat de duurzame toegankelijkheid en tijdige vernietiging afdoende geregeld zijn. Inmiddels spelen s evenals papieren documenten een rol bij het uitvoeren van taken en werkzaamheden en zijn dientengevolge van belang voor de verantwoording van het handelen van de gemeente. Deze s dienen dan ook als archiefbescheiden behandeld te worden. Het in 2003 vastgestelde Protocol Elektronische Post is wat dat aangaat gedateerd en dient bijgewerkt te worden. Hierbij wil ik opmerken dat een (elektronisch) bericht niet pas een archiefstuk wordt wanneer dat ter registratie en archivering aan DIV is aangeboden. Bij opmaak of ontvangst van documenten dient bepaald te worden of deze een archiefstuk zijn of niet en als zodanig behandeld te worden. Website De website van de gemeente Helmond wordt niet gearchiveerd. De website dient beschouwd te worden als archief, aangezien ze ingezet wordt in het kader van het uitoefenen van gemeentelijke taken. Burgers en bedrijven kunnen zich beroepen op de informatie die de gemeente op enig moment op haar website heeft gepubliceerd. Daarom raad ik u met klem aan om de nodige voorzieningen te treffen voor een adequate archivering van de website. Speciale aandacht wil ik tenslotte nog vragen voor Virtueel Helmond, dat op zijn minst cultuur-historische waarde heeft. Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Zowel de Archiefverordening Helmond 2007 als het Besluit Informatiebeheer Helmond 2007 dienen te worden aangepast. Dit als gevolg van wijziging van landelijke regelgeving en de verandering van het interne documentair informatiebeheer. Zo wordt in het besluit onder meer verwezen naar de oude ministeriële regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 3/5

4 Sinds 1 april 2010 is de Archiefregeling van kracht. Ten behoeve van de actualisering van voornoemde regelgeving verwijs ik u naar de modellen die het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) heeft ontwikkeld. Jaarverslagen De gemeente Helmond beschikt niet over de jaarverslagen van het college aan de raad als bedoeld in uw vastgestelde archiefverordening. Hierbij wordt niet gedoeld op de algemene jaarverslagen van de gemeente Helmond. In artikel 8 van archiefverordening staat: Burgermeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag over de verrichten ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Dit betekent dat binnen één zittingsperiode de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal verneemt wat er op het gebied van archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Informatiebeleid, beveiliging en calamiteiten Informatiebeleidsplan en informatiebeveiligingsbeleid De gemeente Helmond beschikt niet over een informatiebeleidsplan. Ik acht het raadzaam dat u een dergelijk plan voor de gehele informatiehuishouding opstelt en daarin uitgangspunten en procedures opneemt voor de inrichting en implementatie van een digitale beheeromgeving waarbinnen digitale archieven duurzaam en toegankelijk beheerd kunnen worden. Uw gemeente beschikt wel over een informatiebeveiligingsbeleid, maar dit beleid is vooral gericht op de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). Het is van belang dat het beleid ruimer geformuleerd wordt, inclusief aandacht voor de beveiliging van papieren en digitale archieven. Calamiteitenplan De gemeente Helmond beschikt niet over een calamiteitenplan. Het plan dient gericht te zijn op het voorkomen en reduceren van schade aan de informatiehuishouding, ten gevolge van calamiteiten. Ik verzoek u een calamiteitenplan op te stellen waarin zowel voor papieren als digitale archieven uitgangspunten worden geformuleerd. Archiefruimten en archiefopslag De archiefruimten lijken over het algemeen in ordentelijke staat te verkeren. Wel zijn er, mede als gevolg van de inwerkingtreding van de Archiefregeling, enkele kanttekeningen te plaatsen ten aanzien van de ruimten: Centrale archiefruimte - In de archiefstellingen bevinden zich veel losse dossiers en mappen. Ik verzoek u deze werkvoorraad te laten opschonen en deugdelijk op te bergen. - Tijdens het inspectiebezoek bleek dat de dichtstbijzijnde brandslang niet lang genoeg is om zo nodig in de archiefruimte zelf te kunnen blussen. 4/5

5 - Direct buiten de ruimte is een draagbaar koolzuursneeuwblusapparaat (Co2) te vinden. Dit blusapparaat dient verplaatst te worden naar de archiefruimte, zodat één apparaat gemonteerd wordt in de nabijheid van de toegangsdeur in de ruimte en het andere op een plaats het verst verwijderd van de uitgang. - De verrijdbare archiefstellingen kunnen te dicht tegen de binnenmuren worden gereden, waardoor de luchtcirculatie wordt belemmerd. Ik verzoek u maatregelen te treffen om de afstand tussen muur en stelling altijd ten minste 10 cm te laten zijn. Ruimte Burgerlijke Zaken (Stadswinkel) - De ruimte waar de Aktes Burgerlijke Stand op dit moment bewaard worden voldoet niet aan de eisen voor een archiefruimte. Ik verzoek u deze aktes onder te brengen in een ruimte die wel aan de gestelde eisen voldoet. Ruimte I (Werkplein) - De ruimte maakt deel uit van een in het pand gelegen vluchtroute. Ongeautoriseerde personen hebben hierdoor toegang tot de ruimte omdat dit een vrije doorgang is (en ook als zodanig gebruikt wordt). Wellicht is hier enige aanpassing mogelijk. - In deze ruimte hangt een schuimblusser. Deze dient vervangen te worden door een koolzuursneeuwblusapparaat (Co2). Ruimte II (vernietigbare archiefbescheiden) - De doorvoeringen van deze kabels, leidingen en kanalen zijn mogelijk niet gecertificeerd (brandwerend/waterdicht) afgewerkt. Graag ontvang ik informatie (bij voorkeur afschriften van relevante certificaten) waaruit blijkt of deze doorvoeringen gecertificeerd zijn afgewerkt. Graag verneem ik voor 15 juni 2012 uw reactie op deze rapportage. mw. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur i.a.a. Archiefdienst 5/5