Reglement voor subsidies en leningen aan studentenorganisaties

Transcriptie

1 Reglement voor subsidies en leningen aan studentenorganisaties Vastgesteld door Dienst Studentzaken op Artikel 1 Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. DSZ: Dienst Studentzaken; b. TWC: Toewijzingscommissie; c. RU: Radboud Universiteit. Artikel 2 Doelstelling en middelen 2.1 Student Life heeft als doelstelling het leveren van een bijdrage aan de bloei van het studentenleven van RU-studenten. Die bijdrage moet leiden tot een inspirerend academisch klimaat en een rijk studentenleven. 2.2 Student Life beoogt haar doelstelling te realiseren door het stimuleren van: de organisatie van - en deelname aan - activiteiten voor en door studenten; de ontwikkeling van vaardigheden die van belang zijn voor het functioneren van studentenorganisaties. 2.3 Student Life ondersteunt activiteiten en organisaties die passen bij de doelstelling. De ondersteuning heeft een aanvullend karakter: dit houdt in dat Student Life financiële en materiële steun verleent, als andere mogelijkheden ontoereikend blijken. 2.4 De financiële ondersteuning genoemd in lid 3 van dit artikel kan worden verleend in de vorm van een subsidie of een lening. Artikel 3 Verhouding DSZ, Student Life en TWC 3.1 De directeur van DSZ machtigt het afdelingshoofd van Student Life om besluiten te nemen over aanvragen op grond van dit reglement. 3.2 DSZ stelt de TWC in om het afdelingshoofd van Student Life te adviseren over aanvragen om ondersteuning op grond van dit reglement. Artikel 4 Samenstelling van de Toewijzingscommissie 4.1 De TWC bestaat uit RU-studenten: ten minste drie en ten hoogste acht leden; 4.2 De leden van de TWC worden door het afdelingshoofd van Student Life benoemd; 4.3 De TWC wijst een lid aan als voorzitter; 4.4 Een medewerker van de afdeling Student Life is secretaris van de TWC. 1

2 4.5 Het afdelingshoofd van Student Life woont minimaal één keer per jaar de vergaderingen van de TWC bij. Artikel 5 Werkwijze van de Toewijzingscommissie 5.1 De TWC vergadert eens per maand in de maanden september tot en met juni en verder zo vaak als nodig is. 5.2 DSZ stelt richtlijnen vast voor de toekenning van financiële ondersteuning als genoemd in artikel 2 lid De TWC stelt adviezen op voor het afdelingshoofd van Student Life op basis van de richtlijnen genoemd in lid 2 van dit artikel. De TWC kan in een advies aan het afdelingshoofd Student Life afwijken van de richtlijnen. De redenen om af te wijken worden in die gevallen toegelicht in het advies. 5.4 De TWC kan aanvragers voor ondersteuning uitnodigen in de vergadering om toelichting te geven op een verzoek om ondersteuning. Artikel 6 Aanvraagprocedure voor subsidies en leningen 6.1 Aanvragen voor ondersteuning worden ingediend bij de secretaris van de TWC, begeleid met een begroting met toelichting volgens het door Student Life voorgeschreven format. 6.2 Aanvragen die tien werkdagen voor de eerstvolgende vergadering van de TWC zijn ingediend, worden in die vergadering behandeld. 6.3 De aanvrager krijgt binnen tien werkdagen na de vergadering bericht over het genomen besluit. Artikel 7 Besluitvorming 7.1 Het afdelingshoofd van Student Life neemt het uiteindelijke besluit over de aanvragen op grond van dit reglement. Het besluit komt tot stand op basis van de adviezen van de TWC genoemd in artikel 5 lid 3. Als het besluit afwijkt van de richtlijnen genoemd in artikel 5 lid 3, wordt dat in de verslaglegging beargumenteerd. Artikel 8 Bezwaar 8.1 Als de aanvrager het niet eens is met het genomen besluit, kan er binnen vier weken na kennisgeving van het besluit schriftelijk bezwaar worden ingediend bij de afdeling Student Life. Artikel 9 Subsidies 9.1 Subsidietoekenningen hebben een voorlopig karakter en worden pas definitief nadat de aanvrager een financieel overzicht van de gemaakte kosten heeft ingediend die voldoet aan de voorwaarden bepaald in de richtlijnen genoemd in artikel 4 lid Subsidies die niet binnen de in de richtlijnen vermelde termijn worden opgevraagd en/of verantwoord, vervallen. 2

3 Artikel 10 Leningen 10.1 Student Life kan renteloze leningen verstrekken aan studentenorganisaties. De voorwaarden voor het verstrekken van een lening zijn opgenomen in de richtlijnen genoemd in artikel 2 lid 5. 3

4 Richtlijnen voor subsidietoekenning en leningen aan studentenorganisaties 1. Algemene uitgangspunten voor subsidietoekenning 1.1. Activiteiten en projecten worden georganiseerd door én voor van de studenten van de RU. Activiteiten georganiseerd door medewerkers of alumni van de RU komen niet voor subsidie in aanmerking Activiteiten en projecten dienen toegankelijk te zijn voor - en gericht te zijn op - een groot deel van de studenten van de RU. Besloten activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidie Activiteiten die gesubsidieerd worden, mogen geen commerciële nevendoeleinden hebben. Student Life kan hier verdere voorwaarden aan stellen. Subsidies voor evenementen waarbij geld wordt ingezameld voor een goed doel mogen alleen ten goede komen aan organisatiekosten die gemaakt worden voor het evenement. Student Life kan deze evenementen ook ondersteunen met niet-financiële middelen TWC hanteert de volgende criteria voor het bepalen of een aanvraag subsidiabel is: draagt het bij aan de diversiteit van het aanbod; is er sprake van kwaliteit; bestaat er draagvlak c.q. haalbaarheid; past het binnen het beleid van de RU; draagt het bij aan academische vorming TWC beoordeelt aanvragen o.a. aan de hand van: eerdere resultaten, zowel inhoudelijk als financieel; doelstelling en gewenste resultaat; organisatorische aanpak; publiciteitsplan; begroting en subsidiabele kosten (zie ook artikel 10); mogelijkheid en inzet om eigen inkomsten te verwerven; eigen vermogen van de vereniging; kwaliteit: onvolledige en/of onjuiste aanvragen worden niet in behandeling genomen. 2. Type studentenorganisaties Studentenorganisaties die nauw met de Radboud Universiteit verbonden zijn komen in aanmerking voor subsidie: Voor verenigingen geldt dat minimaal 75% van de leden student is en minimaal 60% van de leden student aan de RU is; Voor stichtingen geldt dat het bestuur voor meer dan 50% bestaat uit studenten van de RU en de activiteiten gericht zijn op de studenten van de RU; Subsidies op grond van dit reglement worden in principe alleen toegekend aan rechtspersonen. 4

5 3. Soorten ondersteuning 3.1. Garantiesubsidie voor incidentele projecten Een garantiesubsidie voor incidentele projecten kan worden aangevraagd voor een activiteit die eenmalig wordt georganiseerd en die de reguliere activiteiten van een organisatie te boven gaan. Criteria Aanvragen dienen uiterlijk twee maanden voor het project plaatsvindt te worden ingediend; Aanvragen bestaan uit een omschrijving van het project en een begroting met toelichting volgens het door Student Life voorgeschreven format. De aanvrager moet aannemelijk maken dat het project niet zonder subsidie van Student Life georganiseerd kan worden; Als de aanvrager al eerder een soortgelijk project heeft georganiseerd, moeten de begroting en afrekening van dat project worden toegevoegd aan de aanvraag; Als er een subsidie door Student Life is toegekend, moet er binnen twee maanden na afloop van het project een afrekening worden ingediend bij de TWC; De definitieve subsidie is niet hoger dan de oorspronkelijke toekenning Garantiesubsidie voor jaarbegrotingen Een garantiesubsidie voor een jaarbegroting is een subsidie gericht op het realiseren van activiteiten die binnen deze regeling passen en jaarlijks terugkeren. Als je door het komende boekjaar ook incidentele projecten verwacht dien je deze mee te nemen in de jaarbegroting. Hiervoor hoef je dan geen aparte garantiesubsidie voor incidentele projecten in te dienen. Criteria Aanvragen dienen uiterlijk drie maanden na het begin van het boekjaar van de aanvrager te worden ingediend; Aanvragen bestaan uit een beleidsplan, jaarbegroting en balans, beide met toelichting. De aanvrager moet aannemelijk maken dat de eigen inkomsten niet voldoende zijn om het tekort op de jaarbegroting te dekken zonder subsidie van Student Life; Bij een nieuwe jaarbegroting moeten de jaarbegroting en jaarafrekening van het voorgaande boekjaar opgenomen zijn; Als er een subsidie door Student Life wordt toegekend, moet de aanvrager binnen drie maanden na afloop van het boekjaar van de aanvrager een jaarafrekening met toelichting en een secretarieel jaarverslag indienen bij de TWC; De definitieve subsidie is niet hoger dan de oorspronkelijke toekenning. 5

6 3.3. Huursubsidie Huursubsidie kan worden aangevraagd door studentenorganisaties die een kantoorruimte huren in een van de panden van SNUF of een kantoorruimte van de RU die door Student Life wordt onderverhuurd. Criteria Aanvragen dienen uiterlijk twee maanden voor de nieuwe huurperiode te worden ingediend; Aanvragen bestaan uit een beleidsplan, begroting en balans, alle drie met toelichting. De aanvrager moet aannemelijk maken dat de eigen inkomsten niet voldoende zijn om de huur te voldoen zonder subsidie van Student Life; Een beschrijving van de geplande activiteiten in de ruimte waarvoor huursubsidie wordt aangevraagd; Toegekende huursubsidie is definitief; Voorwaarden voor het toekennen van huursubsidie zijn verder uitgewerkt in artikel Opstartsubsidies Een opstartsubsidie kan worden aangevraagd door informele studentenorganisaties die de omslag willen maken naar een formele studentenorganisaties. Criteria 3.5. Leningen Student Life kan een eenmalige subsidie toekennen aan studentenorganisaties in de opstartfase; De subsidie dient te worden gebruikt voor het dekken van de kosten voor het laten opstellen van statuten bij een notaris, kosten voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel, eerste bankkosten en kosten voor promotie en ledenwerving in de aanloopfase; Een toegekende opstartsubsidie is definitief. Student Life kan leningen verstrekken als de aanvrager een investering moet doen die in meerdere jaren wordt afgeschreven en waarvoor hij zelf onvoldoende middelen heeft; In uitzonderlijke gevallen kan Student Life een lening verstrekken als een organisatie in dusdanige financiële problemen is gekomen dat het verder functioneren van de organisatie in gevaar is. In dat geval moet de organisatie een plan opstellen en laten goedkeuren door Student Life, waarin beschreven staat hoe een gezonde financiële situatie hersteld kan worden; Leningen aan organisaties zijn renteloos; De voorwaarden voor het terugbetalen van de lening worden per geval vastgelegd in een overeenkomst. 6

7 4. Voorschotten en afrekeningen 4.1. Voorschotten Een organisatie kan een voorschot krijgen van maximaal 75% van het toegekende subsidiebedrag; Bij grote subsidies kan de TWC tussentijdse financiële verantwoordingen als voorwaarde stellen voor het verstrekken van voorschotten Afrekening De subsidie wordt definitief zodra het verslag en de afrekening met toelichting is ingediend. Als het plan waarop de subsidietoekenning is gebaseerd is gewijzigd, kan dit van invloed zijn op de hoogte van de definitieve subsidietoekenning. 5. Sportorganisaties Sportorganisaties worden niet rechtstreeks door Student Life gesubsidieerd, maar via de Nijmeegse Studenten Sport Raad (NSSR). De TWC kan Student Life adviseren een uitzondering te maken op voordracht van de NSSR voor subsidiëring van een grootschalig sportevenement met een duidelijke meerwaarde voor de RU, waarvan de omvang de beschikbare subsidiegelden van de NSSR overstijgt. 6. Studieverenigingen Activiteiten van studieverenigingen komen niet in aanmerking voor subsidie, tenzij: er sprake is van een congres of symposium met een onderwerp dat interessant is voor een breder publiek dan alleen de studenten van de eigen opleiding. Zie voor verdere voorwaarden artikel 11.1; het een carrièregerichte activiteit is, waarbij de activiteit verdiepend of verbredend is voor studie of carrière. 8. Gezelligheidsverenigingen in panden van Student Life Activiteiten van gezelligheidsverenigingen die gehuisvest zijn in een stadspand van SNUF komen alleen in uitzonderlijke gevallen in aanmerking voor subsidie. Student Life gaat er vanuit dat die verenigingen in staat zijn genoeg eigen inkomsten te verwerven met de exploitatie van de panden. Ook betalen de betrokken verenigingen (nog) niet altijd een kostendekkende huur en worden de verenigingen op die manier indirect gesubsidieerd. De organisatie komt in aanmerking voor een projectsubsidie: als er een kostendekkende huur betaald wordt; of als er sprake is van een buitengewone activiteit, zoals een lustrum of een samenwerkingsverband met meerdere studentenorganisaties. Voorwaarde is dat deze georganiseerde activiteit voor een bredere doelgroep is bedoeld (en wordt georganiseerd) dan de leden van de vereniging. 7

8 9. Huursubsidie 9.1. Een huursubsidie wordt alleen toegekend aan studentenorganisaties die een kantoorruimte huren in een van de panden van SNUF of een kantoorruimte van de RU die door Student Life wordt onderverhuurd. Student Life kan in uitzonderlijke gevallen besluiten om huursubsidie te verstrekken voor kantoorruimtes die niet via Student Life worden verhuurd. In die gevallen moet bij aanvraag het huurcontract worden ingediend. Student Life kan besluiten om huursubsidie te verstrekken voor ruimtes die geen kantoorruimtes zijn als ze aantoonbaar noodzakelijk zijn voor de activiteiten van de organisatie. Hieronder vallen bijvoorbeeld de opslagruimtes voor materialen die zich buiten de campus bevinden en waarvoor transport niet mogelijk is Een huursubsidie wordt vastgesteld rekening houdend met: het eigen vermogen van de organisatie; de mogelijkheid om zelf bij te dragen aan de huurkosten vanuit de reguliere begroting; de redelijkheid van de ruimtebehoefte (op grond van de activiteiten van de organisatie oordeelt de TWC wat een redelijke grootte van de te huren ruimte is). De huursubsidie bedraagt nooit meer dan de huur voor een ruimte die de TWC redelijk acht voor de werkzaamheden van de organisatie. 10. Uitzonderingen Student Life subsidieert geen: Feesten, gala s, borrels of vergelijkbare activiteiten; Kleding; Gadgets en relatieartikelen die ingezet worden voor ledenwerving e.d.; Beleidsweekenden. Bovenstaande opsomming is niet limitatief. 11. Bijzondere regelingen Organisatie congressen, symposia en debatten Student Life maakt onderscheid in kleinschalige congressen en groter opgezette congressen. Een congres met minder dan 75 deelnemers wordt als klein beschouwd. Als er 75 of meer deelnemers worden verwacht, beschouwt Student Life het congres als grootschalig. Bij kleinschalige congressen hanteert de TWC als richtlijn dat de subsidie niet hoger kan zijn dan 25% van de subsidiabele kosten, waaronder in ieder geval zaalhuur en techniek, onkostenvergoeding en attenties voor sprekers, publiciteitskosten en aankleding wordt gerekend. In principe gaat de TWC er bij dit soort congressen vanuit dat sprekers niet betaald worden voor het geven van een lezing. Bij groter opgezette congressen subsidieert Student Life hooguit 25% van de deelnameprijs voor RU-studenten met een maximum van vijf euro per RUstudent. De subsidie kan door de TWC lager vastgesteld worden als de TWC vindt dat de deelnameprijs hoofdzakelijk gebruikt wordt om niet-subsidiabele kosten, bijvoorbeeld een lunch of borrel, te dekken Repetitieweekenden koren/orkesten en buitenlandse reizen van niet-studieverenigingen 8

9 op uitnodiging van een partneruniversiteit Student Life kan bijdragen in de kosten van een repetitieweekend als er sprake is van een meerwaarde voor de kernactiviteit van het koor of orkest of als er een extra impuls wordt gegeven aan de kwaliteit van een productie. In principe komt een repetitieweekend alleen in aanmerking voor subsidie als er sprake is van professionele begeleiding en een intensief programma. De subsidie van Student Life is maximaal 25,- per deelnemende RU-student en hooguit gelijk aan de eigen bijdrage voor studenten. Student Life subsidieert per organisatie hooguit twee keer per jaar een repetitieweekend Verkiezingscampagnes studentenraadverkiezingen Student Life stelt 500,- per lijst ter beschikking voor de verkiezingscampagnes van de studentenraadsverkiezingen. Deze middelen mogen aangewend worden voor algemene promotieactiviteiten (drukwerk zoals flyers, stickers, etc. zijn uitgesloten). Omdat niet elke lijst ondersteund wordt door een formele organisatie, kan de subsidie uitgekeerd worden aan individuen op de lijst. 12. Slotbepalingen In gevallen waarin de richtlijnen niet voorzien, handelt de TWC naar eigen inzicht zoveel mogelijk in lijn met de richtlijnen. 9