* * Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus ZG GEFFEN. Inspectierapportage.

Transcriptie

1 Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus ZG GEFFEN Brabantlaan 1 Postbus MC s-hertogenbosch Telefoon (073) Fax (073) info@brabant.nl Bank ING ** Onderwerp Inspectierapportage Geacht college, In het kader van het door het college van Gedeputeerde Staten uit te oefenen toezicht op de archiefzorg, bezocht mevrouw Hoefnagel op 31 mei 2012 de gemeente Maasdonk -om zich op de hoogte te stellen van de wijze waarop uw college de zorg voor de archiefbescheiden van uw organisatie gestalte geeft. Zij heeft die dag onder andere gesproken met mevrouw Merkx. Diezelfde dag heeft zij haar voorlopige conclusies besproken met de gemeente secretaris de heer Michels. Hierbij breng ik u op de hoogte van de definitieve bevindingen. Algemene indruk Over het algemeen is het matig gesteld met de archiefzorg bij de gemeente Maasdonk. De formatie voor de DIV taken lijkt me te beperkt, met name voor wat betreft beleidsontwikkeling op het gebied van de documentaire informatievoorziening. Ten aanzien van de regelgeving constateer ik dat de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer aangepast moeten worden. Daarnaast blijkt dat er binnen uw organisatie momenteel geen informatiebeleid noch een informatiebeveiligingsbeleid aanwezig is. Tot slot voldoen de archiefruimten en de ruimten die worden gebruikt voor de bewaring van op termijn te vernietigen archiefbescheiden niet aan de wettelijke eisen. Uw kenmerk - Contactpersoon S. Hoefnagel Directie Ruimtelijk Ordening & Handhaving Telefoon (073) Bijlage(n) - SHoefnagel@brabant.nl Formatie voor archivering en registratie Het DIV team bij uw gemeente wordt gevormd door drie vaste medewerkers, die samen ongeveer 2 fte bemensen, en een part-time medewerker die tijdelijk in dienst is voor de digitalisering van de bouwvergunningen. Deze formatieomvang is duidelijk te beperkt. Hoewel een van de medewerkers belast is met het opstellen en doorontwikkelen van informatiebeleid, bleek tijdens het inspectiebezoek dat ze daar in de praktijk nauwelijks aan toekomt. Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereikbaar met stadsbus, lijn 61 en 64, halte Provinciehuis, met de treintaxi en met de OV-fiets.

2 Haar tijd wordt bijna volledig in beslag genomen door uitvoerende werkzaamheden. Er is dus onvoldoende ruimte voor de ontwikkeling van informatiebeleid, maar ik betwijfel ook of de formatie voldoende is om de uitvoerende DIV taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Het doet mij wel genoegen te vernemen dat de afgelopen jaren de nodige middelen ter beschikking zijn gesteld voor het volgen van de SOD I dan wel SOD II opleiding door de DIV medewerkers. Wellicht ten overvloede wijs ik u op het belang van het continueren van het opleidingsbeleid omdat de ontwikkelingen in de richting van een volledige digitale informatievoorziening continue aandacht blijven vragen voor voldoende expertise op dit terrein Mate van toegankelijkheid van de archieven Toepassing van numerieke berging Sinds begin 2007 worden een aantal categorieën op termijn te vernietigen archiefbescheiden na scanning en registratie in Decos numeriek opgeborgen. Deze serie wordt door het DIV team aangeduid als de VOS serie, maar het aantal categorieën stukken dat op deze manier wordt bewaard is de afgelopen jaren uitgebreid. Het gaat niet enkel meer om stukken met een bewaartermijn van één tot drie jaar, zoals uitnodigingen en ter kennisneming toegezonden stukken waarvoor een VOS serie oorspronkelijk bedoeld was. Ook worden bijvoorbeeld de stukken met betrekking tot subsidie-aanvragen sinds kort numeriek weggezet. Het systeem van numerieke berging brengt een aantal risico s met zich mee. Ondermeer is de toegankelijkheid van het archief in het geding doordat het lastiger wordt om dossiers te reconstrueren. Daarnaast is er een zeer grote kans dat archiefbescheiden ofwel te vroeg ofwel te laat worden vernietigd, omdat met de toekenning van een bewaartermijn aan de ingekomen poststukken geen rekening kan worden gehouden met de afhandelingstermijn van een zaak. Om bovenstaande redenen dring ik er daarom bij u op aan om de archivering van op termijn te vernietigen documenten aan te passen, door enerzijds de VOS serie te beperken tot waarvoor deze oorspronkelijk bedoeld is en anderzijds door van de langer te bewaren documenten fysieke dossiers te vormen; hetzij door de analoge documenten conform artikel 7 van de Archiefwet 1995 te vervangen door digitale reproducties, een en ander in overleg met uw archivaris. Overbrenging Op grond van artikel 12 van de Archiefwet dienen te bewaren archieven na twintig jaar te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Geffen en Nuland bevinden zich nog in de archiefruimte in het gemeentehuis te Geffen. Ik ga er vanuit dat deze archieven uiterlijk 31 december 2012 zijn overgebracht naar het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Mocht het niet mogelijk zijn om de overbrenging voor deze datum te realiseren dan dient u bij Gedeputeerde Staten een machtiging aan te vragen tot opschorting van de overbrengingstermijn. 2/6

3 Het archief van de voormalige gemeente Geffen over de periode blijkt begin vorig jaar formeel te zijn overgebracht naar het BHIC. Een afschrift van de verklaring van overbrenging is tijdens het inspectiebezoek door mevrouw Merkx overhandigd. Het archief van de voormalige gemeente Nuland over de periode wordt momenteel bewerkt door het BHIC. Zodra dit project is afgerond en het archief formeel wordt overgebracht ontvang ik graag een afschrift van de verklaring van overbrenging. Digitalisering Vanaf 2007 wordt binnen uw organisatie het document management systeem Decos gebruikt. Op basis van het gesprek dat tijdens het inspectiebezoek gevoerd werd, krijg ik de indruk dat Decos is geïmplementeerd zonder dat er vooraf een visie is ontwikkeld welke richting de documentaire informatievoorziening uit zou moeten gaan.en zonder dat de DIV medewerkers betrokken zijn geweest bij de inrichting van deze applicatie. Tot nog toe vindt er nauwelijks dossiervorming plaats in Decos. Soms worden ingekomen en uitgaande brieven, eventueel met de intern opgemaakte stukken door de behandelend ambtenaar aan elkaar gekoppeld, maar dat blijkt geen vaststaande praktijk binnen uw organisatie te zijn. Deze situatie baart mij zorgen, omdat de terugvindbaarheid van de geregistreerde documenten onder druk komt te staan. Wil uw organisatie in de toekomst volledig digitaal kunnen werken, zal Decos eerst zodanig moeten worden ingericht dat gewaarborgd kan worden dat archiefstukken op alle aggregatieniveaus teruggevonden kunnen worden. Verder dient u er alert op te zijn dat er behalve in Decos in allerlei andere applicaties archiefstukken worden ontvangen en gecreëerd, denk aan berichten, de website, cliëntenvolgsystemen en de applicatie waarin de financiële administratie wordt bijgehouden. Binnen uw organisatie is momenteel niet inzichtelijk welke archiefstukken in welke systemen ontvangen en gecreëerd worden en of deze duurzaam beheerd (kunnen) worden. Deze situatie levert risico s op voor de integriteit en authenticiteit en voor de raadpleegbaarheid en beschikbaarheid van deze archiefstukken. Ik acht het van belang dat uw college de nodige voorzieningen laat treffen zodat ook de digitale archiefbescheiden adequaat beheerd kunnen worden. Bij twee soorten archiefbescheiden wil ik hier wat uitgebreider stil staan. Ruimtelijke plannen Sinds 1 januari 2010 dienen gemeenten hun ruimtelijke plannen zowel in digitale als analoge vorm vast te stellen en te bewaren. In artikel 1.2.3, lid 2 van het Besluit Ruimtelijke Ordening is bepaald, dat indien na vaststelling het digitale en het analoge plan tot een verschillende uitleg aanleiding geven, de digitale planverbeelding doorslaggevend is. De gemeente Maasdonk heeft nog steeds niet ingespeeld op deze wetswijziging. Gezien het belang van deze archiefstukken dienen maatregelen te worden getroffen om ervoor te zorgen dat ze in een geschikte beheeromgeving terecht komen. 3/6

4 Websitearchivering De website van de gemeente Maasdonk en de website die is opgericht om te berichten over de geplande herindeling met de gemeente Bernheze worden niet gearchiveerd. Deze websites dienen beschouwd te worden als archief, aangezien ze ingezet wordt in het kader van het uitoefenen van gemeentelijke taken. Burgers en bedrijven kunnen zich beroepen op de informatie die de gemeente op enig moment op deze websites heeft gepubliceerd. Daarom acht ik het raadzaam dat de nodige voorzieningen worden getroffen voor een adequate archivering van de websites. Vervanging Een aantal jaren geleden heeft uw gemeente de uitvoering van een aantal taken op het terrein van Sociale Zaken uitbesteed aan de gemeente Oss. Zoals u weet is de gemeente Oss in 2008 begonnen met het vervangen van ingekomen documenten door digitale reproducties. De gemeente Oss heeft er daarbij voor gekozen om de vervangingsprocedure per proces in te voeren. Begin 2008 heeft de gemeentearchivaris uw college er op geattendeerd dat uw college een vervangingsbesluit diende te nemen zodra ook de documenten die namens de gemeente Maasdonk door de gemeente Oss werden afgehandeld, vervangen zouden gaan worden. Uit een latere brief van de gemeentearchivaris maak ik op dat dat moment aanbrak in de eerste helft van Tijdens het inspectiebezoek bleek echter dat uw college pas op 21 december 2010 een besluit tot vervanging heeft genomen. Dat betekent feitelijk dat de documenten die in deze anderhalf jaar tijd conform de procedure van de gemeente Oss een aantal weken na scanning zijn vernietigd, onrechtmatig zijn vernietigd. Ik verwacht dat eventuele toekomstige vervangingsprocedures wel conform weten regelgeving zullen worden uitgevoerd. Archiefruimten De centrale archiefruimte voldoet op verschillende punten niet aan de eisen uit de Archiefregeling. - De toegangsdeuren tot de archiefruimte zijn niet zelfsluitend uitgevoerd. - Aan een van de binnenmuren van de archiefruimte is spaanplaat bevestigd. Daar dit materiaal niet emissievrij is, is de aanwezigheid van spaanplaat in een archiefruimte niet toegestaan. - Het is twijfelachtig of de brandslang lang genoeg is om de gehele archiefruimte te kunnen bestrijken. - Het meetinstrument om de temperatuur in de archiefruimte te kunnen monitoren functioneerde niet ten tijde van het inspectiebezoek. Dit gold waarschijnlijk eveneens voor de hygrometer. Ik verzoek u om de meetapparatuur te laten controleren en zo nodig te laten vervangen. - De op grond van artikel 32 van de Archiefregeling voorgeschreven watermelders zijn niet aangetroffen. - De topborden van de stellingen behoren leeg te zijn. 4/6

5 - In de archiefruimte zijn diverse objecten aangetroffen die niet in een archiefruimte thuishoren, waaronder een aantal stemcomputers. Deze voorwerpen dienen uit de archiefruimte te worden verwijderd. - Ten tijde van het inspectiebezoek stond de tweede toegangsdeur tot de archiefruimte open. Met het oog op het handhaven van een zo goed en stabiel mogelijk klimaat in de archiefruimte is het wenselijk dat de deuren niet langer open staan dan noodzakelijk is. Bewaring van op termijn te vernietigen archiefbescheiden De ruimten die gebruikt worden voor de opslag van de op termijn te vernietigen archiefbescheiden voldoen niet aan de eisen voor goede, geordende en toegankelijke staat. Met name de bescherming tegen brand, wateroverlast en ongeoorloofde toegang is te gering. Kluis Burgerzaken De kluis op de afdeling Burgerzaken waar de akten van de Burgerlijke Stand worden bewaard voldoet volstrekt niet aan de eisen uit de Archiefregeling, ondermeer vanwege het ontbreken van een luchtbehandelingsinstallatie, deugdelijke en doelmatige blusmiddelen en een brandmeldinstallatie. Ik verzoek u dringend ervoor te zorgen dat de bewaaromstandigheden van de akten van de Burgerlijke Stand worden verbeterd, ofwel door de kluis aan te passen, ofwel door de akten te verplaatsen naar de centrale archiefruimte. Calamiteiten en informatiebeveiliging Artikel 17 van het Besluit Informatiebeheer gemeente Maasdonk 2009 geeft de gemeentesecretaris de opdracht om te zorgen voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Uit de informatie die ik ter voorbereiding op het inspectiebezoek toegezonden kreeg, bleek dat uw gemeente momenteel niet over een informatiebeveiligingsplan beschikt. Ik raad u aan om een informatiebeveiligingsplan op te stellen waarin voor zowel de papieren als de digitale archiefstukken binnen uw organisatie procedures worden uitgewerkt waarmee bovengenoemde beveiligingsinbreuken kunnen worden verhinderd. Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De Archiefverordening gemeente Maasdonk 2007 en het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Maasdonk 2009 dienen beiden geactualiseerd te worden in verband met de inwerkingtreding van de Archiefregeling. In artikel 8 van de Archiefverordening is bepaald dat u tenminste eenmaal per twee jaar verslag dient uit te brengen aan de gemeenteraad over hetgeen u hebt verricht op het gebied van archiefzorg. Tijdens het vorige inspectiebezoek in 2005 is geconstateerd dat deze verslaglegging tot dan toe nog nooit had plaatsgevonden. 5/6

6 Ik vind het spijtig om te vernemen dat de Archiefverordening op dit punt nog steeds niet door u wordt nageleefd. Het periodiek rapporteren over de archiefzorg dient niet alleen ter verantwoording, maar het kan ook een hulpmiddel zijn bij het in kaart brengen van knelpunten en het initiëren van oplossingen. Zeker met het oog op de aankomende wijzigingen in het interbestuurlijk toezicht, waarbij enerzijds een groter gewicht wordt toegekend aan het mechanisme van horizontale verantwoording en controle en waarbij er anderzijds van wordt uitgegaan dat iedere overheid een intern systeem van kwaliteitszorg ontwikkelt, is het van belang dat uitvoering wordt gegeven aan dit artikel. Graag verneem ik voor 17 september 2012 uw reactie op deze rapportage. mw. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur i.a.a. Archiefdienst 6/6