CAIRO5 Technische handleiding ALEA data management systeem

Transcriptie

1 CAIRO5 Technische handleiding ALEA data management systeem Version v5.0 juni 17 Contact gegevens Hoofdonderzoeker Prof. dr. Kees Punt, medisch oncoloog Prof. dr. Thomas van Gulik, chirurg Studieoördinator, voor vragen over patiënten en database Karen Bolhuis; IKNL trialbureau voor aanmelding van patiënten en meldingen SAEs KNL trialsecretariaat; IKNL trialbureau voor vragen over accounts, formulieren en pathologie Centraal datamanager Astrid Keijser, Linda Mol; IKNL trialbureau voor vragen over indieningen, data managers en GCP Trialconsulent Baukje Hemmes; Page 1 of 14

2 1. Inhoudsopgave 1. Toegang tot de ALEA Data Management omgeving Aanvragen accounts Taken voor de scan uploader Website en login procedure Creëer een eigen wachtwoord 4 2. Upload scans 5 3. Invullen scanformulier en submitten Invullen pathologie formulier 14 Page 2 of 14

3 1. Toegang tot de ALEA Data Management omgeving 1.1 Aanvragen accounts Accounts voor de database kunnen worden aangevraagd bij IKNL na overhandiging van een volledig ingevuld en getekend signature delegation log. Een account wordt aangemaakt op het persoonlijke adres van een persoon. Het adres wordt de inlognaam voor de database. Per ziekenhuis kan meer dan één scan upload account worden aangevraagd. Op elk moment kunnen accounts worden aangevraagd zolang het delegation log wordt bijgewerkt. 1.2 Taken voor de scan uploader Als het volgens de database tijd is om bijvoorbeeld de scan up te loaden, dan stuurt de database een mailtje naar alle functionarissen binnen een ziekenhuis met een scan upload account. Intern overleg over wie de scan uploadt, is handig. Mailtjes die worden verstuurd naar de scan upload accounts - Scan upload reminder - Herbevestiging - Invoer uitslag mutatie analyse (alleen centra waarbij pathologie lokaal uitgevoerd wordt) Mocht bijvoorbeeld bij follow up nog geen mailtje zijn ontvangen, maar de nieuwe scan is wel al beschikbaar, dan graag contact opnemen met de studiecoördinator. 1.3 Website en login procedure Deze alinea legt uit hoe een functionaris een wachtwoord kan aanmaken en toegang kan krijgen tot de ALEA data management omgeving van CAIRO5. Als u al een wachtwoord heeft kunt u dit deel overslaan en verder gaan met hoofdstuk U krijgt bericht van IKNL dat uw account gereed is en dat u uw account zelf moet afronden 2. Voor toegang tot de studie, ga naar het webadres (URL): 3. NB Het is handig om dit webadres toe te voegen aan uw favorieten zodat u in de toekomst makkelijk kan terugkeren naar de website. 4. Het login scherm komt in beeld (Zie figuur 1.1.1). Page 3 of 14

4 Figuur Login scherm van ALEA Data Management module. 1.4 Creëer een eigen wachtwoord Als u voor de eerste keer inlogt klik dan direct op de link: 1. I forgot my password/ I never logged in before (zie Fig ). Op het scherm verschijnt een nieuwe invoerbalk zoals in Fig Figuur Password request scherm. 2. Vul uw eigen adres in, welke is gebruikt om een ALEA account te creëren en druk op Send request. Het bericht zoals in Fig verschijnt in beeld. Figuur Password request scherm, is verstuurd. 3. Een Password change request is verstuurd naar het betreffende adres met een link. Ga naar uw en klik op de link. 4. Het scherm opent zoals in Fig Page 4 of 14

5 Figuur Verander password 5. Typ een wachtwoord dat bestaat uit minimaal 8 karakters met tenminste 1 nummer (b.v. 1,2,3). 6. Herhaal dit wachtwoord in het volgende veld: confirm new password. 7. Klik op: set password. 8. Het wachtwoord is nu succesvol veranderd. U kunt terug naar de website en daar inloggen. Mocht u uw wachtwoord vergeten zijn, of u wilt andere accounts aanvragen, neem dan contact op met IKNL. 2. Upload scans We raden aan om de scans eerst te branden op een CD, of de beelden op te slaan op de harde schijf van de computer waar u op werkt. Gebruik alleen meest recente en relevante scans. LET OP controleer goed dat u daadwerkelijk de scan toebehorend aan de studie patiënt upload. (Beelden worden geanonimiseerd door de database, waardoor identiteit van de patiënt op de scan niet gecheckt kan worden na uploaden.) Benodigde scans van de patiënt voor goede beoordeling door het leverexpert-panel: - Transversale scan Thorax (scan van boven naar beneden) - Transversale scan Abdomen (scan van boven naar beneden) - Coronale scan Abdomen (scan van voor naar achter) Nadat een patiënt uit uw ziekenhuis is geregistreerd door IKNL voor de CAIRO5 studie, wordt een naar u verstuurd: Notification of patient registration. (zie Fig 2.1) Het is belangrijk dat u wacht op deze voordat u verder gaat. Page 5 of 14

6 1. Na ontvangst van de mail, sluit u alle programma s op uw computer. Hierdoor gaat het uploaden makkelijker. Figuur 2.1. Mail: Notification: upload scans. 2. Klik op de link in de mail: u logt in met uw adres en wachtwoord en krijgt direct toegang tot de: scan upload form. Zie Fig. 2.2 Figuur 2.2. Scan upload form. 3. Klik op de knop: upload scans, rechts in het scherm. (zie Fig. 2.3). Page 6 of 14

7 Figuur 2.3 Upload scans button. 4. Een pop-up window: Upload your CT/PET-CT/MRI verschijnt in beeld (zie figuur 2.4). Figuur Selecteer het scantype: modality (zie Fig 2.4). Als er een CT-scan gemaakt is, dan klikt u op het bolletje voor CT. 6. Selecteer datum van scan: study date (zie Fig 2.4) LET OP: dit moet exact de datum zijn dat de scan gemaakt is. anders kunt u later niet uploaden. 7. Klik op: Add (zie Fig 2.4). De scan zal toegevoegd worden aan de box: Allowed images. 8. Selecteer de scan die u als eerste gaat uploaden in box: Allowed images (Zie Fig 2.5). Indien u meerdere verschillende scans (CT eo MRI eo PET) of scans van verschillende datums wil toevoegen, dan doorloopt u voor iedere scan opnieuw stap 4 t/m 7. Page 7 of 14

8 Figuur 2.5 After making the selection of to be uploaded images, locate the images on the local disc. 9. Vervolgens klikt u rechtsonder op knop: Continue Indien u problemen heeft om verder te gaan kan het zijn dat er een pop-up blocker op uw computer staat. Een pop-up blocker in de website balk herkent u aan een vierkantje met rood kruisje of bolletje bv. (zie Fig 2.4) Voor het optimaal uploaden van CT-scans, moet u deze uitschakelen. Figuur 2.6 Verwijder pop-up blocker 10. Klik op het icoontje van de pop-upblocker en selecteer: always allow pop-ups from (zie Fig. 2.6) U kunt nu verder gaan met uploaden. Controleer of de beelden goed staan in het vak allowed images. Herhaal anders de stappen 3 t/m 9. Page 8 of 14

9 Nadat u op Continue heeft gedrukt (stap 9) ziet u het volgende scherm: (zie Fig. 2.7) Figuur 2.7 scan uploaden 11. Klik op Bestanden kiezen en navigeer naar het CD-rom station en open de map (meestal DICOM) waar de files in staan. (Zie Fig. 2.8) Picture 2.8. Locate the images by browsing to the correct file folder. LET OP In het geval dat geselecteerde beelden niet overeenkomen met study date of modality, ontstaat er een Error (Fig 2.9). U kunt pas verder met uploaden als de datum goed is ingevuld. Zie stap 5. Als u geen error krijgt gaat u verder met stap 11. Page 9 of 14

10 Figuur 2.9. Error: Als study dates en modalities niet overeenkomen met geselecteerde bestanden 12. Klik op DICOM (en eventueel volgende mapjes hierna) tot u meerdere mapjes onder elkaar ziet staan. (Fig 2.10) Figuur 2.10 meerdere mapjes onder elkaar Hierin bevinden zich de files welke moeten worden geupload. In sommige mapjes zitten soms minder dan 5 files. Deze hoeft u niet te uploaden. Open dus eerst het bovenste mapje. Als hier < 5 files inzitten gaat u door naar de map daaronder en zo verder. Als u een map heeft gevonden met meer dan 5 files gaat u verder met de volgende stap. 13. Selecteer 1 bestand en druk op Ctrl + A. U selecteert nu alle bestanden 14. Klik op openen. U komt bij de upload site terug en ziet staan hoeveel bestanden zijn geselecteerd. In dit voorbeeld 201 bestanden (Fig 2.12) Page 10 of 14

11 Figuur 2.11 voortgang van uploaden bestanden. 15. Klik nu 1x (!) op submit. Wacht enkele minuten. De blauwe balk begint te lopen en geeft de voortgang van het proces aan. Wacht totdat de balk vol is. Het volgende bericht verschijnt nu in beeld: Figuur 2.12 Succesfully uploaded item(s) TIPS: 16. Herhaal hierna opnieuw de stappen door te klikken op bestanden kiezen en herhaal stap 12 t/m 14 voor de overige mapjes. Upload stuk voor stuk alle mapjes uit DICOM - Indien u problemen heeft met uploaden, probeer dan kleinere aantallen (100 of 50 bestanden) tegelijk te uploaden. - Indien dit nog steeds niet lukt, vraag dan hulp aan uw interne ICT-afdeling of neem contact op met de studiecoördinator. 17. Controleer of de beelden goed zijn geupload. Ga terug naar de ALEA site en de map: Panel review en vervolgens Scan upload form (Fig 3.1). Als u drukt op de knop vernieuwen: dan ziet u de scans die u zojuist heeft geupload rechts in het scherm. U kunt door de series met beelden heen scrollen. Ga nu verder met het invullen en submitten van het scanformulier. Hoofdstuk 3 Page 11 of 14

12 3. Invullen scanformulier en submitten Na het successvol uploaden van de beelden van de scan, gaat u door met het scanformulier invullen en submitten. Pas na het submitten van het formulier worden de beelden doorgezet naar het leverexpertpanel. Het is dus belangrijk dat u deze stap goed afrondt. 1. Druk op de knop: next page om verder te gaan (Figuur 3.1). Figuur 3.1. Next page knop komt tevoorschijn na het uploaden van scans. 2. Vul alle vragen in op de tweede pagina Indien niet alle Velden zijn ingevuld, verschijnt de volgende Error. (zie Fig. 3.3). Picture 3.3 Error indien niet alles is ingevuld Page 12 of 14

13 3. Nadat het formulier compleet is ingevuld, klik op submit onderaan het formulier (zie figuur 3.5). U krijgt de melding dat het formulier goed is verstuurd (zie figuur 3.6) Figuur 3.5 Submit formulier Figuur 3.6. de scan is succesvol verstuurd voor beoordeling door het leverexpertpanel Ga nu door naar Hoofdstuk 4: Invullen Pathologie formulier als de mutatie analyse in uw eigen ziekenhuis is uitgevoerd. Page 13 of 14

14 4. Invullen pathologie formulier Bij lokale pathologie: Voor een nieuwe patiënt vult u na registratie het PA formulier in (pathologie). Zie Fig. 4.1 LET OP: Doe dit zo snel mogelijk wanneer de mutatie uitslag bekend is. De patiënt wordt pas gerandomiseerd zodra ook dit formulier is ingevuld. Figuur 4.1. Het pathologie formulier Vul zoveel mogelijk velden in. Indien u vragen lastig vindt kan de patholoog in uw ziekenhuis u mogelijk telefonisch helpen. Druk op submit zodra u klaar bent. VOLTOOID! BEDANKT Page 14 of 14