Handleiding exchange

Transcriptie

1 Handleiding exchange Glasgarant hersteller Versie 1.1 Oktober 2011 Pagina 1 van 85

2 Inhoudsopgave 1 Voorwoord Inleiding Proces Algemeen Inloggen Nieuwe schade melden Nieuwe Glasschade melden Kenteken Verzekeraar Volmacht, Serienummer en Polisnummer Schadedatum Schadeoorzaak Vastgelegde schade Polisdata opvragen Dossier aanvullen Voertuig Polis Referentienummers Verzekerde Berijder/ bestuurder Herstelinformatie Glasdelen Voorruit Foto s Calculatie Dossier aanbieden Dossier afsluiten Voorexpertise Mijn dossiers Algemeen Legenda Status Sorteren Zoeken...71 Pagina 2 van 85

3 9 Leesview van het dossier Dossier bekijken Dossier downloaden in PDF Berichten Terug naar overzicht Dossier bewerken Dossier aanpassen Dossier annuleren Contactgegevens...85 Pagina 3 van 85

4 1 Voorwoord exchange is in 2010 geïntroduceerd als platform van Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant. Het platform exchange is bedoeld voor het afhandelen van auto(ruit)schadedossiers. Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant hebben de volgende doelstellingen: Verlagen van de schadelast; Verbeteren van de procesefficiency; Optimaliseren van de klanttevredenheid. exchange is een belangrijk instrument voor het behalen van deze doelstellingen. Via exchange kunnen alle deelnemers aan het proces een schademelding maken. Verder is het koppelen met andere (back-office)systemen vereenvoudigd. Daarnaast is exchange gereed voor de meest moderne koppelingen via het internet. Voor alle aangesloten partijen bij Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant zorgt exchange voor een uniforme en snelle afhandeling van auto(ruit)schadedossiers. Alle auto(ruit)(herstel)bedrijven, verzekeraars, assurantieadviseurs en volmachten, die zijn aangesloten bij Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant, gaan werken via exchange. Pagina 4 van 85

5 2 Inleiding exchange werkt vrij eenvoudig. In deze handleiding leert u werken met de webinterface van exchange. U maakt stap voor stap kennis met de verschillende schermen en mogelijkheden van exchange. Na het doorlopen van deze handleiding kunt u zelfstandig een schadedossier afhandelen in exchange. De meeste gebruikers zullen exchange niet vaak zien, omdat exchange gekoppeld is aan (back-office)systemen die in de auto(ruit)schadebranche worden gebruikt. Het is echter wel belangrijk te weten hoe exchange in de basis werkt. In de handleiding wordt eerst het totale proces van het afhandelen van een schadedossier uitgelegd. Op deze manier krijgt u alvast een compleet beeld van het hele proces. Daarna gaat u daadwerkelijk aan de slag met exchange. U doorloopt alle stappen die nodig zijn voor het afhandelen van een schadedossier. Van het inloggen tot en met het afsluiten van een dossier. Tussendoor wordt met afbeeldingen aangegeven waar u bent in het proces. Bij sommige stappen staan Acties. Deze Acties zijn te herkennen aan dit pijltje Voor het stap voor stap doorlopen van de handleiding dient u de Acties ook daadwerkelijk uit te voeren in exchange. Maak hierbij, indien mogelijk, gebruik van een bestaand schadevoertuig. Succes! Pagina 5 van 85

6 3 Proces Het totale proces van het afhandelen van een schadedossier is in onderstaande afbeelding weergegeven. De afzonderlijke stappen worden op de volgende pagina s toegelicht. De toelichting heeft betrekking op de gekleurde stappen. Pagina 6 van 85

7 In exchange kan een schademelding gemaakt worden door een schadehersteller, dealer, verzekeraar, volmacht of tussenpersoon. Na het melden van de schade wordt het schadedossier aangemaakt. Op basis van de ingevulde gegevens wordt gekeken of het evenement is gedekt. Pagina 7 van 85

8 Als er wel dekking is, gaat het dossier naar de hersteller. Als de hersteller zelf het dossier aanmaakt, is dit niet nodig. Als er geen automatische dekking bepaald kan worden, gaat het dossier naar de risicodrager (verzekeraar of volmacht) waar de polis loopt. De risicodrager controleert de dekking handmatig en geeft dan aan of er wel of geen dekking is. Dit heet een handmatige dekkingsaanvraag. Pagina 8 van 85

9 Als er dekking is, gaat het dossier naar de hersteller. De hersteller vult het dossier aan met de overige gegevens. Indien van toepassing, vraagt de hersteller voorexpertise aan. Als verzekerde een reparatieopdracht heeft ondertekend, er dekking is en er dus hersteld mag worden, voegt de hersteller de foto s en calculatie toe aan het dossier. De hersteller biedt het dossier aan aan exchange. Het dossier gaat door de filters van exchange. Op basis van de ingevulde gegevens en de calculatie geven de filters een behandeladvies. Pagina 9 van 85

10 Bij het behandeladvies Administratief kan de hersteller akkoord gaan met het dossier. Na akkoord gaat het dossier naar de verzekeraar of volmacht voor betaling. Bij het behandeladvies Tele-expertise wordt het dossier gerouteerd naar een expert. Dit kan een expert van een expertisebureau zijn of een expert in huis bij de verzekeraar. Pagina 10 van 85

11 4 Algemeen Bij het gebruiken van exchange zijn vier algemene punten belangrijk. 1. Verschillende velden in exchange zijn verplicht. Verplichte velden hebben een *. Als u een verplicht veld niet invult, wordt het veld rood. U kunt dan niet verder. U kunt pas weer verder als het verplichte veld op de juiste wijze is ingevuld. Verplichte velden hebben een *. Als u een verplicht veld niet invult, wordt het veld rood. U krijgt de melding: Dit is een verplicht veld. Pagina 11 van 85

12 2. Tijdens het aanvullen van het dossier zijn de volgende knoppen belangrijk: Met de knop Opslaan & sluiten gaat u terug naar de Leesview van het dossier. De gegevens zijn opgeslagen. Met de knop Opslaan & verder worden de gegevens opgeslagen en kunt u verder met het aanvullen van het dossier. Met de knop Sluiten gaat u terug naar de Leesview van het dossier. De gegevens zijn niet opgeslagen. 3. Uit veiligheidsoverwegingen is een time-out ingebouwd in exchange. Als u een bepaalde tijd niet actief bent in exchange, wordt u automatisch uitgelogd. Niet opgeslagen gegevens gaan dan verloren. 4. De back button van uw internetbrowser werkt niet in exchange. Gebruik daarom alleen de knoppen in exchange zelf. Pagina 12 van 85

13 5 Inloggen Voor het gebruiken van exchange moet u inloggen. Typ hier uw inlognaam. Typ hier uw wachtwoord. Het wachtwoord is hoofdletter gevoelig. Klik op aanmelden. U wordt nu aangemeld. Acties: Typ uw inlognaam in. Typ uw wachtwoord in. Klik op aanmelden. Pagina 13 van 85

14 6 Nieuwe schade melden In dit hoofdstuk doorloopt u stap voor stap het melden van een nieuwe schade. Bij elke stap wordt aangegeven waar u zich in het totale proces bevindt. De verschillende schermen van exchange worden uitgelegd. U begint met de stap Nieuwe glasschade melden en eindigt met de stap Dossier afsluiten. Pagina 14 van 85

15 6.1 Nieuwe Glasschade melden Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 15 van 85

16 In exchange kunt u een nieuwe glasschade en/ of een nieuwe carrosserieschade melden. De mogelijkheden verschillen per bedrijf. Deze handleiding gaat alleen over het melden van een nieuwe glasschade. Voor het melden van een nieuwe glasschade klikt u op de knop Nieuwe glasschade melden. Klik op de knop Nieuwe glasschade melden voor het melden van een nieuwe glasschade. Actie: Klik op de knop Nieuwe glasschade melden. Pagina 16 van 85

17 Het scherm Nieuwe Glasschade melden: opent. Pagina 17 van 85

18 6.1.1 Kenteken Bij een Nederlands kenteken, kiest u ja. U ziet nu een gele kentekenplaat. Vul het kenteken in. Bij een buitenlands kenteken, kiest u nee. U ziet nu een witte kentekenplaat. Vul het kenteken in. Acties: Geef aan of het kenteken Nederlands is. Vul het kenteken in. Pagina 18 van 85

19 6.1.2 Verzekeraar Bij het melden van een nieuwe glasschade is het belangrijk te weten waar het (schade)voertuig is verzekerd. Kijk daarom goed op de groene kaart. In rubriek 8 of 10 van de groene kaart staat bij welke verzekeraar of volmacht de polis loopt. Selecteert u een verkeerde risicodrager, dan wordt het dossier naar de verkeerde partij gerouteerd. Er wordt dan geen dekking gegeven. U kunt op drie manieren een verzekeraar kiezen: 1. Kies een verzekeraar uit het menu. 2. Typ (een deel van) het serienummer (rubriek 4) van de verzekeraar in. 3. Typ (een deel van) de naam van de verzekeraar in. Manier 1: Kies een verzekeraar uit het menu. Manier 2: Typ (een deel van) het serienummer van de verzekeraar in. Pagina 19 van 85

20 Manier 3: Typ (een deel van) de naam van de verzekeraar in. Actie: Kies een verzekeraar. Pagina 20 van 85

21 6.1.3 Volmacht, Serienummer en Polisnummer Loopt de polis bij een volmacht? Zo ja, kies een volmacht. Vul hiervoor (een deel van) de CRWAMcode van de volmacht in en kies de volmacht. Het serienummer wordt automatisch ingevuld. Dit hoort bij de risicodrager. Invullen van het polisnummer is niet verplicht. Vult u het polisnummer wel in, neem het polisnummer dan exact over van de groene kaart. Dit is zeer belangrijk voor de dekkingscontrole. Het streepje (-) neemt u niet over. Vult u het polisnummer wel in, neem het polisnummer dan exact over van de groene kaart. Het streepje (-) neemt u niet over. Dit staat op de groene kaart Onjuiste invoer in exchange Juiste invoer in exchange NL NL NL Acties: Indien van toepassing, kies een volmacht. Vul eventueel het polisnummer in; dit is niet verplicht. Pagina 21 van 85

22 6.1.4 Schadedatum Klik in de kalender op de datum van het evenement. Met de pijltjes kunt u een maand vooruit of achteruit. Kies uit het menu het jaartal. Actie: Klik in de kalender op de datum van het evenement en kies uit het menu het juiste jaartal. Pagina 22 van 85

23 6.1.5 Schadeoorzaak Kies uit het menu een schadeoorzaak. Actie: Kies uit het menu een schadeoorzaak Vastgelegde schade Klik op de auto waar de schade zich bevindt. Met de knop Wissen verwijdert u de laatste rode stip. De rode stip geeft de plaats van de schade aan. Actie: Geef op de auto aan waar de schade zich bevindt. Pagina 23 van 85

24 6.2 Polisdata opvragen Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 24 van 85

25 Heeft u alle velden ingevuld? Klik dan op de knop Polisdata opvragen. exchange kijkt of er polisdata bekend zijn voor de ingevulde gegevens. Dit heet de dekkingscontrole. Actie: Klik op de knop Polisdata opvragen. Pagina 25 van 85

26 Er zijn nu drie mogelijkheden: 1. Er is geen geldige polis gevonden. 2. Geldige polis gevonden, maar dekking onbekend. 3. Geldige polis gevonden en dekking bekend. Het dossier is aangemaakt. Mogelijkheid 1: Er is geen geldige polis gevonden. Als er geen geldige polis gevonden is, is het belangrijk om de ingevulde gegevens te controleren. Eventuele fouten past u aan. Klik opnieuw op de knop Polisdata opvragen. U hebt drie pogingen om de polisdata op te vragen. Na deze drie pogingen wordt de knop Polisdata opvragen uitgeschakeld. Na drie pogingen wordt de knop Polisdata opvragen uitgeschakeld. Pagina 26 van 85

27 Mogelijkheid 2: Geldige polis gevonden, maar dekking onbekend. Als er geen geldige polis gevonden is (Mogelijkheid 1) of als de dekking onbekend is (Mogelijkheid 2), kiest u voor het aanvragen van een handmatige dekkingscontrole. Klik hiervoor op de knop Aanvragen handmatige dekkingscontrole. Is er geen geldige polis gevonden? Is de dekking onbekend? Klik dan op de knop Aanvragen handmatige dekkingscontrole. Actie: Als er geen geldige polis is gevonden of als de dekking onbekend is, klikt u op de knop Aanvragen handmatige dekkingscontrole. Pagina 27 van 85

28 Na het aanvragen van de handmatige dekkingscontrole wordt het dossier aangemaakt. U dient nu de gegevens handmatig in te vullen. Na het invullen van de gegevens gaat er een melding naar de risicodrager. De risicodrager kijkt of er dekking is voor het evenement. U moet binnen 24 uur een reactie ontvangen. Na het aanvragen van de handmatige dekkingscontrole opent het volgende scherm: Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Actie: Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Mogelijkheid 3: Geldige polis gevonden en dekking bekend. Het dossier is aangemaakt. Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Actie: Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Pagina 28 van 85

29 6.3 Dossier aanvullen Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 29 van 85

30 6.4 Voertuig Na het melden van een nieuwe glasschade worden de voertuiggegevens automatisch aangevuld. Het kan voorkomen dat er nog gegevens ontbreken. Ontbrekende gegevens dient u zelf in te vullen. De velden Merk en Model zijn verplicht. Voor het verkrijgen van een zo nauwkeurig mogelijke beoordeling van de calculatie is het echter van groot belang om zoveel mogelijk voertuiggegevens in te vullen. Het grijze veld Meldcode wordt automatisch ingevuld door exchange. Ontbrekende voertuiggegevens moet u zelf invullen. De velden Merk en Model zijn verplicht. Het veld Meldcode wordt automatisch ingevuld door exchange. Zijn alle (verplichte) velden ingevuld? Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Acties: Vul de ontbrekende voertuiggegevens in. Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Pagina 30 van 85

31 6.5 Polis Informatie over de polis komt van de verzekeraar. De schadehersteller kan deze informatie niet bewerken. Als de informatie over de polis onbekend is, staat er onbekend. Informatie over de polis is onbekend. Als de informatie over de polis bekend is, is deze informatie ingevuld door de verzekeraar. Informatie over de polis is bekend en ingevuld door de verzekeraar. Pagina 31 van 85

32 6.6 Referentienummers Bij Referentienummers kan de schadehersteller een eigen referentie invullen. Deze dient de schadehersteller zelf te bedenken. Met het referentienummer kan gemakkelijk achterhaald worden wie er aan het dossier heeft gewerkt. Vul hier uw referentienummer in. Actie: Vul uw referentienummer in. Pagina 32 van 85

33 6.7 Verzekerde Bij de Verzekerde geldt hetzelfde als bij de Polis. Als de polisgegevens onbekend zijn, zijn de NAW-gegevens van de verzekerde niet ingevuld. De schadehersteller kan nu zelf de NAW-gegevens van de verzekerde invullen. Zijn de polisgegevens onbekend? Vul dan de NAW-gegevens van de verzekerde in. Pagina 33 van 85

34 Als de polisgegevens bekend zijn, zijn de NAW-gegevens van de verzekerde doorgaans ingevuld door de verzekeraar. De schadehersteller kan de NAW-gegevens aanvullen en/ of aanpassen. De velden Voorletters, Tussenvoegsel en Achternaam kunnen niet aangepast worden. Zijn de polisgegevens bekend? Het is mogelijk de NAW-gegevens van de verzekerde aan te vullen/ aan te passen. De velden Voorletters, Tussenvoegsel en Achternaam kunnen niet aangepast worden. Actie: Indien de polisgegevens onbekend zijn, vul de NAW-gegevens van de verzekerde in. Pagina 34 van 85

35 6.8 Berijder/ bestuurder Is de verzekerde ook de berijder/bestuurder van het (schade)voertuig? Kies ja of nee Bij nee moeten ook de NAWgegevens van de berijder/ bestuurder worden ingevuld. Zijn alle velden ingevuld? Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Actie: Indien de verzekerde niet de berijder/ bestuurder is, vul de NAW-gegevens van de berijder/ bestuurder in. Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Pagina 35 van 85

36 6.9 Herstelinformatie De toestand van het object dient u naar eigen inzicht te bepalen. Kies uit het menu de toestand van het object. De toestand van het object staat automatisch op Onbekend. Actie: Kies de toestand van het object. Kies uit het menu de eenheid van de teller. U kunt kiezen uit Kilometers of Mijlen. De eenheid van de teller staat automatisch op Kilometers. Actie: Kies de eenheid van de teller. Pagina 36 van 85

37 Vul hier de stand van de teller in. Vul hier de (verwachte) technische reparatieduur in dagen in. De reparatieduur staat automatisch op 1 dag. Kies uit de kalender de datum waarop het herstel aanvangt. Acties: Vul de afgelezen tellerstand in. Vul de te (verwachte) technische reparatieduur in dagen in. Kies de datum aanvang herstel uit de kalender. Pagina 37 van 85

38 Vul hier het tijdstip in uren en minuten in waarop het herstel aanvangt. Actie: Vul het tijdstip in uren en minuten in waarop het herstel aanvangt. Kies uit het menu het type reparatie. Actie: Kies uit het menu het type reparatie. Pagina 38 van 85

39 6.10 Glasdelen U kunt meerdere te repareren/ te vervangen glasdelen aangeven. Voor het aangeven van de te repareren/ te vervangen glasdelen klikt u op een letter. De gekozen glasdelen worden blauw. Klik op een letter voor het aangeven van de te repareren/ te vervangen glasdelen. De gekozen glasdelen worden blauw. Actie: Kies de te repareren/ te vervangen glasdelen. Pagina 39 van 85

40 6.11 Voorruit Als u bij het onderdeel Glasdelen de voorruit selecteert, dan kunt u daarna aangeven waar de schade zich op de voorruit bevindt. Klik hiervoor op een vierkant in de voorruit. U kunt meerdere vierkanten kiezen. De gekozen vierkanten worden blauw. Klik op een vierkant in de voorruit om aan te geven waar de schade zich op de voorruit bevindt. Het gekozen vierkant wordt blauw. Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het aanvullen van het dossier. Acties: Heeft u bij Glasdelen de voorruit geselecteerd, geef dan aan waar de schade op de voorruit zich bevindt. Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Pagina 40 van 85

41 6.12 Foto s Elk dossier dient minimaal drie foto s te bevatten. Een foto mag maximaal 200 Kb groot zijn. Klik op de knop Selecteer voor het toevoegen van een foto. Actie: Klik op de knop Selecteer. Het scherm Bestand uploaden opent zich. Zoek de foto die u wilt toevoegen. Dubbelklikken op de foto om de foto toe te voegen aan het dossier. Óf één keer klikken op de foto en daarna op de knop Openen klikken. Actie: Voeg een foto toe aan het dossier. Pagina 41 van 85

42 De foto is nu toegevoegd aan het dossier. Wilt u een foto verwijderen? Klik dan op de knop Wis. Als u op de knop Wis klikt, krijgt u de waarschuwing Afbeelding verwijderen; weet u het zeker? Klik op OK om de foto te verwijderen. Na het toevoegen van minimaal drie foto s klikt u op de knop Opslaan & sluiten. Acties: Voeg minimaal drie foto s toe aan het dossier. Klik op de knop Opslaan & sluiten. Pagina 42 van 85

43 6.13 Calculatie Na het toevoegen van de foto s komt u in de zogeheten Leesview van het dossier. In het dossier ontbreekt alleen de calculatie nog. exchange kan gekoppeld zijn aan uw back-office pakket. De calculatie wordt dan automatisch aan het dossier toegevoegd. U kunt de calculatie ook handmatig toevoegen. In de Leesview klikt u in het menu Acties op de knop Toevoegen calculatie. Actie: Klik in het menu Acties op de knop Toevoegen calculatie. Pagina 43 van 85

44 Het volgende scherm opent: U heeft nu twee mogelijkheden: 1. Upload een calculatie. 2. Maak zelf een calculatie. Mogelijkheid 1: upload een calculatie. Klik op de knop Bladeren om de calculatie toe te voegen aan het dossier. Pagina 44 van 85

45 Het scherm Bestand uploaden opent zich. Zoek het bestand dat u wilt toevoegen. Dubbelklikken op het bestand om het bestand toe te voegen aan het dossier. Óf één keer klikken op het bestand en daarna op de knop Openen klikken. De calculatie is nu gereed om toegevoegd te worden. Klik op de knop Opslaan & sluiten. Pagina 45 van 85

46 Mogelijkheid 2: maak zelf een calculatie. Klik op de knop Calculatie maken om zelf een calculatie te maken. Het scherm Glascalculatie opent. Het type glascalculatie is afhankelijk van het type reparatie (ruitreparatie of ruitvervanging). Eerst wordt de glascalculatie voor ruitreparatie beschreven. Een calculatie voor ruitreparatie. Pagina 46 van 85

47 Kies uit het menu de soort reparatie eenheid. Er zijn drie hoofdsoorten: Arbeid, Materiaal en Toeslag. Bij Arbeid vult u hier het uurtarief excl. BTW in. Bij Arbeid vult u hier het aantal AE in. Klik op de knop Toevoegen voor het toevoegen van de reparatie eenheid. Toelichting: één klokuur bestaat uit 10 ArbeidsEenheden (AE). Één AE is dus zes minuten. De reparatie eenheid is toegevoegd aan de calculatie. Bij Materiaal vult u hier het aantal in. Bij Materiaal vult u hier de korting in procenten in. Bij Materiaal vult u hier de brutoprijs excl. BTW in. Bij Materiaal vult u hier een omschrijving in. Klik op de knop Toevoegen voor het toevoegen van de reparatie eenheid. Pagina 47 van 85

48 Bij Toeslag vult u hier een omschrijving in. Bij Toeslag vult u hier de brutoprijs excl. BTW in. Klik op de knop Toevoegen voor het toevoegen van de reparatie eenheid. Klik hier voor het wijzigen van de toegevoegde reparatie eenheid. Heeft u alle reparatie eenheden toegevoegd? Klik dan op de knop Opslaan. Klik hier voor het verwijderen van de toegevoegde reparatie eenheid. Klik op de knop Leeg maken voor het verwijderen van alle toegevoegde reparatie eenheden. Pagina 48 van 85

49 Klik op de knop Opslaan & sluiten. Bij een glascalculatie voor een ruitvervanging heeft u de mogelijkheid om twee andere eenheden op te nemen, namelijk: 1. Een ruit; 2. Accessoires. Alleen het toevoegen van deze eenheden wordt beschreven. Een calculatie voor ruitvervanging. Pagina 49 van 85

50 Bij Ruit vult u hier de korting in procenten in. Bij Ruit vult u hier de Eurocode in. Bij Ruit vult u hier een omschrijving in. Bij ruit vult u hier de brutoprijs excl. BTW in. Klik op de knop Toevoegen voor het toevoegen van de vervanging eenheid. Toelichting: de Eurocode bestaat uit minimaal 7 karakters. De eerste 4 cijfers staan voor het merk en het model. De letters daarachter geven een omschrijving van de ruit. Bij Accessoires vult u hier een omschrijving in. Bij Accessoires vult u hier de korting in procenten in. Heeft u alle vervanging eenheden toegevoegd? Klik dan op de knop Opslaan. Bij Accessoires vult u hier de brutoprijs excl. BTW in. Klik op de knop Toevoegen voor het toevoegen van de vervanging eenheid. Pagina 50 van 85

51 Klik op de knop Opslaan & sluiten. Acties: Kies een manier om een calculatie toe te voegen. Klik op de knop Opslaan & sluiten. U gaat nu terug naar de Leesview van het dossier. Pagina 51 van 85

52 6.14 Dossier aanbieden Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 52 van 85

53 U kunt pas een dossier aanbieden als alle gegevens gereed zijn (alle vierkantjes zijn groen) én de dekking akkoord is. Dit kunt u controleren in het dossieroverzicht Mijn Dossiers. Met de knop Terug naar overzicht in de Leesview van het dossier gaat u naar het dossieroverzicht Mijn Dossiers. Klik op de knop Terug naar overzicht in de Leesview van het dossier om naar het dossieroverzicht Mijn Dossiers te gaan. Actie: Klik op de knop Terug naar overzicht in de Leesview van het dossier. Pagina 53 van 85

54 U komt nu in het dossieroverzicht Mijn Dossiers. Alle gegevens zijn gereed. De dekking is akkoord. Actie: Controleer in het dossieroverzicht Mijn Dossiers of alle gegevens gereed zijn én de dekking akkoord is. Om terug te keren naar de Leesview van het dossier klikt u in het dossieroverzicht Mijn Dossiers op een Dossiernummer of op een Kenteken. Klik op een Dossiernummer óf op een kenteken om terug te keren naar de Leesview van het dossier. Pagina 54 van 85

55 U heeft nu gecontroleerd of het dossier compleet is en of de dekking akkoord is. Nu kunt u het dossier aanbieden. Op twee manieren kunt een dossier aanbieden. Manier 1: Via Mijn Dossiers. Manier 2: Via de Leesview. Manier 1: Klik in Mijn Dossiers op de status Open voor het aanbieden van het dossier. Manier 2: Klik in de Leesview in het menu Acties op Behandelen voor het aanbieden van het dossier. Actie: Bied het dossier aan. Pagina 55 van 85

56 Het volgende scherm opent: Kies Dossier aanbieden. Klik op de knop Opslaan. Acties: Kies Dossier aanbieden. Klik op de knop Opslaan. Het dossier wordt aangeboden aan de filters expect (statistisch filter) en expectech (technisch filter) van Glasgarant. Op basis van de filters krijgt het dossier een behandeladvies. De volgende behandeladviezen zijn mogelijk: Administratief: Tele-expertise: de filters hebben geen afwijkingen gevonden in het dossier en de calculatie. Het dossier krijgt de status Gereed. de filters hebben afwijkingen gevonden in het dossier en de calculatie. Een expert kan vanachter zijn computer kijken naar deze afwijkingen. Het dossier krijgt de status Expertise. Pagina 56 van 85

57 De filters genereren het behandeladvies. De dossierbehandeling van de expert kan afwijken van het gegeven behandeladvies. Er zijn nu drie mogelijkheden: Mogelijkheid 1: alleen het filter expectech vindt afwijkingen/ bijzonderheden in de calculatie. U kunt de calculatie aanpassen en het dossier opnieuw aanbieden. Dit heet de enkelvoudige loop. Mogelijkheid 2: zowel het filter expect als het filter expectech vinden afwijkingen/ bijzonderheden in de calculatie. Het dossier gaat naar de expert. De expert moet aangeven of hij het dossier goedkeurt of afkeurt en de reden hiervoor. Mogelijkheid 3: zowel het filter expect als het filter expectech vinden geen afwijkingen in de calculatie. Het dossier wordt nu administratief afgehandeld. De filters expect en expectech genereren het behandeladvies. Mogelijkheid 1: Alleen het filter expectech vindt afwijkingen in de calculatie. U kunt de calculatie aanpassen en het dossier opnieuw aanbieden. Met de knop Ongewijzigd aanbieden biedt u het dossier ongewijzigd nogmaals aan. Met de knoppen Dossier bekijken en Afsluiten gaat u naar de Leesview van het dossier. Als alleen het filter expectech afwijkingen vindt in de calculatie, kunt u op basis van de gevonden afwijkingen de calculatie desgewenst aanpassen. Na het aanpassen van de calculatie biedt u het dossier opnieuw aan. De calculatie wordt dan opnieuw beoordeeld. Acties: Wilt u het dossier ongewijzigd aanbieden? Klik dan op de knop Ongewijzigd aanbieden. Het dossier gaat nu naar de expert. Wilt u de calculatie aanpassen? Klik dan op de knop Dossier bekijken of de knop Afsluiten. Voeg nu de aangepaste calculatie toe en bied het dossier opnieuw aan. Pagina 57 van 85

58 Op basis van de aangepaste calculatie krijgt u opnieuw een behandeladvies. Bij het behandeladvies Tele-expertise gaat het dossier alsnog naar de expert. Het dossier heeft nu de status Expertise. Een expert moet nu aangeven of hij het dossier goedkeurt of afkeurt en de reden hiervoor. Als de expert het dossier goedkeurt, krijgt het dossier de status Gereed. De filters expect en expectech genereren het behandeladvies. Mogelijkheid 2: zowel het filter expect als het filter expectech vinden afwijkingen in de calculatie. Het dossier gaat naar de expert. De expert moet aangeven of hij het dossier goedkeurt of afkeurt. Klik op de knop Afsluiten. U gaat naar de Leesview van het dossier. Actie: Klik op de knop Afsluiten. Het dossier gaat naar de expert. Het dossier heeft nu de status Expertise. Een expert moet nu aangeven of hij het dossier goedkeurt of afkeurt en de reden hiervoor. Als de expert het dossier goedkeurt, krijgt het dossier de status Gereed. Pagina 58 van 85

59 6.15 Dossier afsluiten Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 59 van 85

60 Alleen dossiers met de status Gereed kunnen afgesloten worden. Let op: afgesloten dossiers kunnen niet meer aangepast worden. Sluit het dossier dus pas als het voertuig is afgeleverd aan de klant. Door het afsluiten van het dossier gaat de schadehersteller akkoord met het dossier en wordt het dossier voor uitbetaling naar de risicodrager gezonden. Op twee manieren kunt u een dossier afsluiten. Manier 1: Via Mijn Dossiers. Manier 2: Via de Leesview. Manier 1: Klik in Mijn Dossiers op de status Gereed voor het afsluiten van het dossier. Manier 2: Klik in de Leesview in het menu Acties op de knop Behandelen voor het afsluiten van het dossier. Actie: Kies een manier om het dossier af te sluiten. Pagina 60 van 85

61 Het volgende scherm opent: Kies Dossier afsluiten Klik in de agenda op de datum dat het herstel gereed is. Klik op de knop Opslaan. Acties: Kies Dossier afsluiten. Klik in de agenda op de datum dat het herstel gereed is. Klik op de knop Opslaan. U krijgt de melding Het dossier is afgesloten. U krijgt de melding Het dossier is afgesloten. Klik op de knop Afsluiten. Actie: Klik op de knop Afsluiten. Het dossier heeft nu de status Gesloten. Het gesloten dossier verdwijnt uit Mijn Dossiers, want daar staan alleen de actieve dossiers. Let op: alleen dossiers met de status Gesloten kunnen uitbetaald worden door de risicodrager. Heeft u nog geen betaling ontvangen, controleer dan eerst de status van het dossier. Pagina 61 van 85

62 U heeft nu het totale basisproces van het afhandelen van een dossier doorlopen. U begon met het melden van een nieuwe glasschade en eindigde met het afsluiten van het dossier. In de volgende hoofdstukken vindt u meer informatie over de volgende onderwerpen: Het aanvragen van voorexpertise; Het overzicht Mijn Dossiers; De Leesview van het dossier; Het bewerken van een dossier; Het aanpassen van een dossier; Het annuleren van een dossier; Contactgegevens. Pagina 62 van 85

63 7 Voorexpertise Als schadehersteller kunt u voorexpertise aanvragen. In de werkwijze Schadegarant en Glasgarant vindt u meer informatie over wanneer voorexpertise aangevraagd dient te worden. Het aanvragen van voorexpertise kan alleen als de dekking akkoord is. In de kolom Dekking van Mijn Dossiers ziet u of de dekking akkoord is. Als de dekking akkoord is, verschijnt in de kolom Voorexpertise de mogelijkheid Vraag aan. De dekking is akkoord. U kunt nu voorexpertise aanvragen. Pagina 63 van 85

64 Op twee manieren kunt u voorexpertise aanvragen: Manier 1: Via Mijn Dossiers. Manier 2: Via de Leesview. Manier 1: Klik in Mijn Dossiers op Vraag aan voor het aanvragen van voorexpertise. Manier 2: Klik in de Leesview in het menu Acties op de knop Aanvragen voorexpertise voor het aanvragen van voorexpertise. Actie: Vraag voorexpertise aan. Pagina 64 van 85

65 Het volgende scherm opent: Bij Reden van aanvraag kiest u de reden voor het aanvragen van voorexpertise. Staat uw reden er niet bij? Kies dan voor Overig. Typ in het veld de reden voor uw aanvraag. Klik op de knop Verzoek indienen voor het aanvragen van voorexpertise. Acties: Geef uw reden voor het aanvragen van voorexpertise op. Klik op de knop Verzoek indienen. U krijgt de melding dat het dossier is gerouteerd naar het expertisebureau. U krijgt de melding Het dossier is gerouteerd naar expertisebureau. Klik op de knop Afsluiten. Actie: Klik op de knop Afsluiten. Pagina 65 van 85

66 Het dossier heeft nu de status Voorexpertise. Het dossier heeft nu de status Voorexpertise. Bij voorexpertise kan de expert kiezen voor Herstellen of Niet Herstellen. De keuze van de expert staat in de kolom Voorexpertise in Mijn Dossiers. Als schadehersteller kunt u deze keuze niet veranderen. Bij de keuze voor Herstellen krijgt het dossier de status Open. Bij de keuze voor Niet herstellen krijgt het dossier de status Afgekeurd. Bij de keuze voor Niet herstellen krijgt het dossier de status Afgekeurd. Bij de keuze voor Herstellen krijgt het dossier de status Open. Als de expert kiest voor herstellen, dan kunt u op de gebruikelijke manier verder met het dossier. Als de expert kiest voor niet herstellen, dient u het dossier te annuleren. Anders blijft het dossier in Mijn Dossiers zichtbaar als actief dossier. Pagina 66 van 85

67 8 Mijn dossiers 8.1 Algemeen In het overzicht Mijn Dossiers staan al uw actieve dossiers. Hier vindt u van elk dossier de volgende informatie: Dossiernummer: Kenteken: Eigen referentie: Schadedatum: Voertuig: Polis: Schade: Foto s: Calculatie: Voorexpertise: Status: Dekking: uniek nummer van het dossier kenteken van het (schade)voertuig uw eigen nummer /kenmerk datum van het evenement volledigheid van de voertuiggegevens. Zie ook de paragraaf Legenda. volledigheid van de polisgegevens. Zie ook de paragraaf Legenda. volledigheid van de schadegegevens. Zie ook de paragraaf Legenda. volledigheid van de foto s. Zie ook de paragraaf Legenda. volledigheid van de calculatiegegevens. Zie ook de paragraaf Legenda. mogelijkheid tot het aanvragen van voorexpertise status van het dossier. Zie ook de paragraaf Status. of er dekking is voor het evenement. Zie ook de paragraaf Legenda. Dossiers op een witte regel zijn glasschades. Dossiers op een blauwe regel zijn carrosserieschades. De carrosserieschades zijn alleen zichtbaar voor Schadegarantbedrijven. Op één pagina staan maximaal vijftig dossiers. Dossiers op een witte regel zijn glasschades. Dossiers op een blauwe regel zijn carrosserieschades. Pagina 67 van 85

68 8.2 Legenda In de kolommen Voertuig, Polis, Schade, Foto s en Calculatie staan vierkantjes. De betekenis van deze vierkantjes staat in de legenda. Alle verplichte informatie is ingevuld. Een deel van de informatie is nog niet ingevuld. Er is nog geen informatie ingevuld. In de kolom Dekking staan ook vierkantjes. De betekenis van deze vierkantjes staat ook in de legenda. Het evenement is gedekt. Het evenement is niet gedekt. Het is onbekend of het evenement is gedekt. Pagina 68 van 85

69 8.3 Status Elk dossier heeft een status. De volgende statussen zijn mogelijk: Open: het dossier is nog niet compleet en/of het is onbekend of er dekking is. Gesloten: het dossier is compleet en verstuurd naar de verzekeraar. Let op: aanpassingen zijn niet meer mogelijk. Voorexpertise: de schadehersteller heeft voorexpertise aangevraagd en wacht op de uitslag van de expert. Expertise: het Glasgarant filter heeft als behandeladvies (tele) expertise gegeven. Niet routeerbaar: er is iets fout gegaan in exchange. Glasgarant is hiervan op de hoogte en onderneemt actie. Geannuleerd: de schadehersteller heeft het dossier geannuleerd. Gereed: het dossier is goedgekeurd, maar kan nog aangepast worden. Niet aan te bieden: er is iets fout gegaan in exchange. Glasgarant is hiervan op de hoogte en onderneemt actie. Afgekeurd: op basis van de voorexpertise mag het (schade)voertuig niet hersteld worden. Elk dossier heeft een status. Pagina 69 van 85

70 8.4 Sorteren In het overzicht Mijn Dossiers kunt u de dossiers sorteren. U kunt sorteren op Dossiernummer, Kenteken, Eigen referentie, Schadedatum en Status. Klik op de pijltjes om de dossiers oplopend/ aflopend te sorteren. Klik op de pijltjes om de dossiers oplopend/ aflopend te sorteren. Pagina 70 van 85

71 8.5 Zoeken In het overzicht Mijn Dossiers kunt u ook dossiers zoeken. Klik op het vergrootglas voor het zoeken naar een dossier. Klik op het vergrootglas voor het zoeken naar een dossier. Actie: Klik op het vergrootglas. Het scherm Filteren opent. In dit scherm kunt u verschillende zoekcriteria opgeven. Let op dat het zoekcriterium Status automatisch op Actief staat. Dit betekent dat alleen in de actieve dossiers wordt gezocht. Het zoekcriterium Status staat automatisch op Actief. Dit betekent dat alleen in de actieve dossiers wordt gezocht. Pagina 71 van 85

72 Zoekt u een dossier met de status Gesloten? Kies dan bij het zoekcriterium Status voor Alle of Gesloten. Bij het zoekcriterium Type schade geeft u aan of u een carrosserieschade of een glasschade zoekt. Na het opgeven van de verschillende zoekcriteria klikt u op de knop Toepassen. Uw zoekopdracht wordt uitgevoerd. Het resultaat komt te staan in het overzicht Mijn Dossiers. Pagina 72 van 85

73 9 Leesview van het dossier 9.1 Dossier bekijken Via Mijn Dossiers kunt u de Leesview van een dossier openen. De Leesview geeft een overzicht van het dossier tot nu toe. Om de Leesview te openen klikt u in Mijn Dossiers op een dossiernummer óf op een kenteken. Klik op een Dossiernummer óf op een kenteken om de Leesview van het dossier te openen. Actie: Open de Leesview van het dossier. Pagina 73 van 85

74 De Leesview opent: De Leesview bestaat standaard uit de volgende onderdelen: Algemeen Voertuig Polis Referentienummers Verzekerde Berijder/ bestuurder Hersteller Schade Foto s Daarnaast zijn de volgende onderdelen mogelijk: Calculatie Voorexpertise Resultaat SEF Expertise Herstelgegevens Betalingsgegevens Het is niet mogelijk om tijdens het bekijken van het dossier iets te wijzigen. Pagina 74 van 85

75 9.2 Dossier downloaden in PDF U kunt een dossier ook openen als *pdf bestand. Klik hiervoor op de knop Download PDF in de Leesview. Klik op de knop Download PDF om het dossier te openen als *pdf bestand. Actie: Klik op de knop Download PDF. Een nieuw scherm opent zich. Klik op OK om het dossier als *pdf bestand te openen. Klik op OK om het dossier als *pdf bestand te openen. Actie: Klik op OK. Pagina 75 van 85

76 9.3 Berichten In de Leesview ziet u ook de knop Berichten. Als u hierop klikt, opent het scherm Berichten zich. Klikt u op de knop Berichten, dan opent het scherm Berichten zich. In het scherm Berichten ziet u alle acties die in het dossier zijn gedaan. Bij elke actie ziet u ook de datum en de tijd. Klik op de knop Sluiten om terug te gaan naar de Leesview. In het scherm Berichten ziet u alle acties die in het dossier zijn gedaan. Bij elke actie ziet u ook de datum en de tijd. Klik op de knop Sluiten om terug te gaan naar de Leesview. Acties: Klik op de knop Berichten. Klik op de knop Sluiten. Pagina 76 van 85

77 9.4 Terug naar overzicht Met de knop Terug naar overzicht in de Leesview van het dossier gaat u terug naar het dossieroverzicht Mijn Dossiers. Klik op de knop Terug naar overzicht in de Leesview van het dossier om terug te gaan naar het dossieroverzicht Mijn Dossiers. Actie: Klik op de knop Terug naar overzicht. Pagina 77 van 85

78 10 Dossier bewerken U kunt op drie manieren een dossier bewerken: Manier 1: Bewerken via de Leesview Acties. Manier 2: Bewerken via de Leesview Bewerken. Manier 3: Bewerken via Mijn Dossiers. Als voorbeeld nemen wij het bewerken van de voertuiggegevens. In de Leesview kunt u een dossier bewerken via de knop Acties. Als u klikt op de knop Acties opent een menu met verschillende acties die u kunt doen. Kies de actie Bewerken voertuiggegevens voor het bewerken van de voertuiggegevens. Manier 1: Klikt u in de Leesview op de knop Acties, dan opent een menu met verschillende acties die u kunt doen. Pagina 78 van 85

79 In de Leesview kunt u een dossier ook bewerken via de knoppen Bewerken. Klik in het kader Voertuig op een knop Bewerken voor het bewerken van de voertuiggegevens. Manier 2: Klik in de Leesview op een knop Bewerken voor het bewerken van een deel van het dossier. In Mijn Dossiers kunt u een dossier bewerken door op een vierkantje te klikken. Klik op het vierkantje in de kolom Voertuig voor het bewerken van de voertuiggegevens. Manier 3: Klik in Mijn Dossiers op een vierkantje om een deel van het dossier te bewerken. Pagina 79 van 85

80 11 Dossier aanpassen Als expectech afwijkingen vindt in de calculatie, kunt u op basis van de gevonden afwijkingen de calculatie aanpassen. Alleen dossiers met de status Gereed kunnen aangepast worden. Op twee manieren kunt u een dossier aanpassen: Manier 1: Via Mijn Dossiers. Manier 2: Via de Leesview. Manier 1: Klik in Mijn Dossiers op de status Gereed voor het aanpassen van het dossier. Manier 2: Klik in de Leesview in het menu Acties op de knop Behandelen voor het aanpassen van het dossier. Actie: Kies een manier voor het aanpassen van het dossier. Pagina 80 van 85

81 Het volgende scherm opent. Kies Dossier aanpassen. Klik op de knop Opslaan. Acties: Kies Dossier aanpassen. Klik op de knop Opslaan. U krijgt de melding: Het dossier is heropend en kan aangepast worden. U krijgt de melding: Het dossier is heropend en kan aangepast worden. Klik op de knop Afsluiten. Actie: Klik op de knop Afsluiten. Het dossier heeft nu de status Open. U kunt nu het dossier aanpassen. U moet in ieder geval een nieuwe (aangepaste) calculatie toevoegen om het dossier opnieuw aan te kunnen bieden. Pagina 81 van 85

82 12 Dossier annuleren Soms wilt u een dossier annuleren. Redenen hiervoor kunnen zijn: De verzekerde wil het (schade)voertuig niet laten herstellen; Er is een dubbel dossier aangemaakt; Het (schade)voertuig is total loss; De verzekerde wil naar een ander Glasgarantbedrijf; Voorexpertise met als uitkomst niet herstellen; het dossier krijgt de status Afgekeurd ; De dekking is na handmatige dekkingscontrole afgekeurd. U kunt een dossier alleen annuleren, als de actie bij u ligt. Als het dossier bij een expert ligt voor (voor)expertise, dan kunt u het dossier niet annuleren. Alleen dossiers met de status Open of Afgekeurd kunnen geannuleerd worden. Op twee manieren kunt u een dossier annuleren: Manier 1: Via Mijn Dossiers. Manier 2: Via de Leesview. Manier 1: Klik in Mijn Dossiers op de status Open voor het annuleren van een dossier. Manier 1: Klik in Mijn Dossiers op de status Afgekeurd voor het annuleren van een dossier. Pagina 82 van 85

83 Manier 2: Klik in de Leesview in het menu Acties op de knop Behandelen voor het annuleren van het dossier. Actie: Kies een manier voor het annuleren van een dossier. Het volgende scherm opent: Kies Dossier annuleren. Klik op Opslaan. Acties: Kies Dossier annuleren. Klik op Opslaan. Pagina 83 van 85

84 U krijgt de melding Het dossier is geannuleerd. U krijgt de melding: Het dossier is geannuleerd. Klik op de knop Afsluiten. Actie: Klik op de knop Afsluiten. Het dossier heeft nu de status Geannuleerd. Het geannuleerde dossier verdwijnt uit Mijn Dossiers, want daar staan alleen de actieve dossiers. Geannuleerde dossiers vindt u terug door bij het zoeken de status Alle of Geannuleerd te kiezen. Pagina 84 van 85

85 13 Contactgegevens Voor vragen kunt u contact opnemen met: Stichting Schadegarant: Stichting Glasgarant: info@schadegarant.nl info@glasgarant.nl exchange servicedesk Schadegarant: exchange servicedesk Glasgarant: Pagina 85 van 85