VAN VIER NAAR ÉÉN. Wytze Franzen 11 oktober 2016

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "VAN VIER NAAR ÉÉN. Wytze Franzen 11 oktober 2016"

Karel van der Heijden
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 VAN VIER NAAR ÉÉN F INANCIËN IN EEN NIEUWE P AROCHIE Wytze Franzen 11 oktober 2016

2 WIE BEN IK? Wytze Franzen Penningmeester St. Franciscusparochie Bolsward tevens coördinerend penningmeester Samenwerkingsverband de Viersprong 2014 heden Administrateur Zalige Titus Brandsmaparochie (onbezoldigd) Achtergrond: Accountancy, financieel beleid/beheer, secretarieel, bedrijfsvoering en i&a.

3 Vanuit een samenwerkingsverband van vier zelfstandige parochies naar één parochie met vier locaties: De Zalige Titus Brandsmaparochie.

4 H. Nicolaas van Tolentijn Witmarsum 225 parochianen - Per 1 januari parochianen St. Martinus Makkum 325 parochianen Daarvoor: De Viersprong - Gezamenlijk pastoraal team - Gezamenlijk parochieblad - Overlegstructuur H. Werenfridus Workum 750 parochianen St. Franciscus Bolsward 2300 parochianen

5 Situatie voor de fusie. Samenwerkingsverband de Driesprong: Makkum, Witmarsum, Workum. Gezamenlijk een pastoraal medewerker (100%). Bolsward: een pastoor en een pastoraal medewerker (50%). Pastoor Bolsward tevens pastoor van de Driesprong. Na vertrek van de pastoraal medewerker van de Driesprong inzet van de pastoraal medewerker van Bolsward (naar 100%) + 2 e pastoraal medewerker (30%). Driesprong wordt Viersprong (2010). Tevens een gezamenlijk parochieblad. Exploitatierekening: - Workum: positief (opbrengst landerijen) - Witmarsum: positief (opbrengst hoogrentende deposito s) - Makkum: met de hakken over de sloot; niets over - Bolsward: negatief Geen verrekening met de Driesprong/Viersprong van personeelslasten en overige kosten pastoor.

6 V OORBEREIDING FUSIE - Projectgroep met leden van buiten het bestuur - Projectplan zoals aanbevolen door het bisdom - Inventarisatie activa en passiva, rechten en verplichtingen (contracten) - Aanzet tot harmonisatie en bundeling contracten - Inventarisatie onderhoudssituatie gebouwen en installaties

7 F USIE: VAN VIER NAAR ÉÉN - Vier parochies met ieder zijn eigen administratieve processen, administraties en geldstromen. - Ledenadminstratie - Boekhouding/begroting/jaarrekening - Bijdrageadministratie - Begraafplaatsadministratie (Workum en Witmarsum) - Salarisadministratie (Bolsward) - Systemen: Kerkboek, Kerkhulp, Excel, E-boekhouden, Muis, Afas, Navision, pen en papier. - Werkzaamheden veelal verspreid over meerdere vrijwilligers en bestuursleden: eilandjes. - Nauwelijks sprake van een centrale functie en/of coördinatie. - Vaak wel korte lijnen.

8 G ELDSTROMEN IN BEELD BRENGEN - Contanten (bijdragen, collecten, acties, stipendia, kaarsen, offerblokken etc.) - Een veelheid en verscheidenheid aan bankrekeningen/spaarrekeningen. Naast bankrekeningen voor de parochie ook bankrekeningen voor allerlei specifieke doeleinden. - Tenaamstelling, bevoegde bestuursleden en autorisaties vaak niet meer up to date. Sanering nodig!

9 B RUIKBARE EN ACCEPTABELE ADMINISTRATIE - Een functionele administratie vormt de basis. - Gebruik Microsoft Dynamics Nav (Navision) voorgeschreven door bisdom. Drie varianten: - Centraal: één administratie op centraal punt: secretariaat - Decentraal: iedere locatie voert zijn eigen administratie, met consolidatie naar fusieparochie. - Hybride: één centrale financiële administratie, per locatie eigen ledenadministratie en eigen bijdrageadministratie

10 D E START PER 1 JANUARI Eén centrale ledenadministratie in Navision, gevuld vanuit SILA. Grote verschillen met bestaande registraties van de parochies. - Jaarrekeningen 2013 in januari 2014 gereed. - Openingsbalans: optelsom van de balansen van de afzonderlijke parochies met waardering conform richtlijnen bisdom. - Begroting 2014 conform rekeningschema Navision op basis van afzonderlijke begrotingen voormalige parochies (rekeningschema Navision werd al in alle 4 parochies gebruikt). - Boekhouding centraal door een administrateur - Kerkbijdragen voorlopig een verantwoordelijkheid van de locaties (actie kerkbalans gecoördineerd vanuit bestuur).

11 WERKPROCESSEN IN BEELD BRENGEN - Bestelproces en bevoegdheden om verplichtingen aan te gaan en opdrachten te verstrekken. Dagelijkse zaken door locatie. Grotere zaken door/via bestuur. - Routing en betaling facturen: 1. Adressering facturen - Centraal adres - Mailadres digitale facturen 2. Akkoordverklaring - Besteller - Portefeuillehouder - Beheer/Penningmeester 3. Betaling - door centrale administratie, of: - door lokale budgethouder (limiet) - Beleggingen (landerijen, fondsen, deposito s, gebouwen) - bestuur portefeuillehouder penningmeester/administrateur/gebouwenbeheer - Begraafplaatsen (wat is de verantwoordelijkheid van de parochie en wat van de lokale begrafenisfondsen) Herstructurering. Verplichtingen op termijn.

12 A CTIE KERKBALANS EN FONDSENWERVING - Hoe werkt dat nu in de afzonderlijke locaties en hoe straks in de fusieparochie? - In een grotere organisatie is meer structuur nodig en kan effectiever gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld geautomatiseerde administratieve technieken. - Aandacht voor betrokkenheid en inzet lokale vrijwilligers. - Gevoelens parochianen: herkenning eigen locatie in de structuur. - Onderzoek naar mogelijkheid om voor projecten externe geldbronnen aan te boren.

13 O NZE AANPAK - Eén centrale administratie (leden, boekhouding) met 5 geloofsgemeenschappen (dimensies in Navision): één parochie plus vier locaties - Eén hoofdbankrekening met 4 sub-rekeningen. - Voor iedere locatie een bestaande bankrekening handhaven (bekendheid en herkenbaarheid bij parochianen). - Eén spaarrekening voor de gehele parochie. - Keuze: Rabobank. - Actie kerkbalans: - Vanuit het bestuur aangestuurd maar verantwoordelijkheid bij de locatie (betrokkenheid). - Beleid gericht op continuïteit en uniformiteit, verbreding en verdieping. - Overige inkomsten (diensten, acties etc.): verantwoordelijkheid locatie. Werken aan harmonisering van de tarieven. - Beleggingen: vrijvallende middelen naar vermogensbeheerfonds bisdom. - Inventarisatie verzekeringen. Wat is verzekerd tegen welke schaden?

14 WAT KWAMEN WE NAAST DE FUSIEPERIKELEN NOG TEGEN? Naast de start van de nieuwe parochie kruisten nog een aantal andere zaken ons pad: - KIAD stopt dienstverlening voor fusieparochie. - IBAN-SEPA. - Van NL-incasso naar EURO-incasso. - Van Frieslandbank naar Rabobank naar..bank. - Fusie Rabobanken en opheffen kantoren. - Sluiting kantoren andere banken waarmee zaken werden gedaan.

15 D E EERSTE JAREN ZIJN ACHTER DE RUG. De jaarrekeningen 2014 en 2015 zijn klaar en er is decharge verleend.. Omdat we werken met de dimensie Geloofsgemeenschappen kunnen we voor iedere locatie min of meer een eigen rekening van baten en lasten maken. Gevoelsmatig voor de locaties belangrijk en voor het beleid richting de locaties evenzeer. Jaarrekening 2014 sluit met exploitatieverlies van ,00 (tegenvallende opbrengsten). Jaarrekening 2015 sluit met exploitatieverlies van ,00 (tegenvallende opbrengsten). In beide jaren geen reserveringen ten laste van de exploitatie voor onderhoud gebouwen en installaties. Gelet op het beleid ten aanzien van de gebouwen (daarover straks meer) zal het bestuur in overleg met de locatieraad van Bolsward een plan opzetten om voldoende middelen voor onderhoud van de gebouwen te Bolsward beschikbaar te krijgen.

16 Onze zorgen ten aanzien van de financiën: Stijgende lasten - Gebouwen en installaties - Personeelslasten Teruglopende baten - Kerkbijdragen (gulle gevers overlijden) - Inzet op verbreding heeft nauwelijks effect - Collecteopbrengst daalt - Acties vragen relatief veel inzet vrijwilligers - Uitvaarten, huwelijken en stipendia - Rendement beleggingen - Schenkingen en legaten Hoe verder? Aan de lastenkant: - gebouwenbeleid - geen bezuiniging op pastoraal team Aan de batenkant: - fondsenwerving en acties

17 A ANBEVELINGEN BIJ/ NA EEN FUSIE. 1. Veel inzet van alle betrokken bestuurders en vrijwilligers. 2. Communicatie en afstemming tussen alle geledingen belangrijk. 3. Een penningmeester voor het bestuurlijk werk en het financiële beleid en een administrateur voor het financieel beheer en de boekhouding etc. 4. Budgethouder (locatiepenningmeester) per locatie. 5. Goede communicatie tussen penningmeester, administrateur en budgethouders. 6. Blijf richting locaties het hoe en waarom uitleggen. 7. Stem het gebruik van Navision en andere software af op wat men aankan en nodig heeft. Gebruik en wil niet meer dan nodig is. 8. Start in iedere geval simpel en koppel niet direct alles aan elkaar. 9. Spreek een voor ieder duidelijke routing van de facturen af en handhaaf die. 10. Digitale facturen etc. naar een mailbox die gemakkelijk is over te dragen. 11. Sterk secretariaat. 12. Bovenal: respect voor het doen en denken van vrijwilligers.

18 VRAGEN? TIPS EN TRUCS?

19 VRAGEN? TIPS EN TRUCS? Uw ervaringen? Teruglopende baten: - Kerkbijdragen (gulle gevers overlijden) - Inzet op verbreding heeft nauwelijks effect - Collecteopbrengst daalt - Acties vragen relatief veel inzet vrijwilligers - Uitvaarten, huwelijken en stipendia - Schenkingen en legaten - Rendement beleggingen

Vergelijkbare documenten

NUMMER OMSCHRIJVING PAR. H. MARIA

NUMMER OMSCHRIJVING PAR. H. MARIA Pagina 1 Jaarrekening Parochies H.Maria, Maaspoort, San Salvator en Emmaus 2014 ACTIVA BALANS 100 ONROEREND GOED Kerken en pastorieën 1.095.229,00 1,00 147.478,57 1.242.708,57 Totaal 1.095.229,00 1,00