Penningmeestercursus. Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds. Folkert Visschedijk Tim Bérczy 8 september 2015

Transcriptie

1 Penningmeestercursus Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds Folkert Visschedijk Tim Bérczy 8 september 2015

2 Programma van de cursus Ontvangst en inleiding Boekhouden Pauze Subsidiebeleid SNUF Conscribo Opdracht

3 BOEKHOUDEN

4 Rol penningmeester binnen bestuur Neem kennis van je bevoegdheden: Wettelijke regels Statuten van Stichting of Vereniging Intern/Huishoudelijk reglement Advies Zorg dat je de regels kent Zie toe op naleving van de regels Maak goede afspraken binnen het bestuur, evt. middels bestuursreglement

5 Rol penningmeester binnen bestuur Gezamenlijke (wettelijke) verantwoordelijkheid voor financieel beheer: Te allen tijde moet de vermogenstoestand worden gekend; Opstellen van balans en resutaatrekening met toelichting (jaarverslag) Bewaartermijn: 7 jaar Specifieke taken van de penningmeester Inrichten en voeren van de financiële administratie Opstellen van begroting en (jaar)verslag

6 Administratieve organisatie en interne beheersing Gevaren Onvolledigheid Fraude Faillisement

7 Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 1: Functiescheiding Welke functies (bevoegdheden) zijn er? 1. Beschikken (afsluiten van sponsorcontract) 2. Uitvoeren (organiseren van activiteit) 3. Registreren (bijhouden van ledenadministratie) 4. Bewaren (kasgeld) 5. Controleren (controle door persoon met tegengesteld belang) Functiescheiding is het aanbrengen van tegengestelde belangen tussen functies waardoor controle mogelijk wordt

8 Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 2: Interne beheersing Beschrijf (beknopt) de belangrijkste functies en processen zodat mensen weten wat er van ze verwacht wordt Neem in functiebeschrijvingen op wat de bevoegdheden zijn Neem in de procesbeschrijvingen interne controle maatregelen op

9 Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips Aangegane verplichtingen meteen melden en vastleggen in een register (doorlopende nummering) Goede bescherming toegang tot geldmiddelen (kas, bankpas) Kasgeld tellen met twee personen (ook s nachts na een feest) Gebruik doorlopende nummering voor binnenkomende facturen

10 Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips Zorg voor functiescheiding in het betalingsverkeer! Als een penningmeester een factuur kan goedkeuren én betalen, dan is het wachten op het moment dat het een keer fout gaat.

11 Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips Bewaak volledigheid van opbrengsten: Contributie-inkomsten relateren aan ledenaantallen (functiescheiding: secretaris registreert leden) Inkomsten activiteit aan deelnemers (organisatie registreert deelnemers) Sponsoropbrengsten op basis van contractenregister Inventariseer regelmatig de voorraad: beginvooraad+ inkopen-eindvoorraad=verkoop

12 Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips Leg verantwoording af: Zorg voor goede archivering (doorlopende nummering) Zorg voor goede controle (kascommissie/ accountant) Zorg voor decharge bij overdracht Zorg voor beëindiging van formele (teken-)bevoegdheden bij overdracht

13 Administratieve organisatie en interne beheersing Stap 3: Nog wat tips Zorg voor een taak jaarplanner Maak een overzicht met al je opmerkingen, praktische weetjes, vragen & de bijbehorende antwoorden etc. Een soort intern naslagwerk, handig voor een opvolger.

14 Financiële administratie Onderdelen van de financiële administratie Balans Winst en verliesrekening (resultaatrekening) Grootboekrekeningen Journaalpost Dagboeken (kas, bank, memoriaal, )

15 Financiële administratie Balans Debet: alle bezittingen van de organisatie Credit:alle schulden en het eigen vermogen van de organisatie Debet Balans Credit Bank EV Kas 50 crediteur 50 Totaal Totaal Winst en verliesrekening Debet: alle kosten Credit: alle opbrengsten Debet W&V Credit borrel 200 Contrib. 500 kopieën 50 sponsor 100 ALV 150 Totaal 400 Totaal 600

16 Financiële administratie Grootboekrekeningschema Studentenver. XYZ B= balans K= kosten O= opbrengsten reknr. Omschrijving Soort 0200 Computer B 0600 Kapitaal per B 0700 Reserv. Lustrum B 0800 Lening SNUF B 1200 Bank B 1300 Debiteuren B 1600 Crediteuren B 4300 Telefoonkosten KPN Kosten 4700 Drankkosten K 4800 Afschrijving PC K 4900 Dotatie Reservering K 8000 Opbrengst Contributie Opbrengst 8100 Opbrengst Drankverkoop O 8800 Opbrengst Bankrente O 8900 Opbrengst Schenkingen O

17 Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 1. Contributieopbrengsten Bank Contributie 600 Debet Balans Credit Bank EV Totaal Totaal Debet W&V Credit Totaal 0 Totaal 0

18 Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 1. Contributieopbrengsten Bank Contributie Betaling huur Huurkosten Bank 300 Debet Balans Credit Bank EV <winst> 600 Totaal Totaal Debet W&V Credit Contrib. 600 Totaal 0 Totaal 600 <winst> 600

19 Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 1. Contributieopbrengsten Bank Contributie Betaling huur Huurkosten Bank Aanschaf PC Computer Bank 400 Debet Balans Credit Bank EV <winst> 300 Totaal Totaal Debet W&V Credit Huur 300 Contrib. 600 Totaal 300 Totaal 600 <winst> 300

20 Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 1. Contributieopbrengsten Bank Contributie Betaling huur Huurkosten Bank Aanschaf PC Activa Computer Bank 400 Debet Balans Credit Bank 900 EV Comps. 400 <winst> 300 Totaal Totaal Debet W&V Credit Huur 300 Contrib. 600 Totaal 300 Totaal 600 <winst> 300

21 Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 4. Afschrijving PC (2 jaar) Afschr. kosten Computers 200 Debet Balans Credit Bank 900 EV Comps. 400 <winst> 300 Totaal Totaal Debet W&V Credit Huur 300 Contrib. 600 Totaal 300 Totaal 600 <winst> 300

22 Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 4. Afschrijving PC (2 jaar) Afschr. kosten Activa Computers Debiteur (nog te betalen contributie) Debiteur Contributie 20 Debet Balans Credit Bank 900 EV Comps. 200 <winst> 100 Totaal Totaal Debet W&V Credit Huur 300 Contrib. 600 Afschr. 200 Totaal 500 Totaal 600 <winst> 100

23 Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 4. Afschrijving PC (2 jaar) Afschr. kosten Computers Debiteur (nog te betalen contributie lid X.) Debiteur Contributie Ontvangst contributie lid X. Bank Debiteur 20 Debet Balans Credit Bank 900 EV Comps. 200 Debiteur 20 <winst> 120 Totaal Totaal Debet W&V Credit Huur 300 Contrib. 620 Afschr. 200 Totaal 500 Totaal 620 <winst> 120

24 Financiële administratie Journaalposten bij de gebeurtenissen: 4. Afschrijving PC (2 jaar) Afschr. kosten Computers Debiteur (nog te betalen contributie lid X.) Debiteur Contributie Ontvangst contributie lid X. Bank Debiteur 20 Debet Balans Credit Bank 920 EV Comps. 200 Debiteur - <winst> 120 Totaal Totaal Debet W&V Credit Huur 300 Contrib. 620 Afschr. 200 Totaal 500 Totaal 620 <winst> 120

25 Financiële administratie Tips Denk aan het verschil tussen kosten en uitgaven: Kosten leiden tot een resultaat in de winst en verliesrekening Uitgaven leiden tot een veranderd kas/banksaldo Voorbeelden Aanschaf PC betreft een uitgave, maar geen kosten Afschrijving PC betreft wel kosten maar zijn geen uitgave Betaling van huur (per bank) is zowel kosten als uitgave Vergeet de liquiditeit niet! Als je organisatie veel investeringen heeft gedaan, kan je toch zonder geld zitten ook al maak je winst. Maak eventueel een kasstroomoverzicht.

26 Financiële administratie Tips Als je een debiteurensaldo op de balans hebt, let dan goed op of ontvangsten betrekking hebben op dit saldo: als je saldo niet afboekt, boek je de opbrengst dubbel. 1. Opboeken van het debiteurensaldo Debiteuren Contributie x 2. Ontvangst per bank Goed: Debiteuren Fout: Contributie

27 Lastige zaken Afschrijvingen / reserveringen / voorzieningen Boekjaaroverschrijdende posten (debiteuren/crediteuren) Innen van debiteuren / afboeken Bij de overdracht een belangrijk punt van aandacht!

28 Kascontrolecommissie Het belang van de kascommissie wordt vaak onderschat De commissie fungeert namens de leden (ALV) als waakhond over het financiële reilen en zeilen van de vereniging.

29 Kascontrolecommissie Algemeen De ALV benoemt de kascontrolecommissie Kascontrolecommissie is onafhankelijk van het bestuur De penningmeester moet de kascontrolecommissie in staat stellen haar taak uit te voeren De kascontrolecommissie rapporteert aan de ALV en adviseert al dan niet décharge te verlenen aan de penningmeester

30 Kascontrolecommissie Werkzaamheden Begin met een cijferbeoordeling Vergelijk jaarverslag met vorige periode en beoordeel of verschillen te verklaren zijn door gebeurtenissen in het jaar Vreemde ontwikkelingen kunnen een indicatie zijn van fouten in het verslag of slecht bestuur.

31 Kascontrolecommissie Werkzaamheden controle van juistheid Controleren kasboek en bankboek aan de hand van onderliggende stukken Aansluiten jaarstukken aan administratie Aansluiten kas-, banksaldi aan jaarstukken Vaststellen voorraad en andere activa Vaststellen inbaarheid vorderingen

32 Fiscale aspecten SNUF is geen expert, binnen RU wel kennis aanwezig

33 SUBSIDIEBELEID SNUF

34 Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds Missie: zet zich in voor een rijk studentenleven en een inspirerend academisch klimaat.

35 Inhoud Gezond financieel beleid Subsidiebeleid SNUF

36 Gezond financieel beleid Voor SNUF van belang: Geld moet verantwoord besteed worden Soepel verloop subsidieaanvragen en afrekeningen Voor organisatie van belang: Bestuursleden uiteindelijk hoofdelijk aansprakelijk voor wanbeleid continuïteit

37 Gezond financieel beleid Administratie die op orde is: Actueel inzicht in financiële stand van zaken Leesbaar voor derden, dus voldoet aan algemene boekhoudkundige principes Zo weinig mogelijk achterstand in betalingen en ontvangsten

38 Subsidiebeleid SNUF Soorten ondersteuning: Advies en cursussen Garantiesubsidie voor jaarbegrotingen Huursubsidie Garantiesubsidie voor incidentele projecten

39 Subsidiebeleid SNUF Garantiesubsidies SNUF dekt een tekort in de begroting (tot een bepaald maximum) Is het uiteindelijke tekort kleiner dan valt de subsidie lager uit Subsidie van SNUF leidt nooit tot winst!

40 Procedure Behandeling subsidieaanvragen Beoordeling door Toewijzingscommissie tijdens maandelijkse vergadering Binnen twee weken na vergadering schriftelijk bericht over besluit Mogelijkheid tot het maken van bezwaar Mogelijkheid tot aanvragen van voorschot (maximaal 75%)

41 Procedure: tips! Check voor de volgende vergaderdatum Zorg dat je stukken 2 weken voor de vergadering compleet binnen zijn Oog op het reglement Digitaal indienen

42 Huursubsidie Aanvraagformulier Een samengevat beleidsplan van maximaal 3 A4 Een financieel overzicht van de realisatie van de begroting van vorig jaar. De eindbalans van het vorige boekjaar. Indientermijn is vóór 1 april van het desbetreffende jaar

43 Beleidsplan Wat ga je dit jaar doen als organisatie? Lange termijn/ korte termijn Nieuwe iniatieven (Meetbare) doelstellingen

44 Begroting Vertaling van je beleidsplan in financiële middelen Laat zien dat je doelstellingen ook financieel haalbaar zijn Realistische uitgaven en inkomsten

45 Realisatie Verantwoording: waaraan is het geld besteed Confrontatie met begroting: verklaring van afwijkingen Confrontatie met beleidsplan: zijn doelstellingen gehaald

46 Jaarbegroting Aanvraagformulier Een samengevat beleidsplan van maximaal 15 A4 Een gespecificeerde begroting met toelichting per post De startbalans van het huidige boekjaar. De aanvraag dient ingediend te worden binnen twee maanden na de start van het studiejaar/boekjaar

47 Subsidiebeleid SNUF Soorten ondersteuning: Advies en cursussen Garantiesubsidie voor jaarbegrotingen Huursubsidie Garantiesubsidie voor incidentele projecten

48 Activiteiten Een ingevuld aanvraagformulier Een projectomschrijving (motivatie, doelen, doelgroep/deelnemers, programma, relatie met RU) Een gespecificeerde begroting met toelichting per post Een begroting/resultatenrekening van voorgaande jaren (indien mogelijk) Indientermijn is minimaal acht weken voor aanvang van het project

49 Subsidiebeleid SNUF Wat subsidieert SNUF niet? Verenigingen in de stadspanden Feesten Borrels e.d. Beleidsweekenden T-shirts en gadgets Introductieactiviteiten

50 Aanvragen Aandachtspunten van de TWC o.a. Wat doe je zelf om middelen te verwerven? (sponsoring e.d.) Doelgroep PR, wat doe je om mensen te trekken? Toelichting financiële stukken!

51 Afrekeningen Aandachtspunten van de TWC o.a. Toelichting financiële stukken! Verandering van opzet Is SNUF kenbaar gemaakt als subsidieverstrekker in de PR In sommige gevallen: deelnemerslijsten met studentnummers

52 CONSCRIBO

53 Boekhouden op de computer Double entry bookkeeping Elke transactie maar één keer invoeren Minder kans op fouten evt. koppeling met electronisch bankieren

54 Conscribo (

55 Conscribo ( Demo aanvragen Ongeveer 70 per jaar Gebruiksvriendelijk Online Bankgegevens zijn in te lezen

56 Beleid van SNUF SNUF biedt ondersteuning: Voor simpele vragen Via administrateur van SNUF Helpdesk van Conscribo