IK WIL KUNNEN REKENEN OP EFFICIËNTE WORKFLOWS MET DE HOOGSTE MATE VAN BEVEILIGING

Transcriptie

1 IK WIL KUNNEN REKENEN OP EFFICIËNTE WORKFLOWS MET DE HOOGSTE MATE VAN BEVEILIGING VERBETERING VAN BANK PROCESSEN

2 UITDAGINGEN VOOR DE FINANCIËLE SECTOR Organisaties in de financiële sector hebben dagelijks met een complexe administratie en zeer vertrouwelijke informatie te maken. Aan de bank de uitdaging de informatie op juiste wijze te ontsluiten. Aan het personeel van deze organisaties de uitdaging om deze vertrouwelijke informatie te beheren en te beschermen. Alles welbeschouwd, staan financiële instellingen voor drie belangrijke uitdagingen. De eerste is competitief te blijven door kostenbesparingen door te voeren en de beste prijsvoorwaarden te bieden. De tweede uitdaging is hieraan nauw verwant; namelijk het doel om processen zo te optimaliseren dat de hoogste zakelijke efficiëntie wordt bereikt. De derde uitdaging, ten slotte, is een blijvende verbetering van de prestaties in de markt. Dit alles draagt bij tot de belangrijkste doelstelling: een tevreden klant. Met Konica Minolta-oplossingen kunt u deze belangrijke doelen op het gebied van documentbeheer bereiken. Met moderne multifunctionele kantoorsystemen, gecombineerd met specifieke applicaties en geavanceerde kopieer-, printen scanopties kunt u workflows inrichten die papieren documenten veranderen in verwerkingsklare gegevens die kunnen worden bewerkt, opgeslagen en gearchiveerd in de database van financiële instelling. Tegelijkertijd zijn alle hardware- en softwarepakketten zo samengesteld, dat u de strenge voorschriften voor beveiliging en gegevensbescherming kunt volgen die financiële organisaties aan hun klanten moeten garanderen.

3 NAAR OPTIMALE EN TOEKOMSTGERICHTE DOCUMENTPROCESSEN VERBETERING VAN BANKPROCESSEN 2/3 Financiële instellingen willen zich steeds meer onderscheiden om goed te kunnen concurreren. Konica Minolta denkt daarom intensief mee om dit verschil te creëren en vertaalt de uitdagingen waarvoor een bank zich geplaatst ziet naar innovatieve producten en resultaatgerichte diensten en services. Zo kunnen financiële instellingen hun documentgerelateerde processen écht optimaliseren. Onze oplossingen hebben bewezen bij te dragen aan: directe kostenverlaging (binnen de Total Cost of Ownership) betere beheersbaarheid van documentprocessen en daarbij behorende kosten verhoging van de productiviteit, efficiency en continuïteit optimale security en authorisatie Green IT door ecovriendelijke systemen OPS: Complete ontzorging Met Optimized Print Services ontzorgt Konica Minolta u op alle terreinen. Het combineert deskundige ondersteuning met gedetailleerde, individuele optimalisatie en beheer voor een soepele overgang. Niet alleen om bedrijven te helpen optimale documentprocessen op te zetten, maar ook om deze zo efficiënt mogelijk te managen. Ons concept omvat drie logische en elkaar opvolgende fases: Consult: onze verbeteringsvoorstellen zijn gebaseerd op vaststaande adviesprocedures en krachtige analysetools. U krijgt inzicht in alle afzonderlijke fasen van de op uw organisatie afgestemde oplossing. Implement: om de gewenste verandering optimaal te beheren, voeren we het projectmanagement volgens algemeen erkende normen en worden relevante belanghebbenden en gebruikers nauw betrokken bij het proces. Onderwijsinstellingen profiteren direct van de krachtige organisatieanalyse. Manage: zijn de oplossingen getest en geïmplementeerd dan biedt OPS een scala aan services voor het beheer en gebruik van systemen en applicaties. Deze services op maat sluiten naadloos aan bij bestaande, ondersteunende IT-processen.

4 VERKRIJGING VAN DETAILS UIT DOCUMENTEN Een bankrekening openen Het openen van een bankrekening is een perfect voorbeeld van hoe u een voorheen papieren proces verandert in een gemakkelijke digitale workflow, die aan belangrijke eisen voldoet. Ten eerste profiteert de gebruiker van eenvoudige en duidelijke applicaties waarmee hij snel rechtstreeks op de MFP gescande elektronische documenten kan indexeren, opslaan en terugvinden. Workflow: verkrijging van details uit documenten Een bankrekening openen Een klant wil een nieuwe bankrekening openen. Hij moet daarvoor een formulier invullen en ondertekenen. De bankbediende scant de gegevens uit dit formulier rechtstreeks naar de database van de bank door op het aanraakscherm van de MFP de juiste voorgedefinieerde workflow te selecteren. Een speciale applicatie zoekt in het formulier automatisch naar de relevante trefwoorden, bijvoorbeeld naam klant, rekeningnummer en datum. De applicatie stuurt de resultaten naar de database van de bank en controleert zelfs of de klant het rekeningformulier correct heeft ondertekend. Is dit niet het geval, dan wordt het document verzonden naar een map met uitzonderingen. Bovendien controleert de applicatie of de klant akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden van de bank. Een andere eis betreft de beveiliging; veilige verspreiding en opslag van vertrouwelijke informatie. Dankzij geïntegreerde beveiligingseigenschappen kunnen organisaties voldoen aan weten regelgeving. Verder laat het openen van een rekening zien hoe documenten kunnen worden uitgebreid met metadata, inclusief technieken om streepjescodes te lezen en formulieren te herkennen.

5 VERBETERING VAN BANKPROCESSEN 4/5 EFFICIËNTERE UITVOERING VAN DAGELIJKSE WERKZAAMHEDEN Geautomatiseerde verwerking van documenten Interne en klantgerichte bedrijfsprocessen in de financiële sector zijn afhankelijk van maximale vertrouwelijkheid. De meeste documenten die worden verwerkt, bevatten gevoelige gegevens; bijvoorbeeld klant-id's of details over leningen van bedrijven. De beste oplossing is de automatisering van deze processen om handmatige fouten te beperken en gevoelige gegevens veilig te verzenden. Het is van groot belang om met specifieke problemen en eisen om te kunnen gaan. Enerzijds dient informatie die is opgeslagen in het CRM-systeem van de bank op aanvraag beschikbaar te zijn. Anderzijds moeten strenge beveiliging en bescherming worden gegarandeerd door gebruik van authenticatiesystemen en voorgedefinieerde workflows, gebaseerd op geautomatiseerde verwerking. Derhalve dient archivering en opslag in de database van de bank op betrouwbare wijze te worden beschermd, met veilige toegang alleen voor daartoe gemachtigde medewerkers. Workflow: efficiëntere uitvoering van dagelijkse werkzaamheden Geautomatiseerde verwerking van documenten Een klant heeft een nieuw krediet nodig. De bankbediende overhandigt hem het gepersonaliseerde kredietvoorstel met een QR-code bovenaan iedere pagina. Deze code bevat de klant-id, klantnaam, documentsoort, tijdstip waarop het document is gemaakt en de naam van de bankbediende die het document heeft gemaakt. De klant controleert het voorstel thuis, vult het in, ondertekent het en stuurt het terug naar de bank. Een bankbediende scant het ondertekende document, de QR-code activeert de automatische verspreiding binnen het CRM-systeem van de bank. Het is ook mogelijk om op deze manier meerdere documenten vast te leggen, want de QR- code voorziet ze allemaal van een unieke ID. Ten slotte wordt het ondertekende voorstel opgeslagen in het klantbestand van het CRM-systeem van de bank. In een ander scenario overhandigt de klant zijn nieuwe ID. De bankbediende selecteert de juiste workflow op de MFP. De dynamische opzoekfunctie van de MFP (die de MFP en het CRM-systeem met elkaar verbindt) vindt het klantbestand in het CRM-systeem. Het systeem vindt automatisch de documenten van de klant in de database en slaat de nieuwe ID op als een afbeelding, waardoor de bestaande klantgegevens meteen worden bijgewerkt. Om een maximale beveiliging te garanderen, moet iedere bankbediende zich identificeren op de MFP voor hij de beschreven functies kan gebruiken. Voordelen voor instellingen Een bankrekening openen en geautomatiseerde verwerking van documenten Eenvoudige en snelle bediening dankzij intuïtieve gebruikersinterfaces en voorgedefinieerde workflow-profielen. Efficiënte en geautomatiseerde documentverwerking dankzij integratie met streepjescode en betrouwbare documentindexering. Veiliger documentbeheer en werkomgevingen door authenticatie en geïntegreerde beveiligingseigenschappen. Geoptimaliseerd klantrelatiebeheer dankzij omzetting van gegevens in verwerkingsklare informatie.

6 BEVEILIGING VAN DE PROCESOMGEVING Vastleggen van informatie Vastleggen van informatie is belangrijk om voor een veilige omgeving te zorgen en om bedrijfshandelingen en -processen te analyseren in geval van problemen. Daarom is het een solide basis voor kritische taken; bijvoorbeeld het scannen van vertrouwelijke informatie, ID-documenten of andere persoonlijke gegevens. Dit is een belangrijk proces dat op de achtergrond draait, onzichtbaar voor zowel klanten als bankbedienden. Workflow: beveiliging van de procesomgeving Vastleggen informatie De basis is een applicatie die elk proces op de multifunctionals van de bank registreert. Daarin worden alle geprinte, gekopieerde, gescande en gefaxte pagina's bewaard, samen met aanvullende informatie zoals de naam van de betrokken medewerker, de status van de opdracht en het tijdstip van de verwerking. De beheerder kan zich met een een wachtwoord authenticeren en vervolgens het informatielogboek downloaden en op elk gewenst moment bekijken in Microsoft Excel. Een databasebrowser levert de beheerder uitgebreide zoekfunctionaliteit waardoor hij de gewenste gegevens makkelijker kan vinden en bekijken. Derhalve is het mogelijk informatielekken en gebruikers die de richtlijnen voor gegevensbescherming schenden, te herkennen. Voordelen voor instellingen Bescherming tegen informatielekken Creatie van een veilige documentomgeving

7 BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEDEN OMGEVINGS- EN GEGEVENSBEVEILIGING 6/7 BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEDEN Verantwoordelijk voor de omgeving Konica Minolta stimuleert duurzame strategieën en integreert milieuvriendelijke perspectieven tijdens de hele levenscyclus van producten. We werken toe naar een maatschappij die gericht is op hergebruik, voorkoming van vervuiling en beperking van mogelijke risico's. Groene productie Onze afdeling R&D streeft naar groene innovaties; bijvoorbeeld Konica Minolta s eigen polymeertoner, Simitri HD, die is geproduceerd met 33% minder CO 2 -uitstoot vergeleken bij de vervaardiging van conventionele toner Groene verzending Met kleinere verpakkingen en een intelligente logistiek ver kleinen we de afstanden, het volume en het afval bij transport Groene diensten Tools als de Power Saver en de Eco Calculator tonen onze bijdrage aan de huidige milieu-eisen Groen gebruik Met uitgebreide functionaliteiten op het uitvoerapparaat, zoals authenticatie, FollowMe-printen en nauwkeurige printvoorbeelden kunt u iedere dag papier besparen en afval vermijden Groen hergebruik Dit is inclusief het hergebruik van onze systemen en verbruiks artikelen en ook het geavanceerde gebruik van gerecycled papier, zonder afbreuk te doen aan de printkwaliteit Groene informatie Verantwoordelijk voor beveiliging van gegevens Konica Minolta heeft het voortouw genomen bij het ontwikkelen van veilige informatietechnologie en het toepassen daarvan in haar multifunctionele systemen. Het is nog steeds een van onze belangrijkste doelstellingen om oplossingen te leveren die de vertrouwelijkheid van elektronische informatie, of dat nou gegevens zijn of documenten, te waarborgen. Netwerkbeveiliging Onze richtlijnen beveiligen zowel het netwerk, als de individuele toegang tot systemen en netwerkfaciliteiten Persoonlijke beveiliging Persoonlijke gegevens en informatie, verwerkt door een systeem van Konica Minolta, zijn altijd beschermd tegen onbevoegde toegang. Waar vereist, zijn beperkingen van de functionaliteiten mogelijk Authenticatie en FollowMe-printen bijvoorbeeld zorgen ervoor, dat gevoelige documenten alleen in handen komen van gerechtigden en niet onbedoeld kunnen worden gevonden in het uitvoerapparaat Gecertificeerde beveiliging Konica Minolta neemt de veiligheidszorgen van haar klanten serieus. Daarom is bijna ieder multifunctioneel bizhub-systeem gevalideerd volgens de Common Criteria (CC) EAL3 of het equivalent ISO In tegenstelling tot veel andere leveranciers heeft Konica Minolta altijd een certificering voor het volledige multifunctionele systeem en zorgt zij voor de hoogst mogelijke beveiligingsniveaus

8 VRIJBLIJVENDE KENNISMAKING Wilt u meer weten over onze specifieke kennis en brede ervaring in de financiële sector? Bel , mail naar: info@konicaminolta.nl of surf naar en maak een afspraak. We bieden de inspiratie, inventiviteit en kwaliteit voor een prettige en langdurige samenwerking. Konica Minolta Business Solutions Nederland BV Postbus CC Amsterdam Tel: Fax: KM1429