Jos van der Graaf Holding B.V.

Transcriptie

1 Jos van der Graaf Holding B.V. Management Actieplan 2016 Auteurs Eindverantwoordelijk : M. Wanner en J.K. Hoogendijk : E.A. van der Graaf Dit document met revisie 0 is bijlage 1 van het Directieverslag IKZ 2015 en is onder documentnummer IKZ01-01/01.02 opgenomen in het Procedureboek IKZ01. De voortgang van het plan wordt maandelijks via het Kwaliteitsoverleg beheerst. IKZ01 Jos van der Graaf Document 01/01.02 Revisie 6 Datum Pagina 1 van 6

2 Inhoudsopgave 1.0 Inleiding Beleid Management Actieplan Organisatie Organisatiestructuur Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Product en dienstverlening Communicatie Werkwijze Plan Do Check Act Prestatieniveau Algemeen Prestatie-indicatoren CO2 Prestatie Prestatieniveau Maatregelen en doelstellingen 8 IKZ Jos van der Graaf Document 01/01.02 Revisie 6 Datum Pagina 2 van 6

3 1.0 Inleiding Jos van der Graaf Holding B.V., hierna te noemen Jos van der Graaf, is een allround wegenbouwbedrijf met ruim 25 jaar ervaring, gespecialiseerd in grond- en straatwerk. De werkzaamheden worden uitgevoerd in opdracht van zowel gemeenten, instanties, aannemers alsook particulieren. Dagelijks werken 24 medewerkers (ultimo 2015) vanuit een modern kantoorpand, gevestigd op het Industrieterrein Dordtse kil aan de Helmholtzstraat 11 te Dordrecht. De werksfeer is kenmerkend voor de cultuur van een familiebedrijf. Voor nadere informatie wordt verwezen naar het Procedureboek IKZ Beleid Het Beleid van Jos van der Graaf is gericht op het structureel verbeteren van haar prestaties. Een en ander aangestuurd vanuit de Beleidsverklaring met de daarin opgenomen uitgangspunten. Voor de uitvoering van het beleid functioneert de organisatie in overeenstemming met de afgesproken werkwijze zoals is vastgelegd in het Managementsysteem. Met dit Managementsysteem bevestigt Jos van der Graaf Duurzaamheid en Kwaliteit hoog in het vaandel te dragen en zich daarmee te onderscheiden in de branche en bedrijfsomgeving. Aan de handhaving van een hoog kwaliteitsniveau wordt prioriteit gegeven met voortdurende aandacht voor de kwaliteit in een breed perspectief. Daarmee wordt tijdig en adequaat ingegrepen zodra als gevolg van de bedrijfsactiviteiten risico s worden waargenomen. 1.2 Management Actieplan De werkwijze van Jos van der Graaf is gericht op het voortdurend en aantoonbaar verbeteren van prestaties. Dit wordt aangestuurd vanuit het actuele Management Actieplan. Dit plan is gebaseerd op het in 2015 bereikte en in 2016 gewenste prestatieniveau. Het plan wordt daarom ingevuld op basis van de jaarlijkse Directiebeoordeling en het te bereiken prestatieniveau op korte en langere termijn. Het Management Actieplan is gericht op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ofwel de zorg voor Kwaliteit, Arbo en Milieu. Kwaliteitszorg De kwaliteit van product en organisatie dienst wordt als vanzelfsprekend beschouwd. Mede door te werken op basis van de ISO 9001; 2015 met de daarin opgenomen eisen en verwachtingen. Daartoe zijn flexibiliteit en deskundigheid van de bedrijfsorganisatie een waarborg voor continuïteit en het nakomen van gemaakte afspraken. Leverbetrouwbaarheid en productkwaliteit zijn voor Jos van der Graaf van essentieel belang voor een goed functionerende onderneming. Arbozorg De zorg voor veiligheid wordt aangestuurd vanuit VCA en mede bepaald door de managementprincipes vanuit in de ISO 9001; 2015 en OHSAS De laatst genoemde wordt op termijn te vervangen door de ISO Tijdens de werkzaamheden wordt de veiligheid structureel bewaakt door middel van een vooraf bepaald stelsel van controles en inspecties. Ook het aspect Veiligheid heeft bij Jos van der Graaf een hoge prioriteit in het besef dat veilig werken de kwaliteit van product en organisatie bevordert. Milieuzorg De zorg voor milieu wordt in hoofdzaak aangestuurd vanuit de CO2 Prestatieladder en het streven naar een voortdurende vermindering van de CO2 uitstoot als gevolg van de bedrijfsactiviteiten. In algemene zijn de managementprincipes vanuit de ISO 9001; 2015 en 14001; 2015 mede bepalend voor het prestatieniveau ten aanzien van Milieu. Voor Jos van der Graaf betekent levert Milieuzorg een bijdrage aan het functioneren van de organisatie en is daarmee de basis voor Energiemanagement. IKZ Jos van der Graaf Document 01/01.02 Revisie 6 Datum Pagina 3 van 6

4 2.0 Organisatie 2.1 Organisatiestructuur De structuur van Jos van der Graaf is hierna aangegeven; Jos van der Graaf Holding B.V. Jos van der Graaf B.V. Gebr. van der Graaf B.V. De volledige organisatie functioneert conform hetzelfde Managementsysteem IKZ. 2.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden De TBV verdeling voor Kwaliteitsmanagement is aangegeven in het Procedureboek IKZ01. Deze structuur wordt voor 2016 niet aangepast. Procesverantwoordelijk zijn; Proces Directie Verkoop Engineering Inkoop Werkvoorbereiding Uitvoering Orderbewaking Verantwoordelijk E.A. van der Graaf/M. van der Graaf E.A. van der Graaf E.A. van der Graaf/M. van der Graaf M. Wanner E.A. van der Graaf/M. Wanner M. van der Graaf M. Wanner 2.3 Product en dienstverlening Onder meer zijn de werkzaamheden van Jos van der Graaf gericht op; - Ontwerp & voorbereiding project en product - Grondwerken algemeen - het verzorgen van bodemonderzoeken - woonrijp maken van nieuwbouwwijken - Aanleg straatwerk, onderhoud en reconstructie - Proefsleuven t.b.v. Lokaliseren van kabels & leidingen - Toepassen van grondradar Communicatie De algemeen voor Jos van der Graaf zoals is vastgelegd in het Managementsysteem. Voor de communicatie omtrent de CO2 prestaties wordt verwezen naar het volgende communicatieplan; Intern Directieverslag IKZ Kwaliteit en veiligheid op Directieniveau Maandoverleg Betrokkenheid medewerkers Kwaliteitsoverleg Bewaking voortgang en ontwikkeling Procesbeoordeling Controle op uitvoering en prestatieniveau Extern Website Eigen en SKAO actuele Publicatie Keten- en sectorinitiatief Deelname en eigen ontwikkeling Bouwend Nederland Lidmaatschap/Informatiebron Overleg algemeen Gemeentelijke overheden en NGO IKZ Jos van der Graaf Document 01/01.02 Revisie 6 Datum Pagina 4 van 6

5 3.0 Werkwijze De werkwijze teneinde de prestaties te verbeteren, inclusief het energieverbruik en de CO2 uitstoot te Verminderen, is gebaseerd op de zogenaamde Demming cirkel. Daarbij worden de volgende activiteiten onderscheiden; - Plan Een verandering vooruit plannen, proberen te voorspellen wat de resultaten zijn - Do Het plan uitvoeren in kleine stappen onder gecontroleerde omstandigheden - Check Controleren of het te verwachten resultaat is of wordt bereikt - Act Het resultaat evalueren en het werkwijze te standaardiseren of verbeteren 3.1 Plan Het vaststellen van doelstellingen en de wijze waarop deze worden bereikt. De doelstellingen moeten concreet en meetbaar zijn en binnen het beleid en de context van de organisatie passen. Het resultaat van doelstellingen moet een positief effect hebben op de prestaties van de organisatie. Doelstellingen worden onder meer bepaald op basis van de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden. Het Management Actieplan voor 2016 is mede gebaseerd op het Directieverslag IKZ Do Het realiseren van de geplande doelstellingen met behulp van de daarvoor beschikbare middelen. Het vertrekpunt daarvoor is het bestaande prestatieniveau (2015) en een verandering naar het gewenste niveau. De procedures en werkinstructies moeten daarbij hun diensten kunnen bewijzen, evenals de resultaten van uitgevoerde in- en externe procesbeoordelingen. Daarnaast zijn gegevens van belang uit de projectadministratie en urenverantwoording. 3.3 Check De controle op voortgang van het proces van realisatie moet gebaseerd zijn op concrete meetpunten en waarden binnen een overeengekomen termijn. Vooralsnog wordt uitgegaan van 2 prestatie-indicatoren per (deel) proces zoals zijn vastgesteld in het Kwaliteitsoverleg met de daaraan voor 2016 gekoppelde meetwaarden. De voortgang van de diverse doelstellingen wordt gecontroleerd door middel van het Kwaliteitsoverleg. De voortgang wordt in het verslag van het overleg vastgelegd. 3.4 Act Tenslotte wordt gekeken naar de bereikte resultaten en worden deze via het Maandoverleg naar de medewerkers teruggekoppeld. Ook dit onderdeel van de werkwijze wordt met ingang van 2016 halfjaarlijks uitgevoerd en wordt het Management Actieplan onder meer op de volgende punten geëvalueerd. - Wordt de reductiedoelstelling gerealiseerd - Verloopt de uitvoering van maatregelen volgens plan en verwachting - Zijn er nieuwe reductiekansen gesignaleerd - Is het Energiemanagement nog altijd actueel - Hoe is de betrokkenheid van de medewerkers - Hoe verloopt de communicatie en onderlinge samenwerking Veranderingen in de werkwijze moeten worden verwerkt in de betreffende documenten van het Managementsysteem. Dit is de borging van een verbetering ter voorkoming van terugkeer. IKZ Jos van der Graaf Document 01/01.02 Revisie 6 Datum Pagina 5 van 6

6 4.0 Prestatieniveau 4.1 Algemeen Het algemene streven is gericht op verbetering van prestaties. Gericht op een rendementsverbetering van in totaal 5% in een periode van 5 jaar. Daarbij is bepalend het wegnemen van foutkansen en het verminderen van de faalkosten. Daartoe worden jaarlijks concrete en haalbare maatregelen vastgesteld met een jaarlijks beoogd resultaat van 1,0% ten opzichte van het referentiejaar Prestatie-indicatoren Voor de onderdelen van het primaire bedrijfsproces worden in 2016 de volgende Kwaliteitsprestatie indicatoren (KPI s) toegepast. Verkoop Engineering Inkoop Werkvoorbereiding Uitvoering Projectbewaking Scoring opdrachten versus uitgebrachte offertes Aantal revisies van productontwerp (tekeningen) Leveranciersprestatie Uitvoeringsinformatie Productkwaliteit Projectresultaat (financieel en voortgang) Om de prestatieverbetering zichtbaar te maken, worden de indicatoren gewaardeerd naar het bereikte resultaat in 2015 en het gewenste resultaat in CO 2 Prestatie Jos van der Graaf streeft er naar om in een periode van 10 jaar vanaf 2013 de totale CO2 uitstoot met 10% te verminderen ten opzichte van het referentiejaar Onder verwijzing naar de geanalyseerde CO2 Emissie Inventaris 2015 is vastgesteld dat het verminderen van de CO2 uitstoot met name moet worden gezocht in de scopes 1 en 3. Waarbij de invloed van Jos van der Graaf in scope 3 uiterst beperkt is. Door de overgang van grijze naar groene stroom is een vermindering van de CO2 uitstoot gerealiseerd van 13 ton. Uit de analyse blijkt tevens dat gezocht moet worden naar andere en meer vergelijkbare meetpunten en meetwaarden. De indruk wordt nu gewekt dat de doelstelling niet wordt bereikt. Specifiek voor vermindering van de CO2 uitstoot, staat voor 2016 het volgende op de agenda; Scope 1 Onderzocht wordt; - Beheersen bandenspanning - Het nieuwe rijden (vervallen, zie KO verslagen) - Gedrag medewerkers (VGM onderwerp Maandoverleg) - Omgaan met trilplaten en trolapparatuur - Vervangen van voertuigen - Het effect van Aspen i.p.v. mengsmering - Smeermiddelen Scope 2 Onderzocht wordt: - Gebruik LED verlichting Scope 3 Onderzocht worden de volgende mogelijkheden - Inkoop en aflevering straatmeubilair - meer gestructureerde keuze van leveranciers (bouwartikelen) Voornoemde onderzoeken worden bewaakt via het periodieke Kwaliteitsoverleg en uitgevoerd door de Financiële Administratie in samenwerking met de extern Adviseur IKZ. IKZ Jos van der Graaf Document 01/01.02 Revisie 6 Datum Pagina 6 van 6