Pol event

Transcriptie

1 Pol event

2 Welkom! Agenda Introductie Archipol 6 Suite Tracypol Business Process Services Communication Services IT Services

3 Introductie Pieter Caillau Business Services Division, Ricoh Belgium

4 Sterk Partnership Sinds 2003! 139 installaties Archipol Archipol+ BI Dashboard HR Personeelsdossier Doma Explorer AAL MFP Connector Contactenbeheer Connector Apps Sterk team 7 full time Arco: Ontwikkeling Ricoh: Sales + Support (preventief / correctief / adaptief)

5 Optimaal gebruik Ivan Vanhaecht Arco Information

6 Archipol Types ISLP (Barcode in template controle op zone) PV s Brief Andere Brieffiche afdrukken Fiche + brief inscannen Doorzoekbaar op inhoud Verspreiding op papier Alternatief : Archipol+ (zie verder)

7 ISLP-documenten Stappen Scanning Het document wordt gescand en afgelegd in een folder op de server Scansplitter DRUM : opladen Full tekst OCR Full tekst indexering Klaar voor gebruik

8 Archipol Scansplitter De barcode begint/eindigt steeds met * Bevat: Zonenummer PV Type (voorbeeld: GF = Gerechtelijk Feit) PV Nummer + Jaar Optioneel: ISLP dossiernummer

9 Archipol Zoekfuncties Globaal zoekveld Zoeken op alle eigenschappen én volledige tekstinhoud Specifiek zoekscherm

10 Archipol Automated Login (ISLP) Werking Gebruiker logt in met Pnummer Paswoord is identiek aan Windows login

11 Versies Archipol 6 Versie 1.8 Archipol 1.8 Doma Archipol+ (1.5.1) Scansplitter OCR Finereader engine versie 10 Personeelsdossier update 1.3 Compatibiliteit W2008, W2012 Oracle v11 IE 9, 10, 11; Firefox, Chrome, Microsoft Edge

12 Archipol Gebruik Registratie inkomende post Registratie s Gebruik van tool voor opvolging algemeen (los van post en ) Verspreiding en opvolging van post en s Beheren van antwoorden, inclusief gebruik van sjablonen Acties/ Adviezen voor opvolging Rollenstructuur respecteert hiërarchie Verspreiding van inkomende facturen voor verder nazicht Contactendatabase (voor Archipol+ en voor ruimer gebruik)

13 Archipol Personeelsdossier Electronische versie van personeelsmap Automatische generatie inhoudstafel Bewaken structuur inhoudstafel Bij een nieuw personeelslid, automatische creatie van de volledige map Volledig full tekst geocrde personeelsmap Bij het verlaten van de zone, met één druk kan de volledige map geexporteerd worden Bij overkomen van een andere zone, import van de gegevens in 1 keer Toegangsbeveiliging en audit

14 Archipol Connector Functies Verzenden van documenten via Archipol (zonder tussenstappen) Audit trail : spoor dat het document verzonden werd Beveiliging (toegang, logging, audit) signalering van nieuwigheden (intern gebruik) Op basis van nieuw systeem Politie gekoppeld aan KWS-gate Toegangsrechten, inrichting

15 Archipol Connector Functies police.belgium.eu Outlook Web Access client - betalend Ruimere bestandsgrootte Bestemmelingen: Binnen de politiezones (met adres police.belgium.eu, Puma, Teamware) Buiten de politiezones: opvolgen; (of forward naar police.belgium.eu mailadres en dan forward naar externe user) Puma (end-of-life) Teamviewer Mailsystemen buiten ISLP

16 Archipol Connector Vanuit document

17 Archipol Connector Verzending

18 Archipol Connector Verzenden van meerdere PV s

19 Archipol Connector Geschiedenis verzendingen

20 Extra (non ISLP) documenttypes Waarom niet-islp documenten beheren? Delen van documenten. Signaleren nieuwigheden. Geordende structuur: gedocumenteerd, conform kwaliteitsrichtlijnen Beveiliging (toegang, logging, audit) Conformiteit met PLP 40: bewaren, archiveren, verwijderen, transfer naar Rijksarchief gekoppeld aan type document Archiefruimte besparen Onderdeel van intranet Eenvoudige zoekfunctie (inclusief tekst opzoeken en OCR van gescande bestanden) Zelf inrichten (extra opleiding) of laten inrichten Opladen: via webinterface / doma explorer / MFP Archipol connector

21 Apps Gasboetes en PV s Decentrale vaststelling van gegevens via app Start met Gasboetes (non-islp) Backoffice: opladen van de documenten (Cloud-based), afwerken en bezorgen Significante productiviteitswinst Evolutie naar bepaalde ISLP-types Pilootzone Samenwerking Politie en Gemeente

22 App Gas

23 BI Dashboard Gebruik Rapport ISLP en Gerechtelijke feiten out-of-the box Grafisch en tekst, met geocodering Gebruiksvriendelijk, eenvoudig en duidelijk en betaalbaar In het bereik van iedere gebruiker Als intuïtief werkinstrument bij het opvolgen van trends in overtredingen binnen de politiezone Product met volledige ondersteuning

24