Hoofdproces: Digitale documenten

Transcriptie

1 Hoofdproces: Digitale documenten Onderdeel: Handleiding: Digitale documenten Inrichten en gebruik digitale documenten Programmaversie: 3.32 SP2 27 maart Doel Het verzenden of archiveren van digitale facturen via . Checklist: 1. Controleer of de juiste versie draait. V32 SP2 (is deze lager dan is eerst update van Handsoft Noodzakelijk) 2. Wordt Outlook gebruikt. Geen online versie maar hybride/lokaal. Als web versie wordt gebruikt deint eerst outlook lokaal/hybride beschikbaar te worden gemaakt door Klant. 3. Kunnen we zelf de benodigde PDF printer installeren of dient systeembeheerder dit te doen. 4. Zorg dat je bij alle mensen die gaan factureren de PDF printer juist configureert en installeert Documenten afdrukken/ en Open het werkblad [Algemeen Infodesk Documenten verzenden] Inrichten en gebruik digitale documenten Pagina 1

2 {Categorie} De categorie van de documenten die men wil verzenden of afdrukken. {Lay-out} De lay-out die gebruikt moet worden voor de afdruk. {Printer voor afdruk} De printer indien een adres niet de factuur via de wenst te ontvangen. {Printer voor verzenden} Toont de ingestelde pdf printer voor het verzenden van de facturen via . {Document selectie} Zonder Met Toont alle documenten die niet via de verstuurd moeten worden Toont alle documenten die via de verstuurd moeten worden Selecteer de gewenste facturen die men wilt verzenden. Klik op {Afdrukken of verzenden} om de facturen af te drukken of in de te plaatsen. Indien documenten niet verboekt zijn, zullen deze alsnog verboekt worden voor het afdrukken en/of verzenden. Inrichten en gebruik digitale documenten Pagina 2

3 3 Factuur / slotfactuur en Op een enkele factuur te verzenden, opent men de gewenste factuur. Selecteer de gewenste layout. Klik op {Verzenden per } Indien bij het adres het kenmerk {DigitaleDocumenten.Factuur Adres} is ingesteld, zal het mailadres gevuld worden, anders krijgt men een zonder mail adres. 4 Creditfactuur en Op een enkele creditfactuur te verzenden, opent men de gewenste creditfactuur. Selecteer de gewenste layout. Klik op {Verzenden per } Indien bij het adres het kenmerk {DigitaleDocumenten.Factuur Adres} is ingesteld, zal het mailadres gevuld worden, anders krijgt men een zonder mail adres. Inrichten en gebruik digitale documenten Pagina 3

4 5 Voorwaarden en instellingen 5.1 Microsoft Outlook Verzenden van digitale documenten gaat via Microsoft Outlook. Zorg dat deze aanwezig is en correct is ingericht. 6 Layouts Let op dat men geen printer aan de layout heeft gekoppeld. Deze zal voorgaan op de ingestelde printers. [Stamgegevens Projecten Categorien] Selecteer de gewenste Categorie bijv. Factuur Heeft men bij {Weergave} in de velden Printer (standaard) of Printer (dekblad) of Printer (pagina 1) een printer ingesteld, Controlklik dan op deze printer. Er verschijnt een venster met de printerinstelling. Staat er op de tab {Eigenschappen} in het veld {Printdevice} een printerinstelling, dan zal deze gebruikt worden i.p.v. de PDF printer voor en. Zorg er dus voor dat het veld {Printdevice} leeg is, of maak een nieuwe layout aan zonder {Printdevice} en selecteer deze layout bij Documenten afdrukken in het veld {Lay-out}. Inrichten en gebruik digitale documenten Pagina 4

5 7 Printers 7.1 Algemeen Om digitale facturen te kunnen maken wordt het document als pdf bestand opgeslagen. Hiervoor heeft men een PDF printer nodig. De volgende printers worden ondersteund: pdffactory Pro edocprintpro PDFCreator - versie 2 of hoger Zorg ervoor dat de printernaam de tekst PDF bevat. HandSoft Pro gebruikt dit voor afdrukken en verzenden van bestanden via edocprintpro Installeer voor client-server installaties van HandSoft Pro op ieder werkstation edocprintpro. Voor Terminal Server installaties hoeft men dit alleen op de Terminal server te installeren. Nadat edocprintpro is geïnstalleerd maakt men een 2 e printer aan. Deze 2 e printer wordt gebruikt voor het digitaal verzenden. Zo kan men edocprintpro ook als standaard PDF printer gebruiken. Start edocprintpro Tool Klik op <Add Printer> Geef de printer een duidelijke naam bijv.: edocprintpro HSP PDF Zorg dat de primaire printer {PDFCreator} het profiel <Standaardprofiel> heeft. Zet nu bij de nieuwe printer het profiel dat men net heeft aangemaakt. Dus in dit voorbeeld: edocprintpro HSP PDF . Klik op <OK> om edocprintpro Tool af te sluiten. Open in Windows {Configuratiescherm Apparaten en printers} Selecteer bij de printer edocprintpro { Voorkeursinstellingen voor afdrukken edocprintpro Pro HSP PDF }. LET OP!!! SVP DE naam van de printer gebruiken zoals hierboven dus met hoofdletters: edocprintpro Pro HSP PDF Inrichten en gebruik digitale documenten Pagina 5

6 Selecteer de tab {Bestemming} Zet hier de volgende instellingen: Gebruik geen dialoogvenster met vaste map en naam De laatste map onthouden {Doelmap} Stel hier de gewenste map in Aan Uit Klik op <Toepassen> en daarna op <OK> De edocprintpro printer is nu correct ingesteld. Inrichten en gebruik digitale documenten Pagina 6

7 8 Kenmerken Zorg ervoor dat men de kenmerken correct in stelt voor de juiste werking van de digitale facturatie Kenmerken algemeen Open de kenmerken via [Stamgegevens Instellingen Kenmerken] DigitaleDocumenten.PDFTypePrinter Omschrijving Bevat de te gebruiken type printer voor afdrukken naar PDF. Ja Standaardwaarde 0 - <Geen> 1 indien men gebruik maakt van pdffactory Pro of 2 indien men gebruik maakt van edocprintpro of 3 indien men gebruik maakt van PDFCreator DigitaleDocumenten.PDFPrinterNaam Omschrijving Bevat de te gebruiken printernaam voor afdrukken naar PDF. Ja De naam van de printer zoals deze is aangemaakt in het hoofdstuk voor het inrichten van de printer bijv.: pdffactory Pro HSP of edocprintpro HSP of PDFCreator HSP DigitaleDocumenten.Bestandsnaam Omschrijving Bevat de bestandsnaam van het bestand van de digitale facturen. Voor het gebruik van gegevens uit het document gebruikt men de verwijzing Root, bijv. Root.Address.Key voor de naam van het adres uit het document. De extensie.pdf is niet verplicht om deze in de naam te hebben. Ja {Root.BookingAddress}_{Root.VoucherNumber}_{Root.Category.Key} Of {Root.Category.Key}_{Root.VoucherNumber} Of Factuur_{Root.Category.Key}_{Root.VoucherNumber}.pdf DigitaleDocumenten.Bestandspad Omschrijving Bevat de padverwijzing van het bestand van de digitale facturen. Voor het gebruik van gegevens uit het document gebruikt men de verwijzing Root, bijv. Root.Address.Key voor de naam van het adres uit het document. \\servernaam\handsoft Pro\Digitale documenten\pdf bestanden Of bij de database in een gewenste submap: {clscommon.getpath(activesession.connect) & "DigitaleFacturatie\PDF bestanden"} Of in de standaard archief map: {"Application.CreateArchiveFolder('" & Root.Address.Key & "', '" & Root.Category.Group & "', 'PDF') & '"} Inrichten en gebruik digitale documenten Pagina 7

8 DigitaleDocumenten.Bestandsafhandeling Omschrijving Bevat de instelling wat er met het pdf bestand moet gebeuren nadat deze als bijlage in de is gezet. Standaardwaarde 0 Geen actie 0 Geen actie 1 Verplaatsen dan ook kenmerk DigitaleDocumenten.BestandsDoellocatie instellen 2 - Verwijderen DigitaleDocumenten.BestandsDoellocatie Omschrijving Bevat de bestandslocatie voor het pdf bestand nadat deze als bijlage in de is gezet. Kenmerk 'DigitaleDocumenten.Bestandsafhandeling' moet dan wel ingesteld staan op 'Verplaatsen'. Standaardwaarde Gebruik Root voor de verwijzing naar het document. <leeg> In de HandSoft Pro archiefmap: {"Application.CreateArchiveFolder('" & Root.BookingAddress.Key & "', ' s', 'PDF')"} Of {"E:\HandSoftPro\PDFArchief\" & Root.BookingAddress.Key & "\ s\"} pdffactoryproversie Omschrijving Bevat de FinePrint pdffactory Pro Software versie. Ja, indien men gebruik maakt van pdffactory Pro Gegevensbron DigitaleDocumenten.WachttijdAfdrukbestand Omschrijving Bevat de wachttijd voor het creëren van de afdrukbestanden (sec). Standaardwaarde DigitaleDocumenten.Factuur Tekst Omschrijving Bevat de naam van de tekst die standaard in de wordt gezet. De tekst stelt men in bij [Stamgegevens Teksten Alle teksten] in het veld omschrijving. De naam van de tekst uit de standaard teksten. Gebruik in de tekst Address voor de verwijzing naar het adres. Inrichten en gebruik digitale documenten Pagina 8

9 8.1.2 Kenmerken adressen Per adres stelt men onderstaande kenmerken in. Open het adres via [Stamgegevens Adressen Alle adressen] Selecteer het gewenste adres Kies <Bewerken> DigitaleDocumenten.FactuurPer Omschrijving Bevat de schakelaar bij het adres of de facturen per mail verzonden moet worden voor de digitale facturatie. Ja, dan zorg dragen dat het kenmerk {DigitaleFacturatie.Factuur Adres} ook is ingevuld. Standaardwaarde 0 () 0 () of 1 (Ja) DigitaleDocumenten.Factuur Adres Omschrijving Bevat het adres kenmerk met het adres voor de digitale facturatie. Ja, indien het kenmerk {DigitaleFacturatie.FactuurPer } op Ja staat. Bijv. klant@mail.nl DigitaleDocumenten.Gelijkwaardige Verzamelen Omschrijving Bevat de schakelaar of documenten verzameld moeten worden bij hetzelfde adres, wanneer deze verzonden worden. Standaardwaarde Ja of DigitaleDocumenten.Factuur Tekst Omschrijving Bevat de naam van de tekst die standaard in de wordt gezet. De tekst stelt men in bij [Stamgegevens Teksten Alle teksten] in het veld omschrijving. Deze overruled de instelling bij de standaard kenmerken. De naam van de tekst uit de standaard teksten. Gebruik in de tekst Address voor de verwijzing naar het adres. Inrichten en gebruik digitale documenten Pagina 9